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lohnbuchhaltung
Inhalt
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Der elektronische Datenaustausch prägt das Gesicht des Lohn-
Für eine Hand voll Dollars
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büros maßgeblich. Wir haben führende Hersteller gefragt, auf
Marktübersicht: Lohnabrechnungen
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was Unternehmen bei der Produktauswahl achten sollten und
Einmal umdenken, bitte!
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welche Trends die Zukunft bestimmen werden.
BJÖRN LORENZ
Business&IT 2/2007
er Gesetzgeber trägt die Hauptschuld
an der formvollendeten Bürokratie im
Lohnbüro. Würde es die komplizierten Abrechnungsvorschriften, die unzähligen Ausnahmeregelungen, den Zahlungsverkehr
und die aufwändigen Dokumentationspflichten nicht geben, die Unternehmen
könnten Jahr für Jahr immense Verwaltungskosten sparen. Aber nicht nur der Gesetzgeber, auch die Tarifpartner und die oft
komplizierten betrieblichen Vereinbarungen belasten die Lohnbuchhaltung.
Viele kleine und mittelständische Unternehmen beschäftigen sich deshalb gar
nicht damit, sondern übergeben die Aufgabe einem Steuerberater. Im Mittelstand
nimmt der Trend zum Outsourcing ebenfalls wieder zu. Dabei gibt es gute Gründe,
die Lohnbuchhaltung in den eigenen vier
Wänden zu halten. Neben Kostenvorteilen
winkt dabei vor allem eine bessere Informationsbasis. Das Management kann jederzeit auf aktuelle Zahlen zugreifen, ohne
die Auswertungen eines Dienstleisters abzuwarten. Entsprechende Schnittstellen
vorausgesetzt, fließen die Daten der Lohnabrechnung in Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung oder spezielle Berichte des Personalwesens ein.
Die Auswahl der passenden Lohnabrechnung ist allerdings kein Spaziergang. Wir
haben führende Hersteller gefragt, welche
Kriterien dabei ganz oben auf der Liste stehen sollten und was die aktuellen Trends im
Lohnbüro sind.
D
ALYSS
Gerhard Herrmann, Geschäftsführer der
ALYSS Software GmbH (www.alyss.de) ist
sich dem Fluch der Standardisierung, der
auf den Herstellern von Lohnbuchhaltungsprogrammen lastet, bewusst: „Bedingt
durch die gesetzlichen Rahmenbedingungen unterscheiden sich die führenden Anwendungen im Kern kaum voneinander.“
Die Betonung der Alleinstellungsmerkmale
sei schwieriger als in anderen Segmenten
kaufmännischer Software.
Zu den Bereichen, die eine Abgrenzung
zum Wettbewerb ermöglichen, zählt Herrmann insbesondere die Unterstützung der
Anwender bei der Lohnabrechnung. Die
Lohnbuchhaltungs-Software Implus LG2 ist
deshalb mit zahlreichen Hilfsprogrammen
ausgerüstet, die beispielsweise für einen
schnellen Abgleich mit den Daten der
Business&IT 2/2007
Lohnsteuerkarte sorgen oder helfen, besonders knifflige Sonderfälle zu lösen. Zudem
besteht die Option, Tariferhöhungen als
globale Änderung in einem Schritt für alle
Personalakten durchzuführen. Das Schöne
dabei: Implus LG2 liefert dem Management
vorab detaillierte Informationen zu den finanziellen Auswirkungen der Lohnerhöhung auf den gesamten Personaletat.
Zur Zielgruppe zählen in erster Linie kleine
und mittelständische Unternehmen (KMU)
mit fünf bis 2000 Abrechnungen pro
Monat, wobei der überwiegende Teil der
Anwender ein Volumen zwischen 100 und
500 Abrechnungen aufweist. Spezielle Erweiterungen gibt es beispielsweise für die
Abrechnung im öffentlichen Dienst sowie
im Garten- und Landschaftsbau.
Zu den wichtigsten Trends zählt Thomas
Matena, Pressesprecher der Buhl Data Service GmbH, das papierlose Lohnbüro: „Die
elektronische Übermittlung von Lohndaten,
zu denen beispielsweise Beitragsnachweise, Sozialversicherungsmeldungen oder
Lohnsteuer-Anmeldungen gehören, hat
sich weitestgehend durchgesetzt.“
Bei WISO Lohn & Gehalt sind die erforderlichen Übermittlungsmodule in die Lohnabrechnung integriert, so dass keine externen Zusatzprogramme erforderlich sind.
Zudem wartet die Lohnabrechnung mit benutzerspezifischen Auswertungen und einer automatischen Berechnung der Nacht-,
Sonn- und Feiertagszuschläge auf. „Dadurch reduziert sich der Eingabeaufwand
für die Anwender“, unterstreicht Matena.
„Wegen der gesetzlichen
Vorgaben unterscheiden
sich Lohnabrechnungen im
Kern kaum voneinander.“
„Eine einfache Handhabung gewährleistet
den Komfort der Lohnabrechnung.“
Gerhard Herrmann, Geschäftsführer
der ALYSS Software GmbH
Thomas Matena, Pressesprecher der
Buhl Data Service GmbH
Potenzielle Kunden überzeugt ALYSS vor
allem mit dem Service-Aspekt: „Kleine und
mittelständische Unternehmen verfügen
meist über keine spezialisierte Personalabteilung. Die Abrechnungen werden von
der Buchhaltung ‚nebenbei’ abgewickelt.
Es ist deshalb sehr wichtig, dass die Software praxisbezogen und leicht zu bedienen ist“, stellt Herrmann klar.
Sollten dennoch Probleme auftreten, helfe
die ALYSS-Hotline, die in der regulären
Wartungspauschale enthalten ist, schnell
weiter. Zudem wird neuen Anwendern ein
sechsmonatiges Rücktrittsrecht eingeräumt.
