Das leistungsstarke Büro - büro

Transcrição

Für Selbständige und Fachkräfte, die ihr Tagesgeschäft selbst erledigen müssen
2. Auflage
Seite II
Effizientes Office-Management: Qualität steigern, Kosten senken,
Zufriedenheit schaffen
Liebe Leserin, lieber Leser,
ihr Büro ist gut organisiert. Trotzdem haben Sie manchmal das Gefühl, dass
das ein oder andere besser funktionieren sollte? Sie überlegen also, Qualität zu steigern, Kosten zu senken und damit mehr Zufriedenheit zu schaffen. Genau an diesen Punkten setzt unsere Beratung an. Gerne stellen wir
Ihnen unsere individuell auf Ihr Büro zugeschnittenen Dienstleistungen bei
einem kostenlosen Erstgespräch vor.
Einen Eindruck von unseren Leistungen können Sie nicht nur mit dem vorliegenden Heft sondern auch mit unseren anderen Veröffentlichungen bekommen:
-
Zeit sparen mit perfekter Organisation
-
Moderne Korrespondenz
-
Outlook optimal nutzen
-
Das leistungsstarke Büro
-
Mobil Telefonieren leicht gemacht
-
Bewerbungen schreiben – erfolgreich bewerben (nicht nur für Arbeitnehmer interessant)
-
…
Die beiliegende CD enthält zahlreichen Mustervorlagen und viele andere
hilfreiche Dateien rund um das Büro.
Genauso wie sich die Bereiche im Office-Management überschneiden, haben wir bewusst manche Kapitel von einer unserer Veröffentlichungen in
eine andere übernommen. Nur so ist es möglich, die Zusammenhänge im
Büro verständlich darzulegen.
büro update
Gunther Ehrhardt
büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960
E-Mail [email protected] | www.buero-update.de
Seite 90
L.
Raum für Notizen
Raum für Notizen
Seite III
Gute Lösungen im Büro sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern erhöhen
auch die Kundenorientierung und die eigene Freude an der Arbeit.
Professionalität im Büro bedeutet: einfache Abläufe, gebündelte Aufgaben,
systematische Ablage, rationeller EDV-Einsatz, eine gute Erreichbarkeit,
durchdachte Abwesenheitslösungen, etc. Mit diesem Heft geben wir Ihnen
Hilfestellung bei der Erarbeitung Ihrer eigenen Lösungen zu folgenden Bausteinen:
 Termine und Aufgaben im Griff haben: An Termine erinnert werden,
Zugriff von unterwegs; Kalenderlösungen; die Wiedervorlage organisieren, mit To-Do-Listen arbeiten.
 Wohin mit dem Papier: Was muss ich wie lange aufbewahren? Wo finde
ich zielsicher was? Was kann raus?
 Die elektronische Ablage: entwickeln Sie Ihr eigenes System!
 Faxen ohne Umwege: Fax vom PC, Fax-Ein-/Ausgang archivieren
 Adressen per Knopfdruck: Aufbau einer stimmigen Adressverwaltung;
Verknüpfung mit Dokumenten
 Schriftverkehr rationalisieren: Brief-, Fax- und E-Mail-Vorlagen werbewirksam und DIN-getreu verwenden
 Das Internet einsetzen: z.B. für den Einkauf, die Reiseplanung, Recherche über Kunden, etc.
 Lösungen für die Abwesenheit: Externe Rufumleitung, Auto-responder
und E-Mail-Weiterleitung; Rückrufpolitik; Externe Dienstleister beauftragen
 Das digitale Diktat: per Mikro auf die Festplatte diktiert und an das
Schreibbüro verschickt
Die Einzeltechniken können immer nur Vorschläge sein, die Sie individuell
auf Ihr Umfeld anpassen müssen.
Die Beschreibung im EDV-Bereich bezieht sich auf Windows XP und die
Office-Versionen von Word 2002/2003, Excel 2002/2003 und Outlook
2003/2003.
Seite IV
Index
Inhaltsverzeichnis
A.
I)
II)
III)
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben /
Wohin mit dem Papier?
Planen mit der ALPEN-Methode - Zeitmanagement
Praxistipps – 10 Punkte, die Sie beachten sollten
Woher und wohin mit Papieren?
Ablage P (wie Papierkorb)
Die optimale Zwischenablage und Wiedervorlage
Zehn bewährte Entstapelungs-Regeln
Das Direkt-Prinzips
Endgültige Ablage
Beschriftung Ihrer Unterlagen mit Etiketten
Seite 89
Praxis ........................................................................................................................... 2
1
1
2
4
4
5
12
14
17
17
Rechtschreibung .......................................................................................................... 48
Registraturen ................................................................................................................ 8
Registraturwagen .......................................................................................................... 8
Reißwolf ..................................................................................................................... 5
Schriftstücke ..................................................................................................5, 6, 18, 26
Schriftverkehr...................................................................................................III, 51, 76
Serienbrief ................................................................................................. 55, 57, 59, 60
Sonstige Ordnung
Unterlagen zur Vernichtung
18
19
Spezial-Wortschätze..................................................................................................... 85
21
Terminplaner........................................................................................................... 9, 10
21
22
22
23
Tipp ..............................................................................................................3, 5, 24, 72
II)
III)
IV)
Baustein: Faxen ohne Umwege
Senden eines Faxes über Ihre Faxhardware oder –software
(am Beispiel von AVM Fritz-Karte)
Senden eines Faxes über ein Faxmodem
Senden eines Faxes über einen Faxdienst
Noch ein kleiner Tipp
C.
I)
II)
III)
IV)
Baustein: Die elektronische Ablage
Was ist mit der Ordnung im Computer?
Mit Ordner arbeiten
Datei- und Ordnernamen verändern
Mit dem Windows-Explorer arbeiten
25
25
25
25
26
Viren ................................................................................................... 69, 70, 71, 72, 73
IV)
V)
B.
I)
1)
2)
3)
4)
5)
6)
V)
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Starten des Windows-Explorer
Grundlagen
Im Explorer bewegen
Das Ansicht-Menü
Objekte anordnen und sortieren
Eigenschaften von Ordnern und Dateien
Dateien und Ordner verwalten
Dateien und Ordner markieren
Dateien und Ordner kopieren und verschieben
Rückgängig machen!
Bedeutung der Mauszeigesymbole:
Befehl senden an
Objekte löschen und wiederherstellen
26
26
26
26
27
27
27
Telefonnotiz .....................................................................................................60, 76, 77
Titel ........................................................................................................... 42, 45, 47, 48
Trojaner...................................................................................................................... 73
Vorlage ...........................................................................................51, 53, 56, 57, 59, 71
Vorlagen .................................................................................................... III, 18, 51, 53
Vorordner ............................................................................................................... 7, 10
Werbebrief .................................................................................................................. 54
Windows-Explorer.............................................................................................27, 71, 72
Word ......................... III, 11, 18, 22, 23, 24, 26, 38, 39, 40, 41, 46, 47, 51, 55, 56, 58, 71
Zwischenablage ..................................................................................................5, 10, 22
27
27
27
27
28
28
Seite 88
Index
Dokumenten-Vorlage ................................................................................................... 51
Eiskratzer .................................................................................................................... 55
elektronischen Organizern .............................................................................................. 9
E-Mails ..................................................................................................... 1, 3, 69, 70, 74
Etiketten ..................................................................................................................... 18
Fächerordner............................................................................................................... 10
FAVORITEN........................................................................................................... 66, 75
Fax ...................................................................................................... III, 22, 23, 24, 25
Formatierung .............................................................................................................. 48
Fremdwörter ............................................................................................................... 48
Fristen nach ............................................................................................................ 19
Haftnotizen ................................................................................................................. 10
Handheld .................................................................................................................... 11
ISDN ................................................................................................... 66, 67, 68, 74, 75
Kalendarium .................................................................................................................. 9
Länge der Aufgaben .................................................................................................. 1
MAPI-Feldbezeichnungen ............................................................................................. 41
neue Arbeiten ............................................................................................................... 3
Ordner ............................................ 5, 8, 26, 27, 28, 29, 32, 33, 41, 56, 57, 58, 66, 71, 75
Ordnungssysteme .......................................................................................................... 7
Organizer ...........................................................................................................5, 10, 11
Papierkorb .......................................................................................................... 4, 5, 29
Planen ...................................................................................................................... 1, 2
Portaboxen ................................................................................................................... 8
Seite V
VI)
Daten sichern
28
D.
I)
II)
III)
IV)
V)
VI)
VII)
VIII)
IX)
Baustein: Adressmanagement
Fertige Datenbanken: flexibel und nicht so teuer
Clever genutzt als Marketing-Instrument
Auf allen Geräten der gleiche Datenbestand
Wer bietet was: Anbieter und Produkte
Verknüpfung von MS Word mit MS Outlook
Adressen in Word 2002/2003 einfügen
Wenn eine Adresse „fehlt"
Adressformat hinterlegen
Adressen in MS Outlook
33
33
33
34
34
36
38
39
40
41
X)
Nicht vergessen: Datensicherung
45
1)
2)
3)
4)
5)
6)
1)
2)
3)
Mindestens wöchentlich sichern
Ab in den Datentresor…
Festplatte sanft behandeln
Auf Alarmsignale achten
Gesundheitscheck für den PC
Brennen unter Windows
Anschriftenfelder nach DIN 5008
Die richtige Adress-Eingabe in MS Outlook
Notwendige Arbeiten in MS Word
28
29
29
30
30
31
41
43
45
E.
I)
II)
Baustein: Briefe modern schreiben
Das sollten Sie tun
Das sollten Sie nicht (mehr) tun
47
47
48
F.
I)
50
II)
III)
IV)
Baustein: Schriftverkehr rationalisieren
Als Dokumenten-Vorlage abspeichern und mit dem Desktop
verknüpfen
Tricks zur Vorlage BRIEF
Tipps zum Werbebrief
Serienbrief mit MS Outlook Adressen
V)
Telefonnotiz mit Tricks (Makro „Sprungfeld“ und Autotexte)
1)
2)
3)
4)
1)
2)
3)
Adressen in MS Outlook zusammenstellen
Speichern der Hauptdokument-Vorlage
Exportieren Ihrer Outlook-Adressen nach MS Word
Serienbrief-Hauptdokument bearbeiten
Die ausformulierte Telefonnotiz
Autotexte / Textbausteine
Der Sprung von Raute zu Raute (Makro „Sprungfeld“)
50
52
53
54
56
56
57
57
59
59
60
62
Seite VI
Index
VI)
VII)
E-Mail-Signatur
E-Mail nach DIN-Format
63
64
G.
I)
Baustein: Kommunikation per Internet
Analog, ISDN, DSL – Ein kurzer Vergleich der InternetZugänge
65
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
II)
III)
Modem oder ISDN – Was ist der Unterschied?
Was benötigen Sie, um einen Computer per ISDN mit dem
Internet zu verbinden?
Welche Vorteile bietet ISDN?
Welche Vorteile bietet DSL?
Wie sehen die Download-Zeiten im Überblick aus?
Wie wird DSL angeschlossen?
Welchen Anschluss benötigen Sie?
Suchen im Internet
Virenschutz
65
65
65
66
66
66
67
67
67
68
K.
Seite 87
Index
A-Aufgaben ........................................................................................................ 2, 3, 6
Abkürzungen ............................................................................................................ 49
Ablage ..................................................................................................... III, 4, 8, 17, 26
Ablagesystem ................................................................................................................ 4
Act ............................................................................................................................. 11
Adresse...................................................................................................... 38, 40, 41, 49
AIDA-Formel ............................................................................................................... 54
Aktensammelmappen .................................................................................................... 8
Grundsätzliches
Die wichtigsten Regeln für den Virenschutz
68
69
71
Analog .............................................................................................................66, 67, 78
71
Aufbewahrungspflichten ......................................................................................... 19
H.
I)
II)
III)
IV)
Baustein: Lösungen für die Abwesenheit
Externe Rufumleitung
Auto-responder und Weiterleitung für E-Mails
Externe Dienstleister
Regeln für die Kommunikation
73
73
73
74
74
Aufgaben auflisten ......................................................................................................... 1
I.
I)
Baustein: Das digitale Diktat
Analog oder Digital
77
77
Bestimmungsort .......................................................................................................... 44
1)
2)
3)
IV)
1)
2)
3)
4)
5)
II)
III)
IV)
V)
1)
2)
3)
Hintergrund: Viren, Würmer und Trojaner
Analog
Zählen lassen
Digital
MiniDisc
Zusätzlich
Übersicht Digitale Diktiersysteme
Übermittlung der Sprachdateien
Datenverschlüssung bei E-Mail-Versand
Spracherkennung
Vertrauen Sie dieser Werbung?
Ist Wortschatz ausreichend?
Software zum Trainieren
77
77
78
78
78
79
82
82
83
Anrufweiterschaltung ............................................................................................. 74, 75
Autotext ...........................................................................................................41, 51, 61
B-Aufgaben ........................................................................................................ 2, 3, 6
Bestimmungsland ........................................................................................................ 44
C-Aufgaben ........................................................................................................ 2, 3, 6
CD „Das leistungsstarke Büro“ .................................................... 41, 42, 51, 56, 57, 66, 75
Computer-Fax ............................................................................................................. 22
Computervirus ............................................................................................................. 69
Customer Relationship Management ....................................................................... 38, 74
DIN 5008 .........................................................................................................42, 51, 53
83
83
84
Seite 86
Sonstiges
lässt sich die BILDSCHIRMAKTUALISIERUNGSRATE anpassen. Nutzen Sie für ein
Röhrengerät 85 Hz und für ein Flachbildschirm 60 oder 75 Hz, soweit diese Einstellungen angeboten werden.
Seite VII
4)
Kosten-Nutzen-Analyse
84
J.
I)
Sonstiges
Monitorcheckliste
85
85
K.
Index
87
L.
Raum für Notizen
90
1)
2)
Auflösung einstellen
Bildwiederholfrequenz optimieren
85
85
Sonstiges
J.
Sonstiges
I)
Monitorcheckliste
Seite 85
Um den Bildschirm richtig einzurichten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
den Desktop von Windows XP, wählen EIGENSCHAFTEN und anschließend das
Untermenü EINSTELLUNGEN. Sie befinden sich jetzt auf der Unterseite EIGENSCHAFTEN VON ANZEIGE. Bei älteren Betriebssystemen, besonders Windows NT,
kann diese Vorgehensweise abweichen (Suchen Sie dann in der Hilfe.).
1) Auflösung einstellen
Anhand des Schiebereglers im Bereich BILDSCHIRMAUFLÖSUNG lässt sich die
Auflösung anpassen. Vorsicht eine zu hohe Auflösung kann einen älteren Monitor
ohne Schutzfunktion beschädigen. Nutzen Sie daher folgende Richtwerte:
CRT-Monitor (Bildschirmröhrengerät)
TFT-Monitor
schirm)
(Flachbild-
15 Zoll: 800 x 600 Bildpunkte
15 Zoll: 1.024 x 768 Bildpunkte
17 Zoll: 1.280 x 1.024 Bildpunkte
20 Zoll: 1.280 x 1.024
Bildpunkte
21 Zoll: 1.280 x 1.024
Bildpunkte
2) Bildwiederholfrequenz optimieren
Die Unterseite EIGENSCHAFTEN VON ANZEIGE bietet noch weitere Optionen.
Wählen Sie dazu den Button ERWEITERT und dort die Unterseite MONITOR. Hier
Seite 84
beitungszeit gewaltig. Es dauert lange, alle kleinen Fehler, die sich beim Diktat
eingeschlichen haben, zu finden und wieder auszumerzen.
3) Software zum Trainieren
Um die wünschenswerten und notwendigen Spezial-Wortschätze zu erhalten, gibt
es zwei Möglichkeiten: Zunächst stellen einige Anbieter praxisrelevante Fachwortschätze für bestehende Spracherkennungsprogramme zusammen, so z. B. für
NaturallySpeaking®. Diese Spezialvokabularien sind dann als Zusatz erhältlich und
erweitern die "untrainierte" Erkennungsfähigkeit der Software. Die zweite Möglichkeit besteht darin, individuelle Wortschätze aus der Korrespondenz (Zeitraum:
mindestens zwei Jahre) zusammenzustellen und diese der Software „beizubringen“.
4) Kosten-Nutzen-Analyse
„Grundsätzlich JA, aber ...“ würden die Juristen sagen. Eine Spracherkennungssoftware ist nur dann sinnvoll, wenn
1.
der Diktierende „sauber“, also ohne „äh“ oder „mh“ diktiert,
2.
die Software ständig eingesetzt wird und
3.
der Diktierende nicht das 10-Finger-Schreibtechnik beherrscht.
Apropos 10-Finger-Schreibtechnik: Sie können innerhalb von 5 x 1 Doppelstunde
das Tastschreiben erlernen. Rufen Sie uns an: Tel. 09366 980959
Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier?
A.
Seite 1
Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin
mit dem Papier?
Viele Autoren und Berater haben sich mit dem Thema Zeitmanagement
beschäftigt. Dabei sind zahlreiche Arbeitstechniken entwickelt worden, die
wir in unserem Heft „Zeit sparen mit perfekter Organisation“ ausführlich
beschreiben.
Einen interessanten Ansatz bietet die ALPEN-Methode:
I)
Planen mit der ALPEN-Methode - Zeitmanagement
Das ist keine Art des Bergsteigens, aber wie geschaffen, um sich Klarheit über die Aufgaben und die zeitliche Verteilung zu verschaffen - und so Hindernisse
zu überwinden.
In einer realistischen Planung müssen alle wichtigen
Aktivitäten schriftlich notiert werden, wobei man bei
jeder dieser Aktivitäten einschätzen muss, wie lange sie dauert. Pufferzeiten von mindestens 40 % bleiben unverplant, je nach Berufsgruppe auch
mehr oder weniger.
