Abacus Finanzbuchhaltung Light

Transcrição

ABACUS
FinanzbuchhaltungLight
Version 2003
Ein Produkt der ABACUS Research AG, CH-9302 Kronbühl-St. Gallen
FIBU
Light
Einleitung
Einleitung
Mit der ABACUS FIBU Light erhalten Sie eine einfache und benutzerfreundliche Finanzbuchhaltung,
die sich in der Praxis über 10'000 fach bewährt hat. Sei es, dass damit vollumfänglich Finanzbuchhaltungen geführt werden oder dass alternativ dazu die FIBU Light als Vorerfassungsprogramm eingesetzt wird in Zusammenarbeit mit dem Treuhänder. Renommierte Schweizer Treuhandgesellschaften
arbeiten mit ABACUS und empfehlen den Einsatz der ABACUS FIBU Light.
Die FIBU Light ist integrierter Bestandteil der AbaLight - Business Lösung für Kleinbetriebe, die
zustätzlich zur FIBU Light auch die Applikationen Fakturierung, Debitorenkontrolle, AbaShop ECommerce, Electronic Banking , Lohn Light und Adressverwaltung umfasst.
FIBU Light ermöglicht Ihnen die Buchhaltung laufend à jour zuhalten und somit auch jederzeit den
Zugriff auf aktuelle Daten zu haben. Wichtige und entscheidende Informationen für firmeninterne
Zwecke und auch solche für Partner wie z.B. Banken stehen Ihnen mit der FIBU Light zur Verfügung.
Wie müssen Sie das Handbuch der Finanzbuchhaltung verwenden?
Der Aufbau des Handbuchs richtet sich nach den Programm-Nummern der FIBU Light. In den Titelzeilen sind die Programm-Nummern sowie die verschiedenen Untertitel angegeben. So finden Sie einfach und schnell die Beschreibungen der einzelnen Programme sowie deren Unterprogramme (z.B.
Reihenfolge, Optionen, Gestaltung).
Das Stichwortverzeichnis liefert Ihnen zu den einzelnen Themenkreisen nützlich Hinweise, an welchen
Stellen der gesuchte Begriff im Handbuch beschrieben ist.
Online-Hilfe
Nebst dem Handbuch kann mit der Funktionstaste F1 im Programm direkt die Online-Hilfe gestartet
werden. Dadurch erhalten Sie für jedes Feld direkt eine Beschreibung, welche mit dem Handbuch
übereinstimmt. Sie können auch bequem in der Online-Hilfe im Stichwortverzeichnis nach ganz bestimmten Begriffen suchen.
Somit verfügen Sie mit dem Handbuch und der Online-Hilfe über ein umfassendes Hilfesystem, welches Ihnen die gewünschten Informationen schnell zur Verfügung stellt. Damit wird die Bedienung
des Programms zusätzlich erleichtert.
Seite I-1
FIBU
Light
Impressum
Impressum
Copyright
ABACUS Research AG
Programmautor
Markus Keller
Eric Uski
Philipp Zwahlen
Dokumentation/Tool
Handbuch/Hilfe
Jens Lorenz
Ursula Beutter
Markus Bischof
Hinweis
Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation darf in keiner Form ohne Genehmigung von ABACUS
Research AG kopiert werden.
Alle Angaben in diesem Handbuch wurden mit grösster Sorgfalt erarbeitet und getestet. Trotzdem
sind Fehler nicht ganz auszuschliessen. ABACUS kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen.
Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar.
ABACUS Research AG
Seite II-1
FIBU
Light
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
MANDANT ERÖFFNEN <CTRL+N> .............................................................................. 0-1
Übersicht.................................................................................................................................................. 0-1
Optionen.................................................................................................................................................. 0-5
Mandant auswählen <CTRL+M>..........................................................................................................0-7
MANDANTENINFORMATION <S3>............................................................................... 3-1
Übersicht..................................................................................................................................................3-1
Mehrwertsteuer <F7>.............................................................................................................................3-3
Pauschalabrechnung <F7/F7>................................................................................................................3-5
KOPIERPROGRAMME <S7> ........................................................................................ 7-1
Übersicht..................................................................................................................................................7-1
ZUSATZPROGRAMME <S9>........................................................................................ 9-1
Mandant löschen <S92>........................................................................................................................9-1
S94 Vorgaben kopieren <S94>.............................................................................................................9-3
11 BUCHEN .......................................................................................................... 11-1
Aufbau der Buchungsmaske .............................................................................................................. 11-1
Buchungsmaske 1................................................................................................................................ 11-5
Buchungsmaske 2..............................................................................................................................11-21
Buchungen korrigieren .....................................................................................................................11-38
Buchungen löschen ...........................................................................................................................11-41
Optionen <Alt-O>..............................................................................................................................11-43
13 GEGENKONTO VERVOLLSTÄNDIGEN....................................................................... 13-1
Übersicht............................................................................................................................................... 13-1
Geschäftsjahr/Konto wählen ...............................................................................................................13-2
15 JOURNAL ......................................................................................................... 15-1
Übersicht............................................................................................................................................... 15-1
19 VERBUCHEN IN F INANZBUCHHALTUNG .................................................................. 19-1
Übersicht............................................................................................................................................... 19-1
Daten auslesen..................................................................................................................................... 19-5
21 KONTEN BEARBEITEN ......................................................................................... 21-1
Übersicht............................................................................................................................................... 21-1
Zusatzdefinitionen <F6>..................................................................................................................... 21-6
Menüzeile - Konto .............................................................................................................................21-12
Menüzeile - ? (Fragezeichen).............................................................................................................21-16
22 KONTOAUSZÜGE ................................................................................................ 22-1
Übersicht................................................................................................................................................22-1
Selektion - Standard <F5>................................................................................................................... 22-8
Selektion - Klassierung.......................................................................................................................22-10
Gestaltung - Detail <F6>....................................................................................................................22-12
Gestaltung - Darstellung....................................................................................................................22-14
Kriterien - Standard............................................................................................................................22-17
Kriterien - Erweitert............................................................................................................................22-19
Benutzerdefinierte Reihenfolge .......................................................................................................22-20
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FIBU
Light
Inhaltsverzeichnis
23 KONTENPLAN ABFRAGEN .................................................................................... 23-1
Übersicht............................................................................................................................................... 23-1
Einstellungen........................................................................................................................................ 23-4
Spalten ................................................................................................................................................23-14
Format .................................................................................................................................................23-22
25 KONTENKLASSIERUNG ........................................................................................ 25-1
Übersicht............................................................................................................................................... 25-1
Bezeichnungen <F6>........................................................................................................................... 25-4
Defaultattribute.................................................................................................................................... 25-5
Menü - Element.................................................................................................................................... 25-8
Menü - Detail......................................................................................................................................25-12
Menü - Ansicht...................................................................................................................................25-14
Menü - Gehe zu .................................................................................................................................25-16
31 BILANZ / ERFOLGSRECHNUNG.............................................................................. 31-1
Programmübersicht ............................................................................................................................. 31-1
Einstellungen........................................................................................................................................ 31-4
Format .................................................................................................................................................31-13
41 KTO -PLAN IMPORTIEREN/EXPORTIEREN .................................................................. 41-1
Übersicht............................................................................................................................................... 41-1
43 EXTERNE ERFASSUNGEN VERBUCHEN ..................................................................... 43-1
Übersicht............................................................................................................................................... 43-1
Daten Einlesen...................................................................................................................................... 43-3
51 STAMMDATEN EINGEBEN..................................................................................... 51-1
Stammdaten - Allgemein .................................................................................................................... 51-1
52 SALDOVORTRÄGE.............................................................................................. 52-1
Übersicht............................................................................................................................................... 52-1
53 MEHRWERTSTEUER ............................................................................................ 53-1
531 Mehrwertsteuer-Codes ............................................................................................................... 53-1
532 MWST-Abrechnung..................................................................................................................... 53-7
533 MWST-Verprobung....................................................................................................................53-16
534 MWST-Umsatzabstimmung......................................................................................................53-21
5531 BUCHUNGSSCHNITTSTELLE..............................................................................53-27
Daten einlesen....................................................................................................................................53-29
Daten auslesen...................................................................................................................................53-36
56 ABSCHLUSS ...................................................................................................... 56-1
Übersicht............................................................................................................................................... 56-1
Jahresende ändern............................................................................................................................... 56-4
Monat abschliessen............................................................................................................................. 56-5
Jahresabschluss.................................................................................................................................... 56-6
Saldo Vorjahr übernehmen................................................................................................................. 56-8
Jahr eröffnen zum Buchen................................................................................................................56-10
57 FW - TABELLE .................................................................................................. 57-1
571 Fremdwährungstabelle / Kurstabelle ......................................................................................... 57-1
Kurse ..................................................................................................................................................... 57-2
572 Fremdwährungs- und Kurstabelle drucken............................................................................... 57-9
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FIBU
Light
Inhaltsverzeichnis
58 LÖSCHPROGRAMME........................................................................................... 58-1
Übersicht............................................................................................................................................... 58-1
59 REKONSTRUKTIONSPROGRAMME .......................................................................... 59-1
Übersicht............................................................................................................................................... 59-1
ANHANG ASCII-SCHNITTSTELLE.................................................................................. 1-1
Bewegungsdaten importieren...............................................................................................................1-1
Bewegungsdaten exportieren ...............................................................................................................1-5
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FIBU
Light
Mandant eröffnen
Übersicht
CTRL+N
Mandant eröffnen <CTRL+N>
Übersicht
Bild 0-1:
Mandant eröffnen
Möglichkeiten
Bevor Sie einen Mandanten eröffnen, müssen Sie unbedingt folgendes beachten:
Startmonat der Buchhaltung
Der Startmonat der Buchhaltung kann nachträglich nicht mehr verändert werden.
Neue Directories auf der Festplatte
Bei der Eröffnung eines Mandanten werden auf der Festplatte automatisch folgende Directories angelegt:
\abac\kd\nrXXXX\VORE
FIBU Light Datendateien, wobei XXXX = MandantenNummer
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FIBU
Light
Mandant eröffnen
Übersicht
CTRL+N
\abac\kd\nrXXXX\publ
Zentrale Datendateien, wobei XXXX = Mandanten-Nummer
Mandant löschen
Im Programm S92 MANDANT LÖSCHEN können Sie einen Mandant vollständig löschen. Da
die Daten durch diesen Vorgang unwiderruflich auf der Festplatte gelöscht werden, sollten Sie
vorher eine Kopie der Daten auf eine Diskette im Programm S7 KOPIERPROGRAMME erstellen.
Option 'Mandanten'
Mit der Option 'Mandanten' können Sie bis zu 9999 Mandanten gleichzeitig bearbeiten. Mit
der Grundversion der FIBU Light können Sie maximal 2 Firmen neu eröffnen.
Weitere Stammdaten
Nachdem Sie den Mandanten eröffnet haben, müssen Sie im Programm S3 MANDANTEN
INFORMATION die vollständige Adresse des Mandanten (Firma) erfassen.
Im Programm 51 STAMMDATEN EINGEBEN können Sie weitere Stammdaten betreffend den
'Optionen' und der Buchungsperiode festlegen.
Arbeitsablauf
MandantenNummer
Die Mandanten-Nummer ist maximal 4 Stellen lang.
Falls Sie einen neuen Mandanten definieren, ist es nicht unbedingt nötig, dass Sie ihm die Nummer 1 zuordnen.
Empfehlenswert sind folgende Mandantennummern:
♦ Gründungsjahr der Firma eingeben.
♦ Die Postleitzahl Ihrer Ortschaft oder die ersten Ziffern davon als Mandantennummer erfassen.
♦ Eine Phantasie- oder Schlüsselzahl, z.B. Strassennummer.
Besteht allerdings für den in der FIBU Light zu eröffnenden Mandanten in einer anderen Applikation (z.B. Lohnbuchhaltung etc.) dieser Mandant bereits, dann ist es empfehlenswert, dass Sie
ihm hier in der FIBU Light dieselbe Mandanten-Nummer zuweisen.
MandantenName
Der Mandanten-Name ist maximal 25 Stellen lang.
Als Mandanten-Name kann z.B. der Firmen-Name und die Ortschaft eingegeben werden. Er wird
nebst der Lizenz-Nummer oder Lizenz-Name auf allen Listen ausgedruckt.
Seite 0-2
FIBU
Light
Mandant eröffnen
Übersicht
CTRL+N
Mandanten-Name korrigieren
Im Programm S3 MANDANTEN INFORMATION, <F10=Mandantenname> kann der Mandantenname jederzeit geändert werden. In diesem Programm können auch die Adresse und weitere
wichtige Informationen zum Mandant (Tel.-Nr., Bemerkungen usw.) eingegeben werden.
Dateien der FIBU
Light eröffnen
auf Drive ...
Die Dateien der FIBU Light können auf einem beliebigen Drive (Festplatte = C: D: G: H: usw.)
eröffnet werden.
Falls die Daten des zu eröffnenden Mandanten auf der gleichen Festplatte wie die Programme
eröffnet werden, kann das Feld mit <ENTER> übersprungen werden.
Falls die Daten auf einem anderen Drive (Festplatte) eröffnen werden, muss der entsprechende
Buchstabe der Festplatte eingegeben werden.
F
Beispiel
D: Daten auf Festplatte D (bei PC)
G: Daten auf Festplatte G (bei Server)
Übrige Dateien ...
Die Daten der ÜBRIGEN DATEIEN können bei der Eröffnung auf einem beliebigen Drive eröffnet
werden. Falls der Mandant bereits in einem anderen Programm eröffnet ist, kann die Festplatte
der ÜBRIGEN DATEIEN nicht mehr angewählt werden.
Falls die ÜBRIGEN DATEIEN auf der gleichen Festplatte wie die Programme eröffnet werden sollen, kann das Feld mit <ENTER> übersprungen werden.
Beginn Buchhaltungsjahr im
'Monat'
Kalendermonat für den Beginn des Geschäftsjahres eingeben (1 -12). Feld anschliessend mit
<ENTER> bestätigen.
ACHTUNG
Der Beginn des Geschäftsjahres kann nur bei der Eröffnung eines Mandanten definiert
werden. Die Periode für ein Geschäftsjahr wird automatisch für 12 Monate ab Beginn des
Geschäftsjahres eröffnet. Im Programm 56 ABSCHLUSS kann das Ende des Geschäftsjahr
beliebig verlängert werden.
Dauer des Geschäftsjahres
Die Dauer des Geschäftsjahres muss bei der Eröffnung der FIBU Light nicht im voraus bestimmt werden. Es ist möglich, beliebig viele Monate oder Kalenderjahre innerhalb eines Geschäftsjahres zu verarbeiten.
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FIBU
Light
Mandant eröffnen
Übersicht
F
CTRL+N
Eingabe-Beispiel
1 Beginn Geschäftsjahr im Januar
7 Beginn Geschäftsjahr im Juli
Leitwährung des
Mandanten
ISO-Code für die Leitwährung der Buchhaltung eingeben (z.B. Schweizer Franken = CHF). Dies
ist der Normalfall für Buchhaltungen in der Schweiz.
Die Saldi sämtlicher Konten werden in der entsprechenden Leitwährung geführt. Zusätzlich
kann jedes Konto in einer beliebigen weiteren Währung geführt werden.
Seite 0-4
FIBU
Light
Mandant eröffnen
Optionen
CTRL+N
Optionen
Bild 0-2:
Mandant eröffnen – Optionen
Möglichkeiten
Teile eines anderen Mandanten lassen sich in den neuen Mandanten übernehmen. Dadurch
wird der Einrichtungsaufwand verkleinert.
Arbeitsablauf
Alles kopieren
Eine Kopie des Vorgabemandanten wird erstellt. Das heisst, Einstellungen wie auch Bewegungen werden kopiert.
Selektiv kopieren
Via selektives Kopieren kann zwischen der Übernahme von Stammdaten (Kontoplan, Klassierung, ISO-Code (Währungen), MWST-Code), Bewegungsdaten und Vorgaben unterschieden
werden.
Seite 0-5
FIBU
Light
Seite 0-6
Mandant eröffnen
Optionen
CTRL+N
FIBU
Light
Mandant eröffnen
Mandant auswählen
CTRL+N
CTRL+M
Mandant auswählen <CTRL+M>
Bild 0-3:
Mandant auswählen
Möglichkeiten
In diesem Programm können Sie einen bestehenden Mandanten auswählen.
Sie starten dieses Programm, indem Sie in der Aufgabenauswahl der FIBU Light mit
<CTRL+M> die Mandantenauswahl wählen. Soll ein neuer Mandant eröffnet werden, wählen
Sie <Shift+CTRL+M> 'Mandant eröffnen'.
Seite 0-7
FIBU
Light
Mandanteninformation
Übersicht
S3
Mandanteninformation <S3>
Übersicht
Bild 3-1:
Möglichkeiten
Mandantenadresse
In diesem Programm wird die Mandantenadresse und die Mandanteninformation verwaltet.
Diese Angaben werden vom System weiter verwendet, z.B. als Absender auf Auswertungen.
Im weiteren werden verschiedene Informationen verwaltet, wie die aktuelle Zeit, Arbeitsdauer,
zuletzt bearbeitet von welchem Benutzer, usw.
Mehrwertsteuer-Stammdaten <F7>
Mehrwertsteuerpflicht, MWST-Methode, Steuernummer, Abrechnungsart und Abrechnungsrhythmus definieren.
Seite 3-1
FIBU
Light
Übersicht
S3
Menü/Mandantenname
Der Mandantenname kann jederzeit in diesem Programm über die Menüposition MANDANTENNAME geändert werden.
Bildschirmsprache
Die Bildschirmsprache kann über das MENÜ/BILDSCHIRMSPRACHE geändert werden. Im Moment ist Deutsch verfügbar und für das Hauptmenü französisch. Sollen sämtliche Menüs der
FIBU Light in französisch gezeigt werden, muss die französische Version installiert werden.
Seite 3-2
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
S3
F7
Mehrwertsteuer <F7>
Bild 3-2:
Mehrwertsteuer
Möglichkeiten
Neben der Firmenadresse und weiteren Informationen zum Mandanten werden auch zentrale
Mehrwertsteuerinformationen bestimmt.
Mit <F7 = Mehrwertsteuer> können Sie folgende zentralen Informationen zur MWST definieren:
Mehrwertsteuerpflicht
Aktivieren Sie die Methode, nach der Sie die Mehrwertsteuer abrechnen.
Firmensteuernummer Schweiz
Steuernummer (6 Stellen).
Seite 3-3
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
S3
F7
Firmensteuernummer EU
Für zukünftige Anwendungen, Steuernummer EU erfassen.
Rundung Steuerbetrag
Falls Steuerbeträge NICHT gerundet werden, Feld aktivieren [X].
Zentrale Abrechnung
Wird die Abrechnung zentral in der FIBU und nicht in der FIBU Light geführt, Feld aktivieren
[X].
Abrechnungsrhythmus
Mit <PgUp/PgDn> Abrechnungsrhythmus der MWST wählen; monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich.
Seite 3-4
FIBU
Light
Pauschalabrechnung
S3
F7/F7
Pauschalabrechnung <F7/F7>
Bild 3-3:
Mandanteninformation - Pauschalabrechnung
Möglichkeiten
Bruttomethode
Bei der Pauschalbrutto-Methode werden alle Beträge brutto, d.h. inkl. MWST auf die Konten
verbucht.
Die MWST muss bei dieser Methode vom Benutzer jeweils quartalsweise oder halbjährlich in
Höhe des Pauschalsatzes manuell umgebucht werden.
Vorteil dieser Methode:
Alle MWST-pflichtigen Buchungen werden immer mit dem normalen MWST-Code erfasst,
aber es wird kein MWST-Betrag gerechnet. Dieses Vorgehen erlaubt Ihnen den finanziellen
Vorteil der Pauschalmethode zu verifizieren, indem Sie im Programm 532 MWSTABRECHNUNG unter <F6> das Feld 'nicht Pauschal' aktivieren und die MWST-Abrechnung
provisorisch ausgeben.
Sämtliche Lieferantenrechnungen, die nur exklusiv MWST gestellt sind, können problemlos
erfasst werden.
Seite 3-5
FIBU
Light
Pauschalabrechnung
S3
F7/F7
Nettomethode
Alle MWST-pflichtigen Buchungen werden immer mit dem normalen MWST-Code erfasst, es
wird jedoch nie die Vorsteuer gerechnet. Bei der Pauschalnetto-Methode werden für alle Umsätze die Beträge netto verbucht, dabei wird aber nicht die volle MWST abgezogen, sondern
der MWST-Abzug erfolgt in der Höhe des Pauschalsatzes.
Vorteil dieser Methode:
Da alle Beträge netto verbucht werden, können Sie jederzeit eine aktuelle Bilanz/Erfolgsrechnung erstellen.
Indem Sie im Programm 532 MWST-ABRECHNUNG unter <F6> das Feld 'nicht Pauschal' aktivieren und die Abrechnung provisorisch ausgeben, können Sie den Vorteil der Pauschalmethode gegenüber der normalen Abrechnung überprüfen.
Sämtliche Lieferantenrechnungen, die nur exklusiv MWST gestellt sind, können problemlos
erfasst werden.
Nicht Pauschal
Wollen Sie nicht oder nicht mehr nach der Pauschal-Methode abrechnen, wählen Sie hier
'nicht Pauschal'.
Seite 3-6
FIBU
Light
Kopierprogramme
Übersicht
S7
Kopierprogramme <S7>
Übersicht
Bild 7-1:
Kopierprogramme
Möglichkeiten
Datensicherung eines Mandanten erstellen oder zurückladen. Es kann immer nur der ganze
aktuelle Mandant gesichert werden. Ist der Mandant in mehreren ABACUS Programmen (FIBU
Light, LOHN etc) eröffnet, werden alle Daten gesichert.
Während der Datensicherung darf im entsprechenden Mandant NICHT gearbeitet werden.
Für die Sicherung wird ein mitgeliefertes Programm benutzt, welches Ihr Datenvolumen bis
auf einen Zehntel auf Disketten verdichtet.
Ø Hinweis
♦ Vom System wird ein Dateiname für die Sicherung vorgeschlagen, z.B. ABAC7777
(7777 = Mandanten-Nummer).
♦ Wir empfehlen Ihnen, Datensicherungen in mehreren Generationen zu führen, z.B. Tages-, Wochen-, Monats- und Spezialsicherung.
Seite 7-1
FIBU
Light
Kopierprogramme
Übersicht
S7
Datensicherung unterbrechen
Mit <Ctrl-C> Datensicherung unterbrechen. Der Vorgang wird abgebrochen und kann wiederholt werden.
Ø Hinweis
Eine Datensicherung kann je nach Datenmenge aus mehreren Disketten bestehen. Sofern
das Programm eine zweite Diskette verlangt, müssen Sie eine neue, formatierte Diskette einlegen. Dieser Vorgang kann sich mit weiteren Disketten wiederholen, bis die automatische
Datensicherung abgeschlossen ist.
Verwenden Sie jeden Tag dieselben Disketten, kann sich ein nicht bemerkter Fehler über längere Zeit einschleichen. Wir empfehlen dringend mit der sogenannten Generationensicherung
zu arbeiten, da Sie bei mehreren Generationen auf eine ältere Sicherung zurückgreifen können.
Die Datensicherung kann aufgrund verschiedener Auswahlmöglichkeiten durchgeführt werden, wie Dateien verdichten oder Diskette journalisieren.
Arbeitsablauf
Datensicherung
Mit <Pfeil Ab/Auf> kann zwischen Datensicherung 'erstellen' bzw. 'zurückladen' ausgewählt
werden. Ihre Wahl mit <ENTER> bzw. <TAB> bestätigen.
ACHTUNG
Überprüfen Sie bei j e d e r Datensicherung, dass Sie die Funktion 'Datensicherung
erstellen' angewählt haben. Falls Sie die Funktion 'Datensicherung zurückladen' irrtümlicherweise eingestellt haben, gehen die zwischenzeitlich erfassten Buchungen unwiderruflich verloren.
Disketten-Laufwerk
Disketten-Laufwerk angeben und mit <ENTER> bzw. <TAB> bestätigen.
Falls Ihr Computer nur ein Laufwerk besitzt, müssen Sie hier 'A' eingeben. Bei zwei Laufwerken muss je nachdem, wo die Diskette eingelegt ist, 'A' oder 'B' eingegeben werden.
DateinameSicherung
Datei-Name der Datensicherung eingeben und mit <ENTER> bestätigen.
Beachten Sie dabei, dass nur der Dateiname auf der Diskette ersichtlich ist. Ändern Sie die
Systemvorgabe, sollte der Name für Sie einen Zusammenhang mit dem gesicherten Mandant
haben.
Ø Hinweis
ABAC7777: Datensicherung des Mandanten 7777
Datensicherung
bei Fehlern unterbrechen
Seite 7-2
Die Datensicherung wird auf Fehler überprüft, d.h. jedes File wird mit einer Check-Summe
belegt. Wird ein Fehler gefunden, d.h. eine falsche Check-Summe, wird die Sicherung unterbrochen.
FIBU
Light
Kopierprogramme
Übersicht
S7
Standardmässig sollte eine Datensicherung immer automatisch auf allfällige Fehler überprüft
werden.
Dateien verdichten
Die Dateien werden bei der Sicherung bis auf einen ZEHNTEL der effektiven Grösse auf Disketten
verdichtet.
Beachten Sie, dass beim Zurückladen der Dateien diese bis zu ZEHNMAL grösser werden können,
als der belegte Platz auf den Disketten.
Ø Hinweis
Aus praktischen Gründen ist eine Verdichtung der Daten bei der Datensicherung empfehlenswert. Dieses Vorgehen ist problemlos und führt auf Grund der Verdichtung nicht zu speziellen Problemen.
Disketten vor
Datensicherung
löschen
Die zu beschreibende Diskette wird vor der Sicherung gelöscht. Das Löschen einer Diskette vor
der Sicherung ist sinnvoll.
Datensicherung
journalisieren
Soll die Datensicherung journalisiert werden, wird auf der Diskette eine Datei
'BAR00000.LOG' generiert. In dieser Datei werden alle Dateien aufgelistet, die gesichert wurden.
Disketten vor
Datensicherung
formatieren
Aus programmtechnischen Gründen können bei der automatischen Formatierung vor der Datensicherung nur HD-Disketten - High Density (1,44 MB bei 3 1/2 Zoll) formatiert werden.
Seite 7-3
FIBU
Light
Zusatzprogramme
Mandant löschen
S9
S92
Zusatzprogramme <S9>
Mandant löschen <S92>
Bild 9-1:
Mandant löschen
Möglichkeiten
Um einen Mandanten von der Festplatte oder dem Server zu entfernen, wird diese Funktion
benutzt. Es werden sämtliche Daten der FIBU Light des entsprechenden Mandanten gelöscht.
ACHTUNG!
Die Daten gehen dabei endgültig verloren und können nur durch eine Datensicherung
wieder erstellt werden. Erstellen Sie deshab zuerst eine Datensicherung.
Arbeitsablauf
Wählen Sie S92 MANDANT LÖSCHEN.
Seite 9-1
FIBU
Light
Zusatzprogramme
Mandant löschen
ACHTUNG!
Der Mandant wird nach einer Warnung, die bestätigt werden muss, gelöscht.
Seite 9-2
S9
S92
FIBU
Light
Zusatzprogramme
S94 Vorgaben kopieren
S9
S94
S94 Vorgaben kopieren <S94>
Bild 9-2:
Vorgaben kopieren
Möglichkeiten
In diesem Programm können Sie die Vorgaben von einem Mandanten auf weitere Mandanten
übertragen, damit in allen Mandanten dieselben Vorgaben zur Verfügung stehen.
In sämtlichen Auswertungs-Programmen sind flexible und individuelle Gestaltungen möglich.
Damit Sie die entsprechenden Parameter nicht bei jeder Auswertung neu erstellen müssen,
definieren Sie in den jeweiligen Programmen in der Menüzeile unter 'Vorgaben' einen Report.
Beim Neustart des jeweiligen Programms laden Sie nur noch den Report, womit alle vordefinierten Parameter wieder automatisch aktiviert sind. Dies garantiert Ihnen bei wiederkehrenden Auswertungen eine einheitliche Darstellung.
Die Vorgaben können pro Applikation auf sämtliche Mandanten übertragen werden.
Folgende Möglichkeiten stehen beim Übertragen zur Verfügung:
♦ Nie überschreiben
♦ Nur falls Bezeichnung übereinstimmt
Seite 9-3
FIBU
Light
Zusatzprogramme
S94 Vorgaben kopieren
S9
S94
♦ Immer überschreiben
Arbeitsablauf
Die Vorgaben werden immer vom aktuellen Mandanten auf weitere vom Benutzer zu bestimmende Mandanten übertragen.
Applikation
Wählen Sie die Applikation, für welche Sie die Vorgaben des aktuellen Mandanten auf weitere
Mandanten übertragen wollen.
Mandanten
Aktivieren [X] Sie sämtliche Mandanten, auf welche Sie die Vorgaben kopieren möchten.
Vorgaben mit
gleicher Nummer
Für eine Vorgabe, die in einem weiteren Mandant bereits besteht, kann nach folgenden Möglichkeiten verfahren werden:
Nie überschreiben
Eine Vorgabe, die unter der entsprechenden Nummer bereits besteht, wird nie überschrieben.
Überschreiben, falls Bezeichnung übereinstimmt
Die Vorgabe wird überschrieben, falls sie unter demselben Namen/Bezeichnung abgelegt ist.
Immer überschreiben
Bestehende Vorgaben mit gleicher Nummer werden immer durch die Vorgaben, die kopiert
werden, überschrieben.
Seite 9-4
FIBU
Light
Buchen
Aufbau der Buchungsmaske
11
11 Buchen
Bild 11-1: Aufbau der Buchungsmaske
Bemerkungen
In der FIBU Light stehen 2 Buchungsmasken zur Auswahl, eine einfache Buchungsmaske (1)
und eine erweiterte Buchungsmaske (2).
Buchungsmaske 1 (einfach):
Diese Buchungsmaske eignet sich zum Führen eines Kassa-, Post-, oder Bankbuches. Die Kontierung erfolgt pro Konto und Buchungsperiode. Pro Buchung wird nur das Gegenkonto d.h.
das Aufwand- oder Ertragskonto (z.B. Löhne) erfasst.
Buchungsmaske 2 (erweitert):
Konto und Gegenkonto müssen für jede Buchung erfasst werden. Die Kontierung erfolgt pro
Buchungsperiode.
Seite 11-1
FIBU
Light
Buchen
11
Ø Hinweis
♦ Die Wahl der Buchungsmaske treffen Sie im Programm 51 STAMMDATEN. Für die Buchungsmaske 1 wählen Sie ‘Buchen/Buchungsmaske 1', für die Buchungsmaske 2 ‘Buchen/Buchungsmaske 2’. Diese Definition können Sie jederzeit wieder ändern.
Im folgenden wird der Aufbau der beiden Buchungsmasken erklärt. Die einzelnen Felder in
den beiden Buchungsmasken werden im Detail erläutert.
Menüzeile
Verschiedene Optionen zum Buchen wählbar.
Journalteil
Im Journalteil werden je nach Buchungsmaske alle Buchungen des zur Zeit aktiven Kontos
angezeigt. In diesem Teil können sämtliche Buchungen korrigiert oder gelöscht werden, sofern sie noch nicht definitiv verbucht sind oder die definitive MWST-Abrechnung durchgeführt
wurde. Noch nicht verbuchte Positionen erhalten unter ‘S’ den Status ‘P’ für provisorisch.
Erfassungszeile
In dieser Zeile werden Buchungen neu erfasst oder bestehende bearbeitet.
MWST-Teil
In diesem Teil werden für die jeweils aktive Buchung die MWST-Informationen angezeigt.
Saldoteil
Im Saldoteil wird für das aktive Konto und das Gegenkonto die Bezeichnung, der ISO-Code
und der aktuelle Saldo in Leit- und Fremdwährung angezeigt.
Möglichkeiten
♦ Buchungen für verschiedene Konten pro Buchungsperiode erfassen.
♦ Sammelbuchungen erfassen
♦ Splittbuchungen erfassen
♦ Buchungen korrigieren
♦ Buchungen löschen
♦ Standard-Texte verwenden, ändern und löschen
Ø Hinweis
Für alle Eingabefelder können Sie sich Vorschlagswerte anzeigen lassen (ausser in Betragsfeldern), was die Arbeit wesentlich beschleunigt.
Innerhalb der FIBU Light sind nachträgliche Änderungen von Buchungen problemlos möglich.
Erst nach dem Übertrag in die ABACUS Finanzbuchhaltung oder nach dem Durchführen der
definitiven MWST-Abrechnung kann eine Buchung nicht mehr korrigiert werden. Noch nicht
verbuchte Positionen erhalten unter ‘S’ den Status ‘P’ für provisorisch.
Alle wesentlichen Änderung einer Buchung werden protokolliert. Das Protokolljournal kann im
Programm 15 JOURNAL ausgedruckt werden.
Seite 11-2
FIBU
Light
Buchen
11
Ø Hinweis
Im Programm 15 JOURNAL kann durch die Selektion ‘Verbuchungslauf anzeigen’ für jede
Buchung die Nummer des Verbuchungslaufs angezeigt werden.
Das Gegenkonto muss beim Buchen nicht zwingend erfasst werden. Es kann auch nachträglich im Programm 13 GEGENKONTEN VERVOLLSTÄNDIGEN pro Konto erfasst werden.
Ø Hinweis
Ob das Gegenkonto leer sein kann, bestimmen Sie im Programm 51 STAMMDATEN.
<F1>
Ausführliche Hilfetexte zum Buchen
<F2>
Befehle ausführen und speichern
<SHIFT F2>
Im Korrekturmodus mit ‘Shift+F2’ Buchungen löschen
<F3>
Suche von Buchungen
Suchen nach Betrag in Leit- oder Fremdwährung, Buchungstext oder Belegnummer möglich.
<F4>
Liste des Kontenplans
Diese Funktion ist nur auf dem Feld ‘Konto’ oder ‘Gegenkonto’ aktiv.
<SHIFT F4>
Verzweigt direkt ins Programm 21 KONTEN BEARBEITEN, um Konten zu
eröffnen oder Mutationen vorzunehmen.
<F5>
Erfassungsmodus aktivieren
Um eine neue Buchung zu erfassen, muss der Erfassungsmodus aktiv sein.
Im Erfassungsmodus kann mit ‘ENTER’ eine Buchung gespeichert und die
nächste aktiviert werden.
<ALT F5>
Konten/Periode neu auswählen
<F6>
Optionen
Die verschiedenen Möglichkeiten unter den Optionen erlauben, die Buchungsmaske den individuellen Bedürfnissen anzupassen.
<SHIFT F6>
Summe für Kontenbereich berechnen
<F7>
Erfassen von Sammelbuchungen
<SHIFT F7>
Standardtexte eingeben/mutieren
<F8>
Erfassen von Splittbuchungen
<SHIFT F8>
Verzweigt direkt ins Programm 22 KONTOAUSZÜGE.
<F9>
Korrekturmodus aktivieren
<SHIFT F9>
Verzweigt direkt ins Programm 31 BILANZ/ERFOLGSRECHNUNG.
)
Sprung in die Menüzeile
Von der Menüzeile aus können sämtliche Funktionen angewählt werden.
<RETURN>
Im Erfassungsmodus wird mit ‘ENTER’ die nächste Buchung aufgerufen und
Feld um Feld bestätigt. Im Korrekturmodus wird mit ‘ENTER’ die zu korrigierende Buchung bearbeitet.
Seite 11-3
FIBU
Light
Buchen
<ESC>
11
Mit ‘ESC’ wird vom Erfassungsmodus in den Korrekturmodus gewechselt.
Aus dem Korrekturmodus kann mit ‘F5’ der Erfassungsmodus wieder aktiviert werden. Durch nochmaliges Drücken von ‘ESC’ können Sie das Programm verlassen oder einen beliebigen Menüpunkt auswählen. Mit ‘ENTER’
kann eine Buchung zum Korrigieren ausgewählt werden.
<CURSOR UP> / <A B>
len.
Im Korrekturmodus Buchung anwäh-
Ø Hinweis
Bereits in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragene Buchungen (Status V) oder Buchungen, die in der definitiven MWST-Abrechnung berücksichtigt sind, können nicht mehr
korrigiert werden.
<CURSOR UP> / <A B>
Während der Erfassung einer Buchung
können Sie mit dieser Taste feldweise zurückspringen.
<PgUp/PgDn>
Seite 11-4
Blättern auf den Feldern: Konto-Nummer, Konto-Bezeichnung, Datum, Beleg-Nummer, Gegenkonto und MWST-Code.
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Konto/Geschäftsjahr wählen
11
F5
Buchungsmaske 1
Konto/Geschäftsjahr wählen <F5>
Bild 11-2: Konto / Geschäftsjahr wählen
5
Möglichkeiten
In der Buchungsmaske 1 (einfache Erfassung) können Sie das Geschäftsjahr und das Konto
wählen, für das Sie Buchungen erfassen wollen.
Ø Hinweis
♦ Die Wahl der Buchungsmaske treffen Sie im Programm 51 STAMMDATEN. Für die Buchungsmaske 1 wählen Sie ‘Buchen/Buchungsmaske 1', für die Buchungsmaske 2 ‘Buchen/Buchungsmaske 2’. Diese Definition können Sie jederzeit wieder ändern.
♦ Buchungen können für das aktuelle Geschäftsjahr und das Vorjahr getätigt werden.
Ein neues Geschäftsjahr eröffnen Sie im Programm 56 ABSCHLUSS.
Seite 11-5
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Konto/Geschäftsjahr wählen
11
F5
Arbeitsablauf
Geschäftsjahr
wählen
Wählen Sie mit <PfeilAuf/Ab> das gewünschte Geschäftsjahr und bestätigen Sie mit <ENTER>.
Kontonummer
Kontonummer eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung wird ebenfalls angezeigt. Kennen Sie die Kontonummer nicht auswendig, können Sie mit der Funktionstaste <F4> eine Liste nach Kontonummern aufrufen.