Zu den Funktionen, die kürzlich hinzugekommen sind, gehören die Verwaltung flexibler Arbeitszeitkonten und die Lohnabrechnung während des Bezugs von Sozialleistungen wie dem Krankengeld.
Buhl Data
Mit den kaufmännischen Lösungen der
WISO-Produktreihe spricht das SoftwareHaus Buhl Data (www.buhl.de) vor allem
das Einstiegssegment an. Die Lohnbuchhaltung WISO Lohn & Gehalt weist eine enge
Verbindung zur WISO Buchhaltung auf.
Investitionsbereiten Unternehmen rät er,
auf die Anwender-Unterstützung zu achten:
„Eine einfache Handhabung und die
schnelle Hilfe durch Handbuch, OnlineHilfe oder Support gewährleisten den Komfort der Lohnabrechnung.“
Angesprochen auf die Zukunft der Lohnabrechnung, verweist Thomas Matena auf
die Diskussion über eine weitgehende
Standardisierung der mitunter sehr unterschiedlichen Lohnabrechnungen. Für die
betroffenen Betriebe sei damit ein mehr
oder weniger großer Anpassungsaufwand
verbunden.
CSS
Das Software-Haus CSS GmbH (www.css.
de) ist auf die Entwicklung mittelständischer Lösungen für das Rechnungswesen
und Controlling spezialisiert. Die CSSLohnabrechnung eGECKO-CONTROL Personalwesen enthält eine Reisekosten-Abrechnung und eine spezielle Software für
die Berechnung von Löhnen im Baugewerbe. Angesprochen dürfen sich Unternehmen fühlen, die mehr als 50 Mitarbeiter
beschäftigen.
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Die eGECKO-CONTROL Lohn- und Gehaltsabrechnung ist Branchen übergreifend
einsetzbar und beherrscht die Abrechnung
nach dem aktuellen Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Michael Friemel,
Geschäftsführer der CSS GmbH, nennt die
herausragenden Merkmale: „Die Lohnabrechnung arbeitet lückenlos mit unseren
Lösungen aus den Bereichen Rechnungswesen, Controlling, Personal-Informationssystem und Reisekosten-Abrechnung zusammen. Dadurch entfallen nicht nur Doppeleingaben und Redundanzen, die Zahlen
fließen zudem direkt in bereichsübergreifende Auswertungen ein.“
„Neuregelungen wie die
Kappung der Pendlerpauschale haben Einfluss
auf die Lohnabrechnung.“
Michael Friemel, Geschäftsführer der
CSS GmbH
Unternehmen, die eine neue Lohnabrechnung suchen, empfiehlt er, auf die Anwender-Unterstützung besonderen Wert zu
legen. Wichtige Faktoren seien dabei die
Bedienführung, die Erreichbarkeit der Hotline oder regelmäßige Programm-Updates,
um die dynamische Entwicklung der Gesetzgebung zu berücksichtigen.
Auch im kommenden Jahr müssen sich die
Unternehmen auf gravierende Änderungen
einstellen. „Regelungen wie die vereinfachte Schätzung der Sozialversicherungsbeiträge auf Basis des Vormonats oder die Kappung der Pendlerpauschale haben schließlich auch Einfluss auf die Lohnabrechnung“, betont Friemel. „Sowohl bei der Arbeitszeit als auch bei der Entgelt-Abrechnung wird es flexiblere Modelle geben“,
meint er. Mit einer modernen Lohnbuchhaltung sind Unternehmen dann auf der sicheren Seite.
DATEV
Als Dienstleister der Steuerberater bindet
die DATEV eG (www.datev.de) ihre Partner
eng in den Produktvertrieb ein. Die kaufmännischen Lösungen des Nürnberger
Software-Hauses erhalten interessierte Unternehmen nur über den Steuerberater. Der
Vorteil: Berater und Betrieb arbeiten mit
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der gleichen Software, was die Zusammenarbeit vereinfacht und eine flexible Abwicklung der Buchhaltung erlaubt.
Den Bereich der Lohnabrechnung deckt
DATEV mit dem Lohnbuchhaltungs-Programm DATEV Lohn ab. Im Vergleich zu
den meisten anderen Anbietern dieser
Branche können Unternehmen zusätzliche
Dienstleistungen wie die Archivierung der
Lohndaten oder den Druck von Auswertungen und Abrechnungen an das DATEV-Rechenzentrum auslagern.
Für Claudia Erhardt, bei der DATEV eG für
Produkt-Management und Service im Bereich Personalwirtschaft zuständig, fällt vor
allem dem Service die Schlüsselrolle zu:
„Die Konformität mit den aktuellen gesetzlichen Regelungen, die Pflege der Schnittstellen zu Sozialversicherungsträgern und
Finanzbehörden und die Beratungskompetenz sind für uns wichtige Alleinstellungsmerkmale. Die DATEV gehört beispielsweise zu den führenden Seminar-Anbietern in
Sachen Lohnabrechnung.“
Die unterschiedlichen Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen
Exact Software
Für Wolfgang Maier, Produkt-Manager bei
der Exact Software Deutschland GmbH &
Co. KG (www.exactsoftware.de), stehen die
individuellen Geschäftsprozesse bei der
Auswahl einer Lohnabrechnung im Vordergrund: „Die Software sollte Organisation
und Abrechnung des Unternehmens unterstützen und nicht umgekehrt.“ Dementsprechend rät Maier investitionsbereiten
Unternehmen vor allem, darauf zu achten,
dass die neue Software alle relevanten Abrechnungsfälle beherrscht.
