Efficient Elements for presentations

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Efficient Elements for presentations
Erste Schritte
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Efficient Elements. Click. Done.
© 2015 Efficient Elements GmbH
Erste Schritte – Inhalt
1 Einführung und Einstellungen
2
2 Präsentation
9
3 Wizards
11
4 Position | Größe | Form
20
5 Farbe
26
6 Text
28
7 Navigation & Ansicht
30
2
Efficient Elements spart Zeit bei der Erstellung
professioneller Präsentationen
Produkt und Vorteile
Was ist Efficient Elements for presentations?
 Efficient Elements for presentations ist ein Add-in für
Microsoft PowerPoint, das Ihnen dabei hilft, professionellere
Präsentationen in weniger Zeit zu erstellen
Was sind die wichtigsten Vorteile?
 Erhöhen Sie die Qualität Ihrer Präsentationen
 Bessere Einhaltung Ihres Corporate Designs ohne zusätzlichen
Aufwand (oder sogar mit geringerem Aufwand)
 Präzisere Ausrichtung und Größenanpassung von Objekten
 Reduzieren Sie den Zeitaufwand der Folienerstellung
 Eine Studie mit mehr als 100 Nutzern zeigt eine
durchschnittliche Zeitersparnis von mehr als
2 Stunden pro Woche für jeden Nutzer 1)
1) Siemens Efficiency Study 2010
3
Sie finden Efficient Elements auf der rechten Seite des
PowerPoint-Fensters
Übersicht
Senden oder speichern Sie ausgewählte Folien, …
Erstellen Sie Agenden, nutzen Sie die Folienbibliothek, blenden Sie Inhalte im Master
ein/aus, wenden Sie vordefinierte Formate an, …
Justieren, docken, stapeln und tauschen Sie Objekte, …
Gleichen Sie Größen an, strecken Sie Objekte, wenden Sie den Magic Resizer an, …
Richten Sie Prozessketten, Blockpfeile und abgerundete Rechtecke aus, …
Nutzen Sie Ihre spezifischen Farbpaletten oder die Farbpipette, …
Formatieren Sie Bullets und Aufzählungen, …
Springen Sie zwischen verschiedenen Folien hin und her,…
4
Mit dem Quick Customization Wizard stellen Sie den
Zeichenbereich und die Farben ein (1/2)
Quick Customization Wizard – Übersicht
…
Hinweis:
Der „Quick Customization
Wizard“ ist nicht in allen
Versionen verfügbar.
Tipp:
Wählen Sie Option 1 oder 2 um den
EE-Standard für Zeichenbereich
und Farben zu verwenden
 Option 1: Wählen Sie den von EE
verwendeten Style (Box, Line,
Shadow) für jede Präsentation
neu aus
 Option 2: Definieren Sie Box,
Line oder Shadow als StandardStyle
Wählen Sie die dritte Option um
EE an Ihre eigene PowerPointVorlage anzupassen:
 Fügen Sie Ihre Vorlage zum EE
Neu-Menü hinzu
 Stellen Sie Zeichenbereich
und Farben so ein, wie sie von
EE genutzt werden sollen
Wir empfehlen Ihnen Option 3. Die Anpassung dauert nur wenige Minuten und wird Ihre Produktivität mit Efficient
Elements immens steigern
5
Mit dem Quick Customization Wizard stellen Sie den
Zeichenbereich und die Farben ein (2/2)
Option 3 –Zeichenbereich und Farben für Element Wizard und Agenda Wizard einstellen
Nachdem Sie Ihre Vorlage
ausgewählt haben öffnet sich
eine Beispielpräsentation
sowie der nächste Schritt des
Quick Customization Wizards.
1
Header A
2
Wählen Sie den Style den Sie als
Standard für Ihre Vorlage
festlegen möchten
Definieren Sie den Zeichenbereich in dem Sie die Werte für
