Konica Minolta Unity Document Suite

Konica Minolta
Unity Document Suite
Leistungsstarke integrierte Dokumentenverarbeitung
Dokumentenerfassung und -verteilung Unity Document Suite
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Dokumentenerfassung und -verteilung Unity Document Suite
Optimale Dokumentenverarbeitung
direkt vom Desktop
In vielen Büros arbeiten viel beschäftigte Mitarbeiter tagtäglich mit großen Mengen papierbasierter und elektronischer Informationen. Für sie ist es eine echte Herausforderung, ein zuverlässiges, individuelles und flexibles
Dokumentenmanagement einzurichten, mit dem Dokumente effektiv erfasst, verwaltet, bearbeitet, wiedergefunden und mit anderen geteilt werden können. Die meisten Geschäftsanwender multifunktionaler Ausgabegeräte
möchten dokumentenbasierte Prozesse vereinfachen, um ihre eigene Produktivität zu steigern, die Effizienz zu
erhöhen und die Kosten zu senken. Sie werden die Unity Document Suite als ideale Dokumentenmanagementlösung zu schätzen wissen, die direkt auf dem PC-Desktop alle Features zum Scannen, Verwalten, Suchen und
Archivieren bereitstellt, sodass die Schreibtischarbeit effizienter erledigt werden kann.
Die verschiedenen Softwareapplikationen der Unity Document Suite sind anwenderfreundlich und lassen sich vollständig in bestehende Anwendungen und Geschäftsprozesse integrieren. Mittels der individualisierbaren Scanoberfläche werden Dokumente direkt vom Konica Minolta bizhub MFP eingescannt, konvertiert, weitergeleitet und
verwaltet. Als leistungsstarke Desktop-Dokumentenmanagementlösung können Anwender mit der Unity Document
Suite PDF-Dateien erzeugen und konvertieren, wobei beliebige Dokumente kombiniert werden können. Weiterhin
bietet die Software OCR- Texterkennung (Optical Character Recognition) und die Möglichkeit, Dateien zu kommentieren und Bilder zu bearbeiten.
Funktionen der Unity Document Suite
Unterstützt die PDF-Erzeugung aus jeder Applikation, sodass Anwender mittels Drag and Drop
einfach und schnell individuelle PDF-Dokumente
zusammenstellen können
■ Konvertiert Papierdokumente und PDF-Dateien
direkt in editierbare Microsoft Office Dokumente,
wie z. B. Word, Excel oder PowerPoint
■
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Scannt und konvertiert Dokumente in XML, PDF,
TIFF, Sprachausgabe (.wav) und weitere Formate
■ Unterstützt die Erzeugung durchsuchbarer PDF/ADateien, findet eingescannte Dokumente, legt
elektronische Formulare ab, verteilt Dokumente
per E-Mail und noch viel mehr
■
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Dank dieser umfassenden Lösung für das Desktop-Dokumentenmanagement können Anwender die Vorteile ihrer
bizhub Multifunktionssysteme viel besser nutzen.
Vorteile der Unity Document Suite
Bietet dem Anwender die Möglichkeit, die Scanfunktionen der bizhub-Systeme zu nutzen, um
gescannte Dokumente sowie Microsoft Office
Dateien und PDF-Dateien zu konvertieren, zu bearbeiten, zu verwalten, zu kombinieren, zu durchsuchen und zu verteilen
■ Stellt eine benutzerfreundliche Schnittstelle zwischen den bizhub MFPs und den Desktop-Anwendungen her. Die täglichen Arbeitsprozesse der
Anwender, die Dokumente erfassen, verwalten,
bearbeiten und weiterleiten, werden dadurch
optimiert
Läuft zuverlässig und eliminiert dazu die verbreiteten Bedenken gegenüber Datenkompatibilität und
Datensicherheit
■ Anwender können wählen, ob die Unity Document
Suite über Scan-to-SMB oder einen dedizierten
Scan-to-Unity-Connector (siehe Seite 7) in ihre
Arbeitsumgebung integriert werden soll. Dies
schafft die Verbindung zu vorhandenen Scan- und
Distributionsprozessen und bietet den direkten
Zugriff über das Bedienpanel des MFP
■
■
Workflow
Eingabe
Scan-to-E-Mail
Scan-to-FTP
Anwender-PC
Ausgabe
Desktop-Management
• Suche
• Virtuelle Ordner
• Manuelle Verteilung per Drag and drop
Drucken
Einrichtung des
