Olaf Danne Prozessoptimierung - Org

Prozessoptimierung durch Einsatz
neuer Verfahren und Technologien
Olaf Danne, VP
Deutsche Telekom
Bad Nauheim, 2. September 2005
=======!"§
1. Beispiel Fast Close
2. Benchmarks und Best Practices
3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG
3.1 Prozess-Monitoring
3.2 e-Reporting
=======!"§
Prozessoptimierung
Olaf Danne
Seite 2
Der externe Wandel erfordert grundlegende
Veränderungen der Finanzbereiche.
Wandel außerhalb
Auswirkungen
„ Globalisierung und
Markt
Wettbewerb
Kapitalmarkt
Rechtliche
Rahmenbedingungen
=======!"§
Konzentrationsprozesse
„ Ausgliederungen
von
Geschäftsbereichen
„ Anforderungen der
internationalen
Finanzmärkte
„ Basel II
„ Corporate
Governance Codex
ƒ Steigende Ansprüche an
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Veröffentlichungszeiten
IFRS Berichterstattung ab 2005
für börsennotierte Unternehmen
Neue Schwerpunkte und Inhalte
der Berichterstattung
Wertorientierte Steuerung
Integriertes Risk Reporting und
Riskmanagement
Unterjährige Informationen zur
effizienteren Steuerung lt.
Corporate Governance Codex
Prozessoptimierung
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Seite 3
Fast Close ist definiert als ...
... ein Business Performance-Improvement-Programm zur:
„
„
Beschleunigung und Optimierung der monatlichen,
quartalsweisen und jährlichen Abschlussarbeiten
Effizienten Abschlusserstellung durch verbesserte
Datenqualität, weitgehende Standardisierung und
Prozessoptimierung
Strategie
Entwicklung
Produktion
Vertrieb und
Marketing
Finanzen
Fast Close als „Supply Chain Management“
=======!"§
Prozessoptimierung
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Seite 4
Integriertes Geschäftsprozess- und Workflow-Management Konzept
strategische
Ebene
Strategieentwicklung
Strategieentwicklung
Prozess-Management
Prozess-Management
•Prozessabgrenzung
•Prozessmodellierung
•Prozessführung
Workflow-Management
Workflow-Management
•Workflowmodellierung
•Workflowausführung
AnwendungsAnwendungssystemgestaltung
systemgestaltung
=======!"§
•Prozessmonitoring
fachliche
konzeptionelle
Ebene
operative
Ebene
OrganisationsOrganisationsgestaltung
gestaltung
Quelle: Gadatsch, A.; Geschäftsprozess-Managemt
Prozessoptimierung
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Seite 5
Konzeption von Fast-Close-Projekten.
Fast Close ist ein iterativer Prozess,
mit dem laufend Verbesserungen angestoßen werden.
Eine Verkürzung der Reportingzeiten wird erreicht durch ...
„
„
„
„
Beschleunigung der Prozesse der Abschlussarbeiten
anhand von Benchmarks und Lessons Learned
Organisatorische Anpassungen
Steigerung der System-Performance
Monitoring
Zentrales
Projektteam
=======!"§
Prozessoptimierung
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Seite 6
Dezentrale
Umsetzung
Kritische Erfolgsfaktoren.
Akzeptanz von
Fast Close
sicherstellen
1
Unterstützung durch das
TOP-Management
7
Kommunikation
Kommunikation
Kommunikation
2
Zentrale Projektorganisation mit
ausgeprägtem
Controlling
6
3
Ganzheitliche
Prozessbetrachtung (E2E),
Benchmarking und
Prozessmanagement
(Monitoring)
=======!"§
Stufenkonzept für
Projekt-Realisierung
5
4
Fast-Close-Implementierungsschritte auf
andere
(Projekt-)Vorhaben
abstimmen
Prozessoptimierung
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Seite 7
1. Beispiel Fast Close
2. Benchmarks und Best Practices
3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG
3.1 Prozess-Monitoring
3.2 e-Reporting
=======!"§
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Benchmark Jahresabschluss:
DAX 30 Unternehmen und Best in Class
Arbeitstage
(Stichtag Jahresabschluss)
90
80
Telekom
70
60
DAX 30 Durchschnitt
50
40
Telefonica SA
30
British Telekom 34 AT
Siemens
29 AT
France Telekom 28 AT
20
41 AT
Best in Class
(Int. Telekom Ges.)
