contábil phoenix - Contmatic Phoenix

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CONTÁBIL PHOENIX
Índice
Introdução ______________________________________________________________________ 6
Configuração mínima para utilização do Contábil Phoenix ______________________________ 6
Como baixar os sistemas da internet _________________________________________________ 6
Processo para Download : ______________________________________________________________ 7
Principais botões do Contábil Phoenix:_______________________________________________ 8
Calculadora__________________________________________________________________________ 8
Atalhos úteis: ________________________________________________________________________ 8
Menu Cadastro __________________________________________________________________ 9
Das Empresas:___________________________________________________________________ 9
Ficha Geral __________________________________________________________________________ 9
Ficha Escrita _________________________________________________________________________ 9
Ficha Cont: _________________________________________________________________________ 10
Razão Social Completa: __________________________________________________________ 11
Responsáveis pela Empresa:_______________________________________________________ 11
Contadores: ____________________________________________________________________ 11
Usuários e Senhas: ______________________________________________________________ 11
Alteração de Senhas: _________________________________________________________________ 11
Plano de Contas: ________________________________________________________________ 12
Cadastrando um novo Plano de Contas: _________________________________________________ 12
Cadastrando novas Contas:____________________________________________________________ 12
Configurações Complementares ao Plano de Contas.___________________________________ 13
Plano referencial SPED: ______________________________________________________________ 13
Apuração dos Impostos Integrados da Escrita:____________________________________________ 14
DOAR:_____________________________________________________________________________ 14
DVA- Demonstração do Valor Adicionado. _______________________________________________ 14
DRE Modelo 1: ______________________________________________________________________ 14
DRE Modelo 3: ______________________________________________________________________ 14
DIPJ: ______________________________________________________________________________ 15
Análise Contábil: ____________________________________________________________________ 15
Mutações do Patrimônio Liquido: ______________________________________________________ 15
Custo das Mercadorias Vendidas:_______________________________________________________ 16
DFC – Demonstração do Fluxo de Caixa: ________________________________________________ 16
Encerramento do Exercício: ___________________________________________________________ 17
Destinação do Lucro: _________________________________________________________________ 17
Histórico Padrão: _______________________________________________________________ 17
Softmatic - Sistemas Automáticos de Informática Ltda.
2
Lançamentos automáticos: ________________________________________________________ 18
Saldos Anteriores Movimentação ___________________________________________________ 18
Conta contábil: ______________________________________________________________________ 18
Conciliação: ________________________________________________________________________ 19
Moedas: _______________________________________________________________________ 19
Índices ________________________________________________________________________ 19
Termos ________________________________________________________________________ 20
Abertura / encerramento______________________________________________________________ 20
Responsabilidades ___________________________________________________________________ 20
Responsabilidades por Empresa ________________________________________________________ 20
Feriados_______________________________________________________________________ 20
Feriados Municipais e Bancários Excepcionais: ___________________________________________ 20
Fornecedores ___________________________________________________________________ 21
Montar fila de Impressão _________________________________________________________ 21
LANÇAMENTOS _______________________________________________________________ 21
Lançamentos Mensais Constantes ______________________________________________________ 21
Lançamentos Contábeis: ______________________________________________________________ 21
Lançamento Simples: ________________________________________________________________ 21
Lançamento Múltiplos Simples_________________________________________________________ 22
Lançamentos Múltiplos X Múltiplos: _____________________________________________________ 22
Verificador de Diferenças _____________________________________________________________ 23
Verificador de contas dos Lançamentos: _________________________________________________ 23
Verifica rateios por centro de custos: ____________________________________________________ 23
Bloquear Mês ______________________________________________________________________ 24
CÓPIAS: __________________________________________________________________________ 24
Restaurar mês:___________________________________________________________________________ 24
Funções do botão CONSULTAR: ______________________________________________________ 24
Ficha saldos: ______________________________________________________________________ 25
Ficha “Saldos Por Conta/Conciliação”: __________________________________________________ 25
Menu Centro de Custos: __________________________________________________________ 25
Plano de Contas por Centro de Custos: __________________________________________________ 25
FORMA DE VINCULAR O PLANO DE CENTRO DE CUSTO AO PLANO DE CONTAS: ___________ 26
DRE por centro de Custo. _____________________________________________________________ 26
Saldos Anteriores Movimentação _______________________________________________________ 27
Lançamento entre centros de custo. _____________________________________________________ 27
Relatórios __________________________________________________________________________ 27
Ativo Imobilizado _______________________________________________________________ 29
Cadastro do Grupo de bens: ___________________________________________________________ 29
Locais de Bens: ______________________________________________________________________ 30
Cadastro de Bens do Ativo: ____________________________________________________________ 30
Consórcio: ________________________________________________________________________ 31
Leasing: __________________________________________________________________________ 31
Depreciação acelerada ______________________________________________________________ 32
3
Baixa de bens: _____________________________________________________________________ 32
Integração do Ativo Imobilizado: _______________________________________________________ 33
Relatórios Ativo _____________________________________________________________________ 33
LALUR _______________________________________________________________________ 35
Configurações _______________________________________________________________________ 35
Históricos LALUR Parte A: ___________________________________________________________ 35
Configurar lançamentos finais do LALUR: ________________________________________________ 35
Códigos para Lançamento da Parte B: __________________________________________________ 36
Código de DARF: ___________________________________________________________________ 36
Lançamentos LALUR/CSLL: __________________________________________________________ 36
Parte A ___________________________________________________________________________ 36
Parte B ___________________________________________________________________________ 37
Prejuízo Fiscal: _____________________________________________________________________ 37
Base Negativa _____________________________________________________________________ 37
Controle de Suspensão/ Redução: _____________________________________________________ 37
Relatórios LALUR/ CSLL_____________________________________________________________ 38
Parte A ___________________________________________________________________________ 38
Parte B ___________________________________________________________________________ 38
Apuração LALUR ___________________________________________________________________ 39
DARFS ___________________________________________________________________________ 40
LALUR/ Integração __________________________________________________________________ 41
Gerar lançamentos LALUR:___________________________________________________________ 41
Manual LALUR: ____________________________________________________________________ 41
Processamentos: ________________________________________________________________ 41
Renumera Lançamentos Contábeis _____________________________________________________ 41
Apurar CMV/ RCM _________________________________________________________________ 42
Apuração dos Impostos – Escrita _______________________________________________________ 42
Consolidação Matriz/ Filiais ___________________________________________________________ 42
Empresas OPS – GERAÇÂO XML _____________________________________________________ 43
Arquivos Magnéticos _________________________________________________________________ 44
IN 86 – ___________________________________________________________________________ 44
Portaria 58: ________________________________________________________________________ 44
SPED Contábil - Arquivo Digital ECD: ___________________________________________________ 44
FCONT: __________________________________________________________________________ 45
Controle de Saldos: __________________________________________________________________ 45
Controle de Rotinas: _________________________________________________________________ 45
Bloquear mês _______________________________________________________________________ 45
Encerramento do Período _____________________________________________________________ 46
Lucros / prejuízos Acumulados _________________________________________________________ 46
Processar DOAR_____________________________________________________________________ 46
DVA: Demontração do Valor Adicionado: ________________________________________________ 47
DFC: Demontração do Fluxo de Caixa: __________________________________________________ 47
Apuração DIPJ ______________________________________________________________________ 47
Análise das demonstrações Contábeis ___________________________________________________ 47
4
Demonstração das Mutações do Patrimônio Liquido _______________________________________ 47
Notas explicativas: ___________________________________________________________________ 48
Transportar Saldo p/ Próximo Exercício _________________________________________________ 48
Relatórios: _____________________________________________________________________ 48
Parametrizar Imprimir Diário Completo ________________________________________________ 49
Balancete de Verificação:______________________________________________________________ 49
Razão Analítico______________________________________________________________________ 50
Selecionar Contas: __________________________________________________________________ 51
Diários: ____________________________________________________________________________ 51
Demonstração de Resultado do Exercício:________________________________________________ 51
Balanço de Abertura _________________________________________________________________ 52
Balanço Patrimonial__________________________________________________________________ 52
Livro Caixa: ________________________________________________________________________ 53
Fluxo Financeiro: ____________________________________________________________________ 54
Conferência de Lançamentos:__________________________________________________________ 54
Demonstração de Despesas e Receitas:___________________________________________________ 54
Conciliar Contas: ____________________________________________________________________ 54
Balancete de verificação TXT: _________________________________________________________ 55
Gráficos: ___________________________________________________________________________ 55
Auxiliar _______________________________________________________________________ 55
Ativar Empresa: _____________________________________________________________________ 55
Controle de Impressão: _______________________________________________________________ 56
Integrações:_________________________________________________________________________ 56
Integrar Escrita Fiscal/ Folha de Pagamento / DARF e Gescon:_______________________________ 56
Reorganização de Saldos: _____________________________________________________________ 57
Reorganizar Saldos do Ativo Imobilizado: _______________________________________________ 57
Controle Manual das Integrações _______________________________________________________ 58
Restaurar Backup Automático: ________________________________________________________ 58
Importação de Dados: ________________________________________________________________ 58
Imprimir Arquivo Texto Matricial ______________________________________________________ 59
Ajuda _________________________________________________________________________ 59
5
Introdução
O Sistema Contábil Phoenix tem a finalidade de atender às necessidades legais do Escritório Contábil em relação à
Contabilidade, inclusive com relação as normas da ANS.
Esse gerenciamento é composto de rotinas tais como todos os relatórios obrigatórios pela legislação de acordo com as
Normas Brasileiras de Contabilidade, e a ANS. gera também relatórios auxiliares e gerenciais, como relatórios de
análise contábil, relatórios por Centro de Custo, Gráficos, bem como os arquivos magnéticos exigidos pela Legislação
Federal.
O sistema Contábil Phoenix trabalha integrado com outros sistemas da linha Phoenix, buscando os lançamentos
automaticamente por integração, sem a necessidade de re-trabalho.
Temos também a opção de importar arquivos textos de outros sistemas, se adequarmos os mesmos ao nosso Lay Out
de Importação disposto para impressão. Através dessa rotina podemos importar Planos de contas, Cadastro de
empresas, histórico padrão, lançamentos contábeis, arquivo de bens, lançamentos por centro de custo.
O Sistema Contábil Phoenix pode ser utilizado tanto por escritórios contábeis, onde há uma diversidade de tipos de
empresas, como por empresas que fazem sua própria contabilidade.
Configuração mínima para utilização do Contábil Phoenix
Contábil Processador 600Mhz 128Mb de memória Win98
Contábil Processador 800Mhz 256Mb de memória 2000 / XP
- Trabalhar utilizando como protocolo de comunicação o TCP/IP no caso de uma rede ponto-a-ponto com endereços fixo.
- Devido ao fato do NetBeui trabalhar com Broadcasting retirar das configurações da rede de todas as máquinas este
protocolo.
- Verificar se existe em todas as máquinas a placa de rede modelo RTL8029, caso exista entrar na página do fabricante e
fazer download do driver para atualização, pois com o driver original que vem com a placa o time out de acesso é
pequeno podendo gerar erros e até mesmo corromper dados (apenas para Win98).
- Em uma rede ponto-a-ponto não utilizar mais que 8 computadores na rede.
- As configurações de vídeo tem que ser no mínimo 256 cores e 800 x 600 de resolução.
- Deixar as fontes de vídeo como fontes pequenas.
- O nome do servidor não pode conter caracteres especiais como *.- / espaço # @ pois influenciam no desempenho do
sistema na criação de arquivos.
- Os terminais devem estar com as unidades Mapeadas.
- A pasta de instalação do sistema não pode estar mapeada
diretamente, deve-se mapear o C:do Servidor ou uma pasta
qualquer e fazer a instalação dentro desta pasta.
Como baixar os sistemas da internet
Ao entrar na área de clientes após digitar o código e senha
o Sr. Pode salvar as instalações sem ter a necessidade de
entrar novamente, como mostra a tela abaixo. Seguindo o
exemplo acima a instalação do G5 tem 5 discos, porém para
diminuir o tamanho dos arquivos, compactamos em 3 partes
para que o processo de Download seja mais rápido.
6
Processo para Download :
1-
Entrar na área de clientes e digitar o código sem o dígito.
2-
Selecionar o sistema no qual vai fazer o download. (Ao clicar no arquivo será aberto uma tela como a tela abaixo)
3-
Ao clicar em salvar será aberta uma tela para indicar o local onde será salvo o arquivo.
4-
Fazer o processo para todos os arquivos do programa selecionado, salvando todos no mesmo local.
5-
Após fazer o download, entrar no local onde foi salvo e clicar duas vezes sobre cada arquivo salvo.
6-
Será aberto uma tela com algumas instruções, onde mostra a versão do sistema e local onde será descompactado
a instalação, como a tela abaixo.
7-
Clique em OK
8- Após este processo será criado dentro da pasta Phoenix uma pasta de acordo com o sistema que foi feito o
Download, por exemplo o Contábil e dentro desta pasta estará os arquivos de instalação, instalar.exe,
instalar.w02, etc. Estes arquivos podem se copiados para disquete ou instalados diretamente.
7
Principais botões do Contábil Phoenix:
Para ativarmos uma empresa sem precisar sair da tela.
Para apagarmos um cadastro ou lançamento.
Para acharmos um cadastro ou lançamento.
Para gravarmos um cadastro ou lançamento.
Para inserirmos um novo registro.
Para pesquisarmos por Apelido, Razão Social, CNPJ, número de N.F., UF,
etc. onde selecionamos o item a ser pesquisado, digitamos a frase
contida no texto e teclamos Ctrl+seta para baixo para ir ao próximo registro e Ctrl+seta para
cima para ir ao registro anterior.
Usando Ctrl+seta para direita ou Ctrl+seta para esquerda iremos ao início ou ao final do
registro selecionado.
Para sairmos da tela.
Para irmos ao primeiro registro.
Para irmos ao registro anterior.
Para irmos ao registro seguinte.
Para irmos ao último registro.
Seta amarela > Para visualizarmos as opções de cadastramento.
Seta vermelha > Para abrirmos a tela de cadastramento.
Calculadora
- Todas as telas com campos de digitação de valor, com o comando F12, a calculadora é acionada. Após efetuarmos o
cálculo, teclando F12 novamente, o resultado retorna para o campo do valor.
Atalhos úteis:
Em quase todas as rotinas do sistema, temos atalhos para agilizar a digitação e processos. Verificar em todas as telas,
as letras sublinhadas devem digitadas conjuntamente com o comando, para executar o comando que o botão indicar.
EX: Gravar, a letra sublinhada é o “G”. Com o comando “Alt+G”, gravamos a rotina que estiver sendo executada.
Na barra de ferramentas do sistema temos atalhos para as principais rotinas do sistema, são eles
respectivamente:
- Ativar Empresa, Selecionar dados do Escritório, Lançamento automático, Saldo Inicial/ Movimento atual, Lançamentos
contábeis, Cadastro de bens, Lançamentos Parte A e Lançamentos Parte B(LALUR e Livro de Apuração da CSLL),
Balancete de verificação, Razão Analítico, Balanço Patrimonial, DRE, Controle de Suspensão e Redução, controle de
rotinas, Controle de Impressão, Assistente de Operações e Sair.
8
Menu Cadastro
Das Empresas:
Nesta tela deve ser cadastrado os dados das empresas; a mesma está subdividida em três fichas; a saber: GERAL,
ESCRITA, CONT. Os dados cadastrados na Ficha GERAL pertencem a todos os Sistemas da linha PHOENIX.Com um
clique no botão direito do mouse, poderemos habilitar/ desabilitar as fichas abaixo.
Ficha Geral
Campo “Apelido” Será criado um apelido
numérico ou alfanumérico para cada
empresa, com no máximo 8 caracteres.
ATENÇÂO: Não pode haver caracteres
especiais ou espaços no apelido. É
oportuno lembrar que uma vez definido o
apelido da empresa este não poderá ser
alterado, pois, o sistema gera os arquivos
de banco de dados pelo apelido.
Preencher a Razão Social da Empresa.
No campo “Apelido Matriz”, informar o
apelido da empresa Matriz, no caso de
estar cadastrando uma empresa Filial,
para que seja possível consolidar os
lançamentos da mesma com os
lançamentos da Matriz.
Deixar esse campo em branco no
cadastro da Matriz ou de empresa única.
Os campos cadastrais seguintes são autoexplicativos, sendo necessário buscar as
informações nos documentos oficiais da
empresa.
Inic.Atv. : Início de Atividade da Empresa.
Data Reg.: Data de Registro no NIRC / Cartório de PJ
Opç.Iss S.: Caso a empresa aderir ao convênio municipal de arrecadação do ISS pelo sistema simplificado devemos
informar a data da opção.
Opc ICMS S: Não é obrigatório preencher este campo.
Distr.L. Pres.: Esse campo deve ser preenchido pelas empresas que fazem a Distribuição de Lucros Pelo Jr. Phoenix.
Clicaremos na seta amarela ou pressionaremos CTRL+ENTER para informarmos como será distribuído o lucro dos
sócios.
Tipo Irpj: Clicaremos na seta vermelha ou pressionaremos CTRL+ENTER e cadastraremos o tipo de empresa perante o
IRPJ, onde informaremos a data e o tipo de opção do Regime. A Opção 0 (Zero) - Nenhuma, deve ser preenchida para
as Empresas LUCRO REAL, pois as informações para essas empresas devem ser preenchidas na Ficha CONT.
Cap. Soc.: Clicaremos na seta vermelha ou pressionaremos CTRL+ENTER para cadastrarmos a data e o valor do
Capital Social.
Os campos referentes ao RESPONSÁVEL são desobrigados para o contábil Phoenix. O Sistema busca a informação dos
mesmos do cadastro de responsáveis.
Ficha Escrita
Os campos abaixo serão necessários p/ integração da Escrita Fiscal com o sistema CONTÁBIL PHOENIX.
Campo Tipo Caixa: Neste campo selecionaremos o tipo de integração com a escrita fiscal:
1- Tipo caixa - integração com o Livro Caixa no sistema JR PHOENIX.
2- Contabilidade – integração com a Contabilidade no sistema CONTABIL PHOENIX.
Campo Pl Contas Integ: Neste campo selecionaremos:
1- Plano de Contas Geral: Se na contabilidade o plano de contas for único para todas as empresas.
2- Plano de Contas Individual: Se o Plano de Contas for específico para uma determinada empresa.
Método de Contabilização: Neste campo selecionaremos:
1- Sintético: Se o usuário utilizar uma única conta analítica para contabilização dos fornecedores e uma conta para
clientes.
2- Analítico: Se a contabilização for individual; uma conta para cada fornecedores/ clientes.
Os outros campos dessa ficha se refere às informações necessárias ao sistema de escrita fiscal: G5 PHOENIX.
Pis / Cofins não cumulativo:
Essa informação é muito importante para que o sistema faça corretamente o cálculo desses tributos para a Empresa.
Deve ser selecionado: O – Para não enquadrado e 1- para Enquadrado.
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Ficha Cont:
Nesta tela incluir as informações que
definirão a forma dessa empresa operar
no sistema e apurar seus impostos,
bem como informações necessárias
para a DIPJ.
No campo Pl. de Contas Contábil:
clicando na seta vermelha ou dando o
comando “Ctrl+Enter” no campo, abre a
tela para informar a partir de qual ano
será usado determinado plano de
contas para a empresa. Nessa sub-tela
que deve abrir, informar o ano,
selecionar no combo o número do
Plano, clicar em Ok para vincular o
Plano a empresa, e sair para continuar
a preencher os outros dados de
cadastro. No campo Tipo de empresa
para efeito de cálculos: Informar a
forma de apuração dos Impostos da
Empresa e/ Tipo de Tributação para
informação da DIPJ.
Temos os seguintes tipos:
0- Nenhuma: Para as empresas optantes pelo LP ou Simples. No caso desse tipo de empresa o encerramento é liberado
de acordo com a necessidade do usuário, já que a finalidade do encerramento é definir os períodos de apuração de
Imposto, e como os impostos desse tipo de empresa não são calculados pelo Contábil Phoenix. O Usuário pode definir o
encerramento como Mensal, Trimestral ou Anual, lembrando que a função do encerramento é transferir os saldos das
contas de resultado para o Patrimônio Líquido.
