Die Einhaltung von Konfliktmi

Die Einhaltung
von Konfliktmineraliengesetzen
als Wettbewerbsvorteil
Roadmap für den Aufbau
der notwendigen
Fähigkeiten für erfolgreiche
Compliance
Von ChainLink Research
Gesponsert von PTC
September 2013
© ChainLink Research 2013 – Alle Rechte vorbehalten.
Inhalt
Folgen des Konfliktmineraliengesetzes Dodd-Frank Section 1502 ........................................................1
Warum ein Bürgerkrieg in Afrika Beschaffungsverordnungen in den USA verursacht ............................ 1
Tausende Unternehmen sind betroffen ................................................................................................... 3
Bezug aus der DRC-Region zur Förderung der regionalen Wirtschaft ...................................................... 3
Der Prozess ............................................................................................................................................... 4
Status „Undeterminable“ ...................................................................................................................... 5
Vorgelagerte und nachgelagerte konfliktfreie Hüttenwerke................................................................... 6
EICC/GeSI-Vorlage für die Meldung von Konfliktmineralien ................................................................ 7
Due Diligence und das OECD-Framework ................................................................................................. 8
Der Compliance-Termin rückt näher – die Zeit läuft! ............................................................................... 9
Aufbau der notwendigen Fähigkeiten für erfolgreiche Compliance .................................................... 10
Funktionsübergreifendes Team aufbauen .............................................................................................. 10
Ganzheitliche(s) Materialkonformitätsprogramm und -plattform definieren ....................................... 10
Anpassungsfähigkeit ........................................................................................................................... 11
Automatisierten Ansatz aufbauen .......................................................................................................... 12
Warum ein automatisierter Ansatz notwendig ist.............................................................................. 12
Wichtige Merkmale einer Automatisierungsplattform ...................................................................... 12
Produktentwicklungs- und Zuliefererverwaltungsprozesse integrieren ................................................ 14
Jenseits der Compliance: Wettbewerbsvorsprung aufbauen ................................................................. 14
Zusammenfassung ........................................................................................................................... 15
Anhang A: Ressourcen...................................................................................................................... 15
Ressourcen rund um das Thema Konfliktmineralien .............................................................................. 15
Anforderungen für Groß- und Einzelhandel ........................................................................................... 17
SEC-Ablaufdiagramm .............................................................................................................................. 18
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
Folgen des Konfliktmineraliengesetzes Dodd-Frank Section 1502
Warum ein Bürgerkrieg in Afrika Beschaffungsverordnungen in den USA
verursacht
In der Demokratischen Republik Kongo tobt
seit über 50 Jahren ein brutaler Bürgerkrieg.
Dieser Konflikt wird zu großen Teilen mit
illegalen Minen finanziert, die von den
verschiedenen Kriegsparteien betrieben
werden.1 Das dort gewonnene Erz landet in
einer Vielzahl von Produkten, die von
Konsumenten und Unternehmen genutzt
werden. Indirekt wird die anhaltende
Brutalität also von Konsumenten und
Unternehmen finanziert.
Bedeutung für Vorstände
Laut Section 1502 müssen das Formular SD und, falls
zutreffend, ein Konfliktmineralien-Report von einem
hochrangigen Unternehmensvertreter unterschrieben
werden. Für Einreichungen mit falschen oder
irreführenden Informationen kann die SEC Sanktionen
verhängen. Die Nichteinhaltung kann darüber hinaus
zu negativer Publicity, Boykottaufrufen durch
Verbraucherschützer sowie die Bevorteilung von
Konkurrenzprodukten führen, in denen nachweislich
keine Mineralien aus Konfliktgebieten verwendet
werden. Für Zulieferer kann die Einhaltung dieses
Gesetzes Voraussetzung für die Aufrechterhaltung der
Geschäftsbeziehung sein.
Im Bemühen, dieser unerwünschten
Finanzierung des Bürgerkriegs einen Riegel
vorzuschieben, wies Section 1502 des DoddFrank Wall Street Reform and Consumer Protection Act (P.L. 111-203) die SEC (Securities and Exchange
Commission) an, Regeln zu definieren und durchzusetzen, damit aktiennotierte Unternehmen die
Verwendung dieser so genannten „Konfliktmineralien“ offenlegen müssen. Section 1502 bezieht sich auf
vier meldepflichtige Konfliktmineralien: Wolfram, Zinn, Tantal und Gold. Diese werden häufig auch als 3TGMineralien bezeichnet. Die Verwendung von Konfliktmineralien wird nicht direkt verboten. Es geht lediglich
darum, Unternehmen, die solche Stoffe verwenden, durch die namentliche Nennung dazu zu bewegen, auf
konfliktfreie Quellen zurückzugreifen.
1
Im April 2001 veröffentlichte die Expertengruppe der Vereinten Nationen den Report on the Illegal Exploitation of Natural Resources and Other
Forms of Wealth of the Democratic Republic of Congo. Sie kam zu dem Schluss, dass die illegale Ausbeutung der Boden- und Naturschätze der
Demokratischen Republik Kongo mit alarmierender Geschwindigkeit vonstatten geht… Aufgrund dieser illegalen Ausbeutung stehen der RPA
(Rwandese Patriotic Army) enorme Finanzmittel zur Verfügung und konnten sich führende Militärführer und Zivilisten in Uganda persönlich
bereichern.
1
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
Quelle: ChainLink Research
Abbildung 1: Beispiele für Produkte, die 3TG-Konfliktmineralien
enthalten können
2
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
Tausende Unternehmen sind betroffen
Die SEC segnete die endgültige Regelung am
22. August 2012 ab, über 16 Monate nach
Ablauf der Frist am 15. April 2011, die
eigentlich vom Gesetzgeber vorgegeben war.
Sie gilt für jede Meldung an die SEC gemäß
Section 13(a) oder 15(d) des Securities
Exchange Act von 1934, sobald
Konfliktmineralien bei der Produktion der
selbst hergestellten oder in Auftrag
gegebenen Produkte verwendet werden.
