Niederschrift - Oliver Elzer

Dr. Oliver Elzer, Richter am Kammergericht
Die Niederschrift im
Wohnungseigentumsrecht
Schneverdingen, den 6. November 2010
© Dr. OliverElzer
Teil I
GRUNDLAGEN
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§ 24 Abs. 6 WEG
1Über
die in der Versammlung gefassten
Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen.
2Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und
einem Wohnungseigentümer und, falls ein
Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen
Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu
unterschreiben.
3Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt, die
Niederschriften einzusehen.
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Bestimmungen der Wohnungseigentümer
• Die Wohnungseigentümer können nach § 10
Abs. 2 Satz 2 WEG Bestimmungen zur
Niederschrift treffen.
• Diese Bestimmungen (z.B. zum Versand, zum
Erstellungszeitpunkt, zum Kann-Inhalt) gehen
dem Gesetz und den allgemeinen Erwägungen
vor, verstoßen sie nicht gegen §§ 242, 134, 138
BGB.
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… insbesondere die Protokollierung
• „In Ergänzung des § 23 WEG wird bestimmt,
dass zur Gültigkeit eines Beschlusses … die
Protokollierung des Beschlusses erforderlich ist.
Das Protokoll ist vom Verwalter und von zwei
von der Eigentümerversammlung bestimmten
Wohnungseigentümern zu unterzeichnen.“
• Was bedeutet das?
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BGH
Beschluss vom 3. 7. 1997 – V ZB 2/97
• Eine Bestimmung, dass zur Gültigkeit eines
Beschlusses die Protokollierung erforderlich ist
und das Protokoll von zwei von der
Eigentümerversammlung bestimmten
Wohnungseigentümern zu unterzeichnen ist, ist
wirksam.
• Ein Verstoß hiergegen macht den Beschluss
anfechtbar.
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Ziele
• Die Niederschrift dient dazu, die Inhalte der
Beschlüsse für die Zukunft zu „sichern“. Dieser ist
freilich wegen der Beschluss-Sammlung entfallen.
• Außerdem sollen Wohnungseigentümer, die an der
Versammlung nicht teilgenommen haben, über
deren Inhalte unterrichtet werden. Den anderen
Wohnungseigentümern dient die Niederschrift als
„Erinnerungsstütze“. Dies geht nur über die KannInhalte.
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Die Niederschrift: Legitimation für Verwalter
als Amtswalter
• Nach § 26 Abs. 3 WEG genügt, soweit die
Verwaltereigenschaft durch eine öffentlich
beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden
muss, die Vorlage einer Niederschrift über den
Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften
der in § 24 Abs. 6 WEG bezeichneten Personen
öffentlich beglaubigt sind.
• Wann ist das der Fall?
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Anwendungsfälle des § 26 Abs. 3 WEG
• Kontoeröffnung
• Erklärungen des Verwalters ggü. dem
Grundbuchamt
Antrag auf Eintragung von Vereinbarungen in
das Grundbuch
bei Erwerb von Gemeinschaftseigentum
durch den Verband
Verwalterzustimmung nach § 12 WEG
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Die Niederschrift: Nutzbringend für Verwalter
• Der Verwalter kann und sollte die Niederschrift
nutzen, sich „zu erklären“ bzw. zu beurkunden,
in welcher Weise er aufgeklärt hat. Zu einer
Aufklärung in Bezug auf die Verwaltung ist er
nach § 5 RDG berechtigt.
• Der Verwalter sollte allerdings nicht sein
„Verschulden“ dokumentieren, z.B. bei
rechtswidrigen Verkündungen.
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Teil II
FORM UND UNTERSCHRIFTEN
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„Gesetzliche“ Form
• Das Gesetz schreibt für die Niederschrift keine Form
vor. Jeder Verwalter ist – haben die
Wohnungseigentümer nichts bestimmt –
grundsätzlich frei, welche Form er für die
Niederschrift wählt.
• Aus dem Gesetz kann nur mittelbar geschlossen
werden, dass die gewählte Form „schriftlich“ sein
muss. Außerdem muss die Niederschrift
„unterschrieben“ werden. Ein rein digitale Form
scheidet damit aus.
