Internationaler Rechnungsversand über alle Kanäle - T

Internationaler Rechnungsversand
über alle Kanäle aus einer Hand.
Effiziente und standardisierte Multi-Channel-Services
für CWS-boco International.
CWS-boco ist heute ein gesetzter Begriff, wenn es um Waschraumhygiene, Berufsbekleidung und Schmutzfangsysteme im Full Service auf
Mietbasis geht. Konsequent baut das Unternehmen den Servicegedanken für kleine und große Kundenunternehmen auf der ganzen Welt aus.
Die Organisation dahinter läuft so standardisiert wie möglich und so
individualisiert wie nötig. Auch beim eigenen Rechnungsversand setzt
CWS-boco auf viel Automatisierung. Dabei werden die individuellen
Wünsche beispielsweise für das Layout der Rechnungen oder des Online
Portals berücksichtigt. Als internationaler Partner für innovative ICTLösungen leistet T-Systems die komplette Datenaufbereitung mit Versand
der Rechnungen über den vom CWS-boco Kunden jeweils bevorzugten
Kanal. Ob per Post, per Mail oder per EDI (Electronic Data Interchange),
dem direkten Austausch zwischen Warenwirtschaftssystemen, jeder
Kunde erhält den für ihn besten Weg. Selbst für De-Mail ist CWS-boco
heute schon gerüstet. Alles zentral gesteuert und umgesetzt vom
Rechen- und Druckzentrum der T-Systems in Weingarten. Dieses Vorgehen bringt für CWS-boco Nachhaltigkeit in der Prozesseffizienz und
vor allem in der Kostensenkung. Diese wird die durch das zunehmende
Verschieben der Kanäle vom Papier hin zum elektronischen DokumentenVersand kontinuierlich weiter verstärkt. „Mit der Lösung von T-Systems
erfüllen wir die individuellen Wünsche unserer Kunden ideal und können
auf neue Anforderungen sofort reagieren. Sowohl der international
automatisierte Rechnungsversand als auch innovative Übertragungswege stehen uns jederzeit offen“, erklärt Christian Neugebauer, Head
of Corporate IT and process management, CWS-boco International.
Auf einen Blick.
Kompletter Outbound-Rechnungsprozess mit Datenaufbereitung

und Rechnungsversand aus einer Hand
Multi-Channel-Lösung bietet Rechnungsübertragung via Post,
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E-Mail, EDI und künftig De-Mail
Kundenindividuelle Aufbereitung der Rechnungsdaten für den
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jeweiligen Kanal
Sicherstellung höchster internationaler Security-Standards,
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z.B. Signaturen
Selbst-Administration des Kunden wird über ein Portal sichergestellt
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Problemfreie Einbindung internationaler Kundenstandorte
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Hohe Kosteneinsparung durch Portooptimierung und Mengenrabatte
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der T-Systems bis 20%
Die Referenz im Detail.
Der Kunde. Aus der 1899 gegründeten boco mit dem Schwerpunkt
Mietkleidung und dem 55 Jahre später gegründeten CWS Waschraumservice
ging 2001 die weltweit agierende CWS-boco International hervor. Heute ist
die 100-prozentige Tochter der Franz Haniel & Cie. GmbH ein führender Anbieter für Waschraumhygiene, Berufsbekleidung und Schmutzfangsysteme
im Full Service auf Mietbasis. Mit rund 8.000 Mitarbeitern an eigenen Standorten in 17 Ländern in Europa und China erzielte der Textildienstleister im
Jahr 2009 einen Umsatz von 750 Millionen Euro.
Die Aufgabe. Im Rahmen der Kostensenkungsmaßnahmen und
Zentralisierung des Einkaufs suchte CWS-boco einen verlässlichen, innovativen Partner für den gesamten Vorgang des Rechnungsversands. Ab 2006
wünschte CWS-boco zunächst die deutschlandweite Rechnungszustellung
über den postalischen und den elektronischen Weg. In 2010 wollte der Kunde
die Lösung auch auf die europaweite Rechnungsverteilung ausdehnen und
zusätzlich EDI ermöglichen. Mehrere Anbieter sollten durch einen einzigen
ersetzt werden. Dieser Provider sollte alles aus einer Hand bieten und flexibel
auf veränderte Markt- und Kundenbedürfnisse reagieren können. Eine weltweite Lösung und innovative Übertragungswege, wie z.B. De-Mail, standen
auf der Wunschliste für die weitere Zukunft. Mit den extern vergebenen
Services für alle Rechnungskanäle wollte das Unternehmen einerseits die
Kosten senken und andererseits den Bedürfnissen seiner zahlreichen sehr
kleinen bis sehr großen Kunden gleichermaßen gerecht werden.
