quinta, 26 de novembro de 2015 MANUAL DE REDAÇÃO

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quinta, 26 de novembro de 2015 MANUAL DE REDAÇÃO
PMAM
Polícia Militar do Amazonas
MANUAL DE REDAÇÃO, CORRESPONDÊNCIA E
ATOS ADMINISTRATIVOS DA POLÍCIA MILITAR
DO AMAZONAS (M – 01).
(RESOLUÇÃO Nº 005, DE 19 DE JUNHO DE 2009)
1ª EDIÇÃO
MANAUS-AM, 2009
MANUAL DE REDAÇÃO, CORRESPONDÊNCIA E
ATOS ADMINISTRATIVOS DA POLÍCIA MILITAR
DO AMAZONAS (M – 01).
(RESOLUÇÃO Nº 005, DE 19 DE JUNHO DE 2009)
Governador do Estado
Carlos Eduardo de Souza Braga
Vice-Governador do Estado
Omar José Abdel Aziz
Secretário de Estado de Segurança Pública
Francisco Sá Cavalcante
Comandante Geral da PMAM
Cel QOPM Dan Câmara
Subcomandante Geral da PMAM
Cel QOPM Hiltomar Jaime Régis
Chefe do Estado-Maior Geral da PMAM
Cel QOPM Raimundo Ribeiro de Oliveira Filho
DAN CÂMARA (Org.)
RAIMUNDO RIBEIRO DE OLIVEIRA FILHO (Org.)
JATNIEL RODRIGUES JANUÁRIO (Org.)
ZILMAR DE SOUZA LIMA (Org.)
MANUAL DE REDAÇÃO, CORRESPONDÊNCIA E
ATOS ADMINISTRATIVOS DA POLÍCIA MILITAR
DO AMAZONAS (M – 01).
(RESOLUÇÃO Nº 005, DE 19 DE JUNHO DE 2009)
1ª EDIÇÃO
MANAUS
IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO – 2009
Permitida a reprodução sem fins lucrativos, parcial ou total, por qualquer meio, se citada a fonte.
Sugestões para o aperfeiçoamento deste Manual poderão ser encaminhadas ao Gabinete do
Comandante Geral da PMAM, ou pelo e-mail [email protected]
Endereço para correspondência:
Comando Geral da Polícia Militar do Amazonas
Rua Benjamim Constant, 2150, Bairro Petrópolis, Manaus-AM
Cep: 69063-010
Edição: Polícia Militar do Amazonas
Impressão: Imprensa Oficial do Estado do Amazonas
Revisão:
Georgete Ribeiro Silva de Magalhães – Maj QOPM
Rubens Tadeu Castro Alves – Cap QOPM
Organização e textos:
Cel QOPM Dan Câmara
Cel QOPM Raimundo Ribeiro de Oliveira Filho
Jatniel Rodrigues Januário - Cap QOPM
Zilmar de Souza Lima – 1º Sgt QPPM
Diagramação:
Jatniel Rodrigues Januário - Cap QOPM
José Odair da Silva Amaral - Sd QPPM
Capa:
James Tinoco (Assessor civil)
Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)
POLÍCIA MILITAR DO AMAZONAS. Manual de Redação, Correspondência e Atos
Administrativos da Polícia Militar do Amazonas / Organização e textos de: Dan Câmara;
Raimundo R. Oliveira Filho; Jatniel R.. Januário. Revisão de: Rubens Tadeu Castro
Alves. -- Manaus: Polícia Militar do Amazonas, 2009.
67 p.
1. Redação – 2. Comunicação– 3. Correspondência – 4. Atos Administrativos.
I. Título. II. Governo do Amazonas. III. Polícia Militar do Amazonas.
CDD - XXXXXXX
Imprensa Oficial do Estado do Amazonas
Rua...
690.... Manaus – AM
Tel: (0_ _92)
www.imprensaoficial.am.gov.br
RESOLUÇÃO Nº 005, DE 19 DE JUNHO DE 2009.
Aprova o Manual de Redação, Correspondência e
Atos Administrativos da Polícia Militar do
Amazonas (M-01) e dá outras providências.
O Coronel QOPM Comandante Geral da Polícia Militar, no uso de suas
competências que lhe confere o artigo 5º, I, da Lei Delegada nº 88, de 18 de maio de 2007, c/c o
artigo 17, IV, da Lei Delegada nº 67, de 18 de maio de 2007, e, considerando a necessidade de
definir e padronizar os documentos utilizados na Corporação e regular a sua expedição, resolve:
Art. 1º Aprovar o Manual de Redação, Correspondência e Atos Administrativos da Polícia
Militar do Amazonas (M-01).
Art. Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação.
Art. 3º Revogar as disposições em contrário.
Gabinete do Comandante Geral, em 19 de junho de 2009.
CEL QOPM DAN CÂMARA
Comandante Geral da PMAM
SUMÁRIO
PREFÁCIO......................................................................................................................................1
1 DISPOSIÇÕES PRELIMINARES...............................................................................................1
1.1 GENERALIDADES..............................................................................................................1
1.1.1 Finalidade........................................................................................................................1
1.1.2 Atualização do Manual...................................................................................................1
1.2 A REDAÇÃO OFICIAL........................................................................................................1
1.2.1 Comunicação escrita oficial............................................................................................1
1.2.2 Qualidades e características de uma redação..................................................................2
1.2.3 Correção de um texto......................................................................................................3
1.2.4 Construção da frase e do parágrafo.................................................................................3
1.2.5 Dicas gerais para uma boa redação.................................................................................3
1.3 AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS........................................................................................4
1.3.1 Fechos das comunicações...............................................................................................4
1.3.2 Pronomes de tratamento..................................................................................................4
1.3.3 Emprego dos pronomes de tratamento............................................................................4
1.3.4 Reduções ortográficas.....................................................................................................6
2 GESTÃO DOCUMENTAL..........................................................................................................8
2.1 CICLO DOCUMENTAL.......................................................................................................8
2.1.1 Produção..........................................................................................................................8
2.1.2 Trâmite............................................................................................................................8
2.1.3 Uso..................................................................................................................................8
2.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS.............................................................................................8
2.3 USO DE PAPÉIS...................................................................................................................8
2.4 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS.........................................................................10
2.4.1 Quanto ao trânsito.........................................................................................................10
2.4.2 Quanto à natureza..........................................................................................................10
2.4.3 Quanto à tramitação......................................................................................................10
2.5 A ELABORAÇÃO...............................................................................................................11
2.5.1 Considerações preliminares à elaboração ....................................................................11
2.5.2 Composição...................................................................................................................11
2.5.3 Unidade de linguagem e doutrina.................................................................................11
2.5.4 Formatação do texto......................................................................................................12
2.5.5 Números, datas e horas.................................................................................................12
2.5.6 Abreviaturas e siglas.....................................................................................................13
2.5.7 Transcrições..................................................................................................................13
2.5.8 Numeração das páginas.................................................................................................14
2.5.9 A assinatura...................................................................................................................14
2.5.10 Anexos.........................................................................................................................15
2.5.10 Apêndices....................................................................................................................15
2.6 ORIGINAIS E CÓPIAS.......................................................................................................16
2.6.1 Original.........................................................................................................................16
2.6.2 Cópias............................................................................................................................16
2.7 ARQUIVAMENTO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS............................................16
3 CORRESPONDÊNCIA..............................................................................................................18
3.1 ELABORAÇÃO..................................................................................................................18
3.1.1 Técnicas de elaboração.................................................................................................18
3.1.2 Identificação..................................................................................................................18
3.1.3 Controle.........................................................................................................................18
3.2. DOCUMENTOS QUE INTEGRAM A CORRESPONDÊNCIA......................................19
3.2.1 Ata.................................................................................................................................19
3.2.2 Auto...............................................................................................................................19
3.2.3 Boletim Geral Ostensivo (BG), Boletim Geral Especial (BE), Boletim Geral
Reservado (BR), Boletim Geral Administrativo (BA) e Boletim Interno Ostensivo (BI).....20
3.2.4 Circular (Circ)...............................................................................................................20
3.2.5 Convite .........................................................................................................................20
3.2.6 Convocação...................................................................................................................20
3.2.7 Correio Eletrônico.........................................................................................................20
3.2.8 Cópia Autêntica.............................................................................................................20
3.2.9 Cópia Autenticada ........................................................................................................21
3.2.10 Declaração...................................................................................................................21
3.2.11 Edital...........................................................................................................................21
3.2.12 Encaminhamento ........................................................................................................22
3.2.13 Estudo..........................................................................................................................22
3.2.14 Fax...............................................................................................................................23
3.2.15 Guia.............................................................................................................................23
3.2.16 Informação (Info)........................................................................................................23
3.2.17 Memorando (Memo)...................................................................................................23
3.2.18 Memória (Mem)..........................................................................................................24
3.2.19 Nota de Instrução (NI)................................................................................................24
3.2.20 Nota de Serviço (NSv)................................................................................................24
3.2.21 Nota do Comandante...................................................................................................24
3.2.22 Nota para Boletim.......................................................................................................25
3.2.23 Ofício (Of)...................................................................................................................25
3.2.24 Ordem Administrativa (O Adm).................................................................................26
3.2.25 Ordem Complementar (O Cpl)....................................................................................26
3.2.26 Ordem de Operações (O Op).......................................................................................26
3.2.27 Ordem de Serviço (O Sv)............................................................................................26
3.2.28 Ordem do Dia..............................................................................................................26
3.2.29 Ordem Fragmentaria...................................................................................................26
3.2.30 Ordem Preparatória (O Pr)..........................................................................................26
3.2.31 Parte.............................................................................................................................26
3.2.32 Plano (Pl).....................................................................................................................27
3.2.33 Processo (Proc)............................................................................................................27
3.2.34 Projeto (Prj).................................................................................................................29
3.2.35 Queixa (Qx).................................................................................................................29
3.2.36 Relatório (Rel).............................................................................................................29
3.2.37 Remessa (Rem)...........................................................................................................30
3.2.38 Representação (Rpr)....................................................................................................30
3.2.39 Requerimento (Req)....................................................................................................30
3.2.40 Restituição...................................................................................................................31
3.2.41 Termo..........................................................................................................................32
4 ATOS ADMINISTRATIVOS....................................................................................................33
4.1 DEFINIÇÕES......................................................................................................................33
4.2 ATOS NORMATIVOS E ORDINATÓRIOS.....................................................................33
4.2.1 Regras Básicas de Elaboração.......................................................................................33
4.2.2 Articulação....................................................................................................................33
4.2.3 Alteração ou Retificação dos Atos Normativos e Ordinatórios....................................35
4.3 ATOS ADMINISTRATIVOS DE INTERESSE DA PMAM.............................................35
4.3.1 Atos Enunciativos.........................................................................................................35
4.3.2 Atos Negociais..............................................................................................................37
4.3.3 Atos Normativos...........................................................................................................37
4.3.4 Atos Ordinatórios..........................................................................................................38
4.4. DISPOSIÇÕES DIVERSAS ..............................................................................................39
5 PRESCRIÇÕES FINAIS............................................................................................................40
DESLOCAMENTO DE POLICIAIS MILITARES: ....................................................................21
6 REFERÊNCIAS..........................................................................................................................47
7 ANEXOS
ANEXO I - QUADRO SUMÁRIO DE CORRESPONDÊNCIAS DE INTERESSE DA PMAM
ANEXO II – QUADRO SUMÁRIO DE ATOS ADMINISTRAT. DE INTERESSE DA PMAM
ANEXO III – MODELOS DE USO DE TIMBRE EM IMPRESSOS OFICIAIS
ANEXO IV - MODELOS DE CORRESPONDÊNCIAS
ANEXO V - MODELOS DE ATOS ADMINISTRATIVOS
PREFÁCIO
A Polícia Militar do Amazonas institui esta primeira edição do Manual de Redação,
Correspondência e Atos Administrativos da Polícia Militar do Amazonas, com o objetivo
de atualizar, padronizar e ordenar as comunicações oficiais da Corporação, contribuindo para
melhorar a qualidade dos serviços públicos prestados à sociedade.
A adequada utilização deste Manual propiciará orientações seguras, porém não imutáveis,
sobre a redação de documentos. Os tempos e as situações mudam, o que justifica e exige
atualização periódica dos modelos de documentos oficiais e a sua substituição, ou até mesmo o
abandono de algumas formas não recomendadas.
Aqui o redator encontrará a identificação clara e precisa dos documentos a utilizar, da sua
conceituação, responsabilidade de expedição, de sua forma e legibilidade e de sua adequação ao
caso prático.
Neste Manual, fonte de consulta permanente para os policiais militares e funcionários civis da
PMAM, serão encontradas normas gerais e técnicas de elaboração e redação de documentos
oficiais, além de orientações sobre padrões de procedimento, formato e apresentação das
comunicações oficiais escritas na PMAM.
1 DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
1.1 GENERALIDADES
1.1.1 Finalidade
O presente Manual (M-01) define normas e orientações sobre redação, correspondência e atos
administrativos de interesse da Polícia Militar do Amazonas (PMAM), visando a sua
padronização e simplificação.
1.1.2 Atualização do Manual
Qualquer documento, independente de suporte utilizado, seguirá o prescrito neste Manual.
Compete ao Gabinete do Comandante Geral da PMAM e ao Chefe do Estado-Maior Geral da
PMAM realizarem os procedimentos necessários à atualização deste Manual e submetê-los à
aprovação do Comandante Geral da PMAM, quando julgar oportuno.
1.2 A REDAÇÃO OFICIAL
1.2.1 Comunicação escrita oficial
A comunicação escrita oficial é a forma pela qual se redigem as correspondências e os
atos administrativos no serviço público.
O texto oficial constitui a imagem da organização. Portanto, o domínio da língua padrão
confere unidade e uniformidade à comunicação, através da clareza, concisão e formalidade.
Para que se atinjam essas características, as comunicações oficiais devem permitir uma única
interpretação e ser estritamente impessoal, o que exige certo nível de linguagem, não se
aceitando o uso de gírias, expressões regionais, jargão técnico ou palavras estrangeiras,
que comprometem o entendimento da mensagem.
1. Disposições preliminares/M–01
Segundo o Manual de Redação da Presidência da República :
1
“A necessidade de empregar determinadas linguagens nos atos e
expedientes oficiais decorre do caráter público desses atos e
comunicações e de sua finalidade. Os atos oficiais, entendidos como atos
de caráter normativo, estabelecem regras a conduta dos cidadãos e
regulam o funcionamento dos órgãos públicos. Isso é alcançado se, em
sua elaboração, for empregada linguagem adequada. O mesmo se dá
com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de
informar com clareza e objetividade”.
“É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto da
língua na redação oficial decorre do fato de que está acima das diferenças
léxicas, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares,
das idiossincrasias lingüísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a
pretendida compreensão por todos os cidadãos”.2
1.2.2 Qualidades e características de uma redação
1.2.2.1 Impessoalidade
O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais
decorre da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por
exemplo, de um expediente assinado pela chefia de determinada área, é sempre em nome do
Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma padronização que
permite uniformidade às comunicações elaboradas em diferentes unidades da Administração.
1.2.2.2 Objetividade
A objetividade consiste no uso de palavras adequadas para que o pensamento seja expresso e
entendido imediatamente pelo leitor. É necessário que se coloque uma idéia após a outra,
hierarquizando as informações. Termos supérfluos, excesso de adjetivos, idéias e vocábulos
repetidos devem ser eliminados, pois comprometem a eficácia do documento.
1.2.2.3 Concisão
O texto conciso é aquele que transmite o máximo de informações com o mínimo de
palavras. Resulta de um trabalho de reflexão (o que escrever?) e de elaboração (como
escrever?), concentrando-se na essência da mensagem.
1.2.2.4 Clareza
O texto claro possibilita a imediata compreensão pelo leitor. O autor fará uso de língua padrão,
de entendimento geral, com formalidade e padronização, para a uniformidade dos textos.
1.2.2.5 Precisão
Consiste em empregar a palavra exata para expressar uma idéia, com conotações próprias, que
melhor se ajuste àquilo que desejamos e precisamos exprimir.
1.2.2.6 Polidez
A polidez consiste no emprego de expressões respeitosas e tratamento apropriado àqueles com
os quais nos relacionamos no trato administrativo. As expressões vulgares provocam malestar, assim como os tratamentos irreverentes que destacam, a intimidade, a gíria, a
banalidade, a ironia e as leviandades.
1
BRASIL. Presidência da República. Manual de redação da Presidência da República. 2. ed. Brasília:
Presidência da República, 2002. p. 5
2
Ibid., p. 5.
2
1. Disposições preliminares/M–01
1.2.2.7 Harmonia
O ajuste das palavras na frase e das frases no período resulta em combinações harmônicas,
que predispõem o leitor à proposta apresentada. São prejudiciais à harmonia: os cacófatos
(palavras obscenas ou inconvenientes resultantes do encontro de sílabas finais com sílabas
iniciais), as assonâncias (semelhança ou igualdade de sons na frase ou no período) e os ecos
(repetição sucessiva de finais idênticos).
1.2.3 Correção de um texto
1.2.3.1 Correção
A correção consiste no respeito às normas e princípios do idioma e às regras gramaticais
e ortográficas.
Devem, portanto, ser evitados: erros de sintaxe, erros na forma das palavras, a troca de palavras
parecidas, emprego abusivo de palavras e expressões estrangeiras, emprego de palavras e
expressões antiquadas e as palavras novas, cujo sentido é ainda instável.
1.2.3.2 Revisão
A versão definitiva de um texto se obtém após uma leitura minuciosa, adequando a
forma ao conteúdo e respeitando criteriosamente a estética, o estilo (clareza e precisão), a
estrutura (sequência, ordenação, coesão e coerência) e a gramática (ortografia, acentuação,
concordância, regência, crase e pontuação).
1.2.4 Construção da frase e do parágrafo
1.2.4.1 A frase
Para Garcia3, frase é todo enunciado suficiente por si mesmo para estabelecer
comunicação. Pode expressar um juízo, indicar uma ação, estado ou fenômeno, transmitir um
apelo, uma ordem ou exteriorizar emoções. As frases, geralmente, integram dois termos, o
sujeito e o predicado.
1.2.4.2 O parágrafo
Garcia conceitua o parágrafo como “uma unidade de composição, constituída por um ou mais
de um período, em que se desenvolve ou se explana determinada idéia central a que geralmente
se agregam outras secundárias, intimamente relacionadas pelo sentido e logicamente
decorrentes dela” 4.
Cada parágrafo do texto deve corresponder a uma idéia central a ser desenvolvida. O
texto, portanto, deverá conter, tantos parágrafos quantas forem as idéias centrais. O parágrafo
comporta, no seu desenvolvimento, idéias secundárias, que deverão estar intimamente
relacionadas entre si e com a idéia central.
Em sua estrutura, o parágrafo geralmente apresenta três partes:
a) tópico frasal – consiste, geralmente, na frase inicial, que expressa, de maneira
sucinta, a idéia central do parágrafo;
b) desenvolvimento – é formado pelas frases que esclarecem essa idéia central,
discutindo-a em detalhes;
c) conclusão – está contida em uma frase final que enuncia a parte mais
interessante ou o clímax do parágrafo ou, ainda, que sintetiza o conteúdo.
1.2.5 Dicas gerais para uma boa redação
a) reúna todos os dados necessários antes de escrever;
b) vá direto ao assunto;
c) seja conciso;
3
4
GARCIA, O. M. Comunicação em prosa moderna. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1985. p. 6
Ibid., p. 203.
3
1. Disposições preliminares/M–01
d) evite as duplas negações como não improvável (no lugar de possível) e não
injustificável;
e) não use metáforas (Ex.: no coração do governo municipal), analogias ou outras figuras
de estilo;
f) não empregue a voz passiva se for possível usar a voz ativa;
g) evite locuções estrangeiras, termos técnicos ou jargão;
h) para idéias novas, utilize um novo parágrafo;
i) coloque-se no lugar do leitor; observe o nível da linguagem;
j) redija com precisão vocabular;
k) seja claro: não deixe margem a interpretação ambígua;
l) atente para a pontuação;
m) trate todas as pessoas com a máxima cortesia;
n) responda sem demora à correspondência recebida;
o) sendo necessário apresentar queixas, evite o tom ofensivo, que pode resultar
em reações indesejáveis e prejudiciais;
p) em vez de censurar, peça explicações.
1.3 AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS
As comunicações oficiais devem ser entendidas por todos os cidadãos e devem seguir os
princípios da Administração Pública, apontados no art. 37 da Constituição Federal/88:
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
1.3.1 Fechos das comunicações
FECHOS IMPRÓPRIOS
FECHOS APROPRIADOS
Na despedida da correspondência,
também
aparecem frases de mero efeito, inexpressivas,
que não fazem nenhuma falta:
- Sendo o que se nos oferece para o momento.
- Sem mais para o momento...
- Sem outro particular...
- Circunscritos ao exposto...
- Na certeza de contarmos com sua presença,
apresentamos
a Vossa
Senhoria
nossas
atenciosas saudações.
