relatório de atividades e contas
Transcrição
relatório de atividades e contas
Cooperativa de Educação e Reabilitação de Crianças Inadaptadas de Fafe, CRL. RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Versão do Documento: 01 Elaborado: G.A.F. e P.D.I. Revisto: Aprovado: Direção (Ata n.º 166) em: em: em: em: Comunicado: Assembleia Geral (Ata n.º 77) em: Disseminado: Intranet / Serviços Administrativos / Entidades Reguladoras em: Jornais Locais, Site da Organização em: Entrada em vigor a partir de: 30 03 2013 Revisão em: FEV 20 2013 03 2013 30 03 ABR ABR FEV 2013 2013 2013 2014 Rua 9 de Dezembro, n.º 99 - Monte S. Jorge - 4820-161 FAFE Tel.: 253 490 830 - Fax.: 253 490 839 - E-mail.: [email protected] - Url.: www.cercifaf.pt RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 SÍNTESE DE APRESENTAÇÃO 1. APRESENTAÇÃO DA CERCIFAF ................................................................................................... 3 2. ORGANOGRAMA DE GESTÃO INSTITUCIONAL .......................................................................... 8 3. NOTA DE APRESENTAÇÃO DO RELATÓRIO ................................................................................ 9 4. CONTEXTUALIZAÇÃO DOS RESULTADOS ................................................................................. 12 5. RESULTADOS GERAIS - NOTA SÍNTESE..................................................................................... 13 6. OBJECTIVOS PREVISTOS / RESULTADOS ALCANÇADOS ........................................................... 18 7. QUADROS GERIAS DE ANÁLISE DOS RESULTADOS .................................................................. 26 8. INOVAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL ............................................................ 37 9. RECURSOS MOBILIZADOS ........................................................................................................ 38 9.1. Recursos Humanos .......................................................................................................... 38 9.2. Formação e Desenvolvimento dos Colaboradores.......................................................... 38 9.3. Equipamentos e Recursos Materiais ............................................................................... 42 9.4. Garantias para o desenvolvimento dos serviços ............................................................. 45 10. ACORDOS E PROTOCOLOS ..................................................................................................... 46 11. AVALIAÇÃO DA CONTINUIDADE DOS SERVIÇOS ................................................................... 47 12. RECLAMAÇÕES E SUGESTÕES ................................................................................................ 48 13. INDICADORES DE QUALIDADE E SATISFAÇÃO ....................................................................... 50 14. SUMÁRIO EXECUTIVO ............................................................................................................ 53 15. BALANÇO E CONTAS DO EXERCÍCIO ...................................................................................... 56 2 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 1. APRESENTAÇÃO DA CERCIFAF QUEM SOMOS? MEMÓRIA INSTITUCIONAL A CERCIFAF é uma Cooperativa de Solidariedade Social, com sede em Fafe, e desde a sua fundação (25 de Outubro de 1978) tem por Missão a criação de estruturas e serviços para promover as condições de vida e de futuro das pessoas com deficiências e incapacidades, apoiando as famílias e outras partes interessadas. É associada da FENACERCI - Federação Nacional das Cooperativas de Educação e Reabilitação. É associada da FORMEM – Federação Portuguesa de Centros de Formação Profissional e Emprego de Pessoas com Deficiência, desde 28 de Novembro de 1991. HONRA E MÉRITO (da Instituição) É Instituição de Utilidade Pública, desde 1 de Dezembro de 1987. É Medalha de Mérito Concelhio em Ouro, distinguida em 16 de Novembro de 1994, pelo “magnífico trabalho que a instituição vem desempenhando na sociedade local e nacional desde a sua fundação”. Em 06 de Junho de 1993, foi atribuído o “Prémio Prestígio” à CERCIFAF pelo Jornal CORREIO DE FAFE e RÁDIO CLUB DE FAFE, e o Club Desportivo da CERCIFAF foi distinguido com o “Prémio do Desporto”, tendo conquistado ao longo dos anos vários prémios nacionais e regionais. HONRA E MÉRITO (dos Colaboradores) Diretor Técnico – Luís Roque – Psicólogo da CERCIFAF desde a 1ª hora e “alma visível” da Instituição, foi distinguido com a Medalha de Ouro de Mérito Concelhio, em 16 de Novembro de 1994, tendo sido distinguido em 13 de Dezembro, com o Prémio Direitos Humanos e a Medalha de Ouro Comemorativa do 50.º Aniversário da Declaração Universal dos Direitos do Homem Medalha dos Direitos Humanos – em Sessão Solene presidida pela Presidente da Assembleia da República, Assunção Esteves. Os professores José Salsa e Júlio Marinho, em parceria com Alain Barré, recebem o prémio Nacional de Software Educativo, com o CD-ROM “QUID”, em Fevereiro de 1999 (VII Concurso Nacional) e em Outubro de 2001, Júlio Marinho e Leonor Barroso, com o CD-ROM LEXICON da sua autoria, classificam-se em 2º lugar neste X Concurso de Software Educativo. Adriano Costa, do Clube Desportivo CERCIFAF, foi distinguido em 2007 com o troféu “O Minhoto”, como o Melhor Treinador do ano da Região do Minho, entre treinadores de todas as modalidades. 3 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 QUEM SOMOS? HONRA E MÉRITO (dos Clientes) Os atletas Jorge Marques de Sousa (1994), Carlos Ferreira (2001) e António Soares (2004), foram distinguidos pela Câmara Municipal de Fafe, com a Medalha de Prata de Mérito Desportivo. A atleta Helena Rodrigues foi distinguida com a Medalha de Bronze de Mérito Desportivo. Todos os atletas antes referidos foram distinguidos “em reconhecimento pela notável carreira desportiva que granjearam quer internamente quer ao serviço da Seleção Nacional, de que resulta o engrandecimento do nome e da projeção do Município”. Câmara Municipal de Fafe, em 2004, aprova por unanimidade, voto de sentida congratulação aos atletas António Soares e Armando Pereira e ao seu treinador Adriano Costa, Coordenador Nacional da Seleção e à Direção da CERCIFAF. O mesmo Município, em Maio de 2012, aprova um Voto de Louvor para os atletas Jennyfer Nogueira; Luís Gonçalves e João Machado, pelos diferentes recordes nacionais, europeus e mundiais alcançados ao serviço do Clube Desportivo CERCIFAF e Seleção Nacional. Em 2012, o Executivo Municipal da Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto, “deliberou aprovar dois Votos de Louvor, Congratulação e Regozijo, aos atletas Luís Miguel Sousa Gonçalves e João Miguel Ferreira Machado, pelos êxitos conseguidos ao longo das três últimas épocas, sagrando-se por várias vezes Campeões Nacionais, da Europa e do Mundo, na modalidade de Atletismo, Síndrome de Down) /IAADS) em representação da CERCIFAF”. Troféu “O MINHOTO” Foi criado em 1997 com a finalidade de “celebrar o desporto, homenageando publicamente todos aqueles (atletas, treinadores, dirigentes desportivos, árbitros e coletividades) naturais ou residentes na Região Minho, que pelo seu desempenho, postura e vivência, enobrecem (Região, país ou no estrangeiro) esta imensa realidade que é o Desporto”. Ao longo dos anos foram distinguidos com o Troféu “O Minhoto” o treinador e os seguintes atletas da CERCIFAF: Treinadores: Adriano Costa – 2007 Atletas (atletismo): Carlos Ferreira (1998); António Soares (2000); Jorge Sousa (2003); Armando Pereira (2007); Luís Gonçalves (2011). Bóccia: Manuel Rodrigues Martinho (2005). 2011: Trofeu da Gala do Desporto da Confederação do Desporto de Portugal atribuído a Jennifer Nogueira e Luís Gonçalves na categoria de campeões de Europa e do Mundo. 4 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 SEDE E INSTALAÇÕES Sede - CERCIFAF Na Rua 9 de Dezembro, nº 99, em Fafe (instalações e serviços centrais). Contactos: Telefone - 253 490 830; Fax - 253 490 839; Email - [email protected] Internet – www.cercifaf.pt SERVIÇOS / VALÊNCIAS: Serviços Técnicos, Serviços Administrativos, Terapias, Psicologia, Acão Social e Saúde. (SIP) serviço de Intervenção Precoce – ELI 5 (CER) Centro de Educação e Reabilitação (CFE) Centro de Formação e Emprego (CRL) Centro de Recursos Local (CRI) Centro de Recursos para a Inclusão (CAO) Centro de Atividades Ocupacionais Enclave de emprego protegido Ajudas Técnicas Desporto Adaptado Polivalente de Ar Livre Outros Estabelecimentos e Serviços (localizados fora da Sede) 1. Centro de Atividades Ocupacionais Rua de Ferreiros, n.º 296, Fornelos, em Fafe; Contactos: Telefone – 253 509 520 2. Lar Residencial da CERCIFAF Na Rua Dr. Rui Adérito Valente, Lote 10, em Fafe Contactos: Telefone – 253 590 527 3. Lar de Apoio da CERCIFAF Rua da Noruega, nº 55 - 2º Dto, em Fafe Rua da Noruega, nº 100 – 1º Esqº, em Fafe Contactos: Telefone – 253 490830 5 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 QUAL É A NOSSA INTERVENÇÃO? TERRITÓRIO Mantemos intervenção em 6 concelhos, num espaço de 1162,98 Km2, desde o Baixo Ave (Fafe, Póvoa de Lanhoso e Vieira do Minho) ao Alto Tâmega (Cabeceiras, Celorico e Mondim de Basto) cuja população ronda os 130 mil habitantes, de acordo com os dados em 2011. Trata-se de uma região com elevados índices de desemprego, baixa escolaridade, baixas qualificações e precariedade social, fatores que afetam em maior grau as PCDI (cerca de 6.1 % do total de residentes) e respetivas famílias. CONCELHOS Fafe Cabeceiras de Basto Celorico de Basto Mondim de Basto Póvoa de Lanhoso Vieira do Minho TOTAL ÁREA 219,09 240,88 181,10 171,87 131,99 218,05 POPULAÇÃO (*) km² km² km² km² km² km² 50 633 16 710 20 098 7 493 21 886 12 997 1 162,98 km² 129 817 (*) Censos (2011) PRINCIPAIS CLIENTES Realizamos uma prestação de serviços sociais a cerca de 500 clientes/ano, que se distribuem pelas áreas da intervenção precoce na infância, educação especial e reabilitação, formação profissional e emprego, atividades ocupacionais, emprego protegido, alojamento em estruturas de residência, financiamento de ajudas técnicas, desporto, lazer e ocupação de tempos livres. TIPOLOGIA DE CLIENTES Crianças, jovens e adultos, com necessidades de intervenção especializada ao nível das diferentes funcionalidades (CIF); Pessoas afetadas por diversas problemáticas sociais; Pessoas em situação de desfavorecimento social. 