10
0
2001
2002
2003
2004
Die Deutsche Telekom ist zur Zeit etwas schneller als das
Mittelfeld der DAX 30 Unternehmen
=======!"§
Prozessoptimierung
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Seite 9
20-30 % der Gemeinkosten im Finanzbereich resultieren
aus nicht wertschöpfenden Aktivitäten.
Best-Practice-Unternehmen arbeiten systematisch an
der Eliminierung nicht wertschöpfender Aktivitäten.
Beispiele für nicht wertschöpfende Aktivitäten des
Abschluss-Prozesses
71%
29%
„
„
„
„
„
„
„
„
wertschöpfende Aktivitäten
nicht wertschöpfende Aktivitäten
Manuelle Datenübertragung
Zurückverfolgung von Berichtsdaten
Terminanmahnung
Warten auf fehlende Unterlagen
Nachbesserung des Zahlenwerks
Pflege der Excel Sheets
Anforderung anders aufbereiteter Informationen
Stellen von Rückfragen
Quelle: BearingPoint
=======!"§
Prozessoptimierung
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Seite 10
1. Beispiel Fast Close
2. Benchmarks und Best Practices
3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG
3.1 Prozess-Monitoring
3.2 e-Reporting
=======!"§
Prozessoptimierung
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Seite 11
Fast Close bei der Deutschen Telekom AG.
=======!"§
T-Systems
Enterprise Services
Geschäftskunden
T-Systems
Business Services
T-Online
T-Com
Breitband/
Festnetz
Mobilfunk
T-Mobile
==========!"§
Deutsche
Telekom
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Seite 12
Entwicklung des Jahresabschlussprozesses bei der
Deutschen Telekom AG.
Jahresabschluss
2001 (HGB)
EA/TK
Jahresabschluss
2002 (HGB)
EA/TK
Jahresabschluss
2003 (HGB)
EA/TK
U
L
T
I
M
O
Jahresabschluss
2004
+ 2005 (IAS)
10 AT
- 2 AT
KA
-1 AT
2 AT
7 AT
DA
SA**
KA
8 AT
6 AT
6 AT
18 AT
16 AT
- 1 AT
EA/TK
20-F,
AR,GB
Reports
SA KA
7 AT
20-F,
AR, PK
Reports
KA
DA
Reports
58.AT*
20-F,
AR,GB
10 AT
:
4
HV .05.0
18
- 35 AT
:
HV .4.05
26
43.AT
Anmerkungen:
EA = Einzelabschluss; TK = vorkons. Teilkonzern; DA = Divisionsabschluss; SA = konsolidierter Segmentabschluss; KA =
Konzernabschluss; AR = Aufsichtsrat; GB = Geschäftsbericht;
BPK = Bilanzpressekonferenz
* Mögliche BPK bleibt Vergleichstermin, wurde alternativ ersetzt durch Finanzpressekonferenz
=======!"§
BPK
78.AT
73.AT*
- 2 AT
- 3 AT
13 AT
20-F
AR, PK
Reports
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Seite 13
45%
1. Beispiel Fast Close
2. Benchmarks und Best Practices
3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG
3.1 Prozess-Monitoring
3.2 e-Reporting
=======!"§
Prozessoptimierung
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Seite 14
Hauptziel des Monitoring ist die Unterstützung noch
nicht stabilisierter Abschlussprozesse.
„
„
„
„
„
=======!"§
Schaffung von bereichsübergreifender Transparenz über die
Einzelaktivitäten, Verantwortlichkeiten und Termine des
Abschlussprozesses (E2E-Betrachtung)
Bereitstellung einer Kommunikationsplattform zur Messung und
Bewertung der Leistungsfähigkeit laufender Geschäftsprozesse
Frühwarnung - Prognose von Auswirkungen auf den E2EProzess bei Prozessverzögerungen
Eskalationsplattform für Entscheidungen
Vereinfachung des Erkennens von Verbesserungspotentialen
durch eine nachvollziehbare Abschlussdokumentation
Prozessoptimierung
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Seite 15
Monitoring-Konzept.
