Die besten Tools für Lotus Notes

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› Während IBM auf Social Software setzt, erfreut sich Notes/Domino reger Beliebtheit, wie
die vielen Partnerlösungen zeigen.
von Markus Strehlitz26.01.2011
IBM verkündet gerne das nahe Ende der E-Mail. Der IT-Konzern sieht Social-Software-Technologien als die
Kommunikationskanäle der Zukunft. Doch trotzdem ist die integrierte Messaging- und Kalenderanwendung
Lotus Notes weiterhin die zentrale Plattform im Collaboration-Portfolio von IBM - inklusive der
Server-Variante Domino.
Das ist aber kein Widerspruch. Notes1 bietet auch Funktionen für die Zusammenarbeit sowie das
Aktivitätenmanagement. Und entsprechend IBMs Ausrichtung auf Social Computing lassen sich die
Unified-Communications2-Plattform Sametime3 sowie die Web-2.04-Lösung Connections5 mit Notes
integrieren. Das einstige Groupware-System soll somit zur Standard-Bürolösung für das Enterprise 2.0
werden, wenn es nach den Plänen von IBM geht.
Doch Notes verknüpft sich nicht nur mit den hauseigenen Produkten. Rund um Notes und Domino existiert
ein großes Ökosystem aus Zusatzwerkzeugen. Diese bieten dem Nutzer ein breites Spektrum an
Unterstützung für seine tägliche Arbeit. Eine besonders große Auswahl hat er, wenn es um Lösungen geht,
die beim Management der E-Mails behilflich sind. In diesem Bereich gibt es erwartungsgemäß relativ viele
Notes-Erweiterungen – etwa um die digitale Post zu schützen oder das Mail-System zu entlasten.
Doch daneben haben Anbieter Verknüpfungen mit viele unterschiedlichen Technologien entwickelt: zum
Beispiel für das Dokumenten-6, das Projekt-7 oder das Kundenbeziehungsmanagement8. Darüber hinaus gibt
es Erweiterungen in Bereichen, die bereits vom Lotus-Portfolio abgedeckt werden – wie etwa für Unified
Communications. Diese können gerade für kleinere Unternehmen eine Alternative zu den im Einzelfall
überdimensionierten IBM-Lösungen darstellen.
Zu den Zusatzwerkzeugen für Notes zählen auch Integrations-Tools, die eine Verbindung zwischen dem
Lotus-System und SAP aufbauen. Schließlich haben viele Notes-Nutzer die Unternehmenssoftware aus
Walldorf im Einsatz und benötigen eine Möglichkeit, um Daten zwischen beiden Lösungen auszutauschen.
» Cryptshare for Notes
© Computerwoche http://www.computerwoche.de/2362854
1
Cryptshare kann den Empfänger mit einer automatisch
generierten Mail darüber informieren, dass eine
verschlüsselte E-Mail für ihn bereit liegt. Dazu trägt der
Versender die entsprechende Mail-Adresse in eine
Eingabemaske ein.
Foto: Cryptshare
Per E-Mail werden mittlerweile auch sensible Daten verschickt, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind.
Daher müssen die Attachements entsprechend geschützt werden. In solchen Fällen kommt Cryptshare for
Notes zum Einsatz. Die Software verschlüsselt Dateianhänge, die mit Lotus Notes verschickt werden. Dazu
ersetzt Cryptshare das Attachement durch einen Link – automatisch und auf Basis eines vorher definierten
Regelwerks. Der Anhang selbst wird verschlüsselt auf einem intern installierten Server abgelegt. Dieser ist
über einen Browser zugänglich. Nachdem der Empfänger die E-Mail mitsamt dem Link erhalten hat, kann er
das Attachement vom Server abrufen. Den passenden Schlüssel stellt der Versender vorher zur Verfügung.
Da der Datei-Transfer nicht mehr über das E-Mail-System abläuft, wird dieses entlastet.Über die
Notes-Oberfläche kann eine Datei auch direkt auf den Server gelegt und eine automatische Mail an den
Empfänger generiert werden. Sämtliche Vorgänge werden protokolliert. Das Produkt unterstützt
Attachements mit einer Größe von bis zu zwei Gigabyte.
Kategorie: E-Mail-Management
Aktuelle Version: Cryptshare for Notes 2.5
Hersteller: befine Solutions
Website: www.cryptshare.com9
Technische Voraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes
Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe, die häufig vertrauliche Dateien verschicken und die ihr eigenes
Mail-System und das ihrer Partner nicht mit großen Datenmengen belasten wollen.
» ULC.Formular- und Prozessmanager
2
Die ULC-Software stellt Formulare bereit und listet sie
anhand von verschiedenen Kriterien auf.
