Info-Blatt Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG

Info-Blatt
Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG
Inhalt
1. Überblick § 3 Nr. 45 EStG
2. Checkliste: Voraussetzungen für Steuerbefreiung
3. Analoge Anwendung bei Selbständigen
4. Pauschalbesteuerung bei Schenkung an Arbeitnehmer
§ 3 Nr. 45 EStG
Steuerfrei sind
45.
die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten.
© steuertip, markt intern Verlag
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Stand: 01.05.2005
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§ 3 Nr. 45 EStG
1. Überblick § 3 Nr. 45 EStG
Seit 2000 sind die Vorteile eines Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen PC und Telekommunikationsgeräten nach § 3 Nr. 45 des Einkommensteuergesetzes (EStG) unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung nicht
lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Vorteile aus der Privatnutzung sind
daher auch dann steuerfrei, wenn ein PC oder ein Telekommunikationsgerät ausschließlich privat genutzt wird.
Von der Steuerfreistellung werden alle Vorteile erfaßt, die dem Arbeitnehmer entstehen. Bei der Überlassung von Telekommunikationsgeräten durch den Arbeitgeber
sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und
sonstige laufende Kosten) steuerfrei.
Die Steuerfreistellung des geldwerten Vorteils ist der Höhe nach nicht begrenzt.
2. Checkliste: Voraussetzungen für Steuerbefreiung
Steuerbefreiung gilt für alle PC und Telekommunikationsgeräte.
Der Begriff des PC umfaßt neben dem eigentlichen Computer (Stand-PC, Notebook, Laptop) auch alle Peripheriegeräte und Zubehör wie beispielsweise Monitor, Drucker, Scanner sowie die gesamte Software. Typische Telekommunikationsgeräte des Arbeitgebers sind insbesondere Telefon- und Faxgeräte sowie
Handys.
Privat genutzte PC und Telekommunikationsgeräte müssen im Eigentum
des Arbeitgebers stehen.
Nur die Privatnutzung betrieblicher PC und Telekommunikationsgeräte durch den
Arbeitnehmer ist steuerfrei.
Geräte dürfen nicht in das Eigentum des Arbeitnehmers übergehen.
Nicht unter die Steuerbefreiung fallen die Schenkung und der verbilligte Erwerb
von PC und Telekommunikationsgeräten (siehe 4. Pauschalbesteuerung bei
Schenkung an Arbeitnehmer).
Überlassung muß durch Arbeitsverhältnis veranlaßt sein.
Die Steuerfreiheit gilt nur für die Überlassung zur Nutzung durch den Arbeitgeber
oder auf Grund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten.
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Der Ort der Nutzung durch den Arbeitnehmer ist unerheblich.
Die Steuerbefreiung ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für Notebooks, einen PC im Arbeitszimmer in der Privatwohnung des Arbeitnehmers und für Mobiltelefone im Auto des Arbeitnehmers.
Vorteile müssen nicht zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden.
Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum
ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder auf Grund einer Vereinbarung mit dem
Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.
Unser Tip: Arbeitgeber und Arbeitnehmer können den Verzicht auf einen bestimmten Barlohnbetrag zugunsten der leihweisen Überlassung beispielsweise
eines PC oder Handys vereinbaren. Dadurch wird steuerpflichtiger Barlohn durch
einen steuerfreien geldwerten Vorteil ersetzt.
Achtung: Wichtiger Hinweis zur Sozialversicherung
Während die Steuerfreiheit unabhängig davon gilt, ob die Vorteile zusätzlich zum
ohnehin geschuldeten oder anstelle des geschuldeten Arbeitslohns erbracht werden, ist Voraussetzung für die Sozialversicherungsfreiheit, daß es sich um Einnahmen handelt, die zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden.
Unser Tip: Wird anstelle einer Gehaltserhöhung oder beispielsweise einer Weihnachtssonderzahlung dem Arbeitnehmer ein Notebook oder Handy des Arbeitgebers leihweise zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt, ist dieser Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei.
3. Analoge Anwendung bei Selbständigen
Während Arbeitnehmer Vorteile aus der privaten Nutzung von PC und Telekommunikationsgeräten nicht versteuern müssen, verwehrt die Finanzverwaltung (siehe OFD Koblenz, Kurzinformation Einkommensteuer Nr. 001/02 vom 10.01.2002, Az: S 2121 A)
Selbständigen eine analoge Anwendung von § 3 Nr. 45 EStG. Die Finanzverwaltung
begründet dies so:
Der Arbeitgeber hat regelmäßig ein Interesse daran, die private Nutzung betrieblicher PC und Telekommunikationsgeräte durch Arbeitnehmer einzuschränken
(Entstehung von Telefongebühren, Einsatz Arbeitszeit für unternehmensfremde
Zwecke). Dieser natürliche Interessengegensatz fehlt beim Unternehmer.