Nach Schätzungen der SEC sind etwa 6.000
Unternehmen betroffen, und damit eine
riesige Produktpalette aus verschiedensten
Branchen wie Elektronik/Hightech,
Gebrauchsgüter/Hausgeräte,
Automobilindustrie, Maschinen- und
Anlagenbau, Luft-/Raumfahrt und
Verteidigungsindustrie sowie Konsumgüter,
Schmuck, Medizintechnik und
Halbleitertechnik.
Bezug aus der DRC-Region zur
Förderung der regionalen
Wirtschaft
Und die Zulieferer?
Meldepflichtige Unternehmen werden sich mit ihren
Zulieferern in Verbindung setzen und diese auffordern,
das Vorhandensein möglicher Konfliktmineralien in den
gelieferten Komponenten und Materialien zu melden und
deren Herkunft offen zu legen. Schätzungen zu Folge wird
die Zahl der betroffenen Zuliefererfirmen in die
Hunderttausende gehen.
Große Zulieferer müssen mit Hunderten solcher Anfragen
rechnen.2 Um sie zu beantworten, müssen die Zulieferer
einen ähnlichen Prozess durchlaufen wie die Produzenten,
die die Anfrage stellen. Sie müssen feststellen, in welchen
Produkten potenzielle Konfliktmineralien enthalten sein
könnten, das Ursprungsland ermitteln und bei ihren eigenen
Lieferanten eine Due Diligence-Prüfung durchführen. Diese
Anforderung zieht sich also wie eine Welle von ReportingVorgaben bis zurück zu den Hüttenwerken. Viele der in
diesem Dokument beschriebenen Prozesse und Systeme sind
hilfreich für Zulieferer, die die Compliance-Anforderungen
möglichst effektiv erfüllen möchten.
Zulieferer, die zu langsam reagieren, keine vollständigen
Informationen vorlegen oder die vorgelegten Informationen
nicht belegen können, müssen damit rechnen, dass viele
ihrer Kunden sie niedriger bewerten und möglicherweise
sogar die Zusammenarbeit beenden. Selbst wenn diese
Unternehmen also keine Sanktionen der SEC zu befürchten
haben, gibt es doch gute Gründe, die Compliance ernst zu
nehmen, um die Beziehungen mit diesen Kunden und die
damit verbundenen Erträge zu schützen.
Unternehmen könnten versucht sein,
überhaupt keine Waren mehr aus der
DRC-Region zu beziehen, um die Due
Diligence-Belastung durch die SEC-Regelung
zu vermeiden. Allerdings ist diese Vorgehensweise abzulehnen, da dies de facto einem Embargo
gleichkommen würde, von dem Millionen Menschen in dieser Region betroffen wären, deren
Lebensunterhalt direkt oder indirekt vom legalen Abbau abhängt, der den Konflikt nicht finanziert.
Unternehmen, die durch soziale Verantwortung ein positives Image aufbauen und pflegen möchten,
müssen eine Möglichkeit finden, die notwendigen Due Diligence-Maßnahmen für ihre Produktlinien
effizient durchzuführen, trotz kontinuierlicher Veränderungen an ihrem Produkt-Portfolio. Dies ist keine
leichte Aufgabe, aber mit den richtigen organisatorischen Fähigkeiten ist Due Diligence ohne übermäßige
Kosten möglich.
2
Glücklicherweise steht mit der Conflicts Mineral Reporting Template (CMRT) EICC-GeSI eine standardisierte und weit verbreitete Methode für
Zulieferer zur Verfügung, ihre Antwort zu übermitteln.
3
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
Der Prozess
Die SEC stellt in ihrer Regelung den Prozess mit einem ausführlichen Ablaufdiagramm dar. Eine vereinfachte
Version lässt sich in fünf Schritten wie in Abbildung 3: Konfliktmineralien –Prozess-Ablaufdiagramm,
abgeleitet von der endgültigen SEC-Regelung darstellen:
1) Ermitteln der Anwendbarkeit: Zuerst stellen die Unternehmen fest, ob 3TG-Mineralien in ihren
Produkten enthalten sind (unabhängig von deren Herkunft) bzw. für die Produktion der Produkte
verwendet werden. Ist dies nicht der Fall, müssen sie keine Meldung machen.
2) Angemessene Ursprungslandsprüfung:
Falls in den Produkten oder
Herstellungsprozessen 3TG-Mineralien
enthalten sind oder verwendet werden,
müssen die Unternehmen prüfen, dass
diese nicht aus der so genannten „DRCRegion“ stammen (siehe Abbildung 2: Die
DRC-Region besteht aus neun Ländern).3
In der SEC-Regelung ist genau definiert,
wie eine „angemessene
Ursprungslandsprüfung (Reasonable
Country of Origin Inquiry, RCOI)“
auszusehen hat.4 Die Unternehmen
dürfen sich dabei ausschließlich auf
Aussagen ihrer Zulieferer bezüglich des
Herkunftslandes verlassen, sofern sie
eventuelle Warnzeichen oder andere
Umstände berücksichtigen, die ein
Hinweis darauf sein könnten, dass die
Konfliktmineralien möglicherweise aus
den unter die Regelung fallenden Ländern
stammen könnten und nicht aus
Recycling- oder Schrottquellen kommen.“
Abbildung 2: Die DRC-Region besteht aus neun
Falls keiner der Stoffe aus der DRC-Region
Ländern
stammt, reicht eine „zusammenfassende Offenlegung (Summary Disclosure, Formular SD)“ aus.5
3) Due Diligence: Falls Konfliktmineralien in den Produkten des Unternehmens aus der DRC-Region
stammen, ist eine Due Diligence-Prüfung durchzuführen, um zu ermitteln, ob die Bezugsminen
konfliktfrei arbeiten. Anschließend muss ein Konfliktmineralien-Report an die SEC eingereicht werden.
