Arbeiten mit einer Tabellen- kalkulation Computeria Rorschach

Computeria Rorschach
EXCEL
Was ist eine Tabellenkalkulation und wozu ist sie zu gebrauchen
Wie ist eine Tabelle aufgebaut
Einfache Übungen
Roland Liebing, im August 2012
Arbeiten mit einer
Tabellenkalkulation
Computeria Rorschach
Excel
eine Tabellenkalkulation
Was ist eine Tabellenkalkulation und wozu kann man sie gebrauchen?
Die Tabellenkalkulation ist das wohl weltweit am häufigsten eingesetzte Computerhilfsmittel.
Warum das so ist, lässt sich aus der Auflistung der Anwendungsmöglichkeiten leicht erkennen.
Grundsätzlich ist die Tabellenkalkulation einmal ein Instrument, mit dem man rechnen kann.
Das heisst man kann Berechnungen mit einfachen Formeln durchführen, wie zum Beispiel ein
Kassabuch oder eine einfache Vereinsbuchhaltung führen. Es lassen sich Tabellen erstellen, in dem
man den Benzinverbrauch und die gefahrenen Kilometer pro Tag berechnen kann. Im Haushalt
lassen sich die Ausgaben für bestimmte Produkte oder Aufwendungen (Miete, Kleider etc.)
errechnen. Selbstverständlich lassen sich auch kompliziertere Berechnungen bis hin zur
Integralrechnung mit der Tabellenkalkulation durchführen.
Das ist aber längst nicht alles, was eine TK kann. Aus dem Rechnen entsteht die Grafik. Alle
errechneten oder erfassten Zahlen kann man grafisch darstellen und so besser begreifbar machen.
Roland Liebing
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22.08.2012
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Aber auch Kalkulationen (‚was wäre wenn‘-Analysen) können erstellt werden.
Um beim Beispiel des Autofahrens zu bleiben, erstelle ich eine Kalkulation, die mir bei verschiedenen
Benzinpreisen, unterschiedlichem Verbrauch und gefahrenen Kilometern pro Tag die Kosten des
Autos pro Monat berechnet.
Wie wir hier feststellen können, sind die Fixkosten des Autos der grössere Teil der monatlichen
Kosten. Der Benzinpreis fällt wesentlich weniger ins Gewicht als die täglichen Fahrtkilometer oder
der höhere Benzinverbrauch.
Dass die TK ideal ist um Tabellen in jeglicher Art und Weise zu erstellen, ergibt sich fast von selbst.
Adresslisten, Telefonlisten, Mitgliederlisten etc. lassen sich mit Hilfe einer TK leichter und
problemloser erstellen als mit einer Textverarbeitung.
Aber auch als einfache Datenbank (z.B. als Grundlage für Serienbriefe oder Ausdruck von
Adressetiketten) kann man die TK einsetzen.
Roland Liebing
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22.08.2012
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Wie ist eine Tabelle aufgebaut?
Aufgabe: Öffne das Programm Excel. Dann siehst du als erstes ein leeres Tabellenblatt.
Wie bei allen Office-Programmen finden wir zuoberst die Symbolleiste für den Schnellzugriff.
Darunter folgt die Menüleiste, mit der wir von einem Menu zum anderen wechseln können.
Eine Stufe weiter unten befindet sich die Symbolleiste des angewählten Menüs (im Bild Menü Start).
Darunter folgt nun das leere Tabellenblatt das gegenüber einer Textverarbeitungsseite einige
Besonderheiten aufweist.
Zuerst fallen sicher die vielen Kästchen auf. In der Fachsprache heissen sie Zellen.
Weiter fällt auf, dass der obere Rand des Blattes Buchstaben als Überschriften aufweist und der linke
Rand Nummern trägt. Mit Hilfe dieser Buchstaben und Zahlen kann nun jede Zelle unverwechselbar
adressiert werden. Eine Kombination aus Spaltenüberschrift (z.B. A) und Zeilenüberschrift (z.B.1)
ergibt also die genaue Adresse einer Zelle z.B. A1. Zellen werden mit dem Cursor oder mit der Maus
aktiviert (erkennbar an der schwarzen Umrandung).