- Na expectativa
de suas providências,
subscrevemo-nos atenciosamente.
Em decorrência do processo de simplificação
adotado pela área oficial, empregam-se, hoje,
apenas
dois fechos para todas as modalidades de
comunicação:
Atenciosamente,
(para autoridades da mesma hierarquia ou de menor
escalão e para particulares)
Respeitosamente,
(para autoridades superiores)
Obs.: Na dúvida poderá ser usado atenciosamente para
todos.
Quadro nº 1 – FECHOS DAS CORRESPONDÊNCIAS
1.3.2 Pronomes de tratamento
Os pronomes de tratamento são formas de distinção e respeito, auxiliando-nos na referência
às autoridades civis, militares e eclesiásticas.
1.3.3 Emprego dos pronomes de tratamento
Os Pronomes de Tratamento apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal,
nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (a pessoa com quem se
fala, ou a quem se dirige à comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o
verbo concorda com o substantivo que integra a locução: Ex.: Vossa Senhoria nomeará o
substituto; Vossa Excelência conhece o assunto.
1.3.3.1 Quadro Demonstrativo das Formas de Tratamento
TÍTULO
VOCATIVO
FORMA DE
TRATAMENTO ABREVIATURAS
4
1. Disposições preliminares/M–01
Presidente da República
Excelentíssimo
Senhor (cargo)
Presidentes do Supremo
Tribunal
Federal e do Congresso Nacional
Excelentíssimo
Senhor (cargo)
Vice-Presidente da República, Ministros de
Estado, Secretário–Geral da Presidência da
República, Procurador- Geral da República,
da
Justiça
e
do Estado, Embaixadores,
Presidente, Vice- Presidente e membros da
Câmara dos Deputados e do Senado Federal,
Presidentes e Membros dos Tribunais, Promotor
Público, Juízes,
Desembargadores,
Governadores, Vice- Governadores de Estado,
Secretários de Estado dos Governos Estaduais,
Presidentes
e membros das Assembléias
Legislativas
Estaduais, Prefeitos Municipais,
Vice-Prefeitos, Presidentes e membros das
Câmaras Municipais e Secretários Municipais
Reitores de Universidades
Papa
VOCATIVO
Eminentíssimo
Senhor Cardeal
ou
Eminentíssimo
e
Reverendíssimo
Senhor Cardeal
V.Exª
Vossa
Excelência
V.Exª
Vossa
Excelência
V.Exª
Vossa
Excelência
ou
Vossa
Magnificência
Vossa ou Sua
Santidade
V.Exª ou V.M.
V.S. ou S.S.
FORMA DE
TRATAMENTO ABREVIATURAS
Vossa Eminência
ou
Vossa
Eminência
Reverendíssima
V.Emª ou
V. Emª Revmª
Excelentíssimo
e
Reverendíssimo
Senhor (cargo)
Vossa
Excelência
Reverendíssima
V. Exª Revmª
Monsenhores,
Cônegos, Párocos,
Pastores,
Frades, Freiras,
Irmãs, Reverendíssimo
(a)
Vossa
Reverendíssima
V. Revmª
Vossa
Excelência
V. Exª
Cardeais
Arcebispos e Bispos
Madres
Magnífico
Senhor ou
Excelentíssimo
Senhor (cargo)
Santíssimo
Padre
TÍTULO
Padres,
Senhor (cargo)
Vossa
Excelência
Comandante Geral da Polícia Militar, Coronel,
General,
Contra-Almirante,
Vice-Almirante,
Almirante,
Brigadeiro,
Major-Brigadeiro,
Tenente-Brigadeiro, Marechal
Senhor (cargo)
Quadro nº 2 – EMPREGOS DOS PRONOMES DE TRATAMENTO
1.3.3.2 Considerações no tratamento
Na comunicação oficial, está abolido o uso do tratamento “digníssimo” (DD) às autoridades
mencionadas na lista anterior. A dignidade é pressuposta para que se ocupe qualquer cargo
público, sendo desnecessária sua repetida evocação.
Fica dispensado o emprego do superlativo “ilustríssimo” para as autoridades que recebem o
tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento
“Senhor”.
5
1. Disposições preliminares/M–01
“Doutor” não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Como regra geral, empregue-o
apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham concluído curso de doutorado.
“Vossa” é empregado para a pessoa com quem se fala, a quem se dirige à correspondência.
Ex.: Tenho a honra de convidar Vossa Excelência para.../ Comunicamos a Vossa
Senhoria que... Sua Excelência o Senhor Governador do Estado.
1.3.3.3 Concordância com os Pronomes de Tratamento
Concordância de Gênero
Faz-se a concordância não com o gênero gramatical, mas com o sexo das pessoas representadas:
Vossa Senhoria será arrolado como testemunha.
Singular ou Plural
Na comunicação oficial, quem a subscreve representa o órgão em que exerce suas funções.
Neste caso, é preferível o emprego da primeira pessoa do plural. Ex.: Comunicamos a Vossa
Senhoria.../ Convidamos Vossa Excelência para.../ Encaminhamos a Vossa Senhoria...
Quando o ato contiver assunto de responsabilidade exclusiva e pessoal de quem o assina, então
caberá o emprego da primeira pessoa do singular: Ex.: Atesto, para fins de.../ Em cumprimento
ao despacho.../ Certifico que...
1.3.3.4 Considerações no uso de expressões
a) na correspondência, deve-se reservar palavras como honra, satisfação, prazer e
outras semelhantes para a transmissão de mensagens que sejam, realmente, motivo de
honra, satisfação, prazer, etc. Ex.: Temos a honra de convidar Vossa Excelência
para comparecer à solenidade.../ Temos a satisfação de comunicar a Vossa
Senhoria que, a partir desta data, está a sua disposição.../ Temos o prazer de
enviar-lhe um exemplar do primeiro número da publicação.../ Ficamos muito
honrados com o convite para...;
b) egrégio: significa nobre, distinto, admirável; é tratamento forense dispensado
aos tribunais superiores;
c. excelso: significa alto, elevado, sublime; aplica-se, como tratamento, ao
Supremo Tribunal Federal, na expressão “Pretório Excelso”;
d) títulos profissionais e honoríficos: Dom: título honorífico aplicável aos membros
da família imperial, monges beneditinos e dignitários do clero a partir dos bispos.
Ex.: D. Pedro, D. Bernardo;
e) no feminino, aplica-se o termo Dona às senhoras de qualquer classe social: Ex.: D.
Helena, D. Mercedes.
1.3.4 Reduções ortográficas
Reduções ortográficas são recursos que permitem economia de tempo e espaço na comunicação
falada e escrita. As reduções aparecem sob a forma de símbolos, abreviações, siglas,
abreviaturas.
1.3.4.1 Símbolos
São reduções convencionadas internacionalmente, como é o caso das reduções usadas no
sistema metrológico internacional ou científico. Os símbolos de qualquer unidade de medida
são escritos:
a) com letra minúscula (exceto quando derivam de nomes próprios);
b) sem ponto;
c) sempre no singular;
d) imediatamente após o número a que se referem;
e) sempre em letra inicial minúscula, mesmo quando se trata de nomes de cientistas:
Ex.: ampére, newton, kelvin, etc.;
6
1. Disposições preliminares/M–01
f) quando símbolos químicos, com letra maiúscula, sem ponto: Ex.: B (boro); K
(potássio).
1.3.4.2 Considerações no uso dos símbolos
Não misturar escrita por extenso com símbolo. Ex.: 10Km/h (e não 10Km/hora), ou 10
quilômetros por hora.
Não deixar espaços entre o número e o símbolo da unidade. Ex.: 11h (onze horas); 11h30
(onze horas e trinta minutos); 20m (vinte metros);
1.3.4.3 Siglas
Abreviaturas em que se reduzem locuções substantivas próprias. As siglas não são
acompanhadas de ponto, a não ser que estejam no final do período. São escritas com
letras maiúsculas quando:
a) a sigla tiver três letras: ONU, OEA, CEF, MEC, USP, PMC.
b) todas as letras forem pronunciadas: BNDES, ABNT, INSS, FGTS.
1.3.4.4 Considerações no uso das siglas
Na primeira vez em que a sigla for usada, coloque seu significado por extenso e, a seguir, hífen
e a sigla.
Ex.: Organização das Nações Unidas - ONU.
1.3.4.5 Abreviaturas
Regra Geral
Ao fazer uma abreviatura deve-se respeitar a sequência das regras listadas abaixo, que estão em
ordem de importância:
a) basta escrever a primeira sílaba e a primeira letra da segunda sílaba, seguida de
ponto. Ex.: adj. (adjetivo), gram. (gramática), num. (numeral), al. (alemão), subst.
(substantivo);
b) caso a primeira letra da segunda sílaba seja vogal, escreve-se até a consoante.
Ex.: pian. (pianista);
c) se a palavra tiver acento gráfico na primeira sílaba, este será conservado. Ex.: núm.
(número), gên. (gênero), déb. (débito), lóg. (lógica), méd. (médico);
d) se a segunda sílaba iniciar por duas consoantes, as duas farão parte da abreviatura. Ex.:
pess. (pessoa), constr. (construção), secr. (secretário);
e) não adotar a desinência “o”, indicativa do masculino, nas abreviaturas, como engº.
Somente no feminino é que deve aparecer a desinência “a”: engª;
f) a abreviatura deve ter metade ou menos da metade da palavra original, do contrário
será melhor escrever a palavra por extenso;
g) nas abreviaturas que estiverem em final de período, não há necessidade de repetir
a pontuação, pois o ponto da abreviatura também serve para indicar o final do
período. Ex.: R. Prof. Pedro Marcelino Jr.
7
2 GESTÃO DOCUMENTAL
2.1 CICLO DOCUMENTAL
Ciclo documental é o processo de ciclo de vida dos documentos. Geralmente são três as
categorias de atividade que podem estar presentes no ciclo documental:
2.1.1 Produção
A produção, pode envolver as seguintes atividades:
a) elaboração;
b) revisão;
c) aprovação;
d) classificação quanto ao trânsito, à natureza e à tramitação.
2.1.2 Trâmite
O trâmite, pode envolver:
a) recebimento;
b) registro;
c) controle;
d) direcionamento aos interessados;
e) distribuição;
f) expedição;
g) arquivamento;
h) classificação quanto a temporalidade;
i) transferência;
j) análise;
k) avaliação;
l) seleção;
m) recolhimento;
n) eliminação.
2.1.3 Uso
O uso, pode envolver:
a) solução;
b) consulta;
c) reprodução.
2.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS
a) considera-se gestão de documentos o planejamento e o controle das atividades atinentes
ao ciclo documental;
b) a gestão de documentos deve definir a composição do ciclo documental e normatizar seu
gerenciamento;
c) o ciclo documental, bem como os procedimentos a serem executados em cada uma de
suas atividades, é específico para cada suporte e, dentro de uma mesma categoria de
suporte, varia com o grau de sigilo estabelecido, ou seja, a gestão de um documento “em
papel” é diferente da gestão de um documento “eletrônico”, e a gestão de um
documento “ostensivo” é distinta da gestão de um documento “secreto”, mesmo
quando ambos tenham o mesmo suporte.
2.3 USO DE PAPÉIS
a) os papéis oficiais têm, em princípio, a especificação “A4” (210mm x 297mm), podendo
variar essa especificação para outros impressos, a exemplo dos cartões de visitas,
etiquetas, envelopes e outros;
b) o papel de uso na correspondência é de cor branca para a primeira via. As demais vias
2. Gestão documental/M–01
poderão ter cores diferentes, se necessário;
c) o Timbre Tradicional da PMAM será impresso em preto e negrito, com as figuras nas
cores originais, a um centímetro da borda superior do papel. Será composto pelo Brasão
do Governo do Amazonas, no canto superior esquerdo, pelo Brasão da PMAM, no canto
superior direito, ambos em suas dimensões maiores no máximo dois vírgula cinco
centímetros, e, ao centro, pela identificação dos diversos escalões hierárquicos até o setor
expedidor, da seguinte forma:
- 1ª linha: GOVERNO DO ESTADO (em caixa alta),
- 2ª linha: POLÍCIA MILITAR DO AMAZONAS (em caixa alta),
- 3ª linha: todos os escalões superiores do setor expedidor, porventura existentes, em
forma abreviada e, no caso de apenas um, este será grafado por extenso e em letras
maiúsculas,
- 4ª linha: O setor expedidor, por extenso, em caixa alta,
- 5ª linha: a denominação histórica do setor (OPM) expedidor, caso este possua, entre
parênteses, com apenas as letras inicias das palavras em maiúsculas.
d) o uso desse Timbre, conforme modelo abaixo, se dará mediante autorização do
Comandante Geral da PMAM, para casos específicos;
GOVERNO DO ESTADO
POLÍCIA MILITAR DO AMAZONAS
COMANDO DE POLICIAMENTO ESPECIALIZADO
1º BATALHÃO DE POLICIAMENTO DE CHOQUE
“Batalhão Coronel Mar”
Fig. nº 1 – TIMBRE TRADICIONAL
e) nos impressos oficiais da PMAM será usado o Timbre Oficial, composto pela assinatura
da PMAM, com esta sigla e por extenso, logo abaixo, em arial negrito, tamanho 20 pts e
12 pts, respectivamente, separados por uma linha horizontal em preto. No canto superior
esquerdo, o Brasão do Governo do Amazonas, no canto superior direito, a logomarca do
Governo, ambos em suas dimensões maiores no máximo dois vírgula cinco centímetros,
conforme o modelo abaixo;
PMAM
Polícia Militar do Amazonas
Logomarca
do
Governo
Fig. nº 2 – TIMBRE COM ASSINATURA DA PMAM
f) no rodapé da página constará o endereço impresso em arial, tamanho 9 pts, sem negrito.
Este endereço se restringirá à identificação e a localização da unidade ou setor, os
números de seus telefones e endereço eletrônico, não sendo admitido outro elemento, a
exemplo de lema ou slogan;
g) nas correspondências de circulação restrita a PMAM, poderá ser usada a sigla da
Corporação, com a tipologia vazada em branco, seguindo-se das denominações do
escalão superior imediato e do setor expedidor (com o seu designativo) e da sua
denominação histórica, se houver, em Times New Romam, tamanho 12 pts, caixa alta, em
preto, sem negrito. No canto superior esquerdo, o Brasão do Governo do Amazonas, no
canto superior direito, o Brasão da PMAM, ambos em suas dimensões maiores no
9
2. Gestão documental/M–01
máximo dois vírgula cinco centímetros, conforme o modelo abaixo;
PMAM
COMANDO DE POLICIAMENTO ESPECIALIZADO
1º BATALHÃO DE POLICIAMENTO DE CHOQUE (42.0)
“Batalhão Coronel Mar”
Fig. nº 3 – TIMBRE DE CIRCULAÇÃO INTERNA
h) nos documentos de circulação restrita à unidade ou setor expedidor, é usado a sigla da
Corporação, com tipologia vazada em branco, seguindo-se da denominação do escalão
superior imediato e do setor expedidor, e da denominação histórica, se houver, em Times
New Romam, tamanho 12 pts, caixa alta, em preto, sem negrito. É facultado o uso do
timbre com os brasões do Governo e da PMAM, conforme o modelo abaixo;
PMAM
COMANDO DE POLICIAMENTO ESPECIALIZADO
1º BATALHÃO DE POLICIAMENTO DE CHOQUE
“Batalhão Coronel Mar”
Fig. nº 4 – TIMBRE DE CIRCULAÇÃO INTERNA UNIDADE/SETOR
i) nos demais impressos oficiais da PMAM, a sua assinatura, o Brasão e a logomarca do
Governo serão usadas de acordo com o Anexo III, deste Manual;
2.4 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Os documentos em uso na PMAM classificam-se:
2.4.1 Quanto ao trânsito
a) externos - circulam entre autoridades da PMAM e outras autoridades, civis e militares;
b) internos - transitam no âmbito da PMAM.
2.4.2 Quanto à natureza
a) sigilosos - tratam de assuntos que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito
e, portanto, requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação;
b) ostensivos – aqueles, cujo conhecimento por outras pessoas, não apresenta
inconvenientes, todavia a divulgação pela mídia depende do consentimento da
autoridade responsável por sua expedição.
2.4.3 Quanto à tramitação
a) normais - aqueles cujo estudo, solução e tramitação devem ser realizados em até oito
dias úteis;
b) urgentes (U) - aqueles cujo estudo, solução e tramitação devem ser realizados em até
quarenta e oito horas;
c) Urgentíssimos (UU) - aqueles cujo estudo, solução e tramitação devem ser imediatos.
10
2. Gestão documental/M–01
2.4.3.1 Considerações quanto à tramitação
a) a contagem do prazo tem início com o registro do documento no protocolo geral e
termina no ato de sua expedição;
b) quando o assunto exigir maior prazo para estudo, o retardo será devidamente
justificado pelo comandante, chefe, diretor, assessor ou outro elemento responsável, e
informado, em tempo útil, ao órgão ou setor interessado;
c) se o documento for considerado como U ou UU, tal indicação será assinalada abaixo
ou ao lado da sua classificação, em letras maiúsculas, mediante digitação, ou aplicação
de carimbo ou selo, preferencialmente na cor vermelha;
d) a indicação do grau de sigilo de um documento será feita de acordo com o previsto nas
normas específicas para a salvaguarda de assuntos sigilosos;
e) quando do seu arquivamento, os documentos serão classificados, quanto à
temporalidade, de acordo com as normas em vigor;
2.5 A ELABORAÇÃO
2.5.1 Considerações preliminares à elaboração
a) a redação e a elaboração da correspondência e dos atos administrativos de interesse da
PMAM orientam-se pela concisão, clareza, objetividade, formalidade, impessoalidade,
uso do padrão culto de linguagem e uniformidade;
b) o texto será o mais conciso possível, retirando-se os excessos lingüísticos que nada
lhe acrescentarem;
c) os atos oficiais têm por finalidade informar, estabelecer regras ou regular o
funcionamento dos setores administrativos e operacionais da PMAM, devendo ser
objetivos, a fim de possibilitar a uniformidade de entendimento, a qual ensejará a
unidade de procedimentos pretendida;
d) os documentos oficiais são sempre formais e de necessária uniformidade, isto é,
obedecem às regras de forma, ao padrão de linguagem, à formalidade de
tratamento, à clareza de escrita, ao uso de papéis uniformes e à correta
diagramação, possibilitando a imprescindível padronização dos textos;
e) a impessoalidade decorre da ausência de impressões individuais e do caráter impessoal
do próprio assunto tratado, evitando a duplicidade de interpretações que poderia advir
de um tratamento personalista dado ao texto;
f) o padrão culto de linguagem é aquele em que se observam as regras da gramática e se
emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma, evitandose vocábulos de circulação restrita, como o jargão e a gíria;
g) a clareza do texto é alcançada pela fiel observância dos preceitos listados nas letras a) a
f), acrescidos da revisão dos textos, verificando-se, em particular, se os mesmos serão de
fácil compreensão por parte do seu destinatário;
h) ao Setor especializado de informática da PMAM, caberá propor instruções sobre o ciclo
documental do documento eletrônico no âmbito da PMAM, com vistas à sua
padronização, racionalização e segurança.
2.5.2 Composição
Os documentos oficiais, de um modo geral, constam de três partes:
a) cabeçalho;
b) texto;
c) fecho.
2.5.3 Unidade de linguagem e doutrina
a) na elaboração de todos os documentos serão seguidos os preceitos listados neste Manual;
11
2. Gestão documental/M–01
b) a manutenção da unidade de linguagem, fundamental à boa redação, é conseguida por
meio de utilização:
- de expressões de uso corrente na PMAM e no Sistema de Defesa Social - SDS, já
constantes de outras publicações relativas ao mesmo assunto,
- da mesma estrutura de linguagem (tempos de verbos, construção de frases, etc),
- de uma mesma técnica de redação na formação de frases e períodos, em todo o
conjunto da publicação.
c) a unidade de doutrina, indispensável aos documentos em geral, é alcançada por meio da:
- observância dos princípios doutrinários fixados em publicações oficiais da PMAM e
do Estado do Amazonas,
- correta utilização de terminologia, abreviaturas, símbolos, siglas e convenções em
uso na PMAM e corrente nos meios oficiais.
d) a designação de forças, grandes comandos, unidades e outros somente será enunciada
com as iniciais maiúsculas quando as mesmas forem citadas especificamente; exemplos:
1ª Companhia Interativa Comunitária (designação específica) e batalhão de polícia
(designação genérica).
e) aplica-se o prescrito na letra “d.” aos cargos, às funções, aos postos e às graduações,
quando nomeados ou especificados; exemplos: o Comandante da 1ª CICOM, os
comandantes de companhia, o Capitão NON, os sargentos combatentes etc;
f) toda vez que uma subdivisão ou citação ensejar o emprego do sinal ortográfico doispontos (:), as frases ou as palavras que se seguirem a eles iniciar-se-ão com letra
minúscula, a menos que a primeira palavra seguinte exija letra maiúscula;
g) não serão utilizados termos estrangeiros, a menos que não possuam tradução ou já
estejam consagrados. Quando utilizados, serão grafados em itálico.
