Nutzerhandbuch - SCC

Transcrição

1.
1 FAQ
Ein Dienst für baden-württembergische Hochschulen zum
einfachen Synchronisieren und Teilen von Dokumenten
Nutzerhandbuch
Steinbuch Centre for Computing, KIT
Fassung vom 10.06.2015
1
Seite
1
1. FAQ
1 FAQ
1.
Wie kann ich auf bwSync&Share zugreifen?
2.
Sie können entweder die Weboberfläche (https://bwsyncandshare.kit.edu/)
nutzen oder sich einen Client installieren (s. Weboberfläche)
Dateien sind verschwunden
3.
Nutzen Sie das Archiv, um auf gelöschte Dateien zuzugreifen.
Ich wurde zu einem Ordner eingeladen, sehe diesen aber nicht
Web: 7.1.1.5
Desktop: 7.1.2.4
Android: 7.1.3.5
Kapitel 6.1
4.
Fügen Sie die Adresse, unter der Sie eingeladen wurden, Ihrem Benutzerkonto
hinzu bzw. legen Sie ggf. Ihr unterschiedlichen Benutzerkonten zusammen.
Wen kann ich einladen?
Kapitel 7.3
5.
Sie können sowohl Studierende und Beschäftigte der Universitäten und
Hochschulen in Baden-Württemberg einladen sowie darüber hinaus jeden
Nutzer mit Mail-Adresse. Jeder Nutzer muss sich registrieren.
Wie groß ist mein Kontingent?
Kapitel 6.3
6.
Ihnen stehen 25 GB zur Verfügung. Das Kontingent setzt sich aus dem
verwendeten Speicher und dem Datei Verlauf (Archiv) zusammen. Bei jeder
Änderung einer Datei werden standardmäßig bis zu 5 vorhergehende Versionen
im Datei-Verlauf abgespeichert. Sie können den Status Ihrer Daten einsehen und
das Archiv ggf. löschen
Warum muss ich mich registrieren?
Kapitel 3
7.
Sie müssen den bwSync&Share-Nutzungsbedingungen zustimmen.
Was ist eine Shibboleth-Anmeldung?
8.
Studierende und Beschäftigte der Universitäten und Hochschulen in BadenWürttemberg nutzen die Anmeldedaten ihrer Heimatorganisation und erhalten
bei Erstanmeldung den persönlichen Speicherplatz in bwSync&Share. Shibboleth
ist das Authentifizierungsverfahren, mit dem die Zugangsberechtigung von
bwSync&Share bei der lokalen Benutzerverwaltung abgefragt wird.
Ich bin externer Nutzer und habe mein Passwort vergessen
9.
Sie können sich per Mail ein neues Passwort setzen. Bw-Nutzer wenden sich an
ihre Heimatinstitution.
Wie erstelle ich Logfiles zur Fehleranalyse?
•
•
•
•
Wechseln Sie bei „Einstellungen“ in den Expertenmodus. Der Client muss
neu gestartet werden.
Setzen Sie auf der Registerkarte „Erweitert“ den Haken bei „Aktiviere
Logging“
Versuchen Sie, das Problem zu reproduzieren.
Die Logs werden in Ihrem Profil unter
… \AppData\Roaming\PowerFolder\logs gespeichert.
Kapitel 4
Kapitel 3.3
Seite 1
2. Inhaltsverzeichnis
2 Inhaltsverzeichnis
1
FAQ .................................................................................................................................................. 1
2
Inhaltsverzeichnis ............................................................................................................................ 2
3
Einleitung ......................................................................................................................................... 4
4
Einmalige Nutzerregistrierung......................................................................................................... 5
5
4.1
Registrierung für Nutzer der Hochschulen in Baden-Württemberg ....................................... 5
4.2
Registrierung für externe Nutzer ............................................................................................ 7
4.3
Passwortrücksetzung ............................................................................................................... 8
Installation ..................................................................................................................................... 10
5.1
Zugang Weboberfläche ......................................................................................................... 10
5.2
Desktop-Client ....................................................................................................................... 10
5.2.1
Installation unter Linux.................................................................................................. 10
5.2.2
Installation unter Windows ........................................................................................... 11
5.3
6
Android-Mobil ....................................................................................................................... 15
Login .............................................................................................................................................. 16
6.1
Weboberfläche ...................................................................................................................... 16
6.1.1
Nutzer der teilnehmenden Universitäten und Hochschulen ........................................ 16
6.1.2
Externe Nutzer............................................................................................................... 17
6.2
Desktop-Client ....................................................................................................................... 18
6.2.1
Zugriff auf den laufenden Client.................................................................................... 18
6.2.2
Nutzer der teilnehmenden Universitäten und Hochschulen ........................................ 18
6.2.3
Externe Nutzer............................................................................................................... 19
6.2.4
Abmelden ...................................................................................................................... 20
6.3
Android-Client ....................................................................................................................... 20
6.3.1
7
Konto-Einstellungen ...................................................................................................................... 22
7.1
Zusammenführen von Konten (nur Web) ............................................................................. 22
7.2
Sprachversion ........................................................................................................................ 23
7.2.1
Weboberfläche .............................................................................................................. 23
