A. Grundsätzliches zur EDV in der Schulverwaltung

Transcrição

Heinz Höchst, HS am Gerhart-Hauptrnann-Ring 15, 81737 München, Tel. 63497070, FAX 63497072
Fortbildung des Staatlichen Schulamtes
"EDV in der Schulverwaltung Fortbildung für Schulleiterstellvertreter
Schülerdatei (WinSD) - Fortgeschrittene"
Referent:
Heinz Höchst, Rektor, HS am Gerhart-Hauptmann-Ring
A. Grundsätzliches zur EDV in der Schulverwaltung
Aufgabenverteilung
B. Programminstallation
Updates
C. Hilfen zu WinSD
D. Datenerfassung, Datenpflege, Datensicherung
E. Berichtsbibliothek und Definierbare Listen
F. Verwaltungsaufgaben im Laufe des Schuljahres
A. Grundsätzliches zur EDV in der Schulverwaltung Aufgabenverteilung
Die Schulverwaltung erfolgt weitgehend EDV-unterstützt und beinhaltet folgende Bereiche:
Schülerdaten (WinSD)
Lehrer- und Unterrichtsdaten (WinLD)
In diesen Bereichen erfolgt der Datenaustausch einschließlich diverser Statistiken zwischen
Schule und übergeordneten Behörden ausschließlich elektronisch per Internet SVS-Portal,
Statistikportal.
Mitteilungen des KMs erfolgen per E-Mail (OWA-Postfach), zunehmend auch seitens des
Schulamtes und des Schulreferates.
Darüber hinaus werden folgende Bereiche ebenfalls durch Computerprogramme unterstützt:
Zeugniserstellung (WinZD)
Bundesjugendspiele
Stundenplanerstellung (z.B. Willi kostenlos, EasyPlan
Finanzbuchhaltung (z.B. FiBu lizenzpflichtig)
lizenzpflichtig)
Die Schulen in der Landeshauptstadt München werden Zug um Zug in das Städtische
Verwaltungsnetz eingebunden. Langfristig wird wohl die gesamte Schulverwaltung auf allen
Ebenen ausschließlich über ein entsprechendes Behördennetz abgewickelt.
Innerhalb einer Schule fallen im Laufe eines Schuljahres u.a. folgende Arbeiten an, die mit den
Programmen WinSD, WinLD oder WinZD vom Sekretariat bzw. von der Schulleitung erledigt
werden müssen:
Sekretariat
Erfassung und Pflege der Schülerdaten,
Schriftverkehr
Schulleitung
Endgültige Unterrichtsplanung
Landesamtstatistik
Zeugniserstellung
Meldung der Schülerzahlen an weiterführende Schulen
Weitergabe der Schülerdaten bei Übertritt an andere Schulen
Schuleinschreibung (GS)
Abschlussprüfungen
(QA, Mittlere Reife HS)
Klassenbildung, vorläufige Unterrichtsplanung
Versetzung in nächstes Schuljahr
Die Verantwortung für die Pflege der Schülerdaten liegt in der Regel ausschließlich bei der
Sekretärin, für die Lehrer- und Unterrichtsdaten beim Schulleiter.
B. Programminstallation - Updates
Zweimal im Jahr werden vom KM CD-ROMs an alle bayerischen Schulen versandt mit
Updates zu den Schulverwaltungsprogrammen. Die jeweils aktuell gültige Version ist an der
Jahreszahl erkennbar: 20xx-04 (Aprilversion) und 20xx-10 (Oktoberversion).
In München ist zu unterscheiden, ob die Schulverwaltung auf einem Einzelplatzrechner (Standalone) oder Verwaltungsrechner durchgeführt wird:
Stand-alone
Begleitschreiben, Hinweise auf Neuerungen, Hinweise zur
Installation auf CD-ROM
Mit Windows-Explorer in den Ordner WinSD gehen .
CD-ROM in das CD-ROM-Laufwerk legen
Verwaltungsrechner
Ein Abbild der neuen CD liegt
im Verzeichnis
P:\KMProgramme\Neue_CD\20xx-xx
Für das Update der Schülerdatei
die Datei
Warten, bis sich das Installationsprogramm selbst lädt
WinSD_Installation.vbs
per Doppelklick starten!
oder
Start > Ausführen... anklicken und den Installationsbefehl
eingeben (z.B. D:setup.exe
D: steht für das CD-ROM-Laufwerk)
den Anweisungen des Installationsprogrammes folgen
Daten werden nicht gelöscht!
Gelegentlich wird ein weiteres Update bzw. ein Servicepack Weitere Updates finden sich im
notwendig (z.B. bei Anpassung von Zeugnisformularen)
Ordner P:\KMDownload per Internet notwendig (siehe nächste Seite)
Programme\Updates
und werden von dort gestartet.
Wichtig! Vor dem Updaten Sicherungskopie der Schülerdaten anfertigen!
Für die Umstellung von einem Stand-alone-Rechner auf das Verwaltungsnetz gibt es eine
eigene Anleitung vom IK www.ikinfo.muc.kobis.de Informationsaustausch
Update bzw. Servicepack per Internet
Brauser (z.B. Internetexplorer)
starten
www.schule.bayern.de
Mausklick mit rechter Taste auf
Diskettensymbol
Im Kontextmenü Link-Ziel
speichern unter ... anklicken
Falls noch nicht vorhanden,
legen Sie mit dem WindowsExplorer einen Ordner im
Verzeichnis Eigene Dateien an
und nennen ihn Downloads.
Diesen Ordner als Ziel des
Downloads angeben:
Internet beenden, WindowsExplorer starten, in den Ordner
Downloads wechseln
Die Download-Datei (Endung
entweder .zip oder .exe) durch
Doppelklick aktivieren
In der Regel startet ein
