Microsoft PowerPoint - Papierloses B\374ro - Utopie oder

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Jahre Archivierungsspezialist
Microfilm und digitale Datentechnik GmbH
"Papierloses Büro – Utopie oder Zeitgeist?“
Rechtliche Grundlagen und praktische Anwendungen!
Jan Soose
Dipl.-Kfm. / Prokurist
Forum für Businessimpulse 18.11.2010
Papierloses Büro – Utopie oder Zeitgeist?
Überblick / Agenda
•
Einführung – Referent / bmd GmbH
•
Rechtliche Grundlagen
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Grundsätze revisionssicherer elektronischer Archivierung
•
Digitalisieren – weit mehr als Scannen!
•
Elektronische Archivierung ohne Dokumentenmanagement-Software
•
Elektronische Archivierung mit Dokumentenmanagement-Software
•
e-Mailarchivierung
•
Fazit
Referent
•
bis 09/2002 Industriekaufmann/Sachbearbeiter Rechnungswesen
- Schuler AG
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10/2002 Assistent der Geschäftsführung
- bmd GmbH
•
10/2002 Wirtschaftswissenschaften
- UNI Siegen
•
Diplom Kaufmann - Spezialisierung auf Management und Marketing von KMU
- insbesondere Wissensmanagement
•
10/2007 Prokurist / Geschäftsleitung
- bmd GmbH
•
Projektmanagement
- digitale Archiv- und Dokumentenmanagementlösungen
•
seit 05/2010 stellv. Vorstandvorsitzender des FMI - Fachverband für Multimediale Informationsverarbeitung (Frankfurt a. M.)
bmd GmbH
•
10/1975 Gründung der bmd GmbH durch Karl-Ernst Reinschmidt
- Büro für Mikrofilm und Datentechnik
•
02/1988 Andrea Reinschmidt Gesellschafterin
- Organisations- und Personalleitung
•
1996 Scandienstleistung
- Microfilm und digitale Datentechnik GmbH
•
1999 Vertrieb von Archivierungssoftware
- elektronisches Dokumentenmanagement
•
10/2010 35-jähriges Firmenjubiläum
- Digitalisierung aller Dokumentarten (DIN A 7 - > A0, Bücher, etc.)
- zertifizierter Anbieter elektronischer Archivsysteme / DMS und Datensicherheitslösungen
•
Mitgliedschaften/Verbände:
- seit 1985 Mitglied im FMI - Fachverband für Multimediale Informationsverarbeitung
- seit 2007 Mitglied im BVMW
Rechtliche Grundlagen
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Handelsrechtliche Aspekte – HGB § 257
- Unternehmen müssen geschäftsrelevante Dokumente aufbewahren
- Eröffnungsbilanzen, Inventare, Buchungsbelege, Handelsbriefe,F
•
Steuerrechtliche Aspekte – AO § 147
- alle für die Besteuerung notwendigen Unterlagen sind aufzubewahren
- Finanzbehörden dürfen auf die in DV-gestützten Systemen gespeicherten Unterlagen zugreifen
•
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme (DV-gestützter) – GoB(S)
- GoBS präzisieren die Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung elektronischer Unterlagen
- Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Sicherheit des Gesamtverfahrens, F
•
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – GDPdU
- enthalten Regeln für die Anwendung der Prüfungsmethoden bzw. des Datenzugriffs durch Finanzbehörden
- GDPdU liegen die Regelungen gemäß HGB, AO und GoBS zugrunde
•
u. a.: UStG, AktG, GmbHG, BGB, Basel II, Sarbanes-Oxley Act (SOX), F
Grundsätze revisionssicherer elektronischer Archivierung I
•
Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen
Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
•
Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg
ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
•
Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
•
Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar
archiviert werden
•
Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern
eingesehen werden
Grundsätze revisionssicherer elektronischer Archivierung II
•
Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert
werden können
•
Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet,
d.h. aus dem Archiv gelöscht werden
•
Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte
nachvollziehbar protokolliert werden
•
Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann
von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
•
Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung
aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein
Digitalisieren – weit mehr als Scannen!