Erst dann kann man daran gehen, Prioritäten festzulegen und zu entscheiden, was man verwirklicht und was nicht. Am Schluss steht die Überprüfung, inwieweit sich der Plan in die Tat umsetzen ließ und was verschoben
werden muss.
Die Buchstaben A-L-P-E-N sind die Anfangsbuchstaben folgender fünf
Schritte:
A=
Aufgaben auflisten: Notieren Sie alle Aufgaben, die Sie an diesem
Tag erledigen müssen. Dazu zählen auch die scheinbar belanglosen
wie Telefonieren, Briefe/Faxe schreiben und E-Mails versenden.
L=
Länge der Aufgaben schätzen: Wie lange brauchen Sie für die
Erledigung jedes Arbeitsgangs? Kalkulieren Sie nicht zu knapp! Sie
werden sich wundern, wie lange Sie sich mit Kleinigkeiten aufhalten.
P=
Puffer einbauen: Verplanen Sie nicht Ihre ganze Zeit. Denken Sie
daran: Irgendetwas wird sicher nicht so klappen, wie Sie es wünschen. Planen Sie diese Störungen bei der Zeitkalkulation ein.
E=
Entscheidungen treffen: Bestimmen Sie selbst, was wichtig und
was weniger wichtig ist, was sofort erledigt werden muss und was
warten kann.
Seite 2
N=
Nachkontrolle: Prüfen Sie am Ende des Tages, was Sie tatsächlich
erledigt haben. Alles, wozu Sie nicht gekommen sind, müssen Sie in
den Plan für Morgen setzen.
II)
Praxistipps – 10 Punkte, die Sie beachten sollten
Die Umsetzung der ALPEN-Methode sieht in der Praxis wie folgt aus:
1.
Verwenden Sie ein elektronisches Tagesplanungsprogramm oder ein
Tagesplanungsbuch.
2.
Notieren Sie abends bzw. morgens alles, was Sie am folgenden Tag
erledigen müssen, sollen oder wollen, auf einer Aufgabenliste. Bei einem elektronischen Tagesplanungsprogramm haben Sie den Vorteil,
dass die Aufgaben automatisch übertragen werden.
3.
Klassifizieren Sie die Aufgaben/Termine nach dem A-B-C-Verfahren:
-
A-Aufgaben: müssen unbedingt an diesem Tag von mir erledigt werden.
-
B-Aufgaben: müssen terminiert und in den Kalender eingearbeitet werden.
-
C-Aufgaben: können "weiter weg" terminiert oder möglicherweise delegiert werden.
Der Sender verschlüsselt die Nachricht immer mit dem öffentlichen Schlüssel des
Empfängers. Die Nachricht kann nur mit dem privaten Schlüssel des Empfängers
wieder in Klartext verwandelt werden. Beide Schlüssel werden in einem umfänglichen Rechenprozess erzeugt. Den öffentlichen Schlüssel muss man dann seinem
Partner mitteilen. Diese Verbindung ist nicht nur sicher, sondern auch schnell.
Wahrscheinlich weil diese Technik sehr kompliziert ist (damit die Verschlüsselung
nicht „geknackt“ werden kann), ist die Anwendung dieser Software auch kompliziert.
V)
Spracherkennung
Kommerziell erhältliche Spracherkennungssysteme gibt es seit ungefähr zehn
Jahren. Für den so genannten Small-Office-Bereich, können Anwender die DiktierSoftware quasi von der Stange kaufen. Mit Headset oder Mikrofon ausgestattet,
soll man nun dem Computer anstatt der Helferin Briefe diktieren.
„Nach einem kurzen Training können Sie sofort mit der Arbeit beginnen. Die
DictaNet Einzelplatzspracherkennung wandelt Ihre Diktate direkt an Ihrem PC in
Text um. Und dies mit einer Geschwindigkeit von bis zu 160 Wörtern pro Minute.“
1) Vertrauen Sie dieser Werbung?
Ihren Tagesplan haben Sie mit der Ansicht OUTLOOK HEUTE im
Überblick.
Fragen Sie sich bei der Planung:
2) Ist Wortschatz ausreichend?
-
Wie viel Zeit werden die Aufgaben voraussichtlich in Anspruch
nehmen?
-
Wie viel Zeit wird erfahrungsgemäß durch unvorhergesehene
Unterbrechungen und Arbeiten blockiert?
-
Ist ein Engpass zu erwarten?
Planen Sie nur 60 % ihrer Arbeitszeit!
5.
Seite 83
Die Spracherkennungsquoten moderner Diktier-Software von bis zu 98% klingen
beeindruckend. Jede Anschaffung muss sich aber auch rechnen. Sind Spracherkennungssysteme vor diesem Hintergrund wirklich eine sinnvolle Investition? Im
Wesentlichen beherrschen zwei Systeme den Small-Office-Bereich: Dragon
NaturallySpeaking® XP von Scansoft und ViaVoice® von IBM.
In MS Outlook können Sie für Aufgaben oder Terminen Priorität auf
„niedrig“, „normal“ oder „hoch“ einstellen.
4.
Legen Sie Ihre schriftlichen Unterlagen (Eingangspost, Briefentwürfe, ...) in drei Orga-Schalen ab. Dabei werden
-
in die oberste, die A-Aufgaben
-
in die mittlere, die B-Aufgaben und
Beim Ausprobieren der gängigen Spracherkennungs-Software mit gewöhnlichem
Wortschatz und einem medizinischen oder juristischen Text entstehen die seltsamsten Wortkreationen. Der in der Software kodierte Sprachschatz des Alltags,
auch wenn er bis zu 250.000 Worte umfasst, reicht z. B. für medizinische oder
juristische Zwecke nicht aus. Eine Erkennungs-Software ist nur so gut wie die
eingearbeiteten Wortschätze. Je spezifischer diese sind, desto genauere und bessere Ergebnisse können erzielt werden. Ärzten und Juristen sei empfohlen, sich
Wortschätze des benötigten Fachbereichs zu kaufen. Ansonsten ist die Nachbear-
Seite 82
III) Übermittlung der Sprachdateien
-
Seite 3
in die unterste, die C-Aufgaben
eingeordnet.
6.
Erledigen sie grundsätzlich erst alle A-Arbeiten! Auch dann,
wenn Sie abends bzw. morgens schon meinen, "alles leicht zu schaffen". Unvorhergesehenes kann Sie ganz unerwartet in Zeitnot bringen, wenn A-Arbeiten aufgeschoben wurden.
Nehmen Sie sich nach den A-Arbeiten die B-Arbeiten vor.
Beschäftigen Sie sich mit den C-Arbeiten erst dann, wenn sämtliche
A- und B- Arbeiten erledigt wurden.
7.
Sortieren Sie neue Arbeiten (Post, Faxe, E-Mails, ...), die im Laufe
des Tages hinzukommen, ebenfalls nach dem A-B-C-Verfahren.
Werfen Sie alles, was sich nicht gebrauchen können weg bzw. löschen Sie die E-Mails.
IV)
Datenverschlüssung bei E-Mail-Versand
Damit Ihre Daten geheim bleiben, müssen Sie darauf achten, dass die Diktate und
Texte verschlüsselt über das Internet ausgetauscht werden. Für die Verschlüsselung können Sie das bekannte, frei zur Verfügung stehende Verschlüsselungsprogramm, PGP (Pretty Good Privacy) verwenden. PGP bietet eine enorme Sicherheit
mit sehr ausgefeilten Funktionen. Es ist z. B. möglich Dateien so zu verschlüsseln,
dass sie nur von zwei Personen gemeinsam entschlüsselt werden können. Selbst
wenn Ihre Daten nur von durchschnittlicher Brisanz sind, lohnt sich der Einsatz
von PGP. Die Verschlüsselung funktioniert asymmetrisch über einen public- und
einen private-key folgendermaßen:
8.
Streichen Sie auf dem Tagesplan jede Arbeit, die Sie erledigt oder
weitergeleitet haben sofort durch. Unterschätzen Sie nicht das Erfolgserlebnis, das sich einstellt, wenn am Ende des Arbeitstages alle
Eintragungen gestrichen sind!
9.
Übertragen Sie unerledigt gebliebene Arbeiten auf den Tagesarbeitsplan des nächsten Tages. Wie bereits erwähnt: Bei einem elektronischen Tagesplanungsprogramm haben Sie den Vorteil, dass die
Aufgaben automatisch übertragen werden.
10.
Optimieren Sie die eigene Arbeit! Springen Sie nicht in eine ungeordnete Flut von Arbeiten hinein, sondern:
-
Trennen Sie Wichtiges von Unwichtigem.
-
Erledigen Sie eine Arbeit nach der Anderen.
-
Teilen Sie die Arbeit ein, unterscheiden Sie in: sehr wichtig,
-
Lehnen Sie unwichtige Arbeiten ab. Haben Sie Mut, auch einmal "Nein" zu sagen.
-
Vermeiden Sie ein planloses "hin und her". Machen Sie Ihre
Zeitplanung – wenn möglich – mit einem Planungssystem wie
MS Outlook.
-
Ordnen Sie Ihre Gedanken, bevor Sie den Tag beginnen.
dringend, hat Zeit
Seite 4
Seite 81
III) Woher und wohin mit Papieren?
Ablage heißt: In einem Berg von Papier und/oder Dateien eine nachvollziehbare, sinnvolle Ordnung schaffen. Möglichst nicht nach dem Motto: "Ein
Griff und die Sucherei geht los." Oder auch: "Ordnung ist das halbe Leben:
Ich lebe in der anderen Hälfte."
Warum macht man überhaupt Ablage? Zum einen ist es wichtig, Geschäftsvorgänge nachvollziehen zu können - als Information oder auch zur Beweissicherung.
Und zum anderen gibt es gesetzliche Bestimmungen, die besagen, dass
Geschäftsunterlagen in einem bestimmten Zeitraum aufgehoben werden
müssen, um Vorgänge steuerlich nachvollziehbar zu machen (je nach Art
der Unterlage sechs oder zehn Jahre).
Welches Ablagesystem ist das Richtige? Hier kommt die klassische JuristenAntwort: "Es kommt darauf an ..." Ein Ablagesystem zu entwickeln, setzt
die genaue Kenntnis des Betriebes voraus: Ein Metallgroßhändler braucht
eine andere Art der Ablage als die Firma BMW (um einmal die Extreme
aufzuzeigen). Und innerhalb von BMW hat die Personalabteilung eine Andere als die Entwicklungsabteilung. Die Ablage muss sich nach Grundprinzipien richten, die sogar innerhalb derselben Firma verschieden sein können.
1) Ablage P (wie Papierkorb)
Das ist der einfachste Weg: Weg damit! "Die Basis jeder gesunden Ordnung
ist ein Papierkorb", sagte schon Kurt Tucholsky. Was erledigt ist, und nur
kurzzeitigen Wert hat, wird vernichtet.
stationäre Geräte
Philips SpeechMike Pro USB oder
Seriell
Mikrofon, Lautsprecher und Trackball
in einem Gerät
durch Diktattasten sehr gute Einbindung in HighSpeech
optimal für den Einsatz von Spracherkennung geeignet
Philips TranscriptionSet
3 Tasten-Fußschalter
Inklusive Kopfhörer
Anschluss an den Game-Port, seriellen Port oder USB
Quelle: datatronic beka technologies GmbH
Diese Kategorie wird nicht umsonst als Erste genannt: Lernen Sie, den Papierkorb als Ihren besten Freund im Kampf gegen die Papierflut kennen.
Werfen Sie alles weg:
☺
was Sie unproblematisch ersetzen können, sollten Sie es noch einmal
benötigen (was in den seltensten Fällen so sein wird), wie zum Beispiel Broschüren, Kataloge, Zeitschriften, ...,
☺
was für Sie nur von geringem Interesse oder Wert ist, beispielsweise
Einladungen zu Konferenzen, an denen Sie nicht teilnehmen werden,
☺
was Sie nur "zur Kenntnisnahme" erhalten haben, beispielsweise die
Kopie eines Zeitungsartikels über den Firmenwechsel eines Bekannten.
Doch Halt: Wenn das Schriftstück einen Inhalt hat, der zwar für die eigenen
Seite 80
Philips DPM Tischständer
für DPM 9350 und 9400i
inklusive Akkus und USBDownloadkabel
automatische Ladefunktion der Akkus
Grundig Digta 4010
Digitales Diktiergerät mit bewährtem
Grundig-Schiebeschaltertechnik
Effektives Arbeiten durch logische
deutsche Menüführung
2 MultiMedia-Speicherkarten (MMC)
im Lieferumfang
USB-PC-Schnittstelle
Sehr einfache Installation
DSS-Dateiformat für hohe Datenkomprimierung
Editierungsfunktionen: Löschen, Überschreiben, Einfügen
Olympus DS-3000
Digitales Handdiktiergerät
DSS-Dateiformat für hohe Datenkomprimierung
Editierungsfunktionen: Löschen, Überschreiben, Einfügen
10 Autorenkennungen
10 variable Themenzuordnungen
möglich
direktes Diktieren in den PC
Löschschutz
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Belange nicht mehr wichtig ist, den aber Außenstehende trotzdem nicht
erfahren sollen, sollte es nicht in den Papierkorb wandern, sondern in den
Reißwolf.
Nochmals der Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Unterlagen
wegwerfen können, nehmen Sie einfach ein Fach oder einen Karton und
legen Sie diese Unterlagen hinein. Wenn Sie nach einiger Zeit diese Unterlagen nie benötigt haben, können Sie diese getrost wegwerfen.
2) Die optimale Zwischenablage und Wiedervorlage
Zu einer Aufgabe gehören oft Schriftstücke, manchmal auch Gegenstände,
Fotos, Disketten oder Anderes. Bei unstrukturierter Arbeit, also Arbeiten mit
geringer Wiederholrate, Projektarbeit von Führungskräften oder Ingenieuren etc., fallen kleine Stapel immer gleicher Vorgänge an. Allerdings sind
die Unterlagen immer wieder anders. Manchmal nur ein kurzes Schreiben,
ein andermal ein ganzer Ordner Papier. Viele Menschen stehen dieser Situation hilflos gegenüber und stapeln solche Dinge auf und neben dem
Schreibtisch. Das Chaos ist perfekt.
Wichtig ist also,
-
dass Sie eine Zwischenablage einrichten, die individuell auf Ihr Büro
abgestimmt ist,
-
dass Sie die Zwischenablage immer wieder durchgesehen, damit sie
nicht zu voll und damit zu unübersichtlich wird,
-
dass Sie die verschiedenen Wiedervorlagemöglichkeiten auch kombinieren können (z. B. Handschriftl. Notizen + Orga-Schalen oder
Orga-Schalen + Terminplanbuch oder Orga-Schalen + Organizer
oder ...).
Hier die verschiedenen Hilfsmittel:
a) Orga-Schalen
Wie bereits oben erwähnt können Sie Ihre schriftlichen Unterlagen
(Eingangspost, Briefentwürfe, ...) auch in drei Orga-Schalen ablegen. Dabei
werden
-
in die oberste, die A-Aufgaben
-
in die mittlere, die B-Aufgaben,
-
in die unterste, die C-Aufgaben und
-
evtl. in eine Weitere (für Unterlagen, bei denen Sie sich nicht sicher
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sind, ob Sie diese wegwerfen können,)
II)
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Übersicht Digitale Diktiersysteme
eingeordnet:
mobile Diktiergeräte
Philips DPM 9400i/10
b) Ordnungsmappe
Die Ordnungsmappe bietet die Möglichkeit, Schriftstücke alphabetisch oder
nach Wichtigkeit abzulegen:
inkl. Software zur Steuerung der
HighSpeech-Funktionen
Download der Diktate in HighSpeech
bei mobilem Einsatz
Arbeitsanweisungstastenunterstützung
4-Positions-Schiebeschalter (mobil
und stationär)
einsetzbar als Schiebeschaltermikrofon am PC
austauschbare 16MB Multimedia Karte (MMC/SD)
Philips DPM 9350
c) Pultordner als Wiedervorlagenmappe
In den Pultordner werden die Schriftstücke abgelegt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. So enthalten z. B. Einladungen zu Veranstaltungen bestimmte Fristen, die hiermit kontrolliert werden
können. Dies kann vor allem mit einem Pultordner erledigt werden, bei dem
das Register die Tage eines Monats enthält. Eine weitere Notierung der
Fristen ist dann nicht mehr notwendig:
Download der Diktate in HighSpeech
bei mobilem Einsatz
4-Positions-Schiebeschalter (bei mobilem Einsatz)
einsetzbar als Diktiermikrofon am PC
austauschbare 16MB Multimedia Karte (MMC/SD)
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3) Digital
Digitaltechniken erweisen sich auch bei Diktiergeräten als besonders praktisch.
Die Aufnahmen verlieren durch wiederholtes Abhören nicht an Qualität, sie können beliebig oft bespielt werden, ohne sich mit der Zeit stark abzunützen und die
Bauweise der Geräte ist kleiner und leichter. Die Aufnahme wird bei digitalen Diktaphonen durch spezielle Techniken komprimiert, um die Dateimengen möglichst
klein zu halten. Wobei man wieder die Wahl zwischen den Speichermedien hat.
Einige Geräte verfügen über einen internen Speicher. Hier muss man sich darüber
im Klaren sein, dass der Speicherplatz nicht aufgerüstet werden kann und die
Aufnahmen auf den PC gespielt werden müssen, um sie zu archivieren. Wer mehr
Speicher will, als den im Gerät integrierten sollte zu wechselbaren Speicherkarten
greifen.
4) MiniDisc
Will man die Aufnahmemedien direkt archivieren, empfiehlt es sich ein MiniDiscGerät zu kaufen. Auf den MiniDisc-Playern kommt das Datenreduktionsverfahren
ATRAC (Adaptive Transform Acoustic Coding) zum Einsatz, das Sony Anfang der
90er Jahre entwickelt hat. Die Speicherkapazität einer MiniDisc umfasst bis zu 80
Minuten Aufnahme. Weitere Aufnahmelängen sind 60 oder 74 Minuten. Die Datenträger gibt es im Fachhandel zum Beispiel von den Anbietern Sony, TDK, Fuji
und Maxell zum Preis von beschreibbaren Audio CDs. Durch die digitale Aufnahmetechnik werden die Discs nicht verschlissen. Ein weiterer Vorteil ist ihre geringe
Größe, wodurch sie sich gut für Archivierungszwecke eignet.