Beim Prozessmanagement des E2E-Abschlussprozesses
werden unterschiedliche Aspekte berücksichtigt.
Datum
AT
h
01.04.03
1
0
6
12
18
0
6
1
12
Kosten
PROMPT und
ca. 25 weitere Vorsysteme
18
02.04.03
2
0
6
12
18
03.04.03
3
0
6
12
18
04.04.03
4
0
6
12
18
07.04.03
5
0
6
12
18
2 DELKOS 3 Nachtverarbeitungen (Kst verarb.,
Auftragsverarb. AfA-Lauf )
4. AT Korrekturen aus AfA-Lauf
08.04.03
6
0
6
12
18
09.04.03
7
0
6
12
18
10.04.03
8
0
6
12
18
11.04.03
9
0
6
12
18
14.04.03
10
0
6
12
15.04.03
11
18
0
6
12
18
0
2a
Anpassungsbuchungen aus Ergebnis(BKGuV, BKBil) und Steuerdurchsprache
Sintel/R3/DELKOS
3
Mengenlieferung und Verarbeitung für iGuV´s
iKE
Rechnung
PC-u.-DB -
Diverse / ICDB
Daten
Kreditoren
Lieferung
Afa-Daten
5b
5a
Erlös
Standard-Out
Umsatzabgrenzung incl. Buchung in Sintel
Abgrenzungen
zur zentralen
Buchung
ICDB
ICDB
Erlösverarbeitung
7a
5c
5d
ICDB
Korrekturen, Bericht
und Freigabe
Erlösverarbeitung (weitereFührungsstruktur)
4
vorläufige BK
GuV & BK Bil
aus Sintel
Diverse Sintel/R3
Dezentrale Buchungen
8a
Sintel/R3
8cd BKBil
Abstimmung BKGuV,
M1
8ef
8d
vorbereitende Abschlussarbeiten
8bc
Closing DTAG und BTGs
Ergebnis-durchsprache und Steuern
10a
BKGuV und
BKBil in BW und
BW
IKOS
US GAAP in
BW & IKOS
US GAAP
11
10c
IKOS
BW
9
Closing BTGs
Buchungsschluss
Umsatz
M5
Konzern
Berichtswesen
dezentraler
Buchungsschluss
Kreditoren
Buchungsschluss
für SINTEL
dezentrale FiBus
M2
M3
M4
endgültiger zentraler
Buchungsschluss
Soll-Prozesse
14
Umsatzbericht
Es müss
Beteiligu
vorläufiger zentraler
Buchungsschluss
dezentraler
Buchungsschluss
Debitoren
(Termin noch mit KC2 abzustimmen)
Interpretation Umsatzeilbericht
17a
Weiterverarbeitung und Kommentierung der Daten
Präsentation zum Conference Call Q1
Sollvorgaben für
einzelne Prozessschritte
Konzern-Quartalsabschlus
2003
1
41,54 Tage
Di 01.04.03 0 Di 03.06.03 1
Start - Q1 03
2
0 Tage
Di 01.04.03 0 Di 01.04.03 0
Prompt & Vorsysteme
Delkos /
Ende=Afa-Berechnung
Erstellung vorläuf ige
BK-GuV
3
4
10
2,13 Tage
Di 01.04.03 0 Do 03.04.03 0
4 Tage
Do 03.04.03 Mi 09.04.03 0
Generierung
Prozesskalender
0,25 Tage
Mi 09.04.03 0 Mi 09.04.03
Visualisierung des
Prozessablaufs
PERT-Tool
SOLL/IST-Prozess
RealtimeInformationsstände
Flexibel wählbare
Reportinginhalte
Abweichung
Schnitts telle
Lieferung
v om Zieltermin
Q ualität
Fall Back
Fachliche
notwendig
Verantwortung
Soll-/IstIdentifikation von
Vergleich &
Schwachstellen
ProblemManagement
Performancesteuerung
Zentrales
B.I.S.S.