6 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 7 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 2. ORGANOGRAMA DE GESTÃO INSTITUCIONAL As responsabilidades institucionais e organizacionais estão estruturadas de acordo com o seguinte Organograma: 8 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 3. NOTA DE APRESENTAÇÃO DO RELATÓRIO Em 2012, o Plano de Atividades e Orçamento foi muito difícil de construir pelas dificuldades financeiras dos últimos anos, que todos conhecemos, e pelas incertezas quanto ao financiamento dos serviços que prestamos. Por essa razão, mantivemos como objetivo essencial assegurar as responsabilidades nos serviços protocolados com as diversas entidades, assegurar a qualidade dos serviços às pessoas que deles carecem e garantir o apoio às famílias que nos procuram. Todos podem testemunhar as preocupações que fomos manifestando ao longo do ano e que nos levaram a tomar medidas de grande rigor. Hoje podemos dizer que foi um ano muito duro, com medidas nem sempre bem acolhidas, mas tiveram de ser tomadas por nos parecer que eram as mais adequadas para garantir a sustentabilidade da Instituição. E nesse propósito, tivemos o cuidado de partilhar essas preocupações com todos os trabalhadores e com os elementos dos Corpos Sociais da CERCIFAF. Concluído o ano, e perante os resultados alcançados, podemos considerar que, apesar de todas as contrariedades, o empenho e persistência no caminho que traçamos valeram bem a pena apesar de continuarmos a olhar o futuro com muita prudência, sabendo que ainda nos esperam, a todos, anos muito difíceis. Mas é bom lembrar que as melhorias e reduções aconteceram a muitos níveis, destacando aqui a contenção nos consumos de energia; redução de despesas com comunicações; redução de despesas de combustíveis; redução na despesa com salários; redução na despesa com encargos extraordinários; redução de admissões e substituições de pessoal; redução nas aquisições e fornecimento de serviços externos e redução até nos pequenos custos gerais. No que respeita aos objetivos previstos no Plano de Atividades, podemos dizer que conseguimos executar a maior parte deles e alguns até com resultados bastante consistentes. Do esforço de todos conclui-se, numa síntese breve, que a situação financeira está menos sombria e começamos a ter melhores perspetivas para gerir as responsabilidades institucionais. 9 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Como terão oportunidade de constatar, os resultados financeiros são melhores, mais sustentados e mais equilibrados, mas nem por isso devemos abrandar as nossas preocupações mantendo uma atitude de prudência e de controlo sobre a eficiência organizacional, credibilidade e coerência em relação às responsabilidades técnicas e financeiras. Os resultados das atividades e serviços evidenciam uma consistente melhoria por verificarmos que não só o número de clientes atendidos se mantém elevado mas também porque o reconhecimento público nos permite crer que os serviços protocolados nas áreas da Segurança Social, Educação e Emprego, poderão ser mantidos ou até melhorados. Da nossa parte, faremos todos os possíveis para que isso aconteça. Queremos salientar aqui o elevado nível de satisfação das famílias, dos clientes, dos empregadores e das entidades reguladoras e financiadoras. Ao contrário, o mais baixo nível de satisfação foi registado nos colaboradores sendo um resultado que se aceita, não esquecendo contudo que os compromissos para a sustentabilidade da instituição foi a principal prioridade, e essa está a ser conseguida. Como sabem, em Dezembro foram eleitos os novos Corpos Sociais da CERCIFAF e a Direção conta agora com dois novos elementos. Queremos aqui deixar uma palavra de enorme apreço aos elementos que deixaram a direção - José Salsa e Manuel Mendes - pelo trabalho que realizaram e pela cooperação e amizade que mantiveram ao longo de muitos anos. Mas dizer-lhes também que continuaremos a contar com a sua preciosa ajuda, sempre que dela necessitarmos, e com as suas críticas e sugestões de melhoria, sempre que o considerem oportuno. Aos novos elementos - Carla Oliveira e Manuel Matos - desde já desejamos que se sintam como na sua casa porque a CERCIFAF é de todos. Mas dizer-lhes também que ao convidá-los para fazer parte desta Instituição, sempre estivemos convictos de que seriam uma importante mais-valia e que poderão ter um papel relevante nos desafios que a CERCIFAF tem pela frente. Aos colaboradores, na qualidade de cooperantes e amigos da CERCIFAF, a Direção pretende aqui manifestar toda a vontade de cooperação e solidariedade, reiterando que, sem deixar de assumir as responsabilidades de gestão que lhe foram confiadas, tudo fará para que os problemas que hoje nos afetam possam ser resolvidos conjuntamente e em harmonia. 10 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Mas esperamos também que, de todos, haja uma demonstração afirmativa dessa vontade e solidariedade para nos ajudar a consolidar os objetivos mais essenciais da Instituição. E tal atitude só será possível com as suas críticas sérias e frontais, e com o seu empenhamento na construção dos valores cooperativos, colocando sempre mais alto os princípios e valores que orientam a CERCIFAF há mais de 35 anos. Nunca é demais lembrar que esta Organização só existe para cuidar, valorizar e aumentar a qualidade de vida daqueles que precisam do nosso trabalho, por muito difícil que essa tarefa se mostre no decurso dos tempos. Fafe, 26 de Março de 2012 A Direção 11 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 4. CONTEXTUALIZAÇÃO DOS RESULTADOS Os resultados que se apresentam neste Relatório Anual decorrem das múltiplas atividades realizadas ao longo do ano e são aqui apresentadas como um balanço da gestão. A execução mais detalhada das atividades e as sínteses críticas dos dados e resultados obtidos constam de um conjunto de documentos finais que, pela sua importância no contexto organizacional, deverão merecer a atenção de todos os interessados, destacando os seguintes: 1. Relatório de Execução da Formação Profissional; 2. Relatório de Avaliação das Aprendizagens dos Formandos; 3. Relatório de Avaliação da Qualidade da Formação; 4. Relatório de Avaliação dos Impactes – Clientes; 5. Relatório de Avaliação da Formação e Desenvolvimento dos Colaboradores; 6. Relatório de Avaliação do Desempenho Profissional; 7. Relatório do Valor Acrescentado das Parcerias; 8. Relatório de Melhoria; 9. Relatório de Sugestões / Reclamações; 10. Relatório de Avaliação da Satisfação (dos Clientes, Colaboradores, Empregadores, Famílias, Entidades Reguladoras, Financiadoras e Parceiros Sociais); 11. Relatório de Avaliação da Participação dos Clientes; 12. Contas do Exercício de 2012. É com base nestes (e outros) relatórios que nos permitimos analisar e sistematizar a informação para apresentação dos dados que seguidamente se apresentam, e que evidenciam o desempenho anual da CERCIFAF. 12 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 5. RESULTADOS GERAIS - NOTA SÍNTESE RESULTADOS DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL (DADOS COMPARATIVOS ENTRE 2010-2011-2012) O quadro de indicadores de desempenho organizacional dá evidência de que, em termos comparativos, apesar dos constrangimentos na vertente financeira, o ano de 2012 apresenta tendências positivas, em vários aspetos, tendo sido ultrapassadas algumas previsões que à partida pareciam difíceis de conseguir. Nos quadros abaixo podemos observar os traços mais positivos e os menos conseguidos. Resultados (+) Mantemos uma tendência crescente de atendimento de Clientes, situando-se já em 580, significando +12 que em 2011 e + 60 que em 2010; Conseguimos aumentar o apoio na Intervenção Precoce e estabilizar o funcionamento do CRI, e este com algumas alterações de melhoria; Aumentamos o licenciamento da capacidade instalada para apoio ocupacional e melhoramos o acordo para +6 utentes/clientes; Diminuímos o tempo de resposta às reclamações para 3,09 dias; Mantivemos uma taxa de 100% na revisão de documentos, tendo instituído outros como o documento orientador sobre Maus-tratos, Manual de Acolhimento e o Programa de Voluntariado; Melhoramos o processo de avaliação da Satisfação dos Clientes e criamos instrumentos para análise da satisfação dos Empregadores e das Famílias, registando-se um nível elevado da sua satisfação; Melhoramos os espaços físicos da formação (em fase de conclusão) e introduzimos sinalética interna em todos os espaços; Aumentamos o fornecimento de lenha e as vendas deste serviço; Equilibramos os resultados físicos e financeiros da Instituição. Resultados (-) Não concretizamos todas as ações de formação contínua (destinadas aos colaboradores e clientes); Diminuímos o número de visitas técnicas à CERCIFAF; Diminuímos o número de participações em atividades externas; Baixamos o nível de satisfação dos Colaboradores. 13 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS AOS CLIENTES (Quadro comparativo - Por tipologia de atendimento em todas as Unidades/Serviços) Indicadores ANO 2010 Previsto Executado ANO 2011 Desvios Previsto Executado ANO 2012 Desvios Previsto Executado Desvios SIP - SERVIÇO DE INTERVENÇÃO PRECOCE Nº de Clientes atendidos 39 65 +26 65 94 +29 65 96 +31 Esta valência passou a funcionar com enquadramento no SNIPI – ELI 5. - Esta valência ficará reduzida a zero quando os alunos apoiados atingirem o limite de idade escolar. Os alunos apoiados dependem da aprovação da DREN e DGIDC. CER - EDUCAÇÃO ESPECIAL 12 Nº de Alunos 12 - 6 6 - 4 4 CRI - CENTRO DE RECURSOS PARA A INCLUSÃO 125 129 +4 186 186 - 186 186 - Nº Formandos - Formação Inicial 52 62 +10 52 60 +8 72 74 +2 Nº Formandos - Formação Contínua 20 20 - 30 20 -10 24 20 -4 IAOP / IAOQE 30 20 -10 20 26 +6 40 25 -15 Apoio à Colocação (AC) 16 19 +3 28 21 -7 37 25 -12 Apoio Pós-Colocação (APC) 24 25 +1 25 26 +1 31 24 -7 Enclave - Empregos 10 10 - 10 9 -1 11 12 +1 Apoio Ocupacional Direto 60 60 - 60 82 +22 60 71 +11 Atividades Socialmente Úteis (externas) 6 6 - 10 10 - 14 14 - Lar Residencial 20 20 - 20 20 - 20 20 - Residência Autónoma 8 8 - 8 8 - 10 10 - 422 454 +32 520 577 +57 574 581 +7 Nº de Alunos apoiados Obs CFE - CENTRO DE FORMAÇÃO E EMPREGO Alguns desvios na execução devem-se à falta de encaminhamentos de PCDI por parte dos Centros de Emprego para o Centro de Recursos. No exercício do Enclave eliminou-se a linha relativa aos estagiários por ter deixado de existir esta medida. CAO - CENTRO DE ACTIVIDADES OCUPACIONAIS UR - UNIDADES RESIDENCIAIS TOTAIS O apoio prestado no âmbito de Atividades Socialmente Úteis não vinha a ser contabilizado. Como são clientes CAO mas protocolados com entidades externas, abre-se este separador porque o nº de clientes apoiados nesta medida já o justifica. Nota: Os totais indicados são comparativos entre serviços. 14 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 DESEMPENHO ORGANIZACIONAL (QUADROS COMPARATIVOS) Realizado (Ano 2011) Realizado (Ano 2012) Tendência Obs 92,50 % 78,46 % 90,20 % 79,40 % 86,00 % 65,70 % 84,50 % 83,00 % 95,60 % Com a revisão da metodologia a satisfação das Partes Interessadas (Famílias e Empregadores) passou a ser analisada com inquéritos adequados a cada um dos agentes em 2012. 