Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund", Prüfung der

TO 15
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KA V - KAV-2/12
Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund", Prüfung der Vergabe und Abwicklung von Leistungen für die
Realisierung eines EDV-Projektes für Blutdepots
Tätigkeitsbericht 2012
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KURZFASSUNG
Das Kontrollamt prüfte in der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund" die
Vergabe und Abwicklung von Leistungen für die Realisierung eines EDV-Projektes für
Blutdepots.
Hinsichtlich der durchgeführten Vergabeverfahren (betreffend einerseits die Erstellung
bzw. Implementierung von Softwaremodulen und andererseits die Softwarevalidierung)
bestand kein Anlass zu einer Beanstandung. Im Rahmen der Vergaben betreffend die
programmtechnische Realisierung fiel auf, dass verbindliche Leistungsfristen unter Vorschreibung allfälliger Pönalen nicht vereinbart wurden.
Die Abwicklung der Leistungen war von mehrmaligen Terminverschiebungen und damit
verbundenen erheblichen Verzögerungen geprägt.
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INHALTSVERZEICHNIS
1. Vorbemerkung ............................................................................................................. 7
2. Realisierung des EDV-Projektes ................................................................................. 9
2.1 Projektgliederung ....................................................................................................... 9
2.2 Projektlenkung ......................................................................................................... 10
2.3 Projektplanung ......................................................................................................... 11
2.4 Teilprojekt Patientenbezogener Datenaustausch .................................................... 13
2.5 Teilprojekt Market Place .......................................................................................... 16
2.6 Teilprojekt Verrechnung und Statistik ...................................................................... 17
2.7 Teilprojekt Eigenblutproduktion Krankenhaus Hietzing mit Neurologischem
Zentrum Rosenhügel und damit verbundene Implementierung der Blutdepotsoftware . 19
2.8 Teilprojekt Mandantenfähigkeit ................................................................................ 21
2.9 Teilprojekt impuls.kis ............................................................................................... 22
2.10 Teilprojekt Datenaustausch Allgemeines Krankenhaus der Stadt Wien Medizinischer Universitätscampus ................................................................................ 22
2.11 Teilprojekt Kontinuierliche Verbesserung .............................................................. 22
2.12 Implementierung der Blutdepotsoftware ................................................................ 24
3. Validierung des EDV-Projektes ................................................................................. 28
4. Projektkosten ............................................................................................................. 28
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
Abs ............................................... Absatz
AKH .............................................. Allgemeines Krankenhaus der Stadt Wien - Medizinischer Universitätscampus
BVergG 2006 ................................ Bundesvergabegesetz 2006
bzgl. .............................................. bezüglich
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bzw. .............................................. beziehungsweise
DSP .............................................. Sozialmedizinisches Zentrum Ost - Donauspital
EDV .............................................. Elektronische Datenverarbeitung
EP ................................................. Bezeichnung des Teilprojektes Eigenblutproduktion
Krankenhaus Hietzing mit Neurologischem Zentrum
Rosenhügel
EUR .............................................. Euro
EURO 2008 .................................. Fußballeuropameisterschaft 2008
exkl. .............................................. exklusive
GAMP ........................................... Good Automated Manufacturing Practice Supplier
Guide for Validation of Automated Systems in Pharmaceutical Manufacture
gem............................................... gemäß
GER .............................................. Orthopädisches Krankenhaus Gersthof
GMP ............................................. Good Manufacturing Practice
impuls.kis ...................................... Bezeichnung des neuen Krankenhausinformationssystems der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"
KAR .............................................. Krankenanstalt
Rudolfstiftung
inklusive
Standort
Semmelweis Frauenklinik
KES .............................................. Kaiserin-Elisabeth-Spital
KFJ ............................................... Sozialmedizinisches Zentrum Süd, Kaiser-FranzJosef-Spital mit Gottfried von Preyer´schem Kinderspital
KHR .............................................. Krankenhaus Hietzing mit Neurologischem Zentrum
Rosenhügel
Krankenanstaltenverbund ............. Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"
Krankenanstaltenverbund-IT ........ Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"Informationstechnologie
KVP1 ............................................ Bezeichnung des Teilprojektes Kontinuierliche Verbesserung mit höherer Priorität
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KVP2 ............................................ Bezeichnung des Teilprojektes Kontinuierliche Verbesserung mit niedrigerer Priorität
lt. ................................................... laut
med.archiv .................................... Digitales Archivsystem der Unternehmung "Wiener
Krankenanstaltenverbund" zur Verwaltung von medizinischen Dokumenten
PD ................................................ Bezeichnung des Teilprojektes Patientenbezogener
Datenaustausch
rd. ................................................ rund
SEM .............................................. Standort Semmelweis Frauenklinik der Krankenanstalt Rudolfstiftung
SZB............................................... Sozialmedizinisches Zentrum Baumgartner Höhe ..................................................... Otto Wagner-Spital mit Pflegezentrum
SZF ............................................... Sozialmedizinisches Zentrum Floridsdorf
u.zw. ............................................. und zwar
USt ............................................... Umsatzsteuer
VE ................................................. Bezeichnung des Teilprojektes Verrechnung und
Statistik
WIL ............................................... Wilhelminenspital
Z .................................................. Ziffer
z.B. ............................................... zum Beispiel
GLOSSAR
Blutdepot
Eine Organisationseinheit im Bereich jener Spitäler, in denen Blutprodukte angefordert,
angeliefert, gelagert, verwaltet und ausgegeben werden.
Blutgruppenserologische Untersuchungen
Diese betreffen insbesondere die Bestimmung der Blutgruppen, Antikörpersuchtests
sowie serologische Verträglichkeitsproben (Kreuzproben).
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Hotfix
Ein Softwareupdate, um Fehler zu korrigieren.
Validierung
Bestätigung aufgrund einer Untersuchung oder eines Nachweises, dass spezielle Anforderungen im Hinblick auf den praktischen Einsatz erfüllt sind.
Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht
ausgeglichen.
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PRÜFUNGSERGEBNIS
1. Vorbemerkung
1.1 Gemäß § 15e Abs 1 des Wiener Krankenanstaltengesetzes hat jede nach Art und
Leistungsangebot in Betracht kommende bettenführende Krankenanstalt über ein Blutdepot zu verfügen. Dieses dient der Lagerung und Verteilung von Blut und Blutbestandteilen sowie der Durchführung der Kompatibilitätstests für krankenhausinterne Zwecke.
Nach § 15e Abs 3 dieses Gesetzes hat die Trägerin bzw. der Träger der Krankenanstalt
sicherzustellen, dass jeder Eingang und jede Abgabe bzw. Anwendung von Blut oder
Blutbestandteilen im Rahmen des Blutdepots dokumentiert wird.