Links/Breite und Oben/Höhe
anpassen. In der Beispieldatei
sehen Sie ein Vorschau Ihrer
Änderungen.
Header B
3
Header C
 Lorem ipsum dolor sit
amet, consetetur elitr
 At vero eos et accusam
et justo duo dolores et ea
rebum
rebum
rebum
 Stet clita kasd gubergren
 No sea takimata sanctus
est
est
est
Please make sure that there is a high contrast between Primary and Contrast color
Wählen Sie die Primär- und
Kontrastfarbe die EE verwenden
soll. Sie können die Farbanpassung in der Beispieldatei
überprüfen.
Tipp:
 Setzen Sie die Führungslinien
in Ihrer Vorlage auf den
gewünschten Zeichenbereich
bevor Sie beginnen
 Wählen Sie Farben mit einem
hohen Kontrastverhältnis
6
Sie können die EE-Benutzeroberfläche an Ihren
individuellen Bedarf anpassen
Sprache und Benutzeroberflächen-Modus einstellen
Wählen Sie Ihre
Sprache aus.
Tastenkürzel zuweisen
Rechtsklick auf gewünschten
Button – wählen Sie Tastenkürzel zuweisen oder entfernen
Wählen Sie eine
Tastenkombination.
…
Falls Sie die Efficient
Elements-Leiste
geschlossen haben,
können Sie diese hier
wieder öffnen.
Wählen Sie Ihren bevorzugte
Benutzeroberflächen-Modus:
 Expert – Standardeinstellung
mit allen Funktionen
 Basic – Zeigt nur die
wichtigsten Funktionen
 Admin – Enthält zusätzliche
Funktionen zur Anpassung
von EE
Das zugewiesene
Tastenkürzel wird im
Tooltip angezeigt.
7
Passen Sie den Master Wizard sowie die Vorlagen im
EE Neu-Menü an
Master Wizard anpassen
Vorlagen anpassen und als Standard definieren
Passen Sie die Indikatoren für Status
und Vertraulichkeit entsprechen Ihrer
Wünsche an. Sie können Text, Layout
und Position ändern und bei Bedarf
auch Grafiken hinzufügen.
Klicken Sie auf der EE Leiste auf Neu
Vorlagen in der Sektion ‘Benutzer-Vorlagen’
bearbeiten:
1
Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste
Klicken Sie auf Vorlage bearbeiten
Gehe Sie dabei wie folgt vor:
1
Klicken Sie auf der EE Leiste auf
Master, Vorlagen bearbeiten
2
Lesen Sie die Anweisungen
3
Ändern Sie die Vorlagen entsprechend
Ihrer Wünsche
4
Speichern und schließen Sie die
Vorlagen
2
Nutzen Sie optional den Master Wizard um
einen Vertraulichkeits- oder Statusindikator
zu setzen (siehe links)
3
Passen Sie die Vorlagen entsprechend Ihrer
Wünsche an
 Fügen Sie Logos/grafische Elemente ein
 Ändern Sie Farbschema, Font oder Bullets
4
Speichern und schließen Sie die Vorlage
Neue Vorlage zur Sektion ‘Benutzer-Vorlagen’
hinzufügen:
1
Öffnen sie die gewünschte Vorlage
2
Klicken Sie auf Aktuelle Präsentation zu
Vorlagen hinzufügen
Eine Vorlage als Standard definieren (wird
beim PowerPoint-Start automatisch geöffnet):
1
Wählen Sie die Vorlage aus der Liste
2
Klicken Sie auf Standard für neue
Präsentationen
8
2
2 Präsentation
9
3 Wizards
11
20
5 Farbe
26
6 Text
28
30
9
In der Sektion „Präsentation“ finden Sie die
Funktionen Neu, Prüfen, Mail und Speichern
Neu
Wählen Sie eine Vorlage um eine
neue Präsentation zu beginnen. Sie
können Ihre Vorlagen hier auch
verwalten (siehe Einstellungen).
Falls Sie mit einer alten Vorlage
arbeiten, können Sie diese über die
Funktion Vorlage auf gesamte
Präsentation anwenden aktualisieren.
Mail
Prüfen
Räumen Sie Ihre Präsentation auf.
Entfernen Sie




