Handbuch Eingabeportal für registrierte Auftraggeber

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Handbuch Eingabeportal
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I NHALT
1.
Login................................................................................................................................................................................ 3
2.
Die Benutzeroberfläche .................................................................................................................................................. 4
3.
Verfahren anlegen und verwalten .................................................................................................................................. 5
3.1. Neues Verfahren anlegen ............................................................................................................................................ 5
3.2. Berichtigung eingeben ............................................................................................................................................... 10
3.3. Widerruf eingeben ..................................................................................................................................................... 12
4.
Kontakt und Hilfe .......................................................................................................................................................... 13
Notizen:................................................................................................................................................................................. 14
ANKÖ Service Ges.m.b.H. | Anschützgasse 1 | 1150 Wien | [email protected] | +43.1.333.66.66.12
Version Dez. 2012
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1. L OGIN
Besuchen Sie unsere Webpage www.eingabeportal.at und geben Sie Ihren Benutzernamen
utzernamen und
Ihr Kennwort ein.
Tipp: Noch keine Logindaten? Unter „www.vorarlberg.at/ausschreibungen
www.vorarlberg.at/ausschreibungen“ können Sie sich mit einem Klick auf das Formular „Registrierung
für vergaberechtliche Bekanntmachungen““ registrieren. Für Fragen zum Eingabeportal.at steht Ihnen Frau Dipl.-Ing.
Dipl.
Dorothe Vymetal unter
t +43.1.333.66.66.22 jederzeit gerne zur Verfügung.
ANKÖ Service Ges.m.b.H.. | Anschützgasse 1 | 1150 Wien | [email protected] | +43.1.333.66.66.12
Version Dez. 2012
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2. D IE B ENUTZEROBERFLÄCHE
Direkt nach dem Login gelangen Sie zu Ihrer Benutzeroberfläche. Hier finden sie
sie alle wichtigen Funktionen auf
einen Blick. Rechts oben finden Sie einige Links zu administrativen Funktionen
Funktionen wie die Änderung Ihres
Kennworts, sowie den Logout-Button.
Button.
Im Hauptmenü direktt darunter sehen
sehe Sie den Reiter: „Verfahren“. Hier
ier legen Sie neue Verfahren an,
an
berichtigen oderr widerrufen im gegebenen Fall Ihre
I
laufenden Verfahren.
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3. V ERFAHREN
5
ANLEGEN UND VERWALTEN
3.1. Neues Verfahren anlegen
Klicken sie auf der Benutzeroberfläche auf „Verfahren>Neues Verfahren anlegen“. Auf der ersten Seite können
sie bereits die wichtigsten Eckpunkte Ihres Verfahrens festlegen.
Wählen Sie im Drop-down Menü aus 15 vorgefertigten Formularen. Sämtliche Verfahren ohne Bekanntmachung
können mit dem Formular „Aufforderung zur Angebotsabgabe“ abgewickelt werden. Dies betrifft beispielsweise
auch Direktvergaben ohne vorherige Bekanntmachung.
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Definieren sie die Art des Auftrags:
−
Bauleistung
−
Lieferauftrag
−
Dienstleistungsauftrag
Definieren Sie die Art des Auftraggebers:
−
Klassisch öffentlicher Auftraggeber
−
Sektorenauftraggeber
Hinweis: Zusätzliche Informationen zum jeweiligen Verfahren können in den Textfeldern der entsprechenden Formulare angeführt werden.
Dies gilt beispielsweise auch für den Hinweis, dass ein Verfahren nicht dem Bundesvergabegesetz 2006 unterliegt. Sollte ein Verfahren nicht
dem BVergG 2006 unterliegen, so empfehlen wir diesen Hinweis im Formularfeld „Gegenstand der Leistung“ sowie in den
Ausschreibungsunterlagen anzuführen.
Sie haben auch die Möglichkeit Vorlagen zu definieren und direktt für einzelne Vergaben zu übernehmen.