1 – Lucro Real: Para as empresas optantes pelo Lucro Real Trimestral – O Sistema vinculará automaticamente o
encerramento como Trimestral, pois a Tributação LUCRO REAL TRIMESTRAL é definitiva a cada trimestre, devendo
após todos os procedimentos do trimestre encerrá-lo, antes de apurar os impostos do período seguintes, para que os
valores não estejam acumulados, pois cada trimestre deve ser apurado individualmente.
2- LR Corretora de Seguros: Para as empresas LR Corretora que apuram o Imposto pelo Lucro Real trimestralmente.
Atualmente o cálculo é igual ao LR Trimestral, mais como o sistema permite fazer contabilidade de períodos retroativos,
temos as duas opções, pois em anos anteriores as alíquotas eram diferentes para esse tipo de empresa. O
Encerramento é determinado automaticamente como trimestral.
3- Estimativa: Para as empresas optantes pelo Lucro Real Anual, que recolhem o imposto mensalmente por Estimativa,
ou por balanço de Redução, ou Suspensão. Automaticamente o encerramento é anual, pois a tributação só é definitiva
anualmente, os impostos recolhidos mensalmente, tratam-se de antecipação do Imposto.
4- Estimativa Corretora de Seguros: Para empresas Corretoras de seguros que optarem pelo Lucro Real Anual, que
recolhem os impostos por Estimativa ou por Balanço de Redução ou Suspensão. O Encerramento nesse caso também é
anual automaticamente.
5- Imunes: O tipo de encerramento fica liberado, de acordo com necessidade do cliente de apurar a CSLL, se trimestral,
anual, ou desobrigado. Quando desobrigada, o usuário poderá optar por qualquer um dos tipos, lembrando que o
encerramento transfere os saldos das contas de resultado para o patrimônio Líquido.
6- Isentas- O tipo de encerramento também fica liberado de acordo com necessidade do cliente de apurar a CSLL, se
trimestral, anual, ou desobrigada. Quando desobrigada, o usuário poderá optar por qualquer um dos tipos, lembrando
que o encerramento transfere os saldos das contas de resultado para o patrimônio Líquido.
O Campo Atividade Rural deve ser checado apenas nos casos das Empresas com esse tipo de Atividade, pois a forma
de Compensação de Prejuízos Acumulados na Apuração do Lucro Real é diferente nesses casos.
O Campo Pequeno Porte: Deve ser informado para as empresas Lucro Real Anual prestadora de serviços que deveriam
recolher o IRPJ a 32%, e tem o benefício de reduzir a Alíquota para 16% por não ultrapassar o faturamento anual
permitido, para que o sistema faça o Cálculo do IRPJ por estimativa corretamente..
-Optante ao RTT: Essa opção ficará habilitada apenas para as empresas Lucro Real trimestral ou anual, tipo de empresa
para cálculo 1,2,3 e 4. Se a empresa for optante ao RTT a empresa será obrigada a entrega do FCONT, por isso é
necessário indicar a opção no cadastro da empresa.
Qualificação Pessoa Jurídica (DIPJ) – Esse campo deve ser informado para as empresas do Tipo 1 ao 4, com a
qualificação correspondente a empresa que deve ser informada na DIPJ.
Tipo Entidade (DIPJ): Esse campo deve ser informado para as empresas do tipo 5 e 6, com o tipo de entidade
correspondente a essa empresa que deve ser informada na DIPJ.
- Contador responsável: Clicando na seta à direita, podemos selecionar um contador previamente cadastrado para a
empresa. Se clicarmos na seta vermelha à esquerda, o sistema abre a tela de cadastro de contadores, caso tenhamos a
necessidade de cadastrar algum contador para informar no cadastro da empresa, sem a necessidade de sair da tela.
- Informações de Registro da Constituição da Empresa: As informações gravadas nesses campos são obrigatórias para a
impressão do Termo de Abertura e Encerramento dos Livros Contábeis e geração do SPED Contábil.
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Razão Social Completa:
Esse campo destina-se ao preenchimento da
Razão Social Completa para que a mesma saia
nos relatórios obrigatórios da empresa.
No cadastro o campo Razão Social comporta
apenas 38 caracteres, e não pode ser alterado,
devido aos nossos sistemas gerarem integrações
para outros sistemas, tipo DIPJ, GIA, DCTF, RAIS,
devendo obedecer ao Lay Out estipulado pelos
mesmos.
Responsáveis pela Empresa:
Nesta tela, cadastrar todos os Responsáveis pela
empresa, com exceção do Contador. Se o sócio da
Empresa for Pessoa Jurídica, marcar essa opção para
que o sistema imprima o CNPJ ou CEI no campo de
assinaturas desse sócio. Os campos são autoexplicativos. Para definir quais sócios assinam os
relatórios contábeis, é necessário checar a opção:
“Assina relatórios contábeis”.
Selecionar no campo “Qualificação do Assinante” o
código correspondente para que seja possível gerar a
ECD (Escrituração Contábil Digital), quando necessário.
Todos os sócios que assinam relatórios contábeis
devem informar esse campo.
Ordem de assinatura: Esse campo destina-se a definir
em qual ordem será apresentada a assinatura do sócio
nos relatórios contábeis.
Contadores:
Nesse campo cadastrar os dados dos Contadores da
Empresa. O Campo “Frase de Assinatura do Contador” é
destinado a qual a qualificação do mesmo, como:
Contador, Contadora, Técnico Contábil, ou qualquer outra
nomenclatura aceita. O Campo Tipo assinatura deve ser
selecionado para identificar o Tipo de Registro do mesmo,
se Técnico Contábil (TC) ou Contador (CT). O Campo
“Ordem de assinatura” serve para indicar se desejamos
que a assinatura do contador seja impressa antes ou
depois das assinaturas dos sócios da Empresa. Após
cadastrarmos todos os contadores do escritório,
selecionamos na parte de baixo da tela, quais empresas
cada um será responsável. Caso um único contador seja
responsável por todas as empresas, podemos clicar no
botão “Marcar todas” para atribuir a esse contador a
responsabilidade pela Contabilização de todas as
empresas.
Usuários e Senhas:
Esse item permite ao responsável pela empresa, cadastrar senhas e definir
acessos aos sistemas da linha Phoenix. As orientações de como cadastrá-las,
se encontra no Menu Cadastro, item Controle de Acessos (usuários e senhas),
clicando em Explicações.
Alteração de Senhas: Nessa rotina o sistema só permite alterar a
senha que acessou o sistema .
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Plano de Contas:
Se não houver nenhuma empresa ativa, com
exceção do botão Planos todos os outros
estarão desabilitados. Se ativar uma empresa
que esteja com o No de planos de contas
cadastrados na Ficha CONT do Cadastro das
empresas, ao entrarmos nesta tela, o plano já
estará Selecionado. No caso de ainda não
termos nenhum plano cadastrado, clicar no
botão PLANOS para abrir a tela de cadastro e
configuração do Plano de Contas.
O Sistema tem alguns modelos de planos à
disposição para serem copiados. Clicando na
tecla: COPIA PLANOS, o sistema abrirá a tela
para selecionar no campo PLANO ORIGEM
um dos nossos modelos disponíveis, e no
campo “PLANO DESTINO”, determinar um
número para esse plano copiado.
Essa rotina pode ser utilizada também para copiar os Planos já criados para outro número, permitindo que se façam
alterações no novo plano, sem interferir no plano de origem.
DICA: Se o usuário for utilizar um plano semelhante copiando um para outro mudando apenas a nomenclatura das
contas Clientes ou Fornecedores, Bancos, etc...Mais as contas principais de estoques, PL, forem iguais, o ideal seria
montar todas as configurações de um primeiro plano (Configurações complementares ao Plano), para que ao utilizar a
Rotina Copia Planos, possa copiar todas as configurações, não tendo que fazê-las novamente.
Cadastrando um novo Plano de Contas:
Clicando no Botão NOVO, abre a tela para definir a configuração do novo plano.
Digitando o número do plano a ser criado, clicar em OK ou pressionar <<enter>>
No campo: números de graus, definir quantos níveis totalizadores o plano terá.
No campo: “Número do Centro de Custo”, deixar em branco no momento da montagem do Plano, voltando
posteriormente para informá-lo após a sua criação.
No campo Dígitos por Grau, o usuário deve definir a máscara da conta contábil. Ou seja, entre a separação por
pontinhos, quantos dígitos cada grau deve ter. Lembrando que a quantidade de dígitos limita a quantidade de contas que
poderá ser criada em cada grau: Ex: 2 dígitos permite cadastrar até 99 contas naquele grau, 3 dígitos 999 e assim
sucessivamente. Atentem-se principalmente a quantidade de dígitos definida para o grau analítico, pois geralmente é o
grau com maior necessidade de contas, e se descuidadamente deixarmos uma quantidade insuficiente, posteriormente
não poderemos estar alterando o plano da empresa sem perder os dados dos lançamentos já gravados. Na parte de
baixo da tela o sistema mostra a máscara das contas de acordo com a definição feita nesse campo.
No Campo Identificação dos Grupos, o sistema traz previamente preenchido da seguinte forma: 1- Ativo, 2- Passivo, 3Receita, 4- Despesa, 5- Custos, 6- Resultado. As contas Receita, Despesas e Custos, podem ser alteradas a ordem,
sempre utilizando os dígitos 3, 4 ou 5 para os definir na ordem que desejar
Montada as configurações podemos clicar em gravar. Atenção, após a gravação não será permitido mais alterações em
nenhum dos campos, apenas a informação do centro de custo, se o campo não houver sido informado.
Localizar o Plano de Contas desejado pelas setas de navegação ou clicando no botão ACHA. Após localizá-lo, clicar no
botão “Selecionar”, o sistema retornará para tela de Plano de Contas, com a configuração pré-definida, para cadastrar as
contas contábeis no mesmo.
Cadastrando novas Contas:
Para incluir novas contas no Plano de Conta Contábil, depois de selecionado o plano, clicar no botão “NOVO”, digitar o
número da conta, e a descrição. O número do código reduzido será dado automaticamente, podendo ser alterado de
acordo com a necessidade do usuário. Existe um recurso, caso seja necessário cadastrarmos diversas contas analíticas
seqüenciais. Após gravar uma conta, com o comando CTRL+, o sistema trará a conta analítica seguinte, sendo muito útil
ao cadastrarmos diversos Bancos, Fornecedores, Clientes.
Campo: “Conta do Plano Referencial SPED”: Ao cadastrar uma nova conta, selecionar nesse campo a qual conta do
Plano Referencial SPED a mesma corresponde. Esse campo não é obrigatório para as Empresas que não precisam
gerar o ECD para Validação no SPED.
Nas contas de Despesas, Receitas e Custos deveremos informar o Título Demonstração de resultado, para definir qual a
ordem de cada uma delas na DRE modelo 1. A configuração da DRE modelo 1 é obrigatória para todas empresas
optantes pelo Lucro Real, pois o LALUR busca o Resultado Contábil desse relatório. Mais explicações sobre a
configuração da DRE Modelo 1, podem ser encontradas no Menu Cadastro, Configurações Complementares ao Plano de
Contas, DRE Modelo 1 no botão “Explicações”.
No campo “Modelo3 - Título + Subtítulos”: Se o usuário utilizar a DRE Modelo 3, ao cadastrar alguma conta de Resultado
(Do grupo de despesas, receitas ou custos) deve selecionar um Título ou um Título e Subtítulo de acordo com a
estrutura da Configuração da DRE Modelo 3, para vincular a mesma, para que a configuração da DRE Modelo 3 se
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mantenha atualizada. Mais explicações sobre a configuração da DRE Modelo 3, podem ser encontradas no Menu
Cadastro,
Configurações
Complementares ao Plano de
Contas, DRE Modelo 3 no
botão “Explicações”.
Os
campos
LALUR,
CONCILIAÇÃO, FCONT e
CENTRO DE CUSTO da tela
de cadastro de contas do
Plano serão explicados junto
com a explicação da referida
rotina.
O Botão PESQUISA deve ser
utilizado para localização de
contas contábeis previamente
cadastradas. É possível fazer
pesquisas
por
Descrição,
Código analítico da conta e
Código reduzido da conta.
Clicando nessa tecla o sistema
abrirá a tela de pesquisa. No
campo PESQUISAR POR
deveremos selecionar o modo
de pesquisa desejado, no
campo DIGITE A FRASE
CONTIDA
NO
TEXTO,
devemos informar o filtro de
pesquisa. Para pesquisar por
descrição, não há necessidade de colocar a descrição completa, colocando apenas parte dela, dando-se o comando
CTRL+seta para baixo, o sistema vai buscando a descrição. Repita o comando até encontrar a conta desejada. Para
pesquisar por conta, é necessário colocar a conta completa, incluindo os pontos separadores de graus, dando o
comando CTRL+Seta para baixo até localizá-la. A pesquisa pela reduzida segue o mesmo processo.
Se precisarmos excluir uma única conta, selecionamos a mesma, e clicamos no ícone do cesto de lixo. Se desejarmos
excluir várias contas seguidas, podemos clicar no cesto de lixo, marcar a opção: Excluir Várias contas, informar a conta
inicial até a conta final e clica-se em ok.
Para Imprimir o Plano, clicamos na tecla imprimir. Teclando essa opção, poderemos selecionar imprimir o plano completo
ou um grupo de contas, informando a conta inicial desejada até a conta final.
A Tecla: Planos, deve ser utilizada para acessar a tela de configuração dos planos, seja para consultar, cadastrar ou
copiar planos. A Tecla Sair, é para fechar a tela do plano de contas.
Configurações
Complementares ao
Plano de Contas.
Plano referencial SPED:
Essa rotina permite vincular as
contas do Plano de contas
Contábil do usuário às contas
do Plano referencial SPED. As
explicações de como utilizá-la,
encontra-se
na
tela
de
configuração,
clicando
no
botão “Explicações”.
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Apuração dos Impostos Integrados da Escrita:
Informar as contas a recuperar e a recolher dos
respectivos impostos e gravar. Com essa informação,
após integrar os valores da Escrita Fiscal, é possivel
processar a rotina “Apuração dos Impostos – Escrita” do
Menu processamentos, para ajustar o saldo dos impostos
a Pagar/ Recolher do período.
DOAR:
Toda orientação sobre essa rotina, pode ser encontrada no Menu
Cadastro, Item Configurações complementares ao Plano de contas,
DOAR, no botão “EXPLICAÇÕES”.
DVA- Demonstração do Valor Adicionado.
Para elaborarmos a Configuração da DVA, devemos ir no
Menu Cadastro, configurações complementares ao plano
de contas, no Item DVA – Demonstração do Valor
adicionado. Clicando no botão “Explicações” dessa tela
temos todas as orientações de como montá-la.
DRE Modelo 1:
A configuração da DRE modelo um, poderá ser feita na tela de
Cadastro do Plano de Contas, selecionando um dos 16 títulos no
campo “Título Demonstração Resultados” para vincular a conta de
Resultado que estivermos cadastrando. Também poderá ser feita
no Menu cadastro, configurações complementares ao Plano de
contas, DRE Modelo 1. Clicando no botão “Explicações” dessa tela
teremos todos os procedimentos para montar a configuração da
mesma.
DRE Modelo 3:
No menu Cadastro, Item Configurações
complementares ao Plano de contas, Sub-Item:
DRE Modelo 3: Clicando em “Explicações”,
temos explicações básicas e um Manual
detalhado em dois editores distintos: Word e
Acrobat Reader.
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DIPJ:
No menu cadastro, Item Configurações complementares ao Plano de Contas, Sub-Item DIPJ. Nessa tela, clicando no
botão EXPLICAÇÕES, temos toda orientação necessária para fazermos as configurações e exportações da DIPJ.
Análise Contábil:
No
menu
cadastro,
Item
Configurações complementares ao
Plano de Contas, Sub-Item Análise
contábil, selecionamos o plano (se a
empresa estiver ativa, o mesmo já
vira selecionado).
Clicar em carregar configurar, com o
cursor sobre cada uma das linhas dos
títulos. Informar na parte de baixo da
tela, a conta contábil correspondente
a ela, no grau exato em que esta
sendo
solicitado.
Se
houver
necessidade de informar alguma
conta em grau analítico, é possível.
Ex: Ativo circulante 1.1, Disponível
1.1.1, e assim por diante. As contas
Lucro/ prejuízos do exercício devem
ser as mesmas contas: Lucro e
Prejuízo do exercício, configuradas
para o Encerramento do Exercício.
Clicar em gravar. Se houver
necessidade, clicando em imprimir é
possível imprimir a configuração.
Agora é possível imprimir o Relatório
de Análises Contábeis.
No Menu Processamento, Análise
das Demonstrações Contábeis, selecionamos o período desejado (mês inicial a mês final) e clicamos em “Processar”. O
sistema vai atualizar na tela os valores dos índices do período selecionado. É possível selecionar quais índices deseja
imprimir na Análise, deixando checados apenas esses para impressão.
Mutações do Patrimônio Liquido:
Com o plano de contas selecionado,
clicamos em “Carregar/ Configurar”.
Com o cursor sobre a linha do Grupo
a ser configurado, informar na parte
de baixo da tela as contas que devam
ser vinculadas ao mesmo, sempre no
grau analítico. Informadas todas as
contas necessárias para todas as
linhas, clicar no botão “Gravar”.
Gravada
a
configuração, para
imprimir o relatório DMPL, vá ao
Menu Processamento, Item DMPL Demonstração das Mutações do
Patrimônio Líquido. Selecionar o
período
desejado,
clicar
em
“Processa DMPL”. O sistema vai
buscar as mutações do Patrimônio do
período selecionado, de acordo com
as contas configuradas no sistemaSe
ainda assim houver necessidade de
fazer algum ajuste, utilizando o Com
o plano de contas selecionado,
clicamos em “Carregar/ Configurar”.
Com o cursor sobre a linha do Grupo
a ser configurado, informar na parte
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de baixo da tela as contas que devam ser vinculadas ao mesmo, sempre no grau analítico. Informadas todas as contas
necessárias para todas as linhas, clicar no botão “Gravar”.
Gravada a configuração, para imprimir o relatório DMPL, vá ao Menu Processamento, Item DMPL - Demonstração das
Mutações do Patrimônio Líquido. Selecionar o período desejado, clicar em “Processa DMPL”. O sistema vai buscar as
mutações do Patrimônio do período selecionado, de acordo com as contas. Com o comando “CTRL+A” podemos inserir
Ajustes, informando que tipo de ajuste se trata, o valor do mesmo e se é Devedor ou credor, e “CTRL+B” para incluir
alterações no Capital social, colocando a descrição, o valor, em qual coluna incluir e se é devedor ou credor. Para excluir
alguma linha, deve usar o comando “Ctrl + Delete”. Para alterar alguma informação, utilizar o “Duplo click”. Na tela
Reserva de Lucros, informar a destinação do Lucro liquido.
O sistema salva o processamento da DMPL apurada, mas se for feita a edição de alguma informação, é necessário clicar
em “Gravar” para salvar essa edição. Se posteriormente processarmos a DMPL desse período Editado, o sistema avisa
que já há uma DMPL processada, e que um novo processo substituirá as informações anteriores. Se houver mesmo
necessidade, será necessário editar as alterações novamente.
Custo
das
Vendidas:
Mercadorias
No
Menu
cadastro,
Item
configurações complementares ao
plano de contas, Item, custo das
mercadorias vendidas, clicando
em “Explicações”, temos todas as
orientações detalhadas de como
preparar
a
configuração.
A
Apuração do CMV, é feita no Menu
Processamento, Apurar CMV/
RCM. O período não pode estar
encerrado, pois o sistema gerará
os lançamentos de transferência
relativos a Apuração, e o sistema
não permite gerar lançamentos
com
o
período
encerrado.
Podemos fazer essa apuração de acordo com nossa necessidade. Mensal, trimestral, ou qualquer período que haja
necessidade.
DFC – Demonstração do Fluxo de Caixa:
No Menu cadastro, Item
Configurações
complementares ao Plano
de Contas, sub item DFCDemonstração do Fluxo de
Caixa. Nessa tela devem ser
gravadas as configurações
para que seja possível
imprimir os relatórios do
Método Direto e Indireto.
