Handbuch Onlinekurbeitrag für Vermieter

Vermieterhandbuch zum Online-Kurbeitrag
Programmbeschreibung
für Vermieter
Programmbeschreibung Kurbeitragserfassung / Nordsee-ServiceCard
Inhaltsverzeichnis
1. Allgemeines........................................................................................................................................ 3
2. Anmeldebildschirm ............................................................................................................................ 4
3. Startbildschirm…………………………………………………………………………………………………………………………5
4. Meldescheine..................................................................................................................................... 5
4.1. Meldescheine erfassen .................................................................................................................. 5
4.1.1. Art der Meldung........................................................................................................................... 5
4.1.2. Meldescheine ausfüllen Individualgast………………………………………………………………………………..6
4.1.3. Meldescheine drucken ................................................................................................................ 7
4.2. Meldescheine aktuell ..................................................................................................................... 9
4.2.1. Symbolerklärung………………………………………………………………………………………………………………10
4.3. Meldescheine in Vorbereitung......................................................................................................10
4.4. Meldescheine: Angereist ..............................................................................................................11
4.5. Meldescheine: Abgereist ..............................................................................................................11
4.6. Meldescheinsuche........................................................................................................................11
4.7. Meldescheine verkürzen/ verlängern...........................................................................................12
4.8. Meldescheine löschen…………………………………………………………………………………………………………12
4.9. Meldescheine stornieren……………………………………………………………………………………………………..12
5. Gästeadressen……………………………………………………………………………………………………………………….12
5.1. Neuen Gast anlegen.....................................................................................................................13
5.2. Gäste suchen................................................................................................................................13
5.3. Gäste bearbeiten ..........................................................................................................................14
5.4. Suchergebnisse speichern ...........................................................................................................14
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Programmbeschreibung
für Vermieter
1. Allgemeines
Mit der elektronischen Kurbeitragserfassung können Sie bequem von Ihrem eigenen PC aus, über
das Internet, die Anreisen Ihrer Gäste erfassen und die Nordsee-ServiceCard (Kurkarte) für Ihre
Gäste aktivieren. Weitere Informationen zu den Vorteilen der Nordsee-ServiceCard erhalten Sie bei
der Kurverwaltung Norddeich und in der Tourist Information Norden sowie im Internet unter
http://www.nordseeservicecard.de/.
Stellen Sie eine Internetverbindung her und geben Sie in die Adresszeile Ihres Internet-Browsers (z.B.
Microsoft Internet Explorer, Google Chrome oder Mozilla Firefox) eine der folgenden Adressen ein:
https://meldeclient.feratel.at/meldeclient/jsp/login.jsp
http://www.norddeich.de/vermieter/kurbeitrag/online-kurbeitrag.html
Ihre Vorteile:
Mit diesem System ersparen Sie sich den Weg zur Kurverwaltung, um die Meldescheine
abzuliefern. Bitte heften Sie die Meldscheine in Ihrem persönlichen Gästeverzeichnis ab
und beachten, dass jederzeit Kontrollen seitens der Kurverwaltung bezüglich der
Vollständigkeit Ihres Gästeverzeichnisses stattfinden können.
•
Durch die elektronische Erfassung Ihrer Gäste im Zuge der Meldung bauen Sie nach und
nach automatisch eine Gäste-Datenbank auf. Stammgäste können damit wesentlich
einfacher, rascher und komfortabler abgearbeitet werden.
•
Über die integrierte Export-Funktion können die gespeicherten Adressen jederzeit für ein
Gästemailing (Weihnachtspost, Geburtstagsgrüße etc.) über einen Serienbrief (MS-Word
etc.) verwendet werden.
•
Mit der integrierten Suchfunktion ist es außerdem möglich, jederzeit Einzelheiten der
gespeicherten Gästedaten abzurufen.
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Programmbeschreibung
für Vermieter
2. Anmeldebildschirm
Geben Sie hier Ihre MC-Nummer, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie
anschließend auf „
OK“
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1. Eingabe der MCNummer
2. Eingabe des Benutzernamen
3. Eingabe Ihres persönlichen Passworts
Die Anmeldedaten bekommen Sie auf Wunsch von der Kurverwaltung zugesandt (Die Kontaktdaten
der Kurverwaltung entnehmen sie bitte der letzten Seite).
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Programmbeschreibung
für Vermieter
3. Startbildschirm
Klicken Sie mit der Maus auf die entsprechenden Menüpunkte, um die gewünschte Aktion zu
starten.
Die Startseite ist voreingestellt, sodass Sie gleich nach dem Anmelden auf den Menüpunkt
„
Meldeschein > aktuell“landen.
Anschließend können Sie auf die Schaltfläche „
Neuer Meldeschein“klicken um eine neue Kurkarte
zu erstellen.
4. Meldescheine
4.1. Meldescheine erfassen
4.1.1. Art der Meldung
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Programmbeschreibung
für Vermieter
4.1.2. Meldescheine ausfüllen Individualgast
Grüne Felder müssen immer ausgefüllt sein.
Blaue Felder müssen für die Anreise ausgefüllt werden.
