Datenbanken

Transcrição

Datenbanken

Lerneinheit 1: Arbeiten mit Tabellen
In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit Datenbanken in Microsoft Access. Dabei
verwenden wir Tabellen, um Daten zu speichern, Abfragen, um Daten nach bestimmten Kriterien zu filtern und zu sortieren, Formulare, um neue Daten komfortabel eingeben und bearbeiten zu können sowie Berichte, um die erfassten Daten übersichtlich
darzustellen. Mit den Aktionsabfragen verändern wir vorhandene Daten.
ECDL
Mit diesem Kapitel baust du dein Wissen zur Verwendung von Datenbanken weiter aus. Mit den Ergänzungen im Übungsbuch „Wirtschaftsinformatik“ kannst du dich optimal auf eine ECDL-Core- oder eine ECDLAdvanced-Prüfung vorbereiten. Außerdem findest du im Übungsbuch
weitere Übungsaufgaben, Probeschularbeiten sowie alle Lösungen dazu.
Lernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Datenbankfenster und -bedienung . . . .
2 Datenblattansicht . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Daten eingeben und bearbeiten . . . . .
4 Spalten und Zeilen formatieren . . . . . . .
5 Datenblatt formatieren . . . . . . . . . . . .
6 Daten sortieren und suchen . . . . . . . . .
7 Daten filtern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Üben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lerneinheit 2: Erstellen von Tabellen
20
20
22
23
24
25
26
27
28
30
30
Lerneinheit 3: Auswahlabfragen
Lernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1 Auswahlabfragen und Kriterien . . . . . .
2 Neue Felder und Berechnungen . . . . . .
3 Datumsfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Parameterabfragen . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Abfragen mit Bedingungen . . . . . . . . . .
6 Aggregatfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . .
7 Kreuztabellenabfragen . . . . . . . . . . . . . .
Üben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
32
32
34
35
36
37
38
39
39
Lerneinheit 4: Formulare
41
41
44
45
46
48
49
50
51
54
55
Lerneinheit 5: Berichte
Lernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1 Berichte erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Darstellungsbereiche . . . . . . . . . . . . . . .
3 Felder dem Bericht hinzufügen . . . . . . .
4 Etiketten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Berichte drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Üben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Datentypen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Bearbeiten der Tabellenstruktur . . . . .
3 Eingabeformate . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Standardwert und Gültigkeitsregel . . .
5 Nachschlagefelder . . . . . . . . . . . . . . . . .
Üben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
70
71
72
73
74
75
76
77
Lernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1 Formulare erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Textfelder berechnen . . . . . . . . . . . . . . .
3 Haupt- und Unterformulare . . . . . . . . . .
4 Steuerelemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Üben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
57
57
61
62
64
66
67
68
Lerneinheit 6: Aktionsabfragen und
Makros
Lernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1 Aktualisierungs- und Löschabfragen . . .
2 Anfügeabfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Tabellenerstellungsabfragen . . . . . . . . .
4 Import- und Exportfunktionen . . . . . . . .
5 Makros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Üben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
79
79
80
81
82
84
85
88
89
Kapitelrückblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Wirtschaftsinformatik Expert
19
2 Datenbanken
2
Datenbanken
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
Lerneinheit 1
Arbeiten mit Tabellen
Alle SbX-Inhalte zu dieser Lerneinheit findest
du unter der ID: 9871.
In dieser Lerneinheit beschäftigen wir uns mit den Funktionen der Datenblattansicht von Tabellen. Wir lernen, wie wir Daten einfügen, verändern und löschen können. Wir verändern die Reihenfolge der Spalten von Tabellen und formatieren die
Datenblattansicht. Wir wenden auswahl- und formularbasierte Filter an und suchen
nach Daten in einer Tabelle.
In dieser Lerneinheit beschäftigen wir uns mit
● dem Aufbau der Datenblattansicht,
● den Formatierungsmöglichkeiten von Tabellen sowie
● den Filter- und Sortierfunktionen.
Lernen
1 Datenbankfenster und -bedienung
Grundlagen der Bedienung
Microsoft Office
Professional
besteht aus den Programmen Word, Excel,
PowerPoint, Access und
Outlook.
Beachte
Frontend
bezeichnet ein Programm zum Zugriff auf
ein Datenbanksystem,
wie z.B. MS SQL-Server.
In diesem Kapitel arbeiten wir mit Microsoft Access, einer Anwendung aus der MicrosoftOffice-Familie. Access lässt sich hervorragend in andere Office-Anwendungen von Microsoft integrieren. So kann z.B. eine Adressdatenbank aus Access für einen Serienbrief in Word benutzt
oder ein Excel-Diagramm mit Rohdaten aus einer Artikeldatenbank gefüllt werden.
Microsoft Access ist zwar eine Datenbankanwendung, darf aber nicht mit einem Datenbanksystem, wie z.B. Microsoft SQL-Server, Oracle oder mySQL, verwechselt werden.
Access kann als Frontend für Datenbanksysteme verwendet werden, um auf dort gespeicherte Daten zuzugreifen.
Die Abbildung zeigt das Datenbankfenster von Access nach dem Öffnen einer Datenbank.
Funktionen
Datenbankobjekte
befinden sich im grauen
Panel auf der linken
Seite des Datenbankfensters.
Tabellen
Objekte
Diese Abbildung findest
du in der PowerPointPräsentation unter der
ID: 9872.
20
Abb.: Datenbankfenster mit Datenbankobjekten
Datenbankobjekte in Microsoft Access
1 Tabellen
Schlüsselfelder
werden in Primär- und
Fremdschlüssel unterschieden.
Tabellen speichern Daten in strukturierter Form. Eine Tabelle besteht ähnlich wie in Microsoft
Excel aus Zeilen und Spalten. Zeilen werden als Datensätze und Spalten als Felder bezeichnet. Eine Tabelle weist in der Regel ein Feld auf, welches als Schlüsselfeld dient. Der Inhalt
eines Schlüsselfeldes darf innerhalb einer Tabelle nur einmal verwendet werden.
2 Abfragen
Structured Query
Language (SQL)
ist die Sprache zur
Bedienung von Datenbanken.
Die am häufigsten benutzte Form von Abfragen sind Auswahlabfragen, engl. Select-Query,
was vom SQL-Befehl Select abgeleitet wird. Diese Abfragen ermöglichen die Darstellung
der Inhalte mehrerer Tabellen in einer Ansicht. Das Ergebnis einer Auswahlabfrage gleicht der
Darstellung einer Tabelle, jedoch werden die Daten für die Abfrage aus den Tabellen geladen.
Weitere Abfragetypen sind Anfüge-, Aktualisierungs- und Löschabfragen, Kreuztabellen- und
Tabellenerstellungsabfragen.
Controls
sind Steuerelemente
für Dialoge, wie z.B.
Schaltflächen, Auswahlfelder, Eingabefelder
usw.
2 Datenbanken
3 Formulare
Formulare sind Eingabedialoge zum Erfassen, Ändern und Löschen von Daten. Sie können
auf Tabellen oder Abfragen basieren und enthalten Controls, wie z.B. Eingabefelder, Schaltknöpfe, Listfelder oder Checkboxes. Formulare
können auch weitere, sogenannte Unterformulare beinhalten und ziemlich komplex und
leistungsfähig sein.
Unterformular
Controls
Abb.: Formular mit Controls und Unterformular
4 Berichte
Mit einem Bericht können Daten aus Tabellen oder Abfragen übersichtlich dargestellt, gegliedert, gefiltert und sortiert werden. Auch Berechnungen sind in Berichten möglich.
5 Seiten
ActiveX
ist eine Softwareschnittstelle.
Seitenobjekte ermöglichen die Erstellung von HTML-Webseiten für den Zugriff auf Tabellen
und Abfragen. Der Zugriff erfolgt über einen Webbrowser (Internet Explorer) und ActiveXSteuerelemente.
6 Makros
Makros sind kleine Programme, die bestimmte Aufgaben der Reihe nach abarbeiten. Makros
können an Controls in Formularen gebunden werden. So kann z.B. der Schaltknopf „Drucken“ automatisch einen bestimmten Bericht öffnen und davon zwei Exemplare drucken.
7 Module
Visual Basic for
Applications (VBA)
ist eine Programmiersprache für Microsoft
Office.
Module sind VBA-Programme, die von mehreren Formularen oder Berichten benutzt werden können. Module können sich aber auch hinter Controls von Formularen oder Berichten
verbergen, was bei der Entwicklung komplexer Datenbankanwendungen bevorzugt wird.
Im Rahmen der Lerneinheiten in diesem Kapitel bearbeiten wir die einzelnen Datenbankobjekte
und erklären deren Aufgaben, Funktionen und Anwendungen. Wir beginnen mit der Arbeit an
Tabellen.
21
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
2 Datenblattansicht
Daten in übersichtlicher Form darstellen
Sehen wir uns zunächst die Darstellung von Tabellen in der Datenblattansicht an. Die Datenblattansicht einer Tabelle ist wie in Microsoft Excel in Spalten und Zeilen aufgeteilt. Spalten
werden als Felder (engl. Fields), Zeilen als Datensätze (engl. Records) bezeichnet. Sind mehrere
Tabellen miteinander verknüpft, so können auch Detaildaten aus den verknüpften Tabellen dargestellt werden.
www.wissenistmanz.at
Die Datenbank
„MP3Sammlung.mdb“
findest du als Download in SbX unter der
ID: 9872.
Die folgende Abbildung zeigt die Tabelle Song aus der MP3-Datenbank.
Felder
Tabelle
Detaildaten
ID: 9872.
Datensätze
Abb.: Datenblattansicht
Elemente der Datenblattansicht
Datenblattansicht
in der Menüleiste
1 In den Spalten befinden sich die Namen der Felder einer Tabelle.
In unserer Tabelle gibt es z.B. folgende Felder: IDSong, Titel, Länge, Größe und Erscheinungsjahr.
2 In den Zeilen befinden sich die Datensätze. Ein Datensatz enthält die zusammengehörigen Daten aller Felder.
Das Kontextmenü zeigt
Befehle, die an der markierten Stelle angewendet werden können.
In unserem Beispiel liefert ein Datensatz alle Informationen zu einer MP3-Datei, also den
Titel, seine Länge in Minuten und Sekunden, die Größe in kB und das Erscheinungsjahr. Sind
Tabellen miteinander verknüpft, so können sämtliche Detaildaten dargestellt werden. Wir
haben die Tabelle Songs mit der Tabelle Interpret verknüpft, sodass in den Detaildaten die
Interpreten erscheinen.
3 Das Layout der Datenblattansicht kann über das Kontextmenü bearbeitet werden.
Manchmal ist es sinnvoll, die Bezeichnungen von Feldern zu ändern, zusätzliche Spalten hinzuzufügen oder eine Spalte zu löschen. Dies erledigen wir über das Kontextmenü.
Mr. What und
Ms. Check
Welche Ansichten von Tabellen sind für
die tägliche Arbeit wichtig?
In der Entwurfsansicht legen wir neue Tabellen an und
verändern deren Struktur. In der Datenblattansicht
geben wir Daten ein, ändern oder löschen sie. Außerdem können wir Daten sortieren und filtern.
Verschiedene Darstellungsformen von Daten
Nun geben wir neue Daten ein und verändern das Erscheinungsbild von bereits bestehenden
Daten einer Tabelle.
22
3 Daten eingeben und bearbeiten
Basisfunktionen für Tabellen
Zur täglichen Arbeit mit Tabellen gehören Neueingabe, Aktualisieren und Löschen von Daten.
ID: 9872.
Neuer Datensatz
Abb.: Datensatznavigation
Orientierung in der Datenblattansicht
1 Die Datensatznavigation ermöglicht das Ansteuern beliebiger Datensätze.
Die Schaltflächen in Microsoft Access ähneln nicht zufällig jenen von CD- und DVD-Playern,
denn sie haben die gleichen Funktionen. Das Sternsymbol erlaubt das Anlegen eines neuen
Datensatzes. Die Änderungen an einem Datensatz werden automatisch gespeichert, sobald
ein anderer Datensatz angesteuert wird.
2 Innerhalb von Datensätzen wird mittels
2 Datenbanken
Symbol Datensatz
wird bearbeitet
navigiert.
Von einem Feld zum nächsten springen wir mit
. Mit
gehen wir um ein Feld zurück. Esc bricht die Erfassung eines Datensatzes ohne zu speichern ab.
Menü Datensätze
Menü Einfügen
Tipp
Tastenkürzel
erleichtern die Arbeit:
Strg
Strg
Mit der Funktion Daten eingeben können wir neue Daten erfassen, ohne dass uns bestehende Daten verwirren oder stören. Es werden nur die neu eingegebenen Datensätze angezeigt. Um wieder alle Datensätze zu sehen, wählen wir Datensätze | Filter/Sortierung
entfernen.
Die Neueingabe von Daten kann über den Menüpunkt Einfügen | Neuer Datensatz,
mittels der Tastenkombination Strg + oder mit dem Sternsymbol in der Datensatznavigation
erfolgen.
Wollen wir multimediale Daten, wie Bilder oder Musikdateien, einfügen, wählen wir den
Menüpunkt Einfügen | Objekt.
C kopieren
X ausschneiden
Strg
3 Über den Menüpunkt Datensätze | Daten eingeben werden alle bereits bestehenden Daten ausgeblendet. Diese Ansicht eignet sich zur Neueingabe von Daten.
V einfügen
Mr. What und
Ms. Check
Eine besonders schnelle Eingabe von Daten ist durch Verwendung der Tastenkombination
Strg #
möglich. Diese wählen wir, wenn der Inhalt eines Feldes gleich sein soll wie jener des
Strg ;
Datensatzes. Über die Tastenkombination
wird das aktuelle Datum in einem Feld
eingefügt.
Ich habe bereits Daten in einer anderen Tabelle
eingegeben. Muss ich sie nochmals eingeben
oder gibt es da eine Hilfestellung?
Daten können aus anderen Tabellen, Datenbanken und sogar Fremdprogrammen, wie Word
oder Excel, über die Zwischenablage kopiert werden, sofern die Feldreihenfolge gleich ist.
In weiterer Folge sehen wir uns an, wie wir das Layout von Tabellen verändern können.
23
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
4 Spalten und Zeilen formatieren
Spalten und Zeilen in Form bringen
Manchmal sind Spalten zu schmal, sodass der Feldinhalt nicht dargestellt werden kann, die
Feldreihenfolge gefällt uns nicht oder die Zeilenhöhe soll verändert werden. Die hierfür nötigen
Funktionen sehen wir uns jetzt an.
Spalten- und Zeilengröße anpassen
1 Mit einem Doppelklick zwischen zwei Spaltenköpfe kann die Spaltenbreite an
den breitesten Inhalt angepasst werden.
Menü
Format | Spaltenbreite
Wollen wir eine exakte Spaltenbreite einstellen, können wir über das Kontextmenü einen
Wert eingeben. Dies funktioniert auch für mehrere gleichzeitig markierte Spalten. Wir können eine exakte Breite für eine Spalte angeben oder das Kontrollkästchen Standardbreite
aktivieren.
2 Die Reihenfolge der Spalten wird mittels Ziehen (Drag&Drop) verändert.
Spalten verschieben
ID: 9872.
Über die Zwischenablage können Daten
kopiert werden.
Wir markieren die Spalte, die wir verschieben wollen, halten die linke Maustaste gedrückt, ziehen die Maus zu jener Stelle, an
die die Spalte verschoben werden soll, und
lassen schließlich die Maustaste los.
Abb.: Reihenfolge von Spalten verändern
3 Spalten können über den Menüpunkt Format | Spalten ausblenden unsichtbar
gemacht werden.
Diese Funktion brauchen wir, wenn wir nur bestimmte Felder drucken oder kopieren wollen.
Anschließend können wir die Spalten über Format | Spalten einblenden wieder sichtbar
machen.
L 1:
Die Zeilenhöhe der Datensätze soll auf 20 Punkt eingestellt werden. Wir wählen den Menüpunkt Format | Zeilenhöhe und geben die gewünschte Zeilenhöhe ein. Durch diese Aktion
verändert sich die Höhe aller Zeilen entsprechend unserer Eingabe.
Was sind fixierte Spalten? Kann
ich auch Zeilen fixieren?
Menü Format
Über Format | Spalten fixieren kannst du Spalten ganz links
im Datenblatt anordnen. Zeilen können nicht fixiert werden.
Wird die Spaltenfixierung aufgehoben, bleiben die fixierten
Spalten allerdings ganz links stehen. Du musst sie manuell an
ihre ursprüngliche Position zurückschieben.
Mr. What und
Ms. Check
In der Datenblattansicht kann auch die Darstellung von Tabellen hinsichtlich der Schriftart, der
Schriftgröße und des Hintergrundes eingestellt werden. Diese Funktionen sehen wir uns nun
an.
24
5 Datenblatt formatieren
Layoutfunktionen für die Datenblattansicht
Wie in allen Office-Anwendungen kann auch in Access das Erscheinungsbild von Tabellen verändert werden.
Formatierungsfunktionen für die Datenblattansicht
1 Über den Menüpunkt Format | Datenblatt kann dem Datenblatt mit der Option
erhöht ein 3D-Effekt zugewiesen werden.
2 Datenbanken
Die Einstellung der Formatierung bezüglich Hintergrundfarbe, Rahmenfarbe und Rahmenart können
wir im selben Dialogfenster vornehmen.
Format | Datenblatt
ID: 9872.
Abb.: Datenblatt formatieren
2 Über den Menüpunkt Format | Zeichen werden Schriftart, -größe, -farbe und
-schnitt für die Datenblattansicht festgelegt.
Im hier abgebildeten Dialogfeld können wir
Schriftart, -größe, -farbe und -schnitt (z.B.
fett, kursiv) einstellen.
Formatierungen
können auch über das
Kontextmenü vorgenommen werden.
Format | Zeichen
ID: 9872.
Abb.: Zeichen formatieren
L 2:
Wir formatieren das Datenblatt mit dem Zelleffekt vertieft. Wir weisen ihm außerdem einen
hellgelben Hintergrund mit schwarzer Rahmenfarbe zu. Dabei lassen wir uns nur die
vertikalen Rasterlinien anzeigen. Als Schriftart wählen wir Arial im Standardschnitt in
der Schriftgröße 11 Punkt. Mr. What und
Ms. Check
Ich habe verschiedene Formatierungen vorgenommen
und jetzt sieht mein Datenblatt unübersichtlich aus. Wie
kann ich alle Formatierungen rückgängig machen?
Im Menüpunkt Extras | Optionen
kannst du im Register Datenblatt die
Standardeinstellungen für Zellen- und
Schriftformatierung wiederherstellen.
Sehen wir uns nun an, wie Daten sortiert, gesucht und gefiltert werden können.
25
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
