Leitlinien für CAFM-Projekte - CAFM-News

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CAFM Ring
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Leitlinien für CAFM-Projekte
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CAFM-Systeme erfolgreich einführen
Leitlinien für CAFM-Projekte
Inhalt
Vorwort
1 Das Projekt startet beim Top-Management
Holen Sie sich die Unterstützung der Geschäftsleitung
2 Harte Fakten – Return on Investment (ROI)
3 Wer macht was – Die Säulen des Projekts
Projekt-Manager, Projekt-Team
4 Wo wollen Sie hin – Definieren Sie die Ziele
5 Machen Sie einen Stufenplan – Mit Milestones
6 Projektplanung – Wie gehen Sie vor
7 FM relevante Prozesse – Analyse und Dokumentation
8 Wählen Sie das richtige CAFM System
9 Kriterien für eine gute Wahl
Technik, Anbieter
10 Verschiedene Verfahren – Ein Ziel
Ausschreibungen, Teststellungen
11 Wählen Sie ein Standard-System
Schnittstellen
12 Richtig erfasst – Die Daten
13 Das Pilot-Projekt – Ein Meilenstein
14 Schulungen – Eine Investition, die sich lohnt
15 Klare Kompetenzen und Richtlinien
16 Erfolgskontrolle – Technisch und kaufmännisch
17 Wie geht es weiter – Gute Aussichten
Leitlinien für CAFM-Projekte
Vorwort
Liebe Leserinnen, liebe Leser,
diese Ausführungen sollen Ihnen als Leitfaden dienen, wie Sie ein CAFM-Projekt erfolgreich
starten, umsetzen und im Laufen halten.
Was Sie vor sich liegen haben, ist das gebündelte Know-how der verschiedensten Anbieter,
die sich im CAFM RING zusammenfassen. Jahrelange Erfahrungen am Markt sind in wertvolle
Grundsätze und Hinweise eingeflossen. Als CAFM RING haben wir ein Interesse daran, dass
CAFM Projekte erfolgreich durchgeführt werden und sich immer die Qualität durchsetzt.
Deshalb finden Sie hier das Wichtigste zum Thema CAFM, übersichtlich aufbereitet.
Wir tragen mit diesem Leitfaden auch dem Bedürfnis nach Information und Unterstützung bei
den Anwendern bei. Schließlich ist die Einführung von CAFM ein langfristiges Projekt, das Mittel
und Ressourcen bindet und nach dauerhaften Partnerschaften verlangt.
Schon bei der Planung stellen sich wichtige strategische Fragen für Entscheidungen, die zu weit
reichenden Konsequenzen führen. Auf viele Fragen rund um CAFM-Projekte gibt Ihnen dieser
Leitfaden Antworten und Anhaltspunkte, wenn wir auch keinen Anspruch auf Vollständigkeit
erheben wollen.
Wir wünschen viel Erfolg,
CAFM RING
Leitlinien für CAFM-Projekte
1 Das Projekt startet beim Top-Management
Holen Sie sich die Unterstützung der Geschäftsleitung.
Der Erfolg eines CAFM-Projektes steht und fällt damit, ob es als „Chefsache“ gilt.
Wie bei jedem anderen IT-Projekt, geht es nicht ohne die Unterstützung des Top-Managements.
Falls die Initiative nicht von der Geschäftsleitung selbst ausgeht – wie ist
das Top-Management für ein CAFM-Projekt zu gewinnen?
Voraussetzung sind klare betriebswirtschaftliche Berechnungen.
Wie sieht die Kosten-/Nutzen-Rechnung aus?
Welche Summen werden bewegt?
Wo liegen die Vorteile – qualitativ und quantitativ?
Was wird durch CAFM langfristig eingespart?
Wann ist mit einem Return on Investment (ROI) zu rechnen?
Gibt das Top-Management grünes Licht für das CAFM-Projekt, gilt es,
die verantwortlichen Mitarbeiter für das Projekt festzulegen. Wer koordiniert
das Projekt? Wer wird einbezogen? Wer ist beteiligt? Es arbeiten viele
verschiedene Abteilungen an einem CAFM-Projekt mit. Deshalb
empfiehlt sich, eine Führungskraft mit Weisungsbefugnis als Koordinator
einzusetzen.
