Neue Aufzeichnungs- und Meldepflichten
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Neue Aufzeichnungs- und Meldepflichten
StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 1 Herzlich Willkommen zu unserer Informationsveranstaltung Mindestlohn und Auswirkungen auf die Praxis „Neue Aufzeichnungs- und Meldepflichten“ StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 2 Simone Dieckow Beruf: Steuerberaterin Kanzleisitz: Dessau-Roßlau Spezialisierungen: GmbH, Personengesellschaften Gesundheitswesen Torsten Lenk Beruf: Steuerberater, Betriebswirt Kanzleisitz: Dessau-Roßlau + Berlin Spezialisierungen: Strategie, Prozesse, Unternehmensnachfolge Lohnkostenoptimierung StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 3 Mindestlohn und Auswirkungen auf die Praxis Neue Aufzeichnungs- und Meldepflichten 1.Welche Unterlagen müssen bereitgehalten werden? 2.Für was konkret bestehen Aufzeichnungspflichten? 3.Gibt es Besonderheiten, die durch ausländische Arbeitgeber berücksichtigt werden müssen? StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 4 Aufzeichnungspflichten Bislang: Verpflichtung zur Erfassung von Arbeitszeiten (Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit) bisher nur für ausgewählte Branchen, gesetzlich geregelt in § 19 Abs. 1 Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) : Branchen mit für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen oder Rechtsverordnungen nach dem AEntG Einsatzbetriebe von Zeitarbeitern (Entleiher) StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 5 Wirtschaftszweige nach AEntG 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Bauhaupt- und Baunebengewerbe Gebäudereinigung Briefdienstleistungen Sicherheitsdienstleistungen Bergbauspezialarbeiten auf Steinkohlebergwerken Wäschereidienstleistungen im Objektkundengeschäft Abfallwirtschaft einschließlich Straßenreinigung und Winterdienst Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen nach SGB II und SGB III Schlachten und Fleischverarbeitung Pflegedienste StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 6 Neue Aufzeichnungspflichten Ab 01.01.2015: Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten (Beginn, Ende, Dauer) ausgedehnt mit § 17 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) auf: alle in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Branchen, sofern sie nicht bereits unter das AEntG fallen geringfügig und kurzfristig Beschäftigte gem. § 8 Abs. 1 SGB IV Aufzeichnung der Arbeitszeiten auch für alle Arbeitnehmer, denen monatlich unabhängig von der Anzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden der gleiche Bruttolohn gezahlt wird (verstetigter Monatsarbeitslohn), wenn dadurch in einzelnen Monaten der Mindestlohn unterschritten wird Führung von Jahresarbeitszeitkonten notwendig StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 7 Aufzeichnungspflichtige Wirtschaftszweige nach SchwarzArbG 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Baugewerbe Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe Personenbeförderungsgewerbe Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe Schaustellergewerbe Unternehmen der Forstwirtschaft Gebäudereinigungsgewerbe Unternehmen im Bereich Auf-/Abbau von Messen/Ausstellungen Fleischwirtschaft -> Gilt bereits seit 2004! -> Darüber hinaus: - Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren - Sofortmeldepflicht vor Aufnahme der Tätigkeit! StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 8 Aufzeichnungspflichten für Arbeitnehmer nach § 8 SGB IV Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten für geringfügig Beschäftigte (Mini-Jobber) kurzfristig Beschäftigte in allen Branchen Aufzeichnungspflichtiger Personenkreis o Geringfügig Beschäftigte, deren Arbeitsentgelt regelmäßig im Monat 450 EUR nicht übersteigt o Kurzfristig Beschäftigte, die aufgrund vorübergehender Engpässe für max. 2 Monate am Stück oder 50 Tage im Jahr eingesetzt werden Ausnahme: geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 9 StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 10 Bestandteile Arbeitszeitnachweis für alle Aufzeichnungspflichtigen Aufzeichnungen sind zu führen über: Arbeitsbeginn Arbeitsende Arbeitszeit (Dauer) Pausenzeiten Überstunden Urlaub / Krankheit -> Aufbewahrung für mindestens 2 Jahre! ??? StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 11 Auswirkungen Mindestlohngesetz auf Mini-Job-Bereich 1. Ab 01.01.2015 ist der Mindestlohn in Höhe von 8,50 EUR brutto je Arbeitsstunde zu zahlen. 