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Messetraining
Vorbereitung – Organisation – Messeauftritt
Funktionen und Messeziele;
Messeplanung;
Messetraining für Mitarbeiter und Standleiter;
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Erfolgsmessung und Messenachbearbeitung.
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Inhaltsverzeichnis
Bedeutung der Messe für das Unternehmen ......................................................................................... 5
Facts and Figures ....................................................................................................................................6
Funktionen der Messe ...........................................................................................................................8
Marketing .......................................................................................................................................................... 8
Ausgewählte Funktionen der Messe .................................................................................................................. 9
Positionierung der Messebeteiligung im Marketing-Mix .....................................................................10
Messen im Kommunikations-Mix..................................................................................................................... 11
Messen im Preis-Konditionen-Mix ................................................................................................................... 11
Messen im Distributions-Mix ........................................................................................................................... 12
Messen im Produkt-Mix ................................................................................................................................... 12
Checkliste Ausstellungsprogramm: .................................................................................................................. 13
Messeziele............................................................................................................................................14
Beschaffungsziele: ........................................................................................................................................... 14
Absatzziele: ...................................................................................................................................................... 14
Planung des Messeauftrittes von A bis Z ............................................................................................. 16
Checkliste: Voraussetzungen für einen erfolgreichen Messeauftritt ............................................................... 16
Leitfaden zur Planung ..........................................................................................................................17
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Checkliste: Terminplanung für Messeauftritt................................................................................................... 17
Auswahl des Standplatzes ....................................................................................................................19
Struktur der Messekosten - Grobübersicht ..........................................................................................21
Messekennzahlen ............................................................................................................................................ 21
Die Finanzplanung ................................................................................................................................23
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Checkliste: Messebudget (Muster, beliebig erweiterbar) ................................................................................ 24
Sparen Sie Kosten bei der Planung Ihres Messestandes! ................................................................................. 26
Funktionsbereiche des Standes ...........................................................................................................27
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Präsentationsfläche ......................................................................................................................................... 27
Besprechungsbereiche ..................................................................................................................................... 28
Nebenräume .................................................................................................................................................... 28
Kinderbetreuung .............................................................................................................................................. 28
Standgestaltung ...................................................................................................................................29
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1. Grafiken ....................................................................................................................................................... 31
2. Beschriftung ................................................................................................................................................. 31
3. Fotos und Diapositive................................................................................................................................... 31
4. Audiovisuelle Medien................................................................................................................................... 32
5. Standfarbe ................................................................................................................................................... 32
Tipps für Ihren Messestand..................................................................................................................33
Organisatorische Vorbereitung der Messe ..........................................................................................35
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Formularentwurf.............................................................................................................................................. 35
Mitarbeiter-Einsatzplan ................................................................................................................................... 35
Mitarbeiter Wochen-Einsatzplan ..................................................................................................................... 36
Beispiel: Mitarbeiter-Wocheneinsatzplan ........................................................................................................ 37
Arbeitsgrundlage Kontaktreport ...................................................................................................................... 38
Formular Messekontaktbogen ......................................................................................................................... 39
Tägliches Feedback .......................................................................................................................................... 40
Namensschild ................................................................................................................................................... 40
Messekontakthandling .........................................................................................................................41
Das klassische Modell des Messekontakthandlings ......................................................................................... 43
Das Informationsmanagement-Modell des Messekontakthandlings ............................................................... 44
Standbetrieb ........................................................................................................................................45
Standleiter ....................................................................................................................................................... 45
Aufgaben des Standleiters: .............................................................................................................................. 45