Dieser muss von einer unabhängigen Instanz geprüft werden.6
3
Die DRC-Region besteht aus der Demokratischen Republik Kongo (DRC) und den folgenden neun „unter die Regel fallenden Ländern“: Angola,
Burundi, Zentralafrikanische Republik, Ruanda, Südsudan, Tansania, Republik Kongo, Uganda und Sambia. Viele Konfliktmineralien werden über
diese Nachbarländer verkauft. Der Handel mit vielen Konfliktmineralien findet über diese angrenzenden Länder statt.
4
Weitere Einzelheiten zur RCOI finden Sie in Section II.D der endgültigen Regelung: „Determining Whether Conflict Minerals Originated in the
Democratic Republic of the Congo or Adjoining Countries and the Resulting Disclosure.“
5
Betroffene Aktiengesellschaften müssen jeweils bis 31. Mai des Jahres mithilfe von Formular SD offenlegen, ob sie im Vorjahr Konfliktmineralien
verwendet haben oder nicht.
6
Ein Audit ist nicht erforderlich, wenn 100 % der Produkte den Status „Undeterminable“ (Unbestimmbar) haben. Wird jedoch nur ein einziges
Produkt als konfliktfrei oder nicht konfliktfrei eingestuft, muss automatisch ein Audit durchgeführt werden.
4
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
4) Statusermittlung: Anhand der oben beschriebenen Schritte ermittelt das Unternehmen, ob es
meldepflichtig ist, ob seine Produkte konfliktfrei sind und ob ein Audit erforderlich ist.
5) Einreichung: Das Unternehmen reicht die Meldung bei der SEC ein und veröffentlicht dies für die Dauer
eines Jahres auf der Unternehmens-Website.
Abbildung 3: Konfliktmineralien –Prozess-Ablaufdiagramm, abgeleitet von der endgültigen SEC-Regelung
Status „Undeterminable“
Angesichts der Herausforderungen, die mit diesem Übergang verbunden sind, gestattet die SEC Meldungen
mit dem Status „DRC conflict undeterminable“, wenn es einem Unternehmen zunächst nicht möglich ist,
festzustellen, ob die verwendeten 3TG-Mineralien für die Finanzierung bewaffneter Gruppen in den unter
die Regelung fallenden Ländern genutzt wurden oder ihnen sonst zugute kamen. Größere Unternehmen7
dürfen den Status „Undeterminable“ für 2014 und 2015 (Reporting 2016) verwenden, nicht später. Kleinere
Unternehmen dürfen den Status noch längstens bis 2017 (Reporting 2018) verwenden. Dadurch werden
die Unternehmen in keiner Weise von ihrer rechtlichen Pflicht entbunden, die Herkunft sorgfältig zu
untersuchen. Auch in der Übergangszeit müssen alle betroffenen Unternehmen (große und kleine) den
vollständigen Prozess befolgen, der oben beschrieben wurde, und nachweisen, dass sie eine sorgfältige
Ursprungslandsprüfung und Due Diligence durchgeführt haben.
7
Gemäß SEC gelten meldepflichtige Unternehmen mit mehr als 75 Millionen US-Dollar an Aktien im Streubesitz bzw., falls der Streubesitz nicht
ermittelt werden kann, Unternehmen mit einem Umsatz von über 50 Millionen US-Dollar, als größere Unternehmen
5
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
Vorgelagerte und nachgelagerte
konfliktfreie Hüttenwerke
Die Lieferkette für Konfliktmineralien lässt sich
in einen vorgelagerten und einen
nachgelagerten Teil untergliedern. Die
Hüttenwerke bilden den Mittelpunkt, durch den
alle Wege laufen (siehe Abbildung 4).
Quelle: ChainLink Research
Abbildung 4: Vereinfachte schematische Darstellung der Lieferkette für Konfliktmineralien
Aufgrund der zentrale Rollen der Hüttenwerke haben die Electronic Industry Citizenship Coalition (EICC)
und die Global e-Sustainability Initiative (GeSI) das Programm Conflict-Free Smelter (CFS) ins Leben
gerufen, bei dem eine unabhängige Instanz das
Hüttenwerk und die Beschaffungsaktivitäten der
Veredler evaluiert, um festzustellen, ob alle
verarbeiteten Erze aus konfliktfreien Minen stammen.
Bei der Untersuchung werden unter anderem die
Richtlinien und der Verhaltenskodex des
Unternehmens, eine vollständige Materialanalyse der
gekauften Materialien, die Minenstandorte sowie die
Einhaltung der Recycling-Richtlinien bei recycelten
Materialien auf den Prüfstand gestellt. Dieses
Programm ist eine Möglichkeit, die Lieferkette so zu
verzweigen, dass eine klare Trennung von Arbeitskraft
und Due Diligence-Verantwortung zwischen
vorgelagertem und nachgelagertem Teil der Lieferkette
möglich ist, sodass die Hersteller von der Pflicht, die
Beweismittelkette bis zurück zu den Minen zu prüfen, entbunden werden. Stattdessen können sich die
Hersteller ganz darauf konzentrieren, zu bestätigen, dass ihre Zulieferer ihre Ware nur von zertifizierten
konfliktfreien Hüttenwerken (Conflict-Free Smelters, CFS) beziehen.
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
EICC/GeSI-Vorlage für die Meldung von Konfliktmineralien
EICC und GeSI haben darüber hinaus eine Vorlage für die Meldung von Konfliktmineralien (Conflict Minerals
Reporting Template, CMRT)8 für die Erhebung von Compliance-Daten und die Berichterstellung. Die Vorlage
ist eine Möglichkeit, die große Anzahl von kundenspezifischen Formaten zu reduzieren oder ganz zu
vermeiden, die sonst anfallen würde. Auch die Effizienz und Effektivität (die Anzahl der erfolgreich
eingeholten Antworten) der Dateneinholung von Zulieferern wird deutlich erhöht, sei es durch die
Unternehmen selbst oder durch andere vorgelagerte Zulieferer im Rahmen ihrer eigenen Due DiligenceMaßnahmen. Ein standardisiertes System ermöglicht die Automatisierung der Datensammlung, sofern die
nachfolgend unter „Aufbau der notwendigen Fähigkeiten für erfolgreiche Compliance“ erörterten Prozesse
und Systeme vorhanden sind.
