manual del participante handbook for participants manual

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MANUAL DEL PARTICIPANTE
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MANUAL DO PARTICIPANTE
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HANDBOOK FOR PARTICIPANTS
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XXV ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE LA OLACEFS
ÍNDICE
I.Bienvenida
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II. Programa General
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III.Sede, Eventos y Salones de Trabajo
A. Querétaro Centro de Congresos
B. LXII Reunión de Consejo Directivo
C.XXV Asamblea General Ordinaria
D.Cuarta Feria de la OLACEFS
E. Paquetes y Equipos de Trabajo
F.Idiomas
G.Salones
1. Plano Maestro
2. Primera Reunión IDI – OLACEFS y LXII Reunión
de Consejo Directivo de la OLACEFS
3. Sesiones Plenarias de
la XXV Asamblea General Ordinaria de la OLACEFS
4. Cuarta Edición de la Feria de la OLACEFS
5. Mesas de Discusión
H.Centro de Negocios (Business Center)
I. Mesas de Discusión
IV.Eventos
A. Eventos Protocolarios
1. Ceremonia de Inauguración de
la XXV Asamblea General Ordinaria
2. Cena de Clausura
B. Recorridos Culturales
1. Peña de Bernal y Cavas de Freixenet
2. Tequisquiapan y Jardín Botánico de Cadereyta
3. Centro Histórico de Querétaro
4. San Miguel de Allende
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V. Consideraciones Relevantes
A. Recepción en Aeropuerto y Servicios
de Transportación
1. Recepción en el Aeropuerto y Traslados del Aeropuerto a Hoteles Oficiales
2. Traslados de los Hoteles Oficiales a la Sede de la
XXV Asamblea General y Eventos Protocolarios y Culturales
B. Hoteles Oficiales
1. Hotel Fiesta Americana
2. Hotel Crowne Plaza Querétaro
3. Hotel Holiday Inn Querétaro Zona Diamante
C.Gafetes
D.Alimentos
E. Código de Vestimenta
F. Servicios Médicos
G.Comunicación Telefónica
H.Moneda en México y Pagos
I. Información Fitosanitaria
J. Pronóstico de Clima
K.Electricidad
L. Medidas de Seguridad
M.Teléfono de Emergencia
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I. Bienvenida
Me complace, en nombre de la Auditoría Superior de la Federación (ASF) de
México, saludar y dar la más cordial bienvenida a los titulares y delegados de las
Entidades de Fiscalización Superior (EFS), así como a los representantes de los
miembros asociados, partes interesadas e invitados especiales de la Organización
Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores (OLACEFS), en
ocasión de la LXII Reunión del Consejo Directivo y XXV Asamblea General Ordinaria
de esta Organización. Este Manual está disponible en los tres idiomas oficiales de la
OLACEFS (español, inglés y portugués).
En este documento encontrará información relevante sobre nuestro encuentro
anual, incluido el programa general, así como información logística y aspectos a
considerar para su viaje y estancia en México. Para mayor información, el Comité
Organizador ha desarrollado un sitio Web dedicado a la XXV Asamblea: http://www.
asambleaolacefs2015.org.mx/; para acceder, es indispensable que la comunidad
OLACEFS use los datos genéricos siguientes: mexico2015 [usuario] y queretaro
[contraseña]. En caso de tener alguna duda o comentario, envíe un correo electrónico
a la dirección [email protected]
La celebración de la XXV Asamblea General de nuestra Organización, en la Ciudad
de Querétaro, representa una distinción para la ASF de México. Espero sinceramente
que las actividades y responsabilidades encomendadas al Comité Organizador, que
hoy se traducen en las facilidades y servicios que en este Manual se describen y
que ponemos a su disposición, contribuyan significativamente al desarrollo exitoso
de nuestra Asamblea, así como a una grata estadía y memorable experiencia en
nuestro país.
Sean ustedes bienvenidos.
C.P.C. Juan Manuel Portal
Auditor Superior de la Federación de México
México, 2015
QUERÉTARO, MÉXICO | 23 - 27 DE NOVIEMBRE DE 2015
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II. Programa General1
Lunes 23 de noviembre de 2015
LXII REUNIÓN DE CONSEJO DIRECTIVO
Querétaro Centro de Congresos (3er Piso, Pasillo N3B)
HORARIO
ACTO DE INAUGURACIÓN DE LA XXV ASAMBLEA
Teatro de la República
ACTIVIDAD
09:00 -13:00 LXII Reunión de Consejo Directivo de la OLACEFS (Miembros CD y
presidencias de órganos)
13:00-14:30
Almuerzo
14:30-16:30
LXII Reunión de Consejo Directivo de la OLACEFS (Miembros CD y
presidencias de órganos)
19:00-20:00
Ceremonia de Inauguración XXV Asamblea General Ordinaria OLACEFS
(Teatro de la República)
• Apertura
• Intervenciones de representantes del Gobierno Federal y Estatal
• Discurso de apertura de la Asamblea General Ordinaria
Min. Aroldo Cedraz de Oliveira, Presidente del Tribunal de
Cuentas de la Unión de Brasil y Presidente de la OLACEFS
• Palabras de bienvenida
CPC Juan Manuel Portal, Auditor Superior de la Federación de
México
20:30
1
Cóctel de Bienvenida (Hotel Boutique La Casona de la República)
Sujeto a cambio, en cuyo caso la versión final será distribuida oportunamente por el Comité Oganizador.
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Martes 24 de noviembre de 2015
SESIÓN PLENARIA TÉCNICA
Querétaro Centro de Congresos, Tercer Piso, Salón La Corregidora
HORARIO
ACTIVIDAD
09:00 - 09:10 Apertura de los trabajos – Min. Aroldo Cedraz de Oliveira, Presidente
del Tribunal de Cuentas de la Unión de Brasil y Presidente de OLACEFS
09:10 - 09:30 Introducción al Tema Técnico 1
“Participación Ciudadana y Entidades Fiscalizadoras Superiores: impactos
en el control y generación del valor público”
09:30 -10:30
Panel de Discusión sobre Participación Ciudadana
10:30 -11:10
Inauguración de la IV Feria de la OLACEFS
11:10-12:50
Mesas de Debates sobre Participación Ciudadana
12:50-14:30
Almuerzo
14:30-15:15
Plenaria sobre Participación Ciudadana
15:15-16:15
Panel de Expertos sobre los Objetivos del Desarrollo Sostenible (ODS)
16:15-16:30
Receso
16:30 - 17:00 Presentación sobre el Resultado de Auditorías Coordinadas
10
17:00-17:45
Panel de Discusión sobre los avances regionales y globales del Marco de
Medición del Desempeño de las EFS - SAI PMF
17:45-18:30
Informe Preliminar de la OCDE sobre la Revisión de Gobernanza Pública
del Sistema Nacional de Fiscalización de México
09:00-17:00
Recorrido Cultural exclusivo para Personas Acompañantes
Visita a Peña de Bernal y Cavas de Freixenet
Miércoles 25 de noviembre de 2015
SESIÓN PLENARIA TÉCNICA
HORARIO
ACTIVIDAD
09:00 - 09:10 Apertura de los trabajos – Dra. Patricia Arriagada Villouta, Contralora
General (S) de la República de Chile y Secretaria Ejecutiva (S) de la
OLACEFS
09:10 - 09:30 Introducción al Tema Técnico 2
“La importancia del uso de bases de datos y de la seguridad de la información
para el fortalecimiento de las TIC y para el ejercicio eficiente del control”
09:30 -10:30 Panel de Discusión sobre TICs y EFS
10:30 -11:00 Receso
11:00 -12:45 Mesas de Debates sobre TICs y EFS
12:45 -14:15 Almuerzo
14:15 -15:00 Plenaria sobre TICs y EFS
15:00 -15:45 Panel de Discusión sobre avances regionales de la Iniciativa para Implementación de las ISSAI (Programa 3i)
15:45 -16:30 Panel sobre desarrollos globales con miras a la Certificación Profesional
en el área de fiscalización y control
16:30 -17:00 Receso
17:00 -17:45 Panel de Discusión sobre los desarrollos del Instrumento de
Autoevaluación – Integridad de las EFS (IntoSAINT)
17:45 - 19:15 Ceremonias de premiación:
•
•
•
•
XV Certamen Nacional de Ensayo sobre Fiscalización Superior y Rendición
de Cuentas
Programa Nacional de Residencias para la Capacitación en Auditoría de
Desempeño
Ceremonia de Premiación del Concurso Internacional por la Recuperación
de Valores
Ceremonia de Clausura del Programa de Pasantía Profesional sobre
la Práctica de Auditorías de Desempeño en la Auditoría Superior de la
Federación de México
• Alocuciones de autoridades de la OLACEFS
• Entrega de Certificados a Pasantes Profesionales
09:00 -17:00 Recorrido Cultural exclusivo para Personas Acompañantes
Visita a Tequisquiapan y Jardín Botánico de Cadereyta
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Jueves 26 de noviembre de 2015
SESIÓN ADMINISTRATIVA
ACTO DE CLAUSURA DE LA XXV ASAMBLEA
HORARIO
ACTIVIDAD
09:00 -11:30
Sesión Administrativa de la XXV Asamblea General Ordinaria – Primera
Jornada
11:30 -13:00
Sesión con el Presidente de los Estados Unidos Mexicanos, Lic. Enrique
Peña Nieto
13:30 -14:30
Almuerzo
14:30 -15:30
Sesión Administrativa de la XXV Asamblea General Ordinaria – Segunda
Jornada
15:30 - 17:00 Sesión Administrativa de la XXV Asamblea General Ordinaria – Tercera
Jornada
17:00 -17:30
Ceremonia de Clausura de la XXV Asamblea General Ordinaria OLACEFS
Palabras de despedida, CPC Juan Manuel Portal, Auditor Superior de la
Federación de México
Discurso de clausura de la Asamblea General Ordinaria
Min. Aroldo Cedraz de Oliveira, Presidente del Tribunal de Cuentas de
la Unión de Brasil y Presidente de la OLACEFS
19:00 -23:00
Cena de Clausura
Hacienda Viborillas
09:00 -17:00
Recorrido Cultural exclusivo para Personas Acompañantes
Centro Histórico de Querétaro
Viernes 27 de noviembre de 2015
PROGRAMA CULTURAL
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HORARIO
ACTIVIDAD
09:00-18:00
Recorrido a San Miguel de Allende
III. Sede, Eventos y Salones de Trabajo
A. Querétaro Centro de Congresos
Las reuniones de trabajo se llevarán a cabo
en el Querétaro Centro de Congresos
(QCC), un recinto con un concepto
innovador y vanguardista de 32,000m2,
que es sede de congresos, convenciones,
ferias, exposiciones, banquetes y otros
eventos. Se ubica a tan sólo 5 km del Centro
Histórico de la ciudad de Querétaro.
Calle Paseo de las Artes 1531-B, Josefa
Vergara, 76090, Santiago de Querétaro,
Querétaro, México
Teléfono +52 (442) 238 6400,
http://www.qcc.mx/
B. LXII Reunión de Consejo Directivo
Las EFS que lo conforman son Argentina, Brasil, Chile, México, Paraguay y Perú.
Su LXII Reunión se llevará a cabo el lunes 23 de noviembre, en el Pasillo N3B del
Querétaro Centro de Congresos (QCC), en la ciudad de Querétaro. A este encuentro
están convocadas, como relatoras, aquellas EFS responsables de la Presidencia de
los Comités, Comisiones Técnicas y Grupos de Trabajo de la OLACEFS.
