Caso-de-estudo-Europac

CASE STUDY
A Europac adapta a gestão de tesouraria
à sua estratégia empresarial
O Grupo Europac (Papeles y Cartones de Europa,
SA) está presente em todos os setores da indústria
do papel e do cartão para embalagem, desde a
gestão integral de resíduos e a exploração florestal
como fonte de matéria-prima necessária para o
fabrico de papel reciclado e kraftliner, à produção
de placas de cartão e caixas como produto final.
O ano 2000 marcou o início da atividade da Europac a nível internacional, ano em que a empresa
iniciou operações em Portugal, onde atualmente conta com três centros de gestão integral de
resíduos, 700 hectares de exploração florestal de gestão direta (11,9% do maior fundo florestal do
país), uma fábrica de papel kraftliner com a sua própria instalação de energia e cinco instalações para
a produção de placa de cartão e caixas.
Em 2008, o Grupo Europac entra no mercado francês, onde é já uma das empresas líder do setor, com
uma fábrica de papel reciclado e cinco fábricas de placa de cartão canelado e caixas. O modelo de
negócio do Grupo Europac baseia-se na integração das diversas linhas de negócio em que o grupo
opera e na assimilação das empresas adquiridas na respetiva estrutura administrativa.
Nas palavras do Diretor Executivo do Grupo Europac, José
de uniformizar os critérios e processos relacionados com a
crescimento sustentável e financeiramente sólido no setor
o grupo, devido à sua dimensão, estava a perder informações
Miguel Isidro: "Somos um grupo líder empenhado num
das embalagens. Apostamos na diversificação geográfica e
na integração vertical e cultural dos nossos negócios." Os
gestores do grupo, especialmente o departamento de gestão
de tesouraria, adotam esta filosofia e têm de fornecer os
meios e soluções necessários para a apoiar e implementar.
"É precisamente esta filosofia que nos impele a mudar e a
desenvolver continuamente o modelo de gestão de tesouraria
do grupo", explica José Antonio Archilla, Diretor Administrativo e
tesouraria e a contabilidade. Se a isto juntarmos o facto de que
sobre os fluxos de caixa e a gestão dos mesmos, tornou-se
claro de que era necessário implementar uma mudança que
nos permitisse assumir um maior controlo sobre a gestão dos
nossos fluxos de caixa e instituições financeiras, simplificar
os processos administrativos e obter uma visibilidade total
para garantir uma gestão eficiente da tesouraria empresarial",
comenta o Diretor Administrativo e Financeiro da Europac.
Financeiro da Europac.
Objetivos e melhorias
"Devido ao rápido crescimento do grupo, depressa verificámos
que a nossa gestão de tesouraria estava descentralizada, pelo
que se tornou necessário investir um enorme esforço no sentido
Somos um grupo líder empenhado num
crescimento sustentável e financeiramente sólido no
setor das embalagens.
José Miguel Isidro, Diretor Executivo do Grupo Europac
CASE STUDY
"A funcionalidade do Sage XRT Treasury ajudou-nos a
uma vez que, em caso de discrepância, os itens permanecem
receitas e despesas para cada conta bancária:
- Melhoria na gestão da tesouraria da empresa: a exatidão e
implementar processos que nos permitem gerar previsões de
• Automaticamente através do nosso sistema ERP para
devedores e credores,
• Automaticamente através do módulo Sage XRT Treasury Debt
para as nossas instituições financeiras (reembolso de capital,
pagamento de juros, taxas, etc.),
• Manualmente nos casos não suportados pelo nosso sistema
ERP (salários, impostos, etc.).
O nosso processo de reconciliação bancária foi transferido
para o Sage XRT Treasury, no qual as previsões geradas são
reconciliadas com as transações dos extratos bancários, que
são automaticamente carregados todos os dias através do
módulo Sage XRT Treasury Communications.
A receita e despesa dos itens reconciliados é registada
automaticamente no sistema ERP.
Em comparação com a nossa situação inicial, este processo de
reconciliação bancária trouxe-nos vários benefícios:
• Processos administrativos simplificados, graças ao
carregamento automático de extratos bancários, ao registo
de receitas e despesas reconciliadas e à automatização
de previsões de encargos bancários relacionados com
instrumentos financeiros contratados.
• Aumento substancial do controlo interno.
- Em primeiro lugar, o processo de reconciliação requer
uma previsão antes que seja efetuado o lançamento
contabilístico e a reconciliação. Se a previsão não for gerada
em reconciliação até esclarecimento junto do banco.
precisão das previsões tornou-as muito mais fiáveis. Temos,
por conseguinte, mais confiança nas mesmas quando tomamos
decisões sobre a gestão dos fundos do grupo.
Em segundo lugar, com a implementação do Sage XRT Treasury,
temos toda a informação necessária para criar um dashboard de
gestão de tesouraria e um relatório do mapa bancário do grupo,
com critérios comuns para todos os organismos legais. Desta
forma, obtemos uma visão geral e abrangente dos fluxos de
caixa do grupo através de:
• Um dashboard que contém todas as informações sobre as
posições do banco e previsões de receitas e despesas a
qualquer nível, por organismo legal ou instituição financeira,
numa base individual ou consolidada, seja por empresa ou por
país.