Abbildung 5: Screenshot eines Teils der EICC/GeSI-Vorlage
8
Die Vorlage hat bereits mehrere Versionen durchlaufen. Das Hauptaugenmerk lag auf Einfachheit und Standardisierung.
7
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
Due Diligence und das OECD-Framework
Ein Unternehmen, das feststellt, dass seine Produkte Konfliktmineralien aus der DRC-Region enthalten oder
enthalten könnten, muss mithilfe von Due Diligence-Maßnahmen prüfen, ob diese Mineralien aus Minen
stammen, die den Konflikt finanzieren oder unterstützen. Due Diligence bedeutet laut endgültiger
SEC-Regelung, dass ein Unternehmen nach einem national oder international anerkannten Due DiligenceFramework vorgeht. In der endgültigen Regelung heißt es ausdrücklich: „Die ‘Due Diligence Guidance for
Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas’ der OECD erfüllt unsere
Kriterien für Due Diligence.“ Die OECD-Richtlinien sind deshalb ein wichtiges Werkzeug für die zuverlässige
Einhaltung der SEC-Verordnungen.
Das OECD-Framework gilt für alle Unternehmen in allen Prozessabschnitten. Obwohl sich viele der
Maßnahmen und Richtlinien für vorgelagerte Unternehmen von denen für nachgelagerte Unternehmen
unterscheiden, sind beide in einem fünfstufigen Rahmenwerk geregelt. In den Richtlinien wird angegeben,
welche Teile jedes einzelnen Schritts für alle Unternehmen gelten, welche sich nur auf nachgelagerte oder
vorgelagerte Firmen beziehen und welche nur für einen kleinen, sehr spezifischen Teil der
Wertschöpfungskette relevant sind (beispielsweise Richtlinien, die sich ausschließlich auf örtliche
Mineralienexporteure, Hüttenwerke oder Händler beziehen). Nachfolgend sehen Sie die fünf Schritte in der
Zusammenfassung, wobei speziell auf die Richtlinien für nachgelagerte Unternehmen eingegangen wird.
1. Aufbau leistungsfähiger Managementsysteme: Führen Sie verpflichtende Lieferkettenrichtlinien für
Konfliktmineralien ein. Etablieren Sie ein System, das die Identifizierung der Hüttenwerke in der
Mineralienlieferkette des Unternehmens erlaubt. Bewahren Sie alle Unterlagen mindestens fünf
Jahre auf (am besten in elektronischer Form). Verankern Sie Vorgaben und Nachvollziehbarkeit in
Lieferverträgen. Definieren Sie Beschwerde-/Whistleblower-Mechanismen.
2. Identifizierung und Bewertung von Risiken: Identifizieren Sie Hüttenwerke und Veredler in Ihrer
Lieferkette. Bewerten Sie die Due Diligence-Praktiken von Hüttenwerken (möglich durch
Branchenkooperationen wie über das CFS9-Programm).
3. Reaktion auf Risiken: Melden Sie Ihre Erkenntnisse an den Vorstand. Wirken Sie auf Zulieferer ein,
die Risiken von vornherein am effektivsten mindern können. Überwachen und verfolgen Sie die
Risikominderungsmaßnahmen, und passen Sie diese ggf. an.
4. Audit von Hüttenwerken: Führen Sie eine unabhängige Prüfung des Due Diligence-Programms des
Hüttenwerks/Veredlers durch, beispielsweise über das CFS-Programm.
5. Öffentliche Berichterstattung: Berichten Sie, vorzugsweise in einem jährlichen Nachhaltigkeits- oder
CSR-Bericht, über Ihr Due Diligence-Programm, beispielsweise: Unternehmensrichtlinien,
Zuständigkeiten beim Management, Maßnahmen zur Identifizierung von Hüttenwerken/Veredlern
und deren Due Diligence-Maßnahmen, Problemminderung sowie Veröffentlichung der AuditBerichte.
9
Conflict Free Smelter-Programm der EICC/GeSI
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
Der Compliance-Termin rückt näher –
die Zeit läuft!
Die erste Jahresmeldung für das Kalenderjahr 2013 ist am
31. Mai 2014 fällig. Unternehmen, die auditiert werden
müssen, müssen ihre Berichte bereits bis 1. März 2014
fertig stellen. Deshalb müssen Unternehmen jetzt
Daten sammeln und ihre organisatorischen Fähigkeiten
aufbauen, um die Frist einhalten zu können.10 Der Aufbau
der richtigen Fähigkeiten ist keine einfache Aufgabe
und sollte, sofern noch nicht geschehen, umgehend
angegangen werden. Glücklicherweise gibt es heute
hervorragende Systeme und Prozesse, um die Einhaltung
mit angemessenen Ressourcen zu bewältigen. Und diese
Systeme und Prozesse können auch dazu genutzt werden,
einen Wettbewerbsvorsprung auszubauen.
10
In der Regelung gibt es eine Art Altfallregelung, die Konfliktmineralien, die sich vor dem 31. Januar 2013 „außerhalb der Lieferkette“ befanden,
von den Meldepflichten befreit. Für alle 3TG-haltigen Materialien, die nach diesem Stichtag erworben wurden, muss die Herkunft gemeldet
werden.
9
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
Aufbau der notwendigen Fähigkeiten für erfolgreiche
Compliance
Wie bei jeder neuen Verordnung oder Anforderung müssen die entsprechenden Fähigkeiten aufgebaut werden.