C. XXV Asamblea General Ordinaria
La XXV Edición de la Asamblea será inaugurada el lunes 23 de noviembre, y se
desarrollará del martes 24 al jueves 26 de noviembre, en el Salón La Corregidora,
del QCC. La Asamblea General abordará dos temas técnicos centrales, a saber:
• Tema Técnico 1 “Participación Ciudadana y Entidades Fiscalizadoras Superiores: Impactos en el Control y Generación del Valor Público”;
• Tema Técnico 2 “La Importancia del Uso de Bases de Datos y de la Seguridad de la Información para el Fortalecimiento de las TIC y para el Ejercicio Eficiente del Control”.
Además, se realizarán paneles de discusión y presentaciones sobre otros temas de
interés de la membresía y partes interesadas.
El jueves 26 de noviembre se realizará la sesión administrativa de la Organización.
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D. Cuarta Feria de la OLACEFS
La Cuarta Edición de la Feria de Comités, Comisiones y Grupos de Trabajo de la
OLACEFS se llevará a cabo el 24 y 25 de noviembre, en el Pasillo N3B, del QCC,
donde se ubicarán los stands asignados a las instancias de trabajo de la OLACEFS.
Adicionalmente, se ha previsto un espacio dedicado a la presentación voluntaria de
Buenas Prácticas de las EFS (Miembros Plenos) de esta Organización regional. Para
ello, el Comité Organizador ha adecuado un espacio del Salón Corregidor (contiguo
al Pasillo N3B), que fungirá como Sala de Proyección de los videos que compartan
las EFS interesadas durante las horas de trabajo y recesos de las sesiones plenarias.
E. Paquetes de Trabajo
En la habitación de los delegados, en los tres hoteles oficiales, se encontrará un paquete
de trabajo con el gafete, Manual del Participante, invitaciones a los eventos protocolarios
y culturales, así como información general y turística.
Asimismo, se colocarán documentos informativos (incluido el orden del día
correspondiente) en los lugares asignados a los delegados dentro del salón de sesiones.
Con el fin de reducir el impacto ecológico, se privilegiará el aprovechamiento de las
tecnologías de la información y comunicación (TIC). Los Jefes de Delegación de miembros
plenos y asociados dispondrán de una tableta para consulta de las presentaciones,
informes y documentos a abordarse durante las sesiones de Consejo Directivo y pleno
de la Asamblea. El resto de los delegados podrá utilizar su equipo de cómputo personal
ya que se contará con conexiones eléctricas en los salones de trabajo.
En cuanto al uso de Internet, se podrá tener acceso inalámbrico a través de una clave
proporcionada por el Comité Organizador. No obstante, los invitamos amablemente
a que sólo se conecte un dispositivo por delegado para evitar la saturación de la red.
Adicionalmente, se podrán consultar los materiales de trabajo mediante una aplicación
móvil compatible con los sistemas iOS y Android.
F. Idiomas
Los idiomas oficiales de trabajo de la OLACEFS son el español, inglés y portugués. Por
esta razón, se ofrecerá el servicio de interpretación simultánea durante la Ceremonia
de Inauguración y sesiones plenarias (técnica y administrativa) de la Asamblea.
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La LXII Reunión del Comité Directivo de la OLACEFS se realizará en español. Las
mesas de discusión de los dos temas técnicos se desarrollarán en español, inglés
y portugués, sin servicio de interpretación simultánea, por lo que las delegaciones
serán asignadas por idioma.
G. Salones
1. Plano Maestro
1
2
(303)
(302)
3
(301)
N30
(306)
4
Lobby
Salón
La Corregidora
Plenaria
(sesiones técnicas y
administrativa)
Salón
El Corregidor
Business Center
y Sala de Proyección
N3P
Pasillo N3B
Comité Directivo de la
OLACEFS y Feria
1,2,3 Salones de Discusión en español
4 Salón de Discusión en inglés y portugués
2. Primera Reunión IDI – OLACEFS y LXII Reunión de Consejo
Directivo de la OLACEFS
FECHA
HORARIO
08:00 a 16:30 horas
SEDE Y SALÓN
Querétaro Centro de Congresos (QCC), 3er Piso
Pasillo N3B
15
3. Sesiones Plenarias de la XXV Asamblea General Ordinaria de la
OLACEFS
FECHA
HORARIO
Martes 24, miércoles 25 y jueves 26 de noviembre de 2015
Martes 24 de noviembre:
09:00 a 18:30 horas
Miércoles 25 de noviembre: 09:00 a 19:15 horas
Jueves 26 de noviembre:
09:00 a 17:30 horas
SEDE Y SALÓN Querétaro Centro de Congresos (QCC), 3er Piso
Salón La Corregidora
4. Cuarta Edición de la Feria de la OLACEFS
FECHA
HORARIO
SEDE Y SALONES
Martes 24 y miércoles 25 de noviembre de 2015
10:30 a 18:30 horas
Pasillo N3B y sección de Salón Corregidor
5. Mesas de Discusión
FECHA
HORARIO
SEDE Y SALONES
16
Tema 1: Martes 24 de noviembre de 2015
Tema 2: Miércoles 25 de noviembre de 2015
11:10 a 12:50 horas
Salones 301, 302, 303 y 306
H. Centro de Negocios (Business Center)
Se ofrecerá un Centro de Negocios exclusivo para los participantes de la Asamblea
General que contará con equipos de cómputo con conexión a Internet, así como
dispositivos para impresión y fotocopiado.
En caso de necesitar asistencia o aclarar alguna duda, favor de dirigirse a cualquier
integrante del Comité Organizador.
LOCALIZACIÓN
Querétaro Centro de Congresos (QCC), tercer piso, Salón
Corregidor
HORARIO DE
ATENCIÓN
Lunes 23 de noviembre:
Miércoles 25 de noviembre:
Jueves 26 de noviembre:
08:00–16:30 horas
08:30–18:30 horas
08:30–19:15 horas
08:30–17:30 horas
I. Mesas de Discusión
Las sesiones de debate técnico, posterior a su presentación en pleno y tras celebración
del panel de expertos correspondiente, se llevarán a cabo en cuatro salones (301,
302, 303 y 306), ubicados en el Tercer Piso del QCC. Mayor información sobre la
asignación de delegaciones por mesa de discusión será informada oportunamente
por la Presidencia de la OLACEFS y/o por el Comité Organizador.
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IV. Eventos
A. Eventos Protocolarios
1. Ceremonia de Inauguración de la XXV Asamblea General
Ordinaria
Este evento se realizará en el Teatro de la República, recinto de especial significancia
para México, puesto que en él se llevaron a cabo, en 1917, las discusiones y firma
de la Constitución que actualmente rige la vida política del país.
FECHA
Lobby de Hotel Fiesta Americana y de Hotel Crowne
PUNTO Y HORA DE Plaza (contiguo a Hotel Holiday Inn Zona Diamante)
ENCUENTRO
17:15 horas
HORARIO
19:00 a 20:00 horas
SEDE
Todos los delegados, invitados especiales y personas
PARTICIPANTES
acompañantes.
VESTIMENTA
Formal (incluya una prenda de abrigo)
Al finalizar la Ceremonia de Inauguración, se ofrecerá un cóctel de bienvenida
(20:30 a 22:00 horas) para todos los participantes en el Hotel Boutique La Casona
de la República.
Sólo se permitirá el acceso al recinto sede de la Ceremonia de Inauguración a aquellos
delegados, invitados especiales y personas acompañantes que porten su gafete.
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2. Cena de Clausura
Lobby de Hotel Fiesta Americana y de Hotel Crowne
PUNTO Y HORA DE
Plaza (contiguo a Hotel Holiday Inn Zona Diamante)
ENCUENTRO
18:45 horas
HORARIO
20:00 a 22:00 horas
SEDE
Hacienda Viborillas
PARTICIPANTES
acompañantes
VESTIMENTA
Formal (incluya una prenda de abrigo)
FECHA
B. Recorridos Culturales
1. Peña de Bernal y Cavas de Freixenet
FECHA
Martes 24 de noviembre de 2015
Lobby de Hotel Fiesta Americana y de Hotel Crowne Plaza
PUNTO Y HORARIO (contiguo a Hotel Holiday Inn Zona Diamante)
DE ENCUENTRO
08:45 horas
HORARIO
09:00 a 17:00 horas
PARTICIPANTES
Exclusivamente personas acompañantes
Cómoda informal y zapatos bajos o deportivos. Se sugiere
VESTIMENTA
portar bloqueador solar, gorra o sombrero, lentes oscuros
y prenda de abrigo
2. Tequisquiapan y Jardín Botánico de Cadereyta
FECHA
DE ENCUENTRO
08:45 horas
HORARIO
09:00 a 17:00 horas
PARTICIPANTES
VESTIMENTA
y prenda de abrigo
19
3. Centro Histórico de Querétaro
FECHA
PUNTO Y HORARIO
(contiguo a Hotel Holiday Inn Zona Diamante)
DE ENCUENTRO
08:45 horas
HORARIO
09:00 a 17:00 horas
PARTICIPANTES
VESTIMENTA
y prenda de abrigo
4. San Miguel de Allende
FECHA
Viernes 27 de noviembre de 2015
DE ENCUENTRO
08:30 horas
HORARIO
09:00 a 18:00 horas
PARTICIPANTES
acompañantes
VESTIMENTA
y prenda de abrigo
V. Consideraciones Relevantes
A. Recepción en Aeropuerto y Servicios de Transportación
1. Recepción en el Aeropuerto y Traslados del Aeropuerto a Hoteles
Oficiales
El día de su llegada (desde el miércoles
18 de noviembre), personal integrante
del Comité Organizador recibirá a los
delegados y personas acompañantes,
tanto en el Aeropuerto Internacional de
la Ciudad de México (MEX, Terminales
1 y 2, www.aicm.com.mx/home.php),
como en el Aeropuerto Intercontinental
de Querétaro (QRO, http://www.aiq.com.
20
mx/), habiendo cumplido los trámites de migración, en el caso de vuelos internacionales,
o bien en el área de reclamo de equipajes, en el caso de vuelos nacionales. Para facilitar
su identificación, portará una pancarta con el logotipo de la OLACEFS.
El Comité Organizador proporcionará el servicio de transportación terrestre desde
ambos aeropuertos exclusivamente a los hoteles oficiales en Querétaro, y viceversa.
Si su destino final es el Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México,
se le encaminará a la puerta asignada del aeropuerto, en donde abordará el
transporte proporcionado por el Comité Organizador, para su traslado a la ciudad
de Querétaro. El servicio de ida y regreso del Aeropuerto Internacional de la Ciudad
de México a la ciudad de Querétaro (trayecto con duración estimada de tres horas),
estará disponible desde el miércoles 18 de noviembre hasta el domingo 29 de
noviembre, con salidas desde las 06:00 a las 20:00 horas.
Si su destino final es la ciudad de Querétaro, el Comité Organizador lo recibirá
en la sala de última espera, igualmente, con una pancarta con el logotipo de la
OLACEFS. Posteriormente, guiará a los delegados a los módulos de migración y
aduana exclusivos de la Asamblea, para que personal del aeropuerto le asista en
sus trámites de ingreso al país. Y se proporcionará el transporte al hotel oficial
seleccionado.
Para los participantes que arriben al Aeropuerto Intercontinental de Querétaro
(QRO), previa escala en el Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México
(MEX, Terminal 1 y 2), el Comité Organizador ofrecerá, igualmente, asistencia en
dicha escala (encuentro y acompañamiento a la terminal de salida para tomar el
vuelo a la ciudad de Querétaro).