Entpackungsprogramm, dem
man noch das Ziel angeben
muss:
Bei Stand-alone-Rechner
C:\winsv\sd
(Bei der Lehrerdatei startet die
gewohnte Installationsroutine.)
Daten werden in der Regel nicht
verändert.
Wenn eigene Suchformate für Definierbare Listen erstellt wurden, diese vor jedem Update
sichern mit:
Datei Pflegemenü; Pflege Export/Import von Suchformaten Export nach S_Format.dat
Die Datei S_Format.dat befindet sich Im Verzeichnis winsv\sd und kann mit Hilfe des
Windows-Explorer auf eine Diskette gesichert werden. Nach erfolgter Neuinstallation bzw.
Update Suchformate zurückschreiben mit :
Datei Pflegemenü; Pflege Export/Import von Suchformaten Import nach S_Format.dat
C. Hilfen zu WinSD
Begleitschreiben und Anleitungen auf der CD-ROM
Funktionstaste [F1] in den einzelnen Feldern
Handbuch im Menü Handbuch -> kontextbezogen (ggf. Suche-Funktion verwenden!
)
Internet: www.schule.bayern.de/winsv
häufig gestellte Fragen
Eintragen in die Mailingliste auf www.schule.bayern.de/winsv (automatische
Benachrichtigung bei Änderungen!)
Multiplikatoren (z.B. H. Höchst , Tel. 63 49 70 70)
E-Mail an Herrn Halden mit genauer Problem-Beschreibung
[email protected] (wenn Multiplikator nicht weiter weiß...)
D. Datenerfassung, Datenpflege, Datensicherung
1. Überblick Datensatz
Datei - Schüler
(5 Bildschirmseiten)
Datei - Klassen
Datei - Schule(n)
Datei - Herkunftsschulen
Passwort/Benutzer
Weniger wichtig:
Kurse (für den Bereich der Wahlpflicht- und
Wahlfächer)
Betriebe (für Hauptschulen
Betriebspraktikum)
Verkehrsmittel und Orte in München nur
für FöSchulen interessant dient der
Organisation der Schulbusse
2. Passwort/Benutzer
Standart ist Verwalter mit allen Rechten
Sekretärin!
Es können weitere Benutzer angelegt werden
(z.b. Lehrer, Rektor, Listenprogrammierer)
mit eingeschränkten Rechten
Bei Personalwechsel muss der
Scheidende sein Passwort
freigeben durch Wechsel zu einem
vorübergehend bekannten Passwort
3. Herkunftsschulen
Auf Seite 4 des Schülerdatensatzes wird u.a.
nach der Herkunftschule gefragt
Kennzeichen Schulnummer. Damit mit F1 die
Schulen angezeigt werden können, muss die
Datei Herkunftsschulen angelegt werden.
Tipp! Auf der Website des MLLV stellt Herr Vahlensieck von der HS an der
Cincinnatistraße eine Datei mit allen Münchner Schulen (Schulnummern der
Herkunftdsschulen) zur Verfügung.
www.mllv.bllv.de
Arbeitshilfen
Arbeitshilfen Schulleitung
4. Schule
Auf drei Seiten werden die Daten
zur Schule gepflegt.
Wichtig:
Ansprechpartner für
Statistik
Gemeindekennzahl
Zeugnisdatum (kann auch
im Zeugnisprogramm
gepflegt werden
Ein Schullogo kann als
Bilddatei abgelegt werden
(kann dann ggf. in einigen
Berichten ausgedruckt
werden)
Schulsiegel inzwischen
vom KM nicht erwünscht!
Zeugnisunterzeichner
Kennzeichnung, ob im
Zwischenzeugnis
Unterschrift erwünscht ist
Schlüssel Schulamt (014)
Schlüssel Aufwandsträger
(162000)
Für Grundschule:
Rückgestellte
Schulanfänger
5. Klassen
Hier werden die Klassendaten wie
Lehrkraft, Stammraum und
Klassenbezeichnung im Zeugnis
(Seite 1), aber auch Klassenart und
Organisationsform sowie
Zeugnisunterzeichner (Seite 2)
gepflegt.
Einstellung der Sortierung
der Klassenliste
Wichtig für Zeugnisse:
Klassenart
Organisationsform Ganztagsklasse/-betrieb
Jahrgangsstufenübergreifende Klasse z,B.
Diagnose- u. Förderklasse, Praxisklasse
6. Schüler
Seiten des Datensatzes
Wichtige Felder
S. 1
persönliche Daten
Angaben zum
Migrationshintergrund
Eingabe einer
2. Telefonr.
möglich
S. 2 Erz.berechtigte/
Schulweg
3. u. 4. Tel.nr.
möglich
Nicht Gastschüler
im Sinne des
Schulreferats!
(Siehe dazu
4.3 Interne
Schlüssel)
S. 3 Unterrichtsdaten
RU unbedingt
angeben! (ggf.
Grund für Ethik)
D oder Z (D als
Zweitspr.)
unbedingt
eingeben! (s.
Auch 4.2 Datenerfassung)
1. Fremdsprache
eigene Merkmale
möglich (s. 4.3)
S. 4
Statistikdaten!
Diese Seite ist für die
Oktoberstatistik sehr
wichtig und muss
deshalb sorgfältig
gepflegt werden!
Diese Felder werden
bei Verwendung des
Zeugnisprogrammes
automatisch ergänzt.
S. 5
Büchergeld/
Planungsdaten
Art der
Bezahlung d.
Büchergeldes
Koop-Klassen
Planungsdaten
können im
Einzelfall auch
direkt eingegeben
werden (siehe
auch F 6)
2. Datenerfassung Schüler
Schülerdaten in die fünf Bildschirmmasken einzugeben ist nur dann sinnvoll, wenn es sich um
einen Schüler, z. B. bei Zuzug während des Schuljahres, handelt. Müssen die Daten mehrerer
Schüler eingegeben werden, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
1.
Vorbesetzungsmaske definieren
Datei - Pflegemenü - Pflege - Vorbesetzungsmaske