Das Funktionieren eines CAFM-Projekts hängt wesentlich von den beteiligten Personen ab! Diese benötigen den Rückhalt des Managements.
Rechnen Sie mit psychologischer Verunsicherung und Widerstand. Holen Sie die Mitarbeiter
frühzeitig ins Boot.
+
Zahlen fürs Management
Koordination
Verantwortlichkeit
2 Harte Fakten – Return on Investment (ROI)
Es ist immer noch nicht selbstverständlich, für ein CAFM-Projekt eine ROI-Berechnung
anzustellen. Generell sollten zunächst folgende Fragen gestellt werden:
Welche Bereiche des Facility Managements werden bearbeitet?
Welche Berichte werden regelmäßig erstellt?
Wo liegen die Schwachstellen?
Die Beantwortung der richtigen Fragen führt zu einem qualitativen und quantitativen Ergebnis
als Voraussetzung für eine ROI Berechnung.
Anhaltspunkte für eine realistische Einschätzung des Aufwands und des Nutzens können Ihnen
CAFM-Anbieter geben. Erfahrungsgemäß liegt der größte Aufwand in der Datenerfassung. Die
Kosten für das CAFM-System machen nur einen Teil der Gesamtkosten aus. Sie liegen, je nach
Größe des Projekts, zwischen 5% und 40%. Der Preis für das System sollte also nicht ausschlaggebender Faktor sein. Wichtiger sind die Qualität des Produkts und die Zuverlässigkeit des
Anbieters sowie des Beraters.
+
Als Entscheidungshilfe dient oft ein
Investitionsantrag mit folgenden Aspekten:
– Höhe der Investition
– laufende Aufwendungen
– Ausgangssituation
– Wirtschaftliche Gründe für das Projekt (Quantität / Qualität)
– ROI Berechnung
– Etwaige Alternativen
– Projektrisiken
– Kurze Beschreibung der Projekt-Organisation und Zeitdauer
Leitlinien für CAFM-Projekte
3 Wer macht was – Die Säulen des Projekts
Bestimmen Sie einen Projektmanager
Beim Projektmanager laufen die Fäden zusammen. Idealerweise ist er/sie eine Führungskraft
mit Weisungsrecht, die für die Umsetzung des Projekts sorgt.
Der Projektmanager hat Erfahrung im Projektmanagement, kennt die Organisation und Abläufe
des Unternehmens und hat die volle Unterstützung der Geschäftsleitung.
Er bildet die Schnittstelle zwischen dem Top-Management und den Projekt-Teams, er kommuniziert Ziele und Erfolge und sorgt für die Umsetzung der Zielvorgaben und Zeitpläne.
Bilden Sie Projekt-Teams
In den einzelnen Abteilungen werden Verantwortliche benannt, die am CAFM-Projekt mitarbeiten und das Projekt-Team bilden. Wichtig ist, dass diese Mitarbeiter schon frühzeitig in die Pläne
eingebunden sind. Dazu gehört selbstverständlich auch die IT-Abteilung. Gemeinsam werden
Anforderungen und Ziele erarbeitet, aber auch die nötigen Ressourcen im Haus festgelegt (unter Umständen auch mit externen Beratern oder „Moderatoren“).
Das Projekt-Team trifft sich regelmäßig, um Fortschritte zu dokumentieren und die nächsten
Schritte zu besprechen sowie sich mit dem Projektmanager abzustimmen.
+
klare Aufgaben und Kompetenzen festlegen
4 Wo wollen Sie hin – Definieren Sie die Ziele
Ein wichtiger Punkt ist es, klare Ziele festzulegen. Die Ziele werden gemeinsam mit den beteiligten Abteilungen erarbeitet und schriftlich festgehalten.
Was wollen Sie wann erreichen?