Foto: ULC Business Solutions
Mit dem ULC.Formular- & Prozessmanager können Anwender Formulare und Genehmigungsprozesse über
Lotus Notes bereit stellen. Die Abläufe lassen sich dabei mit allen Genehmigungsstufen, Aktionen und
Berechtigungen abbilden. Die Formulare enthalten die erforderlichen Tabellen, Felder und Funktionen. Die
zuständigen Mitarbeiter werden per Dokumentenlink in einer E-Mail über neue Anträge informiert, um sie zu
genehmigen. Bereits erstellte Prozesse und Aktionen lassen sich als Vorlage verwenden. Die
Entscheidungsprozesse und Genehmigungsdaten werden dokumentiert und archiviert.Eine Skript-Funktion
erlaubt den generischen Zugriff auf externe Notes-Datenbanken.Hersteller ULC sieht mögliche
Einsatzgebiete im Finanz- und Rechnungswesen und in der Personalabteilung.
Kategorie: Workflow
Aktuelle Version: ULC.Formular- & Prozessmanager 1.6
Hersteller: ULC Business Solutions
Website: www.ulc.de10
Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 7
Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche, die in einer zentralen Anwendung wie dem
Notes-Client ihre Prozesse und Formulare ohne tiefgründige Programmierkenntnisse erstellen wollen..
» Weilgut MindPlan
Mind-Maps können in vielen Projekten für einen
besseren Überblick sorgen – etwa wenn es darum geht,
ein neues Produkt einzuführen.
Foto: Haus Weilgut Computer Conception
3
Um Teams bei deren täglichen Aufgaben zu unterstützen, können Unternehmen ihr Lotus-Notes-System um
Projektmanagement-Funktionen erweitern. Mit Weilgut MindPlan lassen sich Aktivitäten, Prozesse, Termine
und Ressourcen planen und steuern. Dafür bietet die Software sowohl Mind-Maps als auch einen
GANTT-Editor für die Erstellung von Balkenplänen. Letzterer vereinfacht unter anderem die zeitliche
Planung von Aufgaben. Mind-Maps helfen zum Beispiel beim Erstellen von Aktivitätenlisten. Die Software
bietet darüber hinaus Auswertungsmöglichkeiten, um etwa den Fortschritt, die Kostenentwicklung und die
Ressourcensituation eines Projekts nachzuverfolgen. Zudem unterstützen spezielle Funktionen die Meetingund Workshop-Planung. So werden zum Beispiel Besprechungseinladungen direkt über den Notes-Kalender
verschickt.
Kategorie: Projektmanagement
Aktuelle Version: Weilgut MindPlan 3.2
Hersteller: Haus Weilgut Computer Conception
Website: www.weilgut.de11
Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 6.5
Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen; Führungskräfte, Projektmanager, Mitarbeiter mit
Koordinationsaufgaben in allen Bereichen
» OfficeMaster für Notes
Dank OfficeMaster landen auch Faxe in der In-Box von
Notes. Die Software muss dafür nicht auf dem Rechner
des Endanwenders installiert sein.
Foto: Ferrari electronic
Neben Notes bietet IBM-Lotus weitere Collaboration-Produkte und deckt somit das gesamte Spektrum an
Technologien in diesem Bereich ab. Für Unified Communications etwa stellt Big Blue seine Plattform Lotus
Sametime zur Verfügung. Wer aber die Investition in Sametime scheut, kann auf Alternativen wie zum
Beispiel OfficeMaster zurückgreifen. Das Werkzeug ist eher auf kleinere und mittelgroße Unternehmen
ausgerichtet und macht Lotus Notes zur zentralen Anwendung für Unified Communications.
Nutzer können mit der Software Faxe und SMS über die Notes-Oberfläche empfangen und versenden. Eine
Installation von OfficeMaster auf dem Arbeitsplatzrechner ist dafür nicht notwendig.
Die Voicemail-Komponente nimmt von einer Telefonanlage umgeleitete Rufe an und routet sie auf den
integrierten Voice-Server. Der Anwender kann die Sprachnachrichten in seinem Mail-Client empfangen.
OfficeMaster bietet außerdem CTI (Computer Telefonie Integration), um Telefongespräche aufzubauen und
entgegenzunehmen. Über den Notes-Client lässt sich zum Beispiel eine Telefonverbindung starten.
Voraussetzung dafür ist die Installation eines TAPI-Servers im Netzwerk.