6 Daten sortieren und suchen
Wer sucht, der findet.
In umfangreichen Datenbanken finden wir uns besser zurecht, wenn Datensätze nach bestimmten Kriterien sortiert werden können. Beim Suchen nach einem bestimmten Inhalt wollen wir
nicht jeden Datensatz einzeln durchsehen müssen. Access kann uns dabei auf verschiedene
Arten helfen.
Textfelder werden
von links nach rechts
gereiht.
Zahlenfelder werden
der Größe nach gereiht.
L 3:
In der MP3-Datenbank sind Interpreten und Musikrichtungen gespeichert. Um Lieder nach
Musikrichtungen zu sortieren, markieren wir das Feld Musikrichtung und sortieren dieses
Feld aufsteigend (A bis Z). Wir können aber auch mehrere Felder sortieren. Um z.B. nach
Musikrichtungen und Interpreten aufsteigend zu sortierten, ändern wir die Reihenfolge der
Felder. Anschließend markieren wir beide Felder im Spaltenkopf und wählen die Sortierung
(A bis Z oder Z bis A) aus. Die Reihenfolge der Sortierung entspricht der Reihenfolge der
Felder.
Datensortierung und Suchfunktionen einsetzen
Auf- und absteigend
sortieren
Suchfunktion
Der Joker *
ersetzt beliebig
viele Zeichen.
Eine Wildcard ?
ersetzt nur ein Zeichen.
ID: 9872.
1 Markierte Felder können über die Symbole bzw. über den Menüpunkt
Datensätze | Sortieren auf- oder absteigend sortiert werden.
Sollen mehrere Felder sortiert werden, z.B. nach dem Ort und anschließend nach dem Familiennamen, müssen wir die Reihenfolge der Felder so verändern, dass das Feld Ort links neben
dem Feld Familienname steht. Dann können wir beide Felder markieren und anschließend
sortieren.
2 Mit dem Dialog Suchen und Ersetzen kann nach Feldinhalten gesucht werden.
Zunächst legen wir fest, wonach und in welchen Feldern wir suchen möchten. Wir haben die
Möglichkeit, nach dem gesamten Feldinhalt, dem Feldanfang oder einem Teil des Feldinhalts
zu suchen. Bei der Option Ganzes Feld muss der Inhalt des Feldes komplett mit der Suchabfrage übereinstimmen.
Bei der Option Feldanfang genügt es, wenn
der Beginn des Feldes
mit dem Suchbegriff
Bearbeiten |
übereinstimmt. Bei Teil
des Feldinhalts wird ein
Suchen und Ersetzen
Treffer gezeigt, gleichgültig an welcher Stelle
innerhalb eines Feldes die
Abb.: Dialogfenster „Suchen und Ersetzen“
Zeichenkette vorkommt.
L 4:
Im Feld Interpreten soll nach allen Interpreten gesucht werden, deren Name mit „Ro“
beginnt. Dazu markieren wir das Feld Interpret, indem wir auf den Spaltenkopf klicken.
Danach öffnen wir über den Menüpunkt Bearbeiten | Suchen das Dialogfenster. In das
Auswahlfeld geben wir „Ro“ ein und wählen die Option Anfang des Feldinhalts aus. Nun
klicken wir auf Suchen bzw. Weitersuchen.
Mr. What und
Ms. Check
26
Wie können gefundene Inhalte
durch andere ersetzt werden?
Dies funktioniert mit dem Register Ersetzen bei der
Funktion Bearbeiten | Suchen. Zusätzlich zum Suchbegriff wird ein zu ersetzender Text eingegeben.
7 Daten filtern
Ein Filter wirkt auf die
Ansicht der Datensätze,
wird aber nicht
gespeichert.
Beachte
Daten anhand von Kriterien auswählen
Mit einem Filter können durch die Angabe von Filterkriterien unerwünschte Datensätze ausgeblendet werden. Wir unterscheiden den auswahlbasierten und den formularbasierten Filter.
Auswahlbasierter Filter
Mit diesem Filter werden nur jene Datensätze angezeigt, die das markierte Wort
enthalten.
ID: 9872.
Beachte
Formularbasierter Filter
Filter anwenden
bzw. aufheben
Die Abbildung zeigt das Filtern nach der Musikrichtung „Reggae“ mittels auswahlbasierten
Filters. Der Vorteil dieser Filtermethode
liegt in der einfachen und raschen
Datensätze |
Handhabung. Um mehrere Filter zu
Auswahlbasierter Filter
kombinieren, können auswahlbasierte
Filter hintereinander benutzt werden.
Die Auswahl schränkt sich dadurch
Abb.: Auswahlbasierter Filter
immer weiter ein.
2 Datenbanken
Auswahlbasierte
Filter können auch
kombiniert werden.
Bei diesem Filter werden beliebige Kriterien in einem Formular eingestellt und anschließend auf die Datenblattansicht angewendet.
Geben wir mehrere Kriterien nebeneinander ein, müssen alle erfüllt sein, damit ein Datensatz
angezeigt wird. Soll nur eines von zwei Kriterien erfüllt sein, verwenden wir das Register
Oder. Zum Ersetzen von beliebigen Zeichen können Joker * und Wildcard ? benutzt
werden. Der Joker ersetzt eine beliebig lange Zeichenfolge. Eine Wildcard steht für nur ein
Zeichen.
Filterkriterien löschen
ID: 9872.
Abb.: Formularbasierter Filter
Datensätze |
L 5:
Eine Tabelle enthält im Feld Vorname folgende Werte: Andreas, Franz, Frodo, Gandalf, Gina.
Welche Vornamen werden mittels der folgenden Filter gefunden?
1. Fr*, 2. *and*, 3. G?n*
Antwort: 1. Franz, Frodo; 2. Andreas, Gandalf; 3. Gandalf, Gina.
Mr. What und
Ms. Check
Worin unterscheiden sich die Funktionen Filter aufheben und Filter löschen?
Beide Funktionen blenden zunächst alle Datensätze ein.
Bei Filter aufheben werden die Filtereinstellungen für
eine spätere Verwendung gespeichert. Bei Filter löschen
werden die gesetzten Filterkriterien jedoch gelöscht.
Kann ich nur in Tabellen filtern?
Nein, auch in Abfragen und Formularen können Filter auf
die gleiche Art und Weise benutzt werden.
27
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
Üben
Übungsbeispiele
Die Datenbank
ID: 9873.
Alle Übungsaufgaben beziehen sich auf die Datenbank „MP3Sammlung.mdb“.
Ü 1:
Wie viele Tabellen hat die Datenbank und wie heißen diese?
Ü 2:
Wie viele Datensätze enthält die Tabelle Song?
Ü 3:
Wie viele Felder hat die Tabelle Interpreten?
Ü 4:
Gib in der Tabelle Song einen neuen Musiktitel gemäß der folgenden Abbildung ein.
Trage den Musiktitel auch in die Tabelle InterpretSingtSong ein. Die Interpretin des Liedes ist
Christina Stürmer. Suche die Interpretennummer zu Christina Stürmer in der Tabelle Interpret.
Ü 5:
In der Tabelle Interpret fehlen bei Christina Stürmer noch das Bild und ein Link zu ihrer Website. Ergänze die fehlenden Informationen, indem du im Internet nach einem Foto von Christina
Stürmer und einem Link zu ihrer Website suchst.
Ü 6:
Welcher Song wurde als Datensatz 87 gespeichert? Springe zu dem Datensatz über die direkte
Eingabe in der Navigationsleiste. Wie heißt das Lied?
Ü 7:
Kopiere mittels Zwischenablage die drei Datensätze aus der Tabelle Song2 in die Tabelle Song.
Gib im Datenblatt von Song die Interpreten der Lieder ein.
Ü 8:
Ändere in der Tabelle Interpreten die Feldbezeichnung InterpretenName in InterpretGruppe.
28
Ü 9:
Ändere in der Tabelle Song die Reihenfolge der Felder wie folgt:
Ü 10: Ändere in der Tabelle Song die Spaltenbreite des Feldes Titel auf 35. Lege für die Felder Länge,
Größe und Jahr den Standardwert für die Spaltenbreite fest.
Ü 11:
Blende in der Tabelle Interpreten die Spalte Geburtsdatum aus.
Text Arial 12 pt,
Farbe Aquamarin
Zeilenhöhe 20 pt
2 Datenbanken
Ü 12:
Formatiere das Datenblatt der Tabelle Song gemäß der Abbildung.
Datenblatthintergrund
silber mit dunkelblauem,
durchzogenem Rahmen
Stelle nun für die Tabelle Song wieder die Standardeinstellung her.
Ü 13:
Sortiere die Tabelle Interpreten aufsteigend nach dem Geburtsdatum.
Ü 14:
Sortiere die Tabelle Song aufsteigend nach Musikrichtung und Länge.
Ü 15: Filtere mit Hilfe des auswahlbasierten Filters in der Tabelle Song jene Lieder, die der Musikrichtung Austro-Pop angehören.
Ü 16:
Filtere mit Hilfe des auswahlbasierten Filters in der Tabelle Interpreten alle Interpreten, deren
ID mit 1 beginnt.
Ü 17:
Filtere mit Hilfe des auswahlbasierten Filters in der Tabelle Song jene Lieder, die eine Länge von
4 Mintuen haben und 1997 erschienen sind.
Ü 18:
Filtere mit Hilfe des formularbasierten Filters in der Tabelle Song alle Lieder, die kontrolliert wurden und deren Titel mit „C“ beginnt. Wie viele Datensätze werden angezeigt?
Ü 19:
Filtere mit Hilfe des formularbasierten Filters in der Tabelle Song alle Lieder, deren Titel mit
„A“oder „C“ beginnt, und sortiere das Ergebnis aufsteigend nach dem Titel.
Ü 20:
Suche in der Tabelle Song nach allen Titeln, die das Wort „der“ enthalten. Wie oft wurde der
Wortteil gefunden?
Zusätzlich zu diesen Übungen findest du in SbX eine Internetaufgabe.
ID: 9873
29
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
Sichern
In dieser Lerneinheit haben wir den Umgang mit Tabellen in der Datenblattansicht gelernt und Funktionen wie Sortieren, Suchen und Filtern angewendet.
Datenbank
Eine Datenbank besteht aus Tabellen und Beziehungen. In einer Microsoft-Access-Datenbank
werden weiters Abfragen, Formulare, Berichte, Webzugriffsseiten, Makros und Module gespeichert.
Tabelle,
Feld, Datensatz
Eine Tabelle ist in Felder (Spalten) und Datensätze (Zeilen) strukturiert. Ein Datensatz wird
durch einen Primärschlüssel eindeutig festgelegt.
Abfrage
Eine Abfrage stellt die Inhalte mehrerer Tabellen dar und ermöglicht die Verwendung von
Filter- und Sortierkriterien.
Formular
Bericht
Ein Formular dient zur Eingabe von Daten und ermöglicht die Verwendung von Controls.
Ein Bericht dient der übersichtlichen Darstellung von Daten.
Neue Daten
erfassen
Ein neuer Datensatz kann mittels Symbol Datensatznavigation, Menüpunkt Einfügen | Neuer
Datensatz oder Menüpunkt Datensätze | Daten eingeben erfasst werden.
Layoutfunktionen
Über die Menüpunkte Format | Datenblatt und Format | Zeichen können Formatierungen für
die Datenblattansicht vorgenommen werden.
Sortieren
Der Menüpunkt Format | Datensätze Sortieren ermöglicht das Sortieren von Datensätzen
nach bestimmten Feldern. Sollen mehrere Felder sortiert werden, müssen diese von links nach
rechts gereiht werden.
Filter
In der Datenblattansicht können Datensätze über auswahl- oder formularbasierte Filter ausgeblendet werden.
Zusätzlich zu dieser Zusammenfassung findest du in SbX eine Bildschirmpräsentation.
ID: 9874
Wissen
Wiederholungsfragen und -aufgaben
1.Welche Ansichtsformen für Tabellen gibt es?
2.Wie können Daten von einer Tabelle in eine andere kopiert werden?
3. Mit welcher Taste navigiert man innerhalb eines Datensatzes bzw. zwischen Datensätzen?
4.Muss nach der Eingabe eines Datensatzes auf Speichern geklickt werden?
5.Wie kann die Breite einer Spalte an den Feldinhalt angepasst werden?
6.Kann für mehrere Zeilen gleichzeitig die Zeilenhöhe verändert werden?
7.Welche Suchoptionen gibt es bei der Suche in Tabellen?
8. Kann in einer Tabelle ein Feld aufsteigend und ein anderes absteigend sortiert werden?
30
9. Wie kann man erkennen, dass eine Tabelle gefiltert dargestellt wird?
10.Was bedeutet dieses Symbol?
11.Woran ist der aktuelle Datensatz erkennbar?
a) Datensatzmarkierer, b) Texteinfügemarke, c) Datensatzanzeiger
12.Mit welcher Tastenkombination kann das aktuelle Datum eingegeben werden?
a) Strg ; , b) Strg # , c) Alt ;
13.Werden Daten über den Menüpunkt Datensätze erfasst, ...
a) ...sind alle bisher erfassten Datensätze sichtbar.
b)...sind alle noch nicht gespeicherten Datensätze sichtbar.
c) ...ist nur der aktuell eingegebene Datensatz sichtbar.
d)...sind nur die gerade eingegebenen Datensätze sichtbar.
2 Datenbanken
14.Welche Fixierungen können in Access vorgenommen werden?
a) Nur Zeilen, b) Nur Spalten, c) Zeilen und Spalten
Zusätzlich zu diesen Aufgaben findest du in SbX Drag&Drop-Aufgaben.
ID: 9875
Lerncheck
Ich kann jetzt …
w ...Objekte einer Access-Datenbank aufzählen und erklären.
w ...Datenbanken öffnen und in der Datenblattansicht Neueingaben, Änderungen und Löschungen von Daten vornehmen.
w ...Formatierungen auf Spalten, Zeilen und ein Datenblatt anwenden.
w ...Daten hinsichtlich beliebiger Kriterien auf- und absteigend sortieren.
w ...auswahl- und formularbasierte Filter anwenden.
In der folgenden Lerneinheit beschäftigen wir uns mit der Entwurfsansicht von Tabellen. Wir lernen die unterschiedlichen Datentypen und Feldeigenschaften kennen, mit denen neue Tabellen
erstellt und die Struktur bestehender Tabellen geändert werden können.
31
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
Lerneinheit 2
Erstellen von Tabellen
In dieser Lerneinheit lernen wir die verschiedenen Datentypen und ihre Einsatzmöglichkeiten kennen. In der Entwurfsansicht nehmen wir Einstellungen der Feldeigenschaften vor. Mit Hilfe von Nachschlagefeldern, Gültigkeitsregeln und Standardwerten können wir die Eingabe von Daten absichern und erleichtern.
In dieser Lerneinheit beschäftigen wir uns mit
● den verschiedenen Datentypen und ihrer Anwendung,
● den möglichen Feldeigenschaften,
● den Feldformaten,
● dem Standardwert und den Gültigkeitsregeln sowie
● der Erstellung von Nachschlagefeldern.
Lernen
1 Datentypen
Werte in Tabellen
Je nachdem, welche Information ein Feld aufnehmen soll, muss ihm ein bestimmter Datentyp
zugewiesen werden. Der Datentyp repräsentiert den Wert eines Feldes.
"Max"
Text, Memo
12.08.1986
Datum/Uhrzeit
289,43
Dezimalzahl (Double)
4.178.008
Ganzzahl (Integer)
True/False
Ja/Nein (Boolean)
OLE-Objekt
ID: 9877.
Telefonnummern
werden z.B. als Text
gespeichert, um auch
Leerzeichen, Klammern,
Plus und Schrägstrich
verwenden zu können.
32
http://www.orf.at
Hyperlink
Abb.: Datentypen
Datentypen
1 Text und Memo können nicht für Berechnungen verwendet werden.
Die beiden Textdatentypen Text und Memo eignen sich zum Speichern von Buchstaben,
Ziffern und Sonderzeichen. Textfelder können bis zu 255, Memofelder bis zu 65.535 Zeichen
enthalten. Mit Textdatentypen können keine Berechnungen durchgeführt werden.
Lerneinheit 2: Erstellen von Tabellen
Wird das Datum als
Textdatentyp gespeichert, wird die Sortierung falsch dargestellt.
2 Werte vom Datentyp Datum/Uhrzeit werden als Dezimalzahl gespeichert.
Als Beginn der Zeitrechnung gilt für Microsoft Access der 1. Jänner 1900. Mit der Zahl 2,5
wird z.B. der 2.1.1900 repräsentiert. 0,5 bedeutet, dass der halbe Tag bereits vorbei ist – also
12:00 Uhr mittags. Ein Datum vor dem 1.1.1900 kann nur als Textdatentyp gespeichert werden.
3 Zahlen unterscheiden sich hinsichtlich ihres Zahlenraumes sowie der Genauigkeit
der Darstellung.
Datentyp
Wertebereich
Byte
0 bis 255
Integer
–32.768 bis 32.767
Long Integer
–2.147.483.648 bis 2.147.483.647
Single
–3,4*1038 bis –1,4*10-45 für negative und
1,4*10-45 bis 3,4*1038 für positive Werte
Double
–1,8*10308 bis –4,9*10-324 für negative und
4,9*10-324 bis 1,8*10-308 für positive Werte
2 Datenbanken
Wir unterscheiden die ganzen Zahlen Byte, Integer und Long Integer sowie die Fließkommazahlen Single, Double und Dezimal. Werte im Währungsformat werden auf 15 Stellen
vor und vier Stellen nach dem Komma genau dargestellt und eignen sich daher besonders
für Geldbeträge.
4 Werte des Datentyps Boolean können den Zustand Ja oder Nein annehmen.
Boolean-Datentypen werden als Schalter benutzt und speichern einen Zustand.
OLE = Object Linking
and Embedding
5 Ein OLE-Objekt speichert einen formatierten Text in beliebiger Größe, ein Bild,
ein Video oder Musik.
6 Ein Hyperlink verweist auf eine Internet- oder E-Mail-Adresse.
Mr. What und
Ms. Check
Können festgelegte Felddatentypen nachträglich geändert werden?
Ja, allerdings kann es sein, dass durch die Änderung einige Informationen verlorengehen. So
ist es z.B. kein Problem, den Datentyp Text in Memo zu ändern.
Wandelst du aber Double in Integer um, so führt dies zu einem
Verlust aller Nachkommastellen.
Ü 1:
Wähle einen geeigneten Datentyp für die folgenden Werte!
Beispiele
Datentyp
Mozartstraße 15
5020
+43 (662) 4711 – 67
http://www.google.at
20.05.1980, 17:30 Uhr
YellowSubmarine.mp3
Ja
EUR 12.945,56
0,1355
Da wir nun alle wichtigen Datentypen aus Microsoft Access kennen, sehen wir uns jetzt die
Entwurfsansicht einer Tabelle an.
33
Lernen
Üben
Die Datenbank
ID: 9877.
Sichern
Wissen
2 Bearbeiten der Tabellenstruktur
Entwurfsansicht von Tabellen
In der Entwurfsansicht einer Tabelle können die Felder und ihre Datentypen definiert bzw. geändert werden.
Felder und ihre Datentypen
1 In der Entwurfsansicht wird der Felddatentyp
festgelegt.
Jedem Feld einer Tabelle muss ein Felddatentyp zugeordnet werden. Wie die Abbildung links zeigt, wird der
Felddatentyp aus einem Kombinationsfeld ausgewählt.
Entwurfsansicht
in der Menüleiste
ID: 9877.
2 Für jeden Felddatentyp können bei den Feldeigenschaften zusätzliche Einstellungen vorgenommen werden.
Abb.: Felddatentypen
Wichtige Einstellungen für die Felddatentypen sind die
Feldgröße und das Format.
3 Für jedes Feld kann ein Standardwert festgelegt werden.
Abhängig vom gewählten Datentyp
stehen unterschiedliche
Feldeigenschaften zur
Verfügung.
Abb.: Feldeigenschaften
In der Tabelle Song wird das Erscheinungsjahr eingegeben. Hierfür können
wir als Standardwert =Jahr(Datum())
festlegen, wodurch das Jahr des Tagesdatums automatisch vorgegeben wird,
wenn ein Benutzer einen neuen Datensatz anlegt. Standardwerte können
vom Benutzer jederzeit überschrieben
werden.
4 Eine Gültigkeitsregel prüft die Eingabe des Benutzers und gibt eine Meldung aus,
falls die Eingabe nicht der Regel entspricht.
Die Gültigkeitsregel für das Erscheinungsjahr lautet >= 1900 Und <= Jahr(Datum()). Falls
die Eingabe des Benutzers der Gültigkeitsregel widerspricht, wird die Gültigkeitsmeldung
ausgegeben und der Benutzer muss die Eingabe wiederholen.
5 Bei Pflichtfeldern ist eine Eingabe erforderlich.
Null (gesprochen