Por lo anterior, le exhortamos a tomar en cuenta que, dependiendo de su itinerario
de llegada o partida de la Ciudad de México, podría ser necesario considerar su
21
alojamiento en el hotel de su preferencia próximo al aeropuerto internacional de
la Ciudad de México. En estos casos, el Comité Organizador podría orientar a los
delegados respecto a la identificación de hotel(es) posible(s), más no tiene facultades
para gestionar su reserva de alojamiento.
Adicionalmente, en caso de cambios de itinerario de vuelo, le solicitamos que esta
información sea notificada al Comité Organizador a más tardar 24 horas antes
del vuelo de llegada o partida correspondiente, a efecto de realizar los ajustes
correspondientes.
Cabe señalar que los traslados consideran la normativa de los aeropuertos antes
señalados, por la cual los pasajeros de vuelos internacionales deben presentarse
tres horas antes de su vuelo de salida en los mostradores de la línea aérea
correspondiente.
2. Traslados de los Hoteles Oficiales a la Sede de la XXV Asamblea
General y Eventos Protocolarios y Culturales
El Comité Organizador pondrá a disposición la transportación de los delegados,
invitados y, en su caso, personas acompañantes, desde los tres hoteles oficiales al
QCC, así como a las sedes de los eventos protocolarios y culturales, y viceversa.
B. Hoteles oficiales
Se contemplan tres opciones oficiales para el alojamiento en la ciudad de Querétaro:
• Hotel Fiesta Americana Querétaro
• Hotel Crowne Plaza Querétaro
• Hotel Holiday Inn Querétaro Zona Diamante
Cabe destacar que el Comité Organizador gestionó tarifas preferenciales para el
alojamiento de los delegados y personas acompañantes.
La reservación del alojamiento en alguno de los tres hoteles oficiales, fue un proceso
bajo responsabilidad exclusiva de cada delegado y/o persona acompañante; el
Comité Organizador no es responsable de la reserva de alojamiento. Cada
participante es responsable de cubrir los costos por concepto de alojamiento en
Querétaro, así como en la Ciudad de México u otro punto de arribo o estadía
temporal en México.
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• Check-in: 15:00 horas
• Check-out: 12:00 horas
• Internet Wi-Fi
• Mayor información está disponible en
el sitio Web: http://www.fiestamericana.
com/es/queretaro/queretaro-hotel
2. Hotel Crowne Plaza
Querétaro
• Internet Wi-Fi
• Mayor información está disponible
en el sitio Web: http://www.ihg.com/
crowneplaza/hotels/us/es/queretaro/
mqecc/hoteldetail
3. Hotel Holiday Inn Querétaro
Zona Diamante
• Internet Wi-Fi
• Mayor información está disponible
en el sitio Web: http://www.ihg.
com/holidayinn/hotels/us/es/
queretaro/mqeap/hoteldetail?cm_
mmc=GoogleMaps-_-hi-_-MXEN-_mqeap#
23
C. Gafetes
En los paquetes de trabajo, que le serán entregados en su habitación, recibirá su
gafete que indicará su nombre, país y/o entidad representada y tipo de participante.
En la parte posterior del gafete encontrará el teléfono al que podrá marcar en caso
de requerir asistencia del Comité Organizador.
Los gafetes son requisito para poder tener acceso tanto a las sesiones de trabajo
como a los eventos protocolarios y culturales.
Para su referencia, a continuación se presenta el gafete que portarán los integrantes del
Comité Organizador, a quienes podrá dirigirse en caso de requerir algún servicio.
D. Alimentos
El Comité Organizador ofrecerá la comida principal a los participantes de la LXII
Reunión de Consejo Directivo el lunes 23 de noviembre, y de la XXV Asamblea
General Ordinaria del martes 24 al jueves 26 de noviembre.
Las comidas durante los recorridos culturales ofrecidos a las personas acompañantes,
del martes 24 al jueves 26 de noviembre, así como a todos los delegados, invitados
especiales y personas acompañantes durante el recorrido cultural a San Miguel de
Allende, el viernes 27 de noviembre, serán ofrecidos también por el Comité Organizador.
La cena de clausura será ofrecida igualmente por el Comité Organizador, el jueves
26 de noviembre.
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A continuación consideraciones generales para su referencia:
• Se recomienda beber agua embotellada.
• Si no está acostumbrado al picante, se sugiere mesurar o evitar su consumo.
• No se recomienda ingerir alimentos de vendedores ambulantes.
El código de vestimenta para las sesiones de trabajo y eventos protocolarios, es de
carácter formal. Para los recorridos culturales, se recomienda llevar ropa cómoda,
zapatos bajos o deportivos, así como protector solar, gorra o sombrero, lentes
oscuros y prenda de abrigo.
F. Servicios Médicos
El Comité Organizador contará con servicio de ambulancia, las 24 horas, para
proporcionar asistencia en casos de emergencia a la persona que así lo requiera,
del día lunes 23 al viernes 27 de noviembre de 2015.
En los eventos protocolarios y culturales también se contará con el servicio médico
para atender cualquier contingencia.
En caso de necesitar asistencia, marque de inmediato al número indicado al reverso
del gafete, o bien avise a cualquier miembro del Comité Organizador para que éste,
a su vez, contacte a los paramédicos quienes brindarán el auxilio médico requerido.
El servicio médico que dará apoyo durante la Asamblea será única y exclusivamente
para situaciones de emergencia.
En caso de que Usted llegue a necesitar atención médica hospitalaria, deberá
ofrecer garantía suficiente del pago de su eventual tratamiento, mediante una tarjeta
de crédito.
G. Comunicación Telefónica
Para realizar llamadas de México al extranjero, marque 00 + Código de País +
Código de Ciudad + Número de teléfono.
Para realizar llamadas del extranjero a México, marque 00 + 52 + Código de
Ciudad + Número de teléfono. La clave de la Ciudad de México es 55, la de
Querétaro es 422.
Para realizar llamadas del extranjero a teléfono móvil en México, marque 00 (o
solamente “+” en su móvil) + 52 + 1 +Código de Ciudad + Número telefónico.
25
H. Moneda en México y Pagos
Moneda: La moneda autorizada para cualquier transacción es el Peso mexicano. Su
tipo de cambio varía diariamente respecto a la cotización del dólar. Hay billetes de
$1000, $500, $200, $100, $50 y $20 pesos. Las monedas están en denominaciones
de $10, $5, $2 y $1 peso y de 50¢, 10¢ y 5¢.
Billetes
Monedas
Cambio de divisas:
Se recomienda hacer operaciones de cambio en bancos o casa de cambio
autorizadas, preferentemente en la Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México.
Tarjetas de crédito: Las tarjetas más aceptadas son Visa, MasterCard y American
Express. Verifique con su compañía la posibilidad de utilizar la tarjeta en comercios
y otros servicios. Hay bastantes cajeros automáticos por todo el país.
Horario de los bancos: De 09:00 a 16:00 horas de lunes a viernes. Algunas
sucursales operan los sábados hasta las 16:00 horas.
26
I. Información Fitosanitaria
Antes de viajar a México es muy importante que conozca los requisitos que establece
el gobierno para el ingreso de animales vivos, productos y/o subproductos de origen
animal, vegetal, acuícola y pesquero, mismos que podrá revisar en la siguiente
página: http://www.senasica.gob.mx/?id=602.
J. Pronóstico de Clima
El clima de Santiago de Querétaro es semiseco, presentando estaciones muy
marcadas: un invierno con heladas frecuentes por las noches y pocas precipitaciones
pluviales, una primavera seca con temperaturas estables, un verano cálido y húmedo
y un otoño ventoso que a menudo es extremoso. La temperatura de lluvias (período
de estiaje) va de abril a septiembre. Se sugiere consultar el sitio Web http://espanol.
weather.com/ para conocer los pronósticos más recientes.
K. Electricidad
La corriente eléctrica es de 110 voltios. Los enchufes son del Tipo A, planos y de dos
clavijas, tipo americano. Asegúrese traer los adaptadores y convertidores requeridos,
según sus dispositivos electrónicos.
L. Medidas de Seguridad
• No descuidar sus maletas en el aeropuerto ni recibir paquetes o encargos
de personas extrañas.
• Evitar las joyas llamativas y los relojes vistosos en sus recorridos urbanos.
También ser cuidadoso y discreto con sus equipos fotográficos y de video.
• No llevar demasiado dinero y portar sólo una tarjeta de crédito. Evite
bolsos ostentosos o que pueden ser arrebatados con facilidad.
•Deje su pasaporte y demás documentos migratorios originales bajo
resguardo en la caja de seguridad del hotel. Únicamente lleve consigo una
identificación y copias de los papeles que acreditan su estancia en México.
27
• Trate de salir acompañado y si viaja solo no se aleje de las zonas seguras.
En las noches, evite las calles mal iluminadas y poco transitadas. En la
medida de lo posible, consulte en la recepción del hotel si el lugar al que
se dirige no es peligroso.
• Si necesita retirar efectivo de un cajero automático, hágalo en compañía
de alguien de su confianza y evite realizarlo por la noche.
• Mientras tome fotografías, no descuide otros objetos personales como
bolsas o mochilas.
M. Teléfono de Emergencia
En caso de requerir asistencia, en casos de emergencia, contacte al Comité
Organizador al teléfono +52 1 55 4848 0398.
28
XXV ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA
CONTENIDO
I. Boas Vindas
33
II. Programa Geral
35
39
III. Sede, Eventos e Salões de Trabalho
A. Querétaro Centro de Congressos
B. LXII Reunião do Conselho Diretivo
C.XXV Assembleia Geral Ordinária
D.IV Feira da OLACEFS
E. Pacotes e Equipes de Trabalho
F.Idiomas
G.Salões
1.Planta
2. Primeira Reunião IDI – OLACEFS e LXII Reunião do Conselho Diretivo da OLACEFS
3. Sessões Plenárias da XXV Assembleia Geral Ordinária da OLACEFS
4. IV Edição da Feira da OLACEFS
5. Mesas de Discussão
H.Centro de Negócios (Business Center)
I. Mesas de Discussão
44
IV. Eventos
A. Eventos Protocolares
1. Cerimônia de Inauguração da XXV Assembleia Geral Ordinária
2. Jantar de Encerramento
B. Roteiros Culturais
1. Visita à Penha de Bernal e Adegas de Freixenet
2. Visita a Tequisquiapan e Jardim Botânico de Cadereyta
3. Passeio pelo Centro Histórico de Querétaro
4. Tour a San Miguel de Allende
39
39
39
40
40
40
41
41
41
42
42
42
43
43
44
44
45
45
45
45
46
46
46
V. Considerações Relevantes
A. Recepção no Aeroporto e Serviço de Transporte
1. Recepção no Aeroporto e Traslados do Aeroporto aos Hotéis Oficiais
2. Traslados dos Hotéis Oficiais à Sede da XXV Assembleia Geral e eventos Protocolares e Culturais
B. Hotéis oficiais
2. Hotel Crowne Plaza Querétaro
3. Hotel Holiday Inn Querétaro Zona Diamante
C.Crachás
D.Alimentos
F. Serviços Médicos
G.Comunicação Telefônica
H.Moeda no México e Pagamentos
I. Informação Fitossanitária
J. Previsão do Tempo
K.Eletricidade
L. Medidas de Segurança
M.Telefone de Emergência
46
46
48
48
49
49
49
50
50
51
51
51
52
53
53
53
53
54
I. Boas Vindas
Regozija-me, em nome da Auditoria Superior da Federação do México (ASF), saudar e
dar as mais cordiais boas-vindas aos titulares e delegados das Entidades de Fiscalização
Superior, bem como aos representantes dos membros associados, partes interessadas
e convidados especiais da Organização Latino-Americana e do Caribe das Entidades
Fiscalizadoras Superiores (OLACEFS), com motivo da LXII Reunião do Conselho
Diretivo e XXV Assembleia Geral Ordinária desta Organização. Neste Manual estão
incluídas as três línguas oficiais da OLACEFS (espanhol, inglês e português).