2.5.4 Formatação do texto
a) será digitado em fonte Times New Roman, tamanho doze.
b) manterá margem superior de três centímetros e inferior de dois centímetros da borda do
papel;
c) terá dezoito centímetros de largura, observando a distância de três centímetros como
margem esquerda e dois na margem direita;
d) os documentos serão digitados ou impressos:
- utilizando tinta preta,
- com clareza, nitidez e sem rasuras,
- evitando-se o uso excessivo de destaque de trechos ou palavras, a utilização de
recursos como grifos, letras maiúsculas, negritos, entre outros, bem como o
avanço desnecessário de parágrafos, itens e outras subdivisões.
2.5.5 Números, datas e horas
a) serão grafadas por extenso quaisquer referências, feitas no texto, a números e
percentuais (trinta; dez; vinte e cinco; duzentos e trinta e cinco; zero vírgula
zero duzentos e trinta e quatro por cento; dois vírgula quinze por cento; etc.), exceto
data, número de documento e nos casos em que houver prejuízo para a compreensão do
texto;
b) valores monetários serão expressos em algarismos arábicos, seguidos da
indicação, por extenso, entre parênteses. Exemplo: R$3.800,00 (três mil e oitocentos
reais);
c) As datas serão escritas na seguinte ordem: dia, mês, ano e dia da semana (quando for o
caso);
d) os dias serão escritos com dois algarismos (Ex.: 01, 02, 10);
e) quando grafadas por extenso, observarão as seguintes formas:
- 9 de dezembro de 2008 e não 09 de dezembro de 2008; e
- 1° de abril de 2008 e não 1 de abril de 2008.
f) a indicação do ano não deve conter ponto entre a casa do milhar e a da centena;
12
2. Gestão documental/M–01
Ex.: 2008, 1950, 2000, e não 2.008, 1.950, 2.000.
g) as datas poderão ser representadas pelo grupo: dd/mm/aaaa (Ex.: 01/04/2008);
h) as horas serão representadas por dois pares de algarismos, separados pelo sinal de dois
pontos, cujo primeiro indica as horas e os dois seguintes indicam os minutos, seguidos
da letra “h” (Ex.: 14:10h);
2.5.6 Abreviaturas e siglas
a) com o objetivo de facilitar a compreensão do texto, evitar-se-á o emprego abusivo de
abreviaturas e siglas, observado o princípio de que a primeira referência no texto
seja acompanhada de explicitação de seu significado, exceto se o documento
contiver glossário;
b) nos documentos de circulação interna, as abreviaturas não utilizam ponto abreviativo,
salvo as previstas no item 4.2.2. deste Manual;
c) Coerente com o utilizado no meio civil, na identificação, remissão ou referência a
quaisquer documentos, empregar-se-ão para a palavra “número” as abreviaturas “nº” ou
“ Nº”, esta última somente no caso da classificação (tipo) do documento estar
grafada toda em letras maiúsculas. Exemplos: Ofício nº, PORTARIA Nº, Lei nº , etc;
d) abreviaturas, símbolos, convenções ou termos novos somente devem ser usados após
previamente definidos ou conceituados no texto e têm validade apenas para os
documentos em que forem empregados;
e) a adoção, em caráter definitivo, de qualquer abreviatura, símbolo, convenção ou
termo, depende de prévia aprovação do Comando Geral da PMAM;
f) os dias da semana, nas designações das datas, serão abreviados da seguinte forma:
- 2ª feira
Seg,
- 3ª feira
Ter,
- 4ª feira
Qua,
- 5ª feira
Qui,
- 6ª feira
Sex,
- Sábado
Sab,
- Domingo
Dom.
g) para a abreviatura dos nomes dos meses serão usadas as três primeiras letras, sendo a
inicial maiúscula, exceto o mês de maio, que não será abreviado (Ex.: Jan, Fev, Abr);
h) a abreviatura dos anos será representada pelo algarismo das dezenas e pelo das unidades
(Ex.: para o ano de 2008, 08; para o ano de 1999, 99);
i) as correspondências de âmbito interno ou externo, expedidas a instituições militares, a
indicação de data e hora poderá ser representada juntas (Ex.: 021030Jan08, dia 2 de
janeiro de 2008, às 10:30h);
j) as abreviaturas militares não devem ser empregadas em documentos destinados ao meio
civil.
2.5.7 Transcrições
Ao transcrever qualquer texto de lei, decreto, regulamento ou outros documentos legais, deve-se
proceder da seguinte maneira:
a) antes de iniciar a transcrição, deixar espaço vertical de um centímetro;
b) iniciar a primeira linha da transcrição, com o sinal de aspas, no mesmo alinhamento
vertical de início dos artigos/parágrafos;
c) digitar a letra inicial de cada uma das linhas seguintes a um centímetro da margem
esquerda do texto;
d) manter a margem direita igual à do corpo do documento;
e) no curso de uma transcrição, os artigos, os parágrafos, os incisos, as alíneas e os itens
desnecessários serão substituídos por linha pontilhada;
f) terminar a transcrição com o sinal de aspas;
d) antes de continuar a digitação, deixar espaço vertical de um centímetro.
13
2. Gestão documental/M–01
2.5.8 Numeração das páginas
a) a numeração das páginas dos documentos será impressa a partir da página dois do
mesmo e de cada anexo, apêndice ou adendo, no canto inferior direito;
b) a referência a numeração das páginas dos documentos será realizada dentro do corpo
do texto do mesmo e de cada anexo, apêndice ou adendo;
c) o disposto na letra b) também se aplica à numeração das figuras, dos quadros, das
tabelas e outros, que, nos anexos, apêndices e adendos, é antecedida pelo
algarismo arábico ou pela letra correspondente. Exemplos: Figura 3, Quadro A-1,
Tabela 3-4, Fotografia b-1) etc;
c) os documentos que se constituírem em planos, notas, ordens, memória, estudos,
relatórios, e projetos, devem trazer, a partir da página dois de seu texto e de seus
anexos, apêndices e adendos:
- alinhamento à esquerda, entre parênteses, a três centímetros da borda superior do
papel, o seguinte cabeçalho (exemplos): Fl ...(colocar número) do Plano .. – PM-3, de
06/01/2009, Fl ... do Relatório nº... – Aj G, de 06/01/2009, Fl .... do Anexo B ao
Estudo...,
- o texto, nestas páginas, iniciando-se pelo menos um centímetro do cabeçalho.
2.5.9 A assinatura
Para a assinatura, que é centralizada em todos os documentos, observa-se o seguinte:
a) digitam-se em uma primeira linha, o nome da autoridade signatária em letras
maiúsculas, normal (sem destaque e sem negrito), com a abreviatura regulamentar de
seu posto/graduação, também normal; em uma segunda linha, seu cargo ou a sua
função e unidade, diretoria, departamento ou seção, abreviados ou não;
2,5 cm
Cel QOPM NONONON NONONON NONONON (centralizado)
Comandante Geral da PMAM
b) se o signatário for Coronel ou Aluno dos cursos de formação, o posto ou título precederá
o nome;
c) não haverá traço para a assinatura;
d) nos documentos em que a assinatura for delegada, proceder-se-á da seguinte forma:
2,5 cm
Cel QOPM NONONON NONONON NONONON (centralizado)
Comandante Geral da PMAM
1,5 cm
Por delegação:
2,5 cm
Cel QOPM NONONON NONONON NONONON
Subcomandante Geral da PMAM
(alinhado à esquerda)
Em qualquer tipo de documento, para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em
página isolada do expediente, devendo-se transferir para essa página ao menos a última frase
anterior ao fecho.
14
2. Gestão documental/M–01
A correspondência das unidades, diretorias, departamentos, assessorias e outros setores da
PMAM, em todos os escalões, é da responsabilidade de seus respectivos comandantes, chefes,
diretores e assessores.
Os comandantes, chefes, diretores e assessores poderão delegar competência a seus auxiliares
diretos (chefes de gabinete ou de estado-maior, vice-chefe, subchefes, subcomandantes,
subdiretor, fiscal, chefes de seção e funções congêneres), para assinatura do expediente de rotina
expedido.
A assinatura de documentos que indiquem tomada de posição sobre problemas fundamentais
ou doutrinários, os referentes a assuntos de justiça e disciplina e os de natureza pessoal não será
objeto de delegação.
O documento assinado por delegação produzirá os mesmos efeitos decorrentes da assinatura da
própria autoridade delegante e, quando der lugar a qualquer resposta ou solução, será esta
dirigida à referida autoridade.
Poderá ser utilizada a forma inicial de redação: “Incumbiu-me o Senhor Comandante do
Comando de Policiamento Especializado de ...” e, neste caso, não constará na assinatura da
autoridade expedidora a expressão “Por delegação”.
Quando o substituto assumir interinamente, ou responder pelas funções de comando, chefia,
direção ou assessoria, o seu nome será datilografado ou digitado, em letras maiúsculas com
abreviatura regulamentar do posto (graduação), em uma linha; em outra, logo abaixo, as
abreviaturas da função ou do cargo (Resp. pelo Cmdo, ou Dir, ou Ch, ou Ass) e da unidade de
origem.
Na ausência do comandante, chefe, diretor ou assessor, a correspondência urgente poderá ser
assinada pelo substituto daquela autoridade que lhe apresentará, na primeira oportunidade, cópia
do respectivo documento.
Nesse caso, empregar-se-á a expressão “No impedimento de:”, manuscrita acima do nome da
autoridade titular, onde esta deveria assinar. Abaixo do cargo ou da função dessa última, o
substituto assinará, fazendo constar seu posto ou graduação, seu nome e sua função, em caixa
alta.
2.5.10 Anexos
Os anexos dos documentos iniciam-se, obrigatoriamente, em nova página, da seguinte
maneira:
a) sua designação, composta pela palavra ANEXO (em caixa alta e negrito), seguida de
letra maiúscula correspondente, na seqüência do alfabeto, a pelo menos um vírgula
cinco centímetros da borda do papel;
b) a epígrafe é grafada na linha imediatamente abaixo, em letras maiúsculas e negrito.
c) o desdobramento do texto dos anexos segue o previsto nos itens 2.5.4. a 2.5.6 deste
Manual;
d) em caso de anexo único, sua designação é composta apenas pela palavra ANEXO (em
caixa alta e negrito);
e) os itens, os subitens, ou quaisquer outras subdivisões, ficam no mesmo alinhamento
vertical, sem identificação.
Os anexos podem admitir apêndices e estes, adendos, que são designados, respectivamente, por
algarismos arábicos e letras minúsculas, apresentados seguidamente.
2.5.10 Apêndices
Os apêndices e adendos seguem o previsto para os anexos, no que tange à forma e à estrutura.
15
2. Gestão documental/M–01
2.6 ORIGINAIS E CÓPIAS
2.6.1 Original
Por exemplar original será entendido:
a) a primeira via de cada documento elaborado;
b) todo documento recebido pelo destinatário e que possui a assinatura de próprio punho da
autoridade signatária;
c) o documento assinado por delegação e recebido pelo destinatário;
d) todas as primeiras vias recebidas pelos destinatários, no caso de documentos
circulares;
e) a segunda via de cada documento elaborado no setor, quando a primeira via tiver sido
remetida a outro órgão.
De toda correspondência expedida, haverá uma via destinada a arquivo de correspondência
da autoridade de origem, que será considerada para efeito de avaliação de documento como
original.
2.6.2 Cópias
a) o número de cópias dependerá dos diferentes destinos a serem dados
à
correspondência;
b) a autoridade signatária, quando Comandante Geral ou comandante, chefe ou diretor,
poderá limitar-se a assinar apenas os originais dos documentos, delegando
competência para a rubrica das cópias, dos anexos, dos apêndices e dos adendos a uma
ou mais autoridades subordinadas;
c) a rubrica dos documentos citados na letra “b” será lançada, quando o documento
tiver mais de uma folha, no ângulo inferior direito de cada uma, e na última folha, no
ângulo inferior esquerdo do documento, precedida da expressão “Por ordem de ...
(nome, posto e função da autoridade delegante)”;
d) será enviada cópia dos expedientes às autoridades que, embora não sendo as
destinatárias, tenham interesse direto no assunto de que tratam ou tenham de
providenciar de alguma forma a respeito;
e) as cópias autênticas e autenticadas, a serem anexadas a expedientes, reproduzirão ipsis
litteris o original, e devem ser conferidas e autenticadas;
f) abaixo da assinatura e em seguida à palavra DISTRIBUIÇÃO, indicam-se de forma
abreviada as OMs que receberão as cópias extraídas e o número de cópias remetidas a
cada uma;
g) nessa indicação constarão todas as cópias, incluindo as destinadas a informação,
arquivo e distribuição interna;
h) no caso de documento destinado a autoridade estranha à PMAM, a relação das
cópias não constará do documento original, mas dos exemplares destinados à
distribuição no âmbito da Corporação e ao arquivo do expedidor;
i) caso as cópias não sejam acompanhadas dos correspondentes anexos ao documento,
tal fato será indicado entre parênteses, (sem anexo), ou (sem tais e tais anexos),
após a indicação do destino da cópia correspondente.
2.7 ARQUIVAMENTO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
a) em toda unidade, haverá um arquivo onde será guardada, depois de chegar ao fim de sua
tramitação, a correspondência oficial que lhe disser respeito;
b) os expedientes serão arquivados onde tiver sede o destinatário ou a autoridade que emitir
o despacho final;
c) os documentos de qualquer procedência que não devam ter andamento serão
arquivados;
d) determinado pela autoridade competente o arquivamento de qualquer documento, serão
tomadas providências no sentido de que, na capa ou na primeira folha, seja
16
2. Gestão documental/M–01
indicada a solução proferida antes do arquivamento (exemplo: Publicado no BG nº ....
de ..... ou respondido em Of nº.... , de......), manuscrita, digitada, datilografada ou sob a
forma de carimbo, seguida da expressão “Arquive-se”, data e assinatura da autoridade que
determinou o arquivamento;
e) além das prescrições contidas neste Manual, quanto ao arquivamento, ao acesso e à
eliminação de documentos serão observados, também, a Política Nacional de
Arquivos Públicos e Privados, a legislação que trata de assuntos sigilosos e o previsto nos
regulamentos específicos;
f) as prescrições atinentes aos documentos de natureza sigilosa (controlados) constam da
legislação que trata da salvaguarda dos assuntos sigilosos;
g) serão arquivados na Diretoria de Pessoal ou no Arquivo Oficial da PMAM, depois de
solucionados, os processos oriundos de requerimentos dirigidos ao Comandante Geral,
ao Subcomandante Geral e ao Chefe do Estado-Maior Geral da PMAM, por policiais
militares ou ex-policiais militares, bem como os processos de movimentação e de
transferência para a reserva ou afastamento do serviço ativo, quaisquer que sejam o
destinatário e a espécie do documento inicial;
17
3 CORRESPONDÊNCIA
3.1 ELABORAÇÃO
3.1.1 Técnicas de elaboração
A elaboração da correspondência obedecerá aos seguintes preceitos:
a) o cabeçalho varia conforme o tipo de documento;
b) o texto, parte principal, pode ser desdobrado em itens, subitens e outras subdivisões, de
modo que as idéias se apresentem definidas em cada item, subitem ou subdivisão e em
correlação com as anteriores;
c) o primeiro item será destinado à exposição concisa e precisa do fato, apresentação do
problema ou comunicação de uma situação existente;
d) os itens:
- serão numerados em algarismos arábicos, seguidos de ponto e um espaço em branco,
- quando o texto constar de um só item, este não será numerado,
- poderão ser grafados em negrito e letras maiúsculas, quando se confundirem com títulos
(exemplo: 1. FINALIDADE).
e) com relação aos subitens, que poderão ser sublinhados quando se confundirem com
títulos, sua designação é feita com letras minúsculas, devendo, após a letra
indicadora, seguir-se um ponto e um espaço em branco;
f) a subdivisão seguinte é feita com algarismos arábicos, seguidos do sinal de fechar
parênteses e de um espaço em branco;
g) se outras subdivisões forem necessárias, serão feitas com letras minúsculas seguidas do
sinal de fechar parênteses e um espaço em branco;
h) caso ainda sejam necessárias subdivisões, estas serão designadas sucessivamente por
algarismos arábicos, entre parênteses, letras minúsculas, entre parênteses e, a partir daí,
por hífens;
i) nas seqüências de subitens e das outras subdivisões, o penúltimo elemento poderá ser
pontuado com ponto e vírgula seguido da conjunção "e", quando de caráter cumulativo,
ou da conjunção "ou", se a seqüência for disjuntiva;
j) os itens ficarão no mesmo alinhamento vertical;
l) a primeira linha dos subitens, ou quaisquer outras subdivisões, inicia no alinhamento
vertical do primeiro caractere do início da frase da subdivisão anterior e as demais
linhas observam a margem esquerda;
m) deve-se usar um espaço simples entre os itens, subitens e as demais subdivisões;
n) o fecho do documento é constituído, exclusivamente, pela assinatura da autoridade
competente, seu nome, posto/graduação e cargo.
3.1.2 Identificação
a) para cada tipo de correspondência (ofício, memorando e outros) será adotada uma
numeração, seguindo a ordem natural dos números inteiros, iniciada em 1º de
janeiro de cada ano e encerrada em 31 de dezembro do mesmo ano;
b) após a numeração e o ano de expedição, seguem-se um traço horizontal e a sigla da
unidade ou setor no qual o expediente foi estudado e elaborado (Ex.: Ofício nº 001/2009
– DP-1/DP).
3.1.3 Controle
a) a correspondência externa à PMAM é de competência do Comandante Geral, a quem
caberá assiná-la, podendo delegá-la expressamente para casos específicos, conforme a
competência e atribuição do elemento subordinado.
b) a numeração da correspondência externa será única na PMAM, controlada pela
Ajudância Geral e obtida pelos interessados junto a esse Setor mediante solicitação,
informando a origem, data do documento, o assunto e o destinatário. A informação do
3.Correspondências/M–01
assunto e destinatário, será dispensável quando se tratar de assuntos sigilosos,
expressamente autorizado pelo Comandante Geral da PMAM;
c) a Ajudância Geral manterá em seus arquivos uma via original das correspondências
externas que tenham sido expedidas no âmbito da PMAM, ressalvados os casos
sigilosos, que caberá a PM-2 regular a sua salvaguarda;
d) Para execução do disposto na alínea ‘c’, as unidades e setores da PMAM unidades e
setores da PMAM fornecerão obrigatoriamente à Aj G a via original da correspondência
protocolada no órgão/Instituição de destino, cuja cópia ficará arquivada na origem;
e) a numeração das demais correspondências será gerada pela unidade/setor de origem na
PMAM, a quem caberá o seu controle;
f) os projetos, planos, ordens e congêneres serão aprovados:
- pelo Comandante Geral, quando envolver a geração de despesas, de recursos
orçamentários ou não, ou o emprego conjunto/integrado com outros órgãos e
instituições,
- pelo Subcomandante e visado pelo Comandante Geral quando, tratando de
operacionalidade da Corporação, envolver o emprego direto de mais de um Escalão de
Comando Intermediário (CPM, CPI, CPE, CPAmb e CPR),
- pelo Ch EMG e visado pelo Comandante Geral quando, tratando de administração da
Corporação, envolver o emprego direto de mais de um Escalão de Comando
Intermediário (CPM, CPI, CPE, CPAmb e CPR) ou Órgão de Direção Setorial,
- pelo Escalão enquadrante das unidades, setores ou frações empregadas ou envolvidas e
visados pelo Subcomandante.
g) serão arquivados nas Seções do EMG, conforme a área de responsabilidade, até serem
transferidos para o Arquivo Geral, os documentos relativos a projetos, planos, ordens e
congêneres elaborados no âmbito da Corporação e despachados pelo Alto Comando.
3.2. DOCUMENTOS QUE INTEGRAM A CORRESPONDÊNCIA
Os documentos que integram a correspondência são (em ordem alfabética):
3.2.1 Ata
a) registra, resumidamente, as ocorrências de um evento de interesse policial militar,
podendo ser utilizado suporte eletrônico, sempre que houver meios físicos adequados e
compatíveis com a segurança requerida;
b) a ata é lavrada, geralmente, em livro próprio, devidamente autenticado, cujas páginas
são rubricadas pela autoridade que redigiu o termo de abertura, ou em folhas de papel,
tais como ata de exame, ata de inspeção de saúde e outras;
c) é constituída das seguintes partes:
- preâmbulo, contendo a data, o local da reunião, as pessoas presentes e os assuntos a
serem tratados,
- parte expositiva, onde são narrados todos os assuntos tratados na reunião;
- fecho, onde constará a hora, o motivo do encerramento e a assinatura do presidente e
do secretário dos trabalhos.
d) os termos utilizados na parte expositiva serão escritos por extenso, sejam números,
abreviaturas ou siglas;
e) quando lavrada em livro próprio, não haverá abertura de parágrafos, bem como espaços
e/ou linhas em branco;
f) modelo de ata em folha avulsa, conforme anexo.
