DMS® EASY - easy software ag

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no. 29
index
EASY SOFTWARE AG’S MAGAZINE FOR DOCUMENT MANAGEMENT
DAS EASY SOFTWARE AG-MAGAZIN FÜR DOKUMENTEN-MANAGEMENT
EASY-®CAPTURE® EASY-®CAPTURE® EASY-®CAPTURE® EASYCA
®
CAPTURE
EASY
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-DMS® EASY
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TM
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EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-D
MS® EASY-DMS® EASY-DMS® EASY-DMS® EASY-DMS® EASY
EASY®-ARCHIVE® EASY®-ARCHIVE® EASY®-ARCHIVE® EASY®-ARC
HIVE EASY-ARCHIVE EASY®-ARCHIVE EASY®-ARCHIVE EASY®
-ARCHIVE® EASY
-ARCHIVE EASY®-ARCHIVE EASY®-ARCHIVE
EASY-® ARCHIVE® EASYARCHIVE EASY®-ARCHIVE EASY®-AR
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CHIVE EASY®-ARCHIVE EASY®-ARCHIVE EASY®-ARCHIVE EAS
Y-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIV
-WEB® EASY
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-WEB® EASY
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WEB
EASY
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-WEB EASY
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-WEB® EASY
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EASY
WEB
EASY
WEB
EASY
WEB
EAS
Y-WEB® EASY-WEB® EASY-WEB® EASY-WEB® EASY-WEB® EA
EASY- APPLICATIONS EASY- APPLICATIONS EASY- APPLICA
TIONS EASY- APPLICATIONS EASY- APPLICATIONS EASY- A
PPLICATIONS EASY- APPLICATIONS EASY- APPLICATIONS E
APPLICATIONS EASY- APPLICATIONS EASY- APPLICATI
ASY®
ONS EASY- APPLICATIONS EASY- APPLICATIONS EASY- AP
PLICATIONS EASY-APPLICATIONS EASY-APPLICATIONS EASY
EASY- WARE
3.11
3.20
Release EASY- WARE 3.20
TM
REPORT
SOFTWARE
N E W S
EASY SOFTWARE AG · Am Hauptbahnhof 4 · D-45468 MÜLHEIM/RUHR
Pressesendung Deutsche Post AG · Entgelt bezahlt · K 47948
E - M a i l : i n d e x - o n l i n e @ e a s y. d e
z
I n t e r n e t : w w w. e a s y. d e
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EDITORIAL
DMS – A Promising Market of the Future
DMS –Ein Zukunftsmarkt mit Perspektive
The DMS market offers good perspectives. By the time the
phase of delayed investments due to the economic situation
has ended and business conversions to euro currency have
been completed, the new German federal tax legislation
alone, which will come into effect on January 1, 2002,
should see to it that Document Management remains a
convincing growth market.
Der DMS-Markt hat Perspektive. Spätestens wenn die
Phase konjunkturbedingter Investitionsstaus und der
betrieblichen Euro-Umstellungen beendet ist, sollte allein
schon die ab dem 01. Januar 2002 geltende neue Abgabenordnung des Bundes dafür sorgen, dass Dokumentenmanagement ein überzeugender Wachstumsmarkt bleibt.
And we are jumping at the chance: Sooner and more up-todate than our competitors, we have provided information
regarding the current state and the consequences of the
altered tax legislation in workshops, road shows, and on
our service site www.einfach-archivieren.de; responses were
positive throughout. Now we are aiming to build on this lead,
for the benefit of our partners and customers in particular.
Und wir packen zu:
Früher und aktueller als die Konkurrenz haben wir über
den neuesten Stand und die Auswirkungen der geänderten
Abgabenordnung in Workshops, Road-Shows und auf
unserer Service-Site www.einfach-archivieren.de informiert
und durchgehend positive Resonanz erhalten. Nun gilt es,
diesen Vorsprung – gerade auch zum Vorteil unserer Partner
und Kunden – zu nutzen.
During the DMS EXPO fair in Essen on September 26
through 28, we are going to demonstrate in detail how our
product portfolio is fully compliant with the new legal
requirements, and more than up to meeting the steadily
growing demands of the DMS market. The EASYWARE
Release 3.20 offers numerous new functions as well as
the new module EASY WEB DMS which allows users to
access the essential functions of EASY DMS via a web
browser through the intranet or Internet, saving both
time and money.
Auf der DMS EXPO in Essen vom 26. bis 28. September
werden wir detailliert darstellen, wie unser Produktportfolio
den neuen gesetzlichen Anforderungen in vollem Umfang
genügt und den stetig steigenden Anforderungen des
DMS-Marktes mehr als gewachsen ist. So wartet das
EASYWARE-Release 3.20 mit zahlreichen neuen Funktionen
und dem neuen Modul EASY WEB-DMS auf, mit dem
Anwender mittels eines Web-Browsers zeit- und kostensparend über das Intra- oder Internet auf die grundlegenden
EASY-DMS Funktionen zugreifen.
We are going to demonstrate the entire bandwidth of our
product suite including our Content Management solution
EASY PORTAL as well as EASY EXCHANGE with new
DMS functions for the "Microsoft Exchange Server"
groupware solution.
Mit der Präsentation unserer Content-ManagementLösung EASY-PORTAL sowie von EASY-EXCHANGE
mit neuen DMS-Funktionen für die Groupwarelösung
"Microsoft Exchange Server" demonstrieren wir die ganze
Bandbreite unserer Produktpalette.
As another highlight, we are presenting a joint development of EASY SOFTWARE AG and Konica Business
Deutschland GmbH which allows to distribute the incoming
mail in businesses and government offices electronically
through a photocopier (!): The documents are simply placed
on a digital copier, scanned, digitized and sent to the network where the EASY module IQ classify automatically
identifies the type of the document and forwards it directly
to the appropriate department - yet another reduction of
the daily office workload. This is what EASY stands for.
Als weiteres Highlight präsentieren wir eine Entwicklung
der EASY SOFTWARE AG und der Konica Business
Deutschland GmbH, mit der die Eingangspost in Unternehmen und Behörden elektronisch über den Kopierer (!)
verteilt werden kann: Die Dokumente werden einfach auf
einen digitalen Kopierer gelegt, eingescannt, digitalisiert
und an das Netzwerk weitergeleitet. Dort erkennt das
EASY-Modul IQ classify die Art des Dokuments automatisch
und leitet es direkt an die zuständige Abteilung weiter –
eine weitere EASY-typische Entlastung für den Büroalltag.
All in all, this means good prospects for EASY in a
promising market.
Cordially yours,
Markus Hanisch/ Senior Executive
Herzlichst Ihr
Markus Hanisch/ Vorstand
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Alles in allem gute Aussichten für EASY – in einem
Markt mit Perspektive.
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C O N T E N T S / I N H A LT
EASY- WARE
3.20
2
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Editorial
Editorial
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4
News
News
6
6
EASYWARE-Version 3.20
EASYWARE Version 3.20
12
12
EASY SOFTWARE in the first 6 months
EASY SOFTWARE im ersten Halbjahr
16
16
Success Story Regensburg Clinic
Anwenderbericht Klinikum Regensburg
20
20
SAP Event Résumé
SAP Event Resümee
22
22
EASY PORTAL Reports
EASY PORTAL-Berichte
24
News from the German
Finance Ministry
Neues vom Bundesfinanzministerium
TM
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26
26
Simplifying Every-Day Office Life
with Konica and EASY
Konica und EASY vereinfachen Büroalltag
30
30
Imprint
Impressum
31
31
Seminare
Courses
TRADE SHOWS / MESSEN
Halle 1 1240
040+
d
Stan 1
Essen 01
. 09. 20
2
26. – 8
Alle in dieser Publikation aufgeführten Wort- und Bildmarken sind Eigentum der
entsprechenden Hersteller.
All trade marks, tradenames and logos in this publication are the property of
their respective owners.
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NEWS
Strategic Partnership
Strategische Partnerschaft
As of September 2001, EASY SOFTWARE has entered
a strategic partnership with Engineering Informatics (EI),
a solutions and services company, operating exclusively in
the mySAP.com Product Lifecycle Management market.
Together, EASY SOFTWARE and Engineering Informatics
will provide complete end-to-end solutions for customers
who use PLM by SAP.
Im September 2001 ist EASY SOFTWARE eine strategische Partnerschaft mit Engineering Informatics (EI)
eingegangen, einem Anbieter von Lösungen und
Dienstleistungen, der ausschließlich auf dem Gebiet des
mySAP.com Product Lifecycle Management tätig ist.
Gemeinsam werden EASY SOFTWARE und Engineering
Informatics ganzheitliche, umfassende Lösungen für Kunden anbieten, die PLM von SAP verwenden.
Lynn R. Hogg, President of EASY SOFTWARE INC.,
comments: "The primary focus of our partnership will
be to provide SAP users with the functionality to manage
business documents from within the SAP user interface
as well as all forms of enterprise documentation including engineering and technical documentation and
drawings as well as other office and corporate documentation. Combining SAP's strong PLM functionality with
EASY SOFTWARE's document archiving and imaging
options provides an exceptional, long-term enterprise
storage solution that helps companies reduce costs
typically associated with long-term data management
while also meeting all of the legal and regulatory retention requirements."
Lynn R. Hogg, Vorsitzender der EASY SOFTWARE
INC., meint dazu: "Unsere Partnerschaft wird hauptsächlich darauf abzielen, SAP-Anwender in die Lage zu
versetzen, Geschäftsunterlagen aus der SAP-Oberfläche
heraus zu verwalten, genauso wie alle Formen der Unternehmensdokumentation, wie z.B. Dokumente und Zeichnungen aus den Bereichen Maschinenbau und Technik,
aber auch andere Büro- und Firmenunterlagen. Die
Kombination der leistungsfähigen PLM-Funktionalität
von SAP mit den Dokumentenarchivierungs- und
Imaging-Optionen der EASY SOFTWARE ergibt eine
außergewöhnliche, auf Dauer angelegte Aufbewahrungslösung für Unternehmen, die einerseits den Firmen
Kosten erspart, die sonst mit dem Langzeit-Datenmanagement verbunden sind, und andererseits dennoch allen gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen entspricht."
between EASY SOFTWARE and
Engineering Informatics
EI's President & CEO, Werner Simpson, says:
"I am extremely proud of our relationship with EASY
SOFTWARE. It is of a strategic nature in that both
companies can rapidly expand their growth in the
SAP marketplace."-
Werner Simpson, der Vorsitzende und Geschäftsführer
von EI, kommentiert: "Ich bin sehr stolz auf unsere Beziehung zu EASY SOFTWARE. Sie ist strategischer Natur,
denn sie gestattet es beiden Firmen, ihr Wachstum im
SAP-Markt rasch zu erweitern."-
EASY Website
EASY-Website
The electronic classified directory "Elektronisches
Branchenbuch EBB" has distinguished the web presence
of EASY SOFTWARE AG as a "Top Business Site 2001".
This award is only given to sites which refer to economic
issues and is valid for one year. Sites are assessed according
to their topicality and usefulness which must rank significantly higher than what is generally offered on the Internet. Out of 40,000 evaluated websites, only 800, or 2%,
received this award.-
Das "Elektronische Branchenbuch EBB" hat den
Internetauftritt der EASY SOFTWARE AG als "Top
Business Site 2001" ausgezeichnet. Diese Auszeichnung
wird nur Seiten mit wirtschaftlichem Bezug zuteil und gilt
für jeweils ein Jahr. Bewertungskriterien sind die Aktualität und der Nutzwert der Seiten, der deutlich über dem
Durchschnitt des sonst im Internet Gebotenen liegen
muss. Von 40.000 bewerteten Websites sind nur 800 prämiert worden, d.h. 2%.-
distinguished as
"Top Business Site"
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zwischen EASY SOFTWARE und
Engineering Informatics
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als "Top Business Site"
ausgezeichnet
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INTRODUCING
A NEW COMPANY WHOSE
7,000 CUSTOMERS INCLUDE
THE WORLD’S LARGEST
ORGANIZATIONS.