Aqui encontrarão informação relevante sobre nosso encontro anual, bem como o
programa geral, materiais de trabalho, além de informação logística e aspectos a
serem considerados para sua viagem e estadia no México. Para maior informação,
o Comitê Organizador desenvolveu um sítio Web dedicado à XXV Assembleia:http://
www.asambleaolacefs2015.org.mx/; para acessar, é indispensável que a
comunidade Olacefs use os seguintes dados genéricos: mexico2015 [usuário] y
queretaro [senha]. Em caso de dúvidas ou comentários, envie um correio eletrônico
ao endereço [email protected]
A comemoração da XXV Assembleia Geral da nossa Organização, na Cidade de
Querétaro, representa uma distinção para a ASF do México.
Espero sinceramente que as atividades e responsabilidades encomendadas ao
Comitê Organizador, que hoje resultam em facilidades e os serviços descritos neste
Manual, e que colocamos a sua disposição, contribuam significativamente ao
desenvolvimento bem sucedido de nossa Assembleia, assim como em uma grata
estadia e memorável experiência no nosso país.
Sejam vocês bem-vindas e bem-vindos.
C.P.C. Juan Manuel Portal
Auditor Superior da Federação do México
México, 2015
QUERÉTARO, MÉXICO | 23 A 27 DE NOVEMBRO DE 2015
33
II. Programa Geral1
Segunda-feira 23 de novembro de 2015
LXII REUNIÃO DO CONSELHO DIRECTIVO
Querétaro, Centro de Congressos (3º andar, corredor N3B)
HORÁRIO
09:00-13:00
13:00-14:30
14:30-16:30
19:00-20:00
ATO INAUGURAL DA XXV ASSEMBLEIA
Teatro da República
ATIVIDADE
LXII Reunião do Conselho Diretivo da OLACEFS (Membros CD e
presidências de órgãos)
Almoço
LXII Reunião do Conselho Diretivo da OLACEFS (Membros CD e
presidências de órgãos)
Cerimônia de Inauguração XXV Assembleia Geral Ordinária OLACEFS
Abertura
Discurso de representantes do Governo mexicano
Palavras de boas-vindas
CPC Juan Manuel Portal, Auditor Superior da Federação do
México
20:30
1
Discurso de abertura da Assembleia Geral Ordinária
Min. Aroldo Cedraz de Oliveira, Presidente do Tribunal de Contas
da União do Brasil e Presidente da OLACEFS
Coquetel de Boas-vindas (Hotel Boutique La Casona de la
República)
Sujeitos a alterações, caso em que a versão final será distribuído prontamente pela Comissão Organizadora
35
II. Programa Geral
Terça-feira, 24 de novembro de 2015
SESSÃO PLENÁRIA TÉCNICA
Querétaro, Centro de Congressos, 3º andar, Salão La Corregidora
HORÁRIO
09:00-09:10
09:10-09:30
09:30-10:30
10:30-11:10
ATIVIDADE
Abertura dos trabalhos – Ministro Aroldo Cedraz de Oliveira,
Presidente do Tribunal de Contas da União do Brasil e Presidente
da OLACEFS
Introdução ao Tema Técnico 1 “Participação Cidadã e Entidades
Fiscalizadoras Superiores: impactos no controle e geração de
valor público.”
Painel de Discussão sobre Participação Cidadã
Inauguração da IV Feira da OLACEFS
11:10-12:50 Mesas de Debates sobre Participação Cidadã
12:50-14:30
14:30-15:15
15:15-16:15
16:15 -16:30
16:30-17:00
Almoço
Plenária sobre Participação Cidadã
Painel sobre os Objetivos do Desenvolvimento Sustentável (ODS)
Coffee Break
Resultados das Auditorias Coordenadas
Painel de Discussão sobre os avanços regionais e globais do
17:00-17:45
Quadro de Medição de Desempenho das EFS - SAI PMF
Relatório Preliminar da OCDE sobre a Revisão de Governança
17:45-18:30
Pública do Sistema Nacional de Fiscalização do México
Passeios Culturais exclusivos para pessoas acompanhantes
09:00-17:00
Visite Peña de Bernal e Cava Freixenet
36
II. Programa Geral
Quarta-feira 25 de novembro de 2015
SESSÃO PLENÁRIA TÉCNICA
HORÁRIO
09:00-09:10
09:10-09:30
09:30-10:30
10:30-11:00
11:00-12:45
12:45-14:15
14:15-15:00
15:00-15:45
15:45-16:30
16:30-17:00
17:00-17:45
17:45-19:15
09:00-17:00
ATIVIDADE
Abertura dos trabalhos – Dra. Patricia Arriagada Villouta,
Controladora Geral (S) da República do Chile e Secretária
Executiva (S) da OLACEFS.
Introdução ao Tema Técnico 2 “A importância do uso de bases de
dados e da segurança da informação para o fortalecimento das
TIC e para o exercício eficiente do controle”.
Painel de Discussão obre TICs e EFS
Coffee Break
Mesas de Debates sobre TICs e EFS
Almoço
Plenária sobre TICs e EFS
Painel de Discussão sobre avanços regionais da Iniciativa para
Implementação das ISSAI (Programa 3i)
Painel sobre desenvolvimentos globais com vistas à Certificação
Profissional na área de fiscalização e controle
Coffee Break
Painel de Discussão sobre os desenvolvimentos do Instrumento de
Autoavaliação – Integridade das EFS (IntoSAINT)
Cerimônias de premiação:
• XV Concurso Nacional de Ensaio sobre Fiscalização
Superior e Prestação de Contas
• Programa de Estágio Profissional sobre a Prática de
Auditorias de Desempenho na ASF do México
• Programa Nacional de Residências para a Capacitação
em Auditoria de Desempenho.
Visita Tequisquiapan e Cadereyta Jardim Botânico
37
II. Programa Geral
Quinta-feira, 26 de novembro de 2015
SESSÃO ADMINISTRATIVA
ATO DE ENCERRAMENTO DA XXV ASSEMBLEIA
HORÁRIO
ATIVIDADE
09:00-11:30
Sessão Administrativa da XXV Assembleia Geral Ordinária – Primeira
Jornada
11:30-13:00
Sessão
Exmo. Presidente dos Estados Unidos Mexicanos
Sr. Enrique Peña Nieto
13:00-14:30
Almoço
14:30-15:30
Sessão Administrativa da XXV Assembleia Geral Ordinária – Segunda
Jornada
15:30-17:00
Sessão Administrativa da XXV Assembleia Geral Ordinária – Terceira
Jornada
17:00-17:30
Cerimônia de Encerramento da XXV Assembleia Geral Ordinária OLACEFS
Palavras de despedida, CPC Juan Manuel Portal, Auditor Superior da
Federação do México
Discurso de encerramento da Assembleia Geral Ordinária
Min. Aroldo Cedraz de Oliveira, Presidente do Tribunal de Contas da
União do Brasil e Presidente da OLACEFS
19:00-23:00
Jantar de Encerramento
Hacienda Viborilllas
09:00-17:00
Centro Histórico de Queretaro
II. Programa Geral
Sexta-feira 27 de novembro de 2015
PROGRAMA CULTURAL
38
HORARIO
ACTIVIDAD
09:00-18:00
Passeio San Miguel de Allende
III. Sede, Eventos e Salões de Trabalho
A. Querétaro Centro de Congressos
As reuniões de trabalho serão realizadas
no Querétaro Centro de Congressos
(QCC), um recinto de 32.000m2 com um
conceito inovador e vanguardista, que
tem sido sede de congressos, convenções,
feiras, exposições, banquetes, entre
outros eventos. O QCC está localizado
a somente 5 km do Centro Histórico da
cidade de Querétaro.
Rua Paseo de las Artes 1531-B, Col. Josefa
Querétaro, México
Telefone +52 (442) 238 6400
http://www.qcc.mx/
B. LXII Reunião do Conselho Diretivo
As EFS que o conformam são: Argentina, Brasil, Chile, México, Paraguai e Peru. Sua
LXII Reunião será realizada na segunda-feira, 23 de novembro, no Corredor N3B do
Querétaro Centro de Congressos (QCC), na cidade de Querétaro. A este encontro
estão convocadas, como relatoras, aquelas EFS responsáveis pela Presidência dos
Comitês, Comissões Técnicas e Grupos de Trabalho da OLACEFS.
C. XXV Assembleia Geral Ordinária
A XXV Edição da Assembleia será inaugurada na segunda-feira, 23 de novembro, e se
desenvolverá de terça-feira, 24, à quinta-feira, 26 de novembro, no Salão La Corregidora,
do QCC. A Assembleia Geral abordará dois temas técnicos centrais, a saber:
• Tema Técnico I “Participação Cidadã e Entidades Fiscalizadoras Superiores: Impactos no Controle e Geração do Valor Público”;
• Tema Técnico II “A Importância do Uso de Bases de Dados e da Segurança
da Informação para o Fortalecimento das TIC e para o Exercício Eficiente
do Controle”.
Além disso, serão realizados paneis de discussão e apresentações sobre outros
temas de interesse dos afiliados e partes interessadas.
Na quinta-feira, 26 de novembro, será realizada a sessão administrativa da
Organização.
39
D. IV Feira da OLACEFS
A quarta Edição da Feira de Comitês, Comissões e Grupos de Trabalho da OLACEFS
ocorrerá nos dias 24 e 25 de novembro, no Corredor N3B, do QCC, onde estarão
localizados os stands designados às instâncias de trabalho da OLACEFS.
Além disso, está previsto um espaço dedicado à apresentação voluntária de Boas
Práticas das EFS (Membros Plenos) desta Organização regional. Para isso, o Comitê
Organizador adequou um espaço do Salão Corregidor (contiguo ao Corredor
N3B), que funcionará como Sala de Projeção dos vídeos compartilhados pelas EFS
interessadas durante as horas de trabalho e recessos das sessões plenárias.
E. Pacotes e Equipes de Trabalho
No quarto dos delegados, nos três hotéis oficiais, haverá um pacote de trabalho
contendo crachá, Manual do Participante, convites aos eventos protocolares e
culturais, assim como informação geral e turística.
Além disso, serão colocados documentos informativos (incluindo a ordem do dia
correspondente) nos lugares destinados aos delegados na sala de sessões.
A fim de reduzir o impacto ecológico, será privilegiado o aproveitamento das
tecnologias da informação e comunicação (TICs). Os Chefes de Delegações de
membros plenos e associados terão à sua disposição um tablet para consultar as
apresentações, relatórios e documentos que serão abordados durante as sessões do
Conselho Diretivo e do pleno da Assembleia. Os demais delegados poderão utilizar
seus equipamentos pessoais de computação, uma vez que estarão disponíveis
conexões elétricas nos salões de trabalho.
