E-POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagen

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E‑POSTBUSINESS BOX
Kurzanleitung Dokumentvorlagen
Version 1.0 zu Release 2.5
Impressum
Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche
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anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben
vorbehalten.
Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln.
Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen
Eigentümer.
© 2016 Deutsche Post AG
Inhalt
1 Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
1
1.1 Überblick und typisches Vorgehen
1
1.2 Elektronisches Briefpapier einrichten
2
1.3 Dokumentvorlage anpassen und testen
10
1.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?
15
1.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden
19
1.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die Sperrflächen, die ich beachten muss?
20
1.4.2 Papierformat und Seitenränder korrekt einstellen
23
1.4.3 Sperrflächen im Adressfeld einhalten
23
1.4.4 Falzmarken entfernen, die in Sperrflächen hineinragen
24
1.4.5 Empfängeradresse formal korrekt erfassen
25
1.4.6 Grafiken korrekt formatieren und aus Sperrflächen heraushalten
27
1.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen
30
1.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen
30
1.5.2 Regulären Ausdruck als Steuerungsinformationen zum Trennen von Serienbriefen festlegen
32
2 Support
33
1
Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier für E‑POSTBRIEFE erstellen
1 Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier
für E‑POSTBRIEFE erstellen
Stellen Sie durch das Bereitstellen von Dokumentvorlagen sicher, dass E‑POSTBRIEFE die
Designvorgaben Ihres Unternehmens einhalten und ohne manuelles Nachbearbeiten von
der E‑POSTBUSINESS BOX versendet werden können.
HINWEIS
Um eine Dokumentvorlage oder elektronisches Briefpapier zentral bereitzustellen, müssen
Sie auf die E‑POSTBUSINESS BOX zugreifen. Dafür benötigen Sie die Autorisierung als
technischer oder fachlicher Betreuer.
1.1 Überblick und typisches Vorgehen
Möglichkeiten Um eine Dokumentvorlage zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
▪
Passen Sie die mitgelieferten Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE im Format DIN A4
an Ihre Bedürfnisse an. Damit schaffen Sie auf einfache Weise die Voraussetzungen für
einen reibungslosen Betrieb:
▪
Anwender müssen ihre E‑POSTBRIEFE nicht manuell nachbearbeiten, damit die
Client-Anwendung Connect sie verarbeiten kann.
▪
Auch E‑POSTBRIEFE, die physisch versendet werden, können automatisiert verarbeitet werden.
▪
Passen Sie Ihre bereits existierenden unternehmensspezifischen Dokumentvorlagen an,
damit sie mit den Anforderungen für das Versenden mit der E‑POSTBUSINESS BOX
kompatibel ist.
▪
Verwenden Sie eine in Ihrem Unternehmen bereits existierende Dokumentvorlage und
erstellen Sie elektronisches Briefpapier, auf dem Sie nur Ihr Logo und andere GrafikElemente platzieren.
HINWEIS
Sie finden die mitgelieferten Dokumentvorlagen zum Download auf Ihrer
E‑POSTBUSINESS BOX unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Vorlagen.
Voraussetzung Um testen zu können, ob eine Dokumentvorlage oder elektronisches Briefpapier von der
E‑POSTBUSINESS BOX akzeptiert wird, müssen Sie damit einen E‑POSTBRIEF erstellen.
Dazu
▪
hat der fachliche Betreuer Sie als Anwender angelegt
▪
sind die Client-Anwendungen Connect und Mailbox auf Ihrem Rechner installiert
1
1
Vorgehen Führen Sie die in den folgenden Kapiteln beschriebenen Prozess-Schritte beim Erstellen
von Dokumentvorlagen aus:
1. Wenn Sie eine existierende Dokumentvorlage weiterbenutzen wollen, richten Sie sich
elektronisches Briefpapier ein.
2. Laden Sie eine Dokumentvorlage von der E‑POSTBUSINESS BOX herunter.
3. Passen Sie die Dokumentvorlage unternehmensspezifisch an, und testen Sie sie.
4. Analysieren Sie die Ursache möglicher Fehler, die das System anzeigt, und passen Sie
das Layout der Dokumentvorlage an.
5. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, bis das System keine Fehler mehr anzeigt.
6. Optional: Ermöglichen Sie es Anwendern, die Dokumentvorlage zum Erstellen von Serienbriefen zu nutzen. Dazu fügen Sie eine unsichtbare Steuerungsinformation hinzu.
7. Stellen Sie die Dokumentvorlage allen Anwendern zentral bereit. Dazu laden Sie die Dokumentvorlage in die E‑POSTBUSINESS BOX hoch.
HINWEIS
Um Muster-Dokumentvorlagen von der E‑POSTBUSINESS BOX herunterzuladen und
Vorlagen über die E‑POSTBUSINESS BOX zentral bereitzustellen, benötigen Sie die Autorisierung als technischer oder fachlicher Betreuer.
1.2 Elektronisches Briefpapier einrichten
Erstellen Sie leere Seiten im Format PDF, auf denen Sie z. B. ein Unternehmens-Logo und
andere Grafik-Elemente so platzieren, wie es den Design-Vorgaben Ihres Unternehmens
oder Ihrer Organisation entspricht.
Dies ist z. B. sinnvoll,
▪
wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE, die mit einer Textverarbeitungsanwendung wie MS Word erstellt werden, mit optimaler Farbtreue gedruckt werden. Damit der Druckprozess der Deutschen Post AG optimale Farbtreue erreicht, müssen Sie Ihr Dokument im CMYK-Farbraum umsetzen.
▪
wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren. Auf diese Weise können Sie Ihre bereits bestehende Dokumentvorlage, mit der Sie z. B. die
Adressdaten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen.
▪
wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils ein
elektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwenden. So
können Sie jeder Einzel- oder Massensendung ein passendes Briefpapier zuordnen.
Damit Sie Ihre Korrespondenz flexibel und grafisch anspruchsvoll gestalten können, hinterlegen Sie bis zu drei verschiedene Dateien als elektronisches Briefpapier, und zwar für
▪
die erste Seite eines Anschreibens
▪
die Folgeseiten
▪
die Rückseiten, wenn Sie doppelseitigen Druck (Duplex-Druck) verwenden
2
1
HINWEIS
Farb- und Schwarz/Weiß-Druck
Es ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste Seite farbig und einen Anhang in
Schwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief an.
Voraussetzung ü Sie sind als technischer oder fachlicher Betreuer angemeldet.
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass in Ihrer bestehenden Dokumentvorlage, die Sie weiterbenutzen
wollen, die Sperrflächen freigehalten sind (1.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden).
2. Legen Sie eine Datei für die erste Seite Ihres elektronischen Briefpapiers an:
a. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm eine Seite im Format DIN A4,
die nur Ihr Firmenlogo und andere statische Elemente wie z. B. Fußzeilen enthält.
ACHTUNG
▪
Verwenden Sie als elektronisches Briefpapier eine möglichst einfach strukturierte PDF-Datei.
▪
Stellen Sie sicher, dass das Dokument ohne Beschnitt (zusätzlicher Seitenrand) angelegt ist. Andernfalls kann kein PDF im Format DIN A4 erzeugt werden.
▪
Vermeiden Sie die folgenden vom System bisher nicht voll unterstützten PDFEigenschaften:
▪
Objekte, die teilweise außerhalb des Papierbereichs liegen
▪
Bilder, die sich überlappen
▪
Bilder, die nicht in Originalgröße eingebunden, sondern herunterskaliert
sind (Clipping-Pfade)
b. Optional: Um zu prüfen, ob die Sperrflächen freigehalten sind, zeigen Sie das elektronische Briefpapier in der Client-Anwendung Connect in der Vorschau an. Mögliche
Fehler werden spätestens beim Hochladen in die E‑POSTBUSINESS BOX angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie unter 1.3 Dokumentvorlage anpassen und testen.
Ergebnis
Ihr elektronisches Briefpapier ist erstellt.
c. Exportieren Sie Ihr elektronisches Briefpapier als PDF-Datei.
Stellen Sie dabei Folgendes sicher:
3
1
▪
Die PDF-Datei hat das Dateiformat PDF/A-1b. Schriften (Fonts) sind dann eingebettet. Sind die Schriften nicht eingebettet, kann Ihre PDF-Datei im Rechenzentrum nicht verarbeitet werden.
ACHTUNG
Schriften einbetten
Wenn sich Ihr elektronisches Briefpapier nicht im Format PDF/A-1b exportieren lässt, dann stellen Sie sicher, dass die im Dokument enthaltenen Schriften
in die PDF-Datei eingebettet werden. Dies ist eine Standardoption Ihres Textverarbeitungssystems (z. B. Microsoft Word, OpenOffice, LibreOffice und so
weiter). Sie müssen dazu sicherstellen, dass die Schrift auf dem Arbeitsplatzrechner installiert ist.
Ein Beispiel finden Sie unter 1.3 Dokumentvorlage anpassen und testen in
Schritt 3.
▪
Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohlene Druckauflösung von 300 dpi.
▪
Die maximale Dateigröße ist 1 MB.
▪
Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDFDatei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat
Distiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.
HINWEIS
Warum den Farbraum CMYK verwenden?
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach
CMYK (entweder in der Client-Anwendung Connect oder beim Druckdienstleister). Dabei kann es passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. Bei E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen
der Farbwerte kommen.
3. Wiederholen Sie Schritt 2., um bei Bedarf ein elektronisches Briefpapier für die Folgeseiten und/oder die Rückseiten (für den Duplexdruck) anzulegen.
TIPP
Adressaten, die Ihren E‑POSTBRIEF elektronisch erhalten und ihn drucken, drucken
ihn ggf. nur einseitig aus. Es kann also sinnvoll sein, nur eine einzige Folgeseite zu
gestalten, die sowohl für Simplex- wie für Duplexdruck geeignet ist.
4. Machen Sie das elektronische Briefpapier verfügbar:
a. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Briefpapier.
Ergebnis
Sie gelangen in die Sicht Briefpapier (Abbildung 1.2-1 auf Seite 5).
4
1
Abbildung 1.2-1 Sicht Briefpapier
b. Erfassen Sie im Feld Name die Bezeichnung, unter der die Anwender das Briefpapier in der Client-Anwendung Connect oder beim Konfigurieren des Sammelkorbs
wählen können (Abbildung 1.2-1 auf Seite 5, Position 1).
c. Wählen Sie Durchsuchen (Abbildung 1.2-1 auf Seite 5, Position 2), und laden Sie
die PDF-Datei mit dem Briefpapier für die erste Seite Ihrer E‑POSTBRIEFE hoch.
d. Wählen Sie Hinzufügen (Abbildung 1.2-1 auf Seite 5, Position 3).
Ergebnis
Das Briefpapier erscheint in der Liste (Abbildung 1.2-2 auf Seite 6, Position 1)
und wird in der Vorschau (Abbildung 1.2-2 auf Seite 6, Position 2) angezeigt.
Wenn Sperrflächen verletzt sind, wird das in einer Fehlermeldung angezeigt. Briefpapier, das mit einem roten Ausrufezeichen als fehlerhaft markiert ist, steht in der
Client-Anwendung Connect nicht zur Verfügung.
5
1
Abbildung 1.2-2 Briefpapiervorschau
e. Ordnen Sie ein Briefpapier für die Folgeseiten zu.
Beispiel
Ihr Briefpapier für die erste Seite enthält einen Fußbereich mit Ihrer Bankverbindung und Steuernummer (Abbildung 1.2-2 auf Seite 6, Position 2). Die Folgeseiten dagegen enthalten keinen Fußbereich, sondern nur Ihr Logo (Abbildung 1.2-2
auf Seite 6, Position 3).
f.
Optional: Wenn Sie Duplex-Druck verwenden, wählen Sie eine der folgende Gestaltungsmöglichkeiten:
▪
Auf vorhandenen Rückseiten einfügen (Standard-Einstellung, Abbildung 1.2-2
auf Seite 6, Position 4): Definieren Sie für die Rückseiten (also die geraden Seiten) ein gesondertes Layout, das vom Layout Ihres Briefpapiers für Folgeseiten
(ungerade Seiten) abweicht.
Beispiele
▪
Beispiel 1: Auf den Folgeseiten soll neben Ihrem Logo ein Banner zu Ihrem 25-jährigen Betriebsjubiläum erscheinen, auf den Rückseiten soll das
Banner nicht erscheinen. Das Briefpapier mit dem Banner laden Sie unter
Folgeseiten hoch. Das Briefpapier ohne das Banner laden Sie unter
Rückseiten (nur Duplex) hoch.
▪
Beispiel 2: Auf den Vorderseiten soll das Logo rechts (Abbildung 1.2-2 auf
Seite 6, Position 3), auf den Rückseiten links platziert sein (Abbildung 1.2-2
6
1
▪
Als zusätzliche Seite ergänzen (Abbildung 1.2-2 auf Seite 6, Position 4): Fügen
Sie einen Inhalt auf allen Rückseiten ein, der statt des Brieftexts erscheint.
Beispiel
Ihr Briefpapier für die Rückseiten enthält Ihre AGB. Versenden Sie einen
1‑seitigen Brief, beispielsweise eine Rechnung, dann werden Ihre AGB auf die
Rückseite des Blatts gedruckt.
Hat Ihre Rechnung 2 Seiten, dann erscheint Ihr Rechnungstext jeweils auf den
Voderseiten (ungeraden Seiten), Ihre AGB werden jeweils auf die Rückseiten
(geraden Seiten) gedruckt.
HINWEIS
Beachten Sie in unserem Beispiel mit den AGB Folgendes:
▪
Ihre AGB müssen genau 1 Seite umfassen, damit sie als Briefpapier
dienen können.
Umfassen Ihre AGB mehr als eine Seite, definieren Sie sie als StandardBeilage. Weitere Informationen finden Sie unter Standard-Beilagen bereitstellen und automatisch hinzufügen.
▪
Ergebnis
Hat Ihr Brief mehr als eine Seite, wiederholen sich die AGB auf jeder Rückseite.
Das Briefpapier für erste Seite, Folgeseiten und Rückseiten ist zugeordnet und wird
in der Vorschau angezeigt.
g. Markieren Sie das Briefpapier in der Liste (Abbildung 1.2-3 auf Seite 8, Position 1), und wählen Sie in der Auswahlliste eine der folgenden Optionen (Abbildung
1.2-3 auf Seite 8, Position 2):
▪
Als Standard: Das Briefpapier ist in der Client-Anwendung Connect und im Sammelkorb als Standard-Briefpapier voreingestellt.
▪
Auswählbar: Anwender können das Briefpapier in der Client-Anwendung
Connect einem E‑POSTBRIEF zuweisen.
▪
Nicht auswählbar: Der fachliche oder technische Betreuer kann das Briefpapier
beim Konfigurieren eines Sammelkorbs verwenden. Anwendern steht das Briefpapier in der Client-Anwendung Connect nicht zur Verfügung, insofern ist es
„nicht auswählbar“.
▪
Nicht als Standard: Zwischenstatus zum Ändern der Verfügbarkeit
Der Zustand lässt sich aus technischen Gründen nicht direkt von Standard auf
Auswählbar ändern. Gehen Sie so vor:
i.
Ordnen Sie dem als Standard festgelegten Briefpapier erst den Status Nicht
als Standard zu.
ii. Wählen Sie dann den Status Auswählbar.
7
1
Abbildung 1.2-3 Briefpapier verfügbar machen
h. Bestätigen Sie mit OK (Abbildung 1.2-3 auf Seite 8, Position 3).
Sie können beliebig viele Briefpapiere definieren.
5. Wenn Sie mehrere Briefpapiere benötigen (z. B. für mehrere Marken oder Filialen eines
Unternehmens), tun Sie Folgendes:
a. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4 für alle Briefpapiere, die Sie benötigen.
b. Legen Sie ggf. fest, welches Briefpapier das System standardmäßig verwenden soll.
Dazu wählen Sie unter Verfügbare Briefpapiere Eintrag Als Standard (Abbildung
1.2-3 auf Seite 8, Position 2).
Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter StandardEinstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
6. Legen Sie unter E‑POSTBRIEF > Poststelle > Versand die Standard-Versandoptionen
passend zum Briefpapier fest:
▪
Wenn Sie farbiges Briefpapier angelegt haben, wählen Sie im Feld Vorauswahl
Farbtyp den Eintrag farbig.
HINWEIS
Farb- und Schwarz/Weiß-Druck
Es ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste Seite farbig und einen Anhang in
Schwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief
an.
▪
Wenn Sie ein spezielles Briefpapier nicht nur für Folgeseiten, sondern auch für die
Rückseiten von E‑POSTBRIEFEN hinterlegt haben, wählen Sie im Feld Vorauswahl Drucktyp den Eintrag beidseitig (nur bei Duplex-Druck).
8
1
Ergebnis Die gewählten Briefpapiere stehen den Anwendern für das Zuordnen in der ClientAnwendung Connect (Abbildung 1.2-4 auf Seite 9) oder im Sammelkorb (Abbildung 1.2-5
auf Seite 10) zur Verfügung (weitere Informationen übder die Sammelkorb-Funktion finden
Sie im Administratorhandbuch unter Automatisierter MassenversandMassenversand automatisieren – Typisches Vorgehen).
Das als Standard gesetzte Briefpapier ist in der Spalte In Verwendung entsprechend gekennzeichnet.
Die Anwender haben jetzt folgende Möglichkeiten:
▪
Client-Anwendung Connect: Der Anwender ordnet das gewünschte Briefpapier zu (Abbildung 1.2-4 auf Seite 9, Position 1), wählt die Druckoption (Position 2) und wählt
Anzeigen (Position 3), um das Briefpapier in der Vorschau zu sehen.
Das einem E‑POSTBRIEF zugeordnete Briefpapier lässt sich jederzeit ändern, solange
das Senden nicht gestartet wurde.
▪
Sammelkorb: Der fachliche oder technische Betreuer wählt u. a. Druckoption (Abbildung
1.2-5 auf Seite 10, Position 1) und Briefpapier (Position 2).
Abbildung 1.2-4 Briefpapier in der Client-Anwendung Connect einem E‑POSTBRIEF zuordnen
9
1
Abbildung 1.2-5 Briefpapier einem Sammelkorb zuweisen
Das System fügt die in Ihrer PDF-Datei enthaltenen Informationen allen E‑POSTBRIEFEN
als Hintergrund hinzu.
1.3 Dokumentvorlage anpassen und testen
Stellen Sie sicher, dass eine Dokumentvorlage, die Sie verwenden wollen, zum Erstellen von
E‑POSTBRIEFEN mit der E‑POSTBUSINESS BOX geeignet ist.
Voraussetzung ü Die Client-Anwendungen sind auf Ihrem Arbeitsplatzrechner installiert.
Vorgehen 1. Wählen Sie unter MS Windows Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect, oder klicken Sie auf die gleichnamige Desktop-Verknüpfung.
2. Empfohlen: Um eine mitgelieferte Dokumentvorlage für Einzel- oder Serienbriefe zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:
a. Wählen Sie den Menüpunkt Datei > Vorlagen.
b. Speichern Sie die Dokumentvorlage unter einem anderen Dateinamen auf Ihrem
Rechner.
10
1
c. Platzieren Sie Ihre unternehmensspezifischen Daten an den gewünschten Stellen
der Dokumentvorlage.
Stellen Sie Folgendes sicher:
▪
Grafik- und Bildobjekte haben ausschließlich das Format JPG.
▪
Die Sperrflächen am linken Seitenrand (12 mm) und im Adressfeld sind freigehalten.
▪
Der obere und untere Randabstand beträgt mindestens 7 mm.
▪
An den Falzpositionen sind keine Texte oder Grafiken platziert, die nicht geknickt
werden sollen (siehe Abbildung 1.4-1 auf Seite 20, Position 3).
Beim automatischen Kuvertieren liegen die Falzpositionen bei 10,5 und 21 cm
vom oberen Seitenrand.
Abbildung 1.3-1 Sperrflächen Seite 1
d. Optional: Passen Sie die Standard-Druckeinstellungen für E‑POSTBRIEFE an, die
physisch versendet werden.
11
1
Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter StandardEinstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
3. Stellen Sie sicher, dass Schriften (Fonts) eingebettet sind.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Ihres Textverarbeitungsprogramms.
HINWEIS
Schriften in MS Word einbetten: Beispiele
Beispiel 1
Wählen Sie in MS Word 2013 Datei > Optionen > Speichern > Schriftarten in der
Datei einbetten, und markieren Sie das Kontrollkästchen Nur im Dokument verwendete Zeichen einbetten.
Beispiel 2: Tun Sie unter MS Word 2003 Folgendes:
a. Wählen Sie Extras > Optionen.
b. Markieren Sie auf der Registerkarte Speichern das Kontrollkästchen Nur verwendete Zeichen einbetten (Abbildung 1.3-2 auf Seite 12).
Abbildung 1.3-2 Beispiel: Schriften einbetten unter MS Word 2003
4. Erstellen Sie mit Ihrer existierenden oder neu erstellten Dokumentvorlage einen Brief:
a. Wählen Sie (z. B. im Fall von Microsoft Word) Datei > Drucken.
b. Wählen Sie E‑POSTBUSINESS BOX Printer.
Ergebnis
Ihr E‑POSTBRIEF wird in der Vorschau angezeigt. Mögliche Fehlermeldungen werden
angezeigt (Abbildung 1.3-3 auf Seite 13, Position 3):
▪
Rot: Es liegt ein Layout-Fehler vor, den Sie beheben müssen.
▪
Grün: Die automatische Fehlerkorrektur weißt einen Bereich am linken Seitenrand,
der von Text oder Grafik freigehalten werden muss. Es ist technisch möglich, ein
solches Anschreiben zu versenden, aber es gehen möglicherweise Informationen
verloren.
12
1
HINWEIS
In unserem Beispiel erkennt das System keine Postleitzahl (Abbildung 1.3-3 auf Seite 13, Position 1). Der Fehler ist rot markiert (Abbildung 1.3-3 auf Seite 13, Position 3). Um den Fehler zu beheben, würden Sie die Platzhalter für die Adressinformationen einige Millimeter nach oben verschieben.
Das Logo am unteren Seitenrand reicht in unserem Beispiel in die Sperrfläche am
linken Seitenrand hinein. Die automatische Fehlerkorrektur überdeckt das Logo deshalb teilweise mit weißer Farbe (Abbildung 1.3-3 auf Seite 13, Position 2). Um den
Fehler zu beheben, könnten Sie das Logo verkleinern oder nach rechts verschieben.
Weitere Informationen finden Sie unter 1.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf
muss ich achten?
Abbildung 1.3-3 Anschreiben mit Fehlern
Damit Sie Texte und Grafiken korrekt platzieren können, gibt Ihnen das System in der
Vorschau durch farbige Rahmen Anhaltspunkte.
13
1
Abbildung 1.3-4 Farbige Rahmen unterstützen des Platzieren von Grafik- und Textelementen
Die farbigen Markierungen haben folgende Bedeutung:
▪
Blauer Rahmen (Abbildung 1.3-4 auf Seite 14, Position 1): Innerhalb dieses Adressbereichs prüft das System, ob die Adresse folgende Merkmale hat:
▪
Die Anschrift hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.
▪
In der letzten Adresszeile ist eine 5-stellige Postleitzahl vorhanden. Ausnahme:
Die letzte Zeile enthält eine Länderkennung für Auslandsbriefe (beispielsweise
SCHWEIZ).
TIPP
Positionieren Sie die Adresse innerhalb des Adressfelds so hoch wie möglich.
Hintergrund: Die Briefhüllen für Standardbriefe sind für bis zu 9 Blätter ausgelegt.
Wenn weniger Blätter enthalten sind, ergeben sich einige Millimeter Spiel. Dadurch kann es in Ausnahmefällen dazu kommen, dass der untere Bereich des
Adressfelds nicht vollständig im Sichtfenster des kuvertierten Briefs sichtbar ist.
14
1
▪
Grauer Rahmen (Abbildung 1.3-4 auf Seite 14, Position 3): Befindet sich eine optionale Absenderangabe innerhalb dieses Bereichs, so ist sie im Fensterbriefumschlag
lesbar.
▪
Grüner Rahmen (Abbildung 1.3-4 auf Seite 14, Position 5): Befindet sich eine optional einzugebende E‑POST Adresse des Empfängers in diesem Bereich, liest das
System die E‑POST Adresse aus. Sie können hier in einer Briefvorlage z. B. für einen Serienbrief ein Serienbrieffeld platzieren, das die E‑POST Adresse automatisch
einfügt.
▪
Roter Rahmen (Abbildung 1.3-4 auf Seite 14, Position 2, 4 und 6): Innerhalb dieser
Sperrbereiche dürfen sich weder Texte noch Bilder (auch keine transparenten Bilder) befinden.
Grafik- und Textelemente, die in die Sperrflächen am linken Seitenrand hineinragen, werden jedoch durch die automatische Layout-Korrektur geweißt. Trotz solcher
Fehler ist das Versenden des Briefs damit technisch möglich.
5. Um Layout-Anpassungen vorzunehmen, die das System als erforderlich anzeigt, tun Sie
Folgendes:
a. Wählen Sie Abbrechen (siehe Abbildung 1.3-3 auf Seite 13, Position 3).
b. Passen Sie das Layout des Anschreibens an.
Weitere Informationen finden Sie unter 1.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden.
6. Wiederholen Sie die Schritte 2. bis 5., bis die Sperrflächen frei sind und das System keine Fehler mehr anzeigt.
7. Speichern Sie die Dokumentvorlage. Stellen Sie sicher, dass der Dateiname keine Umlaute enthält.
Nächste Schritte:
Wenn Sie Serienbriefe erstellen wollen, stellen Sie sicher, dass eine Steuerungsinformation
zum Trennen der Briefe eingefügt ist (1.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen).
Laden Sie die fertige Dokumentvorlage in die E‑POSTBUSINESS BOX hoch (Dokumentvorlage zentral bereitstellen).
1.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?
Aus technischen Gründen ist es nötig, dass bestimmte Sperrflächen im Adressfeld und am
linken Rand nicht bedruckt sind. Die Client-Anwendung Connect korrigiert Layout-Fehler in
Ihren Anschreiben automatisch, wenn die Sperrflächen am linken Seitenrand berührt sind.
Den Inhalt von Anhängen, die Sie hinzufügen, verkleinert er nötigenfalls im erforderlichen
Maß. Außerdem zeigt er Layout-Fehler im Adressfeld an, die er nicht automatisch korrigieren kann. Dieses Kapitel beschreibt die Wirkungsweise der automatischen Fehlerkorrektur
und zeigt, worauf Sie achten müssen.
Die automatische Korrektur von Layout-Fehlern ist hilfreich, wenn Sie auf das Layout von
Briefen keinen Einfluss haben. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie
▪
Briefe versenden, die Sie als PDF-Dateien von einem Dienstleister erhalten (z. B. Gehaltsabrechnungen)
▪
Briefe mit einem Dokumenten-Management-System erzeugen, das sich nur unter großem Aufwand anpassen ließe
15
1
ACHTUNG
Warum Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE erstellen?
Bei der automatischen Fehlerkorrektur können Informationen verloren gehen oder anders
als gewünscht dargestellt werden. Wenn Sie das Layout Ihrer E‑POSTBRIEFE beeinflussen können, empfehlen wir deshalb, alle Briefe mit Hilfe von Dokumentvorlagen oder
elektronischem Briefpapier zu erstellen. Damit stellen Sie sicher, dass das Layout sowohl
den Vorgaben des E‑POST Systems wie auch Ihren eigenen Design-Vorgaben entspricht
und alle Informationen wunschgemäß gedruckt werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier
erstellen und zentral bereitstellen.
Die automatische Fehlerkorrektur wirkt auf zweierlei Weise. Wenn die Client-Anwendung
Connect feststellt, dass Text- oder Grafikelemente die Sperrflächen
▪
im Anschreiben überdecken (am linken Seitenrand aller Seiten), dann weißt er die betreffenden Stellen. Hier können also Informationen verloren gehen.
▪
in nachträglich zugefügten Anhängen überdecken (am linken Seitenrand), dann verkleinert er die betreffenden Seiten und verschiebt sie nach rechts. Hier können Informationen nicht verloren gehen.
Fehlerkorrektur In seltenen Fällen können durch das Weißen inhaltliche Informationen verloren gehen. Damit
durch Weißen Sie das prüfen und vermeiden können, zeigt die Client-Anwendung Connect an, wo Stellen
geweißt werden. Die folgenden Beispiele illustrieren, worauf Sie achten müssen.
Beispiel 1: Ein Logo ragt in die Sperrfläche am linken Seitenrand hinein (Abbildung 1.3-5
auf Seite 17, Position 1). Das System zeigt die Ursache der Fehler in grüner Schrift an
(Abbildung 1.3-5 auf Seite 17, Position 2).
16
1
Abbildung 1.3-5 Automatisch korrigierte Fehler
Beispiel 2: Die Adresse ist zu weit unten, das System findet keine Postleitzahl (Abbildung
1.3-6 auf Seite 18, Position 2). Es ist in diesem Fall technisch nicht möglich, den Brief zu
versenden. Eine rote Fehlermeldung beschreibt die Ursache des Fehlers (Abbildung 1.3-6
17
1
Abbildung 1.3-6 Nicht automatisch korrigierbarer Layout-Fehler
Fehlerkorrektur Beim Verkleinern von Anhängen erscheint eine Meldung (Abbildung 1.3-7 auf Seite 18,
durch Verkleinern Position 1).
Abbildung 1.3-7 Fehlerkorrektur: Meldung bei Verkleinern
Wenn Sie den Anhang in der Vorschau prüfen, stellen Sie in unserem Beispiel Folgendes
fest (Abbildung 1.3-8 auf Seite 19):
▪
Die erste Seite des Anhangs wird verkleinert und nach rechts verschoben, weil der Text
in die Sperrfläche am unteren Teil des linken Seitenrands hineinragt (roter Pfeil in Abbildung 1.3-8 auf Seite 19).
18
1
▪
Die zweite Seite des Anhangs bleibt unverändert (gelber Pfeil in Abbildung 1.3-8 auf
Seite 19), weil der Text aufhört, bevor die Sperrfläche am unteren linken Seitenrand beginnt (sie erstreckt sich ungefähr über die beiden unteren Drittel der Seite).
Abbildung 1.3-8 Verkleinern von Seiteninhalten
1.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und
E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden
Beheben Sie die Ursachen von Fehlern eines E‑POSTBRIEFS oder einer Dokumentvorlage
für E‑POSTBRIEFE.
Hintergrund: Die E‑POSTBUSINESS BOX stellt sicher, dass nur Druckaufträge, die den
Vorgaben der automatisierten Verarbeitung entsprechen, auf die E‑POSTBUSINESS BOX
gelangen und verarbeitet werden. Damit Ihre Geschäftsbriefe einwandfrei als
E‑POSTBRIEFE verschickt werden, müssen Ihre Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFE
den standardisierten Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung entsprechen (DIN 5008).
Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentvorlagen typische
Fehlerursachen identifizieren und beheben. Es beschreibt insbesondere
▪
die Position von Sperrflächen, die Sie von Text oder grafischen Elementen freihalten
müssen
▪
die genaue Position des Adressfelds
▪
formale Merkmale der Adresse des Empfängers
▪
typische Probleme, die bei der Verwendung von Grafiken auftreten
Wenn das System Fehler anzeigt, prüfen Sie Schritt für Schritt die folgenden möglichen
Ursachen.
19
1
ACHTUNG
LibreOffice 4
Wenn Sie den Serienbrief-Assistenten in LibreOffice 4.x verwenden, kommt es zur Verletzung von Sperrflächen.
Wählen Sie eine alternative Art, Serienbriefe zu erstellen.
1.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die Sperrflächen, die ich beachten
muss?
Die folgenden Abbildungen geben einen Überblick über die Sperrflächen, die in ein- und
mehrseitigen E‑POSTBRIEFEN freizuhalten sind, damit das System die E‑POSTBRIEFE
verarbeiten kann.
1
297 mm
9 mm
90 mm
7 mm
oben/unten: Nicht druckbarer
Bereich auf allen Seiten,
keine Prüfung
2
130 mm
15
mm
85 mm
3
links:
Prüfung
auf allen
Seiten
5
2,5 mm
4
rechts: Nicht druckbarer
Bereich auf allen Seiten,
keine Prüfung
Abbildung 1.4-1 Maße für Sperrflächen und Adressposition
▪
Position 1: Absenderadresse
▪
Position 2: Sperrfläche für die sogenannte DV-Freimachung mit DataMatrix-Code
▪
Position 3: Position der Falzmarke, die bei postalischer Zustellung automatisch ermittelt
wird
▪
Position 4: E‑POST Adresse
▪
Position 5: Sperrfläche für DV-Freimachung
Bei mehrseitigen Dokumentvorlagen müssen Sie die Sperrflächen wie folgt berücksichtigen:
20
1
▪
Erste Seite: Seitenränder, Falzmarken, Adressfeld, Feld für DV-Freimachung.
Abbildung 1.4-2 Sperrflächen Seite 1
21
1
▪
Zweite Seite und folgende: nur Seitenränder und Falzmarken
Abbildung 1.4-3 Sperrflächen Seite 2 und folgende
22
1
HINWEIS
Toleranzen beim Druck berücksichtigen
Die nicht druckbaren Bereiche am rechten sowie an den oberen und unteren Seitenrändern sind unkritisch und werden vom System nicht geprüft. Aus technischen Gründen
kann jedoch nicht garantiert werden, dass sie bedruckt werden. Wir empfehlen, Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier so zu gestalten, dass diese drucktechnischen Toleranzbereiche frei sind. So vermeiden Sie ungewünschte Layout-Effekte (z. B.
sichtbare weiße Streifen).
HINWEIS
Automatisches Weißen von Sperrflächen
Das System weißt die für technische Informationen reservierten Sperrflächen automatisch. Weitere Informationen zur automatischen Fehlerkorrektur finden Sie im Anwenderhandbuch unter 1.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?.
1.4.2 Papierformat und Seitenränder korrekt einstellen
Stellen Sie das richtige Papierformat ein, und halten Sie die Sperrflächen an den Seitenrändern von Text oder Grafik frei.
Vorgehen
►
▪
Das Papierformat ist DIN A4 Hochformat.
▪
Auf allen Seiten eines Briefs (einschließlich Anhängen) sind die Sperrflächen an den
Seitenrändern freigehalten von Zeichen oder Grafiken.
ACHTUNG
Grafiken sind z. B. Logos, aber auch unsichtbare (z. B. weiße oder transparente)
Hintergründe, die über die sichtbaren grafischen Elemente hinausragen.
▪
Linker Seitenrand: Die Sperrfläche am linken Seitenrand beginnt 90 mm unterhalb des oberen Seitenrands. Sie ist 12 mm breit und reicht bis zum unteren Seitenrand.
▪
Oberer/unterer Seitenrand: Der Abstand zum oberen und unteren Seitenrand
beträgt mindestens 7 mm.
▪
Rechter Seitenrand: Der Abstand zum rechten Seitenrand beträgt mindestens
2,5 mm.
Zur genauen Lage der Sperrflächen siehe 1.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die
Sperrflächen, die ich beachten muss?
1.4.3 Sperrflächen im Adressfeld einhalten
Prüfen Sie, ob auf der ersten Seite der Sendung das Adressfeld an der richtigen Position
steht und ob die Sperrflächen für die DV-Freimachung von Text oder Grafik freigehalten sind.
23
1
Vorgehen
►
▪
▪
▪
Das Feld für die Absenderadresse (siehe Abbildung 1.4-1 auf Seite 20, Position 1)
hat
▪
einen Abstand von 45 mm zum oberen Seitenrand
▪
einen Abstand von 20 mm zum linken Seitenrand
▪
eine Höhe von 8 mm
Für Informationen zur DV-Freimachung sind unter der Absenderadresse folgende
zwei Sperrflächen freigehalten:
▪
6x43 mm (siehe Abbildung 1.4-1 auf Seite 20, Position 5)
▪
13x28 mm (siehe Abbildung 1.4-1 auf Seite 20, Position 2)
Das Feld für die E‑POST Adresse (Abbildung 1.4-1 auf Seite 20, Position 4) hat
▪
einen Abstand von 90 mm zum oberen Seitenrand
▪
einen Abstand von 20 mm zum linken Seitenrand
▪
eine Höhe von 15 mm
▪
eine Breite von 130 mm
HINWEIS
Das System kann die E‑POST Adresse nur erkennen, wenn sie vollständig innerhalb des definierten Bereichs steht.
Auf eine bestimmte Platzierung der E‑POST Adresse in diesem Bereich kommt es
nicht an. Auch kann anderer Text darin platziert sein, solange er nicht wie eine
E‑POST Adresse (nach dem Schema <vorname>.<nachname>.<Zähler>@epost.de oder <vorname>.<nachname>@<firma>.epost.de) aufgebaut ist.
►
Um die Absenderadresse vollständig im Bereich des Sichtfensters zu platzieren, wählen Sie für Ihre Absenderadresse eine passende Schriftgröße.
►
Um sicherzustellen, dass Briefinhalte nicht im Sichtfenster sichtbar werden, haben Sie
unterhalb des Adressbereichs genügend Abstand zum restlichen Text des Briefes eingefügt.
1.4.4 Falzmarken entfernen, die in Sperrflächen hineinragen
Optional: Entfernen Sie Falzmarken, die in die Sperrflächen hineinragen.
Das Entfernen der Falzmarken ist aus technischen Gründen wünschenswert, aber nicht
zwingend notwendig, weil die Ränder automatisch geweißt werden. Weitere Informationen
finden Sie unter 1.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?
24
1
Vorgehen
►
Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentvorlage oder E‑POSTBRIEF keine Falzmarken
enthält.
Falzmarken sind kleine waagrechte Striche am linken Seitenrand, die in die linke Sperrfläche hineinragen. Es sind Hilfslinien, die beim manuellen Falzen (Knicken) eines Briefes helfen sollen, den Brief so zu falten, dass der Adressbereich sich im Sichtfenster des
Briefumschlags befindet. Bei der automatischen Kuvertierung sind diese Marken nicht
notwendig.
Beim automatischen Kuvertieren durch das E‑POST System werden die Falzpositionen
automatisch ermittelt und liegen bei 105 mm und 210 mm vom oberen Seitenrand (Abbildung 1.4-1 auf Seite 20, Position 3). Falzpositionen werden nur dann ermittelt, wenn Ihre
Briefe postalisch zugestellt werden.
ACHTUNG
Platzieren Sie an den Falzpositionen keine Texte oder Grafiken, die nicht geknickt
werden sollen.
►
Wenn Ihr Programm zur Dokumentenerstellung Falzmarken automatisch in die Dokumentvorlage einfügt, deaktivieren Sie diese Funktion.
1.4.5 Empfängeradresse formal korrekt erfassen
Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht.
Vorgehen
►
Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungen
entspricht:
▪
Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.
▪
Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl oder eine Länderbezeichnung.
Bei einer Adresse mit einer Länderbezeichnung (also bei einem Auslandbrief), prüft
das System die Postleitzahl nicht.
Beispiel
▪
Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des
Empfängers passen (siehe Abbildung 1.4-1 auf Seite 20, grauer Bereich: Feld für Anschrift des Empfängers).
▪
Die Schriftfarbe ist schwarz.
▪
Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort.
Korrekt ist z. B.:
Beispielstraße 5
12345 Musterstadt
25
1
►
Stellen Sie bei Großkundenanschriften sicher, dass der Firmenname nicht umgebrochen wird.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
Beispiel
▪
Schreiben Sie den Firmennamen in eine einzige Zeile.
▪
Fügen Sie eine Leerzeile zwischen Firmennamen und Postleitzahl/Ort ein, also dort,
wo das System einen Straße und Hausnummer erwartet.
Korrekt ist:
Gebrüder Mustermann - Deutsche Edelstahlwerke AG
12345 Musterstadt
oder
Gebrüder Mustermann - Deutsche Edelstahlwerke AG
12345 Musterstadt
Beispiel
Falsch wäre:
Gebrüder Mustermann - Deutsche
Edelstahlwerke AG
12345 Musterstadt
Das System würde in diesem Beispiel Zeile 2 als Straße ohne Angabe der
Hausnummer interpretieren.
TIPP
Adresse kürzen
Das Umbrechen des Firmennamens ist nicht möglich. Wenn eine
Großkundenanschrift nicht ins Adressfeld passt, versuchen Sie deshalb Folgendes:
►
Beispiel
▪
Wählen Sie eine kleinere Schriftart.
▪
Kürzen Sie den Namen ab, in unserem Beispiel etwa „Gebr. Mustermann Dt.
Edelstahlwerke AG“
Bei Inlandsbriefen verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder
ISO-Codes wie „D“ oder „DE“.
Falsch ist: D-12345 Musterstadt
Richtig ist: 12345 Musterstadt
26
1
►
Stellen Sie bei Auslandsbriefen Folgendes sicher:
▪
Sie haben die Länderbezeichnung in Großbuchstaben auf Deutsch, Englisch oder
Französisch in die letzte Zeile der Adresse geschrieben (z. B. SCHWEIZ oder SWITZERLAND oder SUISSE).
▪
Sie haben den Ortsnamen in Großbuchstaben möglichst in der Schreibweise des
Bestimmungslands geschrieben (z. B. MILANO statt MAILAND).
Beispiel
20100 MILANO
ITALIEN
HINWEIS
Im Connect-Client erscheint die Meldung Unbekannte Länderkennung '<...>'"?
Wenn die Länderkennung an sich korrekt ist, enthält die Auslandsadresse möglicherweise eine inkompatible Schriftart.
Bitten Sie den technischen Betreuer, unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur sicherzustellen, dass das Kontrollkästchen Leerzeichen erkennen nicht markiert
ist.
Stellen Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur sicher, dass das Kontrollkästchen Leerzeichen erkennen nicht makriert ist.
►
Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich. Stellen Sie dazu Folgendes sicher:
▪
Sie verwenden Standardschriften wie z. B. Arial mit Schriftgröße 9 oder 10.
▪
Sie verwenden keine kursiven oder unterstrichenen Schriften.
▪
Sie verwenden keine Zierschriften oder sonstige Schriften mit Sondereffekten.
▪
Sie verwenden keine Rahmen- oder Tabellenlinien im Adressbereich.
1.4.6 Grafiken korrekt formatieren und aus Sperrflächen heraushalten
Wenn Sie Grafiken (z. B. ein Logo oder ein Hintergrundbild) verwenden, prüfen Sie, ob die
Grafiken oder z. B. unsichtbare Teile von Grafiken die Sperrflächen verletzen.
Zur genauen Lage der Sperrflächen siehe 1.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die Sperrflächen, die ich beachten muss?
Vorgehen
►
Stellen Sie sicher, dass Sie nur Grafiken im JPG-Format verwenden.
►
Stellen Sie sicher, dass Grafik- und Bildobjekte eine Auflösung von mindestens 300 dpi
haben. Prüfen Sie die Auflösung z. B. mit einem kostenlosen Programm wie IrfanView.
27
1
►
Stellen Sie sicher, dass Grafiken nicht herunterskaliert, sondern in Echtgöße in Ihre Dokumentvorlage eingefügt sind. Prüfen Sie dazu z. B. in Microsoft Word unter Grafik formatieren > Größe > Skalieren, ob für Höhe und Breite jeweils 100% eingestellt ist.
Wenn die reale Größe größer ist als die sichtbare Größe, dann können die Sperrflächen
verletzt werden.
Um die reale Größe einer Grafik zu ermitteln, können Sie z. B. ein (kostenloses) Programm wie IrfanView benutzen.
►
Prüfen Sie, ob unsichtbare (z. B. transparente) Grafiken die Sperrflächen verletzen:
1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem
PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).
2. Markieren Sie Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen.
Ergebnis
Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grauweiß gekachelte Fläche zu sehen ist.
TIPP
Transparente Grafiken vermeiden
Probleme mit transparenten Grafiken treten häufig bei PDF-Dokumenten auf, die mit
Bildbearbeitungsprogrammen wie Adobe Photoshop erstellt wurden oder aus gescannten Dokumenten stammen.
Abhilfe: Verwenden Sie gängige Textverarbeitungsprogramme wie z. B. Microsoft
Word, Open Office Writer, Libre Office oder DTP-Programme wie Adobe InDesign.
►
Stellen Sie sicher, dass Sie keine ganzseitigen Hintergrundbilder verwenden.
Ganzzeitige oder großflächige Hintergrundbilder führen zu Fehlern bei der DruckVorprüfung, weil das System auch den „weißen“ oder transparenten Bildanteil als Bild erkennt, das Sperrflächen verletzt.
Um zu prüfen, ob ein großflächiges Hintergrundbild eine Sperrfläche verletzt, tun Sie Folgendes:
1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem
PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).
2. Markieren Sie unter Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen.
Ergebnis
Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grauweiß gekachelte Fläche zu sehen ist.
TIPP
Große Grafiken in kleinere teilen
1. Wenn eine großflächige Grafik (etwa Hintergrundbilder, welche die Fußzeile und
ein Logo am oberen Seitenrand sowie z. B. die Absenderadresse beinhalten) zu
groß ist, teilen Sie sie in zwei oder mehr getrennte Bilder auf.
2. Platzieren Sie die Bilder so, dass sie nicht in den Adressbereich hineinragen.
28
1
►
Stellen Sie sicher, dass sich Grafiken nicht gegenseitig überlagern.
Bei der Umsetzung von PDF-Dateien für den Druck können aus überlappenden Bildern
neue, größere Bildobjekte entstehen, die in ihrer neuen Größe freizuhaltende Sperrflächen überdecken.
TIPP
Überlappende Grafiken vermeiden
►
▪
Um beim Anordnen Ihrer Grafik- und Bildelemente Überlappungen zu vermeiden,
schneiden Sie diejenigen Randbereiche der Einzelelemente ab, die inhaltlich irrelevant sind.
▪
Ordnen Sie grafische Elemente in der Vorlage so an, dass sie von den Anwendern
nicht verschoben werden können. Erstellen Sie z. B. in Microsoft Word Dokumentvorlagen, in welchen die Grafiken in der Kopf- und Fußzeile eingebettet sind.
Stellen Sie sicher, dass „unsichtbare“, z. B. weiße Text- oder Bildelemente nicht die
Sperrflächen verletzen:
1. Um zu prüfen, ob Bilder (z. B. eingefügte Unterschriften) größer sind als der davon
sichtbare Teil, wählen Sie in einem kostenlosen Programm wie z. B IrfanView den
Menüpunkt Image > Information.
2. Um eventuell versteckte Texte zu lokalisieren, benutzen Sie z. B. in Microsoft Word
die „Alles Markieren“-Funktion.
►
Vermeiden Sie es, Grafiken mit der Methode der Clipping-Pfade aus DTP-Programmen
(z. B. Photoshop, QuarkXPress, FreeHand, InDesign) zu beschneiden.
Clipping-Pfade aus DTP-Programmen, mit denen Ausschnitte aus Bildern bestimmt wurden, werden in der Druckvorbereitung nicht berücksichtigt.
Wenn Sie Ihre Dokumentenvorlagen mit Hilfe von Bildbearbeitungs- oder DTPProgrammen erstellen und die Methode der Clipping-Pfade verwenden, um Ausschnitte
aus größeren Bildelementen als zu druckende Bereiche zu definieren, dann wird bei der
Umsetzung der PDF-Dateien für den Druck möglicherweise das Bild in seiner Gesamtgröße umgesetzt und nicht nur der durch den Clipping-Pfad definierte Ausschnitt.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Wandeln Sie Ihre Grafik mit einem Bildbearbeitungsprogramm in ein JPG-Bild um,
und bringen Sie es auf die Größe, wie Sie die Grafik 1:1 in die Dokumentvorlage einbauen wollen.
▪
Wenn Sie aus einem größeren Bild nur einen Teilbereich sichtbar in der Dokumentenvorlage verwenden wollen, dann schneiden Sie diesen Teilbereich aus und fügen
ihn als eigene Bilddatei in die Dokumentenvorlage ein.
HINWEIS
Grafiken beschneiden
Beschneiden Sie Grafiken in einem Bildbearbeitungsprogramm. Verwenden Sie nicht
die „Beschneiden“-Funktion z. B. von Microsoft Word.
29
1
1.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen
Um eine Dokumentvorlage zum Erstellen von Serienbriefen benutzen zu können, fügen Sie
eine Steuerungsinformation ein oder legen einen regulären Ausdruck als Steuerungsinformation fest. Damit stellen Sie sicher, dass das System einzelne Anschreiben eines Serienbriefs unterscheiden und trennen kann.
Weitere Informationen darüber, was Serienbriefe sind und wie Sie sie mit der
E‑POSTBUSINESS BOX versenden, finden Sie unter Serienbriefe mit der ClientAnwendung Connect senden.
1.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen
Wenn Sie eine Dokumentvorlage neu erstellen oder eine bestehende Dokumentvorlage anpassen, fügen Sie die Steuerungsinformation, die das System zum Trennen der Briefe benötigt, ins Dokument in weißer Schriftfarbe auf weißem Grund ein, so dass sie im gedruckten
Brief nicht sichtbar ist.
Sie nutzen diese Option beispielsweise auch dann, wenn Sie ZahlungsPLUS verwenden und
in Ihre Rechnungen die Rechnungsdaten in von Form von Weißtext einfügen. Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch unter Rechnungen
senden.
HINWEIS
Das System akzeptiert Weißtext-Steuerungsinformationen ausschließlich für das Trennen
von Serienbriefen und für das Einfügen von Rechnungsdaten.
Voraussetzung ü Sie haben eine funktionierende Dokumentvorlage erstellt.
Vorgehen 1. Fügen Sie die Steuerungsinformation, z. B. [[NeuerBrief]], in die Dokumentvorlage
Ihres Anschreibens ein (siehe Abbildung 1.5-1 auf Seite 31, Position 1) und stellen Sie
dabei Folgendes sicher:
a. Die Steuerungsinformation hat die Form [[NeuerBrief]] (Abbildung 1.5-1 auf Seite
31, Position 2). Halten Sie die Schreibweise mit doppelten Blockklammern und
ohne Leerzeichen ein.
b. Die Steuerungsinformation steht ausschließlich auf der ersten Seite jedes Anschreibens und kommt dort nur ein einziges Mal vor.
c. Die Steuerungsinformation steht nicht im Adressfeld.
d. Die Steuerungsinformation hat mindestens 5 Zeichen.
e. Die Steuerungsinformation enthält keine Sonderzeichen, z. B. „€“ oder „ – “ (Gedankenstrich).
Umlaute und reguläre Satzzeichen wie „ , “ (Komma) und „ . “ (Punkt) sind zulässig.
f.
Empfehlung: Damit die Steuerungsinformation unsichtbar ist, verwenden Sie die
Schriftfarbe weiß (bei weißem Briefpapier).
Um eine bereits eingefügte Steuerungsinformation (Abbildung 1.5-1 auf Seite 31,
Position 2) sichtbar zu machen, markieren Sie den Text mit Strg+A und wählen die
Schriftfarbe schwarz (Abbildung 1.5-1 auf Seite 31, Position 1).
30
1
Beispiel
Abbildung 1.5-1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlagen für Serienbriefe sichtbar machen
g. Empfehlung: Verwenden Sie eine Standard-Schriftart wie Arial oder Times New Roman.
h. Empfehlung: Legen Sie für den Schriftgrad einen Wert zwischen 1 und 12 fest.
2. Wenn Sie fachlicher oder technischer Betreuer sind: Stellen Sie unter
E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur sicher, dass im Feld Trennmarke der
Ausdruck eingetragen ist, den Sie als Steuerungsinformation in die Dokumentvorlage
eingefügt haben, in unserem Beispiel der Ausdruck [[NeuerBrief]].
3. Wenn Sie Anwender sind: Stellen Sie im E‑POSTBUSINESS BOX-Client sicher, dass
das System die Steuerungsinformation erkennt:
a. Um den E‑POSTBUSINESS BOX-Client zu starten, wählen Sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect.
b. Wählen Sie den Menüpunkt Brief > Brieftrenner anpassen.
Ergebnis
Ein Dialogfenster erscheint (Abbildung 1.5-2 auf Seite 31).
Abbildung 1.5-2 Brieftrenner festlegen
c. Stellen Sie sicher, dass im Feld Brieftrenner (Abbildung 1.5-2 auf Seite 31, Position 1) der Ausdruck eingetragen ist, den Sie als Steuerungsinformation in die Dokumentvorlage eingefügt haben, in unserem Beispiel der Ausdruck [[NeuerBrief]].
31
1
d. Wählen Sie OK (Abbildung 1.5-2 auf Seite 31, Position 2).
4. Um Rechnungen zu versenden, fügen Sie Variablen für Rechnungsdaten in Form von
Weißtext ein.
Folgen Sie der Anleitung im Administratorhandbuch unter Rechnungsdaten als Weißtext
in Dateien einfügen.
Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungen senden.
1.5.2 Regulären Ausdruck als Steuerungsinformationen zum Trennen
von Serienbriefen festlegen
Wenn Sie eine bestehende Dokumentvorlage unverändert weiterbenutzen oder Serienbriefe
automatisiert versenden möchten, legen Sie einen beliebigen regulären Ausdruck fest, den
das System als Steuerungsinformation benutzt und für das Auftrennen eines Serienbriefs in
Einzelbriefe erkennt.
Unter regulären Ausdrücken verstehen wir hier wiederkehrende Ausdrücke Ihres Dokuments, z. B. ein Teil der Datumszeile oder der Ausdruck „geehrte“ aus der Anrede.
Voraussetzung ü Sie sind als technischer oder fachlicher Betreuer angemeldet.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur.
2. Geben Sie im Eingabefeld Trennmarke einen regulären Ausdruck ein, der ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschreibens vorkommt, z. B. „geehrte“ aus der Anrede oder „Bonn,“ aus der Datumszeile.
Voreingestellt ist der Ausdruck [[NeuerBrief]]. Diesen Ausdruck verwenden Sie, wenn
Sie eine Dokumentvorlage erstellt haben, in die Sie diesen Ausdruck als weiß (und damit
bei weißem Briefpapier unsichtbar) formatierte Steuerungsinformation eingefügt haben.
Beachten Sie beim Erfassen eines regulären Ausdrucks folgende Richtlinien:
▪
Der Ausdruck kommt ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschreibens
und dort nur ein einziges Mal vor.
▪
Der Ausdruck besteht aus einem einzigen Wort, er enthält keine Leerzeichen.
▪
Der Ausdruck hat mindestens 5 Zeichen.
▪
Der Ausdruck enthält keine Umlaute oder Sonderzeichen.
▪
Wenn Ihre Organisation ZahlungsPLUS nutzt, um Rechnungen mit der Serienbrieffunktion zu versenden, dann fügen Sie die Rechnungsdaten als Weißtext in Ihre
Rechnungen ein. Der Brieftrenner muss dann in [[doppelten eckigen Klammen]]
stehen. Einen solchen Ausdruck fügen Sie am besten – genau so wie Sie es mit den
Rechnungsdaten machen – ebenfalls in Form von Weißtext in Ihre Dokumentvorlage
ein.
Weitere Informationen finden Sie unter 1.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen.
3. Sichern Sie Ihre Eingabe.
4. Prüfen Sie nach dem Trennen, ob das System die korrekte Anzahl an Anschreiben
erzeugt hat.
Links unten zeigt das System die Anzahl der Briefe an.
32
2
Support
2 Support
Bei Fragen zu technischen Problemen oder bei Fragen zum Thema
E‑POSTBUSINESS BOX oder E‑POSTBRIEF wenden Sie sich an den E‑POST Kundenservice für Geschäftskunden.
▪
Tel.: +49 228 76 36 76 06, Mo – Fr 8.00 – 20.00 Uhr (außer an bundeseinheitlichen
Feiertagen)
▪
E‑POSTBRIEF: [email protected]
▪
E-Mail: [email protected]
HINWEIS
Aus Datenschutzgründen prüft der Kundenservice über einen Eintrag im E‑POST Portal in
bestimmten Fällen Ihre Berechtigung. Personen, die bei der Registrierung erfasst wurden
(z. B. Geschäftsführer, Administratoren) sind bereits im E‑POST Portal registriert.
Weitere Informationen zum Anlegen zusätzlicher Mitarbeiter finden Sie im E‑POST
Administratorenhandbuch für Geschäftskunden im Download-Bereich für Geschäftskunden unter https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über
www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POST).
ACHTUNG
Der E‑POST Kundenservice für Geschäftskunden kann keine Fragen zu Problemen mit
der E‑POSTBUSINESS BOX beantworten, die durch die Verwendung von Software verursacht werden, die nicht von der Deutschen Post AG hergestellt oder ausdrücklich für die
Nutzung mit der E‑POSTBUSINESS BOX freigegeben ist.
33
Deutsche Post DHL Group
Bei Fragen zu technischen Problemen wenden Sie sich an den E‑POST Kundenservice für Geschäftskunden.
• Tel.: +49 228 76 36 76 06, Mo – Fr 8.00 – 20.00 Uhr (außer an bundeseinheitlichen Feiertagen)
• E‑POSTBRIEF: [email protected]
• E-Mail: [email protected]
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53113 Bonn
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