Es können die Merkmale festgelegt werden, die für die Ersterfassung bereits vorbelegt
werden sollen (z.B. Geburtsort -> München , da dies bei vielen Schülern zutrifft)
2.
Ersterfassungsmaske definieren
Datei - Pflegemenü - Pflege - Ersterfassungsmaske
Es können die Datenfelder festgelegt werden, die bei der schnellen Ersterfassung
abgefragt werden sollen. (Die Anzahl der Felder ist begrenzt)
3. Vorbesetzung definieren
Datensatz - Vorbesetzung
Die in der Vorbesetzungsmaske definierten Felder werden mit einem Inhalt vorbesetzt
(z.B. Geschlecht
M für männlich auch hier steht die Taste [F1] für Hilfen zur
Verfügung)
4.
Schülerdaten über Ersterfassung eingeben
Datensatz - Schüler-Ersterfassung
Die Daten können nacheinander eingegeben werden, das Blättern von Bildschirmseite
zu Bildschirmseite entfällt. Die zuvor definierten Vorbesetzungen müssen ggf.
berichtigt und überschrieben werden. Mit Hilfe der <TAB>-Taste (vorwärts) bzw.
<Shift>+<TAB>-Taste (rückwärts) bewegt man sich von Feld zu Feld.
Taste [F1] hilft bei vorgegebenen Abkürzungen!
Wichtig! Nicht alle Felder des Datensatzes sind nun ausgefüllt. Ergänzungen müssen direkt
in der "Schüler-Maske" oder über Sammeländerungen ergänzt werden.
3. Datenpflege
Sinnvolles Arbeiten mit dem Programm WINSD ist nur dann möglich, wenn die Daten
vollständig, richtig und aktuell sind. Andernfalls sind Listen und Statistiken unbrauchbar.
Folgende Funktionen unterstützen die Datenpflege:
1. Sammeländerung
Beispiel: Für die 7. Klasse(n) ist das Wahlpflichtfach - Ku oder Mu - noch nicht erfasst.
Datensatz - Sammeländerung -> durch Doppelklick im linken Fenster das Merkmal
1. Wahlpflichtfach wählen - > im Fenster 'neuer Inhalt' Ku eingeben -> Klasse(n) durch
Anklicken anwählen -> Schaltfläche Starten anklicken -> im linken Fenster die Schüler durch
Anklicken (bei gedrückter <Strg>-Taste!) auswählen, die Kunsterziehung gewählt haben ->
Schaltfläche Änderungen ausführen anklicken -> Schaltfläche Abbrechen anklicken ->
Vorgang für Musik wiederholen
4. Datenprüfung
Bei geöffnetem Schülerdatensatz:
Datensatz - Datenprüfung
Der Datensatz wird auf fehlende Daten bzw. Widersprüche überprüft, ggf. wird ein
Prüfprotokoll ausgedruckt.
Kein Datensatz geöffnet:
Datensatz - Datenprüfung
Durch Anklicken ist der Prüfumfang und die zu prüfende(n) Klasse(n) zu wählen. Ein
Prüfprotokoll wird ausgegeben.
Tipp! Doppelklick auf einen angezeigten Fehler
Feld des Schülerdatensatzes gestellt
Cursor wird in das entsprechende
Tipp! Um bei umfangreichen Ausdrucken Papier zu sparen, empfiehlt es sich, als
Ausgabeeinheit den Bildschirm zu wählen:
Datei -> Ausgabeeinheit -> Bildschirm anklicken -> OK
Berichte können dann gegebenenfalls immer noch ausgedruckt werden -> Klick auf D
im rechten oberen Eck des Berichtfenster.
5. Datensicherung
Das Programm schreibt jede Eingabe sofort auf die Festplatte, sodass ihre Daten auch bei
einem Computerabsturz weitgehend gesichert sind. Trotzdem ist eine regelmäßige
Datensicherung auf Disketten notwendig für den Fall, dass die Festplatte defekt ist oder das
Betriebssystem neu installiert werden muss.
Eine Datensicherung empfiehlt sich vor allem immer nach umfangreichen Datenänderungen
bzw. bei bestimmten Anlässen:
Versetzung am Schuljahresende
Klassenbildung
Erstellung der Oktoberstatistik
Ersteinschreibung der neuen Schüler (GS)
Abschlussprüfungen (HS)
Zeugnisse
Update einer neuen Version
1. Einstellungen des Programms BSV_Sik
Sicherung
-
Programm BSV_Sik (Sichern
Schülerdatei) aufrufen (Start ->
Programme -> Schulverwaltung
-> Sichern Schülerdatei)
Menü Hilfe Einstellungen
Schulnummer eingeben
Gewünschte Optionen anklicken
-
auf ... Schülerdatei klicken
-
Pfade einstellen entweder
direkt eintippen, wenn bekannt,
oder
durchklicken
-
-
-
vor der ersten
Für die Datensicherung benötigen Sie je nach Größe der Schule zwei bis drei formatierte
Disketten ( 3 ½ Zoll HD).
Tipp! Mit dem Explorer formatieren Sie schnell gebrauchte Disketten, deren Inhalt nicht
mehr benötigt wird:
Klick mit rechter Maustaste auf Laufwerk A: ->
-> Formatieren...
-> Quickformat -> Starten
2. Datensicherung mit dem Programm
-
-
-
-
-
Programm WinSD beenden
Formatierte Diskette in
Laufwerk A: einlegen
Programme -> Schulverwaltung > Sichern Schülerdatei)
Datei sichern -> Schülerdatei
anklicken
Im Fenster Vorhandene
Laufwerke auf Laufwerk A: ->
[-a-] doppelklicken -> OK
Nach Aufforderung Disketten
wechseln
Wichtig! Die Diskette Nr. 1 muss am Ende nach Aufforderung nochmal eingelegt werden!