Hierfür muss funktionsübergreifend ein systematisches, skalierbares, anpassbares und automatisiertes Konzept
erarbeitet werden. Die folgende Grafik zeigt die Roadmap für den Aufbau dieser Fähigkeiten:
Quelle: ChainLink Research
Abbildung 6: Roadmap für Fähigkeiten
Funktionsübergreifendes Team aufbauen
Die Einhaltung von Section 1502 erfordert andere
Maßnahmen, als sonst für die SEC üblich. Sie
erfordert Fachwissen und Systeme aus mehreren
Unternehmensbereichen wie Finanzwesen,
Wirtschaftsprüfung, Compliance, technischer
Entwicklung/Konstruktion, Rechtswesen sowie
Einkauf/Beschaffung. Eine starke,
funktionsübergreifende Integration von
technischer Entwicklung, Einkauf und Beschaffung,
Rechtswesen und Compliance bildet eine solide
Grundlage. Die Aufgabenstellung unterscheidet
sich nicht wesentlich von anderen, die ebenfalls
mehrere Funktionsbereiche betreffen, wie zum
Beispiel Design for Service oder Design for
Sustainability. Erfolgreiche Unternehmen klären
ihre Lieferanten auf und stellen Follow-UpProgramme und -Mechanismen bereit.
Ganzheitliche(s) Materialkonformitätsprogramm und -plattform definieren
Neben Section 1502 gibt es eine vielfältige und wachsende Liste von Verordnungen für Materialien,
Produkte und Zulieferer, beispielsweise RoHS, REACH, WEEE usw. Die Einhaltung der einschlägigen
Verordnungen ist Voraussetzung für den legalen Verkauf von Produkten in den USA, der EU und anderen
bedeutenden Märkten. Ein Unternehmen, das alle Umwelt- und Nachhaltigkeitsvorgaben mit Bravour
erfüllt oder sogar übertrifft, kann dies auch für seine Markenpolitik und den Kundenservice nutzen
(schnelle, sorgfältige und genaue Antworten auf Anfragen bezüglich Compliance- und Materialdaten).
10
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
Es macht keinen Sinn, für jede dieser Verordnungen eigene Systeme und Prozesse zu nutzen. Stattdessen
sollte ein gemeinsames Programm bzw. eine allgemeine Plattform mit eigenen Prozessen eingesetzt
werden, die alle Bereiche der Materialverordnungen und -konformität abdecken. Ein Programm, das all
diese Verordnungen abdeckt, treibt die kontinuierliche Weiterbildung und Verbesserung voran, da die bei
einem Compliance-Programm gewonnenen Erfahrungen oft auch für das nächste gelten. Mithilfe von
Prozessen wie Verträgen und Zahlungen lässt sich die Einhaltung sicherstellen. Beispielsweise sollen die
Anforderungen gemäß Section 1502 höchstwahrscheinlich in Verträgen, Lieferantenbewertungen und vor
allem in Konstruktionsspezifikationen festgehalten werden. Durch eine gemeinsame Plattform lassen sich
Skalen- und Synergieeffekte in all diesen Bereichen erzielen.
Anpassungsfähigkeit
Verordnungen und Leistungsziele verändern
Mit einer Plattform, die Änderungen an Verordnungen
sich im Lauf der Zeit. Die OECD-Richtlinien,
automatisch verfolgt und sich entsprechend anpasst,
die GeSI/EICC-Vorlage und alle
entfällt für Unternehmen die Notwendigkeit, die
Konfliktmineralienprogrammen und anderen
Industriestandards werden sich naturgemäß
entsprechenden Regelwerke ständig zu überwachen.
ebenfalls weiterentwickeln. Laut Regelung
Außerdem sinken dadurch die Kosten für die
werden Konfliktmineralien und unter die
Anpassung und die Gefahr der Nichteinhaltung.
Regelung fallende Länder vom USAußenministerium definiert.
Das Außenministerium kann beide Listen ändern, wenn entsprechende Hinweise vorliegen. In diesem Fall
müssten die Unternehmen ihr Compliance-System entsprechend anpassen.
Die Europäische Kommission beabsichtigt, Ende 2013 ebenfalls einen Vorschlag für eine
Konfliktmineralienverordnung zu veröffentlichen. Es gibt Anzeichen dafür, dass davon mehr Mineralien
(z. B. auch Zink, Kupfer und Lithium) und mehr Regionen (z. B. Afghanistan, Argentinien) abgedeckt werden
als vom US-amerikanischen Gesetz. Der Entwurf des
kanadischen Conflict Minerals Act (C-486) weist ebenfalls
Unterschiede auf. So deckt er auch Schrott und recycelte
Metalle ab, erfordert Reporting auch von privaten
Unternehmen, schließt sämtliche Derivate von
Wolframit-, Coltan- und Cassiteriterzen (zusätzlich zu
Wolfram, Tantal und Zinn) mit ein und gilt nicht nur
für Hersteller, sondern für alle, die diese Stoffe
abbauen, verarbeiten, kaufen/verkaufen oder
verwenden.
Andere Verordnungen verändern sich
ständig, ebenso wie andere Anforderungen an
das Produktverhalten. So ist die REACH-Liste mit
Kandidaten für Substances of Very High Concern
(SVHCs) von 45 im Dezember 2010 auf über 140 im August 2013 angewachsen. Compliance ist ein
bewegliches Ziel. Mit einer Plattform, die Änderungen an Verordnungen automatisch verfolgt und sich
entsprechend anpasst, entfällt für Unternehmen die Notwendigkeit, die entsprechenden Regelwerke
ständig zu überwachen. Außerdem sinken dadurch die Kosten für die Anpassung und die Gefahr der
Nichteinhaltung. Systeme, die ein breites und veränderliches Spektrum von Anforderungen an das
Produktverhalten unterstützen, bieten große Vorteile, die über die reine Compliance hinausgehen.
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
Automatisierten Ansatz aufbauen
Warum ein automatisierter Ansatz
notwendig ist
Die Automatisierung von Compliance-Prozessen
spart nicht nur Geld, sondern entlastet auch die
wertvollen Mitarbeiter in technischer Entwicklung
und Einkauf, sodass sie mehr Zeit für strategische
Tätigkeiten haben.