Notizen
Animationen
Alternative Texte
Ungenutzte Designs
Ein Corporate Design-Check befindet
sich in Entwicklung
Speichern
Markieren Sie eine oder mehrere
Folien und versenden Sie diese als
Markieren Sie eine oder mehrere
Folien und speichern Sie diese als
 PowerPoint-Datei oder
 PDF-Datei
 Neue PowerPoint-Datei oder
 Neue PDF-Datei
in einer neuen E-Mail
Tipp: Durch Speichern in die
Zwischenablage können Sie Folien in
eine bestehende E-Mail einfügen
10
2
2 Präsentation
9
3 Wizards
11
3.1 Agenda Wizard
3.2 Master Wizard
3.3 Map Wizard
3.4 Element Wizard
3.5 Text Wizard
3.6 Format Wizard
20
5 Farbe
26
6 Text
28
30
11
Die „Wizard“-Sektion stellt Ihnen mächtige
Funktionen zur Präsentationserstellung zur Verfügung
Agenda Wizard
Master Wizard
Generieren Sie Agenda- oder
Inhaltsfolien:
Blenden Sie Inhalte im Master ein
und aus:
 Automatische Berechnung von
Zeiten und Seitenzahlen
 Mehrere Agenden pro Präsentation
 Einklappen von Unterpunkten
 …
 Vertraulichkeits-/Statushinweise
 Logos oder Grafiken
Element Wizard
Fügen Sie Inhalte aus
einer umfangreichen
Bibliothek ein
Map Wizard
Formatieren Sie Landkarten mit Excel
Text Wizard
Fügen Sie Textbausteine in das aktuelle
Textfeld ein
Format Wizard
Wenden Sie vordefinierte Formate
und Positionen an
My Elements | My Texts | My Formats
Speichern und verwalten Sie selbsterstellte Folienelemente, Textbausteine und
Formate
12
Mit dem Agenda Wizard können Sie komplexe
Agenden in kürzester Zeit erstellen und aktualisieren
3.1 Agenda Wizard – Basisfunktionen
Zeitformat und Startzeit einstellen
Agendapunkt hinzufügen
Agendapunkte verschieben
Agendapunkte ein-/ausrücken
Agendapunkte löschen
Tipps:
 Nutzen Sie “Tab” / “Shift+Tab”
um zwischen Zellen zu springen
 Klicken Sie in eine leere Zeile
um einen Agendapunkt zu
erstellen
 Mit „Enter“ erzeugen Sie einen
Zeilenumbruch
Stellen Sie die Dauer
eines Agendapunktes ein
13
Mit dem Agenda Wizard können Sie komplexe
Agenden in kürzester Zeit erstellen und aktualisieren
3.1 Agenda Wizard – Erweiterte Funktionen
Weitere Agenda einfügen (z.B. für
einen mehrtägigen Workshop)
Löschen, Im- und Export von
Agenden
Layout und Skalierungsmodus
auswählen (z.B. Unterpunkte
einklappen)
Wählen Sie die anzuzeigenden
Spalten aus
Tipps:
 Seitenzahlen werden
automatisch beim Speichern
aktualisiert
 Nutzen Sie die „Freie Spalte“
für zusätzliche Informationen
 Wenn Sie Agendapunkte
verschieben werden die
jeweiligen Inhaltsfolien durch
EE ebenfalls verschoben
 Nutzen Sie die Backup-Trennfolie, um Backup-Folien zu
separieren
Übersichtsfolie
erstellen
Trennfolien
erstellen
Einen PowerPoint- Backup- Pausenformat anwenden,
Abschnitt je Agenda- Trennfolie Agendapunkt anzeigen,
punkt erstellen
erstellen Trennfolien erstellen
14
Blenden Sie zusätzliche Inhalte wie z.B. Status- und
Vertraulichkeitshinweise im Master ein und aus
3.2 Master Wizard
Insert optional content in the slide master with a
single click of a button