Todas
as
informações
necessárias
para
a
montagem da configuração
pode
ser
encontrada
clicando
no
botão
“Explicações” dessa tela. Os
relatórios são impressos no
Menu Processamento, DFC
– Demonstração do Fluxo de
Caixa. Ao entrarmos pela
primeira vez nessa tela, o
sistema trará a tela em
branco. Após informar o
período que desejar as
informações, clicar no botão
“processa DFC”. Se for
editada alguma linha, é
necessário
clicar
em
GRAVAR, para salvar essa alteração. Nas próximas vezes que entrar nessa tela, o sistema
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Encerramento do Exercício:
Nessa tela informaremos as seguintes contas:
Conta Lucro do Período e Conta prejuízo do período. Se o usuário desejar utilizar a mesma conta independente do
resultado, informar nos dois campos a mesma
conta. Conta de Zeramento: Devemos informar
uma conta transitória para auxiliar no processo
de encerramento. Por ser uma conta
transitória, o saldo final da mesma será
sempre zero, não interferindo em nenhum
relatório, embora o sistema permita que se
cadastre em qualquer um dos grupos,
sugerimos que a cadastrem no Grupo do Ativo
ou Passivo, pois se cadastrada no grupo de
Resultado, gera problemas na validação dos
arquivos magnéticos. Essa conta não poderá
ser utilizada para nenhum outro tipo de
lançamentos, pois pode gerar interferência na
apuração do resultado. Deve se destinar única e exclusivamente à apuração de resultado. No processo de
encerramento, os saldos das contas de resultados são transferidos para essa conta, e o saldo final da mesma, para a
Conta Lucro ou Prejuízo do Período.
Variação Patrimonial: É necessário o preenchimento dessa conta apenas para as empresas que desejam imprimir o
relatório Demonstração de Despesas e Receitas, geralmente utilizado pelas empresas sem fins lucrativos.
Destinação do Lucro:
Clicando no botão “Destinação do Lucro” abre a tela
ao lado,
para que o usuário parametrize a
distribuição do Resultado no processo de
encerramento. Mais informações sobre esse
processo, podem ser obtidas clicando no botão
“Explicações” do lado direito do mesmo.
Histórico Padrão:
Nesta tela deve ser cadastrado o histórico padrão.
Este cadastro será valido para todas as empresas. A
função do Histórico padrão é agilizar a digitação,
designando um código numérico para buscar
determinada descrição, podendo ser
complementado no ato da digitação.
Podemos também colocar informações
intercaladas no mesmo, usando para isso
a chave < > (Maior menor), ao utilizarmos
esse recurso o cursor irá parar dentro dos
sinais para informar, por exemplo, número
de documentos, ou competência. Esses
sinais < > também são utilizados como
conciliadores, que detalharemos melhor o
processo, no Menu Relatórios - Conciliar
Contas.Exemplos de histórico padrão,
utilizando os sinais< >:
Valor Inss do mês <> conf. folha de Pagto
Funcionários.
Pagto dupl. N. <> a Softmatic Ltda.
Obs. Utilizando esses caracteres, o
sistema
não
permitirá
gravar
o
lançamentos sem informar o complemento
entre os caracteres, dando a segurança
de não esquecer de informar número de
documento.
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Lançamentos automáticos:
Para agilizar a digitação no caso de
lançamentos rotineiros, podemos utilizar
esse recurso.
Cada Plano de Contas terá seus
lançamentos
automáticos
individualizados, pois os mesmos são
montados a partir das contas contábeis
cadastradas no mesmo. Para cadastrar
os lançamentos automáticos, entrar no
Menu
Cadastro,/
Lançamentos
Automáticos, clicar no botão NOVO, e
informar os campos: Cod. Aut.- Conta
Debito - Conta Crédito - H. Padrão e
clicar no botão GRAVAR. Para utilizar
esses
lançamentos
automáticos
previamente cadastrados na tela de
lançamentos contábeis, clicar no botão
auxiliar, na opção CONTROLES, checar
a função “Lançamentos Automáticos”.
Ao clicar em novo para inserir um novo
lançamento o sistema pedirá o numero
do “Lançamento Automático”, que ao
ser informado, trará a conta Débito, a Conta Crédito e o Histórico padrão cadastrados para o código informado. Um
atalho para esse recurso é o comando F7, que habilita e desabilita os lançamentos automáticos. Clicando F7 e clicar em
novo, o sistema pedirá o número do lançamento automático. Com o comando F5 dentro do campo do Lançamento
automático, é possível pesquisar a lista dos mesmos previamente cadastrados.
É possível montar lançamentos automáticos apenas com a conta débito ou credito, se necessário.
Saldos Anteriores Movimentação
Conta contábil:
No Menu Cadastro,
Item Saldos Anteriores/
Movimentação,
SubItem “Conta Contábil,
implantar os saldos do
Exercício anterior. Esse
processo
só
é
necessário no primeiro
ano em que o usuário
estiver
utilizando
o
sistema. Para os anos
seguintes existe a rotina
de ”Transportar saldos
para
o
Próximo
Exercício”, não havendo
necessidade
de
implantarmos
manualmente.
Nessa
tela, podemos optar por utilizar o código reduzido ou a conta analítica para inserirmos os saldos, marcando a opção
desejada. Clicando em Novo, o cursor irá para o campo definido :Reduzido ou Conta, para informarmos o código da
conta que desejamos implantar o saldo. Com o comando ENTER o sistema irá para o campo Valor, para ser informado o
saldo da mesma. OBS: Saldos credores devem ser informados com o sinal - (menos) na frente do valor, para que o
sistema reconheça, pois nessa tela, ele não vincula os valores a Natureza da conta, mesmo por que podemos ter contas
credoras no Ativo e devedoras no Passivo (Contas Redutoras). Se o usuário começar a utilizar o sistema após o início do
exercício, recomendamos implantar os saldos pela tela de lançamentos contábeis, pois não é recomendável implantar
saldos de contas de resultado por essa rotina. Caso o usuário já tiver feito lançamentos contábeis antes de implantar os
saldos iniciais, não poderemos clicar no botão NOVO. Deveremos localizar a conta no
campo abaixo do grau a visualizar, selecionar a conta desejada e informar o valor do saldo correto e gravá-lo, pois ao
gravarmos lançamentos contábeis em determinada conta, o sistema sub-entende que o saldo inicial seria zero. Se após
a implantação, houver diferença entre o Ativo e Passivo, ou mesmo se não estiverem batendo com o Saldo do balanço
anterior e houver necessidade de fazer uma conferência, a visualização será melhor se selecionarmos o último grau
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(número imediatamente anterior ao item Todas) e checarmos os saldos conta a conta, verificando se foi esquecido
algum valor, ou mesmo se foi esquecido a informação do sinal negativo (-) na frente dos saldos credores.
Na opção Imprimir, dispomos de três modelos de relatórios, contendo as informações anuais das contas.
Modelo 1: Saldos iniciais e mensais de todas as contas, apresentando cada trimestre por coluna.
Modelo 2: Saldos iniciais e mensais no formato vertical, sendo impresso a movimentação a débito e a credito, uma linha
para cada mês, com a opção de imprimir apenas as contas analíticas.
Modelo 3: Saldos iniciais e mensais, no formato paisagem (Impresso apenas em vídeo e impressora Jato de Tinta/
Laser). Todos os meses são impressos horizontalmente, uma conta abaixo da outra, tendo a opção de imprimir apenas
as analíticas.
Saldos Diários: Esse modelo imprime um mês em cada página, pois detalha o saldo de cada conta diariamente.
Botão Limpar saldos: Se o usuário mudar o plano de contas de um ano para outro, e for um Plano totalmente diferente do
anterior, em estrutura e códigos reduzidos, o ideal é implantar saldos manualmente, pois o transporte não vai
corresponder às mesmas contas de um ano para outro. |Mas se o saldo inicial for transportado sem querer, clicando no
botão “Limpar Saldos”, o sistema limpa as contas que não correspondem ao Plano atual.
As funções descritas abaixo demonstram as seguintes alterações nas informações sobre as contas na tela.
Saldo Acumulado : Saldos finais de todos os lançamentos contábeis.
Movimento Mensal : Saldos mensais individualizados mês a mês.
Movimento a Débito : Selecionando a conta desejada o sistema informará a movimentação à debito individualizadas
mês a mês.
Movimento a Crédito : Selecionando a conta desejada o sistema informará a movimentação à credito individualizadas
mês a mês.
Conciliação:
Implantar nessa tela o saldo dos
documentos que devam ser
conciliados. Clicar no botão
“NOVO” , informar o código
reduzido ou a conta analitica a
qual pertença o documento, o
número do documento origem e
o saldo desse documento.
Podem ser implantados varios
documentos para a mesma
conta. Esse processo só precisa
ser utilizado na implantação de
dados vindos de outros sistemas,
pois de um ano para outro o
sistema
transporta
automaticamente,
na
rotina
“Transporte de Saldos” do menu
processamento. Esses saldos estão relacionados à rotina “Concilia Contas” do sistema.
Moedas:
Nessa opção de menu devemos cadastrar as moedas que houver
necessidade de gerar relatórios expressos na mesmas. Clicando no
botão Novo, determinamos a nomenclatura da moeda, o símbolo que
represente a mesma, o plural e o singular da mesma e gravá-la. Os
relatórios com possibilidade de conversão em outras moedas, tem a
opção “imprimir em outra moeda’, que quando checado, habilita o botão
“Selecionar moeda” para que alem de selecioná-la, possamos indicar o
índice de conversão da mesma para a impressão.
Índices
Clicaremos neste item para abrirmos a tela de cadastro de índices da
UFIR.Teremos cadastrado: OTN/ ORTN/ BTN/ BTN FISCAL/ ufir diária/
ufir mensal/ ufir trimestral e ufir anual, a partir de 01/01/83 a 1998, não
sendo necessário, o usuário fazer qualquer tipo de alteração.
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Termos
Abertura / encerramento
Neste
Menu
Cadastro,
Termos,
Abertura/Encerramento faremos o cadastro e
impressão
dos
termos
de
Abertura/
Encerramentos
dos
Livros
Diário/
Razão,LALUR e Livro de Apuração da CSLL..
O Sistema traz um texto padrão para cada
Termo, mas permite ao usuário editá-lo de
acordo com as necessidades da Empresa. As
orientações de funcionamento da rotina podem
ser encontradas nessa tela, clicando no botão
“Explicações”
Responsabilidades
Nesta tela digitaremos o texto para os seguintes
termos: Termo dos Responsáveis pela Empresa/ Termo
do Contador, conforme a redação desejada. A opção
Limpar, apagará o texto digitado.
Responsabilidades por Empresa
No caso de haver empresas que necessitem de
informações diferenciadas no Termo de responsabilidade
do balanço, utilizaremos essa tela, selecionando a
empresa desejada e digitaremos o texto para os
seguintes termos: Termo dos Responsáveis pela
Empresa/ Termo do Contador, conforme a redação
desejada. A opção Limpar, apagará o texto digitado.
Clicando no ícone COLAR do lado direito da tela depois
da tecla ATUALIZAR DADOS, o sistema buscará o Termo
de
Responsabilidade cadastrado na tela padrão para essa empresa.
Feriados
Feriados Municipais e Bancários Excepcionais:
O sistema traz automaticamente os vencimentos dos Darfs. O
sistema controla os feriados Nacionais, mais devemos cadastrar
nessa tela os feriados municipais e Bancários, para que o sistema os
reconheça e antecipe o vencimento do Darf, caso o mesmo seja um
dia não útil.
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Abrindo essa tela, clicamos em novo, selecionamos o código de município da empresa, informamos a data do feriado e a
descrição do mesmo, e clicamos em gravar
Fornecedores
Menu Cadastro – opção Fornecedores – itens
Sintético / Analítico
Esta opção só irá preenchida para a contabilidade
para os clientes que utilizarem o sistema G5 Phoenix,
pois é um atalho para a criação de Fornecedores no
Plano de Contas e virá no item Sintético ou Analítico
dependendo da opção informada no cadastro das
empresas, na ficha escrita.
DICA:- “ No caso da opção ser Analítica o cadastro
da conta contábil poderá ser dentro desta mesma
tela, pois existe na mesma um campo chamado conta
contábil que serve de atalho para o Plano de Contas.”
Montar fila de Impressão
Nesta tela montaremos filas de empresas para impressão
simultânea. Clicar em Nova Fila e digitaremos o No desejado.
Após digitarmos o No. da fila, todas as empresas aparecerão no
campo Fora da Fila. Selecionamos o Apelido/ Razão Social e
clicaremos na seta para enviar para o campo Dentro da Fila. Após
selecionarmos todas as empresa que compõe a fila clicaremos no
botão aplicar. Clicaremos no botão Remover Fila, para
apagarmos a fila selecionada. Poderemos filtrar as empresas do
campo Fora da Fila, por Tipo, clicando em Tipo Empresa.
LANÇAMENTOS
Lançamentos Mensais Constantes
Neste item do menu , abriremos a tela de
Lançamentos mensais constantes.
Nesta tela cadastraremos os lançamentos que são
constantemente contabilizados. Diferente dos
lançamentos automáticos que agilizam a digitação,
devendo
ser
complementado
com
data,
complemento do histórico e valor, esses
Lançamentos devem ser exatamente iguais todos
os meses, dia , conta débito, conta crédito,
histórico padrão, complemento do histórico e valor.
Os lançamentos que desejarmos que sejam feitos
no último dia do mês, basta grava-los com dia 31 e
marcar a opção “Ajustar ao último dia do Mês
selecionado” que o sistema ajusta a data de acordo
com o último dia de cada mês, seja ele 30, 31 ou 28. Mais orientações sobre esse módulo podem ser encontradas nessa
tela no botão “Explicações”.
Lançamentos Contábeis:
Lançamento Simples:
Na tela acima digitaremos as informações nos seguintes campos:
Data- Data do documento Valor- Valor do documento
Débito- Conta Débito Crédito- Conta Crédito: As Contas Débito/ Crédito poderão ser digitadas pela conta analítica ou
pelo código reduzido. O sistema traz como padrão a aceitação pelos códigos reduzidos. Se desejarmos efetuar
lançamentos utilizando as contas analíticas, devemos fazer essa opção no Botão auxiliar, controles. Digitaremos o
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número do código reduzido/ conta analítica, ou pressionaremos F5 para pesquisarmos o Plano de contas,
CTRL+ENTER para pesquisarmos ou cadastrarmos uma
nova conta no Plano.
C. Hist.- Código do Histórico Padrão: Digitaremos o
número do Cód. H.P. ou F5 para pesquisarmos ou se
precisar
pressionaremos
CTRL+ENTER
para
cadastrarmos um novo histórico padrão.
Complemento- Complemento do Histórico Padrão:
Digitaremos o complemento do Histórico Padrão
conforme informações contidas no documento.
Número do lançamento: após gravado, o sistema informa
automaticamente.
ou
Lançamento Múltiplos Simples
Clicaremos no botão NOVO e digitaremos a data e o valor
do documento. No campo a débito deveremos informar a
letra M. Com o comando ENTER, ou clicando no ícone
das páginas, abre a tela para fazer os sub- lançamentos .
Na tela que abrirá para gravação dos lançamentos
múltiplos, clicaremos no botão NOVO e digitaremos o No.
do código reduzido/ conta analítica ou pressionaremos F5
para pesquisarmos ou CTRL+ENTER para cadastrarmos uma nova conta se necessário. Procedimento igual para o
campo Cod. Hist. Informaremos o complemento do histórico conforme o documento e clicaremos no botão GRAVAR.
Após o término dos lançamentos múltiplos a Débito, clicaremos no botão APLICAR. O sistema retornará a tela principal.
No campo “crédito”, digitaremos o No. da conta credora, e o histórico padrão referente ao lançamento de crédito, com o
complemento do histórico específico .
Para lançarmos Múltiplos á Crédito inverteremos a posição digitando a letra M no campo Crédito e no Débito sua
respectiva conta.
O sistema mostrará no rodapé da tela os lançamentos na tela de múltiplas contas, a quantidade de Lançamentos/ Valor.
Digitado e Valor Total. Esses campos devem ser iguais para a gravação do lançamento. Quando o valor digitado estiver
igual ao valor total, clicaremos em aplicar, e na tela principal clicaremos em Gravar para efetivarmos o lançamento.
Lançamentos Múltiplos X Múltiplos:
Para os campos DÉBITO e CRÉDITO, deveremos proceder da mesmo forma do Lançamento Múltiplo
Simples, digitando a letra M em ambos os campos. Nesta modalidade após os lançamentos múltiplos não é
necessário digitar o código do Histórico Padrão na tela principal.
Após o término dos lançamentos das múltiplas contas o sistema mostrará na tela principal os lançamentos
Digitados à débito e a crédito.
Em seguida clicaremos no botão GRAVAR.
Funções dos Botões da tela de Lançamentos:
BOTÃO AUXILIAR: Neste menu, poderemos cadastrar lotes, apagar lançamentos de diversas formas, fixar campos para
lançamentos, definir em Controles como efetuaremos os lançamentos e teremos atalhos para outras rotinas do sistema,
verificador de diferenças, verificador de contas, Bloquear mês, Cópias.
Lotes - Clicando nessa opção, em Cadastrar / Ativar,
para abrir a tela de cadastro de lotes. Clicando em novo,
informar o número do Lote, o valor, que é a somatória dos
documentos do lote. Todos os outros campos são
opcionais, para facilitar a identificação dos lotes. se o
usuário desejar que o sistema faça a conferência da
somatória dos campos O Campo HP, Débito e Credito,
basta informá-los, para evitar erros de digitação. Depois
de criado o lote, clicamos no mesmo para que apareça na
parte de cima da tela e clicamos em selecionar. A partir
daí, todos os lançamentos contábeis serão gravados
nesse lote.
Após o término dos lançamentos digitados por lote, o
sistema emite a mensagem que o lote esta batido, se
deseja desabilitá-lo. Se confirmar o sistema desabilita
esse lote, senão permite que continue gravando
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lançamentos no mesmo, mas a cada gravação emite a mensagem que o valor digitado esta maior que o valor informado
do lote. Se desejarmos sair da digitação desse lote, devemos clicar no Botão Auxiliar / Lotes/ Desativar. O sistema
exibirá mensagens da posição do lote digitado, se esta batido, se existem diferenças.
Apagar Lançamentos: Essa opção abre as possíveis formas de exclusão de lançamentos: Por lançamentos, por
período e por Lotes. A exclusão dos lotes de integração, no campo “número do lote”, deve ser informado o mês que
desejamos apagar.
Fixar: Nessa tela indicaremos os campos que desejamos fixar, pressionando a barra de espaço sobre o item que estiver
selecionado com pontilhado fixar o campo. Nos campos Dia e Mês, movendo as setas para cima e para baixo, ou
digitando o número dentro do campo informamos a data à fixar. Para finalizar clicaremos em OK. Lembrando que
podemos fixar os campos com um duplo clique na própria tela de lançamentos.
Controles: Neste item definiremos a digitação dos lançamentos contábeis.
Com o item Lançamento automático selecionado, ao clicarmos no botão NOVO da tela de lançamentos
Contábeis, o sistema pedirá o número do lançamento automático previamente cadastrado, trazendo então os dados
correspondentes ao mesmo.
Ao selecionarmos comparar mês digitado e mês Ativado, só poderemos fazer lançamentos de documentos
cujo mês é o mesmo da Empresa Ativa.
Em Forma de Lançamento definiremos como digitar as contas (código reduzido ou conta analítica).
Integrações:
Fiscal/ Folha/Darfs/ Títulos : Atalho para tela de integrações do sistema dos itens citados.
Ativo Imobilizado : Atalho para tela de integração do Ativo Imobilizado.
Bens do Ativo Imobilizado : Atalho para tela de Cadastro de Bens do Ativo Imobilizado.
LALUR Parte A : Atalho para tela de lançamentos da parte A do LALUR.
Verificador de Diferenças: Clicar neste item para abrir a tela da verificação de lançamentos com diferenças.