3.2.2 Auto
a) é a narração escrita pormenorizada de um fato, através de ato ou diligência,
administrativa ou judiciária. No plural, significa conjunto das peças de um processo
forense;
b) há vários tipos, de acordo com as ocorrências que neles se registram: auto de penhora,
19
3.Correspondências/M–01
de infração, de flagrante, etc;
c) os autos devem ser lavrados com rigor e critério, pois podem servir de fontes de
indagações posteriores sobre a maneira como determinado fato ocorreu;
d) partes:
- numeração: título e número do auto,
- texto: desenvolvimento do assunto. Consta da data (dia, mês, ano) de lavratura do
auto, nome e títulos do autuado, motivo da autuação da penalidade e prazo para
apresentação de defesa,
- local e data em que se lavrou o auto.
3.2.3 Boletim Geral Ostensivo (BG), Boletim Geral Especial (BE), Boletim Geral Reservado
(BR), Boletim Geral Administrativo (BA) e Boletim Interno Ostensivo (BI).
a) instrumentos pelos quais o comandante, chefe ou diretor divulga suas ordens, as ordens
das autoridades superiores e os fatos que devam ser do conhecimento da Unidade, tendo
as suas organizações previstas em normas específicas e podendo ser utilizado suporte
eletrônico, sempre que houver meios físicos adequados e compatíveis com a segurança
requerida;
b) os Boletins serão regulados por normas específicas.
3.2.4 Circular (Circ)
a) circular é toda comunicação reproduzida em cópias de igual teor, expedidas a diferentes
pessoas, órgãos ou entidades;
b) especificamente, como documento, é a mensagem endereçada simultaneamente a
diversos destinatários, para transmitir avisos, ordens ou instruções.
3.2.5 Convite
a) é instrumento pelo qual se faz uma convocação, pede-se o comparecimento de alguém
ou solicita-lhe sua presença em alguma parte ou em ato;
b) consistem nas mensagens em razão de acontecimentos de cunho social ou por motivo de
datas comemorativas.
3.2.6 Convocação
a) corresponde ao convite, mas no sentido de intimação;
b) origina o comparecimento, devendo o não comparecimento ser justificado.
3.2.7 Correio Eletrônico
a) destinado à rápida comunicação entre as partes interessadas, via rede de
computadores, podendo substituir outros documentos de correspondência, observado
o prescrito na letra “h.” 2.5.1. destas IP;
b) alguns dos atrativos da comunicação por correio eletrônico (e-mail) são a
flexibilidade e a rapidez. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura.
Entretanto, evite-se o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial;
c) o campo assunto do formulário de correio eletrônico deve ser preenchido de modo
a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente;
d) sempre que disponível, utilize recurso de confirmação;
e) nos termos da legislação em vigor, para que essa mensagem tenha valor documental e
para que possa ser aceita como documento original, é necessário haver
certificação digital atestando a identidade do remetente, na forma estabelecida em Lei.
3.2.8 Cópia Autêntica
a) reprodução literal de um documento conferida com o original e assinada por autoridade
competente;
b) na cópia autêntica, os símbolos e as frases são reproduzidos, uns após os outros, sem
abertura de parágrafos;
20
3.Correspondências/M–01
c) é conferida e assinada pelo ajudante-geral, secretário ou chefe de gabinete, conforme a
unidade ou setor;
d) prescinde de timbre e cabeçalho;
e) o texto inicia-se nos limites do canto superior esquerdo com a expressão “CÓPIA
AUTÊNTICA” em letras maiúsculas e sublinhada; continua na mesma linha e
nas subsequentes, reproduzindo, palavra por palavra, o escrito original;
f) o fecho, que se segue imediatamente após o ponto final do texto, consta das palavras
CONFERE COM O ORIGINAL (em letras maiúsculas), da localidade, da data, do
posto, do nome e da função da autoridade que conferir e autenticar o documento, tudo
separado por vírgula;
g) não pode haver rasuras de quaisquer naturezas no texto;
h) o Selo é aplicado cobrindo a assinatura da autoridade que confere com o original.
3.2.9 Cópia Autenticada
Reprodução de um documento por meio de qualquer processo de copiagem (mecânico,
elétrico, químico, fotográfico), reconhecida como verdadeira pela aposição de carimbo, onde
consta a assinatura da autoridade responsável pela conferência com o original.
TIMBRE
AUTENTICAÇÃO
Confere com o original.
Em ..... de .......... de ................
NOME – POSTO
Cargo - Função
Fig. nº 09 – MODELO DE AUTENTICAÇÃO
3.2.10 Declaração
a) firmada por uma autoridade, sobre fato ou circunstância de que tenha
conhecimento, mediante solicitação ou não para fins de prova;
b) ato afirmativo da existência ou não de um direito ou de um fato. Pode ser dada em
causa própria ou referir-se a outra pessoa;
c) modelo padrão de início de declaração: Declaro para fins de prova... Declaro, para os
devidos fins, que... Declaro, a pedido verbal de...;
d) partes:
- timbre,
- título: DECLARAÇÃO (em letras maiúsculas e centralizadas sobre o texto);
- texto: inicia-se sempre com a palavra “declaro “ ou “declaramos” e, em seguida, a
exposição do assunto,
- local e data,
- assinatura: nome do emitente e o respectivo cargo.
3.2.11 Edital
a) instrumento utilizado por autoridade para divulgar ao público em geral certos atos e
fatos administrativos;
b) são objetos de Edital:
- licitações para aquisição, alienação, locação ou prestação de serviços, consoante
o estabelecido na Lei de Licitações e Contratos e demais legislação,
21
3.Correspondências/M–01
- chamada de oficial ausente, de acordo com o que determina o Código de Processo
Penal Militar,
- intimações, notificações, convocações e demais avisos que, por sua natureza, devam
ter ampla divulgação, conforme legislação vigente.
c) devem ser publicados em Diário Oficial e, quando necessário e imprescindível,
veiculados na imprensa privada, no rádio e na televisão;
d) consta, normalmente, das seguintes partes:
- Título - Edital nº .........., de ........ de ..................... de 20......,
- Texto - desenvolvimento do assunto tratado,
- Assinatura - nome da autoridade competente, com indicação do cargo que ocupa.
3.2.12 Encaminhamento
a) ato exarado, de forma simplificada e sucinta, em um documento em trânsito ou em
folha anexa ao mesmo:
- para providências, conhecimento, complementação da instrução nele contida ou
como informação,
- caso o documento em questão seja eletrônico, o encaminhamento poderá ter
suporte semelhante,
- no âmbito da PMAM, substitui ofícios de mero encaminhamento;
b) os expedientes de mero encaminhamento, sempre que possível, serão substituídos pela
simples datilografia ou aplicação de um carimbo de encaminhamento (como mostrado
abaixo), no verso da última folha do documento ou em folha anexa ao mesmo;
c) o primeiro encaminhamento será feito no primeiro quarto da folha, seguindo-se
os demais nos terços seguintes; quando ultrapassar o número de quatro
despachos, novas folhas serão anexadas.
TIMBRE
Encaminhamento nº...
Em ..... de .......... de ................
Do
Ao
1 - .....................................
2 - .....................................
NOME – POSTO
Cargo - Função
Fig. nº 10 – MODELO DE ENCAMINHAMENTO
3.2.13 Estudo
Instrumento que utiliza o método de raciocínio lógico para análise e equacionamento de
problemas de maior complexidade. Visa à tomada de decisão.
Destacam-se:
a) estudo de Estado-Maior - Documento cuja finalidade é orientar a solução de problema
de natureza administrativa, podendo resultar na edição de uma Resolução , Diretriz ,
Instrução, Aviso ou outro documento normativo;
b) estudo de Situação - Documento cuja finalidade é orientar a solução de um problema
de natureza operacional.
Pode ser utilizado suporte eletrônico, sempre que houver meios físicos adequados e compatíveis
com a segurança requerida.
22
3.Correspondências/M–01
Caracteriza-se pelo perfeito entendimento de seu objeto (o problema), e pelo ordenamento dos
dados e das idéias que possibilitem a solução, por meio da aplicação de método de raciocínio
lógico.
Representa instrumento de grande valor à disposição do comandante para a tomada de decisões,
particularmente em assuntos complexos.
3.2.14 Fax
Documento utilizado para transmissão de mensagens e envio antecipado de documentos, de
cujo conhecimento há premência de tempo, sendo um meio de comunicação, podendo ser
substituído por mensagem eletrônica, sempre que houver meios físicos adequados e
compatíveis com a segurança requerida;
Utiliza formulário apropriado, em papel tamanho “A4”.
3.2.15 Guia
Documento que acompanha qualquer remessa, normalmente de material, constando a relação
dos itens nela contidos e, se quitada, serve de comprovante de recebimento ou entrega do
seu conteúdo.
3.2.16 Informação (Info)
a) em linguagem administrativa a informação tem, às vezes, o sentido de parecer, em que
o policial militar escreve acerca de determinado fato ou pedido, prestando os
esclarecimentos necessários para que a autoridade dê seu despacho ou solução;
b) a informação deve ser concisa e indicar a solução proposta;
c) não deve ser confundida com o documento utilizado pelo setor especializado de
Inteligência.
3.2.17 Memorando (Memo)
Correspondência que circula no âmbito da PMAM, utilizada para comunicação entre os
comandos, chefias, diretorias, assessorias, unidades e demais setores da PMAM, ou por
autoridade superior para transmissão de ordens, instruções, decisões, recomendações,
esclarecimentos ou informações a subordinado.
Tem caráter eminentemente interno à PMAM e como principal característica a agilidade,
devendo sua tramitação pautar-se pela rapidez e pela simplicidade dos procedimentos
burocráticos.
Pode ser utilizado suporte eletrônico, ou ser substituído por mensagem eletrônica, sempre que
houver meios físicos adequados e compatíveis com a segurança requerida.
Segue as disposições estabelecidas para ofício de circulação restrita à PMAM.
A elaboração do memorando obedece aos seguintes preceitos:
a) timbre;
b) cabeçalho, contendo:
- a indicação do tipo de documento, seguido do ano da expedição do memorando, da
sigla da unidade ou setor que o expede e do escalão superior. Ex: (Memorando nº
01/2009 – PM-1/EMG),
- se o memorando for circular, tal indicação será assinalada após a sigla do órgão
expedidor, em letras maiúsculas (Memorando nº 01/2009 – PM-1/EMG CIRCULAR),
- Poderá ser utilizada a forma abreviada “Memo”,
- localidade e data, com ponto final,
- autoridade expedidora e destinatário, sem qualquer pontuação ao final.
- assunto, iniciando por letra minúscula (exceto se a primeira palavra exigir inicial
maiúscula), sem ponto final,
23
3.Correspondências/M–01
- referências e anexos, iniciando por letra minúscula (exceto se a primeira palavra
exigir inicial maiúscula), sem ponto final,
- quando constar mais de uma referência ou anexo, nos itens intermediários caberá o
sinal de ponto-e-vírgula e no último item ponto final,
c) texto, que na sua elaboração observará, além das regras preconizadas neste item, o
seguinte:
- no primeiro parágrafo é apresentado o assunto que motiva a comunicação,
- um ou mais itens seguidos servem para fazer uma exposição simples do que ocorre
com o caso em questão ou prestar informações julgadas necessárias ao seu
esclarecimento,
- o item final é a solução ou parecer, solicitação ou indicação de providências; enfim, o
que for necessário ou conveniente para o tema.
d) fecho, que consta de assinatura da autoridade.
3.2.18 Memória (Mem)
a) instrumento expedido para a apreciação de problema de menor
complexidade, fundamentado no raciocínio lógico, visando a tomada de decisão, e
substitui o Estudo de Estado-Maior nos problemas mais simples, podendo ser
utilizado suporte eletrônico, sempre que houver meios físicos adequados e
compatíveis com a segurança requerida;
b) caracteriza-se pelo perfeito entendimento do problema, seu objeto, e pelo
ordenamento dos dados e das idéias que possibilitem a solução, por intermédio da
aplicação de método simplificado de raciocínio lógico;
c) constitui um instrumento de grande valor à disposição do chefe militar para a tomada
de decisões, particularmente em assuntos mais simples.
3.2.19 Nota de Instrução (NI)
a) documento de caráter técnico baixado pelo Comandante Geral, Subcomandante Geral
ou pelo Chefe do Estado-Maior Geral da PMAM, disciplinando o emprego de
determinado equipamento, a execução de certa atividade, a implantação ou
padronização de rotinas administrativas e/ou operacionais;
b) no campo da instrução policial militar, refere-se ao documento baixado pela autoridade
competente para regular a realização de determinada atividade de instrução.
3.2.20 Nota de Serviço (NSv)
Documento baixado pelos comandantes, chefes e diretores, nos diversos níveis, para regular a
execução de atividade administrativa, tais como visitas, inspeções, cerimônias, desfiles ou
eventos congêneres.
3.2.21 Nota do Comandante
Documento baixado pelo Comandante Geral da PMAM versando sobre determinado assunto, de
interesse da Corporação, unidade ou setor, a cujo comandante, chefe, diretor ou assessor é
dirigido, podendo ser utilizado para dar conhecimento à Corporação de suas decisões de caráter
administrativo ou de ordem geral.
Segue as disposições estabelecidas para ofício destinado a particulares ou a autoridades
lotadas em organizações não integrantes da Força, mesmo que sejam militares, com as seguintes
diferenças:
a) classificação do documento - composta da palavra “Nota”, seguida da numeração;
b) vocativo - se for o caso; caso a finalidade da nota seja dar conhecimento à
Corporação de decisão de caráter administrativo ou de ordem geral, esta parte é
dispensável;
c) texto - pode ter título (centralizado, em negrito e sublinhado);
d) fecho - não há;
24
3.Correspondências/M–01
e) identificação do signatário - não há;
f) destinatário - não há.
g) assinatura – Comandante Geral.
Quando a finalidade da nota for dar conhecimento à Corporação de decisão de caráter
administrativo ou de ordem geral, a mesma será publicada em Boletim Geral.
3.2.22 Nota para Boletim
a) documento proposto por uma autoridade subordinada competente, sujeito à
aprovação do comandante, chefe ou diretor, para fim de publicação em seu
Boletim, podendo ser utilizado suporte eletrônico, ou ser substituído por mensagem
eletrônica, sempre que houver meios físicos adequados e compatíveis com a segurança
requerida;
b) o seu conteúdo será tão completo quanto necessário, podendo conter transcrições.
3.2.23 Ofício (Of)
Forma de correspondência utilizada para comunicação com particulares ou a autoridades
lotadas em instituições não integrantes da PMAM, mesmo que sejam policiais militares ou
militares.
A elaboração do ofício obedece aos seguintes preceitos:
a) timbre;
b) cabeçalho, contendo:
- a indicação do tipo de documento, seguido do ano da expedição do Ofício, da sigla da
unidade ou setor que o expede e do escalão superior. Ex: (Ofício nº 001/2009 –
PM-1/EMG),
- se o ofício for circular, tal indicação será assinalada após a sigla do órgão
expedidor, em letras maiúsculas (Ofício nº 001/2009 – PM-1/EMG - CIRCULAR),
- local e data, digitados por extenso, com alinhamento à direita e com ponto final (Ex.:
Manaus-AM, 6 de janeiro de 2009.).
c) destinatário - colocado no canto superior esquerdo da primeira página (e apenas nesta),
abaixo da indicação do tipo de documento, após a linha da data, da seguinte maneira:
- A Sua ...(forma de tratamento adequada) o(a) Senhor(a),
- Titulo (por extenso) e nome (em caixa alta), tudo em negrito,
- Cargo ou função, por extenso,
- Cidade - Unidade da Federação.
Exemplos:
A Sua Excelência, o Senhor
Doutor NONON ONONONONONO NONONONON
Governador do Estado do Amazonas
Av. Brasil, s/nº, Compensa I, CEP: 69.000.000
Manaus – AM
A Sua Senhoria, o Senhor
Cel PM NONONO NONONONO NONONONNO
Diretor do Departamento Nonono Nononono
Rua Guanabara, nº 450, São Jerônimo, CEP: 70.064.000
Brasília – DF
d) assunto – informará concisamente o assunto de que trata o documento;
e) referência;
f) anexos;
g) vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula;
h) texto:
25
3.Correspondências/M–01
- introdução, que coincide com o parágrafo de abertura, no qual é apresentado o
assunto que motiva a comunicação, evitando-se o uso de “frases-feitas”,
- desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado e se o texto contiver mais de uma
idéia sobre o assunto, elas serão tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior
clareza à exposição,
- conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição
recomendada sobre o assunto.
i) fecho, item não numerado, que possui, além da finalidade de arrematar o texto, a de
saudar o destinatário:
- para autoridade superior, inclusive o Presidente da República: “Respeitosamente”,
- para autoridade de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: “Atenciosamente”,
- para autoridades estrangeiras, de acordo com rito e tradição próprios, devidamente
disciplinados pelo Ministério das Relações Exteriores (MRE).
j) assinatura;
l) identificação do signatário, composta:
- pelo nome (em caixa alta) e a graduação hierárquica da autoridade expedidora, tudo
por extenso, sem negrito, logo abaixo do local de sua assinatura, sem qualquer traço
horizontal,
- pelo cargo ou pela função do signatário, por extenso.
3.2.24 Ordem Administrativa (O Adm)
Documento baixado pelos comandantes, chefes, diretores ou assessores, nos diversos níveis, para
a execução de atividades administrativas em apoio às ações e/ou operações policiais militares.
3.2.25 Ordem Complementar (O Cpl)
Documento expedido pelos comandantes, chefes, diretores ou assessores, contendo dados
complementares a ordens anteriormente expedidas.
3.2.26 Ordem de Operações (O Op)
Documento hábil para se colocar em execução um Plano (Pl) condicionado a implementação
posterior.
3.2.27 Ordem de Serviço (O Sv)
Documento baixado pelos comandantes, chefes, diretores ou assessores, nos diversos níveis, para
determinar e regular a execução de atividades técnicas ou administrativas.
3.2.28 Ordem do Dia
Pronunciamento oficial do Comandante Geral da PMAM aos seus subordinados, sobre eventos,
datas e vultos atuais e passados, relacionados com a história pátria do Estado ou da Corporação.
3.2.29 Ordem Fragmentaria
Documento preparado e expedido por oficiais de Estado-Maior, com aprovação do Comandante
Geral, a fim de proporcionar instruções breves específicas e oportunas, sem perda de clareza,
extraídas de uma ordem completa não seguindo modelos específicos.
3.2.30 Ordem Preparatória (O Pr)
Documento utilizado para alertar os órgãos subordinados sobre atividade que será executada,
mediante ordem, e da qual não se dispõe de todos os dados necessários, ou para implementar
medidas nos casos de iminência de concretização de hipóteses previstas num determinado plano,
3.2.31 Parte
a) correspondência que tramita no âmbito de uma unidade ou setor por meio da qual o
policial militar se comunica com seu superior hierárquico, em objeto de serviço ou
pessoal,
26
3.Correspondências/M–01
b) segue as disposições estabelecidas para Memorando, utilizando-se, na indicação do
tipo de documento, a palavra “Parte”,
c) em seu timbre, a colocação dos brasões do Governo e da PMAM é opcional.
d) a parte diária de serviço é confeccionada, geralmente, em livro a isso destinado e segue
modelo próprio. Ex: Parte do Comandante da Guarda,
e) quando se tratar de alterações especiais ou se deva utilizar canal técnico para
comunicação com superior hierárquico, será elaborada parte especial, confeccionada
obrigatoriamente em papel tamanho A4, mencionando-se o tipo “Especial” na
indicação do documento (Ex.: Parte Especial),
f) existem outras partes que obedecem a modelos regulados em normas específicas.
Ex: parte de ausência, parte de recebimento de carga, etc,
g) quando a parte relatar ocorrência, quer operacional, disciplinar ou administrativa,
será escrita com sobriedade, registrando-se todos os dados capazes de identificar
pessoas ou coisas envolvidas, caracterizando as circunstâncias de tempo e de lugar
sem comentários e sem apreciações estranhas ao caso, com a finalidade de fornecer
à autoridade destinatária base precisa para uma decisão,
h) são, ainda, objetos de parte: consultas, encaminhamentos, indicações,
informações, pareceres, propostas, queixas, representações, pedidos de
reconsideração de ato e outros, desde que circulem no âmbito da unidade ou setor.
3.2.32 Plano (Pl)
a) documento elaborado pelos comandantes, chefes e diretores, nos diversos níveis, com
vista à execução de missões específicas, reais ou potenciais, sendo classificado em
operacional ou administrativo e recebendo, normalmente, a denominação da atividade
que regular, tais como Instrução, Operação, Ensino, Segurança, etc,
b) constitui-se de um conjunto de previsões exequíveis, tendo em vista assegurar o
alcance de um objetivo ou cumprimento de uma missão previamente fixados.