Quanto ao uso da Internet, estará disponível acesso wireless através de uma senha
proporcionada pelo Comitê Organizador. Não obstante, pedimos que, por gentileza,
seja acessado somente um dispositivo por delegado para evitar a saturação da rede.
Além do mais, você poderá consultar os materiais de trabalho mediante um aplicativo
móvel compatível com os sistemas iOS e Android.
F. Idiomas
Os idiomas oficiais de trabalho da OLACEFS são: espanhol, inglês e português. Por
esta razão, será oferecido o serviço de interpretação simultânea durante a Cerimônia
de Inauguração e sessões plenárias (técnica e administrativa) da Assembleia.
40
A LXII Reunião do Comitê Diretivo da OLACEFS será realizada em espanhol. As
mesas de discussão dos temas técnicos serão desenvolvidas em espanhol, inglês e
português, sem serviço de interpretação simultânea, por este motivo as delegações
serão designadas por idioma.
G. Salões
1. Planta
303
302
301
1
2
3
Salas de discussão
N30
306
4
Lobby
Salão La
Corregidora:
sessões técnicas e
administrativas
Salão El
Corregidor:
Business center e
sala de projeção
N3P
3º andar, corredor N3B,
Conselho Directivo da
OLACEFS e IV Feira da
OLACEFS
2. Primeira Reunião IDI – OLACEFS e LXII Reunião do Conselho
Diretivo da OLACEFS
Data
Horário
Segunda-feira, 23 de novembro de 2015.
08:00 às 16:30 horas
Querétaro Centro de Congresso (QCC), 3º andar
Sede e Salões
Corredor N3B
41
3. Sessões Plenárias da XXV Assembleia Geral Ordinária da
OLACEFS
Terça-feira, 24, quarta-feira, 25 e quinta-feira, 26 de novembro
de 2015
Terça, 24 de novembro: 09:00 às 18:30 horas
Horário
Quarta, 25 de novembro: 09:00 às 19:15 horas
Quinta, 26 de novembro: 09:00 às 17:30 horas
Querétaro Centro de Congresso (QCC), 3º Andar
Sede e Salões
Salão La Corregidora
Data
4. IV Edição da Feira da OLACEFS
Data
Terça, 24 e quarta, 25 de novembro de 2015
Terça, 24 de novembro:
10:30 às 18:30 horas
Horário
Quarta, 25 de novembro: 09:00 às 15:00 horas
Sede e Salões
Corredor N3B e seção do Salão Corregidor
5. Mesas de Discussão
Tema I: Terça, 24 de novembro de 2015
Tema II: Quarta, 25 de novembro de 2015
Terça 24 de novembro: 11:10 às 12:50 horas
Horário
Quarta 25 de novembro: 11:00 às 12:45 horas
Sede e Salões
Salões 301, 302, 303 e 306
Data
42
H. Centro de Negócios (Business Center)
Estará a disposição um Centro de Negócios exclusivo para os participantes da
Assembleia Geral, equipado com computadores conectados a Internet, assim como
dispositivos para impressão e fotocópias.
Caso requeira assistência ou necessite esclarecer alguma dúvida, dirija-se a qualquer
integrante do Comitê Organizador.
Querétaro Centro de Congressos (QCC), 3º andar,
Salão Corregidor
Segunda, 23 de novembro: 08:00–16:30 horas
Terça, 24 de novembro:
08:30–18:30 horas
Horário de atendimento
Quarta, 25 de novembro:
08:30–19:15 horas
Quinta, 26 de novembro:
08:30–17:30 horas
Localização
I. Mesas de Discussão
As sessões de debate técnico, após sua apresentação no pleno e após a celebração
do painel de especialistas correspondente, serão realizadas em quatro salões
(301, 302, 303 e 306), todos localizados no 3º andar do Querétaro Centro de
Congressos (QCC). Mais informações sobre a distribuição de delegações por mesa
de discussão serão dadas oportunamente pela Presidência da OLACEFS e/ou pelo
Comitê Organizador.
43
IV. Eventos
A. Eventos Protocolares
1. Cerimônia de Inauguração da XXV Assembleia Geral Ordinária
Este evento será realizado no Teatro de la República, recinto de especial significância
para o México, posto que neste local concretizaram-se, em 1917, as discussões e a
assinatura da Constituição que atualmente rege a vida política do país.
Data
Segunda, 23 de novembro de 2015
Lobby do Hotel Fiesta Americana e do Hotel Crowne
Ponto e hora de encontro Plaza (contiguo ao Hotel Holiday Inn Zona Diamante)
17:15 horas
Horário
19:00 a 20:00 horas
Sede
Todos os delegados, convidados especiais e pessoas
Participantes
acompanhantes.
Vestimenta
Social (inclua uma peça de abrigo)
Ao finalizar a Cerimônia de Inauguração, será oferecido um coquetel de boasvindas (20:30 a 22:00 horas) para todos os participantes no Hotel Boutique La
Casona de la República.
Só será permitido o acesso ao recinto sede da Cerimônia de Inauguração aos
delegados, convidados especiais e pessoas acompanhantes que estiverem portando
o seu respectivo crachá.
44
2. Jantar de Encerramento
Data
Segunda, 23 de novembro de 2015
Lobby do Hotel Fiesta Americana e do Hotel Crowne
Ponto e hora de encontro Plaza (contiguo ao Hotel Holiday Inn Zona Diamante)
17:15 horas
Horário
19:00 a 20:00 horas
Sede
Participantes
acompanhantes.
Vestimenta
Social (inclua uma peça de abrigo)
B. Roteiros Culturais
1. Visita à Penha de Bernal e Adegas de Freixenet
Data
Terça, 24 de novembro de 2015
Lobby do Hotel Fiesta Americana e do Hotel
Crowne Plaza (contiguo ao Hotel Holiday Inn
Ponto e horário de encontro
Zona Diamante)
08:45 horas
Horário
09:00 a 17:00 horas
Participantes
Exclusivamente para pessoas acompanhantes
Esporte. Cómoda e informal, sapatos baixos ou
Vestimenta
esportivos. Sugere-se levar bloqueador solar,
boné ou chapéu, óculos escuros e um abrigo leve.
2. Visita a Tequisquiapan e Jardim Botânico de Cadereyta
Data
Lobby do Hotel Fiesta Americana e do Hotel Crowne Plaza
Ponto e horário de
(contiguo ao Hotel Holiday Inn Zona Diamante)
encontro
08:45 horas
Horário
09:00 a 17:00 horas
Participantes
Esporte. Cómoda e informal, sapatos baixos ou esportivos.
Vestimenta
Sugere-se levar bloqueador solar, boné ou chapéu, óculos
escuros e um abrigo leve.
45
3. Passeio pelo Centro Histórico de Querétaro
Data
Quinta, 26 de novembro de 2015
Ponto e horário de
encontro
08:45 horas
Horário
09:00 a 17:00 horas
Participantes
Vestimenta
4. Tour a San Miguel de Allende
Data
Sexta, 27 de novembro de 2015
Ponto e horário de
encontro
08:30 horas
Horário
09:00 a 18:00 horas
Participantes
acompanhantes.
Vestimenta
V. Considerações Relevantes
A. Recepção no Aeroporto e Serviço de Transporte
1. Recepção no Aeroporto e Traslados do Aeroporto aos Hotéis
Oficiais
No dia de sua chegada (a partir da
quarta-feira, 18 de novembro), pessoas
integrantes do Comitê Organizador
receberão os delegados e seus
acompanhantes, tanto no Aeroporto
Internacional da Cidade do México
(MEX, Terminais 1 e 2, www.aicm.com.
mx/home.php), quanto no Aeroporto
Intercontinental de Querétaro (QRO,
http://www.aiq.com.mx/),
após
a
46
realização dos trâmites de migração, seja na área de chegadas nacionais ou
internacionais, segundo corresponda. Para facilitar sua identificação, o pessoal da
Assembleia portará um cartaz com o logotipo da OLACEFS.
O Comitê Organizador proporcionará o serviço de transporte terrestre saindo dos
dois aeroportos exclusivamente aos hotéis oficiais em Querétaro, e vice-versa.
Caso o seu destino final seja o Aeroporto Internacional da Cidade do México,
você será encaminhado ao portão do aeroporto destinado ao embarque do
transporte proporcionado pelo Comitê Organizador, para ser trasladado à cidade
de Querétaro. O serviço de ida e volta do Aeroporto Internacional da Cidade de
México à cidade de Querétaro (trajeto com duração estimada de três horas), estará
disponível a partir da quarta-feira, 18 de novembro até domingo, 29 de novembro,
com saídas das 06:00 às 20:00 horas.
Caso o seu último voo chegue à cidade de Querétaro, o Comitê Organizador
vai recebê-lo na sala de última espera, igualmente com um cartaz com logotipo
da OLACEFS. Posteriormente, guiará os delegados aos módulos de imigração e
alfândega exclusivos para a Assembleia, para que o pessoal do aeroporto auxilie
nos seus trâmites de entrada ao país. A seguir, será proporcionado o transporte do
hotel oficial selecionado, independente de sua hora de chegada.
Para os participantes que desembarcarem no Aeroporto Intercontinental de
Querétaro (QRO), com prévia escala no Aeroporto Internacional da Cidade
do México (MEX, Terminal 1 e 2), o Comitê Organizador oferecerá, igualmente,
assistência em dita escala (encontro e acompanhamento à terminal de saída para
embarcar no voo com destino a cidade de Querétaro).
Pelo anterior, exortamos aos participantes que levem em consideração que,
dependendo do seu itinerário de chegada ou partida do México, poderia ser
necessário considerar sua hospedagem em um hotel próximo ao aeroporto
internacional de sua preferência ou em outra cidade no México. Nesses casos, o
Comitê Organizador poderia orientar os delegados sobre a identificação de hotéis
possíveis, mas este não tem as faculdades para realizar sua reserva de alojamento.
47
E ainda, em caso de mudanças de itinerário de voo, solicitamos a todos que esta
informação seja notificada ao Comitê Organizador no máximo 24 horas antes do
respectivo voo de chegada ou de partida, a fim de realizar os ajustes correspondentes.
Cabe destacar que os traslados consideram a normativa dos aeroportos antes
mencionados, segundo a qual os passageiros de voos internacionais devem se
apresentar três horas antes da saída de seu voo nos balcões da empresa aérea
correspondente.
2. Traslados dos Hotéis Oficiais à Sede da XXV Assembleia Geral e
eventos Protocolares e Culturais
O Comitê Organizador colocará à disposição o transporte dos delegados,
convidados e, se for o caso, das pessoas acompanhantes, saindo dos três hotéis
oficiais para o Querétaro Centro de Congressos (QCC), assim como para as sedes
dos eventos protocolares e culturais, e vice-versa.
B. Hotéis oficiais
Foram contempladas três (3) opções oficiais para o alojamento na cidade de
Querétaro:
• Hotel Fiesta Americana Querétaro,
• Hotel Crowne Plaza Querétaro e
• Hotel Holiday Inn Querétaro Zona Diamante.
Cabe destacar que o Comitê Organizador fez gestões para conseguir tarifas
preferenciais para o alojamento dos delegados e pessoas acompanhantes.
A reserva do alojamento em algum dos três hotéis oficiais é um processo de
responsabilidade exclusiva de cada delegado e/ou pessoa acompanhante; o Comitê
Organizador não se responsabiliza pela reserva de alojamento. Cada participante
é responsável pela cobertura dos gastos referentes à hospedagem em Querétaro,
assim como na Cidade do México ou qualquer outro ponto de chegada ou estadia
temporária no México.