Monitoring
Festlegung von
EskalationsSignaling &
Reporting
verfahren/-wegen
Decision
Definition
Soll-Prozess
AWV
KO STPERS
DISKU S-DELKO S
CSB-KF
SO KRATES-DE LKO S
SAPHI R/B Bez ügerech nung
DKK
CSB / I CP / ZAT
FKS
ELO G -SKSA
X
ABBV
Rechnungs abgrenz ungs pos ten
SAPHI R-RM
KB R/3 - Forderungen
KB R/3 - Verbindlichk eiten
Teleport
DWH F D - DELKO S
EN-VID
EN-Cal l-Center
EN-Fax-400
SMART
Problemverfolgung
und -kommentierung
DETEIMMO
NDL DKS-P RO MPT (VO R DO K / SMF)
Problemanalyse
und -beschreibung
Zielgruppenspezifische
Auswertungen
Auswirkungen
auf E2E-Prozess
SAPInterfaceMonitor
Signalmeldungen
an Verantwortliche
Frühzeitige Problemkommunikation, Prognosen
und Entscheidungsfindung
EN-SFV-dig
E2E-Reports
EN-SFV-ana
EN-D DV
=======!"§
EntscheidungsEskalations-verfahren
Prozessoptimierung
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Seite 16
3 Beispiele „End to End (E2E) - Monitoringprozesse“
Fast Close Abschlussmonitoring
Beteiligungsgesellschaften
E2E-Monitoring
1
Hauptprozesse
Abschlussmonitoring:
ƒ Vorprozesse
ƒ Legalberichterstattung
ƒ Segmentberichterstattung
ƒ Externes Berichtswesen
PROSA
2
3
Kernaktivitäten:
ƒ E2E-Monitoring im Detail
ƒ Prozesspflege
ƒ Prozess Design / Re-Design
ƒ Trouble-Shooting T-Com intern
ƒ Internes Berichtswesen
=======!"§
Prozessoptimierung
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Seite 17
Online-Monitoring-Fragebogen und Auswertungen
1
„ Im Online-Monitoring-Fragebogen
erfolgt sowohl die terminliche als
auch die qualitative Bewertung des
Abschlusses
„ Der Fragebogen setzt sich aus
fünf Themenbereichen zusammen,
über die auch Auswertungen
möglich sind
„ Auswertungen pro Gesellschaft,
Division, etc.
„ Darstellung der Ergebnisentwicklung im Zeitverlauf
=======!"§
Prozessoptimierung
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Seite 18
Projektbeispiel: Monitoring von über 800 Prozessschritten und Meilensteinen pro Monat
Monitoring
Prozesse
2
=======!"§
ƒ Maximale Transparenz der
Prozesse liefert das Verständnis
für den End-to-End-Prozess
ƒ Transparenz der UrsacheWirkungszusammenhänge
ermöglicht die Erkennung von
zeitlichen und qualitativen
Defiziten
ƒ Re-design und Monitoring als
laufender und interdependenter
Prozess
Prozessoptimierung
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Seite 19
E2E-Monitoring des Abschlussprozesses
Weitestgehende Automatisierung des Monitoring und der Steuerung des gesamten
Abschlussprozesses mit Hilfe von Process-Performance-Measurement/
Management-Lösungen :
ƒ Der Cockpit-Ansatz ermöglicht ein taskforce-orientiertes Vorgehen
ƒ Kontinuierliche Prozessoptimierungen werden auf Basis von Kennzahlen gemessen
KPI‘s
Start
Qx 04
KPI‘s
KPI‘s
KPI‘s
2aAnpassungsbuchungen aus
Ergebnis-/Stt.
SR3 ?
1 Prompt &
Vorsysteme
2
Prompt, BS u.a.