7.2.2
Desktop-Client ............................................................................................................... 24
7.2.3
Android-Client ............................................................................................................... 24
7.3
8
Abmelden ...................................................................................................................... 21
Kontingent verwalten ............................................................................................................ 25
7.3.1
Archiv/Dateiverlauf einstellen ....................................................................................... 25
7.3.2
Archiv/Dateiverlauf leeren ............................................................................................ 26
Ordner/Datei-Verwalten ............................................................................................................... 28
8.1
Arbeiten mit bwSync&Share ................................................................................................. 28
Seite 2
2. Inhaltsverzeichnis
8.1.1
Weboberfläche .............................................................................................................. 28
8.1.2
Desktop-Client ............................................................................................................... 31
8.1.3
Android-Client ............................................................................................................... 33
8.2
8.2.1
Weboberfläche .............................................................................................................. 35
8.2.2
Desktop-Client ............................................................................................................... 36
8.2.3
Android-Client ............................................................................................................... 36
8.3
9
Ordner anlegen...................................................................................................................... 35
Einladen/Teilen...................................................................................................................... 36
8.3.1
Einladen ......................................................................................................................... 36
8.3.2
Link versenden............................................................................................................... 40
Nutzungsbedingungen................................................................................................................... 44
9.1
Leistungen und Nutzerkreis................................................................................................... 44
9.2
Datenschutz ........................................................................................................................... 44
9.3
Speicherplatz ......................................................................................................................... 44
Seite 3
3. Einleitung
3 Einleitung
Einrichtungsübergreifende und interdisziplinäre Wissenschaft und Forschung erfordert
teamorientiertes Arbeiten in Kooperationen und Arbeitsgruppen. Folglich steigt der Bedarf
an geeigneten Werkzeugen, die eine solche Zusammenarbeit unterstützen. Die gemeinsame
Bearbeitung und der einfache und flexible Austausch von Dokumenten - auch über
Hochschulgrenzen hinweg - ist in diesem Zusammenhang eine wichtige Voraussetzung.
Der Landesdienst bwSync&Share ist ein Online-Speicherdienst, der diesen Bedarf adressiert
und es ermöglicht, Dokumente zwischen verschiedenen Nutzern auszutauschen sowie
stationären und mobilen Geräten zu synchronisieren. Der Datenzugriff kann dabei mit Hilfe
von Sync&Share Clients für die Betriebssysteme Windows, Mac OS, Linux, Apple iOS und
Android sowie plattformübergreifend über einen Web-Browser erfolgen.
Seite 4
4. Einmalige Nutzerregistrierung
4 Einmalige Nutzerregistrierung
Um den bwSync&Share-Dienst verwenden zu können, müssen sich die Nutzer zunächst für den
Dienst registrieren. Dabei müssen sie unter anderem den Nutzungsbedingungen des Dienstes
zustimmen. Nutzer der teilnehmenden baden-württembergischen Hochschulen und Universitäten
können sich für den Dienst selbst registrieren. Externe Nutzer können zum Dienst eingeladen
werden, ohne jedoch über eigenen Speicher zu verfügen.
4.1 Registrierung für Nutzer der Hochschulen in Baden-Württemberg
Für Studierende und Beschäftigte der Hochschulen in Baden-Württemberg erfolgt die Registrierung
über eine Webschnittstelle:
Öffnen Sie einen Browser und laden Sie die Webseite https://bwidm.scc.kit.edu
Wählen Sie aus der angezeigten Liste Ihre Heimatorganisation aus und klicken Sie auf Fortfahren.
Sie werden automatisch auf die Webseiten Ihrer Heimatorganisation weitergeleitet. Geben Sie dort
Ihre persönlichen Zugangsdaten Ihrer Heimatorganisation ein und klicken Sie auf Login.
Beispielseite KIT:
Seite 5
Bei erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch auf die Registrierungswebseite für
Landesdienste am KIT weitergeleitet. Klicken Sie links im Menü 1 den Punkt Service Beschreibung
unterhalb von bwSync&Share
Klicken Sie anschließend auf Registrieren.
Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen des Dienstes, indem Sie den Hacken vor Ich
habe die Nutzungsbedingungen gelesen und bin einverstanden setzen. Klicken Sie
anschließend auf Registrieren.
1
In einigen Fällen kommt es bei der Verwendung von Internet Explorer (IE) zu Anzeigeproblemen. Diese
können behoben werden, indem der IE geöffnet und dann die ALT-Taste gedrückt wird, um das Menü
anzuzeigen. Dann unter Extras die Einstellungen zur Kompatibilitätsansicht wählen und das Häkchen bei
Intranetsites in Kompaktansicht anzeigen entfernen.
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4.2 Registrierung für externe Nutzer
Nutzer, die nicht Mitglied der teilnehmenden baden-württembergischen Hochschulen und
Universitäten sind, müssen zur Nutzung des Dienstes eingeladen werden. Dies geschieht, indem man
ihnen Zugriffsrechte auf einen Ordner einräumt (s. entsprechendes Kapitel weiter unten).
