Prozente vom Gelben Riesen

Fachthema
Prozente vom Gelben Riesen
Die Zeiten sind vorbei, wo jeder Brief gleich bezahlt werden musste,
egal, ob einzeln mit Marke versehen in den Kasten geworfen oder
hunderttausendfach beim Briefzentrum aufgeliefert. Natürlich haben
die ganz großen Postkunden ihre Verträge, insbesondere dann, wenn
sie auch hohe Potenziale jenseits der 250g-Grenze haben, wo das
Postmonopol endet. Es gibt aber auch einen nicht sehr übersichtlichen Rabattdschungel, in dem sich für fast jeden Geschäftspost-Kunden etwas findet, wenn er die Ausgangspost verarbeitungsgerecht aufbereitet. Das Ganze ist allerdings ein ziemliches Verwirrspiel von Regeln und Bedingungen. Jeder kennt einzelne Entgelt-Ermäßigungsmöglichkeiten. Hier der Versuch eines Gesamtüberblicks – Postrabatte
en gros und end detail.
Den einfachsten Postrabatt bekommt
jeder, der seine Frankiermaschine per
Telefon nachlädt. Bekanntlich kostet
hier der Euro nur 99 Cent: 1% für alle,
die überhaupt freistempeln und der Post
damit die Briefmarken-Entwertung
erspart – das ist sozusagen der BasisRabatt des kleinen Mannes.
Maschinenlesbarkeit und
Vorsortierung – die nächsten
Prozente
Wer generell maschinenlesbare
Standardbriefe aufliefert, erhält das
nächste Rabattprozent. Das gilt
allerdings nicht automatisch. Man
muss eine entsprechende Vereinbarung mit der Post abschließen.
Hier wird dann auch genau festgelegt, was „maschinenlesbar“
im Sinne der DP AG bedeutet.
Die nächsten 2% EntgeltErmäßigung bekommt man
von der Deutschen Post,
wenn man Briefe nach
Formaten und Leitregionen
trennt und die Sendungen
sortiert in Behältern bzw.
Bunden einliefert. Doppelt
soviel Rabatt gibt es, wenn Sie
einerseits Standard- und
Kompaktbriefe, andererseits
Groß- und Maxibriefe voneinander
trennen, komplett sortieren und
bündeln (Standard- und Kompaktbriefe) bzw. in die gelben Postboxen
packen (Groß- und Maxibriefe).
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Die hohe Schule:
Kooperationsvertrag
Bei der folgenden Abmachung mit der
Post geht es bereits
um richtig viel
Geld: Maximal
13% EntgeltErmäßigung gibt
es bei Abschluss
eines
„Kooperationsvertrages Brief“. Grundvoraussetzung ist hier, dass Sie nicht
mehr nur selbst freistempeln, sondern
auf das System der DV-Freimachung
umgestellt haben. Dazu Näheres weiter
unten.
Kooperationspartner im Sinne der 13%Ermäßigung werden Sie auch nur dann,
wenn Sie mindestens in die zweite
Bundesliga der Postkunden aufsteigen:
Die Anzahl gleichartiger Sendungen
pro Einlieferung muss mindestens
25.000 Stück betragen, und Ihr
Quartalsumsatz über 150.000 € im
Briefbereich. Über den Weg vom
normalen Postkunden zum Kooperationspartner informieren die Geschäftskundenberater der Post AG. InfoTelefon: 01805/5555 (12 Cent/Min.).
Die Alternative dazu ist der
Teilleistungs-Vertrag. Dazu Näheres
weiter unten.
%
Exkurs: DV-Freimachung
In diese Oberklasse der Postkunden
steigt nur auf, wer gleichzeitig die hohe
Schule der Online-Zusammenarbeit
mit der DP AG vereinbart hat: die
DV-Freimachung. Hier wird
nicht mehr maschinell
freigestempelt. Vielmehr ist
eine spezielle Software
erforderlich, mit deren
Hilfe Anzahl und
Gewicht der Sendungen
sowie deren Porti
ermittelt werden;
außerdem sorgt sie für
Sortierung,
Nummerierung und
Frankierung in der
Kopfzeile der Adresse,
direkt auf der Sendung
oder besonders häufig
direkt auf dem Brief, so
dass die Freimachung im
Umschlag-Sichtfenster erkennbar ist. Diese Software wird von
der Post geprüft
und freigegeben, wie es sonst bei G
Frankiermaschinen der Fall ist. Es gibt
eine Anzahl Software-Häuser, die
zensierte Programme im Angebot
haben, zum Beispiel Invers, Ecom, Abis
oder Uniserv.
