La mise en œuvre du Records Management au sein de l - VSA-AAS

Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
La mise en œuvre du Records Management au
sein de l’Administration cantonale valaisanne
du point de vue organisationnel
Association des archivistes suisses
–
Journé
Journée professionnelle 2010
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Un travail préalable d’organisation interne
Loi sur l’information du public, la protection des données et l’archivage
du 9 octobre 2008 (art. 41)
1 Les
autorités, leurs membres ainsi que les fonctionnaires et employés qui en dépendent sont
tenus de gérer et de conserver d'une manière ordonnée les documents officiels.
2 Chaque
autorité règle les modalités de gestion, de classement et de conservation, en étroite
collaboration et en accord avec les Archives concernées.
Définition d’une méthodologie de travail précise à l’interne
Systématisation des relations avec les entités administratives
2
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Un travail préalable d’organisation interne
Tout projet de gestion des documents suit une procédure standardisée
─
nomination d’un responsable de la gestion des documents et des archives
─
définition d’une politique de gestion des documents claire et cohérente, qui aboutit
à la conclusion d’une charte en matière de gestion des documents
─
élaboration d’une fiche de projet qui présente notamment les objectifs, le groupe de
projet, la méthode de réalisation et l’échéancier du projet de gestion des
documents
─
rédaction d’un référentiel de classement et de gestion (plan de classement et
calendrier de conservation)
─
mise en œuvre de la gestion des documents (formation des collaborateurs,
organisation du classement des documents et gestion au quotidien des documents)
3
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Les démarches au sein de l’Administration
Stratégie de diffusion organisée autour de deux axes
─
Archives de l’Etat du Valais = centre de compétence par excellence en matière
de gestion des documents
─
mise en œuvre systématique de la gestion des documents auprès des entités
administratives qui proposent de verser leurs archives
Projet « Présidence » (2008-2009)
─
provoquer une prise de conscience parmi les décideurs sur l’importance de la
gestion des documents
─
montrer le rôle et les compétences des Archives de l’Etat du Valais en matière
de gestion des documents
─
mettre en évidence les lacunes en matière de gestion des documents
électroniques
4
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Le concept de cycle de vie du document électronique
« Concept de cycle de vie du document électronique au sein de
l’Administration cantonale » remis en octobre 2008 au Conseil d’Etat
Le cycle de vie du document électronique implique de réfléchir à
─
l’implémentation d’un système de gestion des documents électroniques
─
l’implémentation d’une plate-forme de pérennisation et d’archivage des documents
électroniques (conforme à la norme ISO 14721)
5
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Le concept de cycle de vie du document électronique
6
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Le concept de cycle de vie du document électronique
Nécessité de défendre le point de vue « métier » par rapport au point
de vue strictement technique
Identification des rôles et responsabilités des différents intervenants
─
les Archives de l’Etat du Valais
mettre en œuvre les procédures et les outils de gestion des documents
─
le Service cantonal de l’informatique
implémenter le système de gestion des documents électroniques
─
l’entité administrative
participer activement au projet (ressources humaines et financières)
7
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Le concept de cycle de vie du document électronique
Décision du Conseil d’Etat du 16 décembre 2008
─
soutien apporté à la démarche
─
mandat donné à un comité de pilotage d’élaborer pour le 31 mars 2009 « un
concept pour la mise en place et la généralisation d’un système de Records
Management au sein de l’Administration cantonale » et « un plan d’action pour la
mise en œuvre de ce système »
─
nomination d’un comité de pilotage placé sous la présidence du Chef du Service de
la culture et composé de représentants des Archives de l’Etat du Valais, de la
Chancellerie d’Etat et du Controlling gouvernemental
─
direction du projet confiée aux Archives de l’Etat du Valais
8
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Le projet ECM au sein de l’l’Administration cantonale
Rapport remis au Conseil d’Etat le 31 mars 2009 et validé le 22 mai 2009
─
élargissement du périmètre du projet à l’Enterprise Content Management
─
intervenants
• spécialistes de la gestion des documents (Archives de l’Etat du Valais)
doter les entités administratives de procédures et d’outils de gestion des documents efficaces, et élaborer
des directives en matière de conservation à long terme des données électroniques (formats de fichiers
pérennes, métadonnées descriptives, techniques et administratives)
• spécialistes de l’informatique (Service cantonal de l’informatique)
implémenter la solution ECM retenue
• spécialistes des processus (Controlling gouvernemental)
répertorier et analyser les flux d’information dans et entre les différentes entités de l’Administration
cantonale, ainsi qu’entre les pouvoirs (Conseil d’Etat, Grand Conseil et pouvoir judiciaire)
• spécialistes de l’accompagnement et du support aux utilisateurs (Service du
personnel et de l’organisation)
conduire le changement auprès de tous les collaborateurs
9
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Le projet ECM au sein de l’l’Administration cantonale
Rapport remis au Conseil d’Etat le 31 mars 2009
─
implication très forte de chaque entité administrative qui doit
• avoir nommé un ou plusieurs référents ECM
• analysé ses principaux processus internes et externes
• validé le référentiel de classement et de gestion
• défini les droits d’accès de ses collaborateurs
─
définition de trois phases de réalisation
• phase de préparation (2009-2011)
• phase de mise en œuvre (2012-2016)
• phase de maintenance (à partir de 2017)
10
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Le projet ECM au sein de l’l’Administration cantonale
Rapport remis au Conseil d’Etat le 31 mars 2009
─
Phase de préparation
• définir un processus transversal test
• choisir une solution ECM
• évaluer les ressources humaines et financières nécessaires à la réalisation du projet
• mener plusieurs projets pilotes auprès d’entités administratives représentatives
• obtenir du Grand Conseil un crédit-cadre pour la mise en œuvre du projet à partir de 2012
11
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Le projet ECM au sein de l’l’Administration cantonale
Décision du Conseil d’Etat de ne pas retenir les montants nécessaires
à la phase de préparation pour 2010
Définition d’un processus transversal test « processus de préparation,
de traitement et de notification des décisions du Conseil d’Etat »
Demande du Président du Gouvernement d’informatiser le processus
d’ici le 31 décembre 2010
12
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Le projet ECM au sein de l’l’Administration cantonale
Décision du Conseil d’Etat du 12 mai 2010
─
informatisation du « processus de préparation, de traitement et de notification
des décisions du Conseil d’Etat » pour le 31 décembre 2010
─
nomination du Chancelier d’Etat en tant que président du comité de pilotage
─
nomination d’une direction de projet composée
• représentant des Archives de l’Etat du Valais
• représentant du Controlling gouvernemental
• représentant du Service cantonal de l’informatique
Le projet ECM devient de fait un projet gouvernemental
13
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Conclusion
La mise en œuvre de la gestion des documents est un long parcours
Important travail d’organisation des démarches
Débuter avec les entités volontaires et les plus proches des décideurs
Reconnaissances des Archives de l’Etat du Valais en tant que centre de
compétence en matière de gestion des documents
Démarches organisationnelles constituent le facteur critique de
réalisation d’un projet de gestion des documents
14
Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Coordonné
Coordonnées
Alain Dubois
Archiviste paléographe
Rue des Vergers 7
1950 Sion
027/606.46.17
[email protected]
15