Informationen zu ABBYY ScanTo Office 1

Transcrição

ABBYY ScanTo Office
Version 1.0
Benutzerhandbuch
ABBYY ScanTo Office 1.0 Benutzerhandbuch
Inhalt
Informationen zu ABBYY ScanTo Office 1.0.......................................................................... 3
Installieren von ABBYY ScanTo Office 1.0............................................................................. 4
Systemvoraussetzungen.................................................................................................................................................................................................................................................................. 4
Installieren des Programms......................................................................................................................................................................................................................................................... 4
Hintergrundinstallation (nur Netzwerkadministrator)..................................................................................................................................................................................... 5
Aktivieren und Registrieren von ABBYY ScanTo Office 1.0 ................................................... 6
Informationen zur Aktivierung von ABBYY ScanTo Office.......................................................................................................................................................................... 6
Info zur Aktivierung ....................................................................................................................................................... 6
Aktivieren von ABBYY ScanTo Office 1.0 ....................................................................................................................... 6
Datenschutzrichtlinien zur Aktivierung ......................................................................................................................... 7
Informationen zur Registrierung von ABBYY ScanTo Office...................................................................................................................................................................... 7
Datenschutzrichtlinien zur Registrierung....................................................................................................................... 7
Die Anwendung .................................................................................................................... 8
Scannen und Öffnen von Dokumenten in Microsoft Word ........................................................................................................................................................................ 8
Scannen und Öffnen von Dokumenten in Microsoft Excel......................................................................................................................................................................... 9
Senden von konvertierten Dateien an Microsoft Outlook..........................................................................................................................................................................10
Konvertieren von Bildern aus Windows Explorer..............................................................................................................................................................................................11
Ausführen des Programms aus dem Menü Start>Programme.................................................................................................................................................................11
Programmeinstellungen..................................................................................................... 13
Scannen und Öffnen von Bildern......................................................................................................................................................................................................................................13
ScanEinstellungen....................................................................................................................................................... 13
Tipps zur Helligkeitseinstellung.................................................................................................................................... 13
Bildauflösung ............................................................................................................................................................... 14
Scannen mehrseitiger Dokumente ............................................................................................................................... 14
Scannen von Büchern .................................................................................................................................................. 15
Konvertierung ......................................................................................................................................................................................................................................................................................15
Dokumentensprachen.................................................................................................................................................. 15
Speichern und öffnen konvertierter Texte................................................................................................................................................................................................................15
Übernehmen des Layouts des Originaldokuments ....................................................................................................... 15
Übernehmen von Bildern ............................................................................................................................................. 16
Überprüfen konvertierter Texte ................................................................................................................................... 16
Anhang ............................................................................................................................... 17
Unterstützte Bildformate............................................................................................................................................................................................................................................................17
Unterstützte Speicherformate................................................................................................................................................................................................................................................17
Unterstützte Dokumentensprachen................................................................................................................................................................................................................................17
Informationen zum Kauf von ABBYYProdukten................................................................ 19
Info zu ABBYY.....................................................................................................................................................................................................................................................................................19
Technischer Support........................................................................................................... 20
2
Informationen zu ABBYY ScanTo Office 1.0
ABBYY ScanTo Office ist eine leicht zu bedienende Scan und Konvertierungsanwendung, die sich problemlos in Windows Explorer und
die gebräuchlichsten Microsoft OfficeAnwendungen (Word, Excel und Outlook) integrieren lässt. Mit wenigen Mausklicks können Sie
Dokumente scannen und konvertieren, das Ergebnis als DOC oder XLSDatei speichern oder als EMailAnhang versenden. Sie können
gedruckte Dokumente scannen und konvertieren oder bereits gescannte Bilddateien direkt in Texte oder Tabellen konvertieren. Die
leistungsfähige Konvertierungstechnologie von ABBYY garantiert, dass das elektronische Dokument genau wie die gedruckte Vorlage
aussieht.
ABBYY ScanTo Office 1.0 bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
1.
Scannen gedruckter Dokumente und Editieren in Microsoft Word oder Excel;
2.
Öffnen und Editieren gescannter Dokumente in Microsoft Word oder Excel;
3.
Scannen und Konvertieren gedruckter Dokumente und Anhängen des Ausgabetexts an eine EMail als RTFDokument oder als
PDFDatei im NurBildFormat
3
Installieren von ABBYY ScanTo Office 1.0
Systemvoraussetzungen
1.
PC mit Intel® Pentium®/Celeron®/Xeon™, AMD K6/Athlon™/Duron™ oder kompatiblem Prozessor (200 MHz oder höher).
2.
Microsoft® Windows® XP, Windows® 2000, Windows NT® 4.0 (SP 6 oder höher), Windows Me/98 (für lokalisierte
Benutzeroberflächen wird die Unterstützung der entsprechenden Sprache benötigt).
3.
64 MB RAM für Windows XP/2000/NT 4.0 oder 32 MB für Windows Me/98. In Mehrprozessorsystemen, werden zusätzlich 16
MB RAM für jeden weiteren Prozessor benötigt.
4.
150 MB Festplattenspeicher zur Installation und 70 MB zum Ausführen des Programms
5.
100% TWAINkompatibler Scanner, Digitalkamera oder Faxmodem
6.
SVGAGrafikkarte und Monitor (min. Auflösung 800 x 600 Bildpunkte)
Installieren des Programms
Das Installationsprogramm führt Sie durch die Installation. Wir empfehlen, vor der Installation von ABBYY ScanTo Office 1.0 alle
laufenden Microsoft OfficeAnwendungen zu schließen.
So installieren Sie ABBYY ScanTo Office 1.0
1.
Legen Sie die ABBYY ScanTo Office 1.0CDROM in das CDROMLaufwerk ein. Das Installationsprogramm startet automatisch.
2.
Führen Sie die Anweisungen im Installationsprogramm aus.
Wenn das Installationsprogramm nicht automatisch startet, führen Sie folgende Schritte aus:
1.
Klicken Sie auf Start und wählen Sie Einstellungen>Systemsteuerung.
2.
Doppelklicken Sie auf das Symbol Software.