3.2.33 Processo (Proc)
Conjunto de documentos correlatos necessários ao esclarecimento de uma questão.
Tem início a partir da anexação, com relação ao documento de origem, de qualquer outro
documento que dê prosseguimento ao assunto.
Na organização de um processo serão observadas as seguintes regras:
a) a unidade ou setor que anexar o primeiro documento dará início ao processo,
atribuindo-lhe a numeração;
b) a numeração do processo será composta das seguintes partes, separadas por hífen:
- as letras PO ou PS, conforme o processo seja ostensivo ou sigiloso,
- um número, em algarismos arábicos, que indicará a ordem de expedição daquele
processo,
- os dois últimos algarismos do ano em que teve início o processo,
- abreviatura da unidade ou setor que organizou o processo, com o escalão superior,
- abreviatura da unidade ou setor que elaborou o documento de origem, entre
parênteses, se for o caso. Ex: PO 359-00-DP-1/DP ou PS 214-99-DP-1/DP (1ª
CICOM)
c) os documentos que o constituem, depois de colecionados na ordem cronológica,
receberão uma capa apropriada (Fig. Nº 25), na qual serão, obrigatoriamente,
preenchidos os espaços nela contidos; em seguida, todas as folhas, com exceção da
capa, serão numeradas seguidamente no canto superior direito, em algarismos
arábicos, e, logo abaixo, rubricadas pela autoridade que organizar o processo ou
por quem tiver recebido delegação para fazê-lo;
d) as informações, os pareceres, os encaminhamentos e outros atos, que se fizerem
necessários à instrução de um processo, serão anexados gradativamente a este e em
ordem cronológica, recebendo a numeração correspondente e a rubrica;
27
3.Correspondências/M–01
e) o documento de encaminhamento de um processo, depois de numerado e
rubricado, será a ele anexado pela unidade ou setor de destino;
f) quando a espessura da documentação exigir o seu fracionamento em diversos volumes,
utilizar-se-á para cada um
nova capa, repetindo, da segunda em diante, os
dizeres da primeira e especificando-se, em todas elas, o número do volume;
g) no caso anterior, a numeração das folhas do segundo volume e dos demais
será consecutiva à do primeiro;
h) quando for dada nova numeração às folhas de um processo:
- essa alteração constará expressamente, assim como o cancelamento da
numeração anterior, em declaração feita aproveitando-se o espaço livre da última
folha correspondente à numeração cancelada,
- a nova numeração deverá figurar no alto da folha, à esquerda da numeração
primitiva,
- a declaração acima aludida terá os seguintes dizeres:
DECLARAÇÃO
Foi cancelada a numeração primitiva, substituída pela nova, que vai por mim autenticada.
Local e data
NOME – POSTO
Cargo - Função
Fig. nº 11 – MODELO DE DECLARAÇÃO EM PROCESSO
i) todas as referências feitas a documentos constantes de um processo indicarão o número
da folha respectiva;
j) a anexação de documentos especiais será feita mediante declaração de juntada,
constando o número de folhas que a constituem;
l) a numeração das folhas terá sequência nos documentos anexados, sendo cancelada,
previamente, a existente;
m) quando houver necessidade de se juntar a um processo em andamento um outro
já encerrado, não é preciso renumerar as páginas deste, apenas o termo de juntada
mencionará o número total de folhas;
n) a declaração de juntada, nos casos acima previstos, será redigida da seguinte forma:
JUNTADA
Declaro que faço juntada ao presente processo dos seguintes documentos:
1º ..................................................................................., com tantas folhas.
2º .................................................................................., com tantas folhas.
Local e data
NOME – POSTO
Cargo - Função
Fig. nº 12 – MODELO DE JUNTADA EM PROCESSO
o) no documento que deu origem ao processo serão lançados somente despachos da
autoridade competente para decidir;
p) a desanexação de documentos só poderá ser feita após o despacho final e mediante
ordem da autoridade competente expressa no corpo do processo, assim redigida:
28
3.Correspondências/M–01
DESANEXAÇÃO
Declaro que foi (foram) desanexado(s) do presente processo o(s) documento(s) de
folha(s)........... (se for o caso) ou com tantas folhas.
Local e data
NOME – POSTO
Cargo - Função
Fig. nº 13 – MODELO DE DESANEXAÇÃO EM PROCESSO
Os papéis que devam ser examinados em conjunto, formando o processo, serão reunidos,
preferencialmente, com o emprego de grampos de perfuração ou colchetes.
Quando o processo tiver que ser referenciado, citar-se-á sempre a sua numeração.
Ao se protocolar a entrada ou saída de um processo, será lançada a sua numeração seguida
(e separada por uma barra) do número do documento de encaminhamento, registrando-se a data
deste último.
3.2.34 Projeto (Prj)
Qualquer propósito de ação definida e organizada de forma racional, correspondendo a um
conjunto de informações sistemáticas que permite alcançar um determinado objetivo ou
contendo a justificativa de um programa, devendo ser acompanhado sempre que possível, de um
cronograma de implantação.
O Projeto básico é constituído das seguintes partes:
a) nome do projeto;
b) aprovação;
c) responsáveis pelo projeto;
d) contatos;
e) diagnóstico;
f) principais demandas;
g) objetivo geral;
h) justificativa;
i) público alvo;
j) cronograma;
l) procedimentos (métodos e estratégias de trabalho a utilizar para atingir os objetivos);
m) destinação das atividades;
n) planejamento das atividades;
o) resultados esperados com a implementação do projeto;
p) mensuração do resultado;
q) local, data e assinatura do (s) responsável (eis).
3.2.35 Queixa (Qx)
Recurso disciplinar apresentado pelo policial militar diretamente atingido por ato de autoridade
superior que repute irregular ou injusto.
3.2.36 Relatório (Rel)
a) expediente contendo exposição minuciosa de fatos ou atividades que devam ser
apreciados por autoridade competente;
b) os modelos para elaboração deste documento são encontrados em regulamentos,
manuais e instruções específicas, podendo ser utilizado suporte eletrônico, sempre que
29
3.Correspondências/M–01
houver meios físicos adequados e compatíveis com a segurança requerida;
c) o relatório consta de três partes:
- cabeçalho, destinado à identificação,
- parte expositiva, na qual constará o assunto propriamente dito do relatório,
- conclusão, contendo os principais resultados obtidos e as sugestões sobre
determinados assuntos que devam ser postos em evidência.
3.2.37 Remessa (Rem)
a) ato exarado em um documento em trânsito ou em folha anexa ao mesmo,
submetendo-o à apreciação de autoridade competente;
b) tem forma sucinta, limitando-se a justificar o motivo da providência tomada ou
solicitada;
c) caso o documento em questão seja eletrônico, a remessa poderá ter suporte semelhante.
d) pode, no âmbito da PMAM, substituir ofícios de simples remessa;
e) os expedientes de simples remessa, sempre que possível, serão substituídos pela
simples datilografia ou aplicação de um carimbo de remessa, no verso da última folha
do documento ou em folha anexa ao mesmo.
TIMBRE
REMESSA Nº ............
Do
Ao
12Local e data
NOME – POSTO
Cargo - Função
Fig. nº 14 - MODELO DE REMESSA
3.2.38 Representação (Rpr)
Recurso disciplinar apresentado pelo policial militar indiretamente alcançado por ato
apresentado, irregular ou injusto, ou que atinja subordinado ou servindo sob seu comando ou
administração.
3.2.39 Requerimento (Req)
Documento em que o signatário requer à autoridade competente o reconhecimento ou a
concessão de direito que julga possuir, amparado na legislação que regula o objeto pretendido.
Segue as seguintes disposições:
a) não terá timbre se o requerente for civil ou policial militar da reserva ou reformado,
iniciando-se, neste caso, o cabeçalho a dois vírgula cinco centímetros da borda
superior do papel;
b) cabeçalho:
- no local da classificação do documento, somente a palavra “Requerimento”, em
negrito,
- assunto: substituído pela palavra “Objeto”, e expressando resumidamente a
motivação do requerimento, sem ponto final ao término da explanação,
- referências e anexos - não há.
c) texto:
30
3.Correspondências/M–01
- o tratamento é sempre na terceira pessoa do singular e a forma é a do discurso
indireto,
- no caso de requerente civil, serão mencionados: filiação, classe, ano em que serviu na
Corporação e última unidade ou setor onde serviu, quando for o caso; além de
endereço residencial e registro de identidade,
- conterá a unidade ou setor onde serve o peticionário (se policial militar da ativa),
o que requer e os dispositivos legais em que se julgam amparados e baseia sua
pretensão,
- normalmente comporta:
1) quatro itens, podendo conter mais, conforme a necessidade da exposição,
2) no último item o requerente deverá declarar se é a primeira vez que requer e, caso
contrário, os despachos dados nos requerimentos anteriores, bem como as datas e
os locais onde estão publicados.
- quando o texto for longo, não cabendo em uma só página, serão anexadas outras
folhas.
A informação sobre o requerente segue as seguintes disposições:
a) cabeçalho:
- a classificação do documento (Informação nº ...), seguida da sigla da unidade ou setor
que o expede, tudo em negrito,
- referências e anexos - não há.
b) texto:
- o amparo do requerente - apenas citar o enquadramento completo do texto legal
sobre o assunto, que constitua o fundamento legal da pretensão,
- o estudo fundamentado - onde são apreciados os dados informativos sobre o
requerente, verificando-se a coerência entre o que é requerido e o amparo legal,
- parecer.
Todo requerimento que satisfizer às exigências legais sairá da unidade ou setor de origem
instruído com as informações e os documentos necessários ao seu estudo e à decisão, sendo
encaminhado à autoridade competente (despacho final), por meio do escalão de comando.
Os requerimentos assinados por procuradores serão acompanhados dos respectivos instrumentos
de mandato, e os assinados pelos herdeiros de pessoa falecida, dos comprovantes dessa
condição.
Será arquivado no Órgão de Direção Setorial competente todo requerimento que esteja em
desacordo com a legislação pertinente, e publicadas em boletim as razões deste ato,
juntamente com as demais providências relativas às sanções disciplinares impostas ao
requerente, se for o caso.
3.2.40 Restituição
a) ato exarado em um documento ou em folha anexa ao mesmo, devolvendo-o, seja para
solicitar esclarecimento, seja por havê-lo prestado:
- tem forma sucinta,
- limita-se a justificar o motivo da providência tomada ou solicitada,
- caso o documento em questão seja eletrônico, a restituição poderá ter
suporte semelhante,
- pode, no âmbito da PMAM, substituir ofícios de mera restituição.
b) os expedientes de simples restituição, sempre que possível, serão substituídos
pela simples datilografia ou aplicação de um carimbo de restituição (como apresentado
abaixo), no verso da última folha do documento ou em folha anexa ao mesmo.
31
3.Correspondências/M–01
TIMBRE
RESTITUIÇÃO Nº ............
Do
Ao
12Local e data
NOME – POSTO
Cargo - Função
Fig. nº 15 – MODELO DE RESTITUIÇÃO
3.2.41 Termo
a) documento lavrado em papel ou livro no qual se consigna ato ou fato, para que conste
sempre e em qualquer época, a fim de que se possa alegar ou verificar sua
autenticidade;
b) modelos para elaboração desse documento acham-se difundidos nos regulamentos e
publicações específicas.
32
4 ATOS ADMINISTRATIVOS
4.1 DEFINIÇÕES
a) atos administrativos normativos são aqueles que contém uma determinação geral,
visando à correta aplicação da lei, sendo seu objetivo imediato explicitar a norma
legal a ser observada pela Administração e pelos administrados;
b) atos administrativos ordinatórios são os que visam a disciplinar o funcionamento
da Administração e a conduta funcional de seus agentes;
c) atos administrativos negociais são os que visam à concretização de negócios jurídicos
públicos ou à atribuição de certos direitos e vantagens aos interessados,
produzindo efeitos concretos e individuais para seus destinatários e para a Administração
que os expede;
d) atos administrativos enunciativos são todos aqueles em que a Administração se limita a
certificar ou a atestar um fato, ou emitir uma opinião sobre determinado assunto, sem se
vincular ao seu enunciado.
4.2 ATOS NORMATIVOS E ORDINATÓRIOS
4.2.1 Regras Básicas de Elaboração
a) as disposições deste capítulo não se aplicam aos despachos;
b) os projetos de atos não poderão conter matéria estranha ao seu objeto principal ou a ele
não vinculado por afinidade, pertinência ou conexão, enunciado na respectiva ementa;
c) o mesmo assunto não poderá ser disciplinado por mais de um ato, salvo quando o
subseqüente alterar o preexistente, vinculando-se a este por remissão expressa ou
consolidando os anteriores;
d) devem ser evitadas as remissões numéricas a dispositivos de outros textos legais,
dando-se preferência à explicitação mínima de seu conteúdo, de forma a
dispensar consulta a dispositivos não integrantes da própria norma;
e) a cláusula de revogação, quando necessária, conterá, expressamente, todos os
documentos ou as disposições legais revogadas a partir da vigência do novo ato.
4.2.2 Articulação
Os textos dos atos normativos e ordinatórios, de que tratam este Manual serão elaborados
com observância dos seguintes princípios:
a) a unidade básica de articulação será o artigo, designado pela forma abreviada "art.",
seguido de algarismo arábico e dos símbolos de número ordinal "º" até o número 9,
("art. 1º", "art. 2º", etc); a partir do número 10, segue-se o algarismo arábico cardinal
correspondente, seguido de ponto ("art. 10.", "art. 11.", etc);
b) a indicação de artigo será separada do texto por um espaço em branco, sem traços ou
outros sinais;
c) o texto de um artigo inicia-se por letra maiúscula e termina por ponto, salvo nos casos
em que contiver incisos, quando se encerra com dois-pontos;
d) os incisos dos artigos e dos parágrafos serão designados por algarismos romanos
seguidos de hífen, iniciados por letra minúscula, a menos que a primeira palavra seja
nome próprio, e, ao final, pontuados com ponto-e-vírgula, exceto o último, que se
encerra com ponto, e o que contiver desdobramento em alíneas, que se encerra com
dois-pontos;
e) nas sequências de incisos, alíneas ou itens, o penúltimo elemento será pontuado com
ponto e vírgula seguido da conjunção "e", quando de caráter cumulativo, ou da
conjunção "ou", se a seqüência for disjuntiva;
f) o parágrafo único de artigo será designado pela expressão "Parágrafo único" seguida de
ponto;
g) quando um artigo contiver mais de um parágrafo, este será designado pelo símbolo "§",
4.Atos administrativos/M–01
seguido do algarismo arábico correspondente e do símbolo de número ordinal "º"
até o nono parágrafo, ("§ 1º"; "§ 2º", etc); a partir do número 10, a designação
deve ser feita pelo símbolo "§", seguido do algarismo arábico correspondente e de
ponto ("§ 10."; "§ 11.", etc);
h) o texto dos parágrafos inicia-se com letra maiúscula e encerra-se com ponto, exceto se
for desdobrado em incisos, quando se encerra com dois-pontos;
i) os incisos desdobram-se em alíneas, que serão grafadas com a letra minúscula
correspondente, seguida de parêntese: "a)", "b)", etc;
j) o texto das alíneas inicia-se com letra minúscula, a menos que a primeira palavra seja
nome próprio, e, ao final, pontuado com ponto-e-vírgula, exceto o último, caso
não haja inciso na seqüência, que se encerra com ponto, e o que contiver
desdobramento em itens, que se encerra com dois- pontos;
k) as alíneas desdobram-se em itens, que serão grafados por algarismos arábicos,
seguidos de ponto ("1.", "2.", etc);
l) o texto dos itens inicia-se por letra minúscula, a menos que a primeira palavra seja nome
próprio, e termina em ponto-e-vírgula, salvo o último, que se encerra por ponto,
caso não haja inciso ou alínea na seqüência;
m) em remissões a outros artigos do texto, deve-se empregar a forma abreviada "art.",
seguida do número correspondente ("o art. 8º", "no art. 15", etc) e quando o número for
substituído por uma contração ou pronome ("deste", "este", etc), a palavra artigo será
grafada por extenso ("neste artigo", "deste artigo");
n) indicar, expressamente, o dispositivo objeto de remissão, em vez de usar as
expressões “anterior”, “seguinte” ou equivalente;
o) na primeira remissão a texto legal, após a ordem de execução e nas citações em
cláusulas revogatórias, a data do ato será grafada por extenso: Decreto nº 7.761, de 20
de fevereiro de 1984; nas demais remissões, a citação deve ser feita de forma reduzida:
Decreto nº 7.761, de 1984;
p) para melhor localização e identificação dos dispositivos do ato, poderá ser adotada a
especificação temática do conteúdo de um artigo ou grupo de artigos, mediante
título que precede os dispositivos, grafado em letras minúsculas postas em
negrito, justificado à esquerda, sem numeração. Exemplo: Das Sessões do EstadoMaior Geral;
q) o agrupamento de artigos poderá constituir subseções, o de subseções, a seção, o de
seções o capítulo, o de capítulos o título, o de títulos o livro e o de livros a parte;
r) os capítulos, os títulos, os livros e as partes serão grafados em letras maiúsculas e
identificados por algarismos romanos, podendo estas últimas desdobrar-se em parte
geral e parte especial ou serem subdivididas em partes expressas em numeral ordinal,
por extenso;
s) as subseções e seções serão identificadas em algarismos romanos, grafadas em
letras minúsculas e postas em negrito;
t) deve-se usar um espaço simples entre capítulos, seções, artigos, parágrafos, incisos,
alíneas e itens;
u) o texto terá dezoito centímetros de largura, será digitado em fonte Times New
Roman, tamanho doze, em papel de tamanho "A-4", tendo a margem esquerda
três centímetros e a direita, dois centímetros;
v) a epígrafe será grafada em caixa alta, sem negrito, de forma centralizada,
propiciando identificação numérica singular do ato, e formada pelo título
designativo da espécie normativa e pela data de promulgação;
w) a ementa, alinhada à direita, com nove centímetros, será grafada de forma concisa, a fim
de permitir, de modo imediato, o conhecimento da matéria disciplinada, devendo
guardar estreita correlação com a idéia central do texto, bem assim com o art. 1º do ato
proposto.
34
4.Atos administrativos/M–01
4.2.3 Alteração ou Retificação dos Atos Normativos e Ordinatórios
As propostas de alteração serão feitas:
a) mediante reprodução integral num só texto, quando se tratar de alteração considerável;
b) mediante revogação parcial;
c) nos demais casos, mediante substituição ou supressão, no próprio texto do dispositivo
atingido, ou acréscimo de dispositivo novo, observadas as seguintes regras:
- não poderá ser modificada a numeração de dispositivos alterados,
- é vedada, mesmo quando recomendável, qualquer renumeração de artigos e de
unidades superiores ao artigo (subseções, seções, capítulos, títulos, livros ou partes) de
atos em vigor, devendo ser utilizado o mesmo número do artigo ou da unidade
imediatamente anterior, seguido de letras maiúsculas, em ordem alfabética, tantas
quantas forem necessárias para identificar os acréscimos (exemplos: "art. 1º- A.", "art.
15-B.", "Seção I-A", "Capítulo II-B"),
- a inserção de unidades inferiores ao artigo (parágrafos, incisos, alíneas ou itens) numa
sequência já existente não deverá ser feita na forma da alínea “b”, inciso III,
deste artigo, mas com renumeração, se não convier colocar a nova unidade ao final
da seqüência,
- é vedado o reaproveitamento de número de dispositivo revogado,
- os dispositivos revogados deverão manter essa indicação, seguida da expressão
"revogado", nas publicações subseqüentes do texto integral do ato alterado,
- o dispositivo que sofrer acréscimo ou modificação de redação será identificado, ao seu
final, com as letras NR maiúsculas, entre parênteses,
- o termo “dispositivo” mencionado neste Manual refere-se a artigos, parágrafos,
incisos, alíneas ou itens,
- as propostas de alteração em IG, IR, normas, regimentos internos e regulamentos
seguem o previsto neste item.
Os atos com dispositivos modificadores de outras normas conterão ementa que identifique
claramente a matéria alterada.
No caso de erro material que não afete a substância dos atos singulares de caráter pessoal
(nomeação, promoção, transferência, etc) a correção será feita mediante apostila.
4.3 ATOS ADMINISTRATIVOS DE INTERESSE DA PMAM
4.3.1 Atos Enunciativos
4.3.1.1 Apostila
a) averbação feita abaixo de textos ou no verso de decretos e portarias pessoais,
para que seja corrigida flagrante inexatidão material do texto original, desde que essa
correção não altere a substância do ato já publicado. No âmbito da PMAM
também há apostila para confirmação das promoções dos oficiais;
b) é ato enunciativo ou declaratório de uma situação anterior criada por lei;
c) ao apostilar um título, a Administração não cria um direito, apenas reconhece a
existência de um direito criado por norma legal.