3. Daten zurückschreiben
-
-
-
-
-
-
Sicherungsdiskette 1 in Laufwerk
A: einlegen
Programme -> Schulverwaltung > Sichern Schülerdatei)
Gesicherte Datei zurückholen ->
Schülerdatei anklicken
Im Fenster Vorhandene
Laufwerke auf Laufwerk A: ->
[-a-] doppelklicken
Im Fenster Vorhandene Sich.Dateien: auf Datei xxx.sd1 (z.B.
13150943.sd1) doppelklicken ->
OK
Nach Aufforderung Disketten
wechseln
4. Schülerdaten reorganisieren
Sollte das Programm mal nicht wie gewohnt reagieren oder bei einem bestimmten Schüler
abbrechen, hilft oft eine Daten-Reorganisation:
Nach dem Programmaufruf und der Eingabe des Passwortes n i c h t mit <Enter>
weiter, sondern Reorganisation aufrufen
oder
Im Programm WinSD Datei -> Pflegemenü anklicken (es erscheint ein neuer
Menüpunkt Pflege in der Menüzeile)
Pflege -> Dienstprogramme-Menü anklicken (es erscheint ein neuer Menüpunkt
Dienstprogramme in der Menüzeile)
Dienstprogramme -> Dateiwerkzeuge - Reorganisieren -> Ja anklicken
6. Interne Schlüssel
Um Gastschüler des Schulreferats (nicht Gastschüler nach dem Schulfinanzierungsgesetz!)
zu kennzeichnen, kann das Feld Ortsteil/Sprengel auf Seite 2 des Schülerdatensatzes benutzt
werden. Dazu müssen eigene interne Schlüssel definiert werden:
G für Gastschüler, Z für vom Schulamt zugewiesene Schüler
(und wenn man will S für Sprengelschüler)
Datei -> Pflegemenü anklicken (es erscheint ein neuer Menüpunkt Pflege in der
Menüzeile)
Pflege -> Schuleigene Schlüssel
Suchen anklicken
Doppelklick auf Ortsteil
Frage nach Neuen Datensatz... mit Ja bestätigen
Ins Feld Schlüssel G (bzw. Z oder S) eintragen
Ins Feld Entschlüsselung entsprechenden Text
Damit steht das Merkmal G zur Verfügung, wenn man im Feld Ortsteil/Sprengel die Taste [F1]
drückt.
Mit dem Menüpunkt Datensatz Löschen können nicht benötigte Merkmale gelöscht
werden.
In den Feldern Merker (1 bis 4) auf Seite 3 des Schülerdatensatzes können mit dieser Methode
schulinterne Merkmale gepflegt werden.
Beispiel:
Merker1
G für Gastschulantrag, O für Orientierungsstufe, P für Probeunterricht
So können die abgebenden Grundschulen der aufnehmenden Hauptschule mitteilen, wie die
Absicht der Schüler für die 5. Klasse aussieht, was für die Planung zur vorläufigen
Klassenbildung sehr wichtig ist. (Siehe auch F 4. Meldung der Schüler an weiterführende
Schulen)
Merker2
Merker3
Ämter, die Schüler ausüben K lassensprecher, S treitschlichter, P ausenaufsicht
Talente für das Schulorchester A kkordeon, F löte, G itarre usw.
E. Berichtsbibliothek und Definierbare Listen
(Der folgende Text basiert auf einer Zusammenstellung von Rektor Peter Vahlensieck, HS Cincinnatistraße)
Das Schulverwaltungsprogramm WINSD hält im Menü Auswertungen unterschiedliche
Möglichkeiten bereit, Schülerverzeichnisse, Einzelformulare, Serienformulare, Serienbriefe
oder statistische Auswertungen selbst zu entwerfen oder bereits vorgefertigt abzurufen bzw.
nach eigenen Vorstellungen zu modifizieren:
-Der Menüpunkt Definierbare Listen bietet die Möglichkeit, vorgefertigte
Schülerverzeichnisse für einzelne Klassen, Klassengruppen oder Gesamtlisten für die ganze
Schule abzurufen oder nach eigenen Vorstellungen ohne Programmierkenntnisse zu
modifizieren bzw. völlig neu zu entwerfen.
- Im Menüpunkt Berichtsbibliothek lassen sich Schülerverzeichnisse, Einzelformulare,
Serienformulare oder Serienbriefe aufrufen, die als fertige Auswertungen vorliegen. Sie sind
als Dateien mit der Typbezeichnung *.AHR im Ordner Berichte abgelegt und können ggf.
auch selbst mit entsprechenden Programmierkenntnissen im Hauptmenü [Berichte] erstellt
werden.
1. Fertige Berichte (Listen, Formulare, Serienbriefe usw.) aus der
Berichtsbibliothek aufrufen
Menüleiste anklicken: Auswertungen -> Berichtsbibliothek
1.1
Bericht auswählen: Mausklick auf Bericht auswählen
Im Fenster [Dateien wählen] können Sie nun den gewünschten Bericht suchen (z.B. mit BildPfeil-unten-Taste):
Alle Berichte haben die Typbezeichnung *.AHR
Der erste Buchstabe weist auf den Verwendungszweck hin
(z.B. k-liste1.ahr Klassenverzeichnis).
Wählen Sie den gewünschten Bericht mit einem Doppelklick aus. Anschließend finden Sie
hierfür rechts unten die Kontrollanzeige.
1.2
Schule bzw. Klasse(n) bzw. Schüler auswählen: Mausklick bei Schülerauswahl auf
entweder
oder
oder
alle Klassen
einzelne Klasse(n)
einzelne Schüler
im Klassenfenster:
Klasse(n) wählen
im Klassenfenster:
Klasse(n) wählen
im Schülerfenster
Schüler wählen
1.3
Bericht zeigen: Mausklick auf [Bericht drucken] Das Verzeichnis bzw.