3.
Klicken Sie auf Neue Programme hinzufügen und dann auf CD oder Diskette.
4.
Führen Sie die Anweisungen im Assistenten aus.
Installationsoptionen
Das Installationsprogramm fordert Sie auf, eine der folgenden Installationsoptionen auszuwählen:
•
Typisch (empfohlen). Installiert alle Programmkomponenten, einschließlich aller Dokumentensprachen und einer Sprache
für die Benutzeroberfläche (entsprechend Ihrer Auswahl bei der Installation).
•
Benutzerdefiniert. Installiert nur die Komponenten, die Sie auswählen.
Hinweis: Sie können später jederzeit weitere Komponenten installieren. So installieren Sie weitere Komponenten, nachdem Sie ABBYY
ScanTo Office 1.0 installiert haben:
1.
2.
3.
Klicken Sie auf Programme ändern oder entfernen, Wählen Sie ABBYY ScanTo Office 1.0 in der Liste der installierten
Programme und klicken Sie anschließend auf Ändern.
4.
Wählen Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Installation die Komponenten aus, die Sie installieren möchten und führen Sie
die Anweisungen im Installationsprogramm aus.
So entfernen Sie ABBYY ScanTo Office 1.0 von Ihrem Computer:
1.
2.
3.
Klicken Sie auf Programme ändern oder entfernen, Wählen Sie ABBYY ScanTo Office 1.0 in der Liste der installierten
Programme und klicken Sie anschließend auf Entfernen.
4.
Führen Sie die Anweisungen im Assistenten aus.
4
Hintergrundinstallation (nur Netzwerkadministrator)
Bei einer Installation im Hintergrund werden die Dialogfelder des InstallShieldAssistenten nicht angezeigt. Das Programm wird vom Server
mit der Standardkonfiguration installiert.
Für eine Installation im Hintergrund führen Sie setup.exe über die Befehlszeile mit den unten beschriebenen Parametern aus.
Erforderliche Befehlszeilenparameter und optionen:
/qn (/qb) Befehlszeilenparameter für die automatische Installation (ändern Sie /qn in /qb, wenn Sie die Fortschrittsanzeige aktivieren
möchten).
SERIALNUMBER Seriennummer Ihres Exemplars von ABBYY ScanTo Office.
/L<sprache> Sprache der Benutzeroberfläche
Mit dem Befehlszeilenparameter /L legen Sie die Sprache der Benutzeroberfläche fest, beispielsweise: /L1033.
Verfügbare Sprachen der Benutzeroberfläche:
1031: Deutsch
1033: Englisch
1034: Spanisch
1036: Französisch
1040: Italienisch
1043: Niederländisch
1049: Russisch
Weitere Befehlszeilenparameter:
COMPANYNAME Name Ihres Unternehmens.
INSTALLDIR Pfad zum Installationsverzeichnis
Werden keine weiteren Parameter festgelegt, erfolgt die Installation mit den Vorgabewerten.
Beispiel:
D:\setup.exe /qn /L1033 /v"SERIALNUMBER="FFFF1111222233339999" COMPANYNAME="Meine Firma" INSTALLDIR="C:\ABBYY
ScanTo Office 1.0""
Mit diesen Befehlen wird BBYY ScanTo Office im Hintergrundmodus installiert, es wird kein Fortschrittsbalken angezeigt, das Programm
wird von Laufwerk D: in das Verzeichnis C:\ABBYY ScanTo Office 1.0 installiert, die Seriennummer ist FFFF1111222233339999 und als
Sprache der Benutzeroberfläche wird Englisch verwendet.
5
Aktivieren und Registrieren von ABBYY ScanTo Office 1.0
Informationen zur Aktivierung von ABBYY ScanTo Office
Wichtig!
Das Aktivieren von ABBYY ScanTo Office 1.0 ist nur erforderlich, wenn Sie das Produkt über das Internet erworben haben.
Eine nicht aktivierte Programmkopie wird im Testmodus ausgeführt.
Info zur Aktivierung
ABBYY schützt seine Produkte und geistigen Eigentumsrechte vor Softwarepiraterie. Softwarepiraterie schadet sowohl den
Softwareherstellern als auch den Endbenutzern. Beim Kauf einer legalen Softwarekopie können Benutzer sicher sein, dass sie ein
Qualitätsprodukt erwerben, das in keiner Weise von Dritten verändert wurde. Illegale Produkte sind niemals sicher.
ABBYY ScanTo Office nutzt eine besondere Technologie zum Schutz vor illegalem Kopieren oder Weitergabe von ABBYYProdukten.
Diese Technologie schließt die Nutzung von ABBYYProdukten durch Benutzer aus, die keinen Lizenzvertrag mit dem CopyrightInhaber
der Software abgeschlossen haben.
Wenn Ihr Lizenzvertrag Sie berechtigt, eine Kopie der Software auf nur einem PC zu installieren, stellen alle weiteren Installationen
derselben Kopie auf anderen PC einen Bruch des Vertrags sowie der Urheberrechte der Russischen Föderation und von internationalen
Urheberrechten da. Durch die Aktivierungstechnologie wird die Anzahl der Kopien überwacht und die Installation einer lizenzierten Kopie
auf mehreren Computern verhindert. Die mehrfache Installation und Aktivierung auf einem einzelnen PC wird in keiner Weise
eingeschränkt.
Aktivieren von ABBYY ScanTo Office 1.0
Die Aktivierung erfolgt schnell und wird mithilfe des integrierten Aktivierungsassistenten durchgeführt. Der Aktivierungsassistent
verfügt über eine leicht bedienbare Benutzeroberfläche und sendet die zur Aktivierung erforderlichen Informationen an ABBYY. Der
Assistent wird auch für die Eingabe des Aktivierungscodes verwendet, den Sie während der Aktivierung von ABBYY erhalten.
Die Aktivierungsinformationen werden als Code (InstallationsID) gesendet, der anhand der Informationen über den Computer, auf dem
das Programm installiert wird, erstellt wird. Es werden keine persönlichen Informationen über den Benutzer oder Computer zur Erstellung
dieses Codes genutzt und der Code kann nicht zur Identifizierung des Benutzers verwendet werden.