Eine mindestens ebenso große Bedeutung
hat für ihn die Integration ins vorhandene
Systemumfeld: „Das Zusammenspiel mit
Finanzbuchhaltung, Zeiterfassung und Personalwirtschaft erspart dem Unternehmen
Doppelerfassungen und einen hohen manuellen Verwaltungsaufwand.“ So sind
die beiden Lohnbuchhaltungs-Programme
Exact.LohnXL und Exact.LohnXXL mit rund
100 Schnittstellen ausgestattet.
Zur Zielgruppe gehören in erster Linie der
gehobene Mittelstand sowie Großunter-
„Die Gesetzeskonformität
und die elektronische
Datenübertragung gehören
zu den wichtigsten Auswahlkriterien.“
„Die Software sollte
Organisation und
Abrechnung des Unternehmens unterstützen
und nicht umgekehrt.“
Claudia Erhardt, bei der DATEV eG für
Produkt-Management und Service im
Bereich Personalwirtschaft zuständig
Wolfgang Maier, Produkt-Manager
bei der Exact Software Deutschland
GmbH & Co. KG
berücksichtigt das Software-Haus mit verschiedenen Programmversionen und
Dienstleistungs-Angeboten. DATEV Lohn
beherrscht etwa die Abrechnung im öffentlichen Dienst und in Baubetrieben.
Für die Zukunft rechnet Claudia Erhardt mit
einem weiteren Ausbau der elektronischen
Meldeverfahren und der digitalen Archivierung. Anders könne man der wachsenden
Papierflut nicht mehr Herr werden, ist sie
überzeugt.
Mit Blick auf die gesetzlichen Vorgaben
verweist sie zudem auf die ersten Ausläufer
der Gesundheitsreform, die eventuell
schon in der zweiten Jahreshälfte 2007 auf
die Unternehmen zukommen werden.
Zudem schreite die Realisierung des
ELENA-Projektes (elektronischer Einkommensnachweis, besser bekannt als JobCard)
weiter voran.
nehmen mit bis zu 5000 Mitarbeitern. Die
Installationsbasis liegt derzeit bei rund
14000 Unternehmen. Spezielle Abrechnungsmodule existieren für den öffentlichen Dienst und die Bauwirtschaft.
Angesprochen auf die künftige Entwicklung
im Lohnbüro, stellt Wolfgang Maier die
kommenden gesetzlichen Änderungen in
den Mittelpunkt: „Wir erwarten, dass sich
künftig vor allem bei der Umlageerstattung
und ELSTER etwas tun wird. Zudem werden 2007 die ersten Neuregelungen der
Gesundheitsreform auf uns zukommen.“
GDI
Die GDI mbH (www.gdi.de) stellt den Anwender in den Mittelpunkt der SoftwareEntwicklung. Das oberste Ziel ist es, den
Prozess der Lohnabrechnung so einfach
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wie möglich zu gestalten. „Der Anwender
darf von dem ganzen Hin und Her in der
Gesetzgebung wenig bis überhaupt nichts
spüren. Die Lohnabrechnung sollte einem
die Arbeit abnehmen, Termine überwachen
und auf notwendige Aktivitäten hinweisen“, fordert Christian Orth, Projektleiter
Lohn & Gehalt bei der GDI mbH.
Bei der Umsetzung spielen vor allem die
Anwender-Unterstützung und der Aktualisierungsservice eine zentrale Rolle. So helfen Assistenten bei der sozial- und steuerrechtlichen Bewertung der einzelnen Lohnfälle. „Die Auswahlverfahren und die
dahinter stehenden Informationen müssen
natürlich ständig optimiert und aktualisiert
werden“, weist Orth auf den hohen PflegeAufwand von Lohnabrechnungs-Programmen hin.
Als Beispiel einer effizienten Vereinfachung
nennt er das GDI-Meldecenter, mit dessen
Hilfe Anwender elektronische Meldungen
an Finanzämter und Sozialversicherungsträger in einem Arbeitsschritt versenden
können. „Über die technischen Unterschieden der einzelnen Systeme braucht sich der
„Der Anwender darf von
dem ganzen Hin und Her
in der Gesetzgebung
wenig bis überhaupt
nichts spüren.“
Christian Orth, Projektleiter Lohn &
Gehalt bei der GDI mbH
Anwender keine Gedanken mehr zu machen“, betont Orth. Abgesehen von den externen Schnittstellen gewinne auch die Integration der Lohnabrechnung zu angrenzenden Systemen zunehmend an Bedeutung. Damit könnten Lohndaten besser in
bereichsübergreifenden Auswertungen berücksichtigt werden.
Christian Orth prognostiziert für das Meldewesen eine große Dynamik: „Die Zyklen
der DEÜV-Meldungen (Verordnung über
die Erfassung und Übermittlung von Daten
für die Träger der Sozialversicherung) werden auf Monatsniveau sinken, damit den
Sozialversicherungsträgern aktuelle Daten
zur Verfügung stehen. Gleichzeitig ist bereits abzusehen, dass die Pflicht zum elektronischen Rapport auch auf andere Annahmestellen ausgedehnt wird. Gute Beispiele
hierfür sind eStatistik.core oder JobCard-II.“
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Die Zielgruppe der Lohnabrechnung GDILine Lohn & Gehalt sind in erster Linie mittelständische Unternehmen. Spezielle Versionen sind für Kleinunternehmen, Arztpraxen, Gastronomie und Bauwirtschaft erhältlich. Zudem ist die Lohnabrechnung als
„U-Boot“ Bestandteil vieler Handwerkslösungen und Zeiterfassungssysteme.
HS – Hamburger
Software
Mit dem IBM Personalwesen adressiert die
HS – Hamburger Software GmbH & Co.
KG (www.hamburger-software.de) eine vergleichsweise große Zielgruppe. Sie reicht
von KMU mit 50 Beschäftigten bis zu Großunternehmen mit 1000 Mitarbeitern.
Angesprochen auf die Vorteile der Lohnabrechnung, verweist Gunther Fricke, Leiter
Produkt-Marketing bei Hamburger Software, vor allem auf die Bedienfreundlichkeit: „Das IBM Personalwesen führt den
Anwender aktiv durch den Abrechnungsprozess. Assistenten helfen beispielsweise
bei der Erfassung neuer Mitarbeiter, während ausgeklügelte Plausibilitätskontrollen
grobe Schnitzer verhindern.“ Man könne
insofern von einer mitdenkenden Lohnbuchhaltung sprechen.