Ein externer Nutzer wird per Email über diese Einladung informiert und muss anschließend den
Nutzungsbedingungen des Dienstes zustimmen und ein Passwort definieren. Sie erhalten zwei Mails:
Information über die Einladung:
Willkommensmail (Text auch in englischer Version)
1
Klicken Sie auf den Link für externe Nutzer (1.)
Sollte diese Willkommensmail verloren gehen, erhalten Sie den Link zur Registrierungsseite,
indem Sie entsprechend Passwortrücksetzung vorgehen (s. 4.3).
Seite 7
Akzeptieren Sie die Nutzungsbestimmungen (2.)
Geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen ein (3.)
Wählen Sie ein Passwort und geben Sie es zweimal ein (4.)
Klicken Sie auf Speichern (5.)
2
3
4
5
4.3 Passwortrücksetzung
Haben Sie Ihr Passwort vergessen, wenden Sie sich als Nutzer der Hochschulen in BadenWürttemberg an das Helpdesk/Hotline/Servicedesk Ihrer Heimateinrichtung.
Externe Nutzer gehen wie folgt vor:
Öffnen Sie die Weboberfläche und wählen Sie Anmeldung für Externe
Geben Sie bei Nutzerkennung Ihre Email-Adresse ein
Klicken Sie im Textblock auf den entsprechenden Link hier
Seite 8
Sie erhalten eine Mail mit einem Bestätigungslink.
Setzen Sie ein neues Passwort.
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5. Installation
5 Installation
Bevor Sie den Client auf Ihrem Desktop-Rechner oder mobilen Endgerät nutzen können, muss dieser
zunächst installiert werden. Nachfolgend finden Sie Hinweise zur Installation für die verschiedenen
Betriebssysteme.
5.1 Zugang Weboberfläche
Nach erfolgreicher Registrierung erreichen Sie den Dienst unter https://bwsyncandshare.kit.edu.
Benutzen Sie wenn möglich einen Firefox Browser.
5.2 Desktop-Client
Im Nachgang zur Installationsanleitung für Windows und Linux werden die Nutzungsanleitungen am
Beispiel der Windows-Installation (Version 9.3.120) gezeigt.
5.2.1
Installation unter Linux
Zur Installation der Software benötigen Sie root-Rechte auf Ihrem System.
Öffnen Sie im Browser die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu
Klicken Sie auf Clients herunterladen, um zur Download Liste zu gelangen.
Laden Sie das für Ihre Linux-Distribution passende Paket herunter.
Installieren Sie das herunter geladene Paket mit root-Rechten
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5. Installation
a. Unter Debian-basierten Systemen:
dpkg -i bwSyncAndShare_Latest_i386.deb (32 Bit )
dpkg -i bwSyncAndShare_Latest_amd64.deb ( 64 Bit)
b. Unter RedHat-basierten Systeme:
rpm -i bwSyncAndShare_Latest_i386.rpm (32 Bit)
rpm -i bwSyncAndShare_Latest.x86_64.rpm (64 Bit)
5.2.2
Installation unter Windows
Zur Installation der Software benötigen Sie Administrator-Rechte auf Ihrem System.
Öffnen Sie im Browser die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu
Klicken Sie auf Clients herunterladen, um zur Download-Liste zu gelangen.
Laden Sie den Windows Client herunter.
Starten Sie das heruntergeladene Installationsprogramm bwSyncAndShare_Latest_Installer.exe
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5. Installation
Lesen Sie die Lizenzbedingungen und klicken Sie auf Annehmen, um die Installation fortzusetzen.
Im Installationstyp Automatisch wird der Client im Ordner C:\Program Files (x86)\Land BadenWuerttemberg\bwSyncAndShare installiert. Sie haben die Möglichkeit einen alternativen Ort
anzugeben, wenn Sie den Installationstyp Angepasst auswählen. In der Regel sollte dies aber nicht
notwendig sein.
Klicken Sie auf Weiter, um die Installation fortzusetzen.
Nach dem Abschluss der Installation muss Windows neu gestartet werden. Wählen Sie den
gewünschten Zeitpunkt aus und klicken Sie auf Fertig stellen.
Seite 12
5. Installation
Starten Sie den Client. Bevor Sie sich das erste Mal anmelden, sollten Sie eventuell grundlegende
Einstellungen des Clients durchführen. Brechen Sie dazu die Anmeldung ab.
Standartmäßig läuft der Desktop-Client im Einsteigermodus. Für den grundlegenden Betrieb ist
dieser ausreichend. Einige, bei intensivem Gebrauch von bwSync&Share notwendige Einstellungen
müssen im Experten-Modus konfiguriert werden, z.B. Voreinstellung Speicherort oder Freigabe
Ordnerstruktur (s.u.).
5.2.2.1 Darstellungsmodus ändern
Nachfolgend wird beschrieben, wie der Modus geändert werden kann, um Zugriff auf zusätzliche
Konfigurationseinstellungen zu erlangen.