Möglichkeiten der Aktivierung:
•
Über das Internet
Die Aktivierung erfolgt automatisch und dauert nur wenige Sekunden. Sie benötigen hierfür eine Internetverbindung.
•
Per EMail
Der Benutzer schickt eine von der Anwendung erstellte EMail und erhält die zur Aktivierung erforderlichen Informationen.
Nehmen Sie keine Änderungen am Betreff oder dem Text der EMail vor, damit die Anfrage automatisch verarbeitet werden
kann.
•
Per Telefon oder Fax
Der Benutzer wendet sich mit seiner InstallationsID und der Seriennummer an die nächstgelegene ABBYYVertretung oder
einen ABBYYPartner. In den meisten Ländern kann dies per Fax erfolgen. Die Nachricht mit allen zur Aktivierung
erforderlichen Informationen wird automatisch erstellt und der Benutzer braucht diese nur zu drucken und per Fax an die
nächstgelegene ABBYYVertretung oder einen ABBYYPartner zu senden. In der Antwort erhält der Benutzer einen
Aktivierungscode, mit dem er die Anwendung freischalten kann.
Bei der Aktivierung über das Internet wird der gesamte Vorgang automatisch ausgeführt. Bei der Aktivierung per Telefon, Fax oder EMail
muss der Benutzer den Aktivierungscode von ABBYY in das entsprechende Feld im Aktivierungsassistenten eintragen.
Nachdem die Aktivierung abgeschlossen ist, kann das Programm ohne Einschränkungen auf dem Computer verwendet werden.
ABBYY ScanTo Office kann auf demselben Computer beliebig oft neu installiert werden, ohne dass die Aktivierung erneut durchgeführt
werden muss. Wenn Sie jedoch größere Änderungen an der PCKonfiguration vornehmen, die Festplatte formatieren oder das
Betriebssystem neu installieren, müssen Sie evtl. die Aktivierung erneut durchführen.
6
Datenschutzrichtlinien zur Aktivierung
Damit Sie den gesamten Funktionsumfang des Programms nutzen können, müssen Sie es aktivieren. ABBYY verlangt die
Programmaktivierung, um sicherzustellen, dass es sich bei Ihrer Installation um ein Originalprodukt von ABBYY handelt. Bei der
Aktivierung werden keine persönlichen Informationen an ABBYY weitergeleitet. Sie können dabei anonym bleiben.
Während der Aktivierung erstellt der ABBYY ScanTo OfficeAktivierungsassistent eine eindeutige InstallationsID, die die Konfiguration
Ihres PCs zum Aktivierungszeitpunkt beschreibt. Die InstallationsID enthält weder persönliche Informationen, noch Informationen über
Software oder Daten, die sich auf Ihrem PC befinden oder Informationen zum Hersteller oder Modell Ihres PCs. Sie identifiziert lediglich
den PC für Aktivierungszwecke. Zusammen mit der InstallationsID gibt der Assistent den Namen, die Seriennummer, die Versionsnummer
und die Sprache der Benutzeroberfläche Ihrer Installation von ABBYY ScanTo Office an den ABBYYAktivierungsserver weiter. Diese
Informationen werden nur zur Auswahl der korrekten Sprache und für den Inhalt der AntwortEMail verwendet, in der Sie über die
Aktivierungsergebnisse informiert werden.
Der ABBYY ScanTo OfficeAktivierungsassistent erkennt Änderungen an der PCKonfiguration und toleriert diese. Geringfügige Upgrades
erfordern keine erneute Aktivierung. Wenn Sie größere Änderungen am PC vornehmen oder das Betriebssystem neu installieren, müssen
Sie das Produkt evtl. neu aktivieren.
Informationen zur Registrierung von ABBYY ScanTo Office
Als registrierter Benutzer haben Sie Anrecht auf folgende Dienstleistungen:
•
Kostenloser technischen support.
•
Preisnachlass auf künftige Versionen des ABBYY ScanTo Office.
•
Aktuelle Informationen über die neueste Version des ABBYY ScanTo Office und andere ABBYYProdukte.
Datenschutzrichtlinien zur Registrierung
ABBYY garantiert, dass keine Ihrer persönlichen Daten ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben werden.
Diese Informationen können von der ABBYY Gruppe verwendet werden, um Sie über neue Versionen, Preisänderungen oder
Sonderangebote zu informieren, jedoch nur, wenn Sie die entsprechende Option bei der Registrierung aktivieren.
7
Die Anwendung
ABBYY ScanTo Office 1.0 ist vollständig in die folgenden Anwendungen von Microsoft Office 2000, XP, und 2003
integrierbar: Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft Outlook.
ABBYY ScanTo Office 1.0 bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu scannen bzw. zu öffnen:
1.
Scannen und Öffnen von Dokumenten in Microsoft Word.
Dokumente werden gescannt (Bilder von gescannten Dokumenten werden geöffnet), konvertiert und anschließend in Microsoft
Word geöffnet.
2.
Scannen und Öffnen von Dokumenten in Microsoft Excel.
Dokumente werden gescannt (Bilder von gescannten Dokumenten werden geöffnet), konvertiert und anschließend in Microsoft
Excel geöffnet.
3.
Anhängen gescannter und konvertierter Dokumente an EMails in Microsoft Outlook.
Dokumente werden gescannt (Bilder von gescannten Dokumenten werden geöffnet), konvertiert, als Datei gespeichert und
anschließend in Microsoft Outlook an eine EMail angehängt.
4.
Konvertieren von Bildern aus Windows Explorer.
Bilder von gescannten Dokumenten werden geöffnet, konvertiert und anschließend als Datei gespeichert oder in eine externe
Anwendung exportiert.
5.
Ausführen des Programms aus dem Menü Start>Programme.
Diese Möglichkeit kombiniert alle oben genannten.
Sie können zusätzliche Anpassungen für Scannen, Konvertieren und Export vornehmen. Beispielsweise können Sie das Programm für das
Scannen eines mehrseitigen Dokuments oder eines Buchs anpassen, einen mehrsprachigen Text konvertieren, die Originalformatierung
des gesamten Dokuments beibehalten oder die Formatierung entfernen.