4.3.1.2 Atestado
a) documento firmado por uma autoridade, na esfera de suas atribuições, em que se
afirma a veracidade de certo fato ou a existência de obrigação, ou sobre algo de
que tenha conhecimento, ou quando requerido, afirmando ou negando a
existência de um fato ou direito;
b) os atestados mais comuns: são de sanidade mental, de óbito, de boa conduta, de bons
antecedentes, de residência, de idoneidade moral;
c) quando os fatos ou situações constam em arquivos da administração, utiliza-se a
35
4.Atos administrativos/M–01
certidão para comprovar a sua existência. Enquanto o atestado declara, a certidão
é transcrição de algo existente;
d) partes do Atestado:
- timbre do órgão que o fornece,
- título: ATESTADO (em letras maiúsculas e centralizado sobre o texto);
- texto: exposição daquilo que se afirma, atesta ou declara; dados de identificação do
emissor; exposição de fatos,
- local e data,
- assinatura, nome e cargo da autoridade que atesta.
4.3.1.3 Certidão
a) documento revestido de formalidades legais, fornecido por autoridade competente a
pedido do interessado, solicitado ou requisitado por autoridade administrativa ou
judicial e destinado a fazer certa existência de registro em livro, processo ou
documento qualquer em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato, ou
dar forma à inexistência de tal registro;
b) a certidão tem forma e características próprias, que a distinguem dos
demais documentos, podendo ser:
- integral: quando transcreve, por inteiro, o texto do registro ou documento,
também chamada verbum ad verbum, textual ou em teor,
- parcial: quando reproduz parte do texto ou documento,
- narrativa, em relatório ou informativa: quando descreve trechos do original, sem copiálos, ou quando informa ou responde a perguntas formuladas,
- negativa: quando nega a existência e o registro do ato ou fato.
c) como um documento público, a certidão pode servir de prova de ato jurídico;
d) as certidões podem ser de inteiro teor, ou resumidas, contanto que exprimam
fielmente o que contém o original de onde foram extraídas.;
e) quando a certidão consiste em transcrição verbum ad verbum, isto é, integral,
também recebe o nome de traslado. É escrita em linhas corridas, sem emendas
ou rasuras;
f) se houver absoluta necessidade, é permitido incluir uma ou mais palavras nas
entrelinhas. Nesse caso, o certificante deve declarar, à imagem, na mesma altura de
inserção, que é válida a entrelinha, assinando essa observação, para evitar qualquer
fraude. A frase usada para o caso é: vale a entrelinha, seguida da assinatura. No
término, o servidor que a lavrou deverá datá-la, assiná-la;
g) quaisquer espaços em branco devem ser preenchidos com pontos ou outros sinais
convencionais;
h) partes:
- título: nome do documento, timbrado ou a timbrar,
- preâmbulo: alusão ao ato que determinou a expedição do documento. Também,
quando for o caso, será mencionado o documento, ou livro, de onde a certidão está
sendo extraída,
- texto: teor de encerramento e assinatura dos servidores que intervieram no ato (quem
lavrou e quem conferiu),
- local e data (da expedição do ato),
- visto: da autoridade que autorizou a lavratura da certidão. Representa o ato de
aprovação e reconhecimento da autoridade, a fim de que a certidão produza os
efeitos legais desejados.
4.3.1.4. Certificado
a) documento oficial firmado pelo Comandante Geral da PMAM, podendo ter, a
assinatura de autoridade técnica de certificação do atributo a ser informado ou
garantido, é uma afirmação que provê a confirmação independente de um atributo
afirmado por uma pessoa titular;
36
4.Atos administrativos/M–01
b) o atributo afirmado no Certificado é variável, conforme o objeto de certificação
previamente aferido e comprovado, podendo informar a conclusão com
aproveitamento de um curso ou estágio, quitação com obrigação, participação em
evento público ou privado, garantir um produto, um serviço prestado ou, ainda,
atributos pessoais do indivíduo de quem se certifica algo;
c) são partes do certificado:
- Timbre Oficial ou, quando autorizado pelo Comandante Geral, o Timbre
Tradicional da PMAM,
- Título: CERTIFICADO (em letras maiúsculas e centralizadas sobre o texto),
- Texto: inicia-se sempre com a palavra “Certifico” ou “Certificamos” e, em
seguida, “que ‘nome completo da pessoa certificada’, ‘atributo que está
sendo informado ou garantido,
- Quando mencionado o período, local e responsável pela realização do curso, estágio
ou evento, sempre se informará “realizado pela PMAM” ou “realizado na PMAM”,
podendo ser acrescentado da expressão “através da nome da unidade da PMAM
diretamente responsável pela realização do evento”,
- Local e data,
- Assinatura: Comandante Geral da PMAM, podendo ter, a assinatura de autoridade
técnica de certificação do atributo a ser informado ou garantido.
4.3.1.5 Parecer
É a manifestação de um órgão técnico sobre assunto submetido à sua consideração e pode fazer
parte de um processo para o qual apresenta uma solução, justificando-a por meio de dispositivos
legais e informações, podendo ser utilizado suporte eletrônico, sempre que houver meios
físicos adequados e compatíveis com a segurança requerida.
4.3.2 Atos Negociais
4.3.2.1 Contrato
a) documento que registra o acordo de vontades, firmado livremente pelas partes,
para criar obrigações e direitos recíprocos;
b) os contratos devem satisfazer às exigências prescritas na legislação específica.
4.3.2.2 Convênio
a) documento que registra o acordo firmado por entidades públicas e/ou privadas, para
realização de objetivos de interesse comum dos partícipes;
b) o convênio observa a mesma forma do contrato, respeitadas as características e
finalidades específicas;
c) aplica-se a legislação dos contratos, no que couber, aos convênios, particularmente a
Lei de Licitações e Contratos.
4.3.3 Atos Normativos
4.3.3.1 Portaria Normativa (PN)
Expedida pelo Comandante Geral da PMAM para disciplinar a aplicação de leis, decretos e
regulamentos ou para estabelecer diretrizes e dispor sobre matéria de sua competência
específica.
4.3.3.2 Instrução Normativa (IN)
Expedida pelo Comandante Geral e pelo Chefe do Estado-Maior Geral da PMAM, em virtude de
sua competência, ou delegada, para estabelecer instruções e procedimentos de caráter geral
necessários à execução de leis, decretos e regulamentos, ou complementares a
instruções normativas.
37
4.Atos administrativos/M–01
4.3.4 Atos Ordinatórios
4.3.4.1 Portaria
a) ato ordinatório expedido pelo Comandante Geral da PMAM e outras autoridades
para, conforme sua competência, instituir políticas, planos, programas, projetos e
demais atividades, bem como para dispor sobre a organização e o funcionamento de
unidades, setores e serviços e, ainda, para praticarem outros atos de sua competência;
b) serve, ainda, para o Comandante Geral, comandantes, chefes ou diretores, delegarem a
um oficial poderes para apurar fatos relacionados com infrações penais militares ou
transgressões da disciplina;
c) se a portaria tiver classificação sigilosa, esta será indicada imediatamente após a
numeração, por exemplo, “PORTARIA Nº 001-PM-2/Res”.
4.3.4.2 Portaria Pessoal
Provê situações particulares de um ou alguns interessados, sem estabelecer qualquer norma
geral.
Utilizada para atos relativos a provimento e à vacância, tais como: nomeação,
promoção, transferência, reversão, recondução, agregação, exoneração, demissão, passagem
para a reserva remunerada, designação e outros.
Também confeccionada para a concessão de prêmios e condecorações.
Obedece às prescrições contidas acima, com as seguintes exceções:
a) ordem de execução – , a palavra “RESOLVE” é grafada em maiúsculas, em
parágrafo único e quando houver apenas uma disposição, essa palavra não é seguida
pelo sinal de dois-pontos;
b) disposições:
- serão grafadas em maiúsculas, sem negrito, exemplo: “NOMEAR”,
- quando só houver uma disposição, esta não é designada por algarismo arábico,
- no caso de mais de uma disposição, estas serão designadas por algarismos
arábicos, seguidos de ponto. Exemplo:
1. EXONERAR
2. NOMEAR
- após a disposição, utiliza-se vírgula quando necessário, exemplos:
1. NOMEAR, por necessidade do serviço, o Cel QOPM................................................
1. NOMEAR o Cap QOPM.........................................................................................
Não há cláusula de vigência, como por exemplo: “Estabelecer que esta Portaria entre em vigor na
data de sua publicação”.
Nas portarias pessoais, os nomes de pessoas são grafados em letras maiúsculas.
4.3.4.3 Despachos
a) Despacho - ato de autoridade competente exarado em documento a ela dirigido ou em
folha anexa ao mesmo, fundamentado na legislação vigente, e, caso o
documento em questão seja eletrônico, permite-se que o despacho tenha suporte
semelhante
b) O Despacho pode ser:
- final (Decisório) - quando põe termo à questão,
- interlocutório ou parcial - quando não resolve definitivamente a questão,
- ordinatório - quando concerne ao andamento de um processo.
c) Despacho Decisório - proferido pelo Comandante Geral da PMAM, com a
finalidade de proferir decisão sobre requerimento submetido a sua apreciação ou
ordenar a execução de serviços;
d) os despachos decisórios são publicados nos boletins gerais;
38
4.Atos administrativos/M–01
e) o Despacho, quando proferido no próprio documento sujeito à apreciação, pode ser
datilografado, manuscrito ou aplicado mediante carimbo de despacho, como se segue:
DESPACHO:
...........................................................
...........................................................
Em ......... de ....................... de 20.....
NOME – POSTO
Cargo - Função
Fig. nº 20 – MODELO DE DESPACHO
f) quando exarado em folha anexa, segue o previsto para o despacho decisório, com as
seguintes alterações:
- no cabeçalho, a classificação do documento é seguida pela sigla do órgão
expedidor. Exemplo: DESPACHO – Ch EMG Nº 001/2009,
- fecho - consta de assinatura da autoridade.
4.3.4.4. Resolução
a) é o ato de autoridade competente de um órgão de deliberação coletiva para tomar
uma decisão, impor ordem ou estabelecer normas regulamentares;
b) a estrutura, partes e formatação da Resolução é idêntica à da Portaria, exceto a sua
denominação que será “RESOLUÇÃO”.
4.4. DISPOSIÇÕES DIVERSAS
a) a elaboração das minutas dos atos administrativos na PMAM será precedida de
orientação do Comando Geral da Corporação, e o seu envio ao órgão externo responsável
se dará, exclusivamente, por ofício do qual o Comandante Geral que será o signatário;
b) anualmente, até 31 de janeiro, o Gab Ch EMG divulgará uma relação intitulada
“Anuário de Atos Administrativos de Interesse da PMAM”, em vigor a 31 de dezembro
do ano anterior, onde constarão, os documentos atualizados. Exemplo:
- leis,
- decretos,
- resoluções,
- portarias,
- regulamentos,
- outros.
39
5 PRESCRIÇÕES FINAIS
Eventual inexatidão formal de documentos não constitui escusa válida para o seu
descumprimento.
Os casos omissos ou duvidosos, verificados na aplicação deste Manual, serão resolvidos pelo
Comandante Geral da PMAM, ouvido o Ch EMG.
40
ANEXO 1
QUADRO SUMÁRIO DE CORRESPONDÊNCIAS DE INTERESSE DA PMAM
ORD
1.
TIPO
DOCUMENTOS
Comunicação
Cópia Autenticada.
Circular (Circ), Convite, Correio Eletrônico,
Edital, Fax e Ofício (Of).
Externa
Requerimento (Req).
Boletim Geral Ostensivo (BG), Boletim Geral
Especial (BE), Boletim Geral Reservado (BR),
Boletim Geral Administrativo (BA), Nota do
Comandante e Ordem do Dia.
Nota para Boletim (Gerais), Programas e
Projeto (Prj).
2.
Comunicação
Interna
Nota de Instrução (NI), Nota de Serviço (NSv),
Ordem Administrativa (O Adm), Ordem
Complementar (O Cpl), Ordem Fragmentaria,
Ordem de Operações (O Op), Plano (Pl).
Boletim Interno Ostensivo (BI), Declaração,
Convite, Convocação, Cópia Autêntica e
Ordem Preparatória (O Pr).
Encaminhamento, Estudo, Guia, Memorando
(Memo), Memória (Mem), Ordem de Serviço
(O Sv), Processo (Proc), Remessa (Rem) e
Restituição.
Ata, Auto, Correio Eletrônico, Informação
(Info), Parte, Queixa (Qx), Relatório (Rel),
Representação (Rpr), Requerimento (Req) e
Termo.
Elaboração
Aj G
Cmt, Ch, Dir e
COMPETÊNCIA
Assinatura
Concordo
Aj G
--
Despacho/Visto
--
Cmt G
--
--
Civis
--
--
Aj G
Cmt G
--
--
Cmt, Ch e Dir
Cmt, Ch e Dir
Asse
--
S Cmt G e
Ch EMG
Cmt G
Cmt, Ch e Dir
Cmt, Ch e Dir
--
Cmt G, S Cmt G e Ch EMG
(De acordo com o item
3.1.3, letra “e.”, do M-01)
Cmt, Ch e Dir
Cmt, Ch e Dir
--
--
Cmt, Ch, Dir e
Cmt, Ch, Dir e
Asse
Asse
--
Cmt G, S Cmt G e Ch EMG
(De acordo com o item
3.1.3, letra “e.”, do M-01)
Policiais
Militares
Policiais Militares
--
--
1
4.Atos administrativos/M–01
ANEXO 2
QUADRO SUMÁRIO DE ATOS ADMINISTRATIVOS DE INTERESSE DA PMAM
ORD
TIPO
1.
ATOS ENUNCIATIVOS
2.
ATOS NEGOCIAIS
3.
ATOS NORMATIVOS
4.
ATOS ORDINATÓRIOS
DOCUMENTOS
Apostila;
Atestado;
Certidão;
Certificado; e
Parecer.
Contrato; e
Convênio.
Portaria Normativa; e
Instrução Normativa.
Despachos;
Portaria;
Portaria Pessoal; e
Resolução.
2
ANEXO 3
MODELOS DE USO DE TIMBRE EM IMPRESSOS
OFICIAIS
1
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 01 – PUBLICIDADE LEGAL
PMAM
Polícia Militar do Amazonas
Logomarca
do
Governo
EDITAL
2
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 02 – CARTÃO DE VISITA
Formato – 9 X 5 Cm
Nome da Corporação – tamanho 7 pts (Arial negrito)
Nome do usuário – tamanho 10 pts (Arial Black)
Função do usuário – tamanho 8 pts (Arial black)
Endereço e telefone tamanho 7 pts (Arial)
PMAM
Polícia Militar do Amazonas
Logomarca
do
Governo
NONNONONONONONONON
Ajudante de Ordens do Cmt Geral
Comando Geral da PMAM
Rua Benjamin Constant, 2.150, Petrópolis
Fone: (92) 3214-9400 – Fax: 3214-9401
E-mail: [email protected]
Manaus – Amazonas - Brasil
3
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 03 – ENVELOPE
Formato – 230 X 115 mm
Endereço – tamanho 11 pts
PMAM
Polícia Militar do Amazonas
Logomarca
do
Governo
Comando Geral da PMAM
Rua Benjamin Constant, 2150, Petrópolis
Manaus – Amazonas – Brasil
69063-010
Fone: (92) 3214-9400
E-mail: [email protected]
4
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 04 – CRACHÁ
Formato – 85 X 55 mm
Logomarca
do
Governo
P
PMAMPolícia Militar do Amazonas
Função
Foto
Registro
Nome
NONONONONON
5
ANEXO 4
MODELOS DE CORRESPONDÊNCIAS
6
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 01 - ATA
TIMBRE
ATA DE REUNIÃO
PÁGINA: 1/1
DATA : 06/01/2009
HORA: 10h
LOCAL : Gab Cmt G
ASSUNTO : Emprego do 1º BPChq reintegração de posse
DURAÇÃO:
PARTICIPANTES :
NOME
FUNÇÃO
CEL QOPM NONONONONON
CMT G
CEL QOPM NONONONONON
S CMT G
CEL QOPM NONONONONON
CMT CPE
NONONONONONONON – MAJ QOPM
CMT 1º BPCHQ
ASSINATURA
OBJETIVO (PAUTA)
a) 1º BPChq - Missão, meios para cumprimento da missão (RH, Log, Fin etc), situação Adm. e Op.
atual, l, necessidades.
b)...
DESCRIÇÃO DOS TEMAS DISCUTIDOS
1) Cel PM NONONONONONON – Abriu a reunião,
missão...XXXXXXXXXXXXXXXXXX
informando
sobre
a
DEMANDAS: Gab Cmt G - Ata da reunião; demais, conforme tratado no decorrer da
Reunião.XXXXXXXXXXXX
Nada mais havendo para a presente reunião, lavro a presente Ata, que vai por mim assinada
________________________ (NONONONON – Maj QOPM, Chefe de Gabinete do Cmt G
PMAM, e pelos demais presentes.
7
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 02 – CONVITE
3,0 cm
TIMBRE
2,5 cm
Convite
2,5 cm
O Comandante Geral da Polícia Militar do Amazonas tem a honra de
convidar Vossa Senhoria a participar da solenidade de........................, que se
realizará dia ____/___/20___, às ___:___, no.............................................
2,5 cm
Traje Civil - .........................
Traje Militar - ......................
Traje FFAA - .......................
R.S.V.P
(92) 9999-9999
8
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 03 – DECLARAÇÃO
3,0 cm
TIMBRE
1,5 cm
DECLARAÇÃO
5,5 cm
3,0 cm
1,5 cm
Declaro, para fim de prova junto .........., que .............. (nome do favorecido),
2,0 cm
R G nº ............., ................... (cargo/função), foi transferido para a Reserva Remunerada,
conforme ............., publicado no ......................, de .................. (data) e processo
nº .......................
1,0 cm
Manaus – AM, 6 de janeiro de 2009.
2,5 cm
NOME – POSTO
Cargo - Função
2,0 cm (mínimo)
9
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 04 – ESTUDO DE ESTADO-MAIOR (Fl 1)
3,0 cm
TIMBRE
1,5 cm
ESTUDO DE ESTADO-MAIOR Nº 001, DE 6 DE JANEIRO DE 2009.
1,5 cm
4,5 cm
2,0cm
1. ASSUNTO - apresentado de forma clara e precisa, de modo a
permitir e facilitar sua identificação e localização no arquivo.
2. PROBLEMA
- deve representar o objeto do Estudo, sob a
forma de missão ou finalidade.
3. RESUMO
a. Origem - indicação do documento que motivou o Estudo ou a ordem
de autoridade que o originou.
b. Processamento
descrição sucinta dos trâmites ou das
providências já tomadas para a solução do problema.
4. REFERÊNCIAS relação de legislação, documentos,
publicações ou estudos anteriores, que sejam pertinentes.
5. INFORMAÇÕES - neste item são alinhados todos os dados extraídos
das referências e outras informações disponíveis. Somente considerar os dados
que efetivamente exercerem influência sobre o problema e que servirão de base
para a discussão. Pode ser constituído de tantos subitens quantos forem
necessários, tais como:
a. Dados Extraídos do Processo – pareceres ou
outras informações
constantes do processo.
b. Legislação Pertinente extrato da legislação que interessa
diretamente ao Estudo. Se a legislação pertinente for muito longa, para evitar-se
sobrecarga desnecessária ao Estudo, este subitem poderá transformar-se em um
anexo.
c. Outros Dados - pareceres verbais, opiniões, tendências, etc.
6. DISCUSSÃO - inclui análise dos dados do problema, levantando
fatores preponderantes, conveniências, inconveniências e possíveis soluções
com suas vantagens e desvantagens. Pode ser constituído de tantos subitens
quantos forem necessários, tais como:
a. Análise - exame de todos os dados, informações e pareceres
disponíveis, à luz da legislação pertinente.
b. Possíveis soluções [ou linhas de ação (L Aç)] - levantar as que
possibilitem solucionar o problema.
c. Comparação das Possíveis Soluções (L Aç) com
base
na argumentação obtida na análise, levantar as vantagens e desvantagens de cada
uma delas.
d. Síntese - eleger justificando, a melhor solução (L Aç) para o
problema.
2,0cm
2,0 cm
10
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 04 – ESTUDO DE ESTADO-MAIOR (Fl 2)
1,0 cm
(Fl 2 do Estudo de Estado-Maior nº 001, de 6 de janeiro de 2009)
7. CONCLUSÃO tendo por base a discussão, enumerar
sucintamente os resultados obtidos, ressaltando a solução (L Aç) julgada
mais adequada.
8. PROPOSTA (ou PARECER) - coerente com o disposto nos
itens 6 e 7, propor as medidas concretas que solucionarão o problema.