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Die Unterschriften
• Die Niederschrift müssen unterschreiben:
Vorsitzender der Versammlung
ein Wohnungseigentümer
falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist,
dessen Vorsitzenden oder sein Vertreter
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Sinn der Unterschriften
• Der Sinn und Zweck der Unterschriften besteht
darin, dass die Unterschreibenden mit ihrer
Unterschrift die Verantwortung für die Richtigkeit
der beurkundeten Tatsachen übernehmen und
dies mit ihrer Unterschrift bestätigen.
• Dass die die Niederschrift Unterschreibenden an
der Eigentümerversammlung teilgenommen haben,
ist logisch zwingend, nach dem Gesetz aber nicht
erforderlich.
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Doppelfunktion und Unterschrift:
Problemfälle
• Wie viele Unterschriften dürfen es sein?
Vorsitzender ist auch Wohnungseigentümer.
Wohnungseigentümer ist auch
Beiratsvorsitzender.
Vorsitzender ist Wohnungseigentümer und auch
Beiratsvorsitzender.
Neben Vorsitzenden ist kein
Wohnungseigentümer in „Person“ da.
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OLG Düsseldorf
Beschluss vom 22. 2. 2010 – I-3 Wx 263/09
• Im Allgemeinen genügt es nach h.M., dass eine
in „Doppelfunktion“ tätige Person nur einmal
unterschreibt.
• Unterschreibt ein anwesender Eigentümer in
seiner Funktion als Beirat, so liegt hierin nicht
zugleich die erforderliche Unterschrift eines
Wohnungseigentümers.
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LG Lübeck
Beschluss vom 11. 2. 1991 – 7 T 70/91
• Ist der Beiratsvorsitzende zugleich
Versammlungsvorsitzender, so genügt es,
wenn er und ein Wohnungseigentümer die
Niederschrift mit dem Beschluss über die
Verwalterbestellung unterschreiben.
• Dies gilt jedenfalls dann, wenn keine
Anhaltspunkte bestehen, dass ein
stellvertretender Beiratsvorsitzender gewählt ist
und an der Versammlung teilgenommen hat.
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OLG Hamm
Beschluss vom 3. 6. 2008 – 15 Wx 15/08
• Eine qualifizierte Protokollierungsklausel ist
dahin auszulegen, dass im Falle der zulässigen
Vertretung aller Wohnungseigentümer durch
Dritte, die Dritten befugt sind, das Protokoll zu
unterschreiben, und bei lediglich einem
anwesenden Vertreter die Unterschrift von
diesem neben dem Versammlungsleiter
ausreicht.
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Wechsel im Vorsitz der Versammlung
• Wechselt der Vorsitz während der
Eigentümerversammlung,
haben entweder beide Vorsitzenden die
Niederschrift gemeinsam zu erstellen oder zu
unterzeichnen, oder
jeder von ihnen hat eine Teilniederschrift zu
erstellen und diese zu unterzeichnen.
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Streit
• Können sich die Unterschreibenden nicht
einigen, „ist das so“.
• Der Verwalter sollte sich auf keine
Fassungen der Beschlüsse einlassen, die
der allein von ihm zu verantwortenden
Beschluss-Sammlung widersprechen.
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Fehler
• Fehlt eine Unterschrift oder ist sie fehlerhaft,
macht dieser Fehler die – protokollierten –
Beschlüsse nicht fehlerhaft, sondern schmälert
nur den „Beweiswert“ der Niederschrift.
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Teil III
ANFERTIGER
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Anfertiger
• Aus § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG ergibt sich
mittelbar, dass der Vorsitzende der
Versammlung die Niederschrift zu führen hat.
• Wohnungseigentümer sind befugt, hiervon im
Wege eines Beschlusses zur Geschäftsordnung
• im Einzelfall etwas anderes zu beschließen
oder
• generell etwas anderes zu vereinbaren.
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Notar?
• Nach § 24 Abs. 5, 6 Satz 1 WEG können die
Wohnungseigentümer bestimmen, dass ein
Notar die Niederschrift führt.
• Der Vorteil besteht darin, dass nach § 415 ZPO
seine Niederschrift vollen Beweis beurkundeten
Vorganges bringt.
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Tonband?
