Outlook Web Access (Webmail) mit Exchange

OU.016, Version 1.1 – 20.07.2015
Kurzanleitung
Outlook Web Access
mit Exchange 2010
Mit dem Programm Outlook Web Access können Sie von jedem Computer innerhalb der
kantonalen Verwaltung mit Internetanbindung auf Ihr Outlook-Postfach zugreifen, beispielsweise um Ihre E-Mail-Nachrichten abzurufen, oder Ihren Kalender zu konsultieren.
Outlook Web Access wird auch OWA, Webmail oder Outlook Web App genannt.
Outlook Web Access steht allen Mitarbeitenden zur Verfügung, welche beim Kanton Aargau ein Outlook-Postfach besitzen. Der Zugriff übers Internet ist jedoch nicht möglich.
Outlook Web Access starten Sie über einen Internet Browser, und zwar vorzugsweise den
Internet Explorer, da dieser ebenfalls von Microsoft entwickelt wird.
Klicken Sie im Menü Favoriten auf KTAG (Schreibgeschützt) und wählen Sie im Untermenü den Befehl Outlook Web Access.
Sollte dieser Link in Ihrem Browser fehlen, rufen Sie Outlook Web Access direkt über
folgende Adresse auf:
https://exchangeowa.ads.ktag.ch/owa/
Beachten Sie dabei, dass Sie diese Adresse exakt und vollständig eingeben. Andernfalls
werden Fehlermeldungen eingeblendet oder falsche Seiten aufgerufen.
Der Zugriff erfolgt verschlüsselt über https://. Geben Sie "http://" anstelle von "https://" ein,
erhalten Sie folgende Fehlermeldung:
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Lassen Sie "/owa" am Ende der Adresse weg, erscheint diese Seite:
Folgende Meldung erscheint, wenn ein Problem mit dem Sicherheitszertifikat besteht:
Sie können trotzdem mit Outlook Web Access arbeiten, wenn Sie auf Continue to this
website (not recommended) klicken.
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Login
Beim Zugriff auf Outlook Web Access erscheint der folgende Login-Bildschirm:
Standardmässig ist unter Sicherheit die Option Dies ist ein öffentlicher oder freigegebener Computer aktiviert. Damit werden Sie nach 15 Minuten Inaktivität automatisch aus
Outlook Web Access abgemeldet. Die Option Dies ist ein privater Computer wird aus
Sicherheitsgründen nicht empfohlen, da die automatische Abmeldung erst nach 8 Stunden Inaktivität erfolgt.
Sie haben auch die Möglichkeit, die Option Outlook Web App Light verwenden zu aktivieren. Die Light-Version weist eine vereinfachte Oberfläche auf und ist für Sehbehinderte
optimiert. Da sie aber nur die wichtigsten Funktionen enthält, wird ihre Verwendung nur
bei einer langsamen Verbindung empfohlen.
Melden Sie sich mit Benutzernamen und Passwort an. Falls beim ersten Zugriff ein
Fenster mit Sprach- und Zeiteinstellungen erscheint, bestätigen Sie dieses mit OK.
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Nach der erfolgreichen Anmeldung befinden Sie sich in Ihrem eigenen Posteingang.
Oberfläche
Die Oberfläche und damit die Handhabung von Outlook Web Access gleichen sich immer
mehr dem eigentlichen Outlook an.
Das Hauptfenster ist in folgende Bereiche eingeteilt:
Navigationsbereich, inklusive Online Archiv
häufig benötigte Funktionen (neue Nachricht erstellen, Nachricht löschen etc.)
Mail-Übersicht
Lesebereich
Schaltflächen für Antworten und Weiterleitungen sowie weitere häufig benötigte
Funktionen für die aktuell ausgewählte E-Mail-Nachricht
Abmeldung, Adressbuch, Personensuche, Optionen und Hilfe
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail-Nachricht in der Mail-Übersicht,
wird ein Kontextmenü eingeblendet. Die Befehle im Kontextmenü entsprechen weitgehend denjenigen in Outlook. Der Befehl Übermittlungsbericht öffnen ist jedoch nur in
Outlook Web Access vorhanden. Der Übermittlungsbericht informiert Sie, an welchem Tag
und zu welcher Uhrzeit eine Nachricht übermittelt wurde. Er ist nur verfügbar für E-MailNachrichten, welche von einem Exchange-2010-Server übermittelt wurden.