5) Zusätzlich
d) Verschiedenen Ordnungssysteme
Vorgänge, die einen größeren Umfang einnehmen, können in Fächermappen,
Vorordner,
In vielen digitalen Geräten gibt es die Möglichkeit verschiedene Aufzeichnungen in
unterschiedlichen Ordnern abzuspeichern. Auch lassen sich je nach Gerät verschiedene Qualitäten und Komprimierungsstufen abspeichern, aufgezeichnete
Musik kann auch als MP3 gespeichert werden. Will man das Diktiergerät vorwiegend für das Aufzeichnen von Frontalvorträgen nutzen, empfiehlt sich ein Gerät
mit Richtmikrophon.
Registraturen,
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I.
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Es existieren verschiedene Hardware-Lösungen zum digitalen Diktat. Zurzeit bietet
Grundig die beste Lösung an. Zunächst jedoch als Einführung der Vergleich „Analog oder Digital“:
I)
in Portaboxen,
oder z. B. Registraturwagen
oder Aktensammelmappen
Analog oder Digital
Aktuelle Diktiergeräte sind mit Speicherkarten oder MiniDiscs ausgestattet und
passen in jedes Handtäschchen. Wo sich die Urgroßtante noch Knoten ins Taschentuch gebunden hat, werden heute Einfälle, Gedanken oder einfach nur die
Einkaufsliste per Knopfdruck festgehalten. Dank digitaler Aufnahmeverfahren
lassen sich Geistesblitze einfach archivieren und auch beliebig oft überspielen.
1) Analog
Grundsätzlich unterteilen sich die Geräte hinsichtlich Aufnahmetechnik in analoge
und digitale Diktiergeräte. Analoge Modelle arbeiten mit Kassetten; dabei gibt es
verschiedene Formate. Eine Kompaktkassette, wie sie auch im HiFi-Bereich verwendet wird, ist überall erhältlich und kann unter anderem auch im Walkman
abgespielt werden. Aufgrund ihres breiten Bandes und der relativ hohen Bandgeschwindigkeit (4,75 cm/s) bietet sie die beste Tonqualität unter den Kassettensystemen. Häufiger verwendet wird die Microkassette.
zwischen gelagert werden.
Die Vorgänge in Aktensammelmappen müssen bei der endgültigen Ablage
nicht nochmals in Ordner
Der verwendete Capstan-Antrieb sorgt für gleich bleibend gute Tonqualität. Alle
Geräte besitzen eine Geschwindigkeitsumschaltung, die eine maximale Kassettenlaufzeit von bis zu zwei mal 60 Minuten bei 1,2 cm/s Bandgeschwindigkeit ermöglicht.
2) Zählen lassen
Analoge Geräte können mit einem Bandzählwerk ausgestattet sein, das die verstrichene Bandlaufzeit anzeigt und jederzeit wieder auf Null gestellt werden kann.
Einerseits ist dies nützlich um zu kontrollieren, wie lange die Aufnahme gedauert
hat, andererseits um sich bestimmte Punkte auf der Kassette einfacher merken zu
können. Man muss solcherart nicht aufs Geradewohl vor- oder zurückspulen, sondern kann gezielt an einer bestimmten Stelle halten.
abgelegt werden.
Welche Vorteile der Einsatz von Registermappen bietet und wie diese optibüro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960
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-
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Kunde merken und vor allem ihm schaden könnte. Dabei gilt die
Grundregel: „Kein Nein ohne einen Lösungsvorschlag!“
mal eingesetzt werden, finden Sie in unserem Heft „Zeit sparen mit perfekter Organisation“.
Ruft ein Kunde mehrfach an, ohne dass er zu einem vereinbarten
Termin zurückgerufen wurde, notiert die Sekretärin die Beschwerde
des Kunden in einer Telefonnotiz, die dann dem Chef vorgelegt wird.
e) Kontrolle durch Terminplaner
8.
Nie, unter keinen Umständen, soll eine Kundenbesprechung durch Telefonate und „Hereinstürmen der Sekretärin“ gestört werden. Sollte es dennoch
notwendig sein, sollten sich die Sekretärin sowie der Chef beim Kunden für
die Störung entschuldigen. Bei absehbaren Störungen: Vorankündigung
durch Chef!
9.
Sollte der Chef merken, dass seine Sekretärin durch einen Kunden stark
belästigt (Beschimpfungen, etc.) wird, er sich jedoch gegenüber dem Chef
„zahm“ und freundlich verhält, so muss der Chef sich vor seine Sekretärin
stellen und mit dem Kunden ein „ernsthaftes“ Gespräch führen.
Um die Vorgänge zu kontrollieren, können Sie einen Terminplaner verwenden.
Wählen Sie einen Terminplaner im Format DIN A6 (Westentaschenformat).
Das kleine Format zwingt zur Konzentration auf das Wesentliche.
Wichtig sind: Passendes Kalendarium, alphabetisches Register. Unwichtig,
außer für sehr spezielle Anwendungen, ist die Vielzahl an Formularen, die
praktisch alle Anbieter von Zeitplanbücher beider Größen anbieten. Verwenden Sie, wann immer möglich, einfache karierte Blätter ohne Vorgaben.
Hiermit können Sie Ihre Aufgaben von einen Tag auf den anderen „mitnehmen“.
Gegenüber elektronischen Organizern hat das herkömmliche Zeitplanbuch
den Vorteil der Handschrift. Schreiben statt Tippen ergibt eine wesentlich
stärkere und ganzheitlichere Gehirnaktivierung. Was dagegen fehlt, sind
Sortierfunktionen, sauberes Radieren und Kommunikationsunterstützung.
f) Außerordentlich effizient: Chaotische Zwischenablage
Das sorgfältige Aufschreiben der Aufgaben im Zeitplanbuch beseitigt wohl
eine Reihe von Schmierzetteln und Haftnotizen, bringt aber längst noch
keinen leeren Schreibtisch und schon gar keine wohlgeordneten Schränke.
Wie also spart man Platz? Unterlagen ins Zeitplanbuch? Das ist Unfug!? Die
großformatigen Terminplaner werden ein Stück weit in diesem Sinne benutzt. Aber wollen wir wirklich die Unterlagen zu zweihundert Aufgaben mit
uns herumschleppen? Es geht auch anders.
Beschaffen Sie sich einen Fächerordner oder Vorordner mit 32 Fächern, wie
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er für die Wiedervorlage verwendet wird. Legen Sie die Unterlagen Ihrer
ersten Aufgabe in das Fach 1 und vermerken Sie "A1" und einen Kurzbegriff
(z. B. „Absage Huber“) in der entsprechenden Aufgabenzeile in Ihrem Terminplaner. Und so verfahren Sie mit dem gesamten Rest Ihrer Aufgaben.
Wo die Papierbündel etwas dicker sind, oder wo andere Gegenstände, vielleicht eine Bandkassette für Ihren Computer oder eine EDV-Liste hinzukommen, weichen Sie auf ein Hängeregister mit nach oben und seitlich
offenen Mappen aus. Nummerieren Sie dort entsprechend B1, B2 ... mit
einem Kurzbegriff für den Vorgang (z. B. „Angebot Maier“).
Die Nummer der Zwischenablage wird natürlich mitgeführt, wenn Sie eine
Aufgabe von der "Wunschliste" auf die Wochen- oder Tagesplanung übertragen. Umgekehrt sollten übrigens die Aufgaben der Wunschliste Nummern tragen und diese sich auf dem Schriftgut wieder finden.
Der Arbeitsaufwand ist verschwindend gering im Verhältnis zum gewonnenen Platz. Räumen Sie jetzt noch Stifte, Stempel, Zettelklotz und Taschenrechner in die Schublade. Und schon sieht es aus, als hätten Sie nichts zu
tun.
g) Organizer als PC-Software
Wer häufig auf dem PC arbeitet, in der Regel sein Notebook dabei hat oder
auf die Terminplanung im Netzwerk besonders angewiesen ist, der nutzt
mit großem Gewinn eine Software-Terminplaner. Besonders hervorzuheben
ist hier der Lotus Organizer. Dieses Produkt ist mit hervorragender Optik
und intuitiv bedienbarer Oberfläche den papierenen Terminplanern nachempfunden. Insbesondere, wer lange einen normalen Terminplaner gewohnt war, wird ein solches Hilfsmittel zu schätzen wissen.
Weniger elegant und weniger übersichtlich, dafür aber häufig innerhalb von
Paketen schon mitgekauft, und trotzdem effektiv ist Microsoft Outlook.
Diese Software hat einen weiteren Vorteil: Sie können die Adressen von
Outlook in Word einfügen (Die Vorgehensweise haben wir im Kapitel
„Verknüpfung von MS Word mit MS Outlook“ auf Seite 36 beschrieben).
Daneben gibt es noch einige andere Produkte wie zum Beispiel „Act“ von
Symantec (siehe Kapitel Wer bietet was: Anbieter und Produkte auf Seite
34).
Seite 75
Grundregel: Kein „Nein“ ohne Lösungsvorschlag!
D. h., dem Kunden im Falle einer Verneinung dessen, was er möchte, gleichzeitig
mit der Verneinung immer einen Lösungsvorschlag unterbreiten, wie das „Vorhaben“ des Kunden dennoch gelöst werden kann.
z. B.: Kunde ruft an und möchte Chef sprechen. Dieser ist nicht im Hause, in Besprechung, etc. Sekretärin teilt dem Kunden mit, dass Chef im Moment nicht zu
sprechen ist, bietet ihm aber gleichzeitig die Möglichkeit eines Rückrufs an und
notiert schon mal den Grund des Anrufs.
1.
Alle (100%!), der versprochenen Rückrufe werden durch Chef genau zur
versprochenen Zeit erledigt.
2.
Sollte dies einmal nicht möglich sein, soll die Sekretärin auf Verfügung des
Chefs zur vereinbarten Zeit den Kunden zurückrufen und einen erneuten
Termin ausmachen.
3.
Der Chef muss mit seiner Sekretärin eine „Rückrufpolitik“ vereinbaren, d. h.
ein System, dass sicherstellt, das alle Rückrufe zur versprochenen Zeit auch
getätigt werden.
4.
Der Kunde hat einen Anspruch auf die reibungslose Informationsweitergabe, d. h. die von der Sekretärin aufgenommenen Notizen werden sofort an
den Chef weitergeleitet, welcher diese auch zur Kenntnis nimmt.
5.
Die Sekretärin soll auf Verfügung des Chefs möglichst viel aus dem Kunden
herausbekommen und in einer Telefonnotiz notieren. Dies bedeutet für den
Chef nicht nur eine Arbeitsentlastung, sondern auch einen Beweis für den
Kunden, dass die Informationen weitergegeben wurden (s. o. Punkt 4).
6.
Der Chef sollte seine Sekretärin dem Kunden nach dem Erstgespräch
nochmals vorstellen und darauf hinweisen, dass Chefs nur bestimmte Aufgaben bearbeitet, jedoch seine Sekretärin alles andere erledigt (Verwaltung
der Aktenunterlagen, Schriftverkehr, Telefonate etc.). Somit werden dem
Chef Rückrufe erspart, die durch die Sekretärin ebenso erledigt werden
können.
7.
Umgang mit Beschwerden von Kunden
-
Der Chef sollte sich unverzüglich entschuldigen, ohne Aufforderung
durch den Kunden (also bevor der Kunde überhaupt Kenntnis erhält),
für Etwas, das der Chef oder die Firma verschuldet hat, was der
h) Electronic Organizer mit Stiftbedienung
Elektronische Organizer, egal ob sie mit Stift oder Tastatur bedient werden,
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„Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ihre E-Mail kann jedoch erst nach der Rückkehr
von Herrn ... aus dem Urlaub, ab dem ..., beantwortet werden. In dringenden
Fällen wird sich der Urlaubsvertreter, Herr ..., mit Ihnen in Verbindung setzen.
Wenden Sie sich bitte hierfür telefonisch an das Sekretariat.....
Mit freundlichen Grüßen..."
nennt man häufig PDA (Personal Digital Assistent). Elektronische Geräte für
die Westentasche haben einige wichtige Vorteile gegenüber Papier (Sortierfunktionen, Weckfunktion, kein Aufwand für Papierwechsel etc). Die meisten dieser Winzlinge nutzen eine Technik, die weder auf Kommunikation
noch auf Individualität setzt.
Wollen Sie Ihre E-Mail-Eingänge direkt an Ihren Vertreter weiterleiten, so können
Sie auf der Homepage Ihres Providers eine automatische E-Mail-Weiterleitung
einrichten.
In der Verbindung von stationären PC-Anwendungen (wie MS Outlook oder
Lotus Organizer) mit einem guten Organizer stecken zusätzliche Stärken,
die den Einsatz schnell amortisieren können. Über das reine Zeitmanagement hinaus bieten diese Organizer sehr sinnvolle Anwendungsmöglichkeiten, etwa Reisekostenabrechnung.
Eine genaue Einrichtungsbeschreibung führt an dieser Stelle zu weit, da diese
Funktionen bei jedem Provider (1und1, Freenet, web, ...) anders eingestellt werden müssen. Eine detaillierte Anleitung finden Sie aber im jeweiligen Hilfsmenü
des Providers.
III) Externe Dienstleister
Sie sind nicht im Büro oder wollen nicht gestört werden? Dann können Sie Ihr
Telefon per Anrufweiterschaltung zu einem Telefonservice umleiten. Die Sekretärinnen nehmen die eingehenden Anrufe in Ihrem Firmennamen entgegen und
informieren Sie über die Gesprächsinhalte.
Sie finden auf der CD „Das leistungsstarke Büro“ unter FAVORITEN und hier im
Ordner SEKRETARIAT verschiedene Anbieter.
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre eigene Telefonnummer beibehalten können. Wie
bereits oben im Text erwähnt, können Sie so die Anrufweiterschaltung (AWS) der
Deutschen Telekom nutzen, die mittlerweile bei allen Telefonanschlüssen (analog,
ISDN und Mobilfunk) möglich ist. Die Programmierung der AWS ist im Handbuch
Ihres Telefons oder Ihrer Telefonanlage beschrieben und ist im Normalfall mit
einem Tastendruck zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.
IV)
Regeln für die Kommunikation
Nicht nur beim Einsatz eines externen Sekretariats sollten Sie folgende Regeln
beachten:
Die Kommunikation und somit die Zusammenarbeit wird durch sinnvolle Regeln,
die schriftlich festgelegt werden, nicht nur vereinfacht, sondern auch die Qualität
optimiert:
Der immer noch sehr hohe Anschaffungspreis für diese Geräte wird immerhin zum Teil relativiert, wenn man berücksichtigt, dass bei PapierTerminplanern jedes Jahr neue Kalenderblätter für teilweise mehr als 35,00
EUR anfallen.
i) Palmtops mit Tastatur
Die nächst größeren Rechenzwerge sind mit einer Tastatur ausgestattet
und bieten damit ein deutlich erweitertes Einsatzspektrum. Man spricht
auch von einem Handheld PC, HPC, Subnotebook oder wiederum PDA. Die
Pocketanwendungen z.B. von Word und Excel sind durchaus praxisorientiert. Wichtig ist bei intensivem Gebrauch ein farbiges Display, was aber
wiederum Gewicht und Preis erhöht, die Batterielaufzeit aber reduziert.
Wichtige Vertreter stammen von HP, Compaq, Casio, Sharp und einigen
anderen.
j) Mobiltelefon mit integrierten Softwareanwendungen (Smartphones)
Was macht ein Smartphone smart? Als smart (zu Deutsch: gewieft, geschickt, patent oder pfiffig) werden Handys bezeichnet, die
1.
mit einem offenen Betriebssystems arbeiten und deren Funktionsumfang sich per Software erweitern lässt.
2.
über eine Alternative zur Handy-Tastatur verfügen und beispielsweise
mit einem Touchscreen oder einer Schreibmaschinen-Tastatur
(QWERTZ-Tastatur) die Eingabe von Text erleichtern.
Sie brauchen nicht mehr zwei Geräte (Handy und Palmtop) mit sich herumzutragen. Für den Anwender, der mit Microsoft-Windows vertraut ist, ist
dies eine sinnvolle und leicht zu bedienende Ergänzung zum eigenen PC.
Ihre Outlook Informationen haben Sie immer dabei. So stehen Ihnen auch
unterwegs sämtliche Ansprechpartner, Adressen, Telefonnummern, Termi-
Seite 12
ne, Aufgaben usw. zur Verfügung. Die wichtigen Vorteile sind:
H.
 Sie können direkt aus den Kontakten Ihren Gesprächspartner anrufen
 Sie werden auch unterwegs an Ihre Termine erinnert
„Der Kunde ist König.“
Wenn Sie sich für eine Smartphone
entscheiden, sollten Sie sich zunächst
im Klaren werden, welches Betriebssystem Ihren Ansprüchen am besten
genügt. Die größte Auswahl gibt es
derzeit bei den Symbian-Smartphones,
mit denen Sie so komfortabel wie mit
einem herkömmlichen Handy telefonieren können. Geräte mit Microsofts
MDA III, P910i und 6260: Drei verWindows Mobile sind deutlich im
schiedene Konzepte.
Kommen. Sie verstehen sich perfekt
mit Microsoft Outlook, bieten bei den
Handy-Funktionen meist aber etwas weniger Komfort.
Wer unterwegs jederzeit seine E-Mails im Blick haben will, sollte sich überlegen, ob er sich ein Gerät mit dem Blackberry-Dienst zulegt. Die Schnittstellen entscheiden, wie gut sich das Smartphone mit anderen Geräten wie
beispielsweise Ihrem Notebook versteht.