• Der Versammlungsleiter kann zur Vorbereitung der
Niederschrift die dafür vorgesehenen Inhalte auf einen
„Tonträger“ diktieren. Redebeiträge der
Wohnungseigentümer oder den Ablauf der
Eigentümerversammlung kann der Versammlungsleiter
aufnehmen, soweit die Wohnungseigentümer damit
einverstanden sind. Vor einer Aufnahme muss der
Versammlungsleiter auf seine Absicht hinweisen und
ein Einverständnis jedes Wohnungseigentümers
einholen, will er eine Strafbarkeit verhindern.
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Teil IV
ANFERTIGUNGSZEITPUNKT
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Der richtige Zeitpunkt
• Es liegt nahe, dass eine Niederschrift
unverzüglich i.S.v. § 121 Abs. 1 BGB zu
erstellen ist. Viele Verwalter erstellen die
Niederschrift „live“ zur Versammlung („lasst
Bilder sprechen“).
• Nach der Rechtsprechung ist eine Niederschrift
spätestens eine Woche vor Ablauf der
Anfechtungsfrist des § 46 Abs. 1 Satz 1 WEG
vorzulegen.
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Verspätung
• Wird eine den Formerfordernissen des § 24 Abs. 6 Satz 2
WEG entsprechende und dem Informationsbedürfnis der
Wohnungseigentümer genügende Niederschrift zu spät
vorgelegt, stellt dies eine Pflichtverletzung des Verwalters
dar. Der Verstoß kann Ansprüche aus dem auch die
Wohnungseigentümer schützenden Verwaltervertrag i.V.m.
§§ 280, 241 BGB und dem Amtswalterverhältnis auslösen
und ist nicht als Bagatelle zu bewerten, weil er die – objektive
– Missachtung der autonomen
Wohnungseigentümergemeinschaft und der Rechte ihrer
Mitglieder ausdrückt .
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Teil V
INHALTE
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Inhalte
• Man kann für die Niederschrift zwischen Kannund Muss-Inhalten unterscheiden:
• Die Muss-Inhalte folgen aus § 24 Abs. 6
WEG i.V.m. § 21 Abs. 4 WEG.
• Die Kann-Inhalte sind die in einer WEGAnlage geltenden Usancen und das
Ermessen des Verwalters.
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Muss-Inhalte
• § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG
Die in der Versammlung gefassten Beschlüsse. Dazu ist der
Beschlussantrag offensichtlich umzuformulieren!
• § 21 Abs. 4 WEG i.V.m. § 130 Abs. 2 AktG
Ort und der Tag der Verhandlung
die Art und das Ergebnis der Abstimmung (Ja-Stimmen, NeinStimmen, Enthaltungen; zum Teil die Namen der
Abstimmenden!)
die Feststellung des Versammlungsleiters über die
Beschlussfassung
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Beurkundung der Feststellung
• Wegen seiner hohen Bedeutung, sollte der Verwalter
nach jeder Beschlussfassung, den seiner Ansicht nach
gefassten Beschluss laut verkünden und wenn
möglich, den Wohnungseigentümer über eine PPP
vorstellen.
• Dazu sollte der voraussichtliche Beschluss (nochmals:
nicht der Antrag!) bereits vorformuliert „im Rechner
sein“. Der Entwurf ist umzuformulieren, wenn er in der
Versammlung eine andere Fassung erhalten hat.
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Kann-Inhalte
• Name der Eigentümergemeinschaft i.S.v. § 44 Abs. 1
Satz 1 Halbsatz 1 WEG
• Name des Verbandes i.S.v. § 10 Abs. 6 Satz 4 WEG
• Angaben zur Ladungsfrist
• Angaben zur Versammlungsstätte
• Angaben zur Versammlungszeit
• Anfang
• Dauer
• Ende „formeller Abschluss“
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Kann-Inhalte
• Angaben zur Beschlussfähigkeit für jeden Beschlussgegenstand
• Angaben zum Ablauf der Versammlung, z.B. zu
Ordnungsmaßnahmen wie der Kürzung oder dem Entzug des
Rederechts
• Angaben zu der Frage, warum ein eigentlich Stimmberechtigter
vom Stimmrecht ausgeschlossen wurde
• Angaben zu den Teilnehmern der Eigentümerversammlung, auch
zu Vertretern und deren Berechtigung, die Stimme auszuüben
• ggf. Angaben zu Geschäftsordnungsbeschlüssen; eine Angabe
muss erfolgen, wenn sich im Kleid eines solchen Beschlusses ein
Verwaltungsbeschluss versteckt
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„Hallo in
Schneverdingen!
