Christoffel-Blindenmission e.V. – Business Case

Die Freiheit führt das Volk
Künstler:
Eugene Delacroix
Realisierbar und rentabel?
Cloud Transformation bei der Christoffel-Blindenmission e.V.
AUF DEN PUNKT GEBRACHT: WORUM GEHT
ES BEI DIESEM ANWENDERBEISPIEL?
DER KUNDE: WAS MACHT DIE
CHRISTOFFEL-BLINDENMISSION?
Als gemeinnütziger Verein ist die Christoffel-
Die Christoffel-Blindenmission e.V. (www.cbm.de)
Blindenmission e.V. (CBM) bestrebt die Verwal-
ist eine internationale Entwicklungshilfeorganisa-
tungskosten so gering wie möglich zu halten,
tion. Auf Basis christlicher Werte kämpft sie dafür,
sodass der größte Teil der Spenden den Hilfsbe-
die Lebensqualität der Menschen zu verbessern,
dürftigen zugutekommt. Mit der von synalis durch-
die behindert sind und in den ärmsten Regionen
geführten Business Case Analyse wurde unter-
der Welt leben. CBM Deutschland mit rund 250
sucht, inwieweit sich die Migration der IT-Dienste
Mitarbeitern organisiert das Fundraising. Die
von einem Hosting Service in die Microsoft Cloud
Projekte, die in Asien, Afrika und Lateinamerika
rentiert. Mit demneutralen Ergebnis und einer
mithilfe lokaler Partnern identifiziert und umge-
Empfehlung seitens synalis konnte der
setzt werden, steuert und budgetiert die Zentrale
IT-Lenkungsausschuss von CBM eine fundierte
im deutschen Bensheim. Sowohl CBM Internatio-
Entscheidung treffen.
nal als auch CBM Deutschland nutzen gemeinsame
IT-Systeme, die extern gehostet werden.
ZIELE: WAS SOLLTE ERREICHT WERDEN?
Rund zwei Jahre war die Christoffel-Blindenmission zwecks einer Cloud Transformation seiner IT-Dienste mit
Microsoft im Gespräch. Als langjähriger Kunde und mit der Aussicht auf vergünstigte Lizenzen für gemeinnützige Vereine, liegt die Verbindung nahe. Doch CBM wollte zunächst eine neutrale und transparente
Analyse der angedachten Migration vom Hosting Service in die Cloud, um gegenüber seinen Spendern und
dem DZI (Deutsches Spendensiegel) Rechenschaft ablegen zu können. Im Oktober 2015 kam der Kontakt zu
synalis zustande und CBM beauftragte uns mit einer Business Case Analyse.
Folgende Ziele sollten mit der Business Case Analyse zur Cloud Transformation erreicht werden:
1.
Qualifizierte Entscheidungsgrundlage für den IT-Lenkungsausschuss bekommen.
2.
Hosting-Kosten und somit auch die Verwaltungskostenquote reduzieren.
3.
Flexible und skalierbare Plattform für weltweit genutzte IT-Dienste bereitstellen.
4.
Weiterhin die Microsoft Produkte nutzen sowie ausbauen und modernisieren.
LÖSUNG: WELCHE LEISTUNG HAT SYNALIS ERBRACHT?
Der neutrale Überblick über das Für und Wider einer Cloud Transformation sollte dem IT-Lenkungsausschuss von CBM eine solide Entscheidungsgrundlage bieten. synalis wurde mit der Business Case Analyse
beauftragt, weil wir als langjähriger Microsoft Partner die Cloud Kompetenz und Office 365 Erfahrung aus
Kundenprojekten für Nicht-Regierungs-Organisationen (NGO) mitbringen. Zugleich sind wir vom Hersteller
Microsoft unabhängig. Der Vorteil zu einem Berater bestand darin, dass synalis ein praktikables Umsetzungskonzept mit Lösungsdesign in die Machbarkeitsstudie eingebracht hat.
