Personal - The next Generation

Personal
Dies ist die Print−Version des Online−Angebotes unter http://www.gruenderleitfaden.de/personal
Stand: 08.06.2006
© 1998−2006 VDI/VDE Innovation + Technik GmbH
Inhaltsverzeichnis
1 Personal.................................................................................................................................................1
1.1 Einleitung...............................................................................................................................1
1.2 Personalplanung.....................................................................................................................1
1.2.1 Personalbedarf..............................................................................................................2
1.2.2 Stellenbeschreibung......................................................................................................2
1.2.3 Stellenbesetzung...........................................................................................................2
1.3 Personalsuche.........................................................................................................................6
1.3.1 Eigene Stellenanzeige...................................................................................................7
1.3.2 Inhalt einer Stellenanzeige............................................................................................7
1.3.3 Stellengesuche..............................................................................................................8
1.3.4 Universitäten / FH.........................................................................................................8
1.3.5 Internet..........................................................................................................................9
1.3.6 Arbeitsagentur...............................................................................................................9
1.3.7 Private Arbeitsvermittlung............................................................................................9
1.3.8 Personalberater...........................................................................................................10
1.3.9 Zeitpersonalvermittlung..............................................................................................10
1.4 Personalauswahl...................................................................................................................10
1.4.1 Bewerbungen..............................................................................................................11
1.4.2 Bewertungskriterien....................................................................................................11
1.4.3 Bewerbungsgespräch..................................................................................................14
1.4.4 Ältere Arbeitnehmer...................................................................................................16
1.5 Arbeitsverhältnis..................................................................................................................16
1.5.1 Arbeitsvertrag.............................................................................................................18
1.5.2 Sozialversicherungen..................................................................................................18
1.5.3 Berufsgenossenschaft.................................................................................................20
1.5.4 Vergütung...................................................................................................................22
1.5.5 Orientierungshilfe.......................................................................................................23
1.6 Kündigung............................................................................................................................24
1.6.1 Probezeit.....................................................................................................................24
1.6.2 Ordentliche Kündigung..............................................................................................25
1.6.3 Außerordentliche Kündigung.....................................................................................25
1.6.4 Abmahnung.................................................................................................................26
I
1 Personal
Gut ist nicht gut genug, wenn etwas Besseres erwartet wird.
Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt wesentlich von Ihren Mitarbeitern ab. Daher sollten bei der
Auswahl von Mitarbeitern die Kriterien Qualifikation und Engagement ganz oben stehen.
1.1 Einleitung
Personalbedarf
Das Personal stellt für Ihr Unternehmen in der Regel einen hohen Kostenfaktor dar. Deshalb sollten
Sie Ihren Personalstamm in der Anfangsphase langsam aufbauen. Stellen Sie, um Ihren konkreten
Personalbedarf zu ermitteln, eine Personalplanung auf.
Personalsuche
Gerade im Bereich der Informationstechnik wird über einen signifikanten Mangel an qualifizierten
Arbeitskräften geklagt. Die Suche von geeignetem Personal für Ihr Unternehmen kann längere Zeit in
Anspruch nehmen. Dies müssen Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen.
Personalauswahl
Bei einem jungen Unternehmen, in dem in der Anfangsphase noch wenige Mitarbeiter beschäftigt sind,
kommt es auf das Engagement aller Mitarbeiter an. Deshalb sollten Sie bei der Auswahl Ihrer
zukünftigen Mitarbeiter mit größter Sorgfalt vorgehen.
1.2 Personalplanung
Vielleicht nicht gleich bei Gründung Ihres Unternehmens, spätestens jedoch, wenn die ersten Aufträge
eingehen, werden Sie engagierte und zuverlässige Mitarbeiter benötigen. Die richtigen Mitarbeiter zu
finden, braucht seine Zeit. Planen Sie deshalb Ihren Personalbedarf frühzeitig.
Grundlage für die Personalplanung kann beispielsweise ein Organigramm sein.
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1 Personal
1.2.1 Personalbedarf
Planen Sie im Vorfeld der Personalsuche, wieviele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation Sie zu
welchem Zeitpunkt benötigen!
Ermitteln Sie Ihren Personalbedarf nach folgenden Gesichtspunkten:
• Welche Tätigkeiten und Aufgaben sind zu erledigen?
• Wieviele Mitarbeiter werden dafür benötigt?
• Welche Qualifikation müssen die Mitarbeiter haben?
• Wann müssen diese Mitarbeiter verfügbar sein?
1.2.2 Stellenbeschreibung
Damit die notwendigen Aufgaben und Tätigkeiten durchgeführt werden können, müssen Ihre
zukünftigen Mitarbeiter die richtigen Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten mitbringen.
Fragen zur Stellenbeschreibung
Formulieren Sie eine Stellenbeschreibung, die folgende Fragen beantwortet:
• Welche Aufgaben sollen die zukünftigen Stelleninhaber erledigen?
• Welche Fertigkeiten, Fähigkeiten und Kenntnisse werden zur Erledigung dieser Aufgaben
benötigt?
• Welche geistigen und körperlichen Anforderungen werden gestellt?
• Welche Kompetenzen und Verantwortlichkeiten umfasst die Stelle?
• Wie soll die Stelle mit Blick auf das Gehalt, soziale Leistungen und sonstige Vergünstigungen
ausgestattet sein?
• Welche Zukunftsperspektiven und Aufstiegsmöglichkeiten wird die Stelle bieten?
Download: Muster einer Stellenbeschreibung
Die Stellenbeschreibung sollte so formuliert sein, dass der Mitarbeiter auch zu anderen Aufgaben,
als den beschriebenen, herangezogen werden kann.
1.2.3 Stellenbesetzung
Wie Sie eine Stelle besetzen, hängt davon ab, ob die Stelle eine Schlüsselposition in Ihrem
Unternehmen einnehmen wird, über welche Qualifikation und Berufserfahrung der zukünftige
Stelleninhaber verfügen muss und welchen Zeitumfang die in der Stellenbeschreibung festgelegten
Tätigkeiten umfassen.
Möglichkeiten der Stellenbesetzung
Im allgemeinen gibt es folgende Möglichkeiten:
• Vollzeitkräfte
• Teilzeitkräfte
• Freie Mitarbeiter
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• Aushilfen / befristete Arbeitsverhältnisse
• Studenten / Praktikanten
• Leiharbeit
• Telearbeit
1.2.3.1 Vollzeitkräfte
Vollzeitkräfte sollten Sie zumindest dann einstellen, wenn es sich bei den zu besetzenden Stellen um
Schlüsselpositionen in ihrem Unternehmen handelt oder um Aufgaben, die nicht sinnvoll auf mehrere
Mitarbeiter verteilt werden können.
1.2.3.2 Teilzeitkräfte
In der Anfangsphase wird es vermutlich noch nicht notwendig − und aus Kostengründen auch noch
nicht möglich − sein, zum Beispiel für Bürotätigkeiten eine Vollzeitkraft einzustellen. Hier kann es
sinnvoller sein, Teilzeitkräfte zu beschäftigen.
Überlegen Sie, ob Sie die Möglichkeit nutzen können, Mitarbeiter auf Basis einer geringfügigen
Beschäftigung einzustellen. Eine geringfügige Beschäftigung liegt vor, wenn das Arbeitsentgelt
regelmäßig 400 Euro im Monat nicht übersteigt. Eine Zeitgrenze, die bisher bei weniger als 15
Stunden in der Woche lag, gibt es nicht mehr.
Folgendes ist bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen zu beachten:
• Der Arbeitgeber hat für geringfügig Beschäftigte einen Pauschalbeitrag zur
Krankenversicherung in Höhe von 11% des Arbeitsentgelts zu zahlen.
• Der Arbeitgeber hat für geringfügig Beschäftigte einen Pauschalbeitrag zur
Rentenversicherung in Höhe von 12% des Arbeitsentgelts zu zahlen.
• Der Arbeitgeber hat für geringfügig Beschäftigte einen Steuern in Höhe von 2% des
Arbeitsentgelts zu zahlen.
• Für die Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung sind keine Pauschalbeiträge zu
zahlen.
Informieren Sie sich bei Ihrer Arbeitsagentur, Finanzamt oder den Sozialversicherungsträgern über
weitere Einzelheiten.
Download: Muster eines Teilzeitarbeitsvertrages
Seit dem 01.01.2001 gelten für Teilzeitarbeitsverhältnisse die Regelungen des Gesetzes über
Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (Teilzeit− und Befristungsgesetz − TzBfG).
