Zeitmanagement mit Outlook von Holger Wöltje
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Zeitmanagement mit Outlook von Holger Wöltje
www.zeit-im-griff.de Die Zeit im Griff PDF-Vollbildmodus ein/aus: Strg + L Holger Wöltje Denksport für Fortgeschrittene 01:30 Los ! Holger Wöltje 13 Holger Wöltje 14 Prioritätenmanagement „The main thing is to keep the main thing the main thing!“ Zig Ziglar • Jeder von uns hat jeden Tag genau 24 Stunden Zeit • Entscheiden Sie, wie Sie sie nutzen • Wer nicht plant, wird verplant Holger Wöltje 15 Manchmal muss man Prioritäten setzen! • Prioritäten setzen: selbstverständlich, meist unbewusst und unsystematisch • Setzen Sie bewusst eindeutige, schriftliche Prioritäten! • Vorteile: – Sie arbeiten nur an wichtigsten & notwendigen Aufgaben – Auf diese volle Konzentration = höhere Qualität wo es zählt – Mehr Gelassenheit und weniger negativer Stress Holger Wöltje 16 Das Eisenhower-Diagramm Holger Wöltje 17 Oberstes Gebot: Schriftlichkeit! • Alles systematisch ablegen • Nichts geht verloren • In einem vernünftigen System ablegen, dem man traut (sonst denkt man immer wieder dran, wenn man gerade was anderes tut) • Kopf bleibt frei für kreatives / volle Konzentration • Die relative Wichtigkeit der Aufgaben regelmäßig überprüfen, Wochen- und Tagesplan erstellen • Konsequent danach handeln Holger Wöltje 19 Unterschied Termin / Aufgabe • Termin: Wann genau? festes Zeitfenster, genau dann • Aufgabe: Was? (und wie wichtig) frei wählbare Erledigungszeit (bis zum Fälligkeitsdatum, falls vorhanden) Holger Wöltje 21 Wichtigkeit vor Dringlichkeit! Holger Wöltje 22 Was zählt? Aufgaben mit hoher Hebelwirkung Holger Wöltje 23 Woher die Zeit für B-Aufgaben nehmen? Holger Wöltje 24 Sagen Sie „Ja!“ zu B-Aufgaben! • Sie haben jeden Tag genau 1440 Minuten • Teilen Sie sich die Zeit ein: Nur durch konsequentes, diszipliniertes „Nein!“ zu C und D gewinnen Sie die Zeit für B • Zeitmanagement ist Selbstdisziplin • Ein klarer, schriftlicher Plan hilft Ihnen dabei Holger Wöltje 25 Das Pareto-Prinzip Holger Wöltje 38 Der Weg zum Wesentlichen • Vilfredo Pareto: 20% der Ursachen bedingen 80% der Wirkungen • Für den langfristigen Erfolg – wichtige B-Aufgaben identifizieren – auch OHNE baldige Fälligkeit erledigen, um besonders weit vorwärts zu kommen • Dazu: Termine mit sich selber setzen und diese diszipliniert einhalten Holger Wöltje 39 Wochenplanung Holger Wöltje 40 Das Kieselprinzip • Die dicksten Brocken zuerst – dann passen sie noch • Die Wochenplanung liefert genug Spielraum dafür • Jede Tag ca. 1 Stunde für eine B-Aufgabe • Für Fortgeschrittene: – 7 Tage, 7 Lebenshüte (/-rollen) – Jede Woche eine B-Aufgabe pro Lebenshut • ca. 1x 30 min. für Wochenplanung & -Rückschau Holger Wöltje 41 Blockbildung • Ständige Unterbrechungen rauben Zeit • Kleinigkeiten & ähnliche Tätigkeiten zusammenfassen • Am Stück Mails / Anruflisten bearbeiten geht schneller, einfacher und konzentrierter von der Hand • Tagesroutine gibt Sicherheit, hilft bei Selbstdisziplin weil sie schnell zur Gewohnheit wird Holger Wöltje 42 Tagesplanung • Jeden Tag ca. 5-10 Minuten (anfangs 20), die sich lohnen • Gerüst aus dem Wochenplan vervollständigen • Prioritäten überprüfen & anpassen • Zeitlimits setzen, Längen schätzen • Auf dem Teppich bleiben – 60:40 • Leistungs- und Störkurven berücksichtigen Holger Wöltje 43 Leistungs- und Störkurve 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 • „Stille Stunden“ für A- und B-Aufgaben einrichten • Aufgaben zu Blöcken bündeln Holger Wöltje 44 Was ist die 25.000-$-Methode??? • Die wichtigsten Dinge für morgen aufschreiben • Durchnummerieren: Reihenfolge nach Bedeutung (Wichtigkeit bzw. „Hebelwirkung“) bilden • Am nächsten Tag mit Nr. 1 beginnen, bis fertig • Dann Prioritäten kurz überprüfen und Nr. 2… • Am Ende des Tages das Wesentliche geschafft • Dieses Vorgehen zur Gewohnheit machen! Holger Wöltje 18 Bleiben Sie dran! • Entwickeln Sie Ihren persönlichen Aktionsplan • Starten Sie sofort • Suchen Sie sich einen Sparrings-Partner zur gegenseitigen Kontrolle und Motivation … wenn nicht jetzt, wann dann??? Holger Wöltje 52 Nehmen Sie sich Zeit für sich! Hier kommt noch eine nette Abschlussfolie Holger Wöltje 54