1. Organisatorische Herausforderungen

13. Schweizer Stiftungssymposium
Foundation 3.0
„Die Stiftung der Zukunft, die Zukunft der Stiftungen“
Villars-sur-Glâne, 20. Mai 2014
Workshop III – Causa Honoris – Welche Stiftungsräte braucht
die Zukunft?
Patricia Legler, RA, Geschäftsführerin Fondation Zdenek et Michaela Bakala, Genf
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Patricia Legler
Wer sind wir?
• eine schweizerische gemeinnützige Stiftung unter Aufsicht der Eidgenössischen
Stiftungsaufsicht – Mitglied von Swissfoundations
• von Herrn und Frau Zdenek und Michaela Bakala gegründet, tätig seit 2012
• Hauptziel in der Schweiz : Unterstützung von fähigen Studenten aus der Schweiz
oder aus der Tschechischen Republik, zwecks Studium an bekannten Universitäten
im Ausland (USA, UK) sowie Finanzierung von gemeinnützigen Organisationen im
Bereich Ausbildung und Menschenrechte
• Organisation: 4 ehrenamtliche Stiftungsrats-Mitglieder verschiedener
professionneller Herkunft + 1 angestellte Geschäftsführerin
• Die Stifterin ist Präsidentin des Stiftungsrats
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Hauptziel in der Schweiz
• Zuteilung von Stipendien an hervorragende Studenten und Doktoranden der
Universität Genf und Lausanne, der ETH Lausanne und des Graduate Institutes,
um in den besten amerikanischen oder englischen Universitäten zu studieren
oder zu forschen (Berkeley, Harvard, Stanford, Cambridge, Oxford, usw.)
• 2013 wurden 8 Studenten ausgewählt und unterstützt
• 2014 momentan liegen 17 Anträge vor
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• Herausforderungen für die Stiftung Bakala am Anfang ihre Aktivitäten
(2012)
1. Organisatorische Herausforderungen
2. Inhaltliche Herausforderungen
3. Zeitliche Herausforderungen
4. Finanzielle Herausforderungen
5. Zukünftige Herausforderungen
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1. Organisatorische Herausforderungen
• Sich positionieren
Wie möchte der Stiftungsrat arbeiten und entscheiden?
Unternehmerische Aspekte: Delegation an die Geschäftsführerin - zielorientiert –
proaktiv - gewisse Selbständigkeit, um auf hohem Niveau die gesteckten Ziele zu
erreichen
Wie soll der Stiftungsrat kontrolliert werden?
Regelmässiges Reporting mit kurzen aber vollständigen Informationen – Transparenz
ist wichtig
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1. Organisatorische Herausforderungen (Fortsetzung)
• lernen, zusammen zu arbeiten
Wie arbeitet man mit sehr beschäftigten Stiftungsratsmitgliedern, die in
verschiedenen Ländern bzw. viel unterwegs sind?
Privilegierung elektronischer Übermittlungswege – klare Vorschläge zu denen man
„ja“ oder „nein“ sagen kann – Vermeidung zu vieler Meetings
Die Qualität der Kommunikation garantiert die Effizienz der Handlung - klare Fragen
stellen, um klare Antworten zu bekommen
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2. Inhaltliche Herausforderungen
• ein Stipendienkonzept für schweizerische Studenten erarbeiten
Welche Studenten? Von welchem Niveau (Bachelor, Master, PhD, Post-doc)? Von
welchen akademischen Gebieten? In welche Universitäten in den USA und UK?
Gemäss welchem Selektionsprozess?
Aufgabe der Geschäftsführerin: Analyse des schweizerischen Umfelds und
Vorbereitung eines Konzept
Aufgabe des Stiftungsrats: Genehmigung des Konzepts
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2. Inhaltliche Herausforderungen (Fortsetzung)
• „Benchmark“ anvisieren
Wie sichert man, dass das gewählte Konzept dem Stiftungszweck und dem Willen des
Stiftungsrats entspricht?