TODAY, JETFORM CORPORATION BECOMES ACCELIO
As JetForm, we made our name in the eighties and nineties as the global leader in electronic
forms. Today, our solutions are much broader and deeper. We give organizations simple
ways to extend critical business processes to customers, partners and employees in the ways
that work best for them, while making those processes much faster. The results include
happier customers, increased market share and reduced operating costs – which is why over
70% of the Fortune 100 are Accelio customers, including the top 10.
Accelio. A new company. A bold vision. An exciting future.
W W W. A C C E L I O . C O M
C O R P O R AT E H E A D Q U A R T E R S Accelio Corporation, 560 Rochester Street, Ottawa, Ontario, K1S 5K2 Canada Tel (613) 233-2256 or (866) 327-2256 (Toll free)
O T TA WA T O R O N T O AT L A N TA D A L L A S S A N F R A N C I S C O N E W Y O R K D E T R O I T C H I C A G O WA S H I N G T O N
D Ü S S E L D O R F L O N D O N D U B L I N PA R I S M I L A N O S L O S T O C K H O L M S Y D N E Y B E I J I N G T O K Y O S I N G A P O R E
© 2001 Accelio Corporation. All rights reserved. Accelio is a trademark of Accelio Corporation.
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Die Zukunft des
Dokumentenmanagements:
The Future of
Document Management:
EASY- WARE
TM
3.20
6
Significantly expanded WEB compatibility, an
Wesentlich
allover new EASY DMS, implementation of dis-
rundum erneuertes EASY-DMS, Implementie-
tinctive modules and features: With the new pro-
rung markanter Module und Features: Mit der
duct version EASYWARE 3.2, EASY SOFTWARE AG
neuen Produktversion EASYWARE 3.2 setzt die
is setting the standards for the future of modern
EASY SOFTWARE AG Maßstäbe für die Zukunft
document management. EASYWARE 3.2 will be
des
introduced at this year's DMS Expo show in
EASYWARE 3.2 hat Premiere zur diesjährigen
Essen.
DMS Expo in Essen.
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erweiterte
modernen
WEB-Fähigkeit,
ein
Dokumentenmanagements.
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Some highlights from the extensive
range of EASY innovations:
Einige Highlights aus dem reichhaltigen
Angebot der EASY-Innovationen:
EASY IQ classify: Fully-automatic and trainable
classification of heterogeneous document stacks
EASY-IQ classify: Vollautomatische und trainierbare
Klassifikation heterogener Dokumentenstapel
EASY NEWSCLIP light export : Automatic press
clippings with CAPTURE import
EASY-NEWSCLIP light export: Automatisches Presseclipping mit CAPTURE-Import
EASY INTELLI search: Extended full-text retrieval
based on semantic analogies and inflected forms in
multilingual archives
EASY-INTELLI search: Erweiterte Volltextrecherche
nach semantischen Entsprechungen und Flexionsformen in mehrsprachigen Archiven
EASY WEB DMS: Web client for modern and flexible
process control within the company through the Internet or intranet
EASY-WEB DMS: Webclient für eine zeitgemäße und
flexible Steuerung betriebsinterner Vorgänge via Intraoder Internet
EASY CRYPTING: State-of-the-art encryption technology for maximum security in event processing
EASY-CRYPTING: Modernste Verschlüsselungstechnik für größtmögliche Sicherheit bei der Vorgangsbearbeitung
Add the integration of digital forms (EFORMS),
Object Right servers, single sign-on, EASY SmartLink
and Xpost for SAP users, and much more EASYWARE 3.2 completes the range of EASY products for integrated document management.
Dazu die Integration digitaler Formulare (EFORMS),
Objektrechteserver, Single Sign-On, für SAP-Anwender
EASY SmartLink und XPost, und vieles mehr –
EASYWARE 3.2 komplettiert das EASY-Angebot
für ein Dokumentenmanagement aus einem Guss.
Those who have already worked with EASYWARE
will familiarize themselves with the new functions in no
time. But even newcomers to EASY will soon be able to
use all central functions for their daily business.
Wer bereits mit EASYWARE gearbeitet hat, wird sich
mit den neuen Funktionen sehr schnell vertraut machen.
Aber auch neue EASY-Anwender werden in sehr kurzer
Zeit alle wichtigen Funktionen für das Tagesgeschäft
nutzen können.
Extended basic technology
It is now possible to generate EFORMS and use them
for event processing. EFORMS allow to display, edit,
print and save electronic forms such as tax returns, remittance slips or official forms as well as self-created templates
in EASY ARCHIVE, EASY CAPTURE and EASY DMS,
and archive them in EASY ARCHIVE. The extended
Scanner Remote Control provides scanned documents in
PDF format.
Erweiterte Basistechnologie
EFORMS können nun generiert und für die Vorgangsbearbeitung eingesetzt werden. Mit den EFORMS lassen
sich elektronische Formulare wie z.B. Steuererklärungen,
Überweisungsträger oder behördliche Formulare sowie
eigenerstellte Vordrucke in EASY-ARCHIV, EASYCAPTURE und EASY-DMS anzeigen, bearbeiten,
drucken, speichern und in EASY-ARCHIV archivieren.
Die erweiterte Scan-Fernbedienung erzeugt eingescannte
Dokumente im PDF-Format.
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EASY-CAPTURE: Jedem das Seine
EASY CAPTURE: To each his own
The EASY NEWSCLIP light export interface permits
convenient acquisition, collection and categorization of
printed information from print media, press releases,
memos or typescripts and facilitates the creation of press
archives and editing of their contents.
On a scanned print template, such as a page from a
newspaper, the user can mark an article and any images
that go with it. At the push of a key, zones are recognized
automatically – header, subheader, lead, section, image
caption, or the entire text. The identified parts of the
article are acquired by EASY CAPTURE and made
available in the archive in a revision-proof manner.
A revision-proof image of the template is archived at
the same time.
Another option besides full-text retrieval is to store the
press clippings or documents in files according to their
subject, topics or editions and to add other digital
documents such as video files, radio interviews or multimedia objects at any time.
The module EASY IQ classify is a self-learning software for automatic document classification. The program
analyzes and classifies documents based on statistic procedures with tremendous accuracy. With the help of a wizard
providing step-by-step instructions for the creation of new
document classes or training documents, it is now possible
to train the document allocations for newly created classes
at any time. The daily incoming mail is automatically structured through EASY IQ classify and can thus be processed
much faster and distributed right on target.
EASY- WARE 3.20
TM
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Die Schnittstelle EASY-NEWSCLIP light export
ermöglicht das komfortable Erfassen, Sammeln und Kategorisieren von gedruckten Informationen aus Printmedien, Pressemitteilungen, Schriftstücken oder Typoskripten
und erleichtert das Anlegen von Pressearchiven sowie das
redaktionelle Arbeiten mit deren Inhalten.
Auf einer eingescannten Printvorlage, beispielweise
einer Zeitungsseite, kann der Anwender einen Artikel
samt dazugehörigem Bildmaterial markieren. Auf Tastendruck werden automatisch Zonen erkannt – Headline,
Subheadline, Lead, Abschnitt, Bildunterschrift oder auch
der ganze Text . Die erkannten Artikelbestandteile werden
über EASY-CAPTURE erfasst und volltextrecherchierbar
im Archiv zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig wird ein
revisionssicheres Image der Vorlage archiviert.
Neben der Volltextrecherche besteht auch die Möglichkeit, die Presseclippings bzw. Dokumente nach Sachgebieten, Themen oder Ausgaben in Mappen abzulegen und
weitere digitale Dokumente wie Filmdateien, Radiointerviews oder Multimediaobjekte jederzeit hinzuzufügen.
Das Modul EASY-IQ classify ist eine selbstlernende
Software zur automatischen Dokumentenklassifizierung.
Das Programm analysiert und klassifiziert Dokumente
anhand statistischer Verfahren mit sehr hoher Treffsicherheit. Mit einem Assistenten, der Schritt für Schritt bei der
Erstellung von neuen Dokumentenklassen oder Trainingsdokumenten hilft, lassen sich nun jederzeit die DokumentenZuordnungen für neu erstellte Klassen antrainieren. Der
tägliche Posteingang wird durch EASY-IQ classify automatisch strukturiert und kann somit erheblich schneller
bearbeitet und zielgerichtet verteilt werden.
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S O F T WA R E
EASY ARCHIVE knows
foreign languages
Documents which were acquired with WINCOLD
can be transferred to Exchange or Lotus Notes via SMTP
Export, or converted to XML format.
EASY INTELLI search is the name of a new EASY
ARCHIVE module for multilingual, semantic full-text
search in archives. This solution is of particular interest
to multinational companies maintaining multilingual
archives.
EASY WEB ARCHIVE:
Archiving through the Internet
EASY WEB ARCHIVE provides access to EASY
archives via the Internet or intranet from the familiar
EASYWARE File Manager interface. With the new
WEB Edit module, any documents can be transferred to
an EASY archive through a browser. The Report linkage enables many and diverse layout templates. With
CI Notes, notes can be displayed and edited in
EASY WEB archives.
EASY DMS for your safety
The encryption technology of EASY CRYPTING
ensures maximum security during event processing. EASY
CRYPTING encodes documents or personal data to protect them from unauthorized access while they are being
forwarded within the company. Only authorized individuals are able to decode and view the information with their
digital keys. When forwarded, the information is automatically encrypted again.
Advanced forwarding options simplify and optimize
the proven EASY DMS "ad hoc workflow".
EASY-ARCHIV kann Fremdsprachen
Mit WINCOLD erfasste Dokumente können über
SMTP Export in Exchange oder Lotus Notes übergeben
werden oder im XML-Format ausgegeben werden.
EASY-INTELLI search heißt ein neues Modul für
EASY-ARCHIV zur sprachübergreifenden, semantischen
Volltextsuche in Archiven. Die Lösung ist besonders interessant für multinationale Unternehmen, die mehrsprachige Archive pflegen.
EASY WEB-ARCHIV:
Archivieren über das Internet
EASY WEB-ARCHIV bietet einen Zugriff auf EASYArchive über Inter- oder Intranet in der gewohnten
Mappenmanager-Oberfläche der EASYWARE. Über das
neue WEB Edit-Modul werden beliebige Dokumente mittels eines Browsers in ein EASY-Archiv transferiert. Die
Report-Anbindung ermöglicht vielfältige Layout-Hinterlegungen. Mit CI Notizen können Notizen in EASY
WEB-Archiven angezeigt und editiert werden.
EASY-DMS zu Ihrer Sicherheit
Mit der Verschlüsselungstechnik EASY-CRYPTING
wird größtmögliche Sicherheit bei der Vorgangsbearbeitung erreicht. EASY-CRYPTING verschlüsselt Dokumente oder personenbezogene Daten, um sie sicher vor
unerwünschtem Zugriff durch das Unternehmen zu leiten.
Nur berechtigte Personen können mit ihren digitalen
Schlüsseln die Informationen dekodieren und einsehen.
Beim Weiterleiten erfolgt die erneute Verschlüsselung
automatisch.
