Windream

Windream
Dokumentenmanagementund Archivlösungen
1
Inhalt
Einzigartig einfach
Von überall zu jeder Zeit
Mit Sicherheit dokumentiert
Archivieren optimieren
Rechtlich einwandfrei
windream bizhub connect
Technische Spezifikationen
2
Vollständige Integration
3
Flexibilität ist gefragt
Grenzenlose Moblilität
Unabhängig vom Betriebssystem
4
Massenbelege erfassen und elektronisch sortieren
Archivieren und automatisch indexieren
5
Lebenszyklusverwaltung
Windows automatisieren
Dokumente betrachten
Bildvorschau nutzen
6
E-Mail-Kommunikation optimieren
Vorteile von windream
7
Marktführende Technologie und Funktionsvielfalt
Flexible Eingabe
Leistungsmerkmale
8-9
2
Einzigartig einfach
aus beliebigen Anwendungen erfassen
Vollständige Integration von windream
in das Windows-Betriebssystem
als auch über die entsprechenden Menü-
und wie gewohnt verschieben, kopieren
oder löschen – sowohl per Drag & Drop
befehle des Explorers.
Einfach für alle immer passend
Ob Klein-, Mittel- oder Grossunternehmen
– windream eignet sich perfekt für jede
Unternehmensgrösse. Dank der extremen Skalierbarkeit und spezieller Module
erhalten Sie eine Dokumentenmanagement- und Archivlösung (DMS), die massgeschneidert ist – und zukünftig auch
bleibt. Unabhängig davon, ob der Funktionsumfang erweitert oder der Einsatzort
des DMS geändert werden soll. Egal, ob
die Anzahl Ihrer Mitarbeiter oder Ihr Archivierungsvolumen wächst oder ob Sie
zusätzliche Funktionen benötigen – windream wächst mit Ihrem Unternehmen.
Die Basis von windream setzt sich aus
dem windream Server, den windream
Mit windream profitieren Sie von
Menüs, und alle üblichen Befehle für
der weltweit ersten Dokumenten-
Datei-Operationen bleiben vollständig er-
management- und Archivlösung, die
halten. Das windream-DMS wird einfach
vollständig in das Windows-Betriebs-
als zusätzliches Netzlaufwerk im Windows
system integriert ist. In der Praxis
Explorer dargestellt.
bedeutet dies, dass windream keine
eigene Benutzeroberfläche mitbringt.
Mit der patentierten Virtual File System
Technologie (VFS) zeichnet sich das Sys-
Stattdessen finden Sie die Bedienbefehle
tem besonders durch seine intuitive Be-
zusätzlich in den bekannten Windows-
dienung aus. Sie können Ihre Dokumente
Rechte
Historie
Version
Indexe
Volltext
Clients, der windream Management Console und einer Datenbank (z.B. MS SQL)
zusammen. Sie kann mittels weiterer
Funktionsmodule, verschiedener Speichermedien und Schnittstellen bequem
erweitert werden. Unterschiedliche Branchen können anhand vieler verschiedener
Schnittstellen noch stärker von der Leistungsfähigkeit der Software profitieren. Es
sind zahlreiche Erweiterungen erhältlich.
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Sie beschäftigen Mitarbeiter, die
von externer Seite auf Dokumente im
DMS zugreifen müssen? Auf Informationen in windream kann auch von
ausserhalb zugegriffen werden – sicher, schnell, zuverlässig und unabhängig von Ort und Zeit.
Nutzen Sie mit dem windream Web Portal
das Internet als Plattform für einen globalen Zugriff auf Informationen, die zentral
auf einem windream Server gespeichert
sind. Anwender können gezielt nach Dokumenten suchen und sie aus dem DMS
abrufen. Sie können bearbeiten, archivieren oder neu erstellte Dokumente im DMS
speichern. Dies führt zu einem Wettbewerbsvorteil mit messbarem Erfolg, denn
Geschäftsprozesse lassen sich schneller
abwickeln.
Flexibilität ist gefragt ...
