“Online Booking Engine” im Mittelstand

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“Online Booking Engine” im Mittelstand
Wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Mobilitätsstrategie?
25.11.2014
Michael Müller
Daiichi Sankyo Europe GmbH
Daiichi Sankyo im globalen Vergleich
Unternehmen
2013
Umsätze
(in $ Mrd.)
Unternehmen
2013
Umsätze
(in $ Mrd.)
1. Novartis
46,0
11. Amgen
18,2
2.
Pfizer
45,0
12. Teva Pharmaceutical
17,6
3.
Roche
39,1
13. Bayer
15,6
4. Sanofi
37,7
14. Novo Nordisk
14,9
5. Merck & Co
37,5
15. Boehringer Ingelheim
14,5
6. GlaxoSmithKline
33,1
16. Takeda
13,6
7. Johnson & Johnson
26,5
17. Bristol-Myers Squibb
12,3
8. AstraZeneca
24,5
18. Gilead Sciences
10,8
9. Eli Lilly
20,1
19. Astellas Pharma
10,4
10. AbbVie
18,8
20. Daiichi Sankyo
10,3
Quelle: Pharma Executive Magazine, Juni 2014. Die Liste enthält die Umsätze für verschreibungspflichtige
humanmedizinische Arzneimittel.
Michael Müller | Daiichi Sankyo Europe
2
Unser Personal weltweit: Ca. 30.000 Mitarbeiter
Daiichi Sankyo und Ranbaxy weltweit
￭
￭
￭
Niederlassungen von Daiichi Sankyo und Ranbaxy
Niederlassungen von Daiichi Sankyo:
Niederlassungen von Ranbaxy
Daiichi Sankyo
Development LTD.
~90
Mitarbeiter
Daiichi Sankyo
Europa
~2.100
Mitarbeiter
Daiichi Sankyo US, Inc.
~2.500 Mitarbeiter
Luitpold
Pharmaceuticals Inc.
~780
U3 Pharma
Mitarbeiter
~40
Mitarbeiter
Daiichi Sankyo
~5.700
Asien –
Lateinamerika
Daiichi Sankyo
Gesundheitswesen
~2.300
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Ranbaxy-Gruppe
~380
Mitarbeiter
~15.500
Mitarbeiter
Stand: 31. März 2014
3
Unsere Standorte in Europa
…Point-to-Point Destinations
Dublin
Amsterdam
London
Brüssel
Pfaffenhofen
Paris
Altkirch
München
Wien
Zürich
Rom
Madrid
Lissabon
Istanbul
4
Mobilitätsmanagement
5
Agenda
 Mobilitätsmanagement

Mission & Strategie

Bereichsziele

Status Quo in Europa und Deutschland
 Travelmanagement

Abteilungsziele

Maßnahmen

Best-Practice Prozess

Detailprozess
 Online Booking Engine in der Praxis

Konfiguration, Funktionalitäten und Abläufe

Was hat die Einführung einer OBE gebracht?

OBE – Alternativloses System ohne Nachteile
 Wohin geht die Reise?