18 141 2450 17,37 31,8 181,80 % 20 109 1320,5 12,1 16,9 107,10 % 186 9 n.a. 152 5 n.a - 3 3 0 - n.a. 2 3 Parcerias Estratégicas realizadas 8 2 4 Parcerias em ações de Apoio à Colocação 4 11 12 Indicadores Realizado (Ano 2010) INDICADORES DE SATISFAÇÃO Satisfação dos Clientes 94,00 % Satisfação dos Colaboradores 77,91 % Satisfação das Partes Interessadas 95,20 % Satisfação das Famílias Satisfação dos Empregadores Satisfação dos Reguladores e Financiadores 78,92 % INDICADORES DE FORMAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DOS COLABORADORES Total de ações assistidas 41 Total de participantes 152 Volume de horas assistidas 1882 Média de Horas por participante 12,38 Média de horas assistidas /Colaborador 26,13 Taxa de cumprimento do Plano de F. e D. Colaboradores n.a. INDICADORES DE PARTICIPAÇÃO (nas atividades e serviços da Organização) Clientes envolvidos na revisão de serviços 228 Visitas técnicas solicitadas 6 Estágios Solicitados e realizados pelos interessados 19 Inovações por Sugestões/Reclamações dos Clientes Inovações por Sugestões/Reclamações dos Colaboradores (Dados 2012 referentes ao volume de horas) Melhoria da sala de informática (2011) Melhoria do Sistema de Alimentação (2011) Melhoria de Procedimentos Administrativos (2011) Melhoria da informação (2012) 15 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Indicadores Protocolos celebrados com Entidades Empregadoras (Formação em Contexto de Trabalho) Reclamações Sugestões Tempo médio de resposta às Sugestões/Reclamações Taxa de execução do Plano de Atividades Taxa de aprovação das Candidaturas apresentadas Taxa de concretização do Plano de Formação e Desenvolvimento dos Colaboradores Taxa de concretização do Plano de Melhoria Taxa de eficácia dos Planos Individuais (Clientes) Taxa de eficácia na revisão de documentos Acidentes em contexto laboral (Colaboradores) Acidentes em contexto laboral (Clientes) Realizado (Ano 2010) Realizado (Ano 2011) Realizado (Ano 2012) Tendência 18 19 13 8 2 12 5 7 4 7 dias 3,7 dias 3,09 dias Obs Reflexo da diminuição do emprego. Diminuição do tempo de resposta para cerca de metade. INDICADORES DE EFICÁCIA E EXECUÇÃO 87,20 % 88,25 % 94,00 % 100,00 % 100,00 % 88,46 % 111,02 % 181,80 % 107,10 % 98,00 % 54,55 % 69,23 % n.a. 90,90 % n.a - Dado ainda não disponível 100,00 % 100,00 % 100,00 % 1 3 3 = = Colaboradores - 2 ac. Ligeiros (1 dia), 1 Grave Clientes – 2 ac. Ligeiros (ida ao hospital). n.a. 1 3 Acidentes ligeiros. Diminuição acentuada na tipologia 6.4 (67,86) INDICADORES DE FORNECIMENTO DE SERVIÇOS Fornecimento de Lenha (kg.) 968.803 762.050 803.580 Tendência de baixa no consumo pelos particulares? Resíduos Sólidos - Cartão /Papel (kg.) 278.364 175.363 (*) - Resíduos Sólidos - Plásticos (kg.) 34.636 11.130 (*) - (*) Este serviço deixou de ser realizado pela CERCIFAF em função do protocolo estabelecido com a empresa RESIFLUXO. Legenda: n.a. – Não Apurado Nota: 1 – Alguns indicadores foram detalhados em função de melhorias introduzidas e importância dos dados. 16 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 17 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 6. OBJECTIVOS PREVISTOS / RESULTADOS ALCANÇADOS (ANO DE 2012) 18 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 OBJETIVOS PREVISTOS / RESULTADOS ALCANÇADOS Estratégia Objetivos / Medidas - 2012 Resultados alcançados Grau de Cumprimento Obj.1 Atualizar os dados e as tendências da envolvente externa (Produzir informação sobre os factores potenciais e críticos da envolvente externa). Cumprido totalmente 100% Obj.2 Partilhar a informação na Organização e ajustar os mecanismos de intervenção. (Apresentar Diagnóstico de Necessidades revisto, aprovado e comunicado). Cumprido totalmente 100% Cumprido totalmente 100% Dimensão Estratégica - I Acompanhar a evolução das tendências da envolvente externa e ajustar a intervenção. Obj.3 Implementar mecanismo de auditoria interna para aferir as metodologias de intervenção em curso. (Efetuar reuniões de revisão de Orientações e Metodologia; Avaliar a operacionalidade e eficácia dos instrumentos; Produzir Relatório Síntese). 100% Dimensão Estratégica – II Obj.1 Envolvimento da Comunidade. (Realizar 4 eventos: Encontro de Empregadores, Dia da Europa, Arraial em Fornelos, Dia da CERCIFAF, Espetáculo a favor da CERCIFAF). Parcialmente Cumprido Obj.2 Participar em ações desenvolvidas pela Comunidade, destinadas às PCDI. (Diminuir para 70% a participação aos convites das entidades). Cumprido totalmente Ligação à Comunidade 75% 100% 100% Obj.3 Colaborar nas dinâmicas das organizações locais de educação, formação, desporto e ação social. (Manter participações igual ou superior a 50%). Cumprido totalmente 92% 19 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Estratégia Objetivos / Medidas - 2012 Resultados alcançados Grau de Cumprimento Obj.1 Aumentar volume de formação Inicial para as PCDI. (Abranger 55 formandos nas ações de formação inicial e obter resultados de execução superiores a 90%). Cumprido totalmente 100% Parcialmente Cumprido (envolvidos 20) 83,3% Parcialmente Cumprido 90% Parcialmente Cumprido 80% Ultrapassado (+ 11) 118,3% Cumprido totalmente 100% Cumprido totalmente 100% Ultrapassado (+2) 125% Obj.2 Reforçar e diversificar a disponibilização de ações de Formação Contínua para fazer face ao desemprego das PCDI. (Divulgar oferta de formação junto dos Empregadores e Ex-Formandos e envolver 24 Ex-Formandos em ações de Formação Contínua). Dimensão Estratégica – III Reforçar a prestação de Serviços aos nossos Clientes. Obj.3 Melhorar e agilizar os serviços de Mediação e Emprego. (Rever e reforçar os mecanismos de análise e acompanhamento no exterior; Reorganizar a Formação em Contexto de Trabalho ajustando-a aos moldes atuais; Consolidar as medidas de Emprego Apoiado; Reduzir de 20 para 15 FCT/ano; Manter taxas de emprego superiores a 70%). Obj.4 Aumentar as ações a desenvolver pelo Centro de Recursos Local (Aumentar 20% IAOQE; Aumentar 15% AC; Aumentar 10% APC; Execução Física e financeira superior a 90%). Obj.5 Manter a prestação de serviços de Atividades Ocupacionais (Apoiar 60 Clientes CAO). Obj.6 Manter volume de prestação de Serviços no CRI (Abranger 11 Agrupamentos de escolas e responder a 100% dos alunos indicados). Obj.7 Manter a prestação de serviços no Lar Residencial (Apoiar 20 Clientes no Lar Residencial). Obj.8 Manter a prestação de serviços no Lar de Apoio (Apoiar 8 Clientes em situação de Residência com Autonomia). 20 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Estratégia Objetivos / Medidas - 2012 Obj.9 Aumentar Clientes no Enclave (Incluir + 2 Estagiários no Regime de Emprego Apoiado). Obj.10 Consolidar o Serviço de Intervenção Precoce (SIP) e o funcionamento da ELI Equipa Local de Intervenção (Apoiar 65 crianças abrangidas pelo Acordo atual; Acordar a Coordenação do Serviço com a ELI; Apresentar proposta sobre condições de cedência dos espaços e equipamentos para o funcionamento da sede da ELI). Resultados alcançados Grau de Cumprimento Cumprido totalmente 100% Cumprido totalmente 100% 107,6% Obj.1 Potenciar a capacidade instalada dos serviços em regime de CAO. (Definir critérios de comparticipação; Propor aumento para 10 Clientes.) Dimensão Estratégica – IV Reajustar a Oferta de Serviços. (adequando-a às necessidades do mercado e às condicionantes do sistema de financiamento) Obj.2 Concluir o processo de transferência da recolha de resíduos sólidos (papel, cartão, plástico…) Estabilizar parceria estabelecida; Consolidar estratégia de inclusão de clientes em regime de emprego apoiado). Parcialmente Cumprido (+6) 60% Cumprido totalmente 100% Cumprido totalmente 100% Obj.3 Pensar Novos serviços (Apresentação da estratégia e divulgação de resultados). 86,7% Obj.1 Avaliar competências dos colaboradores relativas ao desempenho de 2011 (100% dos colaboradores avaliados; Relatório de Avaliação do Desempenho. Parcialmente Cumprido Obj.2 Analisar necessidade de competências para o próximo triénio (Apresentar propostas de reajustamento sectorial; Indicar necessidades de Recrutamento e/ou substituição). Cumprido totalmente 80,00% Obj.3 Executar Plano de Formação e Desenvolvimento dos Colaboradores para 2012 (Comunicação do Plano de Formação 2012; Realizar 95% do PFDC. Ultrapassado 107,1% 87,50% Dimensão Estratégica - V Ajustar as competências profissionais às novas necessidades da Organização. 91,5% 21 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Estratégia Objetivos / Medidas - 2012 Obj.1 Consolidar estrutura organizacional (Rever Organograma, aprovar e comunicar). Dimensão Estratégica – VI Estabilizar o modelo de gestão da Organização. Obj.2 Auditar níveis de responsabilização e identificação das funções de gestão (Monitorizar o sistema; Rever/reajustar documentos; Comunicar alterações). Obj.3 Instituir o funcionamento do Conselho Geral (Reunir Órgãos Sociais; Concretizar a tomada de posse dos representantes do Conselho Geral). Resultados alcançados Cumprido totalmente Grau de Cumprimento 100% Cumprido totalmente 100% Parcialmente Cumprido 50% Cumprido totalmente 100% Obj.4 Realizar Eleição dos Órgãos Sociais para o próximo triénio (Definir processo Eleitoral; Calendarizar e realizar Eleições) Obj.1 Planear a Renovação da Certificação de Qualidade EQUASS (Auditar a Qualidade; Avaliar as necessidades de Revisão e Melhoria; Propor estratégias de participação; Implementar propostas e decisões) Dimensão Estratégica – VII Consolidar mecanismos de Gestão da Qualidade dos Serviços 87,5% Cumprido totalmente 100% Obj.2 Realizar Encontro de Empregadores (Obter testemunhos dos Empregadores; Elaborar relatório de avaliação do Encontro). Cumprido totalmente Obj.3 Promover Atividades Complementares de Formação Profissional, designadamente Intercâmbios e Visitas de Estudo (Planear Atividades Complementares de formação; Nº de ações realizadas e nº de formandos envolvidos). Cumprido totalmente Obj.4 Avaliar a satisfação de Clientes (Obter níveis de Satisfação dos Clientes /significativos ≥ 85%; elaborar relatório de avaliação do grau de Satisfação. Ultrapassado (86,0) 101% Obj.5 Avaliar a satisfação dos Colaboradores (Obter Satisfação dos Colaboradores ≥75%). Parcialmente Cumprido (Apenas 65,7%) 91,3% Ultrapassado (84,5) 104,5% Obj.6 Avaliar a Satisfação das Famílias, Parceiros e Outras Partes Interessadas (Obter Satisfação ≥ a 80%). Obj.7 Avaliar a Satisfação das Entidades Reguladoras e Financiadoras (Obter Satisfação ≥ 100% 100% 22 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Estratégia Objetivos / Medidas - 2012 a 85%). Obj.8 Medir os impactes da Formação/Emprego na Qualidade de Vida dos Clientes (Aplicar Inquéritos e elaborar Relatório de medição dos impactes). Dimensão Estratégica – VIII Garantir a Sustentabilidade da Organização Dimensão Estratégica – IX Melhorar espaços físicos e funcionamento dos