Diese „Sprüche“ kennzeichnen das CRM (Customer Relationship Management).
Sie können aber mit professionellen Abwesenheitslösungen erreichen, dass Ihnen
der Spagat zwischen notwendigen Abwesenheitszeiten (Besprechungen, Auswärtstermine, ...) und dem „Ständig-erreichbar-sein-müssen“ gelingt.
Können Sie nicht auch folgende Aussage bestätigen?!
„Ein Neu-Kunde versucht Sie maximal 2-mal zu erreichen. Dann geht er zu Ihrem
Konkurrenten.“
I)
2.
Außenstationen bilden: Dinge, die nicht in eine Hängemappe
passen, sollten Sie anderweitig ablegen. Lagern Sie dicke Schriftstücke in einem Stehsammler. In die zugehörige Hängemappe stecken
Sie als Erinnerung zum Beispiel den Begleitbrief zum Schriftstück
oder die Kopie der Titelseite.
3.
Im Kalender verankern: Das hatten wir schon: Damit Sie sich an
Externe Rufumleitung
Mit der externen Rufumleitung haben Sie die Möglichkeit, die Telefonanrufe von
Ihrer Festnetz-Telefonnummer je nach Bedarf auf Ihr Handy umzuleiten. Vorausgesetzt Sie haben diesen Service von Ihrer Telefongesellschaft freischalten lassen:
1.
Sie können unterwegs einen Anruf annehmen. Dabei fallen für Sie (nicht für
den Anrufer) die Weiterleitungskosten/Handykosten an. Der Anrufer zahlt
die normalen Festnetz-Kosten.
2.
Sind Sie auf Auswärtsterminen oder möchten unterwegs nicht gestört werden, kann der Anrufer Ihre Mailbox erreichen. Nach der Besprechung sehen
Sie einerseits, wer versucht hat, Sie anzurufen (vorausgesetzt der Anrufer
hat seine externe ISDN-Nummern-Anzeige nicht gesperrt) andererseits
können Sie die Mailbox abfragen.
Arbeiten Sie mit Registermappen? Hier finden Sie zehn bewährte
Entstaplungsregeln:
Im Ordner endlagern: Wenn etwas erledigt ist, fliegt es aus der
Registratur raus. Dazu ist der Platz hier zu wertvoll. Schriftstücke, die
Sie dauerhaft aufheben müssen, dürfen nicht in den Hängemappen
bleiben, sondern gehören in einen Aktenordner. Deshalb sollte es zu
jeder Hängemappe mindestens einen thematisch passenden Ordner
geben. Was nicht aufgehoben werden muss, fliegt in den Papierkorb
„Ihren liebsten Freund“!
„Deutschland ist eine Dienstleistungswüste.“
3) Zehn bewährte Entstapelungs-Regeln
1.
Seite 73
Sie können die Anrufweiterschaltung (AWS) der Deutschen Telekom nutzen, die
mittlerweile bei allen Telefonanschlüssen (analog, ISDN und Mobilfunk) möglich
ist. Die Programmierung der AWS ist im Handbuch Ihres Telefons oder Ihrer Telefonanlage beschrieben und ist im Normalfall mit einem Tastendruck zu aktivieren
bzw. zu deaktivieren.
II)
Auto-responder und Weiterleitung für E-Mails
Sind Sie auf längere Geschäftreise oder im Urlaub, so können Sie auf der Homepage Ihres Providers eine automatische Antwort (Auto-responder) einrichten.
Dabei können Sie folgenden Text verwenden:
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verunsichern: Schützt mich meine Virenschutzsoftware denn auch vor „Würmern“
und „Trojanern“?
Die Grenze zwischen den verschiedenen Schädlingen ist manchmal gar nicht so
leicht zu ziehen, manche Schadprogramme sind zugleich „Virus“, „Wurm“ und
„Trojaner“. „Virus“ ist sowohl Oberbegriff für alle Arten von „Malware“ als auch
die Bezeichnung für ein Schadprogramm mit spezifischen Eigenschaften.
Es führt aber an dieser Stelle zu weit, die genauen Funktionen und Arten der Bedrohungen aus dem Internet zu beschreiben.
Seite 13
die To-do-Aufgabe erinnern, wird sie im Zeitplaner eingetragen, und
zwar an einem realistischen Termin.
4.
Kluge Namen erfinden: Beschriften Sie die Hängemappen mit
aussagekräftigen Namen („Messestand“, „Forschungsabteilung“,
„Dienstreisen“.)
5.
Ständig verändern: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Hängeregistratur
lebt. Scheuen Sie sich nicht, die Namen der Mappen häufig zu wechseln. Ihre Hängeregistratur soll ein lebendiges Wesen bleiben. Beispiel: Ein TV-Journalist hat für jeden Filmbericht eine Mappe. Ist der
Bericht gesendet, landet das, was unbedingt aufgehoben werden
muss, in einem Aktenordner. Die alte Mappe bekommt den Namen
eines neuen Filmprojekts. Halten Sie dazu ausreichend Schildchen für
die Beschriftung bereit, am besten in der letzten Mappe Ihrer Hängeregistratur.
6.
Schnell reagieren: Es hat sich bewährt, wenn Sie in einer der vor
deren Mappen vorbereitete Brief- und Faxbogen für Schnellantworten
bereithalten. So können Sie in einem Aufwasch Dinge schnell beantworten.
7.
Konsequent nutzen: Prüfen Sie, welche Art von Schriftstücken
chronisch auf Ihrem Schreibtisch liegen bleibt, weil sie in keine Kategorie passt. Eröffnen Sie entsprechende Mappen.
Bewährt hat sich eine Neue-Reisen-Mappe, in die alle Unterlagen für
geschäftliche Reisen hineinkommen (Fahrkarten, Reisepläne, Stadtpläne, Hoteladressen, Einladungsschreiben, Reiseprospekte - und
zwar nur die herausgerissenen Seiten mit den wichtigen Informationen). Jede einzelne Reise steckt dabei in einer Klarsichthülle. Vor
Reiseantritt nehmen Sie die entsprechende Hülle mit und können sicher sein, dass alles Wichtige dabei ist. Während der Reise kommen
in die Klarsichthülle alle Unterlagen, die Sie aufheben möchten, vor
allem sämtliche für die Reisekostenabrechnung wichtigen Belege.
Weil Sie alles Nötige dabei haben, können Sie mit der ungeliebten
Abrechnung möglicherweise bereits während der Heimreise beginnen.
Sind Abrechnung und Reise erledigt, stecken Sie ein besonders aussagekräftiges Blatt zuoberst in die Klarsichthülle und stellen das Ganze in einen Stehsammler „Alte Reisen“. Eine einfache und sichere Lösung, bei der nichts verloren geht.
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8.
9.
10.
Mappenvorderseite mitnutzen: Schreiben Sie auf die Vorderseite
der Hängemappe Telefonnummern, Namen, Adressen, Termine, Mitgliedsnummer und andere Fakten, die für das Thema der Mappe
wichtig sind. Wenn Sie die Tasche herausnehmen, haben Sie alle
wichtigen Daten auf einen Blick vor sich.
Originell bleiben: Gehen Sie davon aus, dass Ihre Hängeregistratur
alles organisieren kann, wenn Sie es nur clever genug anstellen.
Bleiben Sie kreativ im Entdecken neuer Anwendungen. Am schönsten
ist es, wenn Sie Ihre zentrale Zwischenablage nicht nur nutzen, sondern lieben (und anderen Menschen stolz vorführen). Beispiele: Ein
Freund des Schreibens mit dem Füller hat eine Hängemappe mit
Löschpapier, weil er vorher immer danach suchen musste. Ein Familienvater, der zu Hause arbeitet, hat eine Mappe mit Überraschungen
für seine Kinder (Aufkleber, Rätselseiten aus Zeitschriften, kleine
Tütchen mit Gummibärchen).
Regelmäßig abspecken: Durchforsten Sie Ihre Hängeregistratur,
wenn sie zu voll aussieht. In jeder Mappe gibt es Dinge, die sich
längst erledigt haben. Das geht schneller, als viele meinen. Nach 10
Minuten Wegschmeißen sind Ihre Mappen in der Regel wieder voll
funktionstüchtig.
Träumen Sie angesichts zu voller Mappen nicht von einer „großen Aufräumaktion“, bei der „dann alles“ perfekt in Schuss gebracht wird - diese
Aktion findet womöglich niemals statt. Machen Sie lieber einen kleinen
Schritt, aber den sofort.
4) Das Direkt-Prinzips
Die Vorteile:
Sie sparen Zeit. Sie erledigen eine Aufgabe, wenn sie auf Ihren Tisch
kommt, also dann, wenn deren Lösung - wie beispielsweise direkt nach der
Lektüre eines Briefs die Antwort darauf zu verfassen - bereits so gut wie
fertig in Ihrem Kopf präsent ist. Auch das Notieren auf einer To-do-Liste
entfällt.
Sie sorgen dafür, dass kleine Aufgaben nicht zu großen werden.
Denn eine Aufgabe wächst in dem Maße, in dem wir sie vor uns herschieben.
Seite 71
letter im Format „Nur Text“, damit Newsletter Sie die potenziell gefährlichen HTML-Mails besser erkennen können.
6.
Unterlassen Sie bitte die bekannten Scherzprogramme oder Hoax-Mails, die
einen Virenbefall vortäuschen. Sie verunsichern nur und lenken von der eigentlichen Gefahr ab. Falls Sie eine Virenwarnung erhalten, prüfen Sie über
die Viren-Bibliotheken auf der Site von www.norton.de oder
www.mcafee.de die Echtheit der Warnungen. Wirken Sie auch auf allzu
sorglose Kollegen ein. Bedenken Sie, dass deren Nachlässigkeit sich auch
auf Ihre Arbeit auswirken kann!
3) Noch ein kleiner Tipp
Um die MS-DOS-Namen sichtbar zu machen, sollten Sie auf jeden Fall im Windows-Explorer die Option zum Ausblenden der Dateierweiterung deaktivieren. Da
diese Option in den verschiedenen Windows-Versionen an unterschiedlichen Stellen hinterlegt ist und damit Sie nicht lange suchen müssen, lesen Sie in der kleinen Aufstellung, wo sich die Option in Ihrem Windows-Betriebssystem befindet:
Version
Menü
Windows 95
Ansicht -> Optionen -> Ansicht -> Keine MS-DOSErweiterung für registrierte Dateien
Windows NT
Ansicht -> Optionen -> Ansicht -> Keine Erweiterung
für registrierte Dateien
Windows 98
Extras -> Ordneroptionen -> Ansicht -> Dateinamenerweiterung bei bekannten Dateitypen ausblenden
Windows Me
Windows 2000
Windows XP
IV)
Extras -> Ordneroptionen -> Ansicht -> Erweiterung
bei bekannten Dateitypen ausblenden
Hintergrund: Viren, Würmer und Trojaner
Spätestens seit „I love you“ haben die meisten PC-Benutzer ein geschärftes Bewusstsein für „Malware“ (schädliche Software). Neben dem Ausdruck „Virus“ kursieren Bezeichnungen wie „Wurm“ oder „Trojanisches Pferd“, die die Benutzer
Was immer Sie gleich erledigen, können Sie nicht mehr vergessen. Das ist
gerade bei kleinen Aufgaben ein wichtiger Punkt.
Seite 70
.BAT
.LNK
.PIF
.REG
Bei diesen Dateien handelt es sich um so genannte ausführbare Dateien
unterschiedlicher Art, die sofort auf Ihrem System gestartet werden und Viren - wenn welche enthalten sind - auch sofort in das System eindringen
lassen. Bei dieser Auflistung handelt es sich um die wichtigsten gefährlichen
Typen. Auch die beliebten Bildschirmschoner (.scr) können Viren enthalten!
Setzen Sie daher nie einen Bildschirmschoner ohne vorherigen Virentest
ein.
Doppelnamen sind ganz gefährlich etwa NAME.DOC.EXE - hier will Sie einer
dadurch veralbern, dass er eine gefährliche Datei mit einem harmlosen
Namen tarnt. Schlagen Sie ihm ein Schnippchen! Der berüchtigte ILOVEYOU-Virus beispielsweise war so in einem „unverdächtigen" Anhang namens versteckt: LOVE-LETTER-FOR-YOU.TXT.vbs (das Kleingeschriebene
vbs war die Bombe!)
4.
Anhänge sind dann als (relativ) ungefährlich einzustufen, wenn sie folgenden Dateityps sind und von einem internen Absender kommen. Erhalten Sie
Dateien mit den folgenden Dateitypen von externen Absendern, können
auch
diese
Viren
enthalten
(beispielsweise
Makro-Viren
in
Word-Dokumenten oder Script-Viren in PDF-Dateien):
.DOC (Word-Dokument)
.PCX (älteres Grafikformat)
.DOT (Word-Dokumentvorlage)
.BMP (Bitmap-Grafik)
.XLS (Excel-Dokument)
.PDF (Acrobat-Dokument)
.XLT (Excel-Vorlage)
.ZIP (komprimierte Datei)
.PPT (PowerPoint-Dokument)
.TXT (allgemeine Textdatei)
.MDB (Access-Datenbank)
.JPG (Internet-Grafik)
.GIF (Internet-Grafik)
.JPEG (Internet-Grafik)
Speichern Sie diese Anhänge immer in einen separaten Ordner (z. B. mit
dem Namen „E-Mail-Anlagen“). Erst nach einem Scan über den WindowsExplorer dürfen diese Dateien geöffnet werden.
5.
Seite 15
Sie halten Ihren Schreibtisch frei. Denn jede erledigte Aufgabe können
Sie guten Gewissens in die „Endablage" übergeben.
Sie halten auch Ihre Mappe/Ihren Korb für die Ablage leer. Das
gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Dokumente immer an dem dafür vorgesehenen Platz sind - und erspart Ihnen lange lähmende Suchaktionen.
Sie halten Ihren Kopf frei. „Musste ich nicht noch irgendwo anrufen?
Was war das noch?" Solche Gedanken bleiben Ihnen ebenfalls erspart.
Dinge vor sich herzuschieben, kostet Sie nachweislich mehr Zeit
als die direkte Erledigung einer Aufgabe. Das sofortige Anpacken
überschaubarer Arbeiten entlastet Sie unmittelbar zeitlich und hält Ihren
Kopf wie auch Ihren Schreibtisch frei für wichtigere Dinge.
Jede Aufgabe verlangt nach
einer Entscheidung. Treffen Sie
diese Entscheidungen möglichst
direkt. Gewöhnen Sie sich dies
für jedes Blatt Papier an, das
durch Ihre Hände geht. So können Sie jeden Vorgang direkt
erledigt ablegen bzw. einplanen
oder delegieren. Sie verhindern
das Suchen und wiederholte
Prüfen von Vorgängen.
1.
Vom unprofessionellen Aufschieben zum professionellen Erledigen
Alle Aufgaben, deren Erledigung nicht mehr als drei Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, bearbeiten Sie direkt. Das gilt z. B.
für den gerade eingegangenen Brief, den Sie mit einer kurzen handschriftlichen Reaktion und dem Hinweis „Blitz-Antwort" direkt an den
Absender zurückfaxen. Oder für die E-Mail, die eine Information enthält, die ein Kollege benötigt: Schreiben Sie einen Vermerk dazu, und
leiten Sie sie direkt weiter. Denn der Hauptaufwand bei solchen Tätigkeiten liegt darin, die Information zu lesen und gedanklich einzuordnen. Die Bearbeitung des Vorgangs selbst nimmt dagegen kaum
Zeit in Anspruch.
Vorsicht bei HTML-Mails, denn in einer derartigen E-HTML-Mails (Sie erkennen sie daran, dass sie farbige Elemente oder Abbildungen enthält) können
im HTML-Code gefährliche Elemente enthalten sein. Abonnieren Sie News2.
Effektive Aufgabenbündelung
Selbst überschaubare Arbeiten, für die Sie vergleichsweise wenig Zeit
aufwenden müssen, können oft ohne große Mühe noch schneller er-
Seite 16
3.
Seite 69
ledigt werden. So empfiehlt es sich beispielsweise, Aufgaben, die
dem gleichen Bearbeitungsschema folgen, zu bündeln und am Stück
zu erledigen. Dadurch springen Sie nicht zwischen unterschiedlichen
Tätigkeiten hin und her, auf die Sie sich immer wieder aufs Neue einstellen und eventuell sogar erneut vorbereiten müssen.
Folglich bleibt auch bei einem hochwirksamen Virenschutz immer ein gewisses
Restrisiko. Deshalb sollten Sie die folgenden Regeln zur Abwehr von Viren beachten, um auch dieses Risiko zu minimieren. Am besten machen Sie auf diese Regeln durch einen Aushang in Sichtweite der PCs aufmerksam. So werden Sie und
Ihre Kollegen ständig an die Gefahren durch Viren erinnert.
E-Mails und Telefonate am Stück erledigen: Legen Sie z.B. bestimmte Zeiten für die Bearbeitung Ihrer elektronischen Post fest etwa bei Arbeitsbeginn, nach der Mittagspause und vor Arbeitsende.
Lassen Sie sich gleichzeitig nicht durch automatische E-MailEingangsmeldungen (etwa wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten) von
anderen Arbeiten ablenken. Oder richten Sie beispielsweise einen
festen Zeitraum für Telefonate bzw. notwendige Rückrufe ein. Möglicherweise können Sie die kürzeren Anrufe während der Müdigkeitsphase nach der Mittagspause angehen. Am Stück erledigt, müssen
Sie sich vielleicht für den Rest des Tages mit diesem Aufgabenbereich gar nicht mehr beschäftigen und haben den Kopf frei für anderes.
Weitere Infos finden Sie auf www.bsi-fuer-buerge.de (Homepage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik)
2) Die wichtigsten Regeln für den Virenschutz
1.
prüfen. Disketten oder selbst gebrannte CDs mit Programmen „vom Nachbar" oder von „einem Freund" dürfen auf keinen Fall ohne einen Virencheck
eingesetzt werden. Übrigens exakt auf diese Weise verbreitet sich die eine
Hälfte der Viren, die andere über das Internet!
