Einladung

04.07.2016
Amt Kellinghusen
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Einladung
Zu der am
Montag, dem 18.07.2016
stattfindenden ordentlichen öffentlichen Sitzung des Finanzausschusses lade ich
hiermit ein.
Gremium
:
Amt Kellinghusen Finanzausschuss
Datum
:
18.07.2016
Ort, Raum
:
Kellinghusen - Sitzungssaal Rathaus, Zimmer 106,
Am Markt 9, 25548 Kellinghusen
Beginn
:
19:00
Vorsitzende(r)
:
Bernd Schneider
Schriftführer(in)
:
Stephan Schulz
Tagesordnung:
1.
Eröffnung der Sitzung durch den Vorsitzenden und Feststellung der
Ordnungsmäßigkeit der Ladung, der Anwesenheit und der Beschlussfähigkeit
2.
Genehmigung der Tagesordnung; evtl. Dringlichkeitsvorlagen und -anträge
3.
Genehmigung der Niederschrift über die letzte Sitzung
4.
Anfragen
5.
Mitteilungen des Vorsitzenden
6.
Einwohnerfragestunde
7.
Interkommunale Zusammenarbeit im IT-Bereich
Vorlage: AA/007/2016
8.
Widerruf der Bestellung des leitenden Verwaltungsbeamten; zweite Beratung
und Beschlussfassung
Vorlage: AA/008/2016
9.
Zukünftige Verwaltungsleitung des Amtes Kellinghusen; Vorschlag des
2
Amtsvorstehers
10 .
Verschiedenes
gez. Bernd Schneider
Amt Kellinghusen
Vorlagen-Nummer
AA/007/2016
Öffentlichkeitsstatus: öffentlich
Vollstedt, Stefan
Kellinghusen, 27.06.2016
Vorlage für
Amt Kellinghusen Amtsausschuss
Amt Kellinghusen Finanzausschuss
Datum
Berichterstatter
Betreff
Interkommunale Zusammenarbeit im IT-Bereich
Finanzielle Auswirkungen:
Finanzielle
Auswirkung:
einmalig
monatlich
jährlich
Kosten zz. nicht
ermittelbar
Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung bei:
Mittel stehen haushaltsrechtlich nicht zur Verfügung.
Deckungsvorschlag:
Beschlussvorschlag:
Der Finanzausschuss empfiehlt,
der Amtsausschuss beschließt,
eine interkommunale Zusammenarbeit im IT-Bereich, wie durch den Beschluss des
Vorstandes des SHGT Kreisverband Steinburg vorgesehen und dem Kreis Steinburg
selbst auch beabsichtigt, wird grundsätzlich begrüßt.
Eine Mitgliedschaft in einem zu diesem Zwecke zu gründenden Zweckverband oder
einer Anstalt des öffentlichen Rechtes wird nur befürwortet, wenn die bei dem Amt
Kellinghusen aktuell bestehende sehr gute Betreuung im Bereich der IT qualitativ
sowie nach Art, Umfang und Reaktionszeit mindestens erhalten bleibt.
2
Sachverhalt und Begründung:
Die Betreuung der IT-Angelegenheiten beim Amt Kellinghusen ist nach einhelliger
Meinung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der vier Fachbereichsleitungen, des
leitenden Verwaltungsbeamten und des Herrn Amtsvorstehers auf qualitativ hohem
Niveau. Aufgabenstellungen werden im höchsten Maße spontan, flexibel und nach
Prioritäten immer auch unter Berücksichtigung des aktuellen Tagesgeschäftes
eigeninitiativ oder auf Anforderung erledigt. Bei der Weiterentwicklung der IT-Struktur
wird kontinuierlich unter Gesamtbetrachtung der einzelnen Soft- und
Hardwarekomponenten die Verwaltungsführung kompetent beraten.
Den jeweils als Anlage beigefügten Anschreiben des Fachverbandes der
Hauptverwaltungsbeamten (HVB’s) – Kreisgruppe Steinburg vom 24.03.2016 kann
der aktuelle Gesprächs- bzw. Planungsstand – letztes Treffen am 23.03. - für eine
interkommunale Zusammenarbeit im IT-Bereich kommunaler Verwaltungen im Kreis
Steinburg entnommen werden, wie er zum Zeitpunkt der Fertigung des Vermerkes
vom 04.04.2016 durch den FB 3 dort bestand.