•
Scanbegleitarbeiten
- Entheften, Entklammern, Glätten, Sortieren, Kleben, F
•
Scannen
- Post-It, Kassenbelege, Rechnungen, Transparente, Pläne, gebundene Vorlagen
•
Nachbearbeiten
- Zusammenführen, Konvertieren, Komprimieren, digital Signieren, F
•
Indizieren
- Schlagwörter, OCR-Volltext, Register, Barcode, Datenbanken für Index, F
•
sachgemäße Entsorgung der Papierdokumente
- DIN 32757
•
und mehrF
- Barcodedruck, Datenimport in Archivsysteme, Datensicherheit, BackUp, F
Elektronische Archivierung ohne Dokumentenmanagement-Software
•
pdf/a – digitale Langzeitarchivierung
- ISO 19005-1 für digitale Langzeitarchivierung
- keine Softwareinvestition
- Nutzung des kostenlosen und etablierten AdobeReaders für pdf´s
- qualifizierte digitale Signatur
•
schnelles Suchen und Finden
- eindeutiger Index gemäß Ordnerbeschriftung, Aktendeckel, F
- Lesezeichen, Register
- Volltextindex (OCR)
- Dateien/Dokumente können über Netzwerk zugänglich archiviert werden
•
ISO 19005-1 für digitale
Langzeitarchivierung
Digitalisierung „abgeschlossener“ Vorgänge
- Archive zurückliegender Jahrgänge z. B. Auftragsakten, Fibu-Ordner, F
- regelmäßige Archivierung abgeschlossener Dokumente z. B. Eingangsrechnungen, F
•
Praxisbespiel: Speditionsarchiv
Elektronische Archivierung mit Dokumentenmanagement-Software
•
zentraler Dokumentenpool
- Aufbau digitaler Auftrags-, Kunden-, Projekt- und Personalakten
•
Archivierung von Dokumenten aus unterschiedlichsten Quellen
- ERP/PPS-Output, Officedokumente, e-Mails, CAD-Dateien, gescannte Belege, F
•
digitale Ablage mit eindeutigen Suchkriterien (Indizes)
- Dokumententyp, Kreditor, Debitor, Datum, Status, Metadaten, F
•
Bearbeitung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten
- Notizen, Anmerkungen, Stempel, Workflow, F
•
schnelles Suchen und Finden
- über Indizes, Metadaten, Volltextindex
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revisionssichere Archivierung
- Manipulationsschutz, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Zugriffsschutz , F
•
Praxisbeispiel: e-Akte
e-Mailarchivierung – Warum?
•
Einhaltung rechtlicher Vorgaben - HGB, AO, GoBS, BDSG, TKG, F
•
e-Mails innerhalb kürzester Zeit suchen und finden
•
Informations- und Wissensmanagement unterstützen
•
Entlastung der Mailserver / Mailpostfächer
•
Unabhängigkeit von unsicheren PST-Dateien
•
Datensicherung des e-Mail-Servers vereinfachen
•
Einfache Desaster Recovery von e-Mails
> > Reduzierung des Papiers – Handling- und Druckkosten senken!
e-Mailarchivierung - Lösungsansätze
Systemgetriebener Ansatz
Anwendergetriebener Ansatz
• zentrale und regelbasierte Archivierung
• durch Anwender fachlich gesteuerte Archivierung
• höchste Sicherheit bei Archivierung aller e-Mails
• Relevanz beurteilen und Selektion durch Anwender
• geringe Filtermöglichkeiten für irrelevante e-Mails
• hohe Integration in DMS – Zuordnung in digitale Akte
• keine Interaktion durch Anwender
• Einbindung in Vorgangsbearbeitung
• keine Einbindung in digitale Akten
• Sinnvoll im Kontext eines DMS-Projektes
• Vereinbarung (Verbot) bzgl. privater e-Mailnutzung
• Funktionalität sollte in DMS integriert sein
• i.d.R. durch e-Mailarchivlösungen unterstützt
• nicht durch alle e-Mailarchivlösungen unterstützt
• Praxisbespiel: Outlook > e-Mailarchivsystem
• Praxisbespiel: Outlook > DMS
Anforderungen an e-Mailarchivierungslösungen
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e-Mail muss unveränderbar archiviert werden
•
Keine e-Mail darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
•
Jede e-Mail muss zum Beispiel durch das Indizieren mit Metadaten zeitnah wieder auffindbar sein
•
Es muss genau die e-Mail wiedergefunden werden, die gesucht worden ist
•
keine e-Mail darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden
•
Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren,
dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
•
gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen hinsichtlich
Datensicherheit und Datenschutz sind über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen
•
u. a. (siehe auch Merksätze des VOI)
Fazit : papierloses Büro nein – papierarmes Büro JA!
•
Vorteile durch digitale Archivierung und DMS nutzen
•
Informations- und Wissensmanagement verbessern
•
Kosten reduzieren
•
Kunden besser betreuen / schnellere Auskunftsbereitschaft
•
Unternehmensimage steigern
•
Erfüllung rechtlicher Anforderungen
•
Software alleine reicht nicht aus > Verfahrensdokumentation erstellen!
•
Pilotprojekt auswählen – Anfangen!
Informationsquellen
•
Gesetzestexte: AO, HGB, UStG, BDSG, TKG, F
•
GoBS, GDPdU, BMF-Schreiben, F
•
“Legal Requirements for Document Management in Europe”
•
www.bmdsiegen.de
•
www.docuware.de
•
www.mailstore.de
•
Homepages der etablierten Hersteller und Verbände
•
F
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Jan Soose
[email protected]
Detlef Ochel - Personalberater
Der Mensch ist der Anfang
jeder Wertschöpfungskette.
Rüdiger Stahl - Steuerberater
Zukunft gestalten. Gemeinsam.
„ Wir geben Impulse
für strategische Maßnahmen
und langfristige
Unternehmenserfolge.“
Michael Otto - Steuerberater
Planung und Strategie mit Weitblick.
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