(lançamentos Múltiplos, que por danificação do arquivo, tenha perdido informação de um dos vínculos do lançamento
contábil).Ao clicar neste botão, o sistema iniciará a análise e verificação dos lançamentos contábeis. Após a verificação
se houver lançamentos com diferenças, com um duplo clique sobre o mesmo, o sistema o acessa na tela de
lançamentos para ser executada a correção. Nessa tela temos a Ficha “Lançamentos Incompletos” para identificar os
lançamentos múltiplos que por danificação física do arquivo, tenha perdido o Lançamento principal ”M x M”. Clicando no
botão “Verificar” dessa tela o sistema buscará no arquivo de lançamentos, os lançamentos que se enquadrem nessa
situação, e trará em forma de lista os sub-lançamentos que perderam o principal. Clicando apenas em um dos sublançamentos que tiver o mesmo número o sistema irá para a tela principal, recriando novamente o mesmo. Feito isso
gravamos o lançamento contábil
Verificador de contas dos Lançamentos: Se o usuário perceber diferenças entre o relatório do Balancete e Razão
Analítico, ou mesmo em saldos de contas diferentes do esperado, devemos executar essa rotina para verificar se existe
alguma diferença entre as contas dos lançamentos gravados. Esse processo verifica as falhas causadas quando o
usuário após gravar lançamentos contábeis em determinada conta, faz alterações na mesma, seja, alterando algum
dígito na conta analítica, ou alterando o código reduzido, ou mesmo excluindo-as. O sistema identifica em quais
lançamentos existem tais contas, e os lista na tela, indicando qual a diferença de cada um dos lançamentos. Temos a
rotina de recuperação automática das contas. As informações sobre essa rotina, poderão ser encontradas clicando no
botão “Explicações” dessa mesma tela.
Verifica rateios por centro de custos:
Clicando no botão “auxiliar” da tela de
lançamentos contábeis, foi incluída a
rotina “verifica rateios por centro de
custos”.
Essa rotina verifica quais lançamentos
contábeis deixaram de ser rateados,
usando os seguintes filtros:
- Verifica apenas as contas contábeis com
rateios prévios no Plano de contas: O
sistema verifica todos os lançamentos
feitos nas contas vinculadas a centro de
custos no plano de contas. A verificação
mostra todos os lançamentos que deveria
ter sido rateados e não foram.
- Verifica lançamentos com rateios
incompletos: O sistema verifica todos os
lançamentos que foram feitos rateios, e
que o valor do mesmo é menor que o
valor do lançamento contábil.
Com um duplo clique sobre qualquer um dos lançamentos localizados, o sistema vai para a tela de lançamentos para as
correções necessárias. A rotina ainda permite imprimir em Hp e matricial a lista dos lançamentos identificados.
23
Bloquear Mês
Essa opção permite proteger os lançamentos do mês bloqueados, não
permitindo que sejam gravados lançamentos nos mesmos.
CÓPIAS: Essa opção esta dividida em duas partes:
Copiar mês: Se após conferirmos os lançamentos de um determinado
mês, desejar fazer uma cópia dos lançamentos do mesmo, por segurança, podemos estar utilizando esse recurso, que
guardará as informações dos lançamentos em um diretório próprio. Podemos utilizar esse recurso também em casos de
precisarmos unir lançamentos efetuados em máquinas distintas, que não trabalhem em rede. Depois de copiarmos todos
os meses dessa maquina, podemos restaurar o backup
da outra maquina que tem os outros lançamentos. O
processo de restauração de backup irá sobrepor todas as
informações que existiam nessa máquina, ficando apenas
os dados trazidos pelo backup. Para voltar os
lançamentos anteriores, utilizamos então, o recurso
descrito abaixo, o Restaurar mês, e retornaremos os
lançamentos anteriores, que se unirão aos lançamentos
trazidos por Backup.
Restaurar mês: Esse recurso deve ser utilizado em
caso de necessidade de voltar as informações copiadas
anteriormente. Seja por danificação total do arquivo de
lançamentos, seja para união de arquivos, ou qualquer
motivo que justifique essa restauração.
Funções do botão CONSULTAR:
Temos as seguintes opções de consulta nessa tela.
Por nº de Lançamento:: Definiremos qual numeração
desejada. Essa numeração é o vínculo interno do
lançamento, mesmo quando renumerada não é alterada.
Por seqüência: Definiremos qual a seqüência desejada.
Essa numeração é gerada na gravação dos
lançamentos. É a numeração que figura nos relatórios
oficiais, e que é alterada com o processo de
renumeração, ficando em ordem cronológica após esse
processo.
Por data: Definiremos qual período desejado.
Por débito: Marcando essa opção, o sistema permite
definirmos se desejamos pesquisar por código reduzido
ou analítico. Feito isso, definiremos qual conta debitada,
desejamos consultar.
Por Origem – Definiremos qual origem dos lançamentos
desejamos consultar.
Por Filial:– Caso desejarmos consultar os lançamentos
gerados pela consolidação de Matriz/ Filais, usando essa
opção podemos filtrar apenas os lançamentos da filial desejada.
Por Lote: Com essa opção podemos filtrar os lançamentos por Lotes.
Por valor: Definiremos qual valor desejamos localizar.
Por crédito: Marcando essa opção, o sistema permite definir se desejamos pesquisar por código reduzido ou analítico.
Feito isso, definiremos qual conta creditada, desejamos consultar.
Por histórico: Se marcar a opção Código, é possível filtrar lançamentos com um determinado Histórico padrão. Se
marcarmos a opção “Descrição”, podemos filtrar lançamentos com uma determinada palavra em seu complemento do
histórico. Na opção: “Imprimir as contas no formato”, definimos se o relatório será impresso por conta analítica ou
reduzida.
Usando essa tela é possível combinar vários filtros possíveis, refinando a pesquisa, tornando-a mais objetiva.
Preenchido todos os filtros desejados, clicamos em Efetuar consulta. O sistema demonstrará todos os lançamentos
encontrados que obedeçam aos mesmos. Caso não encontre nenhum lançamento que obedeça ao filtro preenchido, o
sistema emitirá a mensagem: “Seleção não resultou lançamento”.
Após localizar os lançamentos desejados, com um duplo clique sobre cada um deles, o sistema irá acessá-los na tela de
lançamentos para as devidas alterações. Caso desejem imprimir o resultado da busca, é só clicar em “Imprimir
resultado”.
24
Ficha saldos:
Quando selecionamos um lançamento contábil, e
acessamos a ficha "Saldos" da tela de
lançamentos contábeis, o sistema demonstra os
saldos mensais das contas envolvidas no
lançamento selecionado.
A partir dessa versão, alem desse recurso, será
permitido selecionar qualquer conta que se deseje
pesquisar, informando seu código reduzido no
campo "Conta" e clicando em "pesquisar".
Ficha “Saldos Por Conta/Conciliação”:
Essa é uma ficha da tela de Lançamentos
contábeis, para consulta de saldo por conta
contábil. Nessa tela podemos informar uma conta e
o período desejado, clicando em pesquisar, o
sistema atualiza na parte de baixo da tela os dados
sobre a respectiva conta como se fosse um razão
analítico da mesma. As colunas são apresentadas
com uma largura determinada para facilitar a
visualização das mesmas, mas no caso de haver
necessidade de trabalhar com valores maiores, se
colocarmos o mouse sobre a linha divisória
esquerda das colunas, podemos arrastá-las de
forma satisfatória. Se for necessário alterar algum
lançamento, com um duplo clique sobre o mesmo,
o sistema volta para a tela de lançamentos
contábeis, com ele selecionado, podendo ser feita
a correção necessária. Ao voltarmos para a tela de
saldos por conta, a correção já terá sido
considerada. O Resultado da pesquisa pode ser
impresso em todas s opções disponíveis no
sistema. As orientações sobre a rotina de
conciliação aplicada a essa tela, pode ser
visualizada clicando no botão “Explicações” dessa
tela.
Menu Centro de Custos:
Plano de Contas por Centro de Custos:
No menu Centro de Custo, Item “Plano por Centro de Custos”, deve ser cadastrado o Plano por centro de Custos, caso a
empresa precise elaborar relatórios gerenciais por centro de custo.
Para cadastrar um novo plano de centro de custo, clicar no botão “Config/ Selecionar planos, na tela que vai abrir clicar
em “novo”, o sistema pede para definir um número para plano por centro de custo novo, informe o número desejado. O
próximo passo será informar o número de graus que o mesmo terá. O Sistema permite cadastrar planos de 1 a 7 graus,
dependendo da necessidade de detalhamento dos relatórios. Os lançamentos dos rateios por centro de custo deverão
ser feitos apenas no grau analítico. Portanto, precisamos saber quantos graus totalizadores anteriores terão necessidade
em nossos relatórios, para definir a quantidade de Graus, bem como a máscara da conta. O Plano de centro de custo
não tem nenhum modelo disponível para cópia, pois como cada empresa subdivide seus centros de custos de acordo
com a necessidade de apresentação nos relatórios, os planos se tornam muito específicos para que pudéssemos
disponibilizar algum modelo que atendesse a mais de um cliente, mais segue abaixo um exemplo, para que seja
absorvida a idéia principal, e que consiga montar sozinho, adequando às necessidades de sua empresa.
Ex. Em minha empresa, tenho Matriz e filial. Preciso das informações individualizadas por departamento de cada uma
delas. O Total individualizado dos custos da matriz e das Filiais. E o total global da empresa.
25
Nesse caso teremos: Primeiro grau- Empresa;
Segundo Grau- Matriz e Filiais,
Terceiro Grau- Departamentos.
Exemplo do plano montado:
1.00.00- Lojas ETC ltda.
1.01.00- Matriz
1.01.01- Departamento Financeiro
1.01.02- Cobrança
1.01.03- Recursos Humanos
1.01.04- Telemarketing
1.02.00- Filial Bertioga
1.02.01- Vendas
1.02.02- Serviços Gerais
1.03.00- Filial Suzano
1.03.01- Depto vendas
1.03.02- Serviços gerais
No exemplo citado, as contas analíticas são aquelas que têm o ultimo grau válido (Os Departamentos), devemos ratear
valores apenas nessas contas, pois a própria estrutura do relatório totalizará os valores nos graus superiores. Esse é
apenas um exemplo de centro de custo, existem muitos outros tipos de Centro de custo, cada empresa devera criar o
seu de acordo com as informações que desejar obter de seus relatórios.
Definida a máscara do Plano por centro de custos, gravar a configuração e clicar em selecionar para cadastrar os
Centros de Custos do Plano. Para cadastrá-lo, é necessário obedecer a hierarquia do Plano, não criando nenhum nível
inválido. Se houver necessidade de definir algum centro de custo de grau menor que a quantidade de graus do Plano por
centro de custo como analítico, basta marcar essa opção na tela de cadastro e gravar. Dessa forma não poderá ser
cadastrado nenhum outro centro de custo na mesma hierarquia, seja sintético ou analítico.
FORMA DE VINCULAR O PLANO DE CENTRO DE CUSTO AO PLANO DE CONTAS:
Após montar o Plano de centro de custos, entrar no Menu Cadastro, Item Plano de contas, clicar na tecla Planos, na tela
da configuração do plano de contas, clicar em ACHA, para localizar o plano ao qual se deseje vincular o Plano de Centro
de Custo, e informar no campo destinado ao Número Centro de Custo, o número que destinamos a ele, e gravar
novamente a configuração do plano.
Contas contábeis com percentuais fixos: Em algumas situações, baseado em Laudos Técnicos reconhecidos, é permitido
manter rateios fixos em percentuais para determinadas contas contábeis. Nesse caso, selecionamos a conta contábil,
clicamos no botão “Centro de custos” e definimos para quais centros de custos e quais percentuais correspondem a cada
um deles, e sempre que gravarmos algum lançamento nessas contas contábeis, o sistema distribuirá os valores para os
respectivos centros de custos obedecendo a esses percentuais automaticamente. A Forma de vincular esses
percentuais à conta contábil é localizar no Plano de Contas a conta contábil que desejamos fixar o rateio, clicar no botão
CENTRO DE CUSTO, vai abrir a tela para definirmos o Rateio. Clicando em novo informamos cada centro de custo e
gravamos. Ao totalizar 100% do Rateio. Saímos da tela e gravamos a conta contábil novamente, para fixá-la aos Centros
de custo. Dessa forma, os lançamentos posteriores feitos nessas contas, nem será necessário clicar nos campos
CCDB/CCCR, para efetuar os rateios, apenas se desejar visualizá-las.
Contas contábeis que devem sofrer rateios variáveis: Nesse caso, para evitar o esquecimento dos rateios no momento
de fazer lançamentos contábeis, podemos vincular os centros de custos à conta contábil no Plano de contas informando
percentual zero e gravando a conta contábil após informá-los, O sistema emitira uma mensagem que o percentual está
menor que 100% na hora de gravar a conta contábil, se devemos gravar assim mesmo. Confirme, assim, quando for
gravar lançamentos na conta contábil nessa situação, após digitar a conta contábil, o próximo “Enter”, abrirá a tela para
fazer os rateios nos respectivos centros de custos vinculados a ela. Após gravar todos os valores, aplicar para voltar à
tela de lançamento e dar continuidade ao mesmo.
Quando o Plano de contas do ano da empresa estiver vinculado a um Plano por centro de custos, na tela de
lançamentos, os campos CCDB (Centro de Custo débito) e CCCR (Centro de Custo Crédito), para que possamos fazer
os rateios para os devidos centros de custo. Podemos acessar esses campos usando os atalhos, com o comando
CTRL+Enter ou clicando com o Mouse.
DRE por centro de Custo.
Configurável:
O funcionamento dessa DRE é semelhante a configuração da DRE Modelo3: .Na tela título cadastrar os títulos
necessários para a DRE por centro de custos. Com um título selecionado, clicamos no botão “Subtítulos” e cadastramos
os subtítulos relacionados a ele. Na ficha conta, selecionamos o titulo e o subtítulo se houver, e vinculo a eles os
respectivos centros de custos.
Automática:
Se o plano de contas do usuário tiver a configuração da DRE Modelo 1 completa, é possível imprimir uma DRE Por
centro de custos com duas quebras, sem necessidade de nenhuma outra configuração adicional para centro de custo:
Centro de custo: O sistema imprime uma dre modelo 1 para cada centro de custo que tenha valores lançados,
no nível analítico ou sintético, na mesma ordem da DRE Modelo 1 do sistema.
26
-
Conta contábil: O sistema imprime uma DRE Modelo 1, distribuindo os valores dos grupos ou contas contábeis,
detalhando abaixo de cada conta, para quais centros de custos foram rateados os valores. Tambem pode ser
impressa no grau analitico ou sintético.
Saldos Anteriores Movimentação
Nessa tela deveremos implantar os saldos
iniciais dos respectivos centros de Custo.
Lançamento entre centros de custo.
Na tela de lançamentos entre centros de
custos, podemos visualizar os rateios gerados
pelos lançamentos contábeis e fazer
transferências de um centro de custo para
outro se houver necessidade de algum ajuste.
Clicar no botão NOVO, informar data, centro
de custo a débito, centro de custo a credito,
valor, código histórico, complemento, depois
Gravar.
Relatórios
No menu Centro de custos, relatórios, clicar em Balancete de verificação para impressão desse relatório por Centro de
Custos. Selecionar o período desejado, todos os centros de custos, ou selecionar um intervalo desejado. Esse relatório
dispõe da impressão sintética, trazendo apenas os Centros de custos, analítico, trazendo as contas contábeis que foram
rateadas para os respectivos centros de Custos, e ainda no formato XLS seja sintético ou analítico, com as informações
do filtro desejado.
Sintético:
Analítico: Imprime os centros de Custos movimentados no período e quais as contas contábeis foram movimentadas em
cada um deles, também obedecendo ao formato Balancete de verificação.
RAZÃO : É possível imprimir o período desejado, todas contas ou um determinado intervalo de contas.
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Sintetico: Imprime os lançamentos por centro de custos diretamente.
Analitico: Imprime os lançamentos por centro de custos, totalizando as contas contábeis utilizadas em cada um deles.
XLS: O sistema imprime os dois modelos Analítico e Sintético no formato XLS, quando selecionada essa opção.
Resumo Anual : Imprime todos centros de custos ou um intervalo selecionado.
Modelo 1: Imprime um centro de custo por página.
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Modelo 2: Imprime horizontalmente os centros de custos, imprimindo vários centros de custos na mesma página.
Demonstração de Resultados:
Configurável/ Sintética:
Configurável / Analítica:
Automática – Quebra por conta contábil:
Automática – quebra por centro de custos:
Ativo Imobilizado
Cadastro do Grupo de bens:
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Nessa tela definiremos as contas necessárias
para contabilização da depreciação do Ativo
Imobilizado. Clicando em novo, devemos
preencher os campos:
Conta analítica: A Conta do Grupo do bem. Ex.
Veículos.
Conta Redutora: A Conta redutora desse
grupo. Ex. Depr. Acum. De Veículos.
Conta Despesas de Depreciação: Uma conta
de despesas de depreciação. Pode ser a
mesma utilizada pelos outros grupos se
necessário..
Conta Correção monetária: Informar a Conta
de correção monetária do Ativo Imobilizado.
Mesmo que o usuário esteja trabalhando em
exercícios posteriores a 1996, quando não
havia mais correção monetária, se faz
necessário preencher todas as contas do
Grupo, para evitar erros em contabilizações
retroativas.
Conta numerários: No caso de venda de um
bem, qual a conta que receberia o numerário,
pode ser a conta caixa, bancos, ou uma outra
conta que o usuário desejar.
Com todos os campos preenchidos, clicamos em gravar. Mesmo os grupos que não sofram depreciação deve ser
informada todas as contas. No momento de cadastrar o bem, informa-se taxa de depreciação zero, para os mesmos, que
o sistema não gerará os lançamentos de depreciação.
Locais de Bens:
Nessa tela cadastraremos os locais existentes na
empresa. Podem ser departamentos, Locais, sessões,
matriz e filiais, de acordo com a necessidade da
empresa. O cadastro de locais não é obrigatório mas é
um filtro a mais que pode auxiliar na divisão dos Bens
do ativo.
Cadastro de Bens do Ativo:
Menu Ativo Imobilizado, Cadastro de Bens
Clicar no botão NOVO, para habilitar os campos
para cadastrar o bem.
No campo Código do Bem, informar o número
desejado. Se a numeração for seqüenciada, após a
gravação de um bem, com o Comando CTRL+Enter
com o cursor nesse campo, o sistema trará o numero
seguinte automaticamente nos próximos cadastros.
Os campos seguintes são auto-explicativos.
Descrição do bem., número da NF/ CNPJ do
Fornecedor do Bem, número da Chapa de controle
Patrimonial do bem. No campo GRUPO DE BENS,
informar o número previamente cadastrado no Menu
Ativo Imobilizado, Grupo de Bens. Com o Comando
CTRL+Enter com o cursor nesse campo, abre a lista
com os Grupos cadastrados para consulta e seleção.
Informar a data de Implantação, para os cálculos do
Ativo Imobilizado. Essa data deve ser a data que o
usuário vai começar a utilizar o sistema para
controlar o ativo imobilizado.
No campo Valor da Compra informar o Valor, apenas
se o bem for adquirido durante o período após a implantação. Se estiver implantando bem já em depreciação, colocar o
valor do bem no campo Valor Corrigido.
No campo Data de Aquisição, informar a data em que o bem foi adquirido, conforme NF.
Nos campos Depreciação Legal:
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Início: Data de Início do cálculo da depreciação no Sistema.
Taxa : Taxa anual de depreciação conforme o Grupo do Bem
Término: Data que o sistema informa de acordo com a data de Início e a Taxa anual do Bem. No caso de estar
implantando bens que já estão em depreciação, ao preenchermos o campo Depreciação acumulada e Taxa acumulada,
o sistema ajusta a data do Término corretamente.
Valor Acum.Ant.:Valor em moeda de depreciação Acumulada em sistema anteriores.
Tx.Acum.: Percentual Acumulado do bem calculado até a data da implantação no Sistema CONTÁBIL PHOENIX. DICA:
Para checar se o sistema anterior estava fazendo correto, ou se o mesmo não tenha a taxa acumulada em percentual,
para encontrarmos a taxa acumulada deve ser utilizada exatamente a seguinte fórmula:
(Depreciação acumulada anterior / Valor corrigido) * 100.
Os campos OBS. e Local, ficará a critério do usuário para cadastrar o que achar desejado.
No botão Pesquisa: Nesta tela podemos selecionar a forma de pesquisa desejada. ”Pesquisar Por”. Neste campo
conforme opção selecionada, digitamos a referência para a localização do bem, e com o comando CTRL + SETA P/
BAIXO, o cursor mostrará na parte de baixo da tela o item pesquisado.
Botão Cálculos: Nesta tela visualizamos os cálculos do bem, mês a mês até a data ativa no sistema. Não há
necessidade de uso deste botão para efetuar nenhum cálculo, a função dela é apenas demonstrativa.