Werten Sie die Ziele nach ihrer Wichtigkeit. Es geht dabei um unmittelbare, realistische Ziele
in einem überschaubaren Zeitrahmen, aber auch um mittelfristige Ziele, die sich im Laufe des
Projekts verändern können und mit den konkreten Ergebnisvorgaben des Managements abgestimmt werden sollten.
CAFM-Software-Produkte werden in der Regel als Module angeboten. Das heißt, ein Projekt
wird Schritt für Schritt umgesetzt. Das erleichtert eine Zieldefinition – und auch die Erreichung
des Ziels. Jeder Teilerfolg festigt das Vertrauen der Mitarbeiter und der Geschäftsführung, die
richtige Entscheidung getroffen zu haben.
Bewährt hat sich, in einem Bereich zu beginnen, bei dem es die größten Probleme gibt – und
meist das höchste Einsparungspotenzial. Das bewirkt die größten Erfolgserlebnisse in kurzer
Zeit.
+
realistische Ziele
konkrete Zahlen, z.B: 10% Einsparung bis zum 01.01.
Teilziele und Erfolge kommunizieren
Leitlinien für CAFM-Projekte
5 Machen Sie einen Stufenplan – Mit Milestones
Es hilft in der Umsetzung, einen groben Plan für das CAFM-Projekt zu machen. Gliedern Sie
einzelne Teilprojekte und setzen Sie Milestones. Das spornt die Beteiligten an und gibt Rückhalt
im Management.
Vorschlag für einen Stufenplan:
– Ziele und Anforderungen festlegen
– Analyse und Dokumentation der FM-relevanten Prozesse
– Auswahl des CAFM-Systems
– Ausschreibung (optional)
– Workshop mit Anbietern über Inhalte und Abläufe des Projekts
– Daten erfassen für Pilotprojekt
– Pilotprojekt
– Daten für das Gesamtprojekt erfassen und einbringen
– System Rollout
– Abschluss und Ergebniskontrolle
Teilprojekte sollten erst abgeschlossen sein, bevor das nächste startet. Es können verschiedene
Teilprojekte aber auch parallel laufen, wenn die entsprechenden (personellen) Ressourcen vorhanden sind.
Verzögerungen bedeuten immer Mehraufwand. Kostenwahrheit heißt, auch die eigenen Ressourcen als Aufwand zu betrachten. Ein Tipp:
Versuchen Sie, Ihr erstes Teilprojekt rasch abzuschließen. Wählen Sie einen Bereich, der am
schnellsten messbare Erfolge verspricht.
+
personelle Ressourcen einplanen
6 Projektplanung – Wie gehen Sie vor
Nutzen Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter. Beziehen Sie die verantwortlichen Mitarbeiter
aus den verschiedenen Abteilungen schon frühzeitig in das Projekt ein.
Diese kennen Organisation und Abläufe im Facility Management am besten, daher liegt es
nahe, bereits die Anforderungen intern im Haus erarbeiten zu lassen.
Mitarbeiter, die rechtzeitig ins Boot geholt werden, sind besonders motiviert.
Externe Berater agieren oft nach standardisierten Vorgehensweisen, deshalb ist darauf zu achten, dass sie die individuelle Situation des Unternehmens berücksichtigen. Wünschen Sie einen
Berater, sollten Sie bei der Auswahl nach ähnlichen Kriterien vorgehen wie bei einer Ausschreibung (siehe Seite Punkt Ausschreibung).
Sie können natürlich auch das Know-how externer Berater mit Erfahrung im Facility Management in einer Moderatoren-Rolle nutzen, um die Arbeit Ihrer Mitarbeiter zu leiten und die Ergebnisse in Form zu bringen.
+
Projekt wird von den Mitarbeitern getragen
Externe Berater als Moderatoren
Leitlinien für CAFM-Projekte
7 FM relevante Prozesse – Analyse und Dokumentation
Diese Aufgabe wird häufig unterschätzt: Analyse und Dokumentation der bestehenden Prozesse, die für das Facility Management relevant sind. Nur wenn Sie den Ist-Zustand genau kennen,
können Sie auch die Veränderungen und Erfolge darstellen bzw. entsprechend reagieren.