1.2.3.3 Freie Mitarbeiter
Wann freie Mitarbeiter beschäftigen?
Wenn Sie für Teilaufgaben oder zeitlich abgrenzbare Projekte hochqualifiziertes Personal benötigen,
oder absehen können, dass es wirtschaftlich nicht sinnvoll wäre, dafür einen Mitarbeiter fest
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1 Personal
einzustellen oder, wenn es schwierig ist, für diese Tätigkeiten einen geeigneten Mitarbeiter zu finden,
bietet sich der Einsatz von freien Mitarbeitern an.
Freie Mitarbeiter sind nicht in Ihrem Unternehmen angestellt. Die freie Mitarbeit wird unter
Berücksichtigung der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts vor allem dann angenommen, wenn
der freie Mitarbeiter selbst über die Durchführung seines Arbeitsauftrages entscheiden kann und daher
nicht nur die Art und Weise der Durchführung, sondern auch deren Zeitpunkt und Ort bestimmt. Von
entscheidender Bedeutung ist jedoch die Frage der Weisungsunabhängigkeit, die eine freie Mitarbeit
ausmacht. Ist, unter Berücksichtigung der tatsächlichen Umstände, eher von einer persönlichen
Abhängigkeit auszugehen, so spricht dies eindeutig für die Existenz eines Arbeitsverhältnisses.
Die Selbstständigkeit bzw. Scheinselbstständigkeit von freien Mitarbeitern wird in SGB IV, §7, Abs.4
festgelegt und geregelt. Näheres zur Scheinselbstständigkeit von freien Mitarbeitern finden Sie auch
unter Recht.
Bei der freien Mitarbeit besteht kein Arbeitsverhältnis im arbeitsrechtlichen Sinn. Arbeitsrechtliche
Sondervorschriften wie das Kündigungsschutzgesetz, das Mutterschutzgesetz, das
Betriebsverfassungsgesetz, das Arbeitszeitgesetz kommen bei diesem Dienstverhältnis nicht zum
Tragen.
Der Vertrag mit dem freien Mitarbeiter ist kein Arbeitsvertrag, sondern ein Dienst− oder Werkvertrag.
Der freie Mitarbeiter erhält auch kein Gehalt, sondern ein Honorar.
Download: Muster eines Vertrages mit freien Mitarbeitern
1.2.3.4 Aushilfen
Tätigkeiten, die nicht ständig anfallen oder zeitlich begrenzt sind, können von Aushilfen oder befristet
beschäftigten Mitarbeitern erledigt werden.
In der Regel sind Aushilfsarbeitsverhältnisse als befristete Arbeitsverhältnisse ausgestaltet. Denkbar ist
jedoch auch der Abschluss eines sog. Daueraushilfsvertrages, z.B. bei Mitarbeitern, die lediglich an
einzelnen Tagen oder bei Bedarf benötigt werden.
Download: Muster eines Aushilfsvertrages
Download: Muster eines befristeten Arbeitsvertrages
Seit dem 01.01.2001 gelten für befristete Arbeitsverhältnisse die Regelungen des Gesetzes über
Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (Teilzeit− und Befristungsgesetz − TzBfG).
1.2.3.5 Studenten
Viele Studenten an Universitäten und Fachhochschulen suchen einen Job zur Finanzierung ihres
Studiums. Diese können Sie sehr gut für klar abgegrenzte Aufgaben, für die keine Berufserfahrung
notwendig ist, einsetzen.
Beachten Sie dabei, dass das Studium die Haupttätigkeit für den Studenten bleiben muss. Aus
diesem Grund gibt es Grenzen bei der wöchentlichen Arbeitszeit. Während des Semesters darf die
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1 Personal
Beschäftigung höchstens 20 Stunden pro Woche betragen. In den Semesterferien darf Vollzeit
gearbeitet werden.
Praktikanten
Auch Studenten, die für ihr Studium ein Praktikum absolvieren müssen, lassen sich zum beiderseitigen
Nutzen für bestimmte Aufgaben im Unternehmen einsetzen.
Vertragsgestaltung
Für die vertragliche Gestaltung des Arbeitsverhältnisses können folgende Formen gewählt werden:
Aushilfsarbeitsvertrag (Muster)
wenn eine zeitlich befristete Tätigkeit vorliegt (z.B. Urlaubsvertretung, Projektarbeit,
vorübergehend starker Auftragseingang)
Teilzeitarbeitsvertrag (Muster)
wenn eine längerfristige Tätigkeit vorgesehen ist
Arbeitsvertrag für geringfügig Beschäftigte (Muster)
wenn die Kriterien dafür gegeben sind
Praktikantenvertrag (Muster)
für Tätigkeiten im Rahmen eines Praktikums
1.2.3.6 Leiharbeiter
Wann Leiharbeiter?
Gerade in Urlaubszeiten, wegen Krankheit oder auch in Spitzenzeiten kann es in Ihrem Unternehmen
zu personellen Engpässen kommen. Solche Situationen können Sie mit qualifizierten Leiharbeitern
überbrücken, die für eine begrenzte Zeit von einer Zeitpersonalvermittlung angefordert werden
können.
Auf den ersten Blick scheinen die Kosten, die Ihnen die Zeitpersonalvermittlung berechnet, höher als
für einen im Unternehmen angestellten Mitarbeiter. Diese Art der Personalbeschaffung bietet Ihnen
jedoch folgende Vorteile:
• Arbeitsrechtliche Konsequenzen, die sich aus Angestelltenverhältnissen ergeben, berühren Sie
nicht, denn das Arbeitsverhältnis besteht zwischen den Leiharbeitern und der
Zeitpersonalvermittlung.
• Der organisatorische Aufwand für die Abrechnung der Sozialabgaben und Steuern entfällt.
• Urlaubs− und Fehlzeiten der Leiharbeiter gehen nicht zu Ihren Lasten.
1.2.3.7 Telearbeit
Mit den neuen Informations− und Kommunikationstechniken, hat sich eine innovative Arbeitsform,
die Telearbeit, entwickelt.
Wann Telearbeit?
Diese in einigen Großunternehmen bereits seit längerer Zeit praktizierte Arbeitsform ist aufgrund der
Flexibilität für das Unternehmen und die Mitarbeiter sowie der Kosten− und Raumersparnisse
gegenüber konventionellen Arbeitsformen auch für kleine und mittlere Unternehmen interessant.
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1 Personal
Ausgestaltung der Telearbeit
Die Ausgestaltung der Telearbeit kann auf verschiedene Arten und Weisen erfolgen:
Telearbeit zu Hause
Der Mitarbeiter hat seinen Arbeitsplatz ausschließlich zu Hause.
Alternierende Telearbeit
Der Mitarbeiter arbeitet teils zu Hause, teils im Unternehmen.
Mobile Telearbeit
Der Mitarbeiter arbeitet mit mobiler Kommunikationstechnik ortsunabhängig (z.B.
Außendienstmitarbeiter, Servicetechniker).
Telearbeit im Telecenter
Die Mitarbeiter arbeiten in ausgelagerten Büroräumen an Telearbeitsplätzen, sog. Telecenter.
On−Site−Telearbeit
Der Mitarbeiter hat seinen Arbeitsplatz beim Kunden und steht mit den Telemedien mit dem
eigenen Unternehmen in Verbindung (z.B. Softwareentwickler, Systemspezialisten).
Rechtlicher Status
Wenn Sie sich entscheiden, für Ihr Unternehmen Telearbeit zu nutzen, sollten Sie im Vorfeld prüfen,
welchen rechtlichen Status der Telearbeiter hat.
Arbeitnehmer
Der Mitarbeiter genießt den vollen Schutz des Arbeitsrechts. Nehmen Sie in den
Arbeitsvertrag Zusatzvereinbarungen auf über Ort, Länge und Zeit der Telearbeit, Art der
Arbeit, Weiterleitung der Arbeitsergebnisse, Aufwandsentschädigung für Miete und Strom,
Haftung für die technische Ausstattung.
Heimarbeiter
Der Status eines Heimarbeiters ist u.a. dadurch gekennzeichnet, dass er Zeitsouveränität
besitzt, d.h. Lage und Länge der Arbeitszeit selbst bestimmt. Allerdings ist er wirtschaftlich an
den Auftraggeber gebunden, so dass er eine arbeitnehmerähnliche Person ist. Die
Anwendbarkeit arbeitsrechtlicher Vorschriften auf Heimarbeiter muss geprüft werden.
