HCM Lieferantenmanagement

Lieferantenmanagement
Managen Sie Ihren Einkauf schnell und effizient mit der
flexiblen und leistungsstarken Lösung von HCM
HCM stellt sich vor
Allgemeine Informationen zu HCM
Referenzen
Leistungsspektrum
HCM – Wir sind Ihr Partner mit System
HCM - Experten für Human Collaboration Mgmt.
Zusammenarbeit methodisch optimieren und Prozessabläufe mittels Software
automatisieren, dass ist unsere Stärke – seit 15 Jahren
Branchenübergreifende Methoden- und Prozesskompetenz
Pionier der ersten Stunde im Bereich Workflow- und Prozessmanagement
Ganzheitliche Prozessoptimierung
Beratung zum optimalen Prozessablauf mit Berücksichtigung Ihrer Abläufe
Definition, Anpassung und Implementierung der für Sie passenden Lösung
Betreuung der Lösung und Anwender beim Kunden
Cloudbetrieb im zertifizierten HCM Rechenzentrum
Team und Netzwerk
Beratungs-, Entwicklungs- und Serviceteam > 30 Mitarbeiter
Entwicklungsteam der Plattform > 30 Entwickler
Nearshore- und Offshore Partner
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Die Technologie – Ihre Sicherheit
HCM Business Lösungen passen sich flexibel an Ihre Unternehmensabläufe und Systemarchitektur an.
Sie entscheiden, welchen Grad der Individualisierung und Integration Sie benötigen.
Eine Plattform für die Zukunft
 Integrierte webfähige Design- und
Konfigurationswerkzeuge
 Best Practice Lösungen aus vielen
Geschäftsbereichen verfügbar
Ihre Sicherheit
 Quasi betreuungsfreier Betrieb
 Integrierbar an jede vorhanden IT
Investitionsschutz
 Beliebiger Ausbau voll skalierbar
 Individualisierbar und selbständig
anpassbar
 Kontinuierliche Weiterentwicklung
der Plattform und Lösungen
Integrierbar:
 Standard-Schnittstellen zur flexiblen
Kopplung mit Ihren Bestandssystemen,
d.h. keine Medienbrüche für Benutzer.
 Module auch für SharePoint oder
Intranet-Integration verfügbar
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Vertrauen auch Sie auf unser leistungsstarkes System
Über
15 JAHRE ERFAHRUNG
IN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VON GESCHÄFTSPROZESSEN.
Über
15.000 ANWENDER
in DE, CH und A
ERLEICHTERN DIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRER TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.
Mehr als
1.000 KUNDEN
weltweit
VERTRAUEN AUF UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.
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Lieferantenmanagement mit
System
Methodik
Ausbauoptionen
Mehrwert
Methodische Lieferantenauswahl und -entwicklung anhand
des Regelkreises des Lieferantenmanagements
Lieferantenauswahl &
Qualifizierung
Onboarding
Lieferantenportfolios
Maßnahmendefinition
Maßnahmenverfolgung t
KPI Monitoring t
KVP Prozess t
Ausphasen
Lieferantenentwicklung






Lieferantenregistrierung
Lieferantenfragebogen (ggf. mehrstufig)
Zertifikate/ Lieferantenfachkunde
Warengruppen
Qualifizierung/ Eignungsprüfung
Erstellung & Überwachung Leistungsprofil
Lieferantenbewertung
Lieferantencontrolling
Fragebogendefinition
 Hard-/ Softfacts
 Kriterien+Gewichtung
 Ext. Dateneinbindung
 Zeitraum
Auswahl Lieferanten
Definition Bewerter
Management Cockpit
Analyse der Bewertungsergebnisse
Definition von Handlungsempfehlungen
 Ausphasen
 Eigenoptimierung
 Aktive Lieferantenentwicklung
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HCM Lieferantenmanagement unterstützt den gesamten
Regelkreis – und geht darüber hinaus!
Lieferantenzulassung
Strategisch
Lieferantenverwaltung