1.2 Blutdepots waren in folgenden Spitälern des Krankenanstaltenverbundes eingerichtet:
- Allgemeines Krankenhaus der Stadt Wien - Medizinischer Universitätscampus
- Sozialmedizinisches Zentrum Ost - Donauspital
- Kaiserin-Elisabeth-Spital
- Sozialmedizinisches Zentrum Süd, Kaiser-Franz-Josef-Spital mit Gottfried von Preyer´schem Kinderspital
- Krankenanstalt Rudolfstiftung inklusive Standort Semmelweis Frauenklinik
- Sozialmedizinisches Zentrum Floridsdorf
- Orthopädisches Krankenhaus Gersthof
- Krankenhaus Hietzing mit Neurologischem Zentrum Rosenhügel
- Sozialmedizinisches Zentrum Baumgartner Höhe - Otto Wagner-Spital mit Pflegezentrum
- Wilhelminenspital
1.3 Für die Dokumentation bzw. Administration betreffend Blutdepots wird im Krankenanstaltenverbund weitgehend eine Software der Firma A (im Folgenden Blutdepotsoftware genannt) eingesetzt. Diese Software ermöglicht die Administration von blutdepotspezifischen Daten (z.B. über blutgruppenspezifische Lagerbestände) und von pati-
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entinnen- und patientenbezogenen Daten (wie über blutgruppenserologische Untersuchungen), Blutkonservenabfragen und Blutkonservenanforderungen, die Erfassung von
Blutkonservenein- und Blutkonservenausgängen sowie Plausibilitätsprüfungen insbesondere hinsichtlich der patientenspezifischen Eignung von Blutkonserven.
1.4 Im Jahr 2008 wurden vom Krankenanstaltenverbund Initiativen hinsichtlich der Realisierung eines EDV-Projektes, welches im Wesentlichen die Vernetzung der in Spitälern der Unternehmung installierten Blutdepotsoftware (bis dahin war im DSP, im KES,
im KFJ, im SZB und im WIL eine solche Software installiert worden) und deren Anbindung an ein betriebswirtschaftliches SAP-System zwecks Verrechnung von blutdepotspezifischen Leistungen zum Ziel hatte, in die Wege geleitet.
Das Motiv dafür bestand einerseits darin, dass die Daten über Blutdepots und über
blutgruppenserologische Untersuchungen in digitaler Form nur spitalsbezogen vorlagen
und eine EDV-mäßige Kommunikation der einzelnen Spitäler untereinander (z.B. der
Zugriff eines Spitals auf blutdepotspezifische Daten anderer Spitäler) nicht gegeben
war. Andererseits war die Realisierung des EDV-Projektes davon geleitet, die Blutdepotsoftware der einzelnen Spitäler an ein betriebswirtschaftliches SAP-System anzubinden, um die Verrechnung von blutdepotspezifischen Leistungen, wie z.B. betreffend
Lieferung und Verbrauch von Blutkonserven, zu vereinheitlichen und arbeitsökonomischer (infolge der Reduktion der konventionellen Erfassungsvorgänge) zu gestalten.
Im Rahmen der Realisierung des EDV-Projektes wurde auch beabsichtigt, die Blutdepotsoftware in weiteren Spitälern des Krankenanstaltenverbundes zu installieren und
netzwerkmäßig einzubinden.
1.5 Die gegenständliche Prüfung des Kontrollamtes, die im Sommer 2012 abgeschlossen wurde, bezog sich auf die Realisierung des EDV-Projektes für Blutdepots und der
damit verbundenen Implementierung der Blutdepotsoftware in weiteren Spitälern des
Krankenanstaltenverbundes.
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2. Realisierung des EDV-Projektes
2.1 Projektgliederung
Das gegenständliche EDV-Projekt ist in folgende Teilprojekte gegliedert:
- Teilprojekt Patientenbezogener Datenaustausch:
Netzwerkmäßige Integration jener blutgruppenserologischen Daten über Patientinnen
bzw. Patienten, die mit der Blutdepotsoftware spitalsbezogen erfasst wurden, im
Rahmen des im Krankenanstaltenverbund bestehenden med.archiv und Realisierung
von Funktionalitäten, um für ein Spital den Zugriff auf das med.archiv und somit auf
die blutgruppenserologischen Daten über eine Patientin bzw. einen Patienten, über
die bzw. den eine blutgruppenserologische Historie bereits in einem anderen Spital
bzw. in anderen Spitälern vorliegt, zu ermöglichen.
- Teilprojekt Market Place:
Dieses Teilprojekt hat ebenfalls die netzwerkmäßige Integration von Daten, u.zw. über
jene Blutkonserven, die sich in den jeweiligen Blutdepots befinden, zum Inhalt, um
den Blutdepots Anfragen bzw. Anforderungen betreffend Blutkonserven untereinander
zu ermöglichen.
- Teilprojekt Verrechnung und Statistik:
Automatische Übertragung der mittels der Blutdepotsoftware erfassten Daten über die
Lieferung und den Verbrauch von Produkten (insbesondere Blutkonserven) sowie
über die blutdepotspezifischen Leistungen, wie z.B. blutgruppenspezifische Untersuchungen, in ein betriebswirtschaftliches SAP-System zwecks Verrechnung und Erstellung von Statistiken (z.B. hinsichtlich des Verbrauches von Blutkonserven).
- Teilprojekt Eigenblutproduktion Krankenhaus Hietzing mit Neurologischem Zentrum
Rosenhügel:
Erweiterte Funktionalitäten der Blutdepotsoftware für die Administration der Eigenblutkonserven von Patientinnen bzw. Patienten.
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- Teilprojekt Mandantenfähigkeit:
Funktionalitäten im Hinblick auf die Nutzung der Blutdepotsoftware durch mehrere
Anwenderinnen bzw. Anwender im Rahmen einer gemeinsamen Datenbank.
- Teilprojekt impuls.kis:
Funktionalitäten für die Anforderung von Blutkonserven bzw. Blutdepotleistungen im
Weg des impuls.kis (dieses befand sich im Zeitpunkt der Prüfung durch das Kontrollamt im Sommer 2012 in Entwicklung und wird das im Krankenanstaltenverbund bestehende Krankenhaus-Informationssystem ablösen).
- Teilprojekt Datenaustausch Allgemeines Krankenhaus der Stadt Wien - Medizinischer
Universitätscampus:
Funktionalitäten für die Übertragung von blutdepotspezifischen Daten zwischen dem
AKH und den weiteren Spitälern des Krankenanstaltenverbundes.
- Teilprojekt Kontinuierliche Verbesserung:
Umsetzung von Modifikationen betreffend die Verbesserung von projektspezifischen
Funktionalitäten.
Darüber hinaus war, wie vorhin erwähnt, die Implementierung der Blutdepotsoftware in
weiteren Spitälern des Krankenanstaltenverbundes Gegenstand des EDV-Projektes.