„Nall“) bedeutet „kein
Wert“.
Beachte
Das Feld Titel ist ein Pflichtfeld, denn es wäre nicht sinnvoll, hier ein leeres Feld zuzulassen.
Um den Benutzer zu einer Eingabe zu zwingen, wird Eingabe erforderlich auf Ja gesetzt.
Es erfolgt nun immer eine Prüfung auf Null – kein Wert ist also nicht erlaubt.
Null bedeutet „kein Wert“. Null entspricht nicht dem numerischen Wert 0 und auch
nicht dem Leerstring "".
L 1:
Nähere Informationen
zu den benutzerdefinierten Zahlenformaten
bietet die MicrosoftAccess-Hilfe.
34
Abb.: Benutzerdefiniertes Eingabeformat
In der Tabelle Song soll im Feld Größe die Mengeneinheit
„KiB“ angezeigt werden. Dazu erstellen wir ein benutzerdefiniertes Eingabeformat. Bei den Feldeigenschaften
geben wir unter Format den Text #.##0" KiB" ein. Mit #.##
werden Tausendertrennzeichen gesetzt, mit 0 Zahlen auf
Ganzzahlen gerundet.
3 Eingabeformate
Erzwingen einer bestimmten Eingabeform
Wie wir bereits im Lehrbeispiel 1 gesehen haben, können wir mit Eingabeformaten die Formatierung von Eingabefeldern beeinflussen. Dabei gibt es für jeden Datentyp eigene Einstellungsmöglichkeiten.
Eingabeformate verwenden
1 Eingabeformate wirken sich auf die Art der
Darstellung des Feldinhaltes aus.
Eingabeformate für den
Felddatentyp Zahl
Eingabeformate für
den Felddatentyp
Datum/Uhrzeit
Eingabeformate für den
Felddatentyp Ja/Nein
ID: 9877.
Mr. What und
Ms. Check
2 Datenbanken
Access bietet im Eingabeformat-Assistenten
einige häufig gebrauchte Eingabeformate für den
Felddatentyp Text zur Auswahl an. In der Abbildung wurde z.B. das Eingabeformat für Telefonnummern eingestellt.
2 Für jeden Felddatentyp stehen eigene Eingabeformate zur Verfügung.
Abb.: Eingabeformat-Assistent für Text
Für die Felddatentypen Zahl, Datum/Uhrzeit und
Ja/Nein gibt es eine Reihe von vordefinierten Eingabeformaten.
3 Über benutzerdefinierte Eingabeformate stehen weitere Möglichkeiten der Formatierung zur Verfügung.
Eine Zahl kann z.B. um einen Text ergänzt werden. Da sich das Eingabeformat nur auf die
Eingabe bzw. Darstellung der Zahl auswirkt, nicht aber auf deren Speicherung, können mit
solchen Feldern auch Berechnungen durchgeführt werden.
Wie kann ich in einem Datumsfeld
die Kalenderwoche anzeigen lassen?
Kann zwischen Texten eine Zahl stehen?
Unter Format gibst du "KW "ww/jj ein.
Dazu musst du nur die Textketten mit dem Zahlenformat verknüpfen. Das sieht dann z.B. so aus: "Die Datei
hat "0#.##" KiB".
In der Microsoft-Access-Hilfe finden wir alle erforderlichen Informationen zu den benutzerdefinierten Eingabeformaten. Um diese anzuzeigen, stellen wir den Cursor in das Feld Eingabeformat und drücken F1 .
Ü 2:
Wie müsste das Format für das Erscheinungsjahr aussehen, wenn es immer vierstellig angezeigt werden soll?
Das Eingabeformat stellt ein Eingabefeld in der gewünschten Art und Weise dar. Aber wie können wir gewährleisten, dass die vom Benutzer eingegebenen Werte auch gültig und korrekt
sind? Mit Hilfe von Gültigkeitsregeln und Standardwerten kann diese Anforderung in jedem
Eingabefeld erfüllt werden.
35
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
4 Standardwert und Gültigkeitsregel
Überprüfung von Benutzereingaben
Die Plausibilitätsprüfung ist die Prüfung der
Gültigkeit von Benutzereingaben.
Microsoft Access bietet mit der Gültigkeitsregel und -meldung sowie dem Standardwert Werkzeuge an, um Benutzereingaben zu prüfen bzw. gültige Werte vorzugeben.
Plausibilitätsprüfung
1 Ein Standardwert bietet dem Benutzer einen gültigen Wert als Vorschlag an.
Als Erscheinungsjahr wird in der Tabelle Song eine Long-Integer-Zahl gespeichert. Mit einem Standardwert zeiAbb.: Standardwert für das Feld Erscheinungsjahr
gen wir dem Benutzer an, dass Access
für das Jahr eine vierstellige Eingabe erwartet. Standardwerte können mit Hilfe von Funktionen, wie in diesem Fall =Jahr(Datum()), berechnet werden. Ein Standardwert ist nicht verbindlich – er kann vom Benutzer mit einem anderen gültigen Wert überschrieben werden.
2 Eine Gültigkeitsregel prüft die Daten bei der Eingabe auf ihre Richtigkeit.
Entspricht eine Eingabe nicht der definierten Gültigkeitsregel, wird diese nicht in die Datenbank übernommen. Stattdessen wird
der unter Gültigkeitsmeldung festgelegte Text ausgegeben. Die GültigkeitsAbb.: Gültigkeitsregel und -meldung für das Feld
regel kann aus mehreren Bedingungen
Erscheinungsjahr
bestehen, die mittels Und bzw. Oder
verknüpft werden können – z.B. >= 1900 Und <= Jahr(Datum()).
Statt Eingabe erforderlich könnte auch die
Gültigkeitsregel Nicht
Ist Null angegeben
werden.
3 Mit Eingabe erforderlich wird eine Eingabe erzwungen.
In einem Feld soll z.B. das Geschlecht einer Person eingegeben werden. Da jede Person ein
Geschlecht haben muss, handelt es sich hierbei um ein Pflichtfeld, in dem eine Eingabe
erforderlich ist. Zusätzlich kann mit der Gültigkeitsregel ="M" Oder "W" dafür gesorgt werden, dass der Benutzer nur einen dieser beiden Buchstaben eingeben kann.
L 2:
Wie sieht die Gültigkeitsregel für ein Datumsfeld aus, wenn nur Werte zwischem dem 1. Jänner 1996 und dem 30. Juni 2006 akzeptiert werden dürfen?
Ein Datum wird durch
das #-Zeichen gekennzeichnet.
Das Schlüsselwort Wie
muss vorangestellt
werden, wenn mit dem
Platzhalterzeichen *
gearbeitet wird.
Mr. What und
Ms. Check
>= #1.1.1996# Und <= #30.6.2006#
Bei der Eingabe des Feldes Straße soll zwischen der Straßenbezeichnung und der Hausnummer ein Leerzeichen verpflichtend eingegeben werden. Wie lautet die Gültigkeitsregel?
Wie "* *"
Wie lautet die Gültigkeitsregel für das Feld Bundesland, wenn nur Personen aus Tirol und
Salzburg in die Tabelle aufgenommen werden dürfen?
"Tirol" Oder "Salzburg"
Wie kann ich bestimmen, dass manche Felder
unbedingt ausgefüllt werden müssen?
Manchmal umgehen Benutzer Pflichtfelder durch die Eingabe eines Leerzeichens. Wie kann ich das verhindern?
36
Ein Pflichtfeld erstellst du, indem du die Feldeigenschaft Eingabe erforderlich auf Ja setzt oder
die Gültigkeitsregel mit Nicht Ist Null definierst.
Wenn du die Feldeigenschaft Leere Zeichenfolge auf
Nein stellst, sind Felder, die nur Leerzeichen enthalten,
nicht zulässig.
5 Nachschlagefelder
Vorgeben einer Auswahlliste
Nachschlagefelder können auch in Formularen
angelegt werden.
Ein Nachschlagefeld enthält eine Auswahl an Feldinhalten, die aus einem Kombinationsfeld gewählt werden.
Nachschlagefeld
Musikrichtung
ID: 9877.
Um ein Nachschlagefeld zu erzeugen, wird bei den Feldeigenschaften eines Textfeldes im
Register Nachschlagen die Auswahl Steuerelement anzeigen auf Kombinationsfeld
gestellt. Beim Herkunftstyp wird Tabelle/Abfrage ausgewählt. Bei Datensatzherkunft
klicken wir auf die drei
Punkte am Ende der Zeile
und wählen die Tabelle
mit den dazugehörenden
Feldern für das Kombinationsfeld aus. Die Daten
der gebundenen Spalte
werden gespeichert. Soll,
wie im abgebildeten
Beispiel, die gebundene
Spalte nicht angezeigt
Abb.: Nachschlagefeld aus der Tabelle „Musikrichtung“
werden, stellen wir die
Spaltenbreite auf 0 cm. In diesem Fall wird die Musikrichtung in der Auswahlliste dargestellt, aber die Musikrichtungsnummer (ID) gespeichert.
2 Eine Wertliste wird gewählt, um eine feste Anzahl von Werten vorzugeben.
Eine sehr elegante Methode zur verpflichtenden Auswahl von fest eingestellten
Werten ist die Wertliste. Bei Datensatzherkunft können wir die verschiedenen
Auswahlmöglichkeiten durch Strichpunkte
getrennt festlegen. Sollen nur die vorgegebenen Werte für ein Feld erlaubt sein,
wird Nur Listeneinträge auf Ja gestellt.
Die Wertliste gibt Auswahlmöglichkeiten vor.
Abb.: Nachschlagefeld aus einer Wertliste
L 3:
Für die akademischen Titel soll eine Wertliste als Nachschlagefeld erstellt werden. Die häufigsten Titel werden bei der Datensatzherkunft eingegeben: "Dr."; "Mag."; "DI";
Sofern die Eigenschaft Nur Listeneinträge auf Nein gestellt ist, kann der Benutzer entweder aus der Liste wählen oder einen anderen Titel, wie z.B. Univ.-Prof., eingeben.
Mr. What und
Ms. Check
Wie erhalte ich eine Überschrift bei
einer Wertliste?
Du setzt die Eigenschaft Spaltenüberschriften auf Ja. Der
erste Eintrag in Datensatzherkunft wird dann als Überschrift angezeigt.
In der nächsten Lerneinheit beschäftigen wir uns mit Abfragen und deren Anwendung.
37
2 Datenbanken
1 Die Werte für das Kombinationsfeld stammen aus einer Tabelle oder Abfrage.
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
Üben
Übungsbeispiele
Die Datenbank
ID: 9878.
Ü 3: Füge in der Entwurfsansicht der Tabelle Song ein weiteres Feld mit dem Namen Kosten ein.
Darin soll erfasst werden, wie viel für den Song beim Download bezahlt wird. Welcher Datentyp ist zu wählen?
Ü 4:
Stelle beim Feld Kosten das Zahlenformat auf Euro mit zwei Dezimalstellen ein.
Ü 5:
Der Standardwert für das Feld Kosten ist 0,00.
Ü 6:
Ändere das Datumsformat in der Tabelle Interpreten im Feld Geburtsdatum auf Datum mittel.
Ü 7:
Stelle in der Tabelle Song im Feld Erscheinungsjahr den Standardwert so ein, dass immer das
aktuelle Jahr angezeigt wird.
Ü 8:
Verändere in der Tabelle Interpreten das Feld Interpret/Gruppe so, dass der Interpret immer in
Großbuchstaben und in blauer Farbe angezeigt wird. Benutze dafür die Hilfe von Access.
Ü 9:
Ändere in der Tabelle Song das Feld Kontrolliert so, dass statt dem Kontrollkästchen der Text
„Ja“ bzw. „Nein“ angezeigt wird.
Ü 10:
Ändere die Tabelle InterpretSingtSong, damit bei der Eingabe der Interpreten der Name aus
einem Kombinationsfeld ausgewählt werden kann. Die IDInterpret soll im Kombinationsfeld
nicht angezeigt werden.
Ü 11:
Ändere die Feldgröße von Titel in der Tabelle Song auf 100.
Ü 12:
Für das Feld Geburtsdatum in der Tabelle Interpreten ist folgende Gültigkeitsregel festzulegen: Das Geburtsdatum muss zwischen dem 1.1.1900 und dem 1.1.2005 liegen. Erstelle eine entsprechende Gültigkeitsmeldung wie in der Abbildung links.
Ü 13:
Das Feld Titel in der Tabelle Song soll ein Pflichtfeld sein, in dem Null nicht erlaubt ist.
ID: 9878
38
Sichern
In dieser Lerneinheit haben wir das Erstellen und Bearbeiten von Tabellen in der Entwurfsansicht und die Feldeigenschaften kennengelernt.
Datentypen
Mit Hilfe von Datentypen legen wir fest, welche Eigenschaften die Werte eines Feldes haben:
Feldeigenschaften
In der Entwurfsansicht einer Tabelle werden für jedes Feld der Datentyp und die Feldeigenschaften festgelegt. Es können z.B. Einstellungen bezüglich Feldgröße, Eingabeformat, Beschriftung, Standardwert oder Gültigkeitsregel vorgenommen werden.
Eingabeformat
Mit dem Eingabeformat wird die Formatierung eines Feldinhaltes bestimmt. Über die vordefinierten Auswahlmöglichkeiten hinaus kann mit einem benutzerdefinierten Format jede gewünschte Eingabeform erzielt werden.
Standardwert
Ein Standardwert gibt einen häufig gebrauchten Wert vor und kann vom Benutzer bei Bedarf
geändert werden.
Gültigkeitsregeln
Eine Gültigkeitsregel prüft die Eingabe von Daten und gibt eine Gültigkeitsmeldung aus,
wenn die Regel verletzt wurde.
Nachschlagefeld
Mit einem Nachschlagefeld können Werte aus einer Tabelle oder Abfrage bzw. einer Wertliste als Auswahl angeboten werden.
ID: 9879
Wissen
1.Welche verschiedenen Datentypen gibt es und wofür werden sie verwendet?
2.Mit welchem Datentyp kann die größte ganze Zahl gespeichert werden?
3.Was bedeuten # und 0 bei einem benutzerdefinierten Eingabeformat?
4.Nenne ein Beispiel für die Verwendung eines Standardwerts!
5.Welche zwei Formen von Nachschlagefeldern werden anhand ihrer Herkunftsart unterschieden?
6.Erkläre den Datentyp OLE-Objekt!
39
2 Datenbanken
● Text und Memo für Zeichenketten – Berechnungen sind nicht möglich.
● Zahl für Werte zur Durchführung von Berechnungen.
● Ja/Nein für Schalter.
● OLE-Objekt für formatierten Text, Bilder, Musik und Video.
● Hyperlink für einen Verweis zu einer Web- oder E-Mail-Adresse.
● Datum/Uhrzeit für die Speicherung eines Datums und/oder einer Uhrzeit.
● Währung für Geldbeträge mit hoher Genauigkeit und mit Währungssymbol.
● AutoWert für fortlaufende Zahlen oder Zufallszahlen, z.B. für Primärschlüsselfelder.
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
7.Überprüfe die Verwendung der folgenden Felddatentypen und stelle sie gegebenenfalls richtig!
Feld
Datentyp
Länge
Memo
–
Telefonnummer
Zahl
Long Integer
Video
Text
200
Meldebestand
Text
4
Gehalt
Zahl
Byte
Vorname
Korrektur
Zusätzlich zu diesen Aufgaben findest du in SbX Drag&Drop-Aufgaben.
ID: 9880
Lerncheck
Ich kann jetzt …
w ...die unterschiedlichen Datentypen benennen und ich weiß, wofür ich welchen Datentyp
verwenden kann.
w ...in den Feldeigenschaften und Feldformaten Einstellungen vornehmen.
w ...Standardwerte und Gültigkeitsregeln sinnvoll einsetzen.
w ...mit Nachschlagefeldern die Eingabe von Daten sicherer und einfacher gestalten.
In der folgenden Lerneinheit verknüpfen wir Daten aus mehreren Tabellen und lernen die Ergebnisse nach unterschiedlichen Kriterien darzustellen und verschiedene Funktionen anzuwenden.
40
Lerneinheit 3
Auswahlabfragen
In dieser Lerneinheit lernen wir Daten nach verschiedenen Kriterien zusammenzufassen. In einer Abfrage erstellen wir neue Felder aus bestehenden Daten und wir
werten Daten mit Hilfe von Funktionen aus.
Wir beschäftigen uns mit
2 Datenbanken
● verschiedenen Abfragekriterien und Operatoren,
● Funktionen, wie Monat(), Min(), Anzahl(),
● Parameterabfragen,
● der Wenn-Bedingung sowie
● mit Gruppierungen und Kreuztabellen.
Lernen
1 Auswahlabfragen und Kriterien
Verknüpfen von Tabellen
Mit Hilfe von Abfragen können Daten aus unterschiedlichen Tabellen zusammengefasst werden.
Zur Gestaltung von Abfragen gibt es, wie bei den Tabellen, eine Entwurfsansicht für die Bearbeitung sowie eine Datenblattansicht für die Darstellung des Abfrageergebnisses.
Abfragen erstellen und sortieren
1 Die Erstellung einer neuen Abfrage erfolgt über den Abfrage-Assistenten oder
die Entwurfsansicht.
Zwischen allen Tabellen in einer Abfrage
müssen Beziehungen
erstellt werden.
Abb.: Abfrage aus Tabellen erstellen
Eine Abfrage kann Felder aus mehreren Tabellen
bzw. anderen Abfragen darstellen. Die Auswahl
der Felder erfolgt aus den gewählten Tabellen und
Abfragen. Um Abfragen miteinander zu verknüpfen, müssen die erforderlichen Beziehungen in
der Abfrage enthalten sein – selbst dann, wenn
nicht alle Felder angezeigt werden.
2 Abfragen können nach voreingestellten Kriterien sortiert und gefiltert werden.
Zum Verschieben eines
Feldes musst du die
linke Maustaste gedrückt halten und das
Feld an die gewünschte
Stelle ziehen.
ID: 9882.
Die festgelegten Sortier- und Filterkriterien werden in der Abfrage gespeichert. Eine Abfrage
wendet bei ihrem Aufruf automatisch die zugrunde liegenden Kriterien an. Sollen mehrere
Felder in einer Abfrage sortiert werden, ist zu beachten, dass
Access die Felder von links nach rechts bearbeitet. Das bedeutet, dass jenes Feld, nach dem primär sortiert werden soll, links
stehen muss. Die Reihenfolge der Felder kann, wie in der Datenblattansicht, durch Ziehen des Feldes mit der Maus geändert
werden.
Abb.: Felder auswählen
3 Abfragen können Berechnungen und Aggregatfunktionen beinhalten.
Eine Abfrage kann aus den Feldern einer Tabelle einen neuen
Wert berechnen. Mit Aggregatfunktionen können Daten zusammengefasst (z.B. gruppiert) werden.
41
Lernen
Üben
Abfrage in der
Datenblattansicht
Die Datenbank
findest du unter der
ID: 9882.
Sichern
Wissen
L 1:
Wir erstellen eine Abfrage, in der alle Interpreten mit ihrem Geburtsdatum aufscheinen. Die
Abfrage wird nach dem Geburtsdatum absteigend sortiert. Dazu
erstellen wir eine Abfrage in der Entwurfsansicht. Wir wählen die Tabelle
Interpreten und ziehen die Felder
Interpret/Gruppe und InterpretenAbb.: Abfrage Geburtsdatum absteigend
Geburtsdatum in die Auswahl. In der
Zeile Sortierung stellen wir im Feld InterpretenGeburtsdatum eine absteigende Sortierung ein.
Wie kann ich die Reihenfolge der Felder verändern, wenn ich diese aufgrund der Sortierreihenfolge nicht verschieben darf?
Mr. What und
Ms. Check
Wenn du die Reihenfolge der Felder in der Datenblattansicht veränderst, bleibt die in der Entwurfsansicht voreingestellte Sortierreihenfolge
erhalten.
Kriterien verwenden
1 In der Entwurfsansicht werden die Abfragekriterien festgelegt.
Vergleichsoperatoren:
< kleiner
> größer
<= kleiner oder gleich
>= größer oder gleich
<> ungleich
zwischen ... und ...
nicht
und
oder
ID: 9882.
Dabei können die Vergleichsoperatoren =, <, <=, >, >= und <> verwendet werden. Soll nur
nach einem Anfangsbuchstaben oder einem Wortende gesucht werden, verwenden wir
Joker * und Wildcard ? gemeinsam mit dem Schlüsselwort Wie. Mit Nicht kann ein Kriterium umgekehrt werden – z.B. Nicht Wie "A*" zeigt alle Einträge, die nicht mit „A“ beginnen.
2 Filter können für die Datentypen Text, Memo, Datum/Uhrzeit, Zahl, Währung und
Boolean benutzt werden.
Text
Uhrzeit
Zahl
Boolean
Abb.: Beispiele für Abfragekriterien zu verschiedenen Datentypen
Ü 1:
Erstelle eine Abfrage für alle Lieder, die mit dem Buchstaben „T“ beginnen. Zusätzlich sind
die Felder Länge und Größe absteigend nach der Größe sortiert anzuzeigen.
Die Datenbank
ID: 9882.
Was bedeuten die Filterkriterien in der Abbildung oben?