fficient
lements
for presentations
Master Wizard
Tipps:
Confidential © 2014 Efficient Elements GmbH
13
 Sie können den Master Wizard
anpassen (siehe Einstellungen)
 Kontaktieren Sie uns, falls Sie
Interesse an einer weiterführenden Anpassung haben
15
Mit dem Map Wizard können Sie Landkarten manuell
oder datengebrieben über Excel formatieren
3.3 Map Wizard
Distribution of PowerPoint Usage in the world
24
 Passen Sie die Füll- und Linienfarbe der einzelnen Länder entweder über die Excel-Farbpalette an…
Tipps:  … oder nutzen Sie die Bedingte Formatierung in Excel um Karten datengetrieben einzufärben (siehe Beispiel oben)
 In der Spalte Bezeichnung können Sie für jedes Land ein Label erstellen (z.B. Daten, Ländername etc.)
 Karten werden vom Map Wizard nur gruppiert erkannt – degruppierte Karten kann man durch Gruppieren reparieren
16
Fügen Sie Folienbausteine wie Boxen, Prozessketten
oder Schaubilder über den Element Wizard ein
3.4 Element Wizard
Tipps:  Nutzen Sie “My Elements” um eigene Inhalte für
spätere Präsentationen zu speichern
 Klicken Sie auf “My Elements organisieren” um
Inhalte mit Kollegen auszutauschen
17
Fügen Sie Sonderzeichen ein und speichern Sie
Textbausteine für spätere Verwendung
3.5 Text Wizard
©
Tipps:
 Nutzen Sie “My Texts” um Textbausteine in späteren
Präsentationen wiederzuverwenden
 Sie können Textbausteine mit und ohne Formatierung
speichern
 Klicken Sie auf “My Texts organisieren” um Inhalte mit
Kollegen auszutauschen
18
Wenden Sie vordefinierte Formate auf beliebige
Elemente an und speichern Sie eigene Formate
3.6 Format Wizard

fficient
lements
Title
for presentations
Subtitle
Title
Subtitle
Source
Source
17
Tipps:  Nutzen Sie “My Formats” um eigene Formate zu speichern
 Sie können Attribute für Position, Größe, Form, Format, Textoptionen, Absatz, Font und Bullets definieren
 Klicken Sie auf “My Formats organisieren” um Inhalte mit Kollegen auszutauschen
19
2
2 Präsentation
9
3 Wizards
11
20
5 Farbe
26
6 Text
28
30
20
Mit dem “Master-Shape-Konzept” wird das Ausrichten
und Anpassen von Elementen effizienter und präziser
Master-Shape-Konzept
Das zuletzt markierte Element ist das "Master Shape" und dient als
Referenzpunkt für viele Ausrichtungs- und Anpassungsfunktionen
3.
Master
Shape Klick
1.
+
<Shift>
Klick
+
<Shift>
2.
Klick
+
<Shift>
21
Mit dem “Master-Shape-Konzept” wird das Ausrichten
und Anpassen von Elementen effizienter und präziser
Master-Shape-Konzept
PowerPoint
Efficient Elements
Master
Shape
Die Standard-PowerPoint-Funktionen
erlauben keine Ausrichtung an einem
spezifischen Referenzobjekt
Bei Efficient Elements können Sie ein Element
definieren, das als Referenzpunkt für die
Anpassung der anderen Elemente dient
22
Die Funktionen in der „Position“-Sektion erlauben
eine exakte Ausrichtung der Elemente auf der Folie
Rechts ausrichten
Rechts andocken
Horizontal stapeln
Klick
Master
Shape
Horizontal verteilen
1.
2.
3.
4.
Master
Shape
Objekte tauschen
Goldener Kanon
Master
Shape
23
In der Sektion „Größe“ finden Sie alle Funktionen die
zur genauen Anpassung der Größe benötigt werden
Breite angleichen
Nach rechts strecken
Master
Shape
Großer Font
Master
Shape
Master
Shape
Magic Resizer
Mittlerer Font
Kleiner Font
Nach rechts auffüllen
Großer Font
60%
Mittlerer Font
Kleiner Font
Großer Font
30%
Mittlerer Font
Kleiner Font
24
Die “Form”-Funktionen ermöglichen Anpassungen die
manuell nicht ohne Weiteres machbar sind
Winkel angleichen | Prozesskette
Master
Shape
Master
Shape
Master
Shape
Master
Shape
Blockpfeile ausrichten
Master Shape
Pentagon-Überschrift ausrichten
Radius für abgerundete Rechtecke
Master Shape
25
2
2 Präsentation
9
3 Wizards
11
20
5 Farbe
26
6 Text
28
30
26
Funktionen zum Anpassen der Farben befinden sich
der Sektion „Farbe“
Farbe anwenden