2.
E-Mails, die bereits im Betreff Dinge enthalten, die ganz sicher nicht firmeninterner Natur sind (insbesondere in anderen Sprachen, wie "Visit Russian
Ladies" oder „Farn 1 Million $ per month"), sollten sofort gelöscht werden.
Generell gilt: Eine E-Mail von einem unbekannten Absender oder in einer
fremden Sprache, die einen Anhang enthält, sollte man mit größter Vorsicht
behandeln. Das Öffnen der E-Mail selbst ist noch nicht so gefährlich (es gibt
allerdings schon einige wenige Viren, die sich beim Öffnen der E-Mail verbreiten), sondern nur das Öffnen eines Anhangs. Daher ist das Löschen einer verdächtigen E-Mail immer noch das wirksamste Mittel!
3.
Anhänge einer fragwürdigen E-Mail dürfen auf keinen Fall geöffnet werden
und müssen sofort incl. E-Mail gelöscht werden, wenn sie folgenden Dateityp aufweisen:
Nicht vergessen: Aufgaben fest im Tag verankern
Vernachlässigen Sie bei dieser gebündelten Bewältigung überschaubarer Aufgaben nicht das Direkt-Prinzip. Im Zweifel: DirektPrinzip vor Aufgabenbündelung. Nehmen Sie sich die Beantwortung von E-Mails oder Anrufe, die Sie tätigen müssen, nicht irgendwann für den Tag oder sogar die Woche vor, sondern planen Sie
auch gebündelte Aufgaben zeitlich konkret ein und erledigen Sie sie
dann sofort. Auch wenn Sie eine Aufgabe nicht direkt abschließend
bearbeiten können, sollten Sie sie zumindest zeitlich direkt einplanen.
Machen Sie am besten gleich einen konkreten Vermerk in Ihrem Zeitplansystem (Zeitplanbuch, elektronischer Organizer, Zeitplanungs-Software, virtueller Organizer). Wenn die Aufgabe in
Teamarbeit angegangen werden muss, vereinbaren Sie sofort einen
Erledigungstermin mit den beteiligten Mitarbeitern oder Kollegen.
Vermeiden Sie es grundsätzlich, Arbeiten aufzuschieben. Nehmen Sie
jede Arbeit, womöglich, direkt in Angriff, entweder, indem Sie sie sofort erledigen und ablegen, oder, indem Sie sie zeitlich konkret einplanen bzw. an Mitarbeiter delegieren. Scheuen Sie
sich nicht davor, für jede Aufgabe, die sich Ihnen stellt, direkt eine
Entscheidung zu treffen. Im besten Fall sollte ein Vorgang nur
ein einziges Mal durch Ihre Hände gehen.
Eine Diskette (auch eine fabrikneue!) sollten Sie nie ohne einen Virencheck in das Laufwerk legen. Auch fremde Datenträger sollten Sie immer
.EXE
.BAS
.COM
.CMD
.VB? (das ? steht für ein beliebiges Zeichen)
.HLP
.WS? (? s .o.)
.CPL
Seite 68
III) Virenschutz
1) Grundsätzliches
Selbstverständlich können Sie sich einen Mac anschaffen oder nur noch mit dem
Betriebssystem Linux arbeiten oder MS Outlook nicht mehr verwenden. Dadurch
würden Sie einen ziemlich großen Schutz vor Viren erhalten.
Jedoch sieht der Büro-Alltag anders aus: In sehr vielen Büros werden PCs mit
dem Betriebssystem Windows und der Anwendung MS Outlook verwendet. Die
Gefahren, die durch diese Konstellation entstehen, sind nicht unerheblich. Durch
Viren können ganze Mail-Systeme von Firmen lahm gelegt werden. Viren können
mitunter erhebliche Kosten verursachen, verunsichern die Kollegen und Mitarbeiter und führen zu einem oftmals dramatischen Produktionsverlust! Daher tut Aufklärung Not und ein wirksamer Schutz ist unerlässlich.
Bei einem Computervirus handelt es sich um ein kleines Programm, das meist - in
einem „Wirtsprogramm" versteckt - in das System eingeschleust wird und dort
großen Schaden anrichten kann. Das Virenproblem sollte zwar nicht überbewertet
werden, doch auch für Verharmlosung gibt es keinen Grund. Denn derzeit existieren mehr als 50.000 verschiedene Viren, von denen inzwischen mehr als die Hälfte als gefährlich einzustufen sind. Und: Jede Sicherheit ist trügerisch, denn Monat
für Monat kommen viele neue (mehr oder weniger) gefährliche Virenexemplare
hinzu. Inzwischen existieren im Internet sogar schon Seiten mit Anleitungen für
die Programmierung von Viren.
Die wichtigste Grundregel lautet daher: Installieren Sie unbedingt ein Virenschutzprogramm z. B. von www.norton.de, www.mcafee.de oder www.antivir.de
(kostenlos für Privatanwender),
-
das die Festplatte auf Viren untersuchen kann,
-
das mit einem Schutzmechanismus auch Daten untersucht, die Sie gerade
im Dateisystem ablegen,
-
das Ihre ein- und ausgehenden E-Mails auf Viren untersucht,
-
das mind. wöchentlich ein update zulässt und
-
das mind. wöchentlich ein kompletten Scan der Festplatte ermöglicht.
Doch bedenken Sie: Auch das beste Schutzprogramm ist immer nur gegen bekannte Viren wirksam, gegen neue Viren ist es bis zur Aktualisierung machtlos.
Seite 17
5) Endgültige Ablage
Die Gliederung des Ablagesystems ist von Büro zu Büro verschieden: Es
kann sinnvoll sein, nach Kundennamen abzulegen. Oder nach Projekt. Oder
nach Branche. Oder nach Datum. Oder ... Das muss jedes Büroteam selbst
entscheiden!
Das Wichtigste ist bei der Ablage neben der Übersichtlichkeit die Nachvollziehbarkeit: Ein Außenstehender muss sich in der jeweiligen Ablage in einem angemessenen Zeitraum zurechtfinden können. Noch einmal: Das A
und O der Ablage ist die Entwicklung eines Systems, das es im Zweifelsoder Notfall auch Anderen möglich macht, etwas in den Unterlagen zu finden.
Die notwendige Suche an einem fremden Schreibtisch kann verschiedene
Gründe haben: Die Krankheit des Kollegen, das Suchen außerhalb der regulären Arbeitszeit oder auch das schnelle Auffinden von Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Wichtig ist, dass die Struktur der Ablage in einem Aktenplan vermerkt wird.
Dieser kann in einer separaten Aktensammelmappe oder in einer Klarsichtfolie an den Schrank-Türen (Innenseite) aufbewahrt werden.
Daneben gibt es noch elektronische Dokumentenverwaltungssysteme (z. B.
ELO: Elektronischer Leitzordner). Diese besitzen zwei prinzipielle Zugangsmöglichkeiten zu Dokumenten: Die Suche über beim Abspeichern vergebene Stichworte und eine Gliederung nach herkömmlichem Aktenplan als eine
Art logische Klammer. Die zweite Anordnung hat sich bewährt, da sich für
die Vergabe von Stichworten manchmal zu viele Alternativen bieten, die
dann bei der Suche wieder durchprobiert werden müssten. Viele Anwender
wollen auch ganz einfach ihre gewohnte Arbeitsweise mit möglichst wenig
Veränderung durchrationalisieren.
Die elektronischen Dokumentenverwaltungssysteme haben aber auch die
Möglichkeit, eingegangene Schriftstücke zu verwalten. Vor allem dann,
wenn Sie eingescannt wurden. Dies ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn
Sie endgültig archiviert werden sollen.
6) Beschriftung Ihrer Unterlagen mit Etiketten
Zum einen können Sie in MS Word im Menü EXTRAS -> UMSCHLÄGE UND
ETIKETTEN -> OPTIONEN Vorlagen für Etiketten aufrufen:
Seite 18
Seite 67
Die folgende Grafik zeigt Ihnen die verschiedenen DSL-Geschwindigkeiten anhand
eines kleines Beispiels:
Quelle:
http://faq.1und1.de/access/neu/fragen_zum_tarif/der_11_dsl_anschluss/2.html
zum anderen gibt es z. B. von AVERY/ZWECKFORM-Etiketten eine eigene
Software:
6) Wie wird DSL angeschlossen?
Sie benötigen einen Splitter, der direkt an die Telefonleitung angeschlossen wird.
Dieser teilt die Telefonleitungen in drei unterschiedlich große Bereiche, zwei für
den Datentransport und einen zum Telefonieren. Sie brauchen dann noch ein
DSL-Modem, das über die Netzwerkkarte angeschlossen wird.
In welche Orten Sie einen DSL-Anschluss verwenden können, finden Sie z. B.
unter www.telekom.de
7) Welchen Anschluss benötigen Sie?
Wollen Sie E-Mail-Schreiben, Internet-Surfen und Online-Banking sollte ein ISDNAnschluss ausreichen. Wollen Sie dagegen Bilder senden, Musik und Software
downloaden, dann sollten Sie sich einen DSL-Zugang zulegen.
II)
IV)
Sonstige Ordnung
Es kann weiterhin sinnvoll sein, sich über die Platzierung der Akten / Ablagefächer Gedanken zu machen. Was täglich gebraucht wird, sollte sich
auch in der unmittelbaren Nähe des Schreibtisches befinden. Was wöchentlich oder noch seltener gebraucht wird, kann weiter entfernt stehen; in
bestimmten Firmen ist es sogar üblich, selten gebrauchte Akten erst aus
dem Archiv anzufordern.
Suchen im Internet
Das Internet ist groß und es sind viele, viele Informationen gespeichert. Wie findet man aber die gewünschten Informationen? Die z. Zt. „beste“ Suchmaschine
ist www.google.de.
Eine gute Anleitung ist auf der Site www.suchfibel.de und hier unter „Die Kunst
des Suchens“ zu finden.
Seite 66
dieser externen Telefonanlage ist die ISDN-Steckkarte integriert. Sie brauchen
also den Computer nicht aufschrauben, um die ISDN-Steckkarte einzubauen.
3) Welche Vorteile bietet ISDN?
Mit ISDN (Integrated Services Digital Network) wird eine Übertragungsgeschwindigkeit von bis zu 64 kbit/s in beide Richtungen erreicht. Außerdem besteht die
Möglichkeit der Kabelbündelung. Dadurch ist eine Übertragungsgeschwindigkeit
von 128 kbit/s möglich.
V)
Unterlagen zur Vernichtung
Hier finden Sie die Aufbewahrungsfristen für Betriebe:
Aufbewahrungspflichten
Fristen nach
Handelsrecht
6 Jahre
Steuerrecht
6 Jahre
10 Jahre ab Ende
des jeweiligen
Kalenderjahres
10 Jahre
Kein Ablauf, solange die
Unterlage für die Steuer
Bedeutung haben
Wie bei Arbeitsanweisungen; s. o.
1 Jahr
Sozialversicherungsrechtlich bis zum Ablauf des
auf die letzte Betriebsprüfung des RV-Trägers folgenden Kalenderjahres
10 Jahre, ansonsten s. o.:
Beitragsabrechnung
10 Jahre, ansonsten s. o.
5) Wie sehen die Download-Zeiten im Überblick aus?
Abrechnungen Aushilfen
Arbeitsanweisung zu
Handelsbüchern, Inventaren, etc.
Anhang zum Jahresabschluss
Arbeitszeitregelungen
Beitragsabrechnungen
und Beitragsnachweise
Beachten Sie bitte, dass die Geschwindigkeiten immer von der Leistungsfähigkeit
des Servers im öffentlichen Internet sowie der Qualität der Teilnehmeranschlussleitung abhängig ist.
Bewirtungsbelege
10 Jahre
Buchungsbelege für
die Finanzbuchhaltung
Datenträger von Handelsbriefen
Datenträger von Handelsbüchern, Inventaren, Buchungsbelegen
Eröffnungsbilanz
Gehaltsabrechnungen
Gewinn- und Verlustrechnung
Handelsbücher
10 Jahre
Handelsbriefe, Korrespondenz
Inventare
6 Jahre
4) Welche Vorteile bietet DSL?
DSL (Digital Suscriber Line) steht für eine neue Technik, mit der Übertragungsraten von bis zu 6.000 kbit/s. über normale Kupferleitungen möglich sind. Mit DSL
können Sie einen vorhanden Analog oder ISDN-Anschluss noch schneller machen.
Ein Analog-Anschluss hat max. eine Download-Rate von 28.000 bit/sec.
Download
bit/s
Byte/s
K/sec
MB/h
ISDN
64.000
8.000
7,8
27,5
DSL 348
384.000
48.000
46,9
164,8
DSL 1000
1.024.000
128.000
125,0
439,5
DSL 2000
2.048.000
256.000
250,0
878,9
DSL 3000
3.072.000
384.000
375,0
1318,4
DSL 6000
6.016.000
752.000
734,4
2636,7
Seite 19
1 Jahr
-
6 Jahre
10 Jahre
10 Jahre
10 Jahre
10 Jahre
10 Jahre
10 Jahre
6 Jahre, ansonsten wie
Arbeitsanweisung
10 Jahre
10 Jahres, ansonsten s.
o.
für alle Buchführungsund Aufzeichnungspflichtigen
für alle Buchführungs-
Seite 20
Aufbewahrungspflichten
Jahresabschluss
Journale
Kassenbücher, Kassenblätter
Kontenpläne
Lohnkonten und dazugehörende Belege
Lohnsteueranmeldungen
Lohnsteuerkarte
Lohnunterlagen
Quittungen über Lohnzahlungen
Sozialversicherungsmeldungen
Steuererklärungen,
Steuerbescheide
Steuerstrafrechtliche
Ermittlungsvorgänge,
soweit anhängig
Rechtsbehelfsverfahren Steuerrechtliche
Zwischenabschlüsse
Fristen nach
Handelsrecht
10 Jahre
10 Jahre
10 Jahre
10 Jahre
6 Jahre
Ablauf des Kalenderjahres
-
Steuerrecht
und Aufzeichnungspflichtigen
6 Jahre nach Ablauf des
Kalenderjahres
Ablauf des Kalenderjahres
G.
Seite 65
Das Internet ist eine große Plattform mit einem umfangreichen Einsatzbereich. Sie
können das web z.B. für den Einkauf, die Reiseplanung, Recherche über Kunden
etc. einsetzen.
Auch ist eine gute Homepage ein wichtiger Bestandteil Ihres Gesamtauftritts. Es
ist unbestritten, dass Sie die meisten neuen Kunden durch persönliche Empfehlung akquirieren. Genau so unbestritten ist, dass sich die neuen Kunden erst einmal im Internet über "Ihre neue Firma" erkundigen. Deshalb ist es besonders
wichtig, dass Sie Ihre Kunden durch Ihr Web-Design überzeugen, die Struktur
intuitiv verständlich ist, die Inhalte gut aufbereitet sind und die Technik reibungslos funktioniert. Dabei ergänzt Ihr Web-Auftritt Ihre bestehenden Design- und
Werbekonzepte optimal.
Gerne erstellen wir Ihnen ein konkretes Angebot. Rufen Sie uns an: Tel. 09366
980959
Wichtige Adressen finden Sie auf der CD „Das leistungsstarke Büro“ im Ordner
FAVORITEN oder im unter www.buero-update.de.
10 Jahre
6 Jahre (max. bis zum
Ablauf des auf die letzte
Betriebsprüfung des RVTrägers folgende Kalenderjahr)
6 Jahre
6 Jahre
10 Jahre
-
Kein Fristablauf
Wer einen analogen Anschluss besitzt, benötigt zum Surfen ein Modem. Schneller
als der Weg über das Modem ist die Datenübertragung per ISDN. Denn bei ISDN
werden die Daten digital übertragen. Beim Modem sollte darauf geachtet werden,
dass es schnell ist, also möglichst viele Bit pro Sekunde überträgt, dadurch Kosten
spart und in möglichst kurzer Zeit Inhalte auf dem Bildschirm liefert. Ihr Modem
sollte nicht langsamer als 33.000 Bit pro Sekunde sein.
-
Kein Fristablauf
2) Was benötigen Sie, um einen Computer per ISDN mit dem Internet zu verbinden?
Keine Pflicht
6 Jahre für Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige
Sie müssen über einen ISDN-Anschluss verfügen und ein NTBA (Netzabschlussgerät) muss an der Telefondose montiert sein. Außerdem benötigen Sie für den
Internet-Zugang eine ISDN-Steckkarte, die direkt in den Computer eingesteckt
wird oder ein externes Gerät (z. B. eine Telefonanlage EUMEX 504 PC USB). In
I)
Analog, ISDN, DSL – Ein kurzer Vergleich der Internet-Zugänge
1) Modem oder ISDN – Was ist der Unterschied?
Seite 64
VII) E-Mail nach DIN-Format
Beim Schreiben einer Mail werden dann Ihre Absender-Infos automatisch
eingetragen. Eine E-Mail ist nach DIN wie folgt gestaltet:
B.
Seite 21
Zum Versenden von Faxen stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
Senden eines Faxes über Ihre Faxhardware oder –software, über ein Modem oder einen Faxdienst.
I)
Senden eines Faxes über Ihre Faxhardware oder –software
(am Beispiel von AVM Fritz-Karte)
Ihre Faxhardware oder -software bietet die Möglichkeit zum Senden von
Faxen. Beispielsweise sollte, wenn das Faxmodem richtig eingerichtet ist,
im Dialogfeld Drucken die Option zum Drucken an das Faxmodem angezeigt werden. Mithilfe dieser Methode können Sie Faxe aus allen Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, ...) senden.
Vorgehensweise:
1.
