Dienstanweisung Hansestadt Lübeck zur Umsetzung des

DER BEREICH HAUSHALT & STEUERUNG INFORMIERT
Az.: 20.64.00
Ansprechpartner:
Andreas Schoknecht
20 22
E-Mail funktional: [email protected]
2/2014
Fax: 20 90
Datum: 22.01.2014
Dienstanweisung der Hansestadt Lübeck zur Umsetzung von § 76 Absatz 4
Gemeindeordnung (Abwicklung von Spenden, Schenkungen und ähnlichen
Zuwendungen)
Mit der gesetzlichen Regelung über die Abwicklung von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen in § 76 Absatz 4 der Gemeindeordnung (GO) beabsichtigt der Landesgesetzgeber die Vermeidung von Korruption und die Schaffung von Transparenz im Spendenverfahren.
Zur Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgabe in der Hansestadt Lübeck wurde die beigefügte
Dienstanweisung zur sofortigen Anwendung entwickelt. Sie dient u. a. der Vorbeugung gegen jede Form von Korruption und der vollständigen Transparenz bei der Finanzierung öffentlicher Aufgaben.
Um einen schnellen Überblick über das neue Verfahren zu erhalten, ist das Informationsblatt „Verfahrensablauf“ erstellt worden. Es enthält grundlegende Informationen über die
künftige Abwicklung von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen.
Grundsätzlich neu ist die Notwendigkeit einer Beauftragung durch den Bürgermeister für jede
aktive Spendeneinwerbung (Abschnitt II. der Dienstanweisung). Hierfür ist als Anlage 1 ein
Vordruck „Einwerbung / Initiativauftrag“ ausgearbeitet worden, der – ebenso wie der
Vordruck „Anzeige des Spendenangebotes“ (Anlage 2) – elektronisch ausgefüllt werden
kann. Die Dateien der Vordrucke sind auch im öffentlichen Ordner des Bereiches Haushalt
und Steuerung zur Anwendung hinterlegt und hier abrufbar. Der Vordruck „Einwerbung / Initiativauftrag“ kann grundsätzlich von den Bereichen direkt beim Bürgermeister eingereicht
werden. Ggf. in den Fachbereichen bestehende abweichende Verfahrensregeln sind selbstverständlich zu beachten.
Besonders hingewiesen wird auf die gesetzlich zulässige Möglichkeit der Auftragserteilung
zur Einwerbung von Spenden für bestimmte Projekte oder bestimmte Zwecke für einen längeren Zeitraum, siehe hierzu Abschnitt II. der DA.
Der Bereich Haushalt und Steuerung geht davon aus, dass grundsätzlich eine schriftliche
Auftragserteilung erfolgt und bei einer zunächst vorab mündlichen Auftragserteilung diese
dann später dokumentiert wird. Bei erfolgter schriftlicher Auftragserteilung bittet der Bereich
Haushalt und Steuerung um Übersendung einer Kopie. So wird sichergestellt, dass im Falle
einer Auswertung durch Prüfbehörden diese zentral und vollständig einsehbar sind.
Der Vordruck „Anzeige des Spendenangebotes“ (Anlage 2) ist in die Abschnitte A, B und C
eingeteilt.
Unter A. zeigt der potenziell begünstigte Bereich ein Spendenangebot an und gibt Auskunft
u. a. über die angebotene Spende, die Geberin / den Geber, evtl. Folgekosten sowie über
anderweitige geschäftliche und / oder dienstliche Beziehungen zur Geberin / zum Geber und
ob diese ggf. einer Spendenannahme entgegenstehen könnten. Der letzt genannte Punkt
bedarf einer sorgfältigen Prüfung; dazu können auch die Suche nach Informationen mit der
Finanzsoftware MACH wie die Recherche nach möglichen Lieferungen oder Leistungen
sowie beantragten oder erteilten Genehmigungen durch Kontaktaufnahme mit anderen Bereichen gehören.
Der im Abschnitt A. ausgefüllte und unterschriebene Vordruck kann entweder postalisch an
den Bereich 1.201 Haushalt und Steuerung übersandt oder an die Bereichsadresse des Bereiches Haushalt und Steuerung (siehe oben) elektronisch übermittelt werden.
Im Abschnitt B. wird die Zuständigkeit über die Annahme der Spende geregelt. Über den
Bereich Haushalt und Steuerung erfolgt eine Zuordnung der Annahmezuständigkeit der angebotenen Spende entsprechend der festgelegten Wertgrenzen.