2.2 Projektlenkung
Für die Steuerung bzw. Lenkung des EDV-Projektes konstituierte sich am
19. September 2008 eine sogenannte Lenkungsgruppe mit Vertreterinnen bzw. Vertretern des Krankenanstaltenverbundes (Stabsstelle Medizinökonomie und Pharmazie,
Krankenanstaltenverbund-IT sowie Blutdepots) und der Firmen A und B.
Diesbezüglich war anzumerken, dass die Blutdepotsoftware der Firma A in einzelnen
Spitälern des Krankenanstaltenverbundes, u.zw. im DSP, im KES, im KFJ, im SZB und
im WIL, im Einsatz war und die Absicht bestand, im Zuge der Realisierung des in Rede
stehenden EDV-Projektes diese Blutdepotsoftware in weiteren Spitälern (insbesondere
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in der KAR sowie im SZF, im GER und im KHR) implementieren zu lassen. Die Firma B
war mit der Validierung der im DSP implementierten Blutdepotsoftware befasst. Zudem
wurde vorgesehen, die Firma B mit weiteren Validierungen betreffend die Realisierung
des gegenständlichen EDV-Projektes zu beauftragen, worauf in der Folge noch eingegangen wird.
An dieser Stelle war der Hinweis angebracht, dass die Validierung auf Basis des
GAMP, einem Leitfaden für die Validierung computergestützter Systeme in der pharmazeutischen Industrie in der Version 5, vorgesehen wurde. Eine derartige Validierung ist
auf verschiedene Kriterien gerichtet (z.B. die Risikobewertung, Produktqualität, Datenintegrität) und dient dazu, EDV-Systeme im medizinischen Bereich dahingehend zu bewerten, ob sie die praktischen Anforderungen bzw. die in Pflichtenheften spezifizierten
Anforderungen erfüllen. Im Rahmen des gegenständlichen EDV-Projektes wurde die
Validierung von Blutdepotsoftwareimplementierungen einschließlich der mit der Vernetzung
von
solchen
Implementierungen
verbundenen
Schnittstellen
(betreffend
med.archiv und SAP) sowie der darauf Bezug habenden EDV-infrastrukturellen Einrichtungen und organisatorischen Rahmenbedingungen im Krankenanstaltenverbund beabsichtigt.
2.3 Projektplanung
Im Jahr 2009 wurde ein sogenannter Projektplan erstellt, der die für die Abwicklung und
Validierung der Leistungen betreffend die Vernetzung der Blutdepotsoftwareimplementierungen der in einzelnen Spitälern erforderlichen Rahmenbedingungen (z.B. Risikomanagement, Anforderungs- und Funktionsspezifikation, Qualitätsmanagementsystem)
dokumentierte.
Weitere Projektpläne in analoger Art und Weise wurden im September 2009 (betreffend
das Teilprojekt VE) und in den Jahren 2010 und 2011 (insbesondere betreffend die
Teilprojekte EP und KVP1 sowie die Implementierung der Blutdepotsoftware in der
KAR) erstellt.
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In Bezug auf die zeitliche Abwicklung des konkreten EDV-Projektes wurde im
März 2010 (im Rahmen einer Sitzung der Lenkungsgruppe) ein grober Terminplan festgelegt.
Im Mai 2010 wurde ebenfalls im Rahmen einer Sitzung der Lenkungsgruppe betreffend
die Teilprojekte PD, VE und EP einschließlich der Installation der Blutdepotsoftware im
KHR ein nach Projektschritten gegliederter Terminplan präsentiert. Darin wurden auch
die Termine hinsichtlich der Implementierung der Blutdepotsoftware im SZF sowie im
GER und in der SEM sowie der Abwicklung der Teilprojekte Mandantenfähigkeit und
Kontinuierliche Verbesserung ausgewiesen. Im weiteren Verlauf des Jahres 2010 sowie
in den Jahren 2011 und 2012 wurden bzgl. der Implementierung der Blutdepotsoftware
in den vorgenannten Spitälern sowie der Abwicklung der diversen Teilprojekte in Abhängigkeit des Projektfortschrittes die Terminpläne mehrmals modifiziert, worauf in der
Folge noch näher eingegangen wird.
In Bezug auf die Projektierung war weiters zu konstatieren, dass vom Krankenanstaltenverbund die Kosten für das gegenständliche EDV-Projekt nicht gesamtheitlich veranschlagt wurden. Somit war es nicht möglich, den Projektverlauf in monetärer Hinsicht
(Gegenüberstellung der veranschlagten Kosten mit den angefallenen Kosten) zu verfolgen.
Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund":
Da die Auswirkungen der Qualifizierung der Prozesse und der
verwendeten Software zum damaligen Zeitpunkt nicht abschätzbar
und gleichzeitig die Erhöhung der Patientinnen- bzw. Patientensicherheit unabdingbar waren, wurde ausnahmsweise auf eine
Schätzung der Gesamtkosten verzichtet.
Dem Krankenanstaltenverbund wurde empfohlen, bei künftigen Projekten die Kosten zu
veranschlagen.
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2.4 Teilprojekt Patientenbezogener Datenaustausch
Im Jahr 2009 wurden die benutzerinnen- bzw. benutzerspezifischen Anforderungen betreffend das Teilprojekt PD spezifiziert. Die Fertigstellung dieses Teilprojektes wurde
gemäß den Terminplänen vom März und Mai 2010 für Ende des Jahres 2010 vorgesehen.
Im April 2010 wurde vom Krankenanstaltenverbund der Firma A im Weg eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Bekanntmachung die Realisierung des Teilprojektes
PD um 56.630,-- EUR übertragen (dieser Betrag und alle nachfolgend angeführten Beträge exkl. USt).
Zu dieser Beauftragung sah sich das Kontrollamt zu keiner Kritik veranlasst, da die
Realisierung des Teilprojektes PD, welche im Sinn der unternehmensweiten Vernetzung der in Spitälern des Krankenanstaltenverbundes implementierten Blutdepotsoftware im Wesentlichen die programmtechnische Realisierung der netzwerkmäßigen und
auf die harmonisierten (unternehmensweit vereinheitlichten) blutgruppenserologiespezifischen Befundparameter bezogenen Funktionalitäten zum Inhalt hatte, nach Recherchen des Kontrollamtes nur durch die Firma A erfolgen konnte. Die Blutdepotsoftware
wurde von der Firma A entwickelt und ausschließlich von ihr vertrieben.
Diesbezüglich war zu bemerken, dass lt. BVergG 2006 Liefer- und Dienstleistungsverträge im Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung vergeben werden
können, wenn der Liefer- oder Dienstleistungsauftrag aus technischen oder künstlerischen Gründen oder aufgrund des Schutzes von Ausschließlichkeitsrechten nur von
einem bestimmten Unternehmen ausgeführt werden kann. Im konkreten Fall handelte
es sich weitgehend um einen Lieferauftrag.