Messetraining für Standmitarbeiter und Standleiter ........................................................................... 46
Checkliste: Voraussetzungen für eine ideale Standbesetzung ......................................................................... 46
Persönliche Vorbereitung zur Messe ...................................................................................................47
Besucher und ihre Ziele........................................................................................................................48
Typologie des Messebesuchers........................................................................................................................ 48
Ziele des Besuchers .......................................................................................................................................... 50
Standpersonal .................................................................................................................................................. 52
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Motivation und Schulung .....................................................................................................................53
Die Persönlichkeit des Mitarbeiters ................................................................................................................. 53
Leistungsmaximierung ..................................................................................................................................... 54
Messe-Aktivitätenplaner ......................................................................................................................55
Der Mitarbeiter am Messestand ..........................................................................................................56
Erscheinungsbild .............................................................................................................................................. 56
Kleidung ........................................................................................................................................................... 56
Hygiene ............................................................................................................................................................ 56
Kontaktphase .......................................................................................................................................57
Kommunikationsmittel Körpersprache - Erscheinung - Auftreten .................................................................. 60
Kommunikation ....................................................................................................................................61
Grundlagen der Kommunikation und ihre Bedeutung ..................................................................................... 61
Jede Kommunikation erfolgt auf zwei Ebenen ................................................................................................. 63
Selbstmordwörter ............................................................................................................................................ 64
Reizwörter ....................................................................................................................................................... 64
Reizformulierungen ......................................................................................................................................... 65
Die Gesprächseröffnung ......................................................................................................................66
Fragen und Fragetechniken .................................................................................................................67
Gesprächsaufbau und Gesprächsführung ............................................................................................68
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Der Messe-Kontaktreport ....................................................................................................................69
So meistern Sie schwierige Situationen am Messestand .....................................................................70
Übungsbögen zu Messetraining ...........................................................................................................71
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Übungsblatt: Messetraining/Kommunikation .................................................................................................. 71
Übungsblatt: Messetraining/Gesprächseröffnung ........................................................................................... 72
Übungsblatt: Gesprächsleitfaden für eine gezielte Messeansprache............................................................... 73
Übung: Messetraining/„Für“- und „Gegen“-Argumente .................................................................................. 74
Übungsblatt: Messetraining/Gesprächsführung und Gesprächsabschluss ...................................................... 75
Messenachbearbeitung ...................................................................................................................... 76
Nachfassaktionen .................................................................................................................................76
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Messe-Erfolgskontrolle ........................................................................................................................78
Messe-Abschlussbericht.......................................................................................................................79
Nützliche Adressen ............................................................................................................................. 80
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Tages-Clearing .................................................................................................................................... 81
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DIE BEDEUTUNG DER MESSE FÜR DAS UNTERNEHMEN
BEDEUTUNG DER MESSE FÜR DAS
UNTERNEHMEN
Für das Handelsgeschehen sind Informationen ebenso wichtig, wie die Waren selbst. Die
Erklärungsbedürftigkeit vieler Produkte nimmt zu, und die Angebotsvielfalt erschwert
Entscheidungen.
Erfahrungsaustausch und persönliches Vertrauensverhältnis werden dadurch immer wichtiger. Kontakte müssen geknüpft und gepflegt werden. Wo könnte dies besser geschehen
Le
als auf Messen und Ausstellungen, im direkten Gespräch mit allen in Frage kommenden
Geschäftspartnern. Messen sind gleichzeitig Plattform für Kooperationsinitiativen. Sie sind
Treffpunkt und Umschlagplatz für den Austausch von Produkten, Ideen und Know-how.
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Die starke Konkurrenz in vielen Branchen wird auf den deutschen Messen besonders deutlich, denn hier ist der Weltmarkt präsent. Gute Vorbereitung auf eine Messeteilnahme ist
daher unerlässlich.
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DIE BEDEUTUNG DER MESSE FÜR DAS UNTERNEHMEN
Facts and Figures
Messe-Kennzahlen
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Seite 6
DIE BEDEUTUNG DER MESSE FÜR DAS UNTERNEHMEN
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Quelle: AUMA
Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V., www.auma.de
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DIE BEDEUTUNG DER MESSE FÜR DAS UNTERNEHMEN
Funktionen der Messe
Marketing
Eine Vielzahl von Marketingzielen lässt sich mit einer Messebeteiligung verwirklichen. In
wenigen Tagen können die Absatzchancen für Produkte und Dienstleistungen getestet
werden. Die Vorgänge des Marktes ebenso wie Veränderungen, Richtung und Tempo
zukünftiger Entwicklungen werden hier deutlich. Marketing kann als Planung, Koordination und Kontrolle aller auf die aktuellen und potenziellen Märkte ausgerichteten Unternehmensaktivitäten verstanden werden. Diese Aktivitäten dienen dem Zweck einer dauerhaften Erfüllung der Kundenbedürfnisse einerseits und der Erfüllung der Unternehmensziele andererseits. Kaum ein anderes Instrument ist in der Lage, die Darstellung des
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Unternehmens und der Produkte in ihrer Breite und Tiefe mit dem persönlichen Kundenkontakt zu verbinden.