Einzelformular wird auf dem Bildschirm ausgegeben (sofern als Ausgabeeinheit der
Bildschirm gewählt wurde).
1.4
Bericht ausdrucken: Mausklick auf den Druckknopf [D] (rechts oben)
Das Verzeichnis bzw. das Einzelformular wird auf dem Drucker ausgegeben.
Beenden: Klick auf Schließkreuz im Fenster (rechts oben) oder auf Schaltfläche [Beenden]
Neben diesen fertigen Berichten aus der Berichtsbibliothek stehen noch eine Reihe weiterer
Berichte zur Verfügung:
Menü Auswertungen Interne Schulstatistik
Menü Zeugnisdruck Leistungsbilanz, Zeugnisdruck, Bemerkungen auf
Etiketten
Menü Zeugnis Abschlussprüfung Drucken
2. Vorbereitete Verzeichnisse (Definierbare Listen) aufrufen
Menüleiste anklicken: Auswertungen -> Definierbare Listen
2.1
Gewünschte Liste suchen: Mausklick auf [Listendatei]
2.2
Gewünschte Liste auswählen: Im Fenster [Gespeicherte-Listen] Doppelklick auf die
gewünschte Liste -> im Kontrollfenster rechts oben erscheint der Listenname
2.3
Gewünschte Liste laden: Mausklick auf [Ausgewählte Liste laden] -> im
Kontrollfenster links oben erscheint der Listenname
2.4
Zurück zur Listenbearbeitung: Mausklick auf [beenden]
2.5
Gewünschte Klasse(n) auswählen:
- einzelne Klasse mit Mausklick markieren
- Klassengruppe durch Maus-ziehen markieren
- alle Klassen durch Mausklick auf [alle Klassen] ankreuzen
2.6
Gewünschte Sortierung überprüfen und ggf. ändern:
Mausklick auf den entsprechenden Radiobutton ->
2.7
Liste in der gewünschten Form am Bildschirm zeigen:
Mausklick auf [Listen drucken]
(Das Verzeichnis wird auf dem Bildschirm ausgegeben, wenn als Ausgabeeinheit
Bildschirm gewählt ist.)
2.8
Gewünschte Liste ausdrucken:
Mausklick auf den Druckknopf [D] (rechts oben)
(Will man eine selbsterstellte Definierbare Liste ausdrucken, in welcher auch ein selbsterstelltes
Suchformat verwendet wird, so ist dieses Suchformat nach der Installation eines Programmupdates der
WINSD nicht mehr veifügbar! Die Definierbare Liste läßt sich nur dann ausdrucken, wenn das
erforderliche Suchformat erneut erstellt worden ist.)
2.9
Beenden:
Klick auf Schließkreuz im Fenster (rechts oben) oder auf Schaltfläche [Beenden]
3. Verzeichnisse in der WinSD selbst definieren
Über das Menü Auswertungen --> Definierbare Listen kann man auch eigene
Verzeichnisse definieren, (auch einer besonderen Auswahl zuordnen) und abspeichern.
Wenn man die Bearbeitung über das Menü aufgerufen hat, empfehlen sich folgende
Arbeitsschritte:
3.1
Listentitel
unmittelbar nach dem Aufruf ist dort die Schreibmarke - geben Sie die gewünschte
Überschrift für das Verzeichnis ein (z. B. Gastschüler)
3.2
Optionen...
Wenn Sie diesen Schaltknopf anklicken, können Sie den Kopf des Verzeichnisses
beeinflussen
3.3
Name
Der Schülername wird immer ausgegeben, seine Formatierung kann aber beeinflußt
werden.
3.4
Merkmal 1 bis Merkmal 8
Außer dem Namen können bis zu maximal acht weitere Merkmale in das Verzeichnis
aufgenommen werden:
Merkmal 1 - 8 -> Feld mit"Pfeil-nach-unten" anklicken -> gewünschtes
Merkmal auswählen (z.B. Geburtsdatum)
Spalte 1 Spalte 8 anklicken --> gewünschte Formatierung bearbeiten (z.B.
Merkmal entschlüsseln) -> OK
Spaltenüberschrift endgültig festlegen; dabei wird mit der Anzahl der Zeichen
auch die Breite der Druckspalte festgelegt (z.B. Kl_ -> Spalte 3 Zeichen breit )
(Zur Erzeugung von Leerzeichen wird das sog. Doppelkreuz # eingefügt! z.B. #####Name####)
Festlegung für weitere Merkmale entsprechend wiederholen
3.5
Waagrechte Trennlinien
Gewünschte Möglichkeit anklicken
3.6
Senkrechte Trennlinie
Mausklick setzt
oder löscht
die Trennlinie
3.7
Spaltengliederung
2 x 4 Spalten (doppelzeilig) oder 8 Spalten (einzeilig)
3.8
Sortierung
durch Anklicken wählen; bei wählbarer Sortierun sind Untersortierungen möglich (z.B.
1. Ebene -> nach Staatsangehörigkeit, 2. Ebene -> nach Geschlecht)
3.9
Klassen
Eine oder mehrere Klassen durch Mausklick anwählen (bei gedrückter <Strg> - Taste)
Durch Anklicken -> alle Klassen wählen
3.10
Besond. Auswahl
Hier kann mit Hilfe von sog. Suchformaten eine besondere Auswahl von Schülern
definiert werden, welche in dem Verzeichnis erscheinen sollen (z.B. alle Knaben ->
Suchformate -> Maennliche )
3.11
Listendatei
Hier können selbst erstellte Definierbare Listen abgespeichert bzw. vorhandene
Verzeichnisse geladen werden.
3.12
Listen drucken
Je nach gewählter Ausgabeeinheit werden die Verzeichnisse auf dem Bildschirm oder
auf dem Drucker ausgegeben. Bei Ausgabe auf dem Bildschirm -> Druck durch
Anklicken des Feldes [D] rechts oben im Fenster -> Seite drucken oder Bericht