• Um mapa bancário com todos os produtos financeiros
contratados, com os respetivos termos, utilização média ou
datas de maturidade, entre outros dados, por organismo legal
ou instituição financeira, bem como detalhes sobre o negócio
atribuído a cada instituição financeira específica.
"Estas capacidades de elaboração de relatórios dão-nos a visão
e a informação de que necessitamos para gerir os nossos fluxos
de caixa sobre uma base centralizada, ao mesmo tempo que
nos disponibilizam a documentação correta necessária para
negociar com instituições financeiras."
automaticamente, deve ser criada manualmente. Este
Escolher o melhor fornecedor
o que produz um aumento considerável da fiabilidade das
soluções disponíveis no mercado e das aplicações existentes
processo exige uma reflexão e análise cuidadas e atempadas,
nossas previsões de fluxo de caixa a curto prazo. Atualmente,
estimamos que 90% dos nossos volumes de receitas e
despesas já têm previsões antes de serem carregados no
banco.
• A criação de previsões automáticas de encargos bancários
geradas pelo módulo Debt, com base nos termos negociados
com os bancos, dá-nos um maior controlo sobre a nossa dívida,
Com base nestes requisitos, a Europac realizou uma análise das
capazes de ir ao encontro desses requisitos. "No seguimento
desta análise, abrimos um concurso para apresentação de
propostas e selecionámos o Sage XRT Treasury por ser a
solução mais adequada às nossas necessidades, por satisfazer
a maioria dos requisitos identificados e, com base na nossa
pesquisa de mercado, por ser a solução mais robusta e fiável",
explica o Diretor Administrativo e Financeiro da Europac.
Um projeto concluído por etapas
"A conceção do projeto demorou dois meses, tendo sido
Sage XRT Treasury, a Europac concebeu um plano de
José Archilla. A formação era um aspeto importante, pois
"começou pela implementação dos módulos Cash, Debt e
de tesouraria num único local para que pudessem partilhar
Quando chegou o momento de implementar a solução
necessários mais três meses para o implementar", explica
implementação que, nas palavras de José Antonio Archilla,
esta implicava, segundo José Archilla, "reunir os gestores
Banking Communication. Estes módulos cobriam todos os
experiências e trocar soluções durante a própria formação".
que é feita manualmente. De momento, estamos a analisar a
Projetos futuros
poderá simplificar significativamente o processo de elaboração
estamos a considerar o módulo Analysis para avaliar o seu
nossos objetivos, com a exceção da elaboração de relatórios,
funcionalidade do módulo Sage XRT Treasury Analysis, que
Quanto ao futuro, José Antonio Archilla salienta que "por agora,
de relatórios."
aprovisionamento e, em breve, analisaremos os potenciais
Situação
O crescimento recente do Grupo
Europac, cujo volume de vendas
aumentou 3,5 vezes na última
década, resulta da aquisição
de várias fábricas localizadas
sobretudo em França e Portugal.
Este crescimento veio aumentar
sobremaneira a complexidade dos
fluxos de caixa e respetiva gestão
por parte do grupo, criando a
necessidade de implementar uma
ferramenta fiável que permitisse
centralizar a gestão de tesouraria.
benefícios do módulo Signature".
Solução
O Sage XRT Treasury, que inclui os
módulos Banking Communication,
Cash e ADI (Debt).
Benefícios
Os benefícios que o projeto traz
estão em consonância com os
objetivos originais, nomeadamente:
• A simplificação do volume de
trabalho administrativo relacionado
com a gestão de tesouraria.
• A garantia de um maior controlo
sobre os termos negociados com
instituições financeiras.
• Mais informações diárias sobre
os fluxos de caixa do grupo para
permitir a gestão eficiente dos
mesmos e gerar relatórios de forma
eficaz.
Sobre o The Sage Group plc
Soluções Sage XRT
Fornecemos às pequenas e médias empresas (PME) uma gama
de software e de serviços de gestão de empresas fáceis de utilizar,
seguros e eficientes – desde contabilidade e processamento de
salários a sistemas integrados de gestão empresarial, sistemas de
gestão das relações com os clientes e sistemas de pagamento.
Os nossos clientes recebem aconselhamento e apoio contínuos
através da nossa rede global de peritos locais que os ajudam
a resolver os seus problemas empresariais, transmitindo-lhes a
confiança de que necessitam para alcançarem as suas ambições
empresariais. Constituída em 1981, a Sage está cotada na Bolsa
de Londres desde 1989 e passou a fazer parte do índice Footsie
100 em 1999. A Sage tem mais de seis milhões de clientes e mais
de 12 700 funcionários em 24 países, incluindo no Reino Unido e
Irlanda, na Europa continental, na América do Norte, na África do
Sul, na Austrália, na Ásia e no Brasil.
Para mais informações, visite www.sage.com
Ao utilizar as soluções Sage XRT – Sage XRT Treasury, Sage
XRT Business Exchange e Sage XRT Online Banking – beneficia
de uma perspetiva global da sua cadeia de valor financeiro
em tempo real. As soluções Sage XRT ajudam as empresas a
alcançar um elevado desempenho comercial em todas as frentes
do negócio e contribuem para os objetivos estratégicos.
As funções de gestão de caixa e tesouraria de elevado
desempenho ajudam a promover a excelência operacional em
toda a empresa.
Para saber mais, visite
www.sage.com/treasury
ou contacte-nos
808 200 482 - [email protected]
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