Mit Wie "?a*" werden alle Songtitel ausgegeben, die an der
zweiten Stelle den Buchstaben „A“ haben. Die Länge des Liedes
muss kleiner als vier Minuten sein und das Erscheinungsjahr muss
nach 1998 liegen. Nur kontrollierte Lieder werden ausgegeben.
Mr. What und
Ms. Check
42
Mehrere Tabellen in einer Abfrage
Die Beziehungen zwischen den Tabellen
werden in der Beziehungsansicht festgelegt
und in die Abfragen
automatisch übernommen.
ID: 9882.
Beziehungen
2 Datenbanken
Symbol Tabelle
anzeigen
Über den Menüpunkt Abfrage | Tabelle anzeigen oder das Symbol Tabelle anzeigen können
zusätzliche Tabellen oder Abfragen in die Abfrageansicht eingefügt werden. Um mehrere Tabellen oder Abfragen zusammenfassen zu können, müssen diese über eine Beziehung miteinander verbunden sein. Beziehungen können entweder über Extras | Beziehungen oder direkt in
einer Abfrage festgelegt werden. Sind nicht alle Tabellen über Beziehungen verbunden, führt
dies zu ungewollten Ergebnissen, da Access in diesem Fall jeden Datensatz einer Tabelle mit
jedem Datensatz der anderen Tabelle kombiniert.
Abb.: Beziehungen verbinden Tabellen
In Abfragen können mehrere Abfragekriterien kombiniert werden.
Logische Funktionen
Und-Verknüpfung:
1 und 1 = 1
1 und 0 = 0
0 und 1 = 0
0 und 0 = 0
Oder-Verknüpfung:
1 oder 1 = 1
1 oder 0 = 1
0 oder 1 = 1
0 oder 0 = 0
ID: 9882.
Die Datenbank
ID: 9882.
Mr. What und
Ms. Check
1 Horizontal angeordnete Kriterien werden als Und-Verknüpfung behandelt.
Sind Kriterien nebeneinander angeordnet, müssen alle Kriterien erfüllt sein, damit der Datensatz angezeigt wird. Und (And) ist erfüllt, wenn beide Kriterien zutreffen (true = 1).
2 Vertikal angeordnete Kriterien werden als Oder-Verknüpfung behandelt.
Sind Kriterien untereinander angeordnet, genügt mindestens ein Kriterium für die Anzeige.
Oder (Or) ist erfüllt, wenn ein Kriterium oder beide zutreffen. Im folgenden Beispiel werden
alle Interpreten angezeigt, deren Name mit „B“ beginnt oder deren Songs der Musikrichtung
„Pop“ angehören.
Abb.: Abfragekriterien kombinieren
Ü 2:
Erstelle eine Abfrage mit allen Songtiteln, deren Interpreten mit „A“, „B“, „C“ oder „D“ beginnen. Sortiere die Interpreten alphabetisch. Zeige zusätzlich die Länge und die Größe der
Songs an.
Wie kann ich die zehn größten
Lieder anzeigen lassen?
Du sortierst absteigend nach dem Feld Groesse und öffnest über
das Kontextmenü die Abfrageeigenschaften. Dort stellst du im
Punkt Spitzenwerte „10“ ein.
Symbol Abfrageeigenschaften
43
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
2 Neue Felder und Berechnungen
Mehrere Felder zu einem Feld verknüpfen
Nicht alle Informationen müssen in Datenbanken eingegeben werden, viele lassen sich aus den
bereits vorhandenen berechnen und in eigenen Feldern darstellen.
1 Ein neues Feld benötigt einen eindeutigen Namen innerhalb der Abfrage.
Dem Namen des neuen Feldes folgt ein Doppelpunkt. Danach wird der Inhalt des Feldes,
z.B. mit Hilfe einer Berechnung oder einer
Funktion, festgelegt.
ID: 9882.
Feldname
Berechnung
Abb.: Berechnetes Feld
2 Feldnamen werden in eckigen Klammern angegeben.
Der Name eines Feldes muss einer Tabelle eindeutig zugeordnet werden können. Kommt
ein Feldname in zwei Tabellen vor, muss der Tabellenname vor dem Feldnamen angegeben werden. Als Trennzeichen zwischen Tabellen- und Feldname dient ein Punkt, z.B.
[Song].[Groesse].
3 Die Inhalte von Feldern können verkettet werden.
Die Feldinhalte von Titel und Länge können mit dem Textverkettungsoperator & verknüpft werden, z.B. Titellänge: [Titel] & ", " & [Länge]. Hierbei wird zwischen Titel und
Länge ein Beistrich mit einem Abstand eingefügt. Das Ergebnis erscheint im neuen Feld Titellänge.
L 2:
In einer Abfrage sollen die Felder Interpreten/Gruppenname und der Titel des Liedes in
einem neuen Feld Gesamt, getrennt durch einen Beistrich, angezeigt werden.
Wie wird das Feld Gesamt erzeugt?
Feld Gesamt in
der Datenblattansicht
Abb.: Felder verknüpfen
Ü 3:
Erstelle die Abfrage Größe in MiB. Gib die Größe der Lieder in der Spalte Groesse in KiB
und in einer weiteren Spalte Größe in MiB in MiB aus. Die Darstellung der Zahlen soll
gemäß der Abbildung erfolgen (1 MiB = 1024 KiB).
Die Datenbank
ID: 9882.
44
Mr. What und
Ms. Check
Wie kann ich in einer Abfrage
das Alter der Interpreten im Feld
Alter ausgeben lassen?
Du verwendest die Funktion Datum(), um das Tagesdatum zu
erhalten. Davon ziehst du das Geburtsdatum ab, z.B. Alter:
Datum() – [Interpreten-Geburtsdatum].
3 Datumsfunktionen
Datum und Zeit zerlegen
ID: 9882.
Tag(Datum)
j = Jahr
Monat(Datum)
q = Quartal
Jahr(Datum)
m = Monat
Wochentag(Datum)
w = Woche
Format(Datum; "tttt")
t = Wochentag
Datum()
Tagesdatum
2 Datenbanken
Mit Hilfe von Datumsfunktionen können wir ein Datum in seine Bestandteile zerlegen und damit
Berechnungen durchführen. Die Verwendung von Datumsfunktionen haben wir bereits in der
Tabellenkalkulation kennengelernt.
Abb.: Datum zerlegen
1 Mit den Funktionen Tag, Monat und Jahr wird ein Datum in seine Bestandteile
zerlegt.
Wochentag(Datum())
liefert als Ergebnis:
1 Sonntag
2 Montag
3 Dienstag
4 Mittwoch
5 Donnerstag
6 Freitag
7 Samstag
Parameter für Format:
j = Jahr, m = Monat,
t = Tag, h = Stunden,
n = Minuten,
s = Sekunden
Beachte
Die Funktionen Tag, Monat und Jahr liefern den entsprechenden Wert zu einem Datum,
das an die Funktion übergeben wird. Die Funktion Datum() gibt das aktuelle Tagesdatum aus. Anwendungsbeispiele für die Datumsfunktionen sind z.B. Jahr(Datum()) und
Monat(Geburtsdatum).
2 Die Funktion Wochentag liefert den Wochentag eines Datums.
Als Ergebnis stellt die Wochentag-Funktion eine Zahl zwischen 1 und 7 dar. Die Zahl 1 bedeutet, dass es sich bei diesem Datum um einen Sonntag handelt, 2 steht für Montag usw.
Die Funktion Wochentag(Datum;2) beginnt mit Montag für 1, Dienstag für 2 usw. Alternativ kann die Funktion Format(Datum(); "tttt") verwendet werden, wobei "ttt" für die zweistellige Abkürzung, z.B. Mo, Di, und "tttt" für den ausgeschriebenen Wochentag steht.
3 Die Uhrzeit lässt sich mit Stunde und Minute in ihre Bestandteile zerlegen.
Die Funktion Jetzt() liefert das Tagesdatum mit der aktuellen Uhrzeit. Die aktuelle Stunde
der Tageszeit kann z.B. mit den Funktionen Format(Jetzt(); "hh") oder Stunde(Jetzt())
ausgegeben werden.
Mit der Format-Funktion können ein Datum bzw. eine Uhrzeit in der gewünschten Form als
Text dargestellt werden, z.B. Format(Jetzt(); "jjjj.mm.tt") gibt das Jahr vierstellig sowie den
Monat und den Tag je zweistellig aus. Format(#11.9.01#; "m/t") liefert als Ergebnis „9/11“.
45
Lernen
Üben
Mr. What und
Ms. Check
Sichern
Wissen
Wie kann ich Monate oder Jahre
zu einem Datum addieren bzw.
davon subtrahieren?
Das funktioniert mit der Funktion DatAdd. DatAdd("mm";
4; Datum()) addiert z.B. zum Tagesdatum vier Monate,
DatAdd("jjjj"; 1; Datum()) addiert ein Jahr.
Darstellung des
Geburtsdatums
Die Datenbank
ID: 9882.
Ü 4:
Erstelle die Auswahlabfrage Geburtstage im Mai, die jeden im Mai geborenen Künstler mit
seinem Geburtsdatum darstellt und danach sortiert.
Sehen wir uns nun eine Möglichkeit an, wie wir Auswahlabfragen flexibler gestalten können.
Mit Hilfe von Parameterabfragen kann der Benutzer die gewünschten Kriterien direkt eingeben, ohne dass er die Abfrage in der Entwurfsansicht verändern muss.
4 Parameterabfragen
Flexible Abfragekriterien
Als Parameterabfragen werden Auswahlabfragen bezeichnet, die den Benutzer nach zuvor
festgelegten Kriterien fragen, wenn die Abfrage ausgeführt wird.
Ein Parameter ist eine
Variable, deren Wert
erst zum Zeitpunkt der
Ausführung der Abfrage durch den Benutzer eingegeben wird.
1 Als Kriterium wird ein beliebiger Text in eckigen Klammern festgelegt.
Bei der Parameterabfrage verwenden wir eine Variable, die wir mit Hilfe eckiger Klammern [ ] und ihres Namens erzeugen. Der Wert der Variablen wird in eine Dialogbox
eingegeben, die für jede Variable automatisch bei Ausführung der Abfrage erscheint. Zum
Zeitpunkt der Ausführung der Abfrage beinhaltet die Variable dann den Wert, der seinerseits
in der Abfrage als Kriterium dient.
Parameter
Beispiele für Parameter:
Wie [Name?]
Zwischen [VonDatum?]
Und [BisDatum?]
Abb.: Parameterabfrage in der Entwurfsansicht
2 Bei der Ausführung einer Parameterabfrage wird das Kriterium in eine Dialogbox
eingegeben.
Bei der Ausführung der Auswahlabfrage erscheint für jeden Paramter (= Variable) eine Dialogbox, in die der Wert des Parameters eingegeben wird. Hierbei können auch Wildcards
und Joker verwendet werden.
Parameterwert
ID: 9882.
46
Abb.: Parameterwert-Dialogbox
L 3:
Erstelle die Parameterabfrage Songs mit Musikrichtung, in der die Musikrichtung als Parameter festgelegt wird.
Die Datenbank
ID: 9882.
Abb.: Parameterabfrage
Mr. What und
Ms. Check
Kann ich in einer Abfrage auch mehrere
Parameter verwenden?
Wie kann ich bei Parameterkriterien
Wildcards und Joker einsetzen?
Ja, Access arbeitet die festgelegten Parameter von
links nach rechts ab.
Wenn du vor die eckige Klammer das Schlüsselwort Wie
schreibst, kannst du auch Wildcards und Joker verwenden.
Wie kann ich einen Datumsbereich als Parameterkriterium festlegen?
Wie kann ich bei einem BooleanFeld einen Parameter einsetzen?
2 Datenbanken
Für die Abfrage verwenden wir die Felder Titel aus der Tabelle Song und Bezeichnung aus
der Tabelle Musikrichtung, für die wir das Kriterium [Welche Musikrichtung?] als Variable
festlegen.
Du verwendest dazu z.B. die Funktion Zwischen
[VonDatum?] und [BisDatum?].
Bei der Eingabe verwendest du –1 für einen Wahr-Wert (true)
oder 0 für einen Falsch-Wert (false).
Beachte
Als Variablenname für einen Parameter darf kein Feldname einer in der Abfrage enthaltenen Tabelle verwendet werden!
Tipp
Namenskonflikte können verhindert werden, wenn jeder Variablenname eines Parameters
ein Fragezeichen, z.B. [Geburtsdatum?] oder Wie [Name?], enthält.
Die Datenbank
ID: 9882.
Ü 5:
Erstelle die Parameterabfrage Parameter Quartal und stelle die Interpreten nach dem Geburtsdatum aufsteigend sortiert dar. Verwende als Parameterkriterium das Quartal des Geburtsdatums, z.B. alle im Juli, August und September geborenen Interpreten werden sortiert.
Berechnungen sind manchmal von bestimmten Bedingungen abhängig, z.B. wenn wir den
Bruttoumsatz von Artikeln berechnen, deren Umsatzsteuersatz von der Artikelgruppe (Speisen
10 %, Getränke 20 %) abhängig ist. Zur Lösung dieser Aufgaben verwenden wir die WennFunktion.
47
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
5 Abfragen mit Bedingungen
Wenn-Funktionen in Abfragen
Anwendung der
Wenn-Funktion:
Wenn(Bedingung;
Dann; Sonst)
ID: 9882.
Die Wenn-Funktion haben wir bei der Tabellenkalkulation bereits kennengelernt. In Access können wir diese Funktion im Rahmen von Abfragen verwenden.
Prüfbedingung
Dann
Sonst
Abb.: Wenn-Funktion
1 Ist das Ergebnis der Prüfbedingung Wahr, wird der Dann-Teil, andernfalls der
Sonst-Teil ausgeführt.
Leerstring = ""
Im abgebildeten Beispiel wird der Text „bitte komprimieren“ ausgegeben, falls der Feldinhalt
von Groesse größer als 4000 ist, andernfalls erscheint ein Leerstring.
2 Mit den Funktionen Und bzw. Oder können mehrere Prüfbedingungen kombiniert werden.
Auf den Verkaufspreis wird z.B. am Montag und am Mittwoch ein Rabatt von 5 % gewährt:
Preis: Wenn(Wochentag(Datum()) = 2 Oder Wochentag(Datum()) = 4; 5%; 0%) *
[Verkaufspreis]
Ü 6:
Erstelle die Abfrage Sonntagskinder und gib für alle Interpreten, die an einem Sonntag geboren wurden, die Meldung „Gratuliere, Sie sind ein Sonntagskind“ aus, wenn sie nicht an
einem Sonntag geboren wurden „Schade, kein Sonntagskind“.
Die Datenbank
ID: 9882.
Mr. What und
Ms. Check
Kann ich im Dann- bzw. Sonst-Teil
auch Berechnungen durchführen?
Ja, beachte dabei aber, dass du die Feldnamen in eckige
Klammern einschließt.
Mit Auswahlabfragen können wir Daten sortieren und nach beliebigen Kriterien filtern. Aber
wie können wir z.B. die Anzahl der Interpreten bestimmen, die Lieder einer bestimmten Musikrichtung singen? Mit einer Aggregatfunktion können wir Daten nicht nur gruppieren, sondern
auch zählen, summieren oder Mittelwerte berechnen. Aggregatfunktionen sind sehr leistungsfähig und stellen für die Analyse von Daten eine wichtige Grundlage dar.
48
6 Aggregatfunktionen
Zusammenfassen von Daten mit Funktionen
Mit Hilfe von Aggregatfunktionen können Daten nach bestimmten Kriterien zusammengefasst werden. Wir können z.B. auswerten, wie viele Lieder einer Musikrichtung gespeichert sind
oder welche Speicherkapazität für alle MP3-Lieder benötigt wird.
1 Mit dem Symbol Funktionen wird die Funktionen-Zeile eingeblendet.
Die Standardeinstellung in der Zeile Funktion ist Gruppierung. Hierbei wird jeder Feldinhalt
in einer eigenen Zeile (= Datensatz) angezeigt. Mit einer Aggregatfunktion, wie z.B. Anzahl
oder Summe, werden gleichartige Feldinhalte gezählt oder summiert.
Häufig verwendete
Aggregatfunktionen
sind Summe, Mittelwert, Minimum, Maximum und Anzahl.
ID: 9882.
Standardeinstellung
2 Datenbanken
Menü Ansicht |
Funktionen
Aggregatfunktion
Abb.: Abfrage mit Aggregatfunktion
2 Aggregatfunktionen wirken auf gleichartige Feldinhalte.
Die Tabelle links unten stellt eine Auswahlabfrage ohne Aggregatfunktion dar.
In der mittleren Tabelle wurde für die Größe die Aggregatfunktion Summe verwendet, was
jedoch zu keiner Veränderung führt, da die Gruppierung für jeden Datensatz unterschiedliche Datenpaare liefert.
In der Tabelle rechts wurde das Feld Titel entfernt. Die Aggregatfunktion bewirkt die Summierung aller gleichartigen Daten, hier der Musikrichtungen.
Titel
Musikrichtung
Größe
Titel
Musikrichtung
Summe
von Größe
Musikrichtung
Summe
von Größe
Lied 1
Country
3500
Lied 1
Country
3500
Country
6300
Lied 2
Country
2800
Lied 2
Country
2800
Pop
7900
Lied 3
Pop
4100
Lied 3
Pop
4100
Lied 4
Pop
3800
Lied 4
Pop
3800 Aggregatfunktion
Summe
L 4:
In einer Auswahlabfrage soll mittels Aggregatfunktion die Anzahl der kontrollierten Songs
ermittelt werden, deren Größe über 4000 kB beträgt.
Die Datenbank
ID: 9882.
Darstellung der Abfrage
mit der Aggregatfunktion Anzahl
Wir benötigen die Felder Titel, Groesse und Kontrolliert aus der Tabelle Song, legen die
Bedingungen, wie oben abgebildet, fest und definieren für den Titel die Aggregatfunktion
Anzahl. Wichtig ist, dass wir die Felder Groesse und Kontrolliert nicht anzeigen lassen!
49
Lernen
Üben
Mr. What und
Ms. Check
Sichern
Wissen
Wie kann ich den durchschnittlichen Speicherbedarf für ein MP3Lied berechnen?
Du verwendest die Funktion Mittelwert für das Feld Groesse.
Wenn du z.B. zusätzlich eine Gruppierung nach der Musikrichtung einfügst, erhältst du die Mittelwerte pro Musikrichtung.
Wie kann ich die Anzahl der Titel von
Christina Stürmer ermitteln?
Du erstellst eine Auswahlabfrage mit den Tabellen Song,
Interpret und InterpretSingtSong. Im Feld Interpret legst
du „Christina Stürmer“ als Bedingung fest und im Feld
Titel stellst du die Aggregatfunktion Anzahl ein.
Mit Kreuztabellenabfragen können wir Daten mehrdimensional analysieren.
7 Kreuztabellenabfragen
Zusammenhänge visualisieren
Kreuztabellen (Pivottabellen) haben wir in der Tabellenkalkulation bereits kennengelernt. Mit
ihrer Hilfe können Feldinhalte in Zeilen und Spalten gegenübergestellt werden.
1 Eine Auswahlabfrage wird über die Funktion Abfragetyp in eine Kreuztabellenabfrage umgewandelt.
In der Entwurfsansicht wird die Zeile Kreuztabelle angezeigt, in der die Darstellung der
Felder als Zeilen- bzw. Spaltenüberschrift oder als Wert festgelegt werden muss.
Abfragetyp
Kreuztabellenabfrage
Abb.: Kreuztabellenabfrage in der Entwurfsansicht
Spalten
Zeilen
ID: 9882.
Werte
Abb.: Kreuztabellenabfrage in der Datenblattansicht
2 Eine Kreuztabellenabfrage kann auch Felder beinhalten, die nicht angezeigt werden.
Diese Felder eignen sich z.B. für Berechnungen, Gruppierungen oder Filter.
50
Ü 7:
Erstelle die Kreuztabellenabfrage Kreuztabelle Zeiten, in der die kürzesten Songs der
Musikrichtungen Pop und Rock (Spalten) für jedes Erscheinungsjahr (Zeilen) angezeigt werden.
Die Datenbank
ID: 9882.
Kann ich die Reihenfolge der
Spalten in einer Kreuztabellenabfrage beeinflussen?
Ja, dazu musst du die Abfrageeigenschaften öffnen und im
Punkt Fixierte Spaltenüberschriften die Feldnamen unter Anführungszeichen und mit Strichpunkten getrennt eingeben.
Feldnamen, die du hier nicht anführst, werden ausgeblendet.
Dies funktioniert allerdings nicht mit berechneten Feldern, da
diese immer angezeigt werden.
2 Datenbanken
Mr. What und
Ms. Check
Üben
Übungsbeispiele
Die Datenbank
ID: 9883.
Ü 8: Erstelle die Abfrage Geburtsdatum absteigend, in der alle Interpreten mit ihrem Geburtsdatum aufscheinen. Sortiere absteigend nach dem Geburtsdatum.
Ü 9:
Erstelle die Abfrage Alle Songs, aus der sämtliche Songs mit Größe, Länge, Musikrichtung und
Erscheinungsjahr ersichtlich sind. Sortiere die Abfrage nach dem Erscheinungsjahr und anschließend nach dem Titel aufsteigend.
Ü 10:
Erstelle die Abfrage Lieder 1995, in der alle Lieder aus dem Erscheinungsjahr 1995 angezeigt
werden.
Ü 11:
Erstelle die Abfrage Kontrollierte Songs, in der alle kontrollierten Songs, der Länge nach aufsteigend sortiert, dargestellt werden.
