Apresentação 1 - Gestão Contratos

GABINETE DO ORDENADOR
NACIONAL PARA A COOPERAÇÃO
MOÇAMBIQUE / UE
DELEGAÇÃO DA UNIÃO
EUROPEIA EM MOÇAMBIQUE
o Conhecer as diferentes partes do contrato e
entender a terminologia usada
o Saber encontrar de forma autónoma a
informação certa e útil numa situação dada
o Utilizar o bom procedimento para contratação
de serviços, realização de obras ou aquisição
de bens e equipamentos
o Tornar todas as despesas elegíveis e saber
organizar a sua contabilidade
o Saber elaborar um pedido de adenda
o Saber constituir o dossier de pedido de
pagamento
Secção 1 - Composição
definições & papeis
do
Secção 2 – Vida do projecto,
contrato, pagamentos
contrato,
Alteração
Secção 3 – Adjudicação de serviços,
acquisição de bens, realização de obras
Secção 4 – Eligibilidade dos custos
Secção 5 –Organização da contabilidade e
preparação dos relatórios financeiros
Secção 6 – Plano de Visibilidade
CE: Condições Especiais, CG: Condições Gerais
PRAG: Guia Prático
O contrato de subvenção: composição e hierarquia
Art. 6 CE
Condições Especiais
Condições gerais
(Anexo II)
Os outros anexos
As condições especiais do contrato
prevalecem sobre as outras partes do
contrato
As Condições Gerais prevalecem sobre
todos os outros anexos
Anexo 1: Projecto
Anexo 3: Orçamento
Anexo 4: Procedimento de adjudicação dos contratos
Anexo 5: Pedido pagamento e BAF
Anexo 6: Modelo adenda, previsão e relatório
financeiro e narrativo
Anexo 7: Cond. de ref. para verificação das despesas
Anexo 8: Transferência dos activos
6
Outros documentos de referência
 Guia Prático - Contratos e subvenções no âmbito
das acções externas da União Europeia (“PRAG”),
versão válida na assinatura do contrato (2014)
 Manual sobre a comunicação e a visibilidade (ENG,
ESP, FR)
 Per diem / Inforeuro
Definições
Art. 1, 2, 3 CG, Art 6.1.1 & 6.1.2 PRAG

Subvenção: contribuição financeira paga pela AC,
determinado beneficiário para financiar uma acção.

Contrato de subvenção: documento jurídico, que reune um conjunto
de regras adequadas. Identifica claramente a acção, e não pode gerar
lucros. Composto da Condições especiais + Anexos (I a VIII)

As
partes:
unicamente
beneficiário(s).

Autoridade contratante: uma da duas partes ao contrato, neste caso o
GON.

Beneficiários / co-beneficiários (ex-requerente/co-requerentes): os
assinantes do contrato. Neste caso, entidades jurídicas de direito
moçambicana, sem fins lucrativos.
a
Autoridade
dada
Contratante
e
a
um
o(s)
Definições

Coordenador da Acção: beneficiário principal da subvenção, assinante
do contrato com a AC, responsável pela execução da acção e
proprietário dos resultados. Contribui em parte ao financiamento da
acção (comparticipação).

Adjudicatários: empresas ou pessoas que beneficiam de um contrato
de serviço, obras o de fornecimento de bens, assinado com o
coordenador da acção ou com um dos beneficiários. Os contratos
apenas podem cobrir uma parte limitada da acção e devem respeitar
as regras de adjudicação dos contratos (anexo IV).

Pré-financiamento: avanço de fundos na base de um orçamento
aprovado, para a realização das acções do ano a seguir. Pode ser um
pré-financiamento inicial, e um ou varios outros pré-financiamentos.

Saldo: pagamento
subvenção.

Visibilidade: medidas necessárias para publicitar o financiamento da
Acção pela UE (comunicação, publicação, eventos).
final
que
corresponde
à
última
fracção
da
Co-beneficiários
União
Europeia
Coordenador
/ beneficiário
principal
Equipa de
Assistência
Técnica
GON (Adm.
Contratante)
COORDENADOR/BENEFICIÁRIO:
(ex-requerente). Principal
interlocutor da AC. Representa e
age em nome dos outros
beneficiários. Coordena a
concepção e a implementação da
acção. Assina o contrato.
Obrigação de fornecer info. e
verificar a info dos outros
beneficiários (rel. narrativos e
financeiros). Unico receptor dos
pagamentos e com plena
competência financeira.
O(S) BENEFICIÁRIO(S):
(ex-co-requerentes). Participam na
concepção e na implementação da
acção de forma solidária e
concertada com o coordenador,
com custos elegíveis. Figuram no
contrato. Transmitem ao
coordenador a informação
necessária para elaborar os
contratos.
ADMINISTRAÇÃO CONTRATANTE:
(GON). 2ª parte ao contrato
de subvenção. Examina os
pedidos de pagamento, e
efectua a monitoria das
actividades. A EQUIPA DE
ASSISTÊNCIA TÉCNICA apoia o
GON na realização dessas
tarefas.
DELEGAÇÃO DA UNIÃO EUROPEIA :
Não é parte do contrato.
Aprova o Plano de
comunicação do coordenador.
Efectua os pagamentos
conforme as recomendações
do GON.