Im Rahmen der Beauftragung wurde es seitens des Krankenanstaltenverbundes aber
unterlassen, verbindliche Leistungsfristen unter Vorschreibung einer allfälligen Pönale
mit der Firma A zu vereinbaren.
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Dem Krankenanstaltenverbund wurde empfohlen, bei künftigen Auftragsvergaben solche Leistungsfristen zu vereinbaren.
Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund:
Die Empfehlung, verbindliche Leistungsfristen unter Vorschreibung allfälliger Pönalen vorzusehen, wird bei künftigen Vergaben
berücksichtigt werden.
Im September 2010 wurde der Fertigstellungstermin des Teilprojektes PD auf Jänner 2011 verschoben. Eine weitere Terminverschiebung lag im Dezember 2010 insofern
vor, als der Fertigstellungstermin dieses Teilprojektes für März 2011 vorgesehen wurde.
Im April 2011 - rd. vier Monate später als ursprünglich geplant - wurden die im Rahmen
des Teilprojektes PD realisierten Programmmodule im DSP implementiert. Eine weitere
Verzögerung bestand dahingehend, dass die Programmmodule in den weiteren Spitälern, die damals über eine Blutdepotsoftware verfügten und somit von der Realisierung
des Teilprojektes PD betroffen waren (KES, KFJ, KAR, SZB und WIL), erst im Dezember 2011 implementiert wurden.
Somit wurde das Teilprojekt PD, nicht wie ursprünglich vorgesehen, Ende des Jahres 2010, sondern erst im Dezember 2011 abgeschlossen.
Für diese Verzögerung war insgesamt betrachtet, Folgendes maßgebend:
- Zu optimistische Einschätzung des Aufwandes für die Realisierung des Teilprojektes
PD,
- Änderungen des Projektinhaltes bzw. Projektumfanges vor allem aufgrund von nachträglichen Änderungswünschen der Anwenderinnen bzw. Anwender,
- Nichtberücksichtigung des Aufwandes betreffend die Einbeziehung der Blutdepotsoftware der KAR,
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- mehrmalige Änderungen der Anforderungen betreffend die Harmonisierung der blutgruppenserologiespezifischen Befundparameter (die Harmonisierung war deshalb erforderlich, um die von Spital zu Spital unterschiedlichen Befundparameter im Hinblick
auf die Integration bzw. Vernetzung der Blutdepotsoftware und den damit verbundenen Transfer der blutgruppenserologischen Befunddaten von Patientinnen bzw. Patienten zwischen den Spitälern mit Blutdepots zu vereinheitlichen),
- technische und organisatorische Probleme (z.B. noch nicht ausgereifte Funktionalitäten) bei der Implementierung der Programmmodule des Teilprojektes PD.
An den Krankenanstaltenverbund erging die Empfehlung, bei der Abwicklung von künftigen EDV-Projekten unter Betrachtung des Ist-Zustandes auf die hinreichende Determinierung des Anforderungsprofiles sowohl in anwenderinnen- bzw. anwenderspezifischer als auch in EDV-technischer Hinsicht verstärkt Bedacht zu nehmen. Weiters wurde angeregt, auf Basis einer umfassenden Einbeziehung des Projektinhaltes bzw. Projektumfanges auf realistische Aufwandsschätzungen vermehrt zu achten.
Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund":
Aufgrund der Projekterfahrungen wird der Krankenanstaltenverbund in Zukunft realistischere Aufwandsschätzungen vornehmen
können.
Bei den vom Kontrollamt eingesehenen Bezug habenden Unterlagen ging aus dem Bericht über die am 14. März 2012 abgehaltene Sitzung der Lenkungsgruppe hervor, dass
die Abrufe von patientinnen- bzw. patientenspezifischen Daten lange dauern, schnittstellenbezogene Probleme bei der Datenübertragung bestehen (teilweise erfolgte kein
Datentransfer) und blutgruppenserologische Daten den Patientinnen bzw. Patienten
teilweise falsch zugeordnet werden.
Die Ursachen für diese Probleme resultierten aus noch nicht ausgereiften Funktionalitäten, insbesondere betreffend den Transfer von patientinnen- bzw. patientenspezifischen
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Daten in das med.archiv, was sowohl im Bereich des Krankenanstaltenverbundes als
auch in der Sphäre der Firma A lag.
Dem Krankenanstaltenverbund wurde empfohlen, Maßnahmen zu treffen, die zu einer
Verbesserung der Situation bzgl. des patientinnen- bzw. patientenbezogenen Datenaustausches führen.
Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund":
Die GMP-kritischen Punkte wurden in der Zwischenzeit durch Einspielung eines Hotfixes sowie durch die Programmierung einer
Prüfroutine in der Software beseitigt.
2.5 Teilprojekt Market Place
Bis zum Abschluss der Prüfung durch das Kontrollamt beschränkten sich die Aktivitäten
für die Realisierung dieses Teilprojektes auf Besprechungen über die Art und Weise der
Einbeziehung der Blutdepots des Krankenanstaltenverbundes sowie der Blutdepots von
externen Gesundheitseinrichtungen (z.B. Wiener Rotes Kreuz, Sanatorium Hera). Dies
vor allem deshalb, da vom Krankenanstaltenverbund dem Teilprojekt Market Place gegenüber anderen Teilprojekten, wie PD, VE und EP, eine geringere Priorität eingeräumt
wurde und die Aktivitäten bzgl. der projektmäßigen Einbeziehung der externen Gesundheitseinrichtungen sich zeitaufwendig gestalteten.
Das Kontrollamt gelangte zur Auffassung, dass seitens des Krankenanstaltenverbundes
der Realisierung des Teilprojektes Market Place mehr Bedeutung beigemessen werden
sollte. Dies einerseits unter dem Aspekt, dass von jedem netzwerkmäßig eingebundenen Spital des Krankenanstaltenverbundes im Weg der EDV unternehmensweite Anfragen und Anforderungen betreffend Blutkonserven veranlasst werden könnten. Andererseits würde für die Spitäler des Krankenanstaltenverbundes die Möglichkeit bestehen, EDV-mäßige Anfragen und Anforderungen hinsichtlich Blutkonserven an externe
Gesundheitseinrichtungen zu richten. Umgekehrt wären für externe Gesundheitseinrichtungen derartige Anfragen und Anforderungen betreffend Blutkonserven des Kranken-
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anstaltenverbundes möglich. Beispielsweise könnten bei einem Engpass an Blutkonserven in einem Spital oder in einer externen Gesundheitseinrichtung die benötigten
Blutkonserven von anderen Spitälern oder externen Gesundheitseinrichtungen mittels
EDV unverzüglich angefordert werden.
Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund":
Im Rahmen der EURO 2008 wurde im Krankenanstaltenverbund
bereits eine auf dem Internet basierende Market Place-Plattform
geschaffen, welche im Bedarfsfall (z.B. bei Blutkonservenmangel)
händisch befüllt werden muss. Diese wurde bereits mehrfach aktiviert.
Ein automatisierter Market Place - auch mit externen Partnerinnen
bzw. Partnern - wird erst durch die Implementierung der notwendigen Software (z.B. Sanatorium Hera) bzw. Schnittstellen auf informationstechnologischer Seite sowie durch gemeinsame Qualitätsstandards (z.B. Temperaturindikatoren) möglich sein. Die entsprechenden Abstimmungsvorarbeiten laufen. Da in diesem Fall
kein Einfluss auf die Reaktionszeit der Partnerinnen bzw. Partner
ausgeübt werden kann, ist derzeit keine Terminabschätzung möglich.
2.6 Teilprojekt Verrechnung und Statistik
Hinsichtlich der Realisierung dieses Teilprojektes erfolgten im Jahr 2009 Aktivitäten betreffend die Harmonisierung der von Spital zu Spital unterschiedlichen blutdepotbezogenen Produkt- bzw. Leistungskataloge, Erhebungen über den Ist-Zustand, die Spezifikation eines Teiles des auf die Verrechnung Bezug habenden Anforderungsprofiles sowie von Verrechnungsmodalitäten. Im Mai 2010 wurde die Spezifikation des Anforderungsprofiles (betreffend die Verrechnung) abgeschlossen; im weiteren Verlauf des Jahres 2010 wurden insbesondere Schnittstellen zum betriebswirtschaftlichen SAP-System
sowie Abrechnungsfunktionalitäten spezifiziert.
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Wie aus dem Terminplan vom Mai 2010 hervorging, wurde der Abschluss dieses Teilprojektes für Mai 2011 vorgesehen.
Im Juli 2010 wurde ein weiterer Terminplan aufgelegt, der aus ablauforganisatorischen
Gründen eine Gliederung des Teilprojektes VE, u.zw. einerseits produktbezogen (z.B.
betreffend die Lieferung und den Verbrauch von Blutkonserven) und andererseits leistungsbezogen (z.B. betreffend die Durchführung von blutgruppenserologischen Untersuchungen), auswies. Die Fertigstellung des produktbezogenen Teils wurde für Ende
März 2011, jene des leistungsbezogenen Teils für Oktober 2011 geplant.
Weitere terminliche Änderungen ergaben sich aus den Terminplänen vom September
und Dezember 2010, als absehbar war, dass die Projektspezifikation mehr Zeit in Anspruch nahm, als ursprünglich geplant wurde. Gemäß Terminplan vom Dezember 2010
wurde die Fertigstellung des produktbezogenen Teils für Ende Juni 2011 vorgesehen.
Der Abschluss des leistungsbezogenen Teils wurde für Oktober 2012 beabsichtigt.
Der für den produktbezogenen Teil ausgewiesene Fertigstellungstermin wurde nicht
eingehalten, da im Jahr 2011 weitere Projektspezifikationen, wie insbesondere betreffend Modalitäten für die Lagerführung und Verrechnung sowie die Dokumentation der
Verrechnungsprozesse, erfolgten.
Im Jahr 2012 erfolgten weitere Projektspezifikationen und damit verbundene Terminverschiebungen. Letztere bestanden lt. Terminplan vom März 2012 insofern, als für den
produktbezogenen Teil die Fertigstellung für November 2012 vorgesehen wurde.
Für den leistungsbezogenen Teil wurde die Fertigstellung noch nicht terminisiert.
Die Terminverschiebungen waren im Wesentlichen darauf zurückzuführen, dass die
zeitlichen Aufwände für die Realisierung des Teilprojektes VE zu optimistisch eingeschätzt wurden (vor allem betreffend die Harmonisierung der von Spital zu Spital unterschiedlichen blutdepotbezogenen Produkt- und Leistungskataloge).
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Dem Krankenanstaltenverbund wurde empfohlen, Maßnahmen zu treffen, die zu einer
Forcierung des Teilprojektes VE führen.
Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund":
Das Teilprojekt wurde forciert und es wurde noch im November 2012 mit der Programmierung begonnen.
2.7 Teilprojekt Eigenblutproduktion Krankenhaus Hietzing mit Neurologischem
Zentrum Rosenhügel und damit verbundene Implementierung der Blutdepotsoftware
Dieses Teilprojekt, welches in der Erweiterung der Funktionalitäten der Blutdepotsoftware und in deren Implementierung bestand, wurde im März 2010 in Angriff genommen.
Die Fertigstellung dieses Teilprojektes wurde lt. Terminplan vom Mai 2010 für
März 2011 vorgesehen. Im Juli 2010 wurde die Spezifikation des Anforderungsprofiles
der Benutzerinnen bzw. Benutzer abgeschlossen. Mit September 2010 lag ein neuer
Terminplan vor, der gegenüber dem Terminplan vom Mai 2010 eine Verschiebung des
Fertigstellungstermins, u.zw. von März 2011 auf Dezember 2011, auswies. Hiefür war
vor allem ausschlaggebend, dass die Spezifikation der Softwarefunktionalitäten noch
ausständig war. Diese Spezifikation wurde im Sommer des Jahres 2011 abgeschlossen.
In der Folge wurden vom KHR Änderungen der Softwarefunktionalitäten als erforderlich
erachtet, was unter dem Aspekt der unternehmensweiten Integration der Blutdepotsoftware eine zeitaufwendige Abstimmung mit den Funktionalitäten der in den weiteren Spitälern des Krankenanstaltenverbundes implementierten Blutdepotsoftware zur Folge
hatte. Der zeitliche Aufwand dafür war aus der dem Kontrollamt zur Verfügung stehenden Aktenlage nicht zu entnehmen.
Im Dezember 2011 bestand eine Änderung hinsichtlich der Projektabwicklung insofern,
als nunmehr die Fertigstellung der im Rahmen des Teilprojektes EP zu realisierenden
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Software für Ende Mai 2012 und die Implementierung dieser Software nach der Durchführung von Tests für Ende des Jahres 2012 vorgesehen wurde.
Im gleichen Monat wurde die Firma A vom Krankenanstaltenverbund auf Basis eines
Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Bekanntmachung mit der programmtechnischen Realisierung des Teilprojektes EP bzw. der Implementierung der Blutdepotsoftware (mit erweiterten Funktionalitäten) beauftragt (Auftragssumme 182.020,-- EUR).
Auch hier handelte es sich weitgehend um einen Lieferauftrag.