Rote Felder müssen für die Abreise ausgefüllt werden.
Sie können nun beginnen, die Daten des Gastes einzugeben:
Anreise:
oben links (Grün hinterlegt)
•
•
•
•
•
•
•
Geplante Abreise:
oben links (Blau hinterlegt)
Abreise:
tatsächliche Abreise (rot hinterlegt)
Bitte setzen Sie in die Schaltfläche „
angereist“einen Haken, denn ansonsten wird die
Kurkarte ohne Barcode gedruckt und ist somit ungültig.
Den Haken bei „
angereist“können Sie bereits vor der tatsächlichen Anreise Ihrer Gäste
setzen. Sollte es zu einer Stornierung kommen, können Sie das Datum des Abreisetages
gleich setzen mit dem Datum des Anreisetages. Dann wird ein Kurbeitrag in Höhe von
0,00€berechnet, was einer Stornierung entspricht.
Anschließend können Sie den „
Hauptgemeldeten Gast“eintragen.
Die grünen und blauen Felder müssen ausgefüllt werden, die weißen Felder können Sie für
Ihre persönliche Stammdatenerfassung ausfüllen. Die weißen Felder werden der
Kurverwaltung nicht übertragen.
Nachdem Sie den Hauptgemeldeten Gast eingetragen haben, können Sie die mitreisenden
Personen erfassen.
Mit einem Klick auf „
Gäste suchen“lassen sich bereits bestehende Gäste suchen (Siehe
auch Kapitel 5. Gästeadressen).
Nachdem Sie alle Gäste erfasst haben, klicken Sie bitte auf speichern.
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Programmbeschreibung
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4.1.3. Meldescheine ausdrucken
Nachdem Sie die Daten der Gäste eingetragen haben, können Sie den Meldeschein ausdrucken.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, den Meldeschein zu speichern.
Sie finden den Meldeschein nun im Menüpunkt „
Meldeschein > aktuell“wieder.
Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie alle Meldescheine im Vorfeld vorbereiten und am Tag der
Anreise als sogenannten Sammeldruck ausdrucken können.
Anschließend öffnet sich automatisch das Druckfenster, mit dem Sie die Meldescheine ausdrucken
können. Falls sich das Druckfenster nicht öffnet, gehen Sie über den Menüpunkt „
Datei > Drucken“
vor.
Klick auf > Datei (in Ihrer Menüleiste oben links) > Seite einrichten
Bitte nehmen Sie an Ihrem PC einmalig folgende Formularvoreinstellungen vor, damit Sie die
Nordsee-ServiceCards bzw. Kurkarten mit den passenden Druckabständen ausdrucken können:
Klicken Sie anschließend auf „
OK“
.
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Programmbeschreibung
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Das ausgedruckte Formular besteht aus dem Meldeschein für Ihr Gästeverzeichnis (obere Hälfte)
und den Nordsee-ServiceCards (Kurkarten) für Ihre Gäste (untere Hälfte).
Bitte beachten Sie, dass eine Kurkarte nur mit einem Barcode am rechten Rand gültig ist.
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Programmbeschreibung
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4.2. Meldescheine aktuell
Aus der folgenden Seite erhalten Sie unter dem Menüpunkt 4.2.1. eine detaillierte Symbolerklärung.
In dieser Ansicht, welche zugleich Ihre Startseite ist, befinden sich alle Gäste,
•
•
•
deren Anreisedatum erreicht ist (Soll- Anreisen)
deren Nordsee-ServiceCard (Kurkarte) noch zu drucken ist (angereist, noch zu drucken)
deren Abreisedatum nicht erreicht ist und die nicht abgemeldet wurden (Soll- Abreisen)
Es besteht die Möglichkeit eines Sammeldrucks (Alle drucken
).
Die Durchführung des Sammeldrucks muss bestätigt werden:
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Programmbeschreibung
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4.2.1. Symbolerklärung
Mit diesem Symbol wird in den jeweiligen Spalten angezeigt, dass die gewünschte
Funktion ausgeführt werden kann (z.B. Meldeschein drucken). Ein Klick auf das
Symbol löst die Funktion aus.
Mit diesem Symbol, wird in den jeweiligen Spalten angezeigt,
dass die Funktion derzeit nicht angewählt werden kann.
Durch diesen Klick kann ein neuer Meldeschein erstellt werden.
Sobald der Gast als „
Angereist“erfasst bzw. gekennzeichnet
wurde, kann jederzeit der Meldeschein gedruckt werden.
Gast anmelden (Check-IN)
Wird diese Funktion angewählt, wird der Meldeschein geöffnet
und das Anreisedatum kann eingegeben werden.
Gästeblatt abmelden (Check-OUT)
Wird diese Funktion angewählt, wird der Meldeschein geöffnet
und das Abreisedatum kann eingegeben werden. Als Vorschlag
wird das geplante Abreisedatum eingeblendet.
Meldeschein erneut senden, falls bei der ersten Übertragung ein
Fehler aufgetreten ist.
Gästeblatt löschen
(nur bei Reservierungen ohne Transaktionen möglich)
Bei einem Klick öffnet sich das gewünschte Bearbeitungsfenster.