Seite 11-6
<F4>
Liste Kontenplan nach Kontonummern
<PgUp/PgDn>
Blättern nach Kontonummern
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Buchungen erfassen
11
Buchungen erfassen
Bild 11-3: Buchungen erfassen
Möglichkeiten
In diesem Programm erfassen Sie die Buchungen pro Konto und Geschäftsjahr. Es stehen verschiedene Buchungsarten zur Verfügung:
♦ Normalbuchung
♦ Sammelbuchung
♦ Splittbuchung
♦ Korrekturbuchung.
Jede Buchung wird sofort journalisiert, die Kontosalden werden direkt aktualisiert. So können
Sie nach jeder Buchung die Salden in der Statuszeile unten am Bildschirm z.B. mit dem Kontoauszug der Post oder Bank abstimmen.
Seite 11-7
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Buchungen erfassen
11
Ø Hinweis
Soll der aktuelle Kontosaldo während dem Buchen nicht angezeigt werden, können Sie
diese Möglichkeit im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN für jedes Konto einzeln sperren.
Arbeitsablauf
Belegdatum
Belegdatum eingeben oder mit <ENTER> das angezeigte Datum übernehmen. Mit
<PgUp/PgDn> kann im Datum vor- oder zurückgeblättert werden, so dass Sie das Datum nicht
selber eingeben müssen.
Zulässige Eingabeformen
240895
24.8.95
24/8/95
24 8 95
Beim Überschreiben eines schon angezeigten Datums müssen Sie das angezeigte Format
übernehmen (TTMMJJ) oder nach der Eingabe des neuen Datums die <LEERSCHRITTASTE>
drücken.
Es können auch nur Teile (z.B. der Tag) geändert werden.
Mit <Pfeil rechts/links> können Sie innerhalb des Feldes "fahren".
Feld zurückspringen
Mit <Pfeil Auf/Ab> können Sie zurück- oder weiter springen, um allfällige Korrekturen für die
aktuelle Buchung einzugeben.
Valutadatum
Dieses Feld wird angesprungen, falls bei einem der beiden Konten im Programm 21 KONTEN
DEFINIEREN unter <F8=Optionen> das Valutadatum aktiviert wurde.
Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion ‘Belegdatum = Valutadatum’ aktiv
[X] setzen, damit im Feld Valutadatum immer das Belegdatum vorgeschlagen wird. Datumsänderungen können wie beim Buchungsdatum vorgenommen werden.
Code
Unter <F6=Optionen> können Sie das Codefeld aktivieren, 1 Stelle alphanumerisch. Das Codefeld wird verwendet um Buchungen speziell zu markieren.
Ø Hinweis
Da in der FIBU Light keine Auswertungen nach dem Codefeld vorgenommen werden können, ist die Erfassung eines Codes nur sinnvoll, falls die Daten in die Finanzbuchhaltung
übertragen werden.
Dort können in folgenden Programmen Auswertungen nach Code vorgenommen werden:
Seite 11-8
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Buchungen erfassen
Programm
11
15
22
Belegnummer
11
Auswertung
Übertrag von Journalen
Alle Journale
Kontoauszüge
Gewünschte Belegnummer eingeben oder vorgeschlagene Nummer mit <ENTER> übernehmen (maximal 6 Stellen numerisch).
Ø Hinweis
Um eine Belegnummer einzugeben, müssen Sie im Programm 51 STAMMDATEN ‘Belegnummer aktiv’ aktiv [X] setzen.
Belegnummer automatisch um 1 erhöhen
Damit die Belegnummer automatisch um 1 erhöht wird, aktivieren [X] Sie unter
<F6=Optionen> die entsprechende Option.
Belegnummerierungskreis ändern
Wollen Sie den Belegnummerierungskreis ändern, z.B. Wechsel von der Erfassung von Bankbelegen zu Kassabelegen mit anderer Belegnummerierung, geben Sie die neue Belegnummer
ein und bestätigen die Eingabe mit <F2=Speichern>. Für die folgenden Buchungen wird die
Belegnummer ab dieser Nummer erhöht.
Buchungstext
Zeile 1 und 2
Pro Buchung können zwei Buchungstextzeilen mit je 30 Zeichen eingegeben werden. Mit
<Pfeil Ab/Auf> kann von der ersten Textzeile auf die 2. Textzeile gewechselt werden.
Text löschen
Mit der ‘Rückschritttaste’ kann der vorgeschlagene Buchungstext gelöscht werden.
Standardtexte aufrufen
Mit <sF7=Standardtexte> können Texte vordefiniert werden. Zusätzlich kann pro Buchungstext das Gegenkonto und nach Bedarf auch eine Gegenkostenstelle hinterlegt werden. Durch
die Eingabe der Nummer des Standardtextes und <ENTER> wird der entsprechende Buchungstext und das hinterlegte Gegenkonto in der Buchungszeile vorgeschlagen.
Buchungstexte überspringen/stehenlassen
Mit <F6=Optionen> bestimmen Sie, dass der Buchungstext stehen bleibt und so als Buchungstextvorschlag für die nächste Buchung gilt. Ebenfalls unter <F6=Optionen> können Sie ‘Buchungstext überspringen’ aktivieren [X] und so keinen Buchungstext eingeben.
Seite 11-9
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Buchungen erfassen
Gegenkonto
Konto eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung und der dazugehörige Saldo wird im unteren Teil des Bildschirms angezeigt.
<F4>
Liste Kontenplan anzeigen
<PgUp/PgDn>
Im Kontenplan blättern
11
Ø Hinweis
Eine Buchung mit einem Fremdwährungskonto kann unter folgenden Voraussetzungen
eingegeben werden.
♦ Im Programm 51 STAMMDATEN muss ‘Fremd-währung’ aktiviert [X] sein.
♦ Im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN muss das Konto in einer Fremdwährung eröffnet sein.
♦ Buchungen ‘Fremdwährungskonto an Fremdwährungskonto’ sind in der FIBU Light
nicht möglich.
♦ Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion ‘Kto/Gkto stehenlassen’ aktiv
[X] setzen, damit das letzte Gegenkonto automatisch vorgeschlagen wird.
Konto eröffnen
Wollen Sie ein noch nicht vorhandenes Konto eröffnen, können Sie mit <sF4> direkt ins Programm 21 KONTEN BEARBEITEN verzweigen.
Das Gegenkonto muss nicht zwingend eingegeben werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN ‘Gegenkonto kann leer sein’ aktiviert [X] ist. In diesem Fall müssen alle Buchungen
ohne Gegenkonto im Programm 13 GEGENKONTEN VERVOLLSTÄNDIGEN nachträglich kontiert werden. ‘Gegenkonto kann leer sein’ kann auch unter <F6=Optionen> aktiv [X] gesetzt
werden.
Achtung
Buchungen ohne Gegenkonto können in den Bilanzauswertungen zu Differenzen führen.
Gegen-KST
Geben Sie die Nummer der Kostenstelle ein oder ändern Sie den Vorschlag. Die Gegenkostenstelle muss nicht zwingend eingegeben werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN
‘Kst/GKst kann leer sein’ aktiviert [X] ist. ‘Kst/GKst kann leer sein’ kann auch unter
<F6=Optionen> aktiv [X] gesetzt werden. Es wird trotzdem empfohlen, eine Kostenstelle mitzugeben.
Ø Hinweis
♦ Ob für ein Konto eine Kostenstelle erfasst werden kann, definieren Sie im Programm
21 KONTEN BEARBEITEN unter <F8=Gestaltung>. Dort können Sie wahlweise auch einen KST-Vorschlag hinterlegen, was zu empfehlen ist.
♦ Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion ‘Kst/GKst stehenlassen’ aktiv
[X] setzen, damit die letzte Gegenkostenstelle automatisch vorgeschlagen wird.
Seite 11-10
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Buchungen erfassen
11
FW-Kurs
Ist das Konto oder das Gegenkonto nicht in Leitwährung definiert, Buchkurs für die entsprechende Fremdwährung eingeben. Der Buchkurs kann auf maximal 8 Nachkommastellen genau eingegeben werden.
FW-Betrag
Betrag in Fremdwährung als Einnahme oder Ausgabe eingeben und mit <ENTER> bestätigen.
Maximal sind 11 Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen möglich. Rappen müssen mit
einem Punkt abgetrennt werden. Bei runden Beträgen wird die Nachkommastelle automatisch
mit .00 ergänzt.
Wird der FW-Kurs und der FW-Betrag erfasst, errechnet das Programm den Leitwährungsbetrag automatisch.
Ist der FW-Kurs nicht bekannt, kann auch der FW-Betrag und der Leitwährungsbetrag erfasst
werden. Das Programm errechnet den FW-Kurs.
Ø Hinweis
Im Programm 51 STAMMDATEN kann unter ‘Leitwährung runden’ der Rundungsbetrag
der Leitwährung eingegeben werden.
Einnahmen/ Ausgaben
Betrag als Einnahme oder als Ausgabe eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Maximal sind 9
Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen möglich. Rappen müssen mit einem Punkt abgetrennt werden. Bei runden Beträgen wird die Nachkommastelle automatisch mit .00 ergänzt.
Eingabe von Betrag ‘0’ erlaubt
Mit <F6=Optionen> kann bestimmt werden, dass die Eingabe des Betrags ‘0.00’ erlaubt ist.
Buchung abschliessen
Falls die Buchung keine Mehrwertsteuer auslöst, wird sie mit <ENTER> abgeschlossen. Sie
erscheint nun im Journalteil. Sobald die Buchung in den Journalteil der Buchungsmaske geschrieben wird, ist sie automatisch gespeichert und die Kontensalden werden nachgeführt.
Falls die Buchung mehrwertsteuerpflichtig ist, werden weitere Felder abgefragt.
MWST-Code
eingeben/ändern
MWST-Code eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Wurde auf dem mehrwertsteuerpflichtigen Konto im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN ein MWST-Code als Vorschlag hinterlegt,
kann dieser mit <ENTER> übernommen oder geändert werden, falls der Vorschlag nicht fixiert
wurde.
<F4>
Liste MWST-Code
<PgUp/PgDn>
Blättern im MWST-Stamm
Wann wird MWST gerechnet?
Die folgende Tabelle zeigt, in welchen Fällen MWST gerechnet wird.
Seite 11-11
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Buchungen erfassen
NR
Soll
1
Allg.Konto
3000
Allg.Konto
3000
Debi/Kredi
2000
Allg.Konto
4200
Geldkonto
1010
Debi/Kredi
10500
2
3
4
5
6
11
Haben
Methode
vereinnahmt
Geldkonto Ja
1020
Debi/Kredi Ja
2000
Geldkonto Ja
1020
Allg.Konto Nein
1200
Geldkonto Nein
1020
Debi/Kredi Nein
10501
Konto
1010 Post
1020 Bank
10500 Debitor Müller
10501 Debitor Meier
1200 Maschinen
2000 Kreditoren
3000 Waren Einkauf
4200 Abschreibungen
Steuerpflicht
Nein
Nein
Nein
Nein
Ja
Nein
Ja
Nein
Methode vereinbart
Ja
Ja
Nein
Nein
Nein
Nein
MWST-Kategorie
Geldkonto
Geldkonto
Debi/Kredi
Debi/Kredi
Allg. Konto
Debi/Kredi
Allg. Konto
Allg. Konto
Ø Hinweis
Im Programm 531 MEHRWERTSTEUER-CODES können neue MWST-Codes definiert oder
mit <F6=Optionen> eingelesen werden.
I/E Inklusiv/ Exklusiv
Falls Sie einen MWST-Code erfasst haben, der als ‘wahlweise’ definiert ist, geben Sie hier an,
ob die MWST inklusiv (I) oder exklusiv (E) berechnet wird.
Ø Hinweis
Die MWST-Kontierung wird aufgrund der Definition der MWST-Codes im Programm 531
MEHRWERTSTEUER-CODES automatisch vorgenommen. Der MWST-Betrag wird automatisch berechnet und kann NICHT verändert werden. Treten Rundungsdifferenzen auf, müssen diese als weitere Position mit Code 100% MWST erfasst werden.
Seite 11-12
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Sammelbuchung
11
Sammelbuchung
Bild 11-4: Sammelbuchung Buchungsmaske 1
Möglichkeiten
Mit <F7=Sammelbuchung> aktivieren Sie aus jedem Feld des Erfassungsmodus oder aus dem
Korrekturmodus die Sammelbuchung.
Eine Sammelbuchung wird vor allem für die Verbuchung der Geschäftsfälle in Verbindung mit
dem Kassa-, Post- und Bankverkehr verwendet. Sie besteht aus beliebig vielen Gegenbuchungen und einer Verdichtungsbuchung.
Bemerkungen
Solange eine Sammelbuchung noch nicht abgeschlossen ist, kann sie durch die Eingabe von
<ESC> und ‘Verlassen’ in jedem Feld gelöscht werden.
Sammelbuchungen können mit <F9=Korrektur> korrigiert werden. Dies sowohl während des
Erfassens wie auch nachträglich. Auf der Verdichtungsbuchung einer Sammelbuchung können
nur die Felder ‘Buchungstext’ und ‘Belegnummer’ korrigiert werden. Gegenbuchungen von
Sammelbuchungen können beliebig korrigiert werden wie Normalbuchungen.
Seite 11-13
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Sammelbuchung
11
Alle Änderungen, die wesentlich sind, werden in einem Journal protokolliert. Im Programm 15
JOURNAL kann das Protokolljournal ausgedruckt werden.
Die einzelnen Teile einer Sammelbuchung erhalten im Journalteil unter <T=Buchungsart> einen bestimmten Code:
Buchungsart
Code
Sammelbuchung
- Verdichtungsbuchung (nur Saldo)
- Gegenbuchungen
C
S
Unten in der Mitte der Statuszeile wird Ihnen laufend angezeigt, wie viele Gegenbuchungen
für diese Sammelbuchung schon erfasst worden sind.
Steht der Markierungsbalken auf einer Verdichtungsbuchung (Code 'C'), wird in der Mitte der
Statuszeile angezeigt, aus wie vielen Gegenbuchungen diese Sammelbuchung besteht.
Steht der Markierungsbalken auf einer Gegenbuchung (Code 'S'), wird in der Mitte der Statuszeile angezeigt, welche Buchungsnummer die dazugehörige Verdichtungsbuchung trägt.
Eine Sammelbuchung wird erst beim Abschluss ins Hauptjournal und auf die Konten verbucht.
Die Option 'Belegnummer automatisch erhöhen' ist in einer Sammelbuchung inaktiv.
F
Beispiel:
Sammelbuchung anhand des Kontos 'Bank'
Erfassen Sie z.B. 20 Buchungen, die das Konto 'Bank' betreffen, können die Buchungen für dieses Konto gesamthaft (verdichtet) gebucht werden. Auf dem Konto "Bank"
erscheint somit nur ein Totalbetrag. Auf den Gegenkonten erscheinen die Buchungen
einzeln. Bei jeder der 20 Einzelbuchungen können Sie festlegen, ob der Betrag für das
Konto 'Bank' ein Eingang oder ein Ausgang bedeutet.
Eine Sammelbuchung vollzieht sich in drei Schritten
1. Schritt
Mit <F7=Sammelbuchung> den Sammelbuchungsmodus aktivieren.
2. Schritt
Die einzelnen Gegenbuchungen werden durchgeführt. Auf der Verdichtungsbuchung (Code
‘C’) werden dabei die momentanen Saldi angezeigt, die sich laufend aufkumulieren.
3. Schritt
Mit <ESC> kann die Sammelbuchung entweder gespeichert, gelöscht oder durch Erfassen
weiterer Gegenbuchungen vervollständigt werden.
Seite 11-14
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Sammelbuchung
11
Arbeitsablauf
1. Schritt: Sammelbuchung aktivieren
Mit <F7=Sammelbuchung> aus einem beliebigen Feld oder aus dem Korrekturmodus den
Sammelbuchungsmodus aktivieren. Das Verdichtungskonto entspricht dem Konto, das beim
Einstieg ins Programm 11 BUCHEN gewählt wird.
Ø Hinweis
♦ Soll das Verdichtungskonto mit <Alt-F5> geändert werden, muss dies VOR dem Aktivieren des Sammelbuchungsmodus geschehen. Das Verdichtungskonto darf NICHT
mehrwertsteuerpflichtig sein. Es kann während einer Sammelbuchung nicht geändert
werden.
2. Schritt: Gegenbuchung erfassen
Buchung mit sämtlichen Feldern erfassen. Es sind - mit einigen Ausnahmen - dieselben Möglichkeiten vorhanden, wie bei der Erfassung einer Normalbuchung.
Ausnahmen
Datum
Bei Sammelbuchungen muss das Belegdatum der einzelnen Gegenbuchungen im gleichen
Monat liegen, damit die Perioden- und Bewegungsbilanzen korrekt sind.
Belegnummer
Die Belegnummer kann in Sammelbuchungen nicht automatisch um 1 erhöht werden, auch
wenn Sie unter <F6=Optionen> die entsprechende Option aktiv [X] setzen. Somit kann auch
der Belegnummernkreis nicht geändert werden, was bei Normalbuchungen möglich ist.
Gegenkonto
Das Gegenkonto kann in einer Sammelbuchung nicht leer sein, auch wenn im Programm 51
STAMMDATEN ‘Gegenkonto kann leer sein’ aktiviert [X] ist.
Einnahmen/ Ausgaben
In einer Sammelbuchung können Beträge sowohl als Ausgaben als auch als Einnahmen gebucht werden.
Gegenbuchung abschliessen
Wenn die Gegenbuchung keine Mehrwertsteuer auslöst, wird sie durch <ENTER> abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Der Saldo der Verdichtungsbuchung wird automatisch
angepasst.
Falls die Buchung mehrwertsteuerpflichtig ist, werden wie bei der normalen Buchung weitere
Felder abgefragt.
Buchung korrigieren/löschen
Vor dem Abschluss einer Sammelbuchung können die Gegenbuchungen und Verdichtungsbuchung jederzeit mit <F9> korrigiert und mit <F9> und <sF2> gelöscht werden.
Seite 11-15
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Sammelbuchung
11
3. Schritt: Verdichtungsbuchung erfassen Sammelbuchung abschliessen
Die Sammelbuchung kann mit <ESC> abgeschlossen werden. Es erscheint ein Menü. Durch
‘Speichern’ wird die Sammelbuchung gespeichert und die Salden auf den Konten nachgeführt.
Durch ‘Verlassen’, wird die erfasste Sammelbuchung gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht
rückgängig gemacht werden. Mit ‘Weiterarbeiten’ können weitere Gegenbuchungen erfasst
oder bereits erfasste Positionen korrigiert und gelöscht werden.
Buchungsdatum
Das Buchungsdatum kann nur erfasst werden, falls die Gegenbuchungen mit unterschiedlichem Datum erfasst wurden. Sämtliche Bewegungen (Verdichtungsbuchung und Gegenbuchungen) müssen innerhalb desselben Monats erfasst sein.
Belegnummer
Gewünschte Belegnummer eingeben.
Ø Hinweis 1
Sammelbuchung abschliessen:
Sobald Sie den Buchungstext erfasst und mit <ENTER> bestätigt haben, wird die Sammelbuchung abgeschlossen. Bei diesem Vorgang werden alle Kontosalden aktualisiert.
Ø Hinweis 2
Werden Gegenbuchungen mit MWST Berechnungsart ‘exklusiv’ erfasst, wird auf der Verdichtungsbuchung automatisch die MWST mitgeführt. Inklusiv berechnete MWST wird auf
der Gegenbuchung mitgeführt.
Seite 11-16
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Splittbuchung
11
Splittbuchung
Bild 11-5: Splittbuchung
Möglichkeiten
Mit <F8=Splittbuchung> aktivieren Sie aus jedem Feld des Erfassungsmodus oder aus dem
Korrekturmodus die Splittbuchung.
Eine Splittbuchung wird vor allem für die Verbuchung der Geschäftsfälle in Verbindung mit
Im Gegensatz zu Sammelbuchungen wird zuerst die Verdichtungsbuchung mit dem zu erfassenden Totalbetrag gebucht. Wenn der eingegebene Sollbetrag erfasst ist, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen.
Bemerkungen
Solange eine Splittbuchung noch nicht abgeschlossen ist, kann sie durch die Eingabe von
<ESC> und ‘Verlassen’ in jedem Feld gelöscht werden.
Seite 11-17
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Splittbuchung
11
Splittbuchungen können mit <F9=Korrektur> korrigiert werden. Dies sowohl während des
Erfassens wie auch nachträglich. Auf der Verdichtungsbuchung einer Splittbuchung können
Splittbuchungen können beliebig korrigiert werden wie Normalbuchungen.
Korrekturen, die wesentlich sind, werden in einem Journal protokolliert. Im Programm 15
JOURNAL kann das Protokolljournal ausgedruckt werden.
Die einzelnen Teile einer Splittbuchung erhalten im Journalteil unter <T=Buchungsart> einen
bestimmten Code:
Buchungsart
Splittbuchung
- Gegenbuchungen
Code
C
S
für diese Splittbuchung schon erfasst worden sind und den noch zu erfassenden Restbetrag,
bis der Sollbetrag erreicht ist.
Statuszeile angezeigt, aus wie vielen Gegenbuchungen diese Splittbuchung besteht.
Eine Splittbuchung wird erst dann ins Hauptjournal und auf den Konten verbucht, wenn sie
korrekt abgeschlossen worden ist.
Die Option 'Belegnummer automatisch erhöhen' ist in einer Splittbuchung inaktiv.
F
Beispiel:
Splittbuchung anhand des Kontos 'Bank'
Erfassen Sie z.B. 20 Buchungen, die das Konto 'Bank' betreffen, können die Buchungen für dieses Konto gesamthaft (verdichtet) gebucht werden. Auf dem Konto 'Bank'
wird der Totalbetrag erfasst. Auf den Gegenkonten werden danach die Buchungen
einzeln erfasst. Bei jeder der 20 Einzelbuchungen können Sie festlegen, ob der Betrag
für das Konto 'Bank' ein Eingang oder ein Ausgang bedeutet.
Eine Splittbuchung vollzieht sich in vier Schritten
1. Schritt
Mit <F8=Splittbuchung> den Splittbuchungsmodus aktivieren.
2. Schritt
Felder der Verdichtungsbuchung erfassen inkl. Total des zu erfassenden Betrages.
Seite 11-18
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Splittbuchung
11
3. Schritt
Die einzelnen Gegenbuchungen werden erfasst. Auf der Verdichtungsbuchung (Code ‘C’)
wird dabei immer der zu erfassende Totalbetrag angezeigt. Die Differenz zwischen dem Totalbetrag und dem bereits erfassten Betrag wird in der Statuszeile gezeigt.
4. Schritt
Wenn der Totalbetrag erreicht ist, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen. Mit
<ESC> kann die Splittbuchung gelöscht werden.
Arbeitsablauf
1. Schritt: Splittbuchung aktivieren
Mit <F8=Splittbuchung> aus einem beliebigen Feld oder aus dem Korrekturmodus den Splittbuchungsmodus aktivieren. Das Verdichtungskonto entspricht dem Konto, das beim Einstieg
ins Programm 11 BUCHEN gewählt wird.
Ø Hinweis
Soll das Verdichtungskonto mit <Alt-F5> geändert werden, muss dies VOR dem Aktivieren
des Splittbuchungsmodus geschehen. Es kann während einer Splittbuchung nicht geändert werden. Das Verdichtungskonto darf NICHT mehrwertsteuerpflichtig sein.
2. Schritt: Verdichtungsbuchung erfassen
Es sind - mit einigen Ausnahmen - dieselben Möglichkeiten vorhanden, wie bei der Erfassung
einer Normalbuchung.
Ausnahmen
Datum
Bei Splittbuchungen muss das Belegdatum der einzelnen Gegenbuchungen im gleichen Monat sein, damit die Perioden- und Bewegungsbilanzen korrekt sind.
Belegnummer
Die Belegnummer kann in Splittbuchungen nicht automatisch um 1 erhöht werden, auch
wenn Sie unter <F6=Optionen> die entsprechende Option aktiv [X] setzen. Somit kann auch
der Belegnummernkreis nicht geändert werden, was bei Normalbuchungen möglich ist.
Gegenkonto
Auf der Verdichtungsbuchung von Splittbuchungen kann kein Gegenkonto eingegeben werden. Dieses Feld wird erst bei den Gegenbuchungen abgefragt.
Gegen-KST
Auf der Verdichtungsbuchung von Splittbuchungen kann keine Gegen-KST eingegeben werden. Dieses Feld wird erst bei den Gegenbuchungen abgefragt.
Einnahmen/ Ausgaben
In einer Splittbuchung kann der Totalbetrag sowohl als Ausgabe als auch als Einnahme gebucht werden.
Seite 11-19
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 1
Splittbuchung
11
In der Folge erfassen Sie die Gegenbuchungen. Auf einigen Feldern müssen andere Angaben
berücksichtigt werden.
Datum
Bei Splittbuchungen muss das Belegdatum der einzelnen Gegenbuchungen im gleichen Monat liegen, damit die Perioden- und Bewegungsbilanzen stimmen.
Belegnummer
Um eine Belegnummer einzugeben, müssen Sie im Programm 51 STAMMDATEN ‘Belegnummer aktiv’ aktiv [X] setzen. Belegnummern können in Splittbuchungen allerdings nicht automatisch erhöht werden.
Gegenkonto
Das Gegenkonto kann in einer Splittbuchung nicht leer sein, auch wenn im Programm 51
Wenn die Gegenbuchung keine Mehrwertsteuer auslöst, wird sie durch <ENTER> abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Die Differenz zwischen Totalbetrag und bereits erfasstem
Betrag, wird in der Statuszeile angezeigt.
Ø Hinweis
Wenn der Totalbetrag mit der erfassten Gegenbuchung erreicht ist, wird die Splittbuchung
automatisch abgeschlossen.
Vor dem Abschluss einer Splittbuchung können die Gegenbuchungen und Verdichtungsbuchung jederzeit mit <F9> korrigiert und mit <F9> und <sF2> gelöscht werden.
4. Schritt: Splittbuchung abschliessen
Eine Splittbuchung wird automatisch abgeschlossen, sobald der Sollbetrag, der auf der Verdichtungsbuchung eingegeben wurde, erreicht ist. Die Salden auf den Konten werden nachgeführt.
Wenn die Splittbuchung noch nicht vollständig erfasst ist, können Sie mit <ESC> und ‘Verlassen’ die Splittbuchung löschen. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
Durch ‘Weiterarbeiten’ können weitere Gegenbuchungen erfasst oder bereits erfasste Positionen korrigiert und gelöscht werden.
Seite 11-20
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Geschäftsjahr wählen
11
Buchungsmaske 2
Bild 11-6: Geschäftsjahr wählen
Möglichkeiten
In der Buchungsmaske 2 (erweiterte Erfassung) können Sie das Geschäftsjahr wählen, für welches Sie Buchungen erfassen wollen.
Ø Hinweis
♦ Die Wahl der Buchungsmaske treffen Sie im Programm 51 STAMMDATEN. Für die Buchungsmaske 1 wählen Sie ‘Prg 11/13 Konto/Periode’, für die Buchungsmaske 2 ‘Prg
11/13 Periode’. Diese Definition können Sie jederzeit wieder ändern.
♦ Buchungen können für das aktuelle Geschäftsjahr und das Vorjahr getätigt werden.
Ein neues Geschäftsjahr eröffnen Sie im Programm 56 ABSCHLUSS.
Seite 11-21
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
11
Arbeitsablauf
Geschäftsjahr
wählen
Seite 11-22
Wählen Sie mit <Pfeil Auf/Ab> das gewünschte Geschäftsjahr und bestätigen Sie mit <ENTER>.
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Buchungen erfassen
11
Buchungen erfassen
Bild 11-7: Buchungen erfassen
Möglichkeiten
In diesem Programm erfassen Sie die Buchungen pro Geschäftsjahr. Es stehen verschiedene
Buchungsarten zur Verfügung:
♦ Normalbuchung
♦ Sammelbuchung
♦ Splittbuchung
♦ Korrekturbuchung
Jede Buchung wird sofort journalisiert, die Kontosalden werden direkt aktualisiert. So können
Sie nach jeder Buchung die Salden in der Statuszeile unten am Bildschirm z.B. mit dem Kontoauszug der Post oder Bank abstimmen.
Seite 11-23
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Buchungen erfassen
11
Ø Hinweis
Soll der aktuelle Kontosaldo während dem Buchen nicht angezeigt werden, können Sie
diese Möglichkeit im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN für jedes Konto separat sperren.
Arbeitsablauf
S/H Soll/Haben
Geben Sie ‘S’ für Soll ein, steht das Konto im Soll und das Gegenkonto im Haben. Falls das
Konto im Haben stehen soll und das Gegenkonto im Soll, geben Sie ‘H’ ein.
Feld zurückspringen
Mit <Pfeil Auf/Ab> können Sie zurück- oder weiterspringen, um allfällige Korrekturen für die
aktuelle Buchung einzugeben.
Konto
<F4>
<PgUp/PgDn>
Ø Hinweis
Eine Buchung mit einem Fremdwährungskonto kann unter folgenden Voraussetzungen
eingegeben werden:
♦ Im Programm 51 STAMMDATEN muss ‘Fremd-währung’ aktiviert [X] sein.
♦ Im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN muss das Konto in einer Fremdwährung eröffnet sein.
♦ Buchungen mit ‘Fremdwährungskonto an Fremdwährungskonto’ sind in der FIBU Light
nicht möglich.
Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion ‘Konto/Gegenkonto stehenlassen’ aktiv [X] setzen, damit das letzte Konto/Gegenkonto automatisch vorgeschlagen wird.
Konto eröffnen
Wollen Sie ein noch nicht vorhandenes Konto eröffnen, können Sie mit <sF4> direkt ins Programm 21 KONTEN BEARBEITEN verzweigen.
KST
Seite 11-24
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Buchungen erfassen
11
Ø Hinweis
Ob für ein Konto eine Kostenstelle erfasst werden kann, definieren Sie im Programm 21
KONTEN BEARBEITEN unter <F8=Gestaltung>. Dort können Sie wahlweise auch einen
KST-Vorschlag definieren, was zu empfehlen ist.
Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion ‘Kst/GKst stehenlassen’ aktiv [X]
setzen, damit die letzte Gegenkostenstelle automatisch vorgeschlagen wird.
Gegenkonto
<F4>
<PgUp/PgDn>
Das Gegenkonto muss nicht zwingend eingegeben werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN ‘Gegenkonto kann leer sein’ aktiviert [X] ist. In diesem Fall müssen alle Buchungen
ohne Gegenkonto im Programm 13 GEGENKONTEN VERVOLLSTÄNDIGEN nachträglich kontiert werden. ‘Gegenkonto kann leer sein’ kann auch unter <F6=Optionen> aktiv [X] gesetzt
werden.
Achtung
Buchungen ohne Gegenkonto können in den Bilanzauswertungen zu Differenzen führen.
Gegen-KST
Belegdatum
Belegdatum eingeben oder mit <ENTER> das angezeigte Datum übernehmen. Mit
<PgUp/PgDn> kann im Datum vorwärts oder zurückgeblättert werden, so dass Sie das Datum
nicht selber eingeben müssen.
Zulässige Eingabeformen
240895
24.8.95
24/8/95
24 8 95
Beim Überschreiben eines schon angezeigten Datums müssen Sie das angezeigte Format
übernehmen (TTMMJJ) oder nach der Eingabe des neuen Datums die <LEERSCHRITTASTE>
drücken.
Es können auch nur Teile (z.B. der Tag) geändert werden.
Mit <Pfeil rechts/links> können Sie innerhalb des Feldes "fahren".
Valutadatum
Dieses Feld wird angesprungen, falls bei einem der beiden Konten im Programm 21 KONTEN
BEARBEITEN unter <F8 Optionen> das Valutadatum aktiviert wurde.
Seite 11-25
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Buchungen erfassen
11
Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion ‘Belegdatum = Valutadatum’ aktiv
[X] setzen, damit im Feld Valutadatum immer das Belegdatum vorgeschlagen wird. Datumsänderungen können wie beim Buchungsdatum vorgenommen werden.
Code
Unter <F6=Optionen> können Sie das Codefeld aktivieren, 1 Stelle alphanumerisch. Das Codefeld wird verwendet, um Buchungen speziell zu markieren.
Ø Hinweis
Da in der FIBU Light keine Auswertungen nach dem Codefeld vorgenommen werden können, ist die Erfassung eines Codes nur sinnvoll, falls die Daten in die Finanzbuchhaltung
übertragen werden.
Dort können in folgenden Programmen Auswertungen nach Code vorgenommen werden:
Programm
11
15
22
42
Belegnummer
Auswertung
Übertrag von Journalen
Alle Journale
Kontoauszüge
KST/KTR Auszüge
Gewünschte Belegnummer eingeben oder vorgeschlagene Nummer mit <ENTER> übernehmen (maximal 6 Stellen numerisch).
Ø Hinweis
Um eine Belegnummer einzugeben, müssen Sie im Programm 51 STAMMDATEN ‘Belegnummer aktiv’ aktiv [X] setzen.
Belegnummer automatisch um 1 erhöhen
Damit die Belegnummer automatisch um 1 erhöht wird, aktivieren [X] Sie unter
<F6=Optionen> die entsprechende Option.
Belegnummerierungskreis ändern
Wollen Sie den Belegnummerierungskreis ändern, z.B. Wechsel von der Erfassung von Bankbelegen zu Kassabelegen mit anderer Belegnummerierung, geben Sie die neue Belegnummer
ein und bestätigen die Eingabe mit <F2=Speichern>. Für die folgenden Buchungen wird ab
dieser Nummer erhöht.
Buchungstext
Zeile 1 und 2
Pro Buchung können zwei Buchungstextzeilen mit je 30 Zeichen eingegeben werden. Mit
<Pfeil Ab/Auf> kann von der ersten Textzeile auf die 2. Textzeile gewechselt werden.
Text löschen
Mit der <Rückschritttaste> kann der vorgeschlagene Buchungstext gelöscht werden.
Seite 11-26
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Buchungen erfassen
11
Standardtexte aufrufen
Mit <sF7=Standardtexte> können Texte vordefiniert werden. Zusätzlich kann pro Buchungstext das Gegenkonto hinterlegt werden. Durch die Eingabe der Nummer des Standardtextes
und Drücken der <ENTER>-Taste wird der entsprechende Buchungstext und das hinterlegte
Gegenkonto in der Buchungszeile vorgeschlagen.
Buchungstexte überspringen/stehenlassen
Mit <F6=Optionen> bestimmen Sie, dass der Buchungstext stehen bleibt und so als Buchungstextvorschlag für die nächste Buchung gilt. Ebenfalls unter <F6=Optionen> können Sie ‘Buchungstext überspringen’ aktivieren [X].
FW-Kurs
Ist das Konto oder das Gegenkonto nicht in Leitwährung definiert, Buchkurs für die entsprechende Fremdwährung eingeben. Der Buchkurs kann auf maximal 8 Nachkommastellen genau erfasst werden.
FW-Betrag
Betrag in Fremdwährung erfassen und mit <ENTER> bestätigen. Maximal sind 11 Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen möglich. Rappen müssen mit einem Punkt abgetrennt werden. Bei runden Beträgen wird die Nachkommastelle automatisch mit .00 ergänzt.
Wird der FW-Kurs und der FW-Betrag erfasst, errechnet das Programm den Leitwährungsbetrag automatisch.
Ist der FW-Kurs nicht bekannt, kann auch der FW-Betrag und der Leitwährungsbetrag erfasst
werden. Das Programm errechnet den FW-Kurs automatisch.
Ø Hinweis
Im Programm 51 STAMMDATEN kann unter ‘Leitwährung runden’ der Rundungsbetrag
der Leitwährung definiert werden.
Betrag
Betrag eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Maximal sind 9 Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen möglich. Rappen müssen mit einem Punkt abgetrennt werden. Bei runden Beträgen wird die Nachkommastelle automatisch mit .00 ergänzt.
Eingabe von Betrag ‘0’ erlaubt
Mit <F6=Optionen> kann bestimmt werden, dass die
ist.
Eingabe des Betrags ‘0.00’ erlaubt
Falls die Buchung keine Mehrwertsteuer auslöst, wird sie durch <ENTER> abgeschlossen. Sie
erscheint nun im Journalteil. Sobald die Buchung in den Journalteil der Buchungsmaske geschrieben wird, ist sie automatisch gespeichert und die Kontensalden werden nachgeführt.
Seite 11-27
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Buchungen erfassen
11
MWST-Code
eingeben/ändern
MWST-Code eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Wurde auf dem mehrwertsteuerpflichtigen Konto im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN ein MWST-Code als Vorschlag hinterlegt,
kann dieser mit <ENTER> übernommen oder geändert werden, falls der Vorschlag nicht fixiert
wurde.
<F4>
Liste MWST-Code
<PgUp/PgDn>
Blättern im MWST-Stamm
Wann wird MWST gerechnet?
Die folgende Tabelle zeigt, in welchen Fällen MWST gerechnet wird.
NR
Soll
1
Allg.Konto
3000
Allg.Konto
3000
Debi/Kredi
2000
Allg.Konto
4200
Geldkonto
1010
Debi/Kredi
10500
2
3
4
5
6
Haben
Methode
vereinnahmt
Geldkonto Ja
1020
Debi/Kredi Ja
2000
Geldkonto Ja
1020
Allg.Konto Nein
1200
Geldkonto Nein
1020
Debi/Kredi Nein
10501
Konto
1010 Post
1020 Bank
10501 Debitor Meier
1200 Maschinen
2000 Kreditoren
3000 Waren Einkauf
4200 Abschreibungen
Steuerpflicht
Nein
Nein
Nein
Nein
Ja
Nein
Ja
Nein
Methode vereinbart
Ja
Ja
Nein
Nein
Nein
Nein
MWST-Kategorie
Geldkonto
Geldkonto
Debi/Kredi
Debi/Kredi
Allg. Konto
Debi/Kredi
Allg. Konto
Allg. Konto
Ø Hinweis
Im Programm 531 MEHRWERTSTEUER-CODES können neue MWST-Codes definiert oder
mit <F6=Optionen> eingelesen werden.