3
BasisdatenbereitstellungMengen
Diverse
4 Ermittlung u.
Buchung
UmsatzabgrenzungBS
5a
Standard Out
Delkos/
Ende=AfaBerechnung
SR3
Bereitstellung
vorläufige
BK-GuV
8c Abschlussarbeiten auf
Basis BK-GuV
SR3
3‘
SR3
BW
8d Finale
Abschlussbuch./
Steuerbuchung
SR3
IKE
3a
Mengenverarbeitung
ICDB
5b
Erlösverarbeitung
7a‘
Umsatzeilbericht
5c
Korrekturen,
Berichte und
Freigaben
ICDB
Dezentrale
r
Buchungsschluss
Zentraler
Buchungsschluss
8e Übertrag BKGuV/BK-Bil CON
BW
SR3
8f Übertrag
BK-GuV/BK-Bil
IKOS
BW
IKE
inkl. Freigabe
Con BW
inkl. Freigabe
BW
6b Übertrag
der iBil in IKOS
IKOS
11
Divisionskonsolidierung
IKOS
7b
Übertragung
iGuVs in IKOS
BW
8bVorbereitende
Abschlussarbeiten
SR3
Weitere Prozessschritte an dieser Stelle ausgeblendet
=======!"§
12 Segmentkonsolidierung
BW
5d Erlösverarbeitung
(Führungsstruktur)
ICDB
BS
Buchungen
inkl. Freigabe
7a
Mengenaufbereitung
Diverse
ICDB
8a Dezentrale
Vorläufiger
zentraler
Buchungsschluß
6a iBil Con BW
Prozessoptimierung
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Seite 20
Messfühler für
KPI‘s Abgriff aus
IV-Systemen
E2E-Monitoring des Abschlussprozesses
Key-Performance-Indicator am ausgewählten Beispiel
Beispiel
KPI
Bereitstellung
Einzelabschlüsse
BeteiligungsGesellschaften
Vollständigkeit Daten
Bereitst. IST-Termin
Zeitstempel
Log-Datei
Protokolldatei
.......
KPI
Bereitst. IST-Termin
Fehlerrate
IKOS-Portal
LegalBerichterstattung
Bereitstellung
BK-GUV
DivisionsKonsolidierung
Bereitstellung
Divisonsbilanz & GuV
• Frühwarnung Terminverzüge
• Soll- / Ist-Vergleich Durchlaufzeit
• Identifikation von Qualitätsdefiziten
• Optimierungsansätze Schwachstellen
• What-if-Analysen
• ....
KonzernKonsolidierung
Konzernabschluss
Bilanz & GuV
KPI
FertigstellungsIST-Termin
Zeitstempel
Log-Datei
Protokolldatei
.......
Zeitstempel
Log-Datei
Protokolldatei
.......
IKOS-Portal
Zeitstempel
Log-Datei
Protokolldatei
........
IKOS EC-CS
SINTEL R/3
=======!"§
Prozessoptimierung
Olaf Danne
Seite 21
1. Gründe für Fast Close
2. Benchmarks und Best Practices
3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG
3.1 Prozess-Monitoring
3.2 e-Reporting
=======!"§
Prozessoptimierung
Olaf Danne
Seite 22
Externe und interne Anforderungen an das
Berichtswesen
Externe Anforderungen
Interne Anforderungen
(Kapitalmärkte/Gesetze etc. )
(Management, etc.)
ƒ IAS: In EU notierte
Unternehmen müssen ab
2005 gemäß IAS
bilanzieren
ƒ BASEL II:
Risikomanagement und
Prozessgüte haben direkte
Auswirkungen auf
Kapitalkosten
ƒ SEC:
„Schwur auf die Bilanz“
(Sarbanes-Oxley-Act)
erfordert lückenlose
Nachvollziehbarkeit des
Berichtswegs
=======!"§
ƒ Schnellere Verfügbarkeit
der Berichte
ƒ Effizientes Management
der Reporting-Prozesse
ƒ Reduktion von StressSituationen und
Fehlerquellen
ƒ Lückenlose ProzessDokumentation
ƒ Umfangreiche
Versionsvergleiche
ƒ Kontrolle über aktuellen
Bearbeitungsstatus
Prozessoptimierung
Olaf Danne
Seite 23
Erstellung der externen Berichte –Ausgangssituation
„
„
Komplexer Arbeitsprozess unter hohem Termindruck
Unterschiedliche interdisziplinäre Erstellungs- und Entscheidungsprozesse
VS
Einzel-Ersteller
Neue Anforderungen
an Revisionssicherheit!
GB
Gruppenleiter
Ersteller
Projektleiter
Unkoordinierte,
nicht transparente
Prozesse
GB
Unterschiedliche
Quellen/Formate
(Medienbrüche)
Agentur, Druckerei
Ersteller
=======!"§
Anwälte, Wirtschaftsprüfer etc.