Im Abschnitt C. informiert der begünstigte Bereich nach erfolgter Spendenannahme den Bereich Haushalt und Steuerung über Details der Spendenübergabe und liefert im Falle der von
der Geberin / vom Geber gewünschten Ausstellung einer Spendenbescheinigung ggf. zusätzliche Informationen (bei Sachspenden).
Im Zuge der gesetzlichen Regelung in § 76 Absatz 4 GO ist der Bürgerschaft jährlich ein
Bericht über die Annahme oder Vermittlung von Spenden, Schenkungen oder ähnlichen Zuwendungen, die über 50 Euro hinausgehen vorzulegen. Der Bereich Haushalt und Steuerung
wird die städtischen Stellen zu Anfang eines Jahres jeweils zur entsprechenden Datenübermittlung auffordern.
Der Bereich Haushalt und Steuerung hat Vorfeld und im Rahmen der Beratung der DA im
Senat wiederholt deutlich gemacht, dass weitere wünschenswerte Vereinfachungen unter
Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften und dazu ergangener Hinweise nicht umsetzbar sind. Die Bereiche werden gebeten, bei auftretenden Problemen frühzeitig Kontakt
mit dem Bereich Haushalt und Steuerung aufzunehmen. Das Ergebnis der Umsetzung gesetzlicher Vorschriften darf nicht sein, dass potentielle Geberinnen und Geber „abgeschreckt
werden“, dies kann nicht im Interesse der Hansestadt Lübeck liegen. Es ist beabsichtigt, die
praktischen Auswirkungen der Neuregelung im Jahre 2014 zu beobachten, auszuwerten und
danach zu entscheiden, ob und welche Anpassungen der DA zielführend sein könnten.
Im Auftrag
A ndreas Schoknecht
Andreas Schoknecht
Dienstanweisung der Hansestadt Lübeck zur Umsetzung von § 76
Absatz 4 Gemeindeord-nung
(Abwicklung
von
Spenden,
Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen)
Vorbemerkungen
Vor dem Hintergrund, dass z. B. kulturelle, künstlerische oder sportliche
Veranstaltungen oder soziale Einrichtungen sowie Bildungseinrichtungen
ohne die Unterstützung von Förderinnen I Förderern, Spenderinnen I
Spendern oder Sponsorinnen I Sponsoren kaum noch finanziert werden
können, erlaubt der im Jahr 2012 in Kraft getretene § 76 Absatz 4 GO der
Hansestadt Lübeck zur Erfüllung ihrer Aufgaben Spenden, Schenkungen und
ähnliche Zuwendungen einzuwerben, anzunehmen und an Dritte zu
vermitteln.
Die landesrechtlichen Regelungen müssen mit den bundesrechtlichen
Strafvorschriften in Einklang stehen. Nach § 331 StGB macht sich ein/e
Amtsträgerln oder ein/e für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichtetelr
strafbar, wenn sie I er für die Dienstausübung einen Vorteil für sich oder
einein Dritteln fordert, sich versprechen lässt oder annimmt. Von der
Strafvorschrift werden kommunale Amtsträgerinnen auch dann erfasst, wenn
sie den Vorteil nicht für sich, sondern für ihre Kommune annehmen.
Bei dem Vorteil muss es sich nicht um die Gegenleistung für eine konkrete
Diensthandlung (z. B. die Erteilung einer Genehmigung) handeln, sondern es
reicht nach der Änderung der strafrechtlichen Vorschriften durch das
Korruptionsbekämpfungsgesetz aus, wenn der Vorteil allgemein für die
Dienstausübung (mit dem Ziel, das Wohlwollen und die Geneigtheit der
Amtsträgerin I des Amtsträgers zu erkaufen, ohne dabei eine bestimmte
Angelegenheit im Blick zu haben) gefordert oder gewährt wird.
Das strafrechtliche Risiko für Amtsträgerinnen kann begrenzt werden, wenn
die Einwerbung der Mittel zu ihren I seinen Aufgaben gehört (§76 Absatz 4
GO) und sie I er das dafür vorgesehene Verfahren einhält.
Vor dem Hintergrund der strengen strafrechtlichen Vorschriften und der
zunehmenden Sensibilisierung der Öffentlichkeit für Probleme bei der
Entgegennahme von Zuwendungen durch Amtsträgerinnen ist die Regelung
eines Transparenz schaffenden Verfahrens für die Annahme und Vermittlung
von freiwilligen Zuwendungen erforderlich.
Spenden und Sponsoring im kommunalen Bereich sind erwünscht und die
Einwerbung und Entgegennahme von Angeboten für Spenden, Schenkungen
und ähnlichen Zuwendungen gehören grundsätzlich zum dienstlichen Aufgabenkreis der Bürgermeisterin I des Bürgermeisters.