I/E Inklusiv/ Exklusiv
Seite 11-28
Falls Sie einen MWST-Code erfasst haben, der als 'wahlweise' definiert ist, geben Sie hier an,
ob die MWST inklusiv (I) oder exklusiv (E) berechnet wird.
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Buchungen erfassen
11
Ø Hinweis
Die MWST-Kontierung wird aufgrund der MWST-Code-Tabelle automatisch vorgenommen. Der MWST-Betrag wird automatisch berechnet und kann NICHT verändert werden.
Treten Rundungsdifferenzen auf, müssen diese als weitere Position mit Code 100% MWST
erfasst werden.
Durch <ENTER> wird die Buchung abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Sobald die
Buchung in den Journalteil der Buchungsmaske geschrieben wird, ist sie automatisch gespeichert und die Kontensalden werden nachgeführt.
Seite 11-29
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Sammelbuchung
11
Sammelbuchung
Bild 11-8: Sammelbuchung Buchungsmaske 2
Möglichkeiten
Mit <F7=Sammelbuchung> aktivieren Sie aus jedem Feld des Erfassungsmodus oder aus dem
Korrekturmodus die Sammelbuchung.
Eine Sammelbuchung wird vor allem für die Verbuchung der Geschäftsfälle in Verbindung mit
Bemerkungen
Solange eine Sammelbuchung noch nicht abgeschlossen ist, kann sie mit <ESC> und ‘Verlassen’ gelöscht werden.
Sammelbuchungen können mit <F9=Korrektur> korrigiert werden. Dies sowohl während des
Erfassens wie auch nachträglich. Für die Verdichtungsbuchung einer Sammelbuchung können
Sammelbuchungen können wie Normalbuchungen korrigiert werden.
Seite 11-30
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Sammelbuchung
11
Die einzelnen Teile einer Sammelbuchung erhalten im Journalteil unter <T=Buchungsart> einen bestimmten Code:
Buchungsart
Sammelbuchung
- Gegenbuchungen
Code
C
S
für diese Sammelbuchung schon erfasst worden sind.
Statuszeile angezeigt, aus wie vielen Gegenbuchungen diese Sammelbuchung besteht.
Eine Sammelbuchung wird erst dann ins Hauptjournal und auf den Konten verbucht, wenn sie
Die Option 'Belegnummer automatisch erhöhen' ist in einer Sammelbuchung inaktiv.
F
Beispiel:
Sammelbuchung anhand des Kontos 'Bank'
erscheint somit nur ein Totalbetrag. Auf den Gegenkonten erscheinen die Buchungen
einzeln. Bei jeder der 20 Einzelbuchungen können Sie festlegen, ob der Betrag für das
Konto 'Bank' ein Eingang oder ein Ausgang bedeutet.
Eine Sammelbuchung vollzieht sich in drei Schritten
1. Schritt
Mit <F7=Sammelbuchung> den Sammelbuchungs-Modus aktivieren.
2. Schritt
wird dabei laufend der aktuelle Saldo angezeigt.
3. Schritt
Mit <ESC> kann die Sammelbuchung entweder gespeichert, gelöscht oder durch Erfassen
weiterer Gegenbuchungen vervollständigt werden.
Seite 11-31
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Sammelbuchung
11
Arbeitsablauf
1. Schritt: Sammelbuchungsmodus aktivieren
Mit <F7=Sammelbuchung> aus einem beliebigen Feld oder aus dem Korrekturmodus den
Sammelbuchungs-Modus aktivieren.
S/H
'S' eingeben, falls für das anschliessend einzugebende Konto (=Verdichtungskonto) auf der
Sollseite und die Gegenbuchung entsprechend auf der Habenseite gebucht werden soll.
'H' eingeben, falls für das anschliessend einzugebende Konto (=Verdichtungskonto) auf der
Habenseite und die Gegenbuchung entsprechend auf der Sollseite gebucht werden soll.
Bei der 2. Gegenbuchung kann ‘S’ durch ‘H’ oder umgekehrt ersetzt werden. Es ist also möglich in einer Sammelbuchung sowohl Soll- als auch Habenbuchungen auf demselben Konto zu
verbuchen.
Konto
Geben Sie das Verdichtungskonto ein, z.B: Post oder Bank.
Ab der zweiten Gegenbuchung wird dieses Feld übersprungen, da das System von nun an
weiss, mit welchem Verdichtungskonto gearbeitet wird. Es kann während einer Sammelbuchung nicht geändert werden.
Gegenkonto
<F4>
<PgUp/PgDn>
Das Gegenkonto kann in einer Sammelbuchung nicht leer sein, auch wenn im Programm 51
Löst die Gegenbuchung keine Mehrwertsteuer aus, wird sie mit <ENTER> abgeschlossen. Sie
erscheint nun im Journalteil. Der Saldo der Verdichtungsbuchung wird automatisch angepasst.
3. Schritt: Verdichtungsbuchung erfassen Sammelbuchung abschliessen
In der Buchungsmaske 2 bestehen zwei Abschlussmöglichkeiten:
Die Sammelbuchung kann mit <ESC> abgeschlossen werden. Es erscheint ein Menü. Mit
‘Speichern’ wird die Sammelbuchung gespeichert und die Salden auf den Konten nachgeführt.
Seite 11-32
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Sammelbuchung
11
Mit ‘Verlassen’, wird die erfasste Sammelbuchung gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht
rückgängig gemacht werden. Mit ‘Weiterarbeiten’ können weitere Gegenbuchungen erfasst oder bereits erfasste Positionen korrigiert und gelöscht werden.
Dasselbe Menü erscheint auch, wenn man auf dem ‘S/H’ den Buchstaben ‘T’ eingibt und mit
<ENTER> bestätigt.
Buchungsdatum
Das Buchungsdatum kann nur erfasst werden, falls die Gegenbuchungen mit unterschiedlichem Datum erfasst wurden. Sämtliche Bewegungen (Verdichtungsbuchung und Gegenbuchungen) müssen innerhalb desselben Monats erfasst sein.
Belegnummer
Die Belegnummer kann bei Sammelbuchungen nicht automatisch erhöht werden.
Sammelbuchung abschliessen
Sobald Sie den Buchungstext erfasst und mit <ENTER> bestätigt haben, wird die Sammelbuchung abgeschlossen. Bei diesem Vorgang werden alle Kontosalden aktualisiert.
Werden Gegenbuchungen mit MWST-Berechnungsart ‘exklusiv’ erfasst, wird auf der Verdichtungsbuchung automatisch die MWST mitgeführt. Inklusiv berechnete MWST wird auf der
Gegenbuchung mitgeführt.
Seite 11-33
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Splittbuchung
11
Splittbuchung
Bild 11-9: Splittbuchung Buchungsmaske 2
Möglichkeiten
Mit <F8=Splittbuchung> aktivieren Sie aus jedem Feld des Erfassungsmodus oder aus dem
Korrekturmodus die Splittbuchung.
Eine Splittbuchung wird vor allem für die Verbuchung der Geschäftsfälle in Verbindung mit
Im Gegensatz zu Sammelbuchungen wird zuerst die Verdichtungsbuchung mit dem zu erfassenden Totalbetrag gebucht. Wenn der eingegebene Sollbetrag erfasst ist, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen.
Bemerkungen
Solange eine Splittbuchung noch nicht abgeschlossen ist, kann sie durch die Eingabe von
<ESC> in jedem Feld gelöscht werden.
Splittbuchungen können mit <F9=Korrektur> korrigiert werden. Dies sowohl während des
Erfassens wie auch nachträglich. Auf der Verdichtungsbuchung einer Splittbuchung können
Seite 11-34
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Splittbuchung
11
Splittbuchungen können - wie Normalbuchungen - beliebig korrigiert werden.
Die einzelnen Teile einer Splittbuchung erhalten im Journalteil unter <T=Buchungsart> einen
bestimmten Code:
Buchungsart
Splittbuchung
- Gegenbuchungen
Code
C
S
für diese Splittbuchung schon erfasst worden sind.
Statuszeile die Anzahl Gegenbuchungen angezeigt.
Steht der Markierungsbalken auf einer Gegenbuchung (Code 'S'), wird in der Mitte der Statuszeile die Buchungsnummer der dazugehörigen Verdichtungsbuchung gezeigt.
Eine Splittbuchung wird erst dann ins Hauptjournal und auf den Konten verbucht, wenn sie
Die Option 'Belegnummer automatisch erhöhen' ist in einer Splittbuchung inaktiv.
F
Beispiel:
Splittbuchung anhand des Kontos 'Bank'
wird nur der Totalbetrag erfasst. Auf den Gegenkonten werden die Gegenbuchungen
einzeln erfasst. Bei jeder der 20 Einzelbuchungen können Sie festlegen, ob der Betrag
für das Konto 'Bank' ein Eingang oder ein Ausgang bedeutet.
Eine Splittbuchung vollzieht sich in vier Schritten
1. Schritt
Mit <F8=Splittbuchung> den Splittbuchungsmodus aktivieren.
2. Schritt
Verdichtungsbuchung mit Totalbetrag der Splittbuchung erfassen.
3. Schritt
wird dabei immer der zu erfassende Totalbetrag angezeigt. Die Differenz zwischen Totalbetrag und bereits erfasstem Betrag, ist in der Statuszeile ersichtlich.
Seite 11-35
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Splittbuchung
11
4. Schritt
Entspricht das Total der Buchungsbeträge der Gegenbuchungen dem Totalbetrag der Verdichtungsbuchung, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen. Mit <ESC> kann die
Splittbuchung gelöscht werden.
Arbeitsablauf
1. Schritt: Splittbuchung aktivieren
Mit <F8=Splittbuchung> aus einem beliebigen Feld oder aus dem Korrekturmodus den Splittbuchungsmodus aktivieren.
2. Schritt: Verdichtungsbuchung erfassen
S/H
'S' eingeben, falls für das anschliessend einzugebende Konto (=Verdichtungskonto) auf der
Sollseite gebucht werden soll.
'H' eingeben, falls für das anschliessend einzugebende Konto (=Verdichtungskonto) auf der
Habenseite gebucht werden soll.
Für die Gegenbuchungen kann ‘S’ auf ‘H’ und umgekehrt gewechselt werden. Es ist also
möglich in einer Splittbuchung sowohl Soll- als auch Habenbuchungen auf demselben Konto
zu verbuchen.
Konto
Erfassen Sie das Verdichtungskonto. Es ist in der Regel das Post-, Bank- oder Kassakonto.
Ab der zweiten Gegenbuchung wird dieses Feld übersprungen, da das System von nun an
weiss, mit welchem Verdichtungskonto gearbeitet wird. Es kann während einer Splittbuchung
nicht geändert werden.
Gegenkonto
Für die Verdichtungsbuchung von Splittbuchungen kann kein Gegenkonto erfasst werden, da
die Erfassung auf mehrere Gegenkonten in einem nächsten Schritt erfolgt.
Datum
Buchungsdatum der Verdichtungsbuchung eingeben. Sämtliche Bewegungen (Verdichtungsbuchung und Gegenbuchungen) müssen innerhalb desselben Monats erfasst sein.
Belegnummer
Die Belegnummer kann bei Splittbuchungen nicht automatisch erhöht werden.
Betrag
Geben Sie den zu erfassenden Totalbetrag in Leitwährung ein und bestätigen Sie mit <ENTER>. Bei Splittbuchungen wird die Buchung automatisch abgeschlossen, sobald der definierte
Sollbetrag erreicht ist.
Seite 11-36
FIBU
Light
Buchen
Buchungsmaske 2
Splittbuchung
11
Bei der Erfassung der Gegenbuchungen müssen folgende Ausnahmen berücksichtigt werden.
Gegenkonto
Das Gegenkonto kann in einer Splittbuchung nicht leer sein, auch wenn im Programm 51
Datum
Die Gegenbuchungen einer Splittbuchung müssen im selben Monat erfasst werden, wie die
entsprechende Verdichtungsbuchung.
Belegnummer
Belegnummern können in Splittbuchungen nicht automatisch erhöht werden.
Vor dem Abschluss einer Splittbuchung können die Gegenbuchungen und Verdichtungsbuchung jederzeit mit <F9> korrigiert und mit <F9> und <Shift+F2> gelöscht werden.
Mit <ENTER> wird eine Gegenbuchung abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Die
Differenz zwischen dem Totalbetrag und dem Betrag der Gegenbuchungen, zeigt die Statuszeile unten an.
4. Schritt: Verdichtungsbuchung der erfassten Splittbuchung abschliessen
Eine Splittbuchung wird automatisch abgeschlossen, sobald der Totalbetrag der Verdichtungsbuchung dem Betrag aller zugeordneten Gegenbuchungen entspricht. Die Salden auf
den Konten werden automatisch nachgeführt.
Solange Sie die Splittbuchung noch nicht vollständig erfasst haben, können Sie mit <ESC>
und ‘Verlassen’ die Splittbuchung löschen. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht
werden. Durch ‘Weiterarbeiten’ können weitere Gegenbuchungen erfasst oder bereits erfasste Positionen korrigiert und gelöscht werden.
Seite 11-37
FIBU
Light
Buchen
Buchungen korrigieren
11
Bild 11-10: Buchungen korrigieren
Möglichkeiten
Alle bereits erfassten Buchungen mit Status P (provisorisch) können jederzeit korrigiert werden, sofern die MWST nicht bereits definitiv abgerechnet ist.
Wesentliche Korrekturen werden in einem Protokolljournal protokolliert. Dieses Journal kann
im Programm 15 JOURNAL ausgedruckt werden.
Sobald die Buchungen mittels Programm 19 VERBUCHEN IN FINANZBUCHHALTUNG in die
ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen worden sind, erhalten alle Buchungen den Status V
(verbucht) und können demzufolge nicht mehr korrigiert werden. Buchungen mit Status D
(definitiv) können ebenfalls nicht mehr korrigiert werden.
Ø Hinweis
Seite 11-38
FIBU
Light
Buchen
11
Buchungen suchen
Damit Sie möglichst schnell die zu korrigierenden Buchungen finden, können Sie mit
<F3=Suche> nach folgenden Kriterien suchen:
♦ Betrag in Leitwährung
♦ Betrag in Fremdwährung
♦ Text
♦ Belegnummer
Die Suche kann mit <F4> fortgesetzt werden, falls die gefundene Buchung nicht der zu korrigierenden Buchung entspricht.
Arbeitsablauf
1. Schritt
Mit <F9> oder mit <ESC> vom Erfassungsmodus in den Korrekturmodus wechseln. Im Korrekturmodus steht der Cursor nicht in einem Feld, sondern es erscheint ein Markierungsbalken.
2. Schritt
Die zu korrigierende Buchung im Journal mit <Pfeil Ab/Auf> oder <PgUp/PgDn> anwählen
oder mit <F3=Suche> suchen.
Der Markierungsbalken kennzeichnet die entsprechende Buchung und gibt die Position der
selektierten Buchung an.
3. Schritt
Mit <ENTER> wird in der markierten Buchung das erste Feld zur Korrektur aktiviert. Jedes Feld
einer Buchung kann nachträglich korrigiert werden. Eine allfällige MWST-Buchung wird automatisch angepasst. Positionen, die nicht geändert werden müssen, können mit <ENTER>
stehengelassen werden.
Sammel-/Splittbuchungen korrigieren
Auf der Verdichtungsbuchung einer Sammel- bzw. Splittbuchung können nur die Felder ‘Buchungstext’ und ‘Belegnummer’ korrigiert werden. Gegenbuchungen von Sammel- und
Splittbuchungen können wie Normalbuchungen beliebig korrigiert werden.
Die Verdichtungsbuchung ist in der Spalte ‘T=Buchungsart“ mit ‘C’, die einzelnen sind Positionen mit ‘S’ gekennzeichnet.
Ø Hinweis
♦ Ist die korrigierte Buchung abgeschlossen, befinden Sie sich automatisch wieder im
Korrekturmodus. Während einer Korrekturbuchung können Sie diese mit <ESC> verlassen. Bereits geänderte Positionen werden somit nicht gespeichert.
Seite 11-39
FIBU
Light
Buchen
♦ Mit <F5> kehren Sie in den Erfassungsmodus zurück.
Seite 11-40
11
FIBU
Light
Buchen
Buchungen löschen
11
Buchungen löschen
Bild 11-11: Buchungen löschen
Möglichkeiten
Alle bereits erfassten Buchungen mit Status P (provisorisch) können jederzeit gelöscht werden,
sofern die MWST nicht bereits definitiv abgerechnet ist.
Sobald die Buchungen mittels Programm 19 VERBUCHEN IN FINANZBUCHHALTUNG in die
ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen worden sind, erhalten alle Buchungen den Status V
(verbucht) und können demzufolge nicht mehr gelöscht werden.
Buchungen mit Status D (definitiv) können ebenfalls nicht mehr gelöscht werden.
Ø Hinweis
Seite 11-41
FIBU
Light
Buchen
Buchungen löschen
11
Arbeitsablauf
1. Schritt
Mit <F9> oder <ESC> vom Erfassungsmodus in den Korrekturmodus wechseln. Im Korrekturmodus steht der Cursor nicht in einem einzelnen Feld, sondern es erscheint ein Markierungsbalken.
2. Schritt
Die zu löschende Buchung mit <Pfeil auf/ab> oder <PgUp/PgDn> im Journal anwählen oder
mit <F3> suchen.
Der Markierungsbalken kennzeichnet die selektierte Buchung.
3. Schritt
Mit <sF2=Löschen> wird die markierte Buchung gelöscht.
Sammel-/Splittbuchungen löschen
Sie können jede Position einer Sammel- bzw. Splittbuchung einzeln löschen. Die Verdichtungsbuchung und allfällige MWST-Buchungen werden automatisch angepasst.
Wird die Verdichtungsbuchung gelöscht, werden automatisch alle Positionen sowie allfällige
MWST-Buchungen gelöscht.
Die Verdichtungsbuchung ist in der Spalte ‘T=Buchungsart“ mit ‘C’, die einzelnen Gegenbuchungen sind mit ‘S’ gekennzeichnet.
Ø Hinweis
♦ Einmal gelöschte Buchungen müssen neu erfasst werden. Dies gilt auch für Sammelbuchungen und Splittbuchungen.
♦ Mit <F5> kehren Sie in den Erfassungsmodus zurück.
Seite 11-42
FIBU
Light
Buchen
Optionen
Optionen
11
Alt-O
F6
Optionen <Alt-O>
Optionen <F6>
Bild 11-12: Buchen - Optionen
Möglichkeiten
Unter den Optionen können Sie die verschiedenen Eingabefelder der Buchungszeile Ihren speziellen Bedürfnissen anpassen.
Die Optionen lassen sich jederzeit ändern, so dass die Buchungszeile an wechselnde Bedürfnisse angepasst werden kann.
Mit der <LEERSCHRITTTASTE> oder der MAUS können Sie die verschiedenen Optionen aktiv
[X] oder inaktiv [ ] setzen.
Arbeitsablauf
Buchungstext
überspringen
Das Feld ‘1./2. Textzeile’ wird bei der Eingabe eines Buchungstextes übersprungen.
Seite 11-43
FIBU
Light
Buchen
Optionen
Optionen
Buchungstext
stehenlassen
Der Buchungstext der letzten Buchung bleibt als Vorschlag stehen.
Betrag 0.00 akzeptieren
Standardmässig wird der Betrag 0.00 in einer Buchung nicht akzeptiert. Soll die Eingabe von
Betrag 0.00 trotzdem möglich sein, müssen Sie dieses Feld aktivieren.
F
11
Alt-O
F6
Beispiel
Provisorische Buchungen beim Abschluss, die wieder auf Null gesetzt werden.
Belegnummer
automatisch erhöhen
Die Belegnummer wird bei jeder Buchung automatisch um Eins (1) erhöht.
Gegenkonto
stehenlassen
Konto der letzten Buchung als Vorschlag für die nächste Buchung stehenlassen.
Kostenstelle
stehenlassen
Kostenstelle der letzten Buchung als Vorschlag für die nächste Buchung stehenlassen.
Valutadatum =
Belegdatum
Bei jeder Buchung wird das Belegdatum als Vorschlag ins Feld ‘Valutadatum’ übertragen.
Diese Funktion kann bei Konten angewendet werden, für die gemäss Definition im Programm
21 KONTEN BEARBEITEN das Valutadatum eingegeben werden muss.
Codefeld akzeptieren
Wird diese Funktion aktiviert, kann ein Code erfasst werden.
FRW Kurs stehenlassen
Der Fremdwährungskurs bleibt stehen und dient als Vorschlag für die nächste Buchung.
Seite 11-44
FIBU
Light
Buchen
Optionen
Standardtexte
11
Alt-O
sF7
Standardtexte <sF7>
Bild 11-13: Standardtexte
Möglichkeiten
Mit <Shift+F7> können Standardtexte vordefiniert werden. Jedem Standardtext kann im weiteren ein Konto als Vorschlag zugeordnet werden. Dieses Konto wird beim Aufruf des Standardtextes automatisch als Gegenkonto vorgeschlagen.
Arbeitsablauf
‘Standardtexte’ mit <Shift+F7> oder über das Menü mit <F10>, ‘Optionen’, ‘Standardtexte’
aufrufen.
Standardtext
eingeben
Erfassen Sie den Standardtext mit maximal 30 Zeichen.
<F2>
Speichern / Zurückkehren ins Buchen
<RETURN>
Auf Feld ‘Gegenkonto’ springen
<CURSOR UP> / <CURSOR DOWN>
Nächsten Standardtext eingeben
Seite 11-45
FIBU
Light
Buchen
Optionen
Standardtexte
<PgUp/PgDn>
Gegenkonto
erfassen
11
Alt-O
sF7
In der Standardtextdatei blättern
Geben Sie das Gegenkonto ein. Dieses wird automatisch aufgerufen, wenn Sie die Nummer
des Standardtextes eingeben. Die Eingabe eines Kontos ist fakultativ.
<F2>
Speichern und zurück ins Buchen
<F4>
Liste der Konten aufrufen
<F7> / <F8>
Auf dem ‘Gegenkonto’ blättern
<RETURN>
Nächsten Standardtext erfassen
<PgUp/PgDn>
Seite 11-46
Seitenweise blättern
Nächstes Konto eingeben
FIBU
Light
Gegenkonto vervollständigen
Übersicht
13
13 Gegenkonto vervollständigen
Übersicht
Bild 13-1: Gegenkonto vervollständigen
Möglichkeiten
In diesem Programm werden sämtliche einseitigen Buchungen gezeigt.
Bevor Sie die Daten in die Finanzbuchhaltung übertragen, vervollständigen Sie in diesem Programm die Gegenkonten.
Es werden nur diejenigen Buchungen pro Konto und Geschäftsjahr/Periode angezeigt, welche
ohne Gegenkonto erfasst wurden.
Ø Hinweis
Zur Prüfung sämtlicher Buchungen kann im Programm 15 JOURNAL das Buchungsjournal
ausgedruckt werden.
Seite 13-1
FIBU
Light
Geschäftsjahr/Konto wählen
13
Bild 13-2: Gegenkonto vervollständigen
Bemerkungen
In diesem Programm können Sie das Konto und das Geschäftsjahres auswählen, für welche Sie
das Gegenkonto erfassen wollen.
Ø Hinweis
Das Gegenkonto kann für das aktuelle Jahr und das Vorjahr erfasst werden. Ein neues Geschäftsjahr eröffnen Sie im Programm 56 ABSCHLUSS.
Arbeitsablauf
Geschäftsjahr
wählen
Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr.
Kontonummer
Kontonummer eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung wird ebenfalls angezeigt.
Falls Sie die Kontonummer nicht auswendig kennen, können Sie mit der Funktionstaste <F4>
eine Liste nach Kontonummern aufrufen oder im Feld 'Kontobezeichnung' auch mit <F4> eine
Liste nach Kontobezeichnung anzeigen lassen.
Seite 13-2
FIBU
Light
Kontobezeichnung
Gegenkonto
eingeben
13
<F4>
<PgUp/PgDn>
Kontobezeichnung eingeben und mit <ENTER> bestätigen.
<F4>
Liste Kontenplan nach Kontobezeichnung
<PgUp/PgDn>
Blättern nach Kontobezeichnung
Kontonummer eingeben und mit <F2=Speichern> übernehmen oder mit <F4> eine Liste nach
Kontonummern aufrufen, bzw. innerhalb der Kontenliste die Sortierung nach Kontobezeichnung anzeigen lassen.
Sobald das Gegenkonto mit <F2=Speichern> bestätigt wird, erscheint die kontierte Buchung
nicht mehr am Bildschirm.
<F4>
<PgUp/PgDn>
Buchungen auswählen
ACHTUNG
Nicht kontierte Buchungen führen in den Bilanzauswertungen zu unvollständigen Auswertungen. Eine entsprechende Warnung erscheint vor jeder Bilanzauswertung, falls Buchungen im Journal ohne Gegenkonto vorhanden sind.
Sofern eine Buchung ohne Gegenkonto vorhanden ist, können die Buchungen für dieses
Konto nicht in die Finanzbuchhaltung übertragen werden.
Gegenkostenstelle eingeben
Gegenkostenstelle eingeben und mit <F2=Speichern> übernehmen. Die Gegenkostenstelle
muss nicht zwingend erfasst werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN bestimmt ist, dass
die Gegenkostenstelle leer sein kann.
Ø Hinweis
Die Gegenkostenstelle kann nur unter folgenden Bedingungen eingegeben werden:
Im Programm 51 STAMMDATEN muss der Kostenstellen-Switch aktiviert sein.
Im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN muss der Switch 'KST/KTR buchen' für das entsprechende G egenkonto aktiviert sein.
Seite 13-3
FIBU
Light
Journal
Übersicht
15
15 Journal
Übersicht
Bild 15-1: Journale - Übersicht
Möglichkeiten
Das Journal nach Buchuchgsnummer gibt den chronologischen Ablauf der Buchungen wieder.
Es ist die Grundlage für die Überprüfung der Buchhaltung durch die Revisions- oder Kontrollstelle. Die weiteren Journalarten (nach Belegnummer, Datum oder freie Reihenfolgen) sind nur
zu Ihrem internen Gebrauch bestimmt.
Benutzerdefinierte Reihenfolge
Sie können die Ausgabe der Reihenfolge selber beeinflussen, dabei haben Sie Möglichkeiten
wie:
♦ 1. und 2. Textzeile
♦ Benutzernummer
Seite 15-1
FIBU
Light
Journal
Übersicht
15
♦ Erfassungsdatum
♦ ISO-Code Konto und ISO-Code Gegenkonto
♦ MWST-Code, MWST-Leitwährungsbetrag, MWST-Satz
♦ Menge
♦ Valutadatum
Ø Hinweis
Die verschiedenen Sortierreihenfolgen innerhalb desselben Programms erlauben insbesondere zu Prüfzwecken die Ausgabe übersichtlicher Listen, aufgrund derer Mängel, wie z.B.
falsche Kontierungen, sofort festgestellt werden können.
Gestaltung <F6>
Das Journal kann wahlweise mit einer oder mehreren der folgenden Möglichkeiten gestaltet
werden:
♦ Alle Buchungen, nur provisorische Buchungen oder nur definitive Buchungen
♦ Referenzcode zeigen (bei Sammelbuchungen)
♦ Anzahl der Korrekturen pro Buchung zeigen
♦ Valutadatum zusätzlich zum Belegdatum ausgeben
♦ Total zeigen
♦ Seitenübertrag einfügen
♦ Programminformation zeigen
Kriterien <F7>
Sie können Buchungen nach folgenden Kriterien suchen:
♦ nach Text auf der 1. oder 2. Buchungszeile
♦ nach Betrag in Leit- oder Fremdwährung
♦ nach Code
♦ nach Konto oder nach einem Bereich von Konten
Seite 15-2
FIBU
Light
Journal
Übersicht
15
Bemerkungen
Vorgaben
Dieses Programm erlaubt eine flexible und individuelle Gestaltung der Auswertungen.
Damit Sie die entsprechenden Parameter nicht bei jeder Auswertung neu erstellen müssen, definieren Sie in der Menüzeile unter ‘Vorgaben’ einen Report. Beim Neustart des Programms laden
Sie nur noch den Report, damit alle vordefinierten Parameter wieder aktiviert sind.
Ausgabe
♦ Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm, den Drucker, als Mail oder als Datei und
gleichzeitig in ein Dossier und/oder Archiv erfolgen.
♦ Abbrechen der Ausgabe ist mit 'ESC' möglich.
Bearbeiten am Bildschirm
In den Auswertungen am Bildschirm stehen Ihnen unter anderem folgende Möglichkeiten
offen:
<PgUp/PgDn>
Blättern
<CTRL P>
Drucken
<CTRL C>
Kopieren
<CTRL F>
Suchkriterium eingeben
Zeilenweise springen
<F3> / <SHIFT F3> Vorwärts/Rückwärts suchen
<CTRL M>
Aktuelle Seite markieren
<CTRL A>
Alles markieren
Seite 15-3
FIBU
Light
Journal
Übersicht
Selektion
15
F5
Selektion <F5>
Bild 15-2: Journale - Selektion
Bemerkungen
Wahlweise kann das Journal nach folgenden Reihenfolgen aufbereitet werden:
−
nach Buchungsnummer
−
nach Belegnummer
−
nach Datum
−
benutzerdefinierte Reihenfolge
Die Reihenfolge wird in der ersten Combo-Box definiert.
Arbeitsablauf
Selektion
Seite 15-4
Die Anzeige in der Detailselektion ist abhängig von der gewählten Sortierung der Buchungen.
Je nach Definition der Sortierung werden verschiedene und auch mehrere Selektionsdetails
FIBU
Light
Journal
Übersicht
Selektion
15
F5
dargestellt. Der Benutzer kann eigene Sortierungen definieren. Siehe dazu 'Benutzerdefinierte
Reihenfolge'.
F
Beispiel
Wird das Journal nach Datum sortiert, kann in der Detailselektion nach Datum selektiert werden. In diesem Fall erfassen Sie Start- und Enddatum der Auswertung.
Mögliche Eingabeformen: Tag/Monat/Jahr
260195
26/1/95
26 1 95
26.1.95
Index aktualisieren
Wird ein Journal nach einem Feld aufbereitet, das nicht indexiert ist, muss das Programm zuerst den Index aufgebauen. Dies kann je nach Datenmenge einige Sekunden oder Minuten
dauern. Beispiel: Wenn Sie das Journal nach Buchungscode aufbereiten.
Jahr
In dieser Box können die verschiedenen Journale ausgewählt werden.
♦ Geschäftsjahre (Offene Geschäftsjahre sind grün markiert. Abgeschlossene Jahre sind rot
markiert).
♦ Protokolljournal (P) mit allen korrigierten Buchungen im Originalzustand.
Seite 15-5
FIBU
Light
Journal
Übersicht
Gestaltung - Standard
15
F6
Gestaltung - Standard <F6>
Bild 15-3: Journale - Gestaltung - Standard
Arbeitsablauf
Anzeige
Wahlweise können alle Buchungen, nur die definitiven Buchungen oder nur die provisorischen
Buchungen ausgewertet werden.
Ø Hinweis
Alle Buchungen, die in die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung übertragen wurden, erhalten den Status definitiv und können nicht mehr mutiert werden.
Alle Buchungen
Provisorische Buchungen (Typ P) und definitive Buchungen (Typ V und D) journalisieren.
Nur provisorische
Buchungen
Es werden nur diejenigen Buchungen gezeigt, die noch nicht in die Finanzbuchhaltung übertragen worden sind, also noch provisorisch sind.
Seite 15-6
FIBU
Light
Nur definitive
Buchungen
Journal
Übersicht
Gestaltung - Standard
15
F6
Es werden nur diejenigen Buchungen gezeigt, die bereits in die Finanzbuchhaltung übertragen
worden sind.
Seite 15-7
FIBU
Light
Journal
Übersicht
Gestaltung - Detail
15
Gestaltung - Detail
Bild 15-4: Journale - Gestaltung - Detail
Arbeitsablauf
Referenzcode
zeigen
Bei allen Buchungen, welche einen Bezug (Referenz) zu einer anderen Buchungen aufweisen,
wird die entsprechende Referenzbuchungsnummer gedruckt.
Dies erleichtert Ihnen zum Beispiel das Auffinden von zusammengehörigen Buchungen.
F
Beispiel
Bei Sammelbuchungen die einzelnen Gegenbuchungen und die dazugehörigen Verdichtungsbuchungen.
Korrekturen
zeigen
Seite 15-8
Für jede korrigierte Buchung wird angegeben, wie oft sie korrigiert worden ist.
FIBU
Light
Journal
Übersicht
Gestaltung - Detail
15
Ø Hinweis
Korrekturen welche Sie vornehmen werden im „Journal P“ aufgezeichnet. Zu Kontrollzwecken können Sie auf dem Hauptjournal die Korrekturen mit anzeigen. Damit wird aufgezeigt wer wann was geändert hat. Die Ausgabe erfolgt mit User-Name und Datum der
Änderung.
Falls Sie die Rechnungslegung in Deutschland erfolgt, so muss „Korrekturen zeigen“ immer aktiv sein.
Valutadatum
zeigen
Zusätzlich zum Buchungsdatum wird Ihnen pro Buchung auch das Valutadatum angezeigt.
Total zeigen
Die Leit- und Fremdwährungsbeträge werden aufkumuliert und als Totalbetrag ausgedruckt.
Ebenfalls sehen Sie die Summe der Soll- und Haben-Kontonummern sowie das Total aller Kontonummern.
Ohne Detail
Nur die Totalzeilen werden ausgegeben. Sämtliche Detailzeilen werden unterdrückt.
Seitenübertrag
Wird das Journal ausgedruckt oder in eine Druckdatei geschrieben, kann der Seitenübertrag
(Soll/Haben getrennt) aktiviert werden.
Seite 15-9
FIBU
Light
Journal
Übersicht
Kriterien
15
F7
Kriterien <F7>
Bild 15-5: Journale - Kriterien
Möglichkeiten
Die Ausgabe lässt sich nach folgenden Möglichkeiten gezielt einschränken:
♦ nach Textzeilen 1 und 2
♦ nach Betrag
♦ nach Buchungscode
♦ nach Konto
Sie können die zur Verfügung stehenden Kriterien für eine Auswertung auch miteinander
kombinieren.
F
Beispiel einer Selektion
Alle Buchungen mit dem Betrag Fr. 10’000.--, welche das Konto 6001 betroffen haben.
Seite 15-10
FIBU
Light
Journal
Übersicht
Kriterien
15
F7
Die Checkboxen werden entweder mit der Maus oder mit der Leerschritttaste aktiviert [X],
durch nochmaliges Drücken wieder inaktiviert [ ].
ACHTUNG
Falls ein Journal nicht vollständig ausgegeben wird, müssen Sie die unter <F7 = Kriterien>
definierten Angaben überprüfen.
Arbeitsablauf
1./2. Textzeile
Erfassen Sie für die erste und/oder zweite Textzeile den Text der Buchungen, die Sie suchen.
Betrag
Aktivieren Sie dieses Feld, falls Sie die Ausgabe auf Buchungen mit bestimmten Beträgen einschränken möchten.
In Fremdwährung
Diese Feld wird nur aktiv, wenn „Betrag“ zuvor aktiv gesetzt wurde. Damit können Sie nach
dem Fremdwährungsbetrag einschränken.
Buchungscode
Aktivieren Sie diese Funktion, falls Sie die Ausgabe nach Buchungscode einschränken möchten.
Konto, Kart
Aktivieren Sie dieses Feld, falls Sie die Ausgabe auf bestimmte Konten einschränken möchten.
Seite 15-11
FIBU
Light
Journal
Übersicht
15
Bild 15-6: Journale - Benutzerdefinierte Reihenfolge
Möglichkeiten
Die Reihenfolge innerhalb des Journals kann vom Benutzer selber durch die Bildung eigener
Definitionen gebildet werden.
F
Beispiel
Sie möchten das Buchungsjournal sortiert nach Belegnummer darstellen.
Für die Definition einer eigenen Reihenfolge starten Sie im Menü unter 'Optionen' die 'Benutzerdefinierte Reihenfolge'.
Sie können neue Definitionen erstellen oder bestehende ändern oder löschen.
Seite 15-12
FIBU
Light
Journal
Übersicht
15
Arbeitsablauf
Neu
Um eine neue Reihenfolge zu definieren, wählen Sie 'Neu'.
Auswahl
Auf der linken Seite finden Sie die Auswahl sämtlicher Selektionskriterien. Die gewünschten
Kriterien können mittels "Drag & Drop" auf die rechte Seite "Selektion" gezogen werden.
Pro Selektionskriterium gibt es die Möglichkeit einen Form-Feed (FF) und/oder einen Break
einzuschalten. Das heisst, bei einem FF wird beim Abschluss jeweils ein Seitenumbruch ausgelöst. Ein Break erstellt ein Zwischentotal.
Selektion
Die Kriterien, nach welchen die Reihenfolge aufbereitet wird, werden in diesem Fenster dargestellt. Mit "Drag & Drop" können die Kriterien bei Bedarf wieder entfernt werden.
Bezeichnung
Erfassen Sie für die neu definierte Reihenfolge einen Namen. Für eine Reihenfolge nach Belegnummer beispielsweise 'Belegnummer'.
Ø Hinweis:
Die benutzerdefinierte Reihenfolge wird in der mittleren Combo-Box auf der Hauptmaske
ausgewählt.
Seite 15-13
FIBU
Light
Verbuchen in Finanzbuchhaltung
Übersicht
19
19 Verbuchen in Finanzbuchhaltung
Übersicht
Bild 19-1: Verbuchen in Finanzbuchhaltung
Möglichkeiten
Dieses Programm schreibt eine für die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung lesbare Datei
mit allen notwendigen Informationen zu den selektionierten Buchungen. Es ist Ihnen freigestellt, zu welchem Zeitpunkt Sie diese Übertragung vornehmen wollen.
Alle Buchungen werden als Normalbuchung in die Datei geschrieben und können dementsprechend wieder einzeln in die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung importiert werden.