Scannen und Öffnen von Dokumenten in Microsoft Word
So scannen und konvertieren Sie ein Dokument aus Microsoft Word:
1.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche ScanTo Office oder wählen Sie im Menü Datei die Option ScanTo
Office...
2.
Das Dialogfeld ABBYY ScanTo Office wird geöffnet. Gehen Sie darin wie folgt vor:
•
Wählen Sie Scannen.
Hinweis: Um ein mehrseitiges Dokument zu scannen, wählen Sie das Feld Mehrseitiges Dokument scannen.
•
Vergewissern Sie sich, dass die richtigen Dokumentensprachen gewählt sind. Um die Dokumentensprache zu ändern
und/oder weitere Optionen auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen...
•
Geben Sie an, wo Sie den Ausgabetext öffnen wollen: Als neues Microsoft WordDokument öffnen oder In
aktuelles Microsoft WordDokument einfügen.
Wichtig!
Wenn Sie den Ausgabetext im aktuellen WordDokument speichern, geht die Originalformat mit Ausnahme der
Absätze und Tabellen, verloren (alle Einstellungen, die Sie auf der Registerkarte Layout übernehmen gemacht
haben, werden übergangen).
3.
Klicken Sie auf Start.
4.
Der TWAINDialog des Scanners wird geöffnet. Überprüfen Sie die Einstellungen und klicken Sie auf OK.
5.
Der Ausgabetext wird automatisch in Microsoft Word geöffnet.
Öffnen und Konvertieren eines Bildes aus einem gescannten Dokument:
1.
Office...
2.
•
Wählen Sie Bilddateien öffnen.
8
•
•
Geben Sie an, wo Sie den Ausgabetext öffnen wollen: Als neues Microsoft WordDokument öffnenoder In
aktuelles Microsoft WordDokument einfügen.
Wichtig!
Wenn Sie den Ausgabetext im aktuellen WordDokument speichern, geht die Originalformat mit Ausnahme der
Absätze und Tabellen, verloren (alle Einstellungen, die Sie auf der Registerkarte Layout übernehmen gemacht
haben, werden übergangen).
3.
4.
Wählen Sie im Dialogfeld Bild öffnen die Datei(en), die Sie konvertieren wollen und klicken Sie auf OK.
Hinweis: Wenn die Bildauflösung für eine Konvertierung nicht optimal ist, wird das Dialogfeld Auflösung ändern geöffnet, in
dem Sie die Bildauflösung anpassen können.
5.
Der Ausgabetext wird automatisch in Microsoft Word geöffnet.
Hinweis: Sie können die Schaltfäche ScanTo Office in der Symbolleiste von Microsoft Word ein oder ausblenden:
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste von Microsoft Word.
2.
Aktivieren bzw. deaktivieren Sie ABBYY ScanTo Office 1.0 in der Liste der verfügbaren Optionen.
Scannen und Öffnen von Dokumenten in Microsoft Excel
So scannen und konvertieren Sie ein Dokument in Microsoft Excel:
1.
Office...
2.
•
•
3.
4.
5.
Der Ausgabetext wird automatisch in Microsoft Excel geöffnet.
1.
Office...
2.
•
•
3.
4.
Wählen Sie imDialogfeld Bild öffnen die Datei(en), die Sie konvertieren wollen und klicken Sie auf OK.
5.
Der Ausgabetabelle wird automatisch in Microsoft Excel geöffnet.
9
Hinweis: Sie können die Schaltfäche ScanTo Office in der Symbolleiste von Microsoft Excel ein oder ausblenden:
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste von Microsoft Excel.
2.
Senden von konvertierten Dateien an Microsoft Outlook
So scannen und erkennen Sie ein Dokument aus Microsoft Outlook:
1.
Office...
2.
•
•
•
Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Als EMail Dokumentenanhang versenden (Der Text wird als RTFDatei gespeichert und an eine neue EMail
angehängt);
Als EMail Bildanhang versenden (Der Text wird als mehrseitige RTFDatei im NurBildFormat gespeichert und
an eine neue EMail angehängt).
3.
4.
5.
In Microsoft Outlook wird eine neue EMail erstellt und die erstellte Datei wird an diese angehängt.
1.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche ScanTo Office oder wählen Sie im Menü Datei die Option ScanTo Office...
2.
•
•
•
Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Als EMail Dokumentenanhang versenden (Der Text wird als RTFDatei gespeichert und an eine neue EMail
angehängt);
Als EMail Bildanhang versenden (Der Text wird als mehrseitige RTFDatei im NurBildFormat gespeichert und
an eine neue EMail angehängt).
3.
4.
5.
In Microsoft Outlook wird eine neue EMail erstellt und die erstellte Datei wird an diese angehängt.
Hinweis: Sie können die Schaltfäche ScanTo Office in der Symbolleiste von Microsoft Outlook ein oder ausblenden:
1.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste von Microsoft Outlook.
2.
10
Konvertieren von Bildern aus Windows Explorer
So konvertieren Sie eine Bilddatei:
1.
Klicken Sie im Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf die zu konvertierende Datei.
2.
Wählen Sie im DropdownMenü die Option ScanTo Office.
Wichtig!
Wenn das Format der ausgewählten Datei nicht von ABBYY ScanTo Office 1.0 unterstützt wird, ist die Option ScanTo Office
nicht verfügbar.
3.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
•
Öffnen in Microsoft Word,
um die Datei zu konvertieren und den Ausgabetext in Microsoft Word zu öffnen.
•
Öffnen in Microsoft Excel,
um die Datei zu konvertieren und den Ausgabetext in Microsoft Excel zu öffnen.
•
In Datei speichern...,
um die Datei zu konvertieren und auf der Festplatte zu speichern
•
Als EMail Dokumentenanhang versenden,
um die Datei zu konvertieren, den Ausgabetext als RTFDatei zu speichern und an eine neue EMail anzuhängen
•
Als EMail Bildanhang versenden,
um die Datei zu konvertieren, den Ausgabetext als mehrseitige PDFDatei im NurBildFormat zu speichern und an
eine neue EMail anzuhängen
Wichtig!