Cabe destacar que, dependendo de seu itinerário de chegada ou partida do México,
poderia ser necessário considerar sua hospedagem em um hotel próximo ao
aeroporto internacional de sua preferência ou em outra cidade no México. Nesses
casos, o Comitê Organizador poderia orientar os delegados sobre a identificação
dos hotéis possíveis, mas este não tem faculdades para realizar sua reserva de
alojamento.
48
• Internet Wi-Fi
• Para mais informações consulte o
Website: http://www.fiestamericana.com/es/
queretaro/queretaro-hotel
2. Hotel Crowne Plaza
Querétaro
• Internet Wi-Fi
Website: http://www.ihg.com/crowneplaza/
hotels/us/es/queretaro/mqecc/hoteldetail
3. Hotel Holiday Inn
Querétaro Zona Diamante
• Internet Wi-Fi
Website:
http://www.ihg.com/holidayinn/
hotels/us/es/queretaro/mqeap/
hoteldetail?cm_mmc=GoogleMaps-_-hi-_MXEN-_-mqeap#
49
C. Crachás
Nos pacotes de trabalho, que serão colocados no quarto de cada participante, você
encontrará seu crachá, o qual indicará seu nome, país e/ou entidade representada
e tipo de participante.
Na parte posterior do crachá encontrará o telefone ao qual poderá ligar caso
requeira assistência do Comitê Organizador.
Os crachás são um requisito para poder ter acesso tanto às sessões de trabalho
quanto aos eventos protocolares e culturais.
Para sua referência, a seguir apresenta-se o crachá que portarão os integrantes do
Comitê Organizador, aos quais poderá se dirigir caso requeira algum serviço.
D. Alimentos
O Comitê Organizador oferecerá a refeição principal aos participantes da LXII
Reunião do Conselho Diretivo na segunda-feira, 23 de novembro, e da XXV
Assembleia Geral Ordinária da terça-feira, 24, à quinta-feira, 26 de novembro.
As refeições durante os tours culturais oferecidos aos acompanhantes, de terça-feira,
24, à quinta-feira, 26 de novembro, assim como a todos os delegados, convidados
50
especiais e acompanhantes, durante o tour cultural a San Miguel de Allende, na
sexta-feira, 27 de novembro, também serão oferecidos pelo Comitê Organizador.
O jantar de encerramento será igualmente oferecido pelo Comitê Organizador, na
quinta-feira, 26 de novembro.
A seguir, considerações gerais para sua referência:
• Recomenda-se beber água engarrafada.
• Caso não esteja acostumado a comer pratos e molhos apimentados, sugerimos mesura ou que evite o consumo dos mesmos.
• Não é recomendável ingerir alimentos de vendedores ambulantes.
O código de vestimenta para as sessões de trabalho e eventos protocolares é de
carácter formal, roupa social. Para os tours e passeios culturais, recomendamos usar
roupa tipo esporte, cômoda, sapatos baixos ou esportivos, assim como protetor solar,
boné ou chapéu, óculos escuros e abrigo leve.
F. Serviços Médicos
O Comitê Organizador contará com serviço de ambulância 24 horas, para
proporcionar assistência em casos de emergência a qualquer pessoa que a requeira,
de segunda-feira, 23, à sexta-feira, 27 de novembro de 2015.
Nos eventos protocolares e culturais também haverá serviço médico para atender
qualquer contingência.
Caso necessite assistência, ligue imediatamente para o número indicado no verso do
seu crachá ou avise qualquer membro do Comitê Organizador para que este, por
sua vez, entre em contato com os paramédicos que darão o auxílio médico requerido.
O serviço médico que dará apoio durante a Assembleia será única e exclusivamente
para situações de emergência.
Caso você necessite atendimento médico-hospitalar, deverá oferecer garantia
suficiente de pagamento de seu eventual tratamento mediante um cartão de crédito.
G. Comunicação Telefônica
Para fazer ligações do México para o estrangeiro, disque 00 + DDI (código de país)
+ DDD (código de cidade) + número de telefone.
Para fazer ligações do estrangeiro para o México, disque 00 + 52 + DDD da cidade
+ número de telefone. O DDD da Cidade do México é 55 e o de Querétaro é 422.
Para fazer ligações do estrangeiro a um telefone celular do México, disque 00 (ou
somente “+” em seu celular) + 52 +1+ DDD + número telefônico.
51
H. Moeda no México e Pagamentos
Moeda: A moeda autorizada para qualquer transação é o peso mexicano. Seu tipo
de câmbio varia diariamente em relação à cotação do dólar. Há notas de $1000,
$500, $200, $100, $50 e $20 pesos. As moedas estão divididas em cunhagens de
$10, $5, $2 e $1 peso e de 50¢, 10¢ y 5¢ (centavos).
Notas
Moedas
Câmbio de divisas: É recomendável fazer operações cambiárias em bancos ou casas
de câmbio autorizadas, preferentemente no Aeroporto Internacional da Cidade do
México.
Cartões de crédito: Os cartões mais aceitos são Visa, MasterCard e American Express.
Verifique com sua companhia a possibilidade de utilizar o cartão em comércios e
outros serviços. Há bastantes caixas eletrônicos em todo o país.
Horário dos bancos: Das 09:00 às 16:00 horas de segunda à sexta. Algumas
agências abrem aos sábados até às 16:00 horas.
52
I. Informação Fitossanitária
Antes de viajar ao México é muito importante que conheça os requisitos que
estabelece o governo para a entrada de animais vivos, produtos e/ou subprodutos
de origem animal, vegetal, aquícola e pesqueiro, mesmos que poderá revisar na
seguinte página: http://www.senasica.gob.mx/?id=602.
J. Previsão do Tempo
O clima de Santiago de Querétaro é semisseco, apresentando estações muito
marcadas: um inverno com geadas frequentes à noite e poucas precipitações
pluviais, uma primavera seca com temperaturas estáveis, verão quente e úmido e
outono ventoso, a miúde, extremo. A temperatura de chuvas (período de estiagem)
vai de abril a setembro. Sugere-se consultar o Website http://espanol.weather.com/
para conhecer as previsões mais recentes.
K. Eletricidade
A corrente elétrica é de 110 volts. As tomadas são do tipo A, planas e dois pinos,
tipo americano. Assegure-se de trazer os adaptadores e conversores requeridos,
segundo seus dispositivos eletrônicos.
L. Medidas de Segurança
• Não descuide de suas malas no aeroporto, nem receba pacotes ou encomendas de pessoas estranhas.
• Evite usar joias chamativas e relógios vistosos em seus trajetos urbanos. Seja cuidadoso e discreto também com seus equipamentos fotográficos e de vídeo.
• Não leve demasiado dinheiro e porte somente um cartão de crédito. Evite bolsas ostentosas ou que podem ser arrebatadas com facilidade.
53
• Deixe seus passaporte e demais documentos migratórios originais resguardados no cofre do hotel. Leve consigo unicamente uma
identificação e cópias dos papéis que certificam sua estadia no México.
•
54
Tente sair acompanhado e se viajar sozinho não se afaste das zonas seguras. À noite, evite ruas mal iluminadas e pouco transitadas.
Na medida do possível, consulte na recepção do hotel se o lugar ao que se dirige não é perigoso.
• Caso necessite sacar dinheiro de um caixa eletrônico, vá acompanhado por alguém de sua confiança e evite fazê-lo à noite.
• Enquanto tira fotografias, não descuide outros objetos pessoais como bolsas ou mochilas.
M. Telefone de Emergência
Caso necessite assistência, em situações de emergência, entre em contato com o
Comitê Organizador pelo telefone +52 1 55 4848 0398.
HANDBOOK FOR
PARTICIPANTS
LXII MEETING OF THE OLACEFS GOVERNING BOARD
CONTENTS
I. Welcome
59
II. General Program
61
III. Venue, Events, and Working Rooms
65
A. Queretaro Congress Center (QCC)
B. LXII Meeting of the OLACEFS Governing Board
C.XXV Ordinary General Assembly
D.IV OLACEFS Fair
E. Work Package and Equipment
F. Work Languages
G.Meeting rooms
1. General Layout
2. First IDI – OLACEFS Meeting, and LXII Meeting of the OLACEFS Governing Board
3. Plenary Sessions of the XXV OLACEFS Ordinary General Assembly
4. IV OLACEFS Fair
5. Technical Themes Discussion Sessions
H.Business Center
I. Technical Themes Discussion Tables
65
65
65
66
66
66
67
67
67
69
69
70
IV. Events
70
A. Protocol Events
1. Opening Ceremony of the XXV OLACEFS General Assembly
2. Closing Dinner
71
B. Cultural Programs
1. Visit to Peña de Bernal and Freixenet Wine Cellars
2. Visit to Tequisquiapan and Cadereyta Botanic Garden
3. Visit to Queretaro Downtown (Historic sightseeing)
4. Visit to San Miguel de Allende
68
68
68
70
71
71
71
72
72
58
72
V. Relevant Information
A. Reception at the Airport and Transportation Services
1. Reception at the airport and transportation from the airport
to official hotels
2.Transportation from the official hotels to the venue of the
XXV General Assembly, and venue of Protocol
and Cultural events
B. Official hotels
1. Fiesta Americana Hotel
2. Crowne Plaza Queretaro Hotel
3. Holiday Inn Queretaro Diamond Area (Zona Diamante)
Hotel
C.Badges
D.Meals
E. Dress Code
F. Medical Assistance
G.Telephonic Communication
H.Mexican Currency and Payments
I. Phytosanitary Policy
J. Weather Forecast
K.Electricity
L.Security
M.Contact in case of any contingency / emergency
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80
80
I. Welcome
I am pleased, on behalf of the Supreme Audit Institution of Mexico (ASF, for its
acronym in Spanish), to greet and welcome the Supreme Audit Institutions’ Heads
and Delegates, as well as the Associate Members, stakeholders and special invitees
of the Organization of Latin American and Caribbean Supreme Audit Institutions
(OLACEFS) on the occasion of the LXII Meeting of its Governing Board and the
XXV General Ordinary Assembly. This Handbook is available in the OLACEFS three
official languages (English, Portuguese and Spanish).
In this document you will find relevant information on our annual encounter, including
the general program, as well as logistics information and aspects to be considered
to prepare your trip to and stay in Mexico. For further information, the Organizing
Committee has developed a Website dedicated to the XXV General Assembly: http://
www.asambleaolacefs2015.org.mx/; to log in, the OLACEFS community must enter
the following data: mexico2015 [username] and queretaro [password]. Should you
have any doubt or comment, send an e-mail to [email protected]
The XXV OLACEFS General Assembly, to be held in Queretaro, Mexico, represents
a great honor for the SAI of Mexico (ASF). I sincerely hope that the Organizing
Committee’s activities and responsibilities, which are reflected in the assistance and
services offered to the participants, as described in this Handbook, significantly
contribute to both the successful celebration of our Assembly, and to your glad stay
and experience in our country.
A warm welcome to all of you.