serviços Resultados alcançados Grau de Cumprimento Ultrapassado (95,6) 110,6% Cumprido totalmente 100% 100,9% Obj.1 Redefinir critérios e valores de comparticipação dos clientes (CAO e Residências (Definir Quadro de comparticipações e comunicar às Famílias). Cumprido totalmente 100% Obj.2 Introduzir novos mecanismos de controlo e redução de custos operacionais (Implementar medidas de redução de despesa; Reduzir 10% nos custos operacionais). Cumprido totalmente 100% Obj.3 Aumentar as receitas e o suporte financeiro da organização (Aumentar 25% a venda de títulos; Aumentar em 10% os associados). Parcialmente Cumprido 90% Obj.4 Eventos e espetáculos para angariação de fundos (Concretizar os eventos previstos para angariação de meios financeiros). Parcialmente Cumprido 60% Obj.5 Eventos de afirmação da Imagem Institucional (Tornar o “Dia da Europa” e o “Dia da CERCIFAF” eventos marcantes). Cumprido totalmente 100% Obj.6 Eventos de afirmação da Imagem Institucional (Realizar Encontros Temáticos com os Técnicos do CRI e do SIP-ELI). Cumprido totalmente 100% Obj.7 Eventos Culturais e Desportivos (Aumentar a Participação dos clientes em eventos desportivos onde se joga a imagem da Instituição). Cumprido totalmente 100% Obj.1 Realizar obras para Mudança no funcionamento dos serviços de Formação Concretizar projeto em curso.) Cumprido totalmente Obj.2 Concluir medida de sinalética interna (Afixação de sinalética em todos os espaços 92,8% Cumprido totalmente 100% 100% 23 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Estratégia Objetivos / Medidas - 2012 Resultados alcançados Grau de Cumprimento e estabelecimentos; Avaliação de mudanças e conformidades). 100% Obj.1 Concluir procedimentos de Aquisição de Serviços/Equipamentos (Concursos realizados de acordo com o CCP). Cumprido totalmente Cumprido totalmente Dimensão Estratégica – X Obj.2 Melhorar o funcionamento em rede nos diversos espaços de funcionamento (Rede testada e implementada) Atualizar os processos de trabalho e equipamentos Obj.3 Implementar a utilização das Bases de gestão (Clientes – Recursos Humanos) Registos de Clientes e Colaboradores inseridos; Avaliar dos impactes/resistências) Cumprido Parcialmente (em curso) Obj.4 Avaliar sistema de comunicações (internas e externas) entre a sede e os Estabelecimentos do CAO de Fornelos e a Residência (Test Audit ao sistema de comunicações; Propostas de revisão e melhoria) Dimensão Estratégica – XI Inovar e difundir conteúdos de comunicação institucional 100% 100% 50% Cumprido totalmente 100% 87,5% Obj.1 Reformular o site da CERCIFAF (Definir e avaliar alojamento de conteúdos). Cumprido totalmente 100% Obj.2 Criar a Newsletter da CERCIFAF (Definir o modelo e estratégia de comunicação e conteúdos; Implementar a difusão da Newsletter). Cumprido totalmente 100% Obj.3 Manter a regularidade do Boletim Informativo da CERCIFAF (Nº de Boletins editados). Cumprido totalmente 100% Obj.4 Produzir informação institucional (Produção/edição de folhetos por valência; Revista “Voz-Valor-Vida”; Espaço 3V para a Inovação em Reabilitação). Cumprido parcialmente (Revista não realizada) 50% 87,5% TOTAL Objetivos/Medidas Grau de cumprimento 11 51 94% 24 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 CUMPRIMENTO DOS OBJECTIVOS DO PLANO DE ACTIVIDADES 2012 100 Dimensão Estratégica I 92 Dimensão Estratégica II 107,6 Dimensão Estratégica III 86,7 Dimensão Estratégica IV 91,5 Dimensão Estratégica V 87,5 Dimensão Estratégica VI 100,9 Dimensão Estratégica VII 92,8 Dimensão EstratégicaVIII 100 Dimensão Estratégica IX Dimensão Estratégica X 87,5 Dimensão Estratégica XI 87,5 0 20 40 60 80 100 120 25 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 7. QUADROS GERIAS DE ANÁLISE DOS RESULTADOS (De acordo com os Objetivos e Metas do Plano de Atividades) ANO DE 2012 26 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 DIMENSÃO ESTRATÉGICA ESTRATÉGIA. I Acompanhar a evolução das tendências da envolvente externa e ajustar a intervenção. OBJECTIVOS OPERACIONAIS 2012 Objetivos previstos Indicadores e Metas Produção de informação sobre os factores potenciais e críticos da envolvente 1.1. Atualizar os dados e as externa. tendências da envolvente externa. 1.2. Partilhar a informação na Organização e ajustar os mecanismos de intervenção. Reuniões com Coord./ Resp. dos Serviços. 1.3. Implementar mecanismos de auditoria interna para aferir as metodologias de intervenção em curso. (Instrumentos de suporte à intervenção, (Instruções de trabalho, registo de dados, inquéritos, …) ESTRATÉGIA II Diagnóstico de necessidades revisto, aprovado e comunicado. 2.1. Envolvimento da Comunidade. GRAU DE REALIZAÇÃO Resultados Realizados 2 Workshops com a participação de todos os técnicos. % 100% Atualizada toda a informação das redes sociais e dos Censos 2011. 100% Realizado e aprovado o novo Diagnóstico de Necessidades 2012 100% Efetuadas várias reuniões do Conselho Técnico. 100% Realizada análise metodológica, donde resultaram indicações sobre melhorias e Plano. 100% Testados instrumentos sobretudo questionários para recolha de dados. 100% Elaborado relatório final. Realizado Encontro de Empregadores em Abril 2012. 100% Revisão de Orientações e metodologia. Avaliação da operacionalidade e eficácia dos instrumentos. Produção de Relatório Síntese. Realização de 4 ações: - Encontro de Empregadores, - “Dia da Europa” - Arraial em Fornelos (Noite de Fado?) - “Dia da CERCIFAF” Participação no Dia da Europa com o IPJ. Realizado 2º Arraial no CAO de Fornelos em Junho. 75% - Espetáculo a favor da CERCIFAF Ligação à Comunidade 2.2. Participar e colaborar nas ações desenvolvidas pela Comunidade, destinadas às PCDI. DESVIOS Diminuição para 70% da participação aos convites das entidades. Não realizado espetáculo. Participação nas atividades da FORMEN e FENACERCI; Participação nas atividades das Redes Sociais; Considerou-se que o espetáculo a realizar era inoportuno uma vez que já tinham sido realizados 2 sobre o mesmo assunto. 100% 27 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 DIMENSÃO ESTRATÉGICA OBJECTIVOS OPERACIONAIS 2012 Objetivos previstos Indicadores e Metas 2.3. Colaborar nas dinâmicas das organizações locais de educação, formação, desporto e ação social. 3.1. Aumentar volumes de formação Inicial para as PCDI. ESTRATÉGIA III 3.2. Reforçar e diversificar a disponibilização de ações de Formação Contínua para fazer face ao desemprego das PCDI. Reforçar a prestação de Serviços aos nossos Clientes. GRAU DE REALIZAÇÃO Resultados Participação técnica no Ave Social. Nº de participações igual ou superior a 50%. A CERCIFAF esteve quase sempre presente nas iniciativas desenvolvidas pelos agentes da comunidade. Abranger 55 formandos nas ações de formação inicial. Abrangidos 74 formandos Execução de resultados superior a 90%. Divulgar oferta de formação Contínua junto dos Empregadores e Ex-Formandos. Taxa de execução igual a 97,54% Criados folhetos próprios que foram distribuídos por vários pontos. Envolver 30 Ex-Formandos em ações de Formação Contínua. Envolvidos 20. Rever e reforçar os mecanismos de análise e acompanhamento no exterior. Reforçadas as saídas da equipa de Mediação. Reorganizar a Formação em Contexto de Trabalho ajustando-a aos moldes atuais. Revisto o modelo em reuniões de trabalho, ajustando o desenvolvimento às medidas de dupla certificação. 3.3. Melhorar e agilizar os serviços de Mediação e Emprego. % DESVIOS 100% 100% 83,3% Só foram realizadas 2 ações de F. Contínua por falta de candidatos disponíveis. 90% Consolidar as medidas de Emprego Apoiado. Reduzir de 20 para 15 FCT/ano Realizadas candidaturas a Estágios de Inserção (5) e (2) Contratos de Emprego Apoiado em Entidades Empregadoras. Taxas ainda não apuradas, embora este objetivos seja mantido. 28 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 DIMENSÃO ESTRATÉGICA OBJECTIVOS OPERACIONAIS 2012 Objetivos previstos Indicadores e Metas Manter taxas de emprego superiores a 70% 3.4. Aumentar as ações a desenvolver pelo Centro de Recursos Local. 3.5. Manter a prestação de serviços de Atividades Ocupacionais 3.6. Manter volume de prestação de Serviços no CRI. GRAU DE REALIZAÇÃO Resultados IAOQE – Aumentar 20% AC – Aumentar 15% APC – Aumentar 10% Execução Física e financeira superior a 90% Não atingido. Não atingido. Não atingido. Taxa de execução física – 72,73% Taxa de execução financeira – 90,9% Apoiar 60 Clientes CAO. Ultrapassadas as metas de atendimento (71 utentes atendidos) Abranger 11 Agrupamentos de escolas. Abrangidos todos os Agrupamentos. Responder a 100% dos alunos indicados. Apoiados todos os alunos previstos nos Planos de Ação aprovados. Realizado. 3.7. Manter a prestação de serviços no Lar Residencial. Apoiar 20 Clientes no Lar Residencial. 3.8. Manter a prestação de serviços no Lar de Apoio. Apoiar 8 Clientes em situação de Residência com Autonomia. Apoiados 10 residentes nesta resposta social. Incluir + 2 Estagiários no Regime de Emprego Apoiado. Apoiar 65 crianças abrangidas pelo Acordo atual. 2 estagiários incluídos no Enclave de serviços da CERCIFAF. Apoiadas 95 crianças. Acordar a Coordenação do Serviço com a ELI. Acordada mas não oficialmente assumida (com pagamento do serviço). 3.9. Aumentar Clientes no Enclave. 3.10. Consolidar o Serviço de Intervenção Precoce (SIP) e o funcionamento da ELI -Equipa Local de Intervenção. % 80% DESVIOS A não execução das metas físicas previstas ficou a dever-se aos encaminhamentos não realizados pelos Centros de Emprego. 118,3% 100% 100% 125% 100% 100% 29 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 DIMENSÃO ESTRATÉGICA ESTRATÉGIA IV Reajustar a Oferta de Serviços. (adequando-a às necessidades do mercado e às condicionantes do sistema de financiamento) OBJECTIVOS OPERACIONAIS 2012 Objetivos previstos Indicadores e Metas Proposta de condições de cedência dos espaços e equipamentos para o funcionamento da sede da ELI. 4.1. Potenciar a capacidade instalada dos serviços em regime de CAO. 4.2. Concluir o processo de transferência da recolha de resíduos sólidos (papel, cartão, plástico…) Definição de critérios de comparticipação. Definidos e aprovados critérios. Proposta de aumento para 10 Clientes. Aumentado acordo + 6 clientes CAO em Setembro 2012. Estabilização da parceria estabelecida. Parceria em bom nível de relacionamento e cumprimento. Consolidação d a estratégia de inclusão de clientes em regime de emprego apoiado. Apresentação da estratégia Ajustar as competências profissionais às novas necessidades da Organização. 5.1. Avaliar as competências dos colaboradores relativos ao desempenho de 2011. 5.2. Analisar necessidades de competências para o próximo triénio. Empregado 1 ex- CEP Integrada pós-estágio 1 jovem (motora) Incluídos 3 jovens em FCT Divulgação de resultados Realizado nos Workshops técnicos donde resultou o novo Plano Estratégico. Plano Estratégico 2013-2015. 