 Bewertung & Entwicklung
Reporting
Vertragsverwaltung
Operativ
Angebotsmanagement
Reklamationsmanagement
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HCM Lieferantenmanagement Modulübersicht
Erweitern Sie den Systemumfang Schrittweise im Rahmen Ihrer Einkaufsstrategie.
z.B. Erweiterte Suche t
Projektmanagement t
HCM Revisionssicherheit t
Reklamationsmanagement t
u.v.m t
Management Cockpit t
Individuelle Reportings t
Key Performance Indikatoren t
… weitere
Module
Lieferantenzulassung






Lieferantenverwaltung
Reporting
Lieferantenregistrierung
Individuelle Lieferantenfragebögen
Zertifikatsmgmt/ Lieferantenfachkunde
Material-/ Warengruppenmanagement
Freigabe & Genehmigungsworkflows
Fristenüberwachung
 Lieferantenportal
 Lieferantenprofil mit 360°
Übersicht
 Vertragsverwaltung Basic
 Lieferanten-Kennzahlen


Lieferantensuche/Vorauswahl t
Anfrage/ Ausschreibung/ BANF t
Submissionsfunktion t
Vergleich & Auswertung t
Beauftragung & Absage t
Export/ Import in ERP System t
Angebotsmanagement
Vertragsverwaltung/
DMS
Lieferantenbewertung&
Entwicklung
 Lieferantenportfoliobewertung
 Analytics, KPI, Auswertungen
 Maßnahmenmanagement
Zugriff auf alle Vertragsdaten t
Individuelle Freigabe/ Genehmigungsworkflows t
Überwachung von Vertragsfristen t
Archivierung & Versionierung t
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Funktions-Highlights HCM Lieferantenmanagement
 Intuitives Webportal: Zentrale Schnittstelle für Einkauf & Lieferant
für alle Einkaufsprozesse. Zugriff erfolgt für alle User ganz einfach
über Webbrowser. Keine Installation auf Client PCs notwendig.
 Individualisierbar: Vollkommen flexible Gestaltung der Lösung (auch
selbstständig) durch einfach zu bedienenden Prozess-Designer z.B.
Weboberfläche im eigenen Corporate Design, Lieferantenfragebogen,
Warengruppen, individuelle Lieferantenprozesse, Bewertung u.v.m.
 Berechtigungssteuerung: Steuerung der Prozessschritte und
Zuständigkeiten durch individuell definiertes Rechte- und
Rollenkonzept (jeder sieht nur das was er sehen darf).
 Aufgabenmanagement: Klares Taskmanagement & Zuordnung
mittels strukturierten Übersichten („Meine Aufgaben) und E-Mail
Remindern für alle To Do‘s eines Users.
 360° Lieferantenprofil: Strukturierte Verwaltung aller lieferantenbezogenen Dokumente und Aktivitäten in einer Gesamtübersicht.
 Fristenüberwachung: Automatische Überwachung aller Termine und
Prozesse inkl. Remindern mit Eskalationsstufen.
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So funktioniert HCM Lieferantenmanagement
Per Workflow werden Lieferanten automatisch durch den Registrierungs- und Qualifizierungsprozess geleitet, alle Daten
geprüft und nach Freigabe zentral im Lieferantenprofil gespeichert. Das Lieferantenmanagement-Portal dient allen Nutzern als
zentrale Informations- und Kommunikationsplattform . Weitere Module stehen zur Unterstützung der strategischen und
operativen Beschaffungsprozesse zur Verfügung.
Einkaufssicht
Lieferantensicht
Lieferantenregistrierung & Qualifizierung
Datenprüfung & Freigabe
Export/
Import
von
Daten mit
HCM
Connect
Lieferantenbewertung
Vertragsverwaltung
Reklamationsmanagement
Reporting/ KPIs
2
3
4
Regelmäßige systemunterstützte
Aktualisierung
360°
Lieferantenprofil
Ansichten zum
Austausch/ Information
Meine To Do‘s
Beauftragung & Absagen
6
Angebote vergleichen, verhandeln
5
Anfrage/ Ausschreibung erstellen
Angabe von Stammdaten, Zulassungsdokumenten
& Fristen
1
3
Budgetprüfung & Freigabe
2
Interne Bedarfsanforderung/ BANF
1
7
4
Auftrag bestätigen & Auftragsabwicklung
dokumentieren
Angebot abgeben
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Ihr Mehrwert mit HCM Lieferantenmanagement
Optimierung der Einkaufsorganisation
 Automatisierung und Standardisierung der gesamten
Lieferanten- und Beschaffungsprozesse
 Transparenz und Effizienz bei Datenverwaltung,
Aktualisierung, Suche
 Integrierte Prozesse von der ersten Lieferantenauswahl
bis zur Bestellung und ERP Integration
 Direkte Einbindung & Steuerung aller Stakeholder
Reduzierung der
Durchlaufzeiten
Senkung der Beschaffungsprozesskosten
um bis zu 50%
Einfache & intuitive
Bedienung
Von Einkäufern und Lieferanten
bestätigt
Risikominimierung
Dank standardisierten Qualifizierungsprozessen und Transparenz über
Lieferantenbeziehung & Stati
Wirtschaftlichkeit
•
•
•
•
HCM Lieferantenmanagement passt für jedes Budget
Amortisierung durch Effizienzsteigung bereits im ersten Jahr gegeben
Keine unkontrollierten oder hohen Folgekosten
Keine sonstigen Investitionen erforderlich
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Die Module im Überblick
HCM Lieferantenmanagement BASIS
Das umfangreiche Grundpaket mit allen wichtigen Funktionen eines SRM Systems
Lieferantenzulassung