Erweiterte Versendemöglichkeiten erleichtern und
optimieren den bewährten "ad-hoc Workflow" von
EASY-DMS.
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EASY-WEB DMS: Weltweite Mitarbeit
EASY WEB DMS:
World-wide participation
With EASY WEB DMS, users can access the basic
functions of EASY DMS with a WEB browser through
the intranet or Internet while operating with the "look and
feel" of the EASY DMS Windows Client.
The functions available through EASY WEB DMS
include, for instance, the EASYWARE file concept, the
modification of file types "on the fly", adding, displaying
and printing documents, working with different distribution lists, document version control and version management, sequential and concurrent file forwarding, access
to global folders, file status reports via a monitor, and circulars with task definition.
The user can decide – individually and depending on
the situation – whether she wants to work with the extended functions of the Windows Client within the company,
or via the intranet with the DMS WEB Client. From outside of the company's network, it is possible to log into
the company DMS with a notebook, for example, through
an Internet browser.
The use of EASY WEB DMS also lowers the administration costs for the individual clients. This "zero administration" results in further reduced expenses because it is
considerably less time-consuming than a complete client
installation.
Optimal business workflow
With the implementation of many new functionalities,
handling daily business processes with EASYWARE
becomes even faster and more automated. “The modular
structure of the program package allows users to customize
their profiles,” says Matthias Kelp, Product Manager at
EASY SOFTWARE AG. “EASYWARE 3.2 offers optimal
and individual solutions for each type of document management.” You are invited to find out for yourself!-
EASY- WARE 3.20
TM
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Mit EASY-WEB-DMS können Anwender mit einem
WEB-Browser über das Intra- oder Internet auf die
grundlegenden Funktionen von EASY-DMS zugreifen.
Die Bearbeitung geschieht im "look and feel" des EASYDMS Windows-Client.
Zu den unter EASY-WEB-DMS bereitgestellten Funktionalitäten gehören beispielweise das Mappenkonzept
der EASYWARE, das Verändern von Mappentypen
"on the fly", das Hinzufügen, Anzeigen und Drucken von
Dokumenten, die Arbeit mit unterschiedlichen Verteilerlisten, die Versionierung und Versionsverwaltung von
Dokumenten, das sequentielle und parallele Versenden
von Mappen, der Zugriff auf die globalen Ordner, die
Statusabfrage der Mappen über einen Monitor und der
Umlaufzettel mit Aufgabendefinition.
Der Anwender kann individuell und situationsabhängig
entscheiden, ob er im Unternehmen mit den erweiterten
Funktionen des Windows Clients arbeiten will, oder ob er
über das Intranet mit dem DMS-WEB Client agiert. Von
außerhalb des Firmennetzwerkes kann er sich z.B. mit
seinem Notebook über das Internet mittels Browser an
das unternehmenseigene EASY-DMS anmelden.
Mit dem Einsatz von EASY-WEB-DMS sinken auch
die Kosten für die Administration der einzelnen Clients.
Durch diese "Zero-Administration" ergibt sich eine weitere
Kostensenkung, weil der zeitliche Aufwand gegenüber einer
kompletten Client-Installation drastisch reduziert wird.
Optimaler Geschäftsablauf
Mit der Implementation vieler neuer Funktionalitäten
wird die Arbeit mit EASYWARE im täglichen Geschäftsablauf noch weiter automatisiert und beschleunigt.
„Durch den modularen Aufbau des Programmpaketes
kann der Anwender sein ganz persönliches Nutzungsprofil
realisieren“, so Matthias Kelp, Produktmanager der EASY
SOFTWARE AG. „EASYWARE 3.2
bietet für jede Art des Dokumentenmanagements die optimale und
individuell zugeschnittene Lösung.“
Lassen Sie sich überzeugen!-
Matthias Kelp, EASY SOFTWARE
Product Manager/Produktmanager
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Gesetz
t
den Fall, Sie müssen
elektronisch archivieren...
Ab dem nächsten Jahr gilt ein neues Gesetz: Elektronisches
Archivieren wird Pflicht. Wir sagen Ihnen schon jetzt, wie Sie
schnell und günstig Ihre IT-Struktur um ein optimal passendes
Archiv-System erweitern können. Gemeinsam mit Partnern
veranstaltet EASY SOFTWARE eine bundesweite Veranstaltungsreihe. Aktuelle Termine und weitere Informationen finden
Sie auf der Serviceseite www.einfach-archivieren.de. Unten
stehende EASY-Partner können Sie natürlich auch direkt kontaktieren.
Kiel • Hamburg • Lübeck
WMD Vertrieb GmbH
Workflow Management
& Document Consulting
Ernst-Ziese-Str. 15
22926 Ahrensburg
Ansprechpartner:
Andreas Karge
Tel. 04102/ 8838- 0
Fax. 04102/ 8838- 12
eMail: [email protected]
Internet: www.wmdwork.de
isn GmbH
Informations- u.
System-Management
Nord
Kiel • Hamburg • Lübeck
Ansprechpartner:
Lorenz Roth
Tel. 0431/6703-0
Fax. 0431/6703-199
Internet: www.isn.de
RÖTH
Dokumenten Management
Wuppertal GmbH
Saarbrücker Str. 40-42
42289 Wuppertal
Ansprechpartner:
Detlef Deisler
Tel. 0202/584-165
Fax. 0202/584-163
Internet: www.roeth-dms.de
ipi GmbH
Innovativer Partner im
Informationsmanagement
An der Brücke 4
91586 Lichtenau
Ansprechpartner:
Siegmar Kullack
Tel. 09827/92787-0
Fax. 09827/92787-9000
Internet: www.ipi-gmbh.com
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REPORT
EASY SOFTWARE in the first six months:
EASY SOFTWARE im ersten Halbjahr:
11 percent sales growth
Umsatzanstieg um 11 Prozent
A
ls Folge der weltweit festzustellenden Konjunkturabkühlung wurden die Wachstumsprognosen der
Wirtschaftsinstitute in den vergangenen Monaten mehrfach zurückgenommen. Der IT-Markt hat sich von diesem
Trend nicht abkoppeln können. So stand das erste Halbjahr auch für die EASY SOFTWARE Gruppe im Zeichen
konjunkturbedingter Auftragsverzögerungen, die dazu
führten, dass die Gruppe ihre ursprünglichen Umsatzpläne
nicht gänzlich realisieren konnte.
Die Umsatzerlöse des EASY Konzerns stiegen in den
ersten sechs Monaten – trotz der allgemeinen Konjunkturabkühlung – auf 38,54 Mio. DM. Sie lagen damit um
11% über dem Umsatz des vergleichbaren Vorjahreszeitraumes (2000: 34,66 Mio. DM), jedoch unter unserer
Planung. Die konzernweite Gesamtleistung nach Aktivierung der Software-Entwicklungskosten erhöhte sich gegenüber dem Vorjahrszeitraum um 14%auf 44,06 Mio. DM
(2000:38,65 Mio. DM).
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REPORT
A
s a result of the world-wide economic slowdown, the
growth forecasts issued by economic institutions were
repeatedly retracted during the past months. The IT market
could not escape this trend. Therefore, the first half of the
year was influenced by delayed orders due to the economic situation for the EASY SOFTWARE group as well; as a
result, the group could not completely attain its original
sales goals.
In spite of the general economic decline, the sales revenues of the EASY group increased in the first six months
to DM 38.54 million. They exceeded the revenue of the same
period in the previous year by 11% (2000: DM 34.66 million), although they did not meet the target figures. The
total turnover and operating revenue of the group after
inclusion of the software development expenses increased
by 12% to DM 44.06 million as compared to the previous
year (2000: DM 38.65 million).
Advance concessions to open up
market prospects
The gross profit of DM 32.65 million almost matched
that of the previous year (2000: DM 32.88 million). Besides
sales fluctuations and increased personnel expenses, the
earnings side was affected by substantial advance concessions to open up future market prospects. This includes
the completely new software version EASYWARE 3.20.
At the same time, EASY has made preparations to meet
customer requirements resulting from the new legislation
regarding digital archiving which will come into effect as
of January 1, 2002.
Unusual operating expenses and depreciation were
another factor to be considered. For the EBIT operating
result of DM -9.39 million (2000: DM 2.43 million) alone,
precautionary allocations to allowances for doubtful
accounts made a difference of DM -2.57 million. As a onetime effect, the portfolio write-down for own stock from
the buy-back program decreased the financial result by
DM 1.1 million.
As a result of the listed factors, the first six months
ended with a group period deficit of DM 6.63 million after
deferred taxes (versus a period surplus of DM 0.84 million
in 2000). Based on the company's 5,403,000 shares, this
corresponds to a calculated result of Euro -0.63 per share
(2000: Euro 0.08).
Vorleistungen zur Erschließung
künftiger Marktpotentiale
Das Rohergebnis lag mit 32,65 Mio. DM nahezu auf
Vorjahresniveau (2000: 32,88 Mio. DM). Auf der Ertragsseite wirkten sich – neben den Umsatzabweichungen
sowie einem gestiegenen Personalaufwand – beträchtliche
Vorleistungen zur Erschließung künftiger Marktpotenziale aus. Hierzu gehört unter anderem die komplett neue
Software-Version EASYWARE 3.20. Parallel hat sich
EASY für die Kundenanforderungen aus der ab 1. Januar
2002 wirksamen neuen Gesetzgebung zur digitalen Archivierung gerüstet.
Hinzu kamen erhebliche Sondereffekte bei Aufwendungen und Abschreibungen. So schlugen allein beim Betriebsergebnis EBIT von -9,39 Mio. DM (2000: 2,43 Mio. DM)
die vorsorglich vorgenommenen Einstellungen in Wertberichtigungen auf Forderungen mit -2,57 Mio. DM zu
Buche. Als Einmaleffekt minderte die Abschreibung auf
eigene Wertpapiere aus dem Aktienrückkaufprogramm
das Finanzergebnis um 1,1 Mio. DM.
In Folge der genannten Punkte ergab sich nach Berücksichtigung latenter Steuern für das erste Halbjahr ein Konzern-Periodenfehlbetrag von 6,63 Mio. DM (Periodenüberschuss 2000: 0,84 Mio. DM). Auf Basis der 5.403.000 Aktien
des Unternehmens entspricht dies einem rechnerischen
Ergebnis pro Aktie von -0,63 Euro (2000 : 0,08 Euro).
Fortentwicklung des
EASYWARE-Produktangebotes
Konzernweit investierte EASY 7,86 Mio. DM (2000:
11,71 Mio. DM) in Sachanlagen sowie den Bereich Forschung und Entwicklung. Der Schwerpunkt der Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten lag bei der Fortentwicklung des EASYWARE-Produktangebotes.
Ein Kernpunkt der Innovation ist die Anbindung der
EASY-Produkte an das Internet. Ein wichtiger Schritt
voran war dabei die Entwicklung und Markteinführung
des Neuproduktes EASY-EXCHANGE, mit dem sich
der gesamte elektronische Mailverkehr von Unternehmen
einschließlich anhängender Dokumente und Dateien
automatisch und revisionssicher in zentralen oder persönlichen EASY-Archiven speichern lässt.
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REPORT
Markus Hanisch,
Senior Executive/Vorstand
Sales & Marketing
Dirk Vollmering,
Product Development
Further development of the
EASYWARE range of products
Within the group, EASY invested DM 7.86 million
(2000: DM 11.71 million) in tangible assets as well as the
research and development sector. Research and development activities primarily focused on the further development of the EASYWARE range of products.