Gemäß § 29 Abs 2 Z 2 BVergG 2006 können Lieferaufträge im Verhandlungsverfahren
ohne vorherige Bekanntmachung vergeben werden, wenn der Lieferauftrag aus technischen oder künstlerischen Gründen oder aufgrund des Schutzes von Ausschließlichkeitsrechten nur von einem bestimmten Unternehmen ausgeführt werden kann.
Seitens des Kontrollamtes bestand gegen diese Beauftragung kein Einwand, da einerseits die programmtechnische Realisierung des Teilprojektes EP aus technischen
Gründen nur von der Firma A vorgenommen werden konnte. Andererseits wurde die
Blutdepotsoftware von der Firma A entwickelt und ausschließlich von ihr vertrieben.
Das Kontrollamt sah sich bzgl. dieser Beauftragung aber zu der Kritik veranlasst, dass
vom Krankenanstaltenverbund hinsichtlich der programmtechnischen Realisierung des
Teilprojektes EP bzw. der Implementierung der Blutdepotsoftware keine pönalisierten
Termine vorgegeben wurden.
Auch hier wurde dem Krankenanstaltenverbund empfohlen, bei künftigen Auftragsvergaben pönalisierte Termine vorzuschreiben.
Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund:
Die Empfehlung, verbindliche Leistungsfristen unter Vorschreibung allfälliger Pönalen vorzusehen, wird bei künftigen Vergaben
berücksichtigt werden.
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Im März 2012 erfolgte eine geringfügige Adaptierung des Terminplanes vom Dezember 2011, die in der Verschiebung des Fertigstellungstermins bzgl. der zu realisierenden
Software des Teilprojektes EP von Mai auf Juni 2012 bestand. Dieser Termin wurde
nicht eingehalten.
Die Gründe für die vorgenannten Terminverschiebungen bzw. Verzögerungen lagen
insbesondere darin, dass nachträgliche Änderungswünsche der Anwenderinnen bzw.
Anwender berücksichtigt wurden und personelle Ressourcen der Firma A infolge der
verzögerten Abwicklung des Teilprojektes PD noch an dieses Teilprojekt gebunden waren.
Dem Krankenanstaltenverbund wurde empfohlen, Maßnahmen zu treffen, die zu einer
zügigen Realisierung des Teilprojektes EP führen.
Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund":
Die Produktivsetzung ist für das erste Quartal des Jahres 2013
geplant.
2.8 Teilprojekt Mandantenfähigkeit
Laut Terminplan vom Mai 2010 wurde vorgesehen, dieses Teilprojekt mit April 2011 in
Angriff zu nehmen. Ende Dezember 2010 wurde, wie einem zu diesem Zeitpunkt aktuellen Terminplan zu entnehmen war, von einer Inangriffnahme des Teilprojektes mit Oktober 2011 ausgegangen. Der Abschluss des Teilprojektes wurde für September 2012
vorgesehen. Eine weitere Terminverschiebung bestand im März 2012 insofern, als die
Inangriffnahme der Arbeiten für August 2013 angekündigt wurde.
Die Terminverschiebungen waren insbesondere darauf zurückzuführen, dass dem in
Rede stehenden Teilprojekt von den Anwenderinnen bzw. Anwendern eine geringe Priorität eingeräumt wurde und die Realisierung dieses Teilprojektes von der Wiener Krankenanstaltenverbund-IT zugunsten der Umsetzung von zusätzlichen Anforderungen von
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Anwenderinnen bzw. Anwendern (betreffend die Teilprojekte PD und EP sowie die
Blutdepotsoftware) zurückgestellt wurde.
2.9 Teilprojekt impuls.kis
Die Realisierung dieses Teilprojektes, welches - was den zeitlichen Ablauf anlangt vom Realisierungsstand des Krankenhausinformationssystems impuls.kis (dieses war
im Zeitpunkt der Prüfung noch in Arbeit) abhängt, wurde - wie im Terminplan vom
März 2012 vorgesehen - im zweiten Quartal des Jahres 2012 in Angriff genommen. Die
Fertigstellung des Teilprojektes impuls.kis wurde noch nicht terminisiert.
2.10 Teilprojekt Datenaustausch Allgemeines Krankenhaus der Stadt Wien Medizinischer Universitätscampus
Bis zum Abschluss der Prüfung durch das Kontrollamt erfolgten Machbarkeitsstudien
sowie grundlegende Gespräche betreffend die Realisierung dieses Teilprojektes.
In dem Zusammenhang war zu bemerken, dass lt. Terminplan vom Dezember 2010 die
Realisierung dieses Teilprojektes für den Zeitraum Februar bis August 2011 vorgesehen wurde. Im Dezember 2011 bestand insofern eine Terminverschiebung, als die Realisierung für den Zeitraum Mai bis November 2012 angesetzt wurde. Im März 2012 wurde der Termin für den Beginn der Umsetzung des Teilprojektes von Mai 2012 auf
Sommer 2013 verschoben.
Die Gründe für die Terminverschiebungen ergaben sich insbesondere daraus, dass
vom AKH die Beschaffung einer neuen Blutdepotsoftware aufgeschoben wurde. Die
Beschaffung einer solchen Software, deren netzwerkmäßige Einbeziehung im Rahmen
dieses Teilprojektes relevant wäre, war nicht Thema der gegenständlichen Prüfung
durch das Kontrollamt.
2.11 Teilprojekt Kontinuierliche Verbesserung
Gemäß Terminplan vom Mai 2010 wurde die Umsetzung dieses Teilprojektes, das im
Hinblick auf Verbesserungen die Modifikationen von projektspezifischen Funktionalitäten zum Inhalt hat, für den Zeitraum Februar bis August 2011 vorgesehen. Im Septem-
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ber 2010 wurde der Fertigstellungstermin von August 2011 auf Ende des Jahres 2011
verschoben, weil teilprojektspezifische Spezifikationen und deren programmtechnische
Umsetzung noch ausständig waren. Im Herbst 2011 wurden die im Rahmen dieses
Teilprojektes umzusetzenden Punkte spezifiziert und eine Gliederung des Teilprojektes
in zwei Bereiche, u.zw. je nach Dringlichkeit in KVP1 (höhere Priorität) und KVP2 (niedrigere Priorität) vorgenommen.
Im November 2011 wurde vom Krankenanstaltenverbund im Weg einer Direktvergabe
die Firma A mit der programmtechnischen Umsetzung der zu modifizierenden Funktionalitäten um 42.680,-- EUR beauftragt.
Diesbezüglich bestand seitens des Kontrollamtes kein Anlass zu einer Beanstandung,
da zum damaligen Zeitpunkt Direktvergaben gem. § 41 Abs 2 Z 1 BVergG 2006 bis zu
einem Auftragswert von 100.000,-- EUR zulässig waren. Hiezu kam noch, dass die
Programmierleistungen infolge technischer Gründe nur von der Firma A erbracht werden konnten.