100% dos colaboradores avaliados Cumprido parcialmente (Ver Relatório FDC) Relatório de Avaliação do Desempenho Realizado (Idem) Apresentação de propostas de reajustamento sectorial. Realizado parcialmente. Indicação de necessidades de Recrutamento e/ou substituição. Realizado. 4.3. Pensar Novos serviços ESTRATÉGIA V GRAU DE REALIZAÇÃO Resultados Acordado mas não assumidas despesas de cedência e funcionamento. % 60% DESVIOS Apesar de não atingida a meta considera-se muito positivo na atual situação. 100% 100% 87,5% Foi realizado com atraso face ao previsto. 80% 30 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 DIMENSÃO ESTRATÉGICA OBJECTIVOS OPERACIONAIS 2012 Objetivos previstos Indicadores e Metas 5.3. Executar o Plano de Formação e Desenvolvimento dos Colaboradores para 2012. Comunicação do Plano de Formação 2012. Realizado. Realizar 95% do PFDC. Ultrapassada a execução prevista. 6.1. Consolidar estrutura organizacional. Organograma revisto e comunicado. Realizado com ligeiras alterações. 6.2 Auditar níveis de responsabilização e identificação das funções de gestão. ESTRATÉGIA VI Estabilizar o modelo de gestão da Organização. 6.3.Instituir o funcionamento do Conselho Geral. 6.4. Realizar Eleição dos Órgãos Sociais para o próximo triénio. Monitorização do sistema. Realizadas verificações e alterações. Revisão/reajustamento de documentos. Comunicação de alterações. Reunião dos Órgãos Sociais Efetuadas variadas alterações decorrentes das revisões metodológicas. Realizadas reuniões com O.S. para decidir modelo de funcionamento. Tomada de posse dos representantes do Conselho Geral. 7.1. Planear a Renovação da Certificação de Qualidade EQUASS 107,1% DESVIOS Realizadas múltiplas ações externas. Não empossados os membros definidos para o C. Geral. Elaborado e aprovado Regulamento Eleitoral. Apresentada 1 lista aos Órgãos Sociais. 100% 100% 50% As tentativas de contacto com alguns convidados mostraram-se difíceis. 100% Calendarização e realização das Eleições. Auditoria Interna da Qualidade ESTRATÉGIA VII % 100% Definição do processo Eleitoral Consolidar mecanismos de Gestão da Qualidade dos Serviços GRAU DE REALIZAÇÃO Resultados Avaliação das necessidades de Revisão e Melhoria Proposta sobre estratégias de participação Tomada de posse em Dezembro 2012. Realizada formação em Auditoria por 2 elementos. Elaboradas reuniões para definir Plano de Trabalho para a Certificação EQUASS Definidas estratégias e cenários de futuro. Implementadas todas as medidas do Plano. 100% As ações de preparação e desenvolvimento do Plano foram iniciadas em Abril de 2012. Implementação das propostas e decisões 31 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 DIMENSÃO ESTRATÉGICA OBJECTIVOS OPERACIONAIS 2012 Objetivos previstos Indicadores e Metas Testemunhos dos Empregadores. 7.2 Realizar Encontro de Empregadores. Relatório de avaliação do Encontro. Plano de Atividades Complementares 7.2. Promover Atividades Complementares de Formação Profissional, designadamente Intercâmbios e Visitas de Estudo. 7.4. Avaliar a satisfação de Clientes 7.5. Avaliar a satisfação dos Colaboradores. 7.6. Avaliar a Satisfação das Famílias, Parceiros e Outras Partes Interessadas. Nº de ações realizadas Nº de formandos envolvidos Satisfação dos Clientes /significativos ≥ 85%. GRAU DE REALIZAÇÃO Resultados Realizado em 14 Abril com o lema “Mais Inclusão pelo Trabalho”, com a presença do Sec de Estado da Solidariedade e Segurança Social – Marco António Costa. % DESVIOS 100% Relatório do Encontro in CERCIFAF Informativo Abril/Junho 2012. (site oficial) Realizado com propostas de formandos. Visita à Quinta Pedagógica da Cofafe Visita de Estudo à Casa da Musica Visita ao Visionário BE EXOTIC horta Pedagógica 100% Participaram 55 formandos nas ações. Clientes – 86,0 Ver Relatório Global Relatório de avaliação da Satisfação. Satisfação dos Colaboradores ≥75%. Colaboradores – 65,7 Relatório de avaliação da Satisfação. Ver Relatório Global Satisfação ≥ a 80%. Empregadores – 83,0 Famílias – 84,5 Relatório de avaliação da Satisfação. 101% 91,3% A baixa no nível de satisfação será devida às medidas internas tomadas (CCT. Horários e outras). 104,5% Ver Relatório Global 32 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 DIMENSÃO ESTRATÉGICA OBJECTIVOS OPERACIONAIS 2012 Objetivos previstos Indicadores e Metas 7.7. Avaliar a Satisfação das Satisfação ≥ a 85% Entidades Reguladoras e Financiadoras Relatório de avaliação da Satisfação. GRAU DE REALIZAÇÃO Resultados Entidades Reg/Fin/Parceiros – 95,6 7.8. Medir os impactes da Formação/Emprego na Qualidade de Vida dos Clientes. 8.1. Redefinir critérios e valores de comparticipação dos clientes (CAO e Residências). Medidos os impactes com bons indicadores de aumento da qualidade de vida. Ver relatório de Medição dos impactes. Resultados dos Inquéritos aplicados. Relatório de medição dos impactes. Quadro de comparticipações definido e comunicado. Plano de medidas definidas e comunicado. 8.2. Introduzir novos mecanismos de controlo e redução de custos operacionais. Redução de 10% nos custos operacionais. ESTRATÉGIA VIII Garantir a Sustentabilidade da Organização Implementar medidas de redução de despesa 8.3. Aumentar as receitas e o suporte financeiro da organização. Aumento em 25% na venda de títulos Aumento em 10% os associados 8.4. Eventos e espetáculos para angariação de fundos. Arraial (Parte 2) em Fornelos Noite de Fado Espetáculo com Grupo de Teatro de Arões Festa da Solidariedade Campanha “Pirilampo Mágico” “Dia da Europa” 8.5. Eventos de afirmação da Imagem Institucional “Dia da CERCIFAF” % DESVIOS 110,6% Ver Relatório Global Elaborados critérios, comunicado às famílias, implementado quase totalmente. Substituição de luminárias; Redução de despesas com comunicações; Redução de despesas de combustíveis; Reduzida despesa com salários; Reduzida despesa com encargos de horas; Redução de admissões e substituições; Redução nas aquisições e serviços. Redução de custos gerais. Conseguido quase totalmente. Não atingido. Realizado em Junho de 2012 com receita aceitável e boa participação local. Não realizada noite de fado. Realizado espetáculo no Cine-Teatro. Não realizada festa da solidariedade. Realizada campanha com bom nível de execução, empenhamento geral e receitas. Participação no Encerramento das ações da Capital Europeia da Juventude, realizado em Dez-Braga. Comemoração dos 34 anos da Instituição. 100% 100% 100% 90% 60% 100% 33 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 DIMENSÃO ESTRATÉGICA OBJECTIVOS OPERACIONAIS 2012 Objetivos previstos Indicadores e Metas Encontro Temático – Técnicos do CRI 8.6. Eventos de natureza Técnica 8.7. Eventos Culturais e Desportivos ESTRATÉGIA IX 9.1. Realizar obras para Mudança no funcionamento dos serviços de Formação. Encontro Temático – Técnicos da ELI/SIP Realizadas ações com técnicos do SNIPI. Nº de Participações em eventos No conjunto das atividades participaram cerca de uma centena e meia de clientes nestes eventos. Nº de participantes Projeto concretizado Melhorar espaços físicos e funcionamento dos serviços 9.2. Concluir medidas de sinalética interna Afixação de sinalética em todos os espaços e estabelecimentos Avaliação de mudanças e conformidades ESTRATÉGIA X Atualizar os processos de trabalho e equipamentos 10.1. Concluir procedimentos de Aquisição de Serviços/Equipamentos 10.2. Melhorar o funcionamento em rede nos diversos espaços de funcionamento. GRAU DE REALIZAÇÃO Resultados Realizados encontros com os técnicos dos Agrupamentos e do CRI; Concursos realizados de acordo com o CCP Rede testada e implementada. Obras em curso na sua fase final. Ainda não foram efetuadas as mudanças por motivos de atraso nas obras. % DESVIOS 100% 100% 100% O atraso ficou a dever-se ao facto de a empresa a quem foram adjudicadas as obras ter-se apresentado a insolvência obrigando a novo concurso. Colocada sinalética no CAO sede e CAO de Fornelos; 100% Colocada sinalética nos espaços comuns, WC e banho. Concurso de obras; Concurso de HSST; Concurso de fornecimento de alimentação; Outras aquisições e serviços. Diagnosticados os problemas das redes; Comunicadas aos operadores; Definidas ações e medidas de melhoria. 100% 100% 34 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 DIMENSÃO ESTRATÉGICA OBJECTIVOS OPERACIONAIS 2012 Objetivos previstos Indicadores e Metas 10.3. Implementar a utilização das Bases de na gestão (Clientes – Recursos Humanos). 10.4 Avaliar sistema de comunicações (internas e externas) entre a sede e os Estabelecimentos do CAO de Fornelos e a Residência. ESTRATÉGIA XI Inovar e difundir conteúdos de comunicação institucional. 11.1. Reformular o site da CERCIFAF. 11.2. Criar a Newsletter da CERCIFAF Registos de Clientes e Colaboradores inseridos Avaliação dos impactes/resistências internas Test Audit ao sistema de comunicações Propostas de revisão e melhoria Definição e colocação de conteúdos. Avaliação do sistema implementado. Definição do modelo e estratégia de comunicação e conteúdos Implementação da difusão da Newsletter 11.3. Manter a regularidade do Boletim Informativo da CERCIFAF Nº de Boletins editados GRAU DE REALIZAÇÃO Resultados Em fase de inserção no ponto 1(Secretaria) para posteriormente serem inseridos e atualizados dados técnicos. Avaliadas as dificuldades, verificando-se resistências à introdução destas mudanças, embora se reconheçam as vantagens deste processo. Testada a melhoria de funcionalidade das comunicações em rede interna. % DESVIOS 50% 100% Aguarda-se solução da PT para ligação em rede com o CAO de Fornelos. Efetuadas reuniões de sistematização Elaborados conteúdos para alojamento Testado e implementado o novo site e comunicadas alterações de funcionamento em Dezembro de 2012 com atribuição de senhas para acesso restrito aos colaboradores. Criada e difundida 1 Newsletter. 100% Está em fase de ultimação o processo de difusão com regularidade mensal. 100% Editados 3 números em 2012. 100% 35 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 DIMENSÃO ESTRATÉGICA OBJECTIVOS OPERACIONAIS 2012 Objetivos previstos Indicadores e Metas Produção/edição de folhetos por valência 11.3. Produzir informação institucional. Revista “Voz-Valor-Vida” Espaço 3V para a Inovação em Reabilitação. GRAU DE REALIZAÇÃO Resultados Elaborados, Editados e divulgados folhetos de todas as Unidades/serviços. Iniciado projeto mas não concretizado. % 50% DESVIOS A não edição tem a ver com a nova conceção para este projeto. 