2
Diese Dienstanweisung gilt für alle Bereiche der Stadtverwaltung
einschließlich der Eigenbetriebe, der Schulen in Schulträgerschaft der Stadt,
Kindertagesstätten,
Sondervermögen
(Kurbetrieb
Travemünde,
Seniorinneneinrichtungen I Alten- und Pflegeheime, Entsorgungsbetriebe
Lübeck, Lübecker Schwimmbäder, Gebäudereinigung Hansestadt Lübeck),
nicht rechtsfähige örtliche Stiftungen, Treuhandvermögen und kommunale
Stiftungen. Sie dient
•
•
•
•
der Wahrung der Integrität der öffentlichen Verwaltung
der Vermeidung eines bösen Anscheins bei der Wahrnehmung
öffentlicher Aufgaben
der vollständigen Transparenz bei der Finanzierung öffentlicher
Aufgaben
der Vorbeugung gegen jede Form von Korruption und unzulässiger
Beeinflussung
und
der
Flankierung
korruptionspräventiver
Maßnahmen.
Öffentliche Aufgaben sind grundsätzlich durch öffentliche Mittel zu finanzieren .
Das Einwerben, die Annahme oder das Vermitteln von Spenden,
Schenkungen oder ähnlichen Zuwendungen an Dritte kommt daher nur
ergänzend - unter Anwendung des in dieser Dienstanweisung geregelten
Verfahrens - in Betracht.
I. Begriffsdefinitionen
Spenden:
Spenden sind Geld- und Sachzuwendungen von natürlichen oder juristischen
Personen, die eine Kommune oder deren öffentliche Einrichtungen, eine
bestimmte Maßnahme oder ein bestimmtes Ziel fördern wollen und dafür
keine Gegenleistung erwarten. Sie sind in der Regel Zweckschenkungen.
Schenkungen:
Als Schenkung wird eine Zuwendung bezeichnet, durch die jemand aus ihrem
I seinem Vermögen einein Andere/n bereichert und beide Teile darüber einig
sind, dass die Zuwendung unentgeltlich erfolgt (§ 516 BGB). Unter
Schenkungen im Sinne von § 76 Absatz 4 Satz 1 GO kommt insbesondere die
sogenannte
mäzenatische
Schenkung
in
Betracht.
Mäzenatische
Schenkungen sind Zuwendungen durch Privatpersonen, denen es
ausschließlich um die Förderung des jeweiligen öffentlichen Zwecks geht.
Ähnliche Zuwendungen:
Zu den ähnlichen Zuwendungen gehört insbesondere das Sponsoring. Unter
Sponsoring versteht man im Allgemeinen die Zuwendung von Finanzmitteln,
Sach- und I oder Dienstleistungen durch Private (Sponsorinnen I Sponsoren)
an eine Einzelperson, eine Gruppe von Personen, eine Organisation oder
Institution (Gesponserte), mit der auch eigene (unternehmensbezogene) Ziele
der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit verfolgt werden.
3
Beispiele für Sponsoring: Werbung auf Fahrzeugen, Firmenlogos auf
und
Eintrittskarten
kultureller
Veranstaltungen,
Programmheften
Firmenhinweise bei Kunst-Ausstellungen, Werbung I Firmenhinweise auf
Internetseiten, Firmenlogos auf Publikationen der Stadt, z. B. zur
im
Fremdenverkehrsförderung,
Benutzung
des
Stadtwappens
Zusammenhang mit Firmenwerbung.
Sponsoringverträge fallen nur in den für die Hansestadt Lübeck seltenen
Fällen nicht unter den Verfahrensablauf nach § 76 Absatz 4 GO, wenn die
Leistungen der Sponsorin I des Sponsors in einem ausgeglichenen Verhältnis
zu Leistungen der Hansestadt Lübeck stehen. Im Übrigen ist das in dieser
Dienstanweisung zu § 76 Absatz 4 GO geregelte Verfahren zu durchlaufen.
Des Weiteren können unter ähnlichen Zuwendungen auch Erbschaften I
Vermächtnisse erfasst werden.
Abgrenzung: Keine Zuwendungen stellen Zahlungen ohne Gegenleistung in
Gestalt
von
Förderzuschüssen
von
Bund
und
Land,
SChadensersatzleistungen oder Zuwendungen auf die die Stadt einen
Anspruch hat, dar. Nicht erfasst werden auch Zuwendungen an Fördervereine
der gemeindlichen Einrichtungen. Zuwendungen der Fördervereine der
städtischen Einrichtungen an die Stadt sind hingegen nach dem Verfahren
dieser Dienstanweisung zu behandeln. Dazu zählen z. B. Spenden von
Schulvereinen an die Stadt.