Zu den wichtigsten Erweiterungen der
jüngsten Vergangenheit gehört das Zusatzmodul Tarife, mit dessen Hilfe Anwender
neue Tarifvorgaben in der Lohnabrechnung
verankern können. Die Software lässt sich
beispielsweise um die Tarifmodelle Bundesangestelltentarif (BAT), Tarifvertrag für
den Öffentlichen Dienst (TVÖD) oder das
neue Entgelt-Rahmenabkommen (ERA) der
Metallindustrie ergänzen. In Sachen Berichtswesen hat das IBM Personalwesen
eine Reihe von
Auswertungen
und Formularen
im Marschgepäck, die sich
durch das Rep o r t i n g - To o l
Crystal Reports
Professional individuell anpassen lassen.
Unternehmen,
die eine neue
Lohnabrechnung suchen,
empfiehlt Fricke,
nicht allein auf den Funktionsumfang zu
schielen: „Neben der finanziellen Stabilität
spielt hier vor allem der Service eine große
Rolle. Der Hersteller sollte beispielsweise
Gesetzesänderungen zeitnah umsetzen
und nicht erst in letzter Minute.“
Wie komplex die Thematik sein kann, zeigt
der Blick auf 2007. In diesem Jahr führen
laut Fricke nicht nur das Elterngeld zu Änderungen im Bescheinigungswesen, son-
„Im Mittelstand gewinnt
das Thema PersonalManagement zunehmend
an Bedeutung.“
Gunther Fricke, Leiter Produkt-Marketing bei der HS – Hamburger Software
GmbH & Co. KG
dern auch die Gesundheitsreform zu neuen
Geschäftsprozessen. Allerdings lägen die
Details hierzu noch nicht vor.
Als aktuellen Trend benennt er die zunehmende Nachfrage nach Komplettlösungen
für die Personalwirtschaft. „In Großunternehmen ist das Personal-Management bereits sehr ausgeprägt. Doch auch im Mittelstand gewinnt das Thema zunehmend an
Bedeutung.“
KDV Kanne
Wer sich dem Stress der Pflege und Wartung des Lohnbuchhaltungssystems nicht
hingeben will, sollte den Outsourcing-Service der KDV Kanne Datenverarbeitung
GmbH (www.kdv-dt.de) genauer betrachten. „Die Abrechnung kann sowohl in Teilbereichen als auch als Full Service ausgela-
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gert werden. In beiden Fällen bleiben die
Daten im direkten Zugriff – als ob sie mit
der eigenen IT verwaltet werden“, gibt
Werner Warweg, Geschäftsführer der KDV
Kanne Datenverarbeitung GmbH, Einblick
in das Dienstleistungs-Angebot. Da alle
Programm-Erweiterungen auf Basis einer
einheitlichen Datenbank arbeiten, entfallen
etwaige Schnittstellen-Probleme.
Als eines der wichtigsten Alleinstellungsmerkmale betrachtet Warweg die Flexibilität
der Lohnabrechnung KDVLOHN: „Wir sind
in der Lage, branchen- und betriebsspezifische Vorgaben – etwa Druck, Metall, Bauoder Baunebengewerbe – schnell und ohne
Mehrkosten umzusetzen.“
„Bei Updates sollten
installierte ProgrammErweiterungen keine
Mehrkosten nach sich
ziehen.“
Werner Warweg, Geschäftsführer der
KDV Kanne Datenverarbeitung GmbH
Die entscheidenden Koordinaten für die
Weiterentwicklung der Lohnabrechnung
seien die Wünsche und Verbesserungsvorschläge der Anwender. Diese würden am
besten wissen, welche Funktionen die tägliche Arbeit erleichtern. Über ein kostenloses
Update profitieren alle Anwender von den
praxisnahen Ideen. „Wir laufen keinen
Trends hinterher, wir setzen Trends“, betont
Werner Warweg.
Auch bei der Schnittstellen-Frage ist
KDVLOHN gut aufgestellt. So gehören Anbindungen an SAP, Microsoft Dynamics
NAV, eGECKO-CONTROL oder die Lösungen von DATEV zur Standardausrüstung.
Investitionsbereiten Unternehmen rät Warweg, die Angebote der Hersteller genau zu
prüfen. So sollten nicht nur die Implementierungskosten möglichst gering ausfallen,
auch bei Updates dürften installierte Programm-Erweiterungen keine Mehrkosten
nach sich ziehen.
Lexware
Das Freiburger Software-Haus Lexware
(www.lexware.de) hat seine kaufmännischen Anwendungen vor allem auf den Bedarf kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten. Die Lohnbuchhal26
lohnbuchhaltung
tung Lexware lohn+gehalt ist als Standardversion für den Einzelplatzbetrieb und als
Pro-Variante für kleine Netzwerke erhältlich. Abgerundet wird das Angebot vom
Lexware LohnOffice, einem Komplettpaket,
das neben der Lohnabrechnung zusätzliche
Lösungen für Fehlzeitenverwaltung und
Reisekosten-Abrechnung beinhaltet.
Der überwiegende Teil der Lexware-Anwender beschäftigt zwischen zehn und 50,
vereinzelt bis zu 200 Mitarbeiter. Eine Zielgruppe, die viel Wert auf einen möglichst
einfachen Umgang mit der Software legt.
„Eine schnelle Installation, eine verständliche Benutzerführung, ein guter Service und
ein positives Preis-Leistungs-Verhältnis sind
für mittelständische Handwerks- und
Dienstleistungsbetriebe entscheidend“,
weiß Michael Baur, Produkt-Manager bei
der Lexware GmbH & Co. KG.