Es sind zwei verschiedene Übertragungsarten wählbar:
♦ DAT-Datei: Zweiseitiger Datenaustausch
Buchungen, die mittels DAT-Datei in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen wurden,
können in der Finanzbuchhaltung korrigiert und ergänzt werden und anschliessend wieder
in die FIBU Light zurückgelesen werden.
DAT-Dateien werden kodiert, d.h. sie können nicht mit einem Editor oder sonstigen Programmen verändert werden.
Seite 19-1
FIBU
Light
Übersicht
19
♦ ASCII-Datei: Einseitiger Datenaustausch
Mit dieser Übertragungsart können Daten aus der FIBU Light in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen werden. Es wird eine Datei im Format CSV (Kommadelimited) erstellt,
die über einen Editor bearbeitet werden kann.
Buchungen, die mittels ASCII-Datei in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen wurden,
können NICHT mehr in die FIBU Light zurück übertragen werden.
Ø Hinweis
Ob eine ASCII oder DAT-Datei erstellt wird, können Sie im Programm 51 STAMMDATEN
definieren. Soll eine DAT-Datei erstellt werden, aktivieren Sie die Funktion ‘2-seitiger Datenaustausch’. Werden die Daten mit dem Treuhänder ausgetauscht, ist das DAT-Format
geeigneter als das ASCII-Format.
Buchungen zurück übertragen
Im weiteren ermöglicht dieses Programm die Übernahme von Daten aus der ABACUS Finanzbuchhaltung. Auf diese Weise können Buchungen von der Finanzbuchhaltung in die FIBU
Light zurückgegeben werden. Während der Bearbeitung der Buchungen in der Finanzbuchhaltung kann in der FIBU Light normal weiter gearbeitet werden.
Voraussetzung dafür ist, dass die Buchungen via DAT-Datei in die Finanzbuchhaltung übertragen wurden, d.h. im Programm 51 STAMMDATEN die Funktion ‘2-seitiger Datenaustausch’
aktiviert ist.
Ø Hinweis
Buchungen, die zurückgelesen wurden, erhalten an Stelle des Status V (verbucht) den Status D (definitiv).
Storno
Stornieren von Überträgen ist nur möglich, solange die Buchungen noch nicht zurückgelesen
wurden.
Bemerkungen
Vor dem Übertrag in die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung sind die Buchungen im Journal der FIBU Light mit dem Status P (provisorisch) versehen und können bei Bedarf noch korrigiert werden. Es werden jeweils nur provisorische Buchungen ausgelesen. Diese erhalten danach den Status V (verbucht).
Ø Hinweis
Buchungen mit Status V können nicht mehr korrigiert werden.
Werden Buchungen aus der ABACUS Finanzbuchhaltung in die FIBU Light zurückgelesen,
erhalten die Bewegungen in der FIBU Light den Status D (definitiv).
Buchungen, die mittels DAT-Datei übertragen werden, erhalten in die ABACUS Finanzbuchhaltung den Code ‘G’. Im Unterschied dazu erhalten Buchungen, die mittels ASCII-Format in
die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen wurden den Code ‘E’.
Seite 19-2
FIBU
Light
Übersicht
19
ACHTUNG
Sobald die Verbuchung in die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung abgeschlossen ist,
werden alle selektierten Buchungen mit dem Status ‘V’ (verbucht) versehen und können
nur noch durch einen Stornolauf zurückgesetzt werden.
Es ist deshalb empfehlenswert, vor jedem Verbuchungslauf eine Datensicherung zu erstellen.
Fehlerprotokoll
Sowohl beim Einlesen wie beim Auslesen werden die Buchungen überprüft. Fehler, wie fehlende Konten, werden in einem Fehlerprotokoll gezeigt.
Arbeitsablauf
Geschäftsjahr
wählen
Wählen Sie mit <PfeilAb/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr.
Von Datum
Erfassen Sie das Datum mit dem die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung beginnen soll. Damit auch rückwirkend erfasste Buchungen übertragen werden, sollte hier der Geschäftsjahresbeginn eingegeben werden.
Bis Datum
Datum eingeben, mit welchem die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung enden soll.
Auslesen
Mit dieser Funktion werden Buchungen in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen.
Zurücklesen
Mit dieser Funktion können Buchungen aus der ABACUS Finanzbuchhaltung in die FIBU Light
zurückgelesen werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Buchungen via DAT-Datei in die Finanzbuchhaltung übertragen wurden, d.h. im Programm 51 STAMMDATEN die Funktion ‘2seitiger Datenaustausch’ aktiv ist.
Ohne/Mit Datenkomprimierung
Komprimierter Datenübertrag mittels BAR-File. Durch die Funktion ‘mit Datenkomprimierung’
ist es möglich, grosse Datenmengen in einem Verbuchungslauf in die Finanzbuchhaltung zu
übertragen. Es werden automatisch 2 Disketten erstellt.
Probelauf
Der Verbuchungslauf kann provisorisch durchgeführt werden. Unvollständige Buchungen oder
Lesefehler werden angezeigt und können vor dem definitiven Übertrag behoben werden.
Der Probelauf ist für beliebige Perioden innerhalb eines Geschäftsjahres möglich.
Definitiver Lauf
Die Verbuchung wird definitiv durchgeführt und auf dem ausgewählten Datenträger wird das
Übertragungsfile erstellt. Der definitive Lauf wird protokolliert. Alle Buchungen, die im definitiven Lauf berücksichtigt werden, erhalten den Status V (verbucht).
Seite 19-3
FIBU
Light
Übersicht
19
Storno früherer
Lauf
Verbuchungsläufe aus der FIBU Light in die Finanzbuchhaltung lassen sich mit dieser Funktion
stornieren und allenfalls wiederholen. Der Stornolauf wird protokolliert.
Ø Hinweis
Ein Stornolauf ist nur möglich, solange die Daten nicht bereits aus der Finanzbuchhaltung
wieder in die FIBU Light zurückgelesen wurden.
Duplikat früherer
Lauf
Seite 19-4
Ein Verbuchungslauf kann einmal dupliziert werden, z.B. falls der Treuhänder die Daten nicht
einlesen kann.
FIBU
Light
Daten auslesen
19
Daten auslesen
Bild 19-2: Verbuchen in Finanzbuchhaltung - Daten auslesen
Möglichkeiten
In diesem Programm erstellen Sie die definitive Übertragungsdatei. Dazu bestimmen Sie:
♦ Datei-Namen (File)
♦ Directory und den Drive
♦ Datenträger um die ASCII-Datei zu speichern, z.B. Diskette (Laufwerk A: oder B:)
Ø Hinweis
Der Pfad für die Übertragungsdatei kann im Programm 51 ‘STAMMDATEN’ hinterlegt
werden. Dieser wird dann beim Auslesen vorgeschIagen.
Arbeitablauf
Sie starten dieses Programm indem Sie im Programm 19 VERBUCHEN IN FINANZBUCHHALTUNG mit <Pfeil Ab-/ Auf> zuerst ‘Auslesen in FIBU’ und anschliessend ‘Definitiver Lauf’ anwählen und jeweils mit <ENTER> bestätigen.
Seite 19-5
FIBU
Light
Daten auslesen
19
Datei
Alle auf dem Datenträger bestehenden Dateien werden hier aufgelistet. Wollen Sie eine bestehende Datei überschreiben, springen Sie mit <TAB> in das Fenster ‘Datei’ und wählen mit
<Pfeil Ab/Auf> die entsprechende Datei aus.
Verzeichnis
In diesem Fenster ändern Sie das Verzeichnis. Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das entsprechende Verzeichnis und bestätigen Sie mit <ENTER>.
Laufwerk
Bestimmen Sie das Laufwerk, in welches Sie die Übertragungsdatei kopieren möchten. Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das entsprechende Laufwerk und bestätigen Sie mit <ENTER>.
Ø Hinweis
Im Programm 51 ‘Stammdaten’ können Sie das Ziellaufwerk und den Pfad für den Datenübertrag hinterlegen.
F
Beispiel
Sie möchten die Bewegungen des aktuellen Geschäftsjahres via Diskette in die Finanzbuchhaltung übertragen.
Seite 19-6
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Übersicht
21
21 Konten bearbeiten
Übersicht
Bild 21-1: Konten bearbeiten
Möglichkeiten
In diesem Programm definieren Sie neue Konten oder bearbeiten den bestehenden Kontenplan.
Ø Hinweis: Kontenplan einlesen
Um einen bestehenden Kontenplan mit MWST-Informationen aus der Finanzbuchhaltung
zu übernehmen, exportieren Sie den Kontenplan über Programm 554 KONTENPLAN IMPORTIEREN/EXPORTIEREN der ABACUS Finanzbuchhaltung. Anschliessend importieren Sie
den Kontenplan im Programm 41 KONTOPLAN IMPORTIEREN/EXPORTIEREN der FIBU
Light.
Globalmutationen
Mit dieser Funktion besteht die Möglichkeit, einen Kontenbereich zu bearbeiten und Globalmutationen vorzunehmen, beispielsweise können Sie die Kontenklassierung global mutieren.
Seite 21-1
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Übersicht
21
Zusatzdefinitionen <F6>
Unter ‘Optionen’ können Sie weitere Informationen pro Konto eingeben, die beim Buchen,
bei der Ausgabe des Kontenplans oder der Bilanzen bei Bedarf zusätzlich ausgewertet werden
können.
Konto löschen <SHIFT F2>
Nummer des zu löschenden Kontos eingeben. Mit <sF2> kann das Konto gelöscht werden,
sofern keine Buchungen in der aktiven Periode vorhanden sind.
Bemerkungen
Bevor Sie den Kontenplan erfassen oder überarbeiten, müssen Sie folgende Programme überprüfen:
Programm 51 STAMMDATEN EINGEBEN
Kostenstellen aktiv?
Fremdwährung aktiv?
Programm S31 Mandanteninformation
Mandantenadresse erfassen.
MWST-Informationen unter <F7> definieren.
Programm 25 KONTENKLASSIERUNG
Kontenklassierung definieren: Alle Klassierungsebenen dem eigenen Kontenplan anpassen.
Konten/Kostenarten sollten erst eröffnet werden, wenn die entsprechende Kontenklassierung
bestimmt ist, damit eine logische Eingliederung der Konten/Kostenarten im Kontenplan gewährleistet ist.
Programm 23 KONTENPLAN ABFRAGEN
Kontenplan ausdrucken und nochmals überprüfen.
Arbeitsablauf
Kontonummer
Seite 21-2
Wählen Sie die Nummer des Kontos, das Sie ändern möchten, oder geben Sie die Nummer
des neu zu eröffnenden Kontos ein. Die Kontonummer kann max. 11 Stellen lang sein.
<F3>
Suchen im Kontenplan
<F4>
Kontenplan anzeigen
<PgUp/PgDn>
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Übersicht
<RETURN>
Kontobezeichnung
21
Bestehende Kontonummer übernehmen
Die Kontobezeichnung ist maximal 40 Stellen lang.
<F4>
Kontenplan nach Alphabet anzeigen
<PgUp/PgDn>
Im Kontenplan alphabetisch blättern
Ø Hinweis
Mit <F6=Zusatzdefinitionen> können Sie in den Feldern '2. Bezeichnung' und ’Bemerkungszeilen 1/2’ weitere Bezeichnungen für das entsprechende Konto eingeben, z.B.
Fremdsprachen-Bezeichnung.
Währung
Bei Buchhaltungen mit Leitwährung CHF wird die Währung CHF = ‘Schweizer Franken’ vorgeschlagen. Für Konten, die in einer Fremdwährung geführt werden, muss der entsprechende
ISO-Code der Fremdwährung erfasst werden.
Ø Hinweis
Fremdwährungen können nur erfasst werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN ERFASSEN’ die Funktion Fremdwährung = [X] aktiviert ist.
Die Währung des Kontos kann nur geändert werden, falls noch keine Bewegung auf diesem Konto erfasst ist.
Für Konten, die nicht in der Leitwährung definiert wurden, kann beim Buchen der Betrag
in Leit- und Fremdwährung sowie der Kurs erfasst werden.
Konto MWST
pflichtig
Für jedes Konto wird definiert, ob es mehrwertsteuerpflichtig ist. Diese Funktion kann auch
nachträglich aktiviert werden.
Vorschlag
Wahlweise kann für mehrwertsteurpflichtige Konten ein MWST-Code als Vorschlag beim Buchen definiert werden.
Ø Hinweis
Ein neuer MWST-Code eröffnen Sie im Programm 531 MEHRWERTSTEUER-CODES.
Fix
Wird diese Funktion aktiviert [X], ist der erfasste MWST-Code-Vorschlag fixiert; d.h. beim Buchen mit dem entsprechenden Konto kann der MWST-Code vom Benutzer nicht geändert
werden.
Dies empfiehlt sich für sämtliche Konten, die immer nur mit einem einzigen MWST-Code bebucht werden.
Seite 21-3
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Übersicht
21
Ø Hinweis
Falls auf dem gleichen Konto zwei verschiedene Steuersätze verwendet werden, kann in
der MWST-Verprobungsliste die verbuchte MWST pro Satz und Konto aufgeschlüsselt
werden. Somit ist pro Konto ersichtlich, welche Buchungen mit welchen MWST-Sätzen auf
demselben Konto gebucht worden sind.
Pflichtig %
Erfassen Sie den Faktor in Prozent für den reduzierten Vorsteuerabzug.
F
Beispiel: Verpflegungsspesen
Auf Verpflegungsspesen kann nur 50% des Vorsteuerabzugs geltend gemacht werden. Werden Verpflegungsspesen auf ein separates Konto verbucht, kann als Faktor
50.00 eingegeben werden. In diesem Fall wird nur 50% der Vorsteuer in der MWSTAbrechnung berücksichtigt.
Auch auf dem MWST-Code können Sie einen Faktor für den reduzierten Vorsteuerabzug definieren. Ist sowohl auf dem Konto wie auch auf dem Code ein reduzierter Vorsteuerabzug
definiert, wird nur der Reduktionsfaktor des Kontos berücksichtigt.
Kategorie
Die MWST-Kategorie bestimmt grundsätzlich, in welchen Fällen MWST gerechnet werden
muss. Zusätzlich steuert sie die Verbuchung der MWST in der Bilanz, falls die MWST nach
vereinnahmter Methode abgerechnet wird.
Die folgende Tabelle zeigt, in welchen Fällen die MWST gerechnet wird.
NR Soll
1
2
3
4
5
6
Seite 21-4
Allg.Konto
3000
Allg.Konto
3000
Debi/Kredi
2000
Allg.Konto
4200
Geldkonto
1010
Debi/Kredi
10500
Haben
Geldkonto
1020
Debi/Kredi
2000
Geldkonto
1020
Allg.Konto
1200
Geldkonto
1020
Debi/Kredi
10501
Methode
vereinnahmt
Ja
Methode vereinbart
Ja
Ja
Ja
Nein
Nein
Nein
Nein
Nein
Nein
Nein
Ja
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Übersicht
Konto
1010 Post
1020 Bank
10501 Debitor Meier
1200 Maschinen
2000 Kreditoren
3000 Waren Einkauf
4200 Abschreibungen
21
Steuerpflicht
Nein
Nein
Nein
Nein
Ja
Nein
Ja
Nein
MWST-Kategorie
Geldkonto
Geldkonto
Debi/Kredi
Debi/Kredi
Allg. Konto
Debi/Kredi
Allg. Konto
Allg. Konto
Ordnen Sie die entsprechende Kategorie zu.
Ø Hinweis
Ist ein Konto steuerpflichtig, wird die MWST-Kategorie automatisch auf ‘Allg. Konto’ gesetzt. ‘Geldkonto’ und ‘Debi/Kredi’ - Konten sind nie steuerpflichtig.
Klassierung
Jedes Konto muss im Kontenplan zwingend zugeordnet werden. Das Konto wird auf der untersten Ebene der Klassierung zugeordnet.
Das Programm bringt einen Vorschlag für die Zuordnung aufgrund der ersten drei Ziffern der
Kontonummer.
<F2>
Vorschlag übernehmen
<RETURN>
Klassierung ändern
<F4>
Klassierung aufrufen
<PgUp/PgDn>
Blättern
Ø Hinweis
Die Klassierungszuordung eines Kontos kann jederzeit geändert werden. So ist es möglich,
beim Jahresende ein Bankkonto mit einem Negativ-Saldo von den Aktiven in die Passiven
umzuklassieren.
Ø Hinweis
Um die Klassierung zu bearbeiten, kann im Klassierungsteil <F4> via KLASSIERUNG in das
Programm 25 KONTENKLASSIERUNG gewechselt werden.
Bereich
Bereich - Aktiven, Passiven, Aufwand, Ertrag, Neutral - für das aktuelle Konto zuordnen.
Ø Hinweis:
Diese Zuordnung ist für Ermittlung von Gewinn/ Verlust in der Bilanz/Erfolgsrechnung wesentlich. Ein Vorschlag kann in den EINSTELLUNGEN unter MENÜ - ? (Fragezeichen) hinterlegt werden.
Seite 21-5
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Zusatzdefinitionen
Zusatzangaben
21
F6
Zusatzdefinitionen <F6>
Zusatzangaben
Bild 21-2: Zusatzdefinitionen
Möglichkeiten
Unter ‘Zusatzangaben’ können Sie weitere Informationen pro Konto eingeben, die beim Buchen, bei der Ausgabe des Kontenplans oder der Bilanzen bei Bedarf zusätzlich ausgewertet
werden können.
Arbeitsablauf
2. Nummer
Seite 21-6
Zweite Kontonummer eingeben. Maximal 18 Stellen alphanumerisch. Die Konten/Kostenarten
können in folgenden Programmen nach der 2. Nummer ausgewertet werden:
Programm 22
Kontobewegungen abfragen
Programm 23
Kontoplan abfragen
Programm 31
Bilanz/Erfolgsrechnung
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Zusatzdefinitionen
Zusatzangaben
F
21
F6
Beispiele
Konzern-Konto-Nr.
Alphanumerische Konto-Nr.
Alte Kontonummern bei der Umstellung auf einen neuen Kontenplan
2. Bezeichnung
Die zweite Kontobezeichnung kann 40 Zeichen lang sein. Die Konten/Kostenarten können in
folgenden Programmen mit der 2. Bezeichnung ausgewertet werden:
Programm 22
Kontobewegungen abfragen
Programm 23
Kontoplan abfragen
Programm 31
Bilanz/Erfolgsrechnung
F
Beispiele
Konzern-Kontobezeichnung
Bezeichnung in einer Fremdsprache
Bemerkungszeilen 1 und 2
In diesem Feld können weitere Kontoinformationen definiert werden. Maximal können 30
Zeichen erfasst werden.
F
Beispiel
Kontobezeichnung in einer Fremdsprache
Alphanumerische Kontonummer
Saldo beim Buchen zeigen
Um für den selektierten Kontenbereich beim Buchen in der Statuszeile den aktuellen Saldo zu
zeigen, aktivieren [X] Sie dieses Feld.
Kein Minus-Saldo
erlaubt
Um einen negativen Saldo auf bestimmten Konten (Kasse, Post, etc.) zu verhindern, kann dieses Feld aktiviert [X] werden.
Beim Buchen kann eine Bewegung nicht gespeichert werden, falls daraus ein negativer Saldo
resultiert.
Valutadatum
verlangen
Wird diese Funktion aktiviert [X], muss bei der Erfassung der Buchungen das Valutadatum
zwingend eingegeben werden.
F
Beispiel
Konten, die verzinst werden nach dem Übertrag in die ABACUS Finanzbuchhaltung.
Seite 21-7
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Zusatzdefinitionen
Zusatzangaben
21
F6
KST/KTR buchen
Damit diese Option aktiviert [X] werden kann, muss im Programm 51 STAMMDATEN EINGEBEN das Feld ‘Kostenstellen’ aktiviert werden.
Für Konten, die in Verbindung mit KST/KTR erfasst werden, sollte dieses Feld aktiviert [X] werden.
In diesem Fall ist beim Buchen die Eingabe einer KST/KTR zwingend.
Ø Hinweis
Ist für ein Konto das Feld ‘KST/KTR buchen’ aktiviert [X], kann eine Kostenstelle als Buchungsvorschlag erfasst werden.
KST/KTR Vorschlag
Erfassen Sie die Nummer der KST/KTR, die beim Buchen vorgeschlagen werden soll. Dieser
Vorschlag kann jederzeit geändert werden. KST/KTR können nicht eröffnet werden und werden deshalb auch nicht überprüft.
Interne Angaben
Dieses Fenster zeigt den Status des aktuellen Kontos.
Zum Status des Kontos gehören:
Konto/Kostenart
bebucht
Sobald ein Konto den Status 'bebucht' erhält, können folgende Definitionen nicht mehr verändert werden.
♦ Kontonummer
♦ Währung
Bebuchte Konten können auch nicht gelöscht werden.
Konto/Kostenart
aktiv / inaktiv
Mit diesem Code kann jedes Konto zum Buchen inaktiv gesetzt werden.
Somit kann im Programm 11 BUCHEN das Konto nicht mehr eingegeben werden. Sobald diese
Funktion wieder deaktiviert wird, ist das Konto wieder aktiv [ ] und kann wieder bebucht werden.
F
Beispiel
Darlehenskonto, das abgelaufen ist.
Der Status 'bebucht' und der Status 'inaktiv' wird in der Statuszeile angezeigt.
Erstellt am
Seite 21-8
Dieses Datum zeigt das Eröffnungsdatum des Kontos. Mutieren des Datums ist nicht möglich.
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Zusatzdefinitionen
Zusatzangaben
21
F6
Letzte Mut. am
Zeigt, wann das aktive Konto zuletzt mutiert wurde. Änderungen des Datums sind manuell
nicht möglich.
Seite 21-9
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Zusatzdefinitionen
Dossier
21
F6
Shift F6
Dossier <Shift F6>
Bild 21-3: Konten - Dokumente
Bemerkungen
In Dossiers, auch Arbeitsmappen genannt, können verschiedenste Dokumente jeglicher Herkunft abgelegt werden. Ein Dossier eines Kontos kann zum Beispiel folgenden Inhalt aufweisen:
♦ Kontoauszug
♦ Kontoverzinsung
In der ABACUS Dossierverwaltung können die Dokumente in den Dossiers von unterschiedlichen Formattypen sein, z.B. Excel, Word, Powerpoint Grafiken, ABACUS Ausdrucke usw. (zur
Zeit werden über 250 verschiedene Dateiformate unterstützt).
Durch die Integration des Programmes „KEY-VIEW“ können diese Dokumente im ABACUS
jederzeit und sofort aufgerufen und gesichtet werden, ohne dass die entsprechende Applikation, mit der das gesuchte Dokument (z.B. Word-Dokument) ursprünglich erstellt wurde, gestartet oder überhaupt installiert sein muss.
Seite 21-10
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Zusatzdefinitionen
Dossier
21
F6
Shift F6
Arbeitsablauf
Dossier
Mit der rechten Maustaste rufen Sie das Menü auf, welches Ihnen im Fenster "Dossiers" zur
Verfügung steht. Jedes Dokument muss zwingend einem Dossier zugeordnet werden. Die
Dossiers sind für sämtliche Konten und Kostenarten ersichtlich.
Dokument zuordnen
Aktivieren Sie das entsprechende Dossier und ordnen Sie danach das entsprechende Dokument dem Dossier zu. Dokumente können mittels Drag&Drop oder der rechten Maustaste
zugeordnet werden. Die Dokumente werden dem aktiven Konto/Kostenart zugeordnet und
sind auch nur für dieses ersichtlich.
Seite 21-11
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Menüzeile - Konto
Kopieren
21
Shift F5
Menüzeile - Konto
Kopieren <Shift F5>
Bild 21-4: Konten kopieren
Bemerkungen
Müssen mehrere Konten eröffnet werden, die dieselben Definitionen aufweisen, können sie
kopiert werden. Es werden alle Angaben, die im Programm 21 sonst manuell erfasst werden,
kopiert.
Der Shortcut übernimmt automatisch die Kontennummer.
Arbeitsablauf
Neue Nummer
Seite 21-12
Erfassen Sie die Nummer des Kontos, welches Sie neu eröffnen möchten. Diese Nummer muss
eindeutig sein.
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Menüzeile - Konto
Kopieren
21
Shift F5
Neue Bezeichnung
Erfassen Sie die neue Bezeichnung oder ändern Sie die bestehende Bezeichnung entsprechend
ab.
Dokumente
kopieren
Sollen die Dokumente mit kopiert werden, so muss dieser Switch aktiv sein.
Kopieren/
Abbrechen
Indem Sie die Eingaben mit 'Kopieren' bestätigen, speichern Sie das neue Konto. Soll es nicht
gespeichert werden, müssen Sie das Fenster mit 'Abbrechen' schliessen.
Seite 21-13
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Menüzeile - Konto
Globalmutation
21
Globalmutation
Bild 21-5: Globalmutationen
Möglichkeiten
Die Globalmutationen ermöglichen Ihnen, auf mehreren Konten die selben Mutationen sehr
schnell vorzunehmen.
Arbeitsablauf
Selektieren
Vor der eigentlichen Mutation müssen die gewünschten Konten selektiert werden in einem
"von/bis Bereich".
Stammdefinitionen
Bereich
Seite 21-14
Die selektierten Konten können einem anderen Bereich zugeordnet werden.
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Menüzeile - Konto
Globalmutation
21
Klassierungen
Die selektierten Konto können in der Standardklassierung global umklassiert werden. Mit
<F4> wird die Klassierung angezeigt, die gewünschte Stelle kann ausgesucht und bestätigt
werden.
Zusatzdefinitionen
Zusatzangaben
Folgende Zusatzangaben können via Globalmutation ebenfalls mutiert werden:
−
Saldo beim Buchen anzeigen
−
kein Minussaldo erlaubt
−
Valutadatum beim Buchen verlangen
−
Kostenstellen buchen
Seite 21-15
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Menüzeile - ? (Fragezeichen)
Einstellungen
21
Einstellungen
Bild 21-6: Menüzeile - Einstellungen
Arbeitsablauf
Vorschlagen
Klassierung vorschlagen
Falls der Switch "Klassierung vorschlagen" aktiv ist, wird vom System beim Eröffnen eines
Kontos ein Vorschlag für die Klassierung des Kontos gemacht.
Bereich vorschlagen
Falls der Switch "Bereich vorschlagen" aktiv ist, wird vom System beim Konto eröffnen ein
Vorschlag für die Bereichszuordnung gemacht.
Anzeige in Statuszeile
Wurden in den ZUSATZDEFINITIONEN eine 2. Bezeichnung oder Bemerkungszeilen erfasst,
kann wahlweise die 2. Bezeichnung oder eine Bemerkungszeile in der Statuszeile des Hauptfensters KONTEN / KOSTENARTEN gezeigt werden.
Seite 21-16
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Einstellungen
21
Bereichsvorschlag - Einstellungen
Um für den Bereich einen Vorschlag vom System zu erhalten, muss im Teil 'Bereichsvorschlag Einstellungen' eine Vorgabe hinterlegt werden.
Normalform
Darstellung des Gewerbekontorahmens nach Käfer.
Staffelform
Darstellung des Kontorahmens KMU. Da hier in der Kontenklasse (Bereich) 3 Aufwand und
Ertrag ausgewiesen werden, wird mit Schlüsselwörtern gearbeitet. Das Schlüsselwort wird in
der Bezeichnung der Klassierungszuordnung gesucht.
Sollte kein Schlüsselwort gefunden werden, kann ein Vorschlag hinterlegt werden. In diesem
Fall kann zwischen Aufwand, Ertrag oder Neutral gewählt werden.
F
Beispiel
Eröffnung des Konto 3000 'Produktionsertrag'. Dieses Konto wird der Klassierungsgruppe 300 'Produktionsertrag' zugeordnet. Ist nun das Schlüsselwort "ertrag" hinterlegt, so sucht das System in der untersten zugeordneten Klassierungsstufe das Wort
"ertrag". Es wird in diesem Fall die Gruppe 300 'Produktionsertrag' finden und den
Bereichsvorschlag auf Ertrag setzen. Dieser Vorschlag kann falls notwendig korrigiert
werden.
Seite 21-17
FIBU
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Konten bearbeiten
Ablauf festlegen
21
Ablauf festlegen
Bild 21-7: Menüzeile - Ablauf festlegen
Möglichkeiten
♦ Festlegen des Ablaufs beim Eröffnen oder Bearbeiten eines Kontos.
♦ Bestimmen des Zeitpunkts des automatischen Speicherns eines neuen Kontos.
♦ Definition der Bestandteile, die beim Eröffnen eines Kontos automatisch abgefragt werden.
Arbeitsablauf
Navigation
Wahlweise kann die Navigation durch das Programm kontrolliert werden. Wird diese Funktion
aktiviert, kann ein neu eröffnetes Konto am Ende der Navigation automatisch gespeichert
werden. Soll im Anschluss an das Speichern eines Kontos, automatisch ein neues Konto eröffnet werden, können Sie die entsprechende Funktion aktivieren.
Wollen Sie die Navigation nicht durch das Programm kontrollieren lassen, jedoch automatisch
speichern, aktivieren Sie die Funktion 'Nach dem Ende einer Seite automatisch speichern'.
Seite 21-18
FIBU
Light
Konten bearbeiten
Ablauf festlegen
21
Bestandteile der
Navigation
Mit Drag&Drop können Sie die Bestandteile der Navigation definieren. Die aufgeführten Bestandteile werden beim Eröffnen eines Kontos automatisch abgefragt.
Seite 21-19
FIBU
Light
Kontoauszüge
Übersicht
22
22 Kontoauszüge
Übersicht
Bild 22-1: Kontoauszüge
Möglichkeiten
In diesem Programm können alle Einzelbuchungen eines Kontos oder Kontenbereichs innerhalb einer bestimmten Periode des jeweiligen Geschäftsjahres ausgegeben werden. Die Reihenfolge der Buchungen im Kontoauszug kann flexibel angepasst werden.
Dabei kann der Kontoauszug nach folgenden Kriterien gestaltet werden.
Selektionen <F5>
♦ Wahl des Geschäftsjahres und des Datumsbereichs für welchen der Kontoauszug erstellt
wird.
Seite 22-1
FIBU
Light
Kontoauszüge
Übersicht
22
♦ Reihenfolge der Konten nach Name, Nummer oder Klassierung.
♦ Reihenfolge der Bewegungen innerhalb eines Kontos nach Belegdatum, Valutadatum,
Belegnummer oder frei definierbar.
Gestaltung <F6>
♦ Ausgabe der Belegnummer oder der Buchungsnummer
♦ Nach Leitwährung/Fremdwährung oder Fremdwährung/Leitwährung
♦ Valutadatum zeigen
♦ Budget zeigen
♦ Saldo seit Anfang Jahr zeigen
♦ Nur Konten mit Bewegungen
♦ Betrag Null nicht zeigen
♦ MWST - Nettoanzeige
♦ Seitenvorschub pro Konto
♦ Nur aktive Konten
♦ Erste Kontonummer und/oder zweite Kontonummer zeigen
♦ Bemerkungszeile 1 und / oder 2 zeigen
♦ Programminformation zeigen
Kriterien <F7>
Mit Hilfe der Kriterien kann der Kontoauszug nach Belegnummer, Buchungstext, Code, Valutadatum, Betrag oder Gegenkonto selektiv ausgegeben werden.
Bemerkungen
Vorgaben
Dieses Programm erlaubt eine flexible und individuelle Gestaltung der Auswertungen. Damit Sie
die entsprechenden Einstellungen nicht bei jeder Auswertung neu definieren müssen, können
Sie in der Menüzeile unter 'Vorgaben' einen Report abspeichern. Beim Neustart des Programms
laden Sie nur noch den Report, womit alle vordefinierten Einstellungen wieder aktiviert sind.
Seite 22-2
FIBU
Light
Kontoauszüge
Übersicht
22
Ausgabe
♦ Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm, den Drucker, als Mail oder als Datei erfolgen und gleichzeitig in ein Dossier und/oder Archiv gespeichert werden. Zudem kann
der Report auch direkt in Excel übergeben werden.
♦ Abrechen der Ausgabe ist mit 'ESC' möglich.
offen:
<PgUp/PgDn>
Blättern
<CTRL P>
Drucken
<CTRL C>
Kopieren
<CTRL F>
Suchkriterium eingeben
Zeilenweise springen
<F3> / <SHIFT F3> Vorwärts/Rückwärts suchen
<CTRL M>
Aktuelle Seite markieren
<CTRL A>
Alles markieren
Seite 22-3
FIBU
Light
Kontoauszüge
Übersicht
Reihenfolge der Konten
22
Bild 22-2: Kontozüge - Selektion
Arbeitsablauf
Die Ausgabenreihenfolge wird in der ersten Combo-Box (Konto nach Nummer) beinflusst. Es
bestehen folgende Möglichkeiten:
Konto nach
Nummer
Ausgabe aufsteigend nach Kontonummern.
Konto nach
Namen
Ausgabe nach Alphabet resp. nach Kontenbezeichnung.
Konto nach Klassierung
Die Auswertung erfolgt nach der Klassierung. In der Selektion wird die Lasche "Klassierung"
aktiv, damit die Ausgabe auf der Stufe Klassierung selektiert werden kann.
Seite 22-4
FIBU
Light
Kontoauszüge
Übersicht
F
22
Beispiel
Sie möchten sämtliche Konten der Bilanz ausdrucken. Wählen Sie die oberste Klassierungsstufe und selektieren Sie von '1 Aktiven' bis '2 Passiven'.
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter SELEKTION/KLASSIERUNG.
Seite 22-5
FIBU
Light
Kontoauszüge
Übersicht
Reihenfolge der Bewegungen
22
Bild 22-3: Kontoauszug - Reihenfolge der Bewegungen
Arbeitsablauf
Die Ausgabe innerhalb des Kontos wird mit der zweiten Combo-Box (Detail nach Belegdatum)
beeinflusst. Folgende Reihenfolgen sind möglich:
Detail nach
Belegdatum
Die Buchungsdetails werden in der Reihenfolge des Belegdatums ausgegeben.
Detail nach
Valutadatum
Die Buchungsdetails werden in der Reihenfolge des Valutadatums ausgegeben.
Bei der Sortierung nach Valutadatum muss dieses Datum im Programm 11 BUCHEN bei jeder
Buchung erfasst werden.
Seite 22-6
FIBU
Light
Kontoauszüge
Übersicht
22
Ø Hinweis
Pro Konto kann im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN 'Zusatzdefinitionen' definiert werden, dass das Valutadatum beim Buchen abgefragt wird. Im weiteren kann das Valutadatum
im Programm 11 BUCHEN ‘F6=Optionen' automatisch gleich dem Belegdatum gesetzt werden.
Benutzerdefinierte Reihen
folge
Benutzerdefinierte Reihenfolgen können in der 2. Combobox (Detail nach Belegdatum) ausgewählt werden. Diese Reihenfolgen werden unter 'Optionen - Benutzerdefinierte Reihenfolge' erstellt.
Seite 22-7
FIBU
Light
Kontoauszüge
Selektion - Standard
22
F5
Selektion - Standard <F5>
Bild 22-4: Kontoauszug - Selektion - Standard
Arbeitsablauf
Selektion
von.../bis...
Erfassen Sie die erste und die letzte Kontonummer des Bereichs, den Sie ausdrucken wollen.
Möchten Sie das Konto nicht nach der Nummer sondern nach dem Namen selektieren, muss
die Reihenfolge nach Namen definiert werden. Siehe auch 'Reihenfolge - Kontoauszug'.
<F4>
Liste Kontenplan
<PgUp/PgDn>
Blättern im Kontenplan
Jahr
Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr. Geschäftsjahre, welche rot markiert sind, wurden bereits abgeschlossen (Status 1 im Programm 56).
Detailselektion
Die Anzeige in der Detailselektion ist abhängig von der gewählten Sortierung der Buchungen.
Je nach Definition der Sortierung werden verschiedene und auch mehrere Selektionsdetails
Seite 22-8
FIBU
Light
Kontoauszüge
Selektion - Standard
22
F5
dargestellt. Der Benutzer kann eigene Sortierungen definieren. Siehe dazu 'Benutzerdefinierte
Reihenfolge'.
F
Beispiel
Werden die Kontobewegungen nach Datum sortiert, kann in der Detailselektion nach
Datum selektiert werden. In diesem Fall erfassen Sie Start- und End-Datum der Auswertung.
Mögliche Eingabeformen: Tag/Monat/Jahr
260195
26/1/95
26 1 95
26.1.95
Seite 22-9
FIBU
Light
Kontoauszüge
Selektion - Klassierung
22
Bild 22-5: Kontoauszüge - Selektion nach Klassierung
Arbeitsablauf
Variante
Die Ausgabenreihenfolge der Kontoauszüge kann von der Standardklassierungen abhängig
sein, d.h. dass die Konten in der Reihenfolge ihrer Kontenklassierung ausgegeben werden.
Wahlweise kann die Ausgabe nach Klassierungselementen eingeschränkt werden.
Dazu definieren Sie zuerst die Klassierungsebene und danach für die gewählte Ebene den
Bereich der Klassierungselemente dieser Ebene.
Ebene
Selektieren Sie die Ebene. Sämtliche Klassierungsebenen, die in der Kontenklassierung definiert wurden, werden angezeigt.
<F4>
Seite 22-10
Liste der Klassierungsebenen
FIBU
Light
Kontoauszüge
22
Selektion
Definieren Sie den Selektionsbereich. Zur Auswahl stehen sämtliche Elemente der selektierten
Ebene.
Seite 22-11
FIBU
Light
Kontoauszüge
Gestaltung - Darstellung
22
Gestaltung - Detail <F6>
Bild 22-6: Kontoauszüge - Gestaltung Detail
Möglichkeiten
Mit den Gestaltungsangaben kann der Kontoauszug den individuellen Bedürfnissen angepasst
werden.
Die Felder mit einer eckigen Klammer [ ] werden mit der Maus oder <Leerschritttaste> aktiviert
[X], oder inaktiviert [ ]. Bei Feldern mit runden Klammern kann die entsprechende Funktion mit
<Pfeil Ab/Auf> gewählt werden.
Ø Hinweis
Falls Sie den Kontoauszug immer mit den gleichen Gestaltungselementen ausgeben wollen, können Sie Ihre Definitionen unter VORGABEN als Report speichern und bei Bedarf
wieder aktivieren.