Erstellen Sie sich ein Fax-Formular, das Sie analog Ihrem Briefbogen
einrichten. Scannen Sie Ihre Unterschrift ein und positionieren diese
als Briefabschluss. Hier ein Beispiel:
Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen
Telefon 09366 980959
Handy 0171 4522017
Telefax 09366 980960
E-Mail [email protected]
Herrn Max Muster
Muster AG
Musterstraße 1
00000 Musterhausen
Gunther Ehrhardt
Ihr Zeichen
#
Unser Zeichen
Dokument2
9. August 2005
Sehr geehrte#,
Mit freundlichen Grüßen
Der Empfänger wird den Unterschied zwischen einem Original Fax
und einem Computer-Fax nicht erkennen!
2.
Kopieren Sie die Fax-Nummer in die Zwischenablage (Markieren und
anschließend STRG+C)
Seite 22
3.
Klicken Sie auf DATEI – DRUCKEN und wählen unter DRUCKER den
FRITZFAX-Drucker aus. Bestätigen Sie den Druck mit OK.
3.
FÜGEN Sie die Faxnummer unter RUFNUMMER ein (STRG+V)
4.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
5.
Mit JA bestätigen Sie den Programmstart.
6.
Überprüfen Sie den Faxversand über das FAXJOURNAL.
VI)
Seite 63
E-Mail-Signatur
In MS Outlook können Sie über EXTRAS – OPTIONEN im Register E-MAILFORMAT und hier mit dem Button SIGNATUREN ... eine E-Mail-Signatur
einrichten:
Sollten Sie das Fax für die Dokumentation Ihrer Vorgänge benötigen, können Sie es ausdrucken. Bei nicht dokumentationspflichtigen Vorgängen
sparen Sie erheblich Zeit und Papier.
II)
Senden eines Faxes über ein Faxmodem
Das Verfahren gilt nur für Microsoft Word, und das Faxmodem muss auf
dem System als Drucker eingerichtet sein.
1.
Zeigen Sie im Menü DATEI auf SENDEN AN, und wählen Sie dann
EMPFÄNGER ÜBER FAXMODEM aus.
2.
Folgen Sie den Schritten im FAX-ASSISTENTEN, um das Fax zu senden.
Quelle: MS-Hilfe
III) Senden eines Faxes über einen Faxdienst
Microsoft empfiehlt das Versenden über einen Internet-Faxdienst. Allerdings
benötigen Sie eine Shareware, die nach 30 Tagen kostenpflichtig ist.
1.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
-
Zeigen
Sie
in
Microsoft
Office Word 2003,
Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 oder
Microsoft Office Document Imaging (MODI) im MENÜ DATEI
auf SENDEN an, und klicken Sie dann auf EMPFÄNGER ÜBER
INTERNET-FAXDIENST.
-
Zeigen Sie in Microsoft Office Outlook 2003 im MENÜ DATEI
auf NEU, und klicken Sie dann auf FAX.
2.
Wenn Sie zum ersten Mal Faxdienste verwenden, werden Sie aufgefordert, sich bei einem Anbieter anzumelden. Klicken Sie auf OK, um
den Webbrowser zu öffnen, und folgen Sie dann den Anmeldeanweisungen auf der Website.
3.
Schließen Sie den Webbrowser, und kehren Sie zu dem Micro-
Seite 62
Suchen Sie das gewünschte Format für das Datum heraus und klicken Sie
dann auf HINZUFÜGEN:
Seite 23
soft Office-Programm zurück, aus dem Sie faxen möchten.
4.
Wiederholen Sie Schritt 1. Daraufhin wird in Outlook eine E-MailNachricht geöffnet, an die das Dokument als TIF-Datei (Grafikdatei)
angehängt ist. Alternativ können Sie eine Datei an die Nachricht anhängen.
5.
Füllen Sie die Felder FAXEMPFÄNGER, FAXNUMMER und BETREFF
aus.
Anmerkungen:
Anschließend bestätigen Sie OK und nochmals OK. Fertig!
-
Es wird empfohlen, dass Sie ein Deckblatt verwenden und Eingaben in den Feldern „An:“ und „Betreff:“ vornehmen, um sicherzustellen, dass die Faxnachricht den gewünschten Empfänger erreicht.
-
Sie können eine Faxnummer aus dem Adressbuch eingeben.
Die Ländervorwahlen im Adressbuch müssen mit einem Pluszeichen (+) beginnen; z. B. +61/555-1212.
-
Sie können jeweils nur einen Empfänger hinzufügen. Um das
Fax an mehrere Empfänger zu senden, klicken Sie auf WEITERE HINZUFÜGEN, und wiederholen Sie dann Schritt 5.
Noch ein Tipp: Die auf Ihrem Rechner vorhandenen AUTOTEXTE können
Sie ausdrucken, in dem Sie über DATEI – DRUCKEN und dann im Menü
unter DRUCKEN, anstatt DOKUMENT den Bereich AUTOTEXT EINTRÄGE
einstellen.
6.
Wählen Sie im Bereich FAXDIENST die gewünschten Optionen aus,
und füllen Sie dann das Deckblatt im Textkörper der E-Mail-Nachricht
aus.
7.
Klicken Sie auf SENDEN.
3) Der Sprung von Raute zu Raute (Makro „Sprungfeld“)
Anmerkungen:
Lassen Sie doch einfach mit der Tastenkombination ALT + g den Cursor
von einer Raute zur nächsten springen. Die Raute ist dabei ein Platzhalter,
an dem Sie Ihren Text einfügen können. Und das funktioniert mit einem
Makro, das sie nur einmal aufzeichnen müssen:
☺
Neues Dokument aufrufen,
☺
mehrere Absätze einfügen,
☺
# eintragen,
☺
Makro mit Tastenkombi Alt + G aufzeichnen: BEARBEITEN -> SUCHEN nach # -> ABBRECHEN -> # LÖSCHEN,
Aufzeichnen beenden.
☺
-
Damit Sie den Faxdienst verwenden können, müssen Outlook und
Word installiert sein, und Outlook muss zum Senden des Faxes geöffnet sein. Wenn Outlook nicht geöffnet ist und Sie auf Senden klicken, wird das Fax im Postausgang gespeichert und gesendet, sobald
Sie Outlook das nächste Mal öffnen.
-
Wenn Sie sich bei einem Anbieter angemeldet haben, können Sie mit
Schritt 4 beginnen.
IV)
Verwenden Sie für den Fax-Eingang immer ein stationäres NormalpapierFaxgerät. So ist der Versender nicht davon abhängig, ob Sie Ihren Computer eingeschaltet haben.
Außerdem können Sie farbiges Papier verwenden (aber kein rotes Papier;
Seite 24
Seite 61
dieses lässt sich schlecht kopieren). So erkennen Sie immer sofort, dass es
sich bei dem Schriftstück um Fax handelt.
Anschließend auf OPTIONEN:
Seite 60
b) Muster
Telefonnotiz
Datum, Uhrzeit:
Samstag, 1. November 2003, # Uhr
Teilnehmer:
#, Herr Ehrhardt
Folgende Punkte wurden besprochen:
1. #
Verteiler:
#
C.
I)
Was ist mit der Ordnung im Computer?
Seite 25
Nachvollziehbar muss die Ordnung auch hier sein, und der Computer gibt
die Möglichkeit, bestimmte Ordner/Verzeichnisse anzulegen. Die Namen der
Dateien müssen "sprechen", sollten also dem schnellen Auffinden dienen.
Es lässt sich nicht vermeiden, dass Sie trotz der wohl sortieren Ablage, eine
Datei nicht finden? Wenn Sie dann über START -> SUCHEN - > DATEIEN
UND ORNDER versuchen, eine Datei zu finden, benötigen Sie sehr viel Zeit
und Geduld. Lassen Sie diese Arbeit Gratis-Programme (DesktopSuchmaschinen) erledigen. Diese helfen schnell beim Suchen von E-Mails,
Fotos oder Textdateien: z. B. Google Desktop search, Copernic, …
Unabhängig davon ist eine durchdachte Ordnerstruktur wichtig.
Das sollten Sie wissen:
Würzburg, den 1. November 2003
Gunther Ehrhardt
2) Autotexte / Textbausteine
Die Arbeit können Sie sich dadurch erleichtern, indem Sie den Text als Autotext / Textbaustein ablegen. Hierzu markieren Sie den Text, der für den
Autotext vorgesehen ist, klicken dann auf EINFÜGEN – AUTOTEXT – NEU
und tragen einen Namen (z. B. „an“) für den Autotext ein. Wollen Sie den
Autotext aufrufen, schreiben sie „an“ in ein neues Dokument oder in Ihren
laufenden Text, drücken die F3-Taste.
Sollen die Datum-Angaben beim Drucken aktualisiert werden, müssen Sie
beim Erstellen des Autotextes unter EINFÜGEN - DATUM/UHRZEIT das
Kästchen AUTOMATISCHE AKTUALISIEREN abhaken.
Unser Tipp: Fügen Sie das aktuelle Speicherdatum auf Ihrem Dokument
ein: EINFÜGEN -> FELD, auf CREATEDATE klicken, -> Feldfunktionen:
II)
Mit Ordner arbeiten
Mit Hilfe der Ordner kann der PC „aufgeräumt“ werden. Dadurch werden
Dateien besser wieder gefunden:
Ordner im Windows-Explorer haben die Eigenschaften von körperliche
Ordner mit Schriftstücken.
Ordner sehen ungefähr wie folgt aus:
Die Schriftstücke entsprechen verschiedenen Dateien, z. B.:




*.doc
*.xls
*.htm
...
(=Word-Dokument)
(=Excel-Dokument)
(=web-Seite)
Im jedem Order können Unterordner angelegt werden.
III) Datei- und Ordnernamen verändern
 Datei speichern unter
 Kontextmenü „umbenennen“ oder
 oder 2-mal auf Namen klicken
 Ganzen Namen überschreiben, wenn blau hinterlegt
Seite 26
 Einzelnen Buchstaben ändern
 auf Stelle klicken mit ENTF oder Backspace
 Bearbeitung abschließen RETURN
IV)
Mit dem Windows-Explorer arbeiten
1) Starten des Windows-Explorer
 Kontext-Menü auf START - > EXPLORER
 Tastenkombination: Windows + E(xplorer)
 START -> EIGENE DATEIEN (Nicht vergessen: Klick auf Button ORDNER
in der Symbolleiste)
 START -> ARBEITSPLATZ (Nicht vergessen: Klick auf Button ORDNER in
der Symbolleiste)
2) Grundlagen





rechte Spalte (Ordnerseite) und linke Spalte (Inhaltsseite)
Laufwerk
Ordner (Verzeichnisse) und Unterordner
Dateien
Pfad (z.B. c:/eigene Dateien/Rechnungen/13.11.1999Habermann)
3) Im Explorer bewegen
 Öffnen durch
 Doppelklicken
 oder Kontextmenü
 oder Plus und Minus in Ordnerseite
 Symbolleiste
4) Das Ansicht-Menü




Große Symbole
Kleine Symbole
Liste
Details (Vorteil: Durch Klicken auf die Spaltenköpfe (NAMEN, GRÖßE,
ERSTELLUNGSDATUM werden die Dateien und Ordner alphanumerisch
sortiert.)
V)
Seite 59
Telefonnotiz mit Tricks (Makro „Sprungfeld“ und Autotexte)
1) Die ausformulierte Telefonnotiz
Telefonnotizen sind schnell formuliert und sehr hilfreich, um alles Wichtige
zu einem Geschäftsvorgang oder einer Besprechung auch später noch verfügbar zu haben.
Ein anderer Ausdruck für Aktennotizen oder Telefonnotizen ist „Gesprächsnotizen", denn sie sind kurze Gedächtnisprotokolle, die sich auf ausgewählte, wichtige Sachverhalte von persönlichen oder telefonischen Gesprächen
beziehen. Sie dienen geschäftsintern der schnellen Dokumentation und
Information.
Sie sollten es sich zur Gewohnheit machen, neben der inhaltlichen Information bestimmte Daten abzulegen: vor allem Datum und Uhrzeit, die Namen
aller Gesprächsteilnehmer und eine eindeutige Zuordnung zu Geschäftsvorgängen oder Projekten.
a) Form und Inhalt
Aktennotizen werden stichwortartig angelegt und möglichst übersichtlich
gegliedert und formatiert.
Notieren Sie immer die folgenden Punkte:
-
Unternehmen, Unternehmenseinheit
-
Zugeordneter Vorgang, Projekt, Aktenzeichen
-
Datum und Uhrzeit
-
Bei Gesprächen: Teilnehmer
-
Themen und Ergebnisse
-
Weiteres Vorgehen
-
Wiedervorlage: Ja oder Nein?
-
Name des Protokollanten
-
Eventuell Verteiler und Unterschrift
Seite 58
wieder verwenden?! Speichern Sie deshalb die neu entstandene Datei mit dem DATEITYP WORD-DOKUMENT ab:
Seite 27
5) Objekte anordnen und sortieren
 Ansicht Details: Klicken auf Spaltenkopf
6) Eigenschaften von Ordnern und Dateien
 Rechte Maustaste auf Ordner oder Laufwerk: Ist Diskette, Speicher-Stick
oder Festplatte voll?
V)
Dateien und Ordner verwalten
1) Dateien und Ordner markieren
 Mit Markierungsrahmen, linke Maustaste
 Unabhängige Objekte: STRG-Taste
 Aufeinanderfolgende Objekte: UMSCHALTEN + PFEILTASTEN
2.
Schreiben Sie Ihren Brief. Achten Sie dabei evtl. auf die o. g. AIDARegeln.
5)
Verbinden zum Serienbrief
2) Dateien und Ordner kopieren und verschieben





Drag & Drop
Verschieben: Linke Maustaste
Kopieren: STRG drücken
Kontextmenü: Rechte Maus
Symbolleiste
3) Rückgängig machen!
 Symbolleiste
 Menü: BEARBEITEN - > RÜCKGÄNGIG
 STRG + Z
4) Bedeutung der Mauszeigesymbole:
Verschieben

Klicken Sie in der Seriebrief-Symbolleiste auf Seriendruck in ein neues Hauptdokument ...
... und Ihr Hauptdokument und Ihre ausgewählte Datenquelle wird
zu einem Serienbrief verbunden.
Kopieren
Unzulässiger Ort

 Achtung: Zwischen 2 Laufwerken wird automatisch kopiert
 Bei Ordnern werden alle enthaltenen Dateien und Ordner mitgenommen
 Falls Datei bereits vorhanden: automatisch Sicherheitsabfrage
Seite 28
 Mit F5 Ansicht aktualisieren, falls nicht automatisch
 Keine *.dll-Dateien verschieben/kopieren!
Seite 57
3) Exportieren Ihrer Outlook-Adressen nach MS Word
Dabei gehen Sie wie folgt vor:
5) Befehl senden an
1.
Markieren Sie die gewünschten Kontakte
 an Diskette
 CD (zum Brennen)
 Zipp-Ordner (zum Komprimieren)
2.
Wählen Sie EXTRAS – SERIENDRUCK ...
3.
... und geben Sie entweder an, dass Sie ALLE KONTAKTE IN AKTUELLER ANSICHT benutzen wollen oder – wenn Sie nur die Markierung
nehmen wollen – dass Sie NUR AUSGEWÄHLTE KONTKAKTE verknüpfen wollen:
6) Objekte löschen und wiederherstellen
 Papierkorb als besonderer Ordner: Dateien können wiederhergestellt
werden, erst durch Leeren werden sie endgültig gelöscht bzw. FORMATIEREN der Festplatte oder Diskette bzw. über extra Software
 3 Arten zum Löschen:
 Papierkorb ziehen
 ENTF-Taste
 Kontext-Menü
 Menüpunkt DATEI-WIEDERHERSTELLEN
VI)
Daten sichern
Wenn der PC streikt, bricht in vielen Büros Panik aus: weil die Datensicherung nicht gründlich genug – oder womöglich gar nicht – betrieben wird.
Ein verhängnisvolles Versäumnis, das kleineren Unternehmen sogar die
Existenz kosten kann. Ein durchdachtes Sicherheitssystem für die Unternehmensdaten sollte deshalb erste Priorität haben ...
Alle für das Unternehmen relevanten Daten sind im Computer gespeichert.
Erst wenn das Gerät streikt, wird bewusst, wie groß die Abhängigkeit von
der elektronischen Speicherung heute ist. Deshalb ist oberstes Gebot, Datenbestände zu schützen und deren Zerstörung, sei es durch Fahrlässigkeit,
Bedienungsfehler, Sabotage, Programmfehler oder Gefahren wie Feuer,
Blitzschlag und Wasser zu verhindern. Versagt die Festplatte ihren Dienst
und es gibt keine halbwegs aktuelle Datensicherung, kann es richtig teuer
werden: Über 3.000 EUR kann die Rekonstruktion einer 20 GByte Festplatte
kosten. Würde eine aktuelle Datensicherung vorliegen, könnte diese auf
nahezu jeden PC übertragen werden.
Im oben gezeigten Fenster suchen Sie im Bereich DOKUMENT das
VORHANDENE DOKUMENT, das Sie wie im Kapitel „… DokumentenVorlage abspeichern …“ beschrieben, als die Datei HAUPTDOKUMENT
FÜR SERIENBRIEF auf der Festplatte abgespeichert haben.
4.
Übernehmen Sie ansonsten alle bereits festgelegten Einstellungen,
wie sie auf dem obigen Fenster gezeigt sind, und klicken auf OK.
1) Mindestens wöchentlich sichern
4) Serienbrief-Hauptdokument bearbeiten
Eine wöchentliche Datensicherung sollte in jedem Büro die Regel sein. Si-
1.
Sie wollen die Vorlage HAUPTDOKUMENT FÜR SERIENBRIEF immer
Seite 56
1) Adressen in MS Outlook zusammenstellen
Wenn Sie nicht alle Adressen übernehmen wollen, wählen Sie eine Ansicht
aus, die Ihnen am einfachsten eine Markierung Ihrer Adressen ermöglicht.