Wie die meisten Gesetze schreibt auch der DoddFrank Act den Unternehmen nicht vor, wie sie
umzusetzen sind, … nur, dass sie sie einhalten
müssen. Unternehmen mit einem großen
Produkt-Portfolio müssen mit einer exponentiellen Zunahme des Aufwands rechnen:
Die Anzahl der Produkte (hunderte oder tausende) multipliziert mit der Anzahl der Teile in den Stücklisten
(zehn- bis hunderttausende) und der Anzahl der Zulieferer (tausende). Dieser Kreislauf ist nie zu Ende,
sondern läuft kontinuierlich weiter, wenn ältere Produkte eingestellt und neue eingeführt werden oder
Änderungen an den verwendeten Teilen oder Zulieferern durchgeführt werden.
Ein manueller Ansatz für die Lösung dieses Problems wäre für diese Unternehmen zu teuer und
zeitintensiv. Untersuchungen der National Association of Manufacturers, der SEC, von Tulane und IPC
zufolge liegen die Compliance-Kosten in der Regel zwischen 250.000 und 2.000.000 US-Dollar allein im
ersten Jahr, mit laufenden Kosten in Höhe von mehreren Hunderttausend US-Dollar im Jahr. Der Aufwand,
Ingenieure alle Stücklisten des Unternehmens nach Konfliktmineralien durchforsten zu lassen und
Mitarbeiter einzustellen, die alle Zulieferer kontaktieren, die notwendigen Formulare verschicken und alles
im Griff haben, kann überwältigend sein. Damit können die fähigsten Mitarbeiter des Unternehmens lange
Zeit beschäftigt sein. Unternehmen, die die wertvolle Zeit ihrer Ingenieure nicht für Compliance aufwenden
möchten, die ihnen dann für innovative Entwicklungen fehlt. Unternehmen möchten auch ihre Einkäufer
nicht damit beschäftigen, den ausgefüllten Formularen der Zulieferer hinterher zu jagen, statt strategische
Zuliefererbeziehungen aufzubauen und zu verbessern, die für den Unternehmenserfolg von Bedeutung
sind. Die Automatisierung dieser Prozesse mit einer Technologieplattform kann nicht nur Kosten sparen,
sondern auch Ihren Ingenieuren und Einkäufern mehr Freiräume schaffen für strategische Aufgaben.
Wichtige Merkmale einer Automatisierungsplattform
Die Technologie, für die Sie sich entscheiden, sollte die OECD-Richtlinien unterstützen und die EICC/GeSIVorlage für die Meldung von Konfliktmineralien für die systematische Datensammlung und Erfüllung der
SEC-Anforderungen verwendet. Sie sollten dabei auf folgende Fähigkeiten achten:
Automatische Datenerfassung
Vollständige Automatisierung: Automatisierung und Management des durchgängigen Prozesses für
Zuliefererabfragen/Datensammlung, Analyse und Compliance-Management.
Workflow: Eine Workflow-Plattform (mit Eskalationsmechanismus) zur Automatisierung des
Versands, Empfangs, der Aggregation, Validierung und Genehmigung der Antworten, inklusive
Erstellung und Management von Fragebögen, E-Mail-Integration und Portal.
Unterstützung von Standards: Möglichkeit, Datenerfassungsvorlagen nach Industriestandard
(z. B. IPC175x, EICC/GeSI-Vorlage für die Meldung von Konfliktmineralien) zu nutzen.
Flexible Datensammlung: Möglichkeit, Daten über Datenaustauschsysteme (z. B. IMDS) und
unabhängige Dienstleister direkt von Zulieferern einzuholen.
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
Flexible Datenmodell: Möglichkeit, sämtliche Compliance- und Produktdaten mit
unterschiedlichem Detaillierungsgrad zu sammeln und zu akzeptieren (z. B. zur Einbindung von
EICC/GeSI-Zuliefererdeklarationen, EICC/GeSI-Produktdeklarationen, ja/nein-Informationen und
vollständigen Materialinformationen).
Analyse- und Reporting-Funktionen
Dashboard: Aggregation
der Antworten in einer
Datenbank, mit
konfigurierbarer
Dashboard-Ansicht,
Definition von
Leistungsvorgaben,
Zielerreichungsstatus,
Lieferantenbewertungen
und verschiedenen
Analyseansichten.
Analytik: Möglichkeit, die
Compliance nach
Produktkonfiguration und
Quelle: PTC
Stückliste sowie noch genauer nach Teil, Produkt, Zulieferer, Geschäftseinheit,
Region und anderen Faktoren zu analysieren. Risikoanalysen wie gefährdete Teile, gefährdete
Risiken sowie gefährdete Umsätze sind von besonderem Wert.
Reporting: Generierung von Reports zum Nachweis der Einhaltung von Normen und Vorschriften,
für Kundendatenberichte, internes Management und technische Entwicklung.
Audit: Pflege und Verwendung (Suche, Reporting, Archivierung usw.) eines vollständigen Prüftrails
des Compliance-Verlaufs, beispielsweise sämtlicher Interaktionen mit Zulieferern.
Integration von Produktentwicklung
und Zuliefererverwaltung
Workbench-Integration der technischen Entwicklung: Integration in die Tools und Systeme der
Entwickler, beispielsweise für die Auswahl von Teilen, Materialien und Zulieferern während der
Entwicklung. Integration mit ECO-Tools. 11
Workbench-Integration der Beschaffung: Integration mit Beschaffungstools und -systemen wie
Supplier Discovery, Preisanfragen und Vertragsformulierung.
Integration der Zuliefererverwaltung: Integration der Tools und Systeme der Zuliefererverwaltung,
beispielsweise Performance-Management, Risikomanagement und Qualitätsmanagement für
Zulieferer.
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ECO = Engineering Change Order
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
Produktentwicklungs- und Zuliefererverwaltungsprozesse integrieren
Neben der richtigen Materialzusammensetzung gibt es noch viele weitere Leistungsvorgaben
für die Produkte, die ein Unternehmen herstellt. Hierzu gehören die Einhaltung des zulässigen
Höchstgewichts oder der zulässigen Höchstleistung, Kostenziele, CO2-Bilanz, Recyclingfähigkeit,
Ursprungsland, Lieferketten- und Zulieferer-Risikomanagement, Schwankungen der Rohstoffpreise, seltene
Erden, vertragliche Verpflichtungen gegenüber den Kunden, Emissionsnormen, Funkstörungen usw.