Scan-Buttons
erforderlich
Scan-to-SMB
OCR
Dokumentenkonvertierung u. OCR
• 127 OCR-Sprachen
• Dokumentenformat-Konvertierung
• Automatische u. manuelle Textkorrektur
bEST Integration (optional)
• Workflow-Synchronisierung
• Ordner-Synchronisierung
PDF
Speichern
• SharePoint
• ERP-System
• FTP
• Netzwerk
PDF-Verwaltung/-Verarbeitung
• PDF-Bearbeitung
• Zusammenführen/Teilen von PDF
• Seiten extrahieren
eCopy
ShareScan
Server mit
Unity-Connector
Individuelle Workflows
• Eingabequelle
• Konvertierung/Verarbeitung
• Ausgabe/Verteilung/Druck
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Dokumentenerfassung und -verteilung Unity Document Suite
Effizienz und Flexibilität für
die tägliche Büroarbeit
Die Leistungsstärke der Unity Document Suite ermöglicht es Unternehmen, umständliche und zeitaufwendige
papierbasierte Geschäftsabläufe durch unkomplizierte und hocheffiziente elektronische Prozesse zu ersetzen.
Die Beschäftigten profitieren vom personalisierten und flexiblen Dokumentenmanagementsystem, das sich an
individuelle Anforderungen anpasst und dabei maximale Zuverlässigkeit und Sicherheit bietet.
Papier und PDFs in editierbare, durchsuchbare Dokumente konvertieren
Die Unity Document Suite wandelt Papierdokumente
in elektronische Daten um, die durchsucht und bearbeitet werden können und den Anwendern den späteren Zugriff auf die enthaltenen Informationen erleichtert. Dank Unitys umfassender Texterkennung
(OCR) sieht das konvertierte Dokument exakt so aus
wie das Original – komplett mit vollständig formatierten Spalten, Tabellen, Aufzählungszeichen und
Grafiken –, sodass der Anwender sich das Abtippen
des Dokuments erspart. Unity Document Suite stellt
Funktionen zur Verfügung, mit denen der Anwender
■ Papier- und PDF-Dokumente in editierbare
Microsoft Office und Corel WordPerfect Dateien
umwandeln kann
■ Tippfehler korrigieren sowie Textfarben, Schriftarten und Schriftgrößen ändern kann
■ den Inhalt der gescannten und konvertierten Dokumente nach Stichwörtern und alphanumerischen
Suchbegriffen durchsuchen kann
■ Papierformulare durch Logical Form Recognition
in ausfüllbare PDF- oder Microsoft Word Formulare
umwandeln kann
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Grafiken, Diagramme und Text aus PDFs extrahieren und in Microsoft Office Dokumente einfügen
kann
■ ganz einfach Daten aus ausgefüllten PDF- oder gedruckten Formularen entnehmen kann, um sie in
Tabellen und Datenbanken zu übertragen
■ Papier- und PDF-Dokumente in WAV-Audiodateien
umwandeln kann
■
Standardisierte PDF-Dateien
erzeugen
Der Anwender kann mithilfe der Unity Document
Suite 100 % normenkonforme, allgemein lesbare
PDF-Dateien erzeugen. So können sämtliche PDFund PDF/A-Versionen aus jeder beliebigen PC-Anwendung erzeugt werden. Auf diese Weise werden
Kompatibilitätsprobleme vermieden, die die Produktivität beeinträchtigen könnten. Ein einziger Klick,
und Microsoft Office Dokumente werden direkt
aus dem Windows-Explorer in PDFs umgewandelt
oder PDF-Dateien aus jedem anderen beliebigen
Dokument erzeugt. Weiterhin bietet Unity Document
Suite eine präzise Konvertierung von PDF-Dateien
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in XPS, Corel WordPerfect und Microsoft Office
Dokumente. Da die Funktion der Sprunglisten von
Windows 7 unterstützt wird, gibt es einen schnellen
Zugriff auf die neuesten Dateien und auf die allgemeine PDF-Erzeugung und -Konvertierung. Es ist
zum Beispiel möglich,
■ allgemein lesbare PDF-Dateien zu erstellen
■ Scans und Fotos mit Textverarbeitung, Tabellen
und Präsentationsdateien zu kombinieren und
automatisch in das PDF-Format zu konvertieren
■ alle Seiten eines PDF-Dokuments in einem einzigen Microsoft Excel Arbeitsblatt zusammenzufassen
Effektiv und sicher zusammenarbeiten
Durch die Unity Document Suite kommunizieren und
arbeiten Kollegen so gut zusammen wie nie zuvor.