Lieferantenregistrierung durch Einkauf oder im SelfService
Dublettencheck
Abfrage individueller Lieferantenfragebögen
Zertifikatsmanagement inkl. Fachkunde/
Präqualifizierungsprüfung & Gültigkeitsüberwachung
Warengruppenmanagement
Individuelle Freigabe- & Genehmigungsworkflows
Automatische Fristenüberwachung und zyklische
Erneuerung von Zulassungen und Dokumenten inkl.
Remindern mit Eskalationsstufen.
Lieferantenverwaltung




Aufbau eines umfangreichen Lieferantenportals
Alle Lieferantendaten auf einen Blick in der 360°
Übersicht des Lieferantenprofils
Einfache Ablage und Verwaltung aller Verträge und
Vereinbarungen mit der Vertragsverwaltung Basic
Lieferanten-Kennzahlen
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HCM Lieferantenmanagement ZUSATZMODULE I
Schließen Sie den Lieferantenregelkreis und erweitern Sie Ihren Systemumfang
Schrittweiße im Rahmen Ihrer Einkaufsstrategie.


Bewertung & Entwicklung








Lieferantenbewertung mit definiertem
Lieferantenfragebogen & automatischer Auswertung
Erstellung von umfangreichen
Lieferantenportfoliobewertungen
Definition von warengruppenspezifischen
Auswertungen mit Hard-, Softfacts, Kennzahlen
Möglichkeit zur Einbindung von Kennzahlen aus
anderen Modulen oder ERP Systemen (z.B.
Reklamationen, Mengentreue, Termintreue uvm.)
Individuelle Bewertungsprozesse mit Einbindung von
Fachabteilungen bis hin zu Lieferanten sind möglich.
Analyse & automatische Auswertung der Ergebnisse
Ableitung von Handlungsempfehlungen und
Weiterentwicklungen des Lieferanten
Maßnahmenmanagement
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HCM Lieferantenmanagement ZUSATZMODULE II
Erweitern Sie Ihren Systemumfang Schrittweiße im Rahmen Ihrer Einkaufsstrategie.
Angebotsmanagement

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
Einfache Erstellung von Anfragen/ Ausschreibungen/
BANF mit direkter Einbindung der Lieferanten.
Umfangreiche Lieferantensuchfunktionen z.B. nach
Warengruppen, Artikeln oder Stati
Angebotsvergleich & Auswertung
Submissionseinbindung möglich
Fristenüberwachung und Erinnerung
Strukturiertes Management von Beauftragung
und Auftragsabwicklung durch das System.
Übersichtliche Dokumentation des gesamten
Angebotsprozesses und aktueller Stati
Verknüpfung mit vor- bzw. nachgelagerten Prozessen
möglich
Kopplung an bestehende ERP Systeme
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HCM Lieferantenmanagement ZUSATZMODULE III
Erweitern Sie Ihren Systemumfang Schrittweiße im Rahmen Ihrer Einkaufsstrategie.
Vertragsverwaltung/ DMS