Lexware lohn+gehalt setzt vor allem auf Assistenten, die den Anwender bei zentralen
Aufgaben wie der Erfassung neuer Mitarbeiter oder der Abrechnungsprozedur begleiten und ihm mit Rat und Tat zur Seite
stehen. Die enge Bindung zum Haufe Verlag sorgt für eine gute Ausstattung mit Hintergrundwissen, Praxistipps und zusätzlichen Service-Angeboten. Jüngst hinzugekommen ist unter anderem die Berücksichtigung von Gruppendirektversicherungen
im Abrechnungsverfahren.
„In der Lohnabrechnung
ist das Thema ASP wieder
zurück.“
Michael Baur, Produkt-Manager bei
der Lexware GmbH & Co. KG
Michael Baur hebt die Online-Anbindung
hervor: „Das elektronische Meldewesen
wird künftig weiter ausgebaut. Bei Lexware
lohn+gehalt sind die erforderlichen Module wie ELSTER oder dakota.ag (Anm. d.
Red.: Software für die Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen) bereits fest
integriert.“
Generell steige die Bedeutung des Internet
für die Lohnabrechnung. So nimmt die
Zahl der Unternehmen stetig zu, die ASPAngeboten aufgeschlossen gegenüberstehen. Dabei wird die Lohnbuchhaltung lediglich gemietet oder komplett an speziali-
sierte Dienstleister ausgelagert. „Man könnte sagen, bei der Lohnabrechnung ist das
Thema ASP wieder zurück“, beschreibt Produkt-Manager Baur die aktuelle Marktentwicklung.
SBS Software
Das elektronische Lohnbüro gibt nach
Meinung von Hans-Joachim Sterrer, Pressesprecher der SBS Software GmbH (www.
sbs-software.de), den Takt bei der Produktentwicklung künftig vor: „Der elektronische Datenaustausch zwischen Unternehmen, Sozialversicherungsträgern bzw.
der Finanzverwaltung wird alle auf Papier
basierenden Verfahren früher oder später
ablösen – und zwar in beide Richtungen.“
Ein direkter Internet-Zugang sei im Lohnbüro daher zwingend erforderlich.
Doch auch betriebsinterne Prozesse laufen
bei der Lohnabrechnung SBS Lohn plus inzwischen elektronisch über die Bühne. So
gehören die elektronische Archivierung
und das flexible Berichtswesen, das Auswertungen als Datei zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stellt, zu den Highlights
der aktuellen Programmversion.
Gute Verbindungen unterhält die Lohnabrechnung nicht nur zum Schwesterprodukt
SBS Finanzbuchhaltung. Sie lässt sich
zudem mit Fremdsystemen verknüpfen.
„Der elektronische Datenaustausch wird die auf
Papier basierenden Verfahren ablösen – und zwar
in beide Richtungen.“
Hans-Joachim Sterrer, Pressesprecher
der SBS Software GmbH
Eine Flexibilität, an der das ebenfalls neue
Integrationsmodul SBS LohnPortal großen
Anteil hat. Darüber hinaus überzeugt die
Lohnabrechnung mit der automatischen
Berechnung von Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschlägen.
Unternehmen rät Pressesprecher Sterrer,
auf Kundenservice und Anwender-Unterstützung Wert zu legen: „Prüfungen und
Kontrollen innerhalb der Software sorgen
dafür, dass Anwender ohne spezielle Fachkenntnisse die Lohnabrechnung durchführen können. Hotline, Schulungen und Seminarangebote geben dabei zusätzliche SiBusiness&IT 2/2007
cherheit.“ SBS Lohn plus ist für Unternehmen aller Größen geeignet. Besonders häufig ist die Software bei Steuerberatern, im
Handwerk, im Baugewerbe und im öffentlichen Dienst im Einsatz.
SKS Soft
Nach der Ansicht von Alfred Koerfer, Geschäftsführer der SKS Soft GmbH (www.
sks-soft.com), geht im Mittelstand der Trend
eindeutig zum Komplettsystem. Die Lohnabrechnung SKS BUSINESS Lohn&Gehalt
ist dank ihrer modularen Struktur gut darauf
vorbereitet.
„Mit Zusatzmodulen wie der multimedialen
Personalakte oder der elektronischen Zeiter-
„Wegen des elektronischen Datenaustauschs
müssen Unternehmen für
ein hohes Sicherheitsniveau sorgen.“
Alfred Koerfer, Geschäftsführer der
SKS Soft GmbH
fassung lässt sich SKS Lohn&Gehalt weiter
ausbauen. Die optionale Urlaubsverwaltung bezieht Mitarbeiter sogar via Intranet
ein. Sie können auf diesem Weg beispielsweise Urlaubsanträge stellen“, erklärt Koerfer. Doch habe die Bedeutung des Internet
für die Lohnabrechnung nicht nur Vorteile.
So müssten Unternehmen für hohe Sicherheitsvorkehrungen sorgen, um die sensiblen
Daten wirksam zu schützen.
Als Alleinstellungsmerkmal der Lohnabrechnung stuft Koerfer das komfortable
Korrekturverfahren ein: „Werden für bereits
abgerechnete Monate Mitarbeiterdaten
oder Krankenkassen-Beitragssätze nachträglich geändert, erstellt die Lohnbuchhaltung die dafür notwendigen Korrekturen
automatisch.“
Neu hinzugekommen sind im letzten Halbjahr unter anderem ein Web-Modul, die
Projektkosten-Abrechnung und die elektronische Archivierung. Schnittstellen bestehen nicht nur zum Schwesterprodukt SKS
BUSINESS Finanzbuchhaltung, sondern
auch zu gängigen Buchhaltungssystemen
wie DATEV oder Diamant.
Die Zielgruppe der SKS Soft GmbH sind
Unternehmen ab zehn Mitarbeitern, wobei
nach oben keine Grenzen gesetzt sind.