Internet integration of EASY products is a key point in
the innovation processes. An important step in this direction
was the development and market introduction of the new
product EASY EXCHANGE which allows to store all
electronic mail communications within a company including attached documents and files automatically and in a
revision-proof manner in public or personal EASY archives.
EASY EXCHANGE thus focuses on an issue which is
bound to gain considerable importance in the future.
According to a survey published by the market research
firm Forrester Research, businesses will send out more
than 200 billion e-mail communications in the year 2004.
Even now, e-mail is already the most frequently used
communication medium in business life. This trend
towards using e-mail is reinforced by future legislation
(signature law, safekeeping regulations for digital documents) which requires businesses to provide for revisionproof storage of e-mail communications.
More direct approach
to target groups in Sales
Sales activities centered on the exploitation of the additional sales prospects which arise from the amendment of
the German fiscal code. These measures combine the
expertise within the EASY group with the possibilities
offered by our sales partners.
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Jörg Michael Pläsker,
Corporate Communications
& Investor Relations
Michael Kaiser,
Finance & Administration
EASY-EXCHANGE setzt damit an einem Punkt an,
dessen Bedeutung in Zukunft noch deutlich zunehmen
wird. Nach einer Studie des Marktforschungsunternehmens Forrester Research dürften im Jahr 2004 mehr als
200 Mrd. E-Mails von Unternehmen versendet werden.
Die E-Mail ist bereits jetzt das meistgenutzte Kommunikationsmedium im Geschäftsleben. Verstärkt wird der
Trend zum E-Mail-Einsatz durch die künftigen rechtlichen
Regelungen (Signaturgesetz, Aufbewahrungspflicht digitaler Dokumente), die von Unternehmen eine revisionssichere Ablage von E-Mails fordern.
Verstärkte zielgruppengerechte
Direktansprache im Vertrieb
Die Erschließung der zusätzlichen Absatzchancen aus
der Novellierung der Abgabenordnung stand im Mittelpunkt der Vertriebsaktivitäten. Die hierauf gerichteten
Maßnahmen bündeln die Möglichkeiten der EASY Gruppe
mit denen der Vertriebspartner.
Um die Marktpräsenz weiter zu verstärken, wurde die
Kooperationsausrichtung fortgesetzt. So arbeitet EASY
jetzt enger mit der SAP Systems Integration AG (SAP SI)
zusammen und kooperiert mit der Jet-Form Corporation
für integrierte Lösungsangebote mit Document Output
Management (DOM) und elektronische Archivierung.
Über die EASY SOLUTIONS AG wurde eine strategische
Zusammenarbeit mit der ALLDATA Service GmbH im
SAP-Umfeld vereinbart.
Ergänzend zum Partnervertrieb sind die Direktvertriebsaktivitäten mit Produkten und Lösungen zu sehen.
Sie werden dazu beitragen, den vorhandenen Firmenkundenkreis mit mehr als 6.000 Netzwerkinstallationen über
ertragsstarke Aktivitäten wie Beratung und Dienstleistungen
zu erweitern. So wurde insbesondere durch EASY
SOLUTIONS die zielgruppengerechte Direktansprache
mit DMS-Lösungen für definierte Branchen verstärkt.
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REPORT
To reinforce our market presence even more, we have
continued to place our emphasis on cooperation. Thus,
EASY is now cooperating more closely with SAP Systems
Integration AG (SAP SI) and also collaborates with JetForm Corporation to offer integrated solutions with Document Output Management (DOM) and electronic
archiving. Through EASY SOLUTIONS AG, strategic
cooperation was established with ALLDATA Service
GmbH in the SAP environment.
Direct sales activities involving products and solutions
complement sales through partners. They will contribute
to the expansion of the existing clientele with more than
6,000 network installations through highly profitable activities such as consulting and services. EASY SOLUTIONS
in particular reinforced the target group oriented direct
approach with DMS solutions for specific sectors.
SOLSYS Österreich
Mit Wirkung zum 31. Mai 2001 wurde Mitte August
die 51-prozentige Beteiligung der EASY SOFTWARE AG
an der österreichischen SOLSYS Solution Systems GmbH
an den Mitgesellschafter Erwin Stern, Geschäftsführer der
SOLSYS in Wien, verkauft. Die Anteile waren Mitte 1999
erworben worden, um mit dem Hauptprodukt von
SOLSYS, der DMS-Software Visual EASY 400, auch den
IBM AS/400-Markt bearbeiten zu können. Seit dem Zeitpunkt der Mehrheitsbeteiligung ist jedoch die Einsatzbreite
der EASY-eigenen DMS-Standardsoftware EASYWARE
ständig vergrößert worden, so dass inzwischen das
EASYWARE-Angebot auch im IBM AS/400-Umfeld eingesetzt werden kann. Für EASY erübrigte sich damit ein
weiteres Engagement in die SOLSYS.
SOLSYS Austria
Basis für profitables Gesamtjahr 2002
Effective May 31, 2001, EASY SOFTWARE AG's
51% participation in the Austrian company SOLSYS
Solution System GmbH was sold to co-proprietor
Erwin Stern who is the CEO of SOLSYS in Vienna. These
shares had been acquired in mid-1999 in order to be able
to cover the IBM AS/400 market as well through SOLSYS'
main product, the DMS software Visual EASY 400. Since
the time this majority holding was acquired, however,
the range of functions covered by EASYWARE, EASY's
own DMS standard software, has been constantly increased, and the EASYWARE package can now be implemented in the IBM AS/400 environment as well. Further involvement of EASY in the SOLSYS business was
thereby made redundant.
Basis for a profitable year 2002
Die strategische und operative Ausrichtung für weiteres
Wachstum des Unternehmens steht im Zeichen verstärkter
Ergebnisorientierung. Um die notwendigen Voraussetzungen zu schaffen, wurde noch im ersten Halbjahr eine
Reihe zusätzlicher Kostensenkungsmaßnahmen eingeleitet.
Dazu gehören allgemeine Einsparungen, die im Laufe des
Gesamtjahres wirksam werden, sowie eine Inventur sämtlicher Aktivitäten des Unternehmens. Parallel soll aber der
Anteil ertragsstarker Aktivitäten wie Beratung und
Dienstleistungen plangemäß weiter erhöht werden. Das
Engagement in diesem Bereich baut EASY gemeinsam mit
leistungsstarken Partnern aus.
Vor diesem Hintergrund geht EASY davon aus, für das
zweite Halbjahr ein positives Ergebnis zu erzielen. Für
2002 soll somit – selbst auf dem Niveau des diesjährigen,
konjunkturbedingt reduzierten Umsatzes – die Basis für
ein profitables Gesamtgeschäftsjahr geschaffen werden.-
Both the strategic and operative organization of the
company's continued growth will be increasingly resultoriented. To lay the groundwork for this, a number of
additional cost-cutting measures were introduced during
the first six months of this year; these include general savings which will become effective during the course of the
entire year, as well as audits regarding all of the company's
activities. At the same time, the proportion of highly profitable activities such as consulting and services is to be
increased as planned. EASY is reinforcing its commitment
in this sector in collaboration with powerful partners.
Against this background, EASY is confident that the
second half of the year will bring positive results. The
company aims to provide the basis for a profitable allover
business year 2002 – even on the level of this year's sales
revenue, which was reduced due to economic factors.-
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SUCCESS STORY
Pionierleistungen mit EASY-Archiv
im Uni-Klinikum Regensburg
Blitzschneller Zugriff auf Patientenakten im digitalen Archiv
Pioneering EASY ARCHIVE implementation
in the Regensburg University Clinic
Lightning-fast access to patient files in the digital archive
Numerous archiving projects in connection
with the SAP trade solution for hospitals
Zahlreiche Archivprojekte in der Branchenlösung von SAP für den Klinikbetrieb
The Regensburg university clinic is among the
Als
first major German hospitals to make the
Deutschlands verwirklicht die Regensburger
dream of a fully digitized patient file come true,
Universitätsklinik schrittweise den Traum einer
step by step. This means that all relevant
voll digitalisierten Patientenakte. Und zwar so,
results and records such as doctor's communi-
dass alle relevanten Befunde und Aufzeichnun-
cations, surgery reports, X-ray or pathological
gen wie zum Beispiel Arztbriefe, OP-Berichte,
results – which must otherwise be pulled from
Befunde der Röntgendiagnostik oder der Patho-
paper archives, costing much effort and time –
logie – die sonst mühsam und zeitaufwendig
are available at the touch of a button, thanks
aus den Papierarchiven gezogen werden müs-
to a perfect symbiosis between EASY ARCHIVE
sen – auf Knopfdruck verfügbar sind. Dafür
and the SAP IS- H*MED trade solution.
geht die Branchenlösung IS-H*MED von SAP
eines
der
ersten
Großkrankenhäuser
eine perfekte Symbiose mit EASY-ARCHIV ein.
Früher als andere setzten die Regensburger auf die Branchenlösung von SAP – als Pilotpartner trug man seinerzeit
schon zur Weiterentwicklung der umfassenden Standardsoftware für den Klinikbetrieb bei. Regensburg besaß im Jahr
1992 weltweit die erste Krankenhausinstallation von SAP.
Heute arbeiten über 600 Krankenhäuser in 20 Ländern der
Erde mit diesem System. In Regensburg sind 825 Anwender
registriert, etwa 400 davon angemeldet. Der konsequente
Einsatz der SAP-Lösung war schließlich auch der Anlass,
sich intensiver mit dem Thema Archivierung zu beschäftigen.
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REPORT
Earlier than others, Regensburg decided to use the SAP
trade solution – as a pilot partner, the clinic has actually contributed to the development of this comprehensive standard
software for hospitals. In 1992, the SAP hospital implementation in Regensburg was the first world-wide. More than 600
hospitals in 20 countries all over the world
are working with this system today. The
Regensburg system counts 825 named users
and some 400 concurrent users. The consistent use of the SAP solution eventually provided the initial impulse to look more closely
into archiving.
Euro transition: Initial project
for EASY ARCHIVE
During the planning for the Euro transition, it was recommended to transfer the
bulk of stored data to an archive to avoid
system crashes due to huge amounts of data
during the transition. This initial issue has
led to a great number of other archiving
projects.
Today, the load is taken off the active
database by storing all data not needed
every day in a different location. The
archive also contains electronic patient files.
The main point is to make all documents
which are stored in the system – including
patient records from SAP plus half a million doctor's communications, surgery reports and X-ray results – available in
such a way that doctors can retrieve all information even
during unexpected crashes or maintenance downtimes. Even
if SAP does not respond – for instance, in the course of a
version upgrade – doctors in the emergency room and
specialist departments can still access all patient information
through the EASY archive. In routine operation, the EASY
archive also provides documents that were generated before
the introduction of IS-H*MED and those from earlier
information systems as well as the "brief digital record" – in
a user-friendly, intelligible manner
and with the familiar SAP interface.
Moreover, as part of a general downtime concept, EASY ARCHIVE
creates a complete electronic patient
file for the user which also contains
all SAP documents.
"Brief digital record":
Everything at a glance
in a matter of seconds
Another exciting feature is
known as "brief digital record" in
Regensburg. "For this project, we
have received incredibly positive
Euroumstellung: Initialprojekt
für EASY-ARCHIV
Bei der Planung der Euroumstellung kam die Empfehlung
auf den Tisch, vor der Umsetzung der Systeme die gespeicherten
Datenbestände in ein Archiv zu transferieren,
damit nicht aufgrund der hohen Datenmengen
im Laufe der Umstellung die Systeme lahmgelegt werden. Inzwischen hat diese anfängliche Problemstellung zu einer Vielzahl
anderer Archivierungsprojekte geführt.