Freier Mitarbeiter
Er ist nicht weisungsgebunden. Es besteht keine zeitliche und örtliche Bindung an Ihr
Unternehmen. Er verfügt über die eigene technische Ausrüstung.
1.3 Personalsuche
Es gibt viele Wege und Möglichkeiten, die richtigen Mitarbeiter zu suchen und zu finden. Sprechen
Sie auch in Ihrem Bekannten− und Verwandtenkreis über Ihre Mitarbeitersuche. Begehen Sie aber nie
den Fehler, jemanden aus Gefälligkeit einzustellen, von dem Sie nicht rundum überzeugt sind.
Gezielte Suche
Für die gezielte Suche nach Mitarbeitern haben Sie folgende Möglichkeiten:
• Eigene Stellenanzeige
• Stellengesuche
• Universitäten und Fachhochschulen
• Internet
• Arbeitsagentur
• Private Arbeitsvermittlung
• Personalberater
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1 Personal
• Zeitpersonalvermittlung
Gleich, ob Sie eine Bewerbung erwünscht oder unverlangt erreicht: Reagieren Sie schnell und
professionell.
1.3.1 Eigene Stellenanzeige
Statistiken zufolge hat die Suche nach geeigneten Mitarbeitern über eine Stellenanzeige die größte
Aussicht auf Erfolg.
Richtige Zeitung
Welche Zeitung oder Zeitschrift die Richtige für Ihre Stellenanzeige ist, hängt davon ab, für welche
Tätigkeiten Mitarbeiter gesucht werden:
• Sie suchen Mitarbeiter für einfache Tätigkeiten, dann sind Stellenanzeigen in regionalen
Zeitungen das Richtige.
• Spezialisten mit hoher Qualifikation sollte man durch überregionale Zeitungen suchen.
• Eventuell größere Chancen, Spezialisten mit hoher Qualifikation gezielt über Stellenanzeigen
zu finden, bieten Fachzeitschriften oder Fachzeitungen. Hier sind die Streuverluste am
niedrigsten.
Richtiger Zeitpunkt
Über den richtigen Zeitpunkt zur Schaltung einer Stellenanzeige gibt es unterschiedliche
Auffassungen. Grundsätzlich sollte man die Stellenanzeige zwei bis drei Monate vor den üblichen
Kündigungsfristen schalten.
Kosten
Die Kosten einer Stellenanzeige unterscheiden sich je nach Größe, Pressemedium und
Erscheinungstag. Auch bestimmte Platzierungswünsche − erfahrungsgemäß haben Anzeigen, die in
der rechten oberen Hälfte platziert sind, den größten Aufmerksamkeitsgrad − erhöhen die Kosten.
Inhalt
Wie groß Sie Ihre Anzeige auch gestalten wollen (oder finanziell können), ob Sie sie regional oder
überregional platzieren, wichtig ist, dass ihr Inhalt für die Personen aussagefähig ist, die Sie
ansprechen wollen.
Sie können ihre Stellenanzeige auch im Internet publik zu machen.
1.3.2 Inhalt einer Stellenanzeige
Die folgenden Inhalte sollte eine Stellenanzeige umfassen:
Firmenprofil
Branche, Unternehmensgröße, Produkte und/oder Dienstleistungen, Standorte, eventuell auch
Kundenkreis, Marktposition, Führungsstil, Betriebsklima
genaue Berufsbezeichnung der ausgeschriebenen Stelle
z.B. Systemadministrator, Projektleiter, Entwicklungsingenieur
Stellen− und Bewerberprofil
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1 Personal
Beschreibung des Aufgabenbereichs, Stellung in der Organisationsstruktur, Kompetenzen,
Entwicklungschancen
fachliche und persönliche Anforderungen an den Bewerber
z.B. Fremdsprachenkenntnisse, Teamfähigkeit, Kreativität, Selbstständigkeit,
Verantwortungsbewusstsein
geforderte Ausbildung und Berufserfahrung
z.B. abgeschlossenes Ingenieurstudium mit der Fachrichtung Elektrotechnik, Informatik etc.,
Absolvent, erste oder langjährige Berufserfahrung
betriebliche Leistungen
z.B. Möglichkeiten zur Weiterbildung
wie die Bewerbung erfolgen soll
telefonische Vorabinformation, Kurzbewerbung, ausführliche Bewerbung
Nennung eines Ansprechpartners
Name, evtl. Abteilung, Telefonnummer., E−Mail
1.3.3 Stellengesuche
Die richtigen Mitarbeiter durch Stellengesuche zu finden, ist mühsam und hängt sehr vom Zufall ab.
Trotzdem kann es sich lohnen, die Stellengesuche in den Tageszeitungen oder der Fachpresse zu
studieren.
regionale Zeitungen
Hier werden Sie nicht unbedingt einen Spezialisten finden, vielleicht aber Mitarbeiter für
einfachere Tätigkeiten.
überregionale Zeitungen
Wenn Sie Fachleute mit hoher Qualifikation suchen, könnten diese hier Ihr Stellengesuch
inseriert haben.
Fachzeitschriften
Hier finden Sie fachspezifische Stellengesuche.
Mittlerweile finden sich zahlreiche Stellengesuche in den unterschiedlichen Jobsuchmaschinen im
Internet.
Vorteil:
Mit Hilfe von Suchfunktionen lassen sich schnell die geeigneten Mitarbeiter suchen.
Der Nachteil:
Die Vermittlung zu den Stellensuchenden ist häufig kostenpflichtig.
1.3.4 Universitäten / FH
Wenn Sie für eine Tätigkeit einen Studenten, Praktikanten oder auch Diplomanden suchen, können Sie
Ihr Stellenangebot in den entsprechenden Fachbereichen der Universitäten oder Fachhochschulen
aushängen. Hilfreich ist es auch, die Professoren direkt anzusprechen.
Auch im Internet haben viele Universitäten Stellenmärkte plaziert.
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1 Personal
1.3.5 Internet
Das Internet hat sich zu einem großen Marktplatz für Stellensuchende und Stellenanbieter entwickelt.
Dort können Sie gezielt nach Mitarbeitern suchen oder Ihr Stellenangebot platzieren.
Stellenangebote ins Internet zu stellen ist relativ preiswert − zum Teil sogar kostenlos.
Die Vielzahl der mittlerweile im Internet etablierten Stellenmärkte macht es allerdings nicht leicht, die
richtige Adresse zu finden.
Eine umfangreiche Übersicht über deutschsprachige Stellenmärkte im Internet finden Sie
beispielsweise unter http://www.jobs.zeit.de/dts.html oder http://www.jobworld.de/.
Stellengesuche finden sie beispielsweise unter http://www.monster.de/, http://www.jobpilot.de/,
http://www.jobware.de/ oder http://www.worldwidejobs.de/.
1.3.6 Arbeitsagentur
Die Bundesagentur für Arbeit registriert alle Personen, die sich arbeitslos melden und eine neue Stelle
suchen.
Stellen− und Bewerberbörse
Teilen Sie der Arbeitsagentur mit, dass Sie eine Stelle zu besetzen haben, oder nutzen Sie die Stellen−
und Bewerberbörse der Arbeitsagentur im Internet unter http://www.arbeitsagentur.de/.
In der Stellen− und Bewerberbörse können Sie die aktuellen Bewerberangebote sichten oder auch Ihr
eigenes Stellenangebot veröffentlichen.
Zuschüsse
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie bei der Einstellung eines Arbeitslosen Zuschüsse von
der Arbeitsagentur erhalten, die Ihr Personalkostenbudget entlasten.
• Eingliederungszuschüsse
• Einstellungszuschuss bei Neugründungen
• Beschäftigungshilfen für Langzeitarbeitslose
• Strukturanpassungsmaßnahmen Ost für Wirtschaftsunternehmen
• Förderung der beruflichen Eingliederung Behinderter
Näheres über diese Zuschüsse (allgemeine Hinweise, Rechtsgrundlagen, Höhe der Zuschüsse etc.)
finden Sie auf der Homepage der Arbeitsagentur, Stichwort "Geldleistungen".
1.3.7 Private Arbeitsvermittlung
Seit 1994 hat die Arbeitsagentur nicht mehr das Monopol für die Vermittlung von Arbeitskräften. Die
Arbeitsvermittung kann seit dem auch von privaten Anbietern vorgenommen werden.
Zeitersparnis
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1 Personal
Eine private Arbeitsvermittlung hat den Vorteil, dass Ihnen meist der Suchprozess von der Gestaltung
der Stellenanzeige bis hin zu den Einstellungsgesprächen abgenommen wird.