Messen sind ein Medium eigener Art mit eigenen Möglichkeiten. Anders als bei einem
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Zeitungsinserat, einem Werbebrief, Prospekt oder Katalog, die alle letztlich nur eine abstrakte Vorstellung vermitteln, steht auf der Messe das Produkt selbst im Vordergrund.
Mit der fachlich-technischen Präsentation unmittelbar verbunden ist die persönliche Information, der Dialog. Das persönliche Vertrauensverhältnis zwischen Geschäftspartnern
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ist heute ein wichtiger Entscheidungsfaktor. Im nationalen wie im internationalen Wettbewerb kommt der Kundennähe als strategischem Erfolgsfaktor eine besondere Schlüsselstellung zu.
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Nirgendwo können in so kurzer Zeit, so viele und so kompetente Fachleute erreicht werden. Ein weiterer Vorteil der Messebeteiligung ist die Pflege des Kontaktes zu Stammkunden. Statt sie mit hohem eigenem Reise- und Zeitaufwand aufsuchen zu müssen, frischen
kurze Gespräche am Messestand die Kontakte auf und intensivieren die Kundenbezie-
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hung. Messebeteiligung muss häufig in Kombination zu anderen Marketinginstrumenten
gesehen werden. Steht z. B. der Kontakt zu Stammkunden im Mittelpunkt, müssen diese
vor der Messe werblich intensiv zum Standbesuch motiviert werden. Sollen dagegen vorwiegend neue Abnehmer angesprochen werden, ist eine breiter angelegte Werbekampagne vor der Messe notwendig.
Die herausragende Stellung der Messe als Kommunikationsinstrument wird deutlich. Im
Rahmen einer Messebeteiligung kann eine hohe Intensität beim persönlichen Kontakt von
Ausstellern und Besuchern erreicht werden. Der Aussteller hat hier mannigfache Möglichkeiten, Informationsbedürfnisse zu wecken, bzw. das vorhandene Informationsbedürfnis
zu befriedigen.
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DIE BEDEUTUNG DER MESSE FÜR DAS UNTERNEHMEN
Ausgewählte Funktionen der Messe
Messen bieten ein Marktkonzentrat als Spiegel ausgewählter Märkte.
Messen sind multifunktional!
Messen haben Erlebnischarakter und sprechen alle Sinne an.
Messen gewährleisten und vergrößern die Markttransparenz.
Messen erschließen neue Märkte.
Messen ermöglichen einen direkten Vergleich von Preis und Leistung.
Messen fördern den intensiven Informationsaustausch.
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Der Messe kommt wegen ihrer Multifunktionalität im Vergleich zu anderen Medien eine
hohe Bedeutung zu, eine adäquate Vorbereitung ist daher unerlässlich.
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DIE BEDEUTUNG DER MESSE FÜR DAS UNTERNEHMEN
Positionierung der Messebeteiligung im Marketing-Mix
Kommunikations-Politik
Preis-Konditions-Politik
Öffentlichkeitsarbeit
Werbung
Persönliche Kontakte
Verkaufsförderung
Marktforschung
Corporate Design
Preis
Kredit
Rabatt
Zahlung
Service
Distributions-Politik
Absatzorganisation
Absatzwege
Lagerung
Transport
Produkt-Politik
Produktqualität
Sortimentgestaltung
Marke
Produktdesign
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Messebeteiligung
Jeder Bereich des Marketing-Mix steht unmittelbar im Zusammenhang mit dem Messeauftritt und den damit verbundenen Aktivitäten. Der Marketing-Mix soll auf die Messeziele
ob
ausgerichtet sein!
Die Mehrzahl aller Aussteller sieht die Messebeteiligung als integrierten Bestandteil ihres
Marketing-Mix an. Messen dienen der Erfüllung der unterschiedlichsten Unternehmens-
e
ziele. Marketing durch Messen bedeutet Rationalisierung, da Messen multifunktionalen
Charakter haben. Kaum ein anderes Instrument ist in der Lage, die Darstellung des Unternehmens und der Produkte/Dienstleistungen in ihrer Breite und Tiefe mit einem direkten
und persönlichen Kundenkontakt zu verbinden.
Auf einer Messe kommen alle Bereiche des Marketing-Mix zum Tragen!
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