Gäste suchen
Suchergebnis als Datei speichern (siehe auch Kap. 5. Gästeadressen)
Beim Klick öffnet sich ein Kalender.
4.3. Meldescheine in Vorbereitung
In dieser Ansicht sehen Sie alle Gäste, deren Anreisedaten in der Zukunft liegen. Dies können
Reservierungen oder Vorab-Anmeldungen sein.
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Programmbeschreibung
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4.4. Meldescheine: Angereist
In dieser Ansicht sehen Sie alle Gästemeldungen, die als angereist gemeldet wurden.
4.5. Meldescheine: Abgereist
In dieser Ansicht sehen Sie alle Gästemeldungen, die als abgereist gemeldet wurden.
4.6. Meldescheinsuche
In dieser Ansicht kann in allen Meldescheinen gesucht werden.
Stichwort
Nummer von/bis
Anreise von/bis
Maximal
Eingabe eines globalen Suchbegriffs. Es werden alle angezeigten Felder
durchsucht.
Meldeschein-Nummer von/bis
Anreise-Datum von/bis
Maximale Anzahl anzuzeigender Gäste
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Programmbeschreibung
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4.7. Meldescheine/ Nordsee-ServiceCards (Kurkarten) verkürzen und/oder verlängern
Unter dem Menüpunkt „
Meldeschein > Suche“einfach nach dem Namen des Gastes suchen.
Danach wird der dazugehörige Meldeschein zum Bearbeiten geöffnet. Hier kann unter „
Abreise“das
Datum der Verlängerung eingegeben werden. Anschließend speichern und die neuen NordseeServiceCards (Kurkarten). ausdrucken.
Achtung: Nur möglich, wenn der Meldeschein noch nicht auf „
angereist“gesetzt wurde!
4.8. Meldescheine löschen
Nur möglich, wenn der Gast/die Gäste noch nicht angereist ist/sind. Der Meldeschein ist dann zu
finden unter „
In Vorbereitung“
.
Merke: Kein Haken bei angereist!
Bei einem Klick auf
unterhalb des Symbols
können Sie die Meldescheine löschen.
4.9. Meldescheine stornieren
Eine Gästemeldung, die bereits auf „
angereist“gesetzt wurde, kann nur noch von der
Kurbeitragskasse storniert werden. Bitte markieren Sie dafür die dazugehörigen ausgedruckten
Nordsee-ServiceCards (Kurkarten) und den Meldeschein für Ihr Gästeverzeichnis als ungültig und
geben Sie die Nordsee-ServiceCards (Kurkarten) mit der Bitte um Stornierung an die
Kurbeitragskasse weiter.
5.Gästeadressen
Unter dem Reiter „
Gästeadressen“können Sie Gäste anlegen oder Gäste suchen sowie alle
gespeicherten Gäste, z. B. in MS-Office Programme (Excel) übertragen. Dies kann als System für Ihre
persönliche Stammdatenerfassung genutzt werden.
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Programmbeschreibung
für Vermieter
5.1. Neuen Gast anlegen
Unter dem Reiter „
Gästeadressen“> Aktion „
Neue Gastadresse“lassen sich neue Gäste zu den
Stammdaten hinzufügen. Es folgt eine neue Seite „
Adresse erfassen“
. Hier können, wie in der
Abbildung ersichtlich, die Adressdaten erfasst werden.
5.2. Gäste suchen
Unter dem Reiter „
Gästeadressen“lassen sich gespeicherte Gäste suchen.
Im Suchfilter können die Suchkriterien weiter verfeinert werden.
Nachname
Vorname
Geb.Datum
Stichwort
Ähnlichkeitssuche
Max.
Suche
Reset
Nachname des Gastes
Vorname des Gastes
Geburtsdatum des Gastes
Unter Stichwort kann ein globaler Suchbegriff eingesetzt werden
Es wird nach Variationen des Suchbegriffs gesucht.
Maximale Anzahl der anzuzeigenden Treffer
Suche wird gestartet
Suchbegriffe löschen
In der Detail-Anzeige werden alle gefundenen Stammgäste bzw. alle gespeicherten Gäste
mit den mitreisenden Personen angezeigt. (siehe nachfolgende Abbildung)
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Programmbeschreibung
für Vermieter
5.3. Gäste bearbeiten
Um einen Gast-Datensatz zu bearbeiten, müssen Sie unter „
Gästeadressen“folgendes Symbol
anklicken:
Es öffnet sich ein neues Fenster.
In diesem Formular können Sie beliebig die Daten des jeweiligen Gastes abändern. Außerdem
können Sie unter „
Aktion“einen neuen Meldeschein mit den abgeänderten Daten erstellen.
5.4. Suchergebnisse speichern
Unter Aktion finden Sie „
Suchergebnis als CSV“exportieren. Hier können Sie das aktuelle
Suchergebnis abspeichern und mit dem MS-Officeprogramm (Excel) öffnen.
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Programmbeschreibung
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Sie haben noch Fragen?
Dann stehen wir Ihnen unter folgenden Kontaktdaten gerne zur Verfügung:
Telefon: 04931 986215
E-Mail: [email protected]
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