11. Einwerbung. Entgegennahme von Angeboten sowie Annahme von
Spenden. Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen
Zuwendungen bis zu einem Wert von 50 Euro unterliegen nicht dem in dieser
Dienstanweisung beschriebenen Verfahren. Über eine Einwerbung, die
Entgegennahme von Angeboten sowie die Annahme von Zuwendungen
entscheiden die Bereiche bei einem Wert bis zu 50 Euro in eigener
Verantwortung. Gleichwohl besteht auch hier bei der Entgegennahme die
Pflicht zur Buchung in der Finanzsoftware bei der Entgegennahme (siehe IV).
Das Einwerben von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen
obliegt
der I
dem
Bürgermeisterin.
Schreiben
oder
sonstige
Veröffentlichungen, mit denen die Stadt Dritte um Spenden, Schenkungen und
ähnliche Zuwendungen bittet, sind von der I dem Bürgermeisterin zu
unterzeichnen. Die Bereiche und Einrichtungen der Stadt dürfen nur nach
Beauftragung durch die I den Bürgermeisterin nach ihren I seinen Vorgaben
bei der Einwerbung ausführend tätig werden. Ein Initiativauftrag für die
Einwerbung einer Spende ist von der I dem Bürgermeisterin zu erteilen. Der
Auftrag ist schriftlich durch den Vordruck "Einwerbung I Initiativauftrag"
(Anlage 1) oder mündlich einzuholen. Bei mündlicher Beauftragung sollte dies
schriftlich dokumentiert werden. Der Auftrag zur Einwerbung von Spenden
kann auch für bestimmte Projekte oder bestimmte Zwecke für einen längeren
4
Zeitraum vorab erteilt werden. Ein/e potentielle/r Geberln kann nach erteiltem
Initiativauftrag um die Abgabe eines Spendenangebotes gebeten werden.
Eingehende oder angebotene Spenden (hierzu zählen auch Sachspenden)
sowie Schenkungen oder ähnliche Zuwendungen ab einem Wert von mehr als
50 Euro sind über den Bereich Haushalt und Steuerung unverzüglich der I
dem Bürgermeisterin mit dem Vordruck "Spendenangebotsanzeige I
Annahmeverfügung" (Anlage 2) schriftlich anzuzeigen.
Dabei sind u. a. Informationen zum Zweck, zum Umfang und zur Art der
Spende (Sach- oder Geldspende), zur Schenkung oder ähnlichen Zuwendung
zu geben sowie die I der Geberln und der begünstigte, zuständige Bereich zu
nennen.
Ferner ist anzugeben, ob zwischen Geberln und der Stadt Beziehungen
bestehen, die eine Entgegennahme des Angebots in Frage stellen könnten.
Dieses Verfahren ist auch bei anonymen Spenden 1 anzuwenden. Hier sind die
Daten zusammenzutragen, die zur Verfügung stehen.
Über die Annahme von Spenden mit einem Einzelwert von mehr als 50 Euro2
a)
- bis zu einem Wert von 300.000 Euro von gemeinnützigen Stiftungen .
- bis zu einem Wert von 100.000 Euro von allen anderen Geberinnen I
Gebern
entscheidet die I der Bürgermeisterln 3 .
Die I der Bürgermeisterin überträgt die Befugnis
Spenden bei einem Wert von mehr als 50 Euro bis
50.000 Euro auf den Bereich Haushalt und
Kommentar zur Gemeindeordnung BrackerlWolf, S.
zur Annahme von
zu einem Wert von
Steuerung (siehe
513) .
Über die Annahme von Spenden
b)
- mit einem Wert von mehr als 300.000 Euro bis 500.000 Euro von
gemeinnützigen Stiftungen
- mit einem Wert von mehr als 100.000 Euro bis 200.000 Euro von
allen anderen Geberinnen / Gebern
entscheidet der Hauptausschuss3 ,
1 Anonym ist eine Spende, wenn die Identität einer Spenderin I eines Spenders (oder auch einer Mittelsfrau I
_eines Mittelsmannes) niemandem im Bereich der Gemeinde bekannt ist (Bsp. Einwurf eines unbeschrifteten
Briefumschlags in den Briefkasten).
2 Für die Mehrfachspende gilt: Leistet ein/e Geberln in einem Haushaltsjahr mehrere Spenden, deren
Gesamtwert die Wertgrenze nach a) oder b) überschreitet, so entscheidet vom Zeitpunkt der Überschreitung
der Wertgrenze an das unter Zugrundelegung der Höhe des Gesamtwerts der Spenden zuständige Organ über
die Annahme oder Vermittlung der Spenden.