Seite 22-12
FIBU
Light
Kontoauszüge
22
Arbeitsablauf
Belegnummer/Buchungsnu
mmer
Der Kontoauszug kann entweder mit der Belegnummer oder Buchungsnummer ausgegeben
werden.
Falls nicht mit der Belegnummer gearbeitet wird, sollte der Kontoauszug mit der Buchungsnummer ausgedruckt werden. Aus revisionstechnischen Überlegungen ist die Ausgabe mit Buchungsnummer empfehlenswert.
Fremdwährung/
Landeswährung
Diese Variante ist nur bei den Buchhaltungen mit der Option Fremdwährung aktiv. Bei der Ausgabe nach Landeswährung wird zuerst die Leitwährung und anschliessend die Fremdwährung
im Kontoauszug ausgegeben, bei der Ausgabe nach Fremdwährung zuerst die Fremdwährung
und anschliessend der Saldo in Leitwährung.
Anzeige
Valutadatum
zeigen
Unter dem Belegdatum wird zusätzlich das Valutadatum ausgegeben.
Budget zeigen
(nur Querformat)
Das Jahresbudget des Kontos wird am Schluss des Kontoauszugs mit dem Saldo Buchungsjahr
verglichen. Zusätzlich wird die Abweichung zum Jahresbudget in Prozent und Betrag ausgewiesen. Der Budgetvergleich ist nur auf Jahresebene möglich.
Ø Hinweis
Budgets werden im Programm 52 SALDOVORTRÄGE/BUDGET erfasst.
Saldo seit Anfang
Jahr
Der Kontosaldo wird seit Beginn Geschäftsjahr bis zum Beginn der Kontoauswertung aufgerechnet. Diese Möglichkeit ist wichtig bei Kontoauszügen von bestimmten Perioden, die nicht mit
dem Beginn des Geschäftsjahres beginnen.
Achtung
Die Berechnung des Saldos seit Beginn Geschäftsjahr kann je nach Anzahl der Buchungen
zu längeren Berechnungszeiten des Programms führen.
Nur Konto mit
Bewegungen
Nur Konten mit Bewegungen oder Saldovortrag im aktuellen Jahr werden ausgedruckt. Weist
ein Konto mit Bewegungen einen Saldo von 0 auf, z.B. Durchlaufskonto, wird das Konto auch
ausgegeben.
Konto mit NUR
Saldovortrag
zeigen
Da der Saldovortrag keine explizite Bewegung ist, muss für den Saldovortrag noch extra selektiert werden ob dieser trotzdem angezeigt werden soll.
Betrag 0 nicht
zeigen
Buchungen mit Betrag 0 werden nicht angezeigt.
Seite 22-13
FIBU
Light
Kontoauszüge
Buchungsstatus
zeigen
Der Status der Buchung kann angezeigt werden. Folgender Status ist möglich:
P = Provisorisch (in FibuLight erfasste Buchung)
V = Verbucht (Buchung wurde an Fibu übergeben)
D = Definitiv (Buchung wurde von Fibu übernommen)
Bild 22-7: Kontoauszug - Gestaltung - Darstellung
Seite 22-14
22
FIBU
Light
Kontoauszüge
22
Arbeitsablauf
Layout Ausgabe
MWSTNettoanzeige
Wird diese Funktion aktiv gesetzt, so werden alle MWST-Buchungen ausgeblendet und es
werden nur noch die Nettobeträge ausgewiesen.
Seitenvorschub
nach Konto
Soll bei der Ausgabe auf den Drucker nach jedem Konto ein Seitenvorschub erfolgen, so muss
dieses Feld aktiviert werden.
Nur aktive Konten
Es werden nur die aktiven Konten ausgegeben. Die Konten werden im Programm 21 KONTEN/
KOSTENARTEN aktiv oder inaktiv gesetzt.
Shortcut statt
Kontonummer
ausgeben
Diese Funktion wird zur Zeit in der FibuLight nicht unterstützt.
Matrix Drucker
Der Switch „Matrix Drucker“ erlaubt das quer Drucken mit der Druckereinstellung A4-hoch. Dies
ist jedoch nur für Matrix-Drucker und nicht für Laser-Drucker.
Darstellung Titel
Normale Kontonummer
Im Normalfall werden die Konten mit der Kontonummer ausgegeben, die Sie im Programm 21
KONTEN/KOSTENARTEN eingegeben haben.
Zweite Kontonummer
Die zweite Kontonummer wird im Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN unter ZUSATZDEFINITIONEN eingegeben. Die zweite Kontonummer kann 18 Stellen alphanumerisch sein.
1. Kontobezeichnung
Es wird die normale, erste Kontobezeichnung im Titel angezeigt.
2. Kontobezeichnung
Es wird die zweite Kontobezeichnung, welche im Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN unter
ZUSATZDEFINITIONEN eingegeben wurde, im Titel ausgegeben.
Bemerkungszeile
1 zeigen
Im Titel wird zusätzlich zur Kontobezeichnung die Bemerkungszeile 1 ausgegeben. Die Titelzeile wird im Programm 21 unter ZUSATZDEFINITIONEN erfasst.
Bemerkungszeile
2 zeigen
Im Titel wird zusätzlich zur Kontobezeichnung die Bemerkungszeile 2 ausgegeben. Die Titelzeile wird im Programm 21 unter ZUSATZDEFINITIONEN erfasst.
Seite 22-15
FIBU
Light
Kontoauszüge
Ausgabe
Alle Konten
Sämtliche selektierten Konten werden ausgegeben.
Nur Konten mit
Leitwährung
Es werden nur Konten mit der auf dem Mandanten hinterlegten Leitwährung ausgegeben.
Nur Konten mit
Fremdwährung
Nur Konten mit einer Währung <> Leitwährung werden ausgegeben.
Seite 22-16
22
FIBU
Light
Kontoauszüge
Kriterien - Standard
22
Bild 22-8: Kontoauszug - Kriterien - Standard
Möglichkeiten
Mit Hilfe der Kriterien kann der Kontoauszug selektiert nach Betrag, Text, Code, Datum, Belegnummer und Gegenkonten ausgegeben werden.
Somit können Sie gezielt ganz bestimmte Buchungen für ausgewählte Konten suchen.
Arbeitsablauf
Belegnummer
Einschränkung nach einer bestimmten Belegnummer.
Seite 22-17
FIBU
Light
Kontoauszüge
Textzeile
Der Kontoauszug wird selektiert nach einem bestimmten Buchungstext ausgegeben. Der Suchbegriff kann beliebig variiert werden:
F
22
Beispiel
Buchungstext 1. Zeile: Mögliche Suchbegriffe:
F. Fischer, Bern ............................................Fischer
ASGA, 4. Quartal......................................... ASGA
Verkehr 4. Quartal............................................... 4
Je ausführlicher der Suchbegriff ausgegeben wird, desto weniger Buchungen erscheinen im
Kontoauszug. Beim letzten Beispiel erscheinen alle Buchungen mit einer Zahl '4' im Buchungstext.
Die gleichen Möglichkeiten gelten auch für die 2. Zeile des Buchungstextes.
Buchungscode
Im Programm 11 BUCHEN, kann pro Buchung ein beliebiger alphanumerischer Code erfasst
werden. Der Buchungscode ist ein zusätzliches Selektionselement zur Belegnummer und kann
je nach Betrieb individuell vergeben werden.
Valutadatum
Einschränkung nach dem Valutadatum.
Betrag
Einschränkung eines von ... /bis... Betrages.
In Fremdwährung
Soll die Einschränkung des Betrages für den Fremdwährungs- und nicht für den Leitwährungsbetrag gelten, so muss der Switch "in Fremdwährung" aktiv sein.
In Kontosaldi
suchen
Wahlweise kann auch nach einem Betrag im Kontosaldo "grösser oder gleich" gesucht werden.
Seite 22-18
FIBU
Light
Kontoauszüge
Kriterien - Erweitert
22
Kriterien - Erweitert
Bild 22-9: Kontoauszüge - Kriterien - Erweitert
Arbeitsablauf
Gegenkonto
Falls Sie nur den Verkehr mit einem bestimmten Gegenkonto oder Gruppe von Gegenkonten
wünschen, müssen Sie die entsprechenden Konten eingeben. Mit PgUp/PgDn im Kontostamm
blättern.
F
Beispiel
Kontoauszug der Kasse mit dem Gegenkonto 4860 'Geschäftsspesen'. So erhalten Sie
einen Auszug aller Spesen, die bar ausbezahlt wurden.
Seite 22-19
FIBU
Light
Kontoauszüge
22
Bild 22-10: Kontoauszüge - Benutzerdefinierte Reihenfolge
Möglichkeiten
Die Reihenfolge innerhalb des Kontoauszuges kann vom Benutzer selber durch die Bildung
eigener Definitionen bestimmt werden.
F
Beispiel
Sie möchten die Buchungen innerhalb eines Kontos sortiert nach Belegnummer darstellen.
Für die Definition einer eigenen Reihenfolge starten Sie im Menü unter 'Optionen' die 'Benutzerdefinierte Reihenfolge'.
Seite 22-20
FIBU
Light
Kontoauszüge
22
Sie können neue Definitionen erstellen oder bestehende ändern oder löschen.
Arbeitsablauf
Neu
Um eine neue Reihenfolge zu definieren, wählen Sie 'Neu'.
Auswahl
Auf der linken Seite finden Sie die Auswahl sämtlicher Selektionskriterien. Die gewünschten
Kriterien können mittels "Drag & Drop" auf die rechte Seite "Selektion" gezogen werden.
Pro Selektionskriterium gibt es die Möglichkeit einen Form-Feed (FF) und/oder einen Break
einzuschalten. Das heisst, bei einem FF wird beim Abschluss jeweils ein Seitenumbruch ausgelöst. Ein Break erstellt ein Zwischentotal.
Selektion
Die Kriterien, nach welcher die Reihenfolge aufbereitet wird, werden in diesem Fenster dargestellt. Mit "Drag & Drop" können die Kriterien bei Bedarf wieder entfernt werden.
Bezeichnung
Erfassen Sie für die neu definierte Reihenfolge einen Namen. Für eine Reihenfolge nach Belegnummer beispielsweise 'Belegnummer'.
Ø Hinweis:
Die benutzerdefinierte Reihenfolge wird in der mittleren Combo-Box auf der Hauptmaske
geladen.
Seite 22-21
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Übersicht
23
23 Kontenplan abfragen
Übersicht
Bild 23-1: Kontenplan ausgeben
Möglichkeiten
Mit diesem Programm kann der Kontenplan ausgedruckt werden, wie er in den Programmen
21 KONTEN BEARBEITEN und 25 KONTENKLASSIERUNG definiert wurde.
Reporte
In diesem Fenster treffen Sie aus den vordefinierten Reporten ihre Wahl. Diese Auswahl von
Standardreports ergänzen Sie mit ihren eigenen Reports. Neue Reports erstellen Sie am besten, indem Sie einen bestehenden Report unter einem neuen Namen speichern und diesen
bearbeiten. Reports, die Sie nicht mehr verwenden, löschen Sie.
Die Funktionen ‚Report löschen’, ‚Report speichern unter’, finden Sie unter der rechten Maustaste.
Seite 23-1
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Übersicht
23
Weitere Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen:
Neuer Ordner anlegen
Erlaubt Reports neu zu gruppieren
Order umbenennen
Bestehende Ordner anders bezeichnen
Referenz löschen
Löschen Sie eine Referenz, wird der Report oder Ordner in die
Kategorie ‚nicht klassiert’ verschoben.
Verschieben
Mit Drag & Drop verschieben Sie ganze Ordner oder auch einzelne Reports
Einstellungen
Zusätzlich kann die Reihenfolge der Ausgabe folgendermassen festgelegt werden:
♦ nach Klassierung
♦ nach Nummern (nur Standard-Kontenplan)
♦ nach Bezeichnung (nur Standard-Kontenplan)
♦ aktive Konten zeigen
♦ inaktive Konten zeigen
♦ Selektion nach Klassierungselementen
Spalten
Ausgabe des Kontenplans mit folgenden Zusatzangaben:
♦ MWST-Informationen
♦ Alternative Klassierungstitel
♦ Alternative Klassierungsnummer
♦ Normale Kontonummer
♦ Zweite Kontonummer
♦ Normale Kontobezeichnung
♦ Zweite Kontobezeichnung
♦ Bemerkungszeile 1
♦ Bemerkungszeile 2
♦ Totalisatoren
Seite 23-2
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Übersicht
23
Ausgabe
♦ Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm, den Drucker, als Mail oder als Datei und
gleichzeitig in ein Dossier und/oder Archiv erfolgen. Zudem kann der Report direkt in Excel
übergeben werden.
♦ Abbrechen der Ausgabe ist mit 'ESC' möglich.
offen:
<PgUp/PgDn> ..........................................Blättern
<CURSOR UP> / <CURSOR DOWN> Zeilenweise springen
<CTRL P> ................................................. Drucken
<CTRL C> ...............................................Kopieren
<CTRL F> .......................Suchkriterium eingeben
<F3> / <SHIFT F3> . Vorwärts/Rückwärts suchen
<CTRL M>......................Aktuelle Seite markieren
<CTRL A> ....................................Alles markieren
Seite 23-3
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Einstellungen
Einstellungen
Seite 23-4
23
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Einstellungen
Global
23
Global
Bild 23-2: Kontenplan - Global
Arbeitsablauf
Zeitachse
Eine allfällige Periode kann selektiert werden.
Seite 23-5
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Einstellungen
Selektion
23
Selektion
Bild 23-3: Kontenplan – Selektion
Arbeitsablauf
Selektion der
Ebenen
Für die Ausgabe des Kontenplans können die verschiedenen Gliederungebenen frei kombinierbar ausgedruckt werden.
F
Beispiele der Gliederungsebenen:
Bereiche:
AKTIVEN, PASSIVEN, AUFWAND, ERTRAG
Klassen:
Aktiven, Passiven, Materialaufwand
Hauptgruppe:
Anlagevermögen, Umlaufvermögen
Gruppen:
Flüssige Mittel, Kurzfristiges Fremdkapital
Seite 23-6
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Einstellungen
Selektion
23
Untergruppen:
Bank
Konten:
Bank CHF, Bank ITL
Kostenarten:
Materialeinkauf, Hilfsmaterial
ACHTUNG
Die Auswahl nach den verschiedenen Gliederungsebenen ist nur dann aktiv, wenn der
Kontenplan nach Klassierung ausgegeben wird.
Selektion Bereiche
Geben Sie hier für die selektierte Klassierungsebene das erste und das letzte Klassierungselement
des Bereichs an, den Sie ausgegeben wollen.
F
Beispiel
Bereiche A bis B gibt die Klassierungselemente der Bilanz aus.
Elemente
Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie aktive/inaktive Konten nicht ausgeben möchten.
Sammelkonto
ausführlich
Falls im Programm 25 KONTENKLASSIERUNG auf einem Klassierungselement „Sammelkonto“
definiert wurde, so kann mit ’Sammelkonto ausführlich’ das Klassierungselement detailliert oder
verdichtet angezeigt werden.
Seite 23-7
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Einstellungen
Grundformat
23
Grundformat
Bild 23-4: Kontenplan - Grundformat
Bemerkungen
In diesem Fenster gestalten Sie die Ausgabe des Kontenplans, d.h. die Formatierung aber auch
die Gestaltung der Spalten.
Arbeitsablauf
Einzüge ausschalten
Haben Sie im Programm 25 ‚Klassierung’ für jede Gliederung einen Einzug definiert? Der Kontenplan unterstützt diese Einzüge automatisch. Aktivieren Sie die Funktion, falls Sie die Einzüge ausschalten wollen.
Titel als Total
drucken
Diese Funktion aktivieren Sie, falls Sie die Totalzeilen anstelle des Titels zeigen wollen.
Kein Zeilenumbruch in den
Spalten
Ein allfälliger Zeilenumbruch (z.B. Bezeichnungstext länger als Spaltenbreite) in der Spalte wird
ausgeschaltet, so dass kein Umbruch stattfindet und der Text abgeschnitten wird.
Seite 23-8
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Einstellungen
Grundformat
23
Anzahl Zeilen pro
Linie
Definieren Sie, wieviele Zeilen pro Konto resp. Kostenart gezeigt sollen, beispielsweise um die
2 Bezeichnung unterhalb der 1. Bezeichnung auszuweisen.
Anzahl Zeilen im
Spaltentitel
Definieren Sie, wieviele Zeilen die Spaltentitel umfassen sollen. Anschliessend können Sie unter ‚Spalten/Titel’ Spaltentitel erfassen.
Formatierung
gemäss Ebene
Wählen Sie die Gliederungsebene für die Formatierung des Spaltentitels. Die Formatierung der
Gliederungsebenen können Sie unter FORMAT verändern.
Standard Spaltenbreite in mm
Definieren Sie die Standardspaltenbreite. Diese Spaltenbreite wird für neue Spalten und Standardspalten vorgegeben.
Spaltenbreite
gemäss Seite
anpassen
Damit die Spalten automatisch auf die Breite des Reporttitels ausgerichtet werden, aktivieren
Sie diese Funktion.
Hintergrundfarbe
Wahlweise können Sie die Hintergrundfarbe der Spalten verändern.
Seite 23-9
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Einstellungen
Reportinfo
23
Reportinfo
Bild 23-5: Kontenplan – Reportinfo
Bemerkungen
Wollen Sie einen bestehenden Report ändern? Dann speichern Sie ihn in diesem Fenster unter
einem neuen Namen. Im weiteren können Sie auch die Reporttitel ändern und eigene Reportnotizen erfassen.
Arbeitsablauf
Reportname
Der Reportname identifiziert einen Report eindeutig. Dieser Name ist nicht mehrsprachig.
Displayname
Diese Bezeichnung ist mehrsprachig. Sie richtet sich nach der Sprache des Benutzers.
Reportbeschreibung
Mit einem kurzen Text beschreiben Sie die Auswertung oder verwenden diesen Text als Reporttitel.
Seite 23-10
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Einstellungen
Reportinfo
23
Untertitel
Um mehr Informationen im Titelbereich der Auswertung zu zeigen, steht Ihnen die Untertitelzeile zur Verfügung.
Reportbeschreibung als ReportTitel verwenden
Wollen Sie ihre Reportbeschreibung als Titel verwenden? Dann aktivieren Sie diese Funktion.
Standardauswertung dieser Kategorie
Pro Kategorie, d.h. pro Programmnummer (Kontenplan, Kostenstellenplan, Bilanz, gestaltbare
Bilanz und Bilanzsteuerung) können Sie einen Report als Standardauswertung definieren. Beim
Start des Programms wird der Standardreport automatisch geladen.
ABACUS –
Auswertung
Einige Reports, die ABACUS mitliefert werden, sind als ABACUS-Auswertung gekennzeichnet.
Solche Auswertungen können Sie nicht ändern und diese Änderungen in diesem Report speichern. Wollen Sie solche Reports ändern, speichern Sie diese unter einem neuen Namen.
Vorgabe
Die Nummer der Vorgabe wird automatisch vergeben. Diese Nummer verwenden Sie, falls Sie
den Report via AbaSmart starten.
Seite 23-11
FIBU
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Kontenplan abfragen
Einstellungen
Berechtigungen
23
Berechtigungen
Bild 23-6: Kontenplan – Berechtigung
Bemerkungen
Alle Benutzer, die die Programme ‚Kontenplan’, ‚Kostenstellenplan’ und die drei Bilanzprogramme starten können, haben grundsätzlich Zugriff auf sämtliche Auswertungen. Über die
Lese- und Schreibrechte lassen sich die Zugriffsrechte zusätzlich einschränken.
Arbeitsablauf
Erforderliche
Leserechtstufe
Die Leserechte erlauben den Benutzern einen Report auszuwerten, jedoch kann er einen Report nicht verändern oder speichern. Hat der Benutzer die erforderlichen Leserechte für einen
bestimmten Report nicht, kann er diesen Report nicht auswählen.
Die Leserechtstufen können zwischen 1 und 9 liegen. Neun ist die höchste Stufe; solche Rechte besitzt nur der Administrator.
Erforderliche
Schreibrechtstufe
Seite 23-12
Die Schreibrechte erlauben den Benutzern einen Report zu ändern und zu speichern. Hat der
Benutzer die erforderlichen Schreibrechte für einen bestimmten Report nicht, kann er diesen
Report nicht speichern.
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Einstellungen
Berechtigungen
23
Die Schreibrechtstufen können zwischen 1 und 9 liegen. Neun ist die höchste Stufe; solche
Rechte besitzt nur der Administrator.
Sichtbar in
Definieren Sie, in welchen Programmen die Auswertungen sichtbar sind. Für die FibuLight
muss „Kontoplan“ aktiv sein!
Seite 23-13
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Spalten
Spalten
Seite 23-14
23
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Spalten
Einteilung Spalten - Stammdaten
23
Bild 23-7: Spalten – Einteilung Spalten - Stammdaten
Möglichkeiten
♦ Die nicht auszugebenden Spalten werden einzeln selektiert. Ein Report kann frei aufgebaut oder umgebaut werden.
Arbeitsablauf
Spaltenbezeichnung
Die Spaltenbezeichnung kann selbst erstellt oder geändert werden. Dazu wird das Feld angeklickt und mit Enter bestätigt.
Nicht drucken
Spalten welche nicht gedruckt werden sollen, können mit der Maus oder mit Enter so markiert
werden, dass diese Spalte nicht ausgegeben wird.
Seite 23-15
FIBU
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Kontenplan abfragen
Spalten
Stammdaten
Zu jeder Spaltenbezeichnung wird ein Stammdatenfeld zugeordnet. Für die FibuLight sind
nicht alle zur Auswahl stehenden Felder möglich, da diese im Kontostamm auch nicht abgefüllt werden können.
Seite 23-16
23
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Spalten
Format
23
Format
Bild 23-8: Spalten - Format
Möglichkeiten
♦ Pro Spalte kann ein eigenes Spaltenformat hinterlegt werden.
Arbeitsablauf
Ausrichtung
Soll die Spalte anders ausgerichtet werden, so kann der Switch „Ausrichtung“aktiviert werden. Je nach gewünschter Ausrichtung kann zwischen den folgenden Ausrichtungen gewählt
werden: links, zentriert oder rechts.
Spaltenbreite
Die Spaltenbreite kann pro Spalte fix mitgegeben werden. Die gewünschte Breite wird in Millimeter angegeben.
Spaltenhintergrundfarbe
Eine allenfalls andere Hintergrundfarbe kann pro Spalte hinterlegt werden.
Seite 23-17
FIBU
Light
Seite 23-18
Kontenplan abfragen
Spalten
Format
23
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Spalten
Titel
23
Titel
Bild 23-9: Spalten – Titel
Möglichkeiten
♦ Die Spaltenüberschriften können über mehrer Zeilen erfasst werden.
Arbeitsablauf
Spaltentitel nicht
gemäss Spaltenname
Nur wenn der Switch „Spaltentitel nicht gemäss Spaltenname aktiv ist, kann einer der nachfolgenden Punkte angewendet werden.
TitelName
Ein abweichender Titelname kann im Feld erfasst werden. Dabei kann auch die Position mitgegeben werden.
Seite 23-19
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Spalten
Titel
F
23
Beispiel:
Auf der ersten Zeile wird keine Bezeichnung erfasst, dafür auf der 2. Zeile der Spaltenüberschrift.
Anzahl Spalten
Die Anzahl der gewünschten Spalten wird erfasst.
Ausrichtung
Falls eine spezielle Ausrichtung erwünscht wird, dann kann zwischen links, zentriert und
rechts ausgewählt werden.
Formel
Die Spaltenüberschrift kann auch direkt aus der Datenbank via Kennzahl gelesen werden.
Seite 23-20
FIBU
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Kontenplan abfragen
Spalten
Selektion
23
Selektion
Bild 23-10: Spalten – Selektion
Möglichkeiten
♦ Der Ausgabebereich für die Zeilen kann mit der Selektion eingeschränkt werden.
Arbeitsablauf
Druck-Selektion
Ebenen
Wollen Sie Informationen dieser Spalte nur für bestimmte Klassierungsebenen drucken? Definieren Sie den von ... bis... Bereich, für welchen Sie die Spalte drucken möchten.
Druck-Selektion
Bereiche
Mit dieser Definition können Sie den Druck der Spalte auf bestimmte Bereich einschränken.
Format
Seite 23-21
FIBU
Light
Kontenplan abfragen
Spalten
Formatierung Ebenen
23
Formatierung Ebenen
Bild 23-11: Kontenplan – Format – Formatierung Ebenen
Möglichkeiten
♦ Standardmässig werden die Klassierungsebenen so formatiert, wie Sie es im Programm 25
‚Klassierung’ definiert haben. Wollen Sie für den aktuellen Report diese Formatierung ändern, definieren Sie für jede Klassierungsebene die Formatierung der Titel und der Totalzeilen.
Seite 23-22
FIBU
Light
Kontenklassierung
Übersicht
25
25 Kontenklassierung
Übersicht
Bild 25-1: Kontenklassierung
Möglichkeiten
In diesem Programm können Sie die Klassierung des Kontenplans eingeben und bearbeiten.
Unter Kontenklassierung ist die Art, wie die Konten in den Kontenplan eingegliedert werden,
zu verstehen. Die Konten können in einer mehrstufigen Klassierung dargestellt werden.
Die Klassierungen sind maximal 9-stufig und können in praktisch unbegrenzten Formen z.B.
für eine Kontenklassierung nach KMU, Kontenklassierung nach Käfer oder eine Deckungsbeitragsrechnung dargestellt werden. Auch Klassierungen nach Gemeindekontoplan (Laufende
Rechnung, Investitionsrechnungen usw.) können abgebildet werden.
Der Demomandant 7777 wird mit einem Kontenplan nach KMU geführt. Die vollständige
Klassierung nach KMU ist als ASCII-File im Pfad abac\out abgelegt und kann im Programm 41
KONTENPLAN importiert werden.
Seite 25-1
FIBU
Light
Kontenklassierung
Übersicht
25
Ø Hinweis
Die Konten werden in den Programmen 21 KONTEN BEARBEITEN definiert und der Klassierung zugeordnet.
Eröffnung/Anpasung
Bei der Eröffnung resp. Anpassung des Kontenplans müssen Sie unbedingt darauf achten,
dass Sie zuerst die Klassierung mit sämtlichen Stufen definieren. Die Konten werden im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN erst eröffnet, wenn diese Elemente richtig definiert sind.
Höchste Hierarchiestufe EBENE 1
Die oberste Klassierungsebene ‘Ebene 1’ ist massgebend für die Auswertungen. Die Bereiche
1 (A) und 2 (B) sind für die Bilanz reserviert. Damit in der Bilanz automatisch der Gewinn/Verlust ausgewiesen wird, müssen in der Ebene 1 (A) die Aktiven und der Ebene 2 (B) die
Passiven klassiert sein. Wird eine Klassierung nach Normalform definiert, sind die Ebenen 3-5
(C-E) für die Erfolgsrechnung wie folgt vorgesehen:
3 (C) = Aufwand
4 (D) = Ertrag
5 (E) = Ertrag (ausserbetriebliche Konten/Hilfskonten)
Ø Hinweis
Bei einer Klassierung nach KMU (Staffelform) wird der Bereich 3 (C) für die Erfolgsrechnung verwendet.
Hierarchiestufe 2 / KLASSEN
Z.B. Aktiven, Passiven, Materialaufwand, Übriger Aufwand, Ertrag.
Hierarchiestufe 3 / HAUPTGRUPPEN
Z.B. Umlauf- und Anlagevermögen, Fremd- und Eigenkapital.
Hierarchiestufe 4 und mehr / GRUPPEN/UNTERGRUPPEN/SAMMELKONTEN
Z.B. liquide Mittel, Mobilien, Immobilien, kurzfr. Fremdkapital.
Seite 25-2
FIBU
Light
Kontenklassierung
Übersicht
25
Bemerkungen
Hierarchie-Regeln
Klassierungselemente sind frei definierbar, solange die Hierarchie-Regeln eingehalten werden.
Eine Klassierungsebene der Hierarchiestufe 4 muss immer einer Klassierungsebene der Hierarchiestufe 3 zugeordnet sein; eine Klassierungsebene der Hierarchiestufe 3 immer einer Klassierungsebene der Hierarchiestufe 2; eine Klassierungsebene der Hierarchiestufe 2 immer einer
Klassierungsebene der Hierarchiestufe 1.
Die Klassierung muss nicht für jeden Klassierungszweig identisch detailliert definiert werden.
Wir empfehlen es aber, da nur dadurch die Auswertungen auf allen Verdichtungsstufen vollständig sind.
Arbeitsablauf ‘Klassierung bearbeiten’
Die aktuelle Klassierung wird am Bildschirm angezeigt. Diese kann bearbeitet werden.
Bezeichnung
Bezeichnung der neuen Klassierung eingeben, z.B. KMU-Kontenplan, Kontenplan nach Käfer.
Ebenen
Maximal können pro Klassierung 9 Ebenen bestimmt werden.
Bezeichnungen der vordefinierten Ebenen eingeben. Auf der Ebene 90 werden die einzelnen
Konten definiert. Die Bezeichungen der Klassierungsebenen können nachträglich mit
F6=Bezeichnungen korrigiert werden.
Anzahl Ebenen
Maximal können pro Klassierung 9 Ebenen bestimmt werden. Soll bei einer bestehenden Klassierung die Anzahl Ebenen verändert werden, muss diese unter der Funktion „Speichern unter“ neu abgespeichert werden.
Sprache
Im Programm 51 STAMMDATEN kann die Drucksprache so angepasst werden, dass die Klassierungselemente in den Ausgabeprogrammen in der gewünschten Sprache ausgegeben werden.
Seite 25-3
FIBU
Light
Kontenklassierung
Bezeichnungen
25
F6
Bezeichnungen <F6>
Bild 25-2: Bezeichnung der Klassierungsebenen
Arbeitsablauf
Bezeichnungen
<F6>
Seite 25-4
Die Bezeichnung der Klassierung sowie der verschiedenen Ebenen kann hier korrigiert oder
verändert werden.
FIBU
Light
Kontenklassierung
Defaultattribute
25
Defaultattribute
Bild 25-3: Defaultattribute für Klassierungen
Arbeitsablauf
Defaultattribute
Mit Hilfe der Defaultattribute werden für alle Gliederungsebenen Druckerzeichen und Darstellungsformen vorgegeben.
Schriftart
Die Schriftart nimmt Referenz auf die verschiedenen Schriftarten der ABACUS WindowsDruckersteuerung, wie sie unter SEITE EINRICHTEN, SCHRIFTARTEN definiert werden können.
<F4>
Liste der Schriftarten
Seite 25-5
FIBU
Light
Kontenklassierung
Defaultattribute
Schriftart
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Ebene +/-
Seite 25-6
Schriftarten
Standard
Haupttitel
Titel
1. Untertitel/-total
Total
OCR-B
Benutzer
Defaultattribute für die verschiedenen Ebenen der Klassierung anzeigen.
25
FIBU
Light
Kontenklassierung
Defaultattribute
Erfolgsrechnung
25
Erfolgsrechnung
Bild 25-4: Erfolgsrechnung
Bemerkungen
Normal/Kontenform
Bei dieser Form wird jeder Bereich für sich totalisiert. Es erfolgt automatisch die Berechnung
des Gewinns.
Staffelform
Bei dieser Art der Klassierung sind beliebige Totale als Zwischentotale definierbar, ohne Nullstellung, z.B. für eine Bruttogewinnrechnung. Es erfolgt keine Gewinnberechnung.
Seite 25-7
FIBU
Light
Kontenklassierung
Menü - Element
25
Menü - Element
Bild 25-5: Klassierungselemente bearbeiten
Bemerkungen
Um die einzelnen Klassierungselemente aufzubauen kann wie folgt vorgegangen werden:
Auf dem höher liegenden Element (z.B. Titel der Klassierung) <F5= Neu> drücken oder auf auf
dem höheren Element rechte Maustaste und 'Neu' anwählen.
Falls mit der rechten Maustaste gearbeitet wird, so muss noch unterschieden werden zwischen: 'Titel und Total', 'Totalisator', 'Staffeltotal', 'nur Titel' oder 'nur Total'. Danach können
die Definitionen für das Klassierungselement erfasst werden.
Arbeitsablauf
Definitionen
Im Feld 'Nummer' wird die Klassierungsnummer erfasst. Das Feld 'Bezeichnung' ist für die
Beschriftung des Klassierungselementes bestimmt.
Die Nummerierung der verschiedenen Elemente der Klassierung sollte logisch aufgebaut sein.
Seite 25-8
FIBU
Light
Kontenklassierung
Menü - Element
F
25
Beispiel für die Nummerierung von Klassierungsebenen
Ebene 1: Nummer 1, 2, 3, 4, 5 (1 = Aktive)
Ebene 2: Nummer 1-9
Ebene 3: Nummer 10-99
Ebene 4: Nummer 100-999
usw.
Zusatzdefinitionen
Alternative Nummer und Bezeichnung eingeben. Die Eingabe der 2. Nummer und 2. Bezeichnung ist fakultativ. Sie kann bei der Ausgabe der Klassierung im Programm 23 KONTENPLAN
AUSGEBEN oder auch in den Programmen 31 BILANZEN zusätzlich ausgegeben werden.
Im Programm 22 'Kontoauszug', kann die 2. Nummer und 2. Bezeichnung auf Wunsch ausgegeben werden.
F
Beispiel
Für lange Bezeichnungen den 2. Teil erfassen.
Titel und Total
Die Funktion „Titel und Total einfügen“ wird verwendet, wenn die Klassierung mit Angabe
von Werten verbunden wird und diese auf dieser Stufe totalisiert werden müssen. Bei Klassierungen ohne Werte muss die Funktion „Nur Titel“ aktiviert werden.
Die Funktion „Nur Total“ kann auch nachträglich eingeführt werden.
Totalisator
Totalisatoren dienen der Definition von Totalen, die aus einer beliebigen Anzahl Elemente der
Gliederung errechnet werden. Sie können für alle Ebenen verwendet werden und sind mit +/markiert. Maximal sind pro Plan 40 Totalisatoren möglich.
Die Klassierungselemente können mittels Addition (+) oder Subtraktion (-) miteinander verrechnet werden.
Mit den Operanden + und - können aus der Liste links, die sämtliche in diesem Plan erfassten
Klassierungselemente zeigt, diejenigen ausgewählt werden, und auf der rechten Seite der
Hilfsmaske addiert oder subtrahiert werden.
Die Totalisatoren werden in der Bilanz ab Version 2001 unterstützt.
Staffeltotal
Ein Staffeltotal rechnet fortlaufend alle Positionen zusammen, die innerhalb des gleichen Bereichs und vor dem Total sind. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die Klassierung in Staffelform (KMU-Klassierung) aktiv ist.
Seite 25-9
FIBU
Light
Kontenklassierung
Menü - Element
25
Nur Titel
Falls nur ein Titel ohne Totalisierung gewünscht wird, muss diese Funktion gewählt werden.
Nur Total
'Nur Total' wird verwendet, wenn nachträglich für einen Titel noch eine Totalzeile gebildet
werden soll. Diese Funktion ist nur aktiv bei Klassierungsdetails ohne Totalzeile.
Ø Hinweis:
Beim Aufbau einer Klassierung werden die neuen Klassierungselemente stets unterhalb
eingeordnet. Z.B.:
10 Umlaufvermögen
100 Flüssige Mittel
120 Vorräte
14 Anlagevermögen
Wird nun eine Gruppe 100 eröffnet, so müssen Sie auf der Hauptgruppe 10 Umlaufvermögen stehen. Für die Bildung der Hauptgruppe 14 Anlagevermögen, müssen Sie auf der
Klasse 1 Aktiven stehen, da die Hauptgruppe 14 Anlagevermögen hierarchisch direkt den
Aktiven untersteht.
Arbeitsablauf 'Elemente bearbeiten'
Ø Hinweis
Klassierungselemente können gelöscht, bearbeitet oder verschoben werden. Für die Ausgabe können Gestaltungsattribute für jedes Element einzeln definiert werden.
Löschen
Wählen Sie die zu löschende Zeile an und drücken Sie gleichzeitig SF2 oder rechte Maustaste
und löschen. Sie können auch über das Menü 'Element' - 'Löschen' das aktive Klassierungselement löschen.
Klassierungselemente können Sie nur löschen, wenn für diese keine untergeordneten Klassierungselemente mehr existieren.
Bearbeiten
Zu bearbeitendes Element anwählen und mit Enter in den Bearbeitungsmodus wechseln. Nun
kann das Element überarbeitet werden. Es ist auch möglich, auf dem ausgewählten Klassierungselement mit rechter Maustaste 'Bearbeiten' in den Überarbeitungsmodus zu gelangen.
Attribute
Für die Druckerausgabe können Sie verschiedene Attribute definieren wie Fett, Unterstrichen,
Kursiv, Seitenwechsel, usw.
Verschieben
Markieren Sie das zu verschiebende Klassierungselement und ziehen Sie es mittels "Drag &
Drop" oder via Menü 'Element' - 'Verschieben' an den gewünschten Zielort. Sämtliche Elemente, welche an dem zu verschiebenden Klassierungselement hängen, werden mit verschoben. Um Fehler zu vermeiden, wird ein neuer Bildschirm eingeblendet, indem Sie das Ziel
nochmals ändern können und bestätigen müssen.
Seite 25-10
FIBU
Light
Kontenklassierung
Menü - Element
25
Totalisator bearbeiten
Diese Funktion kann nur aktiviert werden, wenn Sie mit dem Cursor auf einem Totalisator
stehen. So können Sie den Inhalt einer Totalisierung überarbeiten.
Mit den Operanden + und - können aus der Liste links, die sämtliche in diesem Plan erfassten
Klassierungselemente zeigt, die ausgewählt werden, die auf der rechten Seite der Hilfsmaske
addiert oder subtrahiert werden.
Sammelkonto
Die letzte Ebene einer Klassierung kann als Sammelkonto definiert werden, indem Sie die entsprechende Gruppe markieren und mittels der rechten Maustaste oder Menü - 'Element' 'Sammelkonto' aktivieren. Das als Sammelkonto definierte Klassierungselement ist mit einem
speziellen Arbeitsbuch markiert.