Ü 12:
Erstelle die Abfrage Geburten zwischen 1950 und 1970, in der alle Interpreten angezeigt
werden, die zwischen dem 1.1.1950 und dem 1.1.1970 geboren wurden. Sortiere aufsteigend
nach dem Geburtsdatum.
Ü 13:
Erstelle die Abfrage Lieder über 5 Minuten, in der alle Lieder mit einer Spieldauer von über
fünf Minuten dargestellt werden. Gib zusätzlich zum Songtitel und zur Dauer auch die Größe an
und sortiere aufsteigend nach der Länge.
51
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
Ü 14:
Erstelle die Abfrage Balladen mit Geburtsjahr, in der alle Songs der Musikrichtung Ballade
angezeigt werden, deren Interpreten vor dem 1.1.1970 geboren wurden. Die Musikrichtung soll
nicht angezeigt werden. Wie viele Songs wurden gefunden?
Ü 15:
Erstelle die Abfrage Interpreten mit E oder A, in der alle Interpreten angezeigt werden, deren
Namen mit „E“ oder „A“ beginnen. Gib zusätzlich zu den Interpreten auch die Songtitel aus.
Sortiere aufsteigend nach der Musikrichtung. Wie viele Interpreten wurden gefunden?
Ü 16:
Erstelle die Abfrage Interpreten mit B oder Pop, in der alle Interpreten angezeigt werden,
deren Namen mit „B“ beginnen oder die einen Song der Musikrichtung Pop geschrieben haben.
Gib zusätzlich die Songtitel aus und sortiere aufsteigend nach der Musikrichtung. Wie viele Interpreten wurden gefunden?
Ü 17:
Erstelle die Abfrage Älteste Künstler, in der die zehn ältesten Interpreten dargestellt werden.
Auswahlabfragen mit Funktionen
Ü 18:
Erstelle die Abfrage Interpret mit Lied, in der in nur einer Spalte der Interpret und durch
Beistrich getrennt der dazupassende Songtitel aufscheinen. Wähle „Gesamt“ als Spaltenüberschrift.
Ü 19:
Erstelle die Abfrage Interpret mit Lied in Großbuchstaben, in der in nur einer Spalte der
Interpret in Großbuchstaben und durch Beistrich getrennt der dazupassende Songtitel aufscheinen. Wähle „Gesamt“ als Spaltenüberschrift.
Ü 20:
Erstelle die Abfrage Interpret mit Geburtsjahr, in der neben dem Interpreten auch sein Geburtsjahr aufscheint.
Ü 21:
Erstelle die Abfrage Popsongs – Alter in Tagen, mit dem Alter jener Künstler in Tagen, die
Popsongs geschrieben haben. Sortiere aufsteigend nach dem Alter.
Parameterabfragen
Ü 22:
Erstelle die Abfrage Songs nach Erscheinungsjahr und lege das Erscheinungsjahr der Songs
als Parameter fest. Sortiere aufsteigend nach dem Erscheinungsjahr und gib zum Ausprobieren
das Jahr 2000 ein.
Ü 23:
Erstelle die Abfrage Interpreten mit Anfangsbuchstaben und definiere für Interpreten einen
Parameter, der als Kriterium den Anfangsbuchstaben des Namens festlegt.
Ü 24:
Erstelle die Abfrage Parameter Geburtsdaten, stelle darin alle Interpreten dar und definiere als Parameterkriterium einen Bereich für das Geburtsdatum, z.B. zwischen 1.1.1970 und
1.1.1990.
52
Ü 25:
Erstelle die Abfrage Parameter Kontrolliert – Erscheinungsjahr für alle Songs, die über die
beiden Parameter Kontrolliert und Erscheinungsjahr festgelegt werden.
Abfragen mit Wenn-Funktionen
Ü 27:
Erstelle die Abfrage Komprimieren und prüfe, ob die Größe eines Songs über 4000 KiB beträgt. Gib in diesem Fall die Meldung „bitte komprimieren“ aus, andernfalls einen Leerstring.
Ü 28:
Erstelle die Abfrage Oldie und prüfe, ob das Erscheinungsjahr vor 1980 liegt. Gib in diesem Fall
in der Spalte „Oldie“ wahr (true) aus, andernfalls falsch (false).
Ü 29:
Erstelle die Abfrage Unsinn für alle Songs, deren Spieldauer weniger als vier Minuten beträgt.
Ist die Dauer kürzer, wird im Feld Unsinn zur Größe das Erscheinungsjahr addiert, andernfalls
wird das Erscheinungsjahr von der Größe abgezogen.
Abfragen mit Aggregatfunktionen
Ü 30:
Erstelle die Abfrage Anzahl je Musikrichtung und berechne die Anzahl der Songtitel je Musikrichtung.
Ü 31:
Ermittle mit der Abfrage Speicherplatz Pop-Songs die benötigte Speicherkapazität für alle
Pop-Songs.
Ü 32: Ermittle in der Abfrage Durchschnittsspeicher je Musikrichtung die durchschnittliche Größe
eines Liedes pro Musikrichtung und runde die Ergebnisse auf ganze Zahlen.
Ü 33:
Ermittle mit Hilfe der Abfrage Anzahl Interpreten 1960 die Anzahl der Interpreten, die im Jahr
1960 geboren wurden.
Ü 34:
Erstelle die Abfrage Anzahl Lieder je Musikrichtung, Jänner und finde die Anzahl der Lieder
pro Musikrichtung heraus, deren Interpreten im Jänner geboren wurden.
Ü 35:
Ermittle in der Abfrage Max Länge Songs 2000 den im Jahr 2000 erschienen Song mit der
längsten Spieldauer. Welche Spieldauer hat der Song?
53
2 Datenbanken
Ü 26: Erstelle die Abfrage Parameter Wochentag für alle Interpreten, deren Parameterkriterium ein
bestimmter Wochentag des Geburtsdatums ist, z.B. für alle Interpreten, die an einem Montag
geboren wurden.
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
Kreuztabellenabfragen
Ü 36:
Erstelle die Kreuztabellenabfrage Kreuztabelle Anzahl Titel und stelle das Erscheinungsjahr in
Zeilen und die Musikrichtung in Spalten dar. Gib als Wert die Anzahl der Titel aus.
Ü 37:
Erstelle die Kreuztabellenabfrage Kreuztabelle Summe Größe und gib die Summe der Größen
der Lieder aus. Stelle die Jahre 2002 und 2003 in Spalten und die Musikrichtungen in Zeilen
dar.
ID: 9883
Sichern
In dieser Lerneinheit haben wir uns mit der Erstellung von Auswahlabfragen, Berechnungen, Funktionen, Parameterkriterien, Aggregatfunktionen und Kreuztabellen beschäftigt.
Auswahlabfrage
Eine Auswahlabfrage stellt Daten aus mehreren Tabellen und/oder weiteren Abfragen sortiert und gefiltert dar.
Sortierung
Soll nach mehreren Feldern sortiert werden, müssen diese von links nach rechts angeordnet werden.
Abfragekriterien
und Parameter
Abfragekriterien werden in der Kriterienzeile direkt eingegeben oder als Parameterkriterium festgelegt. Dazu können Joker * und Wildcard ? sowie Operatoren, z.B. <, >, <=, >= und
<>, verwendet werden.
Und-/OderVerknüpfungen
Mit Hilfe der Funktion Und bzw. der Anordnung der Kriterien nebeneinander oder der Funktion Oder bzw. der Anordnung untereinander können Kriterien logisch miteinander verknüpft werden.
Berechnungen
Neue Felder werden durch einen Namen, gefolgt von einem Doppelpunkt, festgelegt. Für die
Berechnung können Feldnamen in eckigen Klammern, Funktionen, Rechenoperatoren und
der Textverkettungsoperator & verwendet werden, z.B. Geburtsjahr: Jahr([Geburtsdatum]).
Funktionen
Mit Hilfe von Funktionen werden vordefinierte Operationen oder Berechnungen durchgeführt.
Parameterabfrage
Ein Parameter ist eine Variable, die innerhalb eines Kriteriums statt eines Fixwertes eingesetzt
wird. Bei der Ausführung der Abfrage wird für jeden Parameter eine Dialogbox zur Eingabe
eines Wertes angezeigt.
Aggregatfunktionen
Über die Funktionszeile können Aggregatfunktionen, z.B. Summe, Mittelwert, Minimum,
Maximum, Anzahl, festgelegt werden. Gleichartige Daten werden mit Hilfe der eingestellten
Funktion zusammengefasst (aggregiert).
Kreuztabellenabfrage
Eine Kreuztabellenabfrage liefert Werte für Felder, die in Zeilen und Spalten angeordnet
sind.
ID: 9884
54
Wissen
1.Erkläre den Unterschied zwischen einem Filter und einer Abfrage!
2.Welche Arten von Abfragen gibt es?
3.Welche Operatoren können in Abfragen verwendet werden?
4.Welcher Fehler entsteht, wenn zwischen zwei Tabellen in einer Abfrage keine Beziehung
vorhanden ist?
5.Wie können die Inhalte von zwei Textfeldern miteinander verknüpft werden?
2 Datenbanken
6.Erkläre die Funktionsweise einer Parameterabfrage!
7.Wie kann die Funktionen-Zeile in der Abfrageansicht eingeblendet werden?
8.Welchen der folgenden Aussagen stimmst du zu?
Aussage
Richtig
Ein Doppelklick mit der rechten Maustaste auf ein Feld fügt dieses ganz
links in der Abfrage ein.
Mittels Drag&Drop kann die Reihenfolge der Felder in der Abfrage verändert werden.
In einer Abfrage kann ein Feld aufsteigend und ein anderes absteigend sortiert werden.
Die Reihenfolge der Felder in der Entwurfsansicht kann in der Datenblattansicht nicht verändert werden.
Kriterien, die in mehreren Zeilen untereinander stehen, sind mit Und verknüpft.
Bei der Kombination mit Oder muss nur ein Kriterium erfüllt sein, damit ein
Datensatz angezeigt wird.
Für ausgeblendete Felder kann keine Sortierung vorgenommen werden.
Die Datenbasis für eine Abfrage dürfen nur Tabellen sein.
In einer Parameterbezeichnung darf kein Feldname vorkommen.
Bei einem Boolean-Feld entspricht False dem Wert –1.
5 als Ergebnis der Funktion Wochentag steht für Donnerstag.
Formatiert man einen Monat mit „mm“ wird er mit 3 Buchstaben abgekürzt.
Soll der Wochentag eines Datums ausgeschrieben werden, muss die Funktion Format verwendet werden.
9.Kreuze die richtigen Abfragekriterien an, wenn alle Mitarbeiter eines Betriebes, außer denjenigen, die aus Wien kommen, dargestellt werden sollen:
b) Nicht "W?" c) Nicht "Wien"
a) Nicht "W*" 10.Kreuze die richtigen Abfragekriterien an, wenn alle Mitarbeiter eines Betriebes, die zwischen
1.1.1970 und 1.1.1975 geboren wurden, angezeigt werden sollen:
a) Zwischen #1.1.1970# Und #1.1.1975#
c) <#1.1.1970# Und >=#1.1.1975#
b) >=#1.1.1975# Oder >=#1.1.1970#
d) >=#1.1.1970# Und <=#1.1.1975#
11.Kreuze die richtigen Abfragekriterien an, wenn alle Mitarbeiter, die im Jänner geboren wurden, aufgelistet werden sollen (das Feld ist vom Typ Datum/Uhrzeit):
b) *.Jänner.*
c) 01 d) *.01.*
a) 01*
55
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
12.Wie muss eine Parameterbezeichnung lauten, damit auch nach Wortteilen eines Feldes gesucht werden kann?
a) [*Wohnort]
b) *[Wo soll gewohnt werden?] d) Wie [Wohnort] e) =[Wohnort]
c) [?Wohnort]
13.Welcher Befehl kombiniert den Vornamen und den Zunamen in Großbuchstaben, getrennt
durch ein Leerzeichen?
a) [Vorname] + " " + Gross([Zuname])
c) [Vorname] & " " & Format([Zuname); “>“)
b) [Vorname] & " " & [Zuname; >]
14.Welcher Befehl berechnet 5 % Vertreterprovision vom Umsatz richtig?
a) Provision: [Umsatz] * 5
c) Provision: [Umsatz] / 0,05
b) Provision: [Umsatz] * 0,05
d) Provision: Umsatz * 5 / 100
Zusätzlich zu diesen Aufgaben findest du in SbX ein Kreuzworträtsel.
ID: 9885
Lerncheck
Ich kann jetzt …
w ...Auswahlabfragen erstellen, Felder sortieren und filtern sowie für unterschiedliche Datentypen Abfragekriterien festlegen.
w ...neue Felder mit Berechnungen und Funktionen erstellen.
w ...ein Datumsfeld in seine Bestandteile zerlegen.
w ...Daten hinsichtlich beliebiger Kriterien auf- und absteigend sortieren.
w ...die Wenn-Bedingung in Abfragen einbauen und Aggregatfunktionen verwenden.
w ...umfangreiche Auswertungen mit Hilfe von Kreuztabellenabfragen durchführen.
In der folgenden Lerneinheit erstellen wir Formulare, um Daten komfortabel erfassen und warten zu können.
56
Lerneinheit 4
Formulare
In dieser Lerneinheit erstellen wir Formulare mit Hilfe des Assistenten und bearbeiten diese in der Entwurfsansicht. Wir erstellen neue Felder, fügen Bilder ein und
verbessern das Dialogdesign.
2 Datenbanken
● der Erstellung und Bearbeitung von Formularen,
● den Formulareigenschaften,
● den Steuerelementen in Formularen sowie
● der Erstellung von Haupt- und Unterformularen.
Lernen
1 Formulare erstellen
Eingabe von Feldinhalten
In einem Formular werden Daten in optisch ansprechender Form dargestellt, um sie komfortabel
bearbeiten zu können. Es ist z.B. möglich, Felder mehrerer Tabellen in einem Formular darzustellen und auf diese Weise die Eingabe von Daten zu vereinfachen.
Objekt Formulare im
Datenbankfenster
Auswahl der Datenbasis
für das Formular
ID: 9887.
Abb.: Erstellung eines Formulars mit dem Formularassistenten
Formulare erstellen
1 Mit dem Formularassistenten können einfache Formulare rasch erstellt werden.
Nachdem wir die Tabelle oder Abfrage für die Anzeige im Formular ausgewählt haben,
legen wir die Felder fest, die das Formular enthalten soll.
57
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
2 Für ein Formular werden ein Layout und ein Format gewählt.
Das einspaltige Layout eignet sich für Formulare mit wenigen Feldern, das tabellarische
bzw. das Datenblatt- und das geblockte Layout hingegen für umfangreiche Formulare
mit vielen Feldern. Mit PivotTable und PivotChart können Formulare für die Datenanalyse
erstellt werden.
Formular-Layout
Mr. What und
Ms. Check
Formular-Format
Kann ich das Layout oder das Format eines Formulars nachträglich
ändern?
Sobald der Assistent abgeschlossen ist, kannst du die letzten
Schritte nicht mehr rückgängig machen. Entweder du formatierst das Formular manuell in der Entwurfsansicht oder du erstellst ein neues Formular mit Hilfe des Assistenten, was meist
der schnellere Weg ist.
In vielen Fällen sieht das vom Assistenten erzeugte Formular noch nicht ganz so aus, wie wir uns
das vorstellen. Die Nachbesserung nehmen wir in der Entwurfsansicht vor.
Formulare in der Entwurfsansicht
1 Zusätzliche Felder werden über die Werteliste ins Formular gezogen.
Über die Symbolleiste blenden wir die Werteliste ein und ziehen die zusätzlich benötigten Felder in das Formular. Weitere
Dialogelemente können mit Hilfe der Toolbox über das Menü
Ansicht | Toolbox eingefügt werden.
Formular-Toolbox
Abb.: Felder in der Werteliste
2 Mit dem Lineal und dem Raster können die Dialogelemente ausgerichtet werden.
Über den Menüpunkt Ansicht | Lineal bzw. Raster können
wir die Hilfsmittel ein- und ausblenden. Die Größe des Rasters kann eingestellt werden.
Abb.: Menü Ansicht
Menü Ansicht | Aktivierungsreihenfolge
3 Die Aktivierungsreihenfolge legt die Reihenfolge für das Navigieren durch die
Dialogelemente eines Formulars fest.
Im Dialogfenster Aktivierungsreihenfolge bestimmen wir die Reihenfolge der Felder, die beim
Drücken der Taste
aufgerufen werden. Die Reihenfolge wird für die Formularbereiche Kopf, Datenbereich und Fuß festgelegt.
ID: 9887.
58
Abb.: Aktivierungsreihenfolge
Mr. What und
Ms. Check
Wie kann ich ein Bild in das Formular einfügen, wenn dafür kein Platz
zur Verfügung steht?
Wie kann ich den Formularkopf bzw. -fuß einblenden?
Du kannst den Detailbereich des Formulars nach unten bzw.
nach rechts vergrößern und durch Umgruppieren der vorhandenen Dialogelemente Platz für das Bild schaffen.
Über den Menüpunkt Ansicht | Formularkopf/-fuß kannst du diese
Formularbereiche sichtbar machen.
In der Entwurfsansicht eines Formulars können wir die Dialogelemente, z.B. Bezeichnungs- und
Textfelder, bearbeiten und verändern.
2 Datenbanken
Dialogelemente bearbeiten
1 Zur Eingabe von Daten werden in einem Formular am häufigsten Bezeichnungsund Textfelder verwendet.
Dialogelemente können
auch über das Lineal
markiert werden.
ID: 9887.
Ein Bezeichnungsfeld beinhaltet die
Beschriftung für ein Textfeld, in das
der Benutzer einen Wert eingeben und
verändern kann.
Bezeichnungsfeld
Abb.: Bezeichnungs- und Textfelder
Textfeld
2 Ein gebundenes Feld bezieht seinen Inhalt aus einer Tabelle oder Abfrage.
Mit dem Mauspfeil
können mehrere Dialogelemente in einem
Rechteck eingefasst
werden.
gebundenes Textfeld
ungebundenes
Textfeld
Der Zeigefinger verschiebt nur das Textfeld.
Abb.: Gebundene und ungebundene Textfelder
Die Hand verschiebt
Bezeichnungs- und
Textfeld.
Der Inhalt (Wert) eines Textfeldes
wird in einer Tabelle oder Abfrage
gespeichert, die für das Formular
als Datenbasis eingestellt ist – das
Textfeld ist an eine Tabelle gebunden. Ein neu positioniertes Textfeld ist ungebunden, sein Wert
wird nicht gespeichert. Über die
Eigenschaften kann ein Textfeld
an ein Tabellenfeld gebunden oder
für Berechnungen verwendet
werden.
3 Dialogelemente können manuell oder automatisch angeordnet werden.
Zum manuellen Verschieben
von Dialogelementen müssen
wir den richtigen Mauspfeil
verwenden. Der Zeigefinger verschiebt das Textfeld
ohne Bezeichnungsfeld, die
Hand beide Dialogelemente.
ID: 9887.
Menü Format
Abb.: Menü Format
Über das Menü Format können die Größe der Dialogelemente angepasst und diese
automatisch ausgerichtet und
verteilt (horizontaler und vertikaler Abstand) werden.
59
Lernen
Üben
Mr. What und
Ms. Check
Sichern
Wissen
Wie kann ich Felder löschen?
Ein markiertes Feld kannst du
mit der Taste Entf löschen.
Formulareinstellungen, wie z.B. die Festlegung der Datenherkunft oder eines Hintergrundbildes, werden in den Formulareigenschaften vorgenommen.
Formulareigenschaften
Ein Doppelklick auf
den Formularmarkierer
öffnet die Formulareigenschaften.
1 In der Eigenschaft Datenherkunft wird festgelegt, auf welche Tabelle oder Abfrage die Felder des Formulars zugreifen.
Die Datenherkunft legt die Tabelle oder
Abfrage für die Darstellung, Eingabe oder
Veränderung der Feldinhalte fest.
2 Die Eigenschaft Standardansicht legt
das Erscheinungsbild des Formulars
fest.
Der im Assistenten eingestellte Formulartyp
kann mit der Eigenschaft Standardansicht
verändert werden.
Standardansicht
Navigationsschaltflächen
3 Navigationsschaltflächen und andere
Dialogelemente können wahlweise einoder ausgeblendet werden.
Berechnungsformulare ohne Datenherkunft
benötigen z.B. keine Navigationsschaltflächen, Trennlinien, Datensatzmarkierer oder
Bildlaufleisten.
MinMaxSchaltflächen
ID: 9887.
Abb.: Formulareigenschaften
Ü 1:
Erstelle das Formular F_Interpreten wie abgebildet und verwende dafür alle Felder der Tabelle Interpreten.