Zentrale Verwaltung aller Geschäftsvereinbarungen

Automatische Archivierung und Versionierung aller
Verträge

Individuelle Freigabe/ Genehmigungsworkflows

Überwachung & zyklische Erneuerung von
Vertragsfristen

Aufbau individueller Ordnerstrukturen
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HCM Lieferantenmanagement ZUSATZMODULE III
Erweitern Sie Ihren Systemumfang Schrittweiße im Rahmen Ihrer Einkaufsstrategie.
Reporting

Erweitertes Management Cockpit mit umfangreichen
Reportings zur Lieferantenperformance und KPIs.

Visualisierung wichtiger Kennzahle und
Zusammenhänge aus dem HCM System

Ausbau mit individuellen Reportings ist möglich
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HCM Lieferantenmanagement ZUSATZMODULE III
Erweitern Sie Ihren Systemumfang Schrittweiße im Rahmen Ihrer Einkaufsstrategie.
Weitere Module
Zahlreiche weitere Module sind verfügbar. Sprechen Sie
uns an, wenn Ihre benötigte Erweiterung nicht dabei ist.

HCM Xtended Search: Erweiterte Suchfunktion mit
diversen Filtermöglichkeiten und Volltextsuche über
Dokumente.

HCM Revisionssicherheit: Dokumentation aller
Änderungen je Maske & Benutzer in einer separaten
Datei für die revisionssichere Dokumentation Ihrer
Daten. Speicherung auch außerhalb des Systems
möglich.

HCM Reklamationsmanagement

U.V.M.

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Ihr individuelles
Lieferantenmanagement
Betriebsmodelle
Wie kommt Ihr Prozess ins System?
Wie können Anpassungen vorgenommen werden?
Wie können Sie HCM Lieferantenmanagement beziehen?
Es gibt 2 Varianten, wie Sie unser HCM Lieferantenmanagement beziehen können:
Variante 1: Hosting der Lösung in der Cloud
Sie beziehen HCM Lieferantenmanagement aus der Cloud, d.h. wir hosten die Lösung. Sie zahlen eine
monatliche Miete für die Nutzung des Systems abhängig von der Anzahl Ihrer User. Dafür sichern wir
den reibungslosen Betrieb der Lösung. Alle Kosten für Hardware, Infrastruktur, Lizenzen, und Wartung
sind hier bereits enthalten. So haben Sie zu jeder Zeit Kostensicherheit.
Variante 2: Installation der Lösung Inhouse
HCM Lieferantenmanagement wird auf Ihren Servern installiert, und Sie zahlen eine einmalige
Lizenzgebühr je nach Anzahl Ihrer User für die Nutzung. Ab dem 2. Jahr kommt eine jährliche
Maintenance hinzu. Die Bereitstellung von Hardware, Infrastruktur sowie die Administration & Pflege
des Systems wird von Ihrem Unternehmen sichergestellt. Auf Wunsch können wir Sie auch bei der
Betreuung des Systems über einen Servicevertrag unterstützen.
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Betriebsoptionen HCM Produkte
HCM Cloud
INHOUSE
Zahlungsmodell
Monatliche Miete
Einmaliger Kauf + Wartung
Maintenance
Inklusive
Jährlich 20 % der Lizenzsumme
Zugriff
Zugriff per Web/Browser
Zugriff per Web/Browser
Anwendungsserver
Sicher gehosted in der HCM Cloud
in dt. Rechenzentrum
Auf Kundenserver
Client
Per Webbrowser
Per Webbrowser
Verbindung
Verschlüsselt via HTTPS
Kundenkonfiguration
Backups
1 x pro Tag oder gemäß SLA
Kundenkonfiguration
Updates
Updates enthalten gemäß SLA
Updates werden im Rahmen der
Maintenance zur Verfügung gestellt
Support
Gemäß Servicevertrag
Gemäß Servicevertrag
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Optionen

Anpassbarkeit der Prozesse:
Selbstverständlich können die Prozesse der einzelnen Lösungen an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden. Es können
Prozessschritte ergänzt und erweitert und für Sie unnötige Prozessschritte entfernt werden. Auch das Wording der Formulare und
Masken kann an Ihre unternehmenseigene Sprache angepasst werden. Durch den integrierten Webdesigner können
Prozessänderungen innerhalb weniger Stunden bis Tage ohne Programmierung vorgenommen werden.