3 Entscheidung der Bürgerschaft zur Delegation vom 21 .03.2013 (Vorlage VO/2013/00464);
s. a. § 76 Abs. 4 S. 4 GO
5
c)
im Übrigen entscheidet die Bürgerschaft.
In den Fällen b) und c) ist die Entscheidung des Hauptausschusses bzw. der
Bürgerschaft über die Annahme in der jeweils nächsten öffentlichen Sitzung
herbeizuführen. In der Vorlage ist anzugeben, ob zwischen der Geberin / dem
Geber und der Stadt Beziehungen bestehen, die eine Annahme der Spende in
Frage stellen könnten.
Hat einte Geberln aus berechtigtem Interesse im Sinne von § 35 GO um
vertrauliche Behandlung ihres / seines Namens gebeten, ist insoweit in nicht
öffentlicher Sitzung zu verhandeln 4 .
In den Fällen b) und c) ist durch den Bereich, der die Spende eingeworben
hat, oder in dessen Aufgabenbereich die Begünstigung durch die Spende fällt,
die Vorlage für die Annahme der Spende zu fertigen .
Vor dieser Beschlussfassung können Angebote für Spenden, Schenkungen
und ähnliche Zuwendungen nur unter Hinweis auf Entscheidungszuständigkeit
entgegengenommen werden.
Über die Annahme-Entscheidung wird die / der Geberln bei Bedarf schriftlich
informiert. Auf Wunsch wird nach Eingang der Spende auch eine
Spendenbescheinigung durch den Bereich Haushalt und Steuerung
(Sachspenden) oder den Bereich Buchhaltung und Finanzen (Geldspenden)
ausgestellt.
Der Bereich Haushalt und Steuerung erstellt den in § 76 Absatz 4 Satz 5 GO
geforderten jährlichen Bericht und fertigt die Vorlage für die Bürgerschaft.
111. Grundsätze für Sponsoring
Sponsoring muss für die Öffentlichkeit erkennbar und vor allem
nachvollziehbar sein. Eine vollständige Transparenz des Umfangs, der Art des
Sponsoring und der Auswahl der Sponsorinnen / Sponsoren ist zur
Vermeidung des Anscheins der Befangenheit der öffentlichen Verwaltung
unentbehrlich. Es ist sicherzustellen, dass die Interessen der öffentlichen
Hand durch Sponsoring weder beeinflusst noch beeinträchtigt werden .
Durch Sponsoring dürfen ausschließlich kommunale Aufgaben und keinesfalls
Einzelinteressen von Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern gefördert werden .
Das Verfahren nach § 76 Absatz 4 GO wird bei Sponsoringverträgen mit der
Hansestadt Lübeck in der Regel zu durchlaufen sein.
Jeder Sponsoringvertrag ist vor Abschluss zur Prüfung umsatzsteuerlicher
und
ertragssteuerlicher
Auswirkungen
dem
Bereich
Recht
/
Passivbesteuerung zur Prüfung vorzulegen. Buchhalterische Fragen sind mit
dem Bereich Buchhaltung und Finanzen abzuklären .
4
Die Ausführungshinweise des Innenministeriums sehen grundsätzlich die Öffentlichkeit der
Annahmeentscheidung vor.
6
Der schriftlich abzuschließende Sponsoringvertrag ist dem Bereich Haushalt
und Steuerung nach Vertragsabschluss in Kopie zu übersenden.
IV. Erfassung und Buchung in der Finanzsoftware
Geld- und Sachzuwendungen sind unabhängig von ihrer Höhe grundsätzlich
in der Finanzsoftware gemäß Kontenplan zu erfassen. Der Bereich
Buchhaltung und Finanzen erlässt hierzu eine gesonderte Arbeitsanweisung.
V. In-Kraft-Treten
Diese Dienstanweisung tritt am Tage nach der Unterschrift in Kraft.
Lübeck, den 15.01.2014
Bürgermeister
Anlage 1
Hansestadt Lübeck
Der Bürgermeister
Lübeck, den
An
Initiativauftrag für die Einwerbung einer Spende, Schenkung oder ähnlichen
Zuwendung (z. B. Sponsoring)
Die (aktive) Einwerbung von Zuwendungen zur Erfüllung kommunaler Aufgaben ist gemäß
§ 76 Absatz 4 Satz 2 Gemeindeordnung der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister
vorbehalten. Den MitarbeiterInnen der Hansestadt Lübeck ist insoweit ein eigenmächtiges
Vorgehen verwehrt. Einwerbung bedeutet das Ansprechen eines potentiellen Personen- oder
Unternehmenskreises wegen einer Spende, Schenkung oder ähnlichen Zuwendung zur
Erfüllung einer kommunalen Aufgabe, verbunden mit der Bitte um Abgabe eines
Spendenangebots.