drucken
(Der vorstehende Text basiert auf einer Zusammenstellung von Rektor Peter Vahlensieck, HS Cincinnatistraße)
Setzt man per Mausklick ein Kreuz in die Option
Export für andere Programme, kann man
Datensätze an z.B. Excel exportieren, um damit Seriendokumente zu erstellen (z.B.
Urkunden)
Nach Klick auf die Schaltfläche [Exportoptionen] können verschiedene Einstellungen
vorgenommen werden:
F. Verwaltungsaufgaben im Laufe des Schuljahres
Überblick
Siehe
1.
Monat
September
2.
Oktober
3.
4.
Februar
März
5.
März/April
6.
1./6.
April
Mai
3./5./6.
Juli
Aktion
Schülerzahlen an WinLD
(für die Meldung Endgültige Unterrichtsverteilung )
Amtliche Schuldaten - Schülerteil
(für die Landesamtstatistik)
Zeugniserstellung (Zwischenzeugnis, Übertrittszeugnis)
Meldung der Schülerzahlen/Übermittlung der Schülerdaten
GS HS/Ori/RS/Gym
HS Vorbereitung Abschlussprüfung (QA, Mittlere Reife)
GS Schuleinschreibung
(Menü Datensatz Schüler-Ersterfassung!)
Planung nächstes Schuljahr (HS Fächerwahl!)
Schülerzahlen an WinLD
(für die Meldung Vorläufige Unterrichtsplanung )
HS QA-Statistik
Jahres-/Abschlusszeugnisse
Versetzung durchführen
Tipp! Im Menü Hilfe (oder Taste [F12]) steht ein Notizzettel/... zur Verfügung mit
Memory-Funktion
F
1. Schülerzahlen an WinLD
Menü Datei Pflegemenü
Menü Pflege Export/Import von
Schülerdaten Export für
Lehrerdatei (WinLD)
Klassen auswählen (in der Regel alle
Klassen außer AUSG und EXT)
Leere Diskette in Laufwerk A:
einlegen
Export starten
Im Programm WinLD gibt es eine
entsprechende Funktion für das
Einlesen der Schülerzahlen:
Menü Pflege
Import von WinSD
Hier kann je nach Erfordernis die
Option Schülerzahl entnehmen aus
dem aktuellen Stand in
WinSD (endgültige
Unterrichtsverteilung im
Oktober)
der vorläufigen Versetzung
(vorläufige
Unterrichtsverteilung im Mai)
gewählt werden
F
2. Amtliche Schuldaten für die Landesamtstatistik
Mit Auswertungen ->
Landesamtstatistik
gelangen
Sie zu den Menüpunkten der
Oktoberstatistik, die der Reihe nach
abzuarbeiten sind:
Schulbogen auszählen > die für die Statistik relevanten
Daten aus WinSD werden gezählt.
Im Anschluss daran wird ein
Fehlerprotokoll ausgegeben.Sind
keine Unstimmigkeiten festgestellt,
kann der nächste Punkt aufgerufen
werden. Anderenfalls müssen die
Fehler bereinigt und die Auszählung
wiederholt werden.
Schulbogen
ändern/ergänzen -> einzelne Seiten
des Schulbogens werden zur
Änderung bzw. Ergänzung
angeboten (z.B. 5-7 Ganztägige
Betreuung u.a. )
-> Seite durch Anklicken markieren
-> [Starten] anklicken
ggf. Zahlen über Tastatur eingeben ->
[Zurück zur Auswahl] -> [Beenden] > nächste Seite
Schulbogen Kontrollausdruck -> (Klassenbogen ... , Entlassene ...) druckt die entsprechende
Statistik zur Kontrolle aus (Papierverschwendung!)
Daten für Landesamt erstellen ->
ggf. Laufwerk anklicken (in der
Regel A:) -> [Starten] die
Landesamtstatistik wird automatisch
erstellt; es muss eine leere
formatierte Diskette bereit gehalten
werden und genügend Papier im
eingeschalteten Drucker sein.
Im Internet das Statistikportal mit
der Adresse
www.statistik.bayern.de/schulstat
aufrufen, anmelden mit
Schulnummer und Passwort
Übertragen der fünf Dateien von
Diskette (Durchsuchen anklicken)
Die Lehrerdaten werden eigens aus der WinLD erzeugt und getrennt übermittelt!
Eine sorgfältig gepflegte Schülerdatei ist die Voraussetzung für eine
erfolgreiche Oktoberstatistik! Mit der Vorbereitung Fehlersuche und
Verbesserung kann ab dem 1. April begonnen werden.
F - 3. Zeugnisse erstellen
Vorgehensweise
Programm
WinSD
WinSD
WinZD
WinZD
WinZD
WinZD
WinZD
WinSD
Was
Zeugnisse vorbereiten
Daten an externes Programm
Ausspielen von Daten für
Klassleiter
Zeugnisse erstellen
Rückspielung der Daten von
ausgelagerten Klassen
Korrektur
Ausdruck
Daten aus externem
Programm
Wer
Sekretariat
Sekretariat
Zeugnisbetreuer (Sekretariat)
Lehrer
Lehrer/Zeugnisbetreuer
Damit die Kolleginnen und Kollegen die Zeugnisse erstellen können, benötigen sie
jeweils das aktuelle Zeugnisprogramm WinZD (jeweils auf der aktuellen CD-ROM
WinSV 20xx.yy) und eine Datendiskette ihrer Klasse. In der Anlage findet sich eine
Anleitung für die Kollegen.
Tipp! Soll das Zeugnisprogramm auf Rechner des Pädagogischen Netzes installiert
werden. Empfiehlt sich die Installation auf das Homeverzeichnis siehe Anlage
Installation im Pädagogischen Netz
Arbeiten auf Schulleitungsebene (Sekretariat, Rektorat, Zeugnisbetreuer)
Menü Zeugnis
Vorbereitung
Zeugnisart wählen
Klassen wählen
Art der Vorbereitung wählen
Zeugnisdatum eingeben