2,0 cm
Local e data
2,5 cm
NOME - POSTO
Cargo ou Função
(relator)
1,5 cm
De acordo:
2,5 cm
NOME – POSTO
Cargo/função
(Chefe, se for o caso)
2,0 cm
Anexos: relacioná-los
2,0 cm
9. DECISÃO (OU DESPACHO)
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2,5 cm
NOME - POSTO
Cargo ou Função
2,0 cm, no mínimo
11
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 05 – FAX
TIMBRE
NOSSA MISSÃO: “Preservar a Ordem Pública e o Meio Ambiente no Estado do Amazonas,
mediante um policiamento de excelência”. (Extraído do BG nº 110, de 17 de junho de 2008)
FAX Nº. 001/Gab Cmt G
PARA/TO:
Nome/Name:
Órgão/Firm:
Fone/Fax:
DE/FROM:
Nome/Name:
Órgão/Firm:
Fone/Fax:
( ) Urgente
( ) Urgentíssimo
Manaus-AM,
6 de janeiro de 2009
Folhas/Pages:
( ) Favor Confirmar ( ) Favor Responder
( ) Divulgar
MENSAGEM/MESSAGE
POSTO - NOME
Cargo ou Função
Caso todas as páginas não sejam bem recebidas, favor contatar-nos/If the pages have not
been received, please call us.
12
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 06 – MEMORANDO
3,0 cm
TIMBRE
2,0 cm
3,0 cm
Manaus – AM, 6 de janeiro de 2009.
Memo nº 001/2009
Do Cel QOPM Cmt G PMAM
Ao Cel QOPM Dir DAL PMAM
Assunto: Planejamento Operacional
1,5 cm
5,5 cm
Deveis apresentar a este Comandante Geral, até o final do expediente do dia 6 2,0
decm
janeiro de 2009, o Plano de Operação Nononononon, a ser desencadeada pela PMAM com as
seguintes diretrizes gerais de planejamento:
1,0 cm
1. A PMAM desencadeará a Operação Nononononon, no período da
Nonononoonononononononononononononnononononononon;
2. Para execução da Operação serão empregadas todas as unidades operacionais e
efetivos das unidades administrativas da PMAM, sendo nononononononononononononon
3. No planejamento da Operação deverá ser observada a sistemática das nononon
2,5 cm
Cel QOPM NONONONONON
Cmt G PMAM
2,0 cm (mínimo)
13
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 07 – MEMÓRIA
3,0 cm
TIMBRE
1,0 cm
2,0 cm
MEMÓRIA Nº 001, DE 6 DE JANERO DE 2009.
1,5 cm
5,5 cm
3,0 cm
1. ASSUNTO apresentado de forma clara e precisa, de modo a
permitir e facilitar sua identificação e localização no arquivo.
2. ORIGEM - indicação do documento ou da ordem que motivou a
Memória.
2,0 cm
3. PROBLEMA - deve representar o objeto da Memória, sob a forma de missão ou
finalidade.
4. DADOS DISPONÍVEIS pareceres
de
órgãos
ou
pessoas,
informações constantes do processo, etc.
5. APRECIAÇÃO - análise sucinta dos dados disponíveis à luz da
legislação vigente (evitar transcrição ou reduzi-la ao indispensável), firmando conclusão.
6. LEGISLAÇÃO PERTINENTE - relacionar (não transcrever).
7. PROPOSTA (ou PARECER) - deve traduzir a convicção do relator, coerente
com a apreciação, apontando as medidas concretas que solucionarão o problema.
1,0 cm
Manaus-AM, 6 de janeiro de 2009.
2,5 cm
NOME - POSTO
Cargo ou Função
(Relator)
1,5 cm
De acordo:
2,5 cm
NOME - POSTO
Cargo ou Função (Chefe, se for o caso)
2,0 cm
Anexos: relacioná-los
2,0 cm
8. DECISÃO (OU DESPACHO)
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
2,5 cm
NOME - POSTO
Cargo ou Função
14
4.Atos administrativos/M–01
2,0 cm (mínimo)
15
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 08 – NOTA DE INSTRUÇÃO
TIMBRE
Visto:
Exemplar nº ____ de ____ cópias
NOTA DE INSTRUÇÃO Nº 001/PM-3
Aprovo:
TÍTULO DO EVENTO
Cmt G PMAM
Manaus, 6 de janeiro de 2009.
S Cmt G PMAM
Referência
1. FINALIDADE
2. OBJETIVO
a. Geral
b. Específicos
3. INFORMAÇÕES GERAIS (Princípios, público alvo etc)
4. EXECUÇÃO
a. Conceito da atividade
b. Local
c. Data/hora (incluir cronograma, se for o caso)
d. Participantes (incluir coordenação e instrutores)
e. Grade curricular/Instrutores
f. Conteúdo programático das disciplinas
g. Procedimentos
h. Atribuições dos elementos subordinados
5. PRESCRIÇÕES DIVERSAS
6. ADMINISTRAÇÃO
a. Logística
Uniforme, equipamento, armamento, transporte, alimentação, hospitalização etc
b. Comunicação Social
7. LIGAÇÕES E COMUNICAÇÕES
NOME - POSTO
Cargo ou Função
ANEXOS:
1 – ...
16
4.Atos administrativos/M–01
DISTRIBUIÇÃO:
17
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 09 – NOTA DE SERVIÇO
TIMBRE
Visto:
Exemplar nº ____ de ____ cópias
NOTA DE SERVIÇO Nº 001/PM-3
Aprovo:
TÍTULO DO EVENTO
Cmt G PMAM
Manaus, 06 de janeiro de 2009.
S Cmt G PMAM
Referência
1. FINALIDADE
2. OBJETIVO
a. Geral
b. Específicos
3. INFORMAÇÕES GERAIS (Princípios, público alvo etc)
4. EXECUÇÃO
a. Conceito da atividade
b. Local
c. Data/hora (incluir cronograma, se for o caso)
h. Sequência da solenidade
i. Atribuições dos elementos subordinados
5. PRESCRIÇÕES DIVERSAS
6. ADMINISTRAÇÃO
a. Pessoal
Participantes (incluir coordenação ou organizadores, se for o caso)
b. Logística
Uniforme, equipamento, armamento, transporte, alimentação, hospitalização etc
c. Comunicação Social
7. LIGAÇÕES E COMUNICAÇÕES
NOME - POSTO
Cargo ou Função
ANEXOS:
1 – ...
DISTRIBUIÇÃO:
18
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 10 – NOTA DE SERVIÇO COMPLEMENTAR
TIMBRE
Visto:
NOTA COMPLEMENTAR
Exemplar nº ____ de ____ cópias
Aprovo:
A NOTA DE SERVIÇO Nº 001/PM-3
Cmt G PMAM
TÍTULO DO EVENTO
S Cmt G PMAM
Manaus, 6 de janeiro de 2009.
Referência
1. FINALIDADE
(...)
2. OBJETIVO
(...)
3. INFORMAÇÕES GERAIS (Princípios, público alvo etc)
(...)
4. EXECUÇÃO
(...)
5. PRESCRIÇÕES DIVERSAS
(...)
6. ADMINISTRAÇÃO
(...)
c. Comunicação Social
A Assessoria de Comunicação Social deverá...
7. LIGAÇÕES E COMUNICAÇÕES
NOME - POSTO
Cargo ou Função
ANEXOS:
1 – ...
DISTRIBUIÇÃO:
19
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 11 – NOTA DO COMANDANTE GERAL
3,0 cm
TIMBRE
1,0 cm
3,0 cm
Nota nº
1,0 cm
Manaus-AM, 6 de janeiro de 2009.
2,5 cm
Senhor Diretor,
1,5 cm
TÍTULO (opcional)
5,5 cm
1,5 cm
1.
Modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo
modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo
1,0 cm
2,0 cm
2.
Modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo
modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo
1,0 cm
3.
Modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo
modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo modelo
2,5 cm
CEL PM NONONONONON
Comandante Geral da PMAM
2,0 cm (mínimo)
Rua Benjamin Constant, nº 2.150, Petrópolis – CEP 69063-010 - Manaus – Amazonas
Fone: (92) 3214-9400 - Fax (92) 3214-9401 – Email: [email protected]
20
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 12 – NOTA PARA BOLETIM
3,0 cm
TIMBRE
2,0 cm
NOTA PARA BG (BE, BA, BR ou BI) /GCG
PUBLIQUE–SE
Em _____/_____/_____
_______________________________
Cel QOPM Cmt G PMAM
DESLOCAMENTO DE POLICIAIS
1,5 cm MILITARES:
5,5 cm
3,0 cm
1,0 cm
Devidamente autorizado pelo Exmo. Sr. Cel QOPM Comandante Geral da Polícia
Militar do Amazonas, deslocar-se-á desta Capital ao Município de Guajará-AM, no período de 2
a 10 de janeiro de 2009, a fim de reforçarem o policiamento naquele Município, por ocasião da
2,0 cm
posse do Prefeito e Vereadores, os seguintes policiais militares:
1,0 cm
Ord
Posto/Grad.
Nome
Rg
CPF
01
CAP QOPM
NONONON NONONON NONONON
9999
999.999.999-99
02 1º SGT QPPM NONONON NONONON NONONON
9999
999.999.999-99
03
9999
999.999.999-99
SD QPPM
NONONON NONONON NONONON
1,0 cm
Em conseqüência:
A DF para as devidas providências administrativas e legais cabíveis (diárias).
1,5 cm
(Nota nº /Gab Cmt Geral, de .../..../ ....)
1,5 cm
Manaus-AM, 6 de janeiro de 2009.
1,5 cm
NOME - POSTO
Cargo ou Função
1,5 cm
CONCORDO
Em _____/_____/_____
_______________________________
Cel QOPM S CMT G/Ch EMG PMAM
Publicado no BG (
) nº......, de ........de.............de.........., Pág..........
21
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 13 - OFÍCIO
3,0 cm
PMAM
Polícia Militar do Amazonas
Logomarca
do
Governo
2,0 cm
3,0 cm
Ofício nº 001/2009 – PM-1/EMG
Manaus-AM, 6 de janeiro de 2009.
A Sua Excelência, o Senhor
CEL QOPM NONONONONONONONONONONONONONON
Diretor do Nonononon Nonononono Nononononon
Manaus–AM
Assunto: Nononononononon
Ref.: Nonononononon
Anexo:
2,0 cm
Senhor Diretor,
5,5 cm
1,5 cm
1.
Ao cumprimentar Vossa Excelência, venho através deste modelo ofício modelo
ofício modelo ofício modelo ofício modelo ofício modelo ofício modelo ofício.
1,0 cm
2,0 cm
2.
Por oportuno, modelo ofício modelo ofício modelo ofício modelo ofício modelo
ofício modelo ofício modelo ofício modelo ofício modelo ofício modelo ofício modelo ofício
1,0 cm
Atenciosamente,
2,5 cm
NOME - POSTO
Cargo ou Função
2,0 cm (mínimo)
Rua Benjamin Constant, nº 2.150 Petrópolis – CEP 69063-010 - Manaus – Amazonas
Fone: (92) 3214-9400 - Fax: 3214-9401 – Email: [email protected]
22
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 14 - ORDEM DE OPERAÇÃO
TIMBRE
Visto:
Exemplar nº ____ de ____ cópias
ORDEM DE OPERAÇÕES Nº 001/PM-3 Aprovo:
TÍTULO DA OPERAÇÃO
Cmt G PMAM
Manaus-AM, 6 de janeiro de 2009.
S Cmt G PMAM
Referência:
COMPOSIÇÃO DOS MEIOS
RESERVA
1. SITUAÇÃO
a. Dados Gerais
b. Elementos adversos
c. Elementos amigos
d. Meios recebidos e retirados
2. MISSÃO
a. Missão Geral
b. Missão legal ou Particular
c. Missão Eventual
3. EXECUÇÃO
a. Conceito da Operação
b. Modelo de segurança adotado
c. Início/Término da Operação (cronograma)
d. Locais da Operação
g. Formas de atuação
h. Ponto de Reunião
i. Atribuições dos elementos subordinados
k. Prescrições Diversas
4. ADMINISTRAÇÃO
a. Pessoal
b. Logística
c. Comunicação Social
5. LIGAÇÕES E COMUNICAÇÕES
NOME - POSTO
Cargo ou Função
ANEXOS:
1 – ...
DISTRIBUIÇÃO: (listagem dos órgãos, frações, autoridades a quem se endereçam as cópias).
23
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 15 - ORDEM DE OPERAÇÕES COMPLEMENTAR
TIMBRE
Exemplar nº ____ de ____ cópias
ORDEM COMPLEMENTAR
Aprovo:
Visto:
A ORDEM DE OPERAÇÕES Nº 001/PM-3
Cmt G PMAM
TÍTULO DA OPERAÇÃO
S Cmt G PMAM
Manaus-AM, 6 de janeiro de 2009.
Referência:
COMPOSIÇÃO DOS MEIOS
RESERVA
1. SITUAÇÃO
(...)
2. MISSÃO
(...)
3. EXECUÇÃO
(...)
4. ADMINISTRAÇÃO
(...)
b. Logística
A DAL deverá fornecer ...
c. Comunicação Social
A Assessoria de Comunicação Social da PMAM realizará um ...
5. LIGAÇÕES E COMUNICAÇÕES
(...)
NOME - POSTO
Cargo ou Função
ANEXOS:
1 – ...
DISTRIBUIÇÃO: (listagem dos órgãos, frações, autoridades a quem se endereçam as cópias).
24
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 16 – ORDEM DE SERVIÇO
TIMBRE
Visto:
Exemplar nº ____ de ____ cópias
ORDEM DE SERVIÇO Nº 001/PM-3
Aprovo:
TÍTULO DO SERVIÇO
Cmt G PMAM
Manaus, 6 de janeiro de 2009.
S Cmt G PMAM
Referência
1. FINALIDADE
2. SITUAÇÃO
3. MISSÃO
4. EXECUÇÃO
a. Local
b. Data/hora (incluir cronograma, se for o caso)
c. Pessoal
Participantes (incluir coordenação ou organizadores, se for o caso)
d. Logística
Uniforme, equipamento, armamento etc.
e. Comunicação Social
f. Atribuições dos elementos subordinados
5. PRESCRIÇÕES DIVERSAS
6. LIGAÇÕES E COMUNICAÇÕES
NOME - POSTO
Cargo ou Função
ANEXOS:
1 – ...
DISTRIBUIÇÃO:
25
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 17 – PARTE
3,0 cm
TIMBRE
2,0 cm
3,0 cm
Quartel em Manaus–AM, 6 de janeiro de 2009.
Parte nº 001/2009
Do Cel QOPM Dir DAL/PMAM
Ao Sr Cel QOPM Ch EMG/PMAM
Assunto: Distribuição de EPI.
5,5 cm
3,0 cm
Informo a Vossa Senhoria nonononononononononon nonononononononononon
nonononononononononon
nonononononononononon
nonononononononononon
nonononononononononon nonononononononononon nonononononononononon.
1,0 cm
2,0 cm
Ocorre que, no dia 6 de janeiro de 2009, ao chegar ...........
1,0 cm
Destarte, nononononononononononononononononononononon.
2,5 cm
Respeitosamente,
2,5 cm
NOME - POSTO
Cargo ou Função
2,0 cm (mínimo)
26
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 18 - PLANO DE OPERAÇÃO
TIMBRE
Visto:
Exemplar nº ____ de ____ cópias
PLANO DE OPERAÇÕES Nº 001/PM-3 Aprovo:
TÍTULO DA OPERAÇÃO
Cmt G PMAM
Manaus, 6 de janeiro de 2009.
S Cmt G PMAM
Referência: indicar legislação específica e outros documentos necessários à compreensão da
Operação, bem como sua origem.
COMPOSIÇÃO DOS MEIOS
Listar, do maior para o menor escalão, as frações subordinadas (próprias ou recebidas). Devemse incluir somente os elementos de linha, não incluir as assessorias. Frações subordinadas a
escalão superior (exceto quando meio recebido) e frações não subordinadas ao comando emitente
do P Op, não devem constar neste item.
RESERVA
Listar as frações subordinadas em reserva. São válidos os princípios fixados no item anterior.
1. SITUAÇÃO
a. Dados Gerais
Relato sintético da situação real, para a qual o planejamento está sendo realizado. É conseqüência
do Estudo de Estado-Maior, de Situação ou outro estudo.
b. Elementos adversos
Listar os elementos/grupos/forças que o Estudo indicar como opositores (atuais ou potenciais). Para
melhor entendimento, cada elemento/grupo identificado, constituirão uma alínea numérica deste
subparágrafo, com o comportamento ou forma de atuação ou o comportamento esperado. Caso seja
decidido elaborar um Anexo de Informações, indicar o anexo respectivo.
c. Elementos amigos
Listar os elementos/grupo/forças em condições de cooperar com as unidades em operação. Cada
elemento/força listado constituirá uma alínea numérica. Em princípio, para cada elemento/força
indicado neste subparágrafo, será prescrita uma forma de ligação prévia, para ajuste da operação.
Tal ajuste será prescrito no parágrafo 5. (Ligações e Comunicações).
d. Meios recebidos e retirados
Será desdobrado em duas alíneas numéricas:
1) Recebidos: listar os meios/forças que o escalão superior coloca em apoio ou reforço para
efeito operacional. Cada meio/fração listado constituirá uma alínea alfabética.
2) Retirados: Listar os meios/forças/frações que o escalão superior considerou empenhados,
não operacionais para os fins do Plano. Cada meio/fração listado constituirá uma alínea
alfabética.
e. Hipóteses
Serão listadas as suposições admissíveis (possíveis e/ou prováveis) face aos Dados Gerais (item
a.) já levantados. Como suposição duvidosa, mas não improvável, pela qual se antecipa um
acontecimento que poderá ser posteriormente confirmada, é uma proposição que se admite de
27
4.Atos administrativos/M–01
modo provisório como princípio, atuando como fundamento do plano. Cada proposição será
listada como alínea numérica.
2. MISSÃO
Representa a tarefa ou ação que deve ser executada, expressa pelo efeito desejado ou pelo objetivo
físico do empreendimento. Expressa uma decisão do Comandante face a missão recebida do escalão
superior, e após a realização de Estudo. Este parágrafo poderá ser desdobrado, caso necessário, em:
a. Missão Geral
b. Missão legal ou Particular
c. Missão Eventual
3. EXECUÇÃO
Representa a vontade do Comandante, quanto a tática de emprego, ou seja, COMO, QUANDO e
QUEM solucionará os problemas identificados na “Situação”. Normalmente este parágrafo é
desdobrado em quatro subparágrafos:
a. Conceito da Operação
O conceito da operação expressa a vontade tática do Comandante. Ao término da
leitura do conceito, deve-se ter uma idéia de quando, onde e como será executada a
Operação.
Para
o
exato
cumprimento
da
missão,
o
conceito
deve
representar, para cada uma das hipóteses formuladas, uma tática ou procedimento correspondente, o
que
garantirá
a
coerência
da
operação
com o quadro de situação. Este subparágrafo é mais informativo do que diretivo e mesmo sendo
redigido sinteticamente, deve ser expresso com detalhes suficientes, a fim de
assegurar a compreensão apropriada pelo escalão subordinado.
b. Modelo de segurança adotado
Representa a concepção da estrutura, orgânica e de relacionamentos, adotada pelo escalão para
a Operação, contemplando a sua organização interna (informar as frações de linhas, sem
pormenorizá-las) e as unidades/órgãos também participantes da Operação, com os quais se
relacionará. Geralmente será representado por um organograma.
c. Início/Término da Operação (cronograma)
Informar a previsão de início e término da Operação, inclusive mencionando indeterminado, se
for o caso.
d. Locais da Operação
Informar o (s) local (is) onde a Operação se desenvolverá.
e. Metas
Sendo estabelecida alguma meta (elemento quantificado) a atingir com a operação, informá-la,
a exemplo de: Redução de 10% dos índices de homicídios no período de ..... a ......
f. Indicadores de desempenho
Esses indicadores, desde que devidamente elaborados, serão de grande utilidade para o
acompanhamento e ajustes das ações e avaliação final dos resultados obtidos.
g. Formas de atuação
Informar em linhas gerais as formas como a unidade ou frações integrantes da operação atuarão,
permitindo-se compreender os respectivos papéis. Não se deve informar os procedimentos
operacionais neste campo.
h. Ponto de Reunião
28
4.Atos administrativos/M–01
Sendo definido um Ponto de Reunião (PR) logo no planejamento da operação, o mesmo poderá
ser informado neste campo, ressalvados os casos em que o seu sigilo determinar a sua omissão.
i. Atribuições dos elementos subordinados
Serão atribuídas missões específicas de cada elemento subordinado, encarregado de executar
missões táticas. Cada elemento subordinado indicado na Composição dos Meios, ocupará uma
alínea numérica e terá estabelecida a sua missão. Serão evitados pormenores de efetivo ou
material. Neste parágrafo somente serão incluídos os elementos subordinados de linha, que serão
os executores. Não serão incluídas seções do EM, uma vez que são elementos de assessoria.
k. Prescrições Diversas
Consiste na apresentação de determinações do Comandante referentes às medidas de
coordenação, controle e supervisão da operação, instrução específica e condutas particulares.