OLG Hamm
Beschluss vom 25. 4. 1989 – 15 W 353/87
• Die inhaltliche Gestaltung eines
Ablaufprotokolls, das über den gesetzlichen
Mindestinhalt der Niederschrift hinausgeht,
unterliegt der grundsätzlich freien
Ermessensausübung des Verwalters.
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Handlungsanweisung …
• Soweit über die Eigentümerversammlung nicht
nur – wie es das Gesetz fordert – ein Ergebnis-,
sondern ein Ablaufprotokoll erstellt wird,
gebietet es der Persönlichkeitsschutz der
Wohnungseigentümer, dass die Niederschrift
keine sachlich ungebotenen Wertungen,
Schärfen, Bloßstellungen und Diskriminierungen
enthält.
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Fritsch/Meier, in: Elzer/Fritsch/Meier
(§ 2 Rn 236)
Eigentümergemeinschaft
Musterstraße in Musterstadt
Datum
5. November 2010
Versammlungsnummer
1/2009
Welcher Name?
Ort und Stätte
Ort der Versammlung
Versammlungsbeginn
18.00 Uhr
Versammlungsende
20.20 Uhr
Versammlungsleiter
Mustermann
Protokollführer
Mustermann
Beschlussfähigkeit mit insgesamt
722,19 / 1.000 Miteigentumsanteilen
Stimmberechtigte Personen
46 / 68 Eigentümer
Stimmrecht
nach Miteigentumsanteilen
Abstimmungsmodus
durch Handzeichen
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unnötig?
Fritsch/Meier, in: Elzer/Fritsch/Meier
(§ 2 Rn 236)
TOP 1
Begrüßung / Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung sowie Beschlussfähigkeit
Der Verwalter begrüßt die Erschienenen, eröffnet die Eigentümerversammlung und stellt die
Ordnungsmäßigkeit der Einladung sowie die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung
fest. Die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung war zu jedem abgehandelten
Tagesordnungspunkt gegeben.
Wer stellt fest?
Hier feststellen?
Feststellungen:
a) Die Ordnungsmäßigkeit der Einladung wird festgestellt.
Hier feststellen?
b) Die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung wird festgestellt.
Stimmanteile/MEA insgesamt zu Beginn der Versammlung:
persönlich erschienen: […]
vertreten: […]
nicht erschienen/vertreten: […]
Stimmanteile/MEA insgesamt ab TOP 3 [Eheleute […] verlassen die Versammlung]: […]
persönlich erschienen: […]
vertreten: […]
nicht erschienen/vertreten: […]
© Dr. OliverElzer
Fritsch/Meier, in: Elzer/Fritsch/Meier
(§ 2 Rn 236)
TOP 4
Entlastung des Verwalters für das Wirtschaftsjahr 2010
Beschlussantrag:
Die Wohnungs- und Teileigentümer erteilen dem Verwalter für sich und
die Wohnungseigentümergemeinschaft Entlastung für das Wirtschaftsjahr
2010.
Abstimmungsergebnis:
Ja-Stimmen: […]
Nein-Stimmen: […]
Enthaltungen: […]
Verkündung:
Der Versammlungsleiter verkündete den Beschluss als mit obigem
Wortlaut zustande gekommen.
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Fritsch/Meier, in: Elzer/Fritsch/Meier
(§ 2 Rn 236)
TOP 9
Verschiedenes
Nach Abhandlung der Tagesordnungspunkte und mangels weiterer
Wortmeldungen stellte der Versammlungsleiter im Einvernehmen mit
den Anwesenden die Beendigung der Versammlung fest.
[…]
Ort, Datum
[…]
(Unterschrift Versammlungsleiter)
[…]
(Unterschrift Vors. des Beirats)
[…]
(Unterschrift Wohnungseigentümer/in)
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Anlagen zur Niederschrift (analog § 130 Abs. 3 AktG)
• Liste der Teilnehmer
• Stimmrechtsvollmachten
• Dokumente, auf die ein Beschluss Bezug nimmt,
z.B. Angebote oder Gutachten
• Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne
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Teil VI
DAS DANACH
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Korrekturen
• Die Wohnungseigentümer haben nach § 21 Abs. 3
WEG einen Anspruch auf eine „richtige“ Niederschrift.
