So planen Sie Ihr Firmenjubiläum

So planen Sie Ihr Firmenjubiläum
Ein Firmenjubiläum sollten Sie dazu nutzen, auf Ihr Unternehmen aufmerksam zu machen.
Fast immer bieten Jubiläen eine finanziell günstige Gelegenheit, in der Tages- und Fachpresse
positiv auf sein Unternehmen aufmerksam zu machen.
Um einen reibungslosen Ablauf der Jubiläumsveranstaltung zu gewährleisten, sollten die Feierlichkeiten gut geplant und vorbereitet werden. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihr Firmenjubiläum ein Erfolg wird an, den man sich noch Jahre später gerne erinnert. Die nachfolgende Aufstellung soll Ihnen helfen, Ihre Jubiläumsfeier bestmöglich vorzubereiten.
1. Vorbereitungsphase
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Motto auswählen
Geben Sie der Veranstaltung einen Namen. Mit einem einprägsamen Motto oder Slogan erhöhen Sie die Aufmerksamkeit bei Ihren Zielgruppen und den gewünschten Jubiläumsgästen. Mit der Aussage „wir feiern Jubiläum“ sind Sie nur einer unter vielen.
Bilanz ziehen
Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft Ihres Unternehmens: Nutzen Sie das Jubiläum,
um Bilanz zu ziehen und in die Zukunft zu schauen. Was war gestern, wo stehen wir
heute und wo wollen wir morgen sein?
Budget planen und kontrollieren
Geben Sie sich einen Budgetrahmen vor, den Sie nach Möglichkeit nicht überschreiten
sollten. 20% Ihres Budgets sollten Sie von Anfang an als Reserve für Unvorhergesehenes einplanen. Erstellen Sie eine möglichst genaue Kostenplanung. Je früher Sie mit der
Planung beginnen, umso günstiger wird es für Sie!
Rahmenbedingungen festlegen
Termin und Ort: Beginnen Sie mit der Planung rechtzeitig, spätestens 6 Monate vor
dem gewünschten Termin. Musikgruppen, Künstler usw. haben oftmals einen vollen
Terminkalender. Dasselbe gilt für Hotels- und Gaststätten, sofern man nicht im eigenen
Unternehmen geeignete Räumlichkeiten hat oder schaffen kann, z.B. ein Veranstaltungszelt im Außenbereich. Achten Sie bei Ihrer Terminplanung auf Feiertage, Gemeindefeste oder andere Großveranstaltungen, z.B. Fußballweltmeisterschaft. Unbedingt
persönlich den Veranstaltungsort überprüfen, um störende oder fehlende Details festzustellen und zu korrigieren.
Essen und Unterhaltung
In dekorierten Betriebsräumen oder einem Festzelt sorgt ein Cateringservice für das
leibliche Wohl der Gäste. Wenn die Veranstaltung bei gutem Wetter im Freien stattfinden kann, sorgt eine rustikale Variante mit Biertischgarnituren und einem Imbissstand
oder Imbisswagen immer wieder für gute Laune bei den Gästen. Vielleicht kann auch
der ortsansässige Metzger mit einer Grillstation für Gaumenfreuden sorgen. Biertischgarnituren erhalten Sie bei Ihrem Getränkehändler. Denken Sie auch an die kleinen Besucher Ihrer Feier. Eine Hüpfburg, ein Karussell oder andere Events machen den Kindern Spaß und entlasten die Eltern.
Gäste einladen
o Gästeliste: Eingeladen werden alle Geschäftspartner, d.h. Kunden, Lieferanten,
Vertreter der Hausbanken usw., natürlich die Mitarbeiter (mit oder ohne Part-
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ner), Vertreter von Politik und Verwaltung sowie weitere Freunde des Hauses
und Multiplikatoren.
o Einladungen: Informieren Sie die wichtigsten Gäste bereits Monate im Voraus,
damit Sie sich diesen Tag des Firmenjubiläums bereits im Terminkalendern
vormerken können. Die eigentliche Einladung mit Veranstaltungsablauf, Antwortkarte und Anfahrtsskizze sollten erst vier Wochen vor dem Ereignis verschickt werden. Denken Sie auch an die Möglichkeit, ein persönliches Begleitschreiben beizulegen.
o Presse: Differenzieren Sie bei der Einladung der Presse, ob Sie die Person als
Gast oder Berichterstatter einladen. Verleger oder Chefredakteure sollten sie als
Gäste, die Lokal- und/oder Wirtschaftredaktion zur Berichterstattung einladen.