Wenn Sie mehrere Dateien im Windows Explorer auswählen:
1.
Wenn das Format aller ausgewählten Dateien von ABBYY ScanTo Office 1.0 unterstützt wird, ist die Option ScanTo Office im
DropdownMenü verfügbar. Die Reihenfolge, in der die konvertierten Bilddateien in die gewählte Microsoft OfficeAnwendung
exportiert weren, wird vom Betriebssystem festgelegt (die Exportreihenfolge bestimmt auch die Seitenfolge im
Ausgabedokument).
2.
Wenn das Format einer oder mehrerer der ausgewählten Dateien nicht von ABBYY ScanTo Office 1.0 unterstützt wird, ist die
Option ScanTo Office nicht verfügbar.
Hinweis: Die zuletzt ausgewählte Dokumentensprache wird standardmäßig als Hauptdokumentensprache festgelegt. Um die
Dokumentensprache zu ändern und/oder weitere Optionen auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen...
Ausführen des Programms aus dem Menü Start>Programme
So scannen und konvertieren Sie ein Dokument:
1.
Klicken Sie auf Start und wählen Sie Programme>ABBYY ScanTo Office 1.0>ABBYY ScanTo Office 1.0 Assistent.
2.
Das Dialogfeld ABBYY ScanTo Office Assistent wird geöffnet. Gehen Sie darin wie folgt vor:
3.
•
Hinweis: Um ein mehrseitiges Dokument zu scannen, wählen Sie das Feld "Mehrseitiges Dokument scannen".
•
•
Öffnen in Microsoft Word, um die Datei zu konvertieren und den Ausgabetext in Microsoft Word zu öffnen;
Öffnen in Microsoft Excel, um die Datei zu konvertieren und den Ausgabetext in Microsoft Excel zu öffnen;
In Datei speichern, um die Datei zu konvertieren und auf der Festplatte zu speichern;
Als EMail Dokumentenanhang versenden, um die Datei zu konvertieren, den Ausgabetext als RTFDatei zu
speichern und diese an eine neue EMail anzuhängen;
Als EMail Bildanhang versenden, um die Datei zu konvertieren, den Ausgabetext als mehrseitige PDFDatei im
NurBildFormat zu speichern und diese an eine neue EMail anzuhängen.
11
4.
5.
Der Ausgabetext wird automatisch an die gewählte Anwendung gesendet.
1.
Klicken Sie auf Start und wählen Sie Programme>ABBYY ScanTo Office 1.0>ABBYY ScanTo Office 1.0.
2.
•
•
•
Öffnen in Microsoft Word, um die Datei zu konvertieren und den Ausgabetext in Microsoft Word zu öffnen;
Öffnen in Microsoft Excel, um die Datei zu konvertieren und den Ausgabetext in Microsoft Excel zu öffnen;
In Datei speichern, um die Datei zu konvertieren und auf der Festplatte zu speichern;
Als EMail Dokumentenanhang versenden, um die Datei zu konvertieren, den Ausgabetext als RTFDatei zu
speichern und diese an eine neue EMail anzuhängen;
Als EMail Bildanhang versenden, um die Datei zu konvertieren, den Ausgabetext als mehrseitige PDFDatei im
NurBildFormat zu speichern und diese an eine neue EMail anzuhängen.
3.
4.
5.
Der Ausgabetext wird automatisch an die gewählte Anwendung gesendet.
12
Programmeinstellungen
Scannen und Öffnen von Bildern
Die Kovertierungsqualität hängt sehr stark von der Qualität des gescannten Bilds ab. In ABBYY ScanTo Office 1.0 können Sie ein
gedrucktes Dokument scannen oder ein Bild eines bereits gescannten Dokuments öffnen.
Scanvorgang
ABBYY ScanTo Office kommuniziert mit Scannern über die TWAINSchnittstelle. Dabei handelt es sich um einen seit 1992 bestehenden
Standard für die Zusammenarbeit zwischen Bildeingabegeräten (wie z.B. Scannern) und externen Anwendungen. ABBYY ScanTo Office
kommuniziert mit dem Scanner über den TWAINTreiber des Scanners. Das heißt, alle ScanEinstellungen werden im Dialogfeld des
TWAINTreibers vorgenommen. In diesem Dialogfeld ist üblicherweise eine Bildvorschauoption verfügbar. Dort können Sie den
Scanbereich festlegen und die Helligkeit genau einstellen. Die Wirkung wird sofort in der Vorschau sichtbar.
Wichtig!
Gehen Sie unbedingt entsprechen der mitgelieferten Benutzerdokumentation des Scanners vor, wenn Sie diese Einstellungen vornehmen.
Nachdem Sie den Scanner am Computer angeschlossen haben, installieren Sie einen TWAINTreiber und/oder ScanSoftware.
Öffnen von Bilddateien
Wenn Sie keinen Scanner angeschlossen haben, können Sie dennoch Bilder bereits gescannter Dokumente konvertieren. Eine Liste der
unterstützten Bildformate finden Sie unter Unterstützte Bildformate.
ScanEinstellungen
Die Konvertierungsqualität hängt in hohem Maße von der Qualität der gescannten Bilder ab. Die Bildqualität kann durch Änderung solcher
Scanparameter wie Scanmodus, Auflösung und Helligkeit verbessert werden.
Die grundlegenden Scanparameter sind:
•
Scanmodus Grau (256 Graustufen).
Scannen im Graustufenmodus eignet sich am besten für Konvertierungszwecke. Wenn Sie Bilder im Graustufenmodus
scannen, wird die Helligkeit automatisch angepasst. Scannen in Schwarzweiß erhöht die Scangeschwindigkeit, gleichzeitig
gehen aber auch einige Zeicheninformationen verloren. Dies kann sich negativ auf das Konvertierungsergebnis bei
Dokumenten mit mittlerer bis niedriger Druckqualität auswirken. Wenn Sie Farbdokumente mit Bildern, farbigem Text und
farbigem Hintergrund scannen, möchten Sie die Originalfarben möglicherweise in Ihrem elektronischen Dokument erhalten.