Hohe Kosten
Dies hat natürlich seinen Preis. Die Kosten berechnen sich nach dem Monatsgehalt der vermittelten
Arbeitnehmer (in der Regel zwei Monatsgehälter).
1.3.8 Personalberater
Psychologische Kenntnisse
Ein Personalberater hilft bei der Formulierung der Anzeige und bei dem oft nicht einfachen Prozess
der Personalauswahl. Zudem verfügt ein guter Personalberater über spezifische
Arbeitsmarktkenntnisse, ist psychologisch ausgebildet und unabhängig von innerbetrieblichen
Interessen.
Hohe Kosten
Der Einsatz eines Personalberaters ist natürlich eine Kostenfrage. Eingeschaltet wird er meist dann,
wenn Führungskräfte oder hochqualifizierte Spezialisten gesucht werden.
1.3.9 Zeitpersonalvermittlung
Im Rahmen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes vermitteln eine Vielzahl von Agenturen
Mitarbeiter auf Zeit − sogenannte Leiharbeiter.
Da der Einsatz einer Zeitarbeitskraft befristet ist, kommt diese Möglichkeit der Personalbeschaffung
z.B. bei personellen Engpässen oder zeitlich befristeten Tätigkeiten in Frage.
Wenn Sie die Dienste einer Zeitpersonalvermittlung in Anspruch nehmen, sollten Sie unbedingt
darauf achten, dass diese eine Genehmigung hat.
1.4 Personalauswahl
Die Personalauswahl sollten Sie mit größter Sorgfalt betreiben. Eine Fehlentscheidung ist nicht nur
ärgerlich, sie führt auch zu Unruhe in Ihrem Unternehmen und verursacht hohe Kosten.
Schriftliche Bewerbungen vermitteln ein erstes Bild vom Bewerber. In einem Bewerbungsgespräch
haben Sie die Möglichkeit konkret auszuloten, ob der Bewerber tatsächlich die Anforderungen erfüllt,
die Sie an den zukünftigen Mitarbeiter stellen.
Verlassen Sie sich bei der Auswahl nicht nur auf die harten Fakten wie Qualifikation und
Berufserfahrung. Bei der Beurteilung, ob der Bewerber in Ihr Unternehmen passt, spielen Ihre
Intuition und Menschenkenntnis eine wesentliche Rolle.
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1.4.1 Bewerbungen
Um auf Basis der eingegangenen Bewerbungen zu entscheiden, welche Bewerber zu einem
Bewerbungsgespräch eingeladen werden sollen, ist es hilfreich, ein Bewertungsschema mit den
wesentlichen Bewertungskriterien zu erstellen.
Unterteilen Sie die Bewerbungen in drei Gruppen:
Eindeutig positive Bewerber
Der Bewerber entspricht den Anforderungen hinsichtlich der Qualifikationen und Erfahrungen
voll. Die Unterlagen sind vollständig, ordentlich und übersichtlich zusammengestellt.
Der Bewerber wird zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen.
Eingeschränkt positive Bewerber
Der Bewerber entspricht den Anforderungen hinsichtlich der Qualifikationen und Erfahrungen
nicht völlig. Die Unterlagen sind vollständig, ordentlich und übersichtlich zusammengestellt.
Halten Sie diese Bewerbungen in Reserve. Falls Sie bei der ersten Gruppe nicht fündig werden
sollten, können Sie auch noch diese Bewerber einladen. Geben Sie diesen Bewerbern einen
Zwischenbescheid.
Eindeutig negative Bewerber
Der Bewerber entspricht nicht den Anforderungen hinsichtlich der Qualifikationen und
Erfahrungen oder ist für die Stelle aus anderen Gründen nicht geeignet.
Diesen Bewerbern schicken Sie mit einem freundlichen Absageschreiben die
Bewerbungsunterlagen zurück.
1.4.2 Bewertungskriterien
Hier einige Bewertungkriterien, die erste Hinweise auf den Bewerber liefern:
Anschreiben
Schreibstil, Rechtschreibung, Interpunktion
Geht die Bewerbung auf die Stellenanzeige ein?
Lebenslauf
Sind Lücken im Lebenslauf?
Gibt es auffällige Karrieresprünge?
Zeugnisse
Schulzeugnisse bieten wenig Anhaltspunkte für eine Beurteilung. Von den Noten können Sie
lediglich auf Vorlieben oder Abneigungen in einzelnen Fächern schließen.
Berufszeugnisse geben Auskunft über bisherige Tätigkeiten, aus denen abzuleiten ist, über
welche Fähigkeiten und Erfahrungen die Bewerber verfügen.
Beachten Sie, dass bei Zeugnisformulierungen in der Praxis eine Art "Geheimsprache" verwendet
wird, da ein Arbeitszeugnis zwar der Wahrheit entsprechen, aber auch wohlwollend abgefasst sein
muss.
Diese Formulierungen sollten Sie kennen, um sie im Zeugnis der Bewerber bezüglich der
Leistungsbeurteilung, der Arbeitsqualität und −quantität und dem Verhalten richtig interpretieren zu
können und auch auf eventuelle Problemfälle aufmerksam werden.
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1.4.2.1 Leistungsbeurteilung
sehr gut
...in jeder Hinsicht außerordentlich zufrieden...
...stets außerordentlich zufrieden...
...fanden unsere vollste Anerkennung...
...die Arbeiten wurden zur vollsten Zufriedenheit erledigt...
...die Leistungen waren sehr gut...
...hat den Erwartungen in jeder Hinsicht und in allerbester Weise entsprochen...
gut
...stets zu unserer vollen Zufriendenheit...
...die Leistungen waren gut...
...hat den Erwartungen in jeder Hinsicht und in bester Weise entsprochen...
befriedigend
...die übertragenen Arbeiten wurden zu unserer Zufriedenheit erledigt...
...hat zufriedenstellend gearbeitet...
...hat den Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen...
ausreichend
...zu unserer Zufriedenheit...
...wir waren zufrieden...
...hat den Erwartungen entsprochen...
mangelhaft
...die übertragenen Aufgaben wurden im großen und ganzen zu unserer Zufriedenheit
erledigt...
...Erwartungen wurden größtenteils erfüllt...
...haben unseren Erwartungen entsprochen...
ungenügende Leistungen
...hat sich bemüht, die übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit zu erledigen...
...führte die übertragenen Arbeiten mit Fleiß aus und war stets bemüht, sie zur Zufriedenheit
zu erledigen...
...hat sich nach Kräften bemüht...
...zeigte Interesse...
...hatte Gelegenheit, die Aufgaben kennenzulernen...
Quelle: Handbuch für den Vorgesetzten, Verlag Norman Rentrop
1.4.2.2 Arbeitsqualität / −quantität
sehr gut
...stets eine weit überdurchschnittliche Arbeitsqualität...
...äußerste Sorgfalt und größte Genauigkeit...
...umsichtige und effiziente Arbeitsweise auch in Ausnahmesituationen...
...ausgezeichnete Leistungen...
gut
...stets eine überdurchschnittliche Arbeitsqualität...
...großes persönliches Engagement und hohes Verantwortungsbewusstsein...
...umsichtige und effiziente Arbeitsweise auch in Ausnahmesituationen...
...stets gute Leistungen...
befriedigend
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1 Personal
...die Arbeitsqualität war stets gut...
...gute Arbeitsweise...
ausreichend
...stets zufriedenstellende Arbeitsqualität...
...Aufgaben wurden korrekt, termingerecht und zufriedenstellend erledigt...
...die Arbeitsqualität entsprach den Erwartungen...
mangelhaft
...die Arbeitsqualität entsprach im allgemeinen den Erwartungen...
...erledigte alle Aufgaben mit der ihr/ihm eigenen Sorgfalt...
...war um sorgfältige Arbeitsweise bemüht...
...arbeitete im allgemeinen sorgfältig und zufriedenstellend...
...arbeitete insgesamt zufriedenstellend...
ungenügende Leistungen
...bemühte sich um sinnvolle Lösungen...
...bemühte sich, die Aufgaben mit Sorgfalt zu erledigen...
Quelle: Handbuch für den Vorgesetzten, Verlag Norman Rentrop
1.4.2.3 Verhalten
sehr gut
...war gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern stets einwandfrei...
