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Mit BOARD hat Günther Direct Services
in der Planung das große Los gezogen
Der Marketing-Dienstleister
Günther Direct Services (GDS) ist ein Unternehmen der
seit über 60 Jahren im Direktmarketing tätigen GüntherGruppe. Mit einem reichen Erfahrungsschatz und
umfangreichen Branchen-Know How, ergänzt durch ein
etabliertes, breit gespanntes Netzwerk qualifizierter
Dienstleister im Kommunikations- und Kreativbereich,
unterstützt GDS seine Kunden unter Nutzung aller
Kommunikationskanäle bei der Erschließung neuer
Geschäftsfelder und beim Ausbau bestehender
Geschäftsbeziehungen. Dabei umfasst das Leistungsspektrum Consulting und Database Services, ein
Communications Center, Print oder Online Marketing
sowie Telefonservice.
GDS ist Teil der Günther-Gruppe, der zweitgrößten
Staatlichen Lotterie-Einnahme der Süd- bzw. Norddeutschen Klassenlotterie (SKL und NKL). Als
traditionsreiches Familienunternehmen betreut Günther
zahlreiche zufriedene Kunden rund um ihre SKL- bzw.
NKL-Spielteilnahme. Die Werbung sowie den Vertrieb
der Lose für beide Lotterien legt Günther in die Hände
von GDS.
Die Herausforderung
Die für das Controlling von GDS im täglichen Geschäft
und vor allem in der Planung benötigten Daten liegen in
mehrerer Systemen verteilt: in einem Data Warehouse
auf Basis einer Oracel Datenbank werden vertriebliche
Informationen zu den Kunden gesammelt, eine AS 400
mit integriertem Masterplanungssystem (MPS) enthält
die wichtigsten Daten zu jeder Lotterie, darüber hinaus
sind eine FiBu-Software und ein Zeiterfassungssystem
auf Basis MS-SQL im Einsatz. Nach der Berechnung von
Planzahlen in Excel konnten die Ergebnisse teilweise
nicht mehr einfach in die verschiedenen Systeme
zurückgeschrieben werden, da diese mit abweichenden
Die neue Welt von BI & CPM
Strukturen arbeiten und so einige Daten nicht abbilden
konnten. Hinzu kamen unterschiedliche Aktualisierungszyklen der Systeme, die zur Folge hatten, dass unter
Umständen mit ungleichen Zahlen gerechnet wurde.
Natürlich bedeutete die Verteilung der Daten über die
Systeme auch einen nicht unerheblichen Aufwand, um
die richtigen Daten für Analysen überhaupt
zusammenzusuchen. Für das Controlling von GDS
insgesamt ein unhaltbarer Zustand, der vor allem eine
ausreichende Transparenz und Verlässlichkeit der
Informationen vermissen ließ. Die bisherige Lösung
sollte einer homogenen Datenlandschaft und einer
professionellen Business Intelligence (BI) Software
weichen.
Die BOARD-Lösung
Mit BOARD landete GDS einen echten Volltreffer: ein BISystem, das ein Zusammenführen der Daten durch die
direkte Anbindung aller Vorsysteme ermöglichte und
zusätzlich noch mit umfangreichen Planungsmöglichkeiten aufwartet. In seiner BOARD-Anwendung
bildet GDS heute von der Werbekampagnenplanung
über die Provisionsplanung und anschließende
Kostenplanung bis hin zu einer Gewinn- und
Verlustrechnung (GuV) und Bilanz den gesamten Verlauf
der Finanzplanung pro Lotterie ab.
Die geplanten Werbekampagnen für jede Lotterie
werden aus dem MPS geladen und in BOARD als
einzelne Werbemaßnahmen (wie Print, Online, Telefon)
angelegt. Für jede Maßnahme plant GDS erwartete
Losverkäufe an Neukunden mittels Responsequoten, die
sich aus empirischen und statistischen Formeln
berechnen. Da eine Lotterie über sechs Gewinnklassen
verfügt (Laufdauer sechs Monate), errechnet GDS
Verkaufsplanwerte für die erste, dritte und sechste
Klasse unter Berücksichtigung von Absprungquoten und
Klassenschwankungen.