Sie sind flexibel – Ihr DMS soll es auch
sein. Häufig müssen Dokumente oder
umfangreiche Datenbestände auf transportablen Medien zur Verfügung stehen
Von überall zu jeder Zeit
Standortunabhängiges Dokumentenmanagement- und Archivsystem (DMS) über das
Internet
und weitergegeben werden. windream
schafft diese Flexibilität, z.B. per CD oder
... unabhängig von Betriebssystem
USB-Stick. So können Sie Daten wie
und Installationsform
Projektdokumentationen, Produktkatalo-
Setzen Sie neben Windows weitere Be-
ge oder Info-CDs flexibel verteilen. Auch
triebssysteme in Ihrem Unternehmen
digitalisierte Dokumente werden so un-
ein? Und möchten Sie die im DMS ge-
kompliziert verteilt. Darüber hinaus haben
speicherten Dokumente auch auf diesen
Sie die Sicherheit, Ihre Daten im Rahmen
Systemen verfügbar machen? Möchten
einer eventuellen Betriebsprüfung per Da-
Sie auf Ihr Archiv zugreifen, ohne zusätz-
tenträger bereitstellen zu können.
liche Software zu installieren? Alles kein
Problem. Eine sogenannte Windows-
... und grenzenlose Mobilität ...
Eine mobile Nutzung von Datenbeständen
erfordert regelmässige Datenabgleiche.
Die Synchronisationssoftware von windream erledigt den Abgleich von Dokumenten und Ordnern zwischen verschiedenen windream Systemen einfach und
effizient. Einerseits können Daten zwischen einem stationären windream Server
und einer mobilen Version von windream
auf einem Notebook synchronisiert werden. Ein weiteres Modul bietet die Möglichkeit, Daten auf mehreren windream
Servern miteinander abzugleichen, z.B.
zur Spiegelung der Daten.
Netzlaufwerk-Freigabe
ermöglicht
den
direkten Zugriff auf windream Dokumente
unter verschiedenen Betriebssystemen.
Unterstützt werden alle Betriebssysteme – so profitieren auch Linux- oder Mac
OS-Anwender vom DMS. Sie arbeiten mit
Terminal-Emulationen? Mit der TerminalServer-Erweiterung können Sie die gesamte DMS-Funktionalität von windream
nutzen und von den Vorteilen profitieren:
minimaler Installations- und Konfigurationsaufwand durch einmalige Administration am zentralen Applikationsserver.
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riert aus ihrem Inhalt die notwendigen Indexinformationen zur Verschlagwortung.
Dies erfolgt immer mit Texterkennungsmodulen, z.B. über OCR. Auch Barcodes,
elektronische
Formular-Erkennungspro-
gramme oder manuelle Dateneingaben
können genutzt werden. Zusammen mit
Ihren Volltext-Informationen werden die
Daten dann an windream übergeben.
Archivieren und automatisch
indexieren – per XML oder COLD
Sollen grössere Datenmengen archiviert
oder von einem anderen System über-
Mit Sicherheit dokumentiert
nommen werden, so ist eine möglichst
Erfassen, indexieren und archivieren – alles
in einem einzigen Arbeitsgang
Manager verarbeitet Dokumente (Binär-
Die verschiedenen Komponenten
flexible, automatische Indexierung wünschenswert. Der windream XML Import
daten) und deren (textbasierte) Indexinformationen in Form von XML-Daten aus beliebigen Prozessen. Diese automatische
Erfassung wird durch ein zentrales Im-
dem gescannten Dokument sofort Inde-
von windream wurden speziell zum
port-Programm realisiert und funktioniert
xierungsinformationen
In
Scannen, Indexieren und Archivieren
unabhängig vom Datenursprung oder IT-
der Praxis wählen Sie vor dem Scannen
eingehender Papierdokumente inner-
System. So erfassen Sie verschiedenste
z.B. die Dokumentenklasse „Rechnung“
halb eines Netzwerkes konzipiert. Sie
Daten flexibel, sicher und zeitsparend. In
direkt am Bedienfeld des MFP-Systems
kommen z.B. bei der automatisierten
vielen Unternehmen und Behörden wer-
aus. Auch eindeutige Informationen, wie
Erfassung von Rechnungen inklusi-
den Massenbelege, wie Gehaltsabrech-
Kundennummer oder Rechnungsnum-
ve Barcode-Erkennung zum Einsatz
nungen, Kontoauszüge, Steuerbescheide
mer können erfasst werden. Damit sind
oder sorgen in der Posteingangsver-
oder Verbrauchsabrechnungen elektro-
die gescannten Dokumente sofort in win-
waltung für enorme Zeitersparnis.