Der aktuelle Status zeigt Einsparungs- und Verbesserungspotenziale. Und dient damit auch als
Argument für das Management. Wenn Sie 10% einsparen wollen, müssen Sie wissen, wovon –
von welchem Betrag. Bei der Analyse spielt die richtige Zuordnung der Kostenblöcke eine große
Rolle. Häufig herrscht hier eine gewisse Ungenauigkeit, weil beispielsweise Energieaufwendungen nach einem groben Schlüssel auf verschiedene Kostenstellen aufgeteilt oder manche
FM-Kosten allgemeinen Bereichen zugerechnet werden. Rechnen Sie mit Anpassungen in der
Kostenrechnung und im Controlling.
Nur wenn alle FM relevanten Prozesse in die Analyse einfließen, haben Sie eine brauchbare
Grundlage für die weiteren Aktivitäten im Projekt.
+
Prozesse nach GEFMA 100:
Objekt managen
Arbeitsstätten bereitstellen
Objekte ...
... betreiben
... ver- und entsorgen
... reinigen und pflegen
... schützen und sichern
... verwalten
8 Wählen Sie das richtige CAFM System
Bei der Auswahl des CAFM Systems geht es a) um den passenden Anbieter und b) um die
geeignete Software. Allein in Deutschland gibt es über 50 verschiedene Systeme. Wir geben Ihnen gerne eine Marktübersicht, auch im Internet finden Sie die entsprechenden Informationen.
Treffen Sie dann eine Vorauswahl:
Nehmen Sie nur drei Anbieter genauer unter die Lupe – im Höchstfall aber nicht mehr als fünf.
Das spart Zeit, Kosten und erhöht die Effizienz.
Nehmen Sie sich Zeit für die Auswahl und beziehen Sie die Projekt-Teams mit ein.
Lassen Sie sich die Produkte präsentieren und demonstrieren. Auf Messen oder in kostenlosen
Seminaren und Workshops der Anbieter können Sie die Systeme näher kennenlernen – und das
Unternehmen, mit dem Sie schließlich bei Vertragsschluss eine längere Partnerschaft eingehen.
Sie gestalten eine Produkt-Präsentation effizienter, wenn Sie vorher im Team einen Fragenkatalog ausarbeiten und ihn dem Anbieter vorlegen: Welche Prozesse sind besonders relevant,
welche Kriterien spielen eine Rolle, wo liegen Ihre Prioritäten. Ein festgelegter Zeitrahmen für
Präsentation, Diskussion und Prüfung der Kompetenz ist empfehlenswert.
Bei der definitiven Auswahl des Systems sollten alle Entscheider anwesend sein.
+
Mögliche Entscheidungskriterien für einen Anbieter:
– Größe und Relevanz am Markt
– Standardsystem
– Komplettangebot
– Beratungskompetenz
– Projekterfahrung, Referenzen
– Moderne Technologie (IT-Architektur, Webfähigkeit)
– klare Zukunftsstrategie (Entwicklungsplan für die nächsten 1-2 Jahre?)
– nachweisbare Schnittstellenfähigkeit
Leitlinien für CAFM-Projekte
9 Kriterien für eine gute Wahl
Technische Kriterien
Achten Sie darauf, dass das System mit neuester Technologie arbeitet und folgende Standards
erfüllt:
– Basis ist ein gängiges Datenbanksystem (Oracle / Microsoft)
– läuft auf üblichen Hard- und Softwaresystemen
– unabhängig von speziellen Entwicklungsumgebungen
– hoher Sicherheitsstandard
– Webfähig
– integrierte Grafik, zumindest Grafikanbindung
– kann über Benutzeroberflächen konfiguriert werden
– einfache Updates möglich in der kundenspezifischen Version
– breites Konzept für Schnittstellen und Integration
– mindestens die 3. Vollversion
– Rechte der Software liegen vollständig beim Anbieter.
Es haben sich webbasierte Systeme vor Client/Server Technologie durchgesetzt, deshalb sollte
Ihr System webfähig sein. Ebenso wie eine integrierte Grafik üblich ist. Wenn jedoch Instandhaltung, Auftragsabwicklung und die Verwaltung technischer Anlagen Ihr Kerngeschäft ausmacht, können CAFM Systeme auch ohne Grafik betrieben werden.