...das aufgeschlossene und freundliche Wesen brachte gegenüber Vorgesetzten und
Mitarbeitern allseits Anerkennung und große Wertschätzung...
gut
...war gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern einwandfrei...
befriedigend
...war gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern gut...
ausreichend
...gab gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern keinen Anlass zu Beanstandungen...
mangelhaft
...war gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern angemessen...
ungenügende Leistungen
...stets um ein gutes Verhältnis zu Kollegen und Vorgesetzten bemüht...
Quelle: Handbuch für den Vorgesetzten, Verlag Norman Rentrop
1.4.2.4 Problemfälle
Alkohol
...trug durch Geselligkeit sehr zur Verbesserung des Betriebsklimas bei...
Belästigung von Mitarbeiterinnen
...zeigte ein besonderes Einfühlungsvermögen für die Belange der Belegschaft...
Unbeliebtheit
...war ein umgänglicher Kollege...
Geringe Leistungsfähigkeit
...wird seine Leistungsfähigkeit noch steigern können...
Fehlende positive Elemente
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...war wegen Pünktlichkeit stets ein gutes Vorbild...
Negatives Verhalten
...es fiel ihm/ihr schwer, sich in die betriebliche Gemeinschaft einzufügen... ...galt im
Kollegenkreis als toleranter Mitarbeiter...
Mitläufer
...ist mit den Vorgesetzten gut zurechtgekommen...
Bürokrat
...hat alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt...
Quelle: Handbuch für den Vorgesetzten, Verlag Norman Rentrop
1.4.3 Bewerbungsgespräch
Sie haben aus den Bewerbungsunterlagen diejenigen Bewerber ausgesucht, die Ihnen am geeignetsten
erscheinen und wollen nun in einem persönlichen Gespräch klären, welcher der Bewerber Ihr
zukünftiger Mitarbeiter sein könnte.
In diesem Gespräch sollten Sie soviel wie möglich über den Bewerber erfahren, um beurteilen zu
können, ob der Bewerber zu der Stelle und auch zu Ihrem Unternehmen passt.
Fahrtkosten
Denken Sie bei der Einladung daran, die Frage der Übernahme der Fahrtkosten vorab zu klären, falls
es sich um Bewerber von außerhalb handelt. Gesetzlich sind Sie dazu verpflichtet, die Fahrtkosten
solcher Bewerber zu übernehmen.
Hinweise
Folgende Hinweise bei einem Bewerbungsgespräch sollten Sie beachten:
• Nehmen Sie sich Zeit für das Einstellungsgespräch und vermeiden Sie Störungen von außen.
• Legen Sie den Ablauf des Bewerbungsgesprächs fest.
• Stellen Sie offene Fragen, die den Bewerber animieren umfassende Antworten zu geben.
Beachten Sie dabei, dass es bei Fragen, die den privaten Bereich des Bewerbers betreffen,
zulässige Fragen, eingeschränkt zulässige Fragen und unzulässige Fragen gibt.
• Benutzen Sie einen Bewertungsbogen für das Bewerbungsgespräch, der die wesentlichen
Bewertungskriterien umfasst und den Sie möglichst direkt im Anschluss an das Gespräch −
dann sind die Eindrücke noch frisch − ausfüllen. Dies erleichtert Ihnen die
Vergleichsmöglichkeit bei der späteren konkreten Auswahl.
1.4.3.1 Ablauf
• Begrüßung/"Warming−up"
• Darstellung des Unternehmens
• Beschreibung der zu besetzenden Stelle
• Fragen zur Qualifikation und Person des Bewerbers
♦ Schulausbildung (besondere Neigungen)
♦ Berufsausbildung/sonstige Qualifikationen
♦ Bisherige berufliche Entwicklung (Erfolge/Misserfolge)
♦ Erfahrungen aus den bisherigen Tätigkeiten
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1 Personal
♦ Arbeitsweise bei der Ausübung der bisherigen Tätigkeiten
♦ Fachliche Interessenschwerpunkte
♦ Weiterbildung
♦ Zukunftspläne
♦ Stärken / Schwächen
♦ Erwartungshaltung an die Stelle/das Unternehmen
• Beantwortung von Fragen des Bewerbers
• Diskussion der Vertragsbedingungen
• Verabschiedung/Vereinbarung der weiteren Vorgehensweise
1.4.3.2 Zulässige Fragen
Zu folgenden Themen sind Fragen zulässig:
• Bevorstehende Kuren oder Operationen
• Schwerbehinderungen
• Berufs− und Erwerbsunfähigkeit
• Krankheiten mit Ansteckungsgefahr
• Familienstand
• Staatsangehörigkeit
• Wettbewerbsbeschränkungen
• Motive für den Arbeitsplatzwechsel
• Bisherige Entlohnung
1.4.3.3 Eingeschränkt zulässige Fragen
Zu folgenden Themen sind Fragen nur dann zulässig, wenn sie für die Tätigkeit relevant sind:
Gesundheitszustand
Die Tätigkeit erfordert schwere körperliche Arbeit.
Vorstrafen
Z.B. Führerscheinentzug wegen Alkohol, wenn die Tätigkeit das Führen eines Fahrzeugs
erfordert.
Persönliche Vermögensverhältnisse
Bei der Tätigkeit handelt es sich um ein besonderes Vertrauensverhältnis.
Schwangerschaft
Wenn durch die Tätigkeit Gefahr für die werdende Mutter besteht.
Parteizugehörigkeit
Die Tätigkeit erfolgt in einer Parteiorganisation.
Religionszugehörigkeit
Die Tätigkeit erfolgt in einer kirchlichen Organisation.
Gewerkschaftszugehörigkeit
Die Tätigkeit erfolgt bei einer Gewerkschaft.
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1.4.3.4 Unzulässige Fragen
Wenn sie für die Tätigkeit keine Rolle spielen, sind Fragen zu folgenden Themen unzulässig:
• Gesundheitszustand
• Schwangerschaft
• Vorstrafen
• Persönliche Vermögensverhältnisse
• Parteizugehörigkeit
• Religionszugehörigkeit
• Gewerkschaftszugehörigkeit
1.4.4 Ältere Arbeitnehmer
Beitragsbefreiung
Arbeitgeber können ihre Beiträge zur Arbeitslosenversicherung sparen, wenn sie einen
Arbeitslosen einstellen, der mindestens 55 Jahre alt ist.
Die Beitragsbefreiung gilt vom Zeitpunkt der Einstellung bis zum Eintritt in die Rente. Der
Arbeitgeber kann also bis zu zehn Jahre lang seine Anteil von derzeit 3,25 Prozent des
Bruttolohns sparen. Diese Förderung sollte eigentlich zum 31. Dezember 2005 auslaufen,
wurde nun aber um zwei Jahre verlängert.
Kostenlose Weiterbildung
Arbeitgeber können ältere Mitarbeiter auf Kosten des Staats weiterbilden lassen. Für
Über−50−Jährige Arbeitnehmer übernimmt die Arbeitsagentur die Kosten für eine Maßnahme.
Dieses Instrument sollte am 31. Dezember 2005 auslaufen, weil es kaum genutzt wurde. Die
Regelung soll dennoch um ein Jahr verlängert werden.
Eingliederungszuschuss
Bei Einstellung Über−50−Jähriger kann für maximal 36 Monate ein Eingliederungszuschuss
von bis zu 50 Prozent des Arbeitsentgelts gezahlt werden. Nach je einem Jahr sinkt der
Zuschuss um zehn Prozentpunkte. Bei Einstellung schwerbehinderter Über−50−Jähriger kann
der Zuschuss bis zu 60 Monate, bei Schwerbehinderten ab 55 bis zu 96 Monate gewährt
werden.
Die Regelungen gelten bis 2009.
Entgeltsicherung
Entgeltsicherung: Arbeitnehmer ab 50 Jahre, die einen im Vergleich zur vorherigen
Beschäftigung schlechter bezahlten Job annehmen, erhalten eine Zuschuss in Höhe von 50
Prozent der Entgeltdifferenz zwischen dem letzten und dem neuen Nettogehalt. Auch diese
befristete Regelung wurde bis Ende 2007 verlängert.
Die Regelung, mit Arbeitnehmern, die das 52. Lebensjahr vollendet haben, befristete
Arbeitsverträge ohne sachliche Begründung schliessen zu können, wurde vom Europäischen
Gerichtshof als Diskriminierung Älterer für nichtig erklärt.
1.5 Arbeitsverhältnis
Die wesentlichen Eckdaten des Arbeitsverhältnisses werden in einem Arbeitsvertrag geregelt.
16
1 Personal
Beachten Sie jedoch, dass die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses nicht von einem
schriftlichen Arbeitsvertrag abhängt! Dies ergibt sich schon aus dem notwendigen Schutz des
Beschäftigten, der seine Arbeitsleistung als Vorleistung erbringt.