Kategorie: Unified Communications
Aktuelle Version: OfficeMaster 4
Hersteller: Ferrari electronic
Website: www.ferrari-electronic.de12
Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 4.6
Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen sowie Behörden
4
» it.smart-connect Suite
Wichtige Post muss archiviert werden. Aus der
Notes-Mailbox heraus lassen sich daher E-Mails in das
Dokumentenmanagement-System von SAP einchecken.
Foto: itelligence
Viele Notes-Anwender setzen SAP als betriebswirtschaftliche Software. Dabei ist aus vielerlei Gründen der
Datenaustausch zwischen beiden Systemen besonders sinnvoll – etwa weil per E-Mail Informationen zu
Projekten oder Verträge empfangen und verwendet werden, die in SAP liegen oder dort abgespeichert
werden sollen. Daher gibt es Integrationswerkzeuge wie die it.smart-connect Suite. Sie stellt die Verbindung
zwischen den Systemen her und verhindert eine redundante Datenhaltung.
Die Suite besteht aus drei Lösungen: it.smart-connect verbindet die Notes-Datenbanken mit der SAP
RFC-Schnittstelle. Damit lassen sich Informationen von Notes zu SAP übertragen sowie aus dem
IBM-System heraus aus der ERP-Software abfragen. Der Austausch der Daten wird in Notes angestoßen –
entweder manuell vom Anwender oder als regelmäßige Funktion.Mithilfe it.smart-listener wird SAP zum
auslösenden System für den Datenübertragung. Das Werkzeug gibt neue oder geänderte Informationen aus
der ERP-Lösung in Echtzeit an die Notes-Anwendung weiter.
Die Komponente it.DMS-connect übermittelt E-Mails mitsamt Anhängen direkt aus Notes nach SAP. Die
Mails lassen sich klassifizieren und im SAP-eigenen Dokumentenmanagement-System ablegen.
Kategorie: SAP-Integration
Aktuelle Version: it.smart-connect 2.0
Hersteller: itelligence
Website: http://it-smart-connect.itelligence.de13
Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 7, SAP
Zielruppe: Unternehmen jeder Größe, die Daten zwischen Notes und SAP austauschen möchten.
» TimeFleX
5
TimeFlex stellt innerhalb von Notes die Termine von
Mitarbeitern und die belegten Ressourcen dar.
Foto: SDFE
Einen Gruppenkalender für kleine und große Notes-Umgebungen stellt Anbieter SDFE mit seinem Produkt
TimeFleX zur Verfügung. Der in Notes integrierte Kalender bietet den Anwendern eine Jahres-, Monats-,
Wochen und Tagesansicht und ist sowohl für den Einsatz in einzelnen Teams als auch im gesamten
Unternehmen geeignet. TimeFlex benötigt keine zeitgesteuerten Agenten zum Sammeln von Daten aus den
Mail-Datenbanken. Somit werden auch keine redundanten Informationen erzeugt. Die Lösung reift direkt auf
die Datenbanken der Endanwender oder die in Notes vorhandene Busytime zu.
Zu den Funktionen zählen unter anderem:
» Skalierbare Ausdrucke aller Kalenderansichten
» Benutzerdefinierte Gruppenkalender-Konfigurationen sind möglich
» Farbzuordnung nach Mitarbeiter oder Kategorie
» On-the-fly-Filtereinstellungen zur Auswahl der darzustellenden Einträge
» Mehrsprachigkeit
» Dynamisches Anpassen des Layouts an die Fenstergröße
» Integrierte internationale Feiertagsverwaltung
» Offline-Betrieb möglich
» Multi-Domain-Integration
Kategorie: Büroorganisation
Aktuelle Version: TimeFleX 5.1.18
Hersteller: SDFE
Website: www.sdfe.de14
Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche
» SL Print for Notes
6
Innerhalb von Notes stehen dem Anwender
verschiedene Druckoptionen zur Verfügung – die
passende Anwendung für das Dokument muss dabei
nicht auf seinem PC installiert sein.
Foto: Schleicher System
Im Standard bietet Lotus Notes nur wenige Möglichkeiten, Dokumente automatisiert auszudrucken. In der
Regel muss der Anwender erst die passende Applikation öffnen, um elektronische Schriftstücke zu drucken,
die er als Mail-Anhänge erhält. Das kann sehr zeitaufwändig werden – vor allem wenn er regelmäßig viele
Dokumente wie etwa Produktinformationen bearbeiten muss. SL Print for Notes erweitert das Lotus-System
um die Möglichkeit, Texte oder Tabellen in automatisierter Weise auf Papier zu bringen.
Die Software stellt dem Anwender innerhalb seiner Mailbox eine Funktion zum Druckaufruf zur Verfügung.