Voraussetzung der Anbieter
Wählen Sie ein Unternehmen, das sich seit Jahren am Markt bewährt und CAFM Projekte
erfolgreich durchführt. Sehen Sie sich die Referenzen genau an, wenn möglich, auch vor Ort.
Achten Sie auf folgende Details:
– Komplettangebot: Technik, Infrastruktur, kaufmännisches FM
– qualifizierte, fest angestellte Mitarbeiter: mindestens 5 Software-Entwickler,
2 Personen für Hotline und Kundenanfragen, 5 Mitarbeiter
im Consulting (Schwerpunkt FM, Projekterfahrung), 1 Mitarbeiter,
der sich mit Betriebssystemen und Datenbanken auskennt
– Service: Angebot von Wartungsverträgen mit Hotline, garantierte Reaktionszeiten
– Referenzen: mindestens 15 erfolgreich abgewickelte Projekte, die nachgewiesen im
Einsatz sind
– Sicherheit: solide Umsatz- und Gewinnbasis, gute Marktposition, klare Zukunftsstrategie,
überregional ausgerichtet, unabhängig im Kerngeschäft
Wählen Sie ein Unternehmen aus, das Ihre Prozesse versteht und mit dem Sie sich eine langfristige Partnerschaft vorstellen können. Das muss nicht immer der günstigste Anbieter sein.
Leitlinien für CAFM-Projekte
10 Verschiedene Verfahren – Ein Ziel
Ausschreibungen
Vorweg: Es gibt keine Garantie für eine richtige Entscheidung. Auch nicht bei Ausschreibungen
mit 50-80 Seiten Umfang. Es kommt auf die richtigen Fragen an, die gestellt werden müssen.
Die Kriterien haben wir bereits beschrieben.
Sie sind zu einer Ausschreibung verpflichtet? Das bedeutet einen gewissen Aufwand für beide
Seiten, für Interessenten und Anbieter. Es kommt sogar vor, dass Ausschreibungen verschiedener Interessenten identisch sind. Das lässt daran zweifeln, ob man sich genügend mit der
Materie auseinandergesetzt hat. Nehmen Sie eine Ausschreibung Ernst, schalten Sie einen
neutralen Berater ein. Und orientieren Sie sich streng am Bedarf, damit die Ausschreibung nicht
„ausufert“. Sprechen Sie mit den Anbietern, lernen Sie das Produkt kennen. Und: der niedrigste
Preis bedeutet nicht unbedingt die günstigste Lösung.
Teststellung
Bei den – für die Anbieter – kostspieligen Teststellungen wird häufig vergessen, dass CAFM Software sehr komplex ist und ein Test nur dann Sinn macht, wenn geschulte Mitarbeiter in einem
definierten Rahmen damit arbeiten. Deshalb ist bei Teststellungen darauf zu achten, dass es
klare Zeit- und Zielvorgaben und Systemschulungen gibt. Eine Bezahlung des Herstellers sollte
selbstverständlich sein, die bei Auftragserteilung wieder kompensiert werden kann.
+
Komplettangebot für alle FM-Bereiche:
Bestandsdokumentation
Flächenmanagement
Reinigungsmanagement
Umzugsmanagement
Schließmanagement
Instandhaltungsmanagement
Energiemanagement
Vermietung
Vertragsmanagement
Controlling und Kostenmanagement
11 Wählen Sie ein Standard-System
Standard oder individuell? Auch wenn viele Unternehmen glauben, dass ihre Abläufe zu speziell
seien für ein Standard-System, raten wir zu einer Standard-Software.
Der Aufwand ist geringer, die Kosten sind kalkulierbar, die Zuverlässigkeit bei Updates größer
und die Integration in die Unternehmens-IT ist eher gewährleistet.