Tarifvertrag
Erkundigen Sie sich, ob für Ihren Bereich ein Tarifvertrag gilt. Informationen darüber erhalten Sie bei
der Industrie− und Handelskammer, der Handwerkskammer und den Arbeitgeberverbänden.
Sollte für Ihren Bereich ein Tarifvertrag gelten, sind die Regelungen dieses Tarifvertrags für die im
Arbeitsvertrag festzulegenden Konditionen verbindlich und können nicht arbeitsvertraglich außer
Kraft gesetzt werden.
Folgende Punkte sollten in einem Arbeitsvertrag geregelt werden:
Tätigkeit
Beschreibung der Funktion des Arbeitnehmers bzw. der Art der Tätigkeit. Hier sollte auch
festgelegt werden, dass andere zumutbare Arbeiten zugewiesen werden können, wenn
betriebliche Belange dies erfordern.
Beginn des Arbeitsverhältnisses
Neben dem Beginn der Tätigkeit sollte eine Probezeit vereinbart werden. Diese darf maximal
24 Monate betragen. Während der Probezeit kann das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von
zwei Wochen von beiden Parteien gekündigt werden.
Vergütung
Höhe und Zusammensetzung des Gehalts. Regelung von Zuschlägen, Prämien, Sonder− und
Überstundenzahlungen. Auszahlungszeitpunkt der Vergütung.
Arbeitszeit
Festlegung der Arbeitszeit (täglich, wöchentlich oder monatlich). Eventuell Pausenregelungen.
Verfahren bei Mehrarbeit.
Urlaub
Wenn keine tarifvertragliche Regelung besteht, gilt der gesetzliche Mindesturlaub von 24
Werktagen (der Samstag wird als Werktag gerechnet!). Selbstverständlich können Sie dem
Arbeitnehmer mehr Urlaub gewähren.
Arbeitsverhinderung
Es sollte festgelegt werden, dass der Arbeitgeber im Falle einer Arbeitsverhinderung
unverzüglich informiert wird und dass im Falle einer Erkrankung innerhalb einer festgelegten
Frist eine ärztliche Bescheinigung vorlegt wird.
Verschwiegenheitspflicht
Um sicherzustellen, dass betriebliche Dinge nicht verbreitet werden, sollte der Arbeitnehmer
verpflichtet werden, dass er über alle betrieblichen Belange Stillschweigen − auch nach seinem
Ausscheiden − zu bewahren hat.
Kündigungsfristen
Die beiderseitige gesetzliche Kündigungsfrist beträgt vier Wochen zum Ende eines Monats.
Besteht das Arbeitsverhältnis mindestens zwei Jahre, so gelten für den Arbeitgeber längere
Kündigungsfristen. Auch hier sind eventuelle tarifvertragliche Regelungen zu beachten.
Probezeit
Im Jahre 2006 wurde eine Änderung eingeführt, gemäß welcher die Probezeit allgemein bis zu
2 Jahre ohne Sachgrund betragen kann. Sie sollten Kriterien für die Übernahme in ein
unbefristetes Arbeitsverhältnis definieren und den Mitarbeitern kommunizieren.
Bei Existenzgründern gilt, dass diese in den ersten vier Jahren ihrer Existenz Arbeitsverträge
sachgrundlos auf einen Zeitraum von bis zu 4 Jahren befristen dürfen.
Nebenbeschäftigung
17
1 Personal
Grundsätzlich kann von den Arbeitnehmern verlangt werden, dass sie ihre volle Arbeitskraft
dem Unternehmen zur Verfügung stellen. Legen Sie fest, dass sie der Arbeitnehmer über die
Absicht, eine Nebentätigkeit aufzunehmen, informiert. Ein Anspruch auf die Durchführung
einer entgeldlichen Nebentätigkeit besteht nicht ohne weiteres.
Schlussbestimmungen
Festlegung, dass alle Änderungen und Ergänzungen des Arbeitsvertrages nur in Schriftform zu
erfolgen haben.
Durch die "salvatorische Klausel" wird verhindert, dass nicht der gesamte Vertrag außer Kraft
gesetzt wird, wenn eine einzelne Vertragsbestimmung unwirksam wird.
Unterschriften
Der Vertrag ist von beiden Seiten mit Angabe des Datums zu unterschreiben.
1.5.1 Arbeitsvertrag
Grundsätzlich müssen Arbeitsverträge nicht schriftlich geschlossen werden. Aber im Konfliktfall ist es
für alle Seiten günstig, Abmachungen schwarz auf weiß zu haben. Eine schriftliche Fixierung der
mündlich getroffenen Abmachungen schränkt zudem mögliche Missverständnisse ein.
Inhalt des Arbeitsvertrages
Die inhaltliche Gestaltung von Arbeitsverträgen ist an keine Vorgaben gebunden. Allerdings hat der
Gesetzgeber einen Mindeststandard der Arbeitsbedingungen für den Arbeitnehmer festgeschrieben.
Dieser Mindeststandard darf im Arbeitsvertrag nicht unterschritten werden.
Arten von Arbeitsverträgen
Welche Art von Arbeitsvertrag Sie mit Ihrem Mitarbeiter schließen, hängt davon ab, welche Form des
Arbeitsverhältnisses eingegangen werden soll.
Musterverträge (im RTF−Format):
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Befristeter Arbeitsvertrag
• Projektbezogener Arbeitsvertrag
• Teilzeitarbeitsvertrag
• Aushilfsvertrag
• Arbeitsvertrag mit geringfügig Beschäftigten
• Vertrag mit freien Mitarbeitern
• Praktikantenvertrag
1.5.2 Sozialversicherungen
Bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern müssen Sie als Arbeitgeber verschiedenen Meldepflichten
nachkommen. Dazu gehören gegenüber den Krankenkassen die Pflichten zur:
• Anmeldung
• Jahresmeldung
• Unterbrechungsmeldung
• Abmeldung
• Beitragsabführung
18
1 Personal
Neben diesen grundlegenden Meldepflichten gibt es weitere Tatbestände, die den Krankenkassen
gemeldet werden müssen (z.B. Änderungen in der Beitragspflicht, Änderungen des Vor− oder
Familiennamens).
Weitere Einzelheiten erfahren Sie bei den gesetzlichen Krankenkassen.
1.5.2.1 Anmeldung
• Die Sozialversicherungspflicht beginnt mit der Aufnahme der Tätigkeit des Mitarbeiters.
• Die Meldung des neuen Mitarbeiters an den Sozialversicherungsträger erfolgt über die
Krankenkasse. Frist für die Anmeldung: innerhalb zwei Wochen nach Aufnahme der Tätigkeit
des Mitarbeiters.
• Anmeldeformulare finden Sie in dem Versicherungsnachweisheft, das zusammen mit dem
Sozialversicherungsausweis von dem Mitarbeiter vorgelegt werden muss.
• Das Anmeldeformular aus dem Versicherungsnachweisheft ist auszufüllen und an die vom
Mitarbeiter genannte, eventuell durch vorgelegte Mitgliedsbescheinigung belegte
Krankenkasse zu senden.
• Bei privat versicherten Mitarbeitern wird die Anmeldung an die Krankenkasse geschickt, bei
der er zuletzt versichert war.
• Nach erfolgter Anmeldung erhält der Mitarbeiter von der Krankenkasse eine
Versicherungskarte.
• Von der Krankenkasse werden alle Meldungen an die anderen Versicherungsträger
weitergeleitet.
• Das Versicherungsnachweisheft wird zusammen mit den anderen Lohnunterlagen aufbewahrt.
• Eine Rückgabe des Versicherungsnachweisheftes an den Mitarbeiter erfolgt erst bei
Beendigung der Beschäftigung.
Sie müssen auch diejenigen Mitarbeiter anmelden, die nicht sozialversicherungspflichtig sind, wie
z.B. kurzfristig Beschäftigte, die längstens zwei Monate oder 50 Arbeitstage pro Jahr für Sie
arbeiten.
1.5.2.2 Jahresmeldung
• Zum Jahreswechsel ist eine Jahresmeldung notwendig, die für die spätere Rentenberechnung
benötigt wird.
Formulare sind im Versicherungsnachweisheft enthalten.
• Die Meldung muss jeweils bis zum 15.04. des Folgejahres bei der Krankenkasse erfolgen.