Business&IT 2/2007
s+p Software &
Consulting
Nach Ansicht von Matthias Schneider, Vorstand der s+p Software & Consulting AG
(www.spag-personal.de), entwickelt sich
die Lohnabrechnung zu einem standardisierten Verwaltungsprozess, der weitestgehend automatisch abläuft oder an Dienstleister ausgelagert wird. Der Trend im Mittelstand sei die zunehmende Bedeutung
des Personal-Managements. „Von der Personalabteilung wird inzwischen erwartet,
dass sie Management-Informationen zur
Personalkostenplanung und Personalentwicklung liefert und sich um Themen wie
Recruiting, Zeitmanagement, Zielvereinbarungen oder Mitarbeiterbeurteilungen kümmert“, stellt Schneider klar.
Die Entgelt-Abrechnung sei hingegen nur
noch eine Aufgabe unter vielen anderen.
Wichtig sei vor allem die komfortable Verknüpfung der Abrechnungsdaten mit angrenzenden Informationen aus dem Personalwesen. Als Teil der integrierten Komplettlösung s+p Personalmanagement basiert die
s+p Personalabrechnung auf der gleichen
Datenbank wie das Personalwesen. „Dadurch werden Doppeleingaben und redundante Datenbestände vermieden. Gleichzeitig erleichtert die Struktur die Erstellung
übergreifender Auswertungen im Personal-
„Von der Personalabteilung wird erwartet,
dass sie ManagementInformationen liefert.“
Matthias Schneider, Vorstand der
s+p Software & Consulting AG
bereich“, unterstreicht Vorstand Schneider
die Vorteile integrierter Lösungen. Gerade
hierfür würde vielen mittelständischen Unternehmen oft die Zeit fehlen.
Einen wesentlichen Schwerpunkt beim
Ausbau der Software legt die s+p AG auf
das Berichtswesen. So sind kürzlich Kennzahlenreports zu Personalkosten, Fluktuation oder Fehlzeiten hinzugekommen,
die tabellarisch oder grafisch aufbereitet
werden können. Mit Blick auf das Zusammenspiel mit angrenzenden kaufmännischen Bereichen gibt es Schnittstellen zu
allen gängigen Buchhaltungsprogrammen
und Unternehmenslösungen. Individuelle
Anbindungen lassen sich darüber hinaus
mit dem s+p Standarddatenaustauschmodul (s+p SDAM) realisieren.
Dies sei vor allem deshalb wichtig, weil das
elektronische Meldewesen weiter ausgebaut werde. „Künftig werden nicht nur
Meldungen an die Behörden übertragen,
sondern in umgekehrter Richtung auch Bescheinigungen der Krankenkassen an die
Unternehmen“, vermutet s+p-Vorstand
Schneider.
Stollfuß
Ähnlich wie Lexware konzentriert sich
auch der Stollfuß Verlag (www.stollfuss.de)
auf das KMU-Segment. Ein Markt mit
Wachstumspotenzial, wie Stefan Beck, Lektoratsleiter bei der Stollfuß Verlag GmbH &
Co. KG, betont: „Wegen des Einsparpotenzials holen KMU ihre Lohnabrechnung verstärkt ins Haus zurück.“
Doch auch mittelständische Unternehmen
würden zunehmend auf die Kosten achten.
Für Lohnabrechnungen aus dem unteren
Marktsegment eröffnen sich dadurch neue
Perspektiven.
Bei KMU gelte es hingegen, die besonderen Rahmenbedingungen zu beachten,
unter denen sie arbeiten, so Beck. „Die
Lohnabrechnung ist in den meisten Fällen
nur eine Nebenbeschäftigung für die zuständigen Mitarbeiter. Oft sind sie bereits
mit anderen Tätigkeiten weitestgehend ausgelastet.“ Deshalb habe man die Lohnabrechnung Stollfuß Gehalt und Lohn mit
einer einfachen Bedienführung ausgestattet. So können alle Schritte rückgängig gemacht und die Abrechnung anschließend
erneut durchgeführt werden.
In Sachen Markttrends verweist Stefan Beck
auf den Ausbau des virtuellen Meldewesens: „Im nächsten Jahr werden elektronische Entgeltbescheinigungen für das Krankengeld hinzukommen. Die konkreten Änderungen bei der Gesundheitsreform stehen hingegen noch nicht fest. Die geplanten einheitlichen Beitragssätze könnten
sogar zu einer Vereinfachung führen.“
Derweil arbeitet der Stollfuß Verlag fleißig
an der Weiterentwicklung von Stollfuß
Lohn und Gehalt. Neben neuen Funktionen wie der Pfändungsverwaltung oder der
Berücksichtigung von Arbeitgeberdarlehen
ist vor allem eine Erweiterung des Bescheinigungswesens geplant. Darüber hinaus
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business-lösungen
sollen Anwender künftig optional mit einer
leistungsfähigeren Datenbank arbeiten
können.
SUMMIT
Die Lohnabrechnung SUMMIT HR Entgelt
ist Teil eines integrierten Gesamtpakets für
die Personalwirtschaft, das auch die Bereiche Personal-Management und Zeitwirtschaft abdeckt. Die modular strukturierte
Software basiert vollständig auf Java und
läuft damit Plattform übergreifend unter
allen gängigen Betriebssystemen.
„Dank der flexiblen Architektur lässt sich
HR Entgelt ohne großen Aufwand an branchenspezifische Bedürfnisse wie die besonderen Rahmenbedingungen im öffentlichen
Dienst anpassen“, unterstreicht Lothar
„Banken, aber auch das
Management interessieren
sich verstärkt für eine
objektive Bewertung des
Humankapitals.“
Lothar Steyns, Geschäftsführender
Gesellschafter der SUMMIT IT
CONSULT GmbH
Steyns, Geschäftsführender Gesellschafter
der SUMMIT IT CONSULT GmbH
(www.summit-it-consult.de). Die Lohnabrechnung hat für ihn keine herausragende
Bedeutung in der Personalwirtschaft. „Die
Arbeitsabläufe sollten weitestgehend automatisiert laufen. Wichtig sind Schnittstellen
zu den vor- und nachgelagerten Systemen,
zu denen beispielsweise Zeiterfassung, Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung gehören“, erklärt Steyns. In diesem Sinne
kann SUMMIT HR Entgelt beispielsweise
mit Anbindungen zu bekannten Unternehmenslösungen, etwa von oxaion oder
SoftM, aufwarten.