Füllfarbe

Linienfarbe

Zeichenfarbe
Farb-Pipette
Nehmen Sie Farben
von einem beliebigen
Ort auf Ihrem Desktop
auf
In RGB
konvertieren
Fixe Farbwerte unabhängig von PPT-Vorlage
Form
Form
Wählen Sie eine Farbe
und wenden Sie diese
auf ein Objekt an
Die verfügbaren Farben
hängen von der
Customization ab
Wenden Sie die Farbe
direkt an oder
speichern Sie sie für
spätere Verwendung
In Designfarben
konvertieren
Farben an Designfarben-Palette heften
Form
Form
27
2
2 Präsentation
9
3 Wizards
11
20
5 Farbe
26
6 Text
28
30
28
Funktionen zur Formatierung von Textfeldern
befinden sich in der „Text“-Sektion
Text-Optionen
Textfeld teilen | verschmelzen
Hier erhalten Sie direkten Zugriff auf
häufig verwendete Textformatierungsfunktionen:
ABCD EFG HI
JKLM NO
PQRST UVW
ABCD EFG HI
JKLM
NO PQRST
UVW

Einstellung des Innenrands

Form an Text anpassen

Text umbrechen
NO PQRST
UVW
Bullets & Nummerierung
Rechtschreibprüfung

Bullets ein-/ausblenden

Nummerierung ein-/ausblenden

Einzug verkleinern

Einzug vergrößern

Vorhandene Bullets/
Nummerierung formatieren
ABCD EFG HI
JKLM
ABCD EFG HI
JKLM
NO PQRST
UVW
Definieren Sie die Sprache der
Rechtschreibprüfung für




eine Textpassage
eine Auswahl von Elementen
eine Auswahl von Folien
alle Folien auf einmal
29
2
2 Präsentation
9
3 Wizards
11
20
5 Farbe
26
6 Text
28
30
30
Mit den Navigationsfunktionen bewegen Sie sich
schnell und einfach durch lange Präsentationen
Navigation

Foliennummer eingeben

Zur vorher besuchten Folie

Zur anschließend besuchten Folie
Current
slide
Auswahl ausblenden
Blenden Sie Objekte aus die Ihnen den
Zugriff auf andere Objekte versperren
Zugriff
versperrendes
Objekt
Zu
bearbeitendes Objekt
Auswahl einblenden
Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig
sind, zeigen Sie die Objekte wieder an
Fertiges
Objekt
Zu
bearbeitendes Objekt
Fertiges
Objekt
31
Vielen Dank!
?
Kontakt
Haben Sie
noch Fragen?
Efficient Elements GmbH
Troppauer Str. 34
74321 Bietigheim-Bissingen
Deutschland
[email protected]
www.efficient-elements.com
Telefon
Fax
+49 7142 999 90 20
+49 7142 999 99 65
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