1.5.2.3 Unterbrechungsmeldung
Eine Unterbrechungsmeldung wird erforderlich für Fälle, in denen das Arbeitsverhältnis weiterbesteht,
für eine bestimmte Zeit (volle Monate) aber kein Arbeitsentgelt gezahlt wird (z.B. bei Krankheit nach
Wegfall der Entgeltfortzahlungspflicht).
Benutzt wird ein Anmeldeformular.
Termin
19
1 Personal
Die Meldung muss innerhalb von 2 Wochen nach Ende des ersten Kalendermonats der Unterbrechung
erfolgen.
Nach Wiederaufnahme der Tätigkeit ist keine gesonderte Anmeldung erforderlich.
Der Beginn der Entgeltfortzahlung wird mit der Jahresmeldung angezeigt.
1.5.2.4 Abmeldung
• Mit der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses muss eine Abmeldung an die
Krankenkasse erfolgen.
• Die Abmeldung muss innerhalb von 6 Wochen nach Beendigung des
Beschäftigungsverhältnisses erfolgen.
1.5.2.5 Beitragsabführung
Termin
Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge sind monatlich bis zum 15. des Folgemonats an die
Krankenkasse zu überweisen.
Bei nicht rechtzeitiger Zahlung werden Säumniszuschläge fällig!
Säumniszuschläge werden nicht fällig, wenn sie sich aus einer Beitragsnachzahlung aufgrund einer
Betriebsprüfung ergeben. Es muss aber glaubhaft gemacht werden, dass vor der Prüfung keine
Kenntnis über die Zahlungsverpflichtung bestand. Dies sollte bei der Schlussbesprechung mit dem
Betriebsprüfer geklärt werden.
Als Zahlungsdatum gilt der Tag, an dem die Beiträge bei dem Versicherungsträger (Krankenkasse)
eingegangen sind.
Deshalb ist zu berücksichtigen:
• Bei Barzahlung gilt als Zahltag der Tag des Geldeingangs beim Versicherungsträger.
• Bei Scheck, Überweisung oder Bareinzahlung auf ein Konto gilt als Zahltag der Tag der
Gutschrift auf dem Konto des Versicherungsträgers.
• Bei Einzugsermächtigung gilt der Tag der Wertstellung als Zahltag.
1.5.3 Berufsgenossenschaft
Die Zugehörigkeit zu einer Berufsgenossenschaft ist gesetzliche Pflicht.
• Anmeldung
• Meldepflichten
• Beitragsabführung
20
1 Personal
1.5.3.1 Anmeldung
Sie sind zur Anmeldung verpflichtet. Bei Nichtbeachtung kann ein Bußgeld von bis zu 2.500 Euro
verhängt werden.
Innerhalb einer Woche nach Beginn der Unternehmenstätigkeit muss die Anmeldung bei der
zuständigen Berufsgenossenschaft erfolgen.
Welche Berufsgenossenschaft für das Unternehmen zuständig ist, kann beim
Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften (http://www.hvbg.de/)
Alte Heerstr. 111
53754 Sankt Augustin
Tel.: 0 22 41/2 31 01
Fax.: 0 22 41/2 31 − 13 91
oder bei den Landesverbänden erfragt werden.
Wenn Sie nicht wissen, welche Berufsgenossenschaft zuständig ist, Sie aber die Anmeldefrist wahren
wollen, können Sie einen formlosen Brief an eine Berufsgenossenschaft schicken, die zutreffend sein
könnte. Damit wird die Anmeldefrist gewahrt.
Daraufhin schickt die Berufsgenossenschaft einen Betriebsbeschreibungs− oder einen
Betriebsfragebogen an das Unternehmen. Ferner leitet sie auch die Anmeldung an die zuständige
Berufsgenossenschaft weiter.
Den Mitarbeitern ist per Aushang, der von der Berufsgenossenschaft zur Verfügung gestellt wird,
folgendes mitzuteilen: Name der zuständigen Berufsgenossenschaft und die genaue Anschrift der
für die versicherten zuständigen Bezirksverwaltung der Berufsgenossenschaft.
1.5.3.2 Meldepflichten
Folgende Änderungen der Unternehmensverhältnisse sind meldepflichtig:
• Verlagerung des Unternehmensgegenstandes
• Trennung von Betriebsteilen
• Einstellung des Unternehmens
• Fusion mit einem anderen Unternehmen
Termin
Derartige Änderungen müssen innerhalb von 4 Wochen der zuständigen Berufsgenossenschaft
gemeldet werden.
Arbeitsunfälle
Jeder meldepflichtige Arbeitsunfall ist innerhalb von 3 Tagen, nachdem vom Arbeitsunfall Kenntnis
genommen wurde, formgebunden (Formular der Berufsgenossenschaft) der zuständigen
Berufsgenossenschaft zu melden. Ein meldepflichtiger Arbeitsunfall liegt vor, wenn der Verletzte
entweder länger als drei Tage arbeitsunfähig ist oder bei einem Arbeitsunfall getötet oder so schwer
21
1 Personal
verletzt wurde, dass er an den Folgen verstarb.
Meldepflichten ergeben sich aus den einzelnen Unfallverhütungsvorschriften. Diese sind entsprechend
der Gewerbezweige unterschiedlich.
Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Beratungen zu Präventionsmaßnahmen können von der Berufsgenossenschaft angefordert werden.
1.5.3.3 Beitragsabführung
Lohnnachweis
Der Lohnnachweis dient der Berufsgenossenschaft zur Beitragsberechnung, deren Basis die
Arbeitsentgelte sind.
Vordrucke werden von der zuständigen Berufsgenossenschaft im Dezember eines Jahres
verschickt.
Sechs Wochen nach Ablauf des Kalenderjahres muss der Lohnnachweis der
Berufsgenossenschaft vorliegen.
Unfallversicherung
Umlagebeiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung werden am 15. des Monats fällig, der auf
die Bekanntgabe des Beitragsbescheides (in der Regel jährlich) folgt.
Als Zahlungsdatum gilt der Tag, an dem die Beiträge beim Versicherungsträger (Krankenkasse)
eingegangen sind.
Deshalb ist zu berücksichtigen:
• Bei Barzahlung gilt als Zahltag der Tag des Geldeingangs beim Versicherungsträger.
• Bei Scheck, Überweisung oder Bareinzahlung auf ein Konto gilt als Zahltag der Tag der
Gutschrift auf dem Konto des Versicherungsträgers.
• Bei Einzugsermächtigung gilt der Tag der Wertstellung als Zahltag.
Bei nicht rechtzeitiger Zahlung werden Säumniszuschläge fällig!
1.5.4 Vergütung
Für die Leistung, die ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen erbringt, erwartet er eine angemessene
Vergütung. Was aber ist eine angemessene Vergütung?
Höhe der Vergütung
Grundsätzlich richtet sich die Höhe der Vergütung nach
• den zu erledigenden Aufgaben,
• den Anforderungen der Stelle,
• der Qualifikation des Mitarbeiters und
• dem "Marktwert" des Mitarbeiters.
Eventuell sind besondere regionale Bedingungen zu berücksichtigen (z.B. noch niedrigeres
Gehaltsniveau in den neuen Bundesländern).
22
1 Personal
Orientierungshilfen
Einen Anhaltspunkt für die angemessene Höhe der Vergütung Ihres Mitarbeiters geben Informationen
über die Vergütung für vergleichbare Positionen in Unternehmen Ihrer Branche.
Auch statistisches Material zu Untersuchungen über Gehaltshöhe und −strukturen (z.B. MLP Career
Services 1999) kann Orientierungshilfe geben. Die Kienbaum−Vergütungsberatung veröffentlicht
regelmäßig aktuelle Gehaltsinformationen für Führungs− und Fachkräfte in DV−Unternehmen. Fragen
Sie auch bei Ihrer zuständigen IHK oder bei dem Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung
nach aktuellem Informationsmaterial.
Wenn Ihr Unternehmen tarifgebunden ist, sind die Tarifverträge für Sie bindend.
Ist dies nicht der Fall, können die in den Tarifverträgen festgelegten Gehälter auch als
Orientierungsgröße dienen.
1.5.5 Orientierungshilfe
Durchschnittliche Bruttojahresgehälter für Berufsanfänger und nach fünf Jahren für ausgewählte
Berufsgruppen.