Klicken Sie rechts auf Einstellungen.
Seite 13
5. Installation
Klicken Sie auf den Reiter Allgemein
Wählen Sie den gewünschten Modus und klicken Sie auf OK.
Der Client fordert zum Neustart auf. Klicken Sie auf Neu starten, um den neuen Darstellungsmodus
wirksam werden zu lassen.
5.2.2.2 Voreinstellung Speicherort
Der standardmäßig direkt unterhalb des Benutzerprofils angelegte bwSync&Share-Ordner kann
geändert werden, um z.B. ein Verzeichnis auf einer anderen Partition des Rechners zu nutzen.
Achtung: alle Daten unterhalb des gewählten Verzeichnisses werden automatisch mit dem Server
synchronisiert und belegen entsprechend Speicherplatz auf den bwSync&Share-Server.
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5. Installation
5.3 Android-Mobil
Die
App
für
Android
wird
über
den
App-Store
Google
Play
angeboten:
https://play.google.com/store/apps/details?id=de.dal33t.bwsyncandshare.bwSyncAndShare
Auf der bwSync&Share Dienste Seite https://bwsyncandshare.kit.edu ist der Link unter Clients
herunterladen zu finden.
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6. Login
6 Login
6.1 Weboberfläche
6.1.1
Nutzer der teilnehmenden Universitäten und Hochschulen
Um über die bwSync&Share-Weboberfläche auf Ihre Daten zugreifen zu können, müssen Sie sich dort
anmelden. Studierende und Beschäftigte der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg
nutzen die Anmeldedaten ihrer Heimatorganisation. Shibboleth ist das Authentifizierungsverfahren,
mit dem die Zugangsberechtigung von bwSync&Share bei der lokalen Benutzerverwaltung abgefragt
wird.
Öffnen Sie einen Browser und laden Sie die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu
Klicken Sie auf den Schalter Shibboleth-Anmeldung
Wählen Sie Ihre Heimateinrichtung aus der Liste und klicken Sie auf OK. Das Logo der letztgewählten
Institution wird als Vorschlag angezeigt und kann direkt angeklickt werden.
Sie werden auf die Webseiten Ihrer Heimateinrichtung weitergeleitet und geben dort Ihre üblichen
Zugangsdaten ein. Das Aussehen dieser Webseite unterscheidet sich an jeder Einrichtung. Wir zeigen
exemplarisch das Beispiel KIT.
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6. Login
Beispielseite KIT
Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch zum bwSync&Share-Dienst weitergeleitet
und können den Dienst nutzen.
6.1.2
Externe Nutzer
Sie einen Browser und laden Sie die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu
Klicken Sie auf Anmeldung für Externe
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das während der Registrierung von Ihnen gewählte Passwort ein
und klicken Sie auf Login. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf hier.
Seite 17
6. Login
Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch zum bwSync&Share-Dienst weitergeleitet
und sehen alle Ordner, zu denen Sie eingeladen wurden.
6.2 Desktop-Client
6.2.1
Zugriff auf den laufenden Client
Der Client wird automatisch gestartet und läuft permanent im Hintergrund. Das Icon mit der
aktuellen Statusmeldung (s.u.) befindet sich auf der Taskleiste.
Öffnen Sie den Client über das Kontextmenü (Rechtsklick): Anzeigen.
6.2.2
Starten Sie den bwSync&Share Client
Wählen Sie bei Institution Ihre Heimateinrichtung aus der Liste, geben Sie Ihre persönlichen
Zugangsdaten Ihrer Heimateinrichtung ein und klicken Sie auf Weiter.
Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie den Dienst nutzen.
Seite 18
6. Login
Das Anmeldefenster können Sie erneut öffnen (z.B. nach Passwortänderung), indem Sie auf Ihren
Benutzernamen klicken:
6.2.3
Externe Nutzer
Starten Sie den bwSync&Share Client
Wählen Sie bei Institution den Eintrag Keine – Extern Benutzer aus, geben Sie Ihre E-MailAdresse und das während der Registrierung von Ihnen gewählte Passwort ein und klicken Sie
auf Weiter.
Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie den Dienst nutzen.
Seite 19
6. Login
6.2.4
Abmelden
Unter Einstellungen kann der aktuelle Nutzer abgemeldet werden.
6.3 Android-Client
6.3.1
Wählen Sie Ihre Organisation aus und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein.
Die Aktivierung von Passwort merken speichert das Passwort. Sie werden bei erneutem Start der
App nicht mehr gefragt. Achten Sie darauf, dass in diesem Fall Ihr Smartphone vor unberechtigtem
Zugriff geschützt ist.
Seite 20
6. Login
6.3.2
Externe Nutzer
Wählen als Organisation Externer Benutzer aus , geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das während der
Registrierung von Ihnen gewählte Passwort ein.
6.3.3
Abmelden
Im Auswahlmenü
(rechts oben) können Sie sich bei Einstllungen unter Gerät trennen abmelden.
Benutzerdaten und Dateien werden vom Gerät gelöscht.
