Prozessdarstellungen

Prozessdarstellungen
In dieser Praxislösung werden 42 Prozesse abgebildet. Die Aufteilung erfolgt nach Führungs-,
Haupt-, Unterstützungs- und Verbesserungsprozessen.
Es werden jeweils vier Arten von Musterprozesse zur Verfügung gestellt, die sich inhaltlich und
auch in der Darstellung unterscheiden. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie die Darstellungsform
und auch die Inhalte auswählen können und diese dann an Ihre Gegebenheiten anpassen
können.
Prozessdarstellungen auswählen und anpassen
Um ein funktionierendes Prozessmanagement zu leben, ist es notwendig, eine einheitliche und
für alle eindeutige und verständliche Dokumentation der Prozesse sicherzustellen. Viele
unterschiedliche Symbole sind nur für den Insider bzw. Fachmann eine echte Hilfe. Eine
umfangreiche Nomenklatur erschwert den Mitarbeitern (Beteiligten, Berufsgruppen) das
Verständnis der Prozesse beträchtlich. In der Regel reichen einige wenige, aber dafür klare und
gut unterscheidbare Symbole für die Prozessvisualisierung völlig aus.
Tipp zur transparenten Visualisierung eines Prozesses
Die Visualisierung eines Prozesses ist nicht dann abgeschlossen, wenn man keine Informationen
mehr abbilden kann, sondern wenn keine Informationen mehr weggelassen werden können. Eine
Methode zur transparenten Visualisierung bieten die Swimlane (= Schwimmbahnen)-Diagramme.
Swimlane-Darstellung
Die Swimlane-Methode ist ein bereichsübergreifendes Flussdiagramm (Cross-Functional Process
Flowchart).
Sie wurde in zwei unterschiedlichen Ausprägungen gewählt: in der horizontalen und in der
vertikalen Form.
Die Darstellung in der vertikalen Form hat den Vorteil, dass der jeweilige In-, bzw. Output sehr
deutlich abgebildet wird. Beim Input handelt es sich in der Regel um mitgeltende Unterlagen,
Checklisten, Richtlinien etc. Output können Dokumente oder aber auch Einmündungen in andere,
weiterführende Prozesse sein.
Bei der Darstellung in der horizontalen Form werden die mitgeltenden Unterlagen übersichtlich in
den Verbindungspfeilen mitgeführt. Darüber hinaus sind alle Shapes durchnummeriert.
Swimlane-Diagramme, die eine Kombination von Zuständigkeits- und klassischen
Flussdiagrammen darstellen, können Geschäftsprozesse am deutlichsten veranschaulichen, weil
sie ihren Schwerpunkt in der Beschreibung von bereichsübergreifenden Prozessabfolgen mit den
auftretenden Schnittstellen haben. Für den Betrachter einer Prozessgrafik sind in der Regel
folgende Fragen wichtig:
• Wo bin ich bzw. wo ist meine Rolle, Abteilung oder Bereich?
• Was sind meine Prozesse, Tätigkeiten, Entscheidungen?
• In welcher Reihenfolge laufen die Prozesse ab? Welche Input-/Output-Informationen bzw.
Schnittstellen betreffen mich?
All dies wird mithilfe der Swimlane-Methode übersichtlich und für jeden verständlich abgebildet.
Flowchart-Darstellung
Die beiden anderen Arten der Visualisierung bedienen sich der Umsetzung von Prozessen
mithilfe von Flowcharts. Eine Variante zeichnet sich dadurch aus, dass alle Verantwortlichkeiten
den Shapes direkt zugeordnet werden. Die zweite Variante enthält sehr gute Informationen über
zusätzliche Dokumente und Schnittstellen.
Sie haben nun die Möglichkeit, Ihre Version aus den vier Varianten auszuwählen, wobei Sie die
Inhalte sehr leicht von der einen in die andere Variante übertragen können.
Screen1: Wählen Sie für Ihren darzustellenden Prozess Ihre jeweilige favorisierte
Version aus
Screen2: Beispiel Managementbewertung, Swimlane-Darstellung
Screen3: Beispiel Managementbewertung, Flowchart-Darstellung, Visio 1
Screen4: Beispiel Managementbewertung, Flowchart-Darstellung, Visio 2
Screen5: Beispiel Managementbewertung, Flowchart-Darstellung Word