Die weitaus größere Bedeutung im Personalwesen wächst laut Steyns künftig dem
Personal-Management zu: „Es gibt einen
klaren Trend, die Personalabteilung in die
betriebliche Wertschöpfungskette einzubeziehen. Banken, aber auch das Management vieler mittelständischer Unternehmen
interessieren sich verstärkt für eine objektive
Bewertung des Humankapitals.“ Integrierte
Lösungen für die Personalwirtschaft, die
derartige Auswertungen per Knopfdruck liefern, seien dabei klar im Vorteil.
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lohnbuchhaltung
Varial
Das Software-Haus Varial (www.varial.de)
gehört zwar inzwischen zum ERP-Spezialisten Infor, doch die Flexibilität der Buchhaltungsprogramme ist erhalten geblieben.
So versteht sich die Varial Personalwirtschaft auch mit den kaufmännischen Lösungen anderer Hersteller. Die Zielgruppe
sind in erster Linie mittelständische und
große Unternehmen, ohne dass es dabei
eine Branchen-Einschränkung gibt.
Als herausragendes Beispiel für das hohe
technische Niveau der auf Java basierenden
Lohnabrechnung benennt Christoph Clemens, Produktmarketing-Manager Personalwirtschaft bei der Varial Software AG,
die schnellen Rechenroutinen: „Die Daten
werden unmittelbar nach Erfassung oder
„Die betrieblichen
Anforderungen sollten
bereits im Standard
enthalten sein.“
Christoph Clemens, ProduktmarketingManager Personalwirtschaft bei der
Varial Software AG
Änderung verarbeitet. Damit lässt sich der
Prozess der Personalabrechnung über
einen ganzen Monat verteilen. Das Ergebnis: Die Belastung des Lohnbüros bei Spitzenzeiten sinkt.“
Neben der Entgelt-Abrechnung umfasst die
Varial Personalwirtschaft ein komplettes
Personal-Informationssystem, das Funktionen zu Personalbetreuung, Personalplanung und Personal Controlling bereitstellt.
Mit Blick auf die Lohnabrechnung rät Christoph Clemens, das Leistungsspektrum
genau unter die Lupe zu nehmen: „Die betrieblichen Anforderungen sollten bereits
im Standard enthalten sein, um die langfristige Update-Fähigkeit der Software nicht
zu gefährden.“ Zudem sollte ein Personal
Controlling auf Basis flexibler AuswertungsTools möglich sein.
Zu den neuen Funktionen der Varial Personalwirtschaft gehören die Abbildung des
Entgelt-Rahmenabkommens der Metallindustrie und ein flexibler Arbeitsablauf für
die Erfassung neuer Mitarbeiter, den Anwender frei gestalten können.
Zu den wichtigsten Trends zählt Clemens
den Dauerbrenner Integration. Nach seiner
Meinung wird die Verzahnung zwischen
Unternehmen und Behörden durch den
Ausbau des elektronischen Meldewesens
weiter zunehmen. Mit Blick auf die interne
Infrastruktur werde die Lohnabrechnung
künftig enger mit Anwendungen aus anderen Bereichen, etwa aus der Office-Welt,
zusammenarbeiten.
Fazit
Schenkt man den Aussagen der Hersteller
Glauben, bestimmen derzeit vor allem
zwei Trends die Entwicklung am Markt der
Lohnbuchhaltungsprogramme:
■ Zum einen ist es – trotz der komplizierten Gesetzeslage – offensichtlich gelungen,
den Abrechnungslauf im Lohnbüro weitestgehend zu automatisieren. Vor allem die
Abbildung von Tarifmodellen, die Anwender-Unterstützung mit Hilfe von Assistenten
und die laufende Pflege der Parameter
durch die Software-Hersteller spielen dabei
eine entscheidende Rolle. Der elektronische Datenaustausch mit Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern,
der anfangs von vielen Unternehmen kritisch beäugt wurde, hat die Entwicklung
deutlich beschleunigt. Auch wenn der Verwaltungsaufwand nicht kleiner geworden
ist, sind die Papierberge deutlich geschrumpft.
■ Der zweite Trend: Mit dem elektronischen Lohnbüro scheint die betriebswirtschaftliche Bedeutung der Lohnabrechnung
zu sinken – auch wenn die meisten Hersteller die Entgelt-Abrechnung weiterhin als eigenständiges Paket im Programm führen.
Viele Anbieter verweisen auf die allgemein
steigende Bedeutung des Personal-Managements, da sind einfache Lohnauswertungen
für das Unternehmens-Controlling vermutlich nicht mehr aussagekräftig genug. Gefragt sind vielmehr übergreifende Auswertungen, in denen auch Fluktuation und Personalqualität einfließen. Nicht jedes Unternehmen ist beispielsweise heute schon in
der Lage, die eigenen Mitarbeiter professionell zu managen.
Doch sollte man sich den Schritt für die Zukunft nicht gänzlich verbauen. Vermutlich
werden mittelständische Unternehmen bei
der Produktauswahl deshalb verstärkt auf
eine flexible Schnittstellen-Ausstattung
oder einen entsprechenden Upgrade-Pfad
schielen. Die Hersteller sollten sich darauf
besser einstellen.
tf
Business&IT 2/2007
business-lösungen
lohnbuchhaltung
I N T E R V I E W
Michael Baur, Produkt-Manager bei Lexware
Im Gespräch mit Business&IT über die Zukunftschancen und die aktuelle Marktentwicklung von Programmen der Lohnbuchhaltung. (Das Gespräch führte Björn Lorenz.)