Business Case Analyse
Die Experten von synalis sammelten viele detail-
Dokumenten und Dateien“ und das „Intranet“ auf-
lierte Daten von vorher definierten, das Geschäft
genommen und eine Lösung konzipiert. Für CBM
von CBM unterstützenden Prozessen. Diese wur-
bot das den Vorteil, mithilfe des Modells sehr leicht
den zunächst aggregiert, analysiert und ausgewer-
die neuen Prozesse nachvollziehen und bei Bedarf
tet. Aus den konsolidierten Ergebnissen erstellten
Korrekturen vornehmen zu können.
sie den Business Case für die Verlagerung von
wesentlichen zentralen IT-Infrastrukturdiensten
und Intranetdiensten in die Microsoft Cloud. Die
Bestandteile der Untersuchung sahen wie folgt
aus:
Wirtschaftlichkeitsberechnung
Bei der Berechnung des „Return-on-Invest“ (ROI)
untersuchte synalis, in welchem Zeitraum sich die
Migration ausgewählter bestehender IT-Dienste in
die Public Cloud unter Einbeziehung der einmali-
Machbarkeitsstudie inkl. Umsetzungskonzept
gen Investitionen amortisiert. Berücksichtigt haben
Die von synalis angewendete Vorgehensweise
wir dabei auch die durch den Wechsel entstehen-
ist eine Weiterentwicklung der Microsoft
den Überschneidungskosten. Bei den laufenden
SureStep-Methodik zur IT-Einführung von
Kosten würde CBM 87,9% sparen. Diese enorme
Geschäftsanwendungen in Organisationen. Kern
Ersparnis liegt daran, dass
der Methode ist die konsequente Orientierung
Microsoft das Produkt Office 365 gemeinnützigen
an den Geschäftsprozessen des Kunden über
Organisationen vergünstigt zur Verfügung stellt.
den gesamten Projektverlauf. Um die Schritte zu
Doch auch ohne dieses Entgegenkommen würde
operationalisieren, hat synalis das beschriebene
CBM 53% einsparen. Die Analyse ergab, dass sich
Vorgehen um eine integrierte und durchgängige
die Cloud Transformation bereits nach 2,35 Jahren
Modellierung der Geschäftsprozesse ergänzt.
für CBM amortisiert – ausgeschlossen sind hierbei
Auf einer Modellierungsplattform wurden mittels
die aufwändigen Intranetprozesse, die historisch
der Spezifikationssprache BPMN 2.0 die Anforde-
gewachsen sind.
rungen entlang der CBM Prozesse „Arbeiten mit
Nutzenpotenziale und Risiken
Empfehlung:
Neben dem wirtschaftlichen Nutzen ergeben sich
Während der bewertungsfreien Analyse kristalli-
durch die Cloud Transformation Potenziale für die
sierte sich eine Tendenz heraus, die in der hohen
unternehmerische Entwicklung. Im Bereich der
Kostenersparnis und schnellen Amortisation
Technik sind das etwa die einfache Skalierbarkeit
begründet ist. Daher lautet die Empfehlung von
bei Schwankungen und der direkte Zugriff auf die
synalis, die Migration der definierten Prozesse
IT-Services von überall, jederzeit und mit jedem
in die Microsoft Cloud aus kaufmännischer Sicht
Gerät. Durch standardmäßig vorgegebene Sicher-
durchzuführen. Die Cloud Transformation der
heitsfunktionen in Office 365 wird der Zugriff von
individuellen Intranet-Anwendungen, die durch
mobilen Geräten auf E-Mails und Dateien sicherer.
organisches Wachstum entstanden sind, ist sehr
Die Risikoanalyse erfolgte anhand von organisato-
aufwändig. synalis empfiehlt CBM stattdessen den
rischen, rechtlichen, technischen, finanziellen und
Einsatz anderer Technologien und Standard-
sicherheitsrelevanten Kriterien. Rechtliche Risiken
lösungen zu prüfen.
prüfte ein Datenschutzbeauftragter von CBM.
Modellierungswerkzeug BPMN 2.0
Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine grafische Spezifikationssprache, die Symbole zur Prozessmodellierung und –dokumentation zur Verfügung
stellt. In einem Kollaborationsdiagramm werden die verschiedenen Wege und
Abhängigkeiten auf verschiedenen Ebenen dargestellt. Deshalb eignet sich dieses
Modellierungswerkzeug sowohl zur Diagnose und Analyse von bestehenden Geschäftsprozessen, als auch zum Design neuer Prozesse.
KUNDENNUTZEN:
WIE PROFITIERT CBM VON DER BUSINESS CASE ANALYSE?