Übung:
Markiere mit der Maus oder dem Cursor hintereinander die Zellen mit der Adresse B12,
C14, D3, E9, H8.
Ob du es richtig machst, kannst du jeweils im Adressfeld sehen. (siehe Film, Uebung Seite 3)
Roland Liebing
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22.08.2012
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Eine Zelle von Excel kann das ganze Spektrum von möglichen Einträgen enthalten:
Zahlen, Texte, Formeln, Bilder, Links und andere Objekte
Wie gebe ich Werte in eine Zelle ein?
Habe ich eine Zelle (mit Maus oder Cursor) aktiviert, kann ich über die Tastatur Werte einsetzen. Die
Eingabe erscheint dann in der Zelle und in der Eingabezeile.
Korrekturen können auch an beiden Orten vorgenommen werden.
Die Eingabe wird normalerweise mit der Entertaste abgeschlossen.
Aber auch die Tabulatortaste, die Cursortaste oder das Häkchen bei der Eingabezeile schliessen eine
aktive Zelle.
Übung:
Markiere die Zelle C3 und schreibe deinen Namen in die Zelle. Markiere die Zelle G7 und
schreibe eine 4stellige Zahl in die Zelle. Markiere die Zelle D1 und schreibe eine 3stellige Zahl in die
Zelle. Markiere die Zelle B5 und schreibe die Formel = G7 – D1 in die Zelle und schliesse mit Enter
ab. (siehe Film, Uebung Seite 4)
Roland Liebing
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22.08.2012
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Besonderheiten bei der Eingabe
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Das erste eingegebene Zeichen bestimmt , ob die Zelle im Textformat, im Zahlenformat, als
Formel oder als Link dargestellt wird
Texte werden linksbündig, Zahlen rechtsbündig formatiert. Diese Formatierung kann aber
problemlos geändert werden
Im voreingestellten Zahlenformat werden nicht alle Kommastellen angezeigt, wobei die
letzte Nachkommastelle kaufmännisch gerundet wird. Excel speichert aber immer alle Stellen
und rechnet auch damit.
Negative Zahlen müssen mit einem - davor geschrieben werden.
Sehr grosse Zahlen werden in der Exponentialschreibweise geschrieben.
5 Billionen wird demzufolge so dargestellt:
(eine 5 mit 12 Nullen)
Ist bei einer Texteingabe der Text länger als die Zelle, so wird die nächste Zelle rechts
überschrieben, sofern sie leer ist. Ist sie nicht leer, wird der Text in der Darstellung
abgeschnitten, bleibt aber als Eingabe erhalten.
Übung:
Schreibe in verschiedene Zellen längere Texte (auch in benachbarte) und beobachte, wie
sich die Darstellung und der Inhalt der Eingabezeile verhalten. (siehe Film, Uebung Seite 5)
Roland Liebing
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Zellbereiche markieren
Will ich mehrere Zellen gleichzeitig verändern, dann muss ich sie markieren (aktivieren).


Klicke ich mit der Maus in das linke obere Eckfeld der Tabelle, dann werden sämtliche Zellen der
Tabelle markiert
Klicke ich in einen Spaltenkopf (hier Spalte H), dann wird die ganze Spalte markiert.
Klicke in den Zeilenkopf (hier Zeile 3), dann wird die gesamte Zeile markiert
Will ich einen bestimmten Bereich einer Tabelle markieren (z.B. D5 bis G10), dann klicke ich zuerst
ins Feld D5, halte die linke Maustaste gedrückt und fahre zur Zelle G10. Linke Taste loslassen.
Das gleiche Ergebnis erhalte ich auch, wenn ich zuerst die Zelle D5 markiere, dann die Umschalttaste
gedrückt halte und dann in die Zelle G10 klicke.
Roland Liebing
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22.08.2012
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Ich kann auch verschiedene unzusammenhängende Zellen gleichzeitig markieren. Dazu klicke ich mit
gedrückter Ctrl-Taste in die gewünschten Zellen. (Hier die Zellen B3, D4, A7, E8 und C10
Übung: Wende die vorgestellten Möglichkeiten zur Zellmarkierung an.