Unter Beachtung der Ausführungen im Runderlass des Innenministers vom 22.05.2012
(Zeichen IV 311/IV 318 – 160.110.4 -) zu Ziffer 4.8 „Spenden und Sponsoring“ beauftrage ich
die städtische Mitarbeiterin
den städtischen Mitarbeiter
Frau
Herrn
aus dem
Bereich
Fachbereich
im Zusammenhang mit der Finanzierung / Unterstützung
des Projektes
der Projekte
mündlich / schriftlich Kontakt aufzunehmen mit
Frau /
Herrn /
der Stiftung /
dem Unternehmen /
.
Das Ziel dieser Kontaktaufnahme ist die Abgabe eines Angebots durch die/den
potentielle/n SpenderIn zur Finanzierung der/des o. g. Projekte/s.
Der Initiativauftrag war bereits im Vorwege mündlich erteilt worden.
Bürgermeister
Anlage 2
A.
Anzeige des Spendenangebotes durch den Bereich
(auszufüllen vom begünstigten Bereich)
An den Bürgermeister - über Bereich 1.201 Haushalt und Steuerung
Nach der Dienstanweisung der Hansestadt Lübeck zur Umsetzung von § 76 Absatz 4 GO Abwicklung von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen vom 15.01.2014
zeigen wir hiermit an, dass die nachfolgend beschriebene Spende angeboten wurde.
1. Spendenangebot vom:
Angebotseingang am :
(Kopie ist beigefügt);
2. Die Spende wurde
ohne
Einwerbung angeboten.
mit Initiativauftrag des Bürgermeisters für die
3. Der Initiativauftrag des Bürgermeisters vom
richtet sich an Frau / Herrn (Vor- und Zuname)
4. GeberIn (Name, Anschrift):
5.
Geldleistung
Sachleistung
6. Betrag / Wert der Geld- oder Sachleistung:
Sonstiges:
Euro.
(Zuwendungsunterlagen wie z. B. Zusagen, Wertgutachten, Rechnungsbelege sind in Kopie beigefügt. Der
Zuwendungswert wird ggf. durch eigene Begutachtung im begünstigten Bereich bestätigt.)
7. Beschreibung, Art und Umfang der angebotenen Leistung:
8. Begünstigte/r / Verwendungszweck:
9. Wünscht die/der GeberIn ggf. Beratung der Annahme in nichtöffentlicher Sitzung?
ja
nein. Falls „ja“, aus folgendem Grund:
(ggf. Anlage).
Ein berechtigtes Interesse liegt vor:
ja
nein (Auslegung vor dem Hintergrund des
Transparenzgebots)
10. Sind geschäftliche / dienstl. Beziehungen zur/zum GeberIn bekannt?
Wenn ja, welcher Art?
(ggf. Anlage)
11. Stehen die vorgenannten Beziehungen einer Annahme entgegen?
ja
nein.
1
ja
nein
Anlage 2
12. Mit der Annahme sind Folgeaufwendungen und / oder Folgeinvestitionen für
nicht verbunden
konsumtiv verbunden.
a) Personalaufwand einmalig
Euro
mehrjährig (
b) Sachaufwand 1
bis
)
Euro
dauerhaft
Euro
einmalig
Euro
mehrjährig (
bis
dauerhaft
)
Euro
Euro
investiv verbunden
Euro
c) Bezeichnung / Beschreibung:
Hinweise zu möglichen Folgekosten:
a) Entstehen Folgekosten, sind diese vor Annahme der Spende - bei Bedarf mit
anderen betroffenen Verwaltungsbereichen - hinsichtlich der Höhe und der
Möglichkeit der Finanzierung abzustimmen. Der ggf. die Folgekosten tragende
andere Bereich muss der Folgekostenübernahme schriftlich zugestimmt haben.
Eine Zuwendungsannahme kann nur dann erfolgen, wenn die Folgekostenfrage
Hinsichtlich der Finanzierung eindeutig und einvernehmlich geklärt ist. Ist eine
Einigung mehrerer Bereiche über die Frage der Folgekostenfinanzierung nicht
erfolgreich, so ist eine Entscheidung durch den Bürgermeister herbeizuführen.