Die Datenbank
ID: 9887.
60
Mr. What und
Ms. Check
Wie kann ich manche Textfelder sperren, sodass eine Datenänderung nicht möglich ist?
Dafür setzt du die Feldeigenschaften Aktiviert
bzw. Gesperrt auf Ja, z.B. im Register Daten.
2 Textfelder berechnen
Berechnungen in Formularen
Die Eigenschaften
werden durch einen
Doppelklick auf ein Feld
geöffnet.
Wie wir bereits gesehen haben, stellen gebundene Textfelder Daten aus Tabellen bzw. Abfragen dar, mit ungebundenen können wir Berechnungen ausführen.
2 Datenbanken
Berechnungen mit Textfeldern
1 In ungebundenen Textfeldern werden Berechnungen durchgeführt.
Symbol Textfeld aus
der Toolbox
Im Formular fügen wir ein neues Textfeld aus der Toolbox ein und doppelklicken darauf,
um die Feldeigenschaften
anzuzeigen. Die Eigenschaft Steuerelementinhalt kann ein Feld aus
der zugrunde liegenden
Tabelle oder Abfrage,
einen fixen Wert oder
Berechnung
eine Formel für eine BeAbb.: Feldeigenschaft Steuerelementinhalt
rechnung enthalten.
2 Berechnungen in Textfeldern können Formeln und Funktionen enthalten.
In ein Formular kann z.B. ein Feld zur Anzeige des Rabattes eingebaut werden. Ab einem
Bruttopreis von 100 EUR beträgt der Rabattsatz 5 %, darunter wird kein Rabatt gewährt.
Wenn-Funktion
ID: 9887.
Mr. What und
Ms. Check
Abb.: Rabattberechnung mit einer Wenn-Funktion
Wie kann ich Textfelder in
einem Formular hervorheben oder formatieren?
Feld Brutto
In der Format-Symbolleiste findest du Funktionen für die Einstellung
der Schrift-, Füll- und Rahmenfarbe sowie der Rahmenbreite. Außerdem kannst du Spezialeffekte, wie z.B. 3D-Effekte, für die Textfelder
definieren.
Rahmenbreite
Spezialeffekte
Ein Formular kann zum Bestandteil eines anderen Formulars werden. Mit Hilfe dieser Unterformulare lassen sich n:m-Beziehungen zwischen Tabellen anwenderfreundlich bearbeiten,
indem wir die betroffenen Tabellen in ein Haupt-/Unterformular einbinden.
61
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
3 Haupt- und Unterformulare
Zusammenführen von Daten
Die folgende Abbildung zeigt die Verwendung eines Haupt-/Unterformulars zur Bearbeitung
von Interpreten und ihrer Lieder.
Hauptformular
Das Feld IDInterpret
wird im Unterformular
als Filterkriterium verwendet.
ID: 9887.
Beachte
n:m-Beziehung:
Ein Interpret singt mehrere Songs, ein Song
wird von mehreren Interpreten gesungen.
Unterformular
Kombinationsfeld
Im Unterformular werden
alle Lieder aus InterpretSingtSong angezeigt,
deren IDInterpret 20 ist.
Wie du ein Kombinationsfeld erstellst, erfährst
du auf der Seite 64.
Abb.: Haupt- und Unterformular
Mit einem Haupt-/Unterformular und einem Kombinationsfeld im Unterformular können n:m-Beziehungen zwischen Tabellen dargestellt werden. Die n:m-Beziehung wird
durch eine Beziehungstabelle repräsentiert.
Das abgebildete Haupt-/Unterformular stellt die n:m-Beziehung zwischen einem Interpreten
und seinen Songs dar. Die n:m-Beziehung wurde über die Beziehungstabelle InterpretSingtSong in zwei 1:n-Beziehungen aufgelöst, da eine n:m-Beziehung in einer relationalen Datenbank nicht existieren kann. Im dritten Kapitel beschäftigen wir uns eingehend mit der relationalen Auflösung von Beziehungen.
1 Das Hauptformular enthält die Tabelle mit dem 1-Teil einer 1:n-Beziehung.
Als Datenbasis für das Hauptformular dient die Tabelle Interpreten. Zwischen Interpreten
und InterpretSingtSong gibt es eine 1:n-Beziehung.
2 Das Unterformular enthält die Tabelle mit dem n-Teil einer 1:n-Beziehung und
wird über das Fremdschlüsselfeld mit dem Hauptformular verknüpft.
Die Tabelle InterpretSingtSong ist die Datenbasis für das Unterformular. Die Verknüpfung
zwischen dem Haupt- und dem Unterformular erfolgt über das Feld IDInterpret.
3 n:1-Beziehungen werden mit einem Kombinationsfeld im Formular umgesetzt.
Um im Unterformular die Songtitel statt deren ID darzustellen, verwandeln wir das Textfeld IDSong in ein Kombinationsfeld. Die n:1-Beziehung zwischen InterpretSingtSong
und Song wird dadurch aufgelöst.
Haupt-/Unterformulare sind ein Werkzeug zur Bearbeitung von Tabellen, die mit einer
1:n- oder n:m-Beziehung verknüpft sind.
Ein Unterformular kann nicht nur Tabellen als Datenbasis beinhalten, sondern auch Abfragen.
Damit können Unterformulare Informationen aus mehreren verknüpften Tabellen darstellen.
62
Abfragen in Unterformularen
Mit Hilfe von Abfragen können wir Unterformulare noch komfortabler gestalten und zusätzliche Informationen, z.B. aus weiteren Tabellen, darstellen. Das folgende Beispiel zeigt das
Haupt-/Unterformular für die Erfassung der Interpreten und ihrer Songs, wobei als Datenbasis
für das Unterformular eine Abfrage dient.
Abfrage
Hauptformular
ID: 9887.
Unterformular
Im Unterformular werden alle
Lieder aus der Abfrage angezeigt, deren IDInterpret 20 ist.
2 Datenbanken
Im Kombinationsfeld
Musikrichtung wird der
Inhalt der Tabelle
Musikrichtung
angezeigt.
Abb.: Haupt- und Unterformular
1 Das Hauptformular basiert auf der Tabelle Interpreten, das Unterformular auf
einer Abfrage mit den Tabellen InterpretSingtSong und Song.
Die beiden Formulare sind über das Filterkriterium IDInterpret verknüpft. Für jeden Interpreten werden die Detaildatensätze aus der Abfrage dargestellt.
2 Zwischen Haupt- und Unterformular existiert eine 1:n-Beziehung.
Ein Datensatz des Hauptformulars ist mehreren Datensätzen des Unterformulars zugeordnet.
Ein Interpret singt mehrere Lieder.
3 n:1-Beziehungen können mit Hilfe von Kombinationsfeldern bearbeitet werden.
Jedes Lied ist einer Musikrichtung zugeordnet. Die Auswahl der Musikrichtungen erfolgt in
einem Kombinationsfeld.
Mr. What und
Ms. Check
Kann ein Hauptformular aus
mehreren Unterformularen bestehen?
Wie kann ich Dialogelemente, z.B.
Navigationsschaltflächen, aus dem
Unterformular ausblenden?
Ja, z.B. kann ein Rechnungsformular in einem Unterformular
die Kundendaten und in einem anderen die verkauften Artikel
beinhalten.
In den Formulareigenschaften des Unterformulars stellst du
im Register Format die Eigenschaften Datensatzmarkierer,
Navigationsschaltflächen und Trennlinien auf Nein.
63
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
L 1:
Wir erstellen für das Formular F_Interpreten das Unterformular UF_Song gemäß der folgenden Abbildung.
Die Datenbank
ID: 9887.
Das Symbol Assistent
in der Toolbox muss
aktiviert sein, damit der
Unterformular-Assistent
geöffnet wird.
Mit dem Symbol Unterformular aus der Toolbox wird ein Unterformular erstellt.
Abb.: Formular UF_Song
Wir öffnen das Formular F_Interpreten, das wir zuvor über den Assistenten erstellt haben,
in der Entwurfsansicht. Mit dem Symbol
Unterformular ziehen wir ein Rechteck
auf und gelangen in den UnterformularAssistenten. Wir wählen das zuvor erstellte Formular UF_Song und verknüpfen
das Haupt- und das Unterformular über
das Feld IDInterpret.
Abb.: Felder verknüpfen
4 Steuerelemente
Optionsgruppe, Kombinationsfeld und Befehlsschaltfläche
Optionsgruppen und Kombinationsfelder ermöglichen die Auswahl eines Wertes aus mehreren Möglichkeiten. Ein Beispiel für ein Kombinationsfeld ist der Nachschlageassistent, den
wir bei der Erstellung von Tabellen bereits kennengelernt haben. Mit Befehlsschaltflächen
können Befehle und Makros ausgeführt werden.
Optionsgruppe und Kombinationsfeld
Symbol Optionsgruppe
aus der Toolbox
1 Eine Optionsgruppe enthält Optionsfelder oder Kontrollkästchen zur Auswahl
einer oder mehrerer Möglichkeiten.
Mit Hilfe des Toolboxsymbols Optionsgruppe erstellen wir entweder eine Gruppe von Optionsfeldern oder Kontrollkästchen. Bei
einer Optionsfeldgruppe kann nur eine Option, bei einer Kontrollkästchengruppe können mehrere Optionen ausgewählt
werden. Die Optionen werden im Rahmen des OptionsgruppenAssistenten eingegeben.
ID: 9887.
Abb.: Optionsfeldgruppe
Symbol Kombinationsfeld aus der Toolbox
In den Eigenschaften
werden Datensatzherkunft, Spaltenanzahl,
Spaltenbreite und Listenbreite eingestellt.
64
2 Ein Kombinationsfeld enthält eine Auswahlliste zur Auswahl eines Listenwertes.
Abb.: Textfeld in Kombinationsfeld ändern
Nachschlagefelder in Tabellen werden
im Formular automatisch als Kombinationsfeld dargestellt. Mit Hilfe der
Funktion Ändern zu im Kontextmenü
können wir ein Textfeld in ein Kombinationsfeld umwandeln. Über die Eigenschaften legen wir die Datensatzherkunft, z.B. Tabelle oder Abfrage, sowie
die Spalten für die Darstellung fest.
Wodurch unterscheiden sich
Kombinations- und Listenfelder?
Symbol Listenfeld aus
der Toolbox
Wodurch unterscheiden sich Optionsfelder von Kontrollkästchen?
Die Datenbank
ID: 9887.
Bei einem Listenfeld kannst du nur die vorher eingegebenen
Werte aus der Liste auswählen. In einem Kombinationsfeld
kannst du Werte auswählen und zusätzlich neue Werte eingeben, die in der Liste noch nicht enthalten sind.
Beide Dialogelemente kennen die Zustände „aktiviert“ und
„nicht aktiviert“. Der Unterschied wird nur in einer Gruppe
der Elemente deutlich. In einer Optionsfeldgruppe kann nur
eines der Optionsfelder aktiviert werden, in einer Kontrollkästchengruppe können kein, ein oder mehrere Optionsfeld(er)
aktiviert werden.
Ü 2:
Verändere das Kombinationsfeld im Formular UF_Song, sodass nach der Musikrichtung aufsteigend sortiert wird.
Befehlsschaltflächen
1 Eine Befehlsschaltfläche führt eine bestimmte Aktion durch, z.B. das Öffnen eines
Formulars oder Berichts.
Eine Befehlsschaltfläche
wird über das Symbol
Befehlsschaltfläche aus
der Toolbox erstellt.
ID: 9887.
Abb.: Befehlsschaltflächen-Assistent
Nach dem Positionieren einer Befehlsschaltfläche im Formular öffnet sich automatisch der Befehlsschaltflächen-Assistent. Hier
können wir aus vordefinierten Aktionen, z.B. zur Datensatznavigation, wählen. Befehlsschaltflächen
können eine Beschriftung oder
ein Symbol erhalten. Mit Hilfe von
Makros können eigene Aktionen
für Befehlsschaltflächen generiert
werden.
2 Die Aktion einer Befehlsschaltfläche wird durch das Ereignis „Beim Klicken“ ausgelöst.
Die Ereignis-Eigenschaften einer Schaltfläche finden wir im Register Ereignis. Die Ereignisprozedur wird vom Befehlsschaltflächen-Assistenten automatisch erstellt und kann
auch nachträglich verändert bzw. erweitert werden.
Eine Ereignisprozedur ist ein
Programm in Visual Basic for
Applications (VBA).
Abb.: Ereignis-Eigenschaften einer Befehlsschaltfläche
65
2 Datenbanken
Mr. What und
Ms. Check
Lernen
Üben
Die Datenbank
ID: 9887.
Mr. What und
Ms. Check
Sichern
Wissen
Ü 3:
Erstelle im Formular Interpret eine Befehlsschaltfläche zum Schließen des Formulars und
deaktiviere das standardmäßige Schließen-Symbol des Dialogfensters rechts oben.
Welche Aktionen kann ich in der
Kategorie Datensatzoperation
auswählen?
Welche Funktionen befinden sich unter Anwendung
bzw. Diverses?
Unter Datensatzoperation findest du Funktionen wie das Löschen, Speichern, Duplizieren, Anfügen und Drucken von Datensätzen sowie das Rückgängigmachen von Änderungen, die
bereits gespeichert wurden.
Du kannst z.B. Anwendungen, wie Excel und Word, direkt starten
oder Makros ausführen.
Üben
Übungsbeispiele
Die Datenbank
ID: 9888.
66
Ü 4:
Erstelle das Formular F_Song zur Eingabe neuer MP3s. Für die Auswahl der Musikrichtung soll
ein Kombinationsfeld erstellt werden, das die Musikrichtungen aufsteigend sortiert anzeigt.
Erstelle im Kopfbereich des Formulars eine Überschrift mit der Schriftart Futura Lt BT und der
Schriftgröße 24 Punkt, Farbe Blau. Daneben soll das Bild „cdcover.jpg“ abgebildet sein. Zoome
die Bildeigenschaften, sodass das ganze Bild sichtbar ist. Alle Datenfelder sollen gleich breit und
linksbündig ausgerichtet sein. Alle Feldbeschriftungen sollten blau und in der Schriftgröße 12
Punkt formatiert sowie fett und linksbündig ausgerichtet sein. Füge im Fußbereich des Formulars ein Textfeld mit der Beschriftung „Letzte Aktualisierung“ und dem aktuellen Datum als
Feldinhalt ein.
2 Datenbanken
Die Datenbank
ID: 9888.
Ü 5:
Erstelle das Formular Song mit Registerblättern und Steuerelementen. Verteile die Felder der
Tabelle Song auf drei Register (Song, Detail, Kontrolle). Im Register Song befinden sich die
Felder SongID und Titel, im Register Detail die Felder Länge, Größe und Erscheinungsjahr
sowie im Register Kontrolle die Felder Titel, Kontrolle und eine Optionsgruppe Bewertung
(super, gut, geht so, nicht empfehlenswert). Erstelle dafür in der Tabelle Song ein neues Feld
Bewertung mit dem Datentyp Zahl und der Feldgröße Byte. Erstelle auf jedem Registerblatt
Befehlsschaltflächen zum Speichern und Drucken des aktuellen Datensatzes.
ID: 9888
Sichern
In dieser Lerneinheit haben wir uns mit der Erstellung von Formularen mit Hilfe des
Assistenten sowie mit der Anpassung von Formularen in der Entwurfsansicht beschäftigt.
Formular
In einem Formular werden die Daten von mehreren Tabellen oder Abfragen eingegeben,
bearbeitet oder gelöscht.
Entwurfsansicht
In der Entwurfsansicht werden Formulare bearbeitet. Mit Hilfe der Toolbox-Funktionen können zusätzliche Dialogelemente erstellt werden.
Toolbox und
Format-Menü
Mit den Dialogelementen der Toolbox und über das Menü Format kann ein Formular bearbeitet werden. Es können z.B. Bilder eingefügt oder Objekte verschoben und ausgerichtet
werden.
Text- und Bezeichnungsfeld
Ein Bezeichnungsfeld dient der Beschriftung von Textfeldern. In einem Textfeld werden die
Feldinhalte angezeigt.
Formulareigenschaften
In den Formulareigenschaften werden die Datenbasis für das Formular, eine Tabelle oder Abfrage, sowie spezielle Funktionen, wie z.B. das Sperren von Datensätzen, festgelegt.
Haupt- und
Unterformular
Mit Unterformularen können n:1-Beziehungen zwischen Tabellen in Formularen anwenderfreundlich umgesetzt werden. Die Verknüpfung zwischen dem Haupt- und dem Unterformular erfolgt über ein Filterkriterium, das ist ein Feld, das in beiden Formularen enthalten sein
muss.
Optionsgruppe
Eine Optionsgruppe enthält entweder Optionsfelder oder Kontrollkästchen. In einer Optionsfeldgruppe kann nur ein Element, in einer Kontrollkästchengruppe können mehrere
Elemente aktiviert werden.
67
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
Kombinationsfeld
Ein Kombinationsfeld stellt den Inhalt einer Werteliste oder einer Tabelle bzw. Abfrage
dar, wobei ein Element ausgewählt oder ein neues Element eingegeben werden kann.
Befehlsschaltfläche
Mit Befehlsschaltflächen können verschiedene Funktionen, wie z.B. das Navigieren durch Datensätze in Formularen, das Darstellen eines Formulars oder Berichts und das Ausführen von
Makros, aktiviert werden.
ID: 9889
Wissen
1.Wie können vorhandene Felder nachträglich in ein Formular eingefügt werden?
2.In welcher Ansicht werden Veränderungen am Layout von Formularen vorgenommen?
3.Wie heißt die Symbolleiste zum Bearbeiten von Formularen?
4.Wodurch unterscheiden sich ein Text- und ein Bezeichnungsfeld?
5.Wie können Felder in Formularen markiert werden?
6.Welche Formatierungen können bei Text- und Bezeichnungsfeldern vorgenommen werden?
7.Nenne einige Einstellungen, die über die Formulareigenschaften ausgewählt werden!
8.Warum kann es notwendig sein, ein Hauptformular mit einem Unterformular zu verbinden?
9.Wie wird die Beschriftung einer Befehlsschaltfläche vorgenommen?
10.Mit welcher Taste kann in einem Formular von einem Feld zum nächsten navigiert werden?
a)
b)
Esc
c)
d)
11.Kreuze die richtigen Aussagen an!
Aussage
Richtig
Ein Text- und ein Bezeichnungsfeld können nur gemeinsam verschoben werden.
Der Feldinhalt eines Feldes kann über die Formulareigenschaften verändert
werden.
Die Datenbasis für ein Formular kann nur eine Tabelle sein.
Das Löschen von Daten über das Formular kann verhindert werden.
Das nachträgliche Hinzufügen von Datensätzen ist nur in einem Formular in
tabellarischer Form möglich.
Das Layout eines Formulars (einspaltig oder tabellarisch) lässt sich nur über
den Assistenten festlegen.
In einem Textfeld können auch Formeln und Funktionen eingegeben werden.
Ein Hauptformular kann mit mehreren bereits vorhandenen Unterformularen
verknüpft sein.
Zusätzlich zu diesen Aufgaben findest du in SbX eine Drag&Drop-Aufgabe.
ID: 9890
68
Lerncheck
Ich kann jetzt …
w ...Formulare erstellen und nachträglich Änderungen daran vornehmen.
w ...Text- und Bezeichnungsfelder einfügen und diese mit Funktionen versehen.
w ...ein Unterformular in ein Hauptformular einfügen.
w ...Formulare mit Steuerelementen, z.B. Befehlsschaltflächen, Optionsgruppen und Kombinationsfeldern, anwenderfreundlich gestalten.
2 Datenbanken
In der nächsten Lerneinheit erstellen wir Auswertungen mit Hilfe von Berichten und fassen die
Daten darin übersichtlich zusammen.
69
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
Lerneinheit 5
Berichte
In dieser Lerneinheit erstellen wir Berichte mit Hilfe des Assistenten und bearbeiten
sie in der Entwurfsansicht. Wir legen Felder für Zwischensummen an, fügen Bilder
ein und erstellen ein ansprechendes Layout.
● der Erstellung und Bearbeitung von Berichten,
● den verschiedenen Berichtsbereichen,
● der Erstellung von Adressetiketten und
● dem Ausdruck von Berichten.
Lernen
1 Berichte erstellen
Daten übersichtlich präsentieren