Gezielt wird heute die aktive Datenbank
entlastet – alle Daten, die nicht jeden Tag
benötigt werden, werden ausgelagert. Daneben gibt es im Archiv elektronische Krankenakten. Hier geht es vor allem darum, alle
im System gespeicherten Dokumente – also
Patientendaten aus SAP plus eine halbe Million Arztbriefe, Operationsberichte, Röntgenbefunde – so verfügbar zu machen, dass
auch bei einem ungeplanten Ausfall oder in
einem Wartungsfenster alle Informationen
für den Arzt abrufbar bleiben. Selbst wenn
SAP, zum Beispiel im Laufe eines Releasewechsels, nicht "ansprechbar" ist, können
die Ärzte in der Notaufnahme und in den
Fachkliniken über das EASY-Archiv auf alle
Patienteninformationen zugreifen. Im Routinebetrieb erweitert das EASY-Archiv – für
den Benutzer völlig transparent und mit der
gewohnten SAP-Oberfläche – die "SAP-Befundliste" einerseits um Dokumente aus der Zeit vor der IS-H*MED-Einführung und aus vorgelagerten Informationssystemen, andererseits um die "digitale Kurzakte". Darüber hinaus erstellt
EASY-ARCHIV im Rahmen eines Ausfallkonzeptes für den
Anwender eine komplette elektronische Krankenakte, die
auch alle SAP-Dokumente enthält.
"Digitale Kurzakte":
In Sekundenschnelle alles im Blick
Nicht weniger spannend ist ein anderes Thema, das in
Regensburg unter dem Stichwort "digitale Kurzakte" geführt
wird. "Auf dieses Projekt haben wir eine ungeheuer positive
Resonanz, viele Ärzte sind regelrecht begeistert von diesem
System, das den schnellen Zugriff auf ältere Dokumente
erlaubt", sagt Dr. Athanassios Tsakpinis, Leiter der Abteilung
DV-Med für das Rechenzentrum der Universität Regensburg. Nicht alle Unterlagen und Papiere werden auf Dauer
ins Archiv gelegt. Nach einigen Jahren wird ein großer Teil
mikroverfilmt. Parallel dazu schicken die Datenverarbeiter
im Uniklinikum die wichtigsten Dokumente durch einen
Scanner und legen sie ins Archiv. Diese digitale Kurzakte ist
direkt aus dem SAP-System abrufbar und klärt den Arzt
schon bei der Aufnahme eines Patienten schnell und gezielt
über mögliche Vorerkrankungen und eingeleitete Therapien
auf. Und auch die Einschätzungen von Kollegen, die den
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feedback; many doctors are waxing enthusiastic about this
system which provides fast access to older documents", says
Dr. Athanassios Tsakpinis who heads the IT-Med department
of the Regensburg University data processing center. Not all
records and papers are stored indefinitely. After a few years,
a major part of them is copied on microfilm. At the same
time, the clinic's data processing staff scans the most important documents and archives them electronically. This brief
digital record can be called directly from the SAP system and
promptly provides physicians with specific information
regarding any previous illnesses and therapies when a patient
is admitted. Likewise, opinions of colleagues who have previously treated the patient are readily available.
Visual aids for doctors:
Pictures straight from the heart
Change of scene: Henning M. is lying on an operating
table while the Regensburg cardiology team is inserting a
heart catheter. Doctors are tracing the path of a miniature
camera through his veins on a monitor. Once it reaches the
heart, the problem zone becomes evident. Several coronary
arteries are clogged – vessels which supply the cardiac muscle
with blood. The visual impressions from this catheter probe
determine further treatment, possible surgery, medication
and dosage. In the case of Henning M., these "pictures
straight from the heart" certainly do say more than a
thousand words. The most important images from this probe
are immediately placed in the electronic archive – and every
member of the Regensburg team of physicians can access this
background information at any time. This is another project
where EASY ARCHIVE closely collaborates with the SAP
healthcare solution IS-H*MED. In this context, it is used as a
picture library. The heart catheter project is only a first step soon, this method will be used in Regensburg wherever additional image data can help support doctors' decisions.
Research: Creating a photo archive
Speaking of picture libraries: in the course of their teaching and research careers, many Regensburg physicians have
gathered an abundance of slides which illustrate clinical
pictures and case histories. "Some departments have well over
10,000 slides stashed away in their closets," explains Dr.
Tsakpinis. "Finding the image you need there right away and
within grasp is not an easy venture." Therefore, in the future,
the clinic's IT staff will create a picture and documentation
archive into which all conventional and already digitized
slides will be relocated. "In this context, the great advantage
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Patienten zu einem anderen Zeitpunkt behandelt haben, sind
auf diese Weise schnell verfügbar.
Entscheidungshilfe für den Arzt:
Bilder, die von Herzen kommen
Szenenwechsel: Henning M. liegt im OP und das Regensburger Kardiologie-Team setzt einen Herzkatheter. Auf
einem Monitor verfolgen die Ärzte den Weg, den eine Minikamera durch die Adern nimmt. Am Herzen angekommen,
erkennen sie schnell die Problembereiche. Einige Koronargefäße sind verstopft – Adern, die den Herzmuskel mit Blut
versorgen. Die visuellen Eindrücke aus der Katheteruntersuchung entscheiden über die weitere Behandlung, über Operationen, die Gabe von Medikamenten und deren Dosierung.
Die "Bilder aus dem Inneren des Herzens" sagen auch im Fall
von Henning M. mehr als tausend Worte. Die wichtigsten
Aufnahmen aus der Untersuchung werden direkt ins elektronische Archiv gestellt, so dass jeder im Regensburger
Behandlungsteam alle Hintergründe kennt. Auch im Rahmen
dieses Projektes geht EASY-ARCHIV eine enge Verbindung
mit der medizinischen Branchenlösung von SAP (ISH*MED) ein. Es wird sozusagen als Bildarchiv genutzt. Das
Herzkatheterprojekt ist ein erster Schritt bald soll dieses
Verfahren in Regensburg überall dort zum Einsatz kommen,
wo zusätzliche Bildinformationen den Arzt in seinen
Entscheidungen unterstützen.
Forschungsarbeit:
Recherche im großen Fotoarchiv
Apropos Bildarchiv: Viele Mediziner aus Regensburg
haben im Laufe ihrer Lehr- und Forschungstätigkeit eine
Fülle von Dias gesammelt, die Krankheitsbilder und -verläufe illustrieren. "An manchen Lehrstühlen lagern weit über
10.000 Dias in den Schränken", sagt Dr. Tsakpinis. "Dort auf
Anhieb und mit einem Griff das richtige Bild zu finden, ist
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of EASY is the fact that, through interfaces, the slides can be
linked to text, or additional information can be entered
directly, and later be retrieved via a full-text search," says Dr.
Tsakpinis. "We believe that this service offers immense advantages to many hospitals." Thus, EASY archives not only
facilitate the treatment of patients; they also simplify research
and teaching.
Positive experiences throughout:
This calls for new projects
Following the positive experiences with the EASY
archive, all kinds of other uses are being considered, and
several concrete plans for new projects are in the making.
Soon, EASY will not only deal with minutes of board
meetings and administrative paperwork; the IT staff is about
to tackle the archiving of SAP
records as well. Invoices,
packing slips and similar
documents will then also
be accessed via EASY
ARCHIVE. The fast interaction between SAP and EASY,
which is administrationfriendly and barely noticeable
for the user, is one of the factors which make the Regensburg installation so successful
that it attracts many IT insiders from the healthcare sector.
Dr. Athanassios Tsakpinis:
"Our success is based on the
fact that everything is controlled from the SAP mask.
The user does not even notice
when something comes from
the archive." This aspect,
incidentally, was the decisive
factor for the intensive collaboration between the Regensburg
clinic and EASY SOFTWARE AG. On the other hand – and
that is the second crucial advantage – data can be retrieved
even when the SAP system is temporarily not available.
High acceptance: The team of physicians
values the logical structure of the system
Due to the simple and intuitive handling and the
considerable added value offered by this solution, acceptance
has been enormous. Dr. Tsakpinis: "Our systems are widely
used because, to name just one example, an emergency room
physician will greatly benefit from having the entire case
history of a patience at her fingertips within a matter
of seconds!"-
schwierig." In Zukunft wird deshalb die IT-Mannschaft des
Klinikums ein Bild- und Dokumentationsarchiv aufbauen, in
das dann alle konventionellen und bereits digital zur Verfügung stehenden Dias verlagert werden. "Der Vorteil von
EASY ist in diesem Zusammenhang, dass man über Schnittstellen die Dias mit Texten verknüpfen oder direkt zusätzliche Informationen eingeben kann - die dann über die Volltextsuche zu recherchieren sind", so Dr. Tsakpinis. "Wir glauben, dass diese Dienstleistung für viele Kliniken ungeheure
Vorteile bringt." EASY-Archive erleichtern also nicht nur den
Praxisbetrieb, sondern unterstützen ebenso Forschung und
Lehre.
Durchweg positive Erfahrungen:
Das ruft nach neuen Projekten
Nach den positiven Erfahrungen mit dem EASY-Archiv
gibt es jede Menge weiterer Überlegungen, die in einigen Fällen schon in ganz konkrete Projektpläne münden. So werden
bald nicht nur Vorstandsprotokolle und Papiere der Verwaltung in die EASY-Welt überführt; die IT-Mitarbeiter gehen
demnächst auch die Belegarchivierung in SAP an - das heißt,
Rechnungen, Lieferscheine und ähnliche Dokumente sind
dann ebenfalls über EASY-ARCHIV abzurufen. Hier wird
sich ebenfalls das schnelle, administrationsfreundliche und
für den Anwender kaum spürbare Zusammenspiel von SAP
und EASY bemerkbar machen. Das übrigens ist einer der
Gründe, die die Installation in Regensburg so erfolgreich
machen, dass viele IT-Insider aus dem Klinikbereich an die
Donau pilgern. Dr. Athanassios Tsakpinis: "Unser Erfolg
liegt gerade darin, dass alles von der SAP-Maske aus gesteuert wird. Der Anwender selbst merkt überhaupt nicht, wenn
etwas aus dem Archiv kommt." Dieser Aspekt war dann auch
entscheidend für die intensive Zusammenarbeit der Regensburger mit der EASY SOFTWARE AG. Andererseits aber –
und das ist der zweite entscheidende Vorteil – können die
Datenbestände auch dann durchsucht werden, wenn das
SAP-System einmal nicht verfügbar ist.
Hohe Akzeptanz: Das Ärzteteam schätzt
den logischen Aufbau des Systems
Aufgrund der leichten und logischen Bedienbarkeit und
des deutlichen Mehrwerts dieser Lösung ist die Akzeptanz
enorm. Dr. Tsakpinis: "Unsere Systeme werden umfassend
genutzt, denn natürlich profitiert ein Arzt in der Notaufnahme – nur um ein Beispiel zu nennen – ganz entschieden davon, wenn er einfach per Knopfdruck in Sekundenschnelle Einblick in die gesamte Krankengeschichte eines
Patienten hat!"-
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NEWS
E A S Y - f o r m y S A P. c o m
EASY SOFTWARE participates
in key SAP events to emphasize its
presence in the
SAP arena
EASY SOFTWARE demonstriert
Präsenz
im
SAP-Umfeld
mit Teilnahme an den wichtigsten SAP-Veranstaltungen
The steadily rising installation figures in the
Die stetig steigenden Installationszahlen im SAP-
SAP environment prove that EASY SOFTWARE
Umfeld beweisen, dass die EASY SOFTWARE sich
has been able to establish itself as a renowned
mehr und mehr als namhafter und kompetenter
and competent provider of archive solutions in
Anbieter von Archiv-lösungen im SAP-Umfeld
the SAP arena and is reinforcing its presence
etabliert hat und dies weiterhin forciert. Eine
there. These efforts are emphasized by colla-
Entwicklungskooperation
boration with SAP in the development of the
Umfeld des SAP DocFinders sowie Entwicklun-
SAP DocFinder as well as the development of
gen zusätzlicher Module wie SmartLink oder
additional modules such as SmartLink, or sup-
ergänzender Features wie XPOST unterstreichen
plementary features such as XPOST. Moreover,
diese Anstrengungen. Zusätzlich wird sich EASY
EASY will contribute to the most crucial events
bei den wichtigsten Veranstaltungen zum
revolving around SAP.