Es war aber festzuhalten, dass der Krankenanstaltenverbund es unterließ, pönalisierte
Termine vorzuschreiben.
Dem Krankenanstaltenverbund wurde nahe gelegt, bei künftigen Auftragsvergaben derartige Termine vorzuschreiben.
Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund:
Die Empfehlung, verbindliche Leistungsfristen unter Vorschreibung allfälliger Pönalen vorzusehen, wird bei künftigen Vergaben
berücksichtigt werden.
Ende des Jahres 2011 wurde der Fertigstellungstermin betreffend KVP1 - respektive die
Implementierung der modifizierten Programmmodule - für April 2012 vorgesehen.
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Im Juni 2012 - somit um etwa zwei Monate später als zuletzt geplant - wurden die modifizierten Programmmodule implementiert. Diese Verzögerung resultierte insbesondere
aus zusätzlichen Änderungswünschen von Anwenderinnen bzw. Anwendern und damit
verbundenen EDV-technischen Mehraufwänden.
Hinsichtlich des Teilprojektes KVP2 wurde die Umsetzung lt. Terminplan vom
März 2012 für den Zeitraum Oktober 2012 bis Februar 2013 vorgesehen.
2.12 Implementierung der Blutdepotsoftware
2.12.1 Im Juni 2009 beschaffte der Krankenanstaltenverbund im Weg einer Direktvergabe von der Firma A die Blutdepotsoftware für die KAR um 40.000,-- EUR.
Da die Blutdepotsoftware der Firma A bereits im DSP, im KES, im KFJ, im SZB und im
WIL implementiert wurde, war es im Hinblick auf die unternehmensweite Vernetzung
der Blutdepotsoftware aus technischen Gründen (wie Kompatibilitätsgründe) erforderlich, diese Software auch in der KAR einzurichten.
Vom Kontrollamt bestand gegen die Beauftragung der Firma A im Weg einer Direktvergabe kein Einwand, da zum damaligen Zeitpunkt ein solches Vergabeverfahren bis
zu einem Auftragswert von 100.000,-- EUR gem. § 41 Abs 2 Z 1 BVergG 2006 zulässig
war.
Was die Implementierung der Blutdepotsoftware in der KAR anlangt, wurde im Rahmen
der Beauftragung vom Krankenanstaltenverbund vorgegeben, dass die Termine im Einvernehmen mit der Projektleitung festzulegen sind. Aus den dem Kontrollamt zur Verfügung stehenden Prüfunterlagen waren terminliche Festlegungen bzw. Pönalebestimmungen im Fall der Nichteinhaltung von Terminen nicht zu entnehmen.
Dem Krankenanstaltenverbund wurde daher empfohlen, künftig auf ablaufspezifische
terminliche Festlegungen unter Einbeziehung von Pönalebestimmungen verstärktes
Augenmerk zu richten.
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Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund:
Die Empfehlung, verbindliche Leistungsfristen unter Vorschreibung allfälliger Pönalen vorzusehen, wird bei künftigen Vergaben
berücksichtigt werden.
Die Blutdepotsoftware wurde in der KAR etwa 1,5 Jahre nach der Beschaffung, u.zw. im
Februar 2011, in Betrieb genommen. Die lange Zeitspanne resultierte daraus, dass die
KAR nach der Beschaffung der Blutdepotsoftware bzw. im Laufe der Realisierung des
Teilprojektes PD im Sinn der Vermeidung eines Softwareversionswechsels entschied,
diese Software erst dann einzusetzen, wenn die netzwerkmäßigen und die auf die harmonisierten blutgruppenserologiespezifischen Befundparameter bezogenen Funktionalitäten programmtechnisch realisiert sind, was im Wesentlichen Anfang des Jahres 2011
der Fall war.
Wie bereits erwähnt, war die Abwicklung dieser unter dem Teilprojekt PD subsumierten
Leistungen von Verzögerungen geprägt. Dies hatte die Verzögerung der Implementierung in der KAR zur Folge.
Die Implementierung der Blutdepotsoftware in der SEM wurde lt. Terminplan vom Mai
2010 für den Zeitraum von September bis Oktober 2010 vorgesehen. Gemäß den Terminplänen vom Juli, September und Dezember 2010 ergaben sich betreffend diese Implementierung Terminverschiebungen u.zw. auf November 2010, Jänner und März
2011.
Letzterer Termin wurde nicht eingehalten, da die Implementierung der Blutdepotsoftware in der SEM erst im Dezember 2011 erfolgte.
Diesbezüglich war zu bemerken, dass die SEM ebenso wie die KAR, in welche diese
Klinik eingegliedert wurde, für die Implementierung der Blutdepotsoftware die programmtechnische Realisierung der netzwerkmäßigen sowie auf die harmonisierten
blutgruppenserologiespezifischen Befundparameter bezogenen Funktionalitäten vo-
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raussetzte. Hiezu kam noch, dass die SEM bzgl. der Implementierung der Blutdepotsoftware entschied, die Realisierung einer neuen Version, die im Herbst 2011 erfolgte, abzuwarten.
Die verspätete Implementierung der Blutdepotsoftware in der SEM resultierte einerseits
daraus, dass sich die Abwicklung des Teilprojektes PD, welches insbesondere die programmtechnische Realisierung der netzwerkmäßigen und der auf die harmonisierten
blutgruppenserologiespezifischen Befundparameter Bezug habenden Funktionalitäten
zum Inhalt hatte, verzögerte. Andererseits trug die Einbeziehung einer neuen Version
zu einer Verzögerung bei.
2.12.2 Die Implementierung der Blutdepotsoftware war im SZF und im GER im Zeitpunkt der Prüfung durch das Kontrollamt noch ausständig. Dies war umso bemerkenswerter, als die Implementierung einer solchen Software in diesen Spitälern, wie aus
dem Terminplan vom Mai 2010 hervorgeht, ursprünglich für Herbst 2010 vorgesehen
wurde. Im Dezember 2010 bestand insofern eine Änderung, als der Termin für die Implementierung der Blutdepotsoftware im SZF auf den Zeitraum April bis Mai 2011 und
im GER auf den Zeitraum Jänner bis Mai 2011 verschoben wurde. Eine weitere Terminverschiebung ergab sich im Dezember 2011 dahingehend, dass die Implementierung einer solchen Software in beiden Krankenhäusern für den Zeitraum Jänner bis
Februar 2012 geplant wurde. Laut Terminplan vom März 2012 wurde die Implementierung der Blutdepotsoftware im SZF und im GER für die Monate November und Dezember des Jahres 2012 vorgesehen.