nisch erzeugt, dann ausgedruckt und per
dream abgelegt, ein nachträglicher Bear-
windream arbeitet optimal mit allen
Post versendet. Das Archivieren dieser
beitungsschritt für die Verschlagwortung
Konica Minolta bizhub-Systemen zu-
Belege verursacht oft wachsende Prob-
wird eingespart.
leme. windream bietet hier eine Lösung,
mitgegeben.
sammen:
bei der die Dokumente direkt aus den
Massenbelege erfassen und elek-
vorhandenen Druckdateien übernommen
Erfassen Sie Ihre Papierdokumente ein-
tronisch sortieren
fach über die Scanfunktionalität der
und indexiert werden. Das entsprechende
Für die automatisierte Erfassung von
multifunktionalen Systeme. Zusätzliche
COLD-Modul extrahiert und verschlag-
Papier-Massenbelegen sind Komplettlö-
Arbeitserleichterung ermöglicht die inno-
wortet die Belege vollautomatisch.
sungen erhältlich, die windream mit einem
vative Konica Minolta OpenAPI Techno-
Scanprogramm kombinieren. Alle Doku-
logie. Damit können Skripte zur gleichzei-
mente und Formulare werden zunächst
tigen Eingabe zugehöriger Informationen
mit dem Scanprogramm erfasst. Das
erstellt werden. Als Ergebnis werden
System analysiert die Belege und gene-
5
Ein wichtiger Aspekt beim Einsatz
Geschäftsvor-
Suchbegriffe im Text farblich kennzeich-
eines Dokumentenmanagement- und
gänge, die mit dem windream BPM De-
nen lassen und gezielt zu den Fundstellen
Archivsystems ist die Erfüllung sämt-
signer grafisch modelliert werden. Es er-
navigieren? Der windream Viewer verein-
licher Anforderungen, die aus han-
möglicht die Nutzung unterschiedlichster
facht und beschleunigt die Identifizierung
dels- und steuerrechtlicher Sicht an
Prozesstypen. Standards wie Fristen- und
von Dokumenten. Das Modul kann mehr
ein DMS- und Archivsystem gestellt
Eskalationsmanagement werden ebenso
als 200 verschiedene Dateiformate dar-
werden.
unterstützt wie Rollen für bestimmte Mit-
stellen, ohne dass die Originalanwendung
Abbildung
strukturierter
arbeiter. Der integrierte Formulardesigner
installiert sein muss. Unter Umständen
windream erfüllt alle gesetzlichen Be-
erlaubt die einfache Gestaltung beliebiger
sparen Sie dadurch erhebliche Lizenzkos-
stimmungen, wie gesetzliche Buchfüh-
Formulare. Der windream BPM Client zeigt
ten.
rungsvorschriften
und
steuerrechtliche
Vorschriften (z.B. gemäss OR, GeBüV,
MWSTG, MWSTGV, EIDI-V, BGA etc.).
Zusätzlich bestätigt ein offizielles Gutachten eine umfassende Revisionssicherheit
„auf höchstem Niveau“.
Gleichzeitig profitieren Sie natürlich von
den überzeugenden Vorteilen, welche für
die rigorose Ablösung papiergebundener
Ablagen sprechen: viel schnellere Informationsrecherche und sofortiger Zugriff
auf Dokumente, viel weniger Platzbedarf
trotz stetig wachsender Datenmengen,
bequeme Auslagerung digitalisierter Dokumente auf Medien mit grossem Speichervolumen, höchste Datensicherheit
und zeitlich fast unbegrenzte Verfügbarkeit aller Informationen.
Lebenszyklusverwaltung für
Dokumente
Mit diesem Modul können Lebenszyklen
für Dokumente festgelegt und automatisiert werden. Individuelle Regeln legen
fest, wie lange ein Dokument bearbeitet
werden kann, wann es archiviert wird,
wie lange es archiviert bleibt und wann es
endgültig aus dem System entfernt wird.