Mit den vielfältigen Anmerkungsfunktionen der Suite
können Anwender Bearbeitungsvorschläge machen,
Ideen austauschen sowie schnell und einfach Anweisungen geben. Auch ein bedienerfreundliches Kommentare-Menü steht dem Anwender zur Verfügung,
um alle Kommentare anzuschauen, zu verwalten,
zu priorisieren und zu aktualisieren. Folgende
Funktionen stehen zur Verfügung:
■ Notizen, Kommentare, Stempel, Wasserzeichen ergänzen und Nummerierung durch Bates-Stempel
anfügen
■ Redigieren oder Markieren wichtiger Informationen
■ Dokumente durch Passwortschutz und digitale
Signaturen sichern
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Flexible, individuelle ScanWorkflows
Der Anwender kann mit der Unity Document Suite
Scanziele, Dokumentenformate und weitere Einstellungsmöglichkeiten des MFP personalisieren – direkt
vom PC-Desktop. Nach dem Einloggen auf dem
MFP hat der Anwender Zugriff auf seine persönlichen Optionen. Er muss nur noch auf „Scannen“
drücken, damit sein Dokument digitalisiert direkt im
Desktop-Verzeichnis oder an einem anderen spezifizierten Ort – z. B. in einem Web-, E-Mail-, FTPOrdner oder in SharePoint – im bevorzugten Format
gespeichert wird. Das gesamte Verfahren ist schnell,
sicher und absolut zuverlässig. Anwender können
sogar Einstellungen, Ziele und Formate so miteinander kombinieren, dass per einfachem Knopfdruck
die Ausführung am MFP gestartet wird. Dies ist zeitsparend; und stark frequentierte MFP-Systeme werden so besser genutzt. Mit der Unity Document
Suite ist es ganz einfach,
■ Scanvoreinstellungen wie Dateiformat, Ziel und
weitere Details direkt vom Anwender-PC vorzunehmen oder zu ändern
■ gescannte Daten direkt in einen spezifischen Ordner auf dem Desktop zu senden, sodass sie besser gefunden werden und den Anwendern direkt
zur Verfügung stehen
■ Scanoptionen und Workflow-Buttons des MFP
individuell anzupassen
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Dokumentenerfassung und -verteilung Unity Document Suite
Umfangreiche Ausstattung,
Vorteile für alle
Der große Leistungsumfang der Unity Document Suite vereinfacht und beschleunigt die Arbeit jedes Einzelnen
im Unternehmen. IT-Spezialisten und Administratoren profitieren dabei ebenso wie alle Anwender. Und die
Geschäftsleitung begrüßt die erhöhte Effizienz und beeindruckende Produktivität des gesamten Teams!
Hauptfunktionen
Hauptvorteile
Einfache Einrichtung und Installation
Kompatibel mit vielen im Büro üblichen Dokumentenarten und vielen digitalen Scanformaten
■ Eine PDF-Lösung für das gesamte Unternehmen
- Umfassende Funktionalität für die Erstellung, Bearbeitung und Konvertierung von PDF-Dateien
- Einfache Erstellung beschreibbarer PDF-Formulare,
PDF-Mappen etc.
