Notwendige Geschäftsangaben im E-Mail-Verkehr - GFS

Notwendige Geschäftsangaben
im E-Mail-Verkehr und bei Telefaxschreiben
Zum 1. Januar 2007 hat der Gesetzgeber eine Klarstellung hinsichtlich der Pflichtangaben auf
„Geschäftsbriefen“ vorgenommen. Zu den Geschäftsbriefen gehören nicht nur Schreiben in
Papierform, sondern jede Geschäftskorrespondenz gleich welcher Form. Diese Regelungen gelten
ausnahmslos für jeden Mitarbeiter des Unternehmens und erstreckt sich auf jede geschäftliche
Korrespondenz, bis hin zum Geburtstagsgruß oder die Weihnachtskarte an den
Geschäftspartner. Insbesondere betroffen sind davon mittlerweile zweifelsfrei auch:
Telefax und E-Mail
Betroffene Unternehmen:
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GmbH
Aktiengesellschaft
Kommanditgesellschaft
Offene Handelsgesellschaft
Einzelkaufmann
Genossenschaft
Partnerschaftsgesellschaft
Europäische Aktiengesellschaft
Europäische Genossenschaft
Pflichtangaben für alle Unternehmensformen:
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Unternehmensname / Handelsfirma und Rechtsform / Handelsfirma samt Zusatz (z. B. „e. K.“)
Sitz der Gesellschaft / Genossenschaft / Partnerschaft / Ort der Handelsniederlassung
Zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer / Genossenschaftsregisternummer /
Partnerschaftsregisternummer
Zusätzliche Pflichtangaben für einzelne Unternehmensformen:
GmbH (§ 35a GmbHG, § 37a HGB)
o Alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
o Falls ein Aufsichtsrat besteht der Aufsichtsratsvorsitzende wie vorstehend und mit der
Bezeichnung als Vorsitzender des Aufsichtsrates
Aktiengesellschaft (§ 80 Abs. 1 Satz 1 AktG, § 37a HGB)
o Alle Vorstände mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, der
Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen
o Der Aufsichtsratsvorsitzende wie vorstehend und mit der Bezeichnung als Vorsitzender des
Aufsichtsrates
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können wir jedoch kein Gewähr übernehmen. Stand März 2007.
Kommanditgesellschaft (§ 177a, § 125a HGB, § 37a HGB, § 19 HGB)
o Ist der persönlich haftende Gesellschafter keine natürliche Person (z.B. bei der GmbH & Co. KG),
so sind für den persönlich haftenden Gesellschafter je nach dessen Rechtsform zusätzlich die
Angaben nach § 35a GmbHG für eine GmbH (s. dort) bzw. § 80 AktG für eine Aktiengesellschaft
(s. dort) zu machen
Offene Handelsgesellschaft (§ 125a HGB, § 37a HGB, § 19 HGB)
o Ist keiner der Gesellschafter eine natürliche Person, so sind zusätzlich die Angaben nach § 35a
GmbHG für eine GmbH (s. dort) bzw. § 80 AktG für eine Aktiengesellschaft (s. dort) als
Gesellschafter zu machen
Genossenschaft (§ 25a GenG, § 37a HGB)
o Alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen
Vornamen
o Sofern der Aufsichtsrat einen Vorsitzenden hat, dieser wie vorstehend und mit der Bezeichnung
als Vorsitzender des Aufsichtsrates
Europäische Aktiengesellschaft (§ 43 Abs. 1 Satz 1 SE-Ausführungsgesetz, § 37a HGB)
o Alle geschäftsführenden Direktoren und der Vorsitzende des Verwaltungsrates mit
Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
Europäische Genossenschaft (§ 25 SCE-Ausführungsgesetz, § 37a HGB)
o Alle geschäftsführenden Direktoren und der Vorsitzende des Verwaltungsrates mit
Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
Hinweis:
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist unabhängig von der Unternehmensform nur
angabepflichtig, wenn eine Rechnung verschickt wird (§ 14 Abs. 4 UStG) und muss außderdem auf
der Website im Internet angegeben werden.
Verstöße:
Erhält das Handelsregister Kenntnis von unterbliebenen oder unvollständigen Pflichtangaben, wird
ein Zwangsgeld von bis zu € 5.000 angedroht und eine Frist zur Abhilfe gesetzt. Wird der Abhilfe
nicht fristgerecht Folge geleistet, werden das Zwangsgeld und die Verfahrenskosten festgesetzt.
Ferner ist eine Abmahnung durch einen Wettbewerber oder einen Abmahnverein denkbar.
Wenn das Unterlassen der Pflichtangaben gezielt der Verschleierung dient, werden die Gerichte es
regelmäßig um einen abmahnfähigen Wettbewerbsverstoß betrachten. Wir empfehlen Ihnen, sich
Rechtsrat einzuholen, wenn Sie Abmahnungen erhalten und zur Abgabe einer
Unterlassungserklärung aufgefordert werden.
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können wir jedoch kein Gewähr übernehmen. Stand März 2007.