Die Lösung. T-Systems betreibt in ihrem Bereich MDocS (Managed
Document Services) als Dienstleister für CWS-boco einen Aufbereitungsund Versandprozess für den internationalen Rechnungsversand, der alle
verfügbaren Kanäle (Multi-Channel Outbound) bedienen kann: den postalischen Weg, E-Billing für den elektronischen Versand, EDI für die Übertragung von Warenwirtschaftssystem zu Warenwirtschaftssystem. CWS-boco
übermittelt alle Rechnungsdaten als Metadaten ins Rechenzentrum von
T-Systems nach Weingarten. Die automatische Bestandsdatenverwaltung
stellt sicher, dass auch neue Kunden automatisch angelegt werden. Eine
Datendrehscheibe steuert die Daten in den jeweils gewünschten Versandkanal im gemeinsam mit CWS-boco definierten Layout und Format.
werden. Im Jahr 2009 wurden über 100.000 Rechnungen per E-Mail verschickt. EDI beschreibt den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten (z.B. Rechnungen) über eine direkte Kopplung der ERP-Systeme
(Enterprise Resource Planning) von CWS-boco mit den Systemen von
Großkunden über eine eigene Schnittstelle. Diese konvertiert die Daten auf
die jeweiligen Anforderungen der kundenseitigen Systemstruktur (Mapping).
T-Systems MDocS ist auch bereits für De-Mail vorbereitet, der kommenden
rechtssicheren Dokumentenzustellung elektronisch über das Internet mit
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Der Kundennutzen. CWS-boco schöpft mit MDocS erhebliches
Effizienzpotenzial aus. Hohe Zeitersparnis entsteht durch die Konzentration
auf nur noch einen Anbieter. Investitionen in eine eigene Infrastruktur für
Rechnungsaufbereitung und -versand entfallen komplett. Dank des „Pay for
what you use“-Bezahlmodells werden fixe Kosten zu variablen. Beim postalischen Weg kommen die Kostenvorteile durch zustellerübergreifendes
Versandmanagement und Postleitzahlen/Geocode-optimierte Versandsteuerung zum Tragen, die Portokosen reduzieren sich auf ein Minimum. CWSboco profitiert außerdem von den hohen Mengenrabatten der T-Systems
bei den Carriern. Die kontinuierliche Zunahme von E-Billing und medienbruchfreier EDI-Übertragung senkt die Versandkosten zusätzlich. Dank der
hohen Standardsierung über ein zentrales System kann CWS-boco auch
weitere weltweite Standorte problemlos in den automatisierten Aufbereitungs- und Versandprozess einbinden, um auch international alle Zeit- und
Kostenvorteile auszuschöpfen. Landesgültige Signaturen stellen dabei die
Rechtssicherheit für die elektronische Übertragung sicher. In jedem Fall
treffen die Kunden auf das CI/CD-konforme Erscheinungsbild von CWS-boco.
So positioniert sich das Unternehmen bei seinen Kunden selbst beim Rechnungsversand als innovativer Dienstleister.
Beim postalischen Weg werden die Rechnungsdaten in Print-Dokumente
umgewandelt, auf Papier mit CWS-boco Logo gedruckt, mit zugesteuerten
Beilagen kuvertiert und portooptimiert über verschiedene Carrier in die jeweiligen Länder versandt. 2009 gelangten auf diese Weise weit über 100.000
Rechnungen monatlich zu den Kunden. Beim elektronischen Versand
E-Billing erhalten die Rechnungen eine länderspezifische, rechtssichere
Signatur. Gleichzeitig werden die Daten in einem webbasierten, multilingualen Rechnungs-Doppelportal im Erscheinungsbild der CWS-boco zur
Kontrolle und Administration durch den Endkunden vorgehalten. Die Rechnungen stehen dem Kunden ein Jahr lang zur Verfügung bevor sie gelöscht
Kontakt:
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