Botão APAGAR, deve ser utilizado para excluirmos um determinado bem. Ao clicarmos nesse botão, o sistema pedirá
uma confirmação, no caso de ter sido teclado acidentalmente.
Pausa: Se desejarmos Pausar a depreciação de um Bem, clicar nessa tecla e informar o período em que o bem não
sofrerá depreciação.
Consórcio:
Em primeiro Lugar, devemos informar no cadastro do Grupo de
bens as contas contábeis necessárias para a contabilização do
Consórcio no momento da Contemplação, no campo da tela
indicado com o título “Consórcio”.
Quando adquirirmos um bem através de consórcio, para
cadastrarmos no sistema, na tela de cadastro informamos
apenas a descrição do Bem, o Grupo ao qual o mesmo deverá
ser contabilizado quando da sua imobilização, clicaremos em
Consórcio, e em Lançar, vai abrir a tela ao lado.
Antes da contemplação devemos informar a data inicial do
consórcio e a data final do plano. Sempre que houver uma
alteração nos valores das prestações, devemos entrar nessa tela
e ajustá-la aos novos dados, alterando a data final do valor
anterior, e incluindo a data da alteração e o novo valor.
Quando houver a contemplação do Consórcio, devemos alterar
a data final, que deveria ser o último mês do Plano de
Consórcio, para o mês da contemplação. Nesse momento devemos também preencher as informações relativas à
contemplação: data da Contemplação, Valor pelo qual o bem foi recebido (descrito na documentação que o acompanha
quando do recebimento). O sistema irá calcular o valor das parcelas já pagas automaticamente. O usuário deverá
informar nos campos “Consórcio a Pagar Curto prazo” e “Consócio a pagar Longo Prazo”, o valor correspondente ao
bem, menos as parcelas pagas, obedecendo as regras contábeis de vencimento das parcelas futuras para enquadrá-las
como Curto e longo prazo. O campo taxa de depreciação deve ser informado, de acordo com a taxa adequada para
esse bem, e devemos informar a quantidade de parcelas do consórcio. Quando clicarmos em Ok, e sair, nesse momento
o sistema preencherá automaticamente as informações relativas à imobilização desse bem, como data de imobilização,
inicio da depreciação, taxa de depreciação e não fará mais controle das próximas parcelas. Gravamos o bem, para fixar
as novas informações do cadastro. Na integração o sistema irá gerar os lançamentos de imobilização desse bem.
A partir da imobilização, o sistema não controlará mais as próximas
parcelas. As atualizações que as parcelas do consórcio vierem sofrer
após a contemplação, devem ser contabilizadas como Despesas
financeiras, de acordo com a PN CST 01/83.
Leasing:
Para cadastrar um bem em leasing, cadastramos os dados básicos do
bem, descrição, grupo, clicamos em Leasing e em lançar. Vai abrir a
tela para informarmos as parcelas de leasing. Essas informações só
vão gerar relatórios no sistema.
Nessa tela informamos a data da parcela residual e o valor. Clicamos
em Ok e saímos da tela.
Quando for a última parcela residual, informamos a data o valor da
mesma, marcamos que é a última residual, colocamos a data da
imobilização que deve ser a mesma da parcela residual, e a taxa de depreciação desse bem. Quando clicamos em ok e
sair, na tela do cadastro do bem, o sistema preenche automaticamente os dados de data de implantação, Valor do bem
(que vai ser o valor acumulado de parcelas residuais pagas, ou seja, informadas para esse bem) e a taxa de depreciação
do mesmo. Gravamos o bem, para fixar essas informações geradas pela tela de Leasing.
31
Quando integrarmos o Ativo imobilizado, o sistema fará automaticamente o lançamento de imobilização do bem.
Para que o sistema consiga fazer os lançamentos corretamente, precisamos informar as contas de Leasing no grupo de
bens. A Conta débito é a própria conta do grupo do Bem, e a conta Crédito, é a conta do ativo onde estava sendo
contabilizada as parcelas residuais pagas anteriormente.
Depreciação acelerada
Marcando essa opção e clicando em
lançar o sistema abrirá a seguinte tela:
Nessa tela informaremos o mês e ano
inicial e mês e ano final do período em
que o bem sofrerá a depreciação
acelerada. Clicando na seta a direita,
poderá selecionar um dos fatores de
aceleração previstos em Lei e gravar.
Em relação aos bens móveis poderão ser
adotados, em função do número de horas
diárias de operação, os seguintes
coeficientes de depreciação acelerada
sobre as taxas normalmente utilizáveis,
(RIR/99, art. 312):
a) 1,0 - para um turno de 8 horas de
operação;
b) 1,5 - para dois turnos de 8 horas de operação;
c) 2,0 - para três turnos de 8 horas de operação.
Nessas condições, um bem cuja taxa normal de depreciação seja de 10% ao ano poderá ser depreciado em 15% ao ano
se operar 16 horas por dia , ou 20% ao ano, se em regime de operação de 24 horas por dia.
No sistema, se algum bem sofrer depreciação acelerada, no cadastro do bem, clicando na opção depreciação acelerada
podemos informar o período e o fator de aceleração. No período informado, o sistema multiplicará a depreciação
acelerada do mês daquele bem pelo fator de aceleração.
Detalhes importantes:
O sistema não permitirá aplicar depreciação acelerada em bens com baixa total, ou baixa parcial em períodos anteriores
a essa baixa, pois isso alteraria valores que já foram baixados, e poderia alterar dados já registrados. Caso haja
necessidade, ou a baixa foi feita só a título de teste, será necessário excluí-la para poder aplicar o fator de aceleração.
Como a finalidade desse fator, é aumentar o valor da depreciação de um determinado bem em virtude do uso excessivo,
também não é possível informar fator de aceleração em bens totalmente depreciados. Verifiquem também que, no
cadastro do bem o sistema continuará informando a data prevista pro término da depreciação, apenas na tela interna da
depreciação acelerada o sistema demonstra qual será o término real após aplicar os índices de aceleração.
Baixa de bens:
Os campos: Conta baixa, Conta Ganho
de Capital e Conta Perda de Capital
devem estar preenchidos com as
devidas contas para que o sistema
consiga gerar os lançamentos de baixa
corretamente. A Conta BAIXA : essa
conta deve ser uma conta transitória
para auxiliar no processo da baixa dos
bens. Os saldos das contas baixadas
são transferidos para essa conta. E o
saldo final da mesma é transferido para
ganho ou perda de capital, de acordo
com cada situação. Por ser uma conta
transitória, poderemos cadastrá-la em
qualquer
um
dos
grupos
que
desejarmos, já que não interferirá nos
resultados, ou no Patrimônio, pois o
saldo final da mesma é sempre zerado.
Para
executarmos
uma
baixa:
Clicaremos no botão Baixa, na tela que abrir, clicaremos em Novo,
Informaremos se a Baixa é total ou parcial cadastraremos a Data da baixa, o Motivo da Baixa, e se o sistema deverá
calcular ou não depreciação desse bem no mês da baixa.
Baixa Parcial: No caso de Baixa parcial, devemos informar o valor da depreciação acumulada. parcial a ser baixada, o
valor parcial do bem que esta sendo baixado, e o Valor da baixa o valor pelo qual o bem esta sendo vendido, ou baixado.
Lembrando que nesse caso, teremos que baixar a depreciação acumulada na mesma proporção do bem parcial que
estamos baixando. Se baixamos um valor correspondente a 10% do bem, temos que ver a depreciação acumulada até o
32
mês anterior (se não optarmos por calcular depreciação no mês) na tela cálculos, e calcularmos 10% sobre esse valor
prá informar na baixa parcial da depreciação.
Baixa Total: Nesse caso, não é necessário informar os campos Valor Depr.Acumul. nem o campo Valor do bem. Por ser
baixa total, é suficiente informar o VALOR DA BAIXA, o valor pelo qual o bem foi vendido, ou baixado, que os outros
valores o sistema busca automaticamente ao clicarmos em Gravar.
Integração do Ativo Imobilizado:
Devemos ativar a empresa no mês que desejamos
integrar, ir no menu Ativo Imobilizado/ Integração.
Nessa tela de controle de Dados integrados do
Ativo imobilizado executaremos a integração dos
lançamentos Mensais: depreciações, baixa de
bens. Ativação de bens contemplados em
consórcio e Parcela residual do Leasing
(Imobilização).
Será marcado no campo dos meses (X) para
Integração correta e para Integrações com erros
a letra {E}. Quando ocorrer erros {E} na integração,
daremos um duplo clique sobre o apelido da
empresa e o sistema exibirá uma Listagem de
Erros de Integração. No caso da integração do
Ativo Imobilizado os únicos erros possíveis, são:
Período encerrado
ou mês bloqueado, erro no cadastro do Grupo de
bens (lembrando que todas as contas devem ser informadas, mesmo Correção monetária, e depreciação para os grupos
que não sejam depreciados). Ou então no cadastro dos bens foi informado algum número que não seja de um grupo de
bem cadastrado no sistema.
Relatórios Ativo
Nesse item imprimirmos os seguintes
relatórios:
Cadastro de Bens – Imprimiremos
todos os bens que foram cadastrados
no
Menu
Ativo
Imobilizado/
Cadastro de bens do Ativo. Abrirá
uma tela para selecionarmos o tipo
de Bens que deverão serem
impressos. Clicando em ok, iniciará a
impressão.
Razão Auxiliar em Moeda: Esse relatório
demonstra o valor de cada grupo de bens
até o mês ativo e a depreciação acumulada.
Se houver informações de baixa também
serão impressos nesses relatório. Podemos
solicitar um intervalo de grupos a serem
impressos.
Relação de bens: Esse relatório também é
impresso por grupo de bens, detalhando
bem a bem, até o mês ativo, o valor do bem
e a respectiva depreciação acumulada. Os
valores
desse
relatório,
geralmente
coincidem com os valores expressos no
balancete de verificação, se impresso sem utilizar filtros, na opção TODOS.
33
Movimento mensal de bens: Esse relatório imprime os bens que foram Movimentados no mês ativo, ou seja, que
tiveram lançamentos de depreciação ou baixa.
Movimentação anual de bens: Esse relatório demonstra a movimentação dos bens acumulada até o mês ativo.
34
RELATÓRIO DE EVOLUÇÃO DE BENS: Nessa tela, imprime um
relatório que permite visualizar as informações constantes na tela de
cálculos, demonstrando as informações sobre os bens. Podemos
selecionar por bem, por local, por grupo de bem e por período.
LALUR
Configurações
Históricos LALUR Parte
A:
Para fazer a integração do
LALUR precisamos criar
históricos, para indicar se os
valores
de
determinada
conta contábil é uma Adição,
ou Exclusão. Clicando em
novo, o sistema pedirá um
número para o histórico, e a
descrição que deseja que
seja impressa no LALUR
parte A. Indicando se é uma
adição,
exclusão
ou
compensação. Clicando em
gravar. Após criarmos todos os históricos, devemos localizar no Plano de contas, as contas que deverão ser lançadas no
LALUR Parte A, indicando no campo LALUR, se deverá ir para apuração do IRPJ e da CSLL., e com qual histórico, e
gravamos a conta contábil novamente. Quando integrarmos o LALUR de determinado período, o sistema buscará o
Resultado Contábil, e fará os ajustes necessários buscando os valores lançados nas contas sinalizadas. Se a indicação
na conta contábil para ajuste do LALUR for marcada no Plano após a gravação de lançamentos contábeis utilizando-a, é
necessário regravar esses lançamentos contábeis, para atualizar as tabelas.
Configurar lançamentos finais do LALUR:
Essa rotina é subdividida em duas telas: Lucro Real e
Lucro Real estimado.
A tela LUCRO REAL deve ser preenchida pelas
empresas optantes pelo Lucro Real Trimestral e pelas
empresa Estimativa, para gerar os lançamentos de
Ajuste do Final do ano. As contas devedoras das
Provisões nessa tela, devem ser contas de Resultado
(Despesas - configuradas na DRE Modelo 1
respectivamente como IMPOSTO DE RENDA e
CONTRIBUIÇÃO SOCIAL.), por ser uma contribuição
definitiva.
As contas complementares são:
Conta Prejuízo: A conta que será utilizada para fazer
lançamentos dos prejuízos acumulados e da Base
Negativa na Parte B do LALUR e do Livro de Apuração
da CSLL, fazendo com que o sistema busque
automaticamente o limite permitido para compensação,
na apuração do Lucro Real na parte A.
Conta IR Fonte : Conta de impostos a recuperar que é
contabilizado a retenção de IR na fonte, para que o
sistema gere o lançamento de apuração, baixando do
valor a recolher.
Conta CS Fonte: Conta de impostos a recuperar onde é
contabilizada a retenção de CS na fonte, para que o
sistema gere o lançamento de apuração, baixando do
valor a recolher. Essa retenção passou a valer a partir de Fevereiro/ 2004.
35
Maiores esclarecimentos sobre a operação do Lalur,
podemos esclarecer, no menu Ajuda, Manual Lalur, que
tem toda a orientação prática sobre essa rotina.
A tela LUCRO REAL ESTIMADO, deve ser preenchida
pelas empresas que recolhem mensalmente os impostos
por estimativa mensal, ou com Balanço de Redução, para
fazer a contabilização dos recolhimentos mensais. As
contas devedoras das provisões nessa tela, deverão
pertencer ao grupo do Ativo, de impostos a recuperar, por
não se tratar de uma contribuição definitiva e sim de uma
antecipação
Códigos para Lançamento da Parte B:
Cadastrar nessa tela os códigos necessários para
escriturar a Parte B do Livro de Apuração da CSLL.
Clicar no botão “Novo”, informar o código a descrição desejada. Se a
conta controlada na Parte B, gerar compensações automáticas na
Parte A, como é o caso da Base negativa, marcar essa opção na tela
antes de gravar. Se houver necessidade de editar alguma informação
do código cadastrado anteriormente, clicar em “Alterar” após
selecionar o código na parte de baixo da tela, depois gravar a
alteração.
Código de DARF:
No Menu Cadastro/ Códigos de DARF, selecionaremos
os códigos de recolhimento dos Darfs de IRPJ e CSLL,
também das antecipações por Estimativa ou Balanço de
Redução para as empresas Optantes pelo Lucro Real
Anual.
Lançamentos LALUR/CSLL:
Parte A
Nesta tela teremos a visualização dos lançamentos
efetuados pela integração do LALUR, conforme
período informado no Cadastro das Empresas,
Ficha Cont.(Trimestral OU Anual). Poderemos
digitar os lançamentos que irão compor o LALUR
PARTE A manualmente.
Clicaremos no botão NOVO, informaremos a data
e o código do histórico e clicaremos em GRAVAR.
Cadastraremos todos os históricos com suas
respectivas datas, quantos forem necessários.
Após o cadastro dos históricos, selecionaremos o
histórico com a respectiva data desejada, e
clicaremos no botão NOVO da parte central da
tela, onde digitaremos um detalhe para
identificação do lançamento, o Valor, e GRAVAR.
Este lançamento fará parte do LALUR, somandose aos que foram integrados. Se o lançamento
também for Adição, Exclusão ou Compensação
para a CSLL, marcar a opção “Copiar novo
36
lançamento na CSLL”, antes de gravar o lançamento para que o Sistema atualize automaticamente a Escrituração da
Contribuição Social sobre o Lucro Líquido.
Parte B
Prejuízo Fiscal:
Na tela IRPJ (Prejuízo Fiscal) informamos as contas controladas na PARTE B do LALUR, para compensações
posteriores, conforme período cadastrado na janela Cadastro das Empresas/ ficha Cont. Clicar no botão NOVO para
iniciar a digitação.
No campo Conta, devemos informar conta contábil ( F5 para Pesquisar). Para Compensação Automática do Prejuízo
fiscal na Parte A, devemos informar a Conta PREJUIZO, que foi informada nas configurações dos lançamentos finais do
LALUR. A Descrição será demonstrada automaticamente conforme cadastrado no Plano de Contas contábil. Em
seguida devemos informar a data em que o Prejuízo Fiscal foi apurado ou compensado. No campo Histórico,
cadastramos as informações necessárias, relativa ao valor registrado. A partir de 01/01/96 devemos deixar os campos
“Para efeito de Correção monetária” em branco, pois não haverá cálculo de Correção Monetária.
No Campo “Controle de Valores” selecionamos a opção a opção Débito para registrar as compensações do Prejuízo
Fiscal, e Crédito:para informar o Prejuízo Fiscal apurado no período, a ser compensado futuramente. No campo Saldo
o sistema demonstrará o saldo de cada ficha. Clicar no botão Gravar. No campo Movimento Geral da Conta o sistema
demonstrará todos os lançamentos digitados
de cada ficha, com seus respectivos saldos.
Clicamos no ícone da impressora, para
impressão das fichas com suas respectivas
contas.
Com as Setas navegamos entre as fichas
com suas respectivas contas.
Lançamentos por código:
Os outros valores que devem ser
controlados na parte B, que não geram
direito a compensação, podem ser
Lançados utilizando outras contas
contábeis, ou se preferir utilizando Códigos.
Clicando no botão “Lçto por código”, o
sistema habilita a tela para esse tipo de
lançamento. No Campo Código, podemos
pesquisar os códigos previamente
cadastrados com o comando F5, ou
cadastrá-los com o comando “Ctrl+Enter”.
Base Negativa
Na tela CSLL – Base Negativa, registramos os valores da Parte B do Livro de Apuração da CSLL.
A escrituração segue a mesma orientação da Parte B do LALUR, devendo utilizar a Conta Prejuizo para registrar a Base
Negativa, e outras contas ou códigos para Registrar os outros valores que devem ser controlados na Parte B do livro em
questão.
Controle de
Suspensão/
Redução:
As orientações para
configuração
do
LALUR e sobre o
funcionamento dessa
rotina,
pode
ser
encontrado no Menu
Ajuda, Item Manual
LALUR, na parte –
“Empresas Optantes
pelo
Lucro
Real
Anual”. Essa tela
controla os valores
apurados
por
estimativa e pelo
Lucro
Real,
bem
37
como permite gerar os lançamentos de provisão dos impostos, visualizar os cálculos por estimativa, pelo Lucro Real,
imprime os Darfs, gera o lançamento de ajuste anual e tem a opção de imprimir um relatório comparativo mensal dos
impostos apurado pelos dois métodos..
Relatórios LALUR/ CSLL
Clicando em LALUR / RELATÓRIOS, temos a opção de imprimir os Livros de Apuração de Lucro Real (LALUR) e Da
Apuração da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), que são Livros obrigatórios para as empresas optantes
pelo Lucro Real trimestral ou anual (Estimativa). Alem deles temos a impressão dos DARFS para recolhimento dos
impostos e demonstração das apurações. Segue abaixo opções de relatórios do Sistema:
Parte A
Clicamos em LALUR/ Relatórios/ Parte A, para a impressão do Livro de Apuração do Lucro Real – Parte A, marcamos a
opção LALUR, para impressão do Livro de apuração da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, marcamos a opção
CSLL.
Parte B
Clicamos em LALUR/ Relatórios / Parte B, para imprimir a Parte B do LALUR marcamos essa opção, para imprimir a
Parte B do Livro de apuração da Contribuição social, marcamos a opção CSLL.
Relatório Parte B
Controle de Valores que Constituirão ajuste Líquido de Exercícios Futuros.
38
Apuração LALUR
No Menu LALUR opção Relatórios/ Apuração LALUR/ Darf: imprimimos o relatório de apuração dos valores de
Imposto de Renda (IR) e Contribuição Social (CSLL), para as empresas Lucro Real Trimestral e os respectivos Darfs. Se
houver IRF a ser deduzido do Darf, devemos apagar o zero que aparece na linha abaixo ao IRF para que o sistema
busque o valor automático do que foi lançado no Sistema de Escrita Fiscal G5 Phoenix. Se não utilizarmos o sistema
para lançar as notas de serviço, podemos digitar o valor do Ir Fonte no campo zerado, logo abaixo do campo automático.
O mesmo vale para Contribuição Social, que a partir de Fevereiro de 2004, passou a ter retenção na fonte.