An verschiedenen Vorgesprächen hatte der LVB, zuletzt am 23.03. dann auch
einmal ein Vertreter des FB 3, teilgenommen. Im weiteren Verlauf der Treffen dann
nur noch der LVB und/oder der Amtsvorsteher.
Nachdem die vorliegenden Planungen dem FB 3 Mitte/Ende März zur Kenntnis
gegeben wurden, verbunden mit der Bitte des LVB, eine Beratungs- und
Beschlussvorlage für die Sitzung des Amtsausschusses im Juni zu fertigen, wird im
Vermerk vom 04.04.2016 vorab die Bewertung und der aktuelle Standpunkt aus der
Sicht des Fachbereiches 3 zusammengefasst dargestellt:
„Unter Berücksichtigung der in den zurückliegenden Jahren eher als fluchtartig zu
bezeichnenden Abkehr von der in die Organisation der Datenzentrale SchleswigHolsteins – heute „Dataport“ – eingebundenen EDV-Betreuung verschiedener
Verwaltungen bzw. Verwaltungsangelegenheiten (z.B. Kasse, Kämmerei und
Soziales pp.) , verwundert der nun vorliegende Plan des Kreises Steinburg und
mehrerer Ämter Steinburgs zur Zweckverbandsgründung für den IT-Bereich. Es gibt
zwar gewichtige Gründe, insbesondere für kleinere Verwaltungseinheiten, die eine
interkommunale Zusammenarbeit im IT-Bereich insbesondere für diese als
alternativlos erscheinen lassen, die offensichtlich beabsichtigte Organisationsform
eines Zweckverbandes verursacht aus unserer Sicht jedoch nicht unbeachtliche
Nachteile und trägt damit nicht zielführend zur Lösung der bei kleineren
Verwaltungseinheiten durchaus möglichen Problematik der zeitnahen und
kompetenten Betreuung in IT-Angelegenheiten bei. Es entsteht eine „Anstalt des
öffentlichen Rechts“ im Kleinen, mit jenen Problemen und Mehrkosten, die zum
heutigen Erscheinungsbild der EDV-Organisation in den einzelnen Verwaltungen bei
gleichzeitiger Abkehr von der Betreuung durch die Datenzentrale geführt hat.
Das Amt Kellinghusen ist dem von den HVB’s nun geplanten Entwicklungsschritt
nach Bewertung des FB 3 derzeit voraus und unterliegt aktuell nicht einem etwaigen
Handlungsdruck, den andere ggfs. verspüren.
Im Vorwege der Gründung des Amtes Kellinghusen hatten das Amt KellinghusenLand und die Stadt Kellinghusen bereits im Jahre 2004/2005, wahrscheinlich aus den
selben Gründen die zu den heutigen Planungsgesprächen führen, die
interkommunale Zusammenarbeit im IT-Bereich intensiviert und miteinander
vertraglich geregelt.
3
Durch die Beschäftigung von eigenem (Fach-) Personal wurden bereits frühzeitig die
im beiliegenden Schreiben aufgeführten angepeilten Aufgaben einer zentralen ITDienststelle gemeinsam organisiert, ohne nennenswerte sog. “overhead-Kosten“ und
ohne organisatorische Problematiken bei der Abarbeitung der täglichen
Aufgabenstellung. Als eigenes Personal sind die Kollegen seit jeher im
Tagesgeschäft der eigenen Verwaltung verwurzelt und durch die kurzen und
persönlichen Informationswege im höchsten Maße flexibel. Die Ziele der nun
kreisweit geplanten Zusammenarbeit sind mithin beim Amt Kellinghusen bereits
erfüllt, eine feste Einbindung unserer derzeit reibungslos funktionierenden
Systematik in eine größere Organisationsform mit eigener Rechtsfähigkeit, würde
unweigerlich zu einer Verschlechterung der Aufgabenerledigungen und zu einer
Verteuerung führen. Bereits bei den Fusionsgesprächen im Laufe der
Verwaltungsstrukturreform hatte eine Vergleichsberechnung dies ergeben; alternativ
wurde eine engere Kooperation mit Dataport betrachtet...
…In jedem Falle muss die klare Führungsstruktur, bei der die Verantwortlichkeit für
die Aufgabenerledigung und die Verantwortung für den IT-Bereich bei der selben
Person – hier dem LVB bzw. dem Amtsvorsteher - liegt, erhalten bleiben.
