Neue Pflicht: elektronischer Abfallnachweis

Neue Pflicht: elektronischer Abfallnachweis
Von Annette Floren, DE-CODA GmbH
Abfallentsorgung läuft seit Kurzem über den Computer : Ab 1. Februar 2011 müssen
Abfallerzeuger mit eigenen Entsorgungsnachweisen, -beförderer und –entsorger die
Nachweise verpflichtend elektronisch signieren. Dann ist das neue elektronische
Nachweisverfahren vollständig umgesetzt.
Die farbigen Durchschläge von Abfallbegleitscheinen sind Geschichte. Am 1. April 2010 ist
das elektronische Abfallnachweisverfahren gestartet. Innerhalb der ersten zwei Monate haben sich mehr als 28.000 Betriebe bei der Zentralen Koordinierungsstelle Abfall (ZKS Abfall)
registriert.
Das neue Abfallnachweisverfahren im Überblick
• Entsorgungsnachweise und Begleitscheine gibt es nur noch in elektronischer Form.
• Alle Beteiligten – Erzeuger mit eigenen Entsorgungsnachweisen, Beförderer, Einsammler, Entsorger, Behörden - kommunizieren miteinander über die Zentrale Koordinierungsstelle Abfall (ZKS Abfall), www.zks-abfall.de.
• Die Dokumente werden mit der qualifizierten elektronischen Signatur unterschrieben.
• Behörden und Abfallentsorger müssen seit dem 1. April 2010 elektronisch signieren;
Abfallerzeuger mit eigenen Entsorgungsnachweisen und –beförderer ab dem 1. Februar 2011.
• Im elektronischen Register archivieren die Unternehmen ihre Dokumente.
Wie unterschreibt man am Computer?
Es gibt ein elektronisches Pendant zur handschriftlichen Unterschrift, die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur. Dazu braucht man eine persönliche Signaturchipkarte, die in
ein Kartenlesegerät gesteckt und mit einem PIN-Code bestätigt wird.
Behörden und Abfallentsorger müssen seit April 2010 die Abfallbelege elektronisch signieren. Abfallerzeuger mit eigenen Entsorgungsnachweisen, -einsammler und –beförderer dürfen dagegen noch bis Januar 2011 auf die qualifizierte elektronische Signatur bei Begleitscheinen verzichten. Sie bearbeiten die Abfalldaten zwar auch elektronisch, können sie
dann aber ausdrucken und von Hand unterschreiben. Dieses Übergangsverfahren ist zwar
nicht elegant. Aber es verschafft den Unternehmen Luft, um die elektronische Signatur einzuführen.
Elektronische Signatur vorbereiten
In der rechtlichen Funktion sind elektronische Signatur und handschriftliche Unterschrift
gleichgestellt. In der Handhabung gibt es wichtige Unterschiede:
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Von Hand unterschreiben kann grundsätzlich jeder. Elektronisch signieren kann man
dagegen nur mit persönlicher Signaturchipkarte und Kartenlesegerät. Die Karte muss
persönlich beantragt werden. Zum Beispiel beim Signaturservice vieler Industrie- und
Handelskammern.
Die Signaturkarte ist keine „Firmenkarte“, sondern immer eindeutig an eine einzige
natürliche Person gebunden.
Jedes Unternehmen muss entscheiden, wie viele Signaturkarten es benötigt. Denn
jede Person, die unterschreibt, braucht eine eigene Chipkarte; jeder Standort, an dem
signiert wird, mindestens einen PC mit Internetzugang, Chipkartenleser und eine Berechtigung zur Softwarenutzung.
Beim Umgang mit Signaturkarten müssen Arbeitnehmer Regeln beachten: Die Karte
muss sicher aufbewahrt werden, die PIN darf nicht notiert werden und die Karte muss
bei Verlust sofort gesperrt werden. Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte müssen
informiert werden.
Wer zum 1. Februar 2011 eine elektronische Signaturausstattung benötigt, muss sich
frühzeitig darum kümmern. Zu Jahresbeginn 2011 wird man sicher länger auf die
Signaturkarte warten müssen als jetzt.
Die Unterschrift der Zukunft
Über das elektronische Abfallnachweisverfahren hinaus gibt es immer mehr Formulare, die
elektronisch signiert werden können oder sogar müssen. Dazu gehören zum Beispiel der
elektronische Rechnungsversand, die öffentliche Auftragsvergabe, der Emissionshandel
oder die Beantragung von Ursprungszeugnissen bei der IHK. Sofern man die Nutzung der
Signaturkarte nicht einschränkt, tun sich eine Menge interessanter Einsatzmöglichkeiten auf.
Man ist gerüstet für die moderne Kommunikation der Zukunft.
Die Signatur von Ihrer IHK
In 64 Industrie- und Handelskammern können Unternehmen eine persönliche Signaturkarte
und ein Kartenlesegerät beantragen. Auch die IHK Nord Westfalen bietet diesen Service an.
Der Preis für die IHK-Signaturkarte mit zweijähriger Gültigkeit beträgt 99 Euro, das Kartenlesegerät kostet 49 Euro (jeweils zzgl. MwSt). Für die Beantragung sollten vier bis sechs Wochen Zeit einkalkuliert werden. Die IHK-Signaturkarten stammen von der D-Trust GmbH;
einer Tochter der Bundesdruckerei.
Annette Floren
DE-CODA GmbH, Berlin
Juli 2010