Período de
implementação e
período de
execução
Alteração do contrato
Documentos a serem
arquivados durante 5 anos
Período de Execução do
contrato
(CE, art.2)
Período de implementação da
Acção
Prefinanciamento
inicial
Assinatura
do
contrato
Custos nao elegíveis
Novo préfinanciamento
Data concordada de início da
acção
Custos elegíveis
Duração
Saldo
Fim da acção
Custos nao
elegíveis salvo
rel. final &audit
15

Alterações no contrato: o que
podemos/não podemos alterar e como ?

(Art. 9 CG e Anexo VI, Art. 2.10.2 & 6.8.1 PRAG)
Grupo 1: Apenas
informação por escrito
30 dias antes
Grupo 2: Pedido de
autorização por escrito
30 dias antes
Não autorizado
Mudança de banco,
conta, auditor,
endereço,
transferência entre
rubricas principais
<25% ou
criação/supressão
sub-rubricas,
retirar/acrescentar
beneficiários
Aumento do período
de implementação,
Alteração orçamento
com valores >25 %,
utilização dos
imprevistos, alterar
as rubricas “custos
indirectos,
imprevistos,
simplificados”
Aumentar o
montante da
subvenção ou %
do cofinanciamento
da UE, modificar
substancialmente o
projecto
Troca de mails,
confirmação
escrita
Pedido escrito,
tabela Anexo VI,
assinatura ADENDA
NA
Grupo 3:
Alterações no contrato: regras comúns






Por escrito, tentar reunir as alterações
30 dias mínimo antes da alteração entrar
em vigor
Durante o período de execução do
projecto e de vigência da Convenção de
Financiamento do PAANE
Argumentar, fundamentar o pedido
Não afectar o objectivo essencial da
Acção
A autoridade contratante pode negar
19
Exemplo 1:

Recursos Humanos (RH) total=88.000 €

25%*88.000€=22.000€

TOTAL RH após alteração=>

min.66.000€ , max.110.000€
Exemplo 2:

Equipamentos & Fornecimentos (EF) total =12.000€

25%*12.000€=3.000€

TOTAL (BE) após alteração=>

min.9.000€ , max.15.000€
20

Rubrica Equipamentos e Fornecimentos:
1
carro para 14.900€
1 telefone celular para 100€

TOTAL=15.000€

Mais um computador pedido para 500€
Novo total da rubrica Equipamentos e
Fornecimentos
= 15.500€ => aumento de 3.33%

Resultado: Adenda ou informação ?


Rubrica Equipamentos e Fornecimentos

•
•

1 carro para 14.900€
1 telefone celular para 100€
TOTAL=15.000€

Carro suplementar para 14.900€
Novo total para Equipamentos e
Fornecimentos= 29.900€
=> aumento de 99.33%

Resultado: Adenda ou informação ?





Autorização prévia da Autoridade
Contratante ao pedido justificado do
Coordenador
Modelo Anexo VI, 3a folha Excel
Se rúbrica não prevista no
Orçamento: realocação < 25 %
24

Relatórios financeiros apresentados em
Euros.

Conversão feita na base da taxa do banco
do Coordenador, do dia de registo da
entrada de dinheiro na sua conta.

Para uso outras moedas (Rands, USD):
taxa Inforeuro do mês do pagamento do
pré-financiamento
RANDS
AC
Taxa
Inforeuro
USD
Beneficiário
Outros
Taxa do banco, do dia de
entrada do dinheiro na conta
26
São considerados custos elegíveis os : “Direitos, impostos e
encargos, incluido o IVA, pagos e não recuperáveis pelos
beneficiários” (art. 14.2§g das CG)

Condições:
Não beneficiar de uma isenção fiscal / não poder
recuperar os impostos (prova de diligências junto das
autoridades fiscais)
Elementos de prova escrita: carta oficial da autoridade
fiscal que nega a isenção ou a recuperação do imposto, ou
a ausência de resposta pela autoridade fiscal dentro do
prazo de 6 meses.
Ver Anexo J ao Convite, 3.1: Prova não necessária para:
factura < 200 €, e maxi 2500€ por Contrato subvenção e
≤ 5 % subvenção AC.
3 tipos de pagamentos:
1- Pré-financiamento inicial: fixado (prazo: 30 dias)
2- 1 ou 2 outros pré-financiamentos: variável
(prazo: 60/90 dias)
3- Saldo: variável.
Dossier de pedido de pagamento:
-
Modelo Anexo V
Rel. narrativo e financeiro (Anexo VI, folha 4)
Orçamento previsional prox. período (Anexo VI, folha 2)
Para o saldo: rel. verificação custos pelo auditor (Anexo
VI, folha 5 e Art. 15.7 CG) + (Anexo VII)