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7. Konto-Einstellungen
7 Konto-Einstellungen
7.1 Zusammenführen von Konten (nur Web)
Wenn Sie mit einer Mail-Adresse eingeladen werden, die nicht Ihrem Benutzerkonto entspricht, wird
in bwSync&Share ein zweites Konto für einen Externen Nutzer angelegt. Registrieren Sie sich
entsprechend (s. 3.2 Registrierung für externe Nutzer). Beide Konten können zusammengelegt
werden.
Loggen Sie sich auf der Weboberfläche https://bwsyncandshare.kit.edu ein (Nutzer der
Landesorganisationen mit ihrem lokalen Shibboleth-Account). Klicken Sie auf Benutzerkonto und auf
das Stiftsymbol.
Geben Sie die weitere Mail-Adresse ein:
Bestätigen Sie das Zusammenführen der Konten:
Sie werden auf das Anmeldefenster des zweiten Accounts geführt und geben dort das entsprechende
Passwort ein.
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Nach erfolgreicher Verschmelzung werden beide Mail-Adressen angezeigt. In der Ordnerübersicht
erscheinen die Ordner beider Konten.
7.2 Sprachversion
7.2.1
Weboberfläche
Klicken Sie in der englischen Version auf Account, in der deutschen auf Benutzerkonto.
Wählen Sie bei Language Deutsch bzw. English aus:
Seite 23
7.2.2
Desktop-Client
Die Sprachversion kann im Einsteiger-Modus angepasst werden.
Der Client muss danach neu gestartet werden.
7.2.3
Android-Client
Wählen Sie aus den Optionen Einstellungen aus.
Wechseln Sie in der Liste die gewünschte Sprache.
Seite 24
7.3 Kontingent verwalten
Studierende und Beschäftigte der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg stehen 25 GB zur
Verfügung. Das Kontingent setzt sich aus dem verwendeten Speicher und dem Datei Verlauf (Archiv)
zusammen. Bei jeder Änderung einer Datei werden standardmäßig bis zu 5 vorhergehende Versionen im DateiVerlauf abgespeichert. Diese Voreinstellung kann angepasst werden. Sie können auch den Status Ihrer Daten
einsehen und das Archiv ggf. löschen.
Externe Nutzer erhalten mit Einladung Zugriff auf das Kontingent des Einladenden. Sie verfügen nicht über ein
eigenes Kontingent.
Loggen Sie sich auf der Weboberfläche https://bwsyncandshare.kit.edu/ ein.
Freier Speicher (25 GB Kontingent) gleich Verwendeter Speicher (abgespeicherte Dateien) plus Datei
Verlauf (Archiv der gespeicherten Versionen).
Das gesamte Archiv kann mit DateiVerlauf leeren gelöscht werden. Sie erhöhen damit den für die
Speicherung von Daten verfügbaren Kontingentanteil.
7.3.1
Archiv/Dateiverlauf einstellen
7.3.1.1 Weboberfläche
Auf der Weboberfläche können Sie das Dateiverlauf-Verhalten für jeden Ordner getrennt einstellen.
Klicken Sie auf das Werkzeugsymbol oben rechts.
Die Eigenschaften des Ordners werden angezeigt.
Seite 25
Hier kann auch das Archiv dieses Ordners gelöscht werden.
7.3.1.2 Desktop-Client
Die Einstellungen für den Dateiverlauf finden sich unter Einstellungen - Archiviere
7.3.2
Archiv/Dateiverlauf leeren
Leeren Sie den kompletten Dateiverlauf über die Weboberfläche.
Seite 26
Mit dem Desktop-Client kann für jeden Ordner das jeweilige Archiv gelöscht werden.
Stoppen Sie die Synchronisierung des Ordners.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, für den Sie die Synchronisation stoppen
möchten.
Klicken Sie im erscheinenden Kontextmenü auf Stoppe sync
Setzen Sie den Haken bei Löschen
Seite 27
8. Ordner/Datei-Verwalten
8 Ordner/Datei-Verwalten
8.1 Arbeiten mit bwSync&Share
8.1.1
Weboberfläche
8.1.1.1 Download
Über die Weboberfläche können Sie Dateien oder ganze Ordner vom Server herunterladen.
Melden Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu an.
Klicken Sie auf Folder.
Navigieren Sie zu einem Ordner oder einer Datei, die Sie herunterladen möchten.
a. Klicken Sie auf das Download-Symbol , um einen Ordner und alle enthaltenen Dateien
und Unterordner als ZIP-Datei herunterzuladen.
b. Klicken Sie auf das Download-Symbol, um eine Datei herunterzuladen.
8.1.1.2 Upload
Über die Weboberfläche können Sie Dateien auf dem Server ablegen.
Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die neue Datei abspeichern möchten.
a. Klicken Sie auf das große Feld Drop files here to Upload und wählen Sie die gewünschte
Datei von Ihrem Computer.
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b. Alternativ können Sie die Datei einfach mit Drag&Drop auf das Feld Drop files here to Upload
ziehen.