Die
Lebenszyklusverwaltung
gewähr-
leistet die Umsetzung der gesetzlichen
Bestimmungen, führt zu einer immensen
Arbeitserleichterung und maximaler Sicherheit bei der Archivierung.
Workflows einfach automatisieren
windream BPM (Business Process Management) ist ein ideales System zur
Archivieren optimieren
Lebenszyklus der Dokumente verwalten
und automatisiert archivieren
die spezifischen Aufgaben in übersichtli-
Bildvorschau nutzen
cher Form an, z.B. die mit einem Prozess
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte ...
verknüpften Dokumente in der Wiedervor-
oder als ein Dateiname. Bilder auf den ers-
lage. Für eine schnelle Entscheidungsfin-
ten Blick erkennen und identifizieren – das
dung stehen alle wichtigen Informationen
ist mit einem Modul für Miniaturansichten
sofort bereit. Ein Prozessschritt wird ein-
möglich. Anhand der Bildvorschau kann
fach mit einem Klick abgeschlossen und
der Anwender Dokumente sofort betrach-
elektronisch an den nächsten Bearbeiter
ten und entscheiden, welches Dokument
weitergereicht.
er sehen oder über das Web herunterladen möchte. Die individuelle Dokument-
Dokumente betrachten
Durch Dokumente blättern, ohne die
Originalanwendung starten zu müssen?
auswahl über Miniaturansichten erspart
Ihnen lange Downloadzeiten.
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windream arbeitet mit einer speziellen
Signaturen-Registerkarte, in der Signaturen verwaltet, Unterschriften geprüft und
Dokumente inklusive Signaturen exportiert werden können. Der Exportprozess
erfolgt nach der international gültigen
PKCS#7-Spezifikation (Public Key Cryptography Standards) zur Nachrichtenverschlüsselung und -signierung auf der Basis von Public Keys.
E-Mail-Kommunikation optimieren
Sind E-Mail-Dokumente im Sinne der
neuen gesetzlichen Richtlinien geschäft-
Rechtlich einwandfrei
lich relevant, so müssen sie sicher archi-
Elektronisch signieren – Authentizität und
Integrität belegen
eines Rechtsstreits oder einer Finanzprü-
Anstelle
ten
persönlicher
werden
bei
Unterschrif-
digitalen
Doku-
Schweiz geltenden Gesetzen nachgewiesen (in der Schweiz wird die Anerkennung
menten „elektronische Signaturen“
des
jeweiligen
Zertifizierungsdienstes
eingesetzt. Dies sichert die Rechts-
durch eine Anerkennungsstelle vorausge-
verbindlichkeit, denn elektronische
setzt). Darüber hinaus beweist eine gülti-
Dokumente sind laut aktuellen ge-
ge elektronische Signatur auch, dass ein
setzlichen Bestimmungen den Pa-
Dokument unverändert beim Empfänger
pierdokumenten gleichgestellt.
angekommen ist. Die Signatur ist fest an
den Nachrichteninhalt gekoppelt, so dass
Mit der elektronischen Unterschrift in
jede Änderung des Dokumentes durch
windream ist die Authentizität gemäss
eine ungültige Signatur sofort entlarvt
den in Deutschland, in der EU sowie in der
würde.
Vorteile von windream
• Einfache Installation und Integration
• Leicht erlernbare Windows-konforme Benutzeroberfläche, d.h. minimaler
Schulungsaufwand und hohe Benutzerakzeptanz
• Die Handhabung der Dokumente erfolgt in gewohnter Windows-Umgebung
• Dialoge zum Öffnen und Speichern von Dateien reichen aus und sind
bereits bekannt
• Keine Anpassungen bei neuen Anwendungen oder neuen Versionen
von Anwendungen – keine Makros in Anwendungen notwendig
• Betriebssystemfunktionen bleiben erhalten („Öffnen mit“, „Senden an“,
Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, OLE-Verknüpfungen, Drag & Drop etc.)
• Skalierbare DMS-Lösung mit optionalen Modulen für spezielle Anforderungen
viert werden und jederzeit abrufbar sein.
Der Verlust wichtiger E-Mails kann im Fall
fung immense negative Auswirkungen
haben, wenn sie als Nachweis benötigt
werden.