Beispielsweise mit Ihren vorgefertigten Firmendaten. Des Weiteren haben Sie auch die Möglichkeit Daten aus
einer vergangenen Bekanntmachung zu übernehmen.
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Die folgenden Eingabemasken sind für jedes Verfahren adaptiert
adapti
und können deshalb variieren. Geben Sie
beispielsweise auf der zweiten Eingabeseite Ihre Firmendaten an (falls Sie diese nicht schon vorher von einer
Vorlage übernommen haben).
Auf der folgenden
olgenden Seite definieren Sie verschiedene Fristen.
−
Leistungsfrist: Welcher Zeitraum wird für die Erfüllung des Auftrags eingeräumt (zumeist ab
Zuschlagserteilung).
−
Auskunft bis: Bis zu welchem Zeitpunkt können potentielle Bieter die Ausschreibungsunterlagen erhalten.
−
Ende der Abgabefrist:
rist: Bis zu welchem Zeitpunkt
Z
ist die Abgabe von Angeboten zulässig.
zulässig
−
Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: An welchem Tag soll diese
diese konkrete Bekanntmachung
veröffentlicht werden.
Bitte beachten Sie:: Der Versand einer Ausschreibung findet nicht sofort nach Freigabe, sondern zweimal täglich statt (um 6 Uhr und um 19
Uhr). Wenn Sie die Ausschreibung vor dem gewählten Datum freigeben, wird Sie am Stichtag um 6 Uhr früh versandt. Erfolgt sie am selben
sel
Tag, so wird um 19 Uhr verschickt.
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Bekanntmachungs-Übersicht
haben gelangen Sie wieder zurück zu Ihrer
Nachdem Sie die vorliegenden Formulare ausgefüllt haben,
Benutzeroberfläche. Das Verfahren ist nun unter “Bestehende Bekanntmachungen” abgelegt. Mit einem Klick
auf “alle” erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Ihrer Bekanntmachungen.
Bekanntmac
−
In der ersten Spalte Bekanntmachungsbezeichnung können Sie
ie sich die KurzKurz und Langversion Ihrer
Bekanntmachung ansehen.
−
In der Spalte Dateien vorh. sehen
ehen Sie, ob bereits Dateien hochgeladen wurden. Bei noch nicht
freigegebenen Verfahren haben Sie die Möglichkeit weitere Dokumente hochzuladen (z.B.
Ausschreibungsunterlagen)..
−
In der Spalte Veröffentlichung, Versand am/an Medien sind die vordefinierten Medien angeführt, in
welchen die Ausschreibung veröffentlicht wird. Sollte darüber hinaus eine freiwillige Bekanntmachung in
weiteren Medien (z.B. Zeitung) erfolgen, wären die entsprechenden E-Mail-Adressen
E
Adressen hier einzugeben. Dies
gilt auch für den Versand an sonstige Empfänger.
−
Die letzte Spalte gibt Aufschluss über den Status der Ausschreibung:
•
In Arbeit:: Das jeweilige Verfahren ist noch in Arbeit. Es können noch Änderungen vorgenommen
werden.
•
Fertig: Das Verfahren wurde komplett angelegt und ist fertig zur Freigabe. Wählen Sie hierzu, falls noch
nicht geschehen, zuerst Ihre Versandmedien aus (Spalte
(
e Veröffentlichung, Versand am/an Medien)
Medien und
klicken
cken Sie dann auf „freigeben“. Sie
Sie werden nochmals um Bestätigung gebeten,
gebeten bevor die
Bekanntmachung endgültig freigegeben wird.
•
Freigegeben: Das Verfahren wurde zur Veröffentlichung freigegeben. Vor der Veröffentlichung
Ver
sind noch
Änderungen möglich.
•
Veröffentlicht: Das Verfahren wurde Veröffentlicht.. Es sind keine Änderungen mehr möglich.
Beendete Verfahren werden in das Archiv verschoben.