2. Vertraglich vereinbarte Stundenzahl darf zu keiner Unterschreitung des Mindestlohnes führen (max. 47 Stunden monatlich bei monatlichem Entgelt von 400 EUR und max. 52,5 Stunden bei monatlichem Entgelt von 450 EUR). 3. Bei Erhöhung des Entgelts auf mehr als 400 EUR (bis 450 EUR) ist auch bei Altverträgen (vor 01.01.2013) Rentenversicherungspflicht zu beachten! 4. Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten (Beginn, Ende und Dauer) und zweijährige Aufbewahrung. 5. Pflichten aus dem Mindestlohngesetz gelten auch bei der Beschäftigung von Familienangehörigen, Rentnern, Studenten. StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 12 Neue Meldepflichten (§ 16 MiLG) Für Arbeitgeber mit Sitz im Ausland und Branchen i.S.d. SchwarzArbG: Schriftliche Anmeldung bei der zuständigen Zollverwaltung: vor Beginn jeder Werk- oder Dienstleistung für jeden Arbeitnehmer in deutscher Sprache sowie bei jeder Änderung Angaben: Name, Vorname, Geburtsdatum Beginn und Dauer der Beschäftigung Ort der Beschäftigung Kontaktdaten des verantwortlich Handelnden oder eines Zustellungsbevollmächtigten StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 13 Neue Aufzeichnungs- und Meldepflichten Folgen: Mindestlohngesetz schreibt späteste Auszahlung des Mindestlohns im Folgemonat vor zeitversetzte Lohnabrechnung wird eingeschränkt! Bei verstetigtem Jahresarbeitslohn muss Jahresarbeitszeitkonto geführt werden Arbeitszeitnachweis (Beginn, Ende, Dauer) auch hier notwendig Nichtbeachtung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten stellt Ordnungswidrigkeit dar: Geldbußen bis zu 30.000 EUR Nichtzahlung oder nicht rechtzeitige Zahlung des Mindestlohnes: Geldbuße bis 500.000 EUR (Achtung: Subunternehmerhaftung!) StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 14 Neue Aufzeichnungs- und Meldepflichten Folgen: Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten kann der ArbG meist auch nicht nachweisen, dass er den Mindestlohn gezahlt hat ArbN können Mindestlohnzahlung einklagen! Sozialversicherungsträger werden bei Mindestlohnunterschreitungen auf Grundlage geschätzter Arbeitsentgelte (Phantomlohn) Beiträge nachfordern ArbG müssen bei Beitragsnachforderungen die ArbG- und ArbNBeiträge größtenteils alleine tragen (ArbG kann ArbN nur für die letzten drei Lohnabrechnungszeiträume in Anspruch nehmen) StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 15 Neue Aufzeichnungs- und Meldepflichten Fazit: Es besteht Handlungsbedarf! Prüfen Sie, ob Sie bereits den Mindestlohn zahlen oder ob Anpassungsbedarf besteht! Prüfen Sie, ob Verträge angepasst werden müssen (vereinbarte Wochen- oder Monatsarbeitszeit / maximale Stundenzahl)! Führen Sie rechtzeitig den neuen Arbeitszeitnachweis ein! Beachten Sie die neuen Arbeitgeberpflichten bei Mini-Jobbern und kurzfristigen Aushilfen! Wir unterstützen Sie gern! Sprechen Sie uns an! StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 16 Betriebsprüfungen im Lohn – der Prüfungszeitraum Prüforgan FA DRV Geschäftsjahr 1 Geschäftsjahr 2 Geschäftsjahr 3 Geschäftsjahr 4 Geschäftsjahr 5 i.d.R. letzte 3 Geschäftsjahre i.d.R. letzte 4 Geschäftsjahre i. d. R. BG KSK SOKA Stichprobenprüfung und Anschlussprüfung Auswertung des Berichts der Lohnsteuerprüfung i.d.R. letzte 4 Geschäftsjahre Zoll individuell bzw. nach Delikt/Verdacht BA individuell bzw. nach