Thema SAP einbringen.
der
The dates in detail:
Die Termine im einzelnen:
DSAG Congress in the ICC in Berlin
from September 4–5, 2001
DSAG Kongress im ICC in Berlin
vom 4.–5. September 2001
The German SAP User Group (Deutsche SAP Anwender Gruppe) held its annual congress in Berlin this time.
EASY SOFTWARE had already attended this event in
Düsseldorf last year; this repeated participation shows
EASY's growing commitment especially in the user environment. Some 1000 participants, including many SAP
customers, attended this conference which focused mainly
on mySAP.com. Despite SAP's great efforts to render their
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mit
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SAP
im
Die Deutsche SAP Anwender Gruppe veranstaltete
ihren alljährlichen Kongress dieses Mal in Berlin. Nachdem
EASY SOFTWARE bereits im letzten Jahr in Düsseldorf
mit dabei war, dokumentiert die neuerliche Teilnahme das
zunehmende Engagement gerade auch im Anwenderumfeld.
Zu dieser Tagung wurden rund 1000 Teilnehmer bzw.
SAP-Kunden begrüßt. Schwerpunktthema des Kongresses
war mySAP.com. Trotz großer Anstrengungen der SAP,
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NEWS
new product strategy transparent, many SAP customers
still wonder how it is going to affect their own business
processes: What costs will arise, what benefits are offered,
and what does a migration look like? Besides attending
workshops and discussion forums, participants could seek
information and advice in the accompanying exhibition.
Very recently, DSAG has also reacted to the change of
German legislation; a series of workshops have been
scheduled, focusing on "New regulations regarding the
Principles of Data Access and Auditability of Digital
Records (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, GDPdU)". EASY SOFTWARE participated in the first of these workshops on
September 18.-
EASY Jetform Webinar –
Output Pak for SAP of September 18, 2001
The issue of Output Management in the SAP environment enables EASY to offer complementary solutions
even to established customers. EASY and Jetform have
scheduled a joint one-hour "WEB event" to present this
solution. This new form of event which makes use of the
Internet enables IT managers to gather information
concerning an additional, complementary solution to
enhance their IT landscapes. Other events in this form
are planned.-
NOTE:
Transparenz in die neue Produktstrategie zu bringen, ist
vielen SAP Kunden noch unklar, welche Veränderungen
sich für die eigenen Unternehmensprozesse ergeben: Welche Kosten sind damit verbunden, welcher Nutzen entsteht, und wie sieht eine Migration aus? Neben den Arbeitskreisen und Diskussionsforen konnten sich die Teilnehmer
parallel in der Ausstellung informieren und beraten lassen.
Ganz neu hat die DSAG nun auch auf die Gesetzesänderung reagiert: die "Neuregelung der Grundsätze zum
Daten-zugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen"
(GDPdU) bildet den Themenschwerpunkt einer Reihe
von Arbeitskreisen, an denen zum ersten Termin am
18. September auch EASY SOFTWARE teilnahm.-
EASY Jetform Webinar –
Output Pak für SAP vom 18. September 2001
Das Thema Output-Management im SAP-Umfeld
ermöglicht EASY, auch bei Bestandskunden Zusatzlösungen anbieten zu können. In einem einstündigen "WEBEvent" wird gemeinsam mit Jetform zur Vorstellung dieser Lösung eingeladen. Diese neue Form der Veranstaltung über das Internet ermöglicht den IT-Verantwortlichen, sich selbst mit geringstem Zeit- und Kostenaufwand
über eine ergänzende Zusatzlösung für ihre IT-Landschaft
zu informieren. Weitere Veranstaltungen in dieser Form
sind in der Planung.-
HINWEIS:
Against the background of the recent terrorist attacks
in the USA, SAP AG has decided to cancel and reschedule
several upcoming events. These include the SAP Info Day
for Document Management and Archiving in the SAP
University in St. Leon-Rot on September 20, 2001, and the
SAP TechED conference in Vienna, Austria, which had
been scheduled for September 25-27, 2001.
Vor dem Hintergrund der Terroranschläge in den USA
hat die SAP AG einige Veranstaltungen vorläufig abgesagt. Dazu gehören der für den 20. September 2001 geplante Infotag Dokumentenmanagement und Archivierung in
der SAP University in St. Leon-Rot und die für den 25.-27.
September 2001 geplante SAP TechED-Konferenz in
Wien.
Both events will take place at a later date which is yet
to be announced by SAP. At the time of printing, the new
dates were not yet available.
Beide Veranstaltungen werden zu einem späteren
Zeitpunkt stattfinden, der von SAP noch bekanntgegeben wird. Bei Redaktionsschluss lagen die neuen Termine noch nicht vor.
For further information, please refer to
www.sap.com/germany.
Besides these events which focus on SAP exclusively,
EASY will also participate in all other key events; these
include DMS Expo in Essen as well as the Systems fair
where EASY is represented through its partners.
For further, current information regarding EASY
SOFTWARE in the SAP environment, please refer to
www.easy.de/sap.
Weitere Informationen unter www.sap.de
Neben diesen ausschließlich auf SAP fokussierten Veranstaltungen ist EASY gleichzeitig auf allen wichtigen
Veranstaltungen präsent; dazu gehört die DMS Expo in
Essen wie auch die Systems-Messe, an der EASY über
Partner beteiligt ist.
Weiter Informationen zu EASY SOFTWARE im SAPUmfeld finden Sie aktuell unter www.easy.de/sap.
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S O F T WA R E
EASY-PORTAL
PORTAL solution
as an information base
for more than 2000 trading partners
PORTAL-Lösung
als Informationsbasis
für über 2000 Handelspartner
T
he Hengstenberg group is a distributor for vehicle,
motor and hydraulic parts. On more than 12,000 square
meters, the Essen-based company is storing well over
100,000 articles which are guaranteed to be shipped to
authorized trading partners within 24 hours. Especially
urgent orders within a 100 km range are even fulfilled
within no more than two hours. Moreover, the Hengstenberg group offers consulting regarding environmental issues and waste disposal as well as workplace safety problems.
"For quite a while now, we have been trying to find a
solution which will allow us to update our website in-house
and without great effort whenever necessary," explains
CEO Michael Höfmann. "The key factor in our decision
to purchase the PORTAL solution was the simple operation
of the software."-
D
ie Hengstenberg-Gruppe ist Anbieter auf dem Sektor
der Fahrzeug-, Motoren- und Hydraulikteile. Auf
über 12.000 Quadratmetern lagert die Essener Firma mehr
als 100.000 Artikel, die innerhalb von 24 Stunden in jedem
Falle an den autorisierten Handelspartner geliefert werden.
Besonders eilige Bestellungen im Umkreis von 100 Kilometern liefert das Unternehmen sogar in einem Zeitraum
von lediglich zwei Stunden. Darüber hinaus steht die
Hengstenberg-Gruppe für Unternehmensberatungen in
Umwelt- und Entsorgungsfragen sowie auf dem Sektor
der Arbeitssicherheit zur Verfügung.
"Wir haben schon seit geraumer Zeit nach einer
Lösung gesucht, die es uns ermöglicht, unsere Website
selbständig und ohne großen Aufwand zu aktualisieren
wann immer das notwendig ist", erklärt Geschäftsführer
Michael Höfmann. "Ausschlaggebend für die Kaufentscheidung der PORTAL-Lösung war die leichte Handhabung der Software."-
Michael
Höfmann
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S O F T WA R E
Rainer E. Barucha,
CEO of NEUTRASOFT:
"Our new web presence
shows dynamics, sparkle,
and innovation. In particular, it distinguishes itself
through its modern communication platform. By
choosing EASY PORTAL
as a platform for our customer forum, we are
offering our customers
extensive retrieval of information and an active part
in designing our solution
concepts."
Rainer E. Barucha,
Geschäftsführer
von
NEU TRASOFT: "Unser
neuer Web-Auftritt ist gekennzeichnet durch Dynamik, Schwung und Innovation. Die neue Webpräsenz zeichnet sich in
besonderer Weise durch
die moderne Kommunikationsplattform aus. Mit der
Entscheidung für das
EASY-PORTAL als Plattform für unser Kundenforum ermöglichen wir
unseren Kunden eine umfangreiche Informationsabfrage und eine aktive
Mitgestaltung bei der Konzeption unserer Lösungen."
TeleBeL GmbH is an affiliate of Tropolys GmbH, an
association of regional telecommunication companies.
In collaboration with the EASY partner BOG
Münster/Osnabrück, TeleBeL was the first carrier within the Tropolys group to implement the archiving system EASY ARCHIVE for revision-proof archiving of
customer invoices, customer records and other documents since the beginning of 2000. In order to be able to
link other carriers from the association, such as TeleLev
of Leverkusen, TeleBel decided to go with the product
EASY PORTAL. Web access to shared archives for
TeleLev and other linked carriers is implemented in the
initial phase of the project. Authorized customer access
to certain archives and joint web presences will be realized during the second phase.
"Im ersten Schritt haben wir unseren InternetAuftritt mit EASY-PORTAL realisiert. Die Anbindung des Shops an unser ERP-System (Navision)
erfolgt in den nächsten Wochen. Uns hat besonders
das gute Preis-Leistungsverhältnis von EASYPORTAL überzeugt. Das haben wir bei anderen
Produkten nicht gefunden."
Wolfgang Herbers, Teamleiter Marketing,
S4P solutions for partners ag
"In the first step, we have realized our Internet
presence with EASY PORTAL. The linkage of the
shop to our ERP system (Navision) will follow in the
next few weeks. We were particularly impressed with
the good price/performance ratio of EASY PORTAL.
We have not found this with other products."
Wolfgang Herbers, Team Leader,
S4P solutions for partners ag
„“
Die TeleBeL GmbH ist eine Tochtergesellschaft in
einem Verbund von regionalen Telekommunikationsgesellschaften, der Tropolys GmbH.
Als erster Carrier im Verbund der Tropolys hat die
TeleBeL gemeinsam mit dem EASY-Partner BOG
Münster/Osnabrück seit Anfang 2000 das Archivierungssystem EASY-ARCHIV für die revisionssichere
Archivierung von Kundenrechnungen, Kundenakten
und anderen Dokumente implementiert. Um weitere
Carrier des Verbundes, wie z.B. die TeleLev aus Leverkusen, anbinden zu können, entschied sich die TeleBel
für das Produkt EASY-PORTAL. In der ersten Phase
des Projektes wird ein Zugriff auf freigegebene Archive
per Web für die TeleLev und weitere angeschlossene
Carrier realisiert. In der zweiten Phase werden mit der
Portallösung autorisierter Kundenzugriff auf bestimmte
Archive sowie gemeinsame Web-Auftritte verwirklicht.