Diese bietet ihm verschiedene Möglichkeiten – etwa für die Auswahl der richtigen Druckers, den Druck der
eigentlichen E-Mail oder ihrer abschließenden Löschung. Anschließend wird er Job an den Domino-Server
übergeben. Dieser überprüft nun die Dokumente auf weitere Verweise und Anhänge und druckt das
Gewünschte über das Netzwerk aus. Die Standardanwendungen müssen somit nur auf dem Server
vorhanden und lizenziert sein.
Kategorie: Dokumentenmanagement
Aktuelle Version: SL Print for Notes 2.1
Hersteller: Schleicher System
Website: www.schleicher-systemag.de15
Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab 6.5
Zielruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche, bei denen ein starker und regelmäßiger Austausch von
Dokumenten stattfindet
» Creator
7
Mit dem Creator von Conet lassen sich Inhalte aller Art
auf Web-Seiten publizieren – neben Bildern und Texten
auch Videos.
Foto: Conet Solutions
Mithilfe von Creator lässt sich der Notes-Client als Werkzeug für die Verwaltung von Web-Content nutzen.
Laut Anbieter Conet können Anwender damit die Inhalte von Internetseiten einfach erzeugen und pflegen –
ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung oder einer externen Agentur. Die Software erfordert keine
besonderen technischen Kenntnisse. Der gesamte Lebenszyklus der Inhalte wird abgedeckt.
Das Produkt liefert die notwendigen Funktionen für das Management von Online-Inhalten: zum Beispiel die
Trennung von Inhalt, Struktur und Layout sowie die Personalisierung des Web-Contents. Integriert ist ein
Workflow-System für Genehmigungsvorgänge, Benachrichtigungen oder die Archivierung der Inhalte. Das
System unterstützt mehrsprachige Web-Seiten inklusive internationaler Zeichensätze per UTF-8. Zudem
lassen sich externe Datenquellen wie die SAP Business Suite integrieren.
Kategorie: Web-Contentmanagement
Aktuelle Version: Creator 8.3
Hersteller: Conet Solutions
Website: www.conetmediasuite.de16
Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes
Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche, die ein Domino-basiertes Intra-, Extranet oder Portal
aufbauen wollen
» Pavone KnowledgeGateway
KnowledgeGateway legt die Inhalte von E-Mails dort
hin, wo sie wirklich gebraucht werden. Im richtigen
Zusammenhang abgespeichert, lassen sich die
8
Informationen später schneller wiederfinden.
Foto: Pavone
Die Inhalte von E-Mails, die im Unternehmen eintreffen, haben meist keinen persönlichen Charakter,
sondern sind von allgemeinem Interesse. Daher kann es sinnvoll sein, die elektronische Post nicht in der
Mail-Datenbank des Empfängers abzulegen, sondern in teamfähigen Datenbanken, die bestimmten
Gruppen, Abteilungen, Prozessen oder Projekten zugeordnet sind.
Mit dem KnowledgeGateway lassen sich die digitalen Nachrichten, die über Lotus Notes empfangen oder
versendet werden, per Knopfdruck an die passenden Ablageorte verschieben. Anbieter Pavone verspricht,
dass sich auf diese Weise unter anderem die Suchzeiten nach bestimmten Informationen reduzieren lassen.
Dazu tragen unter anderem auch Lesezeichen bei, mit denen ausgewählte Mitarbeiter auf die abgelegten
Dokumente in einer Ziel-Datenbank hingewiesen werden. Generell lassen sich sämtliche Datenbanken in
einem Unternehmen als Ziel-Datenbanken festgelegen. Der KnowledgeGateway wird über eine Symbolleiste
gesteuert, die sich automatisch im Notes-Client installiert.
Kategorie: E-Mail-Management
Aktuelle Version: KnowledgeGateway 9.6
Hersteller: Pavone
Website: www.pavone.de17
Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen jeder Branche
http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/
http://www.computerwoche.de/schwerpunkt/u/Unified-Communications.html
3 http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/sametime/
4 http://www.computerwoche.de/schwerpunkt/w/Web-2.0.html
5 http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/connection/
6 http://www.computerwoche.de/schwerpunkt/d/Dokumenten-Management.html
7 http://www.computerwoche.de/schwerpunkt/p/Projekt-Management.html
8 http://www.computerwoche.de/schwerpunkt/c/CRM.html
9 http://www.cryptshare.com/
10 http://www.ulc.de/
11 http://www.weilgut.de/
12 http://www.ferrari-electronic.de/
13 http://it-smart-connect.itelligence.de/
14 http://www.sdfe.de/
15 http://www.schleicher-systemag.de/
16 http://www.conetmediasuite.de/
17 http://www.pavone.de/
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