8.1.1.3 Änderungen
Sie können den Dateinamen in der Ordneransicht umbenennen. Ordnernamen lassen sich nicht
anpassen.
Klicken Sie auf das Symbol
.
Geben Sie den neuen Namen ein.
Bestätigen Sie mit Umbenennen
Änderungen an den herunter geladenen Dokumenten werden beim Speichern nicht automatisch
synchronisiert, sondern müssen hochgeladen werden.
8.1.1.4 Löschen
Über die Weboberfläche können Sie Dateien auf dem bwSync&Share Server löschen:
Klicken Sie auf den Ordner oder die Datei, die Sie löschen möchten.
Seite 29
Klicken Sie auf das Lösch-Symbol
ACHTUNG bei gleichzeitiger Verwendung des Desktop-Clients! Sobald Sie über die Webseite Dateien
auf dem Server löschen, werden diese durch die automatische Synchronisation des Desktop-Clients
auf dem lokalen Rechner gelöscht!
8.1.1.5 Wiederherstellen
Über die Weboberfläche können Sie Dateien, die Sie versehentlich gelöscht haben, wiederherstellen.
Sie können so auch auf die vorherigen Versionen der Dateien zugreifen (s. 6.3 Kontingent verwalten).
Navigieren Sie zu dem Ordner, der die gelöschte Datei enthielt.
Klicken Sie auf das Symbol ,
gelöschten Datei.
um gelöschte Dateien sichtbar zu machen. Suchen Sie nach der
Klicken Sie auf das Wiederherstellungssymbol
, um die gelöschte Datei wiederherzustellen.
Seite 30
8.1.2
Desktop-Client
Der Desktop-Client synchronisiert standardmäßig automatisch alle Änderungen zeitgleich mit dem
bwSync&Share-Server.
8.1.2.1 Download/Upload
Wenn Sie den bwSync&Share Client zum ersten Mal starten, erstellt das Programm einen neuen
Ordner mit dem Namen bwSyncAndShare direkt unterhalb des Benutzerprofils (StandardDatenpfad). Dabei handelt es sich um einen Ordner wie jeder andere auf Ihrer Festplatte. Hier
erkennt der bwSync&Share Client aber automatisch, wenn Sie dort neue Dateien ablegen oder
vorhandene Dateien ändern.
Wie Sie den Standardablagepfad ändern, finden Sie unter 4.2.2.2 Voreinstellung Speicherort.
8.1.2.2 Änderungen
Jede Änderung (neue Datei/Ordner anlegen, Datei geändert abspeichern, Datei/Ordner löschen) wird
direkt von der Festplatte zu beSycn&Share synchronisiert.
Sie können die Synchronisation stoppen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner
klicken, für den Sie die Synchronisation stoppen möchten.
Klicken Sie im erscheinenden Kontextmenü auf Stoppe sync
Um den Ordner erneut in die Synchronisierung einzubinden, gehen Sie auf Folder erstellen.
8.1.2.3 Löschen
Im Einsteiger-Modus können Sie die Dateien über den Datei-Explorer anzeigen lassen und dort
löschen.
Öffnen Sie den bwSync&Share Client .
Klicken Sie auf Folder anzeigen, um Ihre Synchronisationsordner zu sehen.
Seite 31
Entweder klicken Sie auf das Statussymbol oder wählen nach rechtem Mausklick die Option
„Öffnen“.
Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich. Löschen Sie dort die Datei.
Im Experten-Modus markieren Sie die zu löschende Datei und klicken Sie mit der rechten Maustaste
Im Einsteiger-Modus können gelöschte Dateien aus dem lokalen Papierkorb wiederhergestellt
werden (abhängig von den Einstellungen Ihres Desktops).
Im Experten-Modus können Sie in der Ordnerübersicht direkt auf den Datei-Verlauf zugreifen.
Seite 32
Sie können so auch auf die vorherigen Versionen der Dateien zugreifen (s. 6.3 Kontingent verwalten).
8.1.3
Android-Client
Nach der Anmeldung wird der Android Client mit dem bwSync&Share Server verbunden. Ordner und
Dateien können/müssen heruntergeladen werden. Um einen Ordner zu öffnen, tippen Sie auf den
Ordnernamen.
Um die Optionen aufzurufen, tippen Sie auf das Info-Symbol
Das Auswahlmenü öffnet sich mit Tipp auf
.
Seite 33
8.1.3.1 Download
Ein Klick auf den Ordner- oder Dateinamen startet den Download oder Sie wählen die Option
Download.
Mit dem Download wird eine lokale Kopie auf Ihr Gerät gespeichert. Ist der Ordner/die Datei noch
nicht heruntergeladen, stehen folgende Optionen zur Wahl:
8.1.3.2 Upload
Jede Datei muss in einen Ordner abgelegt werden. Zum Erstellen eines neuen Ordners wählen Sie auf
der Ordnerebene im Auswahlmenü
den Punkt Erstellen. (s. Fehler! Verweisquelle konnte nicht
gefunden werden.).
Zum Upload wählen Sie im Auswahlmenü
des Ordners den Punkt Upload.