Einer Kooperation mit einem zukünftigen Zweckverband nur bei der Beschaffung von
Hard- und Software steht nach unserer Auffassung nichts entgegen. Einer
Mitgliedschaft im Zweckverband bedarf es dafür aber nicht...
Der FB 3 schlägt vor, die Inhalte dieser Zusammenfassung und die Argumentation
kurz den Mitgliedern des Amtsausschusses als organisatorische Entscheidung des
Amtsvorstehers mitzuteilen.
Einer Entscheidung des Amtsausschusses und damit der Vorlage einer Beratungsund Beschlussvorlage bedarf es aus hiesiger Sicht zum jetzigen Zeitpunkt nicht.“
Unter Berücksichtigung der beschriebenen sehr guten Betreuungssituation und der
zu erwartenden Nachteile (z.B. Entfernung, Konkurrenzsituation in
Problemsituationen, Vereinheitlichung von Software, Verlust der Kollegialität u.v.a.),
hätte eine Mitgliedschaft unter gleichzeitiger Aufgabe eigenen, gut qualifizierten
Personals eine zwingende Verschlechterung der Betreuung der IT-Struktur bei dem
Amt Kellinghusen zur Folge.
Da bei dem Amt Kellinghusen, wie offensichtlich in anderen Verwaltungen im Kreis
Steinburg, keine behelfsmäßige IT-Struktur vorliegt, besteht für diese Thematik kein
Zeitdruck. Der Verwaltungsneubau ist zukunftsfähig auf eine eigenständige ITSystemstruktur nach dem neuesten Stand der Technik ausgerichtet.
Das Amt Kellinghusen kann sich abwartend verhalten und zeigen. Die Situation und
die grundsätzliche Ausrichtung ist dem Landrat des Kreises Steinburg sowie den
beteiligten Hauptverwaltungsbeamten auch bekannt.
Der Amtsausschuss wird gebeten, die aktuelle organisatorische Ausrichtung der
Amtsverwaltung mit dem vorgeschlagenen Grundsatzbeschluss zu bekräftigen.
Derzeit würde eine Veränderung der bewährten Ablauf- und Aufbauorganisation der
IT-Struktur beim Amt Kellinghusen Schaden zufügen. Denkbar ist eine enge
Zusammenarbeit mit der Anstalt bzw. dem Zweckverband soweit dabei überhaupt
finanzielle Vorteile erzielt werden können (z.B. gemeinsame Ausschreibungen).
4
Amtsvorsteher
Fachbereichsleiter des FB 3
Clemens Preine
Stefan Vollstedt
Anlagen:
 Anschreiben des Landrates des Kreises Steinburg vom 16.06.2016 einschl.
beigefügter Beratungs- und Beschlussvorlage VO/2016/083 des Landrates für
den Hauptausschuss und den Kreistag
 Anschreiben des Landrates „IT-Zusammenarbeit“ vom 23.03.2016
 Anschreiben des Fachverbandes vom 24.03.
 Vermerk des FB 3 vom 04.04.2016
Fachverband der
Hauptverwaltungsbeamten
der Ämter Schleswig-Holsteins
Kreisgruppe Steinburg
Margarete-Steiff-Weg 3
25524 Itzehoe
Tel.-Nr.: (0 48 21) 73 88 25
Telefax-Nr.: (0 48 21) 73 88 35
e-mail.: [email protected]
Itzehoe, den 24.03.2016
Herrn Landrat
des Kreises Steinburg
Postfach 16 32
25506 Itzehoe
Datum und Zeichen Ihres Schreibens:
23.03.2016
0230
Interkommunale Zusammenarbeit im IT-Bereich
Sehr geehrter Herr Frantz,
sehr geehrte Damen und Herren,
die Ämter des Kreises Steinburg und die Stadt Glückstadt haben am 23.03.2016 erneut über
die interkommunale Zusammenarbeit im IT-Bereich beraten. Es besteht nach wie vor ein großes Interesse an einer engen Zusammenarbeit mit dem Kreis Steinburg. Ziel ist es, die ITAufgaben so weit wie möglich zu zentralisieren. In den jeweiligen Verwaltungen sollte nach
unseren Vorstellungen nur noch ein Minimum an IT-Aufgaben verbleiben. Vereinfacht gesagt, sollen sich die verbleibenden Aufgaben maximal auf den Anschluss neuer Bildschirme,
Tastaturen etc. beschränken.