O mesmo modelo desse Relatório de apuração para as empresas ESTIMATIVA, deve ser impresso na opção “Controle
de suspensão redução”, no botão visualizar processo, Deduções, para que o usuário possa comparar qual a melhor
opção de recolhimento, se estimativa ou redução do Imposto. Já os Darfs, devem ser impressos na mesma tela de
controle de Suspensão/ Redução, após optar pelo tipo de recolhimento: Estimativa, Redução, Suspensão, o sistema irá
habilitar o botão apuração, onde temos a opção de imprimir os Darfs, informar IR Fonte, Cs Fonte, e imprimir outra
apuração, a comparativa, que demonstra detalhadamente o cálculo feito por Estimativa e Pelo Lucro Real.
.
Página da apuração da CSLL
39
DARFS
Ao pedirmos a impressão dos Darfs, devemos marcar a opção integrar Gescon se desejarmos integrar os valores da
provisão e baixa dos mesmos. E Enviar para central de Darfs, para que o sistema leve o valor dos mesmos para a
Central de Darfs e possa gerar informações para DCTF corretamente.
40
LALUR/ Integração
No menu LALUR / Integrar
LALUR,
executamos
a
integração dos lançamentos
contábeis para o Relatório
LALUR Parte A. As empresas
Lucro Real Trimestral, deverão
gerar
as
integrações
trimestralmente. As empresas
Estimativa (Lucro Real Anual)
devem fazer as integrações
sempre do mês inicial de
operação no exercício ao mês
final. Ex. Para obter a apuração
de janeiro integramos de janeiro
a
janeiro,
para
obtermos
fevereiro, integramos de janeiro
a
fevereiro,
e
assim
sucessivamente, até o final do
período, pois os valores devem
ser acumulados anualmente.
Clicamos em integrar, se aparecer um X no mês integrado a integração foi gerada com sucesso, se aparecer um E, a
única possibilidade de erro, é fazer a integração do LALUR com o período encerrado.
Gerar lançamentos LALUR:
Essa opção deverá ser utilizada apenas pelas empresas
Lucro real Trimestral e Lucro real Trimestral corretora de
seguros. No menu Lalur / Gerar Lançamentos LALUR ,
clicamos em preparar dados, para que o sistema busque os
valores apurados pelo LALUR, e em Gerar lançamento
contábil, o sistema executará os lançamentos da provisão
para IRPJ e CSLL do trimestre. As empresas Tipo
Estimativa (lucro real anual), geram os lançamentos da
provisão dos impostos no Menu LALUR/ , Controle de
Suspensão/ Redução.
Manual LALUR: No Menu Ajuda, temos o Manual
explicativo sobre a ROTINA do LALUR no sistema.
Processamentos:
Na janela Processamentos abre os seguintes itens:
Renumera Lançamentos Contábeis
Nesta tela solicitamos a renumeração dos
lançamentos contábeis.
O Sistema informará o apelido e a razão social
da empresa ativa, e o período a ser
renumerado. Obs: Caso esteja encerrado não
será renumerado.
Se após o encerramento de um período
(trimestre, ou mês), quisermos que a
numeração dos lançamentos do próximo
período reinicie do número 1, devemos checar esta opção. Clicaremos no botão Renumerar e daremos o início à
renumeração. Esse processo coloca os lançamentos em ordem cronológica, como deve ser disposto nos relatórios
oficiais. Não é possível revertemos, portanto, só execute essa função quando tiver plena certeza da necessidade do
mesmo.
41
Apurar CMV/ RCM
Essa tela apura o CMV e gera os
lançamentos contábeis devidos, conforme
explicação do Item – Configurações
complementares ao Plano de Contas,
Custo das mercadorias vendidas.
Apuração dos Impostos – Escrita
Nessa tela apuramos os valores dos
Impostos: ICMS, IPI, PIS e COFINS não
cumulativos, após a integração com a
Escrita fiscal. É necessário já ter
cadastrado as contas a Recolher e a
Recuperar dos respectivos impostos no
Menu
Cadastro,
Configurações
complementares ao Plano de Contas,
Apurações dos Impostos integrados da
Escrita Fiscal.
Consolidação Matriz/ Filiais
A Rotina de Consolidação matriz/ Filiais é
necessária, para buscar os lançamentos feitos
individualmente nas empresas Filiais, para
calcular os impostos (IRPJ/ CSLL) sobre os
valores consolidados. Para que essa rotina
funcione adequadamente, temos que seguir as
orientações abaixo:
No cadastro das Empresas Filiais, o Campo
APELIDO MATRIZ deve estar preenchido com o
Apelido da Empresa Matriz.
- As Empresas Matriz e Filiais devem utilizar o
mesmo número de Plano de contas.
- Essa parte estando correta, depois de feitas os
lançamentos individualmente em cada filial,
devemos ativar a empresa Matriz, no mês que
desejamos executar a consolidação, e clicamos
no botão CONSOLIDAR. Se por algum motivo,
precisarmos de relatórios individualizados da Empresa Matriz, podemos optar por apagar a consolidação.
- Detalhe Importante: Os saldos da Empresa Matriz deve ser implantado já consolidado, pois no final do exercício, para
entrega da DIPJ, esses valores deverão estar consolidados, e a rotina consolidação busca apenas a movimentação das
filiais, pois sub-entende que o saldo da Matriz já esta consolidado. Na tela de consolidação, o sistema indicará, quais os
meses foram feitos as consolidações.
-DICA: Essa dica não é uma regra do sistema, é apenas para os usuários que acharem interessante, terem sempre
disponível relatórios individualizados da Matriz e Filiais sem a necessidade de apagar a consolidação, e ao mesmo
tempo ter uma empresa com saldos consolidados. Nesse caso, cadastramos uma Empresa como os mesmos dados da
Matriz, para ser a empresa CONSOLIDADORA. No cadastro da empresa Matriz e das Filiais, no campo apelido Matriz,
colocamos o apelido dessa empresa Consolidadora. Nessa empresa cadastraremos os saldos consolidados. Para
fazermos a consolidação ativaremos essa empresa Consolidadora, e faremos o processo de consolidação. Nessa
42
empresa, teremos sempre os valores consolidados, e nas empresas Matriz e Filiais, teremos os valores individualizados
sempre.
Empresas OPS – GERAÇÂO XML
Essa
rotina
fica
no
Menu
Processamento, e serve para gerar os
arquivos XML das empresas OPS Operadoras de Planos de Saúde para
entrega a ANS – Agencia nacional de
Saúde.
O sistema gera os dois arquivos XML:
- Dados Cadastrais
- Informações econômicas Financeiras
O XML dos dados cadastrais é
alimentado com as informações das
seguintes fichas:
- Empresas
- Administradores
- Representantes
- Acionistas
- Controladas
- Dependências
O XML das Informações econômicas
financeiras
é alimentado com as
informações das seguintes fichas:
- Balancete: Subdividida em Ativo,
Passivo, Receitas e Despesas.
- Apuração do Fluxo de Caixa.
- Ativos vinculados: Subdividida em Ativos Imobiliários e Ativos de Investimentos.
- Idade dos Saldos: Subdividida em Ativo e Passivo.
- Solvência.
Funções dos botões na tela:
- Toda a ficha que tiver informações no formato de lista tem os seguintes botões com as respectivas funções:
- Bolinha verde: Salvar as informações na lista.
- Bolinha vermelha: Apagar da lista um item salvo anteriormente. Com o cursor sobre o item a ser apagado, clicar na
bolinha vermelha.
Borracha: Limpa as informações do campo antes de salvar clicando na bolinha verde.
Para gerar o XML dos dados cadastrais é necessário preencher as informações necessárias nas fichas habilitadas
clicando no botão “dados Cadastrais”. Após preencher todos os campos gravar. Se desejar verificar se existem
inconsistências, clicar no botão “Verificar Inconsistências”. Os erros fatais não permitem a geração do arquivo, os avisos
são apenas para campos não obrigatórios, para alertar o usuário do não preenchimento do campo, permitindo que seja
gerado o arquivo XML para envio a ANS. Não havendo erros, clicar no botão “Gerar XML”. O sistema gera um link com o
atalho de onde foram geradas as informações, com um duplo clique é possível visualizar o arquivo..
Para gerar o XML das Informações econômicas financeiras, é necessário, primeiramente clicar no botão “Configurações
do Fluxo de Caixa” e montar a configuração
Com o cursor na linha disponibilidades, clicar nos três pontinhos abaixo na tela, no campo “Conta”. Vai abrir uma tela
para selecionar as contas que compõem as disponibilidades da Empresa OPS.
Com o cursor em cada uma das linhas, clicar nos três pontinhos do campo “Conta” para informar as contas que
representem as respectivas informações para o fluxo. Incluída as contas para todas as linhas, clicar em gravar. Se
houver necessidade da inclusão de mais alguma conta após a gravação, clicar no botão alterar, incluí-las, e gravar
novamente.
Montada a configuração, é necessário preencher em dados cadastrais um período correspondente ao que deve ser
gerado nas informações econômicas financeiras, para que o sistema leve as informações correspondentes.
Clicando no botão: “Informações Econômicas Financeiras”, selecionar o período “Trimestral” e o trimestre a ser gerado,
clicar em processar. Processado os dados do período, preencher as informações das fichas que tiver dados a ser
enviado, distribuir os valores da ficha “Idade de Saldos” e gravar.
Após a gravação, verifique as inconsistências. Não havendo nenhum erro fatal, e se houver justificativa para os avisos,
gerar o XML para envio à ANS. Assim como os dados cadastrais, o sistema traz o link do diretório em que foi gerado,
onde, clicando sobre ele, abre o arquivo XML para análise.
Período Mensal - Fluxo de Caixa mensal. A finalidade desse período é a apuração do Fluxo de caixa mensal, que
permite apurar os valores mensais, gerando um relatório, que deve ser informado no site da ANS.
43
Arquivos Magnéticos
IN 86 –
Atende a Fiscalização Federal e é validado no Sinco Contábil O
sistema gera os arquivos magnéticos de acordo com os Lay Outs
dispostos pela In 86 . Com a empresa ativa no ano em que devemos
gerar o arquivo, na rotina arquivos magnéticos, selecionamos o
período que desejamos gerar, indicando data inicial e data final e
quais processos deverão ser gerados, clicamos em Gerar arq.
Magnético. Quando terminar o processo de geração o sistema dará
uma mensagem: Processo encerado. Localização dos arquivos
\Phoenix\SRF\Apelido da Empresa. O Sistema gera os arquivos
magnéticos que devem ser validados no Sinco Contábil, onde após a
validação e gravação serão gerados os relatórios de
acompanhamento que deverão ser entregues a fiscalização. Serão
gravados os seguintes arquivos nos diretório.
\Phoenix\SRF\Apelido da Empresa:
411.txt – Lançamentos contábeis
412.txt – Saldos contábeis
471.txt – Arquivo de bens
492.txt – Plano de contas
493.txt – Plano de contas contábil
Portaria 58:
As competências anteriores a 01 de Julho de 2003, podem ser
geradas no leiaute 1.0.0.1 do Manad. A Partir dessa competência é
obrigatório a utilização do Leiaute 1.0.0.2, que facultativamente
pode ser utilizado para geração de períodos anteriores também.
Esse arquivo magnético deve ser gerado e validados no SVA, o
validador da Previdência. Para gerá-los, entramos no menu
Processamento, Arquivos magnéticos, Portaria 58.
O primeiro campo: Mês inicial e mês final, é o período solicitado
pela fiscalização. Esse arquivo magnético é permitido gerar mais
de um exercício desde que não exceda ao tamanho máximo
permitido pelo validador. Os campos Data início e Data término, é
a data de geração do arquivo magnético pelo responsável. Os
outros campos são auto explicativos.
SPED Contábil - Arquivo Digital ECD:
Nessa tela geramos o Arquivo Digital ECD, de acordo com a IN
RFB 787/2007 que a instituiu. No campo Periodo infomamos o
período que deve ser gerado. De acordo com o leiaute, esse
período deve ser gerado por ano. O campo Ordem deve ser
informado a Ordem do Instrumento de Escrituração a que se refere
o ECD (Veja a orientação nos Anexos que regulamentaram o
leiaute). Se durante o exercicio gerado houve uma das situações
especiais indicadas nesse campo, selecione-a.
Se a contabilidade da empresa a ser gerada for descentralizada
(Elaborada em locais diferentes, por contadores diferentes, que
devam ser geradas em arquivos separados) marcar a opção
Contabiliade descentralizada.
Para que o sistema gere os
registros necessários relacionados as outras empresas (matriz ou
filiais), é necessário cadastrá-las no sistema, para a geração do
Registro 0020, que é obrigatório nesse tipo de ECD.
Se alguma sociedade empresário tiver direito legalmente de
acesso ao Livro Contábil digital, a Instituição Responsável deverá
ser indicada e informado o número de Registro da Empresa na
mesma.
Marcar a Identificação da demonstração, opção 1 ou 2. marcada a
opção 2, o campo “cabeçalho da demonstração” fica habilitado
para informar algum texto necessário para os cabeçalhos das
demonstrações.
Preenchida todas as informações necessárias, podemos clicar em “Gerar” para gerar o ECD.
O Validador para esse arquivo é o Sped Contábil ja liberado no site da RFB.
44
FCONT:
Nessa tela o sistema gera o arquivo texto para o validador SPED FCONT,
conforme a IN 949/09 da RFB. As orientações sobre a rotina podem ser
observadas clicando no botão “Explicações” dessa tela.
Controle de Saldos:
Com essa rotina é possível verificar quais contas estão
com os saldos contrários à natureza dos Grupos. É
possível fazer essa análise em fila. Para isso
selecionamos uma fila com as empresas que desejamos
verificar. Após a verificação clicando em imprimir, o
sistema imprimirá os relatórios individualmente ou em
fila, das empresas que tiverem saldos contrários à
natureza do Grupo. As contas que normalmente tem o
saldo contrário à natureza do grupo (Ex: Depreciação
acumulada no Ativo e Prejuízo no Passivo) também
serão relacionadas nesse relatório.
Controle de Rotinas:
Através dessa tela de controle, é
possível verificar quais processos
já foram feitos na empresa ativa.
Se quisermos que o sistema avise
quando formos desenvolver uma
rotina que necessita de que uma
anterior já tenha sido feita,
marcamos nessa tela a opção
“Verificar
Rotinas
em
cada
empresa a ser ativada”. Dessa
forma, sempre que entrarmos em
uma rotina, o sistema emitirá uma
mensagem com quais processos
anteriores não foram executados
ainda. Dessa forma o usuário terá
mais segurança de que não
executou uma rotina que dependia
de uma anterior que não foi
executada. Com o cursor sobre a
linha de alguma rotina, ao darmos
um duplo clique no botão “Acessar
Rotina” o sistema abrirá a tela da
mesma para executarmos algum
processo que possa não ter sido executado.
Bloquear mês
Após executar todas as rotinas necessárias em determinado
mês, é possível com essa rotina bloqueá-lo evitando assim
que sejam feitas alterações após as conferencias finais.
Para bloquear um mês, devemos checá-lo e clicar em
gravar. É possível bloquear os meses de várias empresas
sem a necessidade de ativá-las. Navegando nas setas na
parte de cima da tela, selecionamos as outras empresas
que desejamos fazer os bloqueios.
45
Encerramento do Período
O sistema trará nessa tela os períodos
disponíveis para encerramento de
acordo com as informações do cadastro
da empresa ativa, Mensal, Trimestral ou
Anual.
Devemos
executar
os
encerramentos em ordem crescente. Se
Houver necessidade de reabri-los
devemos
fazê-lo
em
ordem
decrescente. Selecionado o Período a
Encerrar, clicamos em encerrar. Se Houver necessidade de fazer alguma alteração nos lançamentos, podemos reabrir o
Período clicando na tecla reabrir. Se as configurações necessárias para o encerramento contábil estiverem corretas, será
exibido a uma tela, onde informaremos a data do encerramento e clicaremos em OK , porém, será exibido mensagens
para configurações ou cadastros se as mesmas estiverem incorretas.
O sistema informa quando a conta de Encerramento/ Zeramento não foi cadastrada no Menu Cadastro/ Item
Configurações complementares ao plano de contas plano de contas/ Encerramento do exercício.
Lucros / prejuízos Acumulados
No menu Processamento/ Lucros/ Prejuízos
Acumulados temos dois tipos do mesmo
relatório:
Modelo 1: Esse modelo busca os valores do
Resultado do período automaticamente das
Contas configuradas como “Lucro do Exercício”
e “Prejuízo do Exercício”, na tela de
Configurações das contas de Encerramento
Modelo 2 Se o saldo dos Lucros/Prejuízos
acumulados não estiver nas Contas de Lucro e
Prejuízo do Exercício, devemos imprimir esse
modelo. Clicando na opção 2- Informar, o
sistema habilita o botão “Contas” onde devemos
informar as contas que compõem os
Lucros/Prejuízos acumulado de nossa Empresa..
Clicaremos em alterar para o processamento do
relatório em questão. Poderemos digitar valores,
com exceção, dos campos que o sistema
preenche automaticamente. Clicaremos no botão
GRAVAR, para atualizarmos os dados
informados, e em seguida poderemos imprimir o
relatório em questão. Se houver necessidade de
maiores explicações, podemos obtê-las clicando no
botão “Explicações” dessa mesma tela.
Processar DOAR
Estando as configurações corretamente cadastradas,
o período encerrado, pedimos para processar a Doar.
Após o processo, o sistema trará as telas
demonstrando as operações que foram feitas. Se
houver necessidade de efetuar algum ajuste (Contas
que não geraram nem Origem nem Aplicação de
Recursos), poderemos efetuá-los na tela Ajustes/
Doar. Colocando o Ponto em “Origem dos Recursos”
ou “Aplicação de Recursos”, podemos editar os
valores, dando um duplo clique na linha que vamos
alterar, indicando qual será o sinal do mesmo e
gravarmos. Não devemos nos esquecer de editar os
campos que geraram essa origem, para que a DOAR
bata corretamente, após os ajustes. Nessa mesma
46
tela, clicando no ícone IMPRIMIR, imprimiremos a Doar.
DVA: Demontração do Valor Adicionado:
Ver orientações no Menu Cadastro, Configurações Complementares ao Plano de Contas, DVA – Demonstração do Valor
adicionado – Clicando no botão “Explicações”.
DFC: Demontração do Fluxo de Caixa:
Ver orientações no Menu Cadastro, Configurações Complementares ao Plano de Contas, DFC – Demonstração do Fluxo
de Caixa – Clicando no botão “Explicações”.
Apuração DIPJ
As orientações para apuração da
DIPJ, se encontram detalhadas,
no
menu
Cadastro,
Item
Configurações complementares
ao Plano de Contas, DIPJ do
respectivo
ano,
no
Botão
“EXPLICAÇÕES”,
Se
as
configurações
estiverem
corretas,
no
menu
Processamentos/
DIPJ,
definimos a forma de exportação
para a DIPJ.
Checaremos todos os itens que
devam ser exportados por essa
empresa. Feito isso, clicamos em
Preparar Fichas, em seguida em
apurar DIPJ. Depois de apurada,
examine as fichas se os valores
estão corretos.
Estando corretas as informações das fichas, clicamos em GERAR DIPJ. O sistema exibirá a mensagem informando em
qual diretório foi gerado o arquivo. A exportação da DIPJ deve ser feita pela empresa matriz.
Informações Importantes: Acessando o sistema DIPJ da Receita Federal, clicamos na janela Declaração, item
Importar. Em Unidade de Origem, selecionamos onde se encontra o sistema PHOENIX. Na pasta Origem, selecionamos
a pasta PHOENIX/ XLR. Do lado direito temos os arquivos com o apelido da empresa.srf. (Ex. 001.srf). Para
selecionarmos a empresa a ser importada basta um duplo clique no apelido.srf, e clicar em Ok.
Análise das demonstrações Contábeis
Clicamos no item Processamentos/ Analise
das
Demonstrações
Contábeis.
É
imprescindível a configuração das contas na
janela
Cadastro
item
Configurações
Complementares ao Plano de contas/
Análise Contábil, para o processo dos
cálculos. Caso não tenhamos feito esta
configuração o sistema exibirá a seguinte
mensagem: “É necessário configurar as contas
para gerar a análise”. Para processar os
cálculos, informar o período desejado. Clicar
no botão Processar, para efetuar os cálculos
dos relatórios de análise contábil.
É possível selecionar quais índices imprimir,
desmarcando os índices que não sejam
necessários na impressão.