Bei E-Mail-Konversationen werden die einzelnen Mail-Nachrichten der Konversation in
einer speziellen Unterhaltungsansicht angezeigt. Die Unterhaltung lässt sich mit einem
Klick auf das Dreieck vor dem Mail-Betreff aufklappen.
Doppelklicken Sie auf eine E-Mail-Nachricht, wird diese in einem separaten Fenster
geöffnet.
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Ein neues Fenster öffnet sich auch, wenn Sie eine neue E-Mail-Nachricht verfassen. In
diesem Fenster stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
E-Mail als Entwurf speichern
Anhang / Bild hinzufügen
Adressbuch öffnen
Eingegebene Namen prüfen
Priorität hoch/niedrig setzen
Signatur einfügen
Rechtschreibung prüfen
Berechtigungstyp einstellen
Versandoptionen aufrufen
HTML- oder Nur Text-Format festlegen (HTML empfohlen)
Neben dem Posteingang stehen Ihnen in Outlook Web Access die Module Kalender,
Kontakte, Aufgaben und Öffentliche Ordner zur Verfügung. Die Schaltflächen zum
Wechseln befinden sich wie in Outlook links unten im Navigationsbereich. Um den
Bereich zu vergrössern bzw. zu verkleinern, klicken Sie doppelt auf die Trennlinie oberhalb der Schaltflächen
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Die Ansichten in den einzelnen Modulen können Sie ähnlich wie in Outlook einrichten.
Beispiel: Kalender in der Wochenansicht:
Optionen
In Outlook Web Access rufen Sie die Einstellungsmöglichkeiten über die Schaltfläche
Optionen rechts oben im Hauptfenster auf.
Im Optionsmenü können Sie den Abwesenheits-Assistenten einstellen, Ihr Kennwort
ändern und Posteingangsregeln definieren. Zusätzlich lässt sich hier auch das Design
ändern.
Alle weiteren Optionen rufen Sie über den Befehl Alle Optionen anzeigen auf.
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Die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten sind im Befehl Einstellungen zusammengefasst, den Sie im linken Bereich unter Konto finden.
Die Einstellungen sind hier nach Kategorien geordnet und in verschiedene Gruppen eingeteilt. Je nach Berechtigungen, welche Sie besitzen, können die hier gezeigten Optionen
von Ihren eigenen abweichen.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche Mail links oben im Fenster kehren Sie jederzeit
schnell zum Posteingang zurück.
Abwesenheits-Assistent
Der Abwesenheits-Assistent lässt sich auch in Outlook Web Access einrichten. Er beantwortet während längerer Abwesenheiten wie Ferien oder Krankheit etc. jede eingehende
E-Mail-Nachricht mit einer automatischen Antwortnachricht.
Die Vorlage für den Text der automatischen Antwortnachricht finden Sie im Intranet unter
der Rubrik Arbeitsinstrumente > Vorlagen > Corporate Design > E-Mail-Signatur und
Abwesenheitsmeldung.
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Zum Abwesenheits-Assistenten gelangen Sie die über Schaltfläche Optionen > Automatische Antworten festlegen.
Alternativ finden Sie den Assistenten in den Optionen über den Befehl E-Mail organisieren oder Personen informieren, dass Sie im Urlaub sind.
Die automatische Antwort lässt sich nun auch zeitgesteuert ein- und ausschalten. Dies
erlaubt es, die Konfiguration schon vor der Abwesenheit vorzunehmen und es erübrigt
sich damit auch das manuelle Ausschalten der automatischen Antwortnachricht.
Sie haben auch die Möglichkeit, die automatische Antwort für externe Absender zu unterdrücken. Wird die Unterdrückung nicht eingeschaltet, müssen Sie eine zweite Meldung für
die externen Absender erfassen.
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Posteingangsregeln
In Outlook Web Access lassen sich auch Posteingangsregeln (Umleitungen, automatische
Verschiebungen und Löschungen etc.) einrichten.
> Die Regeln rufen Sie über den Befehl Optionen > Posteingangsregel erstellen auf.