F
Beispiel:
Sie können alle Debitorenkonten in einer als Sammelkonto definierten Gruppe zusammenfassen und diese in Auswertungen detailliert oder als Total ausgeben lassen.
Zwischentotal
Möchten Sie, dass der Saldo einer vorangegangenen Gruppe ebenfalls ins nächste Gruppentotal
fliessen soll, markieren Sie diese als Zwischentotal. Diese Funktion ist nur für Klassierungen in
Staffelform aktiv und kann nur auf dem Totalelement gebildet werden und nicht auf dem Titelelement!
Prozentbasis
Prozentbasis für Klassierung in Staffelform festlegen. Für Auswertungen mit Prozentzahlen ist die
markierte Zeile die 100%-Basis. Pro Bereich kann eine 100% Basis gesetzt werden. Die Prozentbasis gilt immer nur für den selben Bereich, Klasse, Gruppe.
Ausnahme:
Für die Bereiche A und B kann keine 100% Basis definiert werden, da die Bereiche A und B für
die Bilanz vorgesehen sind. Für die Bilanz wird die Bilanzsumme als 100% Basis verwendet.
F
Beispiel:
In einer Bruttogewinnrechnung soll der Nettoumsatz als 100 % definiert werden.
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FIBU
Light
Kontenklassierung
Menü - Detail
25
Menü - Detail
Bild 25-6: Klassierung - Menü - Detail
Bemerkung
Im rechten Teil der Klassierungsmaske kann auf Stufe Konto eine direkte Verbindung zum
Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN aufgebaut werden.
Arbeitsablauf
Neu
Das Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN wird gestartet und ein neues Konto kann eröffnet
werden.
Kopieren
Die Funktion "kopieren" ist aktiv, wenn Sie mit dem Cursor auf einem Konto stehen und die
rechte Maustaste drücken. Für den Kopiervorgang muss eine noch freie Nummer und eine
Bezeichnung eingegeben werden. Zudem besteht die Möglichkeit allfällige Dokumente der
Dossierverwaltung mit zu kopieren.
Seite 25-12
FIBU
Light
Kontenklassierung
Menü - Detail
25
Löschen
Löschen eines Kontos ist nur möglich, wenn dieses noch nicht bebucht wurde. Sobald ein
Konto im Programm 11 BUCHEN verwendet wurde, ist es nicht mehr möglich dieses zu löschen.
Eigenschaften
Eigenschaften auf dem Konto startet das Programm 21 KONTEN und zeigt die Definitionen
des Kontos. Nun ist es möglich Korrekturen an dem aufgerufenen Konto durchzuführen.
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FIBU
Light
Kontenklassierung
Menü - Ansicht
25
Menü - Ansicht
Bild 25-7: Menü - Ansicht
Möglichkeiten
♦ Die Kontenklassierung kann nach verschiedenen Klassierungsebenen angezeigt werden.
♦ Wahlweise kann die Detailebene eingeblendet werden.
Arbeitsablauf
Total anzeigen
Totale der Klassierung anzeigen. Das Total einer Klassierung kann auch nachträglich unter
'Element' - 'Neu' - 'Nur Total' eingefügt werden.
Totalisator anzeigen
Totalisatoren der Klassierung werden angezeigt. Um einen Totalisator einzufügen, kann über
'Element' - 'Neu' - 'Totalisator' ein Totalisator gebildet werden.
Seite 25-14
FIBU
Light
Kontenklassierung
Menü - Ansicht
25
Staffeltotal anzeigen
Staffeltotale der Klassierung werden angezeigt. Um ein Staffeltotal zu bilden wird im Menü
'Element' - 'Neu' - 'Staffeltotal' gewählt.
Ebene +/-
Die verschiedenen Ebenen der Klassierung werden mit dieser Funktion zusammengefasst. So
können z.B. bei einer 6-stufigen Klassierung nur die ersten zwei Stufen angezeigt werden.
Bei Klassierungen mit vielen Stufen und mehreren hundert Konten ist diese Zoom-Funktion
wichtig, damit man schnell an die gewünschte Stelle der Klassierung gelangt. In diesem Fall
kann die erste oder zweite Ebene angezeigt werden.
<CTRL P>
Ebene plus
<CTRL M>
Ebene minus
Bezeichnung
Die 1. Bezeichnung wird angezeigt.
2. Nummer anzeigen
2. Nummer wird angezeigt. Die 2. Nummer kann im Menü unter 'Element' - 'Bearbeiten' eingegeben werden.
2. Bezeichnung
anzeigen
2. Bezeichnung wird angezeigt. Die 2. Bezeichnung kann im Menü unter 'Element' - 'Bearbeiten' eingegeben werden.
Seite 25-15
FIBU
Light
Kontenklassierung
Menü - Gehe zu
25
Menü - Gehe zu
Bild 25-8: Klassierung - Gehe zu
Möglichkeiten
Ebenen können wahlweise ausgeblendet werden. Elemente und Details (Konto) können gesucht werden. Dies wurde speziell für grosse und wenig übersichtliche Klassierungen eingebaut.
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FIBU
Light
Kontenklassierung
Menü - Gehe zu
Element suchen
25
Element suchen
Bild 25-9: Klassierung - Element suchen
Arbeitsablauf
Suchen
Es kann nach einer Nummer oder einem Text gesucht werden. Es kann auch nur ein Teil eines
Begriffes eingegeben werden.
Elemente
Aktivieren Sie die Klassierungselemente, nach denen Sie suchen möchten. Die Suche kann auf
alle, in der Klassierung aktiven Klassierungselemente ausgedehnt werden.
F
Beispiel:
Unter 'Ansicht' können Sie die Klassierungselemente wie - Titel- und Totalzeilen - aktivieren, damit Sie auch in den Titel- und Totalzeilen suchen können.
Optionen
Falls die Gross-/Kleinschreibung im Suchbegriff berücksichtigt werden soll, muss der Switch
'Gross-/Kleinschreibung beachten' aktiv gesetzt werden.
Seite 25-17
FIBU
Light
Kontenklassierung
Menü - Gehe zu
Element suchen
25
Falls nur nach ganzen Wörtern gesucht werden soll, so muss der Switch 'Nur ganze Wörter
suchen' aktiv sein. Handelt es sich beim Suchbegriff nur um einen Teil eines Wortes, so darf
dieser Switch nicht aktiv sein.
Beginn
Wahlweise können Sie in der gesamten Klassierung suchen oder Sie können die Suche ab dem
aktiven Klassierungselement starten. .
Weitersuchen F3
Nach dem ersten Sucherfolg kann mit <F3> weitergesucht werden.
Seite 25-18
FIBU
Light
Kontenklassierung
Menü - Gehe zu
Detail suchen
25
Detail suchen
Bild 25-10: Detail suchen
Möglichkeiten
Über mehrere Kriterien werden die möglichen Konten gefiltert und können ausgewählt und
direkt angesteuert werden.
Arbeitsablauf
Bebucht
Selektion zwischen 'Nur bebuchte Konten und 'Nur nicht bebuchte Konten'.
Inaktiv
Selektion zwischen 'Nur inaktive Konten' und 'Nur aktive Konten' wählbar.
Konten
Nun kann mit <F4> die Liste aller möglichen Konten angezeigt werden, welche die zuvor erfassten Kriterien erfüllen. Beim Aufruf eines Kontos, welches die Kriterien erfüllt, kann direkt
an die Stelle in der Klassierung gewechselt werden.
Seite 25-19
FIBU
Light
Seite 25-20
Kontenklassierung
Menü - Gehe zu
Detail suchen
25
FIBU
Light
Bilanz / Erfolgsrechnung
Programmübersicht
31
31 Bilanz / Erfolgsrechnung
Programmübersicht
Bild 31-1: Bilanz / Erfolgsrechnung
Möglichkeiten
Im Programm 'Bilanz / Erfolgsrechnung' können Sie diverse Perioden- und auch Jahresauswertungen auf Kontoebene erstellen.
Die Darstellungsweise der Auswertungen ist je nach Wahl der Bilanz oder Erfolgsrechnung
unterschiedlich. Vordefinierte Bilanzen und Erfolgsrechnungen können Sie selber anpassen,
indem Sie beispielsweise Budgetspalten ausblenden oder Spalten mit Vorjahreszahlen einblenden.
Reporte
In diesem Fenster treffen Sie aus den vordefinierten Reporten ihre Wahl.
Seite 31-1
FIBU
Light
Programmübersicht
31
Vorgaben
Wenn Sie auf einem Report individuelle Einstellungen vorgenommen haben und diese wiederverwenden möchten, so können Sie die Einstellungen in der Vorgabe speichern und bei einem
erneuten Programmstart aufrufen.
Einstellungen
Die Grundfunktionen der 'Bilanzen' umfassen folgende Möglichkeiten:
Global:
♦ Geschäftsjahr auswählen
♦ Jahres- oder Monatsauswertungen
♦ 2. Nummer / 2. Bezeichnung anzeigen
♦ Vergleiche wie Vorjahr, Budget, Fremdwährung aber auch vertikale Prozent und Abweichungen absolut und relativ
Selektion
♦ Selektion nach Klassierungsebenen und Bereichen
♦ Definition der Gewinnberechnung
♦ Behandlung von Total/Detail mit Wert 0 (null)
♦ Sammelkonto
Grundformat
♦ Formatierung der Saldi
♦ Definition des Grundformats der Spalten und Spaltentitel
Format
Die Formatierung ist für sämtliche Gliederungsebenen für die Titel- und Totalzeilen frei wählbar. Achten Sie darauf, dass die entsprechenden Druckattribute auch in der Druckersteuerung
aktiv sind.
Ausgabe
Sie können zwischen Ansicht am Bildschirm, Druck, Export in eine Datei und/oder Archiv (z.B.
Excel-Format) oder Datenaustausch (direkt ins Excel) wählen. Gleichzeitig kann die Auswertung auch in ein Dossier/Archiv gespeichert werden,
Den Ausdruck können Sie mit ESC unterbrechen. Bei den Auswertungen am Bildschirm lässt
sich mit der Maus oder mit PgUp/PgDn blättern oder mit der Suchfunktion gezielt suchen.
Seite 31-2
FIBU
Light
Programmübersicht
31
Ändern Sie bei Bedarf die Darstellung unter AUSGABE/SEITE EINRICHTEN und AUSGABE/DRUCKER EINRICHTEN.
offen:
<PgUp/PgDn> ..........................................Blättern
<Pfeil Ab/Auf> ................... Zeilenweise springen
<Ctrl+P> .................................................. Drucken
<Ctrl+C> ................................................Kopieren
<Ctrl+F> ........................Suchkriterium eingeben
<F3/ShiftF3> ........... Vorwärts/Rückwärts suchen
<Ctrl+M>.......................Aktuelle Seite markieren
<Ctrl+A> .....................................Alles markieren
<Ctrl+ Mausclick>........................Saldo auflösen
Seite 31-3
FIBU
Light
Einstellungen
31
Einstellungen
Bild 31-2: Bilanz
Bemerkungen
Unter ’Bezeichnung’ können Sie einen Report auswählen und unter ’Global’ den dazugehörigen Vergleich selektieren. Im Teil ’Vergleich’ definieren Sie die Spalten welche im Report angezeigt werden sollen.
Ø Hinweis:
Sie können keine eigenen Reporte in diesem Programm definieren.
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FIBU
Light
Einstellungen
Global
31
Global
Bild 31-3: Einstellungen - Global
Möglichkeiten
Zeitachse
Als Auswertungsperiode kann ein Geschäftsjahr oder Teile eines Geschäftsjahres definiert
werden. Sämtliche Spalten, für die der Switch ‚Zeitachse (Einstellungen ändern)’ nicht aktiv
gesetzt ist, werden für die selektierte Auswertungsperiode berechnet.
Stammdaten
Die Auswertungen können mit der 2. Nummer wie auch 2. Bezeichnung erfolgen. Eine 2.
Nummer resp. 2. Bezeichnung wird in Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN und im Programm 25 KONTENKLASSIERUNG erfasst.
Vergleiche
ABACUS-Standardreports sind so aufgebaut, dass individuell Spalten zugeschaltet werden
können. Einzelne Spalten weisen Abhängigkeiten zu anderen Spalten auf und werden daher
erst deutlich angezeigt wenn die Auswahl möglich ist. Reporte welche keine Vergleichspalten
zur Auswahl stellen werden als „starre“ Reports ausgewertet. Deren Anzahl Spalten kann
nicht im Programm 31 reguliert werden.
Seite 31-5
FIBU
Light
Einstellungen
Global
31
Arbeitsablauf
Geschäftsjahr
Wählen Sie das Geschäftsjahr aus, für das eine Auswertung erstellt werden soll.
Positionieren Sie dazu den Balken auf die gewünschte Zeile und drücken Sie ENTER.
Periode von...
Geben Sie hier den Startmonat der gewünschten Periode als Zahl (1 - 12) ein. Der gewählte
Monat muss Teil des vorgängig gewählten Geschäftsjahres sein.
Periode bis...
Monat
Abschlussmonat der gewünschten Periode als Zahl (1 - 12) eingeben. Dieser Monat muss Teil des
gewählten Geschäftsjahres sein.
2. Nummer anzeigen
Die in Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN erfasste 2. Kontonummer wird im Report ausgegeben.
2. Bezeichnung
anzeigen
Die in Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN und in Programm 25 KONTENKLASSIERUNG erfasste 2. Bezeichnung wird ausgegeben.
Vergleiche
Je nach Definition des ABACUS-Standardreports stehen folgende Spalten zur Auswahl:
♦ Vorjahresvergleich
♦ Budgetvergleich
♦ Mit Fremdwährungszahlen (FW)
♦ Vertikale %
♦ Absolute Abweichung
♦ Relative Abweichung
Zwischen den verschiedenen Vergleichsmöglichkeiten bestehen Abhängigkeiten. Dadurch sind
nicht sämtliche Kombinationen möglich. Nur die möglichen Kombinationen werden aktiv angezeigt.
Seite 31-6
FIBU
Light
Einstellungen
Selektion
31
Selektion
Bild 31-4: Einstellungen - Selektion
Möglichkeiten:
♦ In ‚Selektion der Ebenen’ werden die Klassierungsebenen aktiviert, welche in der Auswertung gezeigt werden sollen. Diese Einstellung gilt global pro Ebene.
♦ Unter ‚Selektion Bereiche’ können einzelne Bereiche (Aktiven, Passiven, usw.) selektiert
werden und somit für die Auswertung aktiviert werden beispielsweise nur Bilanz oder nur
Erfolgsrechnung drucken.
♦ Zeilen welche den Wert 0 enthalten können unterdrückt werden.
♦ ‚Gewinnberechnung drucken’ ermittelt den Gewinn für die Bilanz und für die Erfolgsrechnung nach Käfer.
♦ Soll/Haben-Saldi gegenüberstellen wird verwendet um in einer Saldobilanz Soll und Haben
separat zu totalisieren.
♦ Die Umsatzberechnung wird für die Totalisierung des Umsatzes beispielsweise in einer
Umsatzbilanz verwendet.
Seite 31-7
FIBU
Light
Einstellungen
Selektion
31
Arbeitsablauf
Selektion der
Ebenen
Für die Ausgabe der Bilanz oder des Kontenplans können die verschiedenen Gliederungebenen frei kombinierbar ausgedruckt werden.
F
Beispiele der Gliederungsebenen:
Bereiche:
AKTIVEN, PASSIVEN, AUFWAND, ERTRAG
Klassen:
Aktiven, Passiven, Materialaufwand
Hauptgruppe:
Anlagevermögen, Umlaufvermögen
Gruppen:
Flüssige Mittel, Kurzfristiges Fremdkapital
Untergruppen:
Bank
Konten:
Bank CHF, Bank ITL
Kostenarten:
Materialeinkauf, Hilfsmaterial
ACHTUNG
Sind in der Auswahl nicht alle Ebenen selektiert, werden alle Titel- und Totalzeilen, der
Ebene, die nicht aktiv ist, in der Auswertung unterdrückt.
Selektion Bereiche
Geben Sie hier für die selektierte Klassierungsebene das erste und das letzte Klassierungselement
des Bereichs an, den Sie ausgegeben wollen.
F
Beispiel
Bereiche A bis B gibt die Klassierungselemente der Bilanz aus.
Nullzeilen
Totale ohne Wert
nicht drucken
Seite 31-8
Totalzeilen die keine Werte enthalten werden nicht ausgegeben. Falls Sie den Wert 0.00 angezeigt haben möchten, dann muss dieser Switch deaktiviert sein.
FIBU
Light
Einstellungen
Selektion
31
Details ohne
Werte nicht drucken
Detailzeilen die keinen Wert enthalten werden nicht ausgegeben. Falls Sie den Wert 0.00 angezeigt haben möchten, dann muss dieser Switch deaktiviert sein.
Gewinnberechnung
Gewinnberechnung drucken
Ermittelt den Gewinn für die Bilanz und für die Erfolgsrechnung nach Käfer (Kontenform).
Gewinnberechnung vor Total
(ER)
Vor dem Total der Erfolgsrechnung wird die Gewinnberechnung ausgewiesen.
Hilfskonten (E) in
ER
Damit die Hilfskonti in die Gewinnberechnung eingerechnet werden, muss ’Hilfskonten (E) in ER’
aktiv sein.
Sammelkonto
Sammelkonto
ausführlich
Aktivieren Sie dieses Feld, falls Sie die in Programm 25 KONTENKLASSIERUNG oder Programm
45 KST/KTR-KLASSIERUNG als Sammelkonto definierte Klassierungsebenen ausführlich ausgeben möchten.
Andernfalls wird nur das Sammelkonto als Total ausgegeben.
Seite 31-9
FIBU
Light
Einstellungen
Grundformat
31
Grundformat
Bild 31-5: Einstellungen - Grundformat
Bemerkungen
In diesem Fenster gestalten Sie die Ausgabe der Bilanzen, d.h. die Formatierung der Zahlen
aber auch die Gestaltung der Spalten.
Möglichkeiten:
♦ Diverse Möglichkeiten der Formatierung wie Tausenderunterteilung, Nullen unterdrücken,
Ausgabe in 1000 und Einzüge ausschalten.
♦ Designmöglichkeiten bei negativen Zahlen.
♦ Spaltenformatierung: Die Spaltenbreite und die Spaltenfarbe können global definiert werden. Das heisst, Einstellungen die hier gemacht werden, haben Gültigkeit für den gesamten Report, d.h. über alle Spalten. Wahlweise können einzelne Definitionen pro Spalte separat definiert werden.
Seite 31-10
FIBU
Light
Einstellungen
Grundformat
31
♦ ‚Spaltentitel’ – ‚Formatierung gemäss Ebene’ übernimmt die gewünschte Formatierung
von der Klassierungsebene für den Titel (nur Formatierung und nicht die Bezeichnung.)
Siehe dazu auch Kapitel ‚Format’.
♦ Die Anzahl Zeilen die für die Definition der Spaltentitel zur Verfügung stehen soll, kann frei
bestimmt werden. Die Spaltentitel werden im Menu ‚Spalten’ definiert.
♦ Die global gültige Anzahl der Nachkommastellen wird ebenfalls festgelegt und wahlweise
pro Spalte übersteuert.
Arbeitsablauf
Tausender abtrennen
Tausender Unterteilung. Z.B. 5'500.—
Nullen unterdrücken
Werte mit 0 (Null) werden nicht ausgegeben. Statt 0 wird nichts angezeigt.
Ausgabe in 1000
Die Werte werden um Faktor 1000 gekürzt. Z.B. 10'000.—wird zu 10.00
Einzüge ausschalten
Haben Sie im Programm 25 ‚Klassierung’ für jede Gliederung einen Einzug definiert? Die Bilanz/ER und der Kontenplan unterstützen diese Einzüge. Aktivieren Sie die Funktion, falls Sie
die Einzüge einschalten/ausschalten wollen.
Titel als Total
drucken
Diese Funktion aktivieren Sie, falls Sie die Totalzeilen anstelle des Titels zeigen wollen.
Spezialformatierung aus Klassierung ignorieren
Falls in der Klassierung (Programm 25 und 45) auf einzelnen Elementen eine andere Gestaltung als der Defaultwert pro Ebene hinterlegt wurde, so kann diese Einstellung mit diesem
Switch ausgeschaltet werden. Beachten Sie bei deaktiviertem Switch auch den Punkt „FORMAT“
Kein Zeilenumbruch in den
Spalten
Kein Zeilenumbruch in den Spalten wird benötigt, falls mit farbig markierten Spalten gearbeitet wird. Damit lassen sich Unterbrechungsstriche vermeiden.
Anzahl Nachkommastellen
Standardmässig werden zwei Nachkommastellen ausgegeben. Es können aber auch weniger
oder mehr Nachkommastellen ausgewählt werden.
Negative Zahlendarstellung
Negative Zahlenwerte werden standardmässig mit vorangestelltem – (Minus) dargestellt. Dies
kann aber auf H (Haben) resp. ein beliebiges Zeichen gewechselt werden.
Seite 31-11
FIBU
Light
Format
Formatierung Ebenen
31
Format
Formatierung Ebenen
Bild 31-6: Bilanz – Format – Formatierung Ebenen
Möglichkeiten
Standardmässig werden die Klassierungsebenen so formatiert, wie Sie sie im Programm 25
‚Klassierung’ definiert haben. Wollen Sie für den aktuellen Report diese Formatierung ändern,
definieren Sie für jede Klassierungsebene die Formatierung der Titel und der Totalzeilen. Formatierung LC
Das Layout des Reports wird automatisch formatiert.
Seite 31-12
FIBU
Light
Kto-Plan importieren/exportieren
Übersicht
41
41 Kto-Plan importieren/exportieren
Übersicht
Bild 41-1: Kontenplan importieren/exportieren
Möglichkeiten
Dieses Programm erlaubt den Import und Export des Kontenplans im ASCII-Format. Eingelesen
bzw. ausgegeben werden wahlweise die Klassierungsebenen, beispielsweise BEREICHE, KLASSEN, HAUPTGRUPPEN, GRUPPEN, UNTERGRUPPEN und SAMMELKONTEN sowie KONTEN.
Durch den Import kann der Kontenplan neu definiert oder ergänzt werden.
Der bestehende Plan kann zudem in beschränktem Umfang geändert werden, wobei umfassende Kontrollen die Konsistenz des Kontenplans garantieren.
Umfang
Die ausgegebenen resp. eingelesenen Daten umfassen alle im Programm 21 definierten
Stammdaten für Konten, sowie alle im Programm 25 erfassten Klassierungsmerkmale, zum
Beispiel alternative Bezeichnungen.
Seite 41-1
FIBU
Light
Kto-Plan importieren/exportieren
Übersicht
41
Optionen/Import
♦ Bestehende Klassierung vollständig ersetzen
♦ Bestehende Kontobezeichnungen NICHT überschreiben
♦ Bestehende Konto-Zusatzangaben NICHT überschreiben
♦ Importieren ohne Speichern (Testlauf)
Optionen/Export
♦ Nur Konten mit Mutationsdatum ab 00/00/00
♦ Druckattribute ausgeben
♦ Nur obligatorische Felder ausgeben
Sprache der Klassierung
♦ Wahl der Sprache, in welcher die Klassierung exportiert oder importiert werden soll.
Optionen/Protokolle
♦ Meldungen am Bildschirm anzeigen
♦ Meldungen drucken
Arbeitsablauf
Exportieren/Importieren
Wählen Sie die entsprechende Funktion aus und bestätigen Sie Ihre Wahl mit ENTER. Wahlweise können Sie für den Datenimport oder Datenexport unter OPTIONEN zusätzliche Angaben definieren.
Für
den
Datenimport
finden
(http://www.abanet.ch/abacus/Support/FIBU
Schnittstellenbeschrieb.
Klassierungselemente
Seite 41-2
Sie
auf
Light)
dem
den
Internet
aktuellen
unter
ASCII-
Wahl der Gliederungsebenen, die ausgegeben werden sollen. Diese sind von der Klassierung
abhängig.
FIBU
Light
Externe Erfassungen verbuchen
Übersicht
43
43 Externe Erfassungen verbuchen
Übersicht
Bild 43-1: Externe Erfassungen verbuchen
Möglichkeiten
Mit diesem Programm können Sie extern erfasste Daten in die ABACUS FIBU Light verbuchen.
Einerseits ist hier die Schnittstelle zum ABACUS Electronic Banking, (Zahlungsprogramm) integriert, andererseits ist es möglich, Buchungen aus Fremdprogrammen einzulesen.
Ob es sich nun um Daten aus dem ABACUS Electronic Banking, dem CC-WinPay oder anderen Fremdprogrammen handelt, wird automatisch festgestellt.
Um Daten aus Fremdprogrammen einzulesen, muss eine Datei gemäss dem ASCIISchnittstellenbeschrieb der FIBU Light erstellt werden. Dabei ist es möglich, MWSTInformationen in dieser Datei mitzugeben. Wird einem MWST-pflichtigen Konto kein MWSTCode mitgegeben, kann beim Einlesen die MWST automatisch ergänzt werden. In diesem Fall
generiert das Programm mit dem auf dem entsprechenden Konto fixierten MWST-Code automatisch eine MWST-Buchung.
Seite 43-1
FIBU
Light
Übersicht
43
Arbeitsablauf
Geschäftsjahr
wählen
Wählen Sie mit <PfeilAb/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr.
Von Datum
Erfassen Sie das Datum, mit welchem die Verbuchung der externen Datei in die FIBU Light
beginnen soll. Damit auch rückwirkend erfasste Buchungen übertragen werden, sollte hier der
Geschäftsjahresbeginn eingegeben werden.
Bis Datum
Datum eingeben, mit welchem die Verbuchung in die FIBU Light enden soll.
Art der Schnittstelle wählen
Bestimmen Sie die einzulesende Schnittstelle. Werden Bewegungen aus dem ABACUS Electronic Banking übernommen oder aktualisiert, muss die Funktion 'ABACUS Electronic Banking
aktualisieren' aktiv sein.
Werden Bewegungen aus der Fakturierung AbaWorX oder CC-WinPay übernommen, muss
die Funktion ‘AbaWorX/CCWinPay einlesen’ aktiviert sein. Werden Buchungen aus anderen
Programmen eingelesen, muss die ASCII-Schnittstelle aktiviert sein. Der Aufbau der einzulesenden Schnittstelle muss dem Schnittstellenbeschrieb zur FIBU Light entsprechen.
Für
den
Datenimport
finden
(http://www.abanet.ch/abacus/Support/FIBU
Schnittstellenbeschrieb.
Sie
auf
Light)
dem
den
Internet
aktuellen
unter
ASCII-
Aktivieren Sie diese Funktion, falls Sie die Buchungen unmittelbar nach dem Einlesen ergänzen
oder korrigieren möchten.
AbaWorX/WinPay
Infotext
Wird diese Funktion aktiviert, ist auf der zweiten Textzeile der Buchungen ersichtlich, dass sie
aus dem AbaWorX/CCWinPay stammen.
MWST automatisch anpassen
Werden Bewegungen aus einer anderen Applikation eingelesen, kann die MWST automatisch
angepasst werden.
ABACUS Schnittstellen Infotext
Wird diese Funktion aktiviert, ist auf der zweiten Textzeile der Bewegungen ersichtlich, dass
sie aus dem ABACUS Electronic Banking stammen.
Seite 43-2
FIBU
Light
Daten Einlesen
43
Daten Einlesen
Bild 43-2: Externe Erfassungen verbuchen - Daten einlesen
Möglichkeiten
In diesem Programm wählen Sie die Übertragungsdatei aus. Dazu bestimmen Sie:
♦ Datei-Namen (File)
♦ Directory und den Drive
♦ Laufwerk, z.B. Diskette (Laufwerk A: oder B:)
Arbeitablauf
Laufwerk
Bestimmen Sie das Laufwerk, in welchem die Übertragungsdatei steht. Wählen Sie mit <Pfeil
Ab/Auf> das entsprechende Laufwerk und bestätigen Sie mit <ENTER>.
Verzeichnis
In diesem Fenster ändern Sie das Verzeichnis. Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das entsprechende Verzeichnis und bestätigen Sie mit <ENTER>.
Seite 43-3
FIBU
Light
Daten Einlesen
Datei
Alle auf dem Datenträger bestehenden Dateien werden hier aufgelistet. Wählen Sie die entsprechende Datei aus oder geben Sie den Namen der Übertragungsdatei ein, die Sie einlesen
möchten.
Seite 43-4
43
FIBU
Light
Stammdaten eingeben
Stammdaten - Allgemein
51
51 Stammdaten eingeben
Bild 51-1: Stammdaten - Allgemein
Möglichkeiten
Stammdaten dienen der Konfiguration des Programms.
Mit Hilfe der Stammdaten bestimmen Sie, welche Möglichkeiten oder Einschränkungen gültig
sind. Die Stammdaten können - bis auf wenige Ausnahmen - jederzeit geändert werden.
Die Funktionen können mit der Maus oder der Leerschritttaste aktiviert [x] oder inaktiviert [ ]
werden.
Arbeitsablauf
Kostenstellen
aktiv
Um bei der Erfassung von Buchungen die KST/KTR eingeben zu können, muss dieses Feld aktiviert [x] sein. Für welche Konten Sie KST/KTR erfassen können, definieren Sie im Programm 21
KONTEN BEARBEITEN.
Seite 51-1
FIBU
Light
Stammdaten eingeben
51
Fremdwährung
aktiv
Falls die Fremdwährung nicht aktiv ist [ ], können im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN Konten nur in Leitwährung, z.B. CHF = ‘Schweizer Franken’ eröffnet werden.
allg. gültig
Die benutzerdefinierte Reihenfolge, die in den Programmen 15 und 22 definiert und auch
benutz werden kann, ist standardmässig pro User hinterlegt. Wir der Switch „Allgemein gültig“ aktiviert, so werden die danach vom Benutzer definierten Reihenfolgen sämtlichen Usern
zugänglich.
2-seitiger Datenaustausch
Werden die Buchungen via Schnittstelle dem Treuhänder zur Korrektur und Kontrolle gegeben, können die korrigierten Buchungen wieder in die FIBU Light zurückgelesen werden, sofern diese Funktion beim Verbuchen aktiviert [x] ist. Ist sie inaktiviert [ ], ist nur die einseitige
Verbuchung möglich.
Obwohl die Buchungen beim Treuhänder in Bearbeitung sind, kann der Anwender der FIBU
Light weiterarbeiten. Wahlweise kann der Übertrag der Daten als ASCII-File und auch als DATFile erfolgen.
Pfadvorschlag
Daten Import/Export
Für den Datenexport und -import kann der Pfad definiert werden. Dieser wird beim Erstellen
der Datei automatisch vorgeschlagen.
Mehrwertsteuer
MWST-Abrechnung intern
Die MWST-Abrechnung wird sowohl provisorisch als auch definitiv in der FIBU Light erstellt. In
diesem Fall können für die abgerechneten Perioden keine definitiv abgerechneten Belege aus
der Finanzbuchhaltung in die FIBU Light mehr übertragen werden.
MWST-Abrechnung extern
Die MWST-Abrechnung wird in der FIBU Light nur provisorisch erstellt. In der FIBU Light kann
keine definitive Abrechnung erstellt werden. Die definitive Abrechnung erfolgt in der Finanzbuchhaltung.
Seite 51-2
FIBU
Light
Stammdaten eingeben
Buchen
51
Buchen
Bild 51-2: Stammdaten - Buchen
Arbeitsablauf
Buchungen
korrigieren
Falls dieses Feld aktiviert wird, kann das Datum erfasst werden, ab welchem im Programm 11
BUCHEN gebucht werden darf. Vor diesem Datum ist das Buchen gesperrt.
Ø Hinweis
Dieses Datum kann jederzeit mutiert werden, falls der entsprechende Benutzer die
Zugriffsberechtigung für dieses Programm besitzt.
Um bestimmte Monate definitiv abzuschliessen, kann im Programm 56 ABSCHLUSS die
Funktion ‘Monate abschliessen’ gewählt werden. Abgeschlossene Monate sind dann unwiderruflich abgeschlossen und können nicht wieder zum Buchen geöffnet werden.
Gegenkonto
kann leer sein
Wird dieses Feld aktiviert [X], kann im Programm 11 BUCHEN das Gegenkonto leer sein. Dies
ist dann der Fall, wenn die FIBU Light im Sinne einer Vorerfassung verwendet wird und die
Buchungen via Datensicherung einem Treuhänder zur Bearbeitung weitergegeben werden.
Seite 51-3
FIBU
Light
Stammdaten eingeben
Buchen
51
Ø Hinweis
Solche Buchungen können im Programm 19 VERBUCHEN IN FINANZBUCHHALTUNG nicht
verbucht werden. Im Programm 13 GEGENKONTI VERVOLLSTÄNDIGEN können die Buchungen nachträglich kontiert werden.
ACHTUNG
Falls diese Funktion aktiviert ist, führt dies zu einseitigen Buchungen und als Folge davon,
stimmen die Bilanz und ER nicht mehr überein.
Kontrollkonto
Ist die Funktion ‘Gegenkonto kann leer sein’ aktiviert, kann als Gegenkonto ein Kontrollkonto
definiert werden. Wird kein Gegenkonto erfasst, wird automatisch das Kontrollkonto als Gegenkonto verwendet. Dies hat den Vorteil, dass keine einseitigen Buchungen vorhanden sind
und somit die Bilanz/ER immer ausgeglichen ist.
Buchen
Belegnummer
aktiv
Falls Sie im Programm 11 BUCHEN die Geschäftsfälle mit einer Belegnummer verbuchen wollen, müssen Sie das Feld aktivieren [x]. In diesem Fall wird im Programm 11 BUCHEN das Feld
‘Belegnummer’ bei jeder Buchung angewählt.
Nur Geldkonto
bebuchen
Wird ‘nur Geldkonto bebuchen’ aktiviert, können im Programm 11 BUCHEN nur Geschäftsfälle mit mindestens einem Geldkonto erfasst werden.
KST/GKST kann
leer sein
Wird dieses Feld aktiviert, kann im Programm 11 BUCHEN die Gegenkostenstelle leer sein.
Diese Funktion ist nur relevant, wenn ‘Kostenstellen aktiv’ aktiviert wurde.
Buchungsmaske
Buchungsmaske
1
Soll im Programm 11 BUCHEN mit der Buchungsmaske 1 gearbeitet werden, wählen Sie diese
Buchungsmaske. Beim Erfassen von Buchungen muss in diesem Fall nur noch das Gegenkonto
erfasst werden.
Buchungsmaske
2
Wird die Buchungsmaske 2 gewählt, können im Programm 11 Konto und Gegenkonto erfasst
werden.
Seite 51-4
FIBU
Light
Stammdaten eingeben
Diverses
51
Diverses
Bild 51-3: Stammdaten - Druckausgabe
Arbeitsablauf
Drucksprache
Sprache
Gewünschte Sprache eingeben, die bei den Ausdrücken (Journale, Kontoauszüge, Bilanzen)
verwendet werden soll. Die Benutzersprache übernimmt automatisch die Sprache des Benutzers wie sie auf seinem Profil hinterlegt ist.
Seite 51-5
FIBU
Light
Stammdaten eingeben
Statistik
51
Statistik
Bild 51-4: Stammdaten - Statistik
Bemerkungen
In diesem Fenster finden Sie Angaben über jedes einzelne Geschäftsjahr. Die Angaben pro
Geschäftsjahr umfassen: Status, Anzahl Datensätze, Gesperrt bis, Datum Saldoübertrag und
Buchungsnummer. Zudem werden die Anzahl der Konten aufgeführt.
Seite 51-6
FIBU
Light
Saldovorträge
Übersicht
52
52 Saldovorträge
Übersicht
Bild 52-1: Saldovorträge
Möglichkeiten
Dieses Programm erlaubt Ihnen, Saldovorträge und/oder Budgets pro Geschäftsjahr für sämtliche Konten manuell zu erfassen.
Weil das Programm bei Geschäftsjahreswechsel die Saldi automatisch als Vorträge ins neue
Jahr übernimmt, ist es in der Regel nur bei der Eröffnung der FIBU Light für die Eingabe der
Eröffnungsbilanz des ersten Geschäftsjahres oder für die Erfassung der Budgets von Bedeutung.
Nach dem Jahresabschluss im Programm 56 ABSCHLUSS können die Vorträge - bis auf eine
Ausnahme - im neuen Geschäftsjahr nicht mehr manuell eingegeben oder korrigiert werden.
Ausnahme
Wird die FIBU Light als Kassabuch geführt, können die Vorträge in jedem Jahr korrigiert werden, falls 'Nur Geldkonto bebuchen' und Gegenkonto kann leer sein' aktiv ist.
Seite 52-1
FIBU
Light
Saldovorträge
Übersicht
52
ACHTUNG
Saldovorträge überprüfen! Das Total aller Saldi der Eröffnungsbilanz muss 0.00 ergeben.
Überprüfen Sie in der Statuszeile unten am Bildschirm das angezeigte Total aller Saldovorträge!
Combo-Boxen
Die Combo-Boxen zeigen von links nach rechts:
−
Standardvorlagen und individuelle Vorlagen
−
Saldovortrag/Budget
−
Geschäftsjahr
Anzeigen
Sie können die Bilanz- und/oder Erfolgsrechnungskonten mit Saldovorträgen eingeben.
Periode
Unter Periode kann das gewünschte Geschäftsjahr aufgerufen werden.
Bemerkungen
Der Bildschirm zeigt Ihnen die Saldovorträge der verschiedenen Geschäftsjahre, welche Sie in
der Combo-Box "Geschäftsjahr" auswählen können.
In der zweiten Combo-Box kann die Art des angezeigten Saldos selektiert werden. Zur Auswahl stehen: Saldovortrag oder Budget.
<F3>Suchen eines Kontos
Im unteren Teil der Menü-Maske können Sie die einzelnen Klassierungsbereiche anwählen.
Arbeitsablauf
Saldovortrag
Saldi gemäss Eröffnungsbilanz eingeben und mit ENTER bestätigen.