•
•
•
•
Regras / condições pagamentos
Prazo do relatório: não tem obrigação (boa gestão:
12 meses), logo que tiver gasto 70 % do préfinanciamento anterior, ao máximo 60 dias após o
fim do período do relatório
Valor total dos pré-financiamentos: < ou =90 % do
valor da contribuição da UE
Outros pré-financiamento: 100% da parte financiada
pela AC do orçamento previsto para o período a
seguir (menos os imprevistos)
Se no fim do período do relatório, as despesas <
70% do pagamento anterior (e 100 % pagamentos
anteriores), redução do pré-fin. seguinte (# entre
70% pag. anterior, parte despesas efectivas
financiadas pela Autoridade contratante-AC).
Calcúlo outro pré-financiamento
1) EXEMPLO 1 :
Pagamento da AC como pré-financiamento inicial: 200.000€
Rel. financeiro : apresenta despesas para 100.000€
Contribuição da AC : 80 %
Previsão de gastos para o período a seguir: 300.000€
Solução:
A) Contribuição da AC às despesas: 80%*100.000=80.000€
B) Valor ficando do pré-financiamento inicial: 200.000€80.000€=120.000€
C) Contribuição da AC para as despesas previstas:
80%*300.000=240.000€
=>Valor do novo pré-financiamento: C-B
240.000-120.000=120.000€
2) EXEMPLO 2 :
AC pagou como pré-fin. inicial: 200.000€
O relatório financeiro apresenta despesas para um valor
total de 220.000 €
Contribuição da AC representa 80% do custo total da acção
Previsão de gastos: 150.000 €
Solução:
A) 220.000*80%=176.000€
B) Saldo no bolso 200.000 – 176.000 = 24.000
c) Prox. Pré-financiamento: 150.000 * 80= 120.000
d) Fica na conta: 120.000 + 24.000 = 144.000
Pagamento final



o
o
Rel. final submetido ao max. 3 meses após o
fim do período de implementação.
Doc. suplementar a fornecer: Anexo VIII
(transferência activos)
Cálculo do valor:
Pagamento Saldo: # entre o total dos custos
elegíveis financiados pela AC e os préfinanciamentos recebidos
Ordem de recuperação: % da contribuição da
AC * total dos custos elegíveis da acção=
inferior aos pré-financiamentos recebidos =>
ordem de cobrança.

PRESTAÇÃO
DE
SERVIÇOS
(ex. Estudos,
facilitação)
FORNECIMENTOS
(ex.
Equipamentos
materiais)
OBRAS
(ex.
reabilitação,
extensão)
≥ 300 000 EUR
< 300 000 EUR mas > 60 000 EUR
Concurso limitado
internacional,
publicação
- Procedimento por negociação
concorrencial, sem publicação (3 propostas)
≤ EUR 60 000
≥ 300 000 EUR
Concurso público
internacional,
publicação
≥ 5 000 000 EUR
- Concurso público
internacional,
publicação
< 300 000 EUR
mas ≥ 100 000
EUR
- Concurso público
local com publicação
< 5 000 000 EUR
mas ≥ 300 000
EUR
Concurso público
local com publicação
< 100 000 EUR
Proposta única
mas > 60 000 EUR
- Procedimento por
negociação
Procedimentos
concorrencial sem
internos (respeitando
publicação (3
regras / princípios
propostas)
art 1,2,3 Anexo IV)
< 300 000 EUR
mas > 60 000 EUR
Procedimento por
negociação
concorrencial, sem
publicação (3
propostas)







Condições para adjudicação de contratos:
Parte limitada da Acção, respeitar regras Anexo
IV, regras nacionalidade e origem, situações de
exclusão
Detalhar no relatorio narrativo os passos dos
processos de adjudicação
Não cindir artificialmente os contratos
Devem utilizar os seus próprios modelos
internos
Anexo IV: descreve os procedimentos mínimos
Controlo ex-post: custos podem ser
considerados não elegíveis se regras não são
respeitadas

Criterios de atribuição:
Best Value for money (melhor relação
qualidade / preço) ou
Proposta financeira mais baixa (obras/bens)

Príncipios comuns :



1- Igualdade de tratamento, imparcialidade,
proporcionalidade e não discriminação


