Reiseplanungs-Checkliste - Office

Die perfekte Reiseplanung im Office
1. Klären Sie: Wohin geht die Reise? Warum wird die Reise durchgeführt? Mit welchen
Gesprächspartnern trifft der Chef zusammen? Wann soll die Reise stattfinden? Wann
finden die einzelnen Termine statt? Mit welchen Verkehrsmitteln reist der Chef?
2. Viele Informationen rund um Visum und Einreisebestimmungen finden Sie unter
http://www.visum-dienst.de/index3.php. Wenn es schnell gehen muss. Bei www.visum.de
und www.visumdienst.de gibt es einen Eilservice.
3. Welche Impfungen in den Ländern der Welt notwendig sind, erfahren Sie unter http
www.crm.de. Denken Sie bei Reisen in Länder, für die Impfungen vorgeschrieben sind
daran, dass sie oft eine gewisse Zeit vor der Reise durchgeführt werden müssen.
4. Internationale U-Bahn-Fahrpläne finden Sie bei www.subwaynavigator.com.
5. Vignettenpflicht herrscht in Östereich, in der Schweiz und in Tschechien. Vignetten für
die Schweiz können Sie online bei www.deutsche-post.de/efiliale bei Extras bestellen.
Denken Sie auch daran, dass Ihr Chef in manchen Ländern Mautgebühren einplanen
muss. Ein Liste aller Länder, in denen die Fahrt auf der Autobahn gebührenpflichtig ist,
finden Sie unter http://www.kfz-auskunft.de/info/autobahngebuehr.html.
6. Planen Sie nicht zu eng. Wenn Ihr Chef Eine Pufferzeit von mindestens ½ Stunde
zwischen zwei Terminen hat, gerät er auch dann nicht unter Zeitdruck, wenn es
Schwierigkeiten bei der Anreise gibt.
7. Im Internet gibt es viele gute Hotelreservierungssysteme, zum Beispiel: www.hotel.de,
www.hrs.de, www.avigo.de, www.hotelreservierung.de. Auch Bahnkarten können Sie
jetzt bei http://www.bahn.de/pv/fahrkarten/subhome/die_bahn_fahrkarten.shtml online
buchen und sogar selbst ausdrucken. Auch Sitzplatzreservierungen können bis eine Stunde
vor Abreise, unter Angabe der Kreditkartennummer, online gebucht werden.
8. Wenn Sie Ihrem Chef die Orientierung in einem Flughafen erleichtern wollen, finden Sie
unter www.flughaefen.de Links zu allen Flughäfen der Welt. Auf deren Homepages gibt
es in der Regel genaue Pläne zum Ausdrucken. Die Mietwagenpreise vergleichen können
Sie unter www.mietwagenmarkt.de.
9. Bei www.varta-guide.de können Sie über den Ort nach empfehlenswerten Restaurants
suchen. Für Frankreich Österreich und Frankreich bietet der Gault Millau
(www.gaulmillau.de) gute Anhaltspunkte dafür, welche Restaurants zu empfehlen sind.
10. Unter www.stadtplan.de finden Sie für alle größeren Städte Deutschland Stadtpläne.
11. Kostenlose Routenplaner gibt es im Internet wie Sand am Meer. Empfehlenswert:
http://portale.web.de/Auto/Routenplaner.
12. Eine gute Adresse für Klimadaten aus der ganzen Welt ist www.wetteronline.de.
13. Wie ist das Geldautomatennetz in den einzelnen Ländern? Wo kann man bequem mit der
Kreditkarte bezahlen? Welche Zahlungsmittel für welches Land ideal sind, zeigt die Site
https://www.sparkassekoelnbonn.de/koeln/privatkunden/konto_karten/reise_ausland/laender.
14. Unter www.konsulate.de finden Sie alle Vertretungen im In- und Ausland.
15. Über den Business-Stil im Ausland informieren zum Beispiel
http://dev.amica.msn.de/job_money/business_talk/kulturschock?. Wie in anderen Ländern
die kulinarischen Sitten sind, erfahren Sie unter
http://www.travelchannel.de/magazin/urlaubsideen/kultur/kulturtipps/kulinarischerknigge.
Checkliste Reiseplanung
Erledigt
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Halten Sie die Grunddaten der Reise in einem Reiseplan fest
Wenn der Termin der Reise feststeht, informieren Sie betroffene
Mitarbeiter im Unternehmen darüber, wann der Chef abwesend
ist
Überprüfen Sie, ob Ihr Chef ein Visum braucht und besorgen
Sie es
Checken Sie, ob in einem Reiseland Impfbestätigungen
gebraucht werden und informieren Sie Ihren Chef darüber
Bestimmen Sie die Reiseroute und die Verkehrsmittel, die für
die jeweiligen Abschnitte genutzt werden
Wenn er mit dem Auto fährt, informieren Sie ihn über die
Vignettenpflicht in bestimmten Ländern
Vereinbaren Sie die Termine, die Ihr Chef wahrnehmen will
Planen Sie das Abendprogramm für Ihren Chef
Reservieren Sie Hotels, besorgen Sie Hotelprospekte für Ihren
Chef
Besorgen Sie Fahr-/Platzkarten
Buchen Sie Flugtickets, bestellen Sie Mietwagen vor
Schließen Sie eine Reisegepäckversicherung ab
Informieren Sie das Sekretariat der Gesprächspartner Ihres
Chefs darüber, wann er wo abgeholt werden muss
Suchen Sie gute Restaurantadressen für ihn heraus
Recherchieren Sie, welche Aktivitäten Ihr Chef in seiner freuen
Zeit unternehmen könnte
Drucken Sie bei Autofahrten die Strecke mit Hilfe eines
Routenplaners aus
Checken Sie die Papiere, die Ihr Chef für seine Reise braucht
- gültiger Personalausweis
- gültiges Visum
- gültiger Führerschein
- Kfz-Zulassung
- grüne Versicherungskarte
- Impfbescheinigungen
Informieren Sie Ihren Chef über das Klima, das bei seiner Reise
zu erwarten ist
Recherchieren Sie, welche Zahlungsmittel sich für die Reise
anbieten
Notieren Sie im Reiseplan bei Auslandsreisen die Adresse des
Deutschen Konsulats im jeweiligen Land
Infomieren Sie Ihren Chef über die Gepflogenheiten in den
jeweiligen Ländern
Stellen Sie die Reiseunterlagen für Ihren Chef zusammen
- Reiseplan
- Unterlagen chronologisch nach Terminen geordnet
- Adressen von Hotels, Mietwagenunternehmen,
Gesprächspartnern, Restaurants
- Visitenkarten
- Schreibmaterial
- Kataloge/Prospekte
- bei Bedarf Sprachführer
- intenationaler Stromstecker
- Hotlines bei Kreditkartenverlust