70
Mr. Juan Manuel Portal, CPA
Auditor General of Mexico
Mexico, 2015
QUERETARO, MEXICO | NOVEMBER 23-27, 2015
59
II. General Program1
Monday, November 23, 2015
Queretaro Congress Center (3rd Floor, Hallway N3B)
XXV GENERAL ASSEMBLY OPENNING CEREMONY
Theatre of the Republic (Teatro de la República)
TIME
ACTIVITY
LXII Meeting of the OLACEFS Governing Board (Members of the
09:00-13:00
GB and OLACEFS bodies Chairs)
13:00-14:30 Lunch
LXII Meeting of the OLACEFS Governing Board (Members of the
14:30-16:30
GB and OLACEFS bodies Chairs)
19:00-20:00
Opening Ceremony of the XXV OLACEFS Ordinary General Assembly
• Opening
• Remarks by Mexican Federal and Local Government
representatives
• Welcoming Remarks
Mr. Juan Manuel Portal, CPA., Auditor General of Mexico
• Opening remarks of the Ordinary General Assembly
Minister Aroldo Cedraz de Oliveira, President of the Court
of Accounts of the Union of Brazil and OLACEFS Chaiman
20:30
Welcoming Cocktail (Hotel Boutique La Casona de la República)
Subject to modification. In such a case, the final version will be timely distributed by the Organizing
Committee.
1
61
II. General Program
Tuesday, November 24, 2015
TECHNICAL PLENARY SESSION
Queretaro Congress Center, 3rd Floor, La Corregidora Room
TIME
ACTIVITY
Work Opening – Minister Aroldo Cedraz de Oliveira, President
09:00-09:10 of the Court of Accounts of the Union of Brazil and OLACEFS
Chairman
Introduction to Technical Theme 1 “Citizen Participation and the
09:10-09:30 Supreme Audit Institutions: impacts on supreme auditing / control
and public value generation”
09:30-10:30 Discussion Panel on Citizen Participation
10:30-11:10 Opening of the IV OLACEFS Fair
11:10-12:50 Discussion tables on Citizen Participation
12:50-14:30
14:30-15:15
15:15-16:15
16:15-16:30
16:30-17:00
Lunch
Plenary on Citizen Participation
Panel on the Sustainable Development Goals (SDG)
Coffee Break
Results of Coordinated Audits
Panel on the global and regional progress of the SAI Performance
17:00-17:45
Measurement Framework - SAI PMF
OCDE Draft Report on the Public Governance Review of the
17:45-18:30
National Auditing System in Mexico
Cultural program exclusive to the Accompanying Persons
09:00-17:00
Visit to Peña de Bernal and Freixenet wine cellars
62
II. General Program
Wednesday, November 25, 2015
TECHNICAL PLENARY SESSION
Queretaro Congress Center, 3rd Floor, La Corregidora Room
TIME
ACTIVITY
09:00-09:10 Work Opening – Mrs. Patricia Arriagada Villouta, PhD., General
Comptroller (S) of the Republic of Chile and Executive Secretary of
OLACEFS
09:10-09:30 Introduction to Technical Theme 2 “Importance of the database
and information security usage for strengthening Information
and Communications Technology (ICT) and for the efficient
performance of supreme auditing control”
09:30-10:30 Discussion Panel on ICT and SAIs
10:30-11:00 Coffee Break
11:00-12:45 Discussion Tables on ICT and SAIs
12:45-14:15 Lunch
14:15-15:00 Plenary on ICT and SAIs
15:00-15:45 Discussion Panel on the regional progress of the ISSAIs
Implementation Initiative (3i Program)
15:45-16:30 Panel on the global developments towards the Professional
Certification on supreme auditing and control
16:30-17:00 Coffee Break
17:00-17:45 Panel on the developments of the SAIs Self-assessment Integrity
Tool (IntoSAINT)
17:45-19:15 Awards Ceremony:
• XV National Contest of Supreme Auditing and Accountability
Essay
• National Internship for the Training on Performance Audit
• International Contest on Public Service Values Promotion
• Professional Internship Program on the Performance Audits
Practice in the SAI of Mexico
• Speeches by OLACEFS authorities
•Certificates delivery to the Professional Internship
participants
09:00-17:00 Cultural program exclusive to the Accompanying Persons
Visit to Tequisquiapan and Cadereyta Botanic Garden
63
II. General Program
Thursday, November 26, 2015
ADMINISTRATIVE SESSION
CLOSING CEREMONY OF THE XXV GENERAL ASSEMBLY
Queretaro Congress Center, Third Floor, La Corregidora Room
TIME
ACTIVITY
Administrative Session of the XXV Ordinary General Assembly –
09:00-11:30
First Working Session
11:30-13:30 Session with the President of the Mexican United States
13:30-14:30 Lunch
14:30-15:30
15:30-17:00
17:00-17:30
19:00-23:00
09:00-17:00
Second Working Session
Third Working Session
Closing Ceremony of the XXV OLACEFS Ordinary General
Assembly
Closing Remarks,
Mr. Juan Manuel Portal, CPA., Auditor General of Mexico
Closing of the Ordinary General Assembly
Minister Aroldo Cedraz de Oliveira, President of the Court of
Accounts of the Union of Brazil and OLACEFS Chairman
Closing Dinner
Hacienda Viborillas
Cultural program exclusive to the Accompanying Persons
Queretaro Downtown (Historic sightseeing)
II. General Program
Friday, November 27, 2015
CULTURAL PROGRAM
64
TIME
ACTIVITY
09:00-18:00
Visit to San Miguel de Allende
III. Venue, Events, and Working Rooms
A. Queretaro Congress Center (QCC)
The working meetings will take place at
the Queretaro Congress Center (QCC),
a 32,000m2 venue with an innovative and
modern concept, which hosts congresses,
conventions, fairs, expositions, banquets,
and other events. It is placed just 5 km far
from Queretaro Downtown.
Calle Paseo de las Artes 1531-B, Col. Josefa
Querétaro, México
Phone +52 (442) 238 6400, http://www.qcc.mx/
B. LXII Meeting of the OLACEFS Governing Board
The member SAIs are Argentina, Brazil, Chile, Mexico, Paraguay, and Peru. The
OLACEFS Governing Board’s LXII Meeting will take place on Monday, November
23, 2015, in the QCC (3rd Floor, Hallway N3B). The SAIs chairing OLACEFS
Committees and Working Groups, are also invited to inform on their work activities.
C. XXV Ordinary General Assembly
The XXV General Assembly will be inaugurated on Monday, November 23 in the
Teatro de la República, and will take place from Tuesday, November 24 to Thursday,
November 26, in the QCC (3rd Floor, La Corregidora Room). The General Assembly
will address two technical themes, as follows:
•
•
Technical Theme 1: “Citizen Participation and the Supreme Audit Institutions:
impacts on supreme auditing / control and public value generation”
Technical Theme 2: “Importance of the database and information security
usage for strengthening Information and Communications Technology (ICT) and for the efficient performance of supreme auditing and control”
In addition, discussion panels and presentations on other topics of OLACEFS
members’ and stakeholders’ interest will take place.
The Organization’s administrative plenary session will be held on Thursday, November
26.
65
D. IV OLACEFS Fair
The fourth edition of the OLACEFS Fair will take place on November 24 and 25, in
the QCC (3rd Floor, Hallway N3B), where the OLACEFS Committees’ and Working
Groups’ stands will be placed.
Additionally, a special room has been allocated for the voluntary presentation of
OLACEFS member SAIs’ good practices. To this end, the Organizing Committee has
made arrangements for a section of the QCC Corregidor Room (next to Hallway
N3B) to be a Video Projection Room. In this room, the videos submitted by the
member SAIs will be displayed during work sessions and coffee breaks of plenary
meetings.
E. Work Package and Equipment
In their rooms, at the three official hotels, the General Assembly participants will find a
work package and the corresponding badges, Handbook for Participants, invitations
to the protocol and cultural events, as well as general and touristic information.
At the QCC meeting rooms, the delegates will find their work and informative
documents (including the corresponding agenda).
In order to reduce the ecologic footprint, the usage of Information and Communication
Technologies (ICT) will be privileged. The Heads of SAIs and Heads of Delegation of
OLACEFS full and associate members, will have a tablet available to follow / read
the presentations, reports and documents to be addressed during the Governing
Board and General Assembly sessions. The rest of delegates will be able to use their
laptops, since electronic connections will be available in the working rooms.
The participants will have access to Wireless Internet (WiFi). The Organizing
Committee will provide the Internet access code; nevertheless, the participants are
kindly invited to connect only one equipment per delegate in order to avoid any
network failure.
Additionally, the work documents shall be available using a mobile application,
which is compatible to iOS and Android systems.
F. Work Languages
OLACEFS work languages are English, Portuguese, and Spanish. Therefore, the
simultaneous interpretation service will be provided during the Opening Ceremony,
and the General Assembly (technical and administrative) plenary sessions.
66
The OLACEFS Governing Board’s LXII Meeting will be conducted in Spanish. The
technical themes discussion tables will be held in Spanish, English and Portuguese,
without interpretation service, so the delegations will be assigned to different
discussion tables according to a language criterion.
G. Meeting Rooms
1. General Layout
1
2
3
(303)
(302)
(301)
N30
4
(306)
Lobby
La Corregidora
Room
El Corregidor
Room
Business Center & Video
Projection Room
Plenary sessions
N3P
Hallway N3B
OLACEFS
Governing
Board & Fair
1,2,3 y 4 Rooms for Technical Themes Discussion
2. First IDI – OLACEFS Meeting, and LXII Meeting of the OLACEFS
Governing Board
Date
Time
Venue & Room
08:00 to 16:30 hours
Queretaro Congress Center (QCC), Third Floor
Hallway N3B
67
3. Plenary Sessions of the XXV OLACEFS Ordinary General Assembly
Date
Time
Venue & Room
Tuesday-Thursday, November 24-26, 2015
Tuesday, November 24
09:00 – 18:30 hours
Wednesday, November 25 09:00 – 19:15 hours
Thursday, November 26
09:00 – 17:30 hours
Queretaro Congress Center 3rd Floor
La Corregidora Room
4. IV OLACEFS Fair
Tuesday and Wednesday, November 24-25, 2015
Date
Time
Venue & Room
10:30 – 18:30 hours
Wednesday, November 25
09:00 – 15:00 hours
Hallway N3B and section of Corregidor Room
5. Technical Themes Discussion Sessions
Date
Time
Venue & Room
68
Theme 1: Tuesday, November 24, 2015
Theme 2: Wednesday, November 25, 2015
11:10 – 12:50 hours
Wednesday, November 25 11:00 – 12:45 hours
Rooms 301, 302, 303 and 306
H. Business Center
The participants will have a exclusive access to a Business Center, with computers
logged in onto the Internet, as well as printers and photocopiers.
In case you might require assistance or need to clarify any doubt, contact any member
of the Organizing Committee.
Venue & Room Queretaro Congress Center 3rd Floor, Corregidor Room
Monday, November 23
08:00 – 16:30 hours
Tuesday, November 24 08:30 – 18:30 hours
Service Hours
Wednesday, November 25
08:30 – 19:15 hours
Thursday, November 26
08:30 – 17:30 hours
I. Technical Themes Discussion Tables
With regard to the technical themes, after their introductory presentation by the
corresponding Theme Chair and analysis by a Panel of Experts during the plenary
session, the participants will be invited to four rooms also located at the QCC 3rd
Floor (301, 302, 303, and 306), for the discussion tables to take place.
Further information on the specific room where a delegation should go to participate
in the discussions, will be timely informed by the OLACEFS Chair and/or by the
Organizing Committee.
69
IV. Events
A. Protocol Events
1. Opening Ceremony of the XXV OLACEFS General Assembly
This event will be held at the Teatro de la República (Republic’s Theatre), a meaningful
venue for the Mexican history, since it was where, in 1917, the current Political
Constitution was discussed, defined and signed.