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Berichtigung der Ausschreibungsunterlagen
Um in einem laufenden Verfahren die Ausschreibungsunterlagen zu berichtigen können Sie ergänzende
Dateiuploads machen. Benutzen Sie hierzu in der Übersicht der Verfahren den Button „Dateien verwalten“
v
in
der dritten Spalte und
nd laden Sie zusätzliche Dateien hoch. Es wird eine automatische
tomatische E-Mail
E
an sämtliche
Auftragnehmer gesendet, welche die Ausschreibungsunterlagen
Aussc
downgeloadet haben sowie jene Bieter, die vom
Auftraggeber extra per E-Mail
Mail verständigt wurden.
Praxistipp Fragenbeantwortung: Während des Zeitraums für die Angebotsabgabe
Angebotsabgabe können potentielle Bieter Fragen an den Auftraggeber
richten. Um der gesetzlichen Vorgabe der Gleichbehandlung nachzukommen und alle Bieter auf dem gleichen Wissensstand zu halten,
empfiehlt es sich, eine Fragen und Antwortliste als ergänzenden
erg
Dateiupload hochzuladen.
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3.2. Berichtigung eingeben
Klicken sie im Verfahrensmenü auf „Berichtigung eingeben“.
Die Berichtigungsmaske wird geöffnet. Klicken sie nun auf den
Button „Bekanntmachung suchen“.
In einem nächsten Schritt suchen sie die zu berichtigende Bekanntmachung. Hierzu stehen Ihnen vielzählige
Suchmodi zur Verfügung (siehe nächste Seite).
Seite)
Nach einer erfolgten Berichtigung werden sämtliche Interessenten benachrichtigt. Nach Auswahl des Verfahrens
klicken Sie auf „Bekanntmachung
achung berichtigen“. Geben Sie in den folgenden Masken die
di jeweiligen
Berichtigungen ein,, oder lassen Sie die Daten unverändert.
Hinweis: Nach einer Berichtigung werden Ausschreibungsunterlagen nicht aus der Originalbekanntmachung übernommen und müssen
erneut hochgeladen werden.
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3.3. Widerruf eingeben
Klicken sie im Verfahrensmenü auf „Widerruf
„
eingeben“. Die
Widerrufsmaske
maske wird geöffnet. Klicken sie nun auf den Button
„Bekanntmachung suchen“.
stufigen Widerruf für Verfahren im
Wählen sie hier den 1-stufigen
Unterschwellenbereich. Im Oberschwellenbereich
Oberschwellenbe
sind
Widerrufe 2-stufig:: 1. Bekanntgabe des Widerrufs, 2.
2
Erklärung des Widerrufs.
Als Nächstes können Sie die jeweilige Bekanntmachung suchen, die widerrufen werden soll. Hier stehen Ihnen,
wie bei der Berichtigung, zahlreiche Suchmodi zur Verfügung. Geben Sie eine Begründung,
Begründung sowie das Datum
des Widerrufs an. In der Auflistung
flistung Ihrer Verfahren sehen Sie
Sie nun den Widerruf direkt unter der
Bekanntmachung. Durch
urch einen Klick auf „freigeben“ in der letzten Spalte wird der Widerruf freigegeben.
Sämtliche Interessenten werden per E-Mail
E
verständigt.
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4. K ONTAKT
UND
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H ILFE
Ihr direkter Kontakt zur ANKÖ Service Ges.m.b.H.:
B.S. Emir Prcic
IT-Manager
(01) 333 6666-18
[email protected]
Dipl.-Ing. Dorothe Vymetal
Projektmanagerin
(01) 333 6666-22
[email protected]
Ihre internen Ansprechpartner:
Für Fragen der Gemeinden, Gemeindegesellschaften und Gemeindeverbände:
Vorarlberger Umweltverband
05572/55450-15
[email protected]
Sonstige Anfragen:
Abteilung Vermögensverwaltung
05574/511-23205
[email protected]
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N OTIZEN :
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