Objekt Berichte
Wir haben bereits gelernt, wie wir mit Hilfe von Formularen Daten eingeben und bearbeiten
können. Bei der Ausgabe von Daten müssen häufig zusätzliche Berechnungen, z.B. Zwischenund Endsummen, dargestellt oder die Daten nach bestimmten Kriterien gruppiert werden. Mit
einem Bericht können wir diese Aufgaben leicht lösen.
1 Ein Bericht wird über den Berichtsassistenten erstellt.
Die Datenbasis für einen Bericht bildet eine Tabelle oder Abfrage. Wir wählen die benötigten
Felder für die Darstellung im Bericht aus.
2 Mit einer Gruppierung können Berechnungen für ausgewählte Felder im
Bericht durchgeführt werden.
Einstellung der
Sortierreihenfolge
Abb.: Berichtsassistent
Für die Felder in einem Bericht kann eine
Gruppierung eingestellt werden. Diese
bewirkt eine Sortierung und ermöglicht
weiters Zusammenfassungsoptionen und
Zwischensummen.
3 Zwischensummen werden in
den Zusammenfassungsoptionen
ausgewählt.
ID: 9892.
In Feldern vom Datentyp Zahl können die Funktionen Summe, Mittelwert, Maximum und Minimum als
Zwischensumme dargestellt werden.
Abb.: Zusammenfassungsoptionen
4 Layout und Format bestimmen das Aussehen eines Berichts.
Das Erscheinungsbild eines Berichts ist von der Art der Information abhängig. Berichte können z.B. im Hoch- oder im Querformat dargestellt werden.
70
Die Datenbank
ID: 9892.
Wir erstellen eine Abfrage, die alle für den Bericht erforderlichen Felder enthält. In unserem
Fall sind das die Felder InterpretGruppe aus der Tabelle Interpreten und Titel aus der Tabelle Song. Weil diese beiden Tabellen nicht direkt miteinander verbunden sind, müssen wir
außerdem die Tabelle InterpretSingtSong in die Abfrage integrieren, obwohl wir keine Felder daraus benötigen. Wir speichern die Abfrage unter dem Namen Titel Interpret.
Nun erstellen wir einen Bericht
unter Verwendung des Assistenten. Als Basis für den Bericht
wählen wir die zuvor erstellte
Abfrage und darin alle Felder aus.
Im nächsten Schritt legen wir fest,
nach welchem Feld der Bericht angezeigt werden soll. Hier entscheiden wir uns für die Option nach
Interpreten. Nun legen wir die
Sortierung fest, wählen das abgestufte Layout und als Format Informell. Abschließend geben wir
den Namen für den Bericht ein.
Im Zusammenhang mit Formularen haben wir bereits mit dem Formularkopf und -fuß gearbeitet. Diese Darstellungsbereiche können wir in Berichten dazu verwenden, um z.B. Überschriften, Seitenzahlen oder Zwischensummen auszugeben.
2 Darstellungsbereiche
Kopf- und Fußzeile
Ein Bericht enthält mehrere Darstellungsbereiche für die Präsentation unterschiedlicher Daten.
Für jeden Darstellungsbereich kann in den
Eigenschaften ein Seitenvorschub eingestellt
werden.
1 Der Berichtskopf wird am Anfang eines Berichts, der Berichtsfuß am Ende ausgegeben.
Berichtskopf und -fuß eignen sich z.B. zur Anzeige des Firmenlogos und der Seitenzahlen.
2 Der Seitenkopf wird am Anfang jeder Berichtsseite, der Berichtsfuß am Ende ausgegeben.
Der Seitenkopf enthält die Feldbezeichnungen als Überschrift jeder Seite.
3 Der Gruppenkopf bzw. -fuß enthält die gruppierten Felder.
Im Gruppenkopf wird das gruppierte Feld mit seinem Bezeichner, im Gruppenfuß z.B. die
Zwischensumme ausgegeben.
4 Der Detailbereich enthält die nicht gruppierten Felder eines Berichts.
Alle übrigen Feldinhalte werden im Detailbereich dargestellt. Sofern eine Gruppierung gewählt wurde, ist der Feldinhalt des Gruppierungsfeldes das Filterkriterium für den Detailbereich.
71
2 Datenbanken
L 1:
Im Bericht Alle Titel mit Interpreten sollen alle MP3-Lieder nach Interpreten gruppiert und
aufsteigend sortiert dargestellt werden.
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
Berichtskopf
Seitenkopf
Gruppenkopf
Detailbereich
Gruppenfuß
ID: 9892.
Mr. What und
Ms. Check
Seitenfuß
Berichtsfuß
Abb.: Berichtsbereiche
Wie kann ich die Höhe eines
Darstellungsbereiches ändern?
Du kannst jeden Darstellungsbereich durch Ziehen des unteren
Randes mit der Maus vergrößern und verkleinern.
3 Felder dem Bericht hinzufügen
Nachträgliches Ändern eines Berichtes
Ebenso wie in ein Formular können wir auch in einen Bericht Felder und Berechnungen einfügen, z.B. um die Seitenzahlen oder das Datum und die Uhrzeit auszugeben.
1 Über den Menüpunkt Einfügen
können Felder für Datum und
Uhrzeit oder die Seitenzahl in
einen Bericht integriert werden.
Die eingefügten Felder können in
der Entwurfsansicht nachbearbeitet
werden.
Menü Einfügen
2 Textfelder können Berechnungen mit Funktionen beinhalten.
Abb.: Datum und Uhrzeit bzw. Seitenzahlen einfügen
Wir fügen aus der Toolbox ein Textfeld ein. Als Steuerelementinhalt
können wir Formeln für Berechnungen sowie Funktionen verwenden,
z.B. =Summe([Umsatz]), um eine
Zwischensumme zu berechnen.
3 Funktionen dürfen im Detailbereich nicht verwendet werden.
ID: 9892.
Die Verwendung von Funktionen, z.B.
Summe oder Mittelwert, ist nur im
Gruppierungs-, Seiten- und Berichtsfuß bzw. -kopf möglich.
Abb.: Berechnetes Feld
72
Mr. What und
Ms. Check
Wie kann ich in der Fußzeile jeder Berichtsseite
die Seitenzahlangabe „1/20 Seiten“ erstellen?
Im Seitenfuß des Berichtes erstellst du ein Textfeld mit dem Inhalt = [Seite] & "/" & [Seiten] &
"Seiten".
4 Etiketten
Massensendungen beschriften
Barcode-Scanner mit
EAN-Code (Bild: Altek)
1 Der Etiketten-Assistent wird über die Funktion Neu aufgerufen.
Wir wählen die Tabelle bzw. Abfrage mit den Feldern
für den Etikettendruck sowie das Format der Etiketten. Access bietet eine große Auswahl an vordefinierten Etikettenformaten an.
2 Die Felder für den Etikettendruck und die
Sortierreihenfolge werden ausgewählt.
Auswahl des Formates
im EtikettenAssistenten.
ID: 9892.
Mr. What und
Ms. Check
Abb.: Etiketten-Assistent
Mit Hilfe des Assistenten wird das Adressetikett erstellt, indem die verfügbaren Felder in den Etikettenentwurf übernommen
werden. Für Massensendungen müssen
Adressetiketten nach der
Postleitzahl sortiert werden, um
Portokosten zu sparen.
Abb.: Felder auswählen und Etikettenvorschau
Ich möchte bei ausländischen
Adressen das Länderkürzel
vor der Postleitzahl drucken,
bei österreichischen nicht. Wie
kann ich diese Aufgabe lösen?
Du erstellst eine Auswahlabfrage, in der du mit Hilfe einer
Wenn-Funktion ein neues Postleitzahlenfeld erstellst. Wenn der
Ländercode nicht "A" ist, soll das Kürzel mit einem Bindestrich
vor der Postleitzahl erscheinen, z.B. LandPlz: =Wenn([Land] <>
"A"; [Land] & "-" & [Plz]; [Plz]).
Ü 1:
Erstelle den Etiketten-Bericht Namenskarten Interpreten für alle Interpreten. Verwende
dafür Etiketten der Marke Zweckform 3415. Formatiere den Interpretennamen in Arial,
12 Punkt, fett und das Geburtsdatum in Arial, 10 Punkt, normal.
Die Datenbank
ID: 9892.
73
2 Datenbanken
Mit Access kannst du Adressetiketten für Directmails, z.B. Werbebriefe oder Einladungen, sowie
Etiketten zur Beschriftung von Waren ausdrucken. Mit Hilfe einer Barcode-Schrift kannst du
Artikelnummern sogar als EAN-Codes auf die Adressen drucken, sodass diese – wie im Supermarkt – von einem Barcode-Scanner eingelesen und automatisch verarbeitet werden können.
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
5 Berichte drucken
Daten zusammenhalten
Bevor wir einen Bericht an den Drucker senden, sollten wir dessen Erscheinungsbild in der Seitenansicht überprüfen. Mit der Zusammenhalten-Funktion können wir die Lesbarkeit von Berichten erhöhen, da die gruppierten Daten auf der gleichen Seite dargestellt werden.
1 Über Ansicht | Sortieren und Gruppieren wird die Zusammenhalten-Funktion für
eine Gruppe aktiviert.
Sortierreihenfolge
Zusammenhalten
Eine Gruppe wird auf einer Seite begonnen,
wenn alle Detaildatensätze darauf Platz
haben, außer sie ist generell zu lang für eine
Seite. Bei der Option 1. Detaildatensatz
muss sich auf einer Seite zumindest die Bezeichnungszeile mit dem ersten Datensatz
ausgehen, sonst wird davor ein Seitenumbruch durchgeführt.
Abb.: Zusammenhalten-Funktion
2 In den Eigenschaften im Kopfbereich wird eingestellt, wann eine neue Seite begonnen wird.
Im Register Format haben wir die Möglichkeit, eine neue Seite vor jedem Bereich,
nach dem Bereich oder vor und nach
einem Bereich zu beginnen.
Symbol Seitenumbruch
in der Toolbox
ID: 9892.
Mit dem Symbol Seitenumbruch aus der
Toolbox können wir an jeder beliebigen Stelle
einen Seitenumbruch durchführen.
Abb.: Kontextmenü Gruppenkopf
3 Über Datei | Seite einrichten können die Seitenränder sowie Seiten- und Spalteneigenschaften festgelegt werden.
Vor einem Ausdruck sollten die Randeinstellungen und das Layout des Berichtes überprüft werden. Access ermöglicht auch die einfache Datenübertragung nach Word und Excel, z.B. für Seriendrucke oder umfangreiche
Analysen mittels Kreuztabellen.
Datenübertragung der
Druckvorschau nach
Word oder Excel
Mr. What und
Ms. Check
74
Wie kann ich vor einem Bericht zwei
Titelseiten ausdrucken lassen?
Du gestaltest deine Titelseite im Berichtskopf und fügst anschließend einen Seitenumbruch aus der Toolbox ein.
Üben
Übungsbeispiele
2 Datenbanken
Die Datenbank
ID: 9893.
Ü 2:
Erstelle den Bericht Interpreten nach Monaten sortiert, der eine Geburtstagsliste aller Interpreten ausgibt. Beginne für jeden Monat eine neue Seite. Außerdem sollen die Anzahl
der Interpreten je Monat angeführt und nach jedem Interpreten soll eine gestrichelte Linie
dargestellt werden. Füge in den Berichtskopf die Grafik „Geburtstagstorte.jpg“ ein und gib im
Berichtsfuß neben dem aktuellen Datum die Seitenzahl und deinen Namen an.
Die Datenbank
ID: 9893.
Ü 3:
Erstelle den Bericht Interpreten mit Songs, in dem die Songs nach Interpreten und anschließend nach Musikstilen sortiert sind. Weiters soll die Größe der Musiktitel angezeigt werden. Für
jeden Interpreten soll eine neue Seite begonnen werden, wenn nicht mehr genügend Platz
für seine Titel vorhanden ist. Stelle auf jeder Seite die Feldbezeichnungen als Überschrift dar und
formatiere den Bericht entsprechend der Abbildung in der Schriftart Tahoma.
75
Lernen
Üben
Die Datenbank
ID: 9893.
Die Datenbank
ID: 9893.
Sichern
Wissen
Ü 4:
Erstelle den Bericht Song nach Erscheinungsjahren, gruppiere darin alle Titel nach dem Erscheinungsjahr und sortiere aufsteigend nach dem Feld Titel. Gib außerdem die Länge, die
Größe und das Feld Kontrolliert aus. Die Anzahl der Lieder pro Erscheinungsjahr soll in Gruppen dargestellt werden. Erstelle nach jedem Jahr eine dünne Trennlinie und gib im Berichtsfuß
das aktuelle Tagesdatum und die Anzahl der Berichtsseiten aus. Verwende für die Formatierung des Berichtes die Schriftart Tahoma, die Überschriften sollen in blauer Schriftfarbe ausgegeben werden.
Ü 5:
Erstelle die Abfrage Musikrichtung, in der alle Titel aufsteigend nach der Musikrichtung mit
ihrer Größe angezeigt werden. Diese Abfrage ist die Ausgangsbasis für den gleichnamigen Bericht, der eine Gruppierung nach der Musikrichtung vornimmt. Stelle für das Feld Größe mit
Hilfe der Funktionen Summe, Mittelwert, Min und Max die Ergebnisse dar. Formatiere die
Zahlen mit Tausenderpunkt und der Einheit KB.
ID: 9893
Sichern
In dieser Lerneinheit haben wir Berichte mit Hilfe des Assistenten erstellt und in der
Entwurfsansicht bearbeitet.
Bericht
76
Ein Bericht gruppiert und sortiert Daten aus Tabellen oder Abfragen und stellt diese in druckbarer Form dar.
Darstellungsbereiche
Ein Bericht gliedert sich in den Detailbereich zur Darstellung der Daten, in Gruppierungskopf und -fuß, Seitenkopf und -fuß sowie Berichtskopf und -fuß.
Zusammenfassung
Innerhalb der Gruppierungsebenen können Berechnungen und Funktionen für die Zusammenfassung von Daten verwendet werden.
Etiketten
Mit dem Etiketten-Assistenten können z.B. Adressetiketten ausgedruckt werden.
ID: 9894
2 Datenbanken
Wissen
1.Erkläre die Unterschiede zwischen einem Formular und einem Bericht!
2.Für welchen Datentyp stehen Zusammenfassungsoptionen zur Verfügung?
3.Welche Darstellungsbereiche gibt es in einem Bericht?
4.Wie können in einem Bericht Funktionen, z.B. Summe, verwendet werden?
5.Welche Optionen stehen bei der Gruppierungseigenschaft Zusammenhalten zur Verfügung?
6.In welchen Darstellungsbereichen werden die einzelnen Datensätze angezeigt?
a) Berichtskopf bzw. -fuß c) Gruppierungskopf bzw. -fuß
b) Seitenkopf bzw. -fuß
d) Detailbereich
7.In welchen Darstellungsbereichen können Funktionen in Textfeldern verwendet werden?
d) Detailbereich
8.In welchen Darstellungsbereichen kann eine Funktion zur Zusammenfassung von Daten verwendet werden?
d) Detailbereich
9.Beim Ausdrucken eines Berichts bemerkst du, dass nach jeder gedruckten Seite eine Leerseite gedruckt wird. Wie lässt sich dieses Problem lösen?
a) Alle Felder markieren und vom rechten Rand in die Bildschirmmitte ziehen.
b) Den rechten Blattrand nach rechts vergrößern.
c) Im Dialogfenster Seite einrichten die beiden Seitenränder verkleinern.
10.Kreuze die richtige Aussage an:
Aussage
Richtig
Überschriften, die auf jeder Seite eines Berichtes stehen sollen, müssen im
Seitenkopf eingegeben werden.
In einem Bericht können Datumsfelder nach Monaten, Tagen oder Wochen
gruppiert werden.
Zusätzlich zu diesen Aufgaben findest du in SbX eine Drag&Drop-Aufgabe.
ID: 9895
77
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
Lerncheck
Ich kann jetzt …
w ...Daten mit Hilfe von Berichten zusammenfassen, gruppieren, sortieren und in eine druckbare Form bringen.
w ...die verschiedenen Darstellungsbereiche eines Berichtes nennen und zur Ausgabe von Zusammenfassungsoptionen verwenden.
w ...zusätzliche Felder in einen Bericht einfügen und für Berechnungen nutzen.
w ...den Etiketten-Assistenten zum Ausdruck von Adressetiketten oder Artikelaufklebern einsetzen.
w ...einen Bericht in der Seitenvorschau kontrollieren, manuelle Seitenwechsel festlegen und
den Bericht ausdrucken.
In der letzten Lerneinheit dieses Kapitels verwenden wir Aktionsabfragen zur Veränderung von
Tabellen sowie deren Daten. Mit Makros gestalten wir unsere Formulare noch anwenderfreundlicher.
78
Lerneinheit 6: Aktionsabfragen und Makros
Lerneinheit 6
Aktionsabfragen und Makros
In dieser Lerneinheit verändern wir Tabellen und deren Daten mit Hilfe von Aktionsabfragen. Wir importieren und exportieren Daten und machen Formulare mit
Makros anwenderfreundlicher.
2 Datenbanken
● der Aktualisierungs- und der Löschabfrage,
● der Anfüge- und der Tabellenerstellungsabfrage,
● dem Import und Export von Daten sowie
● der Erstellung und Verwendung von Makros.
Lernen
1 Aktualisierungs- und Löschabfragen
Abfragen zum Aktualisieren von Daten
Die Datenbank
„Sushi.mdb“ findest du
unter der ID: 9897.
In einem Sushi-Restaurant sollen z.B. die Preise aller Vorspeisen um drei Prozent erhöht
werden, eine Aufgabe, die wir mit einer Aktualisierungsabfrage lösen. Mit einer Löschabfrage können Datensätze gelöscht werden, die bestimmten Kriterien entsprechen, z.B. alle
Gäste, die in Wien wohnen.
1 Mit einer Aktualisierungsabfrage werden Feldinhalte in einer Tabelle geändert,
wenn bestimmte Kriterien zutreffen.
Mit dem Symbol
Ausführen aus der
Symbolleiste wird die
Abfrage gestartet.
Abfragetyp wählen
Abfrage ausführen
ID: 9897.
Löschabfrage
Formel für die
Preisänderung
Abb.: Aktualisierungsabfrage
Wir erstellen zunächst eine
Auswahlabfrage und verwenden dafür die Tabellen
T_Speise und T_Speiseart
mit den Feldern Preis und
Speiseart. Bei der Speiseart
definieren wir ein Filterkriterium zur Anzeige der Vorspeisen. Wir überprüfen die
korrekte Funktion der Auswahlabfrage und ändern danach den Abfragetyp in eine
Aktualisierungsabfrage.
In der Zeile Aktualisieren
geben wir die Formel für die
Preisänderung ein und führen
danach die Abfrage aus.
2 Mit einer Löschabfrage werden Datensätze gelöscht, wenn bestimmte Kriterien zutreffen.
Eine Löschabfrage funktioniert wie eine Auswahlabfrage, jedoch mit dem Unterschied, dass die Datensätze nicht angezeigt, sondern gelöscht werden. Vor dem
Ausführen einer Löschabfrage sollte in der Datenblattansicht überprüft werden, ob
auch die gewünschten Daten angezeigt werden, denn es gibt keine Rückgängig-Funktion. Mit * wird die Tabelle gewählt, in der die Daten gelöscht werden sollen.
Entfernen der Wiener
Kunden
79
Lernen
Üben
Mr. What und
Ms. Check
Die Datenbank
unter der ID: 9897.
Sichern
Wissen
Wofür kann ich Aktualisierungsabfragen in der Praxis einsetzen?
Du kannst z.B. leere Felder mit einem Wert überschreiben, Rabatte und Provisionen berechnen und abspeichern oder falsch gespeicherte Werte korrigieren.
Ü 1:
In der Datenbank „Sushi.mdb“ sollen die Preise aller Desserts um 5 % erhöht werden.
Erstelle dafür eine Aktualisierungsabfrage und speichere sie unter dem Namen „Preiserhöhung Desserts“. Führe die Abfrage aus.
2 Anfügeabfragen
Datensätze übertragen
Mit einer Anfügeabfrage können Datensätze an eine bestehende Tabelle angefügt werden. Dies
kann z.B. sinnvoll sein, um einen Teil einer Tabelle in eine andere zu kopieren.
1 In einer Anfügeabfrage liefert eine Quelltabelle bzw. -abfrage die Quellfelder für
die Zielfelder der Zieltabelle.
Zieltabelle
Quelltabelle
Die abgebildete Abfrage kopiert alle
Kunden mit der Postleitzahl 3100 in
die Tabelle T_Gast_3100. Die Quellfelder der Anfügeabfrage müssen