Alternativ finden Sie diese in den Optionen unter dem Befehl E-Mail organisieren >
Posteingangsregeln.
> Eine neue Regel erstellen Sie über die Schaltfläche Neu.
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> Nun werden Sie vom Regelassistenten durch die verschiedenen Möglichkeiten geführt.
> Bestehende Regeln lassen sich mittels Doppelklick oder über die Schaltfläche Details
bearbeiten und mit der Schaltfläche X löschen.
Junk E-Mails
Die Junk-E-Mail Einstellungen richten Sie in Outlook Web Access in den Optionen über
den Befehl Blockieren oder zulassen ein.
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Überprüfen der Postfachgrössen
Ist Ihr Outlook-Postfach bereits voll, erscheint gleich nach der Anmeldung in Outlook Web
Access eine entsprechende Warnmeldung.
Wenn keine Warnung angezeigt wird, können Sie sich die Grösse des Postfachs anzeigen, wenn Sie mit der Maus auf die oberste Ordnerebene des Postfachs zeigen (im
Beispiel: "Test ATSM").
Optionen > Telefon
Die Funktionen im Abschnitt Telefon werden von der IT AG nicht unterstützt. Versuchen
Sie also nicht, diese Einstellungen zu verändern. Leider können diese nicht ausgeblendet
werden.
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ORG-Postfächer und Ressourcen
Über Outlook Web Access können Sie auch auf ORG-Postfächer und Ressourcen (zum
Beispiel "[email protected]") zugreifen. Voraussetzung ist, dass Sie die nötigen Rechte besitzen
oder Inhaber (Owner) des betreffenden Postfachs sind.
Geben Sie in der Adresszeile des Browsers nach dem "/owa" nochmals einen Schrägstrich (/) und die Mailadresse des Postfachs oder der betreffenden Ressource ein.
Beispiel:
https://exchangeowa.ads.ktag.ch/owa/[email protected]
Auf diese Art und Weise ist es auch möglich, auf einem ORG-Postfach eine Abwesenheitsmeldung zu setzen oder Regeln einzurichten.
Problembehandlung
Hier finden Sie Lösungsvorschläge für folgende Probleme.
· Mailempfang oder Mailversand in Outlook nicht möglich
Sollten Ihre Mail-Nachrichten in Outlook nicht versendet werden oder werden MailNachrichten nicht empfangen, lohnt es sich zu testen, ob eine Verbindung mit Outlook
Web Access möglich ist. Können Sie in Outlook Web Access eine Testmail versenden
oder empfangen, liegt das Problem nicht am Postfach oder am Exchangeserver. In
diesem Falle muss Ihr PC oder die Netzwerkverbindung untersucht werden.
Sollte der Versand und Empfang auch über Outlook Web Access nicht möglich sein
oder gar der Zugriff auf Outlook Web Access nicht mehr funktionieren, verständigen
Sie Ihren Informatik-Dienst oder den Service Desk der IT AG.
· Mails in Unterordnern
Haben Sie im Posteingang Unterordner erstellt, ist es wichtig, diese ebenfalls einzublenden, da Sie in Outlook Web Access sonst nicht erkennen können, ob in diesen
Ordnern neue E-Mail-Nachrichten eingetroffen sind.
Unterordner müssen Sie einblenden, indem Sie auf das Dreieck vor dem übergeordneten Ordner klicken. Erst dann ist ersichtlich, ob er neue E-Mail-Nachrichten enthält.
So sieht ein aufgeklappter Unterordner aus, in welchem eine neue E-Mail-Nachricht
eingetroffen ist:
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Weitere Hilfestellungen
Brauchen Sie weitere oder spezifischere Informationen, kann Ihnen auch die Online-Hilfe
von Outlook Web Access weiterhelfen. Sie enthält detaillierte Informationen zu den verschiedenen Outlook-Web-Access-Funktionen.
Die Online-Hilfe rufen Sie mit einem Klick auf das Fragezeichensymbol oben rechts im
Hauptfenster und dem Befehl Hilfe auf.
Geben Sie ein Suchwort in das Suchfeld ein, um direkt zum gewünschten Hilfethema zu
gelangen.
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