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REPORT
News from the German Finance Ministry:
Unannounced visits from tax inspectors
to curb tax
Neues von Bundesfinanzministerium:
Unangekündigte Besuche des Finanzamts
sollen Steuerbetrug
The German Finance Ministry means business:
Since electronic archiving of PC created tax-relevant documents will become obligatory as of
January 1, 2002 (cf. INDEX No. 28) as part of
the amended tax bill and revenue code, German tax authorities will be given the right – in
addition to direct data access – to conduct
unannounced audits to put a stop to tax fraud.
Yet another reason for enterprises to archive
their tax-relevant documents electronically, and
to ensure speedy data access at any time.
On August 15, 2001, the German parliament passed the
act on combating tax cuts (Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetz - StVBG). To counter value-added tax fraud in particular, improved and coordinated control procedures are to
ensure speedy and efficient action on the part of the revenue administration.
Value-added tax (VAT) amounts to some 30% of total
tax revenues and is thus one of the most significant revenue sources of the government, Länder, and communities.
Experts estimate that some DM 22 billion are lost to the
revenue department every year because of VAT fraud.
Such fraud starts with pre-tax deductions as part of valueadded tax reimbursements as practiced to date. A reseller
who purchases goods including 16% tax will be able to
obtain reimbursement for most of this tax from the revenue department when reselling the goods. In principle,
this tax should be paid only once, by the consumer, and
remitted to the tax authorities by the last retailer. This
takes a burden off small businesses in particular during
large investments, as they are not obliged to make advance
payment to the revenue department.
Tax dodgers make use of this principle, forwarding
goods through a chain of fake businesses. These middlemen invoice each other for sales tax which in reality they
have never paid ("round robin transactions"), then dissolve
their companies and disappear. As an unpleasant sideeffect, products become ever cheaper, for each middleman
will keep only half of the profit to himself, while the other
half is passed on to the next merchant as a discount. Not
only does this distort competition, but it also seriously
imperils legal jobs with tax-compliant companies who will
be unable to keep up with the low prices offered by unfair
competitors.
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To restrict this kind of fraud, pre-tax deduction
amounts are not to be paid out that easily any more, and
tax auditors will have the right to carry out unannounced
audits. The revenue department has hitherto been obliged
to announce its visits in advance, giving swindlers plenty
of time to make provision to feign "ordinary" companies
with many employees. In future, newly founded companies in particular will have to prepare for stricter control.
This makes it even more advantageous if tax auditors
are able to conveniently access tax-relevant data through
an electronic archiving system. Remember: with effect
from 01/01/2002, the German revenue department will
have the right to view digital accounting records of tax
payers on the spot during tax audits, and examine all taxrelevant documents via the data processing system.Das Bundesfinanzministerium macht Ernst:
Nachdem man im Zuge der novellierten Steuergesetzgebung und Abgabenordnung die elektronische Archivierung am PC erstellter steuerrelevanter Unterlagen zum 01. 01. 2002 verbindlich festgeschrieben hat (vgl. INDEX No. 28),
sollen die Finanzämter nun neben dem direkten
Datenzugriff auch die Möglichkeit zu unangemeldeten Kontrollen erhalten, um dem Steuerbetrug Einhalt zu gebieten. Ein Grund mehr für
Unternehmen, ihre steuerrelevanten Dokumente
elektronisch zu archivieren und einen raschen
Datenzugriff jederzeit zu gewährleisten.
Am 15. August 2001 hat das Bundeskabinett das
Gesetz zur Bekämpfung von Steuerverkürzungen (Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetz – StVBG) beschlossen.
Um speziell dem Missbrauch bei der Umsatzsteuer entgegenzutreten, soll mit verbesserten und koordinierten
Kontrollverfahren ein schnelles, effizientes Handeln der
Steuerverwaltung gewährleistet werden.
Die Umsatzsteuer macht gut 30% der gesamten Steuereinnahmen aus und ist damit eine der bedeutendsten Einnahmequellen von Bund, Ländern und Gemeinden.
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REPORT
Unterwegs im "Namen des Gesetzes"
EASY-Roadshow stößt auf große Resonanz
fraud
eindämmen
Experten schätzen, dass dem Fiskus durch Umsatzsteuerbetrug jedes Jahr rund 22 Mrd. DM entgehen. Ansatzpunkt für derartige Steuerhinterziehung ist der sogenannte
Vorsteuerabzug als Teil der bisherigen Umsatzsteuererstattung: Kauft ein Zwischenhändler eine Ware mit 16% Mehrwertsteuer, kann er sich einen Großteil davon bei Weiterverkauf vom Finanzamt erstatten lassen. Grundsätzlich
soll die Steuer nur einmal vom Endverbraucher erhoben
und vom letzten Verkäufer beim Finanzamt abgeführt
werden; vor allem kleinere Unternehmen werden so bei
großen Investitionen entlastet, weil sie beim Weiterverkauf
nicht in Vorlage für den Fiskus treten müssen.
Steuerbetrüger machen sich dieses Prinzip zu Nutze
und reichen die Ware durch eine ganze Kette von Scheinfirmen weiter. Diese Zwischenhändler stellen sich dann
untereinander eine Umsatzsteuer in Rechnung, die sie in
Wahrheit gar nicht bezahlt haben ("Karussell-Geschäfte").
Anschließend lösen sie die Firma auf und tauchen ab.
Unangenehmer Nebeneffekt: Das Produkt wird immer
billiger, denn jeder Zwischenhändler behält nur eine Hälfte
des Gewinns für sich, die andere wird in Form eines Preisnachlasses an den nächsten Händler weitergegeben. So
kommt es nicht nur zu einer Wettbewerbsverzerrung, sondern auch zu einer massiven Bedrohung der legalen
Arbeitsplätze bei den steuerehrlichen Unternehmen, die
mit den Niedrigpreisen der unlauteren Konkurrenz nicht
mithalten können.
Um diese Form des Betrugs zu begrenzen, sollen die
Beträge aus dem Vorsteuerabzug nicht mehr so rasch ausgezahlt werden und zudem Steuerprüfer das Recht bekommen,
unangemeldet zu kontrollieren. Bislang musste die Finanzbehörde ihren Besuch vorher ankündigen – Betrüger hatten
so ausreichend Zeit, Vorkehrungen zu treffen, um einen
"normalen" Geschäftsbetrieb mit vielen Mitarbeitern vorzutäuschen. Speziell neu gegründete Unternehmen müssen
in Zukunft mit verstärkten Kontrollen rechnen.
Um so vorteilhafter, wenn der Steuerprüfer jederzeit
komfortabel über ein elektronisches Archivierungssystem
auf steuerrelevante Daten zugreifen kann, denn wie gesagt:
Ab dem 01.01.2002 hat die Finanzbehörde das Recht, im
Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen vor Ort Einsicht in die datenverarbeitungsgestützte Buchhaltung des
Steuerpflichtigen zu nehmen und alle steuerlich relevanten
Unterlagen über das Datenverarbeitungssystem zu
prüfen.-
Nach dem erfolgreichen Auftakt der Roadshow zur
neuen Gesetzgebung in Hamburg traf das Team von
EASY-Vertriebsleiter Rudi Menz auch in Frankfurt und
Hannover auf starkes Interesse. Im Zusammenspiel mit
den EASY-Vertriebspartnern wird auch in den nächsten
Wochen weiterhin direkt vor Ort über die neue Gesetzgebung zum Thema elektronische Archivierung steuerrelevanter Dokumente informiert.
Die nächsten Termine der Roadshow:
PLZ 2
Veranstaltungsort: Airport Hotel Hamburg,
Flughafenstr. 47, 22415 Hamburg
Datum: Di, 16.10.2001
Kontakt: Visiondata business Consult AG ,
Tel. 040 52701-0
Veranstaltungsort: Hotel Bellevue,
Bismarckallee 2, 24105 Kiel
Datum: Do, 18.10.2001
Kontakt: Visiondata business Consult AG,
Tel. 040 52701-0
PLZ 6
Veranstaltungsort: Kurhaus Wiesbaden,
Kurhausplatz 1, 65189 Wiesbaden
Datum: 08.10.2001
Kontakt: CFT Consulting GmbH, Tel: 0611 97210-15
PLZ 7
Veranstaltungsort: IHK Nordschwarzwald,
Dr.-Brandenburg-Str. 6, 75173 Pforzheim
Datum: 14. November 2001
Kontakt: Stiegele GmbH, Tel: 07231 4907-0
PLZ 8
Augsburg
Veranstaltungsort: Augsburger Kongresshalle,
Gögginger Str. 10, 86159 Augsburg
Datum: 10.10.2001
Kontakt: CFT Consulting GmbH, Tel: 08234 9669-0
PLZ 9
Nürnberg
Veranstaltungsort: Maritim Hotel,
Frauentorgraben 11, 90443 Nürnberg
Datum: 09.10.2001
Kontakt: Henrichsen AG Business Solutions,
Tel: 0911 64163-0
Melden Sie sich an! Eine aktuelle Übersicht
sowie weitere Infos finden Sie auf der Serviceseite
www.einfach-archivieren.de.
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REPORT
Simplifying Every-Day Office Life
with Konica and EASY
Electronic Mail Distribution
through the Copier
KONICA und EASY
vereinfachen Büroalltag
Elektronische Postverteilung
per Kopierer
EASY SOFTWARE AG of Mülheim and Konica
Die Mülheimer EASY SOFTWARE AG und die
Business Machines Deutschland GmbH of
Konica Business Machines Deutschland GmbH,
Hamburg are setting new standards for elec-
Hamburg, setzen neue Maßstäbe für die
tronic mail distribution in companies and
elektronische Postverteilung in Unternehmen
public administrations. Automated acquisi-
und Behörden. Mit Konicas jüngster Gene-
tion and distribution of incoming mail and
ration der digitalen Kopierer und dem Ein-
documents will be as simple as photocopying
satz von EASY-Software wird das automatische
using Konica´s latest generation of digital
Erfassen und Verteilen von Eingangspost und
copying machines in combination with EASY
Dokumenten so einfach wie das Fotoko-
software. These new functions will be on dis-
pieren. Zu sehen sind die neuen Funktionen
play on September 26 through 28 at this
auf der diesjährigen DMS EXPO in Essen,
year´s DMS EXPO fair in Essen (EASY booth
vom 26. bis 28. September, am EASY-Stand
1040, Hall 1).
1040 in Halle 1.
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REPORT
Aside from their copying function, Konica’s new digital copying machines support sending faxes as well as network printing. Their functional scope includes the use of
scanners and saving digital data on the internal hard disk
from which they are forwarded to the connected network
in short intervals, automatically classified and addressed
by the EASY CAPTURE acquisition software, and
forwarded through EASY DMS. Now the data can be
processed by the recipient, and then stored in a revisionproof manner through EASY ARCHIVE.
The EASY module IQ classify even allows fully
automated mail distribution: an employee merely
places the stack of incoming mail in the automatic paperfeed of the copying machine; in mere seconds, the documents are consecutively scanned, digitized and temporarily
stored on the copier’s internal hard disk by simply
pressing a button.
Following the transfer to the network, IQ classify will
automatically recognize the type of document – for
instance, invoices, orders, letters or news articles - and will
sort the incoming documents, forwarding them to the
respective department’s electronic mailbox via EASY
DMS: for example, invoices to the Accounts Department,
or orders to the Sales Department.
Digital acquisition and distribution of incoming mail
will now become even simpler:
A mailroom employee writes the recipient’s name or
phone extension on incoming documents and circles it.