Wenn Sie Ihren Kontakten KATEGORIEN zugeordnet haben (z. B. Kunde
oder Lieferant) und wenn Sie nun einen Serienbrief an Ihre Kunden schreiben möchten, dann sollten Sie sich Ihre Adressen nach KATEGORIE anzeigen lassen:
1.
Öffnen Sie in MS Outlook im Ordner KONTAKTE das Menü ANSICHT AKTUELLE ANSICHT – NACH KATEGORIE.
2.
Öffnen Sie die KATEGORIE, die die gesuchten Adressen enthält (Klick
auf das Pluszeichen vor dem Namen der Kategorie).
Es werden alle Kontakte, denen die ausgewählte Kategorie zugeordnet ist, angezeigt:
Seite 29
chern Sie Ihre Daten immer auf externen Medien (USB-Speichersticks, externe USB- Festplatten oder CD-ROMs) und bewahren Sie diese Datenträger nicht am gleichem Ort auf, an dem ein betreffender Computer steht.
Nur so wird sichergestellt, dass beispielsweise bei Feuer oder Wasserschäden die Datensicherung nicht ebenfalls vernichtet wird.
Beachten Sie: Die Datensicherung wird am Ende eines Arbeitstages, also
bevor der Computer ausgeschaltet wird, durchgeführt. Während der Datensicherung sollten möglichst keine anderen Programme aktiviert sein.
2) Ab in den Datentresor…
Werden nach einem Bürobrand leicht angekohlte Akten aus einem Tresor
geholt mag sich der Verlust noch in Grenzen halten, wenn die Lesbarkeit
nur geringfügig beeinträchtigt ist. Doch Datenträger, die einer Hitze von
100 Grad ausgesetzt waren, sind weitgehend zerstört. Datensicherungen
gehören deshalb in einen feuer- und wasserfesten Datentresor. Sind die
Datensicherungen trotz aller Schutzmaßnahmen beschädigt, besteht immer
noch ein wenig Hoffnung: Professionelle Datenretter bergen selbst aus
beschädigten oder angekohlten PCs, Datenträgern oder korrodierten Magnetbändern noch wertvolle Dateien. Diese hochspezialisierte Dienstleistung
hat allerdings ihren Preis. Je nach Datenmenge und Datenträger kostet die
Rekonstruktion wenige hundert bis mehrere tausend Euro.
3) Festplatte sanft behandeln
2) Speichern der Hauptdokument-Vorlage
Öffnen Sie von der CD „Das leistungsstarke Büro“ die Datei HAUPTDOKUMENT FÜR SERIENBRIEF und speichern Sie diese auf Ihre Festplatte am
besten in einen neuen Ordner SERIENBRIEFE.
Alle Daten und Programme sind auf der Festplatte gespeichert. Trotz dieser
so wichtigen Funktion für das Computersystem wird die richtige Handhabung der Festplatte oft vernachlässigt. Manche PCs sind so platziert, dass
man beim Arbeiten oder Bewegen auf dem Bürstuhl unbeabsichtigt an den
Computer stößt. Die derzeitige Festplattenlaufwerke sind zwar nicht mehr
so empfindlich, aber gerade im Betrieb kann ein Rempler zum Geräte- und
auch Datenschaden führen. Eine weitere Gefährdung stellt statische Elektrizität dar. Statische Elektrizität ist ein unsichtbarer Feind, der an den Computerchips große Schaden anrichten kann. Das Heimtücksche daran: Schäden an der Festplatte oder gar am PC können sich erst nach langer Zeit
bemerkbar machen. Hardwarekomponeneten, wie die Festplatte, die mit
statischer Elektrizität in Berührung gekommen sind, fallen unter Umständen
erst mehrere Tage oder Wochen nach der Beschädigung aus. Da es sehr
leicht ist bei der Berührung des Computers oder der Festplatte statische
Elektrizität zu erhalten, sollten Sie in einer antistatsichen Umgebung arbei-
Seite 30
Seite 55
ten. Dafür gibt es spezielle Unterlagen im Bürohandel zu kaufen. Auch entsprechende Fußbodenbeläge werden angeboten.
fen.
Andere Umweltgefahren, die Sie beachten sollten, sind Temperatur, Feuchtigkeit und Vibration. Alle diese Faktoren können zu einem gelegentlichen
oder permanenten Ausfall der Festplatten führen. Es ist daher wichtig, dass
der Computer beispielsweise nicht direkt an der Heizung steht. Auch große
Temperaturschwankungen oder gar Feuchtigkeit kann nicht nur zum Ausfall
der Festplatte führen, sondern zum Totalausfall des Computers.
-
Sie müssen festlegen, welche Adress- und Namensfelder Sie für
Word-Serienbriefe benötigen und ...
-
Sie wählen aus, welche Adressen exportiert werden sollen.
Zuerst bereiten Sie die Adressen in MS Outlook für den Export vor:
Auf der CD „Das leistungsstarke Büro“ befindet sich unter dem Ordner FORMULARE die Datei HAUPTDOKUMENT FÜR SERIENBRIEFE.
Für diese Vorlage dürfen Sie in MS Outlook im Feld ANREDE
4) Auf Alarmsignale achten
Achten Sie auf ungewohnte Geräusche, beispielsweise wenn Sie den PC
einschalten oder Dateien auf der Festplatte sichern/laden wollen. Auch
wenn Dateien nicht geöffnet werden können, obwohl sie sicher sind, das sie
auf der Festplatte gespeichert sind, kann dies ein Indiz sein , dass sie Festplatte bald ihren Dienst versagt. Machen Sie in diesem Fall sofort eine
komplette Datensicherung und bringen Sie den PC zum Fachmann.
Da auf den meisten Schreibtischen Platzmangel herrscht, wird der PC oft
auf den Boden gestellt. Das ist aber nicht immer ein sicherer oder idealer
Standort. Wenn die Position eines Systems verändert wird, zum Beispiel
von der Horizontalen in die Vertikale, sollte zuvor stets eine Sicherungskopie der Festplatte angelegt werden. Bei einer Positionsänderung kann es zu
einer Änderung der Spurlage der Lese-Schreibköpfe kommen, was zu Leseund Schreibfehlern führen kann. Magnetfelder löschen die Informationen,
die auf Datenträgern, also Festplatte und Disketten gespeichert sind. Geläufige magnetische Objekte sind Lautsprecher, Mikrowellenherde und auch
Druckerköpfe. Diese können Daten zerstören.
5) Gesundheitscheck für den PC
Es ist wichtig, die Funktionsfähigkeit der Festplatte regelmäßig zu prüfen.
Dafür gibt es eine Reihe von Softwareprogrammen, die schnell und genau
die „lebenswichtigen“ Funktionen der Festplatte diagnostizieren. So geht die
Überprüfung in Windows XP: Suchen Sie im Arbeitsplatz Ihre Festplatte,
öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontext-Menü und wählen Sie
den Punkt EIGENSCHAFTEN. Im Register EXTRAS könne Sie die Festplatte
prüfen. Wenn diese Tests regelmäßig an der Festplatte durchgeführt werden, können unter Umständen langsam fortschreitende Hardwareprobleme
entdeckt werden. Sobald eine Unregelmäßigkeit gemeldet wird, sollten Sie
umgehend eine Datensicherung durchführen und den PC mit Festplatte von
nur folgende Eingaben verwenden:
Frau
Herrn
Herrn Dipl.-Ing.
Herrn Prof. Dr.
Herrn Dr.
Frau Rechtsanwältin
Herrn Rechtsanwalt
Wenn Sie andere Eingaben verwenden wollen, müssen Sie die
WENN-DANN-SONST-Funktion für die Anrede „Sehr geehrter Herr ...“
ändern.
Drücken Sie ALT + F9 und Word zeigt Ihnen die eingerichteten Funktionen
an.
Seite 54
Mustertext
Herrn
Max Hubert
Sonnenstraße 2
97070 Würzburg
Wollen wir wetten, dass auch Sie heute Ihre Autoscheiben
wieder vom Eis befreien müssen? Da kann Ihnen geholfen
werden!
Sehr geehrter Herr Hubert,
jetzt ist es wieder soweit, die kalte Jahreszeit hat begonnen und damit das lästige Freikratzen vereister Autoscheiben.
Stellen Sie sich vor, Sie kommen morgens an Ihr Fahrzeug und können sich in ein wohltemperiertes Fahrzeug mit absolut eisfreien
Scheiben setzen und sofort losfahren.
Nicht möglich?!!
Doch, jetzt ist Sie da, die neue Standheizung der WÄRME-HANS GMBH.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann setzen Sie sich einfach mit
unserem Herrn Müller (Tel. 0931 52521-12) in Verbindung. Er kann
Ihnen alle Fragen beantworten.
Mit freundlichen Grüßen
IV)
Seite 31
einem Experten überprüfen lassen. So können Sie nach einem Crash noch
Daten retten: Sind die Festplatte oder ein Datenträger beschädigt, brauchen Sie fachmännische Hilfe. Sie können allerdings durch entsprechende
Maßnahmen die Chancen für eine erfolgreiche Datenrettung erhöhen:
 Schalten Sie die Stromzufuhr zum Datenträger bzw. Computer aus.
 Öffnen Sie nicht die Festplatte und versuchen Sie nicht, das Gerät von
allein zu reparieren.
 Prüfen Sie, ob eine Sicherheitskopie (aktuelle Datensicherung) der Festplatte existiert. Wenn nicht, schalten Sie den Strom nicht wieder ein,
sondern ziehen Sie einen Experten zu Rate.
 Bei Wasserschäden bauen Sie den Datenträger sofort aus, da die Korrosion schnell einsetzt. Wickeln Sie den Datenträger in ein feuchtes Tuch
und in eine Plastiktüte. Nicht reinigen oder trocken!
 Bei Feuerschäden packen Sie den Datenträger in eine Plastiktüte und
bewahren Sie ihn bei normale Zimmertemperatur auf. Der Datenträger
darf auf keine Fall benutzt werden auch nicht mit einem anderen Computer.
 Sollten Rauch- oder Gasschäden vorliegen, schalten Sie Festplatte
/Computer sofort aus. Sie dürfen keine Sicherungskopie anlegen. Packen
Sie den Datenträger so ein, dass er nicht mehr mit Rauch oder Gas in
Kontakt kommt.
 Vermuten Sie ein elektrisches oder mechanisches Versagen, schalten Sie
des Computer ab. Denn: Je länger die Schreib- /Leseköpfe den Datenträger berühren, desto schlimmer. Benutzen Sie auf keine Fall Utilities
zur Dateirückgewinnung.
Die Möglichkeit des Brennens etlicher Dateien auf CD-ROM bedeutet gleichzeitig, Papierberge weitgehend zu vermeiden, indem man die Informationen nur noch auf elektronischem Wege verfügbar macht.
Wärme-Hans GmbH
Vorteil: Platzersparnis und die Möglichkeit, ganze Dateien verschicken zu
können. Nachteil: Man kann mit einer CD-ROM in der Hand ohne einen
betriebsbereiten Computer nichts mehr ausrichten.
PS:
6) Brennen unter Windows
Anbei ein kleiner Eiskratzer, wenn Sie sich doch für die herkömmliche Alternative entscheiden sollten.
Serienbrief mit MS Outlook Adressen
Wenn Sie in Word einen Serienbrief an eine bestimmte Gruppe Ihrer Kunden schreiben möchten, können Sie auf die Kontakte in MS Outlook zugrei-
Das Brennen unter Windows XP funktioniert so:
1.
Den Ordner oder die Datei markieren
2.
Im Kontextmenü (rechte Maustaste) SENDEN AN CD-LAUFWERK(E:)
3.
Öffnen des CD-Laufwerks über START -> ARBEITSPLATZ
Seite 32
4.
Seite 53
Brennen der Dateien und Ordner:
Springen Sie
mit ALT+g von
einem „#“ zum
anderen (siehe
Seite 59)
Drücken Sie die F9-Taste,
um den Dateinamen zu
aktualisieren.
An dieser Stelle
wird das DateiErstelldatum
automatisch
eingefügt.
III) Tipps zum Werbebrief
Bei der Formulierung wirksamer Werbebriefe hilft Ihnen die AIDA-Formel:
-
Aufmerksamkeit erregen
-
Interesse wecken
-
Detailinformationen anbieten/Wunsch auslösen
-
Aufforderung zum Handeln
Lassen Sie sich bei der Formulierung von Werbebriefen Zeit. Nicht umsonst
werden spezielle Studiengänge für Marketing angeboten. Deshalb ist es
sinnvoll, diese Arbeit von Profis erledigen zu lassen.
Der Werbebrief sollte nicht länger als eine Seite sein! (Sprechen Sie den
möglichen Neu-Kunden mit seinem Namen an.)
Seite 52
D.
Seite 33
Die Zeiten, in denen Kundendaten auf Karteikarten oder im Rolodex erfasst
wurden, sind fast überall vorbei. Nicht nur, weil durch Mails und Mobilfunk
immer mehr Daten erfasst werden müssen. Auch der Zeitfaktor spielt in
vielen Firmen eine große Rolle, und das bedeutet: Ein Kontakt muss schnell
und effektiv zu finden sein. Seit an jedem Arbeitsplatz ein Computer steht
und sich auch mobile Datengeräte immer mehr durchsetzen, heißt es deshalb längst „Kontakt auf einen Klick".
I)
Fertige Datenbanken: flexibel und nicht so teuer
Zur einfachen Verwaltung von Kontakten reichen zunächst schon Programme wie Outlook von Microsoft aus. Je mehr Adressen es werden, desto
schneller stoßen solche Lösungen an ihre Grenzen. Die Anschaffung eines
professionellen Adress-Management-Programms wird dann unumgänglich.
So können Sie auf dem Desktop den Zugriff auf Ihre verschiedenen Vorlagen einrichten.
II)
Tricks zur Vorlage BRIEF
Die Vorlage BRIEF ist nach der DIN 5008 eingerichtet. Folgende Tricks sind
in der Vorlage eingebaut:
Größere Unternehmen lassen sich für diesen Zweck häufig eigens für sie
programmierte Datenbanken erstellen; das ist eine komfortable, aber kostenintensive Lösung. Für kleinere und mittlere Betreibe bieten sich fertige
Software-Lösungen an, die in einem gewissen Rahmen den eigenen Bedürfnissen entsprechend gestaltet werden können.
Bei der Anschaffung spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Zunächst
geht es um die Erfassung der Daten. Neben schlichten Standard-Daten wie
Namen, Adressen, Telefon und Mail-Kontakten werden immer mehr Angaben wie Konten, private Informationen, beispielsweise Geburtsdaten und
persönliche Vorlieben, gespeichert. Dabei bieten fertige Programme die
Möglichkeit, die Felder, deren Position und damit den Aufbau der Eingabemaske selbst zu definieren. Verschiedene Datenbank-Vorlagen genügen
vielfach den Anforderungen und können zudem noch individuell angepasst
werden. Oder die Maske wird gleich von Grund auf selbst im Aussehen der
Corporate Identity gestaltet.
Für die Speicherung der Daten ermöglichen die meisten Programme auch
die Übernahme von Informationen aus gängigen Telefonbuch-CDs, Outlook
und anderen Programmen, wie Excel. Dafür verfügen die meisten Produkte
über eine Vielzahl von Importfiltern.
II)
Clever genutzt als Marketing-Instrument
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, Namen mit Kontakten und
Terminen zu verknüpfen. Jederzeit besteht auf diese Weise der Überblick,
Seite 34
wann welcher Kollege mit einem Kunden oder Dienstleister per Telefon,
Mail oder per Brief in Kontakt stand. Der Informationsfluss innerhalb eines
Betriebes wird optimiert und gesichert, doppelte Anfragen werden vermieden.
Seite 51
3.
Klicken Sie auf DATEI -> SPEICHERN UNTER und wählen Sie hier als
DATEITYP: DOKUMENTEN-VORLAGE (*.dot)
4.
Geben Sie den Dateinamen BRIEF ein und klicken Sie dann auf SPEICHERN.
5.
Suchen Sie über START – SUCHEN den „BRIEF.dot“ und führen Sie
über das Kontext-Menü (rechte Maustaste) im Menüpunkt SENDEN
AN den Befehl DESKTOP (VERKNÜPFUNG ERSTELLEN) aus.
Dass sich Unternehmen regelmäßig bei den Kunden in Erinnerung rufen
müssen, weiß jeder Marketing-Experte. Mit einem guten Adress-Programm
ist es möglich, Datengruppen für Rundschreiben per Post, Fax oder Mail
bequem aus dem Datenbestand zu ziehen. Die Empfänger müssen sich
sortieren lassen, ob nun nach Postleitzahlen zur Portooptimierung, nach
Stichwörtern oder Kaufdaten, um auch wirklich die passenden Empfänger
auf neue Produkte aufmerksam zu machen. Das spart Geld und sorgt für
eine optimale Kundenansprache.
III) Auf allen Geräten der gleiche Datenbestand
Wer auf die wichtigsten Informationen auch unterwegs nicht verzichten
möchte, der sollte eine Software wählen, die den Abgleich der Daten mit
mobilen Geräten wie den PDAs (Personal Digital Assistant, beispielsweise
Palm etc.) und so genannten Smartphones (siehe auch Kapitel
„Mobiltelefon mit integrierten Softwareanwendungen (Smartphones)“ auf
Seite 11) ermöglicht. Eine weitere Erleichterung ist die Anbindung von Visitenkarten-Scannern.
IV)
Wer bietet was: Anbieter und Produkte
Produktname
Hersteller
Version
Programm gibt es seit
Bestell-Hotline
Webseite
Einzelplatz-Lizenz
Mehrplatz-Lizenz
Mehrplatz-Lizenz
Betriebssysteme
cobra Adress PLUS
Cobra
11
1987
07531 8101-66
www.cobra.de
330 EUR netto
3er: 790 EUR netto
5er: 1.250 EUR netto
Windows 2000/NT/XP
Eigene Felder anlegbar
Felder mit Vorbelegung
Volltextsuche
Dublettenkontrolle
Serienbriefe
Serienfaxe
SerienMails
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja (Faxsoftware nicht integriert)
Ja
ACT!