Verwenden Sie in diesem Fall den Scanmodus Farbe. Verwenden Sie ansonsten den Scanmodus Graustufen.
•
Auflösung Verwenden Sie für Standardtexte (Schriftgröße 10 Punkt oder höher) eine Auflösung von 300 dpi und für Texte
mit kleineren Schriftgrößen (9 Punkt oder weniger) eine Auflösung von 400600 dpi.
•
Helligkeit In den meisten Fällen reicht die mittlere Einstellung (50%) aus.
Einige Dokumente, die im Schwarzweißmodus gescannt werden, benötigen u.U. eine zusätzliche Helligkeitsanpassung.
Hinweis: Das Scannen mit einer Auflösung von 400600 dpi (statt des 300dpiStandards) oder in Graustufen oder Farbe
(statt Schwarzweiß) nimmt mehr Zeit in Anspruch. Bei einigen Scannermodellen kann das Scannen mit einer Auflösung von
600 dpi bis zu vier Mal so lang dauern wie mit 300 dpi.
So passen Sie die ScanEinstellungen an:
•
Die ScanEinstellungen nehmen sie im TWAINDialogfeld Ihres Scanners vor. Dieses öffnet sich automatisch, sobald Sie den
Scanvorgang starten. Die Optionen können je nach Scannermodell unterschiedlich benannt oder dargestellt werden.
Beispielsweise kann für die Helligkeitsanpassung das Wort "Helligkeit", "Bildhelligkeit", ein Sonnensymbol, ein Kreis oder
Ähnliches verwendet werden. Eine ausführliche Beschreibung der verfügbaren Optionen finden Sie in der Dokumentation
Ihres Scanners.
Tipps zur Helligkeitseinstellung
Das gescannte Bild muss gut erkennbar sein.
ein Beispiel für ein Bild von guter Qualität
13
Wenn das gescannte Bild nur schlecht lesbar ist (Zeichen kleben aneinander oder sind unterbrochen), werfen Sie einen Blick auf die
Tabelle weiter unten, die Tipps enthält, wie Sie die Bildqualität verbessern können.
Ihr Bild sieht folgendermaßen aus:
Zeichen sind "unterbrochen" oder sehr hell
Zeichen sind verzerrt, kleben zusammen oder
sind gefüllt
Lösungsvorschlag
•
Verringern Sie die Helligkeit (dadurch wird das Bild dunkler).
•
Scannen Sie das Bild im Graustufenmodus (in diesem Fall wird die automatische
Helligkeitseinstellung verwendet.)
•
Erhöhen Sie die Helligkeit (dadurch wird das Bild heller).
•
Scannen Sie das Bild im Graustufenmodus (in diesem Fall wird die automatische
Helligkeitseinstellung verwendet.)
Hinweis: Der Scanner nimmt selbst die automatische Helligkeitseinstellung vor. Die Helligkeit wird für unterschiedliche Bildbereiche
inividuell angepasst.
Bildauflösung
Die Bildauflösung ist ein Scanparameter, der die Feinheit der vom Scanner erfassten Details angibt. Die Maßeinheit ist dpi (dots per inch).
Beim Scannen von Dokumenten können Sie die Bildauflösung in den ScanEinstellungen im TWAINDialog Ihres Scanners anpassen. Beim
Öffnen von Bilddateien, können Sie deren Auflösung im Dialogfeld Auflösung ändern anpassen. Dieses Dialogfeld wird in den folgenden
Fällen angezeigt:
•
Die Bildauflösung beträgt weniger als 200 dpi oder mehr als 600 dpi.
•
Das Bild hat eine unterschiedliche horizontale und vertikale Auflösung.
•
Das Programm kann die Auflösung des Bilds nicht ermitteln.
Ungeeignete Bildauflösungen können folgende Ursachen haben:
•
Fehlerhafte ScanEinstellungen
•
Verzerrungen durch ein Fax oder sonstiges Gerät, mit dem das Dokument erfasst wurde
•
Eine andere Software, die die Auflösung fehlerhaft eingestellt hat.
Je nach Fehlerursache können Sie die Auflösung ändern oder beibehalten. Wenn die Bildauflösung korrekt ist, verändern Sie sie nicht. Falls
Sie sie dennoch ändern, geben Sie eine geeignete Auflösung im Bereich von 50 bis 3200 DPI ein.
Tipps zur Bildauflösung
•
Wenn Sie Faxe konvertieren, wählen Sie eine Auflösung zwischen 96 und 200 dpi.
•
Wenn Sie Screenshots konvertieren, wählen Sie eine Auflösung von 72 dpi.
•
Verwenden Sie für Standardtexte (Schriftgröße 10 Punkt oder höher) eine Auflösung von 300 dpi und für Texte mit kleineren
Schriftgrößen (9 Punkt oder weniger) eine Auflösung von 400 bis 600 dpi.
Scannen mehrseitiger Dokumente
ScanTo Office unterstützt einen speziellen Scanmodus für das bequeme Scannen mehrseitiger Dokumente. Sie aktivieren diesen Modus
durch Auswählen des Felds "Mehrseitiges Dokument scannen". Sie können in diesem Modus beliebig viele Seiten scannen.
So scannen Sie mehrere Seiten:
•
Wählen Sie im Dialogfeld ABBYY ScanTo Office die Option Mehrseitiges Dokument scannen.
Wenn Sie viele Seiten scannen müssen, gibt es zwei Möglichkeiten je nachdem, ob Ihr Scanner über automatische Dokumentenzuführung
(ADF) verfügt oder nicht.
1.
Scannen mit ADF
Wählen Sie im TWAINDialog Ihres Scanners die Option ADF verwenden (Beachten Sie, dass diese Option je nach Scannertyp
unterschiedlich bezeichnet sein kann; lesen Sie dazu in der Scannerdokumentation nach) und starten Sie den Scanvorgang.
14
2.