Die Compliance-Prozesse und das zugehörige System sollten daher sehr gut in den Produktentwicklungsund Zulieferermanagementprozess integriert werden. Einige Beispiele für diese Integration wären:
Einführung neuer Teile und Materialien: Bei
neuen Teilen und Materialien muss
automatisch ein Anfrageprozess ausgelöst
werden. Voraussetzung für die Zulassung
muss die Compliance sein.
Zuliefererqualifikation: Beim Onboarding
neuer Zulieferer sollte automatisch ein
Konfliktmineralien-Anfrageprozess ausgelöst werden.
Voraussetzung für die Zulassung muss die Compliance sein.
Performance-Management für Ingenieure: Die Einhaltung von
Konfliktmineralien- und anderen Verordnungen muss in die Leistungsmessgrößen für Ingenieure
und Konstrukteure aufgenommen werden.
Performance-Management für Zulieferer: Die Bewertungen und vierteljährlichen Reviews der
Zulieferer müssen die Einhaltung der Konfliktmineralienvorschriften beinhalten.
Verträge, Verhaltenskodex und Schulungen für Zulieferer: Verträge müssen explizite Klauseln über
die Daten zu Konfliktmineralien und sonstigen Themen enthalten, die von Zulieferern verlangt
werden. Compliance-Schulungen sollten in Schulungsprogramme für Zulieferer aufgenommen
werden.
Prozess für Änderungsanträge: Die Einreichung eines Änderungsantrags sollte einen
Anfrageprozess auslösen, um festzustellen, ob die Compliance von der Änderung betroffen ist.
Jenseits der Compliance: Wettbewerbsvorsprung aufbauen
Section 1502 im Dodd-Frank Act hätte es nie gegeben, wenn nicht die Bürger besorgt gewesen wären und
entsprechend aktiv geworden wären. Durch die Definition als Verordnung wird der Aufwand besser verteilt,
sodass nicht ein Unternehmen allein all diese Informationen sammeln muss. Im Laufe der Zeit wird die
gesamte Lieferkette mit eingebunden, wie es bereits bei vielen anderen Richtlinien der Fall war. Auf diese
Weise entstehen gute Informationsquellen, wodurch der Compliance-Aufwand für die Unternehmen sinkt.
Allerdings können die Vorgehensweisen zur Bewältigung dieser Probleme – und damit auch die
Ergebnisse – je nach Unternehmen unterschiedlich sein. Ein Unternehmen, das solide Fähigkeiten wie die
oben beschriebenen aufbaut, gewinnt mehr als nur die reine Einhaltung einer Verordnung. Es kann diese
Compliance mit deutlich geringerem Ressourcenaufwand erreichen. Es kann mit sich ändernden
Verordnungen und Produktanforderungen Schritt halten und sich viel schneller anpassen. Es kann das
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
Risiko der Nichteinhaltung, von Strafen und Rufschädigung drastisch reduzieren. Die Ingenieure verfügen
über Analysetools, mit denen sie im Handumdrehen Entwürfe erstellen können, die die Leistungs- und
Compliance-Vorgaben für das Produkt erfüllen und sogar übertreffen. Es kann seinen Einkäufern die Tools
zur Verfügung stellen, die sie für ein hoch automatisiertes Compliance-Management benötigen, sodass sie
mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten für das Unternehmen gewinnen. Sie können diese
organisatorischen Fähigkeiten also nutzen, um sich einen Wettbewerbsvorsprung aufzubauen.
Zusammenfassung
Unternehmen, die noch kein Compliance-Programm für Section 1502 in die Wege geleitet haben, laufen
Gefahr, die Verordnung nicht fristgerecht einhalten zu können. Mit den richtigen organisatorischen
Fähigkeiten, zu denen aufgeklärte funktionsübergreifende Teams, Informationsprogramme für Zulieferer
und Automatisierung gehören, kann der Prozess deutlich effizienter und zuverlässiger gestaltet werden.
Unternehmen, die diese Fähigkeiten jetzt aufbauen, sichern sich einen Wettbewerbsvorsprung, schaffen
ihren wertvollen Ressourcen Freiräume für die Entwicklung besserer Produkte für die Kunden und stärken
die Unternehmenserfolge.
Anhang A: Ressourcen
Ressourcen rund um das Thema Konfliktmineralien
Endgültige SEC-Verordnung für Konfliktmineralien: Die 356 Seiten starke endgültige Verordnung, die von
der SEC am 22. August 2012 veröffentlicht wurde, enthält eine Zusammenfassung des Entwurfs, der
erhaltenen Kommentare und der daraus resultierenden Änderungen in der endgültigen Verordnung. Des
Weiteren enthält sie Einzelheiten zu den notwendigen Schritten und eine Wirtschaftsanalyse.
OECD-Webseite zu Konfliktmineralien: Enthält Links zu verschiedenen Ressourcen, beispielsweise zur
neuesten Due Diligence Guidance und zum Downstream Implementation Report, der weiter unten
beschrieben wird.
OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and HighRisk Areas (Zweite Ausgabe): 119 Seiten starkes Dokument mit den weitläufig (unter anderem auch von der
SEC) anerkannten Fünf-Schritte-Richtlinien für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten bezüglich der
Beweismittelkette für 3TG-Mineralien aus der DRC-Region zum Nachweis konfliktfreier Bezugsquellen.
Downstream Implementation of the OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of
Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas: Final downstream report on one-year pilot
implementation of the Supplement on Tin, Tantalum, and Tungsten: 87 Seiten starkes Dokument mit den
Ergebnissen und Erkenntnissen eines einjährigen Pilotprogramms der Due Diligence-Richtlinien für
nachgelagerte Lieferkettenpartner.
EICC / GeSI Extractives and Conflict Minerals Resources: Enthält die CFS-Liste (Conflict-Free Smelter), die
CFS FAQ, das EICC-GeSI Due Diligence Request Template, das Extractives Work Group White Paper und
viele weitere Ressourcen.