Delikt/Verdacht Prüfungszeiträume sind nicht feststehend. Sie sind an unterschiedliche Kriterien geknüpft. Auffälligkeiten, Umsatz, Größe und andere Tatbestände können darauf Einfluss nehmen! StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 17 Betriebsprüfungen im Lohn – der Prüfungsablauf Begleitung durch Steuerberater empfehlenswert! StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 18 Betriebsprüfungen im Lohn – die Prüfungsankündigung • schriftliche Ankündigung und Bekanntgabe einer Prüfungsanordnung und des Umfangs der Prüfung • Inhalte einer Prüfungsankündigung: − Rechtsgrundlage für die Prüfung − Name des Prüfers − Termin und Ort der Prüfung − Prüfungsbeginn − Prüfungszeitraum − sachlicher Prüfungsumfang (Prüfungsgegenstand) • angemessene Zeit vor Prüfungsbeginn (Fristen sind bei Mittel-, Klein-/Kleinstbetrieben 2 Wochen, bei Großbetrieben 4 Wochen) StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 19 Betriebsprüfungen im Lohn – die Prüfungsankündigung • Vorzulegende Unterlagen, insbesondere: − − − − − − − − − − − − − Lohn- und Gehaltskonten Personalakten Lohnsteuerkarten/ELStAM der Arbeitnehmer Kassenbücher/-belege Lohnjournale Stundenaufzeichnungen Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge Verträge über Pensionszusagen/betriebliche Altersversorgung Versicherungsverträge (Lebens-/Unfallversicherungen für AN) Sach- und Geschäftskonten mit allen Bankbelegen Bilanzen, GuV, Anlageverzeichnis Prüfberichte vorangegangener Betriebsprüfungen (LSt-AP, DRV) StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 20 Betriebsprüfungen im Lohn – die Prüfungsankündigung Ausnahmen: −individuelle Prüfungen durch Zoll ohne Ankündigung; konkrete Delikts- oder Verdachtsfälle liegen vor −Lohnsteuernachschau ohne Ankündigung zur zeitnahen Aufklärung von lohnsteuererheblichen Sachverhalten StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 21 Betriebsprüfungen im Lohn – das Prüfungsergebnis •Prüfungsbericht enthält alle Prüfungsfeststellungen in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht •Anfechtung des Prüfungsergebnisses durch Rechtsmittel möglich: Lohnsteuerprüfung Prüfung durch DRV, Zoll Einspruchsverfahren Widerspruchsverfahren StB grds. auch durch StB möglich Empfehlung: Hinzuziehung RA Zulässigkeit: Zulässigkeit: StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 22 Betriebsprüfungen im Lohn – das Prüfungsergebnis Grundsätzlich gilt: - der Arbeitgeber haftet und - bezahlt das Mehrergebnis StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 23 Betriebsprüfungen im Lohn Rückforderungsmöglichkeit gegenüber Mitarbeitern Prüfung DRV Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen (AN- und AG-Anteil) -Eine Nachforderung der Beiträge des AN durch den AG ist max. 3 Monate rückwirkend in einem laufenden Arbeitsverhältnis möglich. -Nur wenn die Nachforderung auf falschen Angaben des AN beruht, ist der Zeitraum unbegrenzt. StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 24 Betriebsprüfungen im Lohn – Rückforderungsmöglichkeit gegenüber Mitarbeitern Lohnsteuerprüfung pauschale Lohnsteuer individuelle Lohnsteuer des Arbeitnehmers z.B. Pkw-Sachbezug Geschenke - keine Rückforderungsmöglichkeit - Rückforderung vom AN muss erfolgen, sonst wieder geldwerter Vorteil! StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 25 Betriebsprüfungen im Lohn – die Verjährung Lohnsteuer: -grundsätzlich 4 Jahre, es sei denn, es handelt sich um Steuerhinterziehung (dann 10 Jahre) Sozialversicherung: -grundsätzlich 4 Jahre, es sei denn es handelt sich um grob fahrlässiges oder vorsätzliches Verhalten (dann 30 Jahre) StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. ETL | Schmidt & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbH Niederlassung Dessau Albrechtstraße 101· 06844 Dessau Telefon: (0340)541180 [email protected] www.steuerberatung-in-dessau.de StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014 Folie 27