Mobilität 2020
6
Zielsetzung
Nachhaltiges Wachstum in Europa
Unsere Mission
Unterstützung der
Unternehmensstrategie durch eine
angepasste Mobilitätsstrategie:
die Bedürfnisse unserer
Mitarbeiter erfüllen – im Einklang
mit den Corporate Zielen
Unsere Strategie
-
Gewährleistung ökonomischer und
ökologischer Effizienz
-
Ergebnisorientierung durch hohe
Mitarbeiterzufriedenheit
7
Bereichsziele
Business Partnering
Mobilitätsstrategie 2020
„State of the Art Mobility Management“
Motivationsorientiert - Umweltorientiert - Kostenoptimiert
Kontinuierliche Weiterentwicklung und Überprüfung interner Richtlinien,
Prozesse, Konsolidierung von Dienstleistern, Einsatz moderner Technik
Führungskultur, die auf Vertrauen beruht
Entscheidungen werden auf der niedrigsten, möglichen Ebene getroffen
Eigenverantwortliches Handeln des einzelnen MA steht im Vordergrund
Zukunftsfähigkeit und europäisch einsetzbar
Sicherheitsaspekte
8
Status Quo bei Daiichi Sankyo in Europa
TCO 20.000.000 € p.a.
flights
hotels
administration fees
others
2% 1%
in %
25%
Fleet
17%
Travel
75%
80%
Buchungsgebühren betragen ca. 0,5% der Gesamtkosten!
9
Status Quo in Deutschland
Richtlinien
Fleet Standards
• Car Policy
• Überlassungsvertrag
• Dienstwagen Handbuch
• Bruttogehaltsumwandlung
Travel Policy
Travel Policy für Dritte
Tools und Systeme
Dienstleister
Fleetmanagement
Software
CWT Portal
Leasinggeber, Händler
Output
Schadenmanagement
400 Fahrzeuge
OBE
Makler, Versicherung
2700 Flüge p.a.
Expense Tool
Logistik
24.000.000 KM p.a.
Travel agency
6.000 Tonnen CO2
RKA-DL
8.000.000 € TCO
10
Travelmanagement
11
Abteilungsziele
Business Partnering
Standards
Tools
Konsolidierung
• Reiserichtlinie (Europäische Rahmenrichtlinie mit
landesspezifischen Regelungen auf lokaler Basis)
• Ein führendes System (OBE, Expenses, Reporting) zur
• Schaffung von Transparenz in Europa
• Steuerung der Reisen und Kosten
• Je nach Sinnhaftigkeit Konsolidierung der Lieferanten und
Dienstleister auf europäischer Ebene
Prozesse
• Elektronischer, durchgängiger Workflow  keine Medienbrüche
Mitarbeiterorientierung
• Einfache Handhabung  „look and feel“
• „Feeling at home at Daiichi Sankyo“
• Komfortable Abwicklung, schnelle Auszahlung von Reisekosten
12
Maßnahmen
Standards & Richtlinien
• Einführung einer klar definierten RRL, da sie den größten Einfluss auf
Kosten hat (kurz und simpel), u.a.
• Business Class Flüge nur für Interkontinental Verbindungen
• Business Class Direktflüge nur für Senior Management
• Minimum 14 Tage Vorausbuchungsfrist
• Verbindliche Nutzung der OBE für einfache Buchungen und Point-toPoint Verbindungen
Tools und Systeme
• CWT Portal, OBE, RKA-Tool
• Hinterlegung der RRL im System
• Hinterlegung der Firmenkonditionen im System
• Darstellung der bevorzugten Anbieter in der OBE
• Minimierung von Ausnahmen durch einen elektronischen
Freigabeprozess über die OBE
• Verbindliche Nutzung der Firmenkreditkarte
(compliance, Transparenz, etc.)
13
Maßnahmen
Anbieter und Dienstleister
• Professionelle Travel Agency
• Dienstleister für die Reisekostenabrechnung
• Komfortable Kreditkarten
• Globale Abkommen mit Airlines und Hotels
Prozess
• Konsistenter, elektronischer und durchgängiger Workflow für
Reiseplanungen/Genehmigungen/Buchungen/RKA
• Identifikation der Stakeholder und permanente Trainings der Anwender
• Messung der relevanten Kennzahlen, KPI´s
14
“Best-Practice Prozess”
Integrierter end-to-end Travel Management Prozess
Travel
Policy
Travel
Agency
 Transparenz
 Compliance
Integrierter
Prozess
 Kosteneffizienz
OBE
 Flexibilität
Kreditkarte
15
Im Detail
Approval
HR Data
(SAP HCM, HR IS)
Planning
Booking
• online
• offline
• online
• offline
• active
• passive
• online
• offline
Approval
Business trip
Pay out
• Banking transfer
• Salary statement
Expense statement
Audit
• online
• manual
• Active
• Passive
• Online
• Offline
Processing
(ERP,
SAP FI, HCM)
Reporting, controlling,
KPI´s
Vendor management
16
Online booking engine
17
Definition
OBE, OBT: Online booking engine, Online booking tool
„Eine in der Regel internetbasierte Software zur Buchung von Reiseleistungen“
18
OBE
Konfiguration