den Zielfeldern der Zieltabelle zugeordnet werden und die gleichen
Datentypen aufweisen.
Quellfelder
ID: 9897.
Abb.: Anfügeabfrage
Zielfelder
2 Mit Anfügeabfragen können Teile einer Tabelle oder die Inhalte mehrerer Tabellen oder Abfragen in eine bestehende Tabelle eingefügt bzw. kopiert werden.
Abfragetyp
Anfügeabfrage
Die Datenbank
unter der ID: 9897.
80
Wir erstellen zunächst eine Auswahlabfrage zur Darstellung des gewünschten Ergebnisses und ändern danach den Abfragetyp in Anfügeabfrage. Nun wählen wir die Zieltabelle, die sich entweder in der gleichen oder in einer anderen Datenbank befinden kann.
Ü 2:
Im Sushi-Restaurant sollen mit einer Anfügeabfrage die Speisen aus der Datenbank
„Speisen neu.mdb“ in die Datenbank „Sushi.mdb“, Tabelle T_Speisen, aufgenommen werden. Speichere die Anfügabfrage unter dem Namen „Anfügen Speisen neu“. Wie viele Speisen gibt es nach dem Anfügen?
Mr. What und
Ms. Check
Müssen bei einer Anfügeabfrage
beide Tabellen idente Felder haben?
Nein, du kannst die Zuordnung der Felder
in der Zeile Anfügen an festlegen.
Wie kann ich verhindern, dass ich Datensätze an die Zieltabelle mehrfach anfüge?
Verwende einen Primärschlüssel in der Zieltabelle, der
mit dem der Quelltabelle übereinstimmt. Ein mehrfaches Anfügen führt dann zu einer Indexverletzung.
3 Tabellenerstellungsabfragen
Mit einer Tabellenerstellungsabfrage kann z.B. das Ergebnis einer Auswahl- oder Kreuztabellenabfrage in einer neuen Tabelle gespeichert werden. Dies kann unter Umständen aus
Performancegründen oder zum Zweck der Datensicherung sinnvoll sein.
1 Eine Tabellenerstellungsabfrage erstellt aus dem Ergebnis einer Auswahlabfrage
eine neue Tabelle mit den Daten der Abfrage.
Abfragetyp Tabellenerstellungsabfrage
ID: 9897.
Das folgende Beispiel zeigt die in eine Tabellenerstellungsabfrage geänderte Auswahlabfrage
Umsatzstatistik Speisen.
Abb.: Tabellenerstellungsabfrage
2 Tabellenerstellungsabfragen eignen sich bestens als Reportingtool für externe
Datenbanken, die nicht direkt auf die Bewegungsdaten zugreifen sollen.
In der Datenblattansicht sollte die Abfrage vor deren Ausführung kontrolliert werden.
Die Datenbank
unter der ID: 9897.
Ü 3:
Erstelle für die Bestellungen aus dem März 2005 in einer separaten Datenbank mit dem
Namen Bestellungen März eine Tabelle mit dem Namen T_Bestellungen_März. Speichere
die Tabellenerstellungsabfrage unter dem Namen „Bestellungen März“. Wie viele Datensätze
hat die neue Tabelle?
81
2 Datenbanken
Abfrageergebnisse speichern
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
4 Import- und Exportfunktionen
Daten mit anderen Programmen austauschen
CSV = Comma
Separated Value
Access eignet sich ausgezeichnet zur Integration und Weiterverarbeitung von Daten, die in
verschiedenen Formaten vorliegen, z.B. Excel, CSV oder XML.
XML = Extensible
Markup Language
Datenimport
1 Über Datei | Externe Daten | Importieren wird die zu importierende Datei ausgewählt.
Menü Datei | Externe
Daten | Importieren
Für den Datenimport von
Fremdformaten gibt es
zahlreiche Assistenten. Beim
Import von Textdateien kann
z.B. das Trennzeichen festgelegt werden, das die Spalten
voneinander abgrenzt.
Trennzeichen
Semikolon
= Strichpunkt
ID: 9897.
Abb.: Textimport-Assistent
2 Wie die Felder importiert werden sollen, wird über die Feldoptionen festgelegt.
Feldoptionen
ID: 9897.
Mr. What und
Ms. Check
Für jedes Feld der Importdatei
können wir den Feldnamen, den
Index und den Datentyp festlegen. Abschließend muss der Primärschlüssel definiert werden.
Abb.: Feldoptionen für Textfelder beim Datenimport
Wie kann ich Daten aus einer
anderen Access-Datenbank importieren?
Über Datei | Externe Daten kannst du alle Objekte einer AccessDatenbank entweder importieren oder verknüpfen. Beim Importieren wird eine Kopie erstellt, beim Verknüpfen verwendest
du die jeweils aktuellen Daten aus der anderen Datenbank.
Daten aus einer Access-Datenbank können auch mit anderen Programmen, z.B. Word oder
Excel, weiterverarbeitet werden. Aus einer Buchhaltungsdatenbank könnten wir beispielsweise
Mahnungen als Serienbriefe in Word drucken oder die Umsätze der Verkäufer als Pivottabelle in
Excel auswerten.
82
Datenexport
1 Eine Tabelle oder Abfrage kann über die Symbolleiste Office-Verknüpfungen exportiert werden.
Einen Serienbrief in Word erzeugen wir z.B.
mit dem Symbol Seriendruck mit Microsoft
Office Word. Der Assistent fragt, ob wir die
Daten mit einem vorhandenen Dokument verknüpfen oder ein neues Dokument erstellen
wollen.
Abb.: Export in Word oder Excel
2 Über den Menüpunkt Datei | Exportieren können einzelne Datensätze exportiert
werden.
ID: 9897.
Beachte
Die Ausgangsdateien
für diese Übung findest
Die Ausgangsdateien
für diese Übung findest
2 Datenbanken
Wir markieren die zu exportierenden Datensätze und wählen im Dialogfenster den gewünschten Dateityp für den Export aus.
Abb.: Export in eine Excel-Arbeitsmappe
Sowohl der Export als auch der Import von Daten sind auch über die Zwischenablage
möglich, allerdings nicht das Verknüpfen von Daten.
Ü 4:
Importiere die Datei „Speisen Text.txt“ in die neue Tabelle Speisen Text und verwende für
den Primärschlüssel den Datentyp Autowert. Wähle die Feldbezeichnungen Speise vom Datentyp Text und Preise vom Datentyp Double. Erweitere die Tabelle um ein Nachschlagefeld
für die Speiseart und ergänze diese für jede Speise.
Füge alle Getränke mit Hilfe einer Anfügeabfrage an die Tabelle T_Speise an und speichere
sie unter dem Namen „Getränke neu“.
Ü 5:
Verwende die Tabellenerstellungsabfrage Gast zur Erstellung der Tabelle Kunden mit den
Feldern Name, Straße, PLZ und Ort. Exportiere die neue Tabelle in eine Excel-Arbeitsmappe
und speichere diese unter dem Namen „Kunden.xls“.
Wir haben gesehen, dass wir mit Access umfangreiche Datenbestände effizient verwalten und
auswerten können. Access ist nicht zuletzt deshalb weit verbreitet und als Datenbankanwendung bei Firmen und Behörden anerkannt. Zusätzlich bietet Access mit der Programmiersprache
Visual Basic for Applications (VBA) eine Möglichkeit zur raschen Entwicklung anwenderfreundlicher Software. Access gehört damit in die Kategorie der Rapid-Application-Development-Tools (RAD).
Einfache Programmabläufe können mit Hilfe von Makros auch ohne Programmierkenntnisse erstellt werden. Wie in Word und Excel liegen die erstellten Makros als VBA-Module vor
und können, entsprechende Programmiererfahrung vorausgesetzt, angepasst und verändert
werden.
83
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
5 Makros
Abläufe automatisieren
Ein Makro ist eine Befehlsfolge, eine Art Miniaturprogramm, das z.B. über eine Befehlsschaltfläche gestartet wird.
1 Anders als in Word und Excel gibt es in Access keinen Makrorekorder. Die Befehlsfolge wird über das Datenbankobjekt Makros erstellt und gespeichert.
AutoExec wird beim
Öffnen automatisch
ausgeführt.
AutoExec
= Automatic Execution
Makros werden über
das Datenbankobjekt
Makros erstellt.
Das abgebildete Makro öffnet
das Formular mit dem Namen
„16_Hauptformular“ in der Formularansicht. Die Makrobefehle
werden in der Spalte Aktion
mit ihren Aktionsargumenten
festgelegt.
Aktion
ID: 9897.
Formular öffnen
Abb.: Makro erstellen
2 Ein Makro mit dem Namen AutoExec wird beim Öffnen der Datenbankdatei automatisch ausgeführt.
3 Ein Makro kann einer Befehlsschaltfläche in einem Formular zugewiesen werden.
Abb.: Makro einer Befehlsschaltfäche zuweisen
Ü 6:
Erstelle ein Makro zum Öffnen des Formulars F_Gast und speichere es unter dem Namen
„Öffnen F_Gast“.
Die Datenbank
unter der ID: 9897.
84
Üben
Die Datenbank
unter der ID: 9898.
Aktualisierungs- und Löschabfragen
Ü 7:
Die Preise aller Sashimi-Gerichte sollen um 80 Cent erhöht werden. Erstelle für diese Berechnung eine Aktualisierungsabfrage mit dem Namen „Preiserhöhung Sashimi“.
Ü 8:
Entferne bei allen Gästen aus St. Pölten das Leerzeichen zwischen dem Punkt und dem „P“ und
speichere die Aktualisierungsabfrage unter dem Namen „St. Pölten“.
Ü 9:
Erstelle eine Löschabfrage, um alle Gäste zu entfernen, die nichts bestellt haben, und speichere
die Abfrage unter dem Namen „Gast ohne Bestellung“.
Ü 10:
Lösche alle Speisen und Getränke, die noch nie verkauft wurden, und speichere die Löschabfrage unter dem Namen „Speisen ohne Bestellung“.
Anfüge- und Tabellenerstellungsabfragen
Ü 11:
Ein Freund hat sich in seinem Bekanntenkreis umgehört und alle Namen und Adressen von
Sushi-Liebhabern in der Tabelle „Mögliche Kunden“ erfasst. Die Adressdaten sollen mit der Anfügeabfrage „Anfügen Gast“ an die Tabelle T_Gast angehängt werden.
Ü 12:
Erstelle mit Hilfe einer Tabellenerstellungsabfrage die neue Tabelle „Gast Vor- und Zuname“.
Das Feld Name aus der Tabelle T_Gast soll darin in ein Feld Zuname und ein Feld Vorname
aufgeteilt werden. Außerdem sollen die Straße und die PLZ gespeichert werden. Speichere die
Abfrage unter dem Namen „Vorname und Zuname“.
Hinweis: Mit den folgenden Funktionen kannst du nach einem Leerzeichen in der Zeichenfolge
suchen und den linken bzw. rechten Teil der Zeichenfolge ausschneiden:
Zuname: Trim(Links([Name]; InStr([Name]; " ")))
Vorname: Trim(Rechts([Name]; Länge([Name]) – InStr([Name]; " ")))
Füge in der neu erstellten Tabelle das Nachschlagefeld Anrede mit den Werten „Herrn“, „Frau“
bzw. „Firma“ hinzu, definiere einen Primärschlüssel und erstelle eine Beziehung.
Datenimport und -export
Ü 13:
Exportiere die Daten der Kunden-Tabelle in einen Word-Serienbrief, und lade darin alle Kunden
zu einem Sommernachtsfest mit Sushi-Buffet ein. Gestalte den Serienbrief wie abgebildet und
speichere ihn unter dem Namen „Einladung Sommernachtsfest.doc“.
85
2 Datenbanken
Übungsbeispiele
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
St. Pölten, 2. Juni 2007
Einladung zum Sommernachtsfest
Liebe Kunden,
das jährliche Sommernachtsfest mit Sushi-Buffet findet heuer am 28. August statt. Wir
laden Sie und Ihre Freunde herzlich ein, mit uns zu feiern. Wenn Sie in traditioneller japanischer Garderobe kommen, gibt es für Sie ein kleines Geschenk.
Preis pro Person 15 EUR (inkl. Steuer) – Essen Sie, soviel Sie können!
Um Tischreservierung wird gebeten unter 0699/123 456 789.
Auf Ihr Kommen freut sich
Yan Yang
Ü 14:
Erstelle eine Auswahlabfrage mit allen für eine Fakturierung erforderlichen Daten. Sortiere
die Abfrage aufsteigend nach dem Namen und speichere sie unter dem Namen „Abfrage für
Rechnung“.
Öffne Excel und importiere dort die Abfrage über Daten | Externe Daten importieren | neue
Abfrage. Füge die Daten ab der Zeile 8 ein, damit darüber noch genug Platz für einen Spezialfilter bleibt. Erstelle den Spezialfilter so, dass der gewünschte Kunde und das Lieferdatum
ausgewählt werden können, um die Rechnung zu erstellen.
Die Excel-Tabelle enthält in den Zeilen 1 bis
7 die Parameter für den
Spezialfilter, ab Zeile 8
die Datenliste und ab
Zeile 31 das Filterergebnis.
86
Erstelle in einem neuen Registerblatt das Rechnungsformular mit folgendem Aussehen:
14.04.2007
2 Datenbanken
St. Pölten,
24.04.2007
Hinweis zur Gestaltung der Rechnung in Excel:
Die Zellen A9 bis A11 sowie die Zellen C20 bis F22 beziehen ihre Daten aus dem Filterergebnisbereich der Datenliste. Das Rechnungsdatum in G13 ist das aktuelle Datum. Bei den Preisen
handelt es sich um Bruttopreise. Die Berechnung des Gesamtnettopreises in der Zelle E24
sowie der Umsatzsteuer in E25 wird in der Hilfsspalte H vorgenommen. Das Fälligkeitsdatum in
D30 liegt 10 Tage nach dem Rechnungsdatum in G13.
Speichere die Arbeitsmappe unter dem Namen „Rechnung mit Accessimport.xls.“
Makros
Ü 15:
Erstelle das Makro „Etiketten Drucken“. Gib nach dem Öffnen des Berichts eine Meldung zum
Einschalten des Druckers aus, drucke die Adressetiketten und schließe den Bericht wieder.
Ü 16:
Erstelle das Makro „ASCII-Speisen“ und exportiere darin die Tabelle T_Speise in die ASCIIDatei Speisen.txt.
Ü 17:
Erstelle für die in Ü 15 und Ü 16 erstellten Makros das Formular „Hauptformular“ mit zwei
Befehlsschaltflächen. Es soll beim Öffnen der Datenbank automatisch angezeigt werden. Erstelle zusätzlich eine Schaltfäche zum Schließen des Formulars.
87
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
ID: 9898
Sichern
In dieser Lerneinheit haben wir uns mit Aktionsabfragen, dem Import und Export von
Daten sowie der Automatisierung von Befehlsfolgen mit Hilfe von Makros beschäftigt.
Aktualisierungsabfrage
Mit einer Aktualisierungsabfrage können die Werte eines Feldes in einer Tabelle geändert
werden, wenn bestimmte Kriterien zutreffen.
Löschabfrage
Mit einer Löschabfrage werden Datensätze einer Tabelle beim Zutreffen bestimmter Kriterien
gelöscht.
Anfügeabfrage
Eine Anfügeabfrage erzeugt neue Datensätze in einer bestehenden Tabelle.
Tabellenerstellungsabfrage
Eine Tabellenerstellungsabfrage erstellt eine neue Tabelle und fügt neue Datensätze an diese an.
Import
Über den Menüpunkt Datei | Externe Daten können Daten aus anderen Anwendungen, z.B.
Word, Excel oder HTML, importiert oder verknüpft werden.
Export
Das Ergebnis einer Auswahlabfrage kann für Anwendungen, z.B. einen Word-Serienbrief oder eine Analyse in Excel, verwendet werden. Dazu wird das Symbol Office-Verknüpfungen verwendet bzw. werden einzelne Datensätze über die Zwischenablage oder über
Datei | Exportieren kopiert.
Makro
In einem Makro können Befehlsfolgen gespeichert und über Befehlsschaltflächen aufgerufen werden.
ID: 9899
88
Wissen
1.Nenne einige Einsatzmöglichkeiten für Aktualisierungsabfragen!
2.Worin unterscheiden sich die Anfüge- und die Tabellenerstellungsabfrage?
3.Welche Dateiformate können in Access importiert werden?
4.Wofür werden Makros verwendet?
5.Kreuze die richtigen Aussagen an:
Aussage
Richtig
2 Datenbanken
Mit einer Aktualisierungsabfrage können nur Zahlen verändert werden.
Mit einer Aktualisierungsabfrage können Null-Werte überschrieben werden.
Eine Löschabfrage kann nur nach Bestätigen der Sicherheitsabfrage ausgeführt werden.
Eine Löschabfrage kann nur Datensätze, nicht jedoch einzelne Felder löschen.
Bei einer Anfügeabfrage werden alle Felder eines Datensatzes in die Zieltabelle kopiert.
Die mit Hilfe einer Tabellenerstellungsabfrage kopierten Daten werden aus
der Ursprungstabelle gelöscht.
Die Anfügeabfrage erstellt nicht vorhandene Zieltabellen automatisch.
Access überwacht bei Anfügeabfragen, ob ein Datensatz in der Zieltabelle
bereits besteht, und fügt diesen nicht ein weiteres Mal an.
Bei einer Verknüpfung von Daten werden die Daten in der Zieltabelle geändert, wenn sie in der Ursprungstabelle geändert werden.
Verknüpfte Daten werden sowohl in der Ursprungstabelle als auch in der
Zieltabelle gespeichert.
Ein Makro kann einem Bild zugewiesen werden.
Das AutoExec-Makro wird nach dem Öffnen der Datenbank ausgeführt.
Bereits ausgeführte Makros können nicht erneut ausgeführt werden.
Zusätzlich zu diesen Aufgaben findest du in SbX einen Onlinetest.
ID: 9900
Lerncheck
Ich kann jetzt …
w ...Daten mit Hilfe von Aktualisierungs- und Löschabfragen verändern.
w ...mit Hilfe einer Anfügeabfrage Daten in eine andere Tabelle kopieren.
w ...mit einer Tabellenerstellungsabfrage neue Tabellen aus Abfrageergebnissen erstellen.
w ...Daten durch Import und Export mit anderen Anwendungen austauschen.
w ...Makros erstellen und an Befehlsschaltflächen zuweisen.
89
Lernen
Üben
Sichern
Wissen
Kapitelrückblick
In diesem Kapitel haben wir die Anwendung eines Datenbankprogrammes kennengelernt. Wir
haben mit Tabellen und Beziehungen Daten strukturiert gespeichert sowie mit Hilfe von Abfragen und Berichten ausgewertet. Mit Formularen und Makros haben wir anwenderfreundliche
Bedienelemente zur Eingabe und Verwaltung von Daten geschaffen.
Was genau sollte ich
nun eigentlich wissen?
Anhand des Lernchecks hier am Kapitelende kannst du
leicht überprüfen, ob du wirklich alles verstanden hast!
Lerncheck
Ich kann jetzt …
w ... Tabellen und Beziehungen selbst erstellen und Daten eingeben.
w ... Daten mit Hilfe von Auswahlabfragen filtern, sortieren, zusammenfassen und mit Formeln und Funktionen Berechnungen durchführen.
w ... Formulare erstellen sowie Dialogelemente und Makros verwenden.
w ... mit Hilfe von Berichten Daten gruppieren und Etiketten drucken.
w ... Aktionsabfragen zum effizienten Verändern von Daten nutzen.
w ... Daten mit anderen Programmen austauschen.
ID: 9928
Zusätzlich findest du in SbX eine zusammenfassende Bildschirmpräsentation und eine
Internetaufgabe zum Lehrstoff dieses Kapitels.
Im nächsten Kapitel beschäftigen wir uns mit der Modellierung sowie der Erstellung von Datenbanken. Mit Hilfe von Entity-Relationship-Diagrammen erstellen wir Datenmodelle, die wir
anschließend in eine relationale Datenbank transformieren.
90

Datenbanken

Transcrição

Documentos relacionados

Datenverarbeitung II

SUDOKU-ANleitUNg - Woche

6. Versandhandel

Leseprobe - Loewe Verlag

10. Fußballweltmeisterschaft

Einfacher Start ins studentische Leben (Deutsch)

46 Teil B Übungstests: EuroKom B 1 Angeleiteter EuroKom

Gewässeratlas Bestellung erfolgt ausschließlich über die Vereine

Created with Snap Flyer "Sportacus"

Malspaß mit dem mosquito® med Läuse