Von der DV-Freimachung hat nicht nur
die Post AG funktionale Vorteile,
sondern auch der Kunde: Die Dokumentation aller aufgelieferten Sendungen hilft nicht nur der Post bei der
Kontrolle, sondern sie hilft auch bei der
Kostentransparenz. Das Unternehmen
spart möglicherweise eine Frankiermaschine ein. Außerdem muss man die
Portokasse nicht mehr vorfinanzieren.G
Gute Erfahrung mit DV-Freimachung
Auch für die Firmen bietet die Online-Frankierung große Vorteile.
Wolfgang Hampe, SEB-Bank,
Nieder-Eschbach:
Durch die Software der Firma Bauer
wird der Mehrfachversand von
Briefen vermieden und je Empfänger
und Druckbestand nur ein Brief
verschickt. Sie ermittelt auch die
günstigste Sendungsart und führt zu
einer Entgeltoptimierung und DVFrankierung entsprechend den
Regelungen der Deutschen Post.
Dies ist von der Post AG abgenommen und testiert. So wurde auch ein
Kooperationsvertrag mit der
Deutschen Post geschlossen, so dass
weitere erhebliche Entgeltermäßigungen in Anspruch genommen werden konnten.
Thomas Kube, Signal-Iduna
Gruppe, Hamburg:
Über die Entgeltermäßigung hinaus
bietet die DV-Frankierung auch
große innerbetriebliche Vorteile: Es
gibt eine hundertprozentige
Dokumentation der Aussendungen
und Entgelte. Der Frankier-Arbeitsgang entfällt und das
Postverarbeitungs-Tempo wird
erhöht.
Uwe Krohne, AZ Bertelsmann
direct, Hannover:
Bei jährlich etwa 150 Millionen
Infopost- und Briefsendungen ist es
unsere Aufgabe, unseren Kunden
ständig die größtmöglichen Portovorteile zu erwirtschaften. Deshalb
war unser Unternehmen schon bei
der 1993er Infopost-Premiere mit
dabei. Die gesamte Regelkommunikation, wie zum Beispiel
Rechnungsbelege, Lieferscheine,
Warensendungen, Büchersendungen,
Belege und Bescheide lassen sich mit
der DV-Technik einfach und kostengünstig freimachen, und Sie erhalten
in der Regel hierfür bis zu 5%
Entgeltermäßigung, und als Postkooperationspartner sogar noch viel
mehr.
Wolfgang Puhl,
Druckerei Puhl:
Wir verwenden die DV-Freimachung
vor allem für unsere Warensendungen, die wir in Landshut einliefern.
Da wir vorher mit Briefmarken
arbeiteten, ist die DV-Freimachung
natürlich eine große Vereinfachung.
Der Einsatz des Systems läuft so
optimal, dass wir es demnächst auch
für Briefe und Infopost einsetzen
wollen.
Finanzrechenzentrum der
Oberfinanzdirektion Hannover:
Sparen ist das Motto aller Finanzbehörden. Hierzu vereinbarten die
Oberfinanzdirektion Hannover und
die Deutsche Post einen Kooperationsvertrag Brief, der neben der
bisherigen Freistempel-Ermäßigung
(1%) eine weitere Entgeltermäßigung
in Höhe von 12% vorsieht. Für die
DV-Freimachung wurde die lizenzierte Software eines Kooperationspartners der Deutschen Post erworben.
Nach der Durchführung einiger
weniger Änderungen bei internen
Programmen war es dadurch möglich, innerhalb von nur drei Wochen
die Produktionsjobs zu erstellen.
Über 90% aller zentralen Versendungen konnten nun unter den begünstigten Bedingungen des Kooperati-
onsvertrages (Brief) vorgenommen
werden. Für die Oberfinanzdirektion
ergaben sich auch Zinsvorteile, da
die Entgelte erst nach Einlieferung
fällig wurden und nicht wie bei der
Absenderfreistempelung vorzufinanziert waren.
Volkswagen Bank GmbH,
Braunschweig:
Derzeit werden 6 bis 8 Mio. Briefe im
Jahr DV-freigemacht.; geplant sind
sogar über 10 Mio. Dies führte zu
vielen positiven Veränderungen
bezüglich Handling und Schnelligkeit. Die Sendungen müssen nicht
mehr gewogen und maschinell
sortiert werden. Auch das Umstellen
der Portostufen entfällt. Dies übernimmt ganz einfach die Software.
Durch den Kooperationsvertrag Brief
mit der Deutschen Post konnten wir
zusätzliche Entgeltermäßigungen in
Anspruch nehmen. So erzielen wir
Einsparungen von durchaus relevanter Größe. Die detaillierte Entgeltabrechnung sorgt bei jeder Einlieferung
für Kostentransparenz und Überblick
über die Porto- und Versandkosten.