Reines Online Buchungstool von KDS mit hinterlegter RRL

Alles aus einer Hand: ein Vertrag mit CWT (als Reseller für KDS)

Zugeschnitten auf die unternehmensspezifischen Prozesse
zur Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen

Integriert im CWT Portal inkl. Reporting (zukünftig im Intranet durch Single-Sign-On)

Buchung direkt durch den Reisenden oder Travel Arranger (i.d.R. Bereichsassistenten)

Stammdaten werden aus SAP HCM übertragen (elektronische Schnittstellen)

Selbstadministration der Userdaten möglich, d.h. Profilpflege

Daten aus der OBE werden in das Expense Tool übertragen (über ein CWT Backoffice Tool)

Liefert Buchungsdaten für Verhandlung mit Airlines, Hotels (im Gegensatz zu Internetbuchungen)

Hinterlegter, elektronischer Genehmigungsworkflow
19
OBE
Online Genehmigungsprozess

2 Genehmiger sind pro Reisendenprofil hinterlegt

Der 1. Genehmiger ist disziplinarischer Vorgesetzter und wird automatisch aus dem ERP
System (SAP HCM) ins Profil übertragen

Der 2. Genehmiger kann vom Reisenden selbst hinterlegt werden, sollte aber idealerweise
dieselbe Hierarchiestufe haben wie der 1. Genehmiger

Der 1. Genehmiger erhält per Mail die Aufforderung die Reise zu genehmigen oder abzulehnen (auch
über Freigabe App von KDS möglich)

nach 6 Stunden ohne Reaktion erfolgt eine Erinnerung, nach 12 Std. ohne Reaktion wird der 2.
Genehmiger angeschrieben, nach 24 Std. ohne Reaktion wird die Reise automatisch storniert

Travel Policy ist mit einem automatisierten Genehmigungsworkflow in der OBE hinterlegt
20
Online Buchungsprozess
Flug

Genehmigungsprozess
 Best Buy Option für Flüge
 14-Tage Vorausbuchungsfrist
 Limitierte Business Class, limitierte Interkonti Direktflüge

Flüge innerhalb der nächsten 2 Stunden sind online nicht buchbar

Normalerweise können Flüge für den Folgetag mit Abflug vor 08:00 Uhr nur bis 17:00 Uhr am Vortag
online gebucht werden  seit April 24/7 online buchbar und wird ausgestellt!

Flüge sind nach Ticketausstellung umbuchbar und stornierbar

Für Webbuchungen von Low Cost Carriern im Onlinebuchungstool gelten teilweise gesonderte
Bedingungen – Sicherheit? Komfort?

Alle innerhalb der RRL gebuchten Linienflugtickets werden am Buchungstag ohne erneute
Rücksprache ausgestellt

Alle außerhalb der RRL gebuchten Linienflugtickets werden erst nach Genehmigung ausgestellt
21
Hotel

Genehmigungsprozess
 14-Tage Vorausbuchungsfrist
 Hinterlegte Preisobergrenzen für Hotelübernachtungen (je nach Land)

Es können alle Hotels gebucht werden, die im Amadeus enthalten sind

Hotel Firmenraten sind hinterlegt und gekennzeichnet

Storno- und Umbuchungsgebühren müssen beachtet werden
22
Mietwagen


Genehmigungsprozess

Best Buy Option für Mietwagen

14-Tage Vorausbuchungsfrist

Kompaktklasse (höhere Klassen für Senior Management)
Alle Mietwagenanbieter sind buchbar (alle Klassen werden dargestellt)
23
Bahn