Eröffnungsbilanz ausgleichen
In der Statuszeile wird das Total der angezeigten Saldovorträge ausgegeben; dieses beträgt
0.00, wenn die Bilanz- bzw. Erfolgsrechnung ausgeglichen ist.
Falls das Total nicht 0.00 ergibt, verursacht dies eine unausgeglichene Eröffnungsbilanz. Sie
können weiter buchen, müssen aber vor dem Jahresabschluss die Saldi ausgleichen.
Das System erlaubt keinen Jahresabschluss mit dem Programm 56 JAHRESENDPROGRAMM
bei unausgeglichener Eröffnungsbilanz.
Seite 52-2
FIBU
Light
Saldovorträge
Übersicht
52
Falls für die Bereiche A=Aktiven oder für die Bereiche B=Passiven ein negativer Saldovortrag
erfasst werden muss, wird dieser mit einem Minuszeichen (-) vor dem Betrag eingegeben.
Beispiel:
Konto
1000
1020
2000
2020
Bereich
Aktiven
Aktiven
Passiven
Passiven
Saldovortrag
250.70
-320.50
-450.00
45.00
Vorgehen
Ohne Vorzeichen eingeben
Mit Minus eingeben
Mit Vorzeichen eingeben
ohne Vorzeichen eingeben
Ø Hinweis 1
Unter 'Menü-Bearbeiten' können Sie definieren, dass Sie Passiven und Erträge als positive
Werte erfassen wollen. In diesem Fall werden die Beträge automatisch mit (-1) multipliziert.
Ø Hinweis 2
Die Saldovorträge werden in einem separaten Feld gespeichert, um eine Verfälschung der
Monatssaldi zu vermeiden.
Mit <PgUp/PgDn> können Sie in den Konten seitenweise weiter- bzw. zurückblättern.
Budgets
Um Budgets zu erfassen, wählen Sie in der ersten Combo-Box die Budgetierung. Sämtliche
Konten werden mit den aktuellen Budgetsaldi angezeigt.
Zu budgetierendes Konto anklicken (wird blau markiert) und die Jahreszahl erfassen und mit
'Enter' abschliessen.
Seite 52-3
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuer-Codes
53
531
53 Mehrwertsteuer
531 Mehrwertsteuer-Codes
Bild 53-1: MWST-Codes
Möglichkeiten
Die MWST-Codes können beliebig definiert werden. Die MWST-Tabelle kann aus einem bestehenden Mandanten importiert oder in einen neuen Mandanten exportiert werden.
Für jeden MWST-Code können folgende Elemente erfasst werden:
MWST-Code, MWST-Bezeichnung, Abrechnungsland, Steuertyp, Steuersatz, Berechnungsart,
Steuerkonto und Steuerhilfskonto, Gültigkeit und das Formularfeld für die MWSTAbrechnung.
Zur Überprüfung kann die Tabelle ausgedruckt werden.
Seite 53-1
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
53
531
Bemerkungen
Neben der MWST-Tabelle müssen folgende weiteren Stammdefinitionen vorgenommen werden:
♦ Programm S3 MANDANTENINFORMATION / F7 Mehrwertsteuer:
Neben der MWST-Methode wird auch die Steuernummer, die Art der Abrechnung und der
Abrechnungs-Rhythmus definiert.
♦ Programm 531 MWST-CODES:
MWST-Codes eröffnen, die Tabelle kann jederzeit ergänzt werden.
♦ Programm 21 Kontenplan:
Steuerkonto eröffnen, Steuerpflicht bestimmen und Kategorie zuweisen.
Arbeitsablauf
MWST-Code
3 Stellen alphanumerisch. Für bereits erfasste Codes mit <F4> Liste aufrufen. Mit
<PgUp/PgDn> blättern.
MWSTBezeichnung
Bezeichnung des MWST-Code. 30 Stellen alphanumerisch.
Steuerland
Geben Sie das Land ein, in dem die Steuer abgerechnet wird.
Steuertyp
Definieren Sie mit <Pfeil Auf/Ab> die entsprechende MWST-Art.
♦ Umsatzsteuer
♦ Vorsteuer
♦ Dienstleistungen Ausland
♦ Vorsteuer aus Urproduktion
♦ Import UST/VST
F
Beispiel Urproduktion:
Rechnung über Fr. 1’000.-- ohne Steuer eines Bauern. Trotzdem kann 2% Vorsteuer
abgezogen werden - also Fr. 20.--. Die Verbuchung erfolgt inklusiv, die Berechnung
des MWST-Betrags exklusiv.
Eigenverbrauch/
Entgelte
Seite 53-2
Für sämtliche Umsatzsteuercodes wird definiert, ob es sich um Entgelte (Normalfall) oder um
Eigenverbrauch handelt.
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
53
531
Diese Information wird für die Erstellung des Abrechnungsformulars verwendet.
Berechnungsart
Wird beim Buchen der Betrag inklusive MWST erfasst, MWST-Code inklusive definieren. Wird
'wahlweise' aktiviert, kann bei der Erfassung der Bewegung definiert werden, ob inklusive
oder exklusive berechnet werden muss. I oder E als Vorschlag definieren.
Steuer-FolgeCode
Für MWST-Codes mit beschränkter Gültigkeit wird ein Folgecode erfasst. Der Code muss vorgängig erfasst werden.
F
Beispiel:
Vom 01.01.2000 bis 31.12.2000 gilt für die Umsatzsteuer ein Satz von 7.5%. Ab
01.01.2001 wird dieser Satz auf 7.6% erhöht.
Formularfeld
Erfassen Sie für alle MWST-Codes, die für die Schweiz gültig sind und abgerechnet werden
sollen, die Nummer des entsprechnenden Feldes des ESTV-Abrechnungsformulars.
Pro MWST-Code können verschiedene Steuersätze auf einer Zeitachse hinterlegt werden. Somit müssen auch bei zukünftigen MWST-Satzänderungen keine neuen MWST-Codes erfasst
werden.
Steuersatz
Erfassen Sie den MWST-Satz; z.B. 0%, 2.3%, 7.5% oder 100 %.
Pflichtig in %
Für Vorsteuercodes können Sie einen Prozentsatz für den Vorsteuerabzug eingeben (Geschäftsspesen). Falls Sie wegen des reduzierten Vorsteuerabzugs keinen speziellen Code neu
eröffnen wollen, kann ebenfalls pro Konto der Prozentsatz für die Berechnung der MWST
bestimmt werden.
%-Pauschal
Für den Pauschalcode wird in diesem Feld der Saldosteuersatz in Prozent erfasst.
Steuerkonto
Konto für die automatische Verbuchung der MWST eingeben. Mit F4 Liste des Kontenplans
abfragen oder mit PgUp/PgDn blättern.
Steuerhilfskonto
Erfassen Sie pro MWST-Code ein MWST-Hilfskonto. Beim Buchen der Rechnung nach der
vereinnahmten Methode wird der MWST-Betrag schon bei der Rechnungserfassung auf dieses
Konto abgegrenzt. Beim Zahlungseingang wird der fällige MWST-Betrag dann vom Steuerhilfskonto auf das Steuerkonto automatisch umgebucht. Mit F4 Liste des Kontenplans abfragen oder mit PgUp/PgDn blättern.
Ø Hinweis
Ob ein MWST-Hilfskonto erfasst werden muss, hängt von der MWST-Methode ab. Ein
Hilfskonto ist immer nur für dann notwendig, wenn nach vereinnahmter MWST-Methode
abgerechnet wird.
Seite 53-3
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
53
531
Tastaturbelegung
Seite 53-4
<F5>
Neuen Code erfassen
<F7>
Land auswählen, für welches die Codes erfasst oder angezeigt werden sollen. Mit <F5> neues Land erfassen.
<F8>
Alle Länder anzeigen
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST Codes ein-/auslesen
53
531
F6/sF6
MWST Codes ein-/auslesen <F6/sF6>
Bild 53-2: MWST-Codes ein-/auslesen
Möglichkeiten
MWST-Code auslesen
Mit <Shift+F6> kann die MWST-Code-Tabelle ausgelesen werden. File benennen, wobei der
Zusatz .ASC stehen gelassen werden muss. Die Datei kann wahlweise auf ein beliebiges Laufwerk ausgegeben werden.
MWST-Code einlesen
Name des einzulesenden ASCII-Files eingeben oder mit <F4> die gewünschte Datei auswählen.
Mit <F6> Schnittstelle starten. Falls die Simulation erfolgreich verlaufen ist, kann 'Keine Simulation' aktiviert werden. Die Codes werden somit definitiv eingelesen.
Falls bei der Simulation Fehler auftreten, kann mit <F2> ein Fehlerprotokoll am Bildschirm
angezeigt werden.
Seite 53-5
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST Codes ein-/auslesen
53
531
F6/sF6
Wird das Fehlerprotokoll nicht mehr benötigt, kann mit <F8> die Fehlerdatei gelöscht werden.
Seite 53-6
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Abrechnung
53
532
532 MWST-Abrechnung
Bild 53-3: MWST-Abrechnung
Möglichkeiten
Selektion <F5>
♦ Die Abrechnung kann wahlweise provisorisch oder definitiv erstellt werden
♦ Reihenfolge nach Datum oder nach MWST-Typ
Das Erstellen der definitiven MWST-Abrechnung erfordert ein ganz bestimmtes Vorgehen,
damit alle Abrechnungen und Verprobungen in der richtigen Reihenfolge erfolgen.
Seite 53-7
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Abrechnung
53
532
Folgende weitere Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Dateien löschen <F9>
Abrechnungen, die nicht mehr gespeichert werden sollen, können gelöscht werden.
Gestaltung <F6>
♦ Buchungsnummer/Belegnummer
♦ Mit oder ohne Detail
♦ Simulation der Abrechnung für Pauschalmethode
Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm, Drucker oder direkt in Excel erfolgen.
Bemerkungen
1. Kontrolle der Abrechnung
Bevor die MWST-Abrechnung definitiv erstellt wird, sollte die MWST kontrolliert werden.
Dazu kann jederzeit eine provisorische Abrechnung erstellt werden. Daneben dient vor allem
auch die Verprobung (Programm 533 MWST VERPROBUNG) der Überprüfung und Abstimmung der MWST.
Ø Hinweis
MWST-Buchungen der FIBU Light können korrigiert werden, solange die die MWSTAbrechnung noch nicht definitiv erstellt ist.
2. Abrechnung
Grundsatz:
Im Programm S3 MANDANTEN INFORMATION/F7 MEHRWERTSTEUER wird folgendes bestimmt:
♦ Abrechnungsmethode: vereinnahmt oder vereinbart
♦ Abrechnungsvariante: zentral oder dezentral
♦ Abrechnungsrhythmus: quartalsweise, jährlich, monatlich oder halbjährlich
Bei der vereinnahmten Methode werden nur Buchungen mit Geldkonten und MWST abgerechnet. Bei der vereinbarten Methode fliessen alle Buchungen mit MWST in die Abrechnung.
Die MWST-Abrechnung erfolgt ausschliesslich in der Leitwährung. Eine MWST-Abrechnung in
fremder Währung ist in der Finanzbuchhaltung nicht möglich. In der Finanzbuchhaltung kann
jedoch die Verprobung in fremder Währung erstellt werden.
Seite 53-8
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Abrechnung
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532
Zentrale Abrechnung
Für die zentrale Abrechnung werden sämtliche Buchungen (F=FIBU, G=FIBU Light, L=LOHN,
E=Externe Buchungen, D/d=DEBI und K/k=KREDI) berücksichtigt, die in die Finanzbuchhaltung
verbucht wurden. Die zentrale Abrechnung wird aus der FIBU gestartet.
Es wird je ein Subtotal für Buchungen aus der Debitoren- (D/d), Kreditoren- (K/k) und der
Lohnbuchhaltung (L) ausgewiesen. Ein weiteres Subtotal bilden die restlichen MWSTBuchungen der Finanzbuchhaltung.
Die MWST-Abrechnung wird für alle Programme gleichzeitig in einem einzigen Arbeitsgang
erstellt und es werden alle Buchungen, die in der entsprechenden Periode abgerechnet sind,
in den einzelnen Programmen markiert.
Diese Variante wird gewählt, wenn neben der Finanzbuchhaltung auch die Debitorenund/oder Kreditorenbuchhaltung eingesetzt wird.
Dezentrale Abrechnung
Bei der dezentralen Abrechnung werden in der FIBU nur Buchungen mit F=FIBU, G=FIBU
Light, L=LOHN und E=Externe Buchungen abgerechnet. Alle Buchungen aus DEBI/KREDI, die
via ASCII-Schnittstelle oder direkt verbucht wurden, fliessen nicht in die MWST-Abrechnung
der Finanzbuchhaltung.
Es wird ein Subtotal für Buchungen aus der Lohnbuchhaltung (L) ausgewiesen. Ein weiteres
Subtotal bilden die Buchungen der Finanzbuchhaltung.
Für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung muss die Abrechnung ebenfalls dezentral
durchgeführt werden, die Abrechnung wird pro Applikation erstellt.
Diese Variante empfiehlt sich, wenn die Hilfsbücher losgelöst von der Finanzbuchhaltung geführt werden.
Soll das MWST-Formular unterstützt werden, muss zentral abgerechnet werden.
Differenzausweis
In Ergänzung zur bestehenden MWST-Rekapitulation wird eine 2. Rekapitulation erstellt, die
die Differenz zwischen gebuchter und gerechneter MWST ausweist, damit bei MWSTSatzänderungen das Berichtigungsformular ausgefüllt werden kann.
Es werden zwei unterschiedliche MWST-Abrechnungsformulare ausgewiesen. Ein MWSTAbrechnungsformular weist die Umsätze nach der Variante „gebucht“ aus. In diesem Abrechnungsformular sind alle Umsätze ausgewiesen, wie sie in der Buchhaltung gebucht sind.
Das zweite MWST-Abrechnungsformular weist alle Umsätze nach der Variante „gerechnet“
aus. Hier werden die Umsätze im 2002 nach den erlaubten Sätzen 2.4% oder 7.6 % ausgewiesen.
Arbeitsablauf
Provisorische
Abrechnung
In die provisorische Abrechnung fliessen alle Belege der entsprechenden Abrechnungsperiode.
Ist die Vorperiode definitiv abgerechnet, werden auch sämtliche provisorischen Belege der
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FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Abrechnung
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532
Vorperioden in die provisorische Abrechnung einbezogen. Ist die Vorperiode nicht definitiv
abgerechnet, werden nur die Belege der entsprechenden Abrechnungsperiode ausgewiesen.
Die provisorische Abrechnung kann jederzeit erstellt und beliebig oft wiederholt werden.
Definitive Abrechnung
Bei der definitiven Abrechnung werden alle in der Periode abgerechneten Belege markiert,
d.h. diese Belege haben den Status ‘definitiv für die MWST abgerechnet’ und können nicht
mehr korrigiert oder storniert werden.
Im Anschluss an die definitive Abrechnung wird eine Rekapitulation nach den Vorgaben des
MWST-Formulars erstellt. Die Werte müssen manuell in das Formular der ESTV übertragen
werden.
Storno
Definitiv abgerechnete Perioden können storniert werden. Wurde zentral abgerechnet, wird
der Stornolauf auch zentral erstellt.
Es kann immer nur die letzte definitive Periode storniert werden.
F
Beispiel
Die Quartale 1-3 sind bereits abgerechnet und das Quartal 2 soll storniert werden.
In diesem Fall muss zuerst das Quartal 3 storniert werden, damit anschliessend das
Quartal 2 ebenfalls storniert werden kann.
Ø Hinweis
Sobald unter F9 die Datei mit allen Informationen zur MWST-Abrechnung gelöscht wird,
kann für die gelöschte MWST-Abrechnung kein Storno mehr erstellt werden.
Kopie
Für definitiv abgerechnete Perioden kann eine Kopie erstellt werden.
Ø Hinweis
Sobald unter F9 die Datei mit allen Informationen zur MWST-Abrechnung gelöscht wird,
kann für die gelöschte MWST-Abrechnung kein Duplikat mehr erstellt werden.
Pro Geschäftsbereich
Grundsätzlich wird die MWST-Abrechnung für die gesamte Buchhaltung erstellt und es wird
eine Rekapitulation erstellt. Soll pro Geschäftsbereich eine MWST-Abrechnung inkl. Rekapitulation gezeigt werden, wird dieser Switch aktiviert.
Detail nach Datum
Die Buchungen werden nach Buchungsdatum ausgegeben.
Detail nach
MWST-Typ
Die Ausgabe der Buchungen erfolgt in erster Linie nach MWST-Typ (Vorsteuer, Umsatzsteuer,
Dienstleistung Ausland, Urproduktion). Innerhalb des MWST-Typs sind die Buchungen nach
Datum geordnet.
Seite 53-10
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Abrechnung
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532
Periode
Selektieren Sie die Periode, für die Sie die MWST Abrechnung erstellen wollen. Eine definitive
Abrechnung können Sie nur für jene Periode erstellen, die unmittelbar auf definitiv abgerechnete Perioden folgt.
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FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Abrechnung
Gestaltung
53
532
F6
Gestaltung <F6>
Bild 53-4: MWST-Abrechnung - Gestaltung
Arbeitsablauf
Mit Belegnummer/Buchungsnummer
Wird die MWST-Abrechnung detailliert ausgedruckt, können die Bewegungen wahlweise mit
Belegnummer oder Buchungsnummer ausgedruckt werden.
Wählen Sie Buchungsnummer, wenn nur Bewegungen der Finanzbuchhaltung abgerechnet
werden. Werden auch Buchungen aus der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung abgerechnet, sollte die Abrechnung immer mit der Belegnummer erfolgen.
Simulation der
Abrechnung für
Pauschalmethode
Seite 53-12
Um den Vorteil der Pauschalmethode zu verifizieren, ermöglicht diese Option einen Vergleich
zwischen normaler und pauschaler Abrechnung.
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Abrechnung
Gestaltung
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532
F6
In diesem Fall werden in der Rekapitulation die Vor- und Umsatzsteuer aufgrund der mit
MWST-Codes erfassten Buchungen berechnet, und es wird eine Differenz zwischen gebuchter
und gerechneter MWST ausgewiesen.
Ø Hinweis
Die Pauschalmethode definieren Sie im Programm S3 MANDANTENINFORMATION unter
F7/F7.
ACHTUNG
Die Simulation ist nur für den provisorischen Abrechnungslauf möglich. Im weiteren wird
davon ausgegangen, dass sämtliche, abrechnungsrelevanten Bewegungen mit einem
MWST-Code erfasst werden.
Wird mit der Pauschal-Bruttomethode gearbeitet, entspricht die ausgewiesene Differenz dem
errechneten MWST-Betrag. Die so erstellte Abrechnung weist die MWST-Beträge aus, die
nach normaler Abrechnung geschuldet würden.
Wird die MWST nach der Pauschal-Nettomethode gebucht, zeigt die Differenz zwischen gebuchter und errechneter MWST den finanziellen Vor-/oder Nachteil der Pauschalmethode.
Layout Ausgabe
Nur Rekap zeigen
Ist dieses Feld aktiv, werden keine Bewegungen ausgegeben, sondern es wird eine Rekapitulation pro Applikation - FIBU, DEBI, KREDI, LOHN - und eine Gesamtrekapitulation, sowie die
Rekapitulation nach Formularfeld ausgedruckt..
Nur Detail
Mit dieser Definition erhalten Sie keine Rekapitulation nach Formular, sondern nur nach
MWST-Code.
Mit Detail und
Formular
Mit dieser Definition werden zuerst die Buchungen mit der Rekapitulation nach MWST-Code
gezeigt und anschliessend erhalten Sie die Rekapitulation nach Formular. Wahlweise können
Sie das Formular der ESTV bedrucken.
Nur Formular
Wird diese Funktion aktiviert, wird eine Rekapitulation nach dem Formular der ESTV ausgegeben. Wahlweise können Sie das Formular der ESTV bedrucken. Wir empfehlen Ihnen, zuerst
einen Probedruck auf ein leeres Blatt zu erstellen, bevor Sie das Formular bedrucken. Werden
die Werte nicht korrekt auf das Formular gedruckt, stellen Sie einen entsprechenden Rand ein.
Ø Hinweis
Damit diese Rekapitulation erstellt werden kann, muss im Programm 531 MWST-CODE
DEFINIEREN den abzurechnenden MWST-Codes das entsprechende Formularfeld zugewiesen werden.
Kontrollspalte
Die ’Kontrollspalte’ rechnet den Vorsteuerbetrag durch den Umsatz was dem Steuersatz entsprechen muss. Falls Abweichungen zwischen ’Kontrollspalte’ und Steuersatz auftreten, so ist
die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers in der MWST-Abrechnung gross.
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FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Abrechnung
Gestaltung
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532
F6
Formular
mit/ohne grafischen Hintergrund
Sie können die Rekapitulation nach Formular der ESTV wahlweise mit oder ohne grafischen
Hintergrund drucken. Als grafischen Hintergrund verwenden wir das Formular der ESTV.
Achtung
Für die Abgabe der MWST Abrechnung müssen Sie das Formular, dass Sie von der ESTV
erhalten haben, bedrucken oder manuell ausfüllen. Die ESTV akzeptiert keine anderen
Formulare. Sie müssen deshalb beim Bedrucken des Formulars der ESTV den grafischen
Hintergrund ausblenden.
Subtitel/totalund Rekapitulation
Subtitel/total
Rekapitulation
Seite 53-14
Sie definieren mit diesen Einstellungen die Subtitel/total, die Sie ausdrucken wollen. Folgende
Subtitel/totale stehen zur Verfügung:
−
MWST-Land
−
Steuernummer
−
Applikation
−
Methode
Sie definieren mit diesen Einstellungen die Rekapitulationen, die Sie ausdrucken wollen. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
−
MWST-Land
−
Steuernummer
−
Applikation
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Abrechnung
Dateien löschen
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F9
Dateien löschen <F9>
Bild 53-5: MWST-Abrechnung - Dateien löschen
Arbeitsablauf
Löschen
ACHTUNG
Werden Abrechnungsperioden gelöscht, gehen diese Informationen unwiderruflich verloren. Es können weder Duplikate noch Stornoläufe dieser Perioden erstellt werden.
Aktivieren Sie die zu löschenden Abrechnungsperioden und bestätigen Sie mit ENTER.
Ø Hinweis
Löschen von Abrechnungsperioden ist nie zwingend. Falls Sie trotzdem löschen möchten,
müssen Sie vorher eine Datensicherung erstellen.
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FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Verprobung
53
533
533 MWST-Verprobung
Bild 53-6: MWST-Verprobung
Möglichkeiten
Die Verprobungsliste liefert den Nachweis der gebuchten Mehrwertsteuer auf sämtlichen Konten. Die Verprobung kann wahlweise - wie der Kontoauszug - nach Datum erfolgen. Wahlweise können sämtlichen Buchungen - mit und ohne MWST - ausgewiesen werden, was eine
optimale Abstimmung mit den Kontensaldi erlaubt.
Auswahl
♦ Wird die MWST-Verprobung mit der Abrechnung abgestimmt, kann die Verprobung auch
nach provisorischer oder definitiver Abrechnungsperiode erstellt werden.
♦ Auszug nach MWST-Code/Konto oder Konto/MWST-Code
♦ Nach Geschäftsbereich
♦ Eingrenzen auf einen bestimmten Kontenbereich
♦ Eingrenzen auf einen bestimmten MWST-Code
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FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Verprobung
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533
Gestaltung <F6>
♦ Buchungs- oder Belegnummer zeigen
♦ Alle Buchungen mit MWST
♦ Nur MWST Konten
♦ Alle Buchungen zeigen
♦ Stornobuchungen zeigen
♦ Nur Total zeigen
♦ Nur Buchungen der FIBU oder FIBU Light
Bemerkungen
Vorgehen
Grundsätzlich sollte für eine Überprüfung der MWST die Rekapitulation nach Code und Konto
ohne Detail aber inklusive Total aller Buchungen ausgewiesen werden.
Anhand dieser Liste kann die korrekte Verwendung der MWST-Codes überprüft werden. Wird
nun ein Fehler festgestellt, kann für das entsprechende Konto und den MWST-Code eine detaillierte Liste aufbereitet werden.
F
Beispiel
Auf dem Konto 3000 ‘Materialaufwand’ wurde mit einem MWST-Code 121 für Investitionen und Betriebsaufwand gebucht. Um die fehlerhaften Buchungen zu finden,
wird für das Konto 3000 in Verbindung mit dem MWST-Code 121 eine detaillierte
Verprobung erstellt.
Im weiteren wird das Total pro Code mit der Abrechnung verglichen. Und schliesslich kann
der Saldo der MWST-Konten mit dem Saldo laut Verprobungsliste abgestimmt werden.
Die Verprobung zeigt - falls erfasst - auch die Fremdwährungsbeträge.
Arbeitsablauf
Selektion Provisorisch, Definitiv,
Geschäftsjahr
Sie können die Verprobung wahlweise für provisorische MWST-Perioden, für definitive MWST
Perioden oder auch für frei definierbare Perioden erstellen.
Ausgabe MWSTCode /Konto
Sie können die Buchungen in der Reihenfolge nach MWST-Code und innerhalb des MWSTCodes nach Konto ausdrucken.
Seite 53-17
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Verprobung
Ausgabe Konto/MWST-Code
Sie können die Buchungen in der Reihenfolge nach Konto und innerhalb des Kontos nach
MWST-Codes ausdrucken.
Periode
Selektieren Sie die Periode, für die Sie die MWST Verprobung erstellen wollen. Je nach Selektion, die Sie definiert haben, verändert sich die Auswahl der Perioden, die Sie selektieren können.
Konto von… bis:
Geben Sie den Kontenbereich ein, für welchen Sie die Verprobung erstellen wollen.
MWST-Code
von… bis:
Selektieren Sie den Bereich der MWST-Codes, die Sie in der Auswertung ausdrucken wollen.
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FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Verprobung
Gestaltung
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533
F6
Gestaltung <F6>
Bild 53-7: MWST-Verprobung - Gestaltung
Arbeitsablauf
Beleg/Buchungsnumm
er
Wird die MWST-Abrechnung detailliert ausgedruckt, können die Bewegungen wahlweise mit
Belegnummer oder Buchungsnummer ausgedruckt werden.
Wählen Sie Buchungsnummer, wenn nur Bewegungen der FibuLight/Finanzbuchhaltung abgerechnet werden.
Alle Buchungen
mit MWST
Es werden in dieser Verprobungsliste nur Buchungen mit MWST berücksichtigt. Sämtliche
Buchungen ohne MWST werden unterdrückt.
Nur MWSTKonten
Sollen nur die MWST-Konten überprüft werden, wählen Sie diese Selektion.
Es werden alle Buchungen der Steuerkonten ausgewiesen, die in der MWST-Buchung automatisch gebucht wurden.
Seite 53-19
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Verprobung
Gestaltung
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533
F6
Alle Buchungen
zeigen
Es werden alle Buchungen - mit und ohne MWST - für die selektierte Periode gezeigt. So lassen sich auf einfache Weise Differenzen suchen. Vor allem Buchungen, die direkt auf die
MWST-Konten ohne MWST-Code erfasst wurden und Differenzen zwischen der MWSTAbrechnung und dem Saldo der MWST-Konten verursachen, werden so sofort eruiert.
Alle, nur definitive, nur provisorische Buchungen
zeigen
Falls Sie die Verprobung nach Geschäftsjahr erstellen, können Sie wahlweise alle Buchungen
zeigen, d.h. alle Buchungen mit MWST, oder nur die provisorischen oder nur die definitiven
Buchungen.
Layout Ausgabe
Storno zeigen
Die stornierten Buchungen werden ebenfalls ausgewiesen.
Nur Total zeigen
Ist dieses Feld aktiviert, werden keine einzelnen Buchungen ausgegeben, sondern nur die Rekapitulation nach MWST-Code und die Rekapitulation nach Konto/MWST-Code. Diese Darstellung eignet sich insbesondere für eine erste Überprüfung. Werden Abweichungen zum
Kontoauszug oder zur MWST-Abrechnung oder Fehlbuchungen festgestellt, kann für die entsprechende Code/Kontokombination die Auswertung mit den detaillierten Buchungen aufbereitet werden.
Subtitel/total
Sie definieren mit diesen Einstellungen die Subtitel/total, die Sie ausdrucken wollen. Folgende
Subtitel/totale stehen zur Verfügung:
Nur Buchung
der...
Seite 53-20
−
MWST-Code
−
Konto
Falls diese Funktion aktiv ist, werden wahlweise nur Buchungen der Finanzbuchhaltung oder
FibuLight ausgedruckt.
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
MWST-Umsatzabstimmung
53
534
534 MWST-Umsatzabstimmung
Bild 53-8: MWST-Verprobung
Möglichkeiten
Die deklarierten Umsätze und die geltend gemachten Vorsteuer sind periodisch (mindestens
einmal jährlich) mit der Buchhaltung abzustimmen“. Dieser Wortlaut ist in der Wegleitung
Ziffer 968 zum MWST-Gesetz von 2001 zu finden.
Das Programm 534 MWST UMSATZABSTIMMUNG soll den Abgleich zwischen tatsächlichem
Ertrag (Umsatz) und dem mit der ESTV abgerechneten MWST-Umsatz abgleichen. Dabei ermittelt das Programm immer den Umsatz der selektierten Periode, einer allfälligen Vorperiode
und des Vorjahres. Nur so kann sichergestellt werden, dass auch Umsätze des Vorjahres, die
im aktuellen Geschäftsjahr abgerechnet wurden, richtig ausgewiesen werden.
Seite 53-21
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
Selektion
53
534
Selektion
Bild 53-9: Umsatzabstimmung - Selektion
Geschäftsjahr
Die Auswertung kann über ein ganzes Geschäftsjahr oder einzelne Perioden erfolgen. Geschäftsjahre, die rot markiert sind, wurden bereits geschlossen (Status 1 im Programm 56).
Ø Hinweis:
Achten Sie darauf, dass der Auswertungszeitraum mit der MWST-Periode übereinstimmt.
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FIBU
Light
Mehrwertsteuer
Gestaltung
53
534
Gestaltung
Bild 53-10: Umsatzabstimmung - Gestaltung
Belegnummer/Buchungsnu
mmer
Ausgabe nach Belegnummer oder die intern geführte Buchungsnummer.
Ausgabe
Sektion A, B, C,
D, DIV detailliert
Im Kumulativ der Umsatzabstimmung wird auf einzelne Sektionen verwiesen. Deren Details
sind unter dieser Rubrik aufgeführt. Dabei erfolgt die Differenzaufteilung in verschiedene
„Sektionen“:
♦ Buchungen aus Vorjahr abgerechnet im aktuellen Abrechnungsjahr (A1)
♦ Alle pflichtigen Ertragskonten ohne MWST im aktuellen Jahr abgerechnet (B1)
♦ Alle Konten der Bereiche Aufwand/Neutral, Aktiven/Passiven die mit UST gebucht wurden
(B2)
♦ Alle Ertragskonten mit Vorsteuer im aktuellen Jahr abgerechnet (B3)
♦ Alle Konten aus Bereich Ertrag mit Umsatzsteuer die im aktuellen Jahr nicht abgerechnet
sind (C1)
Seite 53-23
FIBU
Light
Mehrwertsteuer
Gestaltung
53
534
♦ Alle Konten aus Bereich Ertrag mit Vorsteuer die im aktuellen Jahr nicht abgerechnet sind
(C2)
♦ Alle Konten aus Bereich Ertrag ohne MWST (D1)
Sektion N detailliert
Im Kumulativ der Umsatzabstimmung wird auf einzelne Sektionen verwiesen. Deren Details
sind unter dieser Rubrik aufgeführt. Dabei erfolgt die Differenzaufteilung in verschiedene
„Sektionen“. Die Sektion „N“ steht für Buchungen welche nicht den vorhergehenden Sektionen zugeordnet werden konnte.
Ertrag der Erfolgsrechnung
detailliert
Der Ertrag der Erfolgsrechnung wird auf Stufe Konto ausgewiesen womit ein Nachvollziehen
der Gesamtsumme möglich wird.
Ø Hinweis
Im Programm der Bilanzen gibt es unter der Kategorie „Ausführliche Bilanzen“ den Report
„Bereichszuordnung“. Die Auswertung eignet sich für die Kontrolle der Bereichszuordnung wie diese im Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN vorgenommen wurde.
UmsatzsteuerCode detailliert
Seite 53-24
Der MWST-Umsatz wird bis auf Stufe Kontosaldo detailliert aufgezeigt. Für eine detailliertere
Sicht muss auf das Programm 533 MWST-VERPROBUNG ausgewichen werden.
FIBU
Light
Buchungsschnittstelle
5531
5531 Buchungsschnittstelle
Bild 53-11: Buchungsschnittstelle – Import
Bemerkungen
In diesem Programm importieren oder exportieren Sie Buchungen.
Daten einlesen
Über diese Funktion können Sie Buchungen aus externen ASCII oder XML-Dateien direkt einlesen. Die Verbuchung über ASCII/XML-Dateien ist vor allem notwendig, wenn sich die Programme, welche Daten in die FibuLight übertragen, nicht auf demselben Computer befinden
oder wenn Sie Daten aus fremden Applikationen einlesen.
ACHTUNG
Falls fehlerhafte Buchungen in der ASCII-Datei sind, erfolgt ein Eintrag in das Logbuch, das
Sie nach der Überprüfung der Daten sichten können. Die Buchungen werden in diesem
Fall nicht in das Hauptjournal übertragen. Es müssen alle Fehler in der ASCII-Datei bereinigt werden, damit die Buchungen übertragen werden.
Seite 53-25
FIBU
Light
Schnittstellenbeschreibung
Eine aktuelle Schnittstellenbeschreibung finden Sie auf www.abacus.ch.
Seite 53-26
5531
FIBU
Light
Daten einlesen
Selektion
5531
Daten einlesen
Selektion
Bild 53-12: Selektion
Möglichkeiten
Mit diesem Programm können Sie die Daten (Buchungen) der ASCII/XML-Datei einlesen.
Arbeitsablauf
Zeitachse
Wählen Sie das Journal und das Geschäftsjahr, in welches Sie die Daten einlesen wollen.
Einzulesendes
Format
Die einzulesenden Daten müssen entweder als CSB- oder als XML-Datei vorhanden sein. Die
Datei muss gemäss Schnittstellenbeschreibung aufgebaut sein. Eine Beispieldatei erstellen Sie,
indem Sie Daten auslesen.
Seite 53-27
FIBU
Light
Daten einlesen
Selektion
Dateiauswahl
Im Feld 'Datei' können Sie die ASCII-Dateien mit den Endungen '.CSB' aus dem entsprechenden Verzeichnis selektieren. Für XML-Dateien solche mit der Endung .XML.
Seite 53-28
5531
FIBU
Light
Daten einlesen
Gestaltung
5531
Gestaltung
Bild 53-13: Daten einlesen – Gestaltung
Bemerkungen
Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
−
Soll/Haben tauschen, d.h. Buchungen beim Import kehren.
−
Daten bei erfolgreicher Übernahme löschen
−
MWST berechnen
−
Nur Buchungen mit der gleichen Mandantennummer einlesen.
Arbeitsablauf
Soll/Haben tauschen
Bei der Übernahme können Sie den Soll/Haben-Tausch für automatische Rückbuchungen vornehmen.
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FIBU
Light
Daten einlesen
Gestaltung
Datei löschen
Wird nach erfolgreicher Übernahme die ASCII-Datei gelöscht, laufen Sie nicht Gefahr, eine
Datei mehrfach einzulesen.
MWST berechnen
Lesen Sie Buchungen ein, deren MWST-Informationen unvollständig sind, können Sie die fehlenden MWST-Informationen aufgrund der Stammdaten berechnen lassen. Fehlende MWSTKontierungen oder MWST-Beträge werden so automatisch ergänzt.
Nur Buchungen
mit gleicher
Mandantennummer
Importieren Sie Buchungen in mehrere verschiedene Mandanten aus vorgelagerten Systemen,
wie beispielsweise der FIBU Light, empfehlen wir, die Mandantennummer überprüfen zu lassen.
Seite 53-30
5531
FIBU
Light
Daten einlesen
Kriterien
5531
Kriterien
Bild 53-14: Daten einlesen – Kriterien
Bemerkungen
Mit den Kriterien stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Die folgenden
Möglichkeiten stehen sowohl im Import als auch Export zur Verfügung.
Arbeitsablauf
Textzeile
Buchungen nach Text der 1. oder 2. Buchungszeile selektieren.
Betrag
Aktivieren Sie das Feld, falls Sie Buchungen nach Betrag selektieren wollen.
In Fremdwährung
Falls der nachstehend einzugebende Betrag in den Fremdwährungsbeträgen selektiert werden
soll, aktivieren [X] Sie dieses Feld.
Seite 53-31
FIBU
Light
Daten einlesen
Kriterien
5531
Ø Hinweis
Beachten Sie, dass nicht zwischen den einzelnen Fremdwährungen unterschieden wird. Es
werden in der Journalauswertung alle Fremdwährungsbuchungen ausgewiesen, welche
diesen bestimmten Betrag aufweisen.
‘In Fremdwährung suchen’ ist nur aktiv, wenn ‘Betrag selektieren’ aktiv gesetzt worden ist.
Buchungscode
Bei der Erfassung der Buchungen haben Sie die Möglichkeit, jeder Buchung einen beliebigen
Buchstaben oder eine beliebige Zahl mitzugeben.
Mit diesem Programm können Sie nun die erfassten Buchungen nach diesen Codes selektieren.
Belegnummer
Bei der Erfassung der Buchungen haben Sie die Möglichkeit, jeder Buchung eine beliebige
Belegnummer mitzugeben.
Mit diesem Programm können Sie nun die erfassten Buchungen nach dieser Belegnummer
selektieren.
Belegdatum
Beim Erfassen der Buchungen geben Sie jeder Buchung ein bestimmtes Belegdatum mit. Mit
dieser Funktion können Sie nun die erfassten Buchungen nach diesem Belegdatum selektieren.
Konto/Kart
Selektion der Schnittstelle nach bestimmten Konten/Kostenarten. Definieren Sie den Bereich
der Konten/Kostenarten, nach welchen die Buchungen selektiert werden.