36 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 8. INOVAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL As melhorias implementadas em 2012 são as que constam do Quadro seguinte. Domínios da Inovação Oferta de serviços/Produtos Oferta de Serviços/Produtos Oferta de Serviços/Produtos Estratégia Requalificar os espaços de funcionamento da formação tecnológica, melhorando as condições de higiene e salubridade, adaptando as áreas de funcionamento da formação às novas exigências e necessidades. Adaptar os espaços de funcionamento do SIP, melhorando condições de acolhimento e eficácia de intervenção dos serviços. Revisão dos Regulamentos Internos do CAO, Lar Residencial e CFE. Incidência Balneários masculinos Balneários femininos Balneários formadores Sala da Cidadania Área de C. Civil Área de Tecelagem Área de Costura e Confeção Espaço de acolhimento; Casas de Banho; Sala de reunião Equipa; Organização interna. Gestão da Qualidade Revisão do Questionário de avaliação da Satisfação. Clientes Criação do Manual de Acolhimento. Gestão da Qualidade Criação do documento orientador sobre “Maus-Tratos”. Famílias Revisão do Questionário de avaliação da Satisfação. Gestão da Qualidade Empregadores Revisão do Questionário de avaliação da Satisfação. Gestão da Qualidade Colaboradores Revisão do Regulamento de Avaliação do Desempenho. Gestão da Qualidade Criação do Manual de Acolhimento. Metodologias de avaliação (desempenho e satisfação). Revisão de instrumentos de gestão (diversos). Organizacional Site da CERCIFAF reformulado e ajustado a novas funcionalidades, com informação sobre o funcionamento de cada estrutura. Comunicação interna e externa 9. 10. 37 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 9. RECURSOS MOBILIZADOS 9.1. Recursos Humanos Profissionais ao serviço da CERCIFAF Para a execução das atividades e serviços, em Dezembro de 2012 a CERCIFAF contava com 82 colaboradores ao serviço, contabilizando todos os contratados a termo e prestadores de serviços, acrescendo apenas 1 trabalhadora destacada pelo Ministério da Educação para a Educação Especial. Saliente-se que os admitidos a termo foram essencialmente para substituir trabalhadores por motivos de doença prolongada e outros que aguardavam passagem à situação de reforma por limite de idade e invalidez. 9.2. Formação e Desenvolvimento dos Colaboradores Comparando as previsões do plano e a respetiva execução, verifica-se um desvio acentuadamente positivo relativamente às horas de formação realizadas e um desvio negativo próximo de 20% ao nível dos colaboradores envolvidos. Conforme se pode verificar nos quadros de execução seguintes, do apuramento final dos resultados conclui-se que os Colaboradores da CERCIFAF: 1. Participaram em 5 ações de formação internas; 2. Participaram em 15 ações de formação externas; 3. Assistiram a 20 ações formativas 109 colaboradores, com metodologias, tempos de duração e temáticas muito diversificadas; 4. Em média, cada participante nas ações assistiu a 8,2 horas de formação. PLANO EXECUÇÃO Tx. de Cumprimento Desvio 86 434,5 505,2% + 405,2% Volume de Horas PFDC – 2012 1233 1320,5 107,1% + 7,1% Colaboradores - 2012 136 109 80,1% - 19,9% VOLUMES DE FORMAÇÃO Horas de formação 38 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 RESULTADOS GERAIS Total de ações assistidas 20 Total de participantes nas ações 109 Volume de horas assistidas Média de Horas por participante Total de colaboradores da CERCIFAF em 2012 Média de horas assistidas/Colaborador 1320,5 816,5/99 Participantes Média = 8,2 12,1 78 16,9 1320,5/78 Colaboradores Média = 16,9 Saliente-se que, do total dos participantes (109) cada um assistiu em média a 8,2 horas, e no que respeita ao total dos colaboradores da CERCIFAF verifica-se que, em média, cada colaborador assistiu a 16,9 horas de formação. No quadro seguinte pode observar-se a diversidade de ações assistidas pelos colaboradores. 39 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Nº Designação da Ação Metodologia a) Entidade Promotora Colab. Envolvidos Horas Formação Realizadas Volume de Horas Fontes de Financiamento Tipo Interna Externa Entidade Outras 1 Seminário mudanças EQUASS 2012: Enquadramento e apresentação dos desenvolvimentos do referencial EQUASS 2 CRPG 4 7 28 X X 2 Consultoria no âmbito da renovação da certificação EQUASS 1 CRPG 2 25 50 X X 3 Encontro de Técnicos I - “Preparar o Futuro da Organização” Análise e Perspetivas (interna/externa) 2 CERCIFAF 20 6 120 X POPH 4 Encontro de Técnicos II - “Sustentabilidade e Qualidade: Cenários, Soluções, Medidas” 2 CERCIFAF 20 6 120 X POPH 5 Participação na criação do site KLIKIN – Projeto W2ID FENACERCI FENACERCI 2 4 8 X X 6 Construção, monitorização e avaliação dos Planos Individuais 1 CERCIESPINHO 2 6 12 X X 7 Seminário: Conhecer para agir 2 CERCIFAF 17 4 68 X X CMF 8 Informática na Ótica do Utilizador 1 CERCIFAF 10 25 250 X X POPH 9 Animação e Lazer (Dinâmica de Grupos) 1 CERCIFAF 15 7 105 X X POPH 10 “Construindo uma Narrativa de Trabalho Transdisciplinar em Intervenção Precoce” 3 SNIPI 3 3,5 10,5 X X 11 1st International early childhood intervention conference and Eurlyaid annual conference 2012 3 ANIP 3 14 42 X X 12 Problemas de comportamento em contexto de sala de aula 1 GTCDI Município de Fafe 2 3 6 X X 13 Formação Pedagógica Inicial de Formadores - CAP 1 “Mais Saber” 1 90 90 X Próprias 14 Comunicação Interpessoal 1 “Mais Saber” 1 25 25 X Próprias 15 Formação Pedagógica Inicial de Formadores - CAP 2 ENA 1 123 246 X Próprias 16 REIKI – Nível 1 1 Assoc. Port. De Reiki 2 54 108 X Próprias 40 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Nº Designação da Ação Metodologia a) Entidade Promotora Colab. Envolvidos Horas Formação Realizadas Volume de Horas Fontes de Financiamento Tipo Interna Externa Entidade Outras 17 Participação, Autonomia e Saúde da pessoa com Paralisia Cerebral 3 Fundação APPC 1 12 12 X Próprias 18 Doença de Parkinson 3 APOP 1 3 3 X Próprias 19 Brinquedos adaptados: Como Fazê-lo? 2 ISAVE 1 5 5 X Próprias 20 Encontro de Equitação Terapêutica da APC de Vila Real 3 APCVR 1 12 12 X Próprias 109 434,5 1320,5 136 86 1233 EXECUÇÃO PLANO DE FORMAÇÃO (Previsão) TOTAIS TOTAIS a) Metodologia: 1 - Ação de formação em grupo; 2 - Workshop; 3 - Participação em eventos (seminários, conferências, congressos…); 4 - Ações internas/abordagem técnica. 41 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 9.3. Equipamentos e Recursos Materiais Recursos Físicos e Logísticos No cômputo geral dos recursos mobilizados para as diversas intervenções, e que fazem parte do património da CERCIFAF, estiveram em permanente utilização os seguintes: Espaços de Formação Profissional: Oficinas (carpintaria, serralharia, alvenarias e revestimentos); Sala de Informática e TIC, dotada com 11 computadores portáteis, impressora, quadro interativo, ligação à internet; Áreas de formação (Hotelaria e Restauração, Confeção têxtil, Tecelagem, Lavandaria, Lavagem auto, Bar…); Sala de recursos de formação (Equipamentos, máquinas, instrumentos e ferramentas de trabalho, ferramentas de gestão e operacionalização das competências e saberes, equipamentos multimédia e outros recursos formativos e pedagógicos). Espaços de desenvolvimento de Atividades Ocupacionais (2 edifícios) dotados de Ateliers (Madeiras, Cestaria, Serigrafia, Reciclagem de papel, Montagem de sacos de papel, Bordados, Jardinagem, Culinária, Pintura e outras), Ateliers e Espaços de AVD (Aprendizagem de Atividades de Vida Diária) experimentais e diversos espaços/salas de realização ocupacional, salas de desenvolvimento das motricidades e relaxamento, equipamentos multimédia e ferramentas informáticas de gestão, recursos didáticos e outros de apoio; Espaços de desenvolvimento da Educação Especial e Reabilitação, dotados de recursos pedagógicos e motivacionais, materiais de estimulação sensorial e apoio terapêutico, com equipamentos e recursos multimédia, interatividade e software educacional; Espaço de Residência, devidamente equipados para a vida residencial, com alojamento assistido, alimentação, funcionalidades da vida e apoio à integração na comunidade; Polivalente de Ar Livre (com pista de 200 metros, campo de jogos para desenvolvimento e prática de desporto adaptado em modalidades diversas, dispondo de todos os equipamentos e apetrechos para práticas de atletismo, salto em altura, disco, peso, etc…, com iluminação e balneários); Espaço de Estimulação Sensorial e Desenvolvimento das Motricidades; 42 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Espaços de Orientação e Avaliação/Orientação psicopedagógica e psicológica, funcionais para o exercício das atividades de avaliação, orientação, entrevista, encaminhamento, dotados de equipamentos de avaliação, gestão e recursos técnicos especializados; Salas de Recursos Multimédia (vídeo, televisão, rádio/gravação, câmaras de filmar, fot. Digital…) e Sala de Rádio (com comunicação interna); Espaços Administrativos, de Gestão e Coordenação financeira e contabilística, dotados de equipamentos e ferramentas de gestão administrativa e financeira, software informático e tecnologias específicas de informação e comunicação, gestão, reprodução e arquivo; Espaços e Salas de Diagnóstico e Terapêutica (Terapia da fala, Fisioterapia, Terapia Ocupacional) Social e Médico, dotadas de equipamentos de diagnóstico, equipamentos e ferramentas de gestão organizativa e de desenvolvimento de atos e atividades especializadas; Ginásio interior, de desenvolvimento de competências de educação física, treino de Boccia, expressões, atividades de movimento e dramatização; Espaços de Direcção e Administração, dotados de equipamentos e recursos de gestão e comunicação. Transportes, Alimentação, Comunicação e Outros Viaturas de Transporte (Autocarros, e ligeiros de passageiros) e Transporte Adaptado, destinado a assegurar a frequência de atividades pelos diversos clientes, provenientes dos vários concelhos do âmbito geográfico de intervenção institucional; Refeitório Social destinado a todos os clientes e colaboradores; Espaço Internet (dispondo de 3 computadores acessíveis, todos com ligação à internet); Canoagem (em Barragem local). 43 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Tecnologias de formação/informação e comunicação websites e plataformas Internet Website da CERCIFAF - http://www.cercifaf.pt. Espaço institucional onde são disponibilizadas informações diversas, nomeadamente atividades e projetos em curso e acesso a recursos digitais diversificados (boletins informativos, livro MOLIS, software educativo, aquisição de produtos, etc.). O Site institucional contém um espaço restrito destinado à comunicação e informação com os colaboradores. Rede Intranet: Espaço de partilha de informação em rede para fluidez de acesso, difusão e transferência de informação interna. Parque informático e recursos multimédia Hardware: A instituição dispõe de um parque informático diversificado com dezenas de computadores, impressoras, scanners e alguns videoprojectores. Dispõe, ainda, de três quadros interativos. Disponível para utilização por escolas, encontra-se apetrechada uma sala de informática com onze computadores, videoprojector e quadro interativo. Software: Para além dos títulos e aplicações desenvolvidas internamente e do software específico para as diferentes áreas de reabilitação, a instituição dispõe de numerosos títulos de software educacional para o ensino básico e educação especial, disponível no circuito comercial. Outras tecnologias específicas Snoezelen; estimulação sensorial; desenvolvimento de motricidades; relaxamento; expressão corporal e dramática. Ajudas técnicas A instituição dispõe de ajudas técnicas diversas que integra no seu trabalho de educação e reabilitação de pessoas com necessidades educativas especiais. Alguns exemplos: Teclados de conceitos e software auxiliar de programação de grelhas e quadros de comunicação alternativa. 