-
Markiere die ganze Tabelle
Markiere die Spalte C
Markiere die Zeile 5
Markiere den Zellbereich B2 bis F9
Markiere die Zellen A2, B5, C9, G10 und H4 (siehe Film, Uebung Seite 7)
Spaltenbreite und Zeilenhöhe verändern
Spalten lassen sich schmaler und breiter machen, die Zeilenhöhe kann verkleinert und vergrössert
werden. Diese beiden Gestaltungsmittel können die Übersichtlichkeit einer Tabelle verbessern.
Es gibt verschiedene Methoden die Spaltenbreite zu verändern.
1. Mit der Maus: Spalte markieren durch Klick in den Spaltenkopf mit der Maus im
Spaltenkopf auf die rechte Spaltenbegrenzung fahren (Mauszeiger verwandelt sich in
Doppelpfeil. Mit gedrückter linker Maustaste nach rechts oder links ziehen.
Spaltenbegrenzung wandert mit.
Roland Liebing
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2. Mit der rechten Maustaste: In den Spaltenkopf klicken, rechte Maustaste drücken und
Spaltenbreite anwählen. Im erscheinenden Fensterchen die gewünschte Spaltenbreite
eingeben.
3. Mit Menü Eintrag: Spaltenkopf anwählen  Im Menu Start  Format wählen und dann
Spaltenbreite anwählen  in der Folge gleich wie bei Punkt 2
Für die Zeilenhöhe gelten die gleichen Vorgehensweisen wie bei der Spalte, nur dass jetzt jeweils die
Zeile markiert werden muss. In den Menus anstelle von Spaltenbreite Zeilenhöhe anwählen. Beim
Verschieben mit der Maus die untere Zeilenbegrenzung verschieben.
Übung: Übe an einem leeren Tabellenblatt das Vergrössern und Verkleinern von Spalten und Zeilen
mit mindestens zwei der drei Methoden. (siehe Film, Uebung Seite 8)
Zellinhalte korrigieren oder löschen
Da einem immer wieder mal Fehler passieren können, muss man das Geschriebene auch korrigieren
können. Dazu muss ich die Zelle aktivieren. (z.B. durch Doppelklick auf die gewünschte Zelle).
Jetzt blinkt der Cursor in der Zelle und ich kann mit Backspace die falschen Teile löschen. Dasselbe ist
übrigens auch in der Eingabezeile möglich.
Zum Löschen fahren wir mit der Maus oder dem Cursor auf die zu löschende Zelle und drücken
Delete. Auch Anklicken mit der rechten Maustaste und ‚Inhalte löschen‘ wählen ist möglich.
Ausprobieren!
Roland Liebing
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Arbeitsmappe speichern
Im Menu Datei finden wir die Menü Punkte Speichern oder Speichern unter. Im Gegensatz zu Word
vergibt Excel keine Dateinamen, die dem Titel entsprechen. Man muss selbst das stereotype
Mappe 1 durch einen sinnvollen Namen ersetzen.
Abschliessende Übungen
1. Erstelle eine einfache Datenbank (z.B. eine Adressdatei oder einen Bücherkatalog etc.)
2. Versuche einfache Rechnungen mit Excel zu lösen. Die Formeln in der Resultatzelle beginnen
immer mit einem = (z.B. =A1+B1 oder =A3-C3 oder =B5 *B6 oder =D5/A3)
3. Das unten abgebildete Programm berechnet das genaue Lebensalter bei eingegebenem
Geburtsdatum. Du kannst es abtippen (die Formeln in der Spalte E müssen in der Spalte D in
die roten Felder eingegeben werden
=DATEDIF(B7;$B$3;"Y")&" Jahre und "&DATEDIF(B7;$B$3;"YM")& " Monate und "&
DATEDIF(B7;$B$3;"MD") & " Tage"'
(siehe Filme Uebung Seite 9 1, 9 2, 9 3)
Fortgeschrittene können den Aufbau der Formel zu verstehen suchen.
Die Lösungen aller Übungen sind auf den beiliegenden Filmen zu finden.
Roland Liebing
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22.08.2012