• Enthält die Niederschrift Fehler, besteht ein Anspruch
auf Korrektur durch alle die die Niederschrift „tragen“.
Korrektur sollte auf Niederschrift vermerkt werden.
• Etwas anderes gilt, wenn die Niederschrift einen
Wohnungseigentümer belastende Informationen enthält.
Ehrverletzendes und ähnliches ist aber zu löschen.
© Dr. OliverElzer
Aufbewahrung
• Die Pflicht, Niederschriften aufzubewahren, ist
nicht gesetzlich geregelt worden. Damit eine
Niederschrift ihre primäre Funktion, nämlich
über die jeden Wohnungseigentümer bindenden
Beschlüsse und ggf. über die Umstände ihrer
Entstehung dauerhaft zu informieren, erfüllen
kann, muss man indes annehmen, dass
Niederschriften dauerhaft und im Prinzip „ewig“
aufzubewahren sind.
© Dr. OliverElzer
Bedeutung im Prozess
• Die h.M. ordnet die Niederschrift als eine
Urkunde i.S.d. §§ 415 ff. ZPO, sogar als eine
Privaturkunde i.S.v. § 416 ZPO ein.
• Verhältnis zur Beschluss-Sammlung?
© Dr. OliverElzer
Teil VII
EINSICHTSRECHTE
© Dr. OliverElzer
Einsichtsrechte der Wohnungseigentümer
• Jeder Wohnungseigentümer ist nach § 24 Abs.
6 Satz 3 WEG berechtigt, die Niederschriften
einzusehen. Außerdem sollte Ermächtigten
eine Einsichtnahme gewährt werden.
• Dieses Recht gewährt primär einen Anspruch
auf Einsichtnahme in die Niederschrift, auf ihre
Inaugenscheinnahme. Es soll jedem
Berechtigten eine zuverlässige Kenntnis vom
Inhalt der „gefassten“ Beschlüsse verschaffen.
© Dr. OliverElzer
Ort der Einsichtnahme
• Die Einsichtnahme ist bei der Verwaltung, d.h. am Ort des
Sitzes der Verwaltung vorzunehmen
• Ist der Ort der Verwaltung weit von dem in Frage stehenden
Objekt entfernt, kann der Verwalter nicht auf die Einsichtnahme
verweisen, sondern ist verpflichtet Kopien der Belege
(Niederschrift) zu übersenden.
• Ferner kann anlässlich einer
Wohnungseigentümerversammlung Gelegenheit zur Einsicht
gegeben werden.
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Grundsatz:
Verwalterbüro!
Prozedur
• Die Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen
des Wohnungseigentumsverwalters findet
grundsätzlich in den Räumen des Verwalters
statt und ist angemessene Zeit vorher
anzukündigen, wobei auf die Bürozeiten und
den Bürobetrieb des Verwalters Rücksicht zu
nehmen ist.
• Möglich ist eine Einsicht in eine „Datei“.
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Kopien
• Ein Wohnungseigentümer kann nicht verlangen,
dass ihm die Verwaltungsunterlagen an einem
„neutralen”, möglicherweise von ihm bestimmten
Ort zur Einsicht gestellt werden.
• Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt,
gegen Kostenerstattung die Anfertigung von
Kopien zu verlangen.
© Dr. OliverElzer
Teil VIII
VERSENDUNG DER
NIEDERSCHRIFT
© Dr. OliverElzer
Versendung
• Der Versammlungsleiter ist – sofern etwas
anderes nicht von den Wohnungseigentümern
bestimmt oder nach § 242 BGB geboten ist –
nicht verpflichtet, eine vom ihm gefertigte
Niederschrift zu versenden.
• Eine Versendungspflicht kann nicht aus einer
„Übung“ hergeleitet werden. Ein
„Gewohnheitsrecht“ wegen mehrfacher Übung
kann es nicht geben .
© Dr. OliverElzer
Ende
Danke für Ihre Aufmerksamkeit. Weiterhin
eine gute Veranstaltung. Und Kurzweil.
© Dr. OliverElzer