Seite 34
8.1.3.3 Änderungen
Änderungen werden beim Speichern der Datei sofort mit dem bwSync&Share-Server synchronisiert.
8.1.3.4 Löschen
Die lokal auf dem Smart-Phone gespeicherte Datei (Download) kann gelöscht werden.
Die entsprechende Datei auf dem bwSync&Share-Server wird nicht gelöscht. Wenn Sie vermeiden
möchten, dass diese Datei weiterhin über beSync&Share zur Verfügung steht, müssen Sie diese über
die Weboberfläche löschen.
Eine auf dem Smart-Phone gelöscht Datei kann jederzeit wieder vom bwSync&Share-Server
heruntergeladen werden.
Nutzen Sie die entsprechenden Funktionen der Weboberfläche bzw. des Desktops-Clients.
8.2 Ordner anlegen
Sie können Ordner dazu benutzen, um Ihre Daten auf bwSync&Share zu strukturieren. Für jeden
Ordner können eigene Einstellungen (z.B. Einladungen, Archiveinstellungen) angegeben werden. Sie
können so Zugriffsberechtigung für weitere Personen (s. Teilen/Einladen) auf bestimmte Bereiche
beschränken.
8.2.1
Weboberfläche
Neue Ordner können auf der obersten Ebene Home und als Unterordner in bestehenden Ordner
angelegt werden.
Seite 35
Einladungen und Berechtigungen können nur für Ordner der obersten Ebene vergeben werden.
8.2.2
Desktop-Client
Blenden Sie die Ordner mit Folder anzeigen ein. Erstellen Sie einen neuen Ordner über Folder
erstellen.
Wählen Sie als Speicherort den Standardsynchronisierungsordner auf Ihrem Rechner
Sie können auch direkt im Datei-Explorer neue Ordner erstellen und in den Synchronisationsordner
verschieben.
8.2.3
Android-Client
Wählen Sie im Auswahlmenü
Hier erstellen.
Der Ordner wird mit dem Server synchronisiert. Optional können sofort weitere Nutzer eingeladen
werden.
8.3 Einladen/Teilen
Mit bwSync&Share können Sie nicht nur Daten auf verschiedenen Plattformen synchron halten, Sie
können auch weitere Nutzer Zugriff auf die Daten geben (Einladen). Möchten Sie Ordner oder
Dateien zum Download bereitstellen, nutzen Sie die Option Link versenden. In diesem Fall muss sich
der Empfänger nicht bei bwSync&Share registrieren.
Weitere Nutzer werden über ihre E-Mail-Adresse eingeladen und können sowohl Studierende und
Beschäftigte der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg (interne Nutzer) als auch
Nutzer außerhalb dieses Kreises (externe Nutzer).
8.3.1
Einladen
Um einen Ordner zu teilen, müssen Sie einen anderen Benutzer zu diesem Ordner einladen. Der
andere Nutzer hat dann entweder über die Weboberfläche Zugriff auf den geteilten Ordner oder
kann den Ordner mit Hilfe des Clients auf seinen Rechner synchronisieren.
Seite 36
Die Daten bleiben im bwSync&Share-Speicherplatz, zählen zu Ihrem Kontingent und Sie können als
Besitzer die gewährten Zugriffsrechte jederzeit wieder entziehen. Wenn Sie einem weiteren Nutzer
Schreibrechte einräumen, kann dieser Dateien im freigegebenen Ordner verändern oder löschen
sowie selbst Daten ablegen.
Das Recht Admin berechtigt den Eingeladenen, weitere Nutzer zu diesem Ordner einzuladen bzw.
Zugriffsrechte zu löschen. Dies empfiehlt sich insbesondere, wenn eine Gruppe den Ordner
gleichberechtigt nutzt. Der Teilnehmerkreis kann damit auch unabhängig vom Besitzer des Ordners
administriert werden. Der Besitzer kann vom Administrator nicht als Mitglied gelöscht werden.
Navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie teilen möchten.
Klicken Sie auf das Einladungs-Symbol
.
Fügen Sie die Mail-Adresse des Benutzers in das Eingabefeld ein, wählen Sie die Berechtigung für
diesen Benutzer aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
An der gleichen Stelle können Sie bereits existierende Berechtigungen verwalten bzw. die
Berechtigung löschen: Klicken Sie auf x.
Seite 37
8.3.1.2 Desktop-Client
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie mit anderen Nutzern teilen möchten.
Klicken Sie im erscheinenden Kontextmenü auf Einladen.
Geben Sie die Mail-Adresse des einzuladenden Nutzers ein und legen Sie unter Folder
Berechtigungen dessen Zugriffsrechte fest (Lesen, Lesen/Schreiben bzw. Admin.).
Wenn Sie mehrere Nutzer einladen möchten, klicken Sie auf das "+" Zeichen rechts neben der Email
Adresse, um weitere Benutzer der Einladungsliste hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Weiter, um alle eingeladenen Nutzer per Email zu benachrichtigen.