Nehmen Sie Anpassungen nur dann vor, wenn es absolut erforderlich ist. Am besten, die
Anpassungen laufen über eine Benutzeroberfläche. Achten Sie darauf, dass der Hersteller eine
Update-Sicherheit gibt für einen Versionswechsel und dass nicht bei jeder Änderung der Hersteller ins Haus kommen muss.
Bewährt hat sich der modulare Aufbau eines Systems. Wichtig ist dabei, dass die einzelnen
Module zusammenpassen und integriert sind, ebenso wie das CAFM System in bestehende
Anwendungen integriert wird.
Die Schnittstellen
Das CAFM System ist eingebunden in eine bestehende Systemlandschaft. Das bringt Synergieeffekte, vermeidet Datenredundanz und spart Kosten. Wir empfehlen, rechtzeitig das führende
System festzulegen und die Anzahl der Schnittstellen möglichst gering und einfach zu halten.
Online-Schnittstellen sind aufwendiger als Offline-Schnittstellen, mit denen regelmäßig Daten
ausgetauscht und abgeglichen werden.
+
Update-Sicherheit
für Massendaten tauglich
prozessorientiert
benutzerfreundliche Oberfläche
Datensicherheit
praxisnahe Lösungen
Schnittstellen
Leitlinien für CAFM-Projekte
12 Richtig erfasst – Die Daten
Bevor das Projekt startet, müssen zunächst die Daten erfasst werden.
Es lohnt sich, zu überlegen, welche Daten wirklich benötigt werden
und wie eine Aktualisierung der Daten abläuft. Das zahlt sich aus.
Wer gibt die Daten ein? Sollten keine Kapazitäten für eine interne Abwicklung
frei sein, was meist der Fall ist, erledigen externe Dienstleister diese Aufgabe. Sie sollten klare
Vorgaben definieren und Konventionen für die Datenaktualisierung festlegen. Lassen Sie die
Daten kontrollieren, bevor sie ins System übernommen werden.
CAFM-Anbieter stellen vordefinierte Masken für die Datenerfassung zur Verfügung.
In speziellen Fällen (z.B. Gewährleistungsfälle) ist es sinnvoll, die Daten immer erst im Anlassfall
einzugeben, also nach und nach.
+
Wer gibt die Daten ein?
Wer ist zuständig für Datenaktualisierung?
Wie werden die Schnittstellen von CAD und CAFM gehandhabt?
Kontrollmechanismus?
Prüfen Sie Ihren Datenbestand.
Welche Daten werden wofür benötigt?
Bewerten Sie einzelne Merkmale nach Wertigkeit.
Vermeiden Sie Datenfriedhöfe.
13 Das Pilot-Projekt – Ein Meilenstein
Dann geht´s los: das Pilot-Projekt ist einer der wichtigsten Schritte im Projekt-Management. Hier
wird geprüft, wie das System funktioniert und ob es alle Anforderungen erfüllt. Voraussetzung
ist natürlich die Schulung der Mitarbeiter, die in das Projekt involviert sind.
Der Vorteil eines Pilot-Projekts ist, dass Sie alle Prozesse in einem überschaubaren Rahmen
überprüfen – anhand eines ausgewählten Objekts.
Wählen Sie ein Gebäude, über das Sie genügend elektronische Daten verfügen und bei dem alle
wichtigen Prozesse vorkommen.
Die Projekt-Teams erarbeiten, was in der Pilotphase durchgespielt werden soll. Es werden die
Standards für die Daten festgelegt, Kataloge wie Nutzungstypen von Räumen, Adressen und
andere Informationen angelegt, Benutzerprofile definiert, Schnittstellen getestet.
In der Pilot-Phase können Sie Anpassungen vornehmen ohne dass die gesamte Organisation
geändert werden muss. Vergessen Sie die Auswertungen nicht.
Erst nach einem erfolgreichen Pilot-Projekt werden die kompletten Daten eingegeben und ein
System Rollout gestartet.
+
Daten für 1 Gebäude im CAFM erfassen
Gebäude exemplarisch (nicht zu groß, nicht zu klein)
Systemschulung und Funktionstest mit dem Anbieter
Auswertung Pilot-Projekt
Anpassungen oder Stopp
Leitlinien für CAFM-Projekte
14 Schulungen – Eine Investition, die sich lohnt
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches CAFM Projekt ist, dass die beteiligten
Mitarbeiter ausreichend geschult und motiviert sind. Schulen Sie Administratoren und Anwender. Und von diesen zunächst die „Poweruser“.