Design und Layout der Portaloberfläche:
Die Portaloberfläche der Lösungen ist mittels eines CMS-Systems frei gestaltbar, und kann an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden
(Farben, Schrifttypen, Logos, Bilder).

Export nach Word/PDF:
Es steht ein Mappingkonnektor zur Verfügung, der u. a. die Ausgabe von Vorgangsinhalten in eine Wordvorlage erlaubt. So bestehen
vielfältige Möglichkeiten für die automatische Erzeugung von z.B. Antwortschreiben.

Schnittstellen:
Es bestehen umfangreiche Möglichkeiten und Konnektoren für die An- und Einbindung wie z.B. nach SAP, PDM-Systemen.

Integration von weiteren Prozessen:
Auf Wunsch können weitere Prozesse aus anderen Unternehmensbereichen integriert werden. Diese werden dann ebenfalls über das
Portal aufgerufen und sind ohne lange Suchaktionen jederzeit aktuell verfügbar.
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Schnittstellen
Die HCM Lösungen sind flexibel koppelbar an bestehende Systeme wie ERP-Lösungen,
CRM-Systeme oder sonstige Applikationen.
Je nach gewünschtem Grad der Automatisierung und Integration bestehen
unterschiedliche Anbindungsmöglichkeiten zum Datenaustausch:
1.
2.
3.
4.
Einfacher Datenimport/ Export von definierten xml, csv-Dateien o.Ä. mittels
definiertem Regelwerk durch Agenten.
Direktes Lesen und Schreiben in einer Datenbank mittels JDBC-Connector.
Schnittstellenkopplung zum dynamischen Datenaustausch via Webservices.
Erweiterte Entwicklerschnittstelle (API) zur Einbindung zusätzlicher
Anwenderszenarien.
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Einbindung HCM LM in bestehende Umgebung
Firewall Kunde
Lieferanten
SAP System
BAPI
iDocs
XML
CSV
VPN
HCM
Datenbank
Lieferantenportal
DMZ
Single Sign On
LDAP
HCM Server
Customer Client-PCs
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Workflow-Designer: Das Anpassungs-Tool
Prozesse werden mit einem grafischen Workflow-Designer erstellt. Dieser ermöglicht das Erstellen
von Prozessen ohne Programmierung. Einige wenige Punkte müssen vielleicht konfiguriert werden,
jedoch hält sich der Aufwand i.d.R. in Grenzen.
Der Web Designer bietet dem Anwender alle
Funktionalitäten eines leistungsfähigen Editors zur
schnellen und einfachen grafischen Erstellung von
kompletten Workflowanwendungen.
Der Anwender definiert:

Prozessablauf mit Einzelaufgaben

Subprozesse

Rollen

Felder

Ansichten

Parallele Aufgaben

Automatische Verarbeitungsschritte

Verwalten von Statusindikatoren

Email Benachrichtigung

Eskalationsmanagement

…
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Fazit
Unsere Lösung HCM Lieferantenmanagement bietet den optimalen technischen Rahmen,
um Ihr Lieferantenmanagement umzusetzen.
Durch unsere Dienstleistungen und unseren Service bringen wir Technik und
Anforderungen zusammen und liefern Ihnen ein umfangreiches und intelligentes System
das trotzdem einfach und intuitiv zu bedienen ist.
Wir stehen Ihnen gerne als ganzheitlicher
Partner zur Verfügung.
Sprechen Sie uns an – Fordern Sie uns heraus!
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Weitere Informationen
HCM CustomerManagement GmbH
Ihre Ansprechpartnerin: Anne Steinmaier
Tel: + 49 711 933 425 89
Mail: [email protected]
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