Seite 38
8.3.1.3
Android-Client
Um die Optionen aufzurufen, tippen Sie auf das Info-Symbol
Wählen Sie die Optionen Einladen.
Geben Sie die Mail-Adresse des einzuladenden Nutzers ein und legen Sie unter Berechtigungen
dessen Zugriffsrechte fest (Lesen, Lesen/Schreiben bzw. Admin.).
Seite 39
8.3.2
Link versenden
Sie haben die Möglichkeit, Download-Links zu verschicken, um schnell und unkompliziert Dateien
oder Ordner anderen Nutzern zugänglich zu machen. Vorteil: Dateien und Ordner können ohne
Registrierung des Partners zur Verfügung gestellt werden. Bitte beachten Sie, dass der Link
weitergeben werden kann und nicht nachvollziehbar ist, wer die Daten herunterlädt.
Navigieren Sie zu dem Ordner oder der Datei, den Sie teilen möchten.
Klicken Sie auf das Teilen-Symbol
Klicken Sie auf In Zwischenablage kopieren, um den Link in einer anderen Anwendung einzufügen
oder auf Link versenden, wenn Sie den Link per Mail versenden möchten.
Bei Mehr Optionen können Sie ein Ablauf-Datum für den Link eingeben sowie die maximale Anzahl
von Downloads festlegen (Voreinstellung: unendlich).
Seite 40
Sie können Links entweder zeitweise deaktivieren oder endgültig löschen. Das Fenster mit den
Möglichkeiten zum Kopieren und Versenden öffnet sich durch Klicken auf den Ordner- bzw.
Dateinamen.
Links können deaktiviert und wieder aktiviert werden.
Klicken Sie auf den entsprechenden Dateinamen. Unter Optionen können Sie mit Link entfernen
unterbinden, dass der Empfänger des Links diesen ausführen kann. Der Link wird dabei nicht
gelöscht.
An gleicher Stelle kann der deaktivierte Link (Dateiname ist durchgestrichen) wieder reaktiviert
werden.
Seite 41
Wenn Sie Links endgültig löschen möchten, klicken Sie auf der bwSync&Share Startseite auf
Verlinkungen. Löschen Sie den Link endgültig mit Klick auf x.
8.3.2.2 Android-Client
Um anderen Nutzern direkt Zugriff auf Order oder Dateien einzuräumen, erzeugen Sie mit Link teilen
einen QR-Code bzw. einen Link, den Sie mit Hilfe einer App Ihres Smartphones versenden können.
Öffnen Sie die Optionen über das Symbol
.
Seite 42
Wählen Sie die Option Teilen.
Seite 43
9. Nutzungsbedingungen
Seite 44
9 Nutzungsbedingungen
9.1 Leistungen und Nutzerkreis
Der Dienst bwSync&Share ist ein Online-Speicherdienst, der Beschäftigten und Studierenden der
Universitäten und Hochschulen im Land Baden-Württemberg zur Verfügung steht. Der Dienst
ermöglicht es autorisierten Nutzern, ihre Daten zwischen ihren Desktop-Rechnern, mobilen
Endgeräten und den Speichersystemen des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) zu
synchronisieren. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt. Darüber hinaus kann der Nutzer seine
abgespeicherten Daten durch die Vergabe entsprechender Zugriffsrechte anderen Nutzern
zugänglich machen.
Zum Synchronisieren der Daten zwischen Nutzerendgeräten und den Speichersystemen des KIT stellt
das KIT für verschiedene Plattformen (Linux, Windows, Mac OS, Android, Apple) Klienten-Software
zum Download bereit. Der Zugriff auf die Daten kann auch plattformübergreifend per Webbrowser
erfolgen.
Der Dienst ist nicht geeignet zur Speicherung personenbezogener Daten.
9.2 Datenschutz
Bei der Registrierung für den bwSync&Share-Dienst werden die folgenden Nutzerinformationen von
der Heimateinrichtung an den Dienstbetreiber KIT verschlüsselt übermittelt und dort gespeichert:
•
•
•
•
•
Vor- und Nachname
E-Mailadresse
Heimateinrichtung
Eindeutige Nutzerkennung (EPPN & persistent ID)
Status des Nutzers (Student, Mitarbeiter, Gast)
Wenn Sie nicht am bwSync&Share Dienst teilnehmen, werden diese Daten nicht an den
bwSync&Share Dienst übertragen.
Die
Vorschriften
des
Landesdatenschutzgesetzes
(LDSG)
und
bereichsspezifische
Datenschutzvorschriften (insbesondere TKG, TMG) in den jeweils geltenden Fassungen werden
beachtet.
Es gelten die Regeln der Ordnung für die digitale Informationsverarbeitung und Kommunikation
(IuK) am Karlsruher Institut für Technologie.
9.3 Speicherplatz
Die Größe des Speicherplatzes, über den ein Nutzer verfügen kann, ist auf 25 GB beschränkt.
2
abzurufen unter http://www.kit.edu/downloads/AmtlicheBekanntmachungen/2013_AB_036.pdf
2

Nutzerhandbuch - SCC

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