Die Aufgaben einer zentralen IT-Dienststelle sollen u. a. beinhalten:
-
Server zentral betreiben und administrieren
Softwarepflege aller eingesetzten Verfahren
Zentraler Einkauf von Soft- und Hardware
Personalgestellung
Sicherstellung der Datensicherheit, Programmfreigabe, Zugriffsrechte etc.
Zum Zeitraum der Umsetzung wäre es wünschenswert, wenn mit dem Amt Schenefeld zum
01.01.2017 die Umsetzung beginnen könnte. Konkret würden die Ämter Itzehoe-Land,
Krempermarsch, und Breitenburg einen zeitnahen Beitritt favorisieren. Nach unserer Einschätzung sollte dieser Beitritt auch zumindest in Großteilen im Laufe des Jahres 2017 erfolgen.
Zu rechtlichen Organisationen favorisieren die Ämter die Gründung eines Zweckverbandes.
Die Gründung einer Anstalt des öffentlichen Rechtes ist nicht ausgeschlossen, bleibt jedoch
noch abschließend zu beurteilen.
Die Ämter prüfen derzeit intensiv mit Unterstützung der Kommunit aus Pinneberg die Gründung eines eigenen Zweckverbandes. Aufgrund der anstehenden Investitionen und notwendigen Erneuerung von Servern etc. ist eine relativ kurzfristige Entscheidung in der Angelegenheit von Nöten.
Die Ämter gehen davon aus, dass die Zusammenarbeit auf Kreisebene beschränkt bleibt. Der
Einbindung in einen größeren Zweckverband oder bei Dataport stehen die Ämter kritisch gegenüber.
Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass die hauptamtliche Verwaltung der Ämter derzeit Lösungen zur Zusammenarbeit untersucht und insoweit noch kein politisches Mandat vorliegt.
Insbesondere die Amtsvorsteher/In sind jedoch über die Aktivitäten informiert.
Der vorgeschlagene Gesprächstermin am 04.04.2016 kann nicht von allen Vertretern der Ämter wahrgenommen werden. Es wird gebeten, zwei alternative Gesprächstermine vorzuschlagen. Wir werden dann über unser Netzwerk einen Termin abstimmen.
Für eine kurzfristige Rückmeldung wäre ich dankbar.
Mit freundlichen Grüßen
Volker Tüxen
Amt Kellinghusen
Vorlagen-Nummer
AA/008/2016
Öffentlichkeitsstatus: öffentlich
Preine, Clemens
Kellinghusen, 27.06.2016
Vorlage für
Amt Kellinghusen Finanzausschuss
Amt Kellinghusen Amtsausschuss
Datum
Berichterstatter
Betreff
Widerruf der Bestellung des leitenden Verwaltungsbeamten; zweite
Beratung und Beschlussfassung
Beschlussvorschlag:
Der Finanzausschuss empfiehlt dem Amtsausschuss zu beschließen:
Der Amtsausschuss beschließt, die Bestellung des Herrn Stephan Schulz zum
leitenden Verwaltungsbeamten bei dem Amt Kellinghusen gem. § 15 Abs. 6
Amtsordnung (AO) wird widerrufen.
Der Amtsvorsteher wird gebeten, den Widerruf der Bestellung zum leitenden
Verwaltungsbeamten gegenüber Herrn Stephan Schulz unverzüglich
bekanntzugeben.
Zur Begründung des Verwaltungsaktes ist wie folgt zu formulieren:
(Die Begründung ist durch den Finanzausschuss/Amtsausschuss in der Sitzung zu
benennen.)
Sachverhalt und Begründung:
Während seiner Sitzung am Donnerstag, dem 23.06.2016 hat der Amtsausschuss
nach nichtöffentlicher Beratung wie folgt einstimmig beschlossen:
2
„Der Amtsausschuss beschließt, die Bestellung des Herrn Stephan Schulz zum
leitenden Verwaltungsbeamten bei dem Amt Kellinghusen gem. § 15 Abs. 6
Amtsordnung (AO) wird widerrufen.