Zeugnisse vorbereiten
Menü Zeugnis Daten an
externes Programm wählen,
Klassen auswählen, Starten
anklicken.
Externes Zeugnisprogramm
WinZD aufrufen; Menü
Zeugnisbetreuer Ausspielen
von Daten für Klassenleiter
Klasse wählen (leere Diskette in
Laufwerk A:!)
Starten
Fertige Zeugnisse von Diskette
auf Verwaltungsrechner
zurückspielen: Menü
Zeugnisbetreuer
Rückspielung der Zeugnisse
von ausgelagerten Klassen
wählen
Zeugnisse ggf. korrigieren
Zeugnisse drucken.
Wichtig! Kollegen darauf hinweisen, dass sie die fertigen Zeugnisse mit dem
Menüpunkt Datentransport Fertige Zeugnisse in die Schule mitnehmen ...
auf Diskette sichern müssen.
F
4. Meldung der Schülerdaten von GS an weiterführende Schulen
Im Menü Datei
anklicken
Pflegemenü
Im Menü Pflege Export/Import
von Schülerdaten Export für
andere Schule anklicken
Schülerauswahl: Option einzelne
Schüler anklicken
Bei gedrückter [Strg]-Taste
entsprechende Schüler anklicken
Formatierte Diskette in Laufwerk A:
einlegen
Export starten
Diskette beschriften und mit
Exportprotokoll (wird automatisch
angefertigt) an aufnehmende Schule
schicken
F
5. Abschlussprüfungen HS (QA
Mittlere Reife)
(Hier wird nur auf die Abschlussprüfung zum Erwerb des QA eingegangen, der Vorgang für
die Mittlere Reife an der HS ist analog.)
Der Qualifizierende Hauptschulabschluss an Hauptschulen kann komplett mit der WinSD
erledigt werden. Alle notwendigen Programmmodule finden sich im Menü unter Zeugnis ->
Abschlussprüfung
Externe Prüfungsteilnehmer werden in einer eigenen Klasse Externe aufgenommen: Jgst. 9,
Klassenart Ex (2. Karteiblatt bei Klassen)
Für die Anmeldung zum qualifizierenden Hauptschulabschluss und die Fächerwahl steht der
Bericht QA-Anmeldung bzw. QA-Anmeldung extern im Menü Zeugnis ->
Abschlussprüfung -> Drucken zur Verfügung
Nach erfolgter Anmeldung und Eingabe der Daten der externen Prüfungsteilnehmer können die
Fächer der Prüfungsteilnehmer erfasst werden: Zeugnis -> Abschlussprüfung ->
Erfassen/ändern
Im selben Menüpunkt werden die Ergebnisse der einzelnen Prüfungen und die
Jahresfortgangsnoten erfasst (Tipp! Notenschnelleingabe).
Unter Zeugnis -> Abschlussprüfung -> Drucken stehen eine Menge fertiger Berichte (Listen,
Formulare) zur Verfügung.
Mit Zeugnis -> Abschlussprüfung -> Prüfen werden die relevanten Daten der
Prüfungsteilnehmer geprüft (wie bei Datensatz -> Datenprüfung).
Mit Zeugnis -> Abschlussprüfung -> Statistik wird nach Abschluss der Prüfungen das
Ergebnis ermittelt und für den Versand an das Schulamt bzw. das Statistikportal auf Diskette
geschrieben.
F
6. Vorplanung eines neuen Schuljahres, Versetzen am Jahresende
Nach dem 1. April Stichtag für den Abschluss der Oktoberstatistik meldet sich das
Programm beim Aufruf mit dem Hinweis, dass die Statistik abgeschlossen ist und ob die
Schüler der Austrittsklasse, die vor dem 1.10. ausgetreten sind, gelöscht werden sollen. Dies
ist zu bestätigen.
Danach kann mit der Planung und Vorbereitung der Versetzung zum Schuljahresende
begonnen werden.
Alle Funktionen zur Vorbereitung der
Versetzung finden sich im Menü
Datensatz Planung nächstes
Schuljahr
Dabei empfiehlt sich folgendes
Vorgehen:
Neue Schüler in einer Klasse Neu
erfassen (Klassenart NEU = Neuzugänge!)
Listen zur Klassenbildung ausdrucken;
der Klassleiter trägt relevante
Versetzungsdaten ein, z.B. Austritte,
Wechsel der Schulart, voraussichtliche
Wiederholung der Jahrgangsstufe
Nach Rücklauf der Listen werden die
versetzungsrelevanten Daten eingetragen:
Menü Datensatz Planung nächstes
Schuljahr neue Unterrichtsdaten
erfassen
Für Hauptschulen: Erfassung der
Fächerwahl für das kommende Schuljahr
(Formular in der Berichtsbibliothek) ->
Ku oder Mu, GtB, HsB KbB, Inf usw.
Tipp! Wenn keine neuen Unterrichtsdaten eingetragen werden, werden die Daten vom
laufenden Schuljahr übernommen (z.B. Wahlpflichtfächer). Sollen Einträge gelöscht
werden, z.B. drittes Wahlpflichtfach, ist in das entsprechende Feld das Doppelkreuz ->
# einzutragen.
Die neuen Unterrichtsdaten können ggf. auch n a c h der Versetzung im neuen
Schuljahr eingetragen werden!
Klassenzuteilung erfassen:
Zuerst Einzelfälle bearbeiten, z.B.
Wiederholer und Austritte (erkennbar
an einem w oder a vor dem Namen) ->
alte Klasse anklicken -> Schüler
anklicken -> neue Klasse anklicken ->
Schaltfläche [Einzelversetzen >]
anklicken
(Austritte in die Austrittsklasse!)
Rest pauschal versetzen -> alte Klasse
anklicken -> neue Klasse anklicken ->
Schaltfläche [Pauschalversetzen >]
anklicken
Falsch zugeordnete Schüler können mit