Für die Anwender-Schulungen hat sich in der Praxis folgende Vorgangsweise bewährt: Maximal Gruppen von 4-8 Teilnehmern, anfangs eher nur vier, die möglichst den gleichen Wissensstand mitbringen. Nach zwei Tagen Training eine Pause machen, um das Gelernte umzusetzen:
learning-by-doing ist hier wichtig. Dabei kann ein Trainer die Mitarbeiter im Haus begleiten, um
Fragen, die auftauchen, zu beantworten und Wichtiges zu vertiefen. Gegenstand der Schulungen sind im Schwerpunkt die Abläufe, die regelmäßig vorkommen.
Ein System-Administrator soll in die Lage versetzt werden, das System unabhängig vom Hersteller zu pflegen. Er kennt sich bei den Datenbanken und in allgemeinen IT-Themen aus. Er
lernt, neue Merkmale hinzuzufügen, Benutzerprofile anzulegen und Daten zu importieren.
Es empfiehlt sich, neue Mitarbeiter entsprechend einzuschulen und das Wissen der Mitarbeiter
in Nachschulungen aufzufrischen. Bedenken Sie: ein CAFM Programm ist ständig in Bewegung.
Grundsätzlich: Nicht an Schulungen sparen!
+
2 Tages-Training
4-8 Teilnehmer
Pausen für die Umsetzung
Administratoren schulen
Coaching im Haus
Nachschulungen
15 Klare Kompetenzen und Richtlinien
Für ein CAFM Projekt ist es unbedingt erforderlich, die Aufgaben festzulegen und klare Vorgaben
auszuarbeiten. Das erleichtert die Arbeit für alle Beteiligten: die eigenen Mitarbeiter und Projekt-Teams, der CAFM Anbieter, andere Dienstleister (z.B. für die Datenerfassung) und externe
Berater.
Ordnen Sie Zuständigkeiten zu:
Werden die Daten zentral oder dezentral gepflegt?
Wer ist für die Aktualisierung der Daten zuständig?
Wie werden Daten auf Aktualität und Konsistenz geprüft?
Klare Vorgaben sparen eine Menge Koordinationsarbeit:
Wie sehen die Layerstrukturen für einen CAD-Plan aus?
In welcher Form sollen Raumpolygone vorliegen?
Werden technische Daten in Excel-Dateien geführt?
Wie sind CAD und CAFM zu führen, welche Rolle spielt die Bauabteilung?
Halten Sie die Vorgaben schriftlich fest und bestimmen Sie,
wer, was, wann und in welcher Form ausführt. Die Details
können Sie gerne mit Ihrem CAFM Anbieter besprechen.
+
Im Abteilungshandbuch steht, wer für welche Aufgabe
der Ansprechpartner ist
Benennen Sie Stellvertreter (Urlaub, Krankheit)
Leitlinien für CAFM-Projekte
16 Erfolgskontrolle – Technisch und kaufmännisch
Das System ist stets in Bewegung. Es kommen neue Daten und Anforderungen hinzu. Die Technik wird den Anforderungen angepasst. Wird der technische Fortschritt stets kontrolliert, ist ein
finanzieller Soll-/Ist-Vergleich nicht immer selbstverständlich, aber deshalb nicht weniger bedeutend.
Vergleichen sie die budgetierten Projektkosten mit dem tatsächlichen Aufwand nach einem Jahr.
In der Regel macht die Software nur etwas über ein Viertel der Kosten aus, weitere große Posten
sind die Datenerfassung sowie Schulung und Anpassung des Systems.
Wenn Sie vorher eine ROI-Berechnung (Return on Investment) gemacht haben, vergleichen Sie
die Zahlen nach einem Jahr. In der Regel sind schon nach 12 Monaten erhebliche Einsparungen
nachzuweisen. Mit diesen Argumenten lassen sich sinnvolle Systemerweiterungen leichter
durchsetzen. Eine Analyse über den wirtschaftlichen Nutzens des Systems begleitet das Projekt.