Eine Erweiterung des Anwendungsbereichs des § 3 Nr. 45 EStG auf Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften würde die Möglichkeit eröffnen, gezielt private Aufwendungen in den steuerrelevanten betrieblichen Bereich zu verlagern und in dieser
Weise ungerechtfertigte Steuererleichterungen zu erlangen.
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Der Arbeitnehmer hat diese Möglichkeit nicht, weil er zunächst darauf angewiesen ist, daß sein Arbeitgeber die private Nutzung überhaupt gestattet und zudem
keine Kostenerstattung verlangt.
Bei den Gewinneinkünften sind die Aufwendungen für betriebliche PC und Telekommunikationsgeräte zunächst in vollem Umfang Betriebsausgabe. Die private
Nutzung durch den Betriebsinhaber ist durch eine Nutzungsentnahme in der Gewinnermittlung zu korrigieren, wobei die private Nutzung ggf. im Schätzungswege
ermittelt werden kann.
Beachten Sie: Gegen die Ungleichbehandlung sind bereits zwei Finanzgerichtsverfahren anhängig (siehe ’steuertip’ 15 und 25/04), und zwar beim Finanzgericht Sachsen (Az.: 4 K 1435/02) und beim Finanzgericht Schleswig-Holstein (Az:
2 K 252/03).
Unser Service: In einem vom ’steuertip’ in Auftrag gegebenen Rechtsgutachten
bestätigt die international anerkannte Steuerexpertin Prof. Dr. Johanna Hey (Uni
Düsseldorf), daß bei privater Mitbenutzung betrieblicher PC und Telekommunikationsgeräte durch Unternehmer die vollständige Steuerbefreiung verfassungsrechtlich geboten ist (siehe ’steuertip’ 31/02). Als Argumentationshilfe ist das
Gutachten, das nach wie vor aktuell ist, unter st 185805 für Sie abrufbar.
4. Pauschalbesteuerung bei Schenkung an Arbeitnehmer
Die Schenkung und der verbilligte Erwerb von PC und Telekommunikationsgeräten
fallen nicht unter die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5
EStG sieht für diese Fälle jedoch die Möglichkeit einer Lohnsteuer-Pauschalierung
vor:
§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG
(2) Abweichend von Absatz 1 kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem
Pauschsteuersatz von 25 vom Hundert erheben, soweit er
5.
den Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn unentgeltlich oder verbilligt Personalcomputer übereignet; das
gilt auch für Zubehör und Internetzugang.
Wichtig: Die Leistungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
erbracht werden. Nur dann ist eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent
und die Übernahme der Steuer durch den Arbeitgeber möglich. Im Fall der Gehaltsumwandlung besteht somit nicht die Möglichkeit der Lohnsteuer-Pauschalierung.
Zusatzvorteil: Einnahmen nach § 40 Abs. 2 EStG gehören nach § 2 Abs. 1 Nr. 2 der
Arbeitsentgeltverordnung nicht zum sozialversicherungsrechtlichen Arbeitsentgelt.
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Wird also eine Lohnsteuer-Pauschalierung vorgenommen, fällt keine Sozialversicherung an. Dies macht diese Gestaltung auch für Arbeitgeber attraktiv.
In den Lohnsteuer-Richtlinien (LStR R 127) stellt die Finanzverwaltung klar, daß die
Pauschalierung nur bei Sachzuwendungen des Arbeitgebers in Betracht kommt.
Hierzu zählt die Übereignung von Hardware einschließlich technischem Zubehör und
Software als Erstausstattung oder als Ergänzung, Aktualisierung und Austausch vorhandener Bestandteile. Die Pauschalierung ist ausdrücklich auch dann möglich,
wenn der Arbeitgeber ausschließlich technisches Zubehör oder Software übereignet.
Hinweis: Telekommunikationsgeräte, die nicht Zubehör eines Personalcomputers
sind oder nicht für die Internetnutzung verwendet werden können, sind nach Auffassung der Finanzverwaltung von der Pauschalierung ausgeschlossen.
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