Seite 53-32
FIBU
Light
Daten einlesen
Logbuch
5531
Logbuch
Bild 53-15: Externe Erfassungen verbuchen - Logbuch
Bemerkungen
♦ In der Log Utility können Sie sämtliche Meldungen sichten, die beim Übertrag von ASCIIDateien entstanden sind.
Seite 53-33
FIBU
Light
Daten auslesen
Selektion
5531
Daten auslesen
Selektion
Bild 53-16: Daten auslesen – Selektion
Bemerkungen
Um Buchungen zu exportieren, wählen Sie dieses Programm. Neben der Buchungsperiode
und dem Buchungsjournal, bestimmen Sie auch die Reihenfolge, nach welcher die Buchungen
ausgelesen werden sollen.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Seite 53-34
−
Nach Buchungsnummer
−
Nach Belegnummer
−
Nach Datum
−
Nach Belegnummer und Datum
FIBU
Light
Daten auslesen
Selektion
5531
Arbeitsablauf
Reihenfolge
Bestimmen Sie die Reihenfolge, nach der Sie die Buchungen auslesen wollen. Aufgrund des
Kriteriums, das Sie für die Reihenfolge wählen, können Sie auch selektieren.
Zeitachse
Wählen Sie das Journal, für welches Sie Buchungen auslesen wollen.
Von...Bis:
Je nach Reihenfolge, die Sie gewählt haben, können Sie die auszulesenden Buchungen nach
Buchungsnummer, nach Belegnummer oder nach Belegdatum selektieren.
Auszulesendes
Format
Die auszulesenden Daten können entweder als CSB- oder als XML-Datei gespeichert werden.
Dateiauswahl
Im Feld 'Datei' können Sie den Pfad und den Namen für die auszulesende Datei definieren.
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FIBU
Light
Daten auslesen
Kriterien
5531
Kriterien
Bild 53-17: Daten auslesen – Kriterien
Bemerkungen
In Ergänzung zu den Kriterien, die Ihnen auch beim Import von Buchungen zur Verfügung
stehen, haben Sie beim Export von Buchungen noch eine Möglichkeit mehr zu Verfügung.
Arbeitsablauf
Textzeile
Buchungen nach Text der 1. oder 2. Buchungszeile selektieren.
Betrag
Aktivieren Sie das Feld, falls Sie Buchungen nach Betrag selektieren wollen.
In Fremdwährung
Falls der nachstehend einzugebende Betrag in den Fremdwährungsbeträgen selektiert werden
soll, aktivieren [X] Sie dieses Feld.
Seite 53-36
FIBU
Light
Daten auslesen
Kriterien
5531
Ø Hinweis
Beachten Sie, dass nicht zwischen den einzelnen Fremdwährungen unterschieden wird. Es
werden in der Journalauswertung alle Fremdwährungsbuchungen ausgewiesen, welche
diesen bestimmten Betrag aufweisen.
‘In Fremdwährung suchen’ ist nur aktiv, wenn ‘Betrag selektieren’ aktiv gesetzt worden ist.
Buchungscode
Bei der Erfassung der Buchungen haben Sie die Möglichkeit, jeder Buchung einen beliebigen
Buchstaben oder eine beliebige Zahl mitzugeben.
Mit diesem Programm können Sie nun die erfassten Buchungen nach diesen Codes selektieren.
Belegnummer
Bei der Erfassung der Buchungen haben Sie die Möglichkeit, jeder Buchung eine beliebige
Belegnummer mitzugeben.
Mit diesem Programm können Sie nun die erfassten Buchungen nach dieser Belegnummer
selektieren.
Konten/Kostenarten
Selektion der Schnittstelle nach bestimmten Konten/Kostenarten. Definieren Sie den Bereich
der Konten/Kostenarten, nach welchen die Buchungen selektiert werden.
Seite 53-37
FIBU
Light
Abschluss
Übersicht
56
56 Abschluss
Übersicht
Bild 56-1: Abschluss
Möglichkeiten
Die Abschlussprogramme erlauben Ihnen eine flexible Bearbeitung der verschiedenen Geschäftsperioden in Ihrem Betrieb. Mit <Pfeil Auf/Ab> können Sie die Abschlussprogramme
auswählen. Anschliessend kann für gewisse Programme mit <Tabulator> in die Liste der Perioden gewechselt werden. Mit <F2=Ausführen> werden die Programme gestartet.
Achtung
Vor jedem Programmstart unbedingt im Programm S7 KOPIERPROGRAMME eine Datensicherung erstellen!!! Durchgeführte Monats- und Jahresabschlüsse oder Verlängerungen
des Geschäftsjahres können nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Ø Hinweis
Sie können maximal in zwei Geschäftsjahren gleichzeitig buchen. Geschäftsjahre mit Status -9 sind zum Buchen offen, Status -8 bedeutet abgeschlossen.
Seite 56-1
FIBU
Light
Abschluss
Übersicht
56
Arbeitsablauf
Ende des Jahres
ändern
Mit dieser Funktion können Sie das Ende des Geschäftsjahres verlängern. Ein Geschäftsjahr
kann nur verlängert werden, wenn das Folgejahr noch nicht eröffnet ist.
Falls Sie ein neues Geschäftsjahr eröffnen, wird der Anfang des neuen Geschäftsjahres automatisch auf den nächsten Monat übertragen. Mit <F2=Ausführen> Programm starten.
Monatsabschluss
Mit diesem Programm können Sie Monatsabschlüsse erstellen. Wechseln Sie mit <TAB> in die
Liste der Geschäftsjahre und wählen Sie das gewünschte Jahr aus. Mit <F2=Ausführen> das
Programm starten.
F
Beispiel: 'Monatsabschluss 3/2004'
Dieser Vermerk bedeutet, dass im ersten Quartal 2004 nicht mehr gebucht oder Mutationen durchgeführt werden können. Für diesen Vorgang müssen nicht alle Monate
einzeln abgeschlossen werden. Wenn Sie direkt den Monatsabschluss 3/2004 durchführen, werden die Monate Januar, Februar und März definitiv abgeschlossen.
Der Monatsabschluss verhindert ein weiteres Buchen in der abgeschlossenen Periode.
ACHTUNG
Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
Jahresabschluss
Mit dieser Funktion können Sie ein Geschäftsjahr abschliessen. Ein Geschäftsjahr kann nur abgeschlossen werden, falls bereits ein neues Jahr eröffnet wurde.
Haben Sie noch kein zweites Geschäftsjahr eröffnet, können Sie dies unter dem Menüpunkt
‘Jahr eröffnen zum Buchen’ vornehmen. Mit <TAB> das Geschäftsjahr auswählen und
<F2=Ausführen> drücken.
ACHTUNG
Vor jedem Programmstart unbedingt Sicherheitskopie im Programm S7 = KOPIERPROGRAMME erstellen !
Ø Hinweis
Der Jahresabschluss verhindert ein weiteres Buchen im abgeschlossenen Jahr. Saldi aus
abgeschlossenen Jahren können nicht mehr ins Folgejahr vorgetragen werden.
Saldo Vorjahr
übernehmen
Seite 56-2
Mit dieser Funktion können Sie die Saldi aus dem Vorjahr ins aktuelle Geschäftsjahr übernehmen. Die Übernahme ist nur möglich, wenn zwei Geschäftsjahre zum Buchen offen sind. Mit
<TAB> das Geschäftsjahr auswählen, in das Sie die Saldi übertragen wollen und
<F2=Ausführen> drücken.
FIBU
Light
Abschluss
Übersicht
56
Jahr eröffnen
zum Buchen
Dieses Programm ermöglicht Ihnen das Öffnen eines neuen Geschäftsjahres. Es können maximal 2 Jahre gleichzeitig zum Buchen offen sein. Status -9 bedeutet Geschäftsjahr offen zum
Buchen, Jahre mit Status -8 sind abgeschlossen. <F2=Ausführen> drücken, um das Programm
zu starten.
Geschäftsjahr
wählen
Wählen Sie mit <Pfeil Auf/Ab> das gewünschte Geschäftsjahr aus.
Seite 56-3
FIBU
Light
Abschluss
Jahresende ändern
56
Jahresende ändern
Bild 56-2: Jahresende ändern
Möglichkeiten
Es wird Ihnen angezeigt, wann das aktuelle Geschäftsjahr endet. Geben Sie mit einer Zahl
oder mit <PgUp/PgDn> das neue Ende des Geschäftjahres ein. Bitte beachten Sie die Warnung am Bildschirm.
Achtung
Das Ende des Geschäftsjahres kann nur verlängert, nicht aber verkürzt werden. Verlängerungen der Geschäftsjahre sind definitiv und können nicht mehr rückgängig gemacht
werden.
Ø Hinweis
Der Anfang des Geschäftsjahres kann nicht geändert werden. Dieser wird durch die Eröffnung des Mandanten bestimmt.
Seite 56-4
FIBU
Light
Abschluss
Monat abschliessen
56
Monat abschliessen
Bild 56-3: Monat abschliessen
Möglichkeiten
Wählen Sie mit <Pfeil Auf/Ab> den gewünschten Monat, den Sie abschliessen wollen. Monate
mit Status 0 können Sie abschliessen, Status 1 bedeutet bereits abgeschlossen.
Achtung
In einem abgeschlossenen Monat können Sie keine weiteren Buchungen mehr erfassen
und auch keine Mutationen mehr vornehmen. Ein Monatsabschluss ist definitiv und kann
nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Ø Hinweis
Anstelle eines Monatsabschlusses können Sie im Programm 51 STAMMDATEN 'Buchungen sind gesperrt bis’ aktivieren. Geben Sie dort das Datum ein, bis wann die Buchungen
gesperrt sind. Bis zum gewählten Datum können Sie keine Buchungen mehr erfassen oder
korrigieren. Das Datum kann aber jederzeit zurückgesetzt werden, somit ist ein Weiterbuchen auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder möglich.
Seite 56-5
FIBU
Light
Abschluss
Jahresabschluss
56
Jahresabschluss
Bild 56-4: Abschluss
Möglichkeiten
Führen Sie den Jahresabschluss mit der gewünschten Saldoübernahme durch.
Achtung
Jahresabschlüsse sind definitiv und können nicht mehr rückgängig gemacht werden. Auch
die Saldi können später nicht noch einmal übernommen werden.
Arbeitsablauf
Bei der Saldoübernahme können Sie mit <Pfeil Auf/Ab> wahlweise unter verschiedenen Varianten wählen:
♦ Alle Kontensaldi übernehmen
Wenn Sie Ihre Buchhaltung vollständig führen, können Sie sämtliche Saldi der Bilanzkonten ins neue Geschäftsjahr übernehmen.
Vorteil: Sämtliche Bilanzkonten werden mit Vorjahressalden weitergeführt. Es können jederzeit alle Konten abgestimmt werden.
Seite 56-6
FIBU
Light
Abschluss
Jahresabschluss
56
♦ Keine Saldi übernehmen
In diesem Fall werden keine Saldi ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilweise vollständig führen (ohne Gegenkonto), können Sie diese
Variante wählen.
Nachteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr nicht mit der Buchhaltung abstimmen. Diese Vorträge können allerdings im Programm 52 SALDOVORTRÄGE
nacherfasst werden.
♦ Nur Saldi der Geldkonten übernehmen
In diesem Fall werden nur die Saldi der Geldkonten ins neue Geschäftsjahr übernommen.
Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilweise vollständig führen (mit Gegenkonto),
können Sie keine Saldi übernehmen.
Vorteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr jederzeit mit der
Buchhaltung abstimmen. Falls das Geschäftsjahr abgeschlossen wird, können später im
Programm 52 SALDOVORTRÄGE die Saldi noch angepasst werden.
Ø Hinweis
Geldkonten werden im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN definiert.
Das Programm überprüft, ob die Summe der Aktiv- und Passivsaldi ausgeglichen ist. Falls Bilanz- und Erfolgsrechnung nicht ausgeglichen sind, erscheint eine Meldung, die Ihnen den
Gewinn oder Verlust anzeigt. Der Gewinn bzw. Verlust muss zuerst manuell im Programm 11
BUCHEN verbucht werden.
Ø Hinweis
Nach der Saldoübernahme können Sie im Programm 11 BUCHEN weitere Buchungen erfassen und korrigieren. Diese Funktion kann beliebig oft wiederholt werden, solange das
Vorjahr nicht definitiv abgeschlossen ist.
Gewinnverbuchung
Ein Gewinn oder Verlust muss über ein Hilfskonto z.B. 8010 Reingewinn verbucht werden.
Das Gegenkonto richtet sich nach der Rechtsform der Gesellschaft.
Beispiel einer Gewinn- bzw. Verlustverbuchung:
Verbuchung
Gewinn
Verlust
Soll
8010
2218
Haben
2218
8010
Betrag
19’877.75
19’877.75
Die Kontobezeichnungen heissen:
2218
Gewinn- und Verlustvortrag
8010
Unternehmenserfolg
Ø Hinweis
Diese Hilfskonten werden nur für die Verbuchung des Gewinns/Verlusts verwendet. Es
werden keine weiteren Buchungen auf diesen Konten geführt.
Seite 56-7
FIBU
Light
Abschluss
Saldo Vorjahr übernehmen
56
Bild 56-5: Saldo Vorjahr übernehmen
Möglichkeiten
Übernehmen Sie die Saldi vom Vorjahr ins neue Geschäftsjahr. Diese Funktion kann immer
wieder gestartet werden, bis das Vorjahr definitiv abgeschlossen wird.
Arbeitsablauf
Bei der Saldoübernahme können Sie mit <Pfeil Ab/Auf> wahlweise unter verschiedenen Varianten wählen:
Falls Sie Ihre Buchhaltung vollständig führen, können Sie sämtliche Saldi der Bilanzkonten
ins neue Geschäftsjahr übernehmen.
♦ Keine Kontensaldi übernehmen
In diesem Fall werden keine Saldi ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilwiese vollständig führen (ohne Gegenkonto), können Sie diese
Variante wählen.
Seite 56-8
FIBU
Light
Abschluss
56
nacherfasst werden.
Ø Hinweis
Ø Hinweis
Gewinnverbuchung
Verbuchung
Gewinn
Verlust
Soll
8010
2218
Haben
2218
8010
Betrag
19’877.75
19’877.75
2218
8010
Unternehmenserfolg
Ø Hinweis
Seite 56-9
FIBU
Light
Abschluss
Jahr eröffnen zum Buchen
56
Bild 56-6: Jahr eröffnen zum Buchen
Möglichkeiten
Das neue Geschäftsjahr wird als Vorschlag am Bildschirm angezeigt. Der Anfang des neuen
Geschäftsjahres wird automatisch generiert, das Ende können Sie manuell mit <Pfeil Auf/Ab>
anpassen oder mit <ENTER> übernehmen.
Achtung
Das Ende des neuen Geschäftsjahres kann später nicht mehr verkürzt werden. Sie haben
aber die Möglichkeit unter Menüpunkt ‘Ende des Jahres ändern’ das neue Geschäftsjahr
zu verlängern. Ist ein Jahr zum Buchen eröffnet, kann es nachträglich nicht wieder geschlossen werden.
Arbeitsablauf
Bei der Saldoübernahme können Sie mit <Pfeil Auf/Ab> wahlweise unter verschiedenen Varianten wählen:
Falls Sie Ihre Buchhaltung vollständig führen, können Sie sämtliche Saldi der Bilanzkonten
ins neue Geschäftsjahr übernehmen.
Seite 56-10
FIBU
Light
Abschluss
56
♦ Keine Kontensaldi übernehmen
In diesem Fall werden keine Saldi ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilweise vollständig führen (ohne Gegenkonto), können Sie diese
Variante wählen.
nacherfasst werden.
Ø Hinweis
Ø Hinweis
Gewinnverbuchung
Verbuchung
Gewinn
Verlust
Soll
8010
2218
Haben
2218
8010
Betrag
19’877.75
19’877.75
2218
8010
Unternehmenserfolg
Seite 56-11
FIBU
Light
Abschluss
56
Ø Hinweis
Seite 56-12
FIBU
Light
FW - Tabelle
Fremdwährungstabelle / Kurstabelle
57
571
57 FW - Tabelle
571 Fremdwährungstabelle / Kurstabelle
Bild 57-1: Fremdwährungstabelle
Möglichkeiten
In der zentralen Fremdwährungstabelle werden ca. 175 Fremdwährungen angezeigt, die fix
vorgegeben sind.
Ø Hinweis
Die Fremdwährungstabelle wird pro Mandant geführt und ist für alle Programme (Debitoren, Kreditoren, ABEA, etc.) gültig. Die Kurstabelle mit den Buch- und Bewertungskursen
wird im Normalfall zentral für alle Mandanten verwaltet.
Im Programm S31 MANDANTENINFORMATIONEN bestimmen Sie, ob die Kurstabelle zentral
oder mandantenspezifisch geführt werden soll.
Seite 57-1
FIBU
Light
FW - Tabelle
Kurse
57
Kurse
Bild 57-2: Kurstabelle
Möglichkeiten
♦ In diesem Fenster werden Ihnen alle aktiven Währungen, für welche Sie die Buch- und
Bewertungskurse eingeben müssen, angezeigt. Folgende Ansichten sind möglich:
−
Fremdwährung mit Sicht Leitwährung erfassen und anzeigen
−
Fremdwährung aus Sicht von dieser Leitwährung erfassen und anzeigen
−
Gespiegelte Kurstabelle zeigt den Wert der FW für eine Einheit der LW.
Ø Beispiel: Leitwährung = CHF
Normale Kurstabelle: Kurs USD 1.65 (1 USD = 1.65 CHF)
Gespiegelte Kurstabelle:
Kurs USD 0.6061 (1 CHF = 0.6061 USD)
Achtung:
In der gespiegelten Kurstabellenansicht wird kein Kurs gespeichert. Es erfolgt die Umrechnung in die „normal Kurstabellenansicht“. Dadurch kann es zu Rundungsdifferenzen
kommen. Um diese Differenzen möglichst klein halten zu können wird im Journalteil (Grid)
von Programm 571 auf 6 Stellen hinter dem Komma gerundet.
Seite 57-2
FIBU
Light
FW - Tabelle
Kurse
57
♦ Pro Währung globalen Buch- und Bewertungskurs bestimmen. Verwalten eines dritten
Kurses „Gebührenkurs“ noch nicht offen.
♦ Diese Kurse werden beim Buchen in allen Programmen (FIBU, DEBI, KREDI etc.) vorgeschlagen und können bei der Eingabe der Belege mutiert werden.
♦ Hintanzeige auf dem Journalteil (Grid)
Programmspezifische Kurse <F6>
In der Finanzbuchhaltung kann für die Bereiche 'FIBU-Aktiven, FIBU-Passiven, FIBUErfolgsrechnung' sowie für die Programme Debitoren, Kreditoren und Auftragsbearbeitung
ein individueller Buch- und Bewertungskurs bestimmt werden.
Ø Hinweis
Die KURSTABELLE wird im Normalfall zentral verwaltet und ist für alle Mandanten gültig.
Im Programm S31 MANDANT-INFORMATIONEN bestimmen Sie, ob die Kurstabelle zentral
oder mandantenspezifisch geführt werden soll.
Arbeitsablauf
Gültigkeit <F9>
Die Kurstabelle kann auf einer Zeitachse geführt werden.
Maximal kann pro Tag ein neuer Buch- und Bewertungskurs definiert werden. Mit F3 nach
Gültigkeitsdatum suchen.
Basiswährung
Standardmässig ist CHF=Schweizer Franken die Basiswährung. Die Basiswährung (Leitwährung) wird bei der Eröffnung des Mandanten bestimmt. Sie kann nachträglich nicht mehr korrigiert werden.
Ist der Mandant in einer Fremdwährung definiert, muss die Basiswährung angepasst werden.
Kurse
Jede Währung kann nach einem programmspezifischen Buch- und Bewertungskurs geführt
werden. Grundsätzlich gilt der globale Kurs pro Währung. Sie können jedoch auch Kurse pro
Applikation erfassen.
KBez/Einh/Rundung
Die Kurzbezeichnung, Einheit und Rundung kann in der FREMDWAEHRUNGSTABELLE pro
Währung angepasst werden.
Buchungskurs
Der Buchungskurs wird bei der Erfassung der Belege vorgeschlagen und kann bei Bedarf entsprechend korrigiert werden. Der Buchungskurs kann global für alle Mandanten und Programme geführt werden. Unter ‘Detail’ ist die Definition eines programmspezifischen Buchungskurses möglich.
Seite 57-3
FIBU
Light
FW - Tabelle
Kurse
57
Bewertungskurs
Der Bewertungskurs wird für die automatischen Kursausgleichsbuchungen verwendet. Die
Differenz zwischen dem Buch- und Bewertungskurs wird automatisch als Kursdifferenz verbucht. Der Bewertungskurs kann global für alle Mandanten und Programme geführt werden.
Unter ‚Detail’ ist die Definition eines programmspezifischen Bewertungskurses möglich.
Gebührenkurs
Der Gebührenkurs bietet die Möglichkeit, einen dritten Fremdwährungskurs zu hinterlegen.
Kurstabelle ändern
Wählen Sie das Datum, für welches Sie die Kurstabelle bearbeiten wollen, bestätigen Sie Ihre
Wahl mit ENTER.
Die gewünschte Kurstabelle wird angezeigt.
Detail
Seite 57-4
Als Detail können Sie die spezifischen Kurse pro Applikation einblenden.
FIBU
Light
FW - Tabelle
Kurse
Gültigkeit
57
F3
Gültigkeit <F3>
Bild 57-3: Kurstabelle - Gültigkeit
Möglichkeiten
Sie können für jede Kurstabelle ein Gültigkeitsdatum definieren und so beliebig viele Kurstabellen hinterlegen.
Maximal ist eine Kurstabelle pro Tag möglich.
Gültig ab
In der Statuszeile unten am Bildschirm wird die Gültigkeit, Kursart und Basiswährung für die
aktuelle Kurstabelle angezeigt.
Neue Kurstabelle <F5>
Mit ‘F5=Neu’ kann das neue Gültigkeitsdatum erfasst werden. Die neue Kurstabelle wird angezeigt.
Suchen nach Gültigkeitsdatum <F3>
Mit F3 nach Gültigkeitsdatum suchen. Die entsprechende Kurstabelle wird angezeigt.
Seite 57-5
FIBU
Light
FW - Tabelle
Kurse
Fremdwährung
57
Fremdwährung
Bild 57-4: Fremdwährung – ISO-Code-Liste
Möglichkeiten
Fremdwährungen: aktivieren / inaktivieren
Standardmässig werden nur die aktiven Fremdwährungen angezeigt. Wollen Sie weitere Währungen aktivieren/inaktivieren? Dann Wählen Sie via Combo-Box aktive Iso-Codes, alle IsoCodes oder die inaktiven Iso-Codes. In diesen Tabellen können Sie weitere Währungen aktivieren/inaktivieren.
Zentrale Fremdwährungstabelle
Ø Hinweis
Die zentrale Fremdwährungstabelle mit den globalen Kursgewinn- und Kursverlustkonten
gilt für alle Programme (Finanzbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und
Auftragsbearbeitung etc.).
In der Finanzbuchhaltung kann pro Fremdwährungskonto ein separates Kursgewinn- und
Kursverlustkonto definiert werden.
Seite 57-6
FIBU
Light
FW - Tabelle
Kurse
Fremdwährung
57
Bemerkungen
Combo-Box
Hier wählen Sie ob:
1. nur aktive ISO-Codes
2. nur inaktive ISO-Codes
3. alle ISO-Codes
angezeigt werden sollen.
Kurstabelle
Nebst der Definition der Kursgewinn- und Kursverlustkonten pro Währung in der FREMDWAEHRUNGSTABELLE müssen Sie als weiteren Schritt im Programm mit der KURSTABELLE pro
Währung einen globalen oder programmspezifischen Buch- und Bewertungskurs definieren.
Dieser wird beim Buchen der einzelnen Belege vorgeschlagen und kann während der Erfassung abgeändert werden.
ACHTUNG
In der Kurstabelle werden nur die aktiven Fremdwährungen angezeigt.
Details
Zeigt je nach dem ob die Kurs- oder die Fremdwährungstabelle aktiv ist, mehr Informationen.
Diese können Sie beliebig ein- und ausblenden.
Arbeitsablauf
ACHTUNG
Alle aktiven Fremdwährungen müssen mit einem Kursgewinn- und Kursverlustkonto definiert sein. Ansonsten wird der automatische Kursausgleich nicht durchgeführt.
Elemente der Fremdwährungstabelle:
ISO
ISO-Code der Fremdwährung. Feld kann nicht mutiert werden.
Name
Internationale Bezeichnung der Währung. Feld kann nicht mutiert werden.
Land
Land welches die Währung als Landeswährung einsetzt (Angaben gem. ISO). Feld kann nicht
mutiert werden
Seite 57-7
FIBU
Light
FW - Tabelle
Kurse
Fremdwährung
Inaktiv
Fremdwährung aktiv [ ] oder inaktiv [X] setzen.
KBez
Kurzbezeichnung der Währung bestimmen. Diese wird im Programm 11 BUCHEN angezeigt.
Im Normalfall 3 Buchstaben und ein Punkt.
Einh
Die Kurseinheit kann 1 oder 100 sein. Im Normalfall wird der Vorschlag übernommen. Korrekturen nur bei Währungsreformen notwendig.
Rundung
Die vorgeschlagene Rundung entspricht der kleinsten Währungseinheit.
Kto. Gewinn/
Kto. Verlust
Globale Kursgewinn- und Kursverlustkonten sind für alle aktiven Währungen zwingend, da sie
für die Verbuchung des automatischen Kursausgleichs verwendet werden. Das Kursgewinnund Kursverlustkonto muss in der Leitwährung geführt sein.
Seite 57-8
57
<F4>
Liste des Kontenplans
<D E T A I L>
zeigt die Kontierung mit Kontobezeichnung
FIBU
Light
FW - Tabelle
Fremdwährungs- und Kurstabelle drucken
57
572
572 Fremdwährungs- und Kurstabelle drucken
Bild 57-5: Kurstabelle drucken
Möglichkeiten
♦ Fremdwährungstabelle auswerten
−
Selektionen nach ISO-Code
−
Nach Status (Aktiv, Inaktiv)
♦ Kurstabelle auswerten (normale und gespiegelte Ansicht)
−
Durchschnittskursberechnung über die selektierte Periode
−
Selektion nach ISO-Code,Gültigkeit und Kursart
−
Nur aktive/alle ISO-Code auswerten
Ø Hinweis:
Durchschnittsberechnung erfolgt nur, wenn auf jeder Zeitachse ein Wert <> 0 ist.
Seite 57-9
FIBU
Light
Löschprogramme
Übersicht
58
58 Löschprogramme
Übersicht
Bild 58-1: Löschprogramme
Möglichkeiten
In diesem Programm können Sie selektiv pro Geschäftsjahr Daten löschen. Mit
<F2=Ausführen> starten Sie das Löschprogramm. Beachten Sie die Warnung am Bildschirm.
ACHTUNG
Gelöschte Daten gehen unwiderruflich verloren. Vor dem Programmstart muss unbedingt
im Programm S7 KOPIERPORGRAMME eine Datensicherung erstellt werden!
Ø Hinweis
Bevor die Daten gelöscht werden können, müssen sie vollständig in Programm 15 JOURNALAUSWERTUNGEN gedruckt worden sein.
Seite 58-1
FIBU
Light
Löschprogramme
Übersicht
Arbeitsablauf
Geschäftsjahr
wählen
Seite 58-2
Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr.
58
FIBU
Light
Rekonstruktionsprogramme
Übersicht
59
59 Rekonstruktionsprogramme
Übersicht
Bild 59-1: Rekonstruktionsprogramme
Möglichkeiten
Die Rekonstruktionsprogramme ermöglichen Ihnen, Fehler in der Datenbank der FIBU Light zu
eliminieren. Die Fehler können durch Stromausfälle, unsachgemässe Programmunterbrechungen oder Störungen der Hardware (Festplattenfehler) hervorgerufen werden.
Ø Hinweis
Mit der Client/Server-Version der ABACUS Finanzbuchhaltung wird eine erhöhte Transaktionssicherheit durch integrierte „Roll-Back“ Prozeduren erreicht. Dies ist insbesondere bei
grossen Datenmengen nützlich, da bei Stromunterbrüchen keine zeitaufwendigen Rekonstruktionen der Daten vorgenommen werden müssen.
Seite 59-1
FIBU
Light
Übersicht
59
ACHTUNG
Bevor Sie diese Programme starten, müssen Sie im Programm S7 KOPIERPROGRAMME
unbedingt eine Datensicherung erstellen! Falls Sie die Programme auf einem Netzwerk
installiert haben, dürfen sich keine weiteren Anwender während der Rekonstruktion der
Daten in der FIBU Light oder weiteren Programmen (FIBU, LOHN, DEBI, KREDI, ADRE oder
ABEA) befinden. Rekonstruktionsprogramme dürfen auf keinen Fall unterbrochen werden.
Bevor Sie die Total- oder Teilrekonstruktion starten, müssen Sie das gewünschte Geschäftsjahr
im Feld 'Rekonstruktion Geschäftsjahr' einstellen. Die Möglichkeit alle Geschäftsjahre zu rekonstruieren sollte nur in Absprache mit der Abacus Research AG oder Ihrem Händler erfolgen.
Arbeitsablauf
Daten Neusortierung
Daten Neusortierungen (Teilrekonstruktionen) führen Sie durch, wenn Sie Einträge in den entsprechenden Bereichen nicht mehr auffinden. Die gewünschte Bereiche sind einzeln zu aktivi eren.
Das Programm durchsucht die entsprechenden Daten nach deren Einträgen und baut die
Schlüssel (Indexe) neu auf.
ACHTUNG
Die Teilrekonstruktion kann je nach Datenmenge mehrere Minuten dauern.
Insgesamt sind 8 verschiedene Teilrekonstruktionen möglich, die Sie einzeln oder auch miteinander aufstarten können.
1. Erfassungsjournal
2. Hauptjournal
3. Kontentabelle
4. Klassierungstabelle
5. Saldentabelle
6. Systemtabellen
7. Fremdwährungstabelle
8. Kurstabelle
Seite 59-2
FIBU
Light
Übersicht
Klassierung Neuaufbau
59
Bild 59-2: Rekonstruktionsprogramme - Klassierung überprüfen
Möglichkeiten
Dieses Programm überprüft die Zuordnung der Konten zu den Klassierungselementen, wie sie
in den Programmen 25 KONTENKLASSIERUNG definiert sind.
Wenn Sie im Kontoplan oder in den Bilanzauswertungen ein Konto nicht mehr auffinden,
müssen Sie dieses Programm starten. Es nimmt, falls möglich, auch eine automatische Korrektur von fehlerhaften Konten-Klassierungen vor. Zusätzlich wird eine Liste der Fehler ausgegeben.
Optionen <ALT O>
Jede bestehende Klassierung kann als Standard-Klassierung gespeichert werden. Voraussetzung dafür ist, dass sämtliche vorhandenen Konten der Klassierung, die als Standard gespeichert werden soll, zugeordnet sind.
Express Daten
Neuaufbau (Saldi)
Mit dieser Funktion starten Sie die Rekonstruktion der Kontensaldi.
ACHTUNG
Die Rekonstruktion kann je nach Anzahl der Konten mehrere Minuten dauern.
Seite 59-3
FIBU
Light
Übersicht
59
Dieses Programm dient zur automatischen Kontrolle der Kontensaldi. Dabei werden die Monatssaldi mit den Jahressaldi verglichen und abgestimmt. Sämtliche Saldi werden neu aufgebaut.
Express Daten
Neuaufbau (Budget)
Mit dieser Funktion starten Sie die Rekonstruktion des Budgets.
ACHTUNG
Die Rekonstruktion kann je nach Anzahl der Budgets mehrere Minuten dauern.
Dieses Programm dient zur automatischen Kontrolle der Budgets, wie sie im Programm 52
Vortrag/Budget definiert sind.
Ausführlicher
Daten Neuaufbau
Bei einem ausführlichen Daten Neuaufbau werden sämtliche Saldi und Bewegungen neu aufgebaut.
Die Totalrekonstruktion vollzieht sich in vier Schritten:
Schritt
I
II
III
IV
Rekonstruktion
Neuaufbau des Hauptjournals und Kontostamms
Suche von Konten im Journal, die aber im Kontostamm nicht enthalten sind.
Saldi sämtlicher Konten wieder auf 0 stellen.
Die gesamte Buchhaltung wird aufgrund des Erfassungsjournals neu verbucht.
ACHTUNG
Erstellen Sie vor einem ausführlichen Daten Neuaufbau eine Datensicherung.
Die Rekonstruktion der Jahressaldi und Bewegungen kann je nach Datenmenge mehrere
Minuten oder auch Stunden dauern. Wenn sich die Programme auf einem Netzwerk befinden, dürfen sich während der Rekonstruktion keine weiteren Anwender in der Finanzbuchhaltung dieses Mandanten arbeiten resp. Eingeloggt sein.
Seite 59-4
FIBU
Light
Anhang ASCII-Schnittstelle
Bewegungsdaten importieren
Bild A-1:
Schnittstellen einlesen
Möglichkeiten
1. Allgemeine Hinweise
♦ Buchungstexte müssen in Hochkommas " " gesetzt sein.
F
Beispiel:
"Interne Verrechnung"
♦ Jedes Feld muss mit Kommas getrennt werden (ohne Hochkommas) auch falls kein Feldinhalt vorhanden ist.
Seite A-1
FIBU
Light
F
Beispiel:
Betrag FW,Valutadatum,Konto1
♦ Kommas (,,) berücksichtigen.
F
Beispiel:
Betrag,,Valutadatum,Konto1
2. Aufbau eines Records für die Übernahme in die ABACUS FIBU Light
Pos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Seite A-2
Typ Grösse Int. Bez.
N
8.0
Zähler
A
1
Version
D
8
Datum
N
11
Konto
N
11
Gegenkonto
A
30
Buch, Text 1
N
12.2 Betrag
A
30
Buch, Text 2
A
1
Soll / Haben
N
8
Kostenstelle
N
8
GegenKstelle
(N)
6
Belegnummer
N
4.4
Kurs
A
Reserve
N
14.2 Betrag FW
A
Reserve
A
Reserve
Bemerkung
Fortlaufende Nummer
'D'= Vers. 500 'E'= Vers. 600 'F' = Vers. 700
Journaldatum: TT/MM/JJ
Konto
Gegenkonto
Buchungstext -> in Hochkommas setzen
Buchungsbetrag
2. Textzeile -> in Hochkommas setzen
Muss Buchstabe 'S,D,H,C,+,-' beinhalten
Belegnummer, numerisch
Umrechnungskurs für Buchungen mit Fremdwährung
Betrag in Fremdwährung
FIBU
Light
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
A
A
D
N
A
N
A
25.
A
3
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
N
N
N
N
N
N
N
N
A
A
A
N
A
1
3
3.2
1
Reserve
Reserve
Valutadatum
Reserve
Reserve
Reserve
ISO-Code
Konto
ISO-Code
GKonto
Reserve
Reserve
Reserve
Reserve
Reserve
Reserve
Reserve
Reserve
Reserve
Codefeld
MWSTCODE
MWSTSATZ
MWSTINCL
39.
N
2
MWSTMETH
40.
A
3
MWSTLAND
41.
N
3.2
MWSTKOEFF
42.
43.
44.
N
N
N
12
12
1
MWSTKTO
MWSTKTO2
MWSTSH
45.
46.
N
N
12.2
12.2
47.
48.
49.
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56.
N
N
N
N
N
N
N
N
N
A
12.2
12.2
MWSTBETR
MWSTFWBETR
RESTBETR
RESTFWBETR
Reserve
Reserve
Reserve
Reserve
Reserve
Reserve
Mahnbetrag
Konstante
8
3
12.2
1
Valutadatum: TT/MM/JJ
CHF für sFr
CHF für sFr
alphanumerisches 1-stelliges Feld
Code gemäss MWST-Tabelle des Kunden
MWST-Satz
I = Inklusiv
E = Exklusiv
0 = keine Mehrwertsteuer
1 = Vereinbart
2 = Vereinnahmt
CH für Schweiz (oder analog MWST-Tabelle)
Normalerweise 100.00. Bei MWST Exklusiv-Buchungen
mit Teilpflichtigkeit entsprechenden Satz eingeben.
Konto links für MWST-Buchung
Konto rechts für MWST-Buchung
1 = Konto links ist MWST-Konto
2 = Konto rechts ist MWST-Kto
3 = Kein Konto ist MWST-Konto
MWST-Betrag in Landeswährung
MWST-Betrag in Fremdwährung
MWST-Restbetrag in Landeswährung
MWST-Restbetrag in Fremdwährung
Mahnbetrag für Sammelbuchungstotal
'E'
3. Übernahme der Schnittstellen-Datei in die FIBU Light
1. Wählen Sie im Programm 43 EXTERNE ERFASSUNGEN VERBUCHEN die Funktion ASCIISchnittstellen für das entsprechende Jahr an.
Seite A-3
FIBU
Light
2. Mit <F2=Ausführen> das Programm starten.
3. Geben Sie den Namen der gewünschten Datei ein und (oder) wählen Sie das entsprechende Verzeichnis.
4. In der neuen Maske selektieren Sie die zu übernehmenden Buchungen. Mit <F2> starten
Sie die Verbuchungen. Alle fehlerhaften Buchungen werden im Protokoll ausgewiesen.
Diese müssen in der Schnittstellendatei korrigiert werden.
5. Der Übertragungsvorgang ist abgeschlossen.
Seite A-4
FIBU
Light
Bewegungsdaten exportieren
Bild A-2:
Bemerkungen
Bewegungsdaten können über das Programm 19 VERBUCHEN IN FINANZBUCHHALTUNG
nach Buchungsnummer ausgelesen werden.
Ø Hinweis
Im Programm 51 STAMMDATEN darf die Funktion 2-seitiger Datenaustausch nicht aktiviert
sein, falls eine Schnittstellendatei im ASCII - Format erstellt werden soll.
Seite A-5

Abacus Finanzbuchhaltung Light

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