Aufgabe der Geschäftsführerin: Verständnis wecken für die Aktionen der CH Stiftung
im Verhältnis zu einer in ähnlichem Bereich tätigen Stiftung der gleichen Stifter in
Prag
Aufgabe des Stiftungsrats: Austausch von Erfahrungen mit dieser anderen Stiftung,
um das Konzept der CH Stiftung damit zu konfrontieren
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3. Zeitliche Herausforderungen
• Voraussehbarkeit
Termine für die Stiftungsratssitzungen sind lange im voraus anzukündigen und zu
planen, Studenten-Interviews sind vorzubereiten und der Selection Event ist zu
planen und zu kommunizieren
• Regelmässigkeit
Soweit möglich jedes Jahr die gleichen Zeitperioden für die Organisation der
verschiedenen Anlässe der Bakala Stiftung vorsehen
Aufgabe der Geschäftsführerin: frühzeitige Organisation und Kommunikation der
Termine
Aufgabe des Stiftungsrats: sich anpassen und fixierte Termine einhalten
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4. Finanzielle Herausforderungen
• Kontinuität
Sicherstellen, dass genügend Mittel vorhanden sind, um den Stiftungszweck
langfristig zu erreichen
• Strikte Prüfung der gewährten Mittel
Überprüfen, dass die Stipendien gemäss den Stiftungsratsentscheiden und den von
den Studenten erstellten Budgets tatsächlich benützt worden sind
Aufgabe der Geschäftsführerin: ein jährliches Budget vorbereiten und die
Verwendung der Stipendien prüfen
Aufgabe des Stiftungsrats: das Budget und die Verwendung der finanziellen Mittel
genehmigen
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Zukünftige Herausforderungen des Stiftungsrats der Bakala Foundation
• Verfügbarkeit der Stiftungsratsmitglieder
Wegen der jährlich ansteigenden Zahl von Kandidaten wird der Zeitaufwand, um die
Profile zu bewerten immer grösser. Mit der Zeit treten unterschiedliche Auffassungen
der diversen Stiftungsratsmitglieder deutlicher zu Tage.
• Kontinuierliche Evaluation des Programms
Um die Effizienz des Programms und seine Konformität mit dem Stifterwillen
sicherzustellen, wird die Evaluation immer gründlicher und feiner sein müssen.
• Handlungen um den Gleichschritt mit den Studenten und Forschern
unserer Zeit zu halten
Die unterstützten Studenten zur Kommunikation mit der Stiftung anregen, um die
Bedürfnisse ihrer Generation zu kennen; Kontakte mit Alumni halten.
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Welche Stiftungsräte braucht es in Zukunft?
Mitglieder, die:
• den Stiftern nahestehen
• das inhaltliche und geographische Aktionsfeld der Stiftung bereits kennen und es
schätzen
• das juristische, finanzielle und „compliance“ Umfeld der Stiftung gut kennen
(sonst eventuell Delegation an eine professionelle Geschäftsleitung)
• über die passende Zeit verfügen, um sich der Stiftungsaktivität zu widmen
• die Stiftung mit heutzutage unternehmerischen Prinzipien führen können und
wollen (Effektivität und Effizienz – für die beste quantitative und qualitative
Auswirkung)
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Welche Stiftungsräte braucht es in Zukunft? (Fortsetzung)
Mitglieder, die:
• bereit sind, neuen Trends und Erwartungen im Stiftungsbereich zu folgen (Swiss
Foundation Code, Swiss Gaap RPC, Swissfoundations Gedanken, usw.), damit die
Stiftung gemäss den neuesten Standards geführt wird
• offen und flexibel sind, um sich regelmässig in Frage zu stellen
• aus verschiedenen Bereichen kommen, so dass alle nötigen Kompetenzen optimal
vertreten sind (juristische, finanzielle, kommunikative/social media)
•
über ein breites und verwendbares Netzwerk verfügen
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Was ist das ideale Gleichgewicht zwischen ehrenamtlich arbeitenden und
bezahlten Mitarbeitern?