Dieter Jacob, ProvinzialVersicherung, Düsseldorf:
Neben der Portokostenoptimierung
durch die Zusammenführung von
Schriftstücken für einen Empfänger,
Entgeltermäßigungen sowie der
Reduzierung von Beilagen konnte
auch die verursachergerechte
Zuordnung der Portokosten erreicht
werden. Briefe durchlaufen die
Poststraße schneller, die Wiege- und
Frankierstationen fallen weg.
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Fachthema
Die Entgelte werden erst nach der
Auflieferung abgebucht.
Über diese Freimachungstechnik gibt es
eine dicke Broschüre, die man sich über
die Beraternummer 01805/5555 bestellen kann. Sie ist aber auch übers
Internet herunterladbar. Trotzdem
bleiben mit Sicherheit viele Fragen
offen, für die es vier spezialisierte
Fachberater gibt:
• PLZ 0-4/9: Reiner Hackebeil,
Tel.: 05171/409-66,
mobil: 0175/7253208
• PLZ 3,5,6: Ingo Schubert,
Tel.: 06151/9084214,
mobil: 0175/7253207
• PLZ 4-7: Hans-Jürgen Saborowski,
Tel.: 0621/4231-200,
mobil: 0175/7253205
• PLZ 7-9: Arnulf Taschner,
Tel. 089/559910550, mobil: 0171/
5593471
Zum Thema Software hilft der Service
Brief IT, Tel. 06151/908-7001 und für
schriftliche Fragen gibt es eine SpezialeMail-Adressen:
[email protected]
Die ganz hohe Schule:
Teilleistungs-Vertrag
Bei den mittlerweile berühmt gewordenen Maximalrabatten von bis zu 23%
bewegen wir uns in Bereichen, zu denen
die Post AG erst durch Vorschriften der
Regulierungsbehörde verdonnert wurde.
Im Zusammenhang mit der allgemeinen
Portosenkung wurde auch festgelegt,
dass die Post weitergehende Vorleistungen der Kunden honorieren muss, wenn
dadurch nachweislich Kostenvorteile
für sie entstehen. Wegen des Hintergrundes ist die Materie auch hinreichend schwierig.
Generell gilt: entweder KooperationsVertrag oder Teilleistungs-Vertrag.
Ersterer ist etwas für Dauer-Großkunden, letzterer auch für Kunden, die nur
saison- oder aktionsweise große
Mengen aufliefern. Außer Verwaltungsanstrengungen kostet der Abschluss
eines Teilleistungs-Vertrags nichts.
Es gibt ein Paket von Aktivitäten, die
mit einer Mindestauflieferung von 5.000
Sendungen (5% Nachlass) beginnt und
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ihr Maximum bei mehr als 25.000
Stück erreicht (20%). Alles muss bis
15.00 Uhr frei Haus zum Briefzentrum
Abgang (BZA) geliefert werden, und
zwar sortiert nach den ersten beiden
Ende de Öffnungszeit angeliefert, so
dass für die Post AG nur noch der
Kurzstreckentransport zu den einzelnen
Sortierstellen der Briefträger erforderlich ist. Wenn Sie mehr als 1.000
Ziffern der Postleitzahl. Hier ist neben
der DV-Freimachung auch die Absender-Freistempelung möglich. Die Briefe
müssen generell maschinenlesbar und
durchnummeriert sein und den gelben
Postboxen, getrennt nach den Grundprodukten, eingeliefert werden.
Sendungen einliefern wollen, ist eine
Vorankündigung erforderlich.
%
Der Maximalrabatt 23%
Den gibt es, wenn Sie all diese Voraussetzungen erfüllt haben und die Briefe
direkt in ein Briefzentrum Eingang
(BZE) bringen, also nur Post, die für
den zuständigen Zustellbereich dieses
Zentrums gedacht ist. Hier reichen 500
Sendungen, mindestens 1 Stunde vor
Auch für Mittelständler
„Die süßesten Früchte kriegen nur die
großen Tiere“ – das ist nicht nur ein
alter Schlager aus den fünfziger Jahren.
Diese Weisheit gilt über weite Strecken
auch für die Entgeltermäßigungen im
Posttarif-Dschungel. Auch hier reifen
die ergiebigen Früchte in ziemlich
großer Höhe.
Aber es gibt auch Ausnahmen. Wer sich
auskennt kann gezielt einzelne Prozentsätze ergattern, und bei punktuellen
Großaussendungen sogar etliches mehr.
Im Zweifelsfall den Postberater anrufen:
Fragen kostet nichts.
Auf jeden Fall ist der
Entgeltermäßigungs-Dschungel eine
technisches und organisatorische
Dauer-Herausforderung für die
Postverarbeitungs-Verantwortlichen:
Die Ausgangspost als optimierte
Tagespost-Mailing – das ist die Aufgabenstellung, die auch die höchsten
Rabatte verspricht.
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