44 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Software especializado (ex: SpeechView) em diferentes áreas de educação e reabilitação. Ecrãs tácteis. Comutadores e outros switches. Ratos de bola (trackerballs) e joysticks, dispositivos apontadores; Robot Roamer e software associado. 9.4. Garantias para o desenvolvimento dos serviços 1. Certificação de Qualidade EQUASS – European Quality Assurance in Social Services, sendo considerada como uma Organização de referência neste domínio de prestação de serviços sociais; 2. Acreditação pela DGERT/IEFP/MTSS, para o desenvolvimento de ações de Formação Profissional; 3. Credenciação pela DGIDC/ME como Centro de Recursos para a Inclusão, apoiando 9 Agrupamentos de Escolas de 5 concelhos (Fafe, Cabeceiras de Basto, Celorico de Basto, Mondim de Basto, Vieira do Minho); 4. Credenciação pelo IEFP como Centro de Recursos, para apoio ao emprego das pessoas com deficiência nos Centros de Emprego do Médio Ave e Alto Tâmega; 5. Procedimentos de contratação pública, proteção de dados e imagem; 6. Acessibilidade a todos os edifícios e espaços, nos termos da legislação em vigor; 7. Transportes de acordo com as exigências relativamente às viaturas, credenciação dos motoristas e Transporte Coletivo de Crianças; 8. Equipamentos para condições de banho assistido; 9. Condições de segurança e sinalética interna (portas de corta-fogo, saídas de emergência, sinalética de segurança, etc…) 10. Atendimento médico semanal e Medicina do Trabalho. 45 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 10. ACORDOS E PROTOCOLOS Para a prestação de serviços sociais às pessoas com deficiências e incapacidades, a CERCIFAF possui acordos e protocolos com: MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO No âmbito da Educação Especial e atividades desenvolvidas pelo Centro de Recursos para a Inclusão (CRI), apoiando 9 Agrupamentos de Escolas e 186 alunos com NEE de carácter permanente residentes em 5 Concelhos. IEFP - INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL Para o desenvolvimento de medidas de Formação/Emprego, Emprego Apoiado e Centro de Recursos, nos termos do Decreto-Lei n.º 290/2009 de 12 de Outubro, regulamentadas pelo Despacho Normativo 18_2010 de 29 Junho. SEGURANÇA SOCIAL Para o desenvolvimento de Atividades Ocupacionais, da Intervenção Precoce e para funcionamento dos serviços de Residência (Lar Residencial e Lar de Apoio). AUTARQUIAS LOCAIS De Fafe, Cabeceiras de Basto, Celorico de Basto, Mondim de Basto e Vieira do Minho, para apoio ao transporte dos clientes/utentes, desenvolvimento de serviços e implementação de ações de promoção do emprego e da empregabilidade. ENTIDADES EMPREGADORAS Públicas e privadas, em todos os concelhos da área de abrangência, no âmbito da formação e emprego de pessoas com deficiência e incapacidades, para emprego, oportunidades de trabalho e formação em posto de trabalho. OUTRAS ENTIDADES Juntas de Freguesia, Coletividades, Comissões de Proteção de Crianças e Jovens, Redes sociais, Grupos Concelhios de Apoio à Deficiência, UNIVA’s, Associações Empresariais, CNO’s, entre outros. 46 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 11. AVALIAÇÃO DA CONTINUIDADE DOS SERVIÇOS Embora em algumas valências se observem dificuldades de todo o tipo para fazer face a necessidades diversas, a continuidade de prestação dos serviços e o seu desenvolvimento e inovação é uma garantia tanto em quantidade como na qualidade desejada. As candidaturas apresentadas aos Programas de financiamento (POPH, IEFP, Segurança Social, e outros) pela CERCIFAF têm vindo a ser aprovadas com bons indicadores de qualidade e de execução. No ano de 2012, como anteriormente se referiu, o alargamento do Acordo com a Segurança Social para aumento de resposta a 6 Clientes CAO foi muito importante. Por um lado, possibilita mais respostas legais a pessoas com necessidades e diminuição das listas de espera, e por outro, ajuda a equilibrar a sustentabilidade dos serviços. Numa avaliação global, demonstra-se que os serviços aos clientes são garantidos e reconhecidos como fundamentais às necessidades das pessoas. Ainda assim, há melhorias a fazer, designadamente: 1. No âmbito do SIP – Serviço de Intervenção Precoce, onde cada vez é mais premente o aumento das respostas a outros concelhos; 2. No âmbito do CAO – Centro de Atividades Ocupacionais, no sentido de rentabilizar a capacidade instalada e licenciada; 3. No âmbito do SAVI – Serviço de Apoio à Vida Independente, estando em fase de conclusão um projeto para apresentar à Segurança Social, no âmbito do Fundo de Socorro Social, para criação e desenvolvimento deste serviço, que já vai sendo realizado de modo informal e pontualmente, por falta de condições técnicas e financeiras para o suporte do serviço. Finalmente, a continuidade e sustentabilidade dos serviços passa cada vez mais por se encontrar soluções de comparticipação social (famílias, autarquias, empresas…) posto que os financiamentos do Estado são reduzidos, as exigências são cada vez maiores e os custos tornamse insuportáveis para as instituições, obrigando-as a contrair empréstimos que podem comprometer a sua viabilidade económica. 47 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 12. RECLAMAÇÕES E SUGESTÕES Com a renovação da página da Internet o novo site institucional ganha uma nova dinâmica e também este serviço poderá ser potenciado na relação com todos a partir deste meio. Tanto os Colaboradores como os Clientes ou outras partes interessadas na prestação dos serviços ou no trabalho quotidiano da CERCIFAF poderão aceder a partir de casa ou em qualquer ponto, comunicando as suas sugestões ou fazendo as suas reclamações tidas por oportunas. Tal como em anos anteriores, a utilização do Livro amarelo de Reclamações não regista qualquer movimento, mantendo-se contudo aberto e disponível em todos os estabelecimentos e serviços da Instituição. Relativamente ao ano de 2012, de uma forma geral verifica-se que o sistema registou o aparecimento de sugestões e de reclamações, algumas delas com significado elevado para a tomada de decisões importantes ao nível da organização dos serviços. Sugestões/Reclamações apresentadas SUGESTÕES RECLAMAÇÕES COM PROVIMENTO SEM PROVIMENTO 4 7 11 0 QUEM SUGESTÕES RECLAMAÇÕES Clientes 0 1 Colaboradores 4 5 Familiar 0 1 Total 4 7 Prazo médio de resposta /reclamações 3,09 dias 48 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Natureza das Reclamações e Sugestões QUEM Clientes Colaboradores Familiar QUEM Colaboradores RECLAMAÇÕES ASSUNTO Reclama das atitude de outra cliente. Queixa relacionada com os barulhos que acontecem junto à sala de atendimento, prejudiciais ao seu trabalho. Colaboradoras reclamam do comportamento de desrespeito e ameaça por outra colaboradora. Discordância com a retirada de subsídio de alimentação no mês, a seu ver sem motivo. Colaborador queixa-se da forma como foi tratado por responsável de serviço e das medidas tomadas no processamento de subsídio de alimentação. Reclama por maus-tratos de clientes por clientes. SUGESTÕES ASSUNTO Sugere a substituição ou eliminação das árvores do Lar Residencial por estarem a danificar o piso. Sugere o aumento dos cuidados de limpeza e secagem da entrada nas instalações para evitar quedas. Sugere a melhoria da informação divulgada. Colaborador apenas discorda (mas não sugere alternativa) do previsto no regulamento Interno para atribuição do subsídio de alimentação. OBS Subscrita por 1 cliente. Subscrita por 1 colaboradora. Subscrita por 2 colaboradoras. Subscrita por 1 colaborador. Subscrita por 1 colaborador Subscrita por familiar de cliente. OBS Subscrita por 1 colaborador Subscrita por 1 colaborador Subscrita por 1 colaborador Subscrita por 1 colaboradores Em 2012, verifica-se um maior uso do sistema pelos Colaboradores, tanto para sugerir como para reclamar. De referir que das 4 sugestões comunicadas pelos colaboradores todas foram acolhidas com muito interesse, revelando muita atenção e empenho nas melhorias a realizar. 49 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 13. INDICADORES DE QUALIDADE E SATISFAÇÃO Indicadores de Qualidade: Incidência Domínios Contributos Participação no desenvolvimento das ações e na inovação dos serviços Construção da “Sala da Cidadania”, para reunião e convívio dos formandos; Eleição dos representantes dos Clientes (Associação de alunos); Envolvimento e participação no planeamento de atividades complementares de formação, na avaliação da qualidade e satisfação, dando sugestões e fazendo reclamações. Construção do PI Ideias sobre novos cursos e percursos de formação. Clientes Formação Lar Residencial CAO Empenho e aplicação nas aprendizagens e valorização; Melhoria dos resultados académicos e profissionais; Participação nas atividades da residência Participação em diversos grupos da comunidade, em atividades de expressão, musica, desporto e outras. Orientação e Supervisão de Estagiários Definição de áreas de aplicação prática de competências Potenciação de intervenções e serviços a prestar Acompanhamento e avaliação do desempenho Sugestões de Melhoria Ética relacional Planeamento e programação Medidas de Motivação dos Colaboradores Colaboradores Envolvimento na formação continua Gestão Organizacional Participação nas ações internas e externas Enfoque na actualização de competências Melhoria dos níveis de desempenho e interesse organizacional Cooperação na Missão Receção, acolhimento e acompanhamento aos familiares Participação nos Eventos Institucionais Colaboração empenhada na Campanha do Pirilampo Mágico Colaboração nas Visitas Técnicas de Entidades Diversas Produção de Documentação Revisão das Funções e Responsabilidades de Gestão Revisão e actualização de documentos da Organização Formatação e referenciação de todos os documentos 50 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Comunicação interna e externa Parcerias e Protocolos Abertura do novo site institucional Melhoria da Informação e dos fluxos de comunicação interna e externa Consolidação de processos e procedimentos Reformulação de formulários e instruções de trabalho