Sage Software GmbH & Co. KG
7
1987
069 50007-6260
www.sage.de
299 EUR inkl. MWSt.
996 EUR inkl. MWSt.
1.349 EUR inkl. MWSt.
Windows
95/98/ME/2000/NT/XP
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Seite 50
F.
Auf der CD „Das leistungsstarke Büro“ unter FORMULARE finden Sie verschiedene Vorlagen, die im rtf-Format abgespeichert sind. Das rtf-Format
ist ein Datei-Format, das Sie mit allen MS-Word-Programm-Versionen von
Word 6.0 bis Word 2003 öffnen können.
Auf der gleichen CD befinden Sie in der Datei MUSTERBRIEFE Texte zu
verschiedenen Anlässen. Hier eine Auswahl:
-
AUFTRAG: LIEFERVERZUG DER BEAUFTRAGTEN FIRMA
-
AUFTRAG: KUNDE STORNIERT AUFTRAG
-
TERMINE: EINLADUNG ZUR MESSE
-
BEWERBUNG: EINGANGSBESTÄTIGUNG
-
LIEFERANZEIGE/ VERSANDANZEIGE
-
RECHNUNG MIT TABELLEN-FORMELN ZUR BERECHNUNG DER ERGEBNISSE
-
...
Sie können diese Briefe aufrufen, nach Ihren Anforderungen anpassen und
dann als Dokumenten-Vorlage oder Autotext abspeichern:
I)
Als Dokumenten-Vorlage abspeichern und mit dem Desktop
verknüpfen
1.
Öffnen Sie z. B. die Datei BRIEF (Vorlage gem. DIN 5008)
2.
Richten Sie den vorgeschlagenen Text auf Ihr Briefpapier ein
Seite 35
Produktname
Import Telefon-CDs
Vergabe von Stichwörtern
Verknüpfen mit Terminen
Zeitplanung mit Tagest/Wochen-/ Monats/Jahresansicht
Synchronisation mit
Outlook
Synchronisation mit
Smartphones /Symbian
OS
Synchronisation von
Adressen / Terminen
unter Palm OS
WindowsMobile
cobra Adress PLUS
Ja
Ja
ACT!
über Textimport
Ja
Ja
Ja / Ja / Ja / Ja
Ja
Ja / Ja / Ja / Ja
Ja
Ja
Nein / Nein
Nein / Nein
Ja / Nein
Ja /Ja
Ja / ja
J a / Ja
Produktname
Hersteller
Version
Bestell-Hotline
Webseite
Einzelplatz-Lizenz
Mehrplatz-Lizenz
Mehrplatz-Lizenz
Betriebssysteme
address manager
combit
./.
1989
07531 9060-10
www.combit.net
277 EUR inkl. MwSt.
555 EUR inkl. MwSt.
764 EUR inkl. MwSt.
Windows
95/98/ME/2000/NT/XP
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
CAS Contact (Standard)
CAS Software AG
2
2003
0721 9638-688
www.cas.de
190 EUR netto
570 EUR netto
950 EUR netto
Windows 2000/XP/2003
Ja
Ja / Ja / Ja / Ja
Ja
Ja / Ja / Ja / a
Ja
Nein
Nein / Nein
Nein / Nein
Volltextsuche
Dublettenkontrolle
Serienbriefe
Serienfaxe
SerienMails
Import Telefon-CDs
Synchronisation mit
Outlook
Synchronisation mit
OS
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Seite 36
Produktname
Synchronisation von
Adressen / Terminen
unter Palm OS
WindowsMobile
Produktname
Hersteller
Version
Bestell-Hotline
Webseite
Einzelplatz-Lizenz
Mehrplatz-Lizenz
Mehrplatz-Lizenz
Betriebssysteme
Volltextsuche
Dublettenkontrolle
Serienbriefe
Serienfaxe
SerienMails
Import Telefon-CDs
Synchronisation mit
Outlook
Synchronisation mit
OS
Synchronisation von
Adressen / Terminen
unter Palm OS
WindowsMobile
V)
address manager
CAS Contact (Standard)
Ja /Ja
Ja/Ja
Nein / Nein
Nein / Nein
Seite 49
wir ...".
Wie viel besser klingt:
Lexware kundenmanager
pro
Lexware GmbH & Co. KG
2
O.A.
0180 5555704
www.lexware.de
399 EUR inkl. MwSt.
399 EUR inkl. MwSt.
./.
Windows 98 SE/ ME/2000 SP4/
XP SP1
Nein
Nein
Ja
Ja
Ja
-
„so bald wie möglich" und:
-
„Wir freuen uns auf Ihre Antwort."
Schlechter Stil ist auch der häufige Gebrauch von Nomen statt Verben („Nominalstil") und von Passiv-Wendungen. Schreiben Sie stattdessen handlungsorientiert und sagen Sie mit einfachen Worten, was
zu tun ist. Auch Wendungen mit „würde" gelten eher als schlechter
Stil.
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja / Ja / Ja / Ja
Ja
Nein / Jein
Ja /Ja
Ja /Ja
Verknüpfung von MS Word mit MS Outlook
Ordentlich gepflegte Adressen von Kunden, Interessenten und Partnern
sind also ein unabdingbarer Grundstock für CRM (Customer Relationship
Management), Marketing, Vertrieb und Service.
Seite 48
☺
Anreden verändern sich:
Lockern Sie sich ruhig etwas im Ton der Anrede, wenn Sie einen Geschäftspartner im Laufe der Zeit besser kennen lernen. Es muss nicht
immer bei „Sehr geehrte Frau ..." bleiben, sondern man kann auch
zu „Liebe Frau ..." wechseln. Und: Seien Sie bei Antwortbriefen nicht
förmlicher als Ihr Briefpartner.
☺
Persönlicher Stil:
Seite 37
Eine Adressverwaltung minimiert Ihren Aufwand und spart damit wertvolle
Zeit im Umgang mit Ihren Kundenkontakten. Es reicht also, wenn Sie jede
Adresse ein einziges Mal eingeben.
Selbstverständlich gibt es Softwareanwendungen (siehe Kapitel „Fertige
Datenbanken: flexibel und nicht so teuer“ auf Seite 33). Aber warum sollen
Sie sich eine neue Software kaufen, wenn Sie die richtige Lösung installiert
haben. Verwenden Sie also MS-Outlook! Diese Software ist in dem Standard-Office-Paket enthalten.
Als Faustregel gilt: Schreiben Sie so persönlich wie möglich. Auch im
Geschäftsverkehr gibt es viele Abstufungen zwischen streng formal
und persönlich-vertraut!
Man könnte denken, dass das ganz einfach wäre, denn Word und Outlook
kommen ja nicht nur aus einem Haus, sondern sogar aus einem Programmpaket. Könnte man. Aber das kennen Sie ja sicher schon, dass man
als Laie denkt, dass etwas eigentlich ganz einfach sein müsse.
II)
Das sollten Sie nicht (mehr) tun
Und es geht doch! Es fehlt nur eine Schaltfläche!
☻
Weglassen können Sie getrost:
Doch selbstverständlich gibt es die Schaltfläche auch für ein MS WordDokument, nur leider etwas versteckt. Dies können Sie aber schnell ändern:
Das Kürzel „Fa." für Firma: Dass es sich um ein Unternehmen handelt, wird ohne dies klar.
1.
Öffnen Sie in Word EXTRAS - ANPASSEN
2.
Wechseln Sie auf die Registerkarte BEFEHLE
Das veraltete „zu Händen". Die einfache Namensnennung mit
„Herrn" oder „Frau" reicht vollkommen aus!
3.
Wählen Sie links im Listenfeld KATEGORIEN die Kategorie EINFÜGEN
4.
Suchen Sie in der Liste der Befehle den Eintrag ADRESSBUCH
Überflüssig ist das einleitende „Betr.:" Die Betreffzeile ist erkennbar
durch ihre Position und Hervorhebung.
☻
Formalien haben sich verändert:
Die Anrede eines Briefes schließt mit einem Komma, nicht mehr mit
einem Ausrufungszeichen.
Längst veraltet ist auch die Grußformel „Hochachtungsvoll".
Schreiben Sie stattdessen „Mit freundlichen Grüßen".
☻
Achtung, schlechter Stil:
Schreiben Sie besser alle Wörter aus, die nicht zu den wirklich gängigen Abkürzungen gehören.
Andere Wörter und Wendungen scheinen typisch für förmliche Briefe,
sind aber nichts anderes als schlechter Stil:
-
Wörter wie „baldmöglichst"
-
oder Wendungen wie „In Erwartung Ihrer Antwort verbleiben
Seite 38
E.
I)
Das sollten Sie tun
☺
„Sie-Stil" statt „Wir-Stil":
Seite 47
Schreiben Sie im „Sie-Stil", nicht im „Wir-Stil". Der Empfänger ist
wichtig, nicht der Schreibende. Deshalb keine Floskeln mehr wie „Wir
teilen Ihnen mit ...", sondern Formulierungen wie: „Sie erhalten Informationen über ..."
☺
„Ich" statt „Wir":
Sagen Sie „ich" statt „wir", wenn Sie tatsächlich „ich" meinen - auch
am Anfang eines Briefes oder Satzes.
☺
Fassen Sie sich kurz:
Auch Lesezeit ist kostbar! Versuchen Sie, mit einer Briefseite auszukommen. Das Gebot der Kürze gilt auch für Sätze und Absätze in Ihrem Brief. Machen Sie es dem Leser leicht!
☺
5.
Ziehen Sie den Eintrag bei gedrückter linker Maustaste auf eine Symbolleiste an die gewünschte Stelle
VI)
Adressen in Word 2002/2003 einfügen
Benutzen Sie ruhig sinnvolle Fremdwörter, aber nur dann, wenn Sie
sicher sind, dass der Leser diese Wörter auch kennt.
☺
Klicken Sie auf die neue Schaltfläche ADRESSBUCH
2.
... und geben das gewünschte ADRESSBUCH ein und suchen Sie über
ERWEITERT den gewünschten Namen aus:
Rechtschreibung:
Die formale Korrektheit Ihres Briefes sollte selbstverständlich sein.
Die Orientierung an Standards unterstützt den eindeutigen und einfachen Informationsfluss.
Um eine Adresse in MS Word aus dem Adressbuch von MS Outlook einzufügen gehen Sie wie folgt vor:
1.
Fremdwörter:
☺
Formatierung:
Bringen Sie Ruhe in die Formatierung Ihrer Briefe. Benutzen Sie nach
Möglichkeit durchgehend denselben Schriftfont und auch nur eine Art
der Hervorhebung.
☺
Empfängerdaten:
Überprüfen Sie, ob der Empfängername korrekt geschrieben und ob
er vollständig ist (Titel). Auch der Vorname des Empfängers gehört in
voller Länge zur Adresse!
Seite 46
Seite 39
3.
Markieren Sie die gewünschte Adresse.
4.
In Outlook 2000 können Sie zusätzlich angeben, welche der verfügbaren Adressen (Postanschrift, Privat, etc.) Sie einfügen möchten.
5.
Nach dem Schließen der Dialogbox mit OK wird die Adresse an der
Cursorposition eingefügt.
Auch das ist hilfreich: Wenn Sie eine Adresse bereits einmal aufgerufen
haben, wird sie automatisch in die Liste eingetragen, die Sie mit der kleinen
Dreiecksschaltfläche öffnen können.
VII) Wenn eine Adresse „fehlt"
Vielleicht ist Ihnen das auch schon so ergangen: Sie geben eine Adresse in
Outlook ein und wollen sie dann wie eben beschrieben in ein Word Dokument einfügen. Doch Sie müssen feststellen, dass die Adresse aus irgendeinem Grund nicht in der Liste für das Einfügen in ein Dokument oder in ein
Etikett enthalten ist. Alle anderen Adressen sehen Sie dagegen ganz norbüro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960
Seite 40
mal.
Damit eine Adresse in dieser Liste auftaucht, müssen Sie ihr auf jeden Fall
entweder eine geschäftliche Faxnummer oder eine E-Mail-Adresse zuweisen, auch wenn Sie diese nicht wissen oder der Adressat gar keine hat!
Geben Sie also in eines der genannten Felder irgendeine E Mail-Adresse
oder eine Faxnummer ein, etwa [email protected] oder 09999 99991
Seite 45
den. Diese Eingabe bestimmt, wie die Adressen im Kontakteverzeichnis
angezeigt werden:
VIII) Adressformat hinterlegen
Hinterlegen Sie MAPI-Feldbezeichnungen als Autotext ADRESSLAYOUT:
1.
Starten Sie MS Word mit einem leeren Dokument (also nicht auf
Basis einer anderen Dokumentenvorlage!)
2.
Geben Sie folgenden Text ein (Sie finden diesen Text auch auf der
CD „Das leistungsstarke Büro“ im Ordner FORMULARE mit dem Dateinamen ADRESSLAYOUT):
<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX>
<PR_GIVEN_NAME> <PR_SURNAME>
<PR_COMPANY_NAME>
<PR_STREET_ADDRESS>
<PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY>
3) Notwendige Arbeiten in MS Word
Da dieses Feld in Word in einer Zeile eingefügt wird, müssen Sie manuell
den Titel vor den Vornamen verschieben.
Per Telefax <PR_BUSINESS_FAX_NUMBER>
Falls Sie die Telefaxnummer nicht benötigen, löschen Sie diese per Hand in
Word heraus.
3.
Markieren Sie alle Felder
X)
4.
Öffnen Sie EXTRAS – AUTOKORREKTUR-OPTIONEN (Word 2000 und
früher: EXTRAS – AUTOKORREKTUR) und wechseln Sie auf die Registerkarte AUTOTEXT.
5.
Geben Sie den Namen „AdressLayout“ ein ...
Ihre Adressen und Kontakte sind Ihr Kapital! Daher ist es elementar für Sie,
dass die Datei in der alle MS Outlook-Informationen abgespeichert sind,
regelmäßig sichern. Sie finden diese über START – SUCHEN – DATEIEN
UND ORDNER und geben Sie hier „*.pst“ im Bereich GESAMTER ODER TEIL
DES DATEINAMENS ein. Lassen Sie sich über WEITERE OPTIONEN auch die
VERSTECKTEN ELEMENTE anzeigen:
Nicht vergessen: Datensicherung
Seite 44
Seite 41
NAME klicken:
6.
... und klicken Sie auf EINFÜGEN:
Geben Sie dann unter ANREDE „Herrn“ oder „Frau“ ein und auch die
Dienst- und Amts und auch den/die Titel:
Damit sind die Arbeiten abgeschlossen. Den o. g. Text finden Sie auch auf
der CD „Das leistungsstarke Büro“ unter FORMULARE.
IX)
Adressen in MS Outlook
Wie bereits oben erwähnt, bilden gepflegte Adressen von Kunden, Interessenten und Partnern einen wichtigen Grundstock für Ihre tägliche Arbeit.
Schreiben Sie die Dienst- und Amtsbezeichnung, den/die Titel und vor allem den Vor- und Nachnamen des Ansprechpartners richtig.
1) Anschriftenfelder nach DIN 5008
Nach der DIN 5008 für Geschäftsbriefe kommt es aber auch noch auf die
richtige Position im Anschriftenfeld an. Hier einige Bespiele:
a) Musteranschriften
Vergessen Sie nicht, das Feld SPEICHERN UNTER so einzustellen, dass zuerst den Firmennamen und anschließend Vor- und Nachname genannt wer-
Die Berufs- oder Amtsbezeichnung (Direktor, Landrat, Bürgermeister,
...) steht hinter der Anrede:
Seite 42
1 Frau Rechtsanwältin
2 Ute Steinbeck
3 Alstergasse 13
4 20149 Hamburg
5
6
Der akademische Grad steht vor dem Namen:
1 Herrn
2 Dr. Manuel Müller
3 Heinestraße 12
4 97070 Würzburg
5
6
Der Empfänger ist Untermieter:
1 Frau
2 Alexandra Müller
3 bei Dencke
4 Barbarossaplatz 1
5 97070 Würzburg
6
b) Firmenbrief
denn die Firma ist zuerst genannt - er wird geöffnet an Herrn Baumgart
weitergeleitet.
1 Dresdner Handelsgesellschaft mbH
2 Herrn Michael Baumgart
3 Königsberger Straße 121
4 01099 Dresden
5
6
In den Firmenanschriften wird das Wort „Firma“ weggelassen, wenn aus
der Empfängerbezeichnung erkennbar ist, dass es sich nicht um eine natürliche Person handelt.
Seite 43
c) Privatbrief
denn die Person ist zuerst genannt - er wird ungeöffnet an Frau Sander
weitergeleitet.
1 Frau
2 Elke Sander
3 Norddeutsche Landesbank
4 30159 Hannover
5
6
d) Postfach
Nach der DIN 5008 sind die Postfachnummern von rechts nach links in
Zweiergruppen zu gliedern. Durch die Gliederung sind die Postfachnummern lesefreundlicher.
1 Max Maier AG
2 Postfach 23 23 34
3 97076 Würzburg
4
5
6
e) Auslandsanschrift
Bei der Auslandsanschrift werden der Bestimmungsort und das Bestimmungsland in Großbuchstaben geschrieben. Der Ort wird in der Landessprache des Bestimmungslandes und das Land in der Landessprache des
Versendungslandes geschrieben.
1 Casa de Carmona
2 Plaza de Lasso 1
3 41410 CARMONA
4 SPANIEN
5
6
2) Die richtige Adress-Eingabe in MS Outlook
Outlook bietet nicht alle notwendigen Felder für die DIN-gerechte Adresseingabe, wenn Sie einen neuen Kontakt aufrufen und anschließend auf

Das leistungsstarke Büro - büro

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