Tipp: Dokumentieren Sie, welche Mitarbeiter wie viel Zeit für das CAFM Projekt aufwenden.
Extern wie intern.
+
Rechnen Sie mit:
Beratungskosten
CAFM Software
mögliche Systemanpassungen
Implementierung und Integration in die IT
Datenübernahme, -erfassung
Schulungen
Datenpflege
... und letztlich mit Einsparungen!
17 Wie geht es weiter – Gute Aussichten
Der Erfolg eines CAFM Projekts zeigt sich meist erst mittel- oder langfristig. Da sich der Datenbestand mit der Zeit aufbaut, ist ein realistisches Budget für die nächsten 2–3 Jahre eine
wichtige Basis. Es gibt stets neue Herausforderungen: neue Objekte, neue Anforderungen, neue
Nutzer, neue Daten. Das erfordert Änderungen und Anpassungen. Das CAFM ist in steter Veränderung, der man gerecht werden muss.
Aussagefähige, verlässliche Daten und vielfältige Auswertungen und Berichte zeigen die Vorteile
des Systems auf. Mit den Ergebnissen haben Sie wichtige Argumente fürs Management (ROI),
wecken aber unter Umständen Begehrlichkeiten innerhalb des Unternehmens. Letztlich hilft es
dem Gesamtprojekt und der Bedeutung von CAFM im Betrieb.
Die Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg von CAFM ist ein dauerhafter, nachhaltiger
und strategischer Umgang mit dem Thema. Für eine halbherzige Einführung ist die Angelegenheit schlichtweg zu kostspielig. Und wer will dafür die Verantwortung übernehmen?
+
Tendenzen mittelfristig erkennbar
genaue Parameter für internes Benchmarking
klare Ziele, exakte Zeitpläne
Kontrolle Datenbestand, Systemumfeld
Kosten-/Nutzen-Rechnungen
Leitlinien für CAFM-Projekte
Zusammenfassung
Stolpersteine, auf die wir hinweisen möchten:
– Ohne Rückhalt der Geschäftsleitung drohen Widerstände in der Belegschaft,
Verzögerungen im Zeitplan und nicht zuletzt Verlust wichtiger Ressourcen und Mittel.
– Die Einführung eines CAFM Systems bedeutet Veränderung.
Rechnen Sie auch mit psychologischer Verunsicherung und Widerstand. Holen Sie die Mitar-
beiter frühzeitig ins Boot.
– Verzögerungen entstehen häufig durch einen Engpass an personellen Ressourcen. Legen Sie rechtzeitig Verantwortlichkeiten, Teams, Projektleiter und deren Kompetenzen fest. Benennen Sie auch Stellvertreter, z.B. für die Urlaubszeit.
– Der Aufwand für die Datenerfassung wird oft unterschätzt. Schaffen Sie dafür Kapazitäten und vergessen Sie die Datenkontrolle nicht. Arbeiten Sie mit Teilschritten.
– Informationen, die nicht laufend gepflegt werden, führen zu einem Datenfriedhof. Prüfen Sie deshalb vorher, ob die erfassten Daten relevant sind.
– Neben der technischen Seite sollte die kaufmännische Seite ebenso genau betrachtet werden. Klare Ziele und Zahlen zeigen den Erfolg des Projektes an.
– Technologie lebt vom richtigen Einsatz. Und von den Menschen, die damit arbeiten. Die Be-
nutzeroberfläche sollte selbsterklärend sein, dann sinkt auch der Schulungsaufwand.
– Die Ergebnisse externer Mitarbeiter sind nur so gut wie die Vorgaben, die Sie ihnen liefern. Definieren Sie Aufgaben, Ziele, Form, Zeitplan.
– Dokumentation ist aufwendig, aber wichtig. Nur wenn Sie Daten, Verantwortlichkeiten, Ergeb-
nisse festhalten, können Sie richtig reagieren und Erfolge nachweisen.
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