Demonstração das Mutações do Patrimônio Liquido
Feitas as configurações, para imprimir a DMPL, vá ao Menu Processamento, Item DMPL - Demonstração das Mutações
do Patrimônio Líquido. Selecionar o período desejado, clicar em “Processa DMPL”. O sistema vai buscar as mutações do
Patrimônio do período selecionado, de acordo com as contas configuradas no sistema. Se ainda assim houver
47
necessidade de fazer algum ajuste, utilizando o
Comando “CTRL+A” podemos inserir Ajustes,
informando que tipo de ajuste se trata, o valor do
mesmo e se é Devedor ou credor, e “CTRL+B”
para incluir alterações no Capital social,
colocando a descrição, o valor, em qual coluna
incluir e se é devedor ou credor. Para excluir
alguma linha, deve usar o comando “Ctrl +
Delete”. Para alterar alguma informação, utilizar
o “Duplo click”. Na tela Reserva de Lucros,
informar a destinação do Lucro liquido.
O sistema salva o processamento da DMPL
apurada, mas se for feita a edição de alguma
informação, é necessário clicar em “Gravar” para
salvar
essa edição.
Se
posteriormente
processarmos a DMPL desse período Editado, o
sistema avisa que já há uma DMPL processada,
e que um novo processo substituirá as
informações anteriores.
Se houver mesmo
necessidade, será necessário editar as
alterações novamente.
Notas explicativas:
No Menu Processamentos, Item “Notas Explicativas”,
temos as orientações necessárias para montarmos
no sistemas as Notas Explicativas da Empresa,
clicando no botão “Explicações”. A primeira vez que
acessarmos essa tela com uma empresa ativa, o
sistema trará a tela em branco para editarmos as
notas. Podemos colar um texto de outro editor de
texto ou mesmo digita-lo diretamente no sistema,
lembrando de grava-lo após cada edição. Nos
próximos exercícios o sistema trará o ultimo texto
gravado, para ser utilizado como estrutura do texto se
o desejarmos, mas podemos edita-lo, ou mesmo
apaga-lo, que as Notas gravadas em anos anteriores,
permanecerão inalteradas.
Transportar Saldo p/ Próximo Exercício
Após o encerramento do exercício, clicar no item
Processamentos/ Transportar Saldo p/ o próximo Período.
Abre a tela ao lado. É possível transportar o saldo da empresa
ativa ou de uma fila de empresas previamente cadastradas, ou
selecionando “Fila”, clicar no botão que fica habilitado quando
marcada essa opção. Essa rotina transporta os saldos de
balanço, de centros de custos e de conciliação. Se porventura
o usuário não desejar transportar um dos saldos, é so
desmarcá-los antes de transportar. Difinidas as opções da
tela, clicar em transportar. O sistema somente processará o
transporte dos saldos com o Exercício Encerrado. Se o
Exercício estiver aberto, será exibida uma mensagem de que o
período esta em aberto, para encerrarmos antes de executarmos o
transporte.. Após o transporte o sistema emitira uma mensagem de
que o processo foi efetuado com sucesso. Devemos clicar em Ok e
sairmos dessa rotina.
Relatórios:
Nesse Menu temos a impressão dos Relatórios Oficiais.
Empresas: Clicando neste item imprimimos o Cadastro de todas
as Empresas, por ordem do Apelido da empresa ou por Razão
Social. Temos a opção do relatório RESUMIDO que trás
informações pertinentes ao sistema Contábil Phoenix.
48
Parametrizar Imprimir Diário Completo:
Essa rotina permite selecionar todos os relatórios que devam compor o livro diário, definir a ordem de impressão, a
peridiocidade de cada um deles (mensal/ trimestral, anual), definir a quantidade de página por blocos.
A impressão em HP/ LASER deve ser feita a partir da visualização do relatório, dando maior segurança em relação aos
dados contidos no mesmo e possibilitando uma impressão parcial futura para o caso de haver uma interrupção quando
enviado para a impressora. Os relatórios se ajustam automaticamente à configuração de sua impressora para o papel
Carta ou A4, e se a impressora tiver recursos para impressão frente e verso automática, ou manual, também é possível
fazer esse tipo de impressão, pois o sistema ajusta as margens para encadernação para esse formato. A explicação
completa de como utilizar todos os recursos da rotina, se encontram no botão “Explicações” da tela de seleção da rotina.
Balancete de Verificação:
Nessa opção, abrirá a tela, para pré- seleção do relatório, para que o
mesmo seja impresso de acordo com a orientação das opções
assinaladas.
Mensal: Informando um mês inicial a um mês final, o sistema imprimirá
mês a mês todos os balancetes compreendidos no período selecionado.
Se desejar imprimir meses alternados, além de selecionar a opção
"mensal" deve clicar no botão "Selecionar Meses" e checar quais meses
deseja imprimir.
Trimestral: O sistema imprimirá os balancetes acumulados por trimestre,
do período compreendido no mês Inicial/ Final, informados na tela de
seleção.
Anual: O sistema deve imprimir um balancete acumulado do período
informado no mês inicial e final.
Suspensão/Redução: Essa opção só fica habilitada para as Empresas
"Estimativa" e "Estimativa corretora de Seguros", e para funcionar
adequadamente, deve ser usado o Controle de Suspensão/ redução do
módulo LALUR do sistema. Marcada essa opção, o sistema deverá
imprimir todos os relatórios de Suspensão ou Redução compreendidos no
período selecionado no mês Inicial / Final. Se o sistema não encontrar
nenhuma suspensão/ redução no período selecionado, deve emitir a
mensagem "Não há registro de Redução/Suspensão - Verifique o
Controle de Suspensão/Redução da Empresa".
O título do relatório será adequado à situação do período: Indicando se o
Balanço ou Balancete é de Suspensão ou Redução.
Modelo 1- imprime o Número de Conta e Descrição
Modelo 2 – Imprime apenas a Descrição.
Modelo 3 – Imprime o número das contas e descrição no formato Paisagem (Não disponível em Matricial).
Modelo 4- Imprime o número das contas e descrição num formato compactado para permitir a impressão na casa dos
trilhões. (Não disponível em matricial).
Formato XLS: Gera as informações desse relatório no formato XLS.
Intervalo de Contas: Reduzida ou analítica: Selecionaremos se o relatório será impresso por Conta analítica ou por
Conta Reduzida. No caso de precisarmos de uma única conta deveremos
informar o número da mesma conta em Conta Inicial e Conta Final
Grau a imprimir: Geralmente o balancete analítico deve ser impresso no ultimo grau, para facilitar ao analisarmos, mais
se houver necessidade, poderemos imprimir em um grau sintético.
Opções:
- Saltar página por grupo: O sistema saltará para uma próxima página ao término da impressão de um grupo. Ex. Ao
terminar de imprimir o Ativo, ainda que tenha espaço na folha, iniciará a impressão do passivo na próxima página.
- Ordem alfabética de Conta: O Sistema imprimirá em ordem alfabética as contas analíticas dentro de seus respectivos
grupos. Pode ser útil se desejarmos imprimir por exemplo, informações sobre Clientes ou Fornecedores analíticos.
- Imprimir assinaturas no final do relatório: Se for apenas para conferencia, não há necessidade de marcar essa opção, já
para ser apresentado como relatório oficial, deve constar a assinatura.
- Balancete Periódico: Marcando essa opção o sistema desconsidera os saldos anteriores ao período solicitado. Essa
rotina pode ser utilizada se desejarmos obter informação de um determinado período desconsiderando os saldos
anteriores.
- Eliminar período encerrado. O Balancete após o encerramento é impresso com o saldo das contas de resultado
zerados, já que os saldos foram transferidos para apuração do Resultado. Marcando essa opção o sistema permite
imprimir o Balancete com os saldos nas contas de Resultado, como se estivesse com o período aberto.
- Imprimir todas as contas: Essa opção só fica habilitada quando selecionado o modelo XLS, pois para trabalharmos uma
Planilha comparando vários meses, é útil que imprimamos todas as contas para que as informações de cada uma delas
fiquem, na mesma linha.
- Apresentar Resultado: Marcada essa opção no Final do relatório é impresso um resumo dos Grupos.
49
Se marcarmos a opção “detalhado” o sistema demonstrará o resumo detalhado em colunas de Saldo anterior, movimento
a débito, movimento a crédito e saldo final, para uma análise mais detalhada.
- Títulos de Grupo: Se não marcarmos algum destes títulos, o mesmo não será impresso no Resumo.
Apresentação do resultado: O sistema apresenta as seguintes nomenclaturas para apresentação do resultado nesse
relatório: - Lucro/ prejuízo: Para as empresas em geral; - Superávit/ Déficit: Para as empresas sem fins lucrativos;
- Sobras/ perdas: Para as empresas Cooperativas, que devem apresentar relatórios com essa nomenclatura.
- Imprimir em outra moeda: marcando essa opção é possível emitir o Balancete em alguma outra moeda previamente
cadastrada no Menu cadastro, Item Moedas, ou cadastrá-las nesse momento.
Razão Analítico
Temos as seguintes opções de Pré-seleção:
Dia Mês Inicial/ Dia Mês Final: O relatório será impresso
obedecendo às informações do período informado na tela.
Opções de Impressão: Essas opções são relativas ao formato:
Retrato, Paisagem ou Planilha XLS.
Seleção de contas: Podemos imprimir um intervalo de contas da
informada no campo inicial a final, ou com a opção “Alternadas”, é
possível selecionar quais contas desejamos imprimir sem seguir
uma ordem seqüencial. Marcando essa opção o sistema habilita o
botão “Selecionar contas”, para que façamos a seleção das contas
a serem impressas.
Intervalo de conta: Define se o razão será impresso pelo código
da conta analítica ou reduzida. . Se houver necessidade de
consultar o Plano de Contas, para selecionarmos uma conta
específica, podemos utilizar o recurso F5, e executar a pesquisa.
Ordenar os grupos por: Define a ordem em que será impresso as
contas de cada grupo: Em ordem alfabética ou em ordem de
código reduzido.
Outras opções:
- Omitir Contra Partida: caso o usuário não deseje que a contrapartida figure no relatório.
- Saltar página a cada Conta: O sistema imprime apenas uma conta por página, saltando para a página seguinte para
imprimir a próxima. Esse recurso se torna útil no caso de clientes que arquivam os razões por conta.
- Por quebra de Dia: O sistema totalizará o saldo diário do razão.
- Por quebra de mês. Ao final de cada mês os saldos das contas serão totalizados.
- Omitir coluna de saldo por lançamento: Marcando essa opção o sistema não totalizará o saldo a cada lançamento
contábil, apenas no final do período solicitado. As colunas débito e crédito são alinhadas à direita, aproveitando o espaço
para o histórico. E os saldos serão totalizados apenas nas quebras (dia ou mês).
- Imprimir contas sem movimento com saldo inicial: Essa opção deve ser marcada para imprimirmos todas as contas que
tenham saldos, independente de terem movimento ou não.
- Detalhar lançamento múltiplo: Marcando essa opção, os lançamentos múltiplos a débito ou a crédito, serão detalhados
no razão da Contrapartida, quando essa for única. No caso de Múltiplos a múltiplos, infelizmente não é possível
desmembrar os lançamentos para figurar as contas contábeis da contrapartida correspondente ao valor exato dos
lançamentos.
- Totalizar contas Por Mês: com essa opção, o sistema imprime o razão de todas as contas de um mês, para iniciar a
impressão do o próximo mês.
- Dados usados para renumeração automática de páginas do Razão: Marcada essa opção, informar quantas páginas
deve ter cada bloco, incluindo os termos de Abertura e Encerramento, para que o sistema salte duas páginas entre cada
bloco para intercalá-los. .Ex: Se informar 500 páginas por livro, o sistema iniciará a impressão na página 2 até a página
499, saltará duas páginas para intercalarmos o termo de encerramento do primeiro livro e o termo de abertura do
próximo, continuando a impressão do próximo bloco na página 502 ou na página 2, no caso de pedirmos para reiniciar a
numeração das páginas. OBS: A Legislação nos permite encadernar os Livros Diários ou Razão, sem limitação de
número de folhas, desde que não haja dificuldade de manuseio da Encadernação. Por esse motivo o Contábil Phoenix
deixa a critério de o usuário definir a quantidade de páginas que terá cada Encadernação. Podendo imprimir os livros
numa ordem seqüencial de páginas, dando continuidade à numeração dos próximos livros, de acordo com a orientação
do art 255 do RIR/99, ou reiniciar a numeração das páginas a cada bloco, de acordo com a IN 102/2006 da DNRC. Para
tanto, antes de iniciarem a impressão, verifiquem em qual Órgão o mesmo será registrado, e qual a orientação em
relação à ordenação das páginas.
Impressão parcial do razão: A forma de solicitar a impressão parcial, quando utilizamos o recurso de reiniciar páginas,
é informar o número da página desejada, como se não estivéssemos utilizando esse recurso.
A Fórmula para descobrirmos qual o número da página a ser informada é a seguinte:
[(Qtde de páginas por livro x qtde de livros anteriores ao desejado) + Página desejada ]
Exemplo de como imprimir parcial reiniciando a página:
Se a minha impressão foi interrompida na página 54, do 4º livro. Minha impressão é de 500 páginas por livro, na tela
principal devo preencher como se fosse pedir o livro inteiro novamente, período inicial, final, quantidade de páginas por
livro. No botão “Configurar páginas” informar como página inicial a mesma página inicial do primeiro bloco impresso,
marcar a opção “parcial” e no intervalo de páginas a imprimir, informar o número encontrado utilizando a fórmula acima e
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no campo final posso informar 99999. Usando essa formula o cliente ira informar a página 1554, que é a ordem de
impressão da página, ou seja:
[(500 x 3)+54] = 1554
Onde 500 = Quantidade de páginas por livro
3 é a quantidade de livros anteriores, já que quero imprimir o quarto livro
54 é a página que desejo imprimir do quarto livro.
Na duvida, peça uma única página na impressão parcial para ver se confere com os dados já impressos.
Selecionar Contas:
Clicando nessa tecla, temos a
opção de filtrar contas não
seqüenciais. Podemos usar o
recurso buscando pela conta,
reduzida
ou
descrição.
Ao
preencher esses campos com o
filtro desejado, o cursor na parte de
baixo da Tela, buscará as contas
obedecendo essas informações.
Ao localizarmos a conta desejada,
clicamos
em
Incluir
contas.
Repetimos
o
processo
até
selecionarmos todas as contas que
desejamos imprimir. Clicando em
sair o sistema voltará para a tela anterior, clicando em Ok, nas duas telas, o sistema imprimirá apenas as contas
selecionadas.
Diários:
Incluída as opções de impressão de períodos nas telas de
seleção: Mensal, Trimestral e Anual, que funcionam da seguinte
forma:
Mensal: Informando um mês inicial a um mês final, o sistema
imprimirá mês a mês todos os diários compreendidos no período
selecionado. Se desejar imprimir meses alternados, além de
selecionar a opção "mensal" deve clicar no botão "Selecionar
Meses" e checar quais meses deseja imprimir.
Trimestral: O sistema imprimirá os Diários acumulados por
trimestre, do período compreendido no mês Inicial/ Final,
informados na tela de seleção.
Anual: O sistema deve imprimir o Diário acumulado do período
Se marcarmos a opção totalizar:
Por dia: O sistema totalizará os lançamentos por dia no relatório.
Por Mês: O Sistema totalizará os lançamentos por mês no relatório.
Para a opção mensal, a totalização por mês é obrigatória, por esse motivo esse campo vem marcado e desabilitado, para
os outros tipos de seleção é opcional.
Temos os seguintes modelos do Livro Diário:
- Diário Geral: Imprime uma linha para a Conta débito, uma linha para a conta Crédito, uma linha para o histórico e uma
coluna de valor de valor a débito e uma coluna de valor à crédito.
- Diário Simplificado: Esse modelo de diário imprime a conta débito e a conta crédito em uma única linha, na linha de
baixo imprime o histórico e valor.
Diário Paisagem: Esse modelo esta disponível para impressão deskjet e matricial 132 colunas. Ele imprime a conta
débito, a conta crédito, uma coluna de valor em uma linha, e o histórico na linha seguinte. Na impressão Matricial 132
colunas todas as informações são geradas na mesma linha.
Os dois primeiros modelos podem ser impressos utilizando as contas analíticas ou Reduzidas. O modelo Paisagem só é
impresso com o código reduzido.
Essa tela é para impressão do relatório para conferencia, para imprimir o livro Diário, para encadernação e registro,
utilizar a rotina “Parametrizar/ Imprimir Diário Completo” do menu relatórios.
Demonstração de Resultado do Exercício:
Incluída as opções de impressão de períodos nas telas de seleção: Mensal, Trimestral, Anual e Suspensão/ Redução,
que funcionam da seguinte forma:
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- Mensal: Informando um mês inicial a um mês final, o sistema
imprimirá mês a mês todas as DREs compreendidas no período
selecionado.
- Trimestral: O sistema imprimirá as DREs acumuladas por trimestre,
do período compreendido no mês Inicial/ Final, informados na tela de
seleção.
-Anual: O sistema deve imprimir uma DRE acumulada do período
- Suspensão/Redução: Essa opção só fica habilitada para as Empresas
"Estimativa" e "Estimativa corretora de Seguros", e para funcionar
adequadamente, deve ser usado o Controle de Suspensão/ redução do
módulo LALUR do sistema. Marcada essa opção, o sistema deverá
imprimir todos os relatórios de Suspensão ou Redução compreendidos
no período selecionado no mês Inicial / Final. Se o sistema não
encontrar nenhuma suspensão/ redução no período selecionado, deve
emitir a mensagem "Não há registro de Redução/Suspensão - Verifique
o Controle de Suspensão/Redução da Empresa".
O Sistema dispõe de 3 modelos de Relatórios de Demonstração de
Resultado do Exercício.
DRE Modelo 1: Ao cadastrarmos as contas de resultado no Plano de
Contas e preenchermos os campos “Título demonstração de
Resultado”, determinando a ordem que as contas devem ser demonstradas no Relatório, já estamos montando a
configuração dessa DRE. Ainda que o usuário opte por utilizar outro modelo de DRE oficialmente, se for optante pelo
LUCRO REAL, deverá configurá-la, pois na integração do LALUR o sistema busca o resultado contábil apurado por ela,
para fazer os ajustes na Parte A. Se a mesma não estiver configurada adequadamente, haverá divergência na apuração
dos impostos.
- DRE Modelo 2: Este relatório não exige configurações: É impresso na ordem de cadastro do Plano de Contas na
fórmula Receitas – Despesas – Custos, para apurar o resultado.
- DRE Modelo 3: No Menu cadastro, Item Configurações complementares ao Plano de Contas, DRE Modelo 3, clicando
na interrogação temos a opção de explicações básicas e Manual de orientação para configurá-la. Essa DRE pode ser
configurada de acordo com a necessidade de criação de títulos do Usuário, pode ser criados Sub-títulos para um
detalhamento melhor
- Formato XLS: Imprime a DRE Modelo 2 em formato de Planilha XLS. Nessa opção é possível imprimir a DRE
Compreendendo um período selecionado, ou marcando a opção “Imprimir vários meses” podemos imprimir os meses em
colunas individuais. Nesse modelo é possível visualizar o código analítico da Conta Contábil, desmarcando a opção
“Omitir Cta Analítica”.
De acordo c/ a Lei 11941/2009: Incluída uma opção na tela de seleção para permitir imprimir a DRE Modelo 1 de acordo
com as alterações implementadas pela Lei 11941/2009. Essa Lei inclui o título "Participação nos Resultados", e altera a
nomenclatura dos títulos "Receitas não operacionais" e "Despesas não operacionais" para "Outras Receitas" e "Outras
Despesas" respectivamente, e também altera a ordem de apresentação dos títulos já existentes. O usuário que não
precisar se enquadrar a Legislação acima citada, e quiser imprimir no formato antigo, ou mesmo para imprimir as DREs
de anos anteriores antes da vigência da Lei, desmarcar a opção "De acordo com a Lei 11941/2009" da tela de seleção.
Também não deverá configurar contas para o título "Participação nos Resultados", criado para atender essa opção.
Imprimir em outra moeda: Checada essa opção, é habilitado o botão para selecionar a moeda e informar o índice para
conversão. Se não selecionar moeda o sistema utiliza a ultima moeda e índice utilizados.