Sofern später Folgekosten auftreten, obwohl der die Zuwendung annehmende
Bereich diese zuvor ausdrücklich ausgeschlossen hat, hat dieser Bereich die
Folgekosten zu finanzieren.
b) Werden im Rahmen einer Zuwendungsannahme bauliche Maßnahmen an oder in
städt. Gebäuden und / oder anderen baulichen Anlagen sowie ggf. Neubauten
erforderlich, ist zur Einhaltung der Verkehrssicherungspflicht vor Annahme der
Zuwendung und Durchführung der Maßnahme eine Zustimmung des
zuständigen Bereichs des Fachbereiches Planen und Bauen hinsichtlich der
Ausführung einzuholen. Nach erfolgter Ausführung der Maßnahme ist diese durch
die zuständigen Bereiche im Fachbereich 5 fachtechnisch abzunehmen.
Der Bereich
hat der Kostenübernahme
schriftlich zugestimmt.
1
einschließlich Abschreibungen
2
Anlage 2
Die Entgegennahme des Angebots der Spende obliegt dem Bürgermeister bei einem
Wert von mehr als 50 Euro.
Aufgrund des Wertes ist für die Annahme der Spende
der Bürgermeister,
der Hauptausschuss oder die
die Bürgerschaft
zuständig 2.
Lübeck, den
Bereichsleitung
__________________________________________________________________________
2
Beschluss der Bürgerschaft vom 21.03.2013 (Vorlage VO/2013/00464) über die Delegation bei der Annahme
oder Vermittlung von Spenden im Rahmen gesetzter Wertgrenzen; Abschnitt II der Dienstanweisung der
Hansestadt Lübeck für die Abwicklung von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen.
Die Bürgerschaft delegiert die Entscheidung über die Annahme oder Vermittlung von Spenden im Rahmen der folgenden
Wertgrenzen auf den Bürgermeister und den Hauptausschuss:
Auf den Bürgermeister: -bei Spenden von gemeinnützigen Stiftungen bei einem Wert von mehr als 50 Euro bis 300.000 Euro
-bei allen anderen Spenden bei einem Wert von mehr als 50 Euro bis 100.000 Euro
Auf den Hauptausschuss: -bei Spenden von gemeinnützigen Stiftungen bei einem Wert von mehr als 300.000 Euro bis
500.000 Euro
-bei allen anderen Spenden bei einem Wert von mehr als 100.000 Euro bis 200.000 Euro
3
Anlage 2
B. Annahmeverfügung (auszufüllen von Haushalt und Steuerung)
1.
Über die in Teil A Ziffer 11 abgegebene Bestätigung hinaus wird kein Anlass
gesehen, in eine tiefere Prüfung einzusteigen.
3
Bereich/e
mit der Bitte um Prüfung, ob Bedenken gegen die Annahme des Spendenangebots wegen anderweitiger geschäftlicher oder dienstlicher Beziehung mit
der/dem GeberIn bestehen.
Lübeck, den
(Bereich Haushalt und Steuerung)
3
Bei Anlass zur vertiefenden Prüfung
2.1
Der Bürgermeister ist aufgrund des Spendenwertes zuständig für die Annahme
der Spende. Er hat die Befugnis zur Annahme von Spenden auf den Bereich
Haushalt und Steuerung übertragen. Diese Befugnis umfasst Spenden mit
einem Wert von mehr als 50 Euro bis 50.000 Euro. Das Spendenangebot wird
entgegen genommen, und die Spende wird angenommen.
Lübeck, den
(Bereich Haushalt und Steuerung)
a)
im Bereich Haushalt und Steuerung Aufnahme in die ‚Spendenliste’ und ggf.
Ausstellung einer Spendenbescheinigung durch 1.210 oder 1.201
b)
Bereich
zur weiteren Veranlassung
oder
4
Anlage 2
2.2
Der Bürgermeister ist aufgrund des Wertes zuständig für die Annahme der
Spende. Das Spendenangebot wird entgegen genommen, und die Spende wird
angenommen.
Lübeck, den
(Bürgermeister)
a)
Bereich Haushalt und Steuerung wegen Aufnahme in die ‚Spendenliste’ und
ggf. Ausstellung einer Spendenbescheinigung
b)
Bereich
zur weiteren Veranlassung
oder
2.3
Der Hauptausschuss
Die Bürgerschaft
ist aufgrund des Wertes für die Annahme der Spende zuständig.
a)
Das Spendenangebot wird vom Bürgermeister entgegen genommen.
b)
Die Annahme der Spende ist für die Tagesordnung der nächsten Sitzung
des Hauptausschusses
der Bürgerschaft vorzusehen.
c)
Die
Vorlage
ist
durch
den
zuständigen
zu fertigen und ins Verfahren zu geben.
d)
Zwischennachricht an GeberIn?
Lübeck, den
(Bürgermeister)
5
ja
nein
Bereich
Anlage 2
C.