Entsprechend § 40 a Abs. 3 Gemeindeordnung (GO) soll die erforderliche zweite
Beratung und Beschlussfassung des Amtsausschusses stattfinden am Freitag, dem
22.07.2016.“
Der leitende Verwaltungsbeamte, Herr Stephan Schulz, ist vom Amtsvorsteher des
Amtes Kellinghusen mit Anhörung vom 27.06.2016 über die Beschlussfassung des
Amtsausschusses informiert und unter Ausführung des folgenden Textauszuges
gebeten worden, sich zu dem nach bestätigender zweiter Beschlussfassung durch
Verwaltungsakt vorzunehmenden Widerruf der Bestellung und den
entscheidungserheblichen Tatsachen zu äußern:
„Für die Beratung- und Beschlussfassung durch den Amtsausschuss ist die dem
Anhörungsschreiben als Anlage beigefügte Vorlage vom 13.06.2016 den Mitgliedern
des Amtsausschusses mit der Einladung übermittelt worden. Zur Darstellung des
Sachverhaltes und der Begründung verweise ich zunächst auf die beigefügte Vorlage
AA/005/2016.
Ergänzend möchte ich in diesem Zusammenhang auf Ihren, dem Amtsausschuss mit
Vorlage AA/024/2015 vom 08.12.2015, übermittelten Antrag vom 09.11.2015
verweisen.
Der Amtsausschuss hat aufgrund des zerstörten Vertrauensverhältnisses mit Ihnen
in der Funktion des leitenden Verwaltungsbeamten den Widerruf der Bestellung in
seiner ersten Beschlussfassung einstimmig beschlossen.
Wird der Beschluss nach einer wiederholten Beratung unter Beachtung der
Abstandsfrist nach frühestens vier Wochen bestätigt, bin ich gehalten in Ausführung
der Beschlusslage Sie aus der bestellten Funktion des leitenden
Verwaltungsbeamten abzuberufen und im Hause umzusetzen.
Der Widerruf der Bestellung hat keine Auswirkungen auf Ihren Beamtenstatus. Das
heißt, Sie behalten Ihre Besoldungsstufe und Anwartschaften und werden
entsprechend Ihrer Qualifikation und Besoldung mit Dienstgeschäften des Amtes
betraut.
Vor Entscheidung, also bevor ein Verwaltungsakt nach der Beschlusslage des
Amtsausschusses voraussichtlich nach dem 22.07.2016 zu erlassen sein wird, gebe
ich Ihnen Gelegenheit sich bis zum
Mittwoch, dem 13. Juli 2016
zu den für die Entscheidung erheblichen Tatsachen schriftlich oder niederschriftlich
zu äußern – Anhörung gem. § 87 Abs. 1 des Landesverwaltungsgesetzes - LVwG.
3
Ich beabsichtige, Ihre mir fristgerecht vorliegenden Äußerungen den Mitgliedern des
Amtsausschusses für die zweite Beratung und Beschlussfassung zur Verfügung zu
stellen. Sollten in Ihrer Person liegende vertrauliche Gründe dagegen sprechen bzw.
die Bekanntgabe der Inhalte Ihrer möglichen Stellungnahme durch
Rechtsvorschriften aus Ihrer Sicht geschützt sein, so bitte ich, dies in Ihrer
Stellungnahme anzugeben.
Eine Kopie der Beratungs- und Beschlussvorlage AA/005/2016 vom 13.06.2016 ist
zum Verbleib beigefügt.“
Soweit rechtzeitig vor einer möglichen Finanz- und Amtsausschusssitzung die
Äußerung des leitenden Verwaltungsbeamten vorliegt, wird diese nachgereicht
werden.
Es wird erneut darauf hingewiesen, dass für den Widerrufsbeschluss das Prinzip der
offenen Abstimmung gilt, die Inhalte der Beratung sowie einzelne Sitzungsunterlagen
können allerdings abweichend davon den Ausschluss der Öffentlichkeit erfordern,
wenn schützenswerte, die betroffene Person durch Rechtsvorschriften vor einer
Bekanntgabe schützende, der Allgemeinheit nicht bekannte, Informationen betroffen
sind.
Der Ausschluss der Öffentlichkeit für diese Beratung und diese Unterlagen wäre
dann zwingend.
Clemens Preine
Amtsvorsteher
Anlagen:
Stellungnahme des leitenden Verwaltungsbeamten, Herrn Stephan Schulz, auf die
Anhörung des Amtsvorstehers des Amtes Kellinghusen vom 27.06.2016 – wird ggfs.
nachgereicht.