Mit windream sind verschiedene Lösungen zur effektiven Archivierung elektronischer Post erhältlich, so zum Beispiel für
die Archivierung unter Microsoft Outlook
oder Lotus Notes. Die windream MailArchivierung kann Verschlagwortungsinformationen aus E-Mails übernehmen.
Das Ergebnis ist eine sinnvolle Automatisierung des Vorgangs und eine gesicherte und strukturierte Ablage im System.
Ausserdem werden Mailserver entlastet,
die häufig als Flaschenhals bei der Informationsrecherche fungieren. Alle Objekte
sind sowohl in der Mail-Anwendung als
auch in windream verfügbar. Durch die
Recherchemöglichkeit in Mails und deren
Anhängen finden Sie wichtige Informationen im Arbeitsalltag viel schneller wieder.
Sie gewinnen eine verbesserte, schnellere
Kommunikation und steigern die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.
7
Sie setzen Multifunktionsgeräte
kationskanälen. In jedes System ist auch
windream
des Marktführers Konica Minolta ein
eine extrem flexible Schnittstelle mit dem
Schnittstelle zwischen beiden Welten dar
und möchten gescannte Dokumen-
Namen OpenAPI integriert. Über diese
und unterstützt beide Funktionsbereiche.
te revisionssicher archivieren? Sie
Schnittstelle können bizhub-Systeme mit
Es bietet daneben eine flexible Verarbei-
wollen Ihren Mitarbeitern eine direk-
weiteren Applikationen verbunden und
tung der erhaltenen Informationen und
te Rückmeldung über die am bizhub
sogar von diesen gesteuert werden. Da-
Dokumente, bevor diese an das jeweils
eingegebenen Daten zur Verfügung
bei sorgt OpenAPI dafür, dass der Benut-
andere System weitergegeben werden.
stellen, damit klar ist, dass die einge-
zer das bekannte „Look & Feel“ wie ge-
scannten Papierdokumente vernich-
wohnt weiter nutzen kann – dies jedoch
tet werden können?
mit zusätzlicher Funktionalität.
bizhub
connect
stellt
die
Oder haben Sie weitere Aufgaben zu erledigen, die mit eingescannten Dokumenten in Verbindung stehen? Egal, ob in kleinen und mittelständischen Unternehmen
oder in Grosskonzernen mit vielen Standorten – windream bizhub connect löst Ihre
Archivierungsprobleme ganz ohne Papier,
indem das System beliebig viele Konica
Minolta bizhub-Systeme mit dem revisionssicheren windream Archiv schnell
und flexibel verbindet.
Marktführende Technologie und
Funktionsvielfalt
In Bezug auf die Vielseitigkeit und Funktionsvielfalt sind die Systeme der Konica
Minolta bizhub-Geräteserie marktführend.
Sie bieten schon im Basisumfang eine
weite Vielfalt an verschiedenen Kommuni-
windream bizhub connect
Die nahtlose Verbindung zwischen Konica
Minolta Multifunktionssystemen und windream
Leistungsmerkmale von windream bizhub connect
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Gerätespezifische Verbindung von Konica Minolta bizhubSystemen und windream
Benutzerspezifische Menüs nach Authentifizierung am Gerät
Eingabe verschiedener Informationstypen
Auswahllisten mit Suchfunktion
Plausibilitätsprüfung der Eingaben und direkte Kommunikation
mit dem bizhub-Bediener
Flexible Weiterverarbeitung von Informationen und Dokumenten,
wie zum Beispiel OCR, Formatkonvertierung, Barcode-Erkennung,
Dokumenttrennung oder -zusammenfassung
Einbeziehung weiterer Informationsquellen für die Weiterverarbeitung
Gezielte Dokumentablage in windream
Start Arbeitsprozessen direkt am bizhub-System
Rückmeldung über Systemschritte direkt auf dem bizhub-System
Flexible Eingabe
Am bizhub Gerät selbst können verschiedene Informationen wie Rechnungsnummern oder Lieferantennamen eingegeben
werden. Bei längeren Eingaben ist die
Nutzung zuvor konfigurierter Auswahllisten möglich, um dem Bediener überflüssige Eingaben zu ersparen und den Klassifizierungsaufwand für die elektronisch
zu erfassenden Dokumente so gering wie
möglich zu halten.