Verrechnet
werden
die
Ergebnisse im nächsten Schritt mit den für diese
Maßnahme zu erwartenden Kosten, wobei variable und
fixe Kosten für Produktion der Werbematerialien,
externe Agenturen, Porto, etc. einfließen.
Die erwarteten Erlöse aus der Werbekampagnenplanung nutzt GDS in der Provisionsplanung zur
Intercompany-Verrechnung der Margen zwischen GDS
und den staatlichen Lotterie-Einnahmen der GüntherGruppe. In die ebenfalls in BOARD abgebildete Gewinnund Verlustrechnung (GuV) und Bilanz fließen eine
Kostenstellen- und Investitionsplanung ein. Dabei
garantiert die automatische Übertragung der Daten
innerhalb der Planungen und eine nächtliche
Aktualisierung deren Verlässlichkeit und schafft so eine
einzige „Version der Wahrheit“ für GDS. Die
Datenausgabe aller Bereiche erfolgt zahlenorientiert in
Form übersichtlicher Tabellen. Aus der GuV heraus
haben die User die Möglichkeit einer detaillierten
Analyse mittels Drill-Down bis auf Belegebene oder auch
eines akkuraten Vergleichs der Ergebnisse mit
Vorjahreswerten.
Der Kundennutzen
Seit der Einführung von BOARD verfügt GDS über eine
einheitliche und verlässliche Datenbasis, da BOARD alle
Daten aus den verschiedenen Vorsystemen bündelt und
für weitere Analysen und Planungen aufbereitet. Damit
wurde die Transparenz der Daten um ein Vielfaches
gesteigert. Das langwierige Zusammensuchen von Daten
für Berechnungen entfällt, da die Informationen zwar
weiterhin in den verschiedenen Vorsystemen liegen, in
BOARD aber zentral, einheitlich und schnell abrufbar zu
Verfügung stehen.
„Die Einführung von BOARD hat uns drei
wesentliche Vorteile gebracht:
transparente Informationen,
schnelle Datenfindung und hohe
Planungssicherheit! Auf unsere Daten
können wir uns jetzt 100%ig verlassen.“
Gerhard Geier
Kaufmännischer Leiter
Branche
Direktmarketing
Anwendungsbereich
Werbekampagnenplanung
Provisionsplanung
Investitionsplanung
Kostenstellenplanung
Gewinn- und Verlustrechnung
Vorsysteme
Oracle Datenbank
AS 400
Durch die zentrale Daten-Verwaltung mit den
unterschiedlichen Vorsystemen und dank der Ablösung
der meisten Excel-Dateien sind Zahlen und Ergebnisse
nachvollziehbar geworden. Die bessere Belastbarkeit der
Daten in Bezug auf ihre Verlässlichkeit erhöht auch die
Planungssicherheit für GDS. Bei den in BOARD
umgesetzten Planungen kann GDS sich jederzeit sicher
sein, mit den richtigen Daten zu arbeiten.
Ein weiteres Highlight der Anwendung ist die integrierte
Finanzplanung mit Investitions- und Kostenstellenplanung sowie automatischer GuV. Durch die
übersichtliche Umsetzung in einem Programm werden
Zusammenhänge schnell erkannt und mit Hilfe der
flexiblen Analysemöglichkeiten von BOARD selbst
während der Planung genauer untersucht. So können
Auswirkungen von Planvariablen simuliert und
gegebenenfalls angepasst werden.
Im weiteren Ausbau der Anwendung sollen
Werbemaßnahmen mittels automatischem Forecast
während der Durchführung Tag-genau kontrolliert
werden können und ein verbessertes Reporting für das
Management in Form von Dashboards erstellt werden.
www.board.de