Scannen ohne ADF
Klicken Sie im TWAINDialog Ihres Scanners auf die Schaltfläche Scannen (Diese Schaltfläche kann je nach Scanner
unterschiedlich bezeichnet sein). Scannen Sie die erste Seite, legen Sie dann eine weiter Seite in den Scanner und klicken Sie auf
die Schaltfläche Scannen im TWAINDialog Ihres Scanners, um den Scanvorgang fortzusetzen. Wenn Sie alle Seiten gescannt
haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen bzw. die entsprechende Schaltfläche im TWAINDialog ihres Scanners.
Scannen von Büchern
Beim Scannen eines Buches ist es am einfachsten, gegenüberliegende Seiten zusammen zu scannen. Die Erkennungsqualität wird jedoch
besser, wenn die Doppelseite nach dem Scanvorgang in zwei Teile geteilt wird, so dass jedes Bild einer Buchseite entspricht. Layoutanalyse
und Ausrichten werden dann für jede Seite separat vorgenommen.
Trennen von Doppelseiten:
•
Wählen Sie im Dialogfeld ABBYY ScanTo Office die Option Doppelseite trennen.
Jedes Bild aus zwei gegenüberliegenden Seiten wird in zwei Einzelbilder geteilt.
Konvertierung
Bei der Konvertierung wird ein gescanntes Dokument in einen editierbaren Text umgewandelt, bei dem die Formatierung der Vorlage
erhalten bleibt. ABBYY ScanTo Office kann sowohl einsprachige als auch mehrsprachige Dokumente konvertieren (beispielsweise
Dokumente, die englischen und französischen Text enthalten).
Dokumentensprachen
ABBYY ScanTo Office kann sowohl einsprachige als auch mehrsprachige (beispielsweise in Englisch und Französisch verfasste)
Dokumente verarbeiten. Standardmäßig entspricht die Hauptdokumentensprache der Sprache der Benutzeroberfläche.
So wählen Sie eine Dokumentensprache:
1.
Klicken Sie im Dialogfeld ABBYY ScanTo Office auf Weitere Optionen...
2.
Wählen Sie im Dialogfeld Optionen die Registerkarte Bild scannen/öffnen und wählen Sie aus der Liste der verfügbaren
Sprachen die Hauptdokumentensprache aus.
3.
Enthält das Dokument mehrere Sprachen, wählen Sie eine Nebensprache, um eine hohere Genauigkeit bei der Konvertierung zu
erreichen.
Wichtig! Sie müssen in den Feldern Hauptsprache und Nebensprache unterschiedliche Sprachen angeben.
Falls Sie eine benötigte Sprache nicht in der Liste der verfügbaren Sprachen finden:
1.
ABBYY ScanTo Office 1.0 unterstützt diese Sprache möglicherweise nicht. Eine Liste der unterstützten Sprachen finden Sie unter
Unterstützte Dokumentensprachen.
2.
Die Sprache wurde möglicherweise bei der Installation deaktiviert. Zum Installieren zusätzlicher Dokumentensprachen, starten
Sie das Installationsprogramm von ABBYY ScanTo Office und wählen Sie Benutzerdefinierte Installation.
Speichern und öffnen konvertierter Texte
Konvertierte Texte können in einer Datei gespeichert (in jedem unterstützten Format), in einer Anwendung geöffnet (ohne Speicherung
auf dem Datenträger) oder als RTFDatei bzw. als PDFDatei im NurBild.Format als EMailAnhang versendet werden. Beim Speichern im
DOC/RTFFormat. können Sie wählen, ob die Formatierung und die Bilder übernommen oder entfernt werden sollen und Sie können
nicht eindeutige Zeichen in einer Farbe Ihrer Wahl markieren.
Übernehmen des Layouts des Originaldokuments
Die Optionen zur Übernahme des Layouts werden im Dialogfeld Optionen (Registerkarte Layout übernehmen) angepasst.
Für das Speichern als DOC/RTF sind drei Optionen verfügbar:
1.
Seitengestaltung vollständig übernehmen Das gesamte Layout der Seite wird übernommen: Absatzgestaltung, Schriftart
und größe, Spaltenanzahl, Textausrichtung und farbe, Tabellengestaltung.
2.
Schriftart und –größe übernehmen Es werden Tabellen und Absatzgestaltung, Schriftart und größe übernommen.
15
3.
Formatierung vollständig entfernen Es werden nur Tabellen und Absatzgestaltung übernommen.
Übernehmen von Bildern
Die Optionen zur Übernahme von Bildern werden im Dialogfeld Optionen (Registerkarte Layout übernehmen) angepasst.
Es sind folgende Optionen verfügbar:
•
Bilder im Dokument behalten
•
Bildauflösung verringern auf...
•
Bildqualität
Bilder im Dokument behalten
Wenn Sie diese Option wählen, werden die Bilder übernommen. Diese Option ist nur für das DOC/RTFFormat verfügbar.
Bildauflösung verringern auf... (beim Speichern als DOC/RTF)
Es kann vorkommen, dass Sie die Bildauflösung verringern möchten, um eine kleinere Ausgabedatei zu erhalten. Um die Auflösung des
Bilds (und damit die Größe der Ausgabedatei) zu verringern, geben Sie im diesem Feld eine niedrigere Auflösung ein.
Hinweis: Wenn Sie im Feld Bildauflösung verringern auf eine höhere Auflösung als die ursprüngliche eingeben, wird dieser Wert
ignoriert. Beim Speichern wird die ursprüngliche Auflösung verwendet.
Bildqualität (Beim Speichern als DOC/RTF)
Sie können die Qualität der Bilder im Ausgabedokument verändern. In der DropdownListe Bildqualität sind die folgenden Optionen
verfügbar:
•
Maximum
•
Sehr hoch
•
Hoch
•
Mittel
•
Niedrig
Hinweis: Die Standardeinstellung ist Hoch.
Die gewählte Bildqualität beeinflusst die Größe der Ausgabedatei: Je höher die Qualität desto größer ist die Datei. Um ein optimales
Verhältnis von Größe und Qualität zu erzielen, speichern Sie die Bilder in unterschiedlichen Qualitätsstufen und öffnen Sie sie mit einem
Bildbetrachtungsprogramm bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.