Date
Meeting Point
Time
Venue
Participants
Dress Code
Lobbies of Fiesta Americana Hotel and Crowne Plaza
Hotel (next to the Holiday Inn Zona Diamante Hotel)
17:15 hours
19:00 – 20:00 hours
All delegates, special invitees, and accompanying
persons.
Formal (include warm clothing recommended)
After the Opening Ceremony, a welcoming cocktail (20:30 – 22:00 hours), at the
Hotel Boutique La Casona de la República, will be offered to all the participants.
The access to the Opening Ceremony venue will only be allowed to those delegates,
special invitees, and accompanying persons bringing their badges.
70
2. Closing Dinner
Date
Meeting Point
Time
Lobbies of Fiesta Americana Hotel and Crowne Plaza Hotel
(next to the Holiday Inn Zona Diamante Hotel)
18:45 hours
20:00 – 22:00 hours
Venue
Participants
Dress Code
Hacienda Viborillas
All delegates, special invitees, and accompanying persons.
Formal (warm clothing recommended)
B. Cultural Programs
1. Visit to Peña de Bernal and Freixenet Wine Cellars
Date
Meeting Point
Time
Participants
Dress Code
Tuesday, November 24, 2015
08:45 hours
09:00 – 17:00 hours
Exclusively accompanying persons
Casual and comfortable shoes
The use of sunscreen, cap or hat, sun glasses, and warm
clothing is recommended
2. Visit to Tequisquiapan and Cadereyta Botanic Garden
Date
Meeting Point
Time
Participants
Dress Code
Wednesday, November 25, 2015
08:45 hours
09:00 – 17:00 hours
clothing is recommended.
71
3. Visit to Queretaro Downtown (Historic sightseeing)
Date
Meeting Point
Time
Participants
Dress Code
08:45 hours
09:00 – 17:00 hours
4. Visit to San Miguel de Allende
Date
Meeting point
Time
Participants
Dress Code
Friday, November 27, 2015
08:30 hours
09:00 –18:00 hours
All delegates, special invitees, and accompanying persons.
V. Relevant Information
A. Reception at the Airport and Transportation Services
1. Reception at the airport and transportation from the airport to
official hotels
Upon their arrival (from Wednesday,
November 18 on), members of the
Organizing Committee will receive the
delegates and accompanying persons
both at the Mexico City International
Airport (MEX, Terminals 1 and 2, www.
aicm.com.mx/home.php),
and
the
Queretaro
Intercontinental
Airport
(QRO, http://www.aiq.com.mx/). The
72
Organizing Committee members shall be met, once that the immigration procedures
are concluded, in the case of international flights, or at the baggage claim area in the
case of domestic flights. To facilitate their identification, they will hold a banner with the
OLACEFS logo.
The Organizing Committee will provide the participants with ground transportation
service from both airports exclusively to and from the official hotels in Queretaro.
If the participants’ final destination is the Mexico City International Airport
(MEX), the Organizing Committee members will guide them, to the bus or van, which
will take them to the city of Queretaro (estimated time: three hours). The service
from the Mexico City International Airport to the city of Queretaro, and back from
Queretaro to this airport, will be available from Wednesday, November 18, 2015, to
Sunday, November 29, 2015 daily from 06:00 to 20:00 hours.
If the participants’ final destination is the Intercontinental Airport of Queretaro
(QRO), the Organizing Committee members will receive them at the arrival gates,
also holding a banner with the OLACEFS logo. Afterwards, in the case of international
flights, the delegates and accompanying persons will be guided to the immigration
counters and through the customs clearance procedures, to ease your entrance to
Mexico. Thereafter, ground transportation service will be provided to the official hotel
chosen by the delegate(s).
For those participants arriving in the Intercontinental Airport of Queretaro
(QRO), after a flight connection in the Mexico City International Airport (MEX,
Terminal 1 or 2), the Organizing Committee members will also provide assistance:
they will meet the delegates and accompanying persons, and take them to the
domestic terminal to take their flight to the city of Queretaro.
Based on the aforementioned, the participants might need, depending on their flight
itineraries (arrival in and departure from Mexico), to consider booking at a hotel
close to the corresponding international airport or any other city in Mexico. In these
73
cases, the Organizing Committee could suggest alternatives for the participants’
accommodation, but its members are not authorized to arrange any booking on
their behalf.
Additionally, in case that the delegates and accompanying persons change their
flights, they are kindly invited to timely inform the Organizing Committee at least
24 hours prior to the arrival or departure flight, in order to make the logistics
arrangements and to ensure their transportation service.
Be aware that the transportation service takes into account the referred airports
regulation, stating that passengers of international flights must be at the corresponding
airline counter three hours before their flight departure.
2. Transportation from the official Hotels to the venue of the
XXV General Assembly, and venue of Protocol and Cultural
events
The Organizing Committee will also provide the General Assembly participants and
accompanying persons, with the transportation service, from the three official hotels
to the Queretaro Congress Center (QCC), as well as to and from the venue of
protocol and cultural events.
B. Official Hotels
The XXV OLACEFS General Assembly three official hotels in the city of Queretaro are:
• Fiesta Americana Queretaro Hotel
• Crowne Plaza Queretaro Hotel
• Holiday Inn Queretaro Zona Diamante Hotel
The Organizing Committee negotiated special rates for the accommodation on all
participants.
The participants are responsible for booking at one of the three official hotels in
Queretaro, as well as for covering the payment of their accommodation in Queretaro,
as well as in Mexico City, or any other point of arrival/departure or temporary stay in
Mexico. The Organizing Committee is neither responsible for the accommodation of
participants, nor for any No-Shows in the event of any contingency.
74
1. Fiesta Americana Hotel
• Check-in: 15:00 hours
• Check-out: 12:00 hours
• Internet Wi-Fi
• Further information is available at:
h t t p : / / w w w. f i e s t a m e r i c a n a . c o m / e s /
queretaro/queretaro-hotel
2. Crowne Plaza Queretaro
Hotel
• Internet Wi-Fi
http://www.ihg.com/crowneplaza/hotels/us/
es/queretaro/mqecc/hoteldetail
3. Holiday Inn Querétaro
Diamond Area
(Zona Diamante) Hotel
• Internet Wi-Fi
http://www.ihg.com/holidayinn/hotels/
us/es/queretaro/mqeap/hoteldetail?cm_
mmc=GoogleMaps-_-hi-_-MXEN-_mqeap#
75
C. Badges
In the work packages, which will be delivered to the participants in their rooms at the
official hotels, they will receive a badge with their name, country and/or institution. It
will also indicate the type of participant.
On the back of the badge, the participants will find a phone number to be dialed in
case they need any assistance from the Organizing Committee.
Wearing the badges is required to have access to both the working sessions, and the
protocol and cultural events.
For the participants’ reference, an example of the badge to be used by the Organizing
Committee members, who are to be contacted if needed, is shown below:
D. Meals
The Organizing Committee will offer the main meal to the participants of the LXII
Meeting of the OLACEFS Governing Board, on Monday, November 23, and of the
XXV Ordinary General Assembly, from Tuesday to Thursday, November 24 to 26.
The lunch during the cultural programs offered exclusively to the accompanying
persons from Tuesday to Thursday, November 24 to 26, as well as to the delegates,
special invitees, and accompanying persons during the plenary cultural program
76
to San Miguel de Allende, on Friday, November 27, will also be provided by the
Organizing Committee.
The closing dinner will be offered by the Organizing Committee, on Thursday,
November 26, 2015.
Some additional recommendations:
• Drink bottled water
• If the participants are not used to spicy food, they should prevent it or restrict
its intake
• Do not eat any food offered by street vendors
E. Dress Code
The dress code for working sessions and protocol events is formal. For cultural
programs, the participants are recommended to wear comfortable clothes and
shoes, as well as sunscreen, sun glasses, and warm clothing.
F. Medical Assistance
The Organizing Committee will have an ambulance service, available 24 hours from
November 23 to 27, to provide the participants with immediate assistance in case
of any emergency.
During protocol events, cultural programs, medical service will also be available.
In case you might need any medical assistance, dial the phone number indicated
on the back of your badge (+52 1 55 4848 0398), or inform any member of the
Organizing Committee, who will immediately contact the paramedical staff.
The medical service providing support during the XXV General Assembly will only be
for emergency situations.
In case the participants need hospital medical care, they will be required to guarantee,
using a credit card, the payment of the medical treatment.
G. Telephonic Communication
To make phone calls from Mexico to other country, dial 00 + Country Code + City
Code + Phone Number.
77
To make phone calls from overseas to Mexico, dial 00 + 52 + City Code + Phone
Number. The code of Mexico City is 55, while the code of to Queretaro is 422.
To make phone calls from overseas to a mobile in Mexico, dial 00 (or only “+” in
your mobile) + 52 + 1 + City Code + Phone Number.
H. Mexican Currency and Payments
Currency: The authorized currency for any business transaction is the Mexican Peso.
Its Exchange rate varies depending on the US Dollar or any other foreign currency.
There are notes of $1,000, $500, $200, $100, $50 and $20 Mexican Pesos. The
available coins correspond to $20, $10, $5, $2 and $1 Mexican Peso, as well as to
50¢, 10¢, 20¢ y 5¢.
Notes
Coins
78
Currency Exchange: It is recommended to exchange money either in banks or in
any authorized exchange bureau, preferably at the Mexico City International Airport.
Credit Cards: The most accepted cards are Visa, MasterCard, and American Express.
Contact your company to verify the possibility to use your card in business and to pay
services in Mexico. There is a broad network of ATM sthroughout the country.
Banks business hours: Monday through Friday, from 09:00 to 16:00 hours. Some
branches open on Saturdays until 16:00 hours.
I. Phytosanitary Policy
Before traveling to Mexico, it is important to get to know the requirements established
by the Mexican Government regarding to the entrance of live animals, as well as on
the procedure to enter animal and plant products/sub-products. Visit the following
Website: http://www.senasica.gob.mx/?id=602.
J. Weather Forecast
The weather in the city of Queretaro is semidry, with clearly defined seasons with a
chilly winter during the nights and sporadic rains, a dry spring with stable temperatures,
a warm and humid summer, and a windy autumn. Before traveling to Queretaro, visit
the Website http://www.weather.com/ to know the weather forecast.
K. Electricity
Electric current throughout Mexico is conformed to 110 volts, 60 cycles. Same type
used in the United States and Canada. The electrical cord plug used are Type A, flat,
American type; some hotels are still of the two prong type. Make sure to bring the
adapters and converters required to your electronic devices.
79
L. Security
• Do not leave your suitcase unattended, and do not receive any packages from strangers.
• Avoid wearing jewelry, including expensive watches, during the cultural programs.
• Be careful and discrete when using your photographic and video equipment.
• Do not carry too much money, and bring only one credit card. Avoid using expensive handbags.
• Leave your passport and other immigration documents in the safe box at the hotel. Bring only an ID (i.e. copy of your passport) and copy of papers justifying your stay in Mexico.
• Try to be accompanied if possible; if you travel alone, keep yourself within the safe areas. During the nights, avoid walking through dark streets.
• If possible, ask the hotel concierge for guidance and recommendations.
• If you need to withdraw money from an ATM, be accompanied by a reliable person, and avoid doing that during the night.
• While taking pictures, do not leave your personal belongings unattended.
M. Contact in case of any contingency / emergency
In case you require any assistance, or in the event of emergency, contact the Organizing
Committee at the mobile number: +52 1 55 4848 0398.
80

manual del participante handbook for participants manual

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