Schaltfläche [< Rückversetzen] in die
alte Klasse zurückversetzt werden
( v vor der alten Klasse -> alle Schüler
versetzt; b vor der alten Klasse -> mit
Versetzung begonnen; ( vor neuer
Klasse -> Klasse ist leer)
Versetzung ausführen ->
entsprechende Meldungen beachten
und beantworten!
Die Versetzung kann erst dann
durchgeführt werden, wenn alle Klassen ein
v für versetzt haben!
(Wird ein Schüler im Juli nachträglich
aufgenommen, muss er noch extra versetzt
werden! Wird gerne vergessen!)
Tipp! Die Datei sd.df1 mit Hilfe des WindowsExplorer in einem eigenen Verzeichnis ablegen und
dort umbenennen nach sd.07xx (xx Schuljahr)
Anlagen
Zeugnisprogramm für Kollegen zur Verfügung stellen:
Voraussetzung: CD-Brenner inkl. Brennprogramm
Die Datei setup.exe auf der CD-ROM WinSV im Ordner WinZD (oder ggf. eine aktuellere
Version aus dem Internet) und
die folgende Textdatei Liesmich.txt
(mit einem Editor erstellen) auf die CD-ROM
brennen
die so erstellte CD in erforderlicher Anzahl kopieren
Die Zeugnisdaten der Klasse werden auf Diskette mitgegeben!
Installation im Pädagogischen Netz
Im Pädagogischen Netz sollte das
Zeugnisprogramm nicht auf
Laufwerk C:, sondern in das
Homeverzeichnis installiert
werden:
Im Fenster Ziel-Ordner wählen
eintippen oder per Schaltfläche
Durchsuchen... auswählen
H:\Eigene Dateien\ZD
Anlagen
Das neue Zeugnisprogramm WinZD
1. Erstinstallation
Privater Rechner
Altes Programm ZDExt deinstallieren/löschen
WinZD von CD-ROM installieren --> Doppelklick auf WinZD installieren
Vorschläge durch Klick auf [Weiter ] übernehmen
2. Programm starten
Diskette in Laufwerk A: einlegen
Start --> Programme --> Schulverwaltung --> Externes Zeugnisprogramm anklicken
Auf [Zeugnisdaten einlesen] klicken
Im Menü Zeugnisse --> Erfassen/Ändern anklicken
Schüler wählen
Zeugnisdaten eingeben
Wichtig!
Schriftart und Größe einheitlich bei Ariel 10 P lassen!
Linksbündig oder Blocksatz wählen.
Eigenes Trennen mit den Tasten [Strg] + [-]
Die Diskette ist während der Erfassung der Zeugnisdaten nicht nötig, die eingegebenen Daten werden
auf der Festplatte gespeichert.
Wenn alle Zeugnisse erfasst sind, Diskette wieder einlegen und im Menü auf
Datentransport --> Fertige Zeugnisse in die Schule mitnehmen... klicken
Weiteres Vorgehen:
Diskette im Sekretariat abgeben
Zeugnisse werden einmal ausgedruckt und zur Durchsicht und handschriftlichen Korrektur ins
Fach des Lehrers gelegt
Fehlerhafte Zeugnisse im Sekretariat zur Verbesserung abgeben, fertige Zeugnisse
unterschreiben und dem Schulleiter vorlegen
Nach Unterzeichnung durch den Schulleiter können die Zweitschriften ausgedruckt werden,
Kopieren ist nicht mehr nötig!
Anlagen
EDV in der Schulverwaltung
Schnelle Hilfen
Multiplikatoren
Heinz Höchst, HS Gerh.-Hauptmann-Ring
Tel. 63 49 70 70 / Fax 63 49 70 72
E-Mail: [email protected]
Paul Hörmann, HS Fernpaßstr.
Tel. 76 08 660 / Fax 74 37 13 09
Hermann Huber, HS Wittelsbacherstr.
Tel. 20 10 698 / Fax 20 22 410
Gerhard Zimmermann, HS Situlistr.
Tel. 32 19 87 90 / Fax 32 19 87 927
Hardwareprobleme
UHD
Tel. 233-43000
Fax 233-43001
www.schule.bayern.de/winsv
FAQs, Updates, Servicepacks
zu den
Schulverwaltungsprogrammen
Programmbetreuung:
Klaus Halden
WinSD
Fax 35 65 26 47
WinZD
WinLD Ullrich Freiberger
Fax: 21 03 85 40
Willi http://www.wgg-neumarkt.de/Willi2/willi.htm
Hilfen zur Lehrerdatei
Münchner Hilfen im
Verwaltungsnetz
Links
Fibs
OWA-Postfach
SVS-Portal
Statistik-Portal
Staatliches Schulamt
EDV im Schulreferat
Zahlreiche Hilfen auch auf der
CD zur WinSV
Karlheinz Pfahler
www.pfahler.info
Ressourcen auf Scusvr (R:)\Sammelverzeichnis_
\S_SCU_Staat
www.fibs.schule.bayern.de
https://mail.schulen.bayern.de/exchange
www.svs-by.de
www.statistik.bayern.de/schulstat
www.schulamt-muenchen.de
www.muc.kobis.de
www.ikinfo.muc.kobis.de
CD mit dem Windows Explorer durchsuchen!
This document was created with Win2PDF available at http://www.win2pdf.com.
The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.

A. Grundsätzliches zur EDV in der Schulverwaltung

Transcrição

Documentos relacionados

Der MSC Porz hat in diesem Jahr auf dem Plakat die Kölner

Formular-Dateien in Google Chrom öffnen

Facebook-Check - Saferinternet.at

Hinweise zum Bearbeiten der Programmlisten

Bündnis 90/ Die Grünen - Ortsverband Gemeinde Höchst i. Odw.

MagicMPComposer installieren

Anleitung Outlook Import Jahreskalender

Wichtige Infos zum lo-net² (https://www.lo

Seite 1 von 8 Anleitung für Photoshopdatei als Druckfähige PDF

Starten Sie die Installation wie in der