Genehmigungsprozess

14-Tage Vorausbuchungsfrist

1. Klasse (Anreizsystem für 2.Klasse zur Vermeidung von Emissionen)
Bahn wird über separates Bahntool (CWT Train) gebucht

Auch hier ist die Firmenkreditkarte hinterlegt

Onlineticket möglich
24
Sonstiges

Die Reisedaten können aus der Reisebestätigung direkt in Lotus Notes / Outlook Kalender übertragen
werden (noch keine Schnittstelle zum elektronischen Reiseantrag)

Reiseplanversand erfolgt automatisiert und je nach Einstellung an den Besteller (travel arranger)
und/oder Reisenden

Vor Buchungsabschluss kann die hinterlegte Kostenstelle mit einer Innenauftragsnummer ersetzt
werden
25
Offline Buchung

Offline = Buchung per Mail, Telefon oder Fax über das lokale CWT Service Team

Offline gebucht werden sollten
 Kurzfristige Anfragen (für Reisen < 2 Stunden)
 Reisende ohne Profil (vor allem Externe oder Neueintritte)
 Komplexe Flugverbindungen (z.B. München – Frankfurt - Paris – New York - München)
 Gruppenbuchungen
 Buchungsgebühren deutlich höher als bei Online Buchungen!
26
Online-Buchungsquote und Vorausbuchungsfrist
10/2013 – 10/2014
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Sep
13
online booking in %
0
14-days ahead booking in % 20
Oct. Nov. Dec. Jan. Feb. Mar. April May June July Aug. Sep.
67
60
48
55
81
83
74
82
65
72
71
83
81
87
80
83
63
66
79
78
79
91
65
82
27
100% Offline Buchungen
80% der Buchungen
weniger als 14 Tage im
Voraus
Zentrale Buchungsstelle
• Keine klar definierte RRL
• Wenig Flexibilität (Bürozeiten)
• Probleme bei Umbuchungen
außerhalb der Bürozeiten, etc.
• Kein stringenter
Genehmigungsprozess
2014
2013
Ergebnis
25% Offline Buchungen
80% der Buchungen
mindestens 14 Tage im
Voraus, dadurch 40%
Einsparung bei
Flugticketkosten
70% Einsparung bei
Buchungsgebühren
100% Compliance mit RRL
durch (elektronische)
Genehmigungsprozesse
Berücksichtigung
individueller Vorlieben
durch Profile in der OBE
Möglichkeit rund um die Uhr
selbst zu buchen =
maximale Flexibilität
28
Wohin geht die Reise?
29
Mobilitätsstrategie 2020
30
OBE in der Zukunft
Mindestens in Verbindung mit einem door-to-door Planungstool
31
OBE
Alternativloses System ohne Nachteile
 Reduzierung der Reisekosten (Best-buy / hinterlegte Corporate Rates) und
Transaktionsgebühren
 Datentransparenz  Basis für Vertragsverhandlungen (airlines, hotels, etc.) und Messung
KPI´s
 Reduzierung der administrativen Aufwände im Buchungsprozess
 Mehr Flexibilität  24/7 verfügbar
 Erhöhung der compliance durch hinterlegte Richtlinien und Genehmigungsprozesse
 Erhöht die Sicherheit der Mitarbeiter durch genaue Ortung der Reisenden bei Katastrophen
(da die Daten ins CWT Reportingtool einfliessen  bei Internetbuchung ist das nicht der Fall)
Gründe, die nicht wirklich dagegen sprechen:
-
Es ist immer besser sich von einem Experten beraten zu lassen als von einer Maschine
-
Best verfügbare Preise oft über Airlines oder Hotel Websites erreichbar
-
Komplexe Reisen („multi-leg“) sollten nicht online gebucht werden
32
Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Michael Müller
Head of General Administration
DAIICHI SANKYO EUROPE GmbH
Zielstattstr. 48 • 81379 Munich • Germany
Phone +49-(0)89-78 08 312
www.daiichi-sankyo.eu
33
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“Online Booking Engine” im Mittelstand

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