Laut Krankenanstaltenverbund waren die Terminverschiebungen hinsichtlich der Implementierung der Blutdepotsoftware im SZF darauf zurückzuführen, dass infolge der
Einführung eines Qualitätsmanagementsystems in diesem Krankenhaus die zeitlichen
bzw. personellen Ressourcen für jene Leistungen, die im Zuge der Implementierung
einer solchen Software durch die Anwenderinnen bzw. Anwender zu erbringen sind
(z.B. praktische Tests der diversen Funktionalitäten), nicht gegeben waren.
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Hiezu vertrat das Kontrollamt den Standpunkt, dass es im Sinn der Hintanhaltung von
wiederholten Terminverschiebungen angezeigt gewesen wäre, die Terminplanung betreffend die Implementierung der Blutdepotsoftware auf den mit der Einführung eines
Qualitätsmanagementsystems verbundenen Ablauf auszurichten.
Die Terminverschiebungen bzgl. der Implementierung der Blutdepotsoftware im GER
begründete der Krankenanstaltenverbund einerseits damit, dass infolge der beengten
Platzverhältnisse im Bereich des Blutdepots die Aufstellung eines Bildschirmarbeitsplatzes für die Anwendung der Blutdepotsoftware nicht möglich war. Andererseits verwies
der Krankenanstaltenverbund darauf, dass im Hinblick auf die für das Jahr 2015 vorgesehene Auflassung des Standortes des GER ein Umbau der Räumlichkeiten aus wirtschaftlichen Gründen nicht vorgesehen ist.
Für das Kontrollamt waren die mehrmaligen Terminverschiebungen betreffend die Implementierung der Blutdepotsoftware im GER auch bei Betrachtung dieser Aspekte
nicht plausibel, da schon vor der Terminplanung für die Implementierung, die beengten
Platzverhältnisse und die Auflassung des Standortes des GER (dieses Krankenhaus
wird in das im Bau befindliche Krankenhaus Nord eingegliedert werden) bekannt waren.
2.12.3 Im Zusammenhang mit der Blutdepotsoftware war auch Folgendes festzuhalten:
Im September 2011 übertrug der Krankenanstaltenverbund auf Basis eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Bekanntmachung der Firma A die Wartung der in den
Spitälern der Unternehmung implementierten Blutdepotsoftware um 394.845,-- EUR,
wobei sich der Gesamtpreis auf eine vierjährige Wartung bezog. Diese Vergabe betraf
einen Dienstleistungsauftrag.
Gemäß § 30 Abs 2 Z 2 BVergG 2006 können Dienstleistungsaufträge im Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung vergeben werden, wenn der Dienstleistungsauftrag aus technischen oder künstlerischen Gründen oder aufgrund des
Schutzes von Ausschließlichkeitsrechten nur von einem bestimmten Unternehmen ausgeführt werden kann.
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Diese Beauftragung gab keinen Anlass zur Kritik, da aus den vom Kontrollamt eingesehenen Unterlagen hervorging, dass die Wartung dieser Software aus technischen
Gründen nur von der Firma A durchgeführt werden kann.
3. Validierung des EDV-Projektes
Mit der Validierung des gegenständlichen EDV-Projektes befasste der Krankenanstaltenverbund im Weg von Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung die
Firma B. Im Konkreten ergingen zwei Aufträge an diese Firma, u.zw. im März 2010 und
im Mai 2011 um 121.720,-- EUR und um 419.800,-- EUR, welche insbesondere die Validierung der Teilprojekte PD, VE, EP und Kontinuierliche Verbesserung sowie die Blutdepotsoftwareimplementierungen in der KAR, in das SZF und GER sowie in der SEM
betrafen.
Vom Kontrollamt bestand gegen diese Vergaben kein Einwand, da aus den vom Kontrollamt eingesehenen Unterlagen hervorging, dass die mit der Validierung verbundenen Leistungen zu den damaligen Zeitpunkten nur von der Firma B erbracht werden
konnten und somit der erwähnte Ausnahmetatbestand für ein Verhandlungsverfahren
mit einer Bieterin bzw. einem Bieter anwendbar war.
In Bezug auf den Ablauf der Validierung wurde zwischen dem Krankenanstaltenverbund
und der Firma B vereinbart, dass der Leistungsbeginn in Abstimmung mit der Projektleitung festzulegen ist, da die Inangriffnahme bzw. die Abwicklung der Validierungsleistungen vom Stand der Realisierung des EDV-Projektes abhängt.
Von der Firma B wurden die Validierungsleistungen entsprechend dem Stand der Realisierung des gegenständlichen EDV-Projektes erbracht.
4. Projektkosten
Bis zum Abschluss der Prüfung durch das Kontrollamt wurden etwa zwei Drittel der für
die Realisierung des in Rede stehenden EDV-Projektes und rd. 60 % der für die Implementierung der Blutdepotsoftware in weiteren Spitälern des Krankenanstaltenverbundes
erforderlichen Leistungen erbracht.
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Dafür fielen Kosten in der Höhe von rd. 867.835,-- EUR an, die sich folgendermaßen
gliedern:
- rd. 176.170,-- EUR für die von der Firma A und
- rd. 451.665,-- EUR für die von der Firma B verrechneten Leistungen sowie
- rd. 240.000,-- EUR für die internen Aufwendungen des Krankenanstaltenverbundes.
Diesbezüglich war anzumerken, dass die von den Firmen A und B verrechneten Kosten
um rd. 145.160,-- EUR bzw. rd. 89.855,-- EUR unter den Betragssummen der an diese
Firmen bisher ergangenen Beauftragungen betreffend die Realisierung des gegenständlichen EDV-Projektes bzw. die Blutdepotimplementierungen sowie die Validierungsleistungen (insgesamt 321.330,-- EUR bzw. 541.520,-- EUR) lagen. Die Differenz
resultierte daraus, dass infolge der erwähnten Verzögerungen ein Teil der beauftragten
Leistungen noch ausständig war.
Die für die Realisierung des gegenständlichen EDV-Projektes und für die Implementierung der Blutdepotsoftware noch anfallenden externen und internen Kosten konnten
mangels Verfügbarkeit von Unterlagen zum Prüfungszeitpunkt nicht quantifiziert werden.
Dem Krankenanstaltenverbund wurde empfohlen, die Kosten für die noch ausständigen
Leistungen (betreffend das EDV-Projekt und die Blutdepotsoftwareimplementierungen)
zwecks Verfolgung des weiteren Projektverlaufes in monetärer Hinsicht zu präliminieren.
Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund":
Derzeit wird der weitere Projektverlauf auf Basis der Anregungen
des Kontrollamtes evaluiert und eine monetäre Bewertung vorgenommen.
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Die Stellungnahme der geprüften Einrichtung ist den jeweiligen Berichtsabschnitten zugeordnet worden.
Der Kontrollamtsdirektor:
Dr. Peter Pollak, MBA
Wien, im Jänner 2013