Balanço de Abertura
Informar no campo “Referente” a data que deseje que saia no
cabeçalho. Ex:
01/01/XXXX ou
31/12/XXXX (Ano
anterior).
Balanço Patrimonial
Mensal: Informando um mês inicial a um mês final, o sistema imprimirá mês
a mês todos os Balanços compreendidos no período selecionado.
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Trimestral: O sistema imprimirá os Balanços acumulados por trimestre, do período compreendido no mês Inicial/ Final,
informados na tela de seleção.
Anual: O sistema deve imprimir um Balanço acumulado do período informado no mês inicial e final.
Suspensão/Redução: Essa opção só fica habilitada para as Empresas "Estimativa" e "Estimativa corretora de Seguros",
e para funcionar adequadamente, deve ser usado o Controle de Suspensão/ redução do módulo LALUR do sistema.
Marcada essa opção, o sistema deverá imprimir todos os relatórios de Suspensão ou Redução compreendidos no
período selecionado no mês Inicial / Final. Se o sistema não encontrar nenhuma suspensão/ redução no período
selecionado, deve emitir a mensagem "Não há registro de Redução/Suspensão - Verifique o Controle de
Suspensão/Redução da Empresa". O título do relatório será adequado à situação do período: Indicando se o Balanço ou
Balancete é de Suspensão ou Redução
Modelos:
- Modelo 1: O Passivo é impresso na seqüência do Ativo, sem saltar página.
- Modelo 2: O Passivo é impresso saltando para a página seguinte, mesmo que ainda haja espaço após a impressão do
Ativo.
- Modelo 3: Imprime no formato Publicável – o Ativo ao lado do Passivo.
- Modelo 4: Imprime modelo Publicável – o Ativo ao lado do Passivo, no formato paisagem.
- Modelo 5: Imprime Modelo Publicável: Ativo ao lado do Passivo, com um Lay Out mais elaborado.
- Modelo 6: Impresso em três coluna de acordo com a hierarquia das contas, com os valores totalizados ao final de cada
grupo.
- Formato XLS – Gera as informações do Balanço em formato xls. - Independente de o período estar encerrado, o
sistema sempre levará o resultado do período automaticamente para a conta de encerramento para a impressão do
balanço, não gerando os lançamentos de transferências, mais permitindo que o usuário tenha as informações de cada
período que desejar, independente do tipo de encerramento.
- Imprimir coluna com saldos anteriores: Essa opção deve ser marcada se o usuário desejar um balanço com a coluna de
saldos anteriores para algum tipo de análise.
- Grau a imprimir: Geralmente o sistema trás habilitado o grau analítico, mais podemos solicitar que o mesmo seja
impresso no grau desejado, marcando outra opção. Nesse caso TODAS as contas do balanço serão impressas no grau
selecionado.
- Imprimir com assinaturas: Desabilitando essa opção, podemos imprimir o balanço sem os termos de responsabilidades
e respectivas assinaturas de sócios/ Contador, quando precisarmos apenas para simples conferencia, economizando
assim impressão de páginas desnecessariamente.
- Imprimir termo de responsabilidade: Desmarcando essa opção o sistema não imprime o termo de responsabilidade
cadastrado no Menu Cadastro/ Termos/
Responsabilidade.
- PERSONALIZAR: Essa tecla deve ser
utilizada no caso de o usuário desejar imprimir
apenas algumas contas no grau sintético, em
alguns casos em que não há necessidade de
detalhá-las, seja para enviar para um banco, ou
para o cliente. Clicando nessa tecla o sistema
demonstra as contas de ativo e passivo que
tiveram movimento no período, ultimo grau
sintético. As contas que desejarmos imprimir
nessa situação, devem ser checadas, e o
sistema imprimirá as outras contas no grau
analítico e apenas as selecionadas no grau
sintético.
- Clicando em ok, o sistema passará para a segunda tela para que informemos qual a página inicial do relatório.
Livro Caixa:
Este relatório difere do RAZÃO ANALÍTICO somente no título do Relatório, podendo ser encadernado como Livro Caixa.
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Fluxo Financeiro:
Esse relatório nos permite selecionar contas
para analisarmos a Evolução das mesmas,
durante um determinado período de um
exercício. O mesmo ainda indica quais dias do
mês o saldo ficou negativo. Entrando no Menu
Relatórios diversos, no Item Fluxo financeiro, o
sistema abrirá uma tela onde devemos
informar o período desejado para impressão
(mês inicial ao mês final). Digitando parte da
descrição, ou o código reduzido, ou parte da
conta contábil, o cursar irá buscar a conta
solicitada. Estando o mesmo sobre a conta
correta, clicamos em INCLUIR CONTA.
Depois de selecionarmos todas as contas,
clicamos em SAIR que o sistema imprimirá o relatório solicitado.
Conferência de Lançamentos:
Podemos imprimir relatório de conferência de lançamentos de várias
formas:
Por período: Informando o intervalo de datas que desejamos imprimir.
Por lançamento: Informamos o intervalo numérico que desejamos.
Por Lotes:
Nessa opção, informamos que tipo de lote que desejamos imprimir, e de
qual período. Os lotes Contabilidade, deve ser informado o número do
lote criado, já os lotes de integração o número do lote é o número do mês
que desejamos imprimir.
Demonstração de Despesas e Receitas:
Este relatório somente será obrigatório para Empresas sem fins
lucrativos.
Obs. Para a impressão deste relatório será necessário criarmos
a Conta de Variação Patrimonial no Plano de Contas e
configurá-la no menu cadastro, configurações complementares
ao plano de Contas. Se clicarmos em EFETUAR LANÇAMENTO
DE TRANSFERENCIA PATRIMONIAL, ao
imprimirmos o
relatório, será feito um lançamento contábil de transferência do
saldo das contas de Resultado.
Conciliar Contas:
Esse relatório só é possível ser impresso para contas que tenham documentos origem e um documento baixa, para que
seja possível demonstrar os documentos que compõem o saldo de determinada conta. Ex. Fornecedores/ Clientes/
Impostos a pagar. Para que seja possível imprimi-lo, teremos que observar os seguintes processos: Localizarmos as
contas contábeis que desejamos Conciliar no Cadastro do Plano de Contas, e checamos a opção CONCILIAÇÂO. Para
que o sistema faça o controle dos documentos a serem conciliados, devemos informar o número ou a competência, em
caso de impostos, dos mesmos, dentro do sinal <>(Maior/ Menor).
Ao solicitarmos o relatório de
determinado
período,
o
Sistema imprimirá as contas
que foram checadas no Plano
no campo conciliação, e
demonstrará o saldo dos
documentos cujos números
foram lançados dentro do sinal
<>
(Maior/
Menor).
Os
documentos
que
permanecerem em aberto,
serão demonstrados nesse
relatório, compondo o saldo da
conta solicitada. Clicar em
Relatório. / Conciliar Contas
54
para imprimir o relatório abaixo.
Balancete de verificação TXT:
Neste item o sistema emitirá um relatório no formato TXT. Informaremos o período a ser emitido e clicaremos em OK.
Dentro da pasta PHOENIX, será criado uma pasta com o nome CTBTXTO, onde será criado um arquivo com o apelido
da empresa.bv. (Ex.001.bv). Este arquivo poderá ser aberto por um Editor de texto desejado.
Gráficos:
Nesta
Janela
visualizaremos
ou
imprimiremos os gráficos das contas
contábeis.
Para navegarmos pelas contas, podemos
utilizar as setas, para localizar uma conta
específica podemos utilizar a Lupa, e
localizarmos
por
descrição,
Código
Reduzido, ou Conta analítica. Quanto ao
formato podemos imprimir gráficos em:
Linhas, Barras Vertical, Área, Pontos e
Linha 2 (linha mais fina).
Quanto ao tipo de movimento a ser
impresso, podemos escolher: Por saldo
acumulado,
movimentação
mensal,
movimentação a débito e movimentação a
crédito.
Se clicarmos no quadrinho Phoenix, o
Logotipo do Phoenix, aparecerá na tela dos
gráficos.
Temos as seguintes opções de impressão
dos gráficos:
Conta Atual: O Sistema imprimirá apenas o gráfico da conta selecionada na tela principal.
Diversas contas: Essa opção é subdividida em outras duas- Diversas Contas e Contas Comparadas. Na opção Diversas
contas podemos selecionar um intervalo de contas a serem impressas, ou mesmo todas as contas, se assim desejarmos.
Já na opção Contas Comparadas, informamos duas contas, para que comparemos a evolução de uma em relação a
outra: Ex: Receitas e Despesas.
Auxiliar
Ativar Empresa:
Nessa tela selecionaremos a Empresa que
desejamos trabalhar.
A data do computador será levada para o campo
DATA. Se quisermos acessar outro período
deveremos alterá-lo manualmente neste campo.
No campo abaixo o sistema mostra todas as
empresas cadastradas. Podemos localizar a
empresa por apelido ou razão social, digitando o
inicio da informação em um dos campos, o sistema
posiciona o cursor na parte de baixo da tela sobre
o filtro Informado. Podemos também navegar nas
setas de rolagem no lado direito da tela e dar um
duplo click em cima do apelido da empresa
desejada para ativá-la.
Tanto em Tipo de Empresa como em Regime de
Apuração selecionaremos o Modo de exibição de
acordo com o cadastro das empresas na ficha
ESCRITA
As empresas serão listadas de acordo com a
55
ordem selecionada: Por Apelido ou Razão Social.
A opção “Somente Empresas Ativas vem marcada padrão. Com essa opção o sistema omite as empresas que existem
no cadastro que tiver preenchido o campo “Data de desativação”.
Cadastro de empresas: Este botão será um atalho para abrirmos a Tela de Cadastro das Empresas.
Procurar: Este botão nos auxiliará na procura/ pesquisa de uma determinada empresa. Clicaremos nele e abriremos a
tela de Pesquisa. Pesquisaremos a empresa por qualquer um dos itens que estão relacionados no campo Pesquisa Por.
Selecionaremos o modo de pesquisa, e digitaremos no campo Digite a frase contida no texto qualquer grupo de letras
existentes no cadastro.
Ex. Selecionaremos por logradouro e na frase digitaremos JOÃO. Pressionaremos as teclas CTRL+ SETA para BAIXO.
O primeiro conjunto de letras que o sistema encontrar, ficará em negrito.
Para pesquisarmos o próximo, pressionaremos CTRL + SETA para BAIXO novamente.
Clicaremos neste botão para sairmos da tela.
Controle de Impressão:
Na janela Auxiliar Controle de Impressão, configuraremos o
modo de impressão dos relatórios:. As opções são as seguintes:
Vídeo, ou em impressora Matricial, ou HP/ Laser/ FX.
Correio eletrônico Matricial ou Jato de Tinta: Uma dessas
opções deverão ser selecionadas quando formos gerar relatórios
para serem enviados utilizando o SRI.
Exportação para PDF: Com essa seleção, todos os relatórios
serão abertos na tela no formato PDF ao imprimi-los, podendo
ser salvos a critério do usuário..
Matricial Turbo – Edit abrirá o relatório na tela pelo programa
Edit.exe do DOS. O usuário poderá salva-lo a seu critério.
Note Pad e Word Pad abrirá o relatório na tela num arquivo em
Note Pad ou Word Pad, de acordo com a opção selecionada.,
que poderá ser salvo a critério do usuário.
Atenção: Toda geração de relatórios em outros aplicativos,
geram arquivos temporários, que devem ser excluídos da
máquina temporariamente.
Impressão do Darf:
Completa – A darf será impressa com todos os campos.
Semi-completa – Não será impresso o valor total.
Incompleta – Não serão impressos a data de vencimento, o valor principal e o valor total.
Imprimir a descrição: Folha ou página . A opção página não é disponível para Matricial, pois se aplica apenas a
impressão frente- e-verso.
Matricial 80 ou 132 Colunas: Selecionaremos o tipo de formulário para impressão dos relatórios na impressora
matricial.
Darf Personalizada - a impressão será desenhada em formulário branco. Estando desmarcado, a impressão será em
formulário contínuo. {*somente Matricial}.
Data de Emissão – A data que estiver ativa no computador, será impressas nos relatórios. Selecionaremos a opção:
Hora da emissão: se marcada a opção data, esse campo fica habilitado para seleção, caso o usuário deseje imprimir a
hora da emissão dos relatórios.
Único para impressão dos relatórios somente da empresa ativa. Os números abaixo da palavra: único são as filas que
foram montadas na janela de Cadastro/ Montar Fila, clicaremos neste botão para selecionarmos conforme tela ao lado a
opção para que o sistema efetue um backup dos lançamentos contábeis automaticamente.
Backup Automático: Na instalação do sistema, este item virá habilitado. Será gerado um Backup a cada 50
lançamentos ou a quantidade superior a isso que o cliente desejar, que deverá ser informado nessa tela, a cada
alterações executadas durante a operação do sistema..
DADOS DE SUA EMPRESA: Se desejarmos que no rodapé dos relatórios oficiais, sejam impressos os dados do
Escritório Contábil, gravaremos nessa tela os dados.
Enviar Controlar Relatórios pela Internet:
Abrindo essa tela tem uma tecla do manual de explicações para operar o SRI, que permite enviar relatórios pela internet
para os clientes.
Integrações:
Integrar Escrita Fiscal/ Folha de Pagamento / DARF e Gescon:
No Menu Auxiliar / Integrações, abre a seguinte tela:
56
Nela processaremos as integração dos lançamentos contábeis dos sistemas: G5 PHOENIX {Escrita fiscal} e FOLHA
PHOENIX (folha de pagamento) e os DARFS gerados pela Central de Darfs do G5 Phoenix. E Os pagamentos e
recebimentos controlados pelo módulo Conta Corrente do G5 Phoenix.
O item “integração com a Escrita Fiscal” vem selecionado. Para integrar as outras opções devemos selecioná-las.
Marcando a opção Folha , o sistema exibe a tela de
Controle de Liberação da Folha para Integração, que indica se o processo já foi preparado anteriormente no Sistema de
Folha. O controle traz os apelidos e meses que já foram preparados. Clicando no botão Integrar, a integração é
processada, de acordo com o sistema selecionado para gerá-la. Podemos integrar direto ou fazer um processo de “PREINTEGRAÇÂO”. Com esse processo, é possível visualizar os lançamentos que serão trazidos pro Contábil, antes de
concluir a integração. Clicando em Pré-integrar, aparece a letra P no mês ativo quando for concluída a pré-integração.
Clicando sobre o apelido da empresa indicado em amarelo no campo “Pré-integrações ou Integrações com erros”, abre
a tela para visualizarmos os lançamentos. Clicando no botão em “Ver errados”, o sistema mostra apenas os lançamentos
com erros, indicados em rosa, se clicando nesse botão não aparecer nenhum lançamento na tela, significa que não há
nenhum lançamento com erro. Clicando em imprimir é possível imprimir uma relação dos lançamentos, com opção de
imprimir todos, ou apenas com erros, para alguma conferencia.
Integrar: Esse processo busca todos os lançamentos do mês ativo do sistema gerador das informações. Em caso de
não haver erro na integração o campo ao lado será marcado com um {x}.Se houver algum tipo de erro, {conta débito/
crédito invalida ou histórico invalido}, o campo será preenchido com a letra E, e não será processada a integração até
que o erro seja corrigido. No campo “Pré-integrações ou Integrações com erros” será exibido o apelido das empresas
que tiver erros na integração ou as que foram executadas Pré-integrações. Para visualizaremos os lançamentos,
clicaremos na linha com o apelido
e mês indicado em amarelo, que
abre a tela mostrando todos os
lançamentos. Clicando no botão
“Ver errados” filtramos apenas os
lançamentos com erros, para
identificá-los e corrigi-los. O ideal
no caso de conta invalida, ou HP
inválida, corrigir diretamente na
tabela de integração do sistema
que gerou as informações,
evitando assim que o mesmo erro
se repita em meses posteriores. É
possível corrigir os lançamentos
por essa tela e clicar em gravar,
lembrando que é mais prudente
corrigir o erro na origem.
Corrigindo
todos
errados,
podemos clicar na tecla integrar
dentro dessa própria tela.
Reorganização de Saldos:
Clicaremos em Auxiliar / Reorganizar saldos Nesta tela o sistema
executará o processo de contagem dos lançamentos contábeis, Centro
de Custo e Razão, reorganizando os saldos. NÂO DEVERÁ SER
EXECUTADA COM O PERÍODO ENCERRADO.
Pode ser executada por:
Período:
Mês – O processo será feito somente no mês ativo.
Anual – O processo será feito no ano inteiro.
Recuperar:
Individual – Somente a empresa ativa. Em Fila – Todas as empresas
da fila selecionada.
Clicando em Reorganizar, o sistema iniciará o processo escolhido.
Reorganizar Saldos do Ativo Imobilizado:
Se o usuário notar alguma disparidade nos relatórios de ativo
Imobilizado poderá estar executando essa rotina para
reorganizar os saldos do Ativo Imobilizado. Podemos clicar em
um único bem, ou darmos um clique no primeiro e CTRL + A,
para marcarmos todos e clicar em recalcular saldos para que o
sistema recalcule os saldos.
57
Controle Manual das Integrações
Essa opção deve ser utilizada, para controlar os registros
de Integração, ou seja, após executarmos as integrações,
o sistema indica com um X os meses que foram
integrados. Ainda que apaguemos o lote de integração
daquele mês, o X continua indicando que aquele mês já
foi integrado. Se desejarmos apagar o X, selecionaremos
nessa tela qual integração desejamos corrigir, e
apagamos o X do mês desejado, gravando em seguida.
DICA: No caso do Ativo Imobilizado, se fizermos uma
integração teste, depois ao tentarmos cadastrar os outros
bens, o sistema fica aparecendo a mensagem de que já
foi feita integração naquele mês, mesmo que apaguemos
a integração, pedindo a confirmação a cada gravação de
um Bem. Se apagarmos os registros (X) dessa tela de
controle, o sistema não dará mais essa mensagem,
quando formos gravar os próximos bens. Utilizem esse
recurso apenas para pequenos arquivos, não dá para
estimar o tamanho exato, pois varia muito de acordo com
a capacidade do equipamento. Mais por segurança,
procurem utilizar a conversão de arquivos movimento, de
acordo com o Layout de integração de arquivos textos, que permite integrar grandes movimentos.
Restaurar Backup Automático:
Por essa rotina, em caso de danificação de
arquivos de lançamentos, poderemos voltar
o último backup automático que o sistema
executou, ou verificarmos qual o backup tem
maior tamanho e selecioná-lo para
restauração, clicando sobre ele e em
restaurar. ATENÇÃO: Essa rotina funciona
como uma restauração de Backup Normal,
ou seja, se executada, irá sobrepor o
arquivo de lançamentos atual, pelo Backup
automático executado pelo sistema, que
poderá estar desatualizado, logo, só utilize
esse recurso, se realmente houver uma
danificação definitiva em seu arquivo de lançamentos, e não tiver outro recurso de backup.
Importação de Dados:
Clicar no Menu Auxiliar / Importações e
o Sistema abre a tela com as importações
possíveis de serem realizadas pelo
mesmo. Clicando no Botão “Layout dos
arquivos” temos as explicações de quais
são os dados possíveis de serem
importados em arquivo texto, bem como o
layout de cada um deles, com exemplos
de arquivos texto.
No campo “Importando arquivo” é possível
ver o progresso da importação. Se houver
inconsistências,
clicando
no
botão
“Imprimir” é possível listar os problemas
que impediram que a importação fosse
feita com sucesso. E no caso dos
lançamentos contábeis, no caso de
inconsistências, fica habilitado o botão
“Visualizar inconsistências”, onde abre a
lista de lançamentos constantes no
arquivo texto, com os lançamentos com
problemas tarjados em rosa, podendo
corrigi-los por essa mesa tela, gravando e
58
integrando.
Imprimir Arquivo Texto Matricial
Verificar as explicações gerais do uso
desta tela clicando no botão
Explicações.
JANELA FIM habilitar o botão para
sair do sistema.
Ajuda
Novidades Leia-me
Abriremos a tela, para verificarmos as
alterações geradas em cada versão.
Sobre nessa tela, será informada a Versão do
sistema atualmente instalada.
59

contábil phoenix - Contmatic Phoenix

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Data: 14/03/2011 http://www.investimentosenoticias.com.br/ultimas

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