o der Beitrag der ehrenamtlichen Mitarbeiter muss ohne zu grosse Anstrengungen
geleistet werden können, sonst sinkt schnell die Motivation
o unbezahlte Mitarbeiter müssen aus ihrem Amt einen wenn auch kleinen Nutzen
ziehen können („Ehre“ – Erweiterung ihres Netzwerks oder ihrer Kompetenzen),
zumal sich immer wenigere Personen sich mittel- oder langfristig freiwillig
engagieren wollen (« win-win strategy »)
o Anerkennung der Dienste der ehrenamtlichen Mitarbeiter im Rahmen der
diversen Kommunikationsplattformen (Newsletter, website) oder an speziellen
Anlässen („Dankessen“, Weinachtskarte, usw.)
o das Management dieser Freiwilligen (Planung, Rekrutierung, Training, Unterstützung bis zur Trennung) muss von den Prinzipien des Arbeitsmarkts inspiriert
sein
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Wie finden Stiftungen geeignete Kandidaten?
o via das Netzwerk der Stifter und der Stiftungsratsmitglieder
o für grössere Stiftungen: nach dem Kooptationsverfahren bzw. durch ein
professionelles Suchverfahren
o wichtig ist, dass die Kandidaten den Stiftungsbedürfnissen entsprechen
o im Prinzip unbezahlte Kandidaten, Ausnahmen nur, wenn bestimmte schwer zu
findende Kompetenzen gefragt sind
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Weitere Herausforderungen für Stiftungsräte
o Erneuerung des Stiftungsrats
o Zu viele Stiftungsratsmitglieder
o Zu wenige Stiftungsratsmitglieder
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Erneuerung des Stiftungsrats*
o Reglement „Erneuerung des Stiftungsrats“
Amtsdauer, maximales Alter, Gründung eines Ernennungskomitees gemäss Stiftungsgrösse und
Organisationsmodus
o Direktive „Profil des Stiftungsrats“
Professionelle (Wissenschaft, Wirtschaft, Sozial, Recht, Finanzen, usw.) und persönliche Ansprüche
(Selbständigkeit, guter Ruf, angemessener verfügbarer Zeitaufwand)
o Board Manual „Arbeitsorganisation“
Tagungsrhythmus, Biographie der anderen Mitglieder, Verfügbarkeit der wichtigsten Dokumente
* (siehe Swissfoundation Code, Bd 6, Seite 171ff, Thomas Sprecher, Philipp Egger und Martin Janssen)
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Zu viele Stiftungsratsmitglieder
o Zuteilung bestimmter Kompetenzen durch verschiedene Komitee
o Ungerade Zahl von Mitgliedern, um Mehrheitsbeschlüsse erlauben zu
können
o Nomination von Ehrenmitgliedern, die eher als Berater aktiv sind denn
als operativ oder strategisch tätige Personen
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Zu wenige Stiftungsratsmitglieder
o Sich Gedanken zur Rekrutierung machen, ein Profil für künftige
Stiftungsratsmitglieder aufsetzen, um sich mit dem Thema im voraus zu
beschäftigen
o Aufbau eines informellen Netzwerkes („Ambassadors“) um eine Reserve
aufzubauen
o Sich im Stiftungstätigkeitsbereich profilieren (Swissfoundations, Pro
Bono)
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Schlussbemerkungen
o jede Stiftung ist anders, es gibt keine festen Regeln, die für alle gelten würden
o wichtig ist, den bestmöglichen Stiftungsrat zu haben, damit der Stiftungszweck im
Rahmen des vorhandenen Stiftungsvermögens erfüllt werden kann
o Benutzung der Dienstleitungen der Swissfoundations, um gute Ideen zu sammeln
o diese Ideen mit der Umsetzung bei anderen Stiftungen vergleichen und die sich
daraus ergebenden Schlussfolgerungen wenn nötig auf die eigene Institution
übertragen
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Patricia Legler
[email protected]
Tel. ++41 79 102 54 41
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