Prozessoptimierung
Olaf Danne
Seite 24
Systemanforderungen
„
„
„
„
„
„
erprobte Technologie mit offener
Systemarchitektur
einfache Bedienbarkeit inkl.
Mehrsprachigkeit
umfassendes Sicherheitskonzept
globale Vernetzung
schnelle Systemreaktionszeiten
Integriertes webbasiertes Content
Management
Anwälte
Wirtschaftsprüfer
Übersetzer
Autoren
Contentserver
Publishing
Finanzbericht
=======!"§
Prozessoptimierung
Olaf Danne
Seite 25
Prozessbeschleunigung und Kostenreduktion
durch PROSA
Alter-Prozess
Optimierter Prozess mit IT-Integration
GB
IT
GB
GB
=======!"§
GB
Prozessoptimierung
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Seite 26
Neuausrichtung des Berichtswesens durch e-Reporting
PROSA als Systemlösung für die Erstellung der externen Berichte
Definition
der
BerichtsStruktur
Definition
Workflow &
Aufgabenplanung
Erstellung
Content
Korrektur &
Abstimmung
Freigabe
Prüfung
e-Reporting- System PROSA
Preview
=======!"§
Monitoring
Recherche
Prozessoptimierung
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Seite 27
Publishing
3
Zugriffsportal
ƒ Personalisiertes
Web-Portal als
Frontend
ƒ Aufgabenbenachrichtigung
per E-Mail
ƒ Statusübersicht über
aktuelle und
historische
Aufgaben
ƒ Mehrsprachigkeit
ƒ Online-Hilfe
ƒ Unterstützung von
Single-sign-on
=======!"§
Prozessoptimierung
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Seite 28
Workflow- und Aufgabenplanung
ƒ Prozessdefinition mit
MS-Visio
ƒ Zuordnung von
Arbeitsschritten zu
Bearbeitern
ƒ Festlegung von
Bearbeitungsfristen
ƒ Verknüpfung der Workflows mit Bausteinen
oder Teil-Publikationen
=======!"§
Prozessoptimierung
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Seite 29
Erstellung des Reporting - Content
„
„
„
„
„
=======!"§
Bearbeitung von Textkomponenten mit Word
möglich
Bearbeitung von
Tabellenkomponenten
in MS Word oder MS
Excel
Versionsverwaltung mit
„Check-out“/„Check-in“
Offline-Bearbeitung
möglich
Web-Preview auch von
Zwischenständen
Prozessoptimierung
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Seite 30
Korrektur, Abstimmung und Freigabe
„
„
„
„
„
=======!"§
Kommentarfelder
Quellenangabe
Möglichkeit des
Rückverweises
gemäß Workflow
Revisionssichere
Protokollierung
Sicherer Zugriff
durch
Verschlüsselung
Prozessoptimierung
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Seite 31
Monitoring
„
„
„
„
„
=======!"§
Online-Überwachung der
Berichtserstellung
Ampel-Funktion zur
Statusüberwachung
Drill-downFunktionalität für
Versions- und Workflow-Informationen
Berechtigungskonzept
Monitoring auf
Dokumenten- und
Bearbeiterebene
Prozessoptimierung
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Seite 32
3
PROSA @ DEUTSCHE TELEKOM
Liste der mit PROSA erstellten Unternehmensberichte
• Jahresberichte (Deutsch)
• Zwischenberichte Q1 – Q3
• Annual Reports on Form 20-F
• Quarterly Reports on Form 6-K
=======!"§
Prozessoptimierung
Olaf Danne
Seite 33
Die Erstellung von Geschäftsbericht (D) und 20-F (U.S.)
konnte um ca. 35% beschleunigt werden!
2002
3
2003
2004
2005
AT
AT46*
46*
=======!"§
AT
AT45*
45*
AT
AT34*
34*
AT
AT30*
30*
*Zeit zwischen
Konzernabschluss und Filing
Einführung PROSA
(Abschaffung Kurz-GB)
Prozessoptimierung
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Seite 34
Effiziente Abschlusserstellung durch verbesserte
Datenqualität, weitgehende Standardisierung und E2E
Prozessorientierung
=======!"§
Prozessoptimierung
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Seite 35