Technische Daten windream - Die wichtigsten windream Module
Basislizenzen Standard Business Edition (SBE) - Basisfunktionen für kleine und mittelständische Unternehmen. Standard Business Extension (SBX)
erweitert die SBE-Version um zusätzliche DMSspezifische Funktionen. Business Edition (BE)
für Grossunternehmen.
windream WMC
windream Management Console für die Verwaltung von Systemeinstellungen, Objekttypen
sowie Benutzern und Gruppen.
windream Management Extension (WMX)
Abfrage aktueller Daten einer windream-Umgebung und Ausgabe in Form einer Grafik (System-Monitoring). DMS-Browser Zugriff auf in
windream gespeicherte Dokumente direkt aus
der windream Management Console.
windream DocView Modul zur Dokumentenvorschau ohne Starten
der Originalprogramme. Schnellansicht von
mehr als 200 Dateiformaten, Annotationsfunktionalität, integrierte Volltextsuche.
bizhub connect
Schnittstelle zu Konica Minolta bizhub-Multifunktionsgeräten für effizientes Scannen. windream Indexmaske, Start von Prozessen am
MFP.
windream Web Portal
Standortunabhängiger Zugriff auf alle in windream gespeicherten Informationen, mit gezielter Recherche, Ansicht und Download von Dokumenten. Voraussetzung: gültiges windream
Benutzerkonto und Internetzugang.
windream Web Portal Pro
Professional Version von windream Web Portal
mit erweiterten Funktionen, wie direkte Erstellung und Bearbeitung von Ordnern und Eigenschaften sowie Upload von Dokumenten.
windream Exchange Automatische Weiterleitung, Speicherung und
Verwaltung von E-Mails eines Microsoft Exchange Servers.
windream Filesystem Archivierung
Revisionssichere Archivierung beliebiger Dokumentbestände.
windream To Go Weiterleitung und Verteilung beliebiger Dokumente aus einem stationären windream System an andere Anwender. Auch Anwender
ohne windream Installation können Dokumente
beliebig transportieren, verteilen, offline recherchieren und lesen.
windream Mobile Export von Dokumenten aus einem stationären windream-System für den mobilen Einsatz. Exportierte Daten können bearbeitet und
anschliessend wieder ins windream-System
überspielt werden.
windream BPM Integrierte Workflow-Lösung zur Modellierung,
Bearbeitung und Überwachung von Geschäftsprozessen. Unterstützt verschiedene Prozesstypen, Formular- und Workflowdesigner
sowie Rollen.
windream Proxy-Server
Verbindet Standorte und synchronisiert Daten.
Schnelle Bereitstellung von Dokumenten an
dezentralen Standorten.
windream für SAP
Die Schnittstelle windream SAPcommand verknüpft in windream gespeicherte Dokumente
nahtlos mit SAP Businessobjekten.
SharePoint
Transparente und unkomplizierte Integration
von windream in SharePoint Server.
Hardware & Software Spezifikationen windream
Mindestanforderungen Server Betriebssystem: Windows 2003 ab SP 2 (x86/x64),
Windows 2003 R2 SP2 (x86/x64) oder Windows 2008 R2 (x64)
Anm.: Bei Einsatz des Microsoft Small Business Servers wird die Premium Edition benötigt.
Empfohlene Rechnerleistung: 2 GHz Prozessor (Dual Core oder besser),
2 GB RAM (4 GB oder mehr)
mindestens 8 GB freie Festplattenkapazität
windream-Dateiablage: mindestens 1 GB
windream-Temporärablage: mindestens 500 MB
Unterstützte Datenbanken: MS SQL Server ab 2005 SP3,
MS SQL Server 2008 SP1, SQL Server 2012 oder Oracle ab Version 9.2.0.4. /
ab 10.2.03 / ab 11g R2 (11.2.0.1)
Mindestanforderung Client
Windows XP Professional SP3, Vista, Windows 7, Microsoft Management Console ab 1.2 (optional für die Installation der windream Management Console), Microsoft Scripting Host 5.0 mit Java-/VB-Unterstützung
Computer: Pentium 4 (2 GHz, Dual-Core)
Arbeitsspeicher: 1 GB RAM (2 GB oder mehr)
Freier Festplattenspeicher: mindestens 150 MB (300 MB)