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EICC / GeSI Conflict Minerals Reporting Template: Links zur aktuellen Version der standardisierten ExcelVorlage für die Sammlung von Informationen über Konfliktmineralien von Zulieferern.
Compliant Smelter and Refiner List: Eine Liste der von der EICC/GeSI zertifizierten konfliktfreien
Hüttenwerke und Veredler.
Conflict Minerals FAQ von PwC: Antworten auf eine Reihe von spezifischen Fragen zum Umfang der
Regelung sowie zu den Anforderungen an angemessene Ursprungslandsprüfung, Sorgfaltspflicht, Meldung
und Audit.
Interactive Version of SEC Flowchart: Interaktive Version des SEC-Ablaufdiagramms (siehe unten) von
Squire Sanders mit Links zu Erklärungen der verschiedenen Elemente.
ChainLink Supply Chain Risk Library: Bibliothek mit Forschungsberichten und Artikeln von ChainLink zu
Lieferketten- und Zuliefererrisiken.
Automotive Industry Action Group (AIAG): die AIAG-Seite zum Thema Konfliktmineralien enthält ein
Positionspaper und weitere Ressourcen der AIAG wie die AIAG Conflict Minerals Reporting Checklist,
Fallstudien, Häufig gestellte Fragen, eine Vorlage für die Kommunikation mit Zulieferern usw.
International Tin Research Institute (ITRI): ITRI hat die ITRI Tin Supply Chain Initiative (ITSCi) ins Leben
gerufen, eine gemeinsame Initiative, die vorgelagerten Unternehmen (von der Mine zum Hüttenwerk) hilft,
die Maßnahmen, Strukturen und Prozesse zu etablieren, die zur Einhaltung der OECD Due Diligence
Guidance (DDG) erforderlich sind, und zwar auf einer praktischen Ebene speziell für kleine und
mittelständische Unternehmen, Kooperativen und Kleinbergwerke.
World Gold Council (WGC): Informationen zum Conflict-Free Gold Standard.
Enough Project: Ein NGO-Zertifizierungs- und -Kampagnenprogramm für Konfliktmineralien.
International Conference on the Great Lakes Region (ICGLR): Eine zwischenstaatliche Organisation mit elf
Mitgliedsstaaten (Angola, Burundi, Zentralafrikanische Republik, Republik Kongo, Demokratische Republik
Kongo, Kenia, Uganda, Ruanda, Sudan, Tansania und Sambia), die den Pact on Security, Stability and
Development in the Great Lakes Region unterzeichnet haben. Im Juli 2013 gab sie den offiziellen Start von
regionalen Ursprungszertifikaten für Mineralien bekannt, „um die Öffentlichkeit in den Mitgliedsstaaten der
ICGLR und die internationale Gemeinschaft über die vorhandenen Herstellungsketten für konfliktfreie
Mineralien sowie die Notwendigkeit der Einhaltung der Normen des internationalen Marktes zu
informieren.“ Der ICGLR Regional Certification Mechanism bezieht sich auf die nachgelagerte Lieferkette
und zertifiziert die Beweismittelkette von den Hüttenwerken zu den Minen.
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Anforderungen für Groß- und Einzelhandel
Groß- und Einzelhändler sind nicht verpflichtet, für die von
ihnen eingekauften und vertriebenen Markenprodukte
Meldungen zu machen, die Konfliktmineralien enthalten
könnten. Für Private-Label-Produkte, die im Einzelhandel
einen immer größeren Anteil haben, ist es jedoch nicht ganz
so einfach. Es hängt davon ab, wie stark die
Einzelhandelskette auf die Herstellung der Produkte einwirken
kann. Wenn die Einzelhandelskette lediglich ihren Namen auf
ein generisches Produkt klebt, gilt dieses in der Regel nicht als
unter ihrer Kontrolle hergestellt. Gibt die Einzelhandelskette
hingegen Spezifikationen vor, prüft sie Prototypen und Muster
oder wirkt sie auf den Entwurf ein, fällt sie unter die Regelung
und muss alle Vorgaben erfüllen.
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Die Einhaltung von Konfliktmineraliengesetzen als Wettbewerbsvorteil
SEC-Ablaufdiagramm
Quelle: SEC-Veröffentlichung der endgültigen
Regelung
[Release No. 34-67716; File No. S7-40-10]
Abbildung 7: SEC-Ablaufdiagramm mit einer Übersicht über die endgültige Regelung
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Über ChainLink Research
ChainLink Research, Inc. ist ein Marktforschungsunternehmen, das sich auf die Lieferkette spezialisiert hat und
Führungskräften hilft, die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse und die Wettbewerbsfähigkeit durch die Verdeutlichung
praktischer Zusammenhänge, Auswirkungen, Hindernisse und Ergebnisse von Lieferkettenrichtlinien, -praktiken, -prozessen und
-technologien zu verbessern. Das 3Pe-Modell von ChainLink bildet die Grundlage der Marktforschung. Sie ist ein einzigartiges,
multidimensionales Rahmenwerk für die Steuerung und Verbesserung der Verknüpfungen zwischen Lieferkettenpartnern.
Informationen zu PTC
PTC (Nasdaq: PMTC) unterstützt Fertigungsunternehmen dabei, aus ihren Produkten und ihrem Wartungsgeschäft
nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Die Technologielösungen des Unternehmens transformieren die
Produktentstehung und den Produktservice im Produktlebenszyklus, von der Konzeption und der Konstruktion bis hin zur
Beschaffung und zum Service. PTC wurde 1985 gegründet und beschäftigt heute über 6.000 Experten rund um den Globus.
PTC betreut weltweit über 27.000 Unternehmen in den sich rasant entwickelnden Branchen der Fertigungsindustrie, die von
global verteilten Entwicklungs- und Fertigungsprozessen geprägt sind. Wenn Sie weitere Informationen oder
Erfahrungsberichte über die Erfolgslösungen von PTC wünschen, besuchen Sie www.ptc.com/go/CM-request.
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