Leiter der IT und Organisation bei CBM, Martin Cremerius, erklärt, wie sich
die Business Case Analyse und die Folgen auf die Organisation auswirken.
Was war an der Vorgehensweise „Machbarkeitsstudie – Wirtschaftlichkeitsberechnung – Nutzenpotenzial und Risikoanalyse – Empfehlung“ für Sie
besonders wertvoll?
„Dank der strukturierten und übersichtlichen Methodik, die wir übrigens bei
einem anderen angefragten Microsoft-Partner vermisst haben, bekamen wir
einen individuellen Abgleich zwischen unseren Anforderungen und dem was
möglich ist. synalis hat uns transparent und leicht nachvollziehbar dargestellt, in welcher Weise sich für uns
die Cloud Transformation rechnet. Wir konnten gegenüber unserem IT-Lenkungsauschuss mit einer klaren
Aussage aufwarten. Eine Entscheidung zu treffen wurde uns dadurch leicht gemacht.
Aus der Risikoanalyse haben wir Aufgaben für uns abgeleitet. Als Beispiel sei hier die Konformität zwischen
der Datenschutzrichtlinie von Microsoft und der des evangelischen Kirchenrechts genannt, der die CBM
unterliegt.“
Welchen Nutzen haben Sie vom Ergebnis der Business Case Analyse?
„Mit dem von synalis erstellten Lösungsdesign liegt uns ein nachvollziehbares Umsetzungsmodell vor.
Im Prinzip können wir dieses nun eins zu eins anwenden. Zudem haben wir einen guten Leitfaden für die
weitere Vorgehensweise in unserem Projekt erhalten. Und natürlich bietet sich die Option, das Projekt mit
synalis durchzuführen, denn wir wissen nun, was wir von der Zusammenarbeit erwarten können.“
Was hat Ihnen in der Zusammenarbeit mit synalis am besten gefallen?
„Am besten hat uns die pragmatische und professionelle Vorgehensweise gefallen. Wir wussten jederzeit
woran wir sind und hatten bereits im Vorfeld ein Bild vom Ergebnis, ohne zu wissen wie es ausfällt. Unsere
Anliegen oder Rückfragen konnten wir jederzeit direkt mit unserem Ansprechpartner klären.
Als sehr hilfreich empfanden wir die synalis Erfahrung mit dem Einsatz von Office 365 bei der NGO
„Welthungerhilfe“. Das ermöglichte uns auch eine Referenz bei dem dortigen IT-Verantwortlichen
einzuholen.
Wir schätzen an der Zusammenarbeit mit den synalis Experten, dass sie nur das versprechen, was sie als
‚Umsetzer‘ auch halten können.“
SYNALIS: WIE KÖNNEN WIR SIE
UNTERSTÜTZEN?
Mit cloudbasierten und integrierten Anwendungen
und Services senken Sie schnell Ihre Kosten. Sie
verbessern die Zusammenarbeit, fördern neue
Geschäftsvorhaben und stellen Self-Service-Funktionen für Ihre Mitarbeiter, Kunden und Partner
bereit. Ihre lokalen Systeme, Anwendungen und
Prozesse mit der Cloud zu verbinden sowie Sicherheit, Compliance, Zuverlässigkeit und Datenschutz
für Ihr Unternehmen zu gewährleisten ist eine
große Herausforderung. Als erfahrener Partner
begleitet Sie synalis gerne auf dem Weg in die
Cloud.
synalis ist ein mittelständisches IT-Beratungsunternehmen aus Bonn mit zurzeit 35 festangestellten
Mitarbeitern. Wir entwickeln integrierte
IT-Lösungen für die Unterstützung von Geschäftsprozessen im Mittelstand. Dazu setzen wir als
Basis Standardlösungen bewährter Hersteller ein,
die wir kundenspezifisch anpassen und bei Bedarf
mit eigenen Lösungen und Produkten ergänzen.
synalis ist langjähriger Certified Partner von
Microsoft und begleitet seit 2010 Unternehmen
und Organisationen bei der Migration und
Integration von On-Premise- Diensten und
-Technologien in hybride Infrastrukturen.
synalis GmbH & Co. KG
Gesellschaft für modernes
Informationsmanagement
Windgassenstraße 24
D-53229 Bonn
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Mail: [email protected]
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