Spendenabwicklung nach Annahmeentscheidung
(auszufüllen vom begünstigten Bereich nach erfolgter Annahmeentscheidung)
1.1
Geldspende
Die angenommene Geldspende wurde zur folgenden Belegnummer und / oder zum
folgenden Posten erfasst:
oder
1.2
Sachspende
Die Übergabe / Lieferung der Sachspende erfolgte am:
2.
Wünscht die/der GeberIn eine Spendenbescheinigung?
ja
nein
3.
Zusätzliche Informationen zur Sachspende (Angaben zum Alter, Zustand, Kaufpreis o. ä.):
4.
Die Wertermittlung der Sachspende erfolgte durch
Rechnung
Gutachten
Angemessenheitsprüfung
5.
Nach Angaben der Geberin / des Gebers stammt die Sachspende aus dem
Betriebsvermögen
Privatvermögen
Es wurden trotz Aufforderung keine Angaben gemacht
______________________
(Unterschrift begünstigter Bereich)
Lübeck, den
6
Verfahrensablauf bei etwaigen Spenden an die Stadt
(Anlage zum DA-Rundschreiben)
I. Einwerbung
einer Spende
II. Entgegennahme
eines Spendenangebots,
das direkt oder nach Initiativauftrag der/des Bgm.
eingegangen ist
Zuständigkeit obliegt
der/dem Bgm. (§ 76 IV, S.
2 GO). Das Tätigwerden
von MitarbeiterInnen setzt
einen konkreten Auftrag
der/des Bgm. voraus
(Runderlass IM vom
22.05.12).
Zuständigkeit obliegt der/dem Bgm. .
Zuwendungsangebote sind ihr/ihm
grundsätzlich anzuzeigen
(§
76 IV, S. 2 GO).
Wert bis 50 €
Ein Initiativauftrag für die
aktive Einwerbung einer
Spende wird von der/vom
Bgm. per Vordruck (Anlage
1), ggf. bei Zeitdruck vorab
mündlich erteilt. Daraufhin
kann ein/e potentielle/r
SpenderIn um die Abgabe
eines Spendenangebotes
gebeten werden.
Es erfolgt keine
Anzeige von
Spendenangeboten
gegenüber der/dem
Bgm.
Wert über 50 €
Die Anzeige von
Spendenangeboten erfolgt an
die/den Bgm. über 1.201
Haushalt und Steuerung
per Vordruck (Anlage 2).
III. Annahme oder
Vermittlung einer Spende
 siehe Folgeblatt
Seite 1/3
III. Annahme oder Vermittlung
einer Spende
Die Zuständigkeit obliegt
der Bü (§ 76 IV, S.3 GO).
Eine Delegationsregelung, gestaffelt nach
Wertgrenzen für Bgm., HA und Bü (§ 76 IV,
S. 4 GO), hat die Bü im März 2013
beschlossen (siehe VO/2013/00464).
Wert bis 50 €
Wert über 50 €
Über die Annahme
entscheidet die
Bereichsleitung in
eigener Verantwortung
1. Die/der Bgm. entscheidet über die Spendenannahme im Rahmen ihrer/seiner Zuständigkeit
oder
2. sie/er verfügt alternativ gegenüber dem zuständigen Bereich die Spendenannahme durch
HA oder Bü entsprechend der Delegationsregelung herbeizuführen. Diese Entscheidung /
Verfügung wird im „Vordruck über die Spendenangebotsanzeige / Annahmeverfügung“
dokumentiert.
Gemäß GO-Kommentar (Bracker/Wolf, S. 513) hat die/der Bgm. die Befugnis zur Annahme
von Zuwendungen teilweise auf den Bereich Haushalt und Steuerung übertragen => Die
Festlegung erfolgt in der Dienstanweisung (siehe VO/2013/01052).
Nach erfolgter Annahmeentscheidung erhalten die Bereiche Haushalt und Steuerung sowie
Buchhaltung und Finanzen vom zuständigen Bereich ergänzende Informationen u. a. für die
Ausstellung einer von der/vom SpenderIn gewünschten Spendenbescheinigung (z. B. Posten /
Belegangaben zur Verbuchung einer Geldspende oder das Lieferdatum einer Sachspende).
Seite 2/3
IV. Berichterstattung
Es ist ein jährlicher Bericht der/des Bgm. an die Bü über die Annahme oder
Vermittlung von Spenden, Schenkungen oder ähnlichen Zuwendungen, die im
Wert über 50 € hinausgehen, zu erstellen.
Der Bericht enthält Angaben über die GeberInnen, die Zuwendungen und die
Zuwendungszwecke
(§ 76 IV, S. 5 GO).
Seite 3/3