■ Schnelles Zusammenführen von Dokumenten
- für alle Dokumentenarten, ganz einfach durch
Drag and drop
- durch Kombination elektronischer Formate und
Papierdokumente in virtuellen Ordnern
■ Texterkennung (OCR)
- Automatische Konvertierung papierbasierter Dokumente und PDFs in elektronische Dokumente, die
durchsucht und bearbeitet werden können, ohne
das Layout zu verändern
- Dedizierte Fachwörterbücher für Recht/Gesundheitswesen/Finanzen sorgen für eine exakte Zeichenerkennung während des Scanprozesses
■ Bei bizhub Modellen mit bEST OpenAPI wird die
Integration in das Bedienfeld durch den speziellen
Scan-to-Unity-Connector realisiert
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Erweiterte Flexibilität durch eine Software Suite,
die die gesamte Funktionalität verschiedener Applikationen abdeckt, die normalerweise einzeln erworben und installiert werden müssen
■ Die Arbeitseffizienz und -leistung wird durch die
schnelle Konvertierung von Dokumenten in bearbeitbare Dateiformate sowie durch das bequeme
Zusammenstellen von elektronischen und Papierdokumenten in virtuellen Ordnern gesteigert
■ Integrierte Abläufe im Dokumentenmanagement
sparen Zeit und Geld: durch einfache Konvertierung von papierbasierten und PDF-Dokumenten
in bearbeitbare Dateiformate, durch einfaches
Zusammenführen von allen Dokumentenarten sowie durch deren elektronische Weiterleitung
■ Genaue und zuverlässige Zeichenerkennung (OCR)
minimiert Fehler bei der Umwandlung
■ Fördert die effektive, zuverlässige und sichere Zusammenarbeit der Mitarbeiter
■ Erhöht die Unabhängigkeit der Anwender – durch
individuell anpassbare Workflows und Kontrolle
über ihre eigenen Dokumentenmanagement-, Konvertierungs- und Verteilungsprozesse
■ Macht die MFP-Investition noch lohnender
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Volle Integration dank
Scan-to-Unity-Connector
Vereinfachte Scanprozesse bringen eine höhere Produktivität. Anwender der Unity Document Suite können effizienter arbeiten, wenn sie von ihrem Konica Minolta MFP direkt in die Unity Document Suite Desktop-Applikation
scannen. Dazu wird die Unity Document Suite mit dem Scan-to-Unity-Connector ergänzt. Über diese Schnittstelle
kann der Anwender seine persönlichen Einstellungen vom PC auf das MFP übertragen; die Kommunikation läuft
servergestützt.
■ Der Scan-to-Unity-Connector bietet als personalisierte Scanschnittstelle die nahtlose Dokumentenerfassung, Umwandlung, Weiterleitung und
Verwaltung direkt vom integrierten bizhub MFP.
Dieser Bestandteil der Unity Document Suite
basiert auf der Plattform Nuance eCopy
ShareScan und wird auf einem Server in der
näheren Umgebung des Anwenders installiert.
■ Diese leistungsstarke Schnittstelle zum Einscannen von Dokumenten ist speziell für die Anbindung an multifunktionale Systeme von Konica
Minolta gestaltet. Das einfach zu bedienende
Plug-in nutzt die Fähigkeit des bizhub, Dokumente zu erfassen, sodass der Anwender direkt
am MFP den Scanvorgang, die Konvertierung,
Texterkennung (OCR) und Speicherung in verschiedenen Dokumentenmanagementsystemen
starten kann.
■ Der Scan-to-Unity-Connector bietet Anwendern
die Personalisierung von Scanzielen und verfügbaren Workflows direkt von ihrem Desktop. Nach
dem Einloggen in das MFP hat der Anwender
Zugriff auf seine individuell verfügbaren Optionen.
Er wählt dann lediglich sein vorkonfiguriertes
Scanziel, klickt auf die Scan-Schaltfläche, und
seine Dokumente werden direkt in einen Ordner
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auf dem Desktop oder einen anderen bereits festgelegten Ort im bevorzugten Format abgelegt —
schnell, sicher und zuverlässig.
■ Anwender können verschiedene Optionen sogar
miteinander kombinieren, sodass Speicherort
und Format am MFP mit einem Knopfdruck ausgewählt werden, um Zeit zu sparen und stark frequentierte Systeme effizienter auszulasten. Mit
dem Scan-to-Unity-Connector können Anwender
■ Präferenzen für das Scannen direkt an ihrem
Desktop einstellen und ändern, z. B. Dateiformate, Speicherorte und weitere Einstellungen
■ jede Form von Texterkennung (OCR) für Dokumente automatisch ablaufen lassen
■ gescannte Daten automatisch in einen spezifischen Ordner auf dem Desktop des PCs
senden
■ Scaneinstellungen und die Workflow-Buttons
am MFP individuell anpassen
■ Dokumente für den unternehmensweiten Zugriff direkt an verschiedene Dokumentenmanagementsysteme senden, wie z. B. Microsoft
SharePoint, Interwoven, Hummingbird, Open
Text und weitere
■ sensible Dokumente durch Verschlüsselung und
Zugriffsberechtigungen schützen
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Technische Spezifikationen Unity Document Suite
■ Minimale Systemanforderungen für die
Komponenten der Unity Document Suite:
Ein Computer mit einem Intel Pentium III bzw. gleichwertigem oder
höherem Prozessor. Dual-Core- oder Quad-Core-Prozessoren werden für weitere Leistungssteigerungen empfohlen.
Windows XP 32-Bit SP3 oder höher mit 400-MHz-Prozessor
Windows Vista 32-Bit oder 64-Bit* SP2 oder höher
Windows 7 32-Bit oder 64-Bit mit einem 1-GHz-Prozessor
Microsoft Internet Explorer 7 oder höher
512 MB Arbeitsspeicher (RAM), 1 GB für höhere Leistung empfohlen
1,21 GB freier Festplattenspeicher für die Anwendungs- und
Beispieldateien sowie 70 MB temporärer Festplattenspeicher
während der Installation
1.024 x 768 Pixel Farbbildschirm mit einer 16-Bit-Farbgrafikkarte
oder höher
Soundkarte, um Text vorlesen zu lassen
Windows-kompatibles Zeigegerät
2 Megapixel Digitalkamera oder höher zum Erfassen von Texten per
Digitalkamera
Ein kompatibler Scanner mit eigener Scantreibersoftware, wenn Dokumente eingescannt werden sollen. Auf der Website von Nuance
www.nuance.com finden Sie eine Auflistung unterstützter Scanner.
Für die Produktregistrierung und die Aktivierung sowie automatische
Updates über die Scanner Wizard Datenbank ist ein Internetzugang
erforderlich.
Für das Speichern in den Formaten DOCX, XLSX und PPTX (für
Microsoft Office 2007 oder 2010 Word, Excel und PowerPoint) oder
das Laden und Speichern von XPS-Dateien (XML-Papier-Spezifikation) sollte Microsoft .NET Framework 3.0 installiert sein.
*Installation unter einem 64-Bit-Betriebssystem möglich, jedoch
keine höhere Performance
■ Nuance eCopy ShareScan v5 Server
Minimale Softwareanforderungen*
Microsoft Windows XP Professional
Microsoft Windows Vista Business Edition
Microsoft Windows 2003 Server
Microsoft Windows Vista Enterprise Edition
*Systemanforderungen für eCopy ShareScan Suite für EmbeddedVersion können variieren, abhängig von der Konfiguration.
Anmerkung: Leistung und Geschwindigkeit werden verbessert,
wenn der Prozessor des Computers, Arbeitsspeicher und freier
Festplattenspeicher die minimalen Anforderungen übertreffen. Dies
gilt insbesondere, wenn sehr große farbige PDF-Dateien konvertiert werden. An Systemen mit multiplen Prozessoren kann HyperThread zu einer verbesserten Leistung führen.
■ ©
2010 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten.
Nuance und das Nuance-Logo sind Marken oder eingetragene Marken von Nuance Communications, Inc. oder seinen Konzerngesellschaften in den USA und/oder
anderen Ländern. Alle anderen hier erwähnten Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber.
■ Die Unterstützung und Verfügbarkeit der genannten Spezifikationen und Funktionalitäten variieren abhängig von Betriebssystemen, Anwendungen, Netzwerkprotokollen
sowie von Netzwerk- und Systemkonfigurationen.
■ Einige der Produktabbildungen enthalten optionales Zubehör.
■ Spezifikationen und Zubehör basieren auf dem Informationsstand, der zum Zeitpunkt der Drucklegung zur Verfügung stand. Technische Änderungen vorbehalten.
■ Konica Minolta übernimmt keine Gewähr für genannte Spezifikationen.
■ Microsoft, Windows und das Windows-Logo sind eingetragene Warenzeichen oder Markennamen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder
anderen Ländern.
■ Alle anderen Marken- und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen oder Markennamen des jeweiligen Herstellers.
■
Konica Minolta
Business Solutions Deutschland GmbH
www.konicaminolta.de/business
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996181864801/6,5/07-11/W&S
Ihr Konica Minolta Business Solutions Partner:
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