Indicará, também, circunstâncias em que o plano entrará em vigor, condições para adoção de
medidas especiais, prazos para apresentação de relatórios, planos e ordens decorrentes. Cada
determinação compreenderá uma alínea numérica.
4. ADMINISTRAÇÃO
Instruções sobre o apoio administrativo e a forma como tal apoio será proporcionado à Operação.
Havendo um Anexo Administrativo, este será mencionado neste parágrafo. Conterá tantos
subparágrafos quantos forem necessários, sendo os mais usuais os que versam sobre pessoal,
logística e comunicação social, a saber:
a. Pessoal
1) Efetivo - são tratados os pormenores do efetivo a ser empregado na operação, tanto no seu
conjunto quanto o relativo a cada elemento subordinado. Informar as quantidades dos
respectivos efetivos das unidades a serem empregados na operação e o regime de suas escalas de
serviço. O grau de detalhamento variará de acordo com o escalão a ser empregado a cada caso
concreto.
2) Normas Administrativas - são incluídos como alíneas alfabéticas: uniforme,
armamento e equipamento a serem utilizados, além de outras normas de pessoal que
interessem à operação.
3) Moral da tropa - em plano de maior abrangência ou quando houver previsão de
submissão de tropa a condições desfavoráveis, o planejador deverá incluir medidas essenciais
quanto ao moral da tropa, para incentivá-la ou mantê-la motivada.
4) Disciplina - esta alínea se presta a esclarecer (quando necessário) as providências a adotar
quando prevista a permanência da tropa fora de sua sede por período prolongado.
5)Polícia Judiciária Militar - (quando necessário) nas mesmas condições da alínea
anterior.
6)Diversos - esta alínea se presta a esgotar (quando necessário) eventuais tópicos sobre
pessoal, não abrangidos pelas alíneas precedentes.
b. Logística
1) Suprimento - serão tratados os pormenores sobre suprimentos que interessam à
operação e as prescrições para o seu emprego, conforme cada caso. Havendo norma
que atenda os pormenores desejados, apenas indicá-la.
2)Manutenção - (quando necessário) nas mesmas condições da alínea anterior.
29
4.Atos administrativos/M–01
3)Transporte - serão esclarecidas as disponibilidades e as oportunidades de emprego dos
meios orgânicos e inorgânicos, quando for o caso.
4) Saúde - nesta alínea serão esclarecidas as condições de apoio, inclusive hospitalização,
da tropa e aos civis (quando necessário).
5) Diversos - nesta alínea se esgotarão eventuais tópicos não enquadrados nas alíneas
precedentes, tais como: presos/detidos, menores, etc...
c. Comunicação Social
Neste subparágrafo constarão as instruções relativas a assistência e informações ao público, relações
com imprensa, etc...
5. LIGAÇÕES E COMUNICAÇÕES
Este parágrafo compreende as instruções relativas às Operações de Ligações e Comunicações na
operação. Pode ser desdobrado em tantos subparágrafos quantos forem necessários. Versarão
principalmente sobre Ligações, Comunicações e Comando.
a. Ligações
Este subparágrafo será incluído, ou não, em função da necessidade de se estabelecer relações
formais (de serviço) entre as autoridades envolvidas ou de se indicarem itinerários, de acordo
com cada situação concreta.
b. Comunicações
Neste subparágrafo, que pode ser substituído por um anexo de comunicações, incluem-se os meios
disponíveis, as redes ou freqüências a serem usadas, as prioridades, as reservas, etc...
c. Comando
Neste subparágrafo serão incluídas a localização dos Postos de Comando do escalão superior e
subordinados. Quando houver simultaneidade de emprego de escalões subordinados, incluem-se
prescrições sobre o escalão que recairá o comando da operação, ao qual se subordinarão os demais,
bem como orientação geral sobre a necessidade de comando de oficial (e seu posto) ou graduado
em qualquer escalão considerado.
NOME - POSTO
Cargo ou Função
ANEXOS:
1 – ...
DISTRIBUIÇÃO: (listagem dos órgãos, frações, autoridades a quem se endereçam as cópias).
30
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 19 - CAPA PARA PROCESSO
TIMBRE
PROTOCOLO GERAL
PROCESSO ORIGEM
Nº
Nº
DATA
Doc. Origem
SEÇÃO
Naureza
Espécie
INTERESSADO ....................................................................................................................
............................
................................................................................................................................................
ASSUNTO..............................................................................................................................
................................................................................................................................................
ANEXOS................................................................................................................................
................................................................................................................................................
MOVIMENTO DO PROCESSO
DESTINO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
DATA
DESTINO
DATA
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
31
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 20 – REQUERIMENTO
3,0 cm
TIMBRE
2,0 cm
3,0 cm
Manaus-AM, 6 de janeiro de 2009.
Requerimento
Do Sd QPPM Non Non
Ao Exmo. Sr Cmt G PMAM
Objeto:
1,5 cm
5,5 cm
1. Nononon Nononon Nononon (99999), Sd QPPM, servindo no BPAmb, requer
a Vossa Excelência nononononononononononononononon.
2,0 cm
1,0 cm
2. Tal solicitação encontra amparo na Lei nº ....., de....de.....de 200....e no Decreto
nº ....., de....de.....de 200....
1,0 cm
3. Anexos (se for o caso)
1,0 cm
4. É a primeira vez que requer.
2,5 cm
NOME - GRADUAÇÃO
Cargo ou Função
2,0 cm (mínimo)
32
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 21 - INFORMAÇÃO DE REQUERIMENTO
3,0 cm
TIMBRE
2,0 cm
3,0 cm
Manaus-AM, 6 de janeiro de 2009.
Informação nº 001/2009 – 1º BPChq
Do Cmt 1º BPChq.
Ao Exmo. Sr. Cmt Geral da PMAM
Assunto:
1,5 cm
5,5 cm
1. Requerimento em que o Sd QPPM Nononon Nonononon deste Batalhão
pleiteia ......................
2,0 cm
1,0 cm
2. INFORMAÇÃO
a.
1,0 cm
3. Anexos (se for o caso)
1,0 cm
4. É a primeira vez que requer.
2,5 cm
NOME - POSTO
Cargo ou Função
2,0 cm (mínimo)
33
4.Atos administrativos/M–01
ANEXO V
MODELOS DE ATOS ADMINISTRATIVOS
34
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 01 – CERTIFICADO GERAL
3,0 cm
TIMBRE
2,5 cm
CERTIFICADO
2,5 cm
Certificamos que o Sd PM Nononon Nononon Nononon participou do I
Simpósio Internacional de Operações Especiais – I SIOE, promovido pela
Companhia de Operações Especiais da PMAM, realizado no período de 22 a 24 de
abril de 2009, na Cidade Manaus-AM, com carga horária de 30 horas.
2,5 cm
Manaus-AM, 6 de janeiro de 2009.
2,5 cm
Cel QOPM NONONON NONON
Comandante Geral da PMAM
NONONON NONON - Cap QOPM
Comandante da COE/PMAM
35
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 02 – CERTIFICADO PARA CURSOS E ESTÁGIOS
3,0 cm
TIMBRE
2,5 cm
CERTIFICADO
2,5 cm
O Comandante Geral da Polícia Militar do Amazonas, no uso de suas
atribuições legais, confere o presente Certificado a NONONON NONONON
NONONON, nascido em XX/XX/20XX, nacionalidade brasileira, natural de
Manaus-AM, Cédula de Identidade nº 999999, expedida pela SSP/AM, tendo em
vista a conclusão do Curso de Nonononononon, realizado no período de XX/XX a
XX/XX/20XX, com carga horária total de XX horas, obtendo a menção (conceito ou
nota) ____.
2,5 cm
Manaus-AM, 6 de janeiro de 2009.
2,5 cm
Cel QOPM NONO NONO
Comandante Geral da PMAM
_________________
Concludente
Cel QOPM NONO NONO
Diretor da DCT/PMAM
36
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 03 – APOSTILA
APOSTILA
O cargo a que se refere o presente ato foi alterado, a contar de .... de .......... de
......, para a denominação de ................................, de acordo com o Decreto do Governador
do Estado, de ... de .......... de ........, publicada no Diário Oficial do Estado, de .... de ........ de
2008.
Manaus, ....... de ........... de 2008.
Cel QOPM .....
Comandante Geral da PMAM
(Publicado no Boletim Geral nº , de ... de .............. de ...........)
37
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 04 – PUBLICAÇÃO DE APOSTILAMENTO
Portaria do Comandante Geral da PMAM nº 000, de de
de 2008 - Apostilamento
Portaria do Comandante Geral da PMAM nº 000, de de
de 2008,
publicada no Boletim Geral nº 00, de de
de 2008, relativa à indicação de Oficial para
viajar ao Estado do ........., a fim de participar do Curso de .........., no período de .....
de ............ a ..... de ............. do ano em curso.
APOSTILA
No presente ato, ONDE SE LÊ: “.e será realizada com ônus total para o
Estado.”, LEIA-SE: “.e será realizada sem ônus para o Estado no tocante a diárias em outra
UF e com ônus total com referência ao deslocamento.”
Manaus,
de
de 2008.
Cel QOPM .....
Comandante Geral da PMAM
38
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 05 - ATESTADO
TIMBRE
ATESTADO
Atesto que (nome, posto/graduação e RG) é Policial Mlitar desta Corporação,
possui ilibada conduta profissional, nada conhecendo que desabone sua moral.
Local e data
NOME – POSTO
Cargo - Função
39
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 06 - PARECER
3,0 cm
TIMBRE
1,5 cm
3,0 cm
PARECER Nº 001 – 2009 – AI
PROCESSO Nº 001 – 2009 - AI
Manaus-AM, 6 de janeiro de 2009.
1,5 cm
5,5 cm
1. EMENTA - título ou resumo do assunto, apresentado de forma clara e precisa, de modo a
facilitar sua identificação.
2,0 cm
1,0 cm
2. OBJETO - exposição do motivo da consulta de forma clara e precisa.
1,0 cm
3. LEGISLAÇÃO PERTINENTE
1,0 cm
4. APRECIAÇÃO
5. CONCLUSÃO - coerente com a apreciação, deve traduzir a convicção do relator sobre a
consulta. Poderão ser propostas medidas concretas para a solução de eventuais problemas.
1,0 cm
É o parecer.
2,5 cm
NOME - POSTO
Cargo ou Função
(Relator)
1,0 cm
De acordo: (se for o caso)
2,5 cm
NOME - POSTO
Cargo ou Função
(chefe imediato)
2,0 cm
Anexos: (relacioná-los)
6. DECISÃO - (se for o caso).................................................................................................
......................................................................................................................................................
2,5 cm
NOME - POSTO
Cargo ou Função
2,0 cm (mínimo)
40
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 07 - PORTARIA DO COMANDANTE GERAL DA PMAM
3,0 cm
TIMBRE
1,5 cm
PORTARIA Nº 001, DE 6 DE JANEIRO DE 2009.
1,5 cm
9,0 cm
Aprova as Instruções Gerais para o Treinamento
Físico Policial Militar na PMAM (IG-1).
1,5 cm
5,5 cm
2,0 cm
O COMANDANTE GERAL DA PMAM, no uso da atribuição que lhe confere
o art. 1º do Decreto nº ..., de ... de ..... de ......, e de acordo com o que propõe
o ................................., ouvido o Estado-Maior Geral, resolve:
1,0 cm
3,0 cm
Art. 1º Aprovar as Instruções Gerais para o Treinamento Físico Policial Militar na
PMAM (IG-1) que com esta baixa.
1,0 cm
Art. 2º Estabelecer que esta Portaria entre em vigor na data de sua
publicação.
1,0
1,0 cm
cm
Art. 3º Revogar a Portaria nº ..., de .............de ........... de 20... (se for o caso)
2,0 cm (mínimo)
Gabinete em Manaus-AM, em 6 de janeiro de 2009.
2,5 cm (mínimo)
Cel QOPM NONON ONONONON ONONONONO
Comandante Geral da PMAM
2,0 cm (mínimo)
41
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 08 - PORTARIA
3,0 cm
TIMBRE
1,5 cm
PORTARIA Nº 001, DE 6 DE JANEIRO DE 2009.
1,5 cm
9,0 cm
Nomear Comissão para o acompanhamento,
estudo e avaliação do Manual de Treinamento
Físico Policial Militar da PMAM.
1,5 cm
5,5 cm
O COMANDANTE GERAL DA PMAM, no uso da atribuição que
confere o.............., de .... de ........ de ........., resolve:
2,0 cm
lhe
1,0 cm
3,0 cm
Art. 1º Nomear uma Comissão, presidida pelo Chefe do Estado-Maior Geral, com
o propósito de viabilizar a implantação do Programa de.....
1,0 cm
Art. 2º O presidente do grupo de trabalho estabelecerá cronograma de
atividades, visando à conclusão dos trabalhos, no menor prazo possível, sem prejuízo de sua
qualidade.
1,0 cm
Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
2,0 cm
Gabinete em Manaus-AM, em 6 de janeiro de 2009.
2,5 cm (mínimo)
Cel QOPM NONON ONONONON ONONONONO
Comandante Geral da PMAM
2,0 cm (mínimo)
42
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 09 - PORTARIA PESSOAL
3,0 cm
TIMBRE
1,5 cm
PORTARIA Nº 001, DE 6 DE JANEIRO DE 2009.
5,5 cm
O Comandante Geral da Polícia Militar do Amazonas, no uso de suas atribuições
legais.
Considerando a prioridade do Comando quanto a Reorganização Geral da
Corporação na parte Operacional Administrativa.
1,0 cm
RESOLVE:
1,0 cm
3,0 cm
2,0 cm
1. EXONERAR, conforme abaixo, nos termos do Art. 5º, § 2º, letra "a”, nº 1 do
RMP/PMEA, aprovado pelo Decreto nº 4.541, de 7 de março de 1979, Adjunto da Assessoria
Institucional, o Cap QOPM (nome), (RG), (Matrícula), e,
1,0 cm
2. NOMEAR, conforme abaixo, nos termos do Art. 5º, § 2º, letra "a”, nº 1 do
RMP/PMEA, aprovado pelo Decreto nº 4.541, de 7 de março 1979, Adjunto da Assessoria
Institucional, o Cap QOPM (nome), (RG), (Matrícula)
2,5 cm
Cel QOPM NONON ONONONON ONONONONO
Comandante Geral da PMAM
2,0 cm (mínimo)
43
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 10 - PORTARIA PESSOAL
3,0 cm
TIMBRE
1,5 cm
PORTARIA Nº 001, DE 6 DE JANEIRO DE 2009.
5,5 cm
O Subcomandante Geral da Polícia Militar do Amazonas, no uso de suas
atribuições legais, e...
Considerando a prioridade do Comando quanto a Reorganização Geral da
Corporação na parte Operacional e Administrativa.
1,0 cm
RESOLVE:
1,0 cm
3,0 cm
2,0 cm
1. TRANSFERIR, nos termos do art. 5º, § 1º, letra "b", item 2 do RMP/PMEA,
aprovado pelo Decreto nº 4541, de 7 de março de 1979, o seguinte Policial Militar:
Do CM para a DAL
1º SGT QPPM XX.0 NONONON NONONON NONONONON
RG
MATRÍCULA
1,0 cm
2. TRANSFERIR, nos termos do art. 5º, § 1º, letra "b", item 2 do RMP/PMEA,
aprovado pelo Decreto nº 4541, de 7 de março de 1979, permanece a fazer jus ao Auxílio
Moradia, de acordo com o Art. 4º, Parágrafo único do Decreto nº 21.968, de 27 de junho de
2001, o seguinte Policial Militar:
Da 4ª CIPM (Humaitá) para a 8ª CIPM (Iranduba)
SD QPPM XX.0 NONONON NONONONON NONONONON
RG
MATRÍCULA
2,5 cm
Cel QOPM NONON ONONONON ONONONONO
Subcomandante Geral da PMAM
2,0 cm (mínimo)
44
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 11 - PORTARIA PESSOAL
3,0 cm
TIMBRE
1,5 cm
PORTARIA Nº 001, DE 6 DE JANEIRO DE 2009.
1,5 cm
5,5 cm
O Comandante Geral da Polícia Militar do Amazonas, no uso de suas atribuições
legais e,
1,0 cm
CONSIDERANDO os requerimentos das partes interessadas.
1,0 cm
CONSIDERANDO que a licença é a autorização para o afastamento total do
serviço, em caráter temporário, concedido ao policial militar, obedecidas as disposições legais e
regulamentares, de acordo o que dispõe a letra “a”, § 1º do art. 64, da Lei nº 1154, de 9 de
dezembro de 1975, com nova redação dada pelo Art. 2º da Lei nº 2199, de 26 de aAbr 93.
1,0 cm
3,0 cm
CONSIDERANDO que o período de Licença Especial não interrompe a contagem
2,0 cm
do tempo de efetivo serviço e uma vez concedida a Licença Especial o policial militar será
exonerado do cargo ou dispensado do exercício das funções que exerce e ficará à disposição do
órgão de pessoal da polícia militar, conforme os §§ 1º e 5º, do Art 65, da mesma Lei.
1,0 cm
RESOLVE:
1,0 cm
1. CONCEDER Licença Especial, de 1º de maio de 2008 a 1º agosto de 2008 (03
MESES), de acordo com o calendário do 2º Período Trimestral, ao seguinte Policial Militar:
1,0 cm
Sd PM 26.0 Nonononononononon, RG 99999, Qüinqüênio de Nononononononon
1,0 cm
2. O Policial Militar ficará adido à Diretoria de Pessoal da PMAM, devendo se
apresentar por término da Licença Especial na própria DP, fim retornar a sua OPM de origem.
2,5 cm
Cel QOPM NONON ONONONON ONONONONO
Comandante Geral da PMAM
2,0 cm (mínimo)
45
4.Atos administrativos/M–01
MODELO 12 - DESPACHO DECISÓRIO
3,0 cm
TIMBRE
1,5 cm
DESPACHO DECISÓRIO Nº 001/2009
Em 6 de janeiro de 2009.
1,5 cm
PROCESSO: nº 0.000.000
ASSUNTO: Anulação de Punição
Cap PM Nonononononononon
5,5 cm
1. Processo originário de expediente, datado de Nononon, do Comando de
Policiamento Especializado, encaminhando requerimento, datado de Nononon, por meio do
2,0 cm
qual o Capitão Nonononon. , servindo na Diretoria de Pessoal (DP), solicita ao Comandante
Geral da PMAM a anulação de uma punição disciplinar, detenção, que lhe foi aplicada, em 6
de janeiro de 2009, pelo Comandante do 1º Batalhão de Choque (1º BPChq)
2. Considerando que, à vista dos elementos constantes do processo e dos
argumentos apresentados pelo requerente, ficou comprovado ...., dou o seguinte
1,0 cm
DESPACHO
1,0 cm
a. DEFERIDO, de acordo com o ....
1,0 cm
3,0 cm
b. Publique-se o presente Despacho em Boletim Geral Reservado, informe-se a
DP e à Unidade do interessado, para as providências decorrentes, e arquive-se o processo na
Ajudância-Geral.
2,5 cm
Cel QOPM NONON NONONON NONONON
Comandante Geral da PMAM
2,0 cm (mínimo)
46
6 REFERÊNCIAS
AMAZONAS. Governo do Estado. Manual de Identidade Visual. Manaus, 2008.
AMAZONAS. Polícia Militar do Amazonas. Resolução nº 001, de 6 de janeiro de
2009. Manaus, 2009.
BARRASS, R. Os cientistas precisam escrever: guia de redação para cientistas, engenheiros
e estudantes. São Paulo: T.A. Queiroz, 1979.
BRASIL. Constituição: República Federativa do Brasil. Brasília: Senado Federal, Centro
Gráfico, 1988.
BRASIL. Exército Brasileiro. Instruções Gerais para a correspondência, as publicações e
os atos administrativos no âmbito do Exército (IG 10-42). Brasília, 2002.
BRASIL. Presidência da República. Manual de Redação da Presidência da República. 2.ed.
rev. e atual. Brasília, 2002.
BUKOWITZ, W. R. & WILLIAMS, R. L. Manual de Gestão do Conhecimento. Porto
Alegre: Bookmark, 2002.
CURITIBA. Prefeitura Municipal de Curitiba. Instituto Municipal de Administração Pública.
Manual de Comunicação Escrita Oficial da Prefeitura Municipal de Curitiba. Curitiba,
2006. 156 p.
GARCIA, O. M. Comunicação em Prosa Moderna. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio
Vargas, 1985.
KASPARY, A. J. Correspondência Empresarial. Porto Alegre: Sulina, 1993.
NÁUFEL, J. Novo Dicionário Jurídico Brasileiro. 8. ed. São Paulo: Ícone, 1989.
OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. 9. ed. São Paulo: Atlas, 1997.
VITÓRIA. Prefeitura Municipal de Vitória. Manual de Redação Oficial da Prefeitura
Municipal de Vitória. 3ª ed. Vitória, 2008. 51 p.
47