Business&IT: Herr Baur, wie sieht er aus, der durchschnittliche
Anwender von Lexware lohn+gehalt?
Michael Baur: Der überwiegende Teil unserer Anwender arbeitet in Kleinstunternehmen. Hier ist es oft die Bürohilfe oder der
Chef selbst, die sich ein- bis zweimal im Monat um die Lohnabrechnung kümmern. Diese Anwender haben keine spezielle Ausbildung und nur wenig Zeit, die Lohnabrechnung durchzuführen.
Ihr Anteil liegt in etwa bei 60 Prozent.
Business&IT: Viele KMU lagern die Lohnbuchhaltung lieber komplett aus und beschäftigen sich erst gar nicht mit dem Thema.
Warum sollte man sich dennoch die Arbeit aufhalsen?
Michael Baur: Die Do-it-yourself-Variante ist natürlich kostengünstiger. Doch es gibt auch organisatorische Gründe, die für
die Inhouse-Lösung sprechen. So besteht beispielsweise ein direkter Zugriff auf alle Lohndaten. Änderungen lassen sich
schneller einpflegen, die Arbeitsabläufe im Bescheinigungswesen sind effizienter und die Mitarbeiter sind schneller informiert.
Business&IT: Trotzdem haben viele Betriebe Bedenken, zu wenig
von der Materie zu verstehen und letztlich zu viel Zeit zu investieren. Was sagen Sie den Skeptikern?
Michael Baur: Ein Hauptaugenmerk unserer Produktentwicklung liegt darauf, den Anwendern den Einstieg in die Software zu
erleichtern. Ein interaktives Lernprogramm, eine Kurzdokumentation für den Schnelleinstieg, die Musterfirma und die zahlreichen Assistenten, die den Anwender durch die Lohnabrechnung
führen, sind nur einige von vielen Maßnahmen.
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Business&IT: Von welchen Faktoren hängt die Umsatzentwicklung am Markt für Lohnbuchhaltungen ab?
Michael Baur: Oft ist die Lohnabrechnung eine Folge-Investition,
die als Ergänzung zu den bestehenden Systemen in Buchhaltung
oder Auftragsbearbeitung getätigt wird. Zu Gunsten einer einheitlichen Datenhaltung bleiben die meisten Unternehmen bei
einem Anbieter. Eine entscheidende Rolle für die Umsatzentwicklung könnten künftig vor allem die vielen Kleinstunternehmen spielen, die noch immer mit selbst gestrickten Hilfsprogrammen oder Excel-Tabellen arbeiten. Auch die Zahl der Neugründungen hat natürlich einen Einfluss auf den Markterfolg der
Lohnabrechnungsprogramme. Auf der anderen Seite besteht ein
Trend zum Outsourcing, der die Verkaufszahlen negativ tangiert.
Business&IT: Wie sollte nach Ihrer Meinung eine perfekte Lohnbuchhaltung aussehen?
Michael Baur: Die perfekte Lohnbuchhaltung ist so intelligent,
dass lediglich die Grunddaten einzugeben sind – der Rest wird
automatisch erledigt. Die Software sucht sich die erforderlichen
Zusatz-Informationen, wie etwa die gesetzlichen Grundlagen
oder die Statutenregelungen der Krankenkassen, selbst zusammen und geht ans Werk.
Business&IT: Und die gefürchtete Außenprüfung? Womit nehmen Sie den Unternehmen die Angst vor dem Prüfer?
Michael Baur: Lexware lohn+gehalt liefert alle notwendigen
Auswertungen und Daten für die Außenprüfung. Die Betriebsprüfer-Schnittstelle regelt die geordnete Übergabe der Informationen. Zudem sorgt der integrierte Plausibilitätscheck für stimmige Daten. Davon abgesehen, gibt es ein umfangreiches Informations- und Service-Angebot für alle Lebenslagen.
Business&IT: Verbleiben den Software-Häusern durch das Katzund-Maus-Spiel mit dem Gesetzgeber überhaupt noch Ressourcen für technische Innovationen?
Michael Baur: Es ist tatsächlich eine Art Katz-und-Maus-Spiel.
Doch trotz des Entwicklungsaufwands, der für die Anpassung an
die gesetzlichen Vorschriften erforderlich ist, bleibt durchaus
Zeit für technische Innovationen. So haben wir in der aktuellen
Version die Benutzerführung an einigen Stellen deutlich verbessert. Auch das Internet spielt für die Produktentwicklung eine
immer größer werdende Rolle. In der Version 2007 von Lexware
lohn+gehalt starten wir beispielsweise einen Aktualisierungsservice, der unsere Anwender immer auf dem Laufenden hält.
Der Lexware Info Service liefert nicht nur Aktualisierungen, sondern auch produktbezogene Nachrichten.
Business&IT: Und wenn die Software verkauft ist?
Michael Baur: Der „After-Sales-Service“ ist insbesondere bei
der Lohnabrechnung wichtig. Zu unseren Angeboten gehören
Schulungen, die auch via Internet stattfinden, Trainings-Unterlagen oder das umfangreiche zusätzliche Fachwissen, das wir unseren Anwendern zur Verfügung stellen. Abgesehen davon,
kann sich unser Support bei Bedarf per Fernzugriff auf den Kunden-PC aufschalten, um nach dem Rechten zu sehen.
Business&IT: Wird die Lohnbuchhaltung auch in Zukunft ihre
Selbstständigkeit bewahren?
Michael Baur: Wegen der Komplexität und der sich ständig ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen gehen wir davon
aus, dass sich die Lohnbuchhaltung mittelfristig als separate
Disziplin halten wird. Sollte es irgendwann doch einmal zum Bürokratie-Abbau kommen, könnte sie in Personalwirtschaft oder
Finanzbuchhaltung aufgehen.
Business&IT 2/2007