Überprüfen konvertierter Texte
Sie können durch das Programm veranlassen nicht eindeutige Zeichen in Microsoft Word hervorheben lassen und die Markierungsfarbe
auswählen:
•
Wählen Sie im Dialogfeld Eigenschaften die Registerkarte Layout übernehmen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Textfarbe verwenden. Klicken Sie auf das Farbauswahlfenster, um die gewünschte Farbe auszuwählen.
Im ausgegebenen WordDokument werden die vom Programm nicht eindeutig erkannten erkannten Zeichen in der ausgewählten Farbe
hervorgehoben.
16
Anhang
Unterstützte Bildformate
ABBYY ScanTo Office kann Bilder in den folgenden Formaten öffnen:
BMP:
2BitSchwarzweiß
4 und 8BitPalette
16Bit
24BitPalette und TrueColor
32Bit
PCX, DCX:
2BitSchwarzweiß
4 und 8BitPalette
24BitTrueColor
JPEG:
Graustufen und Farbe
JPEG 2000:
Graustufen und Farbe
TIFF:
Schwarzweiß unkomprimiert, CCITT3, CCITT3FAX, CCITT4, Packbits, ZIP
Graustufen unkomprimiert, Packbits, JPEG, ZIP
TrueColor unkomprimiert, JPEG, ZIP
Palette unkomprimiert, Packbits, ZIP
mehrseitiges TIFF
PNG:
Schwarzweiß, Graustufen, Farbe
Unterstützte Speicherformate
ScanTo Office kann Text in den folgenden Formaten speichern:
•
Microsoft WordDokument(*.doc)
•
Rich Text Format (*.rtf)
•
Microsoft ExcelTabellen (*.xls)
•
PDF im "NurBild"Format (nur als EMailAnhang)
Unterstützte Dokumentensprachen
ABBYY ScanTo Office 1.0 unterstützt 37 Sprachen.
•
Albanisch
•
Bulgarisch
•
Dänisch
•
Deutsch
•
Englisch
•
Estnisch
•
Finnisch
17
•
Französisch
•
Griechisch
•
Italienisch
•
Katalanisch
•
Kroatisch
•
Kurdisch
•
Latein
•
Lettisch
•
Litauisch
•
Mazedonisch
•
Maltesisch
•
Moldawisch
•
Niederländisch
•
Norwegisch (Nynorsk und Bokmål)
•
Polnisch
•
Portugiesisch (Brasilien)
•
Rumänisch
•
Russisch
•
Serbisch (Kyrillisch und Lateinisch)
•
Slowakisch
•
Slowenisch
•
Spanisch
•
Schwedisch
•
Tschechisch
•
Türkisch
•
Ukrainisch
•
Ungarisch
18
Informationen zum Kauf von ABBYYProdukten
Sie können unsere Softwareprodukte direkt in diesem OnlineShop kaufen: www.abbyy.com.
Sie können sich auch an unsere Händler überall auf der Welt wenden. Die Händlerliste wird ständig aktualisiert
(www.abbyy.com/partners).
Wenn Sie Fragen oder Kommentare haben, können Sie sich jederzeit an die für Ihre Region zuständige ABBYYVertretung wenden.
Info zu ABBYY
ABBYY gehört weltweit zu den führenden Herstellern von Software für OCR und zur Verarbeitung natürlicher Sprache. Produkte von
ABBYY werden von über 9 Millionen Benutzern in 78 Ländern eingesetzt.
ABBYY FineReader® ist eine OCR(Optical Character Recognition)Anwendung, die gedruckte Dokumente und PDFDateien unter
Beibehaltung von Originalformatierung und layout in elektronische Formate konvertiert, in denen sie dann bearbeitet werden können.
ABBYY Lingvo® ist ein mehrsprachiges elektronisches Wörterbuch für PC, Pocket PC und PalmPlattformen, mit dem Übersetzungen
aus dem Russischen ins Englische, Deutsche, Französische, Italienische, Spanische und umgekehrt möglich sind.
ABBYY FormReader® ist eine Anwendung zur Verarbeitung von Formularen. Sie erfasst automatisch Daten aus Formularen, die von
Hand oder mithilfe eines Druckers ausgefüllt wurden.
ABBYY PDF Transformer™ ist ein leistungsstarkes benutzerfreundliches Tool zur Konvertierung von PDFDokumenten in bearbeitbare
Dateiformate. ABBYY PDF Transformer verwendet ABBYYs preisgekrönte OCR und Dokumentenanalysestechnologien zum Konvertieren
von PDFDokumenten unter Beibehaltung ihres ursprünglichen Seitenlayouts. ABBYY PDF Transformer 1.0 ist die umfassendste Lösung,
mit der Sie PDFDateien konvertieren und ihr Originallayout erhalten können.
Weitere Informationen zu Produkten von ABBYY finden Sie auf unserer Website unter www.abbyy.com.
19
Technischer Support
Wenn Sie Fragen zur Installation oder Anwendung von ABBYY ScanTo Office haben, wenden Sie sich bitte zuerst an die
Produktdokumentation (Benutzerhandbuch und Hilfe) und besuchen Sie unseren technischen Support auf unserer Website
(www.abbyy.com/support).
Falls jedoch immer noch einige ungeklärte Fragen bleiben, wenden Sie sich an unseren technischen Kundendienst
unter [email protected].
Folgende Informationen werden benötigt:
•
Vor und Nachname
•
Firmenname
•
Telefon, Faxnummer oder EMailAdresse
•
Seriennummer Ihres Exemplars von ABBYY ScanTo Office
•
Versionsnummer
•
Eine allgemeine Fehlerbeschreibung und der vollständige Text der Fehlermeldung (falls vorhanden)
•
Typ Ihres Computers und Prozessors
•
Versionsnummer Ihres WindowsBetriebssystems
•
Alle weiteren Informationen, die Sie für wichtig erachten
Wichtig!
Sie müssen Ihre Kopie des Programms registrieren, um technischen Support zu erhalten.
20

Informationen zu ABBYY ScanTo Office 1

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