Imagepflege und Pressearbeit
o Dokumentieren Sie Ihr Jubiläum mit einer Festschrift oder Broschüre.
o Pressearbeit: Nutzen Sie die Presse als Multiplikator! Organisieren Sie eine Pressekonferenz, in dem Sie Ihr Unternehmen vorstellen und auf die geplante Jubiläumsfeier hinweisen. Arbeiten Sie darauf hin, dass die Zeitung(en) im redaktionellen Teil über Ihr Unternehmen und die Festveranstaltung berichten.
2. Heiße Phase
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Detaillierte Programmplanung
o Ablauf: Bei der Festlegung des Programms gibt es zahlreiche Faktoren zu beachten, z.B. Essenzeiten, Zeiten zwischen und für die Programmpunkte. Das
Programm sollte den Gästen Abwechslung bieten. Es kann auch sinnvoll sein,
eine(n) Moderator(in) mit der Führung durch das Programm der Veranstaltung
zu beauftragen.
o Reden: Bei einem Jubiläum wird eine Rede des Chefs erwartet. Sie sollte aber
nicht länger als 30 Minuten sein und sich am Motto der Veranstaltung orientieren. Achten sie darauf, wie sich der Zuhörerkreis (Mitarbeiter, Ehrengäste, Fachleute oder Kunden) zusammensetzt und wählen Sie entsprechen Ihren Sprachstil, Fakten und Argumente. Bei mehreren Rednern sollten die Manuskripte im
Vorfeld abgestimmt werden, um Wiederholungen zu vermeiden. In der Begrüßung sollten nur hochrangige oder besonders Prominente namentlich genannt
werden.
o Grußworte: Veranstalten Sie keinen Grußwortmarathon. Stundenlanges Zuhören kommt bei Ihren Gästen nicht gut an. Sie wollen mit Ihnen feiern! Legen Sie
die Anzahl, Reihenfolge und Länge der Grußworte fest. Vor allem gilt aber: In
der Kürze liegt die Würze oder es wurde bereits alles gesagt, nur noch nicht von
jedem!
Aufbau
o Rednerpult: Sind Reden geplant, sollte ein beleuchtetes und verstellbares Rednerpult bereit stehen. Denken Sie auch an Wasser für die Redner.
o Parkplätze: Stellen Sie sicher, dass ausreichend Parkplätze für Ihre Gäste zur
Verfügung stehen. Ortsansässige Vereine stellen gegen eine kleine Spende gerne als „Einparkhelfer“ den geregelten Ablauf des Parkverkehrs sicher.
3. Nachlese
Nach der Jubiläumsfeier ist vor der Jubiläumsfeier. Erst einmal herrscht zwar großes Durchatmen aber die nächste Feier kommt bestimmt. Dokumentieren Sie alles was gut aber auch
schlecht war, um es beim nächsten Mal noch besser zu machen. Erinnern Sie Ihre Gäste nochmals an das Fest, indem Sie Ihnen ein paar Tage nach der Veranstaltung eine kleine Aufmerksamkeit zuschicken.
4. Checkliste
Aufgabe
Motto auswählen
Budget planen
Termin und Ort festlegen, Räumlichkeiten reservieren
Künstler, Events anfragen und buchen
Cateringservice, Imbisswagen, Kühlwagen buchen
Programmablauf und Details planen
Gäste und Gastredner vorinformieren
Festschrift oder Broschüre zusammenstellen
Presse informieren
Gäste schriftlich einladen
Helfer einteilen und Aufgaben definieren
Grußwort vorbereiten
Aufbau: Zelt, Tische, Stühle, Buffetbereich, Rednerpult, Beleuchtung, Tontechnik, Parkplätze
Nachbereitung und Dokumentation
Fällig
6-12 Monate vorher
6-12 Monate vorher
6-12 Monate vorher
6-12 Monate vorher
6-12 Monate vorher
6-12 Monate vorher
3-4 Monate vorher
2-3 Monate vorher
1-2 Monate vorher
4 Wochen vorher
2-4 Wochen vorher
2-4 Wochen vorher
2-3 Tage vorher
Erledigt
1-2 Wochen später
Die Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da in der Praxis je nach Anlass und
Umfang der Festlichkeiten unterschiedliche Umsetzungsmöglichkeiten denkbar sind.
Unsere Empfehlung: Fragen Sie bei Kollegen oder Bekannten nach deren Erfahrungen bei Ihren Firmenfeiern nach. Diese können Ihnen bestimmt den einen oder anderen hilfreichen Tipp
geben.