Berufsgruppe
Anwendungsberater/in
CAD/CAM−Berater/in
DV−Controller/in
Dipl. Betriebswirt/in (FH)
Dipl. Betriebswirt/in (Uni)
EDV−Berater/in
EDV−Techniker/in
Elektroingenieur/in für Telekommunikation (FH/Uni)
Fachinformatiker/in (Systemintegration)
Fachinformatiker/in (Anwendungsentwicklung)
Fotoingenieur/in (FH/Uni)
Grafik−Designer/in (FH/Uni)
Industrie−Designer/in (Dipl.−Ing)
Informatiker/in (FH)
Informatiker/in (Uni)
IT−Systemkaufmann/frau
Key−Account−Manager/in
Kommunikationsdesigner/in
Mathematiker/in (FH)
Mathematiker/in (Uni)
Medienpädagoge/in
Netzwerkadministrator/in
Produktmanager/in
Programmierer/in
23
durchschnittliche Jahresgehälter in Euro
für Berufsanfänger
nach 5 Jahren
33.234
55.220
26.587
45.607
30.678
56.242
33.234
38.347
36.557
45.863
33.234
38.551
36.757
43.537
33.234
56.242
24.542
33.132
24.542
34.563
30.013
36.557
30.923
38.040
28.285
32.089
33.234
51.129
42.949
56.242
23.571
31.905
35.790
63.911
28.285
32.058
34.297
40.678
32.211
50.618
30.678
37.324
28.121
48.573
38.347
56.242
24.542
33.234
1 Personal
Redakteur/in (online)
Sekretär/in
Softwaretechniker/in
Vertriebsbeauftragte(r) Software (FH)
Vertriebsingenieur/in
Volkswirt/in
Webmaster/in
Webdesigner/in
Werbekaufmann/frau
Wirtschaftsinformatiker/in
Wirtschaftsingenieur/in (Uni)
Wirtschaftsingenieur/in (FH)
51.063
20.605
30.678
38.347
40.903
36.813
29.655
24.593
17.793
35.790
33.745
33.745
65.139
25.856
51.129
76.694
76.694
43.460
53.174
42.079
23.008
61.355
51.129
46.016
Stand: Juni 2000
Quelle: www.jobworld.de/evita
1.6 Kündigung
Trotz sorgfältiger Personalauswahl ist es manchmal unvermeidlich einem Mitarbeiter zu kündigen. Die
möglichen Gründe für Kündigungen sind sehr vielfältig. Man unterscheidet grundsätzlich zwischen
ordentlichen und außerordentlichen Kündigungen. Vor jeder Kündigung ist der Betriebsrat − sofern
vorhanden − anzuhören.
Darüber hinaus sind bei Kündigungen verschiedene Regelungen (z.B. Kündigungsfristen) zu beachten,
die in verschiedenen Gesetzestexten (Bürgerliches Gesetzbuch, Kündigungsschutzgesetz,
Betriebsverfassungsgesetz) geregelt werden.
Besonders zu beachten ist die Schrifterfordernis.
Eine Kündigung per E−Mail, Fax oder Telegramm ist unwirksam, da sie nicht der
Schrifterfordernis nach §623 BGB genügt.
Im Einzelfall bietet es sich an, einen auf Arbeitsrecht spezialisierten Rechtsanwalt hinzuzuziehen.
1.6.1 Probezeit
Einem unbefristeten Arbeitsverhältnis ist in der Praxis fast immer eine Probezeit vorgeschaltet. Diese
kann bis zu 24 Monate betragen. Nach Ablauf der Probezeit genießt der Mitarbeiter Kündigungsschutz
nach dem Kündigungsschutzgesetz (KSchG).
Während der Probezeit beträgt die Kündigungsfrist zwei Wochen, sofern nichts anderes vereinbart
wurde. Abweichendes kann auch in Tarifverträgen geregelt sein.
Sie können eine Kündigung auch noch am letzten Tag der Probezeit aussprechen, auch wenn das Ende
der Kündigungsfrist im 25. Monat liegt. Die Kündigung muss dem Mitarbeiter aber noch während der
Probezeit, also bis spätestens 24:00 Uhr des letzten Tages der Probezeit, schriftlich zugehen.
24
1 Personal
Auch bei einer Kündigung während der Probezeit ist der Betriebsrat mitbestimmungsberechtigt und
muss angehört werden.
1.6.2 Ordentliche Kündigung
Die ordentliche Kündigung ist regelmäßig an eine bestimmte Frist und häufig an bestimmte gesetzliche
oder vertraglich vereinbarte Regelungen gebunden.
Bei der ordentlichen (befristeten) Kündigung wird unterschieden zwischen:
• Betriebsbedingter Kündigung (z.B. aufgrund von Absatzschwierigkeiten, Auftragsmangel)
• Verhaltensbedingter Kündigung (z.B. aufgrund von Verletzungen der Geheimhaltungspflicht)
• Personenbedingter Kündigung (z.B. aufgrund fehlender persönlicher Fähigkeiten und
Eigenschaften die zukünftigen arbeitsvertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen)
Es wird dringend geraten bei jeder Kündigung den Einzelfall zu prüfen, vor allem bei verhaltens− und
personenbedingten Kündigungen. Hier treten in der Praxis häufig Abgrenzungsprobleme auf (z.B.
Alkoholmissbrauch − Fehlverhalten oder Krankheit).
Darüber hinaus haben, bei verhaltensbedingten Kündigungen immer und bei personenbedingten
Kündigungen in Ausnahmefällen, eine oder mehrere Abmahnungen zu erfolgen.
1.6.3 Außerordentliche Kündigung
Mit der außerordentlichen Kündigung könne Sie das Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung
beenden, also ohne eine bestimmte Frist einhalten zu müssen. Dafür benötigen Sie jedoch einen
wichtigen, objektiv gegebenen Grund.
Die Kündigung muss innerhalb einer Frist von zwei Wochen ausgesprochen werden, nachdem
Ihnen der Kündigungsgrund bekannt wurde.
Der Mitarbeiter muss vor Ausspruch einer außerordentlichen (fristlosen) Kündigung nicht angehört
werden. Es sei denn es handelt sich um eine Verdachtskündigung, also eine Kündigung aufgrund des
dringenden Verdachts, der Mitarbeiter hätte beispielsweise eine schwerwiegende Straftat begangen.
Es ist jedoch ratsam den Mitarbeiter grundsätzlich vor einer außerordentlichen Kündigung anzuhören.
Damit können unwirksame Kündigungen vermieden werden, falls die Kündigungsgründe nicht
vorliegen sollten.
Vor Ausspruch einer fristlosen Kündigung sollten Sie prüfen, ob nicht doch eine vorherige
Abmahnung erforderlich ist. Eine Abmahnung ist grundsätzlich erforderlich, wenn nicht der
Vertrauensbereich betroffen ist.
Auch bei einer außerordentlichen Kündigung ist der Betriebsrat zu hören.
Eine außerordentliche Kündigung sollte immer nur die letzte Maßnahme sein ein Arbeitsverhälnis zu
beenden. Vorher sollten Sie alle Möglichkeiten nutzen, um den Mitarbeiter zu vertragsgemäßem
Verhalten zu bewegen.
25
1 Personal
1.6.4 Abmahnung
Die Abmahnung ist nach der Rechtsprechung regelmäßig Voraussetzung für eine ordentliche oder
außerordentliche Kündigung, wenn diese wegen Beanstandungen im Leistungs− und/oder
Verhaltensbereich ausgesprochen werden soll.
Ohne vorherige Abmahnung wird eine verhaltensbedingte Kündigung in der Regel als unwirksam
angesehen.
Wenn Sie einem Mitarbeiter kündigen wollen/müssen, sollten Sie bei der Abmahnung folgendes
beachten:
• Obwohl keine Schriftform erforderlich ist, sollte die Abmahnung schriftlich erfolgen.
• Machen Sie deutlich, dass es sich bei dem Schreiben um eine Abmahnung handelt.
• Stellen Sie den zu beanstandenden Leistungsmangel oder das Fehlverhalten des Mitarbeiters
deutlich heraus und verdeutlichen Sie ebenfalls, dass im Wiederholungsfall die Kündigung des
Arbeitsverhältnisses erfolgt.
• Beschreiben Sie den Sachverhalt sehr sorgfältig und korrekt. Der Mitarbeiter muss erkennen
können, was er falsch gemacht hat und wie er es zukünftig richtig zu machen hat.
• Vermeiden Sie Sammel−Abmahnungen. Jedes Fehlverhalten sollte einzeln abgemahnt werden.
• Aus Beweisgründen sollten Sie sich den Empfang der Abmahnung vom Mitarbeiter quittieren
lassen.
• Eine Durchschrift der Abmahnung muss in der Personalakte abgelegt werden.
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