Having done that, s/he puts the letter on the copying
machine starting its operation in the same way as when
making a photocopy. Thus, the process of mail distribution is completed. Documents are automatically
digitized, assigned, and forwarded to the recipient’s
personal mailbox.
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This innovative development, which will increase the
efficiency of office processes, is the result of technological
cooperation between EASY SOFTWARE and Konica
Business Machines since 1999.
"These components make highly effective and automated
mail distribution possible without any IT knowledge –
and at a very attractive price at that," comments Birgit
Eigebrecht, Product Manager of Konica Business Machines
Deutschland GmbH, on this development.-
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REPORT
Das digitale Erfassen und Verteilen der eingehenden
Post wird nun noch leichter:
Ein Mitarbeiter der Poststelle schreibt auf ein eingegangenes Schriftstück die telefonische Durchwahl oder
den Namen des Empfängers und markiert den Eintrag mit
einem Kringel. Dann legt er das Blatt auf den Kopierer
und setzt ihn mit Knopfdruck in Betrieb, eben wie beim
Erstellen einer Fotokopie. Damit ist der Postverteilungsvorgang für ihn beendet. Das Dokument wird automatisch digitalisiert, zugeordnet und an das persönliche Postfach des Adressaten weitergeleitet.
Neben der Kopierfunktion unterstützen die neuen
digitalen Kopierer von Konica das Versenden von Faxen
und das Drucken im Netzwerk. Zu ihrem Funktionsumfang zählt auch der Einsatz als Scanner mit Speichermöglichkeit der digitalen Daten auf der internen Festplatte.
Von hier werden sie in kurzen Zeitabständen an das angeschlossene Netzwerk weitergeleitet, durch die Erfassungssoftware EASY-CAPTURE automatisch klassifiziert und
adressiert, über EASY-DMS weitergeleitet und können
nun vom Empfänger bearbeitet und anschließend mit
EASY-ARCHIV revisionssicher abgelegt werden.
Mit dem EASY-Modul IQ classify ist sogar die vollautomatische Postverteilung möglich: Ein Mitarbeiter legt
lediglich den Stapel mit der Eingangspost auf den automatischen Einzug des Kopierers. Auf Knopfdruck werden
die Schriftstücke sekundenschnell nacheinander gescannt,
digitalisiert und auf der internen Festplatte des Kopierers
zwischengespeichert.
Nach der Übertragung ins Netzwerk erkennt IQ classify
automatisch den Dokumententyp – beispielsweise Rechnung, Auftrag, Brief oder Presseartikel – sortiert die eingegangenen Dokumente und leitet sie über EASY-DMS an
das elektronische Postfach der zuständigen Abteilung
weiter, etwa eine Rechnung an die Buchhaltung oder einen
Auftrag an den Vertrieb.
Diese innovative Entwicklung zur Effizienzsteigerung
der Büroabläufe ist ein Ergebnis der seit 1999 bestehenden
Technologiepartnerschaft zwischen EASY SOFTWARE
und Konica Business Machines.
"Mit diesen Komponenten ist eine äußerst effektive,
automatische Postverteilung ohne DV-Kenntnisse zu
realisieren und das in einem preislich sehr interessanten
Rahmen", so Birgit Eigebrecht, Produktmanagerin bei der
Konica Business Machines Deutschland GmbH zu der
Entwicklung.-
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IMPRESSUM
COUPON
DATES/TERMINE
Mr/Ms/Herr/Frau :
Forum de la Geide
(FR)
0
10.10. – 12.10.2001
2
Company/Firma:
Street/Straße:
Tel./Fax/E-Mail:
15.10. – 19.10.2001
1
SYSTEMS
München (D)
0
City/State/Zip/PLZ/Ort:
INPRINT / IMPRESSUM
FAX: +49(0)2 08/45 01 6-90
If you are interested in EASY CAPTURE, EASY ARCHIVE, EASY DMS, EASY
WEB, EASY APPLICATIONS the INDEX magazine, the annual report of 2000 or
our course schedule, simply fax us this coupon to the number given above or send it to:
Wenn Sie Interesse an EASY-CAPTURE, EASY-ARCHIV, EASY-DMS,
EASY-WEB, EASY-APPLIKATIONEN, dem INDEX-Magazin, dem Jahresbericht
2000 oder an unserem Schulungsprogramm haben, faxen Sie uns den Coupon einfach
an die Faxnummer oder senden Sie ihn an:
EASY SOFTWARE AG,
Am Hauptbahnhof 4, D-45468 Mülheim a. d. Ruhr

I am interested in EASYWARE
Ich habe Interesse an EASYWARE

EASY ARCHIVE

EASY DMS

EASY CAPTURE

EASY WEB

EASY APPLICATIONS
PUBLISHER / HERAUSGEBER:
EASY SOFTWARE AG
Am Hauptbahnhof 4
45468 Mülheim an der Ruhr
Tel: +49-(0)208-45016-0
Fax: +49-(0)208-45016-90
E-Mail: [email protected]
EDITORS / REDAKTION:
Frank Schroweg
(Chief editor / Chefredakteur)
Gabriele Kahn
Jürgen Kurschinski
Marina Marscheider
Britta Maaß
Thomas Meysel
Sabine Nowak
Waldemar Porschke (Fotos)
Joachim Urra
DUTY EDITOR / CHEF VOM DIENST
Jörg Münker
Tel: +49-(0)208-45016-442
Fax: +49-(0)208-45988-442
ADVERTISING / ANZEIGENVERKAUF
Sabine Nowak
Tel: +49-(0)208-45016-453
Fax: +49-(0)208-45988-450
Please send me your INDEX magazine to the above address
Bitte senden Sie mir das INDEX-Magazin an obige Adresse

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Index-Online (PDF file by e-mail)

Index Magazin Printversion (posted by mail)
Please send me your course schedule
Bitte senden Sie mir das Schulungsprogramm
LAYOUT:
Simone Schmitz
Jörg Münker
PRINTED BY / DRUCK:
WAZ-Druck, Duisburg
PRINT RUN / AUFLAGE:
25.000
Valid price list /
Es gilt die Anzeigenpreisliste
Please send me your current annual report
Bitte senden Sie mir den aktuellen Geschäftsbericht
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3/2001.
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COURSES/SEMINARE
Name of the course
SEMINARBEZEICHNUNG
Course No.
Duration
DI 0536
4
Sem.-Nr.
Dauer
Price
Preis (EUR)
October
November
08.10.– 11.10.
05.11.– 08.11. B 03.12.– 06.12.
Oktober
November
December
Dezember
Vertriebspartner-Seminare
Grundlagen und Systemadministration
1.750,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Fortgeschrittene Systemadministration
SL 0636
2
875,00
19.11.– 20.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-COLD
DI 0521
1
450,00
12.10.
09.11. B
07.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Support Workshop
DI 0540
1
450,00
17.10.
14.11.
12.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
PHB Workshop
DI 0527
2
1250,00
18.10.– 19.10.
15.11.– 16.11.
13.12.– 14.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Release Workshop 3.2*
SL 0600
2
500,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Verfahrensdokumentation
SL 0827
1
875,00
30.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-CAPTURE Einstieg und Administration
SL 0601
2
875,00
15.10.– 16.10.
12.11.– 13.11.
10.12.– 11.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-CAPTURE Fortgeschrittene Administration
SL 0526
1
450,00
21.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-DMS Einstieg und Administration
SL 0603
2
875,00
09.10.– 10.10.
18.12.– 19.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-DMS Fortgeschrittene Administration
SL 0604
2
875,00
20.12.– 21.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-WEB
DI 0605
1
450,00
23.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY for mySAP.com Sales Workshop
SL 0633
1
450,00
30.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY for mySAP.com Archiv Produkt Workshop
SL 0634
3
1850,00
26.11.– 28.11. B
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY for mySAP.com Archiv Projekt Workshop
SL 0635
2
1250,00
29.11.– 30.11. B
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
UpToDate Workshop Sales Partner mySAP.com*
SL 0637
1
250,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
UpToDate Workshop Project Partner mySAP.com*
SL 0638
1
250,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY for Lotus Notes Sales Workshop
SL 0606
1
450,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY for Lotus Notes Workshop
SL 0607
2
875,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY Product und Sales Workshop
SL 0610
3
1300,00
29.10.– 31.10.
27.11.– 29.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Der DMS-Markt: Trends und Technologien
SL 0611
1
450,00
02.11./26.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Release Workshop für Vertriebsbeauftragte
SL 0612
1
255,00
14.11./27.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Systemtechniker-Seminar
SL 0613
2
1200,00
12.11.– 13.11.
10.12.– 11.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASYWARE Installation und Konfiguration
SL 0614
2
875,00
15.11.– 16.11.
13.12.– 14.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ScanOptic: Technologie-Workshop
SL 0615
1
600,00
22.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Microsoft SQL-Server Grundlagen
SL 0800
2
1000,00
27.11.– 28.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-PORTAL
SL 0645
5
2250,00
22.10.– 26.10.
05.11.– 09.11.
03.12.– 07.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-EXCHANGE Workshop
SL 0642
1
450,00
02.10.
02.11./23.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-AUTOMATION Workshop
SL 0646
1
450,00
19.10.
14.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-LINK objects MS Visual Basic
SL 0643
1
450,00
15.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-LINK objects MS C++
SL 0644
1
450,00
16.11.
End-Anwender-Seminare
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Grundwissen für Anwender
DI 0101
1
450,00
23.10. B
20.11.
18.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Systemadministration für Anwender
DI 0103
3
1300,00
24.10.– 26.10. B 21.11.– 23.11.
19.12.– 21.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Fortgeschrittene Systemadministration für Anwender
DI 0104
1
450,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Release Workshop 3.11 für Anwender
SL 0110
3
700,00
16.10.–18.10.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Release Workshop 3.2 für Anwender*
SL 0616
2
500,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-DMS Anwendung und Administration
SL 0617
2
875,00
09.10.– 10.10.
18.12.– 19.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-AUTOMATION Workshop für Anwender
SL 0647
1
450,00
13.11.
Courses for English-speaking customers
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Basics and System Administration
SL 0639
4
1750,00
19.11.– 22.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY COLD
DI 0512
1
450,00
23.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY CAPTURE Basics and Administration
SL 0621
2
875,00
26.11.– 27.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Support Workshop
DI 0519
1
450,00
28.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Project Handbook Workshop
SL 0619
2
1250,00
29.11.– 30.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY WEB
SL 0624
1
450,00
23.11.
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY for mySAP.com Sales Workshop
SL 0625
1
450,00
22.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY for mySAP.com Archive Product Workshop
SL 0626
3
1850,00
10.12.– 12.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY for mySAP.com Archive Project Workshop
SL 0627
2
1250,00
13.12.– 14.12.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY Product and Sales Workshop
SL 0630
3
1300,00
19.11.– 21.11.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Release Workshop 3.2*
SL 0620
2
500,00
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EASY EXCHANGE Workshop
SL 0648
1
450,00
12.10.
* Zusatztermine sowie Termine für Release Workshops werden über das EASY PartnerNet, Mailings oder das Internet bekannt gegeben.
* Additional dates, as well as the schedule for release workshops, will be announced via the EASY PartnerNet, mailings or the Internet.
Hinweise: Die Terminangaben beziehen sich immer auf den ersten Tag der Seminarveranstaltung. Die Termine, die mit einem „B“ gekennzeichnet sind, finden in unserer Geschäftsstelle in Berlin statt.
Note: The given dates refer to the first day of the respective courses. The courses marked with “B“ will take place at our Berlin branch.
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