2- Transparência e divulgação da
informação
3- Ausencia de conflicto de interesse
Regra de
nacionalidade
• Pessoas singulares e
colectivas estabelecidas num
Estado-Membro da UE, ou
País da lista a2a & a2c do
PRAG (ACP, PMA,
CAD/OCDE).
• Excepção: peritos
Regra de
origem
• Não se aplica no caso das
subvenções do presente CAP

Criterios gerais para ser elegível:
o
o
o
o
o
o
Efectivamente incorrido
Inscrito no orçamento
Devidamente registo na contabilidade, com
documento justificativo
Efectuado durante o período de
implementação da Acção (obras entregues,
material fornecido, serviço acabado), não
apenas encomenda ou contrato assinado
Equipamento adquirido mediante
procedimentos conforme com o Anexo IV
Pagos antes do relatório final (salvo: custos
de auditoria & verificação das contas).
Custos elegíveis:
•
•
•
Pessoal afectado à Acção
Custos de viagem
Acquisição de equipamento
Bens consumíveis
Contratos adjudicados pelo Coordenador/beneficiário
Serviços (auditoria, tradução, bancários, etc...)
Impostos não recuperados- IVA (sob condição de prova)
Custos Simplificados
Reserva para Imprevistos (5%)
Custos indirectos elegíveis (7%)
-
Custos inelegíveis
Dívidas e/ou perdas
Custos financiados numa outra acção pela UE,
Perdas cambiais,
Compra terrenos ou edifícios,
Créditos a terceiros,
Salários de funcionários do Estado (com
excepção, indicada nas CE).
Custos obrigatórios (essenciais)
• Monitoria e avaliação
• Auditoria
• Participação em reuniões/eventos
organizados pela DelUE/PAANE
• Supervisão financeira/administrativa do
projecto
• Visibilidade
Caso não previstos: realocação / adenda
Custos simplificados
Especificidade: custos que uma vez aprovados, não
devem ser corroborados por documentos contabilísticos
ou comprovativos. Verificados no final pelos auditores,
en conformidade com as regras do Anexo VII (Art. 2.6 e
4.1,2). Ex: estudo realizado, nr. funcionários, nr. de
elementos comprados, etc...
Arquivo 5 anos !
•
•
Montante total máximo autorizado: 60.000 EUR por
beneficiário (para o coordenador e mesmo valor para
cada um dos eventuais outros beneficiários)
Não devem ser custos inelígiveis ou já incluidos em outras
rubricas




Regras gerais de contabilidade…
Contabilidade de partidas dobradas, organizada
conforme aos procedimentos internos do
beneficiarios e às normas de Moçambique
Deve permitir identificar facilmente as receitas e
custos. Doc. comprovativos originais (ver lista
comprovativos art 16.9 CG)
Contas acessíveis para UE (OLAF), Tribunal de
Contas, auditor externo daAC
Arquivo: mínimo 5 anos após pag. saldo.
Relatórios financeiros
1 dos doc. do dossier de pedido de pagamento
 Periodicidade dos relatórios financeiros:
anual (cada 12 meses)
 Modelo no Anexo VI (folha 4- intercalar, e 5final)
 Nível de pormenor equivalente ao
orçamento
 Relatário em EUROS (ver regra Câmbio)
 Final: apenas o período não abrangido pelos
relatórios anteriores
Grants
50
Previsão orçamento para o período a
seguir:
folha 2 Anexo VI
1°pré-financiamento:
1ª parte tabela: orçamento ano 1 previsto no contrato
2a parte: custos reais
3ª parte: previsão para o período a seguir.
Outros pré-financiamentos:
1ª parte tabela: previsão para o período a seguir
2a parte: custos reais
3ª parte: previsão para o período a seguir.
Rules for currency conversion
UGX
EC
Beneficiary
Accounting:
monthly
Inforeuro
EGP
KSH
Reporting: rate at which the CA's
contribution was recorded in the
Beneficiary account
52

Art. 6.2 CG: “O Coordenador deve
apresentar à Comissão Europeia, para
aprovação, um plano de comunicação e
mantê-la informada da sua execução, em
conformidade com o artigo 2.º”
 Publicitar o financiamento da Acção pela UE
 Uso do logotipo oficial da UE
 Disclaimer


Ver modelo Plano no Manual de Visibilidade
(2.3.1)
Logos das partes: UE, GdM, PAANE,
Coordenador & outros benficiários






Apresentação do Plano e sua aprovação:
condição obrigatória. Pode justificar
suspensão de pagamento (Art. 15.5§g CG)
Processo de aprovação:
1- Envio draft via mail à EAT, comentários
2- Transmissão oficial à AC (GON)
3- AC transmite à DUE
4- Resposta da DUE ao Coordenador.