EASY INVOICE für den Rechnungseingang.

EASY INVOICE für den
Rechnungseingang.
We save time.
EASY_ESP_invoice.indd 1
04.09.2006 16:41:55 Uhr
EASY_ESP_invoice.indd 2
04.09.2006 16:41:57 Uhr
EASY INVOICE
Kosten senken, Produktivität steigern.
EASY INVOICE passt sich Ihren Prozessen an.
EASY INVOICE automatisiert Ihren Rechnungseingang weitestgehend, da es alle wichtigen Prozesse abdeckt:
Erfassung, Datenabgleich, Verifizierung, Kontierung, Freigabe, Buchung, Recherche und die zuverlässige, revisionssichere Ablage. EASY INVOICE basiert auf EASY DOCUMENTS. Es ist webbasiert, multiplattformfähig und wird
ganz einfach im Browser bedient. Sie erhalten EASY INVOICE mit einem maßgeschneiderten Best-Practice-Workflow – das heißt, EASY INVOICE bildet Ihre unternehmensspezifischen Rechnungseingangsprozesse so ab, dass sich
alle beteiligten Mitarbeiter darin wiederfinden. Auch nachträglich kann EASY INVOICE mittels Microsoft Visio
ganz einfach an veränderte Prozesse angepasst werden.
Der erste Schritt: scannen.
Eingehende Rechnungen werden mittels EASY CAPTURE gescannt und dann, bei EASY INVOICE Level 1, an
EASY DOCUMENTS übergeben, bei Level 2 an das hierbei enthaltene EASY xTRACT. Gleichzeitig mit der Übergabe erfolgt die revisionssichere Archivierung der Daten – denn auch wenn Rechnungen sich als Fehlläufer erweisen,
muss die Nummerierung im Rechnungseingangsbuch durchgehend sein.
CAPTURE
xTRACT
Archiv
mySAP
iCENTER
Freigabeworkflow SAP/
DOCUMENTS
Eingangsrechnungsverarbeitung mit EASY INVOICE
EASY_ESP_invoice.indd 3
04.09.2006 16:42:14 Uhr
Interpretieren mit EASY xTRACT.
EASY xTRACT, Bestandteil von EASY INVOICE Level 2, extrahiert die Rechnungsdaten automatisch. Bereits mit
den vordefinierten Regeln erkennt EASY xTRACT circa 80 Prozent der Inhalte automatisch. Durch weitere, unternehmensspezifische Einstellungen wird diese Rate erhöht. Dokumente, die EASY xTRACT nicht erkennt, werden
manuell geprüft und eingegeben, wobei das lernfähige System die Erkennungsrate immer weiter steigert. Der optionale EASY ERP-Connector ermöglicht außerdem die automatische Gegenprüfung zu Stamm- und Bewegungsdaten
aus bestehenden ERP-Systemen.
Ihre Vorteile mit xTRACT im Überblick.
• Praxiserprobtes Regelwerk: sofortige Produktionsaufnahme ohne Lernverfahren möglich –
xTRACT „weiß“, wie eine Rechnung aussieht
• Dank voreinstellbarer Parameter reduziert sich der Customizing-Aufwand auf wenige Stunden
• Verzicht auf Schlüsselworte: internationale Rechnungen können ohne Zusatzaufwand verarbeitet werden
• Durch intelligente Abgleichverfahren können Rechnungen mit Bestellbezug automatisch zur
Verbuchung bereitgestellt werden. Rechnungen ohne Bestell- oder Wareneingangsbezug
werden besonders gekennzeichnet
• Ergonomische und konfigurierbare Erfassungsmaske: effiziente Korrektur von Rechnungsdaten
• Deterministisches Training verbessert die Lernergebnisse kontinuierlich, erfolgt je Kreditor und
kann auch wieder korrigiert werden
• Freitexterkennung: komplexe Felder mit einem Klick oder per automatische Suche erfassen
• Leicht aufrüstbar auf andere Belegarten bis hin zur vollständigen Posteingangslösung
• Wird automatisch an neue gesetzliche Vorgaben angepasst
• Erweiterbar auf viele Mandanten (Shared-Service-Center)
EASY_ESP_invoice.indd 4
04.09.2006 16:42:16 Uhr
Freigabe, Buchung, Archivierung.
Bei EASY INVOICE Level 1 werden die Rechnungsdaten von EASY CAPTURE, bei Level 2 von EASY xTRACT an
EASY DOCUMENTS übergeben, so dass nun die von Ihnen vordefinierten Bearbeitungsschritte – zum Beispiel
Prüfung, Kontierung und Freigabe – erfolgen können. Diese Prozesse können jederzeit an geänderte Workflows angepasst werden. Parallel zur Buchung werden die Daten eines Vorgangs versioniert, indexiert und im Archiv abgelegt.
Bei Einsatz des EASY ERP-Connectors können die Daten auch an das ERP-System weitergegeben werden.
Ihre Vorteile mit EASY INVOICE im Überblick.
• Revisionssichere Ablage
• Optimiertes Cash-Management: Nutzung von Skonti, Vermeidung von Mahngebühren und Zinsen
• Sichere Einhaltung der definierten Bearbeitungsprozesse
• Alle Sachbearbeiter haben gleichzeitigen Datenzugriff – auch standortübergreifend
• Kein physischer Transport von Dokumenten, keine Wartezeiten
• Schnelle Amortisation durch Minimierung der Bearbeitungskosten
• Mit EASY xTRACT noch mehr Zeitersparnis
Ausbaustufen.
EASY
CAPTURE
EASY
DOCUMENTS
EASY-Archiv
Optional:
BusinessConnector
EASY
DOCUMENTS
EASY-Archiv
Optional:
BusinessConnector
EASY INVOICE Level 1 – Workflow
EASY
CAPTURE
EASY
xTRACT
EASY INVOICE Level 2 – xTRACT + Workflow
EASY_ESP_invoice.indd 5
04.09.2006 16:42:16 Uhr
EASY – der Marktführer bei Dokumentenmanagement.
Mit über 8.000 Kundeninstallationen zählt die EASY SOFTWARE AG aus Mülheim an der Ruhr zu den führenden Entwicklern und Anbietern von plattformübergreifenden Lösungen in den Bereichen elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management.
Auf modernsten Plattformen aufsetzend, bietet EASY Lösungen von der intelligenten Erfassung per Scanner und Datenübernahme aus marktgängigen Standardapplikationen wie SAP und Microsoft Office über das
Management der lebenden Dokumente bis zur abschließenden, rechtssicheren Archivierung auf modernsten
Speichermedien. Damit liefert EASY für jede Branche und jede Unternehmensgröße die maßgeschneiderte
Lösung zur Optimierung dokumentenbasierter Prozesse.
Die EASY SOFTWARE AG setzt seit ihrer Gründung im Jahre 1990 auf die enge Kooperation mit starken Fachhandels- und Technologiepartnern und verfügt über ein ausgesuchtes Vertriebsnetz, um Marktpotenziale
fl ächendeckend auszuschöpfen. Gleichzeitig sorgen zahlreiche Technologie-Partnerschaften wie etwa mit
IBM, Microsoft oder SAP dafür, dass ständig neue und innovative Produktlösungen entstehen, die den aktuellen
wie auch den zukünftigen Marktanforderungen in optimaler Weise entsprechen.
EASY_ESP_invoice.indd 6
04.09.2006 16:42:17 Uhr
Die EASY SOLUTION PACKAGES.
Spart Zeit, bringt Sicherheit.
Die EASY SOLUTION PACKAGES, kurz ESP,
EASY INVOICE automatisiert Ihren Rech-
sind teils Branchenlösungen für unterschied-
nungseingang weitestgehend, da es alle wich-
lichste Sparten, teils branchenübergreifende
tigen Prozesse abdeckt: Erfassung, Daten-
Lösungen für bestimmte Unternehmensauf-
abgleich, Verifizierung, Kontierung, Freigabe,
gaben. Gemeinsam ist den ESPs ihre beson-
Buchung, Recherche und die zuverlässige,
ders leichte Implementierbarkeit und ihre
revisionssichere Ablage. In der Ausbaustu-
Anwenderfreundlichkeit durch intuitive Ober-
fe EASY INVOICE Level 2 ist darüber hinaus
flächen und nahtlose Integration in beste-
EASY xTRACT für die automatische Extraktion
hende Workflows. Darüber hinaus bieten die
enthalten – damit entfällt die manuelle Einga-
EASY SOLUTION PACKAGES natürlich auch
be von Rechnungsdaten bzw. die Übertragung
immer die EASY-typische revisionssichere
von OCR- oder Barcode-Daten.
Ablage in einem Langzeitarchiv.
EASY_ESP_invoice.indd 7
04.09.2006 16:42:18 Uhr
EASY SOFTWARE AG
EASY SOFTWARE INC.
Am Hauptbahnhof 4
D-45468 Mülheim an der Ruhr
Telefon: +49 (0) 208/45016-0
Telefax: +49 (0) 208/45016-90
E-Mail: [email protected]
Internet: www.easy.de
70 E. Swedesford Road, Suite 150
Great Valley, PA 19355, USA
Telefon: +1 610/2 409260
Telefax: +1 610/2 409261
E-Mail: [email protected]
Internet: www.easysoftware.us
EASY SOLUTIONS Archivierungs- und
Informationssysteme GmbH
EASY SOFTWARE (UK) PLC.
Sebastian-Kneipp-Straße 12
A-5020 Salzburg, Österreich
Telefon: +43 (0) 662/4615 46
Telefax: +43 (0) 662/4615 46-55
E-Mail: offi[email protected]
Internet: www.easy-austria.at
Reflection House,
Olding Road, Bury St. Edmunds
Suffolk, IP33 3TA, UK
Telefon: +44 (0) 12 84/727870
Telefax: +44 (0) 12 84/727871
E-Mail: [email protected]
Internet: www.easysoftware.net
Artikel-Nr.: 2700-0040
© 2006 EASY SOFTWARE AG.
Alle Rechte sowie Druckfehler, Irrtümer und Änderungen vorbehalten. EASY ®, EASY WARE™, EASY CAPTURE®, EASY DMS®, EASY ARCHIV®, EASY WEB®, EASY PORTAL®, EASY IQ classify®, EASY xBASE®,
EASY LOGISTICS CENTER®, EASY ENTERPRISE® und das ENTERPRISE-Logo sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der EASY SOFTWARE AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Microsoft ist
ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. Navision
ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Business Solutions ApS in den Vereinigten Staaten und anderen
Ländern. Microsoft Business Solutions ApS ist eine Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation. SAP, SAP Logo,
R/2, R/3, mySAP, mySAP.com und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit.
Lotus, Notes, Domino sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der IBM International Business Machines
Corporation in den USA, Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen aufgeführten Wort- und
Bildmarken sind Eigentum der entsprechenden Hersteller.
EASY_ESP_invoice.indd 8
04.09.2006 16:42:19 Uhr