Estratégicas e de desenvolvimento de ações transnacionais De apoio e reforço da sustentabilidade institucional De apoio à prestação de serviços De apoio à formação e emprego De ocupação socialmente útil em entidades empregadoras Indicadores de Satisfação: A opção por uma revisão aos instrumentos de Avaliação da Satisfação mostrou-se francamente eficaz. Por um lado, a elaboração e aplicação de questionários diferentes para as famílias e empregadores e a revisão do questionário a aplicar aos clientes, possibilitou que os interessados/respondentes pudessem indicar com maior objetividade o seu grau de satisfação com os serviços prestados, ficando-se a conhecer melhor os aspetos positivos e críticos da satisfação dos diferentes stakeholders. Por outro lado, a metodologia utilizada permitiu aumentar os indicadores e melhorar a análise crítica das intervenções. Podemos portanto afirmar que os dados obtidos referentes a 2012 são mais rigorosos e mais credíveis, estão mais direcionados para captar a satisfação de todas as partes envolvidas e interessadas nos serviços, e, consequentemente, possibilitam um conhecimento mais aproximado da satisfação geral relativamente ao desempenho da organização. GRUPOS INQUIRIDOS CLIENTES COLABORADORES EMPREGADORES FAMÍLIAS ENTIDADES REGULADORAS E FINANCIADORAS ANO DE 2012 PREVISTO >85 >75 >80 >80 >85 RESULTADOS SATISFAÇÃO 86 65,7 83 84,5 “Conforme esperado” 32,4% “Acima… ou muito acima do esperado” 63,2% DESVIOS +1 - 9,3 +3 + 4,5 Não é possível comparar pelo facto de se ter optado pelo apuramento dos resultados com base nestes dois indicadores Resultados globais Como se observa, os resultados da satisfação em 2012 continuam acima do previsto com exceção dos níveis de satisfação dos colaboradores que apresentam um desvio negativo com algum 51 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 significado (-9,3) e que são um reflexo direto das medidas restritivas implementadas na organização nos dois últimos anos. Em relação às restantes categorias de inquiridos verifica-se os Clientes continuam a apresentar um grau de satisfação acima do previsto mesmo tendo em conta que este valor de referência é bastante elevado. No que respeita à satisfação dos Empregadores e das Famílias, também aqui os resultados se situam acima das previsões, apresentando valores muito elevados de satisfação, 83 e 84,5, respetivamente. Quanto às entidades reguladoras e financiadoras, os valores de satisfação apurados permitem uma interpretação muito positiva sobre o resultado apurado das respostas aos diversos indicadores de desempenho da organização. Assim, no conjunto dos 13 indicadores de desempenho, as respostas da variável de satisfação “Conforme o esperado”, obtêm 32,4% e “Acima… ou muito acima do esperado”, obtêm 63,2% das respostas. A soma destes indicadores é superior a 95% das respostas obtidas. Na comparação com os resultados obtidos em 2010 e 2011, e depois de se terem implementado as medidas corretivas na metodologia de análise e na melhoria dos instrumentos, os resultados globais exprimem agora com mais rigor a satisfação dos diversos grupos de inquiridos, permitindonos acompanhar e supervisionar os dados de modo mais eficaz. 52 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 14. SUMÁRIO EXECUTIVO O desempenho da organização em 2012, apesar de todos os constrangimentos sociais e económicos foi muito positivo em termos globais, quer ao nível da execução física quer do ponto de vista financeiro. Permanecem as dificuldades na área da Formação Profissional e Emprego sobretudo pelo facto de as empresas continuarem a reduzir postos de trabalho e os investimentos na criação de novos empregos não se verificar. Do mesmo modo, os programas e medidas de incentivo ao emprego também não se mostram capazes de provocar alterações positivas neste domínio. Apesar disso, a estratégia de formação e de dupla certificação tem vindo a ser implementada com sucesso e a valorização académica das pessoas é já uma realidade. Nas medidas de Apoio ao Emprego através do Centro de Recursos Local, observa-se uma tendência de melhoria nos procedimentos que conduzirá certamente a benefícios sobretudo para os candidatos encaminhados. Em termos de execução anual, foi possível orientar e apoiar muitos candidatos nestas medidas e os objetivos previstos foram cumpridos. Note-se porém que, pelo facto de, em alguns casos, se poder enveredar por Estágios de Inserção após o Apoio à Colocação, as Instituições não conseguem ser financiadas pelos empregos criados posteriormente porque estes ocorrem fora do período previsto no regulamento (Após 1 ano). Consideramos, por isso, que esta situação deveria ser revista pela sua importância global na estratégia de empregabilidade das pessoas com deficiência. Na Educação Especial, tal como se esperava, cresceram os apoios aos alunos (186) no âmbito do Centro de Recursos para a Inclusão (CRI), consolidou-se o apoio aos Agrupamentos em todos os concelhos de abrangência, e aumentaram as necessidades de apoio funcional. Este facto obrigounos a admitir novos colaboradores (Terapeutas) para o desempenho de funções especializadas mas também foram reforçados os financiamentos para a execução destes serviços. Convém recordar todavia que o volume de trabalho e de trabalhadores é anualmente condicionado pelas necessidades objetivas dos alunos e pela aprovação do Ministério da Educação. 53 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 Relativamente ao Serviço de Intervenção Precoce, é de registar o aumento das atividades e a dispersão geográfica dos serviços a prestar assim como o empenho de todos os colaboradores na estabilização de melhorias sentidas. Os custos com as instalações e outras despesas logísticas e equipamentos continuam a não ter suporte pela Segurança Social, aguardando-se que sejam brevemente solucionadas estas questões com as quais a CERCIFAF se debate porque acarretam custos para a Instituição sem qualquer contrapartida. Nas Atividades Ocupacionais é de salientar o aumento de 6 clientes abrangidos pelo alargamento do protocolo com a Segurança Social, embora seja necessário ir mais longe não só porque há necessidades por parte das famílias e clientes à espera de respostas mas também porque a capacidade instalada e licenciada permite aumentar significativamente esta resposta. Um outro aspeto relevante tem a ver com o aumento de clientes/utentes CAO colocados em Atividades Socialmente Úteis no exterior e em múltiplos desempenhos e tipologia de entidades. Se por um lado o aumento de 10 para 14 é positivo pelo que isso significa em termos de autonomia e valorização das pessoas, por outro lado, esta situação aumenta os custos de acompanhamento e obriga ao aumento de responsabilidades assumidas. Note-se que estes casos não fazem parte da listagem de clientes CAO abrangidos pelo protocolo da Segurança Social e a comparticipação familiar destes clientes/utentes é totalmente ou quase inexistente. Para além disso temos de lhes garantir seguro e acompanhamento sem nenhuma contrapartida familiar ou social. No âmbito dos serviços de Residência, continuamos a insistir que a criação de um terceiro nível de apoio, concretamente de apoio à Vida Independente, será uma solução que poderá aumentar os fluxos de transição entre as três estruturas à medida que as pessoas adquiram competências, autonomia e capacidade económica para a sua autodeterminação. Teríamos assim como estrutura de 1º nível o Lar Residencial (para maiores necessidades de apoio e pessoas mais dependentes); como estrutura de 2º nível o Lar de Apoio (para pessoas com alguma autonomia e aprendizagens sociais consolidadas, eventualmente com emprego ou condições de empregabilidade) e como estrutura de 3º nível o SAVI-Serviço de Apoio à Vida Independente, destinado a apoiar as condições de residência e alojamento na cidade de todos aqueles que, de modo autónomo, sós ou acompanhados, residem em apartamentos e casas de 54 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 baixa renda, e que, dadas as suas condicionantes da deficiência e/ou estigma social, terão de ser assistidos na gestão económica e do lar, de modo a progredirem no crescimento para a cidadania e integração na sociedade. Esta tríade de respostas articuladas permitirão gerir as necessidades e os fluxos de transição entre as várias respostas, em conformidade com os níveis de dependência, autonomia, progressão económica e social das pessoas. Nos restantes sectores/serviços é de registar: 1. Que o sector de Preparação e Fornecimento de Lenha aumentou ligeiramente as vendas, embora se considere que este sector poderá e deverá tornar-se mais consistente e alargar mais o mercado. Sendo um fator importante para o aumento do emprego apoiado, as melhorias de mecanização e capacidade de secagem deverão ser ponderadas numa perspectiva de investimento na qualidade de resposta e na sua maior rentabilização económica. 2. No sector da Lavandaria, claramente com decréscimos de funcionamento, exige a tomada de medidas alternativas que assegurem a sua sustentação e rendibilidade. Em termos financeiros, como se observou no início, os resultados alcançados melhoraram significativamente, ainda que à custa de grandes medidas de contenção organizacional, e, reconhecidamente, à custa do sacrifício e empenho de todos os interessados, designadamente os colaboradores, clientes, famílias e outros agentes sociais. No Balanço e Contas que a seguir se apresentam, referente ao exercício de 2012, poder-se-á observar mais detalhadamente a execução anual das despesas e receitas, mas também o reflexo das medidas implementadas e os impactes ao nível dos custos e proveitos. 55 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 15. BALANÇO E CONTAS DO EXERCÍCIO (Incluindo Parecer do Conselho Fiscal) ANO DE 2012 56 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 57 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 58 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 59 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 60 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 61 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 62 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 63 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 64